Обратное планирование: Обратное планирование процесса работы – Не знаешь, как прийти к мечте? Метод обратного планирования. Практикум

Обратное планирование процесса работы


Планирование в целом, планирование процесса работы и мотивация – вот три вещи, о которых не писал только ленивый. Метод обратного планирования часто используется и пропагандируется в области личной эффективности, но почему-то часто избегается в корпоративной сфере. А зря.



Концептуально можно выделить 2 направления планирования – прямое и обратное. Смысл тут именно в направлении.

Прямое планирование – это определение последовательных шагов действий в направлении цели. То есть мы начинаем планировать исходя из того, где мы находимся сейчас и что нужно сделать дальше.

Обратное планирование, как подсказывает капитан очевидность, идет в обратном направлении – от цели к текущему состоянию. Этот подход работает намного лучше и вот почему:

  1. Исходя из того, где вы хотите оказаться, определяется то и только то, что нужно сделать для достижения цели.
  2. Последовательно планируя действия от цели, шанс запутаться или упустить что-то важное из виду становится намного меньше.
  3. Обратное планирование позволяет эффективно концентрироваться на выполнении действий, ориентированных на достижение цели.

  4. При обратном планировании уменьшается неопределенность.

А теперь давайте посмотрим, как работает обратное планирование процесса работы.

Шаг 1 – Цель

Нас никак не сбить с пути, нам пофигу куда идти. Народная мудрость шутка

Буду банален. Но любое планирование начинается с определения цели. Нам нужно выстроить конкретный процесс работы, а для этого нужно понимать, зачем работа выполняется.

Любое действие должно иметь и, скорее всего, имеет какую-то цель. Даже если вы ничего не делаете и просто бездельничаете, тут есть определенная цель. Отдых и получение удовольствия – это тоже очень даже цели.

Цель может быть простой или разветвленной, а также может состоять из последовательности или целого дерева целей.

Для примера остановимся на простой цели – подготовить отчет о продажах. Достаточно ли этого определения цели? Скорее всего, нет. Непонятно, когда нужно его выполнить и какие требования к отчету. Поэтому переходим к шагу 2.

Шаг 2 – конкретизируйте цель.

Чтобы обратное планирование процесса работы сработало, цель должна быть понятной с точки зрения сроков достижения и требований.

Поэтому цель – подготовить отчет по продажам к пятнице. Требования к отчету:

  • Отчет должен включать в себя данные по продажам в натуральном (штуках) и финансовом выражении.
  • Отчет должен охватывать все продукты, которые мы продаем
  • Горизонт отчета – 1 месяц – январь этого года
  • Шаг отчета – 1 день
  • В отчете должны быть видны пики продаж и их причины
  • Формат отчета – электронный документ Excel

Пожалуй, достаточно

Шаг 3 – составьте список событий в обратном порядке

Событие – это результат выполнения задачи. То есть фактически вы еще планируете и задачи для достижения цели. Обратный порядок означает то, что события необходимо расписывать в том порядке, как они происходят от конца, т.е. цели – к началу, т.е. к тому, где вы находитесь сейчас.

Наш пример:

  • Отчет принят руководителем
  • Отчет отправлен руководителю
  • Отчет проверен перед отправкой
  • Данные занесены в форму
  • Данные обработаны
  • Данные получены

  • Готова форма отчета
  • Запрос данных отправлен
  • Получены контакты сотрудников для запроса данных
  • Понятно, у кого можно получить данные
  • Готов список данных и требований к ним

Шаг 4 – список задач

Вот теперь можно составить список задач, который необходимо выполнить для того, чтобы события стали реальностью, а цель стала достигнута.

Для этого проще всего задать вопрос «Что нужно сделать, чтобы … (название события) произошло?»

Таким образом, последовательно, шаг за шагом вы составите список конкретных дел, которые приведут к цели.

В нашем случае список задач будет выглядеть следующим образом:

  • Спросить у руководителя, принят ли отчет.
  • Отправить отчет по электронной почте
  • Проверить отчет перед отправкой
  • Внести данные в форму отчета
  • Подготовить данные для занесения в форму
  • Проконтролировать предоставление данных в установленный срок
  • Подготовить форму отчета
  • Отправить запрос данных ответственным сотрудникам
  • Получить список сотрудников, которые могут предоставить данные и их контакты
  • Узнать у Х, у кого можно получить данные
  • Подготовить список необходимых данных и требований к ним

В принципе, на этом можно было бы остановиться, но для более сложных задач я бы рекомендовал выполнить еще один шаг.

