Организация и планирование работы: Планирование и организация работы структурного подразделения

Планирование и организация работы структурного подразделения

Сущность и цели планирования

Определение 1

Планирование работы структурного подразделения — это процесс выбора целей, определения задач его деятельности и способов их реализации.

С помощью планирования менеджмент компании устанавливает фундаментальные направления усилий и принятия решений, обеспечивающих единство целей для всех сотрудников. В менеджменте планированию выделяют одно из основных мест, так как оно воплощает в себе начало всего процесса достижения целей компании.

Определение 2

Планирование – это процесс формулирования целей, расстановки приоритетов, прогнозирование средств и методов их достижения.

По форме и содержанию планирование может ответить на следующие вопросы:

1. Текущее состояние компании?
2. Вектор движения компании?
3. Способы движения в заданном направлении?

Смысл планирования состоит в описании адекватности целей и способов их достижения на базе выявления группы задач и работ, ну и поиска эффективных методов и способов, различных ресурсов, нужных для выполнения этих задач и создания их взаимодействия. Планирование отвечает за наиболее полное использование ресурсов компании и исключение неверных шагов, которые могут вести к понижению эффективности деятельности организации, оттоку клиентов.

Определение 3

Основная цель планирования — мобилизация всех сотрудников компании и координация их действий, направленных на решение задач и выполнение работ, которые необходимы для эффективного достижение итоговых результатов.

Сущность же планирования проявляется в детализации целей, направленных на развитие всей компании в целом и каждого из ее подразделений в отдельности на определенный временной период, обозначение ее финансовых ресурсов, нужных для решения установленных задач. Назначение планирования заключается в стремлении заранее учитывать все внешние и внутренние факторы, влияющие на благоприятные условия для корректного функционирования и развития всей компании в целом.

Виды планирования

Планирование классифицируется по следующим направлениям:

1. По степени охвата сфер деятельности:

   • общее планирование, т.е. всех областей деятельности компании;
   • частное планирование, т.е. планирование конкретных областей деятельности.

2. По видам планов:

   • стратегическое — поиск незадействованных возможностей, создание конкретных предпосылок;
   • оперативное — использование возможностей и контроль процесса деятельности.
   • текущее — планирование, объединяющее все аспекты деятельности организации и работы всех его структурных подразделений на ближайший финансовый год.

3. По объектам функционирования:

   • планирование производства;
   • планирование сбыта;
   • планирование бюджетов;
   • планирование кадров.

4. По периодам:

   • краткосрочное, рассчитанное на период от месяца до года действия компании;
   
   
   • среднесрочное, рассчитанное на период от 1 года до 5 лет
   • долгосрочное планирование, рассчитанное на период более 5 лет.

5. По возможности внесения корректив:

   • жесткое — не предполагает коррекции;
   • гибкое – когда корректировки допустимы.

Для понимания качества планирования можно использовать несколько параметров:

• полнота планирования, т.е. охват планированием всех подразделений компании;
• непрерывность планирования;
• гибкость планирования, т.е. возможность вносить корректировки в план действий;
• контроль за выполнением плана;
• экономичность планирования;
• точность планирования.

Все планирование в экономической компании делится на три основные стадии: процесс стратегического планирования, процесс оперативного планирования и процесс текущего планирования.

Стратегическое планирование стремится дать общее научное обоснование трудностей, которые преодолевает компания в предстоящем периоде, и на основе этого разработать показатели выхода организации на плановый период.

Стратегическое планирование направляет деятельность фирмы и позволяет ей оптимизировать маркетинговые исследования, процессы понимания потребителей, планирования номенклатуры, ее продвижения, и продажи, а также ценовую политику.

Оперативное планирование как правило охватывает пятилетний срок, как наиболее корректный для обновления ресурсов производства и ассортимента услуг и продукции. В нем формируются основные задачи на данный период, например, производственная стратегия компании в общем и каждого ее филиала; стратегия продажи услуг; финансовая стратегия, кадровая политика; определение структуры и объема нужных ресурсов и форм материально-технического снабжения. Это планирование предусматривает проработку в конкретной последовательности мероприятий, нацеленных на реализацию целей, поставленных долгосрочной программой развития.

Текущее планирование осуществляется с помощью подробной разработки оперативных планов для организации в общем и ее отдельных подразделений, а именно, маркетинговых программ, научных исследований, планов по производству, материально-техническому и ресурсному снабжению. Ключевыми звеньями текущего плана производства зачастую являются календарные планы (месячные, квартальные, полугодовые), представляющие собой детальную проработку задач и целей, разработанных перспективным и среднесрочным планами. В календарных планах заложены расходы на обновление имеющихся производственных и сырьевых мощностей, ремонт и обновление оборудования, стройку новых производств, повышение квалификации персонала.

Основные принципы планирования

Принципы планирования компания выбирает самостоятельно. К основным принципам планирования можно отнести следующие:

1. Гибкость (адаптивность) — реакция на изменение условий, выражающаяся в придании планам возможности менять свое направление с целью не допустить уменьшения эффективности работы экономического объекта — это значит, что компания должна иметь определенный запас прочности.
2. Непрерывность предполагает, что процесс планирования должно осуществляется постоянно в рамках установленного цикла; такое планирование использовать для разработки плана сотрудников предприятия.
3. Холизм — объединяет два направления интеграцию и координацию. Принцип координации показывает зависимость деятельности любой части компании от остальных единиц данного уровня. Принцип интеграции предполагает, что в компании есть различные обособленные подразделения со своими собственными планами, каждая из подсистем действует в рамках общих стратегий развития фирмы и ее план является частью плана подразделения более высокого уровня. Что значит, чем больше элементов и уровней в системе, тем выгоднее планировать одновременно и во взаимозависимости.




4. Оптимальность — выбор из нескольких вариантов развития того, который предоставит максимальную эффективность деятельности организации.
5. Комплексность – связь и зависимость всех частей системы планирования.
6. Целенаправленность — разработка планов для эффективного достижения поставленных целей.
7. Точность — планы конкретны и детально проработаны до той степени, которая необходима для наилучшей реализации плана с учетом внутренних возможностей.

Конспект урока «Планирование и организация работы структурного подразделения» | Материал на тему:

МЕТОДИЧЕСКАЯ

РАЗРАБОТКА

открытого урока

по теме «Функции и задачи планирования. Виды и методы планирования»

Специальность: 13.02.11 «Техническая эксплуатация и обслуживание электрического и электромеханического оборудования»

Вид занятия: комбинированный урок

Количество часов: 2 часа.

Преподаватель Ковалёва Татьяна Владимировна

Москва, 2017

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ  ЗАПИСКА

        Данное занятие разрабатывалось для студентов 3 курса, специальности 13.02.11  «Техническая эксплуатация и обслуживание электрического и электромеханического оборудования» по ПМ.03 «Организация деятельности производственного подразделения».

Методический материал ориентирован на базовый уровень изучения МДК.03. 01 «Планирование и организация работы структурного подразделения».

        Планирование – это процесс определения приоритетов развития, формирования конечных целей, а так же выбора средств и методов их достижения.

        Изучение темы «Функции и задачи планирования. Виды и методы планирования» поможет получить студентам целостное представление о сущности и принципах планирования; видах и методах планирования.

        В результате изучения темы студенты должны приобрести знания по основам планирования  деятельности предприятия.

Методика предполагает сначала формирование понятийного аппарата, освоение необходимых терминов и определений, а затем переход к более сложным понятиям.

После прохождения данной темы следует практическая работа   № 15  «Составление бизнес-плана», в которой рассматривается структура планирования деятельности предприятия.

Организационный блок включает в себя:

• Тему занятия;
• Вид занятия;
• Время, отведенное на проведение занятия;
• Подготовку к занятию
• Цели занятия;
• Хронометрическую карту занятия;
• Оснащение занятия.

Тема занятия: «Функции и задачи планирования. Виды и методы планирования»

Вид занятия: комбинированный урок

Время, отведенное на занятие: 2 часа

Место проведения: аудитория 57

Цели занятия:

— образовательные

1. Контроль усвоения знаний по теме: «Прибыль и рентабельность»
2. Закрепление теоретического материала по теме занятия

— развивающие

3. Формирование навыков по планированию деятельности на предприятии.
4. Формирование системного мышления, умения обобщать.

— воспитательные

5. Привитие студентам интереса к специальности
6. Воспитание инженерно-технической культуры.

В результате занятия студенты должны:

иметь представление:

 — об основах планирования  и организации работы предприятия;

знать:

— функции и задачи планирования;

— виды и методы планирования.

Хронометрическая  карта:

Оснащение занятия:

Оборудование:

1.  Персональный IBM – совместимый компьютер.
2. Интерактивная доска SmartBoard.

Программные продукты:

1. OC Windows-ХР.
2. Стандартные приложения Office-2007.

Дополнительные материалы:

1. Презентация занятия (слайды).
2. «Планирование в строительстве» Х.М. Гумба., А.А. Карпенко и др., 2012 г.
3. «Экономика отрасли» В. Акимов и др., 2010 г.
4. Научно-популярная литература по специальности.

Подготовка к занятию

1. Студенты группы прослушивают тему занятия, озвученную преподавателем и его цели. Дату, тему и план занятия записывают в свои конспекты.
2. Отвечают на вопросы по ранее изученному теоретическому материалу дисциплин, проходят тестирование.
3. Преподаватель излагает новый материал, демонстрируя на интерактивной доске слайды по теме. В ходе изложения преподаватель отвечает на вопросы студентов. По окончании изложения материала преподаватель вновь возвращается к ответу на вопросы.
4. Для закрепления материала преподаватель задает студентам вопросы по вновь пройденному материалу.

План – конспект

т е о р е т и ч е с к о г о   з а н я т и я

для студентов 3 курса, специальность

13.02.11   «Техническая эксплуатация и обслуживание электрического и электромеханического оборудования»

МДК.03. 01 Планирование и организация работы структурного подразделения

Тема занятия:  «Функции и задачи планирования.

                           Виды и методы планирования».

        Тип занятия: комбинированный урок.

Активизация опорных знаний студента

1. Опрос по карточкам (4 человека на первых партах)
2. Фронтальный опрос:

1. Дайте определение прибыли.
2. Какие функции выполняет прибыль предприятия?
3. Назовите разновидности прибыли.
4. Каковы источники получения прибыли?
5. Назовите основные факторы роста прибыли.

Предполагаемые дополнительные вопросы:

1. Назовите пути распределения и использования прибыли в организации?
2. Назовите состав балансовой прибыли.

Планирование —  это процесс определения приоритетов развития, формирования конечных целей, а так же выбора средств и методов их достижения.

Планирование – это координация действий на предприятии по срокам, исполнителям, источникам финансирования. Планирование является инструментом контроля.

Планирование является важнейшей функции управления предприятием и отвечает на следующие вопросы: 

• Каково состояние организации в настоящее время, каковы условия и результаты его деятельности?
• В каком направлении организация хотела бы развиваться?
• Каким образом и с помощью каких ресурсов организация собирается достичь своих целей? Кто и что должен делать?

С помощью планирования решаются и выполняются важнейшие задачи предприятия:

1. наиболее рациональное использование имеющиеся ресурсов;
2. подготовка к использованию будущих благоприятных условий;
3. систематизация возникающих проблем;
4. улучшает координацию между подразделениями и службами подразделения;
5. увеличивает проходимость информации;
6. упрощает и систематизирует выполнение функций контроля.

ЭТАПЫ ПЛАНИРОВАНИЯ

ПЯТЬ ОСНОВНЫХ ПРИНЦИПОВ ПЛАНИРОВАНИЯ

ВИДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ

• стратегическое – имеет программно-целевой характер, формирует экономическую стратегию деятельности предприятия;
• тактическое  — является планированием деятельности предприятия на текущий период существования с четко выраженной конкретной целью и задачами. Тактическое планирование – это принятие решений о том, как должны быть распределены ресурсы организации для достижения стратегических целей;
• оперативное — детализацией тактического планирования и без него не существует. Такое планирование позволяет создавать оперативные плановые задачи конкретным исполнителям текущих планов предприятия.

В зависимости от горизонта планирование разделяют на три типа:

Долгосрочное (10-15 лет)

Среднесрочное (3-5 лет)

Краткосрочное (1-2 года)

Система планов

• планирование сбыта;
• планирование производства;
• планирование персонала;
• планирование заготовок;
• инвестиционное планирование;
• планирование финансов;
• расширенное общее планирование.

Выделяют несколько основных методов планирования:

1.  экономический анализ – расчленение экономического процесса (явления) на отдельные составные части, исследование этих частей, их взаимодействия между собой и влияния в целом на весь процесс. Определяются факторы, влияющие на цель, в результате чего можно разрабатывать мероприятия;
2.  балансовый – согласование между потребностями и возможностями. Балансы могут создаваться по разным видам ресурсов: трудовым, материальным и т. д.;
3.  прогнозный – планирование на основе прогнозирования;
4.  программно целевой – увязывание целей с ресурсами через программы действий;
5.  нормативный – количественное обоснование плановых показателей на основе норм и нормативов. Норма – регламентируемая величина абсолютного расхода ресурсов на одну единицу продукции. Норматив – относительный показатель расхода какого либо ресурса на другие ресурсы;
6.  экономико-математический – применение методов теории вероятности, сетевого планирования, линейного программирования и других математических методов.

ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ЭЛЕКТРОМОНТАЖНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

Этапы решения задач планирования (алгоритм) состоит из 3 блоков

Портфель заказов — перечень договоров (заказов), которыми располагает предприятие, фирма, организация в данное время или на определенный период времени. Портфель заказов служит основой для планирования загрузки производственных мощностей.

Производственная мощность — это максимально возможный объем работ, который может быть выполнен собственными силами организацией в планируемом периоде при соответствующей структуре работ и наиболее полном использовании представленных в распоряжении организации трудовых, материальных и финансовых ресурсов на основе прогрессивных технологий, передовых методов организации труда, производства и управления в условиях сложившейся структуры производственных звеньев.

Закрепление материала

Вопросы для закрепления материала:

1. Функции планирования.
2. Назовите виды планирования.
3. Назовите методы планирования

Дополнительные вопросы для закрепления материала:

1. Из каких блоков состоит алгоритм планирования.
2. Назовите принципы планирования

Задание на дом:

В.В. Акимов и др. «Экономика отрасли» стр. 245-253.

Подведение итогов урока

1. На занятиях были закреплены знания по теме «Прибыль и рентабельность»
2. Получены знания по планированию на предприятии.
3. Оценка работы студентов.

Организация и планирование работы местной администрации

Формирование рациональной организационной структуры органов местного самоуправления является необходимым, но недостаточным условием их эффективной работы. Не меньшее значение имеет организация деятельности муниципальной власти, воплощенная в планах, регламентах, инструкциях, организационных процедурах. Любая модель структуры управления должна быть подкреплена системой функциональных связей между структурными звеньями.

Изучение практики муниципального управления позволяет сделать вывод не только о несовершенстве организационных структур, но и о нечеткости функциональных связей и взаимодействий. Наблюдается дублирование функций и неравномерная загруженность работников, причем, чем выше должность, тем больше нагрузка. Имеется отраслевая разобщенность структурных подразделений, слабое горизонтальное взаимодействие между ними. В результате усложняются процессы информационного обмена, затрудняется выполнение совместных поручений. Это, в свою очередь, приводит к некачественному выполнению совместных заданий, перекладыванию структурными подразделениями ответственности друг на друга. Отсутствуют карты организационных процедур, с помощью которых подразделения взаимодействуют между собой (например, процедура прохождения проекта бюджета, формирования муниципального заказа, принятия решений об операциях с недвижимостью и др.). Положения о подразделениях администрации и должностные инструкции работников не всегда дают четкое представление об объеме выполняемых ими функций, а реально выполняемые функции существенно отличаются от указанных в официальных документах.

Устранение перечисленных недостатков требует четкой организации, регламентации и планирования всех сторон деятельности муниципальной власти и ее структурных подразделений.

Основным документом, определяющим организацию деятельности местной администрации, является ее регламент, утверждаемый главой администрации.

Основные вопросы, регулируемые регламентом работы местной администрации, показаны на рис.

Соблюдение регламента позволяет установить четкие границы между уровнями управления и горизонтальные связи между подразделениями. На основе регламента организуются документопотоки, распределяются обязанности, ответственность и права, формируется система единых требований к руководителям.

Наряду с регламентом работы администрации, важную роль в организации ее деятельности играют нормативные документы, регламентирующие деятельность отдельных структурных подразделений и исполнителей. К их числу относятся положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников.

Положения о структурных подразделениях предназначены для нормативно-правовой регламентации деятельности подразделений, распределения их функций, прав и ответственности в системе управления администрацией. Составлению положений предшествует анализ содержания и объема выполняемых работ. Положения для всех структурных подразделений должны составляться по единой методике и на основе современных технических средств.

Внимание!

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к
профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные
корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы.

Основные вопросы, регулируемые регламентом местной администрации

Регламент администрации устанавливает:

— Порядок планирования работы администрации

— Порядок проведения аппаратных и других совещаний

— Порядок взаимодействия администрации с общественными организациями и СМИ

— Порядок подготовки, оформления, принятия и опубликования распорядительных документов различного типа и назначения

— Порядок внесения муниципальными служащими предложений по совершенствованию муниципальной службы

— Порядок проведения массовых мероприятий, учебных семинаров и т. п.

— Порядок взаимодействия администрации с представительным органом

— Порядок организации работы с документами, поступающими от органов государственной власти

и других организаций

— Распределение обязанностей между главой администрации, его заместителями и руководителем аппарата

— Порядок организации контроля и проверки исполнения документов в администрации

— Порядок работы с письмами, заявлениями, жалобами и устными обращениями граждан

— Порядок работы работников  администрации с компьютерной информацией

В соответствии с положениями и профилем своей работы структурные подразделения администрации:

• курируют работу подведомственных предприятий, организаций и учреждений;
• осуществляют сбор информации, анализ состояния социально-экономической и экологической ситуации в муниципальном образовании;
• готовят необходимые справочно-информационные и аналитические материалы;
• по поручению главы администрации, его заместителя или по собственной инициативе готовят проекты постановлений;
• осуществляют экспертизу проектов постановлений главы администрации по профилю своей деятельности, визируют указанные проекты;
• организуют по профилю своей деятельности консультативную поддержку главы администрации, его заместителей, других структурных подразделений, выполняют иные работы и поручения.

Должностные инструкции разрабатываются на основе положений о структурных подразделениях и с учетом технологического и квалификационного разделения труда. Они должны содержать перечень конкретных обязанностей по каждой муниципальной должности в зависимости от функциональных особенностей данной должности. Должностные инструкции призваны содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда между руководителями и специалистами. Они должны обеспечить целесообразную специализацию работников, их четкое взаимодействие и достижение намеченных результатов. Должностные инструкции используются также при оценке работы муниципального служащего во время аттестации, при приеме граждан на муниципальную службу.

Система планирования работы позволяет согласовывать во времени все стороны деятельности руководства местной администрации и структурных подразделений. В администрациях принято разрабатывать годовые и квартальные (реже месячные) планы работы, а также недельные оперативные планы. Порядок их разработки должен определяться регламентом работы. Предложения по проекту плана вносятся главой администрации, его заместителями, структурными подразделениями и сводятся в единый проект аппаратом администрации. Наличие такого плана позволяет организовать работу наиболее эффективно.

Обычно план работы администрации включает:

• вопросы, выносимые администрацией на рассмотрение представительного органа муниципального образования;
• вопросы, выносимые на рассмотрение коллегии администрации;
• вопросы, выносимые на рассмотрение главы администрации;
• вопросы, рассматриваемые у заместителей главы администрации;
• организационные мероприятия, проводимые администрацией в масштабе муниципального образования.

В планы включаются перечни конкретных мероприятий с указанием ответственных исполнителей, сроков исполнения и форм контроля. Ход реализации планов рассматривается еженедельно на аппаратных совещаниях, проводимых главой администрации или его заместителем. Особое внимание уделяется анализу причин, которые не позволили достичь планируемых результатов, по мере необходимости в принятые ранее планы вносятся коррективы.

Общий контроль выполнения всех мероприятий, предусмотренных планом работы администрации, возлагается на руководителя аппарата администрации.

Поможем написать любую работу на аналогичную
тему

Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему
учебному проекту

Узнать стоимость

3 ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

3. 1 Отдел по организации деятельности главы Администрации города в соответствии с приоритетными направлениями деятельности Администрации города формирует систему планирования деятельности Администрации города и осуществляет подготовку плана работы Администрации города на год, а также планов мероприятий Администрации города на месяц и неделю, обеспечивающих выполнение плана работы Администрации города на год.

Организация планирования деятельности Администрации города осуществляется с использованием системы планирования. Образцы документов и алгоритм работы в системе планирования утверждены Инструкцией по делопроизводству в Администрации города.

3.2 Организация планирования деятельности структурного подразделения Администрации города, органа Администрации города осуществляется руководителем данного структурного подразделения Администрации города, органа Администрации города (далее – руководитель), который назначает сотрудника, ответственного за формирование планов (далее – исполнитель).

Исполнитель получает право доступа к работе в системе планирования в отделе информационных систем и технологий Администрации города и формирует план работы на год, а также планы мероприятий на месяц и неделю в системе планирования.

3.2.1 Планы работы на год в рамках курируемых направлений утверждаются заместителями главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, а в структурных подразделениях Администрации города, напрямую подчиняющихся главе Администрации города, – главой Администрации города и размещаются в системе планирования до 20 декабря года, предшествующего планируемому периоду.

План работы Администрации города на год утверждается главой Администрации города не позднее 25 декабря года, предшествующего планируемому периоду, и направляется отделом по организации деятельности главы Администрации города по электронной почте всем участникам системы планирования до 1 января планируемого года.

3.2.2 Планы мероприятий на месяц в рамках курируемых направлений утверждаются заместителями главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, а в структурных подразделениях Администрации города, напрямую подчиняющихся главе Администрации города, – главой Администрации города и размещаются в системе планирования до 25 числа месяца, предшествующего планируемому месяцу.

Планы мероприятий Администрации города на месяц утверждается главой Администрации города до 1 числа каждого месяца и направляется отделом по организации деятельности главы Администрации города по электронной почте всем участникам системы планирования.

Исполнитель ежемесячно формирует отчет об исполнении плана мероприятий на месяц в соответствии с утвержденной формой и представляет его в отдел по организации деятельности главы Администрации города по электронной почте не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Сводная информация об исполнении плана мероприятий Администрации города на месяц представляется отделом по организации деятельности главы Администрации города до 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом, главе Администрации города с анализом выполненных и неисполненных пунктов плана (с указанием причин неисполнения).

3.2.3 Планы мероприятий на неделю утверждаются руководителем и размещаются в системе планирования в четверг до 12-00 часов недели, предшествующей планируемой.

Формирование планов мероприятий главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города на неделю (план-сетка) осуществляются ответственными исполнителями.

План мероприятий Администрации города на неделю формируется отделом по организации деятельности главы Администрации города в пятницу, предшествующей планируемой недели, и:

– направляется в Правительство Ростовской области до 10-00 часов;

– представляется главе Администрации города с отчетом об исполнении плана мероприятий за предыдущую неделю до 13-00 часов.

В понедельник после утверждения главой Администрации города план мероприятий Администрации города на неделю рассылается по электронной почте всем участникам системы планирования до 11-00 часов.

После проведения мероприятий плана на неделю исполнитель обязан в системе планирования проставить отметку «Проведено».

3.3 С целью эффективного планирования отделом по организации деятельности главы Администрации города синхронизируются мероприятия регионального и федерального значений с участием Губернатора Ростовской области. При подготовке планов мероприятий Администрации города на неделю учитывается приоритетность мероприятий с участием Губернатора Ростовской области.

3.4 При планировании мероприятий с участием главы Администрации города исполнитель согласовывает с отделом по организации деятельности главы Администрации города дату, время, место и регламент проведения мероприятия.

3.5 В случае отмены и (или) изменения проводимого мероприятия (дата, временя, место, регламент мероприятия) исполнитель информирует отдел по организации деятельности главы Администрации города по электронной почте с указанием причин отмены и (или) изменения мероприятия.

3.6 При необходимости включения дополнительных мероприятий, ранее не предусмотренных в плане, в т.ч. с участием главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города исполнитель направляет по электронной почте в отдел по организации деятельности главы Администрации города письмо с указанием: наименования мероприятия, даты, времени, места и регламента проведения мероприятия, ответственного лица, списка участников (произвольная форма).

3.7 В целях исключения накладки мероприятий отдел по организации деятельности главы Администрации города может рекомендовать участникам системы планирования перенести дату, время и место проведения мероприятия и внести коррективы, согласовав это с главой Администрации города, курирующим заместителем главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, ответственным за мероприятие.

3.8 Включение в планы мероприятий Правительства Ростовской области в режиме видеоконференций (далее – ВКС) и вебинаров осуществляется отделом по организации деятельности главы Администрации города.

Подготовка материалов к ВКС, списка участников ВКС и оповещение ответственных исполнителей в Правительстве Ростовской области осуществляется в соответствии с резолюцией главы Администрации города ответственным за подготовку и участие в мероприятии.

3.9 Отдел по организации деятельности главы Администрации города обеспечивает мониторинг исполнения планов и ежеквартально представляет результаты мониторинга в рабочую группу по оценке эффективности деятельности структурных подразделений и органов Администрации города.

3.10 Техническое обслуживание системы планирования осуществляется отделом информационных систем и технологий Администрации города.

3.11 Хранение плана работы на год, а также планов мероприятий на месяц и неделю осуществляется в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения Администрации города, органа Администрации города.

Организация работ по планированию

В данном случае под организацией работ по планированию понимается процесс переработки входа системы планирования в ее выход по достижении целей организации (фирмы). Представим этот процесс схематично.

Рассмотрим компоненты системы планирования. Вход, выход, внешняя среда и обратная связь являются компонентами внешнего окружения системы планирования.

Вход — это нормативы конкурентоспособности планируемого объекта, разработанные на стадии стратегического маркетинга в соответствии с миссией и целями организации, дополнительная информация для разработки планов, необходимые ресурсы, документы. Выход — планы, разработанные в соответствии с требованиями потребителей (рынка), во исполнение нормативов конкурентоспособности и других требований.

Внешняя среда — факторы макро- и микросреды организации, инфраструктуры данного региона, прямо или косвенно влияющие на процесс планирования, его параметры, параметры входа и выхода системы. Прямо влияют на процесс и эффективность планирования такие факторы, как антимонопольная политика, налоговая и таможенная системы, сила конкуренции в данной отрасли и смежных отраслях (у поставщиков и потребителей продукции организации), активность маркетинговых посредников, наличие качественной нормативно-методической документации по различным функциям менеджмента (прежде всего по планированию) и др. Факторы макросреды страны и инфраструктуры региона на качество и эффективность планирования оказывают, как правило, косвенное влияние.

Обратная связь характеризует различную информацию, поступающую от исполнителя плана к его разработчику (стрелка в «процесс») или к поставщикам входа системы планирования (стрелка к «входу»). Поступление информации по обратной связи может быть связано с некачественными планами, дополнительными требованиями потребителей и др.

Процесс планирования — процесс разработки и принятия управленческих решений в области планирования. Этот процесс составляет внутреннюю структуру системы планирования (рис. 7.4). Рассмотрим содержание компонентов внутренней структуры системы планирования.

1. Научное сопровождение включает инструменты новой экономики.
2. Качество научного сопровождения планирования является главным фактором обеспечения качества планов.
3. Планы, отвечающие целям организации, — это система стратегических, тактических (текущих) и оперативно-календарных планов по различным аспектам производственно-хозяйственной деятельности организации. Содержание этих планов будет рассмотрено в следующих разделах данной темы.
4. Обеспечение разработки планов включает ресурсное, информационное, кадровое, методическое, правовое обеспечение этого процесса.
5. Управляемая подсистема — это совокупность объектов планирования: для менеджера — специалисты, разрабатывающие планы; для специалистов — непосредственные плановые задания и параметры, которые нужно спрогнозировать, обосновать, состыковать, оформить в плановые документы и т. д.
6. Управляющая подсистема — менеджеры, осуществляющие руководство разработкой планов, организацию их выполнения.

В табл. 7.6 представлена примерная форма плана. Процесс разработки плана включает следующие укрупненные этапы:

1. изучение проблемы;
2. формирование системы планирования в соответствии с рис. 7.3 и 7.4;
3. уточнение нормативов конкурентоспособности планируемого объекта и других требований;
4. разработка управленческого (планового) решения в соответствии с рекомендациями, изложенными в учебнике автора «Управленческие решения»;
5. оформление, согласование и утверждение плана;
6. доведение плановых заданий до исполнителей;
7. координация выполнения плана;
8. учет и контроль выполнения конкретных плановых заданий и параметров;
9. стимулирование выполнения плана.

Каждый из перечисленных этапов состоит из ряда операций. Например, первый этап требует выполнения следующих операций:

• анализ ситуации или объекта по качественным и ресурсным показателям;
• сравнение эффективности объекта с лучшими мировыми достижениями в данной области;
• определение расхождения показателей анализируемых объектов;
• анализ литературных источников, патентного фонда, отчетов о НИР, рекламаций и претензий потребителей;
• анализ организационно-технического уровня производства у изготовителя и потребителя;
• формирование направлений развития объекта и т. д.

Разработчики планов постоянно сталкиваются с проблемами прогнозирования. Подробно эти вопросы освещены в специальной литературе. Здесь остановимся только на сущности организации работ по прогнозированию и ее принципах.

Организация работ по прогнозированию представляет собой комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на создание условий для прогнозирования полезного эффекта и элементов совокупных затрат по продукции с целью подготовки информации для принятия оперативных и стратегических решений. Задачами организации работ по прогнозированию являются:

• бор и систематизация необходимой информации для прогнозирования;
• подготовка специалистов, владеющих основными приемами и методами прогнозирования;
• формирование и организация функционирования рабочих органов программирования, интегрированных с существующими службами управления.

Принципы организации работ по прогнозированию

Рациональная организация работ по прогнозированию должна обеспечивать оперативное получение вариантов развития качественных характеристик изучаемого объекта, условий его производства и потребления, тенденцию изменения полезного эффекта и элементов затрат по стадиям жизненного цикла объекта и уменьшение затрат средств и времени на проведение прогнозирования. Выполнение этих требований возможно при соблюдении следующих принципов организации работ по прогнозированию: адресность, параллельность, непрерывность, прямоточность, автоматичность, адекватность, управляемость, альтернативность, адаптивность и др.

Принцип адресности состоит в выполнении прогнозов для строго определенной научно-исследовательской или проектно-конструкторской организации, а также предприятия —изготовителя объекта.

Принцип параллельности проведения работ по прогнозированию различными службами используется для сокращения времени сбора и обработки исходной информации и выполнения самого прогноза.

Принцип непрерывности состоит в систематическом сборе и обработке поступающей дополнительной информации после выполнения прогноза и внесения необходимых коррективов в прогноз по мере необходимости.

Принцип прямоточности предусматривает строго целесообразную передачу информации от одного исполнителя к другому по кратчайшему пути.

Принцип автоматичности является одним из основных для сокращения времени и затрат труда на сбор и обработку исходных данных и выполнение прогнозирования.

Принцип адекватности помогает точнее оценить вероятность реализации выявленной тенденции изменения полезного эффекта и затрат на его получение. Для использования принципа управляемости необходимо применять количественные оценки показателей качества и затрат, экономико-математические методы и модели управления.

Принцип альтернативности прогнозирования связан с возможностью развития объекта, отдельных его компонентов и технологии изготовления изделия по разным траекториям, с различными затратами в зависимости от использования тех или иных принципов, закладываемых в конструкцию или технологию. Вероятностный характер прогнозирования отражает наличие случайных процессов и отклонений при сохранении устойчивости прогнозируемых тенденций. На формирование альтернатив влияют конкретные цели удовлетворения определенных потребностей потребителя и сокращение затрат на достижение этих целей.

Принцип адаптивности прогнозирования заключается в изучении и максимальном использовании факторов внешней и внутренней среды объекта как системы, в приспособлении методов и параметров прогнозирования к этим факторам, к конкретной ситуации.

Прогнозирование полезного эффекта и элементов совокупных затрат, являясь неотъемлемой составной частью системы планирования качества и эффективности продукции, выполняет в ней функции вероятностного, вариантного (альтернативного) предвидения будущего на основе оценки объективных тенденций повышения качества продукции и связанных с этим затрат. Прогнозные разработки являются неотъемлемой составной частью комплексных целевых программ. При разработке прогнозов можно выделить следующие этапы: сбор, анализ и корректировка материалов по прогнозированию; анализ сложившихся тенденций и проблем повышения качества продукции; разработка прогнозов в рамках предполагаемой комплексной программы.

Структура прогноза обусловлена сроками, на которые он разрабатывается, а также основными направлениями научно-технического развития, которые прежде всего зависят от «срока жизни» тенденций, сложившихся в период, предшествующий их разработке. Чем более устойчивый характер носят эти тенденции, тем шире может быть горизонт прогнозирования.

Тренинг Планирование и организация работы

Тренинг Планирование и организация работы позволяет сформировать навыки, необходимые руководителю:

Практикум: «Разработка собственного плана управления стрессом».

Бизнес расстановка

В расстановке мы работаем с актуальным запросом заказчика. Бизнес расстановка проявляет скрытые конфликты, напряжения организации. Информация об организации проясняется и структурируется. Заказчик выходит на уровень принятия решений, получает для себя ответ на воп…

Главная

Здесь Вы найдете большое количество тренингов и курсов для руководителей среднего и высшего звена.  Каждый тренинг,   консалтинговую  или расстановочную  сессию можно заказать для проведения в корпоративном формате. Тренинг будет максимально адаптирован п…

Корпоративные тренинги для руководителей

Курс: Лидерство

Курс Лидерство это развитие и подготовка лидеров — одна из ключевых задач для выживания любой крупной системы: местного сообщества, корпорации, отрасли, страны. Структура, которая не формирует собственную лидерскую элиту будет управляться чужой. Для небольших ком…

Тренинг Эмоциональное лидерство и навыки влияния

Тренинг Эмоциональное лидерство и управленческая эффективность дают в сумме те качества, которые отличают успешного руководителя от прочих. Взаимодействие людей в организации может быть как открытым, так и скрытым, манипулятивным. Многие люди чувствуют, что по…

Тренинг Лидерство, Власть, Ответственность

Хорошие  управляющие не только делают деньги,

но и создают смысл существования для людей.

Р. Уотермен

Тренинг Лидерство, Власть, Ответственность позволяет научится управлять коллективом так, чтобы с Вами хотели работать. Быть лидером для других, быть лидером для себя.  Для директоров и руководителей отделов, служб, компаний, Топ-менеджеров, а также тех, кто стремится ими стать.

Лидерская программа «Вожак»

Лидерская программа «Вожак» —  это тренинговый интенсив, задача которого – помочь активным и целеустремленным людям  в сложных условиях современного бизнеса, для этого – предоставить нужные знания, помочь сформировать навыки, необходимые для эффективной работы и реализации себя.

Курс: Личная эффективность

Что такое личная эффективность в разных контекстах – бизнесе, творчестве, карьере, построении отношений с близкими людьми? Как понять, насколько я эффективен? Удачно выйти замуж, стать директором компании, создать яркое событие в культурной жизни – достаточно ли это…

Тренинг Системное мышление

В результате прохождения тренинга Системное мышление участник:

Обладает системным видением ситуации с позиции сверху helicopter view.


Сталкиваясь с комплексными задачами, способен понять ситуацию на концептуальном уровне.
Умеет …

Тренинг Стратегическое мышление

Стратегия — это выбор, который приводит к последствиям. Многие компании успешно работают в периоды относительной стабильности, спокойствия окружающих условий, низкого уровня конкуренции за ресурсы. Всё меняется, и подобные условия не будут вечными. В современном мире изменения происходят очень быстро, поэтому для компании, действительно желающей существовать долгое время, необходимо постоянно задумываться о её будущем в чем может помочь Тренинг Стратегическое мышление.

Тренинг Планирование и организация работы

Тренинг Планирование и организация работы позволяет сформировать навыки, необходимые руководителю:

Умение четко формулировать стратегические, тактические, оперативные  цели, определять ключевые задачи, критерии эффективности.
Умение расставлять приоритеты в задачах.
Умение грамотно ранжировать дела по степени важности и срочности.
Умение распределять ресурсы, планировать в среднесрочной, краткосрочной перспективе.
Умение делегировать задачи и полномочия, контролировать выполнение задач.
Овладение инструментами сетевого планирования для реализации проектов.
Овладение инструментами результато-ориентированного планирования.

Тренинг Управление конфликтами

Тренинг управление конфликтами. Цели:

Отработать пошаговую технологию опознавания и разрешения конфликтных ситуаций.
Развить коммуникативные компетенции участников для взаимодействия с разными типами людей.
Сформировать эффективные стратегии поведения в сложных и конфликтных ситуациях.
Освоить и закрепить в тренинговых упражнениях набор практических инструментов из арсенала профессиональных коммуникаторов.
Дать участникам качественную обратную связь и рекомендации по поведению в конфликтных ситуациях.

Тренинг Жесткие и статусные переговоры

Тренинг Жесткие и статусные переговоры даст системное видение всех этапов переговоров от подготовки до завершения. Акцент будет сделан   на развитие коммуникативной гибкости, необходимой для противостояния манипуляциям и жесткому прессингу с другой стороны, а также для проведения переговоров со «сложными» переговорщиками. Все тактические и коммуникативные приемы будут отрабатываться на реальных переговорных кейсах взятых из различных бизнес-отраслей.

Тренинг Управление временем

Тренинг Управление временем позволит  лучше:

Анализировать свой рабочий день с точки зрения эффективности его организации.
Ставить цели и планировать их достижение с учетом необходимых ресурсов.
Расставлять приоритеты и распределять усилия между повседневной  работой и долгосрочными задачами.
Отыскивать   скрытые мотивационные резервы.
Знать и использовать внешние инструменты для организации собственной работы (приложения и программы).

Тренинг Навыки проведения презентаций и публичных выступлений

Тренинг Навыки проведения презентаций проходит в интенсивном тренинговом формате, с помощью практических упражнений и ролевых игр мы отрабатываем различные аспекты создания и проведения презентаций. Мы разберем основные страхи, мешающие эффективно проводить презентации, зададим стандарты подготовки к проведению презентаций. Участники пошагово пройдут весь процесс создания собственной презентации и получат квалифицированную обратную связь по ее проведению.

Курс: Навыки управления

Курс: Навыки управления — это тренинговые программы для руководителей среднего звена (начальник отдела, службы, департамента). Основная задача на этом уровне – управление своими подразделениями: подбор людей, обучение, планирование, постановка задачи, обеспечен…

Тренинг Ключевые навыки руководителя

Тренинг Ключевые навыки руководителя. Задачи:

Сформировать понимание, какие навыки и компетенции нужны на различных уровнях управления.
Провести самодиагностику в соответствии с представленными системными моделями управленческих компетенций.
Научить видеть узкие места и ограничения применяемых методов управления.
Обучить умению лучше разбираться в людях для формирования более качественной управленческой команды.
Освоить инструменты руководства сотрудниками с учетом их уровня профессионального и личностного развития.
Сформировать глубокое понимание мотивов и потребностей людей и умение на них воздействовать.
Повысить качество управленческих решений.
Освоить подход к управлению через создание системы управления.

Тренинг Целеполагание и делегирование

Тренинг Целеполагание и делегирование специально разработан для руководителей, ежедневно сталкивающихся с необходимостью постановки целей, организации работы, мотивации и контроля деятельности  персонала. Как сделать так, чтобы сотрудники работали с полной отдачей, как правильно осуществлять контроль и оценивать исполнение задачи, как понять, готовы ли они для выполнения более сложных задач – эти вопросы ежедневно волнуют руководителей различных уровней.

Тренинг Управление изменениями

Тренинг Управление изменениями о том, как использовать период изменений для повышения эффективности работы своего коллектива. Какие стадии проходит внедрение изменений, и с какими психологическими защитами на каждой из стадий придется столкнуться руководителю.  Как управлять процессами внутри коллектива, построить высокофункциональную структуру и подобрать оптимальный сбалансированный состав команды.

На примерах из практики управления в среднем и крупном бизнесе мы сформируем и отточим эффективные стратегии взаимодействия с рабочими коллективами в период проведения реструктуризации и внедрения новых стандартов выполнения бизнес-процессов. Участники смогут не только получить инструментарий для самостоятельной работы, но и обсудить в ходе тренинга в формате рабочих групп важные для всех вопросы, обменяться опытом, и получить обратную связь от коллег и от тренера по поводу своих локальных кейсов изменений.

Тренинг Секреты мотивации персонала

Тренинг Секреты мотивации персонала о том, что бизнес делают люди.  Люди не роботы, к сожалению, или к счастью. К сожалению, потому что у них нет инструкции по пользованию, нет единой кнопки, на которую можно нажать, чтобы человек «включился», и часто непонятно как его и где применить. К счастью, потому что только люди умеют делать невозможное, могут поднимать провальные проекты, творить и создавать то, чего раньше не было. Мы поработаем над тем, как суметь активировать этот потенциал, направить его в интересах дела.

Организация работ по планированию — Энциклопедия по экономике

Организация работ по планированию зависит от многих обстоятельств размеров предприятия, разнообразия выпускаемой продукции, вида планирования (стратегическое, долгосрочное, краткосрочное, текущее), традиций и особенностей развития предприятия и т.д.  [c.555]

Организация работы по планированию производства предполагает  [c.403]

Организация работы по планированию и реализации карьеры работников включает  [c.155]

Какие преимущества дает организации работа по планированию и развитию резерва руководителей Каковы основные статьи издержек на эту работу Как оценить эффективность процесса подготовки руководителей в организации  [c.192]

Организация работы по планированию проведения рекламных мероприятий.  [c.662]

Организация работы по планированию карьеры со стороны менеджера по персоналу заключается в определении целей развития карьеры самого работника и целей развития фирмы. Основной эффект деятельности менеджера по персоналу обусловлен оптимальным сочетанием достижения обеих целей, однако добиться этого в реальных условиях сложно. Поэтому наиболее распространенным на практике является метод, предусматривающий работу сотрудника последовательно на ряде должностей, прежде чем он займет целевую должность. При этом на каждой должности он должен реализовать конкретную цель предприятия.  [c.240]

Организация работ по планированию  [c.167]

В данном случае под организацией работ по планированию понимается процесс переработки входа системы планирования в ее выход по достижении целей организации (фирмы). Представим этот процесс схематично (рис. 7.2).  [c.167]

Методы организации работ по планированию  [c.179]

Методы организации работ по планированию. Распространенными методами организации работ по планированию являются сетевые методы и построение оперограмм. Рассмотрим кратко эти методы.  [c.83]

В ходе организации работ по планированию кадров решаются следующие задачи, представленные на рис. 8.3.  [c.51]

Вносить предложения заведующему отделом по совершенствованию организации работы по планированию и организации сбыта продукции, а также по сокращению издержек реализации.  [c.429]

Всю работу по планированию и внедрению мероприятий по НОТ можно разделить на четыре этапа 1) организационная подготовка 2) анализ организации труда и производства на рабочих местах 3) составление плана НОТ 4) внедрение плана НОТ.  [c.69]

Основой планирования научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ на предприятиях служат перспективные планы развития предприятия и конкретные задания вышестоящей организации по совершенствованию техники, технологии и организации производства. Причем организация работ по новой технике осуществляется на основе плана важнейших научно-исследовательских работ и внедрения достижений науки и техники в производство. В план научно-исследовательских работ включаются также работы экспериментальные и по стандартизации. К плану научно-исследовательских работ прилагаются расчеты потребности в материалах, оборудовании, приборах, энергии, а также расчет численности работников и фонда заработной платы.  [c.115]

Подсистема управления экономическим развитием выполняет работы по планированию производства, организации хозяйственного расчета на предприятии, калькулированию и ценообразованию, организации труда п заработной платы, финансовому обеспечению, учету, контролю расходования ресурсов, отчетности, организации управления объединением. В нее входят планово-экономический отдел, отдел организации труда и заработной платы, лаборатория ПОТ п управления производством, исследовательская лаборатория экономического анализа, финансовый отдел. Возглавляет подсистему в объединениях, относящихся к первой группе по оплате труда, заместитель генерального директора по экономике и управлению, в других объединениях — главный экономист.  [c.57]

Внедрению программно-целевых методов планирования научно-технического прогресса способствует перевод научно-исследовательских, конструкторских, проектно-конструкторских и технологических организаций, опытных (экспериментальных) предприятий, объединений (предприятий) на хозрасчетную систему организации работ по созданию, освоению и внедрению новой техники на основе заказов-нарядов и хозяйственных договоров. Заказы-наряды обеспечивают единство всех стадий разработок, изготовления образцов, освоения серийного производства и использования новых изделий, значительно сокращают сроки научно-технических разработок.  [c.43]

Отдел труда и заработной платы или отдел научной организации труда и управления проводит работу по планированию научной организации труда, затрат труда и заработной платы, анализирует использование трудовых ресурсов предприятия, определяет наиболее целесообразные формы оплаты труда, осуществляет техническое нормирование, организует социалистическое соревнование, занимается совершенствованием системы управления.  [c.285]

Организация работы по социальному планированию  [c.293]

Отдел организации труда и заработной платы проводит работу по планированию научной организации труда, затрат труда и заработной платы, по анализу использования трудовых ресурсов предприятия, определяет наиболее целесообразные формы оплаты труда, осуществляет техническое нормирование, организует социалистическое соревнование.  [c.446]

Планирование и организация работ по материально-техническому обеспечению буровых и нефтедобывающих предприятий, а также в подготовке производства.  [c.31]

Постоянный рост объемов капиталовложений и расширение капитального строительства требуют совершенствования методики планирования новых объектов и организации работ по проектированию новых объектов капитального строительства.  [c.273]

Процесс создания новых изделий в условиях машиностроительной промышленности представляет собой единое целое, комплекс работ, преследующих определенную цель — разработку и внедрение в практику новых средств производства или предметов потребления. Для достижения этой цели необходимо выяснение потребности в новых видах продукции, проектирование и разработка конструкции изделия, его освоение производством, стимулирование спроса, а если необходимо, то и обучение потребителей пользованию новой продукцией. Организация такого комплекса работ возможна на основе применения программно-целевого подхода к планированию и организации работ по созданию новой техники.  [c.211]

Планирование и организация работ по изобретательству и рационализации в газовой промышленности  [c.206]

Организация по внутрифирменному планированию может быть различна. Обычно разделяют две схемы организации работ по  [c.189]

Система управления качеством окружающей среды (СУ КОС) рассматривается в МС ИСО серии 14000 как составная часть общей системы административного управления предприятия. СУ КОС включает следующие составные элементы экологическую политику предприятия анализ исходного состояния охраны окружающей среды планирование природоохранной деятельности организацию работ по созданию, внедрению и функционированию системы подготовку кадров документирование системы средства связи и передачи данных надзорные и корректирующие действия (мониторинг и оценка экологичности, управление экологическими рисками СУ КОС и  [c.14]

Распространенными методами организации работ по планированию являются сетевые методы и построение оперограмм. Сетевое планирование и управление (СНУ — этографо-аналитический метод управления процессами создания (проектирования) любых систем. Сетевой график — полная графическая модель комплекса работ, направленных на выполнение единого задания, в которой (модели) определяются логические взаимосвязи и последовательность работ. Основными элементами сетевого графика являются работа (изображается стрелкой) и событие (изображается кружком).  [c.179]

С 1967 г. в объединениях Башнефть, Укрзападнефтегаз и на Ухтинском комбинате сетевые графики начали использоваться при планировании и организации работ по обустройству скважин перед эксплуатацией,  [c.25]

Планирование и организация работ по разбуриванию кустов осуществляется с помощью сетевых графиков, разработанных отделом НОТ и УП объединения ЗапСиббурнефть совместно с работниками нормативно-исследовательской станции Главтюменнефтегаза.  [c.65]

В последние годы на основе теоретического обобщения передовой практики советскими учеными и практическими работниками разработан ряд новых принципов и подходов, способствующих рационализации всею комплекса работ по подготовке производства. Успешно внедряются в практику методы организации комплексной подготовки производства, обеспечивающей реализацию процессов создания и внедрения новой техники По единому плану, во нзаим-ной связи и обусловленности. Значительно расширен диапазон методов технико-экономического анализа технических и организационных решений при проектировании новой техники, технологии и организации производства. Создана методология функционально-стоимостного анализа и определены конкретные пути его реализации в условиях социалистической промышленности. Широкое применение находят программно-целевые методы планирования и организации работ по созданию новых видов продукции. Разработаны процедуры планирования, методические принципы формирования нормативной базы, методы математического и имитационного моделирования. Определены формы и способы организации подготовки производства в системах автоматизированного проектирования.  [c.309]

В УПТК сосредоточивается вся работа по планированию и организации материально-технического снабжения и комплектации строек. Оно несет ответственность за своевременное, полное и комплектное обеспечение всеми материально-техническими ресурсами строительных объектов и производственных предприятий треста, комбината или объединения.  [c.281]

6 правил, которые будут эффективны при планировании и организации

«Я хотел добраться до него, но у меня не хватило времени!»

Звучит знакомо? Мы все виноваты в этом. Время ушло от нас, и мы не смогли выполнить все, что хотели. Помните, Илон Маск? Его постановка целей была мягким навыком, который мы выделяем; однако его организация и планирование — вот что помогло ему стать таким успешным.

Следуйте этим 6 правилам, чтобы повысить эффективность планирования и организации.Эти простые правила могут сделать вашу жизнь намного проще и успешнее, чем вы когда-либо думали. Сообщите нам, как они работают для вас!

Правила планирования и организации

Правило № 1 Приоритизация
Даже если вы не можете делать все сразу, расстановка приоритетов помогает вам понять, какие задачи являются наиболее важными, а какие могут подождать. Если вы знаете, как расставить приоритеты, вы сможете разбить свою работу на более мелкие части.Затем вы можете сосредоточиться на каждой задаче по очереди, начиная с самого важного.

Есть миллион дел? Составьте список всего, что вам нужно сделать. Затем расположите список в порядке важности. Начните решать дела в вашем списке в порядке, который вы создали.

Правило № 2 Управление временем
Невозможно увеличить время, которое у вас есть, но вы можете найти способы лучше использовать свое время. Тайм-менеджмент гарантирует, что ваши действия помогут вам завершить то, что вы должны сделать.Когда вы научитесь лучше распоряжаться своим временем, вам будет казаться, что у вас будет больше времени.

Уловка тайм-менеджмента идет рука об руку с вашим списком приоритетов. С вашим списком приоритетов добавьте оценки времени для каждой задачи в вашем списке.

Ответ на электронные письма — 20 минут
Встреча с Сарой — 60 минут
Забрать зубную пасту — 20 минут

Ваши оценки времени составляют намного больше времени, чем у вас есть на самом деле? Измените приоритеты. Что можно сдвинуть или сжать? Если вы будете максимально честны, это поможет вам спланировать более успешный день.

Правило № 3 Координация ресурсов
Каждый проект и задание требует использования определенного типа ресурса. Ресурс — это то, что вам нужно для выполнения задачи. Когда большинство людей думают о ресурсах, они думают о деньгах. Но ресурсы не всегда должны быть в форме денег. Иногда для реализации проекта требуются человеческие ресурсы или рабочие. Другие проекты могут потребовать ресурсов пространства или времени. Для более крупных проектов может потребоваться много разных ресурсов.

При работе над проектом или задачей разбейте проект на несколько небольших разделов. Какие ресурсы вам нужны? Подумайте о людях или материалах, которые вам понадобятся для завершения проекта. Опять же, будь честным. Вам нужно найти внештатного графического дизайнера, который поможет создавать контент? Используйте свои ресурсы, чтобы создать лучший продукт или стратегию.

Правило № 4 Делегирование
Это может быть самым сложным. Делегирование — обычная и важная практика на рабочем месте.Когда вы делегируете полномочия, вы отдаете часть своей работы другим людям. Эти люди отвечают за выполнение этой работы. Делегирование просто означает, что вы нашли лучший способ распределить работу.

Возвращаясь к предыдущему примеру, на вашей встрече, решила ли команда найти внештатного графического дизайнера для создания новых маркетинговых материалов? Передайте эту задачу другому члену вашей команды. Делегирование может быть очень сложным, но доверяйте своей команде. Если что-то пойдет не так, оцените и извлеките уроки из этого примера.

Правило № 5 Создание систем
Когда машина работает правильно, работа выполняется автоматически. Машина повторяет процесс снова и снова, с очень небольшим количеством ошибок. Хотя люди — не машины, мы можем создавать системы или процессы, которые помогут нам работать так же, как машина.

Вы выполняете те же задачи? Найдите время, чтобы записать свою систему того, как вы это делаете — контрольный список. После того, как вы создали свой контрольный список, теперь у вас есть руководство на случай, если вы не выполнили задачу какое-то время, и теперь у вас есть процесс, который можно передать кому-то другому.

Правило № 6 Планирование на будущее
Успешный планировщик и организатор во многом зависит от вашей способности планировать наперед. Обычно чем больше у вас времени на что-то спланировать, тем более успешным вы добьетесь. Иногда вы не можете контролировать количество времени, которое у вас есть на выполнение проекта. Может возникнуть неожиданный проект, и ваш менеджер попросит вас позаботиться о нем. В таких случаях все, что вы можете сделать, это максимально использовать имеющееся у вас время.

За исключением этих неожиданных проектов, постарайтесь как можно больше планировать на работе.Если вы планируете заранее, этими неожиданными проектами будет гораздо легче управлять.

Планируйте крупные проекты как можно лучше. Вы составляете квартальный отчет? Планируйте заранее, чтобы заранее подготовить все необходимое для заполнения отчета.

Организация и планирование для достижения успеха: что нужно знать сотрудникам

Описание курса:

Это занятие будет посвящено тому, как организация и планирование могут помочь вам работать эффективнее, и мы собираемся дать вам план более эффективной организации и более эффективного планирования.

Продолжительность курса: 24 минуты

Почему важны «Организация и планирование для достижения успеха: что сотрудники должны знать»:

Если вы хорошо организованы и спланировали, вы можете принимать более обоснованные решения.

Организация и планирование также помогают предвидеть потребности и проблемы и определять доступные варианты.

Организация и планирование помогут вам выполнять работу точно, избегая дорогостоящих ошибок.

Организация работы и заблаговременное планирование помогут вам работать более эффективно и продуктивно.

Хорошая организация и разработка эффективных планов также позволяет достигать важных целей и задач.

Ключевые точки:

Основные моменты успешной организации и планирования, рассматриваемые на этом занятии, включают:

• Организация и планирование — две важные функции любой работы.
• Ваша эффективность и продуктивность зависят от вашей организации, вашей работы, вашего времени и всех других аспектов вашей работы.
• Чем лучше вы организованы, тем эффективнее и успешнее вы будете.
• Эффективное планирование позволяет достигать важных целей и получать нужные результаты.
• Planning также подготовит вас к более эффективным изменениям на рабочем месте и в вашей работе.

Полное решение для обучения:

В дополнение к содержанию этого учебного курса, с TrainingToday вы получаете полный курс и все наше решение для обучения, которое включает инструменты администратора, отчеты и анализ.

• «Вернуться в библиотеку курсов

• Узнать больше о TrainingToday »

Планирование и организация

Что такое планирование и организация?

Навыки планирования и организации помогут вам управлять временем, инструментами и ресурсами для достижения цели.Они помогают вам понять, что вам нужно делать для достижения ваших целей. Планирование жизненно важно на всех уровнях рабочего места. Вам нужно будет спланировать свои собственные задачи и время. Ваш менеджер должен спланировать рабочую нагрузку, ресурсы и время, необходимые вашей команде. Старшие менеджеры должны планировать цели и задачи отдела.

Это полезные навыки. Без планирования и организации был бы хаос. Ничего не будет сделано, и все будет в беспорядке.

Планирование и организация — сильная пара

Хотя планирование и организация — это индивидуальные навыки, они идут рука об руку.Когда они объединяются, рождается супер навык!

Они как сильная пара. Например, Джей Зи и Бейонсе сами по себе успешные сольные артисты. Но вместе они — электростанция!

Почему важны навыки планирования и организации?

Как гласит известная поговорка: «Не спланировать — значит потерпеть неудачу».

В глазах компаний и кадровых агентств навыки планирования и организации важны.

В некоторых объявлениях о вакансиях четко говорится, что они ищут кого-то с навыками планирования и организации.Другие используют другие формулировки, например:

• «Эффективное управление временем и ресурсами»
• «Будьте гибкими, организованными и преданными делу»
• «Особое внимание к деталям»
• «Выполнять проекты вовремя и в рамках бюджета»
• «Исследования и разработка новых процессов»

Хотя формулировка другая. Все они ищут того, кто может спланировать и организовать.

Как планировать и организовывать

Умение правильно планировать и организовывать сделает вашу жизнь проще.Планируете ли вы и занимаетесь организацией на рабочем месте или в личной жизни, вы можете сэкономить массу времени!

Как планировать

Цели S.M.A.R.T помогут вам в планировании. S.M.A.R.T означает:

S специфический
M измерим.
A врезка
R реалистичный
Т Имед

Особые

Будьте конкретны. Четко сформулируйте свою цель. Чего ты хочешь добиться?

Пример: я хочу получить диплом специалиста в финансовом секторе.

Измеримый

Как вы будете отслеживать свой прогресс? Как вы узнаете, что приближаетесь к своей цели?

Пример: Для достижения моей цели мне нужно подать заявку на участие в программе. Я буду заполнять не менее двух заявок на получение диплома в день.

достижимо

Достижима ли эта цель? У вас есть необходимые навыки и инструменты? Если нет, то как их получить?

Пример: я нахожусь на пути к достижению 2: 1, что является требуемой оценкой для большинства схем.Но программы выпускников конкурентоспособны. Чтобы улучшить свои шансы, я собираюсь посещать семинары по вопросам карьеры в университете, чтобы получить советы и рекомендации.

Реалистичная

Ваша цель слишком амбициозна? Ваша цель практична? Это пирог в небе?

Пример: я выпускник и подаю заявку на программу для выпускников. Я считаю свою цель разумной. Я не надеюсь стать генеральным директором глобального банка сразу после окончания учебы. Это было бы нереально.

Время

Когда вы хотите достичь своей цели? Когда крайний срок?

Пример: К сентябрю следующего года

Как организовать

Чтобы ваш план работал, вам нужно организовать.Вы можете сделать это по:

• Многозадачность — одновременное выполнение двух или более дел
• Расстановка приоритетов — сначала выполняйте задачи в кратчайшие сроки
• Ведение записей — записывайте, что сделано, чтобы знать, что делать дальше
• Исследование — Существуют ли какие-либо препятствия, которые могут повлиять на ваш проект?
• Управляйте своим временем — определите, сколько времени требуется для каждой задачи
• Общение — Регулярно обновляйте свою команду, чтобы они знали, что делать

Как получить эти навыки

Вероятно, вы развили навыки планирования и организации во время:

• Ваша учеба — Выполнение нескольких заданий, групповая работа, семинары и т. Д.
• Внеучебные мероприятия — организация мероприятий, общественных мероприятий, поездок, сбор денег и т. Д.
• Работа — управление вашей рабочей нагрузкой, работа в команде, постановка целей и т. Д.
• Путешествия — бронирование рейсов, планирование поездок, организация поездок и т. Д.

Если вы еще этого не сделали, попробуйте что-нибудь из вышеперечисленного.Это отличный способ развить и укрепить свои навыки.

Как продемонстрировать навыки планирования и организации в своем резюме

Укажите свои навыки планирования и организации в своем резюме. Особенно, если они нужны для работы, которая вам интересна. Это покажет работодателям, что у вас есть то, что им нужно. Вот несколько примеров терминов, которые вы можете использовать:

• Постановка цели
• Установка сроков
• Установите приоритеты
• Определение критических задач
• Работа в команде
• Сильные коммуникативные навыки
• Демонстрация способности использовать инструменты планирования / организации
• Принятие решения
• Оценить время и усилия, необходимые для выполнения задачи

Покажите, что у вас есть навыки

Сказать, что у вас этих навыков недостаточно, нужно доказать это примерами.Расскажите о времени, когда вы что-то спланировали и организовали. Затем опишите, что вы сделали и чего достигли.

Звезды используют звезду

Структура STAR может помочь вам четко объяснить свои навыки. Это означает Ситуация , Задача , Действие и Результат .

При ответе на вопрос объясните:

Ситуация : Установите сцену, объясните, что произошло, в чем проблема?
Задача : Объясните, что вам нужно было сделать
Действие : Опишите, что вы делали и как вы это делали, сталкивались ли вы с какими-либо проблемами?
Результат : Каков был результат? Вы достигли своей цели? Что ты узнал?

Пример

Вопрос: Расскажите мне о случае, когда вам приходилось планировать проект / задачу / мероприятие.

Ситуация

Во время учебы в университете я вызвался исследовать рынок в небольшой чайной компании. Недавно они начали поставлять чай в пакетиках в крупные супермаркеты.
Я люблю чай, поэтому попал в двух зайцев!

Задача

За 12 недель нам нужно было собрать данные о покупательских привычках. Компания хотела использовать данные для повышения осведомленности и увеличения доходов.
Я назначил себя руководителем команды и стал менеджером проекта.

Действие

Как руководитель проекта я решил собирать данные с помощью анкет и фокус-групп.Это были самые жизнеспособные варианты с точки зрения времени, бюджета и ресурсов.

Я создал онлайн-опрос, в котором исследовал решения о покупке. Он был опубликован как спонсорский пост в социальных сетях.

Я объединился с местной пекарней, чтобы провести три фокус-группы. Бесплатный чай убедил клиентов принять участие!

Я статистически проанализировал данные, используя программное обеспечение и методы, которые я изучил в ходе моего курса. Затем я представил результаты генеральному директору.

Результат

В анкете было 500 ответов, в фокус-группах приняло участие 50 человек.

Данные показывают, что потребители покупают бренды, на которых они выросли. Они купили чайные пакетики, которые в детстве видели на семейных кухнях.

Слоган «семейное пиво» ​​был принят, чтобы придать бренду домашнюю атмосферу.

Также был проведен конкурс в социальных сетях. 50 «семейных селфи» с наибольшим количеством лайков выиграли корзину. В него входили чайные пакетики, чайник, джемы, мармелад, пирожные и печенье. Всего было 630 абитуриентов.

В результате годовой оборот увеличился на 26%

ПОЛУЧИТЕ CV

Вы можете использовать звезду в своем резюме.Можно резюмировать вышесказанное:

• Руководил 12-недельным исследовательским проектом для повышения осведомленности и увеличения доходов чайной компании
• Собранные и статистически проанализированные качественные и количественные данные
• Предложил новый слоган и маркетинговую стратегию, которые привели к увеличению доходов на 26%.

Часто задаваемые вопросы

Что планируется?

Planning помогает понять, что вам нужно сделать для достижения цели.

Что означает организация?

Быть организованным — противоположность беспорядку.

Организация — это способ организовать то, что у вас есть, чтобы сделать задачу (и вашу жизнь) проще и эффективнее.

Какие профессии требуют навыков планирования и организации?

Большинство рабочих мест связаны с планированием и организацией, но некоторые в большей степени, чем другие. Примеры профессий и профессий, которые в значительной степени зависят от этих навыков:

• Управление проектами
• Планирование мероприятий
• Бухгалтерия
• Развитие бизнеса
• Персональный помощник
• Менеджер розничной торговли

9 шагов, чтобы оставаться организованными на работе и лучше управлять проектами

Независимо от того, есть ли у вас многолетний опыт или вы беретесь за свой первый проект, вам предстоит многое сделать, когда вы отвечаете за то, чтобы все сочеталось воедино.У вас есть клиенты и начальники, которым нужно отвечать, бюджет, который нужно поддерживать, команда, которую нужно возглавлять, и ограниченное количество времени для достижения некоторых довольно сложных целей.

Вы постоянно защищаетесь от опасностей, связанных с расширением объема работ, межличностными конфликтами и неполной документацией. Хотя серебряной пули для устранения всех этих проблем управления проектами не существует, один фактор может иметь огромное значение: оставаться организованным

Бенджамин Франклин сказал: «За каждую минуту, потраченную на организацию, зарабатывается час. Мы не можем поклясться математикой, лежащей в основе этого утверждения, но принцип хороший; организованность экономит время и неприятности в долгосрочной перспективе.

Как оставаться организованным на работе и организовывать проекты

Ниже приведены девять способов, с помощью которых менеджеры проектов могут оставаться организованными на работе и организовывать проекты и задачи для повышения продуктивности.

1. Создайте план проекта

Первый шаг к тому, чтобы оставаться организованным, — это организованность. Может возникнуть соблазн продвигаться вперед, намереваясь организовать дела по ходу дела, но хорошее планирование имеет важное значение.Чтобы заложить основу для успешного организованного проекта, потратьте необходимое время на составление хорошего плана проекта.

План проекта, согласно Project Management Institute, — это «документ, описывающий, как проект будет выполняться, отслеживаться, контролироваться и закрываться». Тщательный план проекта предлагает отличную дорожную карту для всего вашего проекта.

Он описывает цели и объем вашего проекта и служит официальной точкой отсчета для

2.Составить график проекта

План проекта и график проекта во многом пересекаются. График проекта является важной частью плана и включает в себя информацию из бюджета, целей и результатов в дополнение к графику.

Взяв всю информацию, собранную при составлении плана проекта, определите все действия, необходимые для его реализации. В случае сложных проектов может быть полезно организовать эти задачи в виде иерархической структуры работ (WBS), диаграммы, наглядно отображающей задачи и их подзадачи.

После того, как вы составили список всех действий, определите зависимости между ними (которые являются предпосылками для других шагов), а затем определите их последовательность. На этом этапе вы можете оценить время и ресурсы, необходимые для каждого действия, и убедиться, что ваш бюджет и сроки соответствуют требованиям.

После того, как график и план проекта составлены, вам понадобятся стратегии и инструменты управления проектами, чтобы сообщить о них вашей команде и помочь всем не сбиться с пути на протяжении всего проекта.

Самые продуманные планы могут быть разрушены из-за плохого выполнения, но правильное сочетание инструментов и лучших практик управления проектами может сохранить вашу команду организованной на протяжении всего проекта.

3. Начните использовать программное обеспечение для управления проектами

Согласно одному исследованию, только 16% компаний используют соответствующее программное обеспечение для управления проектами. Другое исследование, проведенное Capterra, показало, что команды, внедрившие программное обеспечение для управления проектами, считают его наиболее эффективным инструментом для эффективного взаимодействия в команде.

Многие команды до сих пор используют электронные таблицы для управления проектами, и это им мешает. Таблицы не могут отслеживать время или задачи, они не позволяют настраивать методологию управления проектами, а совместная работа с таблицами — это ужасная боль.

Напротив, правильное программное обеспечение для управления проектами позволит вам делать все это и многое другое в режиме реального времени на нескольких устройствах из любой точки мира.

4. Работа в срок

Устанавливайте сроки выполнения не только для целей высокого уровня, но и для отдельных действий.Крайний срок требует от вас и вашей команды ответственности за работу, которую вы делаете каждый день. Это дает вам четкое представление о том, что и когда нужно. Это также поможет вашей проектной команде сосредоточиться на текущих задачах, не работая над ними на разовой основе.

Вы можете установить сложные сроки, чтобы сохранить импульс, стимулировать инновации и не отвлекаться. Но не переусердствуйте и учитывайте мнение своей команды, поскольку нереалистичные дедлайны убивают моральный дух.

5.Определить приоритеты

Список дел, упорядоченный без приоритетов, бесполезен. Мы часто уделяем меньше внимания расстановке приоритетов и в конечном итоге тратим много времени, усилий и ресурсов, которые не имеют большого значения. Вам необходимо определить, что важно и срочно для вас, вашей команды и вашей организации, установив приоритеты задач проекта. Когда пункты действий не расставлены по приоритетам, это порождает иллюзию, что все важно и ваша команда будет бороться с пожарами.

Используйте матрицу Эйзенхауэра или подход вроде Get Things Done, чтобы упорядочить задачи в порядке убывания важности и вычеркнуть их одну за другой.

6. Хорошо общаться

По данным Project Management Institute, 20 процентов неудач проектов вызваны плохой связью. Коммуникация и организация идут рука об руку. В конце концов, лучший план не имеет силы, если ваша команда его не слышит и не понимает.

Установление надежных каналов связи и ожиданий от общения в управлении проектами имеет решающее значение. Как руководитель проекта, обязательно смоделируйте тип общения, которого вы ожидаете от всех заинтересованных сторон.

7. Использование цифровых досок канбан

Одним из чрезвычайно полезных инструментов является доска канбан, визуальная система для организации рабочих процессов. Первоначально созданный на заводе Toyota Motors, этот метод получил свое название от японского слова, означающего «знак» или «рекламный щит».

Поскольку различные отрасли внедрили методологию канбан, система была адаптирована для удовлетворения потребностей этих отраслей. При правильной реализации Канбан помогает предотвратить узкие места, поощряет постепенные улучшения и уравновешивает потребности с доступной мощностью.В цифровом рабочем пространстве виртуальные канбан-карты создаются для представления задач, которые необходимо выполнить, или отдельных элементов, являющихся частью более крупного проекта. Такие вещи, как «напишите вопросы для опроса пользователей» или «создайте сообщение в блоге по результатам опроса».

На цифровой доске Канбан каждый из этих элементов представлен карточкой, и карточки перемещаются вниз по ряду столбцов, которые представляют этапы рабочего процесса вашей команды. Столбцы могут быть помечены как,

.

• Дело
• Делает
• Готово, или любая последовательность шагов, специфичных для вашего процесса.

Использование доски Канбан в цифровом рабочем пространстве позволяет любому члену вашей команды быстро визуализировать статус проекта, отмечать задачи, которые в настоящее время кому-то поручены, и вовремя предвидеть потенциальные задержки в проектах, чтобы сообщить о них и смягчить их последствия.

Важным преимуществом канбан-досок является применение ограничений незавершенного производства (WIP). Предел незавершенной работы позволяет вам указать максимальное количество задач, находящихся в стадии выполнения, в любой момент времени, предотвращая непродуктивную многозадачность и сохраняя порядок приоритетов.

8. Регулярно измеряйте прогресс

Невозможно узнать, остаетесь ли вы организованным и вовремя, если вы не измеряете прогресс своего проекта. Процесс планирования вашего проекта включал в себя постановку измеримых целей и KPI (ключевых показателей эффективности). Собирайте данные по этим ключевым показателям эффективности и регулярно создавайте отчеты, чтобы убедиться, что вы достигли цели.

9. Будьте гибкими

Словарь Merriam-Webster определяет «проворный» как «отмеченный готовностью к быстрому и легкому движению.”

В управлении проектами Agile — это методология, «итеративный и поэтапный подход к обеспечению требований на протяжении всего жизненного цикла проекта», согласно Ассоциации управления проектами. По сути, гибкие проекты должны демонстрировать основные ценности и поведение, основанные на доверии, гибкости, расширении возможностей и сотрудничестве ».

Гибкость в управлении проектами означает, что ваш план должен быть гибким. Сохранение организованности не означает, что ваш план должен быть жестким; установите приоритеты в проектах и ​​составьте список задач, а затем ищите отзывы — как от вашей команды, так и от ваших данных — и будьте готовы к корректировке.

Как Kissflow Project может помочь вам лучше организовать проекты

Благодаря интуитивно понятным доскам канбан, простым в использовании функциям отчетности, встроенным каналам совместной работы и многому другому, Kissflow Project поможет вам и всей вашей команде организоваться. Вы можете назначать задачи членам команды, устанавливать сроки и поддерживать общение под одной крышей. Зарегистрируйтесь бесплатно и будьте организованы сегодня.

Дополнительные ресурсы

Как стать более организованным

Избавьтесь от беспорядка, возьмите под свой контроль и добейтесь большего на работе

Вы контролируете все, что вам нужно для работы? Всегда ли у вас под рукой нужная информация? У вас есть четкий план действий на каждый день?

Или, может быть, ваш стол выглядит так, как будто на него сбила бомба, и вы тонете в электронных письмах.Вы рискуете пропустить срок, ваши важные файлы никогда не окажутся там, где вы думали, и лотерея будет ли у вас даже чистая одежда для работы утром!

Ваша способность к самоорганизации имеет большое влияние на ваш успех, а также на членов вашей команды и коллег.

В этой статье и в сопутствующем видео мы рассмотрим стратегии, позволяющие пожинать плоды спокойного, контролируемого, беспорядочного подхода — в вашей профессиональной жизни и во всем остальном, что вы делаете.Порядок и спокойствие создают платформу для продуктивности и защищают от стресса.

Используйте эти стратегии, чтобы заменить хаос и хаос в своей жизни чувством спокойствия.

Преимущества большей организованности

Вы можете потерять много времени на дезорганизацию. Минута здесь, чтобы найти ключи, еще одна минута, чтобы отследить электронную почту … Эти минуты быстро увеличиваются до часов потерянной производительности. И даже если вам удастся все сделать, вы, скорее всего, не добьетесь своей лучшей работы.

Основными преимуществами организации и работы в свободной от беспорядка среде являются повышенная производительность и улучшенная производительность. И с этим приходит большее чувство контроля, что является жизненно важной частью управления стрессом.

, устойчивость

, и общее благополучие

.

Хорошая организация также способствует лучшему мышлению. Принимать решение

и решение проблем

полагайтесь на ясную голову, а также на свободный доступ к нужной информации и инструментам.Лаконичный подход улучшает концентрацию

и вашу способность учиться, и это направит вас на верный путь к состоянию глубокой сосредоточенности, известному как «поток

. «

Успех на работе также во многом зависит от того, как вас видят другие. Если вы регулярно опаздываете на собрания, небрежно относитесь к своим обязанностям и кажетесь неконтролируемым в своей роли, ваша репутация

— и ваши шансы на карьерный рост — под угрозой.

Однако, если вы проявите себя как человек, который хорошо справляется со своей рабочей нагрузкой и на вас можно положиться, чтобы помочь вашей организации или команде работать более гладко, ваша компетентность и ценность будут очевидны для всех, чтобы увидеть .

Организуйте свое рабочее пространство

Чтобы стать более организованным, лучше всего начать со своего рабочего места — или там, где вы выполняете большую часть своей работы.

Будьте честны: ваше рабочее место в настоящее время помогает вам организоваться или оно является источником многих ваших проблем? Лучше всего работать с небольшим беспорядком — в этом случае держите его там. Но, если состояние вашего стола ухудшает вашу производительность, пора внести некоторые изменения.

Что вам действительно нужно держать под рукой? Если вы заметили что-то, что больше не полезно или просто мешает, либо храните это аккуратно.

в другом месте, или избавьтесь от него.

Постарайтесь создать «зону действия» на своем столе, где вы будете хранить вещи, необходимые для вашего текущего проекта или деятельности. Это поможет вам быстро приступить к работе, избежать отвлекающих факторов и сосредоточиться на текущей задаче. Когда один проект будет готов, уберите все, чтобы освободить место для следующего.

И, когда ваше рабочее место в хорошей форме, сохраняйте его таким! В конце каждого дня решайте, что должно оставаться на месте, и заставляйте все остальное исчезать.

Организуйте свое время

Лаконичный подход к работе не только сэкономит ваше время, но и поможет вам более эффективно использовать свое время.Хорошие организационные привычки имеют решающее значение для успешного тайм-менеджмента

.

Благодаря легкому доступу ко всему необходимому, вы можете быть уверены, сколько времени займет выполнение каждой задачи. Вы также будете иметь четкое представление о том, когда это делать — чтобы соответствовать остальной работе и устраивать других людей.

Самое главное, со спокойным и контролируемым подходом к каждому дню вы сможете эффективно использовать все предлагаемые инструменты управления временем.

Начинайте каждый день так, как хотите.Дайте себе первые 15 минут, чтобы собраться с силами. Если у вас есть программа действий

, перейдите прямо к списку «Следующие действия».

Или составьте список дел

, с приоритетами дня

на вершине. Это поможет вам увидеть лучший способ сформировать свой день. Вы будете знать, какие задачи нужно выполнить в первую очередь, а какие можно отложить до полудня. Вы также сможете сопоставить свою самую важную — или самую сложную — работу с тем временем дня, когда вы в своих лучших проявлениях.Узнайте больше об этом, прочитав нашу статью «Утреннее задание?»

Получите бесплатный информационный бюллетень

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, плюс получите бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Совет:

Оставайтесь гибкими.Даже самые продуманные планы могут ни к чему не привести, если произойдет непредвиденное, и важно реагировать на все, что происходит в течение дня. Убедитесь, что ваше расписание дает вам немного места для маневра, если вам нужно подготовить отчет в последний момент или дома кризис.

Однако чем более вы организованы, тем легче вам будет понять, как справляться с новыми ситуациями. Вы будете знать, какие задачи можно переложить, чтобы освободить место. Вы также, вероятно, будете более спокойными и контролируемыми, когда будете планировать свой ответ.

Инструменты организации

В вашем распоряжении множество инструментов, которые помогут вам организовать работу. Воспользуйтесь приведенными ниже идеями, чтобы подумать, как сочетание традиционных инструментов и технологий может сработать для вас.

Традиционные инструменты

Для некоторых людей бумажный блокнот по-прежнему остается лучшим способом контролировать информацию, идеи, списки и планы. Вы можете персонализировать его, носить с собой куда угодно, и он никогда не требует подзарядки!

Рекомендуется каждый день начинать новую, датированную страницу, чтобы можно было легко вернуться назад и найти нужную информацию.

Вы можете использовать свой блокнот, чтобы записывать ключевые моменты разговоров и встреч. Если вам в голову приходит идея, когда вы заняты задачей, запишите ее на потом, чтобы не потерять поток. Составьте списки дел и напоминания, которые помогут вам контролировать свой рабочий день. Вы также можете добавлять заметки о своей деятельности вне работы, чтобы ваш день прошел более гладко.

Другие традиционные инструменты тоже могут помочь:

• Настенные или настольные календари отлично подходят для того, чтобы держать ваше расписание перед вами, и их легко обновлять.
• Бумажные дневники дают вам четкое представление о вашем дне, неделе или даже году и помогают координировать вашу работу со всем остальным, что происходит в вашей жизни.
• Липкие заметки позволяют вам быстро оставлять себе напоминания в полезных местах, а также отмечать ключевые разделы в книгах, разделять стопки документов или помогать другим разобраться в ваших системах.

Примечание:

Организованность — это личная ответственность, но она также приносит пользу членам вашей команды и коллегам.

Следование соглашению об именах файлов, например, экономит ваше время и стресс, а также делает систему эффективной для всех остальных. Своевременное посещение встреч повышает вашу репутацию и делает встречи более продуктивными

.

Даже правильное выполнение простых «домашних» обязанностей, таких как, например, наполнение бумаги для принтера, может существенно повлиять на настроение — и производительность — всей вашей команды. Подробнее о положительном влиянии организованного и добросовестного подхода к работе на рабочем месте читайте в наших статьях о хороших манерах в офисе.

, и здоровье и гигиена на работе

.

Технологии

Какую бы систему вы ни использовали для общения в сети, она, скорее всего, будет иметь множество организационных особенностей.

Например, изучите различные варианты маркировки или хранения электронных писем. Посмотрите, поможет ли цветовая кодировка вашего онлайн-календаря (может быть, красный для срочных, зеленый для продленных сроков и синий для низкоприоритетных задач). Убедитесь, что вы умеете устанавливать себе электронные напоминания.

На портативном или офисном компьютере электронные таблицы могут быть полезны для отслеживания вашего прогресса

.Вы можете разработать их так, чтобы дать вам наиболее четкое представление обо всех ваших обязанностях и сроках. Обладая небольшими знаниями, вы даже можете использовать условное форматирование, чтобы предупреждать вас о приближении ключевых дат. (Однако существует также множество программ планирования в виде электронных таблиц, которые сделают все это за вас и многое другое, например Monday.com и Wrike.)

В ваш сотовый телефон также встроено множество полезных инструментов. Помимо функций часов, будильника, календаря и напоминаний, вы можете использовать диктофон для записи своих идей.В других случаях простая фотография может быть лучшим способом собрать необходимую информацию.

Есть несколько отличных приложений для управления задачами, таких как Asana и Trello, которые работают как для отдельных лиц, так и для целых команд или компаний. Они информируют всех, кто связан с задачей или проектом, о его ходе в режиме реального времени и выдают напоминания о сроках для повышения эффективности.

И есть много приложений, направленных на развитие ваших личных организационных навыков. RescueTime, например, отслеживает всю вашу цифровую активность и предоставляет подробные отчеты о том, как вы проводите свое время.Things позволяет вам организовывать большие проекты в более мелкие списки с приоритетами. А 30/30 поможет вам разбить день на управляемые 30-минутные отрезки.

Пять привычек организованных людей

Чем больше вы сможете жить и работать организованно — даже если поначалу это не приходит естественно — тем скорее вы измените свои привычки к лучшему. Вот пять ежедневных стратегий, которые стоит попробовать:

1. Отмечайте маленькие победы. Например, если вы выполните три задачи из списка дел, побалуйте себя чашкой кофе или дайте себе 10 минут свободного времени, чтобы проверить некоторые из ваших любимых веб-сайтов.

2. Используйте один календарь. Если вы записываете некоторые вещи в своем настольном планировщике, а другие в свой почтовый календарь, будет сложно все координировать. Вместо этого начните собирать все в одном месте. Если вы сделаете это в цифровом виде, вы обнаружите, что технология может объединить все за вас.

3. Планируйте небольшие задачи. Если задача или проект требует действий заранее (например, забрать рогалики и кофе для собрания персонала), убедитесь, что вы также запланировали это на свой день.Отсутствие мелких работ может иметь серьезные последствия для всего остального.

4. Организуйтесь дома. Не ограничивайте свой организованный подход к работе только потому, что хаотичная семейная жизнь принесет свои проблемы. Избавьтесь от беспорядка в своем доме, чтобы по утрам было легче. Тщательно планируйте свой день. И поговорите с людьми, с которыми живете, чтобы они знали, чем могут помочь.

5. Цените свое время. Если вы расставляете приоритеты в профессиональных задачах на неделю или планируете семейные обязательства, подумайте о том, как учитывать каждую секунду.По словам американского изобретателя Томаса Эдисона, время — это «… на самом деле единственный капитал, который есть у человека, и единственное, что он не может позволить себе тратить».

Совет:

Если вам трудно избавиться от определенной привычки, не могли бы вы саботировать себя?

? Возможно, вы все время теряете ключи от машины, когда приходит время на работу. Возможно, это совпадение, но, возможно, здесь есть что-то более глубокое. И если есть — возможно, часть вас, которая пытается уйти от работы в офисе — вам необходимо решить эту проблему, прежде чем какой-либо новый организационный подход сработает.

Примечание:

В настоящее время уборка и расхламление очень «в тренде». Некоторым они сулят ответы на многие жизненные проблемы. Однако можно довести организационное поведение до нездоровой крайности. Итак, остерегайтесь перфекционизма

, и не пытайтесь все контролировать.

Если окажется, что вы на самом деле увеличиваете свой стресс, раздражаете других и вкладываете в процесс больше, чем выкладываете, подумайте еще раз.

Стремитесь к сбалансированному подходу, при котором ваши организационные стратегии будут полезными и управляемыми для вас и других.

Ключевые моменты

Повышение уровня организованности дает множество преимуществ, включая большую продуктивность, лучшую производительность и способность справляться со стрессом.

Ваша репутация зависит от того, насколько вы организованы. А ваша пунктуальность, надежность и добросовестность — все это может повлиять на людей, с которыми вы работаете, как хорошо, так и плохо.

Примите меры для организации вашей рабочей среды, чтобы вы могли быстро начать работу, найти все, что вам нужно, и эффективно сосредоточиться на выполнении всех ваших задач.

Лаконичный подход к работе помогает вам управлять своим временем, что, в свою очередь, делает вас более продуктивным и действенным.

Найдите инструменты — традиционные или более высокотехнологичные — которые помогут вам чувствовать себя организованными и контролирующими как на работе, так и в жизни за ее пределами.

Организационные навыки, которые умные люди используют на работе

Организационные навыки — одни из самых важных и востребованных навыков на рабочем месте (нет, организованность — это не просто то, о чем ученики в школе должны беспокоиться).Рекрутеры постоянно ищут кандидатов, способных адаптироваться и демонстрирующих сильные организаторские способности. Работодатели и менеджеры также подчеркивают эти навыки среди сотрудников, потому что они жизненно важны для эффективной и продуктивной рабочей силы, и они могут помочь или разрушить ваше пребывание в качестве сотрудника.

Но что такое организаторские способности? Они просто знают, как составить электронную таблицу Excel? Умеете составлять список дел и следовать им? Иметь чистый стол? На самом деле существует много разных типов организационных навыков.Это помогает устранять проблемы, развивать положительные привычки и создавать более сплоченную рабочую среду.

Вот шесть важнейших организационных навыков для карьеры, полной продуктивности и лидерства:

Когда дело доходит до организации, немногие действия показывают вашу компетентность, а также вашу способность управлять командой. Обладаете ли вы надлежащими навыками решения проблем, эффективными коммуникативными навыками и готовы учиться у своих сверстников? Это жизненно важные организационные навыки, потому что ваши коллеги и начальство должны знать, что вы можете управлять не только своим временем и проектами, но и проектами других.Овладение этими навыками также показывает, что вы умеете управлять.

2. Навыки тайм-менеджмента

Знание того, как управлять своим временем, имеет решающее значение, когда дело доходит до выполнения задачи и организованности. Это означает, что нужно знать, когда приближаются сроки, и соблюдать их. Это также означает, что вы всегда будете в курсе встреч, звонков и презентаций. Если вы не умеете управлять своим временем, вас будут считать неорганизованным и ненадежным.

3. Физические организационные навыки

Это означает наличие чистого и ухоженного рабочего места.Убедитесь, что у вас не валяется куча разрозненных бумаг. Не оставляйте ручки и маркеры на столе без надлежащего места. Не разбрасывайте личные вещи наугад. Следите за своим внешним видом: волосы и зубы чистые, одежда чистая, и вы только что приняли душ. И убедитесь, что на рабочем столе вашего компьютера нет беспорядка и беспорядка. Люди видят это, и если вы внешне выглядите дезорганизованным, люди подумают, что вы дезорганизованы.

4. Планирование организационных навыков

Если вы хотите подняться по служебной лестнице на рабочем месте, вам нужно знать, как планировать.Вам нужно знать, как планировать свое время и соответственно планировать проекты. Вам необходимо понимать планы других людей и планы вашей организации. Это также означает планирование задач, составляющих проект, презентацию или мероприятие. Если вы знаете, как что-то планировать эффективно и результативно, тогда другие будут рассматривать вас как актив для команды.

5. Навыки планирования

Как и в планировании, наличие эффективных навыков планирования показывает окружающим, что вы осведомлены о проектах, людях и задачах, над которыми вы работаете и над которыми работаете.Вы должны знать, сколько времени выделить, кому и когда. Вам также необходимо четко осознавать, что происходит вокруг вас, что требует большой самоотдачи и тяжелой работы.

6. Навыки координации ресурсов

Когда дело доходит до организации, знание того, где и как использовать свои ресурсы, имеет первостепенное значение. Вы не хотите выходить из-под контроля, и вы не хотите давать задачу тому, кто не может выполнить цели. Сюда входят как внутренние, так и внешние ресурсы, поскольку это навыки, необходимые всем сотрудникам, но особенно менеджерам, для достижения успеха.

Знание того, как достичь своих целей — и что требуется для достижения организационного совершенства — это то, что отличает обычных сотрудников от звездных сотрудников. Те, кто способен правильно подтолкнуть команду к ее целям и повысить продуктивность, демонстрируют настоящий лидерский потенциал. И если вы хотите развить эти управленческие навыки, важно выработать у них привычки как на рабочем месте, так и в жизни.

7. Навыки делегирования

Организованный человек знает, как делегировать задачи другим людям в своей команде, вместо того, чтобы быть перегруженным, пытаясь справиться со всем самостоятельно.Организованный человек, вероятно, так хорошо знает свою команду, он знает, кому и какие задачи можно доверить, чтобы убедиться, что все выполняется эффективно.

8. Навыки сна

Организованный человек высыпается каждую ночь. Они понимают, что без достаточного сна они не смогут оптимально работать на следующий день, потому что недосыпание снижает уровень производительности. Поэтому быть организованным — значит понимать, как вписать сон в распорядок дня.

9.Навыки приготовления пищи

Приготовление еды само по себе является организационным. Вы должны готовить свои обеды (иногда и ужины), обычно на неделю вперед, а затем разложить эти блюда в посуду, чтобы они оставались свежими, когда вы захотите их съесть. Но помимо этого, приготовление еды контролирует все остальное в списке дел, потому что вам не нужно тратить время на приготовление еды или пойти пообедать; вы на шаг впереди игры.

10. Навыки расстановки приоритетов

Организованные люди знают, как расставить приоритеты в списке дел.Они очень хорошо понимают, в какие сроки им нужно уложиться в первую очередь, а какие могут подождать, и не расслабляются.

11. Навыки постановки целей

Хотя достижение целей — это здорово, это важный первый шаг, даже если вы поймете, какие цели вы ставите перед собой. Организованный человек точно знает, чего он хочет, и имеет план действий, чтобы этого добиться. Они поставили перед собой цели и работают над достижением этих целей организованным, особым образом.

12. Навыки совместной работы

Подобно навыкам работы в команде, организованный человек также обладает навыками совместной работы.Просто потому, что кого-то нет в их команде, это не означает, что они не знают, как сотрудничать с этим человеком. Организованные люди умеют сотрудничать и хорошо работают практически с кем угодно.

Организованный человек демонстрирует лидерские качества, потому что он берет на себя контроль над своим успехом и помогает другим людям на этом пути. Они знают, чего хотят, как добиваются этого, и делают это эффективно, что является основными качествами лидера.

14. Навыки эффективности

У организованных сотрудников есть свои расписания и выписываются списки дел, что означает, что они могут эффективно отмечать каждый пункт во время путешествия.

15. Навыки общения

Организованные люди знают, как сообщить о своих потребностях другим людям, если им действительно нужна помощь или даже если они ждут другого человека, прежде чем они смогут приступить к одной из своих задач. Они могут эффективно общаться, чтобы заставить мяч двигаться в любом необходимом направлении.

16. Навыки самообслуживания

Прежде всего, организованные люди находят время, чтобы позаботиться о себе. Они понимают, что, если они нездоровы ни физически, ни умственно, они не смогут делать то, что им нужно, так, как им нужно.Организованный человек находит время, чтобы проводить время со своими друзьями и семьей, есть здоровую пищу, гулять, заниматься спортом и заниматься любимыми делами по уходу за собой. Просто без этих вещей они не смогли бы функционировать так организованно.

10 принципов организации своей жизни (и ее сохранения)

Поддержание порядка в жизни часто воспринимается как жонглирование. Так же быстро, как вы двигаетесь, чтобы поймать один мяч — скажем, финансы, семейные обязательства или веселье с друзьями, — следующий несется к вам.К сожалению, некоторые шары обязательно упадут на землю: недели, когда не уделяется первоочередного внимания сну, фаст-фуд вместо приготовления еды и откладывание задач с малой отдачей вместо сосредоточения на глубокой работе.

Вместо того, чтобы бросать жизненные задачи в воздух в надежде, что вам каким-то образом удастся уловить их все, следуйте схеме, чтобы поддерживать порядок во всех сферах своей жизни.

Это руководство охватывает 10 правил, которые помогут по-настоящему организовать вашу жизнь — и поддерживать ее в порядке. Затем мы рассмотрим, как вы можете применить их во всех важных для вас областях: работе, учебе, бизнесе, доме, здоровье и фитнесе, финансах и ваших отношениях.

В результате вы можете делать больше при меньшем стрессе. Меньше жонглирования, больше жизни.

Концепция «Организуй свою жизнь»

Правила могут казаться жесткими и безрадостными: делай то, а не то. Но на самом деле следование ряду жизненных руководящих принципов может освободить. Когда у нас есть заранее определенный набор способов, которыми мы стремимся действовать, мы ограничиваем аналитический паралич, который приходит с выбором, и агонию, проистекающую из нерешительности. Это не значит, что в жизни не должно быть какой-то интуитивной прозорливости — мы включаем эксперимент в эту схему, чтобы вы могли найти счастливые случайности в жизни, не чувствуя, что все выходит из-под контроля.

Следуя простым правилам и последовательно их применяя, вы организуете свою жизнь так, чтобы сделать ваши дни спокойными и упорядочить недели.

1. Развивайте привычки и выстраивайте распорядок

У всех нас есть привычки, которые с годами закрепились в нашей жизни, и распорядки, которые определяют наши действия без осознанного мышления. Вопрос в том, являются ли эти привычки преднамеренными или просто результатом инерции.

Повысьте привычки к здоровью

Хорошие привычки позволяют нам добиваться долгосрочного успеха и улучшать самочувствие.Вредные привычки отнимают у нас время, здоровье, счастье и деньги. Взгляните на свои жизненные привычки, посмотрите, что работает, от чего нужно избавиться и какие новые привычки помогут вам в достижении ваших целей.

• Вы проводите часы, просматривая Instagram каждый день?
• В ваших ежемесячных выписках по счету больше статей на вынос, чем вы думаете?
• Не могли бы вы использовать свободное время для большей физической активности?

Выработать хорошие привычки непросто.В книге Джеймса Клира Atomic Habits он советует нам иметь вескую причину , почему мы хотим развить определенную привычку в :

«В конечном счете, ваши привычки имеют значение, потому что они помогают вам стать тем человеком, которым вы хотите быть. . Это канал, через который вы развиваете свои самые глубокие убеждения в себе. В буквальном смысле вы становитесь своей привычкой ».

Когда у вас появятся привычки, которые вы хотите в своей жизни, объедините их в повседневную рутину, которая позволит вам продуктивно работать.Когда у вас есть хорошие привычки и вы можете связать их в один прочный распорядок, вы можете меньше полагаться на мимолетную мотивацию и оставить минимум места для откладывания и отвлечения внимания.

2. Планируйте заранее

В жизни есть непредсказуемые перипетии. Это не значит, что небольшое планирование не имеет большого значения. Диспетчер задач, такой как Todoist, и календарь — это инструменты, которые вам нужны, чтобы думать и планировать заранее и организовывать свою жизнь.

Планируйте заранее, используя «Представление о предстоящих событиях» в Todoist.

Выделите время, чтобы наметить свои дни и спланировать свои недели.Когда вы знаете, в какой день должна состояться рабочая презентация, вы можете работать в обратном направлении и добавлять задачи в диспетчер задач, чтобы сделать это. Если вы запечатлете, когда в вашем календаре запланированы родительские собрания вашего ребенка, вам будет легче отдыхать, зная, что все идет не так, как надо.

Вот несколько советов по планированию:

• Планируйте и составляйте график в мелочах — они складываются! (например, стирка, уборка и т. д.)
• Выделите час в неделю на планирование своей недели (например,день пятницы, утро понедельника)
• Переоцените, сколько времени у вас займет задача
• Попытайтесь заблокировать свой день по времени

В статье Лоры Вандеркам 168 Часы: у вас больше времени, чем вы думаете , она подчеркивает важность планирования своей недели :

«… хорошо спланированные блоки по 168 часов достаточно велики, чтобы вместить полный рабочий день, интенсивное общение с семьей, омолаживающий досуг, полноценный сон и все остальное, что действительно имеет значение.»

Конечно, упор делается на« хорошо спланированное ». Планируя все в своем календаре и добавляя все свои задачи в список дел, вы можете работать в рамках своей недели, чтобы сосредоточиться на всем, что для вас важно.

Совет по продуктивности: выберите отличное приложение-календарь из нашего списка лучших приложений для продуктивной работы на 2020 год.

3. Примите свои природные наклонности

«Лучшая книга — это книга, от которой невозможно оторваться. Лучшее упражнение — это то, которое вам нравится делать каждый день.Лучшая здоровая пища — та, которую вы считаете вкусной. Лучшая работа — та, которую ты делал бы бесплатно ». — Naval Ravikant

Организация своей жизни и продуманное формирование привычек и распорядка может быстро превратиться в самоубийственное упражнение в жизнеспособной жизни.

• « Я должен вставать в 5 утра каждый день. ”
• “ Мне действительно нужно перейти на веганство. ”
• “ Я больше не буду смотреть фильмы. ”

Единственные проблемы? Вы — сова, которая делает все возможное в 12 часов утра, вы любите хороший стейк, а хороший фильм — это то, как вы расслабляетесь.Чтобы организовать свою жизнь, выбирайте привычки, соответствующие вашим природным склонностям. Будьте реалистичны в отношении себя и примите то, что вы можете сделать в долгосрочной перспективе.

Вот несколько областей, в которых вы можете погрузиться в свое естественное состояние:

• Если вам не нравится гладить, покупайте только одежду из материалов, устойчивых к складкам
• Если вы ненавидите ходить в спортзал, присоединяйтесь к спортивной команде
• Если вам не нравится читать, слушать подкасты и смотреть документальные фильмы

Выбрав путь наименьшего сопротивления, вы можете сэкономить время, пытаясь принять то, что ненавидите, и просто выбрать то, что вам нравится.

4. Последовательность превыше совершенства

Для многих из нас позиция «все или ничего» может быть источником самосаботажа. Когда нам не удается оправдать нереалистичные ожидания, которые мы ставим перед собой, мы полностью сдаемся. Понимая влияние постепенного прогресса и силу совокупных усилий, мы можем быть более реалистичными и получать от жизни больше.

Первым шагом является создание реалистичных планов, которые вписываются в нашу жизнь:

Отказ от нереалистичных планов, которые приводят вас к неудаче

Нереалистичные планы заставляют нас катиться по спирали стыда и сожаления, когда мы в конечном итоге не достигаем нашей цели.Сделайте последовательность частью своей жизни и привыкните к несовершенству. Выбирая постоянные усилия для достижения реалистичной цели, мы оставляем больше места для всего, чем мы хотим заниматься в жизни.

5. Найдите баланс

В наших попытках сделать все это и идеально организовать нашу жизнь баланс часто оказывается жертвой. Вместо того, чтобы ложиться спать, вы не спите и пишете код до глубокой ночи. Вместо того, чтобы встречаться с друзьями, вы все выходные готовитесь к предстоящему промежуточному семестру.

Хотя эта стратегия может работать в краткосрочной перспективе, долгосрочные последствия в конечном итоге поднимают их уродливые головы: стресс, выгорание и вялость.Вместо этого сделайте ставку на долгосрочную устойчивость с балансом и заботой о себе.

Вот несколько стратегий, которые следует учитывать:

• Не перенапрягайтесь и не тратьте слишком много времени на работу
• Сделайте физическую активность в первую очередь улучшающей настроение
• Попробуйте медитировать, вести дневник или развивать практику благодарности
• Проводите время с друзьями и семьей
• Расслабьтесь в одиночестве за просмотром хорошего фильма или книги
• Убедитесь, что вы высыпаетесь и избегаете ночей любой ценой

Помимо ежедневных перерывов для дыхания, найдите время для более длительных перерывов тоже.Как минимум, старайтесь делать недельные перерывы в работе хотя бы 1-2 раза в год. Постоянно заряжая свои батареи, вы сможете проявить себя в работе и жизни как для себя, так и для тех, кто от вас зависит.

6. Установите соответствующие приоритеты

«Вы можете делать что угодно, но не все»

— Дэвид Аллен

Один из способов облегчить жонглирование всеми жизненными требованиями — это намеренно позволить некоторым шарам упасть. Чтобы выделить время на то, что для вас важно, научитесь говорить «нет».

Расстановка приоритетов — это ключевой инструмент в арсенале вашей жизни. Сделать все это невозможно; расставить приоритеты в том, что действительно важно. Отказавшись от того, что не служит вашим высшим целям, вы можете сосредоточиться на том, что действительно важно.

Совет по продуктивности. Убедитесь, что вы не путаете важность с срочностью. Узнайте, как избежать ловушки срочности с помощью метода повышения производительности Матрицы Эйзенхауэра.

Вот представление о том, что расставить по приоритетам, а что — нет:

Выбирайте правильные вещи для расстановки приоритетов в жизни

Знайте свою самую важную задачу каждый день и соответственно расставляйте приоритеты.Имея четкое представление о том, что важно, а что нет, вы можете принимать более эффективные решения о том, на что потратить свое время и энергию.

Добавьте уровни приоритета к своим задачам в Todoist

7. Избавьтесь от беспорядка и упростите

Трудно чувствовать себя организованным, когда ваш разум в беспорядке, а офисное пространство и дом тоже. Всегда ищите возможности осваивать пространство — физически, в цифровом и ментальном плане.

Организуйте свою жизнь, избавившись от беспорядка в своем физическом, цифровом и умственном пространстве.

Некоторая часть хаоса, которую мы чувствуем в нашей жизни, является результатом слишком большого количества вещей, слишком многого, что нужно сделать, слишком многого, чтобы думать о нем.Учтите это, стремясь организовать свою жизнь: лучше меньше, да лучше.

Совет по продуктивности: Мари Кондо твой список дел! Убирайте старые предметы, организуйте свои дела и оставляйте только те задачи, которые «вызывают радость».

8. Измеряйте свой прогресс

Независимо от того, велики ли ваши цели или нет, важно измерять ваш прогресс. Очень важно знать, что работает, а что нет. Вы можете уделять больше времени своей жизни занятиям, которые помогают вам достичь ваших целей.Вы можете исключить то, что не оказывает на вас влияния.

Эти практики помогут вам измерить свой прогресс:

Совет по продуктивности: попробуйте наш шаблон еженедельного обзора Todoist GTD, чтобы активно размышлять обо всем, что вы делали за последние 7 дней.

9. Автоматизация или аутсорсинг

Привычки Автоматизируйте принятие решений. Технологии могут автоматизировать ваши повторяющиеся задачи. Организуйте свою жизнь, установив автоматизацию, которая избавит вас от активных усилий и высвободит ваше время и энергию.

Подумайте, в каких сферах своей жизни вы проводите время, выполняя ручную работу, которую вместо этого могло бы сделать приложение или веб-сайт. В качестве альтернативы подумайте, где передача на аутсорсинг другому лицу может сэкономить ваше время.

Используйте такой инструмент, как Zapier, для автоматизации между вашими любимыми приложениями

Вероятно, есть несколько задач в работе и жизни, для которых можно использовать невмешательство:

• Личные финансы (например, оплата счетов, инвестиции и т. Д.)
• Работа (например, отправка электронных писем, координация проектов, бронирование и т. Д.)
• Дом (например, покупка продуктов, приготовление еды, сборка мебели и т. Д.)

В следующих разделах мы обсудим, какие методы автоматизации и аутсорсинга вы можете использовать в каждой из этих областей.

10. Эксперимент

Последний пункт в схеме «Организуй свою жизнь» — один из самых захватывающих: пробовать новое и искать новые впечатления! То, что вы организованы, не означает, что вы не можете освободить место для беспорядочной спонтанности.

Иногда что-то не получается.В других случаях они устарели. Это лучшее время, чтобы привнести новизну в нашу жизнь и избавиться от рутины, которая больше не работает.

Существует множество способов выйти из колеи и развиваться в процессе:

Добавьте к жизни спонтанности

Постоянный взгляд на эксперименты оживит жизнь и вырвет вас из периодов плато.

Применение концепции

Теперь, когда вы знаете десять аспектов концепции «Организуй свою жизнь», вы можете применить ее к любому количеству областей своей жизни.Имея некоторые конкретные рекомендации, вы можете подойти к каждой области с большей уверенностью и с меньшим стрессом.

Работа

Скорее всего, вы проводите большую часть своего бодрствования на работе. Работа представляет собой то, вокруг чего на самом деле большинство людей организует свою жизнь . Идут бесконечные разговоры о том, как организовать время, когда мы не работаем — рано утром, во время обеденных перерывов и в нерабочее время до вечера. Меньше внимания уделяется тому, как люди должны организовывать свои рабочие дни и максимально использовать 8 часов, которые вы, вероятно, проводите за столом.

Составьте специальный список дел

Чтобы продуктивно работать на работе, следует соблюдать одни и те же правила, независимо от того, работаете ли вы в офисе, работаете из дома или ведете собственный бизнес.

Организуйте свою жизнь на работе

[Примените уроки Declutter, Prioritize, Automate или Outsource and Balance.]

Declutter свой стол, почтовый ящик и диспетчер задач . Трудно сосредоточиться или что-то сделать, если вы не чувствуете, что у вас все в порядке. Стол, переполненный листами бумаги и кофейными чашками, вряд ли способствует концентрации.Неорганизованный почтовый ящик и диспетчер задач не позволяют нам понять, над чем мы должны работать дальше. Регулярно планируйте время, чтобы избавиться от беспорядка.

• Убирайте свой рабочий стол и закрывайте все вкладки и приложения в конце каждого рабочего дня. Таким образом, вы начинаете каждый день заново.
• Делайте все возможное, чтобы в конце каждого дня доходить до нуля, даже если это означает архивирование непрочитанных.
• Выделите 10 минут в конце каждого дня, чтобы составить список задач на следующий день, как часть распорядка в конце рабочего дня.

Выполняйте старые задачи и архивируйте проекты, которые вы завершили в Todoist

Расставьте приоритеты Глубокая работа . Большинство людей на работе попадают в ловушку срочности, тушат небольшие пожары вместо того, чтобы сосредоточиться на общей и результативной работе. Но именно высокоэффективные проекты помогут вам продвинуться по службе или вывести ваш бизнес на новый уровень. Организуйте свой день, начав с глубокого рабочего сеанса, который сосредоточит внимание на наиболее важных вещах, которые вы должны делать на работе, чтобы привлечь больше клиентов, добиться крупных продаж и т. Д.После этого вы можете делать все, что нужно: электронную почту, встречи и т. Д.

Найдите возможности для автоматизации и аутсорсинга . Мы делаем все возможное, когда находимся в том, что Гей Хендрикс называет нашей «зоной гениальности», сферой внимания, в которой используются ваши лучшие навыки и врожденные способности. В идеале все остальное нужно автоматизировать или отдать на аутсорсинг.

• Используйте фрагменты шаблонов электронной почты, чтобы добавить автоматизацию к регулярно отправляемым электронным письмам
• Если вы владелец бизнеса и можете позволить себе помощь, наймите виртуального помощника администратора для управления встречами и поездками
• В качестве менеджера делегируйте задачи и проекты члены команды, которые могут иметь более специализированные навыки.

Баланс рабочие цели с жизнью . Выгорание — это когда амбиции берут верх. Хотя вы можете любить свою работу и сосредоточены на мастерстве, убедитесь, что у вас есть время для отдыха и восстановления. Лучшие спортсмены физически спят более 9 часов каждую ночь. Тренируйтесь, как спортсмен: усердно работайте, но отдавайте предпочтение свободному времени.

• Приложите максимум усилий в течение дня, но убедитесь, что вы уходите с работы вовремя
• Отключайтесь от сети на выходные и проводите время с семьей и друзьями
• Избегайте переписки по электронной почте и сообщений в командном чате в нерабочее время
• Бронируйте регулярный отпуск каждый год для отпуска для подзарядки

Включите режим отпуска в Todoist, когда вы не на работе

Дополнительные ресурсы о том, как организовать свою жизнь на работе

Дом

Дом — это то место, где все происходит.От мытья посуды до званых обедов — поддержание чистоты и порядка в доме — это бесконечная неоплачиваемая работа. Однако, проявив прилежание и используя некоторые приемы аутсорсинга, вести домашнее хозяйство может быть немного проще.

Организуйте свою жизнь дома

[Применяйте уроки привычек, убирайте беспорядок и упрощайте, автоматизируйте или передайте на аутсорсинг]

Создайте привычек для эффективного ведения домашнего хозяйства. В детстве оплакивать несколько дел по дому кажется забавным, потому что все — это ваша ответственность.Выработка регулярных привычек поможет убедиться, что они никогда полностью не выходят из-под контроля. Делая немного ежедневно, еженедельно и ежемесячно, вы можете поддерживать все относительно гладко.

• Имейте повседневные домашние привычки, такие как заправка кровати, немедленное складывание белья и мытье посуды перед сном.
• Имейте еженедельные домашние привычки, такие как сортировка почты, чистка пылесосом и уборка шкафа.
• Имейте ежемесячные домашние привычки, такие как глубокая уборка, замена воздушных фильтров и паровая чистка ковров.

Все это может быть ошеломляющим и трудным для запоминания. Используйте диспетчер задач, например Todoist, для настройки ежедневных, еженедельных и ежемесячных повторяющихся задач, чтобы освободить память.

Создайте проект Todoist, включив в него ежедневные, еженедельные и ежемесячные работы.

Разберитесь в доме . В доме не так сложно запачкаться. Несколько использованных чашек здесь, немного развернутого белья там, та одежда, которую вы не носили годами, но когда-нибудь, возможно, вам понадобится … внезапно ваш дом в беспорядке.Регулярно выделяйте время, чтобы убирать ненужные вещи и то, что не вызывает радости.

• Регулярно проверяйте кладовую и холодильник на предмет старых и просроченных вещей.
• Пожертвуйте одежду, игрушки и книги, которыми вы больше не пользуетесь.
• Очистите кухню от старых кухонных принадлежностей, кастрюль и сковородок.

Автоматизация и аутсорсинг поручений и работы по дому . Мы живем в эпоху удобства, и вы должны воспользоваться этим. Одни помогают технологии, а другие могут снизить стресс, связанный с содержанием дома.

• Попробуйте услуги доставки продуктов вместо того, чтобы ходить по магазинам
• Наймите кого-нибудь для ежемесячной уборки дома, стрижки газонов или уборки снега
• Наймите кого-нибудь для налогов и бухгалтерии

Конечно, аутсорсинг требует затрат. Если это выходит за рамки вашего бюджета, отдайте задачи на аутсорсинг старым добрым способом: делегируйте полномочия соседям по комнате, партнерам и детям. Вовлеките всех в вашем доме в его уход. Уточните обязанности, официально назначив их.

Делитесь домашними делами со своей семьей или соседями по дому

Дополнительные ресурсы о том, как организовать свою жизнь дома

Здоровье и фитнес

Выделение времени для здорового образа жизни является множителем для всего остального: мы становимся лучше в своей работе, можем быть больше подарков для наших близких и почувствуйте себя более мотивированным к решению других жизненных проблем. К сожалению, это также часто бывает первым, что отходит на второй план, когда берет верх повседневный стресс.

Делая все возможное каждый день вместо того, чтобы выбирать все или ничего, мы можем поддерживать баланс, когда дело касается здоровья и фитнеса.

Организуйте свое здоровье и физическую форму

[Примените уроки наклонов, равновесия, расстановки приоритетов и измерений.]

Следуйте своим наклонностям с помощью диеты и упражнений. Вместо того, чтобы заставлять себя приспосабливаться к последним увлечениям в диете и физических упражнениях, делайте то, что кажется вам правильным. Наверное, есть горстка овощей, которые вам нравятся, и какая-то физическая активность, которая вам нравится. Настройте свое питание и тренировки так, чтобы они не казались пыткой.

• Вместо тренажерного зала присоединитесь к группе пеших прогулок, чтобы вы могли заниматься на открытом воздухе вместе с другими.
• Откажитесь от мягких «диетических продуктов» и найдите полезные для здоровья варианты продуктов, которые вы любите.
• Если вы ненавидите утренние тренировки, делайте небольшие физические нагрузки в течение дня рывками.

Составьте специальный список новых рецептов, которые можно попробовать.

Используйте весы , когда думаете о выборе здоровой пищи. Это область, где «достаточно хорошо» почти всегда более устойчиво, чем «идеально».Например, когда дело доходит до еды, следуйте правилу 80/20: 80% времени придерживайтесь здоровой диеты и 20% занимайтесь угощениями. То же самое относится и к упражнениям: убедитесь, что вы регулярно отдыхаете, чтобы ваше тело могло восстановиться.

Дни отдыха так же важны, как и дни тренировок

Приоритет Здоровье и фитнес. В порочном круге «слишком много делать» мы часто отказываемся от трудоемких здоровых привычек, когда испытываем стресс из-за работы и жизни.Это приводит к еще стрессам, если у нас нет выхода, чтобы направить наши разочарования и здоровую пищу для поддержания нашего уровня энергии. Сделайте так, чтобы здоровые привычки, такие как приготовление пищи или ежедневные прогулки, были первыми в вашем списке приоритетов.

• Выделите несколько часов в выходные дни на приготовление еды на оставшуюся часть недели и убедитесь, что в вашем холодильнике есть полезные продукты.
• Отметьте свои тренировки в календаре и относитесь к ним как к реальным встречам с самим собой.

Задайте повторяющуюся задачу в Todoist для физической активности

Задайте и измерьте фитнес-целей. Фитнес — это часто развлечение, когда его можно геймифицировать. Чтобы сохранять мотивацию, записывайте свои тренировки и отслеживайте свою физическую форму с течением времени.

• Используйте приложения, такие как Strava, для отслеживания ваших пробежек
• Носите фитнес-трекер для подсчета ваших шагов
• Записывайте свои подъемы и отслеживайте наши PR (личные записи)

Дополнительные ресурсы по организации вашего здоровья и фитнеса

Финансы

За деньги можно купить финансовую свободу и душевное спокойствие. Он также может покупать много вещей, которые нам не нужны.Тщательно организовывая свои финансы, вы можете настроить себя на будущее, не отказываясь от настоящего.

Организуйте свои финансы

[Примените уроки планирования, согласованности над совершенством, измерения, автоматизации и аутсорсинга.]

Планируйте свои денежные потоки. Познакомьтесь с управлением своими деньгами посредством составления бюджета. Определите свой чистый доход и создайте бюджет, который включает фиксированные расходы, переменные расходы, долги и сбережения.Создайте ежемесячный бюджет, который учитывает их.

• Обязательно включите в свой бюджет все: уход за детьми, аренду или ипотеку, страхование, питание, коммунальные услуги, чрезвычайный фонд, сбережения, пожертвования, подписки, одежду, подарки, членство в спортзале, рецепты, выплаты по кредитам, телефонные счета и т. Д. все остальное, на что вы тратите деньги.
• Используйте инструменты составления бюджета, такие как Mint или YNAB, чтобы оптимизировать свои финансы.
• Регулярно проверяйте и оценивайте свой бюджет, чтобы убедиться, что вы его придерживаетесь и корректируете по мере необходимости.Это еще один пример, когда «достаточно хорошо» лучше «идеально» в долгосрочной перспективе.

Ежемесячно проверяйте свой бюджет

Будьте последовательны , когда дело касается экономии. Сложные проценты помогут увеличить ваши сбережения и направят вас на правильный путь для финансирования самых крупных покупок в жизни или накопления на пенсию. Постоянно откладывая часть своей зарплаты каждый месяц, даже если она не кажется значительной, вы можете со временем увеличить свой собственный капитал.

• Попробуйте калькулятор сложных процентов, чтобы увидеть, насколько небольшие ежемесячные выплаты в счет сбережений могут в сумме составить более 5, 10, 20 или 40 лет.
• Увеличивайте свои сбережения каждый месяц. Хотя лучше всего выделять процент от вашей заработной платы (например, 20%), даже небольшие суммы со временем окажут влияние.

Измерьте свои финансы. Установите финансовые цели на разные периоды времени: 1 месяц, 12 месяцев, 5 лет, 10 лет и т. Д. Постоянно измеряйте свой прогресс в их достижении и корректируйте соответственно в зависимости от того, достигли ли вы своих целей.

Автоматизируйте свои финансы. Сократите время, которое вы тратите на все, от оплаты счетов до составления бюджета, внедрив автоматизацию в свою жизнь.

• Настройте автоматические переводы со своего текущего счета на свой сберегательный и инвестиционный счет каждый месяц.
• Настройте автоматическую оплату счетов за такие расходы, как телефонный счет, счет за Интернет, счет за кабельное телевидение и т. Д. Это поможет вам избежать просроченных платежей и избавит вас от хлопот, связанных с внесением платежей вручную.
• Используйте Mint, чтобы отсортировать все транзакции по дебетовым и кредитным картам по категориям, которые соответствуют вашему бюджету. Если до конца месяца вы приближаетесь к 100% бюджета определенной категории, вы получите уведомление на свой телефон.

Используйте Mint для автоматизации вашего бюджета

Дополнительные ресурсы о том, как организовать свои финансы

Отношения

Отношения с друзьями и семьей — это самое важное, что мы можем развивать в жизни. Взяв интервью у 90-летних, Лидия Сох обнаружила это в своих беседах:

«Их радости и сожаления не имеют ничего общего с их карьерой, они связаны с их родителями, детьми, супругами и друзьями».

Она обнаружила, что люди хотели, чтобы они «любили больше», а не «достигли большего».Следуя этому совету, пока у нас есть время, мы сможем жить более полноценной жизнью и свести к минимуму сожаления в дальнейшей жизни.

Организуйте свою социальную жизнь

[Применяйте уроки планирования и последовательности, а не совершенства.]

Найдите время для планирования общественных мероприятий. Чем старше и занятее мы становимся, тем меньше времени остается для спонтанных свиданий и случайных свиданий за чашкой кофе с друзьями. Заблаговременно планируйте время со всеми близкими вам людьми, а не ждите, пока планы соберутся сами.

• Возьмите на себя ответственность за организацию обедов с друзьями и избавьтесь от работы для других. Забота о деталях имеет большое значение.
• Поместите свидания в календарь со своей второй половинкой.
• Подпишитесь на местные информационные бюллетени и блоги, в которых рассказывается о недорогих и подходящих для детей мероприятиях в вашем городе для семейных прогулок.
• Дословно воспринимайте «получение чего-то в календаре» и отправляйте друзьям приглашения в календаре Google
• Когда вы с друзьями, установите дату и время следующего собрания, прежде чем люди уйдут.

Советы по упрощению сбора

Практика последовательность с друзьями и семьей. Сколько раз, увидев любимого человека, начинается фраза: «Прошло слишком много времени»? Сведите к минимуму годичные промежутки между встречами с друзьями и семьей, сделав ставку на постоянство, насколько это возможно.

• Измените вид общения. Вместо того, чтобы подолгу сидеть за бранчем или ужином, попробуйте повседневные дела, чтобы увидеть больше своих друзей и семьи: вместе выполняйте поручения, совместные тренировки, готовьте еду, проводите домашние телепередачи и вечера кино или помогайте им с домашними делами (сборка мебели, покраска комната, переезд).
• Для отношений на расстоянии используйте телефонные звонки и видеочат, чтобы сократить время между свиданиями. Они могут стать хорошей цифровой заменой личных встреч. Однако пассивное взаимодействие в социальных сетях, таких как Facebook и Instagram, не обеспечивает такой же уровень связи.

Дополнительные ресурсы по организации социальной жизни

Путешествия

Изучение новых мест может внести разнообразие в жизнь и познакомить вас с новыми культурами.Но между посадочными талонами и стыковочными рейсами это также может быть стрессовым и дорогостоящим. Организация исследования может добавить душевного спокойствия, открываете ли вы каналы Амстердама или достопримечательности в своем собственном городе.

Загрузите наш шаблон Todoist для планирования отпуска, чтобы ничего не забыть.

Организуйте свое путешествие

[Примените уроки планирования и экспериментирования.]

Избавьтесь от стресса во время путешествия с помощью планирования . Направление в аэропорт с рюкзаком и покупка билета на рейс, который вылетает следующим, идеально подходят для персонажей ромкома. Остальным из нас тщательное планирование помогает избежать просроченных паспортов и забытых контактов. Это также помогает обнаруживать новые места назначения и знать правильные места вместо того, чтобы попадать в ловушки туристов.

• Составьте дорожный контрольный список со всем, что вам нужно упаковать. Держите его легким и избегайте лишних вещей — вам, вероятно, не понадобятся 4 тренировочных костюма и 5 книг.На самом деле, попробуйте минимализм путешествий и подумайте о том, чтобы взять с собой только одну ручную кладь и личный предмет (конечно, с детьми это сложнее). При создании списка просмотрите все, что вам нужно на день, и запишите все, что вам нужно для путешествия: паспорта, медицинская страховка, спальная подушка и т. Д.
• Хотя большая часть удовольствия от путешествия — это спонтанность, обязательно спланируйте несколько посещений прекрасных местных направлений. Используйте YouTube, блоги путешествий, Instagram и обзоры Google, чтобы найти парки, рестораны и достопримечательности с самым высоким рейтингом, куда бы вы ни отправились.В зависимости от продолжительности поездки составьте список из 4-5 вещей, которые необходимо посетить.

Добавьте обязательные занятия в проект Todoist

Экспериментируйте с новыми местами для путешествий. Хотя повторение может быть приятным, попробуйте выбрать места для путешествий, в которых вы никогда раньше не бывали.