Site Loader

ключевые показатели эффективности: пример расчета +цель


Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о системе KPI.

Сегодня вы узнаете:

  1. Что такое KPI.
  2. Как рассчитать этот показатель.
  3. Как внедрить систему KPI на предприятии.
  4. О плюсах и минусах данной системы.

Что такое KPI простыми словами

KPI — это коэффициент, определяющий эффективность работы того или иного предприятия: насколько оно удачно функционирует, достигает ли поставленных целей.

Расшифровка этой аббревиатуры выглядит следующим образом — Key Performance Indicators, что на русский принято переводить как «ключевые показатели эффективности».

Если переводить дословно, то слово «key» означает «ключевой», «существенный», «indicators» — «показатели», «индикаторы», а вот со словом «performance» возникают трудности при переводе, поскольку здесь его сложно трактовать однозначно. Существует стандарт, который дает наиболее правильный перевод этого слова, разделяя его на два термина: эффективность и результативность. Эффективность показывает, как соотносятся затраченные средства и достигнутые результаты, а результативность — в какой степени компании удалось достигнуть того результата, который был намечен.


Стало быть, KPI правильнее переводить как «ключевой показатель результата деятельности». Выражаясь простыми словами, так сказать, для чайников, можно заметить, что эта система помогает разобраться, какие меры нужно принять для улучшения эффективности. Эффективность же охватывает все действия, произведенные за установленный временной отрезок, а также пользу, полученную предприятием от каждого отдельно взятого работника.

Индикаторы KPI бывают следующие:

  • KPI производительности — показывает соотношение затраченных денежных и временных ресурсов с достигнутым результатом;
  • KPI затрат — показывает, сколько задействовано ресурсов;
  • KPI результата — иллюстрирует полученный в ходе выполнения задач итог.

Есть система KPI и в интернет-маркетинге. Здесь ее можно разбить на 4 группы:

  1. Процессные KPI — оценивают сам процесс работы, насколько он эффективен. Анализируя эти показатели, можно выявить замедляющие факторы в работе и устранить их, что позволит быстрее достичь желаемого результата.
  2. Целевые KPI — указывают, достигнуты ли намеченные маркетинговые цели.
  3. KPI внешней среды — показатели, не зависящие от сотрудников. Например, скачки цен.
  4. KPI проекта — коэффициент эффективности отдельно взятого проекта, например, показателей сайта.

Все эти ключевые индикаторы используются не только в качестве данных для статистического отчета, это еще и мощный управленческий инструмент, который имеет свои определенные задачи.

Для чего нужен KPI

Такая система вводится на фирмах для удобства измерения результатов работы отдельных сотрудников, подразделений, а значит, и всего предприятия. Она не является совершенной, но очень хорошо выполняет свои функции. В задачи KPI входит стимулирование сотрудников и их мотивация на достижение запланированных результатов.

Систему KPI целесообразно применять относительно работников, чей труд непосредственно влияет на экономические показатели компании. Так, если фирма занимается продажами, то KPI надо вводить для менеджеров; в страховых компаниях — для агентов и т. д.


Ключевые показатели KPI

Ключевые показатели эффективности KPI бывают двух видов:

  • Запаздывающие. Именно они показывают итоги проделанной работы. Это финансовые показатели, определяющие потенциальные возможности предприятия, но они не могут отразить эффективность ни всей фирмы, ни ее подразделений.
  • Оперативные. Эти показатели, которые называют еще опережающими, дают возможность направлять дела в нужное русло в течение отчетного периода и приводить их к конечному нужному результату. Именно на основании оперативных показателей эффективности можно сделать анализ качества рабочих процессов, производимого товара, а также понять, насколько доволен этим товаром потребитель.

Как правильно внедрить KPI: этапы разработки

При внедрении KPI в компании необходимо учитывать ее специфику, цели и задачи, течение бизнес-процессов. Данная система в корне изменит принцип начисления заработной платы, поэтому важно объяснить сотрудникам, что эффективность их работы будет напрямую влиять на уровень дохода, и это полезно в первую очередь для них. Персонал нужно обучать, потому что с внедрением новой системы разрабатывается соответствующая документация: коллективный и трудовой договоры, штатное расписание и все остальные бумаги, имеющие отношение к оплате труда.

