Улучшение бизнес процессов: Совершенствование бизнес процессов компании или оптимизация? – Улучшение бизнес процессов. Подробное руковдоство

Содержание

Совершенствование бизнес процессов компании или оптимизация?


Как правильно – совершенствование бизнес процессов компании или оптимизация? А может, лучше говорить об улучшении бизнес процессов? А разве оптимизация и реинжиниринг бизнес процессов – это не одно и то же? В конце концов, что значат все эти слова?

Предлагаю поставить точку в спорах и определиться с понятиями.

Разговоры об улучшении бизнес процессов встречаются в каждой компании.  Слово «улучшение» говорит само за себя.  Это значит – сделать лучше, чем было.  Уменьшить время выполнения процесса, сделать выполнение операций проще, уменьшить количество согласований, избавиться от ненужных операций – все это относится к улучшению бизнес процессов.

Сразу становится понятно, чем улучшение отличается, к примеру, от оптимизации – говоря об улучшении, мы не ставим конкретную, измеримую цель. Улучшение направлено на изменение характеристик процесса, но вот насколько их нужно улучшить – в данном случае вопрос вторичный.

Означает ли это, что процесс улучшения не имеет цели? Нет. Цель есть, просто она заключается не в том, чтобы «снизить затраты процесса на 10%», а в том, чтобы «снизить затраты процесса». Чувствуете разницу?



Совершенствование бизнес процессов - Матрица Цель/РеурсыМатрица подходов в зависимости от цели и использования ресурсов для реализации

А вот если вы все-таки хотите улучшить какую-то характеристику процесса и добиться конкретного, измеримого результата, то тут мы говорим о подвиде улучшения – целевое улучшение бизнес процесса. Но это уже становится похоже на оптимизацию, верно?

Нет, улучшение и целевое улучшение бизнес процессов отличаются от оптимизации тем, что действия предпринимаются только в рамках одного процесса и можно оперировать только теми ресурсами, которые в процессе уже есть.

Улучшение происходит только в рамках своего процесса. Оно не затрагивает смежные процессы. Это все равно, что наводить порядок на рабочем столе в опен спейсе.

И что очень важно, чтобы провести улучшение, мы не можем привлекать новые ресурсы. Можно избавиться от лишнего? Да, но вот привлекать ресурсы – будь то денежные средства, материалы, инструменты, люди или программное обеспечение – нельзя. И тут очень простая логика – выжать максимум из того, что есть. Научиться использовать существующие ресурсы оптимальным образом. Этого ведь так часто не хватает, верно?

Улучшение бизнес процессов не требует серьезных усилий или ресурсов и может быть реализовано на младших уровнях организационной иерархии. Это наиболее простой путь к росту реальных показателей деятельности компании. Несмотря на это, чаще всего я сталкиваюсь с тем, что улучшение направлено не на присвоение показателям процесса знака «плюс», а на избавление от знака «минус». В моем понимании это нельзя назвать улучшением. Это нормализация. Приведение показателей процесса в норму. А вот когда пройдена точка «ноль» и показатели растут со знаком плюс – это улучшение.

Нормализация и улучшение бизнес процессов

Пример нормализации – избавиться от визирования счетов сотрудниками, которые не имеют к этому никакого отношения.

Типичный пример улучшения – наточить нож перед тем, как начать резать мясо.

Несмотря на то, что улучшение как подход является наиболее простым мероприятием, не стоит его недооценивать. На улучшениях, следующих один за другим, построено совершенствование бизнес процессов компании. Но в отличие от совершенствования, улучшение – явление не системное.


Оптимизация бизнес процессов

Что имеют в виду, когда говорят об оптимизации бизнес процессов? Да что угодно! Все завис

Улучшение бизнес процессов. Подробное руковдоство


Провести улучшение бизнес процессов не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Для этого достаточно задать правильные простые вопросы и найти на них ответы. В этой статье вы узнаете, как провести улучшение бизнес процессов через ответы на последовательные вопросы. Фактически перед вами руководство по улучшению бизнес процессов.

Чтобы провести улучшение бизнес процессов, вам понадобится найти ответы на три базовых вопроса:

  • Какие процессы необходимо улучшить?
  • Есть ли в процессе возможность для улучшения?
  • Как провести улучшение?

Ответить на эти вопросы весьма не сложно, следуя алгоритму.

Какие процессы необходимо улучшить?

Небольшая ремарка. Прежде чем приступить к поиску ответа на этот вопрос, необходимо определить свои процессы. О том, как это сделать, можно прочитать здесь и здесь. Следующий алгоритм исходит из предположения, что вам уже известны ваши процессы.

Зачем в принципе выбирать процессы для улучшения? Можно ведь начать двигаться сразу по всем фронтам. Подвох заключается в том, что если в вашей компании достаточно ресурсов для того, чтобы улучшать сразу все процессы, вы скорее всего уже давно поставили процесс улучшения на поток. Проще говоря, улучшение бизнес процессов для вас уже часть самих процессов и вабще))) пройденный этап. В таком случае вы не найдете в этой статье ничего сокровенно нового.

Но если вы только прикидываете возможности или встаете на путь наведения порядка и системного улучшения процессов, тогда идем дальше.

Как понять, что должно попасть в фокус и пройти улучшение бизнес процессов, а какие стоит оставить на потом? Очень хочется ответить – самые важные. Но это слишком неопределенно. Важность, с точки зрения улучшения, может быть оценена очень по-разному. Важно и качество продуктов, и операционные затраты на их производство, и коммуникации с клиентами, и существующие риски, и еще множество факторов.

Поэтому нам придется ответить на несколько вопросов, которые в совокупности помогут найти нужный ответ:

  • Какие процессы являются наиболее

    затратными?
  • Эффективность каких процессов оказывает наибольшее влияние на продукты, которые мы поставляем клиентами?
  • Эффективность каких процессов оказывает наибольшее влияние на удовлетворенность клиентов?
  • Эффективность каких процессов оказывает наибольшее влияние на выручку?
  • Какие процессы являются постоянным источником проблем?
  • Какие процессы несут в себе наибольшие операционные риски для компании?

Вам может показаться, что некоторые вопросы пересекаются, а значит, на них можно не отвечать. Призываю вас не пренебрегать ответами на каждый вопрос. Список составлен таким образом, чтобы учесть самые важные факторы, но при этом сделать поиск ответов максимально простым и быстрым.
Теперь о том, как найти ответы на эти вопросы.

Какие процессы являются наиболее затратными?

Ответ на этот вопрос можно найти в течение одного дня. Все, что вам понадобится, это P&L, он же отчет о прибылях и убытках или его аналог.

Задача - распределить операционные затраты компании по процессам.

Быстро и без использования сложных аналитических инструментов. Все затраты мы поделим на 4 типа: затраты на содержание персонала, затраты на сырье и материалы, затраты на содержание инфраструктуры и финансовые затраты.

В каждом отдельном случае этот список будет уточнен – для производственной компании финансовые затраты могут быть незначительны, а у сервисной компании не будет затрат на сырье и материалы. Это зависит от конкретной компании. В любом случае улучшение бизнес процессов невозможно без понимания затрат.

#1 – Распределите затраты на содержание персонала по процессам. В части одних процессов это будет сделать очень просто. Например, затраты на содержание отдела логистики могут полностью лечь на одноименный процесс.

Сложности могут возникнуть при распределении затрат на процессы управления и сквозные процессы. По части последних, не считайте их отдельно. Все затраты, которые вы несете на сквозные процессы, будут учтены через другие процессы.

К примеру, нет смысла (на данном этапе) отдельно считать затраты на процесс документооборота, потому как они будут учтены в самих процессах, порождающих и обрабатывающих документы. Ну если только у вас нет отдельного архива.



Что касается процессов управления, то самый простой способ – это грубо оценить временные затраты персонала на данные процессы и высчитать стоимость этого времени. Простой пример – стоимость совещания = сумма стоимости часа каждого участника * длительность совещания.

#2 – Затраты на сырье и материалы распределить очень просто: если процесс использует эти ресурсы, нужно просто суммировать их стоимость в расчете на выполнение одного экземпляра процесса.

Стоит ли высчитывать небольшие затраты, связанные, к примеру, с использованием офисной бумаги, канцелярии и т.д.? Это зависит от вас. Если в структуре ваших расходов д

Совершенствование бизнес-процессов: зачем это нужно и как осуществить задуманное



Вопросы, рассмотренные в материале:

  • Что такое бизнес-процесс
  • Почему необходимо постоянное совершенствование бизнес-процессов
  • Какие существуют инструменты для совершенствования бизнес-процессов
  • Каковы основные этапы совершенствования бизнес-процессов


Совершенствование бизнес-процессов крайне важно, поскольку позволяет добиться наилучших результатов деятельности компании. Благодаря реорганизации процессов можно упростить и ускорить работу, начать заниматься новыми направлениями, пока не занятыми конкурентами, увеличить доходы предприятия.


Не секрет, что многие фирмы периодически стараются повысить эффективность своей деятельности. Однако действительно хороших результатов добиваются лишь те, кто систематически и осознанно применяет процессный подход к управлению бизнесом, сделал его основой управления предприятием.

Что такое бизнес-процесс


В деловом мире довольно часто можно столкнуться с понятием «бизнес-процессы». Но нередко оно используется исключительно как модное слово, ведь не многие руководители и сотрудники действительно полностью понимают и умеют применять на практике инструменты процессного менеджмента.


Подобная ситуация существовала в компаниях в середине 1990-х годов, когда весь бизнес был увлечен маркетингом. Тогда фирмы поголовно вводили в штатное расписание должность специалиста по маркетингу и даже были готовы содержать целый отдел. К сожалению, мало кто понимал суть маркетингового подхода к управлению и на его основе организовывал работу компании.



Если вы хотите действительно эффективно применять процессный менеджмент, необходимо понять его основную идею и выгоды, которые компания и владелец получат от грамотного совершенствования бизнес-процессов. Самый простой способ сделать это – буквально «на пальцах» разобрать все тонкости, не погружаясь с головой в изучение объемных трудов и документов на данную тему.


Вполне очевидно, что под бизнес-процессами понимается набор действий, производимых в ходе работы компании. Но если начать изучать авторитетные источники, это мнение сразу покажется ошибочным.


Так, стандарт ГОСТ Р ИСО 9000 «Системы менеджмента качества. Основные определения и словарь» понимает под процессом «совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы». Это определение больше запутывает, чем помогает понять смысл совершенствования бизнес-процессов организации, и заставляет нас думать об этом явлении как о чем-то сложном и недоступном простым умам.



Поэтому забудем о стандарте и будет разбираться сами.


Любой процесс – это определенная последовательность действий. Рассмотрим на простом примере процесса чтения журнала, который состоит из набора таких действий:

  • рассматривание обложки;
  • раскрытие издания и просмотр содержания номера/беглое пролистывание журнала;
  • выбор одной или нескольких статей для прочтения;
  • изучение содержания выбранных материалов;
  • закрытие и откладывание журнала в сторону.


Но определенный набор действий – это не единственная характеристика процесса, у него обязательно есть цель. Если говорить о нашем примере, то это, например, получение информации по интересующему вопросу.


В бизнесе действуют те же правила, поэтому наиболее удобным и практичным является определение бизнес-процесса как совокупности действий, приводящих к необходимому результату.


Если подумать о процессе чтения, то его начало требует наличия определенных условий, и завершается он также вполне конкретным результатом. Чтобы приступить к чтению, вам точно нужны журнал, интерес к рассматриваемым в нем темам и свободное время. В результате вы получите новую информацию и, скорее всего, повод для размышлений. Это и есть «вход» и «выход» описываемого процесса.



То же самое происходит в случае с бизнес-процессами: их «запуск» обусловлен наличием ряда факторов, то есть «входов», а по завершению удается получить определенные результаты – или «выходы». Производимые действия позволяют преобразовать то, что мы изначально имели, в необходимые результаты.



Как только вам стал ясен смысл основного понятия, будет значительно проще воспринимать и понимать любые источники информации по этой теме. Даже если мы решим вновь обратиться к уже знакомому стандарту ГОСТ Р ИСО 9000 «Системы менеджмента качества. Основные определения и словарь», определение из него покажется предельно простым и понятным.



Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:

Цели совершенствования бизнес-процессов


В чем смысл использования процессного подхода к управлению и непрерывного совершенствования бизнес-процессов компании?


С давних пор человек точно знает: выполнение трудоемкой, сложной работы невозможно без участия нескольких человек, а любая совместная деятельность не принесет должного результата без согласованных действий. Допустим, раньше владелец завода нанимал рабочих для выполнения таких работ, как подготовка металла, ковка, шлифовка деталей, без разделения рабочих по специализации.


Шло время, работа усложнялась. После того как появились предприятия с большим штатом работников, пришлось создавать отделы и заниматься совершенствованием их работы. Именно в тот момент целое предприятие превратилось в набор относительно самостоятельных структурных звеньев. Работа настолько усложнилась, что людям пришлось специализироваться на выполнении небольшого набора функций. В результате от универсальных рабочих постепенно пришлось отказаться.



Начали появляться функциональные отделы, в которые входили люди родственных специальностей. Такая форма организации стала использоваться как на хозяйственных, так и на общественных предприятиях. Отметим, что еще недавно этот принцип организации оставался основным. Безусловно, объединение сотрудников, отвечающих за родственные виды деятельности, в функциональные отделы дает некоторые преимущества:

  • Сотрудники могут заниматься определенной работой, постепенно нарабатывая профессиональные навыки высокого уровня.
  • Централизация разных функций снижает расходы организации на работы в функциональных сферах деятельности.
  • Повышается производительность и безопасность труда, поскольку у каждого есть свое рабочее место и конкретный функционал. Постоянный тренинг позволяет снизить количество ошибок при работе и повысить ее скорость.
  • Становится проще создавать организационно-функциональную структуру компании, изменять ее при необходимости увеличения результативности, продуктивности, экономичности деятельности.


В результате совершенствования и всех описанных изменений современная компания представляет собой совокупность специализированных функциональных отделов, чья деятельность состоит в реализации бизнес-процессов. Если между последними и организационно-функциональной структурой компании существует противоречие, руководству приходится сталкиваться с серьезными проблемами.


Бизнес-процессам не всегда удается преодолевать границы структурных звеньев. При этом сами сотрудники не могут выходить за пределы данных границ, а связи между отделами сильно ограничены. Поэтому персонал может выполнять только те функции, которые входят в зону его ответственности. Любое подразделение всегда пытается расширить область влияния, стремясь оптимизировать свои показатели. В результате возникает конфликт целей и действий между разными отделами.



При подобном развитии событий результат работы всей компании – это в лучшем случае сумма результатов ее подразделений. Обычно данный показатель бывает ниже требуемого общеорганизационного результата и нуждается в совершенствовании.


На самом деле можно без труда обнаружить наиболее характерные минусы организации с функциональным управлением, возникающие из-за отсутствия процессного управления. К ним относятся неспособность продукции конкурировать на рынке, уход клиентов к конкурентам, медленное выполнение заказов, большой объем жалоб от потребителей, негативные отзывы о качестве продукции.


Сюда же стоит отнести и необходимость постоянно согласовывать вопросы и получать разрешения от высшего руководства, нежелание персонала проявлять инициативу, избыточное число уровней управления в компании, большой объем бумажной работы и управленческих мероприятий. К последним относятся разного рода совещания, заседания, отчеты, планерки и пр.


Эти «болезни» были характерны для организаций функционального типа с повышенной централизацией принятия решений в Советском Союзе. И до сих пор от данной модели работы страдает множество компаний, только в современном мире груз низкой конкурентоспособности ложится на плечи отделов продаж и выходной логистики.


Для чего нужно внедрение процессного управления и систематическое совершенствование бизнес-процессов на предприятии? За счет совмещения функционального способа управления с процессным удается добиться успеха по следующим направлениям:

  • У каждого бизнес-процесса есть определенный потребитель, а значит, если сосредоточить управление на каждом бизнес-процессе, можно лучше удовлетворить запрос покупателя.
  • Установление границ бизнес-процессов, поставщиков и потребителей дает возможность обеспечить взаимодействие между ними и понимание участниками всех вышеперечисленных требований.
  • Управление бизнес-процессами позволяет четче отслеживать время, требующееся на выполнение работ, и расходуемые на них ресурсы.
  • Назначение определенных лиц ответственными за бизнес-процессы позволяет избежать разделения функций и полномочий на фрагменты.


Как показывает практика, предприятия, на которых налажено грамотное процессное управление и идет постоянное совершенствование процессов, имеют больший объем чистой прибыли, более высокую рентабельность капитала, постоянно располагают свободными средствами. Иными словами, они более эффективны по сравнению с конкурентами за счет лучшего сочетания результативности (доходов) и экономичности (расходов). На современном рынке побеждает тот бизнес, который смог доказать свою наибольшую эффективность.


Но не только конкурентная борьба является поводом для совершенствования бизнес-процессов компании. Назовем основные факторы, побуждающие сосредотачивать все внимание на улучшении бизнес-процессов:

  • требования потребителей и государства;
  • необходимость снижать затраты/продолжительность цикла;
  • внедрение программы управления качеством;
  • внутриорганизационные противоречия;
  • слияние двух и более компаний.


Отметим, что каждая компания самостоятельно выбирает процессы, которые требуют совершенствования в первую очередь. Выделить приоритетные проблемы, то есть слабые звенья бизнес-процессов, позволяет беседа с топ-менеджерами предприятия, руководителями отделов и служб.

Анализ как первый этап совершенствования бизнес-процессов


Анализ моделей бизнес-процессов необходим, чтобы обнаружить слабые места, которые должны быть оптимизированы во время совершенствования. Исследование состоит из работы с графическими схемами, со всей доступной документацией и сведениями по процессам, измерения их показателей, сравнительного анализа, пр.


Совершенствование бизнес-процессов требует проведения многоуровневого анализа, в противном случае не удастся получить полное представление о положении дел в компании. Используются такие уровни детализации процессов:

  • операционная деятельность компании, целью которой является получение прибыли;
  • направление деятельности, то есть укрупненная часть работы организации, включающая в себя одну и более групп бизнес-процессов начального уровня;
  • бизнес-процесс базового уровня, что также можно описать как последовательные взаимосвязанные процедуры, выполняемые различными исполнителями, приводящие к результату;
  • процедура, то есть приносящая результат последовательность действий конкретного исполнителя;
  • действие – совокупность последовательных операций, после выполнения которых исполнитель сам контролирует свою работу;
  • операция – составляющая работы отдельного сотрудника, которую он выполняет без осознанного контроля.


Для глубокого изучения и совершенствования процессов требуются два типа анализа: качественный и количественный. Сразу скажем, что при анализе используют различные инструменты.



Однако рано анализировать и пытаться совершенствовать работу, если не подготовлена соответствующая информационная база. Для сбора сведений изучают внутреннюю документацию предприятия, законодательство и отраслевые нормы, устраивают коллективные мозговые штурмы, совещания, проводят интервью, анкетирование, собирают фокус-группы, наблюдают за процессом.


Без анализа текущего состояния невозможно дальнейшее совершенствование бизнес-процессов. Он состоит из таких стадий: определение приоритетов, уяснение сути процесса и проблемы, анализ проблемы. За ними идут стадии, направленные на разработку и использование идей по совершенствованию – это подробно описано в книге Бьерна Андерсена «Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования».


На каждом этапе применяют определенный перечень инструментов.

Инструменты и методы совершенствования бизнес-процессов


Если обобщить современные подходы к управлению, можно выделить два базовых метода совершенствования:

  • поэтапный, он не связан с серьезными единовременными вложениями ресурсов;
  • единовременный, сопряженный с кардинальной сменой целевого ориентира.


Несмотря на эти отличия, подходы к совершенствованию объединены общими задачами, в которые входит выявление дублирования функций, узких мест, затратных центров, качества отдельных операций, отсутствующей информации, возможности автоматизации и управления качеством.


Но нужно понимать, что целью поэтапного подхода является совершенствование фрагментов организационной структуры и приведение ее к единому стандартизированному качеству. Тогда как кардинальный подход предполагает совершенствование за счет исследования и анализа всего процесса хозяйственной деятельности, то есть всех задействованных в ней операционных механизмов.


Для совершенствования процессов и достижения поставленной цели используется унифицированная методологическая и инструментальная база. В последнюю входят:

1. Методика быстрого анализа решения (FAST).


Цель данной технологии совершенствования бизнес-процессов – достижение успеха в конкретной области. По этой причине принцип действия схож с мозговым штурмом: специалистам дается один-два дня на обсуждение конкретного процесса.



По итогам работы они должны предложить меры по совершенствованию, способные положительно сказаться на показателях за ближайшие 90 дней. Высшее руководство должно решить, какие из предложений будут использованы на практике, при этом каждый член группы лично отвечает за предложенные идеи. Следовательно, неудача будет считаться признаком непрофессионализма, может негативно отразиться на карьере каждого из сотрудников. Эта система работы создана и в дальнейшем прошла совершенствование во всемирно известных компаниях: «IBM», «Форд Мотор» и «E&Y».

2. Бенчмаркинг.


Бизнес-процессы, используемые внутри предприятия, необходимо сопоставить с принципами работы в более успешных организациях. Экспертам необходимо понять, какие именно факторы тянут фирму на дно. Далее выявленные ошибки исправляют, процессы подвергают совершенствованию, за счет чего значительно повышается качество предложений фирмы, улучшаются финансовые и ряд других показателей. Этот комплекс мер считается довольно простым и дешевым, но именно с его помощью нередко удается решить действительно сложные проблемы.

3. Перепроектирование.


Операции, в которые руководство собирается внести изменения, изучают и изображают в виде схемы. Последняя критически анализируется и исправляется. Исправление чаще всего состоит в отказе от избыточной бюрократии, дублирующих операций, упрощении приемов работы, внедрении автоматизации и IT. Однако данный подход может также привести к чрезмерному формализму и бюрократизации. Поэтому при совершенствовании бизнес-процессов необходимо, чтобы изменения происходили не только на бумаге, но и проверялись на практике и обсуждались с исполнителями.

4. Инжиниринг.


Речь идет о совершенствовании всех операций через эволюционное развитие, последовательном переходе на новые методы, экспериментах с новыми правилами и постепенной работе над результатами.



Сразу скажем, что с этой схемой не добиться глобальных перемен в бизнесе или стремительных и впечатляющих успехов. Она позволяет компании не отставать от современных тенденций и не деградировать. У грамотных руководителей инжиниринг ключевых процессов предприятия идет на постоянной основе.

5. Реинжиниринг бизнес-процессов (BPR).


«Business process reengineering» представляет собой совершенствование за счет радикального перепроектирования всех хозяйственных процессов компании, производимого группой профессионалов. Речь идет о сложном проекте, требующем серьезных вложений. К этому способу совершенствования обычно склонны фирмы на грани банкротства и лидеры рынка, которым просто необходимо опережать остальных в своем развитии.


В первую очередь для каждого процесса подготавливается идеальная схема, далее ее подстраивают под потребности компании, опираясь на конкретные обстоятельства, финансирование и иные ресурсы. Главная задача состоит в том, чтобы приблизить реальность к идеалу – насколько это возможно. После чего все процессы согласуются между собой, формируется или переделывается корпоративная стратегия, определяются и отслеживаются показатели эффективности.


Выбор конкретных методов совершенствования бизнес-процессов зависит от наиболее актуальных для компании вопросов. FAST-метод и бенчмаркинг нужны, если требуется оперативно устранить отдельные ошибки; перепроектирование и инжиниринг незаменимы при глубоком и комплексном разборе ситуации, то есть перемены в компании с ними будут проходить медленнее, но более глобально. Реинжиниринг – это, пожалуй, самые сложный подход, совершающий своего рода революцию на предприятии.


Совершенствование системы управления бизнес-процессами требует использования всех названных нами систем на регулярной основе. Отвечающие за это менеджеры должны быстро реагировать на любые сложности, появляющиеся на предприятии, и новые требования рынка. Каждый подобный сигнал заставляет их по ситуации выбирать образ действий и немедленно применять его. Бизнес, как живой организм, должен обновляться и подстраиваться под изменяющиеся условия.


Основным свойством всех описанных методов является комплексность – совершенствование процессов достижимо, только если изменения внутри фирмы не будут происходить в хаотичном порядке. Иными словами, изменению подлежит вся последовательность операций, которая должна дать конкретный результат.

Основные этапы совершенствования бизнес-процессов

Этап 1. Изучение существующих процессов.


Не получится структурировать и провести совершенствование бизнес-процессов, предварительно не выделив их. Тут помогут такие способы:

  • Анализ документации. Нужно изучить все положения о подразделениях, должностные инструкции, приказы, распоряжения, договоры с клиентами и поставщиками.

  • Представление своих обязанностей сотрудниками. Необходимо, чтобы руководители структурных подразделений поняли достоинства работы в «прозрачной» компании. Тогда вы, как управленец, заручитесь их поддержкой во всех своих начинаниях. Далее руководители должны подготовить перечень работ, за которые они отвечают. Полученные списки нужно проанализировать и все действия объединить в группы. Если что-то остается непонятным, получить исчерпывающую информацию можно из бесед. В итоге у вас на руках будет объемная программа всех проводимых в компании работ.
  • Фотография рабочего дня. Можно сделать ее своими силами или попросить кого-то понаблюдать за вами и сотрудниками. На «фотографирование» отводится три – пять дней.
  • Мысленный эксперимент. Для этого нужно представить все, что требуется сделать для выхода в лидеры рынка, и записать все рабочие операции.

Этап 2. Формирование функциональной бизнес-модели.


Переходите к этому этапу, имея на руках список функций всех сотрудников. Заняться формированием может руководитель либо топ-менеджеры предприятия. По своей структуре все бизнес-процессы делятся на такие группы:

  • Основные – от них зависит прибыль фирмы. Они представляют ценность для клиента. Сюда относятся такие сферы, как продажи, услуги, производство.
  • Поддерживающие – необходимы для обеспечения нормальной работы компании. Это информационные технологии, юридическое, техническое сопровождение и пр.
  • Процессы управления – воздействуют на качество выполнения основных процессов (финансовое планирование, пр.).


Теперь нужно описать каждый из видов, причем рекомендуем начинать работу с основных. На этом этапе вам придется отказаться от функционального мышления, иными словами, от издавна сформированных в вашей компании подразделений. Не делите функции между ними, описывайте процессы, необходимые для нормальной и эффективной работы. Справиться с данной задачей позволяет разделение всех протекающих в компании процессов на уровни:


1. Выбирается одна из сфер работы предприятия, допустим, управление финансами.


2. В рамках одной сферы выделяют процессы. Так, выбранная нами на первом уровне сфера состоит из бюджетирования, организации бюджетного комитета, размещения незадействованных финансов.


3. Процессы представляются в виде цикла из четырех этапов: планирования, исполнения, контроля, подведения итогов/управленческого воздействия. Теперь опишите действия, совершаемые на каждом шаге данного цикла. Продолжим говорить о нашем примере, тогда при бюджетировании их порядок таков:

  • подача бюджетных заявок;
  • подготовка проекта бюджета;
  • согласование, утверждение;
  • контроль исполнения;
  • корректировка;
  • отчетность.

Этап 3. Разделение ответственности.


Когда модель подготовлена, необходимо назначить руководителей отделов ответственными за процессы.



Составьте соответствующую матрицу – все сведения удобнее всего зафиксировать в формате «Excel».

Этап 4. Подготовка должностных инструкций.


У вас есть готовая матрица, а значит, пора описать функционал отделов компании. Вы можете поменять или сохранить их число, при этом сменив порядок подчинения функциональным директорам. Используйте фильтры в таблице, чтобы выделить сферы ответственности по отделам. Необходимо сделать матрицы для всех подразделений и назначить ответственных людей.


Максимально систематизированные бизнес-процессы в сочетании с закрепленной за конкретными людьми ответственностью позволяют добиться предельной ясности в вопросе профессиональных обязанностей. Также важно, чтобы должностные инструкции отвечали реальному положению дел.

Этап 5. Формирование отчетности управленцев.


На данном этапе необходимо подготовить общую форму, которой будут пользоваться все руководители – это делается на базе уже готовых бизнес-процессов. Иначе говоря, вам нужно получить таблицу, где в первом столбце отображены показатели и значения, а по строкам видна динамика изменений по месяцам.


К таблице рекомендуем подготовить пояснительную записку и пр. Таблица требуется, чтобы отслеживать деятельность персонала, сохранять бизнес-процессы, формировать аналитику по эффективности предприятия. Допускается корректировка показателей, когда в процессы вносятся изменения или есть необходимость раскрыть определенные сведения.

Этап 6. Регламентация бизнес-процессов.


Абсолютная прозрачность и эффективность дальнейшего совершенствования бизнес-процессов достижимы за счет их стандартизации. Поэтому регламенты создаются на базе функциональной бизнес-модели. При выборе процессов начните с основных из них и бюджетирования.



При составлении данного документа производят две операции: зарисовку протекания процесса и оформление информации в единый документ. Роль управленцев в такой работе играют руководители отделов, также участвует персонал – это могут быть специально созданные рабочие группы. Можно выделить определенное время на формирование целей и задач, входов-выходов, плана действий, установление сроков и лиц, несущих ответственность за работу.

Этап 7. Управление регламентами.


На самом деле подготовка данного документа – это всего 15 % времени. Оставшиеся 85 % требуются на его введение в работу, дальнейшей сопровождение. Готовый документ должен быть согласован, утвержден соответствующим приказом, далее его необходимо внести в корпоративный реестр документов. Для удобства обучения персонала можно разместить эти данные на портале компании. Если речь идет о сквозных бизнес-процессах, в которых участвует не один отдел, сначала обучаются руководители, после чего они доносят информацию до подчиненных.


В заключение скажем, что успех предприятия во многом зависит от четкой организации бизнес-процессов. Иными словами, ключевую роль играет уровень налаженности деятельности по превращению ресурсов (исходных материалов, знаний специалистов) в необходимые клиентам товары, услуги.


Используя существующие пути совершенствования бизнес-процессов, удается получить серьезные экономические результаты: снижение расходов, увеличение эффективности работы, повышение рентабельности товара и лояльности потребителей. Главная задача в данном случае состоит в том, чтобы делать все грамотно.

Методы улучшения бизнес процессов, которые можно применять уже сегодня


Методы улучшения бизнес процессов основаны на логике и здравом смысле. Эти простые инструменты не требуют специальных навыков и могут применяться в любой области деятельности. Мы подготовили для вас описание основных методов улучшения бизнес процессов, которые можно начать использовать незамедлительно.

Существует множество методов улучшения бизнес процессов. При этом одни и те же методы можно встретить в разных концепциях, названиях и комбинациях. Поэтому мы выделили суть и описали 8 методов улучшения бизнес процессов

Устранение разрывов

Разрыв – это ожидание кого-то или чего-то. Это ситуация, когда вы не можете продолжить выполнять процесс, потому что у вас нет нужных данных, инструментов или ресурсов, а без них невозможно продолжить выполнять процесс. Это все, что вас отвлекает от процесса. Проще говоря, разрыв – это прерывание потока выполнения процесса. С точки зрения процесса, разрыв – это потеря.

Разрывы можно и нужно устранять. Уберите отвлекающие факторы. Обеспечьте процесс всем необходимым. Приведите в порядок рабочее место, чтобы не тратить время на поиск нужных вещей или информации. Синхронизируйте процессы таким образом, чтобы предыдущий процесс поставлял продукт в последующий вовремя. Все методы улучшения бизнес процессов тем или иным способом направлены на устранение разрывов.

Устранение лишних действий

Лишними являются действия, которые не создают продукт, не добавляют ему ценности, не направлены на улучшение клиентской составляющей или не несут пользы другим процессам. Все дублирующие действия также являются лишними. Действия, которые мы можем отнести к бюрократическим, лишние.
Поэтому метод очень прост – найдите лишние действия и избавьтесь от них.

Для поиска лишних действий можете использовать список контрольных вопросов:
– Это действие выполняется в каком-то еще процессе?
– Это действие необходимо для создания продукта процесса?
– Это действие необходимо для выполнения каких-то обязательных требований?
– Это действие улучшает качество продукта?
– Это действие позволяет улучшить взаимоотношения с клиентами?
– Это действие улучшит восприятие клиентами нашего продукта или компании?
– Это действие необходимо для других процессов в компании?

Если вы получили ответ “Да” на первый вопрос и один из последующих, то это потенциально дублирующее действие, которое можно устранить. Если на первый вопрос ответ “Да”, а на последующие “Нет”, то это точно лишнее действие. Если же вы получили все ответы “Нет”, тут даже думать нечего. Это совершенно бесполезное действие, и от него необходимо избавиться.

Очень часто лишние действия появляются в результате того, что другие участники просто не знают о том, что кто-то это уже делает. Например, один отдел не в курсе, что отчет, на который они тратят много времени, также делается в другом отделе.

Лишние действия не только увеличивают затраты процесса, но и могут быть источником ошибок, создающих сложности в других процессах.
Например, отдел закупок и конструкторский отдел независимо друг от друга запрашивают цены поставщиков и вносят их в базу. Разница в ценах может привести к дорогим ошибкам, для устранения которых методы улучшения бизнес процессов уже не сработают.

Обеспечение непрерывности процесса

Чем непрерывнее процесс, тем выше его эффективность. Но непрерывность процесса не всегда связана с отсутствием или устранением разрывов. В некоторых случаях можно улучшить процесс, “схлопнув” несколько операций или подпроцессов в один.

В этом случае процесс выполняется таким образом, чтобы окончание одной операции, сразу начинало последующую.

Приведу простой пример. Я часто наблюдал, как некоторые сотрудники сначала пишут письмо в текстовом редакторе, затем вставляют текст в окно нового сообщения в почтовом клиенте и затем отправляют письмо.
С процессной точки зрения, это несколько отдельно стоящих операций. Эти операции можно “схлопнуть” в одну, если сотрудник будет писать письмо сразу в окне нового сообщения почтового клиента. Эффективность увеличится.

Такие “мелочи” позволяют существенно улучшить многие, а в особенности административные процессы. По результатам исследований Gartner, использование данного метода позволяет сократить длительность административных процессов на 40%

Параллельное выполнение операций

Вопреки расхожему мнению, нельзя делать несколько дел одновременно. Поэтому когда мы говорим о параллельном выполнении операций в бизнес процессах, мы имеем в виду 2 вещи:
1. Чтобы операции могли выполняться параллельно, они должны выполняться разными людьми
2. Параллельное выполнение операций одним человеком – это последовательное выполнение операций разных процессов.

Что касается первого, то тут все просто – если вы можете перераспределить выполнение операций пр

План улучшения бизнес процессов


Чтобы подготовить план улучшения бизнес процессов, необходимо знать 2 вещи: что улучшать и в каких процессах. Если вы уже прочитали Руководство по улучшению бизнес процессов, то знаете, как ответить на эти вопросы. Если нет, то рекомендую сначала ознакомиться с руководством, а затем уже прочитать настоящий материал.

Для того, чтобы подготовить план улучшения бизнес процессов, да и в принципе любой план, нужно понимать несколько краеугольных моментов. А именно:

  1. Цель – куда мы хотим прийти.
  2. Текущее положение – где и в каком состоянии мы находимся на данный момент.
  3. Ресурсы, которые есть в нашем распоряжении.

Понимание вышеуказанных пунктов позволит также определить:

  • Реперные точки, ориентиры, которые помогут не сбиться с пути.
  • Ресурсы, которые понадобятся.
  • Ответ на вопрос “что может пойти не так и как этого можно избежать?” или понимание рисков.

И только после этого можно будет определить задачи, их взаимосвязи, исполнителей и сроки выполнения.

План по подготовке плана? Почему мне об этом не говорили раньше

Похоже, что у нас вот-вот появится метаплан – план по подготовке плана… Думаете, это смешно? Ну ок, это смешно. Думаете перебор? А вот тут точно нет. Подготовка плана задача непростая и, если у вас есть план решения этой задачи, а название этого плана вас веселит – вы на правильном пути.

Если серьезно, то планирование процесса планирования, повышает эффективность итогового плана в...4 раза!

Пошаговый план улучшения бизнес процессов

1 – Сформулировать, как будет выглядеть целевой процесс

Конечно, лучше всего, если процесс будет описан в виде модели. Это существенно упростит дальнейшие шаги. Здесь вы можете прочитать о том, как описать процесс в виде модели.

Если моделирование кажется слишком сложным, то сделайте простую таблицу, в которой в строках будут указаны шаги процесса (этапы, подпроцессы, операции), а в столбцах исполнители, ресурсы, документы, информационные системы и прочее.

Не используйте текстовое описание процесса. С ним очень сложно работать.

2 – Описать текущий процесс

Для описания существующего процесса справедливо все, что касается описания целевого процесса.  См. предыдущий пункт.

3 – Определить разрывы

Разрыв – это различие между существующим и целевым процессом. Опишите, чем именно целевой процесс будет отличаться от текущего. Вот прямо составьте список и, если у вас есть модель бизнес процесса, отобразите целевые изменения на модели.

Если вы используете табличное описание, сделайте одну таблицу, в которой будут описаны оба процесса, а различия явно отображены.

4 – Дорожная карта

Теперь начинается сложная часть. Дорожная карта. Необходимо понять опорные точки изменений. Для этого я предлагаю вам воспользоваться комбинацией двух приемов: обратное планирование и анализ необходимых (или достаточных) факторов.

Анализ необходимых факторов – это составление списка всего, что минимально необходимо, для выполнения каждого шага процесса, с сохранением параметров процесса и продукта.

Дорожная карта – это еще не план улучшения бизнес процессов, так что не надо усложнять. Просто сделайте список задач, который необходимо выполнить. Важно, чтобы список соответствовал порядку выполнения задач, основывался на методе обратного планирования и включал в себя все необходимые факторы. Задачи для обеспечения факторов пока не надо расписывать. Их стоит добавить после проработки рисков и ресурсов.

5 – Оцените риски

Определите, что может пойти не так в процессе перехода от текущего процесса к целевому. Просто пройдите каждый пункт дорожной карты и совместно с участниками процесса продумайте – с какими сложностями есть вероятность столкнуться, какова вероятность возникновения этих сложностей и что нужно сделать, чтобы предотвратить их возникновение.

В некоторых ситуациях это весьма просто сделать. Но иногда задача по определению рисков становится целым проектом, который работает по иным правилам.

6 – Пересмотрите дорожную карту с учетом рисков

Если вы качественно проработали риски, то у вас должны появиться дополнительные задачи, которые нужно включить в дорожную карту. Сделайте это и пересмотрите всю карту.

7 – Оцените существующие ресурсы и исполнителей

Определите, кто и что понадобится для реализации изменений. Вы же помните, что мы говорим об улучшении, так что новые ресурсы использовать не получится. Но мы можем говорить об улучшении качества существующих ресурсов. Так что оцените еще и качество ресурсов и определите, как это качество нужно повысить.

8 – Подготовьте список задач под каждый необходимый фактор

На этапе подготовки дорожной карты нужно было составить и учесть список факторов, которые обязательно нужны для выполнения улучшения. Вот теперь необходимо рассмотреть каждый фактор с точки зрения выполнения. Проще говоря, если одним из факторов является, например, “сотрудники умеют работать с новым справочником”, то нужно расписать, какие задачи нужно выполнить, чтобы сотрудники научились делать то, что требуется.

И так по каждому фактору. Не забудьте добавить задачи в дорожную карту, которая уже становится похожа на план улучшения бизнес процессов.

9 – Определите взаимосвязи задач и тем самым задайте последовательность выполнения

На данный момент у вас есть лишь внушительный список разрозненных задач. Но для того, чтобы

Как улучшить бизнес процессы компании


ОСНОВНЫЕ БИЗНЕС ПРОЦЕССЫ В КОМПАНИИ

Общепринята следующая классификация бизнес процессов:

1. ОСНОВНЫЕ

Их главная цель — ориентация на конечный продукт или услугу. Это целевые объекты создания и функционирования организации, направленные на получение прибыли. Так, основным БП для предприятия по производству кормов для животных будет непосредственно производство кормов для животных.

2. СОПУТСТВУЮЩИЕ

Это операции, направленные на оказание услуг или производство товаров, которые занимают сопутствующее положение по отношению к основному производству. Сопутствующие процессы также ориентированы на получение дохода. К примеру, сопутствующей операцией для автотранспортной компании станет ремонт стороннего автопарка на собственной территории.

3. ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ

Операции, ориентированные на бесперебойное течение основных бизнес процессов. Для любого производства вспомогательной операцией является ремонт оборудования, задействованного в изготовлении конечного продукта.

4. ОБЕСПЕЧИВАЮЩИЕ

Действия, направленные на поддержку остальных бизнес процессов. К ним относятся кадровое, финансовое, техническое обеспечение и прочее.

5. БИЗНЕС ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ

Операции, которые охватывают весь комплекс управленческих функций на уровне всех БП. Это планирование и контроль, стратегия и управленческое воздействие.

6. БИЗНЕС ПРОЦЕССЫ РАЗВИТИЯ

Связаны с совершенствованием оказываемых услуг и могут быть представлены, к примеру, техническим перевооружением.

Иногда все эти бизнес процессы объединяют в три группы:

  • основные, куда входят и сопутствующие;
  • вспомогательные, включающие и обеспечивающие;
  • управляющие, содержащие также БП развития.

Данная классификация является весьма условной. У каждой компании существуют свои бизнес процессы, определяющиеся своей значимостью. Если для одной фирмы на первом месте стоит операция взаимодействия с клиентами, то для другой – управления персоналом. Причем каждый из этих процессов является под процессом одной из групп БП.

К примеру, если взять бухгалтерский учет, то подготовка отчетности будет относиться к группе обеспечивающих операций, а ведение первичной документации – к отдельным процедурам основных бизнес процессов.

Все бизнес процессы компании взаимосвязаны и ориентированы на конечный результат, являясь движущей стратегической силой.

 

С КАКИМИ ПРОБЛЕМАМИ В БИЗНЕС ПРОЦЕССАХ
ЧАЩЕ ВСЕГО СТАЛКИВАЕТСЯ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬ

Руководство по улучшению бизнес-процессов


Успех любой организации во многом зависит от того, насколько четко в ней выстроены бизнес-процессы. Ведь если увеличиваются сроки выполнения заказов, если падает качество, если клиенты недовольны – с большой вероятностью проблему можно решить, обратив внимание на организацию бизнес-процессов. Эта книга, написанная экспертами Гарвардского университета, и, на мой взгляд, скорее объясняет, что нужно сделать, но в меньшей степени, как это сделать. Книга, наверное, будет полезна менеджерам, делающим первые шаги в управлении бизнес-процессами.

Более подробно тема освещена в работах Масааки Имаи: Кайдзен и Гемба Кайдзен, Майка Ротера, Джона Шука Учитесь видеть бизнес-процессы, Пита Панде, Ларри Холпа Что такое «шесть сигм»?

Руководство по улучшению бизнес-процессов. – М.: Альпина Паблишер, 2015. – 132 с.

Скачать конспект (краткое содержание) в формате Word или pdf

Купить цифровую книгу в ЛитРес, бумажную книгу в Ozon или Лабиринте

Что такое бизнес-процессы

Бизнес-процессы — это последовательность шагов, которые осуществляет компания для создания товара или услуги, нужных клиентам. Любой процесс состоит из трех основных компонентов: базовые ресурсы, действия, результаты. Бизнес-процессы можно также определить, как последовательность событий с участием людей, технологий и информационных потоков, позволяющих добиться значимых результатов. Бизнес-процессы могут быть формализованы в большей или меньшей степени.

Поскольку бизнес-процессы протекают незаметно, многие люди целенаправленно о них не думают и не представляют, какое влияние они оказывают на эффективность работы компании. Если что-то идет не так (например, клиент получает не тот заказ), люди зачастую предпочитают поскорее найти виновного. Увы, многие руководители обнаруживают, что такие «решения» не работают. Рано или поздно те же самые проблемы снова проявляются. Большинство организационных трудностей в работе компании связаны вовсе не с некомпетентностью сотрудников или устарелыми технологиями, а с некачественной организацией бизнес-процессов.

Необходимо стимулировать процесс-ориентированное мышление:

  • Объясните сотрудникам, что работа команды складывается из выполнения ряда задач, итогом которой становится достижение намеченного результата. Комплекс задач в их заданной последовательности — это и есть процесс.
  • Попросите людей, вовлеченных в бизнес-процесс, описать, из каких этапов он состоит, какие базовые ресурсы они используют в работе, какие действия предпринимают для выполнения своих обязанностей и каких результатов должны достигнуть.
  • Проведите разграничение между основными и сопутствующими процессами.
  • Составьте схему всех производственных процессов, в которых задействованы ваши сотрудники.

Что такое улучшение бизнес-процессов

В организациях, уделяющих внимание совершенствованию бизнес-процессов:

  • Руководители и сотрудники знают, какие бизнес-процессы у них осуществляются.
  • Менеджеры отслеживают качество выполнения бизнес-процессов с помощью системы показателей.
  • Высшее руководство компании регулярно вкладывает силы и средства в совершенствовании бизнес-процессов.

Рис. 1. Формальные методики и стандарты совершенствования бизнес-процессов. Подробнее см. У. Эдвардс Деминг. Выход из кризиса: Новая парадигма управления людьми, системами и процессами.

Специалисты рекомендуют осуществлять менеджмент сравнительно сложных бизнес-процессов, используя шести-ступенчатую схему (сравни с 4-звенным циклом Шухарта–Деминга – PDCA):

  1. Планирование. Выберите бизнес-процесс, который собираетесь усовершенствовать, определитесь с задачами и масштабами изменений, соберите команду.
  2. Анализ. Тщательно изучите бизнес-процесс, который собираетесь усовершенствовать.
  3. Редизайн. Определитесь с тем, какие именно изменения вы собираетесь внести в избранный процесс.
  4. Привлечение ресурсов. Обеспечьте наличие персонала, оборудования и других ресурсов, необходимых для осуществления намеченных изменений.
  5. Внедрение. Внесите необходимые изменения.
  6. Непрерывное совершенствование. Регулярно оценивайте эффективность выбранного процесса и при необходимости вносите дополнительные изменения.

Планирование улучшения бизнес-процессов

Чтобы составить план изменения бизнес-процессов, вам необходимо будет предпринять следующие шаги:

  • Выявить признаки проблемы
  • Выбрать процесс, который необходимо улучшить
  • Определить масштабы, цели и график изменений
  • Собрать команду, которая будет заниматься совершенствованием бизнес-процессов
  • Грамотно поставить задачу команде

Выбираем процесс, который необходимо улучшить:

  • Определите, какой из процессов наиболее важен с точки зрения вклада вашей команды в общее дело компании. Не забудьте поинтересоваться мнением самих членов команды, а также внешних наблюдателей — к примеру, клиентов и поставщиков.
  • Отдавайте приоритет процессам, которые сильнее всего влияют на клиентов.
  • Выбирайте для совершенствования процессы, исправление которых принесет максимум пользы при минимуме затрат.
  • Обращайте приоритетное внимание на бизнес-процессы, несовершенство которых дорого обходится организации — например, ведет к невозможности удовлетворить нужды клиентов, росту цен или удлинению производственного цикла.
  • Также крайне важно усовершенствовать процессы, оказывающие отрицательное влияние на ситуацию в коллективе — например, ведут к конфликтам между его членами, из-за чего те не могут сосредоточиться на удовлетворении нужд клиентов.

Команда должна состоять из следующих сотрудников: менеджер проекта, ответственный за процесс, пользователи (не набирайте в команду лучших, сделайте репрезентативную выборку), скептики, ведущий, эксперт в области технологий.

Анализ текущего бизнес-процесса

Этот этап состоит из следующих шагов:

  • Составление схемы текущего процесса (документирование организации работы в рамках конкретного бизнес-процесса).
  • Изучение схемы процесса для идентификации проблем.
  • Интервьюирование заинтересованных лиц (в том числе клиентов) с целью понять, как данный бизнес-процесс выглядит с их точки зрения.
  • Анализ того, как другие организации организуют соответствующие процессы.

Используйте следующие условные обозначения:

Например, функциональная схема процесса открытия счетов в офисе Джо:

Рис. 3. Функциональная схема текущего процесса

Редизайн бизнес-процесса

В ходе редизайна вам предстоит:

  • Сформировать представление о том, как должен выглядеть обновленный процесс
  • Протестировать идеи вашей команды
  • Оценить последствия внедрения новых процедур
  • Задокументировать новый дизайн бизнес-процесса
  • Собрать отзывы заинтересованных лиц и скорректировать обновленный дизайн процесса

Полезные советы

  • Меняйте процесс таким образом, чтобы улучшения максимально соответствовали пожеланиям клиентов.
  • Пусть вас не связывают такие факторы, как имеющееся штатное расписание, распределение обязанностей, место работы.
  • В тех случаях, когда те или иные шаги в рамках процесса могут быть предприняты независимо друг от друга и вне определенной последовательности, возможно, имеет смысл создать несколько процессов, которые могут происходить параллельно.
  • Ищите возможности избавиться от излишнего контроля над уже проделанной работой. Когда люди знают, что результаты их труда будут много раз проверять, они перестают стараться все сделать правильно с первого раза.
  • Чтобы уменьшить число этапов в рамках процесса, исключите все случаи утверждения документов и одобрения действий сотрудниками, которые особо не разбираются в содержании выполняемой работы. Переведите процесс принятия решений на более низкий уровень, где и ведется основная деятельность.
  • Сделайте так, чтобы в процессе было задействовано как можно меньше людей. Таким образом вы заранее снижаете число возможных затруднений и вероятность возникновения проблем.
  • Чтобы выявить узкие места в организации процесса, увеличьте скорость его реализации. В этих условиях узкие места проявятся наиболее отчетливо.

Привлечение необходимых ресурсов

В процессе изменений вам могут потребоваться: перемены в штатном расписании, новое оборудование или технологии, новые помещения, помощь специалистов по информационным технологиям, обучение, новые полномочия и показатели эффективности.

Внедрение усовершенствованных бизнес-процессов

Многие эксперты считают внедрение процесса в практику наиболее сложной частью менеджмента бизнес-процессов. Чтобы повысить шансы на успех, рассматривайте эту операцию как двухэтапное действие: изучение обстоятельств, препятствующих внедрению, собственно внедрение.

Рис. 4. Препятствия на пути внедрения новых процессов

Предложите всем, в том числе сотрудникам, которые сопротивляются переменам, поделиться своими мнениями об изменениях. Запишите их возражения на большой лист бумаги и сообщите, что вы и ваша команда помните о вопросах, которые их беспокоят. Возможно, те, кто противостоят нововведениям, действительно могут сообщить вам нечто важное, что необходимо иметь в виду при совершенствовании бизнес-процесса.

Предлагая изменение бизнес-процессов, подчеркивайте, что проблема связана именно с процедурой, а не с людьми. Зачастую люди, участвующие в процессе многие годы, идентифицируют себя с принятыми методами работы и с большим трудом соглашаются на перемены.

Внедряя обновленные бизнес-процессы в повседневную практику действуйте следующим образом: информируйте (широко сообщите о предстоящем внедрении нового бизнес-процесса), обучайте и объясняйте, организуйте пилотный проект (в случае необходимости), внедряйте, забудьте о прошлом (избавляйтесь от любых напоминаний о прежнем процессе, чтобы ни у кого не возникало искушения вновь переключиться на привычные методы работы).

Дальнейшее улучшение бизнес-процессов

Для непрерывного совершенствования процесса вам необходимо:

  • оценивать качество бизнес-процесса в соответствии с составленной вами системой показателей;
  • вовремя обнаруживать проблемы и предпринимать шаги для их устранения;
  • своевременно корректировать показатели эффективности и поставленные цели.

Кроме того, вам понадобится «приборная панель», графически изображающая показатели, которые используются для отслеживания эффективности процесса, и данные сопоставления целей и текущих результатов. Для примера предлагаем вам «приборную панель Джо».

Рис. 5. Приборная панель Джо

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *