Site Loader

Содержание

что это такое за система, цели, этапы, технологии комплексной автоматизации


Что такое автоматизация бизнес-процессов предприятия – это возможность освобождать ресурсы, своевременно реагировать на изменения рынка, быстро принимать решение и распланировать дальнейшие действия. Это важно для любой организации, которая собирается расти и развиваться в современных условиях жесткой конкуренции и в режиме постоянной многозадачности. Это – часть успеха, без этого будет сложно достичь результатов. Осталось разобраться, как внедрение нового оборудования повлияет на улучшение показателей фирмы.

Что это такое

Часто руководство предприятия прилагает огромные усилия, чтобы двигаться к достижению цели и увеличивать эффективность коллективной работы персонала. Они осознают, как много зависит от четкого и слаженного исполнения функций каждого сотрудника в масштабах всей организации.

Попытка одного отдела выполнить свою часть задания без взаимодействия с другими подразделениями несет в себе больше вреда, чем пользы. Сотрудники, нацеленные справляться с поставленной задачей, не задумываясь над решением вопроса или достижением общей цели – в результате получают несколько разобщенных, некачественно выполненных частей одного целого.


Автоматизированные бизнес-процессы позволяют работникам визуализировать собственную роль в создании конечного продукта. Это приносит положительную динамику, ведь люди наглядно видят, что получится в итоге, если они будут действовать сообща.

Применять автоматизацию можно в любой области деятельности организации. Наравне с постановкой цели это HR, продажи, маркетинг, подготовка единицы продукции, даже объединение с небольшой компанией.

Чтобы добиться оптимизации, нужно создать верную основу:

  • Определить, какие данные и материалы требуются для выполнения полного цикла производства единицы продукции, обеспечить их наличие.

  • Создать выверенный алгоритм без лишних элементов, по которому все время будет работать программа или человек.

  • Заранее определить результат, ради которого тратятся ресурсы времени и прикладываются усилия.

Business management process – это концепция развития организации. Ее основная задача – внедрение автоматизации в управление и повышение эффективности бизнеса.

Что делает ВРМ:

  • изучает, чем занимается фирма, что проходит внутри нее;

  • ищет несоответствия, затруднения, замедления в операциях, применение ручного труда там, где можно использовать механизированный или автоматический;

  • занимается поисками путей для совершенствования каждого выявленного нарушения.

Использование системы автоматизации бизнес-процессов компании позволяет организации быть гибкой и оперативно подстраиваться под изменения окружающей бизнес-среды. С их помощью выявляют слабые и уязвимые места подразделений и подбирают способы усиления.

Это частичный или полный перевод повторяющихся циклов и задач под контроль специального оборудования или программ. В результате высвобождается время сотрудников и финансы, повышается производительность труда, эффективность тоже становится выше.

История создания

Первыми этот термин использовали инженеры-механики 20х годов прошлого столетия. Изначально его применяли только применительно к этапам производства, сейчас его переосмыслили и задействовали гораздо шире.

В 80-х годах разработали несколько иной подход к теории, подкрепили экономическими расчетами и компьютерными технологиями. В то время появились копировальные и печатные машины, а затем – ПК. Еще большего прорыва удалось достичь с развитием интернета. Сейчас их используют для разработки оригинальных подходов к автоматизации бизнес-процессов, постановки новых задач и их решения.


В современной бизнес-среде она активно развивается, и для нее находятся необычные сферы использования. Так получается достигать оптимизации во многих подразделениях. Это возможно благодаря разделению на отдельные этапы для выполнения и внедрения разработок.

Основные направления для развития

Как правило, проводится в 2 одинаково важных сферах:

  • Производственные бизнес-процессы. В зависимости от деятельности компании это могут быть продажи, общение с посетителями, производство продукции. Сводится к непосредственному увеличению показателя – повышению объемов или качества, доходности предприятия в целом.

  • Поддерживающие. Не менее серьезная отрасль. Сюда входит отчетность, делопроизводство, бухгалтерия и другие. Это не влияет напрямую на увеличение прибыли, но с помощью внедрения автоматики здесь становится возможным сократить расходы часов и финансов на выполнение однообразной работы.

Цели и задачи автоматизации бизнес-процессов

Эта система нацелена автоматизировать все, что медленно или плохо функционирует, убрать несостыковки и тормозящие производство элементы.  Это может быть лишний заместитель с минимальным набором обязанностей, без которого бумаги попадают напрямую к директору и оперативно решаются.

Сюда относятся побочные посредники, которые задерживают доставку до конечного потребителя и берут комиссию за хранение. Статистика показывает, что часто достаточно иметь одного проверенного перевозчика, чем много мелких необязательных фирм, которые могут подвести в неожиданный момент.

Таким тормозящим элементом выступает старое оборудование, удаленный склад, отсутствие дополнительного обучения для новых сотрудников, даже слишком длинная лента конвейера влияет на скорость производства и создает недополученную прибыль. Это только часть действия оптимизации.

Среди основных задач выделяют:

  • организация безопасного хранения информационных и программных элементов;

  • поддержка функционирования на высоком уровне;


  • оперативная подготовка и печать документов для поставщиков, партнеров, подрядчиков от счет-фактуры до делового предложения;

  • формирование отчета о состоянии дел фирмы за любой промежуток времени;

  • пересмотр финансовых затрат в отношении сотрудников, повышение эффективности использования часов работников за счет выведения на автоматический режим однотипных занятий;

  • улучшение качества обслуживания посетителей;

  • минимизация влияния людей на важные производственные процессы.

Примеры и идеи 

С помощью такой процедуры удается сохранить постоянно обновляющуюся связь между всеми подразделениями одного предприятия. Кроме того, можно налаживать ее взаимодействие с информационными сервисами, делать ее более гибкой.

Так, становится возможным высвобождение человеческих и финансовых ресурсов, повышается производительность труда, стратегия развития действует более эффективно.

В большинстве фирм не соблюдается четкая последовательность действий. В итоге руководители постоянно загружены, никто не знает, когда будет закончен проект и на каком он этапе сегодня, многие задачи и проверяющие сотрудники дублируются. Получается, что все заняты, а процесс идет крайне медленно.

А действовать надо иначе. У одного менеджера должно помещаться в ежедневном планере столько проектов, сколько он реально может выполнить. Его цель – контролировать их, отслеживать исполнение, докладывать о результатах. Если на него спустить больше, то все они или некоторые будут сделаны хуже либо медленнее. Но на многих организациях одно и то же задание проверяют сразу несколько людей.

В бизнес-процессах участвуют все сотрудники, которые любым образом взаимодействуют между собой или с производством. Поэтому часто оптимизация начинается именно с персонала.

Иногда процедура помогает наладить даже простые, но занимающие время задачи:

  • расчет скидок;

  • ведение статистики;

  • обработка поступивших заказов;

  • систематизация любых данных.

Существует множество успешных примеров ее применения. Если внедрить в заказы материалов или продукции для продажи, то не будет простоев и перегруженности складов однотипным товаром.

Основные преимущества

система автоматизации бизнеса



Для чего нужна автоматизация управления бизнес-процессами – главный смысл здесь состоит в налаживании эффективной работы, максимальной отдачи и прибыли. Здесь не ставится цель заменить или перераспределить сотрудников, выполняющих однотипные операции, на роботов. Благодаря оптимизации эти работники избавятся от ежедневных рутинных мелких отчетов и повторяющихся действий, которые только занимают рабочее время и не дают перейти к более значимым, интересным или исследовательским задачам.

Люди лучше координируют совместную деятельность, потому что работают сообща и через одинаковые программы. Слаженность так будет выше, а результат точнее. Сейчас все больше крупных и малых организаций применяют автоматизацию по этим причинам. Основные преимущества:

  • действия сотрудников будут более согласованными;

  • уменьшится количество ошибок из-за человеческого фактора;

  • ручной рутинный труд заменится на механику или автомат и ускорится воспроизведение циклов;

  • изнутри предприятие станет прозрачнее и технологичнее;

  • вырастет качество выполняемых задач;

  • легче будет принимать решения для стандартных ситуаций;

  • большой объем станет проще обрабатывать.

Тенденции, технологии и опыт в автоматизации бизнес-процессов

Постепенно появляются проверенные пути, движение по которым ведет к увеличению прибыли и минимизации потерь. Одним из них стоит назвать использование специальных платформ Low-code.

Подобные программы позволяют руководителям решать проблемы развития бизнеса довольно быстро. Для этого встроено несколько комфортных пользовательских инструментов. С их помощью можно моделировать текущую ситуацию и вносить изменения. Так, становится реальным радикально сократить сроки внедрения IT-решений, которые помогают организациям адаптироваться в постоянно обновляющейся среде.

Какие функции могут потребоваться

Так как все бизнес-процессы обычно заключаются в различных действиях, выполняемых разными людьми, у ПО должна быть возможность представить все пункты в графическом и наглядном виде. Так персонал понимает, что и как нужно выполнить. А руководство ищет, где можно оптимизировать.


Всем программам необходимо интуитивное меню и простота в использовании. Важна возможность пользоваться ПО любым сотрудникам, поэтому для средних и крупных фирм часто стоят на первом месте системы из облачного хранилища. Наличие доступа здесь открывается в любую точку мира без привязки к конкретным ПК или планшетам.

У программного обеспечения должны работать оповещения участников оптимизации и возможность рассылать уведомления о завершенном этапе. Требуется навык управления одновременно нескольких бизнес-процессов, ведущих к общей цели. Так введение скидок на группы товаров и параллельное списание остатков ведут оптимизирующей процедуре и увеличению прибыли.

Отдельно работает контроль доступа. Не всему персоналу нужна одновременно вся аналитическая информация, поэтому к таким данным вход требуется отдельный, по ролям.

Как автоматизировать бизнес

В первую очередь – понять, что это необходимо. Когда прибыль перестает расти, появляются частые и неприятные осложнения простых процессов – пора исправлять ситуацию. Важно не останавливаться и постоянно развиваться, чтобы конкуренты не оказались впереди. Большинство руководителей начинают процедуру с того, что занимает много часов и часто однотипно: бухгалтерский и складской учет, документооборот, маркетинг.

Как начать:

  • Облачные технологии. Если у фирмы нет собственного сервера, то это отличный способ для малого и среднего бизнеса.

  • Маркетинг – CRM и BI. Настроенная реклама и поиск клиентов увеличивает прибыль.

  • Межмашинное взаимодействие. Опции между двумя разными станками или сложными бизнес-процессами исключает ошибки человеческой природы.

  • Инструменты для крупных объемов информации. Обычно задействованы в больших организациях для упрощения обработки баз данных.

  • Анализ в настоящий момент. Постепенно ПО развивается и становится доступным наблюдение за изменениями и отчетами, когда удобно. Это позволяет быстро принимать решения.

Чтобы разобраться, как лучше автоматизировать свое предприятие, стоит обратиться в «Клеверенс». Компания поможет проанализировать производство и подберет лучшие способы для оптимизации затрат и увеличения доходности.


Этапы автоматизации бизнес-процесса

Выделяют несколько последовательных пунктов:

  • Подготовительный. Поиск и описание существующих проблем, количество сотрудников, которые будут пользоваться программами.

  • Анализ. Разработчики изучают внутренние регламенты, проводят интервью с руководителями подразделений, определяют реальную ситуацию.

  • Подготовка ТЗ. Это документ, в котором будут указаны все нюансы и функционал будущего ПО.

  • Подготовка помещений. Все места, где внедряется нововведения.

  • Установка и настройка системы. Затем все тестируется.

  • Обучение. Чтобы все было создано не зря, следует научить персонал пользоваться программным обеспечением.

  • Проверка. Здесь работники тестируют функционирование автоматизации под присмотром создателей.

  • Корректировка. Правки производится при запросе от заказчика.

  • Ввод в эксплуатацию.

Ключевые направления и программное обеспечение

Важно понимать, что нужно подходить к задаче комплексно и ориентироваться не на структуру фирмы, а на процессы, проходящие в ней. Такой подход сделает бизнес более гибким, сократит время реакции на внезапные сложности и ускорит создание конечного продукта. Все, что происходит внутри организации, индивидуально. Но основные подразделения всегда похожи.

Управление

  • контроль бюджета;

  • безопасность информации и экономики;

  • менеджмент;

  • юридическая поддержка.

Здесь можно пользоваться «1С».

Маркетинг и продажи

Оптимизация отношений с клиентами, рекламы. Используют «Мегаплан», «Битрикс», EFSOL.

Производство

Выводят на новый уровень запасы и поставки, контроль над техникой. Оптимизируется и логистика. Среди подходящих программ «Крафт» и УСУ.

Качество

Контроль всего, что выпускает фирма, работа с вопросами и недовольством от клиентов. Подходят: «Администратор показателей», «ФИНЭКС» и «Магистр».

Персонал

Подбор сотрудников, их учет, обучение и стимулирование. Программы: «1С», «Фараон», «Босс-кадровик».

Финансы

Все стандартные процессы любой компании – бухгалтерия, налоги, планирование, отчетность, зарплата. ПО: «1С», «Фингранд», «АудитЭксперт».

Организация работы предприятия 

Сюда входит весь оборот регистрируемой документации. ПО: «1С», «Мастер Док».

Как выбрать

Подбирая правильную систему, можно остановиться на одном из двух путей:

  • воспользоваться готовым типовым продуктом;

  • заказать создание и внедрение индивидуальной разработки.

Чтобы не допустить ошибки, стоит ответить на важные вопросы:

  • Что конкретно нужно автоматизировать?

  • Справится ли с задачами?

  • Можно ли донастраивать под нужды предприятия?

  • Реально ли быстро внести изменения в ПО без прекращения его работы?

  • Насколько будет удобно и понятно, как пользоваться?

  • Возможны ли интеграции с другими программами?

  • Будут ли установщики проводить техобслуживание, консультировать после запуска?

  • Как работатет техподдержка?

  • Стоимость комплекса.

Самостоятельно ответить на эти вопросы часто бывает сложно, поэтому лучше сразу обратиться к специалистам. Обращайтесь в «Клеверенс». Здесь подберут то, что подойдет для компании и поможет оптимизировать фирму.

Цена ПО и сколько стоит внедрение

Это зависит от разных факторов:

  • какие задачи должно решать;

  • разновидность – встраиваемая/типовая;

  • сколько и каких ресурсов нужно для запуска;

  • объем подключенных рабочих мест.

Чтобы немного разобраться в вопросе, можно посмотреть подходящие ролики. Но правильнее – обратиться за помощью к человеку, который разбирается даже в мелочах. Так получится сэкономить время и выбрать то ПО, которое действительно поможет наладить производительность и вывести ее на новый уровень.

Какие решения предлагает компания «Клеверенс»

Советуем обратиться в эту организацию. Совместно легче найти ответы на все вопросы касательно подбора ПО и подобрать именно те программы, которые будут максимально подходить. Комплексная автоматизация бизнес-процессов – возможность оптимизировать и минимизировать затрачиваемое время, финансы и силы на рутинные обязанности многих ваших сотрудников, увеличить эффективность и прибыль.

Количество показов: 5882

Автоматизация бизнеса (бизнес-процессов) простыми словами / Habr


Сколько времени тратят ваши продавцы на то, что не связано с продажей, на все кроме самого звонка?
Сколько вы теряете денег пока они не продают?
Сколько времени уходит у остальных сотрудников на то, что не связанно с результатом, который вы от них ждете?
Сколько вы им за это платите?

Я не собираюсь рассматривать зачем нужна автоматизация бизнеса. Станки победили ручной труд еще в 19 веке, и сейчас любой владелец бизнеса знает зачем нужна автоматизация лучше многих.

Мы уделим время другому.

Что такое автоматизация бизнес-процессов и как она работает.

Чтобы это понять, давайте просто разберем автоматизацию бизнес-процесса на части.

Итак, бизнес-процесс.

Что такое бизнес всем понятно.

А вот к процессу присмотримся внимательнее.

В чем особенность любого процесса?

У него есть начало и есть конец.

А еще у него есть этапы. Любой процесс можно разбить на этапы. Даже если вы просто решили прочесть эту статью, сначала вам ее нужно открыть, а потом уже прочесть. Это уже два этапа. Поэтому любой процесс состоит из этапов.

Именно наличие этапов (шагов, пунктов) дает нам возможность автоматизировать процесс. Каким образом?

Можно привести очень простой пример.

Как только владелец бизнеса знает какую-то область в бизнесе настолько хорошо, что может описать, что в ней нужно делать по пунктам, чтобы получить результат, он может нанять сотрудников и передать эту область им.

Можно сказать, что для себя он работу автоматизировал.

Он в ней уже не участвует, либо участвует по минимуму. А в роли системы, которая все автоматизирует, выступают сотрудники.

Теперь ему нужно пойти дальше, и перенести все эти процессы в компьютер. Чтобы часть рутинной работы за сотрудников делала система, а они занимались тем, что приносит конкретный результат.

А вот для того, чтобы понять за счет чего мы можем перенести процессы в компьютер, разберемся в этапах поконкретней.

Разберем для примера процесс поинтересней.

Процесс появления потомства.

Рассмотрим его со стороны мужчины.

Представьте, что вы мужчина, и вы задались целью обзавестись потомством.

У вас нет знакомых женщин, которые вам подходят.

Какова последовательность этапов?

Последовательность достаточно проста, если в нее не углубляться и не изощряться.

Учтите только, что потомство будет заводится в рамках семьи.

А теперь обратите внимание на то, что каждому этапу соответствует какой-то результат.

И только при наступление этого результата процесс может перейти на следующий этап. Будем называть это событием.

Событие – то, что произошло.

Так же с каждым этапом связанны действия, которые нужно сделать.

Например:

Будем также называть их событиями. Они же происходят.

С некоторыми этапами связанно много событий, но они в любом случае есть и связанны друг с другом.

Например, если вы послали сообщение, произошло событие – вы послали сообщение.

В ответ на ваше сообщение девушка тоже прислала вам сообщение — это событие.

Процесс, в нашем случае, перешел на следующий этап – “номер телефона”.

Исходя из того, что произошло, мы понимаем как действовать дальше.

Если пришло сообщение, мы пишем следующее сообщение, пока не получаем телефон.

Получение телефона — это событие, после которого процесс переходит на следующий этап.

Соответственно, что у нас есть?

1. Этапы процесса.

2. Событие, после которого процесс переходит на следующий этап.

3. События, которые происходят во время этапа.

На самом деле, у нас есть практически все для автоматизации.

Процесс состоит их этапов.

У каждого этапа есть начало и конец.

Мы знаем, когда конец каждого этапа (по действию после которого процесс переходит на следующий этап).

Если мы знаем конец одного этапа, то мы знаем, когда происходит начало следующего этапа.

Также мы знаем последовательность действий, которые происходят во время этапа.

Т.е. наша система всегда знает на каком этапе находится процесс и может в связи с этим запускать определенные события.

Собственно вот вам и автоматизация.

Вся загвоздка только в том, что у нас не искусственный интеллект и обо всех действиях система сама не может узнать.

В примере, указанном выше, система смогла бы сама посылать смс, фиксировать звонки и т.д., но она, например, не сможет самостоятельно понять прошло свидание успешно или нет.

Таким образом, события можно разделить на два вида.

1. События, которые происходят в системе, либо там, где она может их зафиксировать – в нашем случае — это отправка смс, звонок. Это события, которые система может фиксировать и даже сделать сама.

Если говорить применительно к бизнесу, то это любое действие, которое мы можем сделать из системы, либо с помощью определенной техники – принять звонок, распечатать, что-либо нажать, сформировать внутри системы что-то, послать письмо.

2. События, которые происходит вне системы – в нашем случае, например, свидание.

Применительно к бизнесу, это любое действие, которое происходит вне системы, и результат, которого система без вашего минимального участия не может зафиксировать. Например, встреча, совещание, договоренность о чем-то.

В первом случае все просто. Если что-то произошло внутри системы, то она может это действие зафиксировать и на основание этого что-то сделать.

Во втором случае, нам нужно систему просто оповестить о том, что произошло.

Например, выполнить поставленную системой задачу, либо выбрать из предложенных системой вариантов.

Таким образом, получается все просто.

Весь процесс будет происходить автоматически. Все, что требуется сотруднику это просто совершать обычные действия, типа звонков, печати и т.д., а также выполнять поставленные задачи и отвечать, когда система спрашивает.

Для примера опишу часть процесса.

Вы получили согласие на свидание.

Система ставит вам задачу – “пойти на свидание и поцеловать”

После свидания я захожу в систему, чтобы завершить задачу, жму завершить, а система предлагает мне варианты.

Я ей указываю, что произошло и дальше она действует сама.

ОТШИЛА — система закрывает этот процесс.

УСПЕШНО ПОЦЕЛОВАЛ – система переводит процесс на этап “отношения” и ставит следующую задачу.

ХОРОШО, НО БЕЗ ПОЦЕЛУЯ – система ставит задачу “назначить свидание”.

НЕ ПОДХОДИТ МНЕ — система закрывает этот процесс.

Как систематизировать бизнес-процессы. Пошаговая инструкция


Когда начинать описывать бизнес-процессы

Как только вы наняли первого сотрудника. Вам необходимо объяснить ему задачи и обязанности, обучить, передать все ресурсы для начала работы, ответить на “глупые” вопросы, поставить задачи и проконтролировать их исполнение.

Когда есть прописанные регламенты, инструкции и процессы, внедрение нового сотрудника (и замена другим сотрудником, если этот не справится) займет меньше времени. И вы будете уверены в качестве его работы.

Если в компании больше 1 сотрудника, а процессы не прописаны, вот с чем вы скорее всего уже сталкивались:

  • Сотрудники не выполняют поставленные задачи, потому что нет четко прописанных регламентов и процедур.
  • Из-за ошибок сотрудников, компания срывает сроки выполнения заказа.
  • Принятие решений завязано на вас, делегировать задачи трудно, поскольку вы боитесь потерять качество работы.
  • Открыть новые филиалы невозможно, так как нет описанных процессов.
  • Вам приходится тратить много времени и сил на обучение и адаптацию новых сотрудников.

Чем быстрее вы систематизируете бизнес-процессы, тем быстрее выйдите из текущих задач и начнете посвящать время семье или новым проектам. И, что самое интересное, еще больше зарабатывать.

В описании бизнес-процессов есть несколько подходов:

  1. Делаете все сами.
  2. Обращаетесь к эксперту, который уже прописал и внедрил все процессы в своей компании и помогает другим бизнесом.
  3. Обращаетесь в специализированные компании, где каждый сотрудник отвечает за свой объем задач.

Построение и оптимизация бизнес-процессов осуществляется в пять этапов:

Этап 1. Разработка модели организации “как есть”.

Этап 2. Анализ модели организации “как есть”.

Этап 3. Разработка модели организации “как надо”.

Этап 4. Разработка плана перехода из состояния “как есть” в состояние “как надо”.

Этап 5. Внедрение изменений и построение организации “как надо”.

В этой статье я расскажу про первый способ описания бизнес-процессов.

Этапы описания бизнес-процессов

1-2 этап. Определение бизнес-процессов “Как есть” и его анализ.

На этом этапе важно прописать, как работает компания в настоящий момент. Нарисуйте организационную структуру (кто кому подчиняется), пропишите должностные обязанности каждого сотрудника на данный момент времени + этапы сделки от подачи рекламы, до получения оплаты от клиента.

Пропишите регламенты, процесс планирования работы, бюджетирование компании, еженедельные/ежемесячные планерки, решение конфликтных ситуаций с клиентами.

Опишите работу компании по каждому направлению — маркетинг, продажи, подбор персонала, финансовый отдел, бухгалтерия, производство или склад. Не бойтесь писать как есть, со всеми проблемами и сложностями. Это самый трудный этап в работе с бизнес-процессами. Чем честнее вы будете, тем легче составить идеальное решение в будущем.

Начав прописывать эти показатели, вы увидите слабые стороны в работе компании. Поймете, где происходит сбой в работе с клиентами. Главная задача на данном этапе — определить исходную ситуацию в компании.

После этого, необходимо проанализировать текущую ситуацию и понять, почему в процессах случились сбои. Обычно это случается из-за того, что в компании нет четко выработанных регламентов или нет назначенных ответственных. Для анализа текущей ситуации привлекайте не только руководителей компании, но и рядовых сотрудников, чтобы они дополнили анализ. Сотрудники не только будут рады, что вы хотите услышать их мнение, но и смогут дать конструктивную обратную связь.

3-4 этап. Разработка модели организации “Как надо” и плана перехода из состояния “как есть” в состояние “как надо”.

На этом этапе вы прописываете тот идеальный вариант работы компании, который хотите получить. Можно взять вариант “как есть” и прямо на нем вносить необходимые правки. Лучше всего описывать все в наглядном графическом виде, используя программы по составлению mind-карт.

Это похоже на работу над личным имиджем: на первом этапе вы оцениваете и анализируете свой гардероб, а на втором составляете  идеальный образ, которому хотите соответствовать. Если самому сложно, можно обратиться за помощью к стилисту. Далее составляете план покупок необходимых вещей, посещения парикмахерской или салона красоты.

На этом этапе полезно пообщаться с руководителем компании, в которой уже отлажены бизнес-процессы. Не обязательно просить совета у конкурентов, многие процессы повторяются в схожих нишах.

Чтобы реализовать план перехода, обязательно укажите сроки и ответственные лица. Дело за малым — показать план сотрудникам и объяснить, зачем и почему вы это делаете. Ответственные люди, ориентированные на результат, поддержат перемены, поскольку работать станет намного удобнее и быстрее. А вот ленивые и безответственные любые изменения воспримут в штыки. Будьте готовы к этому.

5 этап. Внедрение изменений и построение организации “Как надо”.

После описания каждого бизнес-процесса, необходимо постепенно внедрять их в работу. Знаю много компаний, которые хранят целую кипу документов с так и нереализованным планом изменений. Поэтому я использую подход “прописал — протестировал — докрутил — внедрил — проконтролировал”. Только так можно получить работающие процессы.

Найдите сторонников изменений в компании и сформируйте “бригаду изменений”, которая будет помогать вам внедрять и контролировать новые процессы.

Время, потраченное на описание и внедрение бизнес-процессов, окупится в несколько раз. Одна из причин отсутствия бизнес-процессов в компаниях — нехватка времени руководителя. Но главная причина в отсутствии понимания “зачем и как это нужно делать”.

Автор: Р. Абдулов

Источник: материалы сайта introvert.bz

Считаем бизнес-процессы. Введение / Habr


— Сейчас буду считать твои бизнес-процессы!
— А это не очень больно?
— Смотря, какие у тебя бизнес-процессы.

В любой компании есть сотрудники, которые вам точно скажут: сколько денег в кассе и на расчетном счете с точностью до копейки (цента) или сколько и «где» в организации табуреток, столов, компьютеров и телефонов с точностью до штуки и с инвентарным номером на каждый «объект учета». Однако, очень редко, когда кто-то может ответить на вопрос: сколько в компании бизнес-процессов, какие их учетные номера, кто в них участвует. Почему?

Факт наличия в компании бизнес-процессов обычно не подвергается сомнению, также как и важность самого процесса «Управления бизнес-процессами» (BPM). Однако практические простые, но эффективные подходы к их инвентаризации и классификации можно считать, что отсутствуют. Попробуем посмотреть, как могли бы выглядеть инвентаризация \ классификация высокоуровневых процессов.

1 Классические подходы к классификации процессов

Чтобы что-то посчитать, инвентаризировать, поставить на учет — нужно это «что-то» вначале выявить, «увидеть объект учета» (лучше еще и пощупать). Если это про HR, то объекты учета – сотрудники.

С сотрудниками все просто — их можно построить и посчитать «по головам». Компьютеры, мониторы, мышки, табуретки и банковские счета — также легко поддаются счету и учету и всегда можно получить один верный результат (если нет проблем с арифметикой).

Бизнес-процессы компании подобны рентгеновскому излучению — они не видимы «невооруженным глазом». Технических средств их наблюдения, измерения и идентификации (приборов видимости процессов, тепло-процесс-визоров) пока не изобрели. «Флюорографию» компании на предмет выявления процессов — сделать нельзя, пока еще нет такого особого аппарата, подобного рентгеновскому.

Со временем такие приборы изобретут, но пока приходится довольствоваться интуитивными восприятиями, домыслами, что больше напоминает магию и астрал, нежели научный подход.

Например, если меняются кассиры и завхозы, то подсчет их объектов учета (деньги или табуретки) остается неизменным, но если меняется руководитель подразделения, то сразу может поменяться перечень бизнес-процессов подразделения (да и всей компании), хотя все подчиненные как работали, так и продолжают работать «по-старинке».

Изменился только взгляд руководителя на процессы, ничего более: субъективизм руководителя (не говоря уже о рядовых сотрудниках) по восприятию (своих же) процессов лежит (пока) в основе классификации и учета бизнес-процессов компании.

Проекция одних и тех же процессов на «черепную коробку» разных начальников — редко дает не то чтобы верное, хотя бы одинаковое значение. Периодически даже один и тот же человек меняет мнение о составе окружающих его бизнес-процессах, хотя сами процессы объективно не меняются. Меняется лишь его представление о них.

Рассмотрим два классических подхода к формированию классификатора бизнес-процессов.

Первый «По наитию». Методист, специалист по BPM или просто сотрудник «которому поручили» по собственному представлению (почитав что-то и где-то) формирует перечень высокоуровневых процессов. Далее перечень согласовывается с руководителями подразделений и утверждается директором.

Второй «По аналогии». Анализируются общие (межотраслевые) или отраслевые классификаторы (эталонные, референтные) или вендорные (компаний — автоматизаторов), а рабочий классификатор компании строится на их основе.

Можно найти примеры других компаний. Иногда для разработки классификатора процессов приглашают внешнего консультанта, который приносит «свой» классификатор процессов, но сформированный на таких же подходах.

Таким образом, нет «средств объективного контроля» (выявления) процессов, пока они все исключительно субъективные.

2 Притча

Мульт- сюжет для бизнес-процесс-аналитиков, пытающихся считать бизнес-процессы по рассказам из интернета и книжкам по BPM — алхимии.

Старые и уже не модные программы: удвоение ВВП, высокотехнологичное производство, модернизация, импортозамещение, да и элементарная индустриализация страны – забыты, и раздувая щёки зомбоящик трубит новый лозунг «цифровизация всей страны»! Как не было развития экономики капиталистической России – так и нет.

Поэтому правительство решилось на хитрый «ход конем»: если не получается развивать простую экономику, то будем развивать цифровую экономику: «Цифровая экономика Российской Федерации», Распоряжение № 1632-р

Если просто развитие нам не по силам, нужно попробовать «цифровое развитие». Правительством дан новый курс: на «цифровую трансформацию экономики», на «экосистему цифровой экономики». Всё население страны только сейчас глубоко осознало, что стране нужны «цифровые предприятия» и «цифровой бизнес». Очевидно, что один из первых шагов к этому: цифровизация бизнес – процессов предприятий.

Но возникает старый – старый вопрос, что же такое «цифровизация» и что есть «бизнес-процесс». Но в масштабах страны, такие частные и глупые вопросы – далеко не главные. Истина гласит: «Главное не результат, главное — процесс!»

Спустя год, Федеральная служба государственной статистики (Росстат) обязала всех поголовно юридических лиц представлять реестр бизнес-процессов компании и задействованных в них ее структурных подразделений.

За предоставление недостоверных данных предусмотрен огромный штраф и уголовное преследование. Закон был принят в развитие концепции «цифровизации бизнес-процессов» и перехода от парадигмы «знай своего клиента» к «знай свой бизнес-процесс».

Отчетность по бизнес-процессам стала наиважнейшей по сравнению, с бухгалтерской, налоговой, МСФО, управленческой и остальной. При плановых и неплановых проверках все надзорные и не очень надзорные органы первым делом пересчитывают бизнес-процессы организации и сверяют «насчитанное» с данными за последний отчетный период.

Организация должна вести книгу открытых и закрытых бизнес-процессов (по аналогии со счетами). Отдельно ведется учет цифровых бизнес-процессов и «еще не очень цифровых» и тем самым оценивается «цифровая трансформация бизнес-процессов и бизнеса».

Типовая ситуация в типовой компании

— Коллеги, в соответствии с требованиями законодательства в нашем хозяйстве нужно провести обязательную аудиторскую проверку – посчитать все бизнес-процессы нашей компании. Директор поднял глаза от листка с постановлением Росстата и обвёл глазами собравшихся топ-менеджеров, – то есть провести полную инвентаризацию ВСЕХ бизнес-процессов компании. Они же у нас есть? Да, что я спрашиваю, конечно, есть, как же без них?

— Считать бизнес-процессы у нас в компании, в стране, на планете, а может и во всей галактике — всё равно никто не умеет, поэтому принято решение поручить это дело Козлёнку. Он недавно получил аттестат по CBOK, а то, что Козлёнок умеет считать только до десяти – может быть это даже к лучшему.

— А если у нас больше, этих самых — бизнес-процессов? – спросил один из топов.

— Тогда запишем десять. В результаты можно вносить только подтверждённые данные.

— Считать бизнес-процессы будем по одному, используя правила арифметики. Это должно быть не очень больно. Процедура недолгая, поэтому владельцам бизнес-процессов прошу не расходиться. Козлёнок, начинай!

Козлёнок, гордый оказанной ему честью, сделал умное лицо и похлопал по лежащему рядом талмуду CBOK: Сейчас, сейчас — мы их всех посчитаем, никто от меня не спрячется!

— Номер один бизнес-процесс – это «Управление бизнес-процессами», т.е. Business Process Management (BPM). А владелец такого важного бизнес-процесса — это я! Профессиональный знаток с дипломом CBOK. Все одобрительно загудели: каждому стало приятно, что их процессы считает такой авторитетный специалист.

— Теперь пусть каждый назовет свой бизнес-процесс, начнем слева-направо, нет, не верно, процессы правильно считают справа-налево. Итак, господин первый справа — какой в вверенном вам подразделении живет бизнес-процесс? Вы, как владелец бизнес-процесса, этот бизнес-процесс (этого зверя) хоть раз в глаза видели, откуда у него уши торчат?

— Нет, не видел, но точно знаю, что он есть. Я за оптимизацию своего бизнес-процесса квартальную премию получил, а на следующий год новый KPI утвердил «оптимизировать свой ранее оптимизированный бизнес-процесс еще ровно в два с половиной раза».

— Отлично, следуя вашей логике, процесс назовем «Процесс оптимизации в два с половиной раза». Красивое и понятное название.

— Господин HR, а вы, каким бизнес-процессом управляете?

— Мы в прошлом квартале уволили половину сотрудников, поэтому не ошибусь, если назову наш процесс: «Оптимизация персонала». К концу года хотим еще пару сотрудников также «оптимизировать».

— Какая у вас прогрессивная метода оптимизации персонала! Для оптимизации бизнес-процессов такую же нужно использовать. Итого, уже посчитано целых три процесса. Следующий! Вы видели свой процесс? Где и когда?

— Да, видел, вчера. Смотрю в окно – а за окном идет дождь, два студента, а следом за ними мой производственный процесс. Один студент шел в пальто, второй в кино, а мой процесс шел прихрамывая, но по графику.

— Откуда они все взялись?

— Первый студент вышел из автобуса, другой вышел из себя и за это его посадили в кутузку, и мой процесс вышел вслед за ним – тоже вышел из себя, но кто же его посадит? Он же «процесс» (он же памятник)!

— Да-а, с названием вашего процесса возникли сложности. Поэтому назовем его просто «Процесс номер четыре».

— Слоников, тебе вчера Удавкин передал большой и критически важный бизнес-процесс для Мартышкиной, куда ты процесс дел? Потерял?

— Кажется, потерял, извините. Вчера вроде он был, а сегодня его уже нет — грустно сказал Слоников, вывернув для достоверности оба кармана.

— Значит так и укажу в отчете: «плюс один утерянный бизнес-процесс». Итого уже пять, а завтра позвоним в бюро находок, может кто-то процесс нашел и подобрал. Хотя по опыту знаю, что «Бизнес-процесс» — это такая штука, что если ее потеряешь, то лучше уже не искать.
Следующий!

— У нас лежит какой-то бизнес-процесс, постоянно об него спотыкаемся. Длинный и развалился прямо у входа, мы его даже измерили новой системой Business activity monitoring, получилось 38 попугаев. Мы все процессы в попугаях замеряем и всегда получается ровно 38.

— Записываю: бизнес-процесс с названием «38 попугаев». Идем дальше.

— Кто еще видел свой бизнес-процесс?

— Я видел, правда, только во сне: процесс был прекрасен и бесподобен.

— Куда и как шел процесс?

— У процесса не было ног, поэтому он полз, на животе, поэтому медленно.

— Бедный бизнес-процесс, во как его угораздило. Я от друзей слышал, что и у них для многих бизнес-процессов костыли требуются, особенно для автоматизированных.

— Запишите и мой процесс, но он очень длинный: хвост процесса даже не видно. Иногда я сомневаюсь: есть ли вообще у него конец.

— А с головой – то все в порядке? Да не владельца, а бизнес-процесса.

— И про мой бизнес-процесс не забудьте, он «был когда-то-странным процессом безымянным» … Раньше мой процесс шел сам по себе, а потом я понял, что процессом нужно управлять и дать ему уникальное имя (идентификатор процесса).

Процесс – он же, как корабль: как корабль назовешь, так он и поплывет. Только корабли не плавают, а ходят, поэтому назвал процесс «Титаник», сейчас процесс идет полным ходом, через Атлантику…

— Мне стыдно признаться, но у меня какой то, уж очень правильный бизнес-процесс, честный на всех своих этапах.

— Если процесс честный, то владелец этого бизнес-процесса — глуп. Честные процессы только в Советском союзе нужны были, а у нас развитой капитализм. Начальник HR – присмотрите, пожалуйста, за владельцем, — он кандидат на «оптимизацию».

— Какие еще у кого процессы? Прятать их не нужно, сосчитаем их по-хорошему. Кто утаит – тому хуже будет.

— У меня есть ручной процесс. Вначале нам его внедрили — диким, но мы процесс приручили. Сейчас нам предлагают его автоматизировать или, что еще бесчеловечнее, – оцифровать, но нам его жалко. Не дадим его в обиду!

— Господин Директор, а какой у вас бизнес-процесс имеется? А-а, я знаю, учили, вспомнил: Стратегическое управление, стратегический менеджмент, стратегическое развитие, стратегическое …, а если одним словом «Стратегическое всё!».

— Еще один процесс забыли, самый малозаметный: «Забытый процесс». Еще есть процессы? Есть! Да хватит уже, пора заканчивать инвентаризацию. Последним будет процесс с названием «Остальной процесс» или лучше «Другой процесс». Все оставшиеся туда и назовем. Хотя зачем? Их и так больше десяти получилось, значит, запишем десять.

— В конце отчета нужно дать общую оценку по посчитанным нами процессам. Напишу так: Бизнес-процессы нашей компании являются посчитанными, максимально оптимальными, предельно эффективными, хорошими и очень правильными.

Они соответствуют самым лучшим «Best Practice», всем законам, подзаконам и надзаконам государства и его хозяев.

Наличие таких прекрасных и «дважды цифровых» бизнес-процессов в нашей организации стало возможным лишь благодаря усилиям Председателя правительства и его волшебной программе «Цифровая экономика Российской Федерации».

Спасибо им за то, что думают о нас. Точка. Подпись: Уполномоченный за инвентаризацию и аудит бизнес-процессов, «Козленок».

— Козленок, зачем ты в отчете «чушь порешь», процессы же у нас не такие? Мы почти всё руками делаем, коэффициент автоматизации нулевой, операционные риски зашкаливают, никакой оптимизации. Наши бизнес-процессы «днем с огнем не сыщешь», куда они попрятались только консалтерам ведомо.

— Ничего вы не понимаете: аудит бизнес-процессов – это независимая оценка – ответил Козлёнок – Таково моё профессиональное суждение.

Собрано по мотивам м/ф «Козленок, который считал до десяти», «Привет мартышке» и этого

Внимание. Раздел номер два «Притча» – является художественным вымыслом (сатирическое введение), все возможные совпадения – случайны. Пока никакого подобного распоряжения от Росстата не было! А то некоторые прочитавшие — с ужасом спрашивают меня реквизиты постановления Росстата и форму заполнения отчета по аудиту бизнес-процессов компании.

3 Заключение к введению

Притча была навеяна статьями и книжками по классификации бизнес-процессов. Разная классификация, общие фразы, ни одного практического примера детального классификатора (не референтного), хотя бы позиций на 200.
Дутой теории и электронной макулатуры по BPM в интернете – пруд пруди, но воспользоваться для практических задач нечем. Далее попробуем дать собственные рецепты составления классификатора высокоуровневых бизнес-процессов.

Если у кого все же есть ссылки на грамотные методики классификации как высокоуровневых, так и детальных бизнес-процессов – присылайте, рассмотрим, проверим, будет очень любопытно про такие узнать.

Продолжение следует (если конечно кармы хватит).

P.S.: повторная исправленная публикация, исключена ссылка на известный классификатор процессов

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о