Не стоит торопиться и вводить систему KPI сразу во всей фирме. Для начала ее лучше протестировать на одном-двух отделениях, чтобы отработать новую систему оплаты и другие, сопряженные с этим процессы.

Такой пилотный проект позволит внести нужные коррективы в режиме реального времени и избежать дальнейших ошибок, потому что на данном этапе уже будут видны недостатки, которые необходимо устранить, а также выявлены трудности, которые система вызывает у специалистов компании.

После тестирования новой системы и ее корректировки можно переходить на следующий этап и внедрять ее в другие отделы, все работники которых должны стремиться к достижению общей цели. Если этот принцип не будет соблюден, то сотрудники будут испытывать затруднения и дискомфорт, а это отрицательно скажется на их работе. Как следствие, все усилия по внедрению системы KPI окажутся напрасными.

Когда KPI будет введен, предоставится возможность приспосабливаться к изменяющейся рыночной среде и корректировать стратегию работы. А также каждый год необходимо оптимизировать порядок премирования.


Потому как данная система не является простой для внедрения, следует придерживаться определенных правил и принципов, которые могут стать незаменимыми помощниками при переходе на KPI:

  1. Правило «10/80/10». Оно гласит, что компания должна определить 10 ключевых индикаторов результативности, 80 производственных индикаторов и 10 индикаторов эффективности. Не рекомендуется использовать намного больше индикаторов KPI, потому что это чревато перегрузкой менеджеров лишней ненужной работой, а руководители непременно озаботятся выяснением причин невыполнения показателей, мало сказывающихся на результативности вообще.
  2. Согласование производственных показателей и стратегического плана. Индикаторы производственной деятельности не имеют никакого значения, если они не соотнесены с нынешними критическими факторами успеха (КФУ), объединенными в сбалансированную систему показателей (ССП), и стратегией предприятия.
  3. Управляемость и контролируемость. Каждому подразделению компании, отвечающему за свой показатель, необходимо предоставлять ресурсы для его управления. Результат же должен контролироваться.
  4. Интеграция процессов оценки показателей, отчетности и повышения производительности. Необходимо ввести порядок оценивания показателей и отчетности, который подтолкнет сотрудников к требуемым конкретным действиям. С этой целью должны проводиться отчетные собрания для рассмотрения решаемого вопроса.
  5. Партнерство. Чтобы небезуспешно повышать производительность, стоит обеспечить партнерские отношения между всеми вовлеченными сотрудниками. Поэтому способ внедрения новой системы нужно разрабатывать вместе. Это позволит всем понять, в чем плюсы нововведений, а также убедиться в необходимости перемен.
  6. Перенесение усилий на главные направления. Чтобы повысилась производительность, нужно расширить полномочия специалистов: помочь в повышении квалификации, предложить разработать собственные KPI, обеспечить проведение тренингов.

Как рассчитать KPI

Пункт 1. Чтобы рассчитать KPI, необходимо выбрать от трех до пяти показателей эффективности, которые будут критериями оценки специалиста. Например, для интернет-маркетолога они могут быть следующими:



  1. Численность посетителей сайта, привлеченных специалистом.
  2. Цифра, которая показывает, сколько покупок сделали клиенты, которые уже ранее обращались в компанию.
  3. Число похвальных рекомендаций, откликов клиентов в соцсетях или на сайте организации после покупки товара или услуги.

Пункт 2. Далее нужно определить вес каждого индикатора. Суммарно же вес должен быть равен 1, а самый большой всегда принадлежит важнейшему показателю, поэтому картина получается следующая:

  1. новые заказчики — 0,5;
  2. покупатели, сделавшие повторный заказ — 0,25;
  3. положительные рекомендации — 0,25.

Пункт 3. Теперь необходимо проанализировать данные по всем выбранным индикаторам за последние полгода и составить план:

KPIИсходное значение (среднемесячные индикаторы)Плановое значение
Прирост новых заказчиков160Увеличение на 20%, или 192 новых заказчика
Доля заказчиков, совершивших повторную покупку30Увеличение на 20%, или 36 повторных покупок
Доля заказчиков, написавших позитивный отклик, рекомендацию35Увеличение на 20%, или 42 отзыва

Пункт 4. Следующий этап — вычисления в Excell KPI-показателей. Необходимо воспользоваться формулой расчета KPI: индекс KPI = Вес KPI*Факт/Цель.

Ключевые индикаторы (вес KPI)ЦельФактИндекс KPI
KPI 1 (0,5)20%22%0

Примеры KPI и способов их внедрения |


Из этой статьи вы узнаете:

  • Что такое KPI
  • Какие примеры KPI для представителей различных специальностей можно брать на вооружение
  • Как рассчитать KPI в EXCEL на примере
  • Как внедрить систему KPI в организации

Метод оценки персонала с помощью ключевых показателей эффективности KPI (Key Performance Indicator) базируется на методологии «управления по целям» Питера Друкера. В России применяется с начала 2000-х годов. В предлагаемой статье мы опишем сущность KPI, приведем примеры KPI и покажем перспективы применения и совершенствования метода KPI на российских предприятиях.


Что такое KPI на примерах

С 1.07.2016 г. на предприятиях России внедряют профессиональные стандарты как основы формирования кадровой политики. Для оценки успешности выполнения стандартов необходима система оценки качества труда работников.
Критерии, которые характеризуют качества труда, представлены на Рисунке 1.

Рисунок 1. Структура критериев качества труда работников предприятия.
Критерии I уровня – это фактически названия двух главных классов критериев.
Критерии II уровня – обобщения, пригодные для представления к награде (но не для оценки).
Критерии III уровня – унифицированные показатели, позволяющие выполнить приближенную оценку результативности и надежности труда работника. Практически все известные методы оценки персонала ориентированы на оценку критериев III уровня. В зависимости от образования и грамотности авторов методик и потребителей, чаще всего выбираются:

  • Чисто экономические критерии KPI. Применимы для руководителей и специалистов, непосредственно связанных с управлением финансами и реализацией продукции.
  • Опросники в форме бланков для экспертов, позволяющие оценить компетенции.
  • Психологические критерии (тест Кеттелла и пр.) − в предположении, что качество труда определяется преимущественно личностными свойствами.
  • Профили должностей на основе специализированных (преимущественно психологических) наборов показателей.

Рассмотрим наиболее популярную технологию оценки, основанную на KPI.


Главная идея KPI – детализация стратегических целей предприятия до уровня сотрудника. В качестве стратегических целей, как правило, выступают финансово-экономические показатели. Выделяют несколько подгрупп KPI, основанных на количественных мерах деятельности:

  1. Затраты – в стоимостном выражении.
  2. Производительность – процент загрузки оборудования.

  3. Эффективность. Чаще всего это отношение выручки к себестоимости.
  4. Итоги. Например, количество произведенной продукции.

Ключевые показатели эффективности могут быть оперативными и стратегическими.

  • Оперативные показатели характеризуют текущие результаты деятельности предприятия и его подразделений. Позволяют в оперативном режиме следить за технологическими процессами, материальным обеспечением, качеством продукции и корректировать параметры управления в соответствии с меняющимися условиями.
  • Стратегические показатели позволяют следить за обобщенными результатами работы предприятия за месяц, квартал, полугодие и принимать решения по обеспечению соответствия этих результатов плановым. Рассчитываются краткосрочные прогнозы эффективности деятельности подразделений, рентабельности на предстоящий период.

KPI являются численными индикаторами степени успешности выполнения конкретных целей. Это позволяет использовать систему KPI в качестве основы мотивирующего управления деятельностью работников.

Читайте также: KPI сотрудника: советы по эффективному внедрению и дальнейшему применению

Примеры KPI для представителей различных специальностей

KPI наиболее удобны для оценки эффективности труда административно-управленческого персонала (руководителей, экономистов, финансистов и пр.).
Ключевые показатели эффективности торговой деятельности рассчитываются на основе данных:

  • о выручке;
  • о прибыли от продаж;
  • о себестоимости продукции;
  • о проценте брака;
  • об объеме оборотных активов;
  • о стоимости запасов.


Ключевые показатели эффективности производства рассчитываются на основе:

  • среднедневного расхода сырья;
  • объема незавершенного производства;
  • объема запасов;
  • производительности труда работников;
  • прочих производственных расходах;
  • затрат на ремонт оборудования;
  • затрат на хранение готовой продукции.

Конкретные примеры представлены в следующей таблице:

ДолжностьПоказательРасчетное значение, %
Руководитель отдела маркетингаПроцент выполнения плана продаж100,
где Qф – фактический объем продаж, Qпл – плановый объем продаж
МаркетологДоля продукции на рынкеДанные внешних маркетинговых агентств
Главный бухгалтерСвоевременность подачи налоговой декларацииИнформация ФНС
БухгалтерСвоевременность проведения платежей (в процентах от общего числа)100,
где Оп – число платежных операций, выполненных в срок; Опобщ – общее число платежных операций
Руководитель юридического отделаПроцент выигранных дел (от общего числа дел)100,
где Qв – количество выигранных дел, Qобщ – общее количество дел
ЮристСумма денежных средств, которые взысканы и сохранены для компанииДанные юридического отдела (в процентах к плану)

Читайте также: Демократический стиль управления в компании

Пример расчета KPI в EXCEL

На каждом предприятии формируется своя система оценок KPI. Ключевые показатели эффективности устанавливаются для каждой должности независимо. Их общее число для конкретной должности/рабочего места – не более пяти. В конце каждого месяца (для некоторых предприятий – квартала) производится расчет итоговых индивидуальных KPI каждого работника как средневзвешенного значения частных KPI. Простейший алгоритм объединения частных показателей отдельного рабочего места:

где  – частные показатели эффективности;
n количество частных показателей (n≤5);
– веса отдельных (частных) KPI. Обычно
Веса различаются, поскольку значимость (важность) отдельных показателей может быть несопоставимой. Веса нормированы:

Формулы расчета премии на основе значений K (решающие правила) могут выражаться простой линейной или ступенчатой функцией К.
Значения мотивационных коэффициентов (то есть коэффициентов перевода величины K в премию) могут определяться, например, по следующему алгоритму:

  • выполнение плана менее 80 % – недопустимо;
  • при выполнении плана 100 % устанавливается коэффициент 0,45;
  • при выполнении плана 100–115 % дополнение к коэффициенту 0,005 за каждые 5 %;
  • при отсутствии ошибок вводится коэффициент 0,15;
  • отсутствие замечаний в отчетном периоде поощряется коэффициентом 0,15.

На следующем рисунке показан наглядный пример расчетов с использованием Excel.

Рисунок 2. Пример оценки успешности деятельности.
Пояснения:

  • Оклад – фиксированная часть заработной платы. Он пропорционален количеству отработанных часов. Для упрощения в примере расчетов фиксированная и переменная часть зарплаты принимаются равными.
  • Процент выполнения плана продаж и плана работ рассчитывают по отношению фактических показателей к плановым (как в приведенной выше таблице расчетных значений).

Рекомендуемые к прочтению статьи:

Формулы в Excel расчета KPI по каждому сотруднику: =(50 % × (ЕСЛИ(D3<80 %; 0; ЕСЛИ(D3<90 %; 0,5; ЕСЛИ (D3<100 %; 1; 1,5))))). Влияние показателя 1 и показателя 2 на сумму премиальных считается одинаковым. Коэффициенты тоже равны. В связи с этим для расчета показателей 1 и 2 берутся одни и те же формулы.

  • Формула для расчета суммы премии к начислению – =C3 × (F3+G3). Плановая премия умножается на сумму показателя 1 и показателя 2 по каждому сотруднику.
  • Зарплата – оклад + премия.

Для того чтобы оценить работу сотрудников по нескольким ключевым показателям эффективности, составляется матрица следующего вида:

Рисунок 3. Форма рабочей таблицы.

  1. Ключевые показатели A – частные KPI ( .
  2. Веса B – .
  3. База C – минимальное значение показателя.
  4. Норма D – плановый уровень.
  5. Цель E – значение, к которому нужно стремиться. Сверхнормативный показатель.
  6. Факт F – фактические результаты работы.
  7. Индекс KPI G – уровень результата по отношению к норме.

Формула расчета индекса KPI:

Пример заполнения матрицы для офис-менеджера показан на следующем рисунке.

Рисунок 4. Пример расчета KPI.
Коэффициент результативности – результат расчета по формуле (1).

Читайте также: Контроль менеджера в полях: практические советы

Как внедрить систему KPI в организации

Как видно из приведенного примера, внедрение системы мотивирующего управления персоналом на основе ключевых показателей эффективности не требует серьезных вложений и высокой квалификации разработчиков. Не требуется особой подготовки специалистов кадровых служб – идеология проста и популярна. Существует множество предприятий, где функционируют полуавтоматизированные системы на базе Excel. Весь вопрос в том, насколько эффективно управление персоналом при использовании рассмотренной технологии.
Как можно заключить из примера, лучше всего система KPI подходит для предприятий с дискретным производством, например, машиностроительных предприятий. Для производств с непрерывным процессом (например, АЭС, химические предприятия) основное внимание должно уделяться технологической составляющей управления, ее надежности и безопасности. В этом случае, например, для инспектора отдела охраны труда невозможно сформулировать уместные критерии оценки, связанные с финансовым благополучием предприятия.


 
Чтобы исправить указанный недостаток, можно дополнить комплекс оценки KPI подсистемой оценки компетенций. Пример достаточно удачного решения – стандарт СТП 001.089.010-2005, разработанный в ОАО «Иркутскэнерго».
В ОАО «Иркутскэнерго» для оценки компетенций используются специальные бланки, которые заполняются экспертами – руководителем оцениваемого лица и его коллегами. Образец такого бланка представлен в Таблице 1.
Таблица 1. Оценка сотрудника по компетенциям.

Критерии оценки
(компетенции)
ОценкаСредняя оценка по компетенциям
РуководительКоллеги (средний балл)Самооценка
Инициативность (готовность и способность решать профессиональные проблемы и вопросы, неравнодушное отношение к рабочим ситуациям, желание активно участвовать в работе, влиять на результат деятельности)    
Умение эффективно планировать работу (способность расставлять приоритеты, придерживаться плана выполнения задания)    
Знание работы (профессиональная грамотность, практические знания и навыки, понимание содержания работы, знание методов, процедур, правил)    
Ответственность (своевременность, добросовестность и качество выполнения заданий)    
Коммуникации с руководителем (информирование руководителя о степени выполнения рабочих заданий, консультация с руководителем по стандартам выполнения работы)    
Коммуникации с коллегами (эффективность взаимодействия в коллективе)    
Дисциплина (отношение к рабочему времени, его использование, соблюдение режима рабочего дня) Х  
Средний балл по компетенциям (Ok)ХХ  

Эксперты выполняют оценку соответствия работника требованиям должности в баллах. При этом используются шкалы словаря компетенций. Примеры шкалирования двух компетенций представлены в Таблице 2.
Таблица 2. Шкалирование компетенций.
Инициативность

БаллХарактеристика
1При решении производственных вопросов не проявляет личной инициативы
2Очень редко выступает с конструктивными предложениями
3Часто выступает с предложениями, которые редко практически реализуются
4При решении производственных вопросов постоянно выступает с конструктивными предложениями в рамках своих должностных обязанностей, доводит их до практической реализации
5При решении производственных вопросов постоянно выступает с конструктивными предложениями не только в рамках должностных обязанностей, но и касающихся работы подразделения в целом. Доводит предложения до практической реализации

Умение эффективно планировать работу

БаллХарактеристика
1Не способен планировать даже самую простую работу, определять временные затраты. Не умеет обозначить этапы работы
2Плохо справляется с планированием, не придает значения затратам на выполнение задания. Не умеет разбивать задачу на этапы работы и устанавливать приоритетность выполнения. Планы в большей части нежизнеспособны
3С планированием справляется не очень хорошо. Делает ошибки при определении затрат, приоритетности, способов достижения. Планы очень часто оказываются нежизнеспособными
4В общем справляется с планированием, при составлении планов учитывает затраты на достижение поставленных целей. Обычно все поставленные задачи направлены на достижение общей цели деятельности
5Хорошо определяет затраты на выполнение плана. Цель разбивает на этапы достижения. Верно расставляет приоритеты на всех этапах выполнения плана. Всегда добивается жизнеспособности и реалистичности плана

Читайте также: Как увеличить объём продаж

ТОП-3 книг, в которых отлично представлены примеры KPI

  1. Парментер Д. Ключевые показатели эффективности. М.: URSS, 2008.

Книга содержит примеры и практические рекомендации по разработке системы KPI:

  • Оптимальное количество KPI для предприятия.
  • Как меняется содержание KPI для разных рабочих мест и разных уровней управления.
  • Четыре главных принципа разработки KPI с использованием 12-ступенчатой модели.
  • Образцы рабочих таблиц, программ занятий, анкет.
  1. Уэйн У. Эккерсон. Панели индикаторов как инструмент управления. М.: Альпина, 2007.

В книге обобщен опыт создания системы KPI на ряде предприятий. Даются рекомендации по оперативному запуску системы, обеспечению ее эффективности.

  1. Алексей Клочков. KPI и мотивация персонала: полный сборник практических инструментов. М.: Эксмо, 2010.

Как видно из названия книги, она содержит обширный набор инструментов, необходимых для создания системы KPI в российских условиях. Автор делится опытом разработки комплексных систем мотивации и управления персоналом, примерами использования KPI в организациях России.

В заключение отметим, что система управления качеством (эффективностью и надежностью) труда персонала предприятия может быть реализована по одному из трех вариантов:

  1. Управление по целям. Реализация методологии KPI.
  2. Управление с использованием KPI и экспертных оценок компетенций.
  3. Система управления качеством труда на основе комплексной оценки деятельности.

Первые два варианта мы рассмотрели. Они отвечают насущным потребностям предприятий в управлении деятельностью руководителей и специалистов.
Третий вариант должен обеспечить поддержку внедрения профессиональных стандартов предприятий на основе критериев IV уровня (см. Рисунок 1).
К сожалению, уровень общесистемной подготовки сотрудников HR-подразделений предприятий недостаточен для реализации технологий комплексной оценки. Хотя можно назвать образец – компьютерную систему «Персона», внедренную на 60 предприятиях энергетики и атомной промышленности. (См. монографию: «Г.А. Реймаров. Комплексная оценка персонала. Инженерный подход к управлению качеством труда». – М.: URSS, 2015. – 422 с.).

Искренне надеемся, что вы нашли в статье полезные идеи для своего бизнеса. Попробуйте применить их на практике и напишите нам о результатах. Также будем рады вашим вопросам, комментариям и пожеланиям.
С нами можно связаться:

Подписывайтесь на YouTube-канал Евгения Котова о бизнесе, лидерстве и продажах, где вас ждет очень много полезного контента.
До новых встреч!

Расчет KPI в Excel: примеры и формулы



Задать вопрос эксперту

ClubTK


Ключевые идентификаторы  

 Вес KPI   

Цель  

Факт

Индекс KPI

KPI 1

0,5 

20 %

22 %

0,550 

KPI 2

0,25

20%

17%

0,212

KPI 3

0,25

20%

30%

0,375


1


 Коэффициент результативности   

1,137