Шаг 5 – проверьте ключевые факторы успеха.

Несмотря на «громкое» название, ключевые факторы успеха в данном разрезе – это весьма просто.

Смысл в том, чтобы понять, какие факторы важны для выполнения каждой задачи. Как правило, к таким факторам относится наличие тех или иных ресурсов: время, информация, материалы, деньги и т.д.

Кроме того, выполнение некоторых задач из списка само по себе обеспечивает факторы успеха и критично для дальнейших действий. Например, вы не можете внести данные в форму до тех пор, пока эти самые данные не получите. Так что «наличие данных» является ключевым фактором успеха.


Обратное планирование процесса работыОбратное планирование процесса работы

Планирование процесса работы в соответствии с обратным подходом применимо для любой сложности и иерархии целей и задач. Главное – соблюдать порядок и принципы:


  1. Сначала поставьте цель и все планирование выстраивайте в обратном порядке – от цели к текущему положению.
  2. Для детализации и проверки цепочки задач соблюдайте связку «событие – действие – ключевые факторы успеха»
  3. В очень сложных случаях рассматривайте задачи как цели и применяйте к ним обратное планирование процесса работы

 

Не знаешь, как прийти к мечте? Метод обратного планирования. Практикум


На первом занятии моей mastermind-группы был один момент, который показался мне знаковым. Участница говорила о своей большой цели, и о тех навыках, что ей хорошо бы внедрить, чтобы приблизиться к ней. И тогда другая участница – в шутку – сказала: “Ну ты возьми и сделай, что, трудно, что ли?”.

И меня порадовала реакция остальной группы. Они рассмеялись.

метод обратного планирования

И это очень здорово и круто: кажется, люди уже начали понимать, что “спланировать” и “сделать” – вовсе не одно и то же. Что это вовсе не легко – взять и сделать. На самом деле, между планом и реальными действиями может быть целая пропасть. По разным причинам: человек не готов, человек туда не сильно хочет, человек не уверен в себе, человека съедают страхи, у человека другие приоритеты или это вообще не твоя, а чужая цель. Причин может быть тысяча, и ни одну из них не стоит игнорировать!

Нам почему-то кажется, что это просто: распиши подробно план действий, и все, цель у тебя в кармане. Но это миф. Не работает так. Иначе бы наши цели все были бы давно выполнены.

И сегодня я хочу рассказать про метод обратного планирования, который может помочь, если у вас тоже большой разрыв между “спланировать” и “сделать”.

Я не про те случаи, когда человек вообще любит мечтать в стиле “а неплохо бы иметь яхту”. Нет, с целью все хорошо: она поставлена конкретно, она детальна, достижима, осязаема, связана с ценностями, и к ней очень-очень хочется прийти и т. д. Но есть определенный разрыв между дальним и ближайшим будущим. В таких случаях человек очень подробно и с видимым удовольствием расписывает желаемый результат, но тушуется, когда ему задаешь вопросы о ближайших шагах. Это говорит о том, что он, возможно, даже знает, как прийти к цели ВООБЩЕ, в отдаленной перспективе, но он не видит и не понимает, с чего можно НАЧАТЬ.



 

Описание метода обратного планирования

Представьте шкалу от 1 до 10, где каждое деление – это ваш следующий шаг к цели. Сейчас вы очень хорошо представляете себе десятку (конечный результат, конечное желаемое состояние). Опишите это. Что там, в желаемом будущем, когда все уже произошло?

Например, есть цель “выучить английский язык”. Что может быть на десятке? Например, “я свободно общаюсь на английском с носителями языками или иностранными партнерами”. Например, есть цель “научиться играть на гитаре”. Тогда на десятке может быть “могу исполнить любую партию по памяти или по нотной записи, выступаю в клубах, играю друзьям и просто для себя”. Например, есть цель “разбогатеть”. Тогда на десятке будет “у меня солидная материальная база, есть пассивный доход, я сделал ремонт дома, могу позволить себе все, что хочу”.

И так далее. Главное – попробуйте увидеть картинку. Себя со стороны. Закройте глаза и перенеситесь к некое отдаленное (или не очень) будущее. Посмотрите на то, что видите. Какой или какая вы тогда? Чем занимаетесь? Кто вас окружает? Какое впечатление вы производите со стороны?

Посмотрите. Повертите картинку вперед-назад, отступите, увеличьте масштаб, чтобы увидеть контекст и фон. Почувствуйте. Услышьте. Увидьте. И запишите ответы.

А теперь идите на шаг назад. Вот вы увидели конечный этап. А что было предыдущим этапом? Что это была за девятка, которая привела вас к десятке? И опять закрывайте глаза и смотрите на картинку.

Идите так и дальше, пока не придете к единице. Единица будет вашим следующим этапом от того, что есть сейчас.

И вот здесь начинается самое интересное.

 

Мост над пропастью

Когда клиент идет в это упражнение на сессии, то в этот момент (смотря на единицу) иногда чувствует растерянность.

Цель уже не далека, а напротив, очень близка, и очень реальна – это буквально следующие несколько шагов. Например, если общая цель “выучиться играть на гитаре”, то следующим этапом может быть “поискать в Интернете курсы для взрослых, позвонить или написать туда”. Реально? Абсолютно. Требует много сил? Нет. Запускает какие-то серьезные изменения в жизни? Нет. Но внезапно человек может почувствовать, что по каким-то причинам…


он все равно не будет этого делать. Как будто что-то парализует его, связывает по рукам.

И тут есть два варианта. Либо цель на самом деле не твоя (и это как раз тот редкий момент, когда ты можешь это осознать), либо… пропасть в твоем сознании никуда не делась. Разумом ты понимаешь, что следующие шаги просты и достижимы, и не требуют от тебя никаких подвигов преодоления. Но интуитивно, подсознательно, ты продолжаешь чувствовать, что цель по-прежнему очень далека и ты по-прежнему бессилен. Ты смотришь на дальнейшие шаги как будто через пропасть.

Значит, нужно построить мост!

Вообразите, что над этой пропастью возводится мост. Предположим, что его можно пройти за 10 ваших шагов – или 10 делений на новой шкале.

Кстати, хорошим упражнением будет исследовать сам мост. Из чего он сделан? Какой он? Какой вокруг пейзаж? А как выглядит пропасть? Видно ли дно? Прояснив образы, спросите себя: про что эти образы для вас, что они означают? Вы можете получить очень интересные ответы.

Иными словами, мы рисуем новую шкалу, которая соединяет старую (точнее, единицу на старой шкале) с текущим моментом.

Если на десятке – то, что раньше было единицей, то что будет на девяти? На восьми? На семерке? Идите по шагам, пока не придете к новой единице. И посмотрите на нее. Вы готовы к этим действиям? Хотите ли вы это сделать? Перед вами по-прежнему пропасть или вы уже можете шагать?

Если вы по-прежнему ощущаете разрыв и неуверенность, тогда создавайте новый мост и новую шкалу. И еще. И еще. Дробите задачи сколь угодно мелко, но рано или поздно вы придете к таким действиям, которые уже не будут вызывать ступор и страх.

И вот тогда – сделайте этот первый шаг.

Людмила Прима
коуч личных достижений

Принцип обратного планирования. - Дорога к счастью. План на год. — LiveJournal


?

LiveJournal

  • Find more

    • Communities

    • RSS Reader
  • Shop
  • Help

Login

  • Login
  • CREATE BLOG

    Join

  • English

    (en)

    • English (en)
    • Русский (ru)
    • Українська (uk)
    • Français (fr)
    • Português (pt)
    • español (es)
    • Deutsch (de)
    • Italiano (it)
    • Беларуская (be)

Обратный поток. Планирование для неумелых. Барбара Шер


?

LiveJournal

  • Find more

    • Communities
    • RSS Reader
  • Shop
  • Help

Login

Прямое и обратное календарное планирование


Календарный
график выполнения работ разрабатывается
в случае получения организацией заказа
на изготовление продукции. При его
формировании важным вопросом является
определение момента, когда мощности
каждого производственного участка
будут доступны для изготовления
соответствующих изделий.

Рассмотрим пример
изготовления продукта, требующего
выполнения двух операций, выполняемых
на разных производственных участках.
Для этого предусматривается время
высвобождения мощностей первого участка
на выполнение первой операции, что, в
свою очередь, позволяет определить
объем мощностей, необходимых на втором
участке для выполнения последней
операции.

При составлении
календарного графика выполнения
представленных двух операций на имеющихся
производственных мощностях предлагается
использовать один из подходов – прямого
или обратного календарного планирования.

Прямое
календарное планирование

позволяет минимизировать продолжительность
потока, т.е. время, затраченное на
выполнение работ в конкретном процессе.
В данном подходе, с учетом времени,
необходимого для перемещения изделий
с одного участка на другой, назначается
срок выполнения первой операции на базе
высвободившихся мощностей первого
производственного участка, затем
назначается срок на базе высвободившихся
мощностей второго производственного
участка. Если для изготовления продукции
требуется более двух операций, процедура
продолжается до назначения срока
выполнения последней.

Обратное
календарное планирование

позволяет соблюдать срок выполнения
операций, установленных заказчиками
или определенных последующими операциями,
согласно основному производственному
плану. В данном подходе устанавливаются
сроки выполнения последней операции
по изготовлению продукции, после этого
осуществляется планирование производства
изделий в обратной последовательности.

При
составлении графика выполнения операций
вводятся поправки на время перемещения
изделий между производственными
участками, а также на возможное ожидание
изделий в очереди на обработку.

Графическое
изображение календарного плана с
использованием приведенных подходов
может быть представлено в виде:

  • перечня
    операций, подлежащих выполнению, с
    указанием сроков начала и завершения
    выполнения операций;

  • графика
    Ганта (Gantt
    chart)
    – гистограммы, длина столбиков которой
    пропорциональна продолжительности
    выполнения операций. Существуют
    две разновидности графика Ганта, которые
    отображают загрузку производственных
    мощностей (рис. 10) и сроки выполнения
    произ-водственных заданий.

Временной
график наглядно показывает продолжительность
выполнения операций, благодаря чему
задействованные в выполнении заказа
работники в дальнейшем могут отслеживать
выполнение плана и координировать
действия самостоятельно. Рассмотрим
особенности составления каждого из
графиков Ганта подробнее.

Настоящий график
позволяет отображать рабочую загрузку
ресурсов организации (аналогично профилю
загрузки производственных мощностей).

Используя
современные прикладные программы
(например, Microsoft
project),
можно не только посмотреть загрузку
производственных ресурсов организации,
но также определить, насколько выполнены
операции к моменту обращения к программе,
происходит ли запаздывание или работы
осуществляются с опережением сроков.

Рабочий центр А

Порядковый
номер недели

1

2

3

4

Станок
1

Производственное
задание А

Производственное
задание Б

Станок
2

Станок
3

Производственное
задание Д

Станок
4

Производственное
задание Е

Рис.
10. Загрузка производственных мощностей,
график Ганта

Хранение
и дальнейшая обработка полученных
данных в организации позволяют определить
время, необходимое для выполнения
определенных операций, что, в свою
очередь, способствует составлению
реализуемых графиков загрузки
производственных мощностей.

Как должна правильно выглядеть блок-схема обратного планирования


?

LiveJournal

  • Find more

    • Communities
    • RSS Reader
  • Shop
  • Help

Login

  • Login
  • CREATE BLOG

    Join

  • English

    (en)

    • English (en)
    • Русский (ru)
    • Українська (uk)
    • Français (fr)
    • Português (pt)
    • español (es)
    • Deutsch (de)
    • Italiano (it)
    • Беларуская (be)

Обратное планирование и чувство времени


?

LiveJournal

  • Find more

    • Communities
    • RSS Reader
  • Shop
  • Help

Login

  • Login
  • CREATE BLOG

    Join

  • English

    (en)

    • English (en)
    • Русский (ru)
    • Українська (uk)
    • Français (fr)
    • Português (pt)
    • español (es)
    • Deutsch (de)
    • Italiano (it)
    • Беларуская (be)

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *