Планирование дел на месяц таблица: Скачать и распечатать шаблон планера на день, неделю, месяц и на 2019 год

Содержание

Бесплатный шаблон плана проекта в Excel

В зависимости от ваших целей шаблон плана проекта может быть очень простым или очень сложным. В шаблон можно добавить статическую временную шкалу или изменяющуюся диаграмму Ганта, сфокусироваться на действиях или на бизнес-целях.

Ниже располагаются различные шаблоны проектных планов, и указаны варианты их использования:

Шаблон плана работы

 Загрузить шаблон плана работы

Шаблон плана работы помогает разбить крупные цели проекта на более мелкие, лёгкие в выполнении шаги. Этот тип шаблона показывает, какие задачи необходимо выполнить, кто ответственен за их выполнение, а также содержит срок выполнения задач. В шаблон включена временная шкала, которая помогает определить ожидания и улучшить прозрачность выполнения задач, давая возможность всем участникам проекта быть в курсе конечных результатов и крайних сроков. Шаблон плана работ лучше всего подходит для больших команд, работающих над крупными проектами с большим количеством задач и сроков выполнения.

Шаблон плана работы с диаграммой Ганта

 Загрузить шаблон плана проекта

План проекта чаще всего используется в сфере управления проектами, где для планирования и создания отчётов о прогрессе проекта необходимы диаграммы Ганта. Представление Ганта – это динамичная горизонтальная диаграмма, используемая для визуализации графика проекта и представляющая собой важный инструмент для организации доступа заинтересованных лиц к изменениям статуса проекта. Этот шаблон подойдёт менеджерам проектов, которые работают с крупными проектами с большим количеством участников.

Шаблон плана действий

 Загрузить шаблон плана действий

План действий перечисляет все шаги, необходимые для достижения определённой цели. В него включаются все сведения о действиях, которые необходимо предпринять, ответственных за их выполнение лицах, сроках выполнения, приоритетах и статусе. План действий похож на план работы, но план действий фокусируется на целях, в то время как шаблон плана работы отображает этапы выполнения задач, которые обычно отображены в хронологическом порядке. Шаблон плана действий подходит для индивидуального использования или для небольших команд.

Шаблон бизнес-плана

 Загрузить шаблон бизнес-плана

Шаблон бизнес-плана отображает бизнес-цели и действия, необходимые для их достижения. Бизнес-план фокусируется на будущем развитии вашего бизнеса и показывает, каким образом вы можете достигнуть ваших целей. Бизнес-планы – более стратегические, чем планы работ или действий, и часто включают в себя определение концепции, бизнес-профиль, экономическую оценку и т.д. Бизнес-план подойдёт владельцам уже работающего бизнеса, начинающим предпринимателям или предпринимателям, которые нуждаются в сторонней помощи.

Как сделать планировщик в excel?

За долгие годы своего существования Microsoft Excel стал незаменимой «рабочей лошадкой» для многих миллионов прикованных к стулу тружеников. Зачастую в головах пользователей Excel является синонимом самой работы. Давайте сломаем стереотипы и возьмём на вооружение 10 отличных шаблонов Excel на каждый день.

Отрадно, что корпорация Microsoft всеми силами идёт нам навстречу, предоставляя абсолютно бесплатный доступ к своей офисной продукции для мобильных устройств. Поэтому вы можете вполне удобно использовать мощный инструментарий Excel на своём рослом iPhone, на iPad и на Android-гаджетах с крупной диагональю.

Не забывайте и о том, что предлагаемые шаблоны могут быть доработаны с учётом ваших пожеланий, а также распечатаны, если экрану вы предпочитаете бумагу. Но прежде чем браться за коррективы, почитайте об эффективных приёмах, секретах и распространённых ошибках работы в Excel. С таким багажом знаний вам не страшен этот могучий монстр!

1. Список задач

Даже самая светлая голова при ясном уме и твёрдой памяти однажды даст сбой, и вы что-то забудете.

Хорошо, если это будет покупка корма для рыбок, поздравление тёщи с Днём матери или поливка фиалки вашей второй половинки. Они побулькают, пошипят и поквакают, а ваша совесть останется чистой. Но вдруг вы не оплатите предмет первой необходимости — интернет? Вам будет стыдно смотреть на себя в зеркало. И в тот злополучный день вы сломаетесь и пообещаете составлять списки дел. А пока вы будете мучиться выбором среди электронных планировщиков, попробуйте начать с простого перечня задач.

Назначайте задания, устанавливайте им приоритет, задавайте дедлайн, выбирайте ответственное лицо, следите за прогрессом выполнения и оставляйте заметки, не выходя из Excel. Шаблон уже настроен на быструю сортировку по дате, важности, статусу и другим параметрам.

2. Бюджет путешествия

Теоретически даже самое нереальное (и при этом полноценное) путешествие может обойтись вообще без финансовых вложений с вашей стороны. Для этого необходимо заручиться поддержкой на краудфандинговой площадке, найти бесплатные места для посещения и немного поработать за еду и койко-место. Такие успехи сопутствуют лишь прожжённым путешественникам с изрядной долей везения. Хотя чего таить, даже им приходится искать пару монет на звонок, чтобы отчитаться маме о своём здравии. Поэтому любое перемещение за границы места проживания сопровождается предварительным планированием и составлением сметы. И дабы вам не пришлось марать листки бумаги и без конца крутить-вертеть цифры, предлагаем обратиться за помощью к калькулятору поездки.

Помимо самого расчёта, шаблон умеет отображать предполагаемые траты в виде круговой диаграммы. Разбиение денежек на категории в процентном отношении даст понять, какая статья расходов наиболее прожорлива.

3. Инвентарный список

Что объединяет пожар, потоп, кражу и приезд родни погостить «на недельку»? Правильно, высокая вероятность утраты целостности вашего имущества.

Уж такова человеческая натура, что жаба душит не за сам факт утери бабушкиных носков, а за то, что вы вообще не можете припомнить весь свой накопленный скарб.

При таких неблагоприятных раскладах вас выручит опись домашней утвари. А в дополнение к ней не лишним будет и сфотографировать свои хоромы со всем содержимым.

Отставив шутки, можно посоветовать шаблон тем людям, которые сдают жильё. Принимая постояльцев на долгий срок заселения, не забудьте ознакомить их под роспись с актом проведённой инвентаризации. Он сослужит вам добрую службу при выселении арендаторов.

4. Список контактов

Как бы ни старался технический прогресс, но он не в силах победить «динозавров», не желающих знать о существовании удобных инструментов организации ваших контактов. Дневники, записные книжки и просто клочки бумаги — их всё. Обычно в таких случаях говорят, что горбатого могила исправит (привет, жена!). Но не будем опускать руки и найдём компромиссный вариант — блокнот.

Электронный лист ваших знакомств хорош как минимум по двум причинам: им легко делиться и просто сортировать силами Excel. Поэтому не лишним будет заиметь его резервный вариант даже тем, кто всецело доверяет Google Contacts.

5. Диаграмма Ганта

Добрая русская традиция ударить по рукам, прогулять аванс, расслабиться и выполнить работу в ночь перед днём отчётности — довольно рискованная бизнес-техника, существенно влияющая на качество. Только планирование, разбиение задач на этапы и твёрдое следование графику способно спасти вашу репутацию.

Диаграмма Ганта — это популярный тип столбчатых диаграмм (гистограмм), который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту.

Разумеется, мощности Excel позволяют создавать эти самые диаграммы. Их конёк — наглядность и доступность.

И даже если у вас нет собственного дела, попробуйте спланировать ремонт в квартире, подготовку к поступлению или марафону по методике Ганта. Вы оцените силу инструмента.

6. Семейное древо

Венец свадебного торжества — мордобой — пойдёт по правильному сценарию лишь в том случае, если вы чётко разделяете противоборствующие стороны на «своих» и «чужих». А помешать вам разобраться в ситуации может не только алкоголь, но и банальное незнание своей родни.

Конечно, повод для создания генеалогического древа выбран не самый лучший, есть куда более веская причина. Если шаблон покажется вам непонятным, переключитесь на лист Example, где представлено семейное древо Кеннеди.

7. График дежурств

«Провалы в памяти» сопровождают человечество с тех пор, как появилось распределение обязанностей. Недуг особо характерен для детского возраста. Именно малявки чаще своих мам и пап забывают помыть посуду, убрать игрушки и вынести мусор. Болезнь лечится без применения медицинских препаратов: достаточно недельный график работ и написать под ним предполагаемые карательные меры.

Впишите имена домочадцев в ячейки шаблона, распределив работы по дням недели до и после полудня. И не забудьте повесить распечатку на самое популярное место в квартире — холодильник. Теперь никто не сошлётся на свою забывчивость.

8. Журнал техобслуживания

Однажды, после долгих лет эксплуатации автомобиля, у вас может сложиться впечатление, что в машине не осталось ни одной родной детали. Кроме дворника, естественно, — он свят и неприкосновенен. Так ли это на самом деле? Ответ может быть получен лишь в том случае, если при покупке авто вы завели себе привычку записывать каждый акт его технического обслуживания в специальный журнал. В дополнение шаблон предоставляет возможность подсчитать общую сумму трат, связанных с ремонтом транспортного средства.

9. Журнал пробега

Родись Илон Маск на просторах советского пространства, мы бы с вами уже сейчас катались на электромашинах с низким уровнем затрат на проезд. Хотя кого я обманываю, не случилось бы такого. Илон разбил бы лоб о стену бюрократии и давно спился.

Поэтому владельцы авто по старинке прокручивают перед глазами утекающие доллары под мелькание цифр бензоколонки. Но природа человека склонна быстро забывать всё плохое, оберегая вас от мыслей о мыле и верёвке. Конечно, я утрирую, но почему бы не узнать, сколько денег вы тратите на постоянные дозаправки? А сделать это легко при помощи журнала пробега.

Внесите в форму показания одометра, количество залитых литров и их стоимость, и вы оцените стоимость одного километра пробега. Схожая функциональность реализована и в мобильных приложениях, например Car Logbook для Android.

10. Ежедневник

Только у членов общества, живущих по принципу «с утра выпил — день свободен», перечень дел заканчивается с открытием близлежащего магазина. Остальным же приходится крутиться порой не хуже, чем белке в колесе, упорно укладываясь в ограниченные временные рамки. И дабы не забыть в суматохе свой список планов, люди предпочитают фиксировать его в ежедневниках. Предложенный шаблон хорош тем, что позволяет разбивать каждый трудовой час на 15-минутные отрезки.

План дел на неделю и месяц для компьютера — чтобы скачать планировщик работы план дел на неделю и месяц, кликните по картинке

Планирование работы на неделю и месяц план дел — чтобы скачать планировщик задач недели и месяца, кликните по картинке выше

План дел на неделю и месяц — шаблон файл планировщик задач недели и месяца

План дел на неделю и месяц в этом файле эксель вести просто и удобно.

В файле шаблона план работы и дел на неделю и месяц есть напоминали по наиболее важным моментам в планировании, отредактируйте их под ваши потребности.

Диаграмма Ганта, которая сама собой рисуется из отмеченных вами задач — закрашенных ячеек екселевской таблицы в вашем плане дел на неделю и месяц, наглядно показывает какие из проектов и задач у вас запараллелены и их надо делать одновременно именно сегодня или на следующей неделе, а какие из дел нужно сделать до начала других задач.

План работы и дел на неделю и месяц в excel файле планировщике задач разделено на разные проекты со списком дел для каждого проекта. Эти проекты могут относится как к планированию рабочего дня и рабочих проектов, а так же задач по учебе, бытовым делам, отдыху и развлечениям.

Разные проекты со своими списками дел на неделю и месяц можно выделять разными цветами для наглядности (если вам яркие цвета не нравятся, просто закрасьте в любой другой более спокойный цвет).

Чтобы вам было удобнее выписывать задачи на завтра в блокнот план дел на день, наведите мышку на завтрашнюю дату (первая строка с датами — самый верх таблицы файла планирования работы на неделю план дел на неделю и месяц) и наступите левой кнопкой мыши, дела завтрашнего дня выделятся активной областью столбца.

Если нужно посмотреть, когда нужно будет сделать ту или иную задачу, наведите мышку на ячейку с номером задачи (слева самый край области ексель планирования работы на неделю и месяц). Наступите левой кнопкой мышки, выделится нужная задача и вся область по датам этой задачи.

Важным моментом в поддержании высокой работоспособности в течении дня являются перерывы. В каждом часе тратьте 25 минут на задачу, потом 20 секунд смотрите в окно на далекий объект (глаза отдыхают) и потом 5 минут на перерыв, в этом режиме ваша работоспособность будет выше, чем если бы вы сидели за компьютером несколько часов подряд. Во время перерыва только физическая двигательная активность поможет вам восстановить ваши силы. Зазвенел таймер (ссылка на таймер в файле) — встали из-за стола, посмотрели в окно, потянулись, прошлись по офису или по лестнице вниз-вверх, восстановили мышечный тонус, можно продолжить работу за компьютером (ссылка на таймер есть в файле планировщика недели кликните по картинке планировщика недели вверху страницы, а тут подробнее зачем нужен таймер для компьютера в тайм менеджменте и что он дает лично вам).

Разные цвета ячеек показывают вам — вы запланировали задачу, или уже сделали ее, или у вас завтра важная встреча, или вы перенесли или отменили задачу.

В скачиваемом файле есть ссылка на один из бесплатных таймеров, которые устанавливаются на компьютер. Воспользуйтесь этим или любым другим, их в интернете огромное количество. Таймер на компьютер может быть таким, ссылка на софт и описание в файле планирования недели и месяца.

Планирование работы на неделю и месяц — важные моменты в составлении плана дел на неделю:

План дел на основе недели — это гибкое планирование, можно и нужно корректировать-переносить задачи в рамках одной недели, это не наносит ущерб плану и ожидаемым результатам в горизонте планирования неделя и месяц. Неделя является ключевым элементом в планировании вашего времени.
Составь план следующего дня накануне вечером
Составлять план следующего дня накануне вечером — ключевой момент в организации времени. Утром не надо думать что делать все расписано, отключи голову, просто делай. Если нет четкого плана утром — обычно из-за думания что делать утром весь день скомкан и ничего не сделано.
Выпишите план на завтра на лист бумаги
Выписывать задачи вечером на предстоящий день на лист бумаги очень желательно, это ваш подписанный контракт с самим собой, ваше материальное обещание самому себе, да и потом — вычеркивать сделанные дела из блокнота-планировщика дня очень приятно.
Используйте таймер
Таймер на компьютере помогает оттащить себя от монитора, прерваться и восстановить высокую работоспособность. Без таймера в реальной жизни оторваться от монитора не позволит постоянный огромный входящий поток информации: звонки, почта, дела, которые вы делаете прямо сейчас.
В ваш план работы на неделю обязательно добавьте лягушек. Начинайте день с «лягушки»
Лягушка это дело, которое по каким-то причинам вам делать не хочется. Каждый день находите эту жертву-лягушку и пришпиливайте ее с самого утра. Через какое-то количество дней вы поймете, что у вас катастрофически заканчиваются лягушки, поэтому не надо в один день их всех сразу пришпиливать, экономьте, завтра тоже нужна будет жертва.
При составлении плана работы на неделю помните так же и о слонах. Большого слона ешьте по кусочкам
Здоровенного слона за раз съесть нельзя, потому что он очень большой. Ешьте его кусочками. Т.е. большое дело разделите на маленькие кусочки и начинайте это дело с любого кусочка. Размер самого кусочка (т.е. элементарной маленькой задачки) здоровенного слона (т.е. большой задачи-проекта) определяете Вы сами, в зависимости от ваших возможностей на данный момент времени. Размер этого кусочка должен приближать вас к рузультату.
План на день должен быть реальным
Планируйте на день и делайте ровно столько, сколько можете сделать за день и не больше. Абсолютно не важно, какая гора дел у вас лежит на столе. Жизнь одна, работа это марафон на длинную дистанцию, завтра вам тоже понадобятся и здоровье и силы.
Зарезервируйте время под задачи
Составляя планы на неделю и планы на день зарезервируйте время для ёмких по времени задач, продолжительностью от 1 часа. Например: встреча с клиентом — 3 часа, подготовка коммерческого предложения — 1,5 часа, читать книгу — 1 час, тренировка — 1 час, и т.д. Тогда ваши планы на день и на неделю будут реально выполнимыми, ведь в сутках ограниченное кол-во часов.
Используй кайросы
Мелкие задачи, которые можно сделать в любой день недели, раскидывайте по дням недели с учетом Кайроса (Кайрос — это благоприятный момент для выполнения дела) и объединяйте их друг с другом.
Пример: надо оплатить телефон, ЖКХ, съездить купить продуктов, зайти в концтовары купить фломастеры.
Все эти дела при планировании недели (в файле Планировщик рабочей недели) ставьте в один день и сделайте всё «по дороге в магазин» это как раз благоприятный момент т.е. как говорится «между делом». Таким образом у вас экономится время, вы это все сделаете «за раз»).
Выписывая дела на завтра в блокнот-планировщик дня просто соедините все эти дела линией или нарисуйте звездочки напротив каждого из них, чтобы вам было понятно, что они все «заодно».
Делайте только, что нужно, а остальное — нет
Делайте только то, что ведет вас к результату, остальное нет. Правило Парето гласит: 80% результата дает выполнение всего лишь 20% дел, то есть чтобы достичь цели 100%-го результата надо сделать процентов 30-35 (ключевые частности для победы) из того, что «предписано» некими общими правилами, при этом не снижая качества результата, своих интересов и безопасности.
Поэтому делайте только то, что и правда ведет вас к намеченному результату, а остальные дела и задачи А) делегируйте другим или Б) применяйте «правило трех гвоздей» или сразу В) выкидывайте без сожаления в корзину.
Доделывать, то что вы начали делать, но в процессе выполнения поняли что делать не надо — это лишняя в вашем плане задача, доделывать ее не надо (Начали читать книгу, на середине книги поняли, что полезных идей нет, книга не интересная — выкидывайте такую книгу, зачем ее дочитывать и тратить время, найдите и начните читать другую полезную)
Составляя план работы на неделю и месяц необходимо следить за поглотителями времени. Уберите отвлекающие факторы
Снизьте или уберите совсем отвлекающие факторы: почта, соц. сети, перекуры и т.д. что именно Вам виднее.
Почту, если позволяет ваш режим работы, можно проверять только два раза в день в определенные часы, например с 12.00 до 12.30 и с 16.00 до 16.00 (предупредите об этом ваших клиентов и коллег заранее, чтобы они знали что Вы отвечаете на почту в 12 и в 16 часов)
Соц. сети исключите из своего рабочего графика совсем, а СМИ сильно уменьшите (чтобы помочь себе с этим нелегким для многих решением, в браузер вашего ПК можно установить специальный плагин (у браузера Firefox это один из Add-ons-ов и он называется «Block Site»), который блокирует выбранные Вами сайты, и Вы просто не сможете зайти на ФБ или ВКонтакте.
Старайтесь сделать ХОРОШО с первого раза (хорошо это на 4, на пятерку делать не надо).
Можно сделать «быстро-быстро» и потом «быстро-быстро» переделать уже на хорошо, а можно сделать медленно и сразу хорошо то есть с первого раза. Как показывает практика «медленно ХОРОШО с первого раза» получается как правило быстрее, чем «быстро-быстро хорошо» со второго или с третьего раза. Чтобы делать хорошо сразу, то есть с первого раза и потом не переделывать, используйте при планировании своих дел принцип как широко шагать.
Скачать файл план на день, читать подробнее о планирование рабочего времени тайм менеджмент в excel
Как принимать решения, о которых вы не пожалеете: система принятия непростых решений
Фокус внимания на конкретном деле
Больше внимания к качеству выполнения маленькой задач, забудьте на время о «длинном результате». Делая качественно каждый маленький шажок (подробнее принцип жизни «Сила в безразличии») в том большом деле, которое запланировали, вы автоматически достигаете отличного результата большого дела.

Долгосрочное планирование на год и более Колесо жизни

© Разрешено и приветствуется, если вы поделитесь ссылкой на статью в социальных сетях или в своем блоге. Копирование и размещение статьи на других порталах только с письменного согласия автора [email protected]

Сегодня мы научимся создавать в MS Excel «чеклист» или, если по-русски, список дел. Список дел в Excel — с этим вы наверняка уже сталкивались в попытках организовать работу. Обычно люди выделяют цветом сделанные/несделанные дела, «зачеркивают» пункты списка… но все это слишком долго, да и просто неудобно.

Гораздо проще все это можно реализовать с помощью «галочек» — установки и снятия т.н. «флажков». Ну, а чтобы все не было так просто, мы сделаем наш список дел более функциональным: снабдим внутренним счетчиком и счетчиком выполнения задач.

Расставляем флажки в MS Excel

Сначала создадим простейшую таблицу со списком дел. Затем перейдем на вкладку «Разработчик» и в группе «Элементы управления» активируем инструмент «Вставка» и выберем пункт «Флажок». Как только флажок окажется помещенным на листе, сотрите ненужную подпись и поставьте его в выбранную ячейку.

Использование «флажков» в Excel

Теперь протяните ячейку с флажком за уголок до конца «списка дел», и такие же «флажки» появятся во всех остальных ячейках столбца. Итак шаблончик будущего списка дел готов — можно даже щелкать по флажкам уже сейчас, расставляя галочки… только вот удовольствия и пользы от этого никакого, верно? Давайте её добавим!

Протягиваем ячейку MS Excel, чтобы заполнить все другие ячейки столбца тем же содержимым

Заготовка списка дел в MS Excel

Список дел с зависимостями в MS Excel

Щелкаем правой кнопкой мыши по первому элементу-флажку, и выбираем самый нижний пункт из выпадающего меню: «Формат объекта».

Формат ячеек в MS Excel

В появившемся окне «Форматирование объекта» щелкните в поле «Связь с ячейкой», а затем, щелкните на соседнюю ячейку справа от текущей. Тот же фокус нужно проделать для всех остальных флажков, создав пары с соседней ячейкой.

Создаем связь с ячейкой в MS Excel

Обратите внимание: если поставить галочку на одном из флажков, в «связанной» ячейке появится надпись: «истина» если «галочка» установлена или «ложь», если снята. Пока запомним это просто как интересный факт, и двинемся дальше.

Теперь активация флажков-галочек меняет состояние в связанных с ними ячейках таблицы

Функция СЧЕТЕСЛИ

Ну а теперь немого функций и математики. В «список дел» я добавляю ещё 2 строки: число задач вообще, и число задач, которые уже выполнены. Обе строи заполняются данными автоматически, а помогает им в этом встроенная Excel-функция СЧЕТЕСЛИ. Работает она просто:

=СЧЁТЕСЛИ(диапазон_ячеек ; критерий_работы)

Как посчитать все выполненные задачи? Задать в качестве критерия работы функции положение «ИСТИНА» в третьей колонке (как вы помните, положение зависит от того — стоит галочка или нет).

А как посчитать все задачи (и выполненные и невыполненные) сразу? Сначала посчитать по отдельности количество значений «ЛОЖЬ» и «ИСТИНА», а затем сложить результат.

Считаем задачи в нашем excel-списке дел

В общем и целом, наш список дел или список задач на день построенный в MS Excel, уже готов. Нужно только немного украсить его и сделать более опрятным.

Итоговый список задач в MS Excel

Первым делом скройте столбец «С» (истина/ложь), чтобы он не загромождал вид таблицы. А во вторых, давайте добавим «общий критерий эффективности», то есть ещё одно поле — «можно ли переходить к следующему плану?». Ёжику понятно, что переходить к следующему плану можно только после того, как выполнены все задания нынешнего. Или, перефразируя с языка логики на язык математики: когда пункты «всего задач» и «задач выполнено» нашего списка, равны друг другу!

Воспользуемся простой функцией условием =ЕСЛИ() и зададим исходные данные:

=ЕСЛИ(B8=B7 ; «Да» ; «НЕТ»)

Расшифровывается это просто: если значения равны, то вывести в ячейке слово «ДА», если не равны, «НЕТ». А результат будет выглядеть как у меня на примере ниже.

Готовый список задач сделанный в MS Excel. Почти полностью автоматический и от того ещё более интересный 🙂

Обратите внимание только на одну деталь — зеленый цвет ячейки и белый цвет текста в ней. Эти элементы также не мои художества, а результат работы MS Excel, а вернее, принципов условного форматирования, о чем мы говорили с вами в одном из прошлых уроков.

Подборка программ для планирования личного времени — Сервисы на vc.ru

Чтобы быть эффективным и не удивляться в конце рабочего дня, почему у вас не хватило времени на выполнение всех поставленных задач, важно планировать свое время.

{«id»:90055,»url»:»https:\/\/vc.ru\/services\/90055-podborka-programm-dlya-planirovaniya-lichnogo-vremeni»,»title»:»\u041f\u043e\u0434\u0431\u043e\u0440\u043a\u0430 \u043f\u0440\u043e\u0433\u0440\u0430\u043c\u043c \u0434\u043b\u044f \u043f\u043b\u0430\u043d\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u043d\u0438\u044f \u043b\u0438\u0447\u043d\u043e\u0433\u043e \u0432\u0440\u0435\u043c\u0435\u043d\u0438″,»services»:{«facebook»:{«url»:»https:\/\/www.facebook.com\/sharer\/sharer.php?u=https:\/\/vc.ru\/services\/90055-podborka-programm-dlya-planirovaniya-lichnogo-vremeni»,»short_name»:»FB»,»title»:»Facebook»,»width»:600,»height»:450},»vkontakte»:{«url»:»https:\/\/vk.com\/share. php?url=https:\/\/vc.ru\/services\/90055-podborka-programm-dlya-planirovaniya-lichnogo-vremeni&title=\u041f\u043e\u0434\u0431\u043e\u0440\u043a\u0430 \u043f\u0440\u043e\u0433\u0440\u0430\u043c\u043c \u0434\u043b\u044f \u043f\u043b\u0430\u043d\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u043d\u0438\u044f \u043b\u0438\u0447\u043d\u043e\u0433\u043e \u0432\u0440\u0435\u043c\u0435\u043d\u0438″,»short_name»:»VK»,»title»:»\u0412\u041a\u043e\u043d\u0442\u0430\u043a\u0442\u0435″,»width»:600,»height»:450},»twitter»:{«url»:»https:\/\/twitter.com\/intent\/tweet?url=https:\/\/vc.ru\/services\/90055-podborka-programm-dlya-planirovaniya-lichnogo-vremeni&text=\u041f\u043e\u0434\u0431\u043e\u0440\u043a\u0430 \u043f\u0440\u043e\u0433\u0440\u0430\u043c\u043c \u0434\u043b\u044f \u043f\u043b\u0430\u043d\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u043d\u0438\u044f \u043b\u0438\u0447\u043d\u043e\u0433\u043e \u0432\u0440\u0435\u043c\u0435\u043d\u0438″,»short_name»:»TW»,»title»:»Twitter»,»width»:600,»height»:450},»telegram»:{«url»:»tg:\/\/msg_url?url=https:\/\/vc.ru\/services\/90055-podborka-programm-dlya-planirovaniya-lichnogo-vremeni&text=\u041f\u043e\u0434\u0431\u043e\u0440\u043a\u0430 \u043f\u0440\u043e\u0433\u0440\u0430\u043c\u043c \u0434\u043b\u044f \u043f\u043b\u0430\u043d\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u043d\u0438\u044f \u043b\u0438\u0447\u043d\u043e\u0433\u043e \u0432\u0440\u0435\u043c\u0435\u043d\u0438″,»short_name»:»TG»,»title»:»Telegram»,»width»:600,»height»:450},»odnoklassniki»:{«url»:»http:\/\/connect.ok.ru\/dk?st.cmd=WidgetSharePreview&service=odnoklassniki&st.shareUrl=https:\/\/vc.ru\/services\/90055-podborka-programm-dlya-planirovaniya-lichnogo-vremeni»,»short_name»:»OK»,»title»:»\u041e\u0434\u043d\u043e\u043a\u043b\u0430\u0441\u0441\u043d\u0438\u043a\u0438″,»width»:600,»height»:450},»email»:{«url»:»mailto:?subject=\u041f\u043e\u0434\u0431\u043e\u0440\u043a\u0430 \u043f\u0440\u043e\u0433\u0440\u0430\u043c\u043c \u0434\u043b\u044f \u043f\u043b\u0430\u043d\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u043d\u0438\u044f \u043b\u0438\u0447\u043d\u043e\u0433\u043e \u0432\u0440\u0435\u043c\u0435\u043d\u0438&body=https:\/\/vc. ru\/services\/90055-podborka-programm-dlya-planirovaniya-lichnogo-vremeni»,»short_name»:»Email»,»title»:»\u041e\u0442\u043f\u0440\u0430\u0432\u0438\u0442\u044c \u043d\u0430 \u043f\u043e\u0447\u0442\u0443″,»width»:600,»height»:450}},»isFavorited»:false}

44 312

просмотров

Просмотр ленты в Instagram или смешных видео на YouTube не способствуют достижению цели и, как правило, отнимают больше времени, чем кажется. Чтобы каждый день был продуктивным, мы подобрали несколько программ, которые помогают планировать время и следить за собственной эффективностью.

1. 24me Персональный Ассистент

Полезное приложение на iOS, которое объединяет календарь, заметки, списки дел, личные счета. Все синхронизируется, приложение постоянно информирует обо всем, что происходит на протяжении дня и напоминает о том, что еще нужно сделать. 24me напоминает об оплатах счетов, позволяет звонить, отправлять СМС и электронную почту. Предупреждает о деловых встречах на основе условий дорожного трафика и открывает приложение навигации по умолчанию с правильным адресом.

2. Things 3

Платное приложение для планирования времени. Позволяет создавать проекты с большим количеством задач для реализации масштабных целей. Упорядочивает задачи при помощи тегов и не запутывает непонятным интерфейсом. В этом его большой плюс: вы сможете сосредоточиться только на себе и своих задачах.

3. Any.do

Многофункциональное приложение, синхронизирующееся практически с любой техникой. Один из плюсов — умение работать с голосом. Вам нужно озвучить задачу и Any.do внесет ее в список дел. У приложения есть кроссплатформенная поддержка для повторяющихся напоминаний, заметок и подзадач. Также Any.do отлично подходит для походов в магазин: удобным списком покупок можно делиться с другими членами семьи. Приложение умеет анализировать историю покупок и предлагает еду, которая скоро закончится.

4. Todoist

Планер, которым можно пользоваться на любых устройствах и без подключения к интернету. С приложением интегрируются более 60 популярных сервисов, включая Dropbox, Amazon Alexa, Zapier, IFTTT, Slack. Todoist позволяет расставлять задачи по приоритетности и делить большую задачу на небольшие. Также, если у вас есть рутинные задачи, которые повторяются в один и тот же день, но вам нужно единоразово решить их в другое время, то приложение перенесет задачу без нарушения цикла повтора.

5. Evernote

Планировщик, который позволяет упорядочивать заметки любым способом, создавать списки дел, добавлять изображения, аудио, веб-страницы. Приложение синхронизирует информацию на всех устройствах и предлагает инструменты для совместного доступа. Есть также Evernote Premium, который работает с PDF-файлами, сканирует и оцифровывает визитки, сохраняет электронные письма в Evernote и многое другое.

6. Wunderlist

Простое приложение c быстрым доступом к органайзеру, возможностью создавать списки, вести совместные проекты, добавлять изображения, презентации и т.д. Приложение синхронизируется с компьютером, телефоном и планшетом.

7. Google Calendar

Приложение, в котором можно работать без интернет-подключения. Создан компанией Google и был представлен в виде веб-приложения и мобильного приложения для платформ Android iOS в 2009 году. В приложении можно планировать встречи, создавать события со своими контактами и делиться целыми календарями с коллегами или сотрудниками.

Как составить план работы на неделю ᐈ Тайм-менджмент

Исполняем желания по плану

От редакции: та самая важная статья в начале года. Большинство из нас планируют свое рабочее время и пробуют разные методы. Плохая новость – очень мало людей способны управлять своим временем со 100%-ной эффективностью. А хорошая – этому можно научиться.

«Я довольно организованный и пунктуальный человек, но есть некоторые важные для меня вещи, которые в моем расписании топорщатся и не хотят вписываться в рутину», – с этого началось наше общение с Оксаной Железновой, маркетинговым стратегом из Аргентины.

Действительно, Оксана не была новичком в планировании. У нее были записаны цели на год в виде направления развития. Она планировала на месяц вперед, а также вписывала в календарь задачи, связанные со взаимодействием с другими людьми. Оксана составляла с утра план на день, однако не всегда добиралась до важных, но не срочных дел, таких как чтение новостей индустрии, обучение, подготовка к живым эфирам и ведение блога и других задач, направленных на развитие бизнеса. Это происходило потому, что в ее системе отсутствовало недельное планирование.

Статья для людей, которые пробовали разные системы планирования, но пока что не нашли удобную для себя. Таких, как Оксана. На ее примере я покажу, что недельное планирование очень важно. За 400 с лишним часов консультирования и личного сопровождения клиентов я поняла, что для многих недостающим звеном в стремлении выполнять задуманное является именно недельное планирование.

Благодаря плану на неделю у нас появляется пространство. Внутри этого пространства мы ищем и находим время для важных действий, которые продвигают нас к целям. Это отличается от обычного списка дел.

И у самого длинного дня есть конец

Представьте, что с вечера вы запланировали на следующий день 10 задач. Вы выполнили 7 из них, не добравшись до трех дел из списка. Согласитесь, что такое случается в жизни почти каждого из нас.

Наименее предпочтительный вариант – ничего не сделать. Запомнить и сказать себе: «Займусь этим как-нибудь потом».

Перенести эти задачи на завтра. Но на следующий день у нас будут другие задачи, которыми необходимо заняться. Если мы переносим дела каждый день на следующий, может сложиться ситуация, когда список незавершенных задач станет очень длинным. Это приводит к ощущению, что мы ничего не успеваем.

Записывать незавершенные задачи в отдельный список и просматривать его каждый день вечером. Это тоже обычно приводит к тому, что такой список незаконченных дел стремится к бесконечности.

Как пишет в своей книге «От срочного к важному» специалист по личной эффективности Стив Макклетчи, дела и проекты, которые важны исключительно нам самим, никогда не бывают срочными и важными.

Задаче «написать статью для блога» трудно соперничать с рабочими планами, невыполнение которых влечет за собой немедленные последствия – снижение дохода, недовольство начальника или клиентов. Когда мы планируем задачи со дня на день, такие несрочные дела без четкого дедлайна бесконечно переносятся, и ведение блога откладывается на неопределенный срок.

Совсем другая картина складывается, когда мы исследуем наши возможности в недельном пространстве.

На консультации Оксана отметила, что для написания статьи для блога ей нужно, чтобы ее никто не отвлекал, и чтобы на нее «не давило время». Мы решили, что писать можно в кафе, в пятницу, когда муж приходит раньше с работы и занимается сыном. Этот вариант мы увидели после того, как исследовали всю неделю целиком.

Неделя год кормит

Время

Недельное планирование всегда начинается с распределения по рабочим и выходным дням дел, для которых установлено время. Я называю их опорными точками дня. Когда вы записываете все эти дела в календарь или ежедневник, происходит волшебный эффект. Обычно оказывается, что у вас больше свободного времени, чем вы предполагали, планируя дела изо дня в день.

Место

Перед нами 5 рабочих дней и 2 выходных дня. Мы можем распределять дела по дням недели и искать для них удобное для выполнения место и время.

Если в определенный день мы не успеваем выполнить все, что запланировали, или случилось что-то непредвиденное, у нас впереди есть несколько дней. Если же дел много, и незавершенная задача не вписывается в эту неделю, мы можем поискать для нее место в расписании на следующую неделю.

Таким образом, незаконченные дела не накапливаются и не теряются.

Фокус

Многие из нас лучше действуют, когда приближается дедлайн, но один день – это слишком мало времени. Может случиться что-то непредвиденное, и вот уже мы не успели сделать то, что запланировали. Это вгоняет в стресс. Неделя – идеальное время для сосредоточенной работы. С одной стороны, мы не можем себе позволить ничего не делать больше 1-2 дней, с другой – можем завершить задачу в другой день, оставшись в рамках недельного плана.

Допустим, вы хотите выполнять комплекс силовых упражнений 2 раза в неделю по утрам. Вы решили, что будете это делать в понедельник и среду. Но на этой неделе в понедельник утром у вас назначена очередь к врачу. Вы знаете об этом заранее и можете выделить время на упражнения в четверг.

Недельное планирование дает вам гибкость и свободу, чтобы справляться с непредвиденными обстоятельствами и при необходимости менять местами запланированные дела.

Мечты – это планы в уме, а план – мечта на бумаге.

5 простых последовательных шагов для составления недельного плана дел

На первом этапе возьмите ежедневник, Google-календарь или недельный разворот и запишите дела, для которых определено время. Это встречи, клиенты, мероприятия, детские кружки, врач и так далее. Вы увидите интервалы свободного времени, часть из которых можно использовать для других задач.

Попробуйте Google-календарь

Составьте список важных дел на неделю. В этот список войдут дела, которые не привязаны к определенному времени. Это могут быть задачи, направленные на развитие бизнеса, обучение, работа в соцсетях, домашние обязанности, время с детьми или что-то для души.

После этого найдите для задач из этого списка подходящее место в вашем расписании. Вы можете записать их на тот день, когда планируете ими заняться. Более гибкий способ планирования предполагает, что вы не распределяете задачи по дням недели. Каждый раз, когда у вас есть свободный промежуток времени, вы смотрите в список важных дел и выбираете, чем заняться сейчас.

Определяем главное дело дня. Выделите одно дело, которое можно назвать главным в этом дне. Представьте себе, что у вас есть время только на одно дело – за что бы вы взялись и довели до финальной точки? Это может быть очень полезно для тех из вас, у кого в течение дня часто происходит что-то непредвиденное, и планы срываются. А также для тех, у кого мало рабочих часов. Выполнение главного дела подарит вам чувство удовлетворения в конце дня.

В конце недели вернитесь к вашему расписанию и заполните таблицу «Уже молодец, потом молодец». Она состоит из двух колонок. Запишите в колонку «Уже молодец» задачи, которые были запланированы и выполнены. Во вторую колонку «Потом молодец» запишите задачи, для которых вы найдете время на следующей неделе. Эта колонка помогает избавиться от неприятного ощущения, что вы не успели сделать все, что хотели.

Заполнять таблицу не обязательно. Самое важное в обзоре недели – похвалить себя за то, что сделано, и не дать невыполненным задачам потеряться среди других дел.

Я не призываю вас немедленно начать планировать всю неделю, если на данный момент вы этого не делаете. Я предлагаю для начала попробовать планировать на несколько дней вперед или составлять список важных дел на неделю, а не на один день. После этого вам будет проще приступить к недельному планированию.

Что важного дает недельное планирование?

Главная польза недельного планирования заключается в том, что у нас появляется пространство для выполнения важных, но не срочных задач, для которых обычно не хватает времени.

Это подтверждает отзыв Оксаны о том, как изменились ее привычки планирования дел после консультации:

«После нескольких недель плотной работы я ушла от Леры с новой привычкой планировать неделю и выделять в ней место и время для всего, что мне нужно и важно. При этом ориентироваться на собственное самочувствие, реально оценивать силы и не есть себя потом поедом, что «вот, опять чего-то не сделала». День оказался слишком коротким промежутком, чтобы наблюдать собственный прогресс и контролировать темп, месяц – слишком длинным, а вот неделя – в самый раз».

Возможно, вы хотите развивать новый проект в бизнесе, получить еще одну академическую степень, выучить иностранный язык, заняться спортом, вести блог, написать книгу или проводить больше времени с семьей. Недельное планирование позволяет целенаправленно находить время для этих задач, чтобы в будущем ваши цели и желания стали частью вашей жизни.

Если Вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter

Онлайн органайзеры, календари и списки дел, задач

Простой и красивый онлайн планировщик, который поддерживает практические все мобильные и настольные платформы. В т.ч. работает в почтовых программах и сервисах. Позволяет совместно работать над задачами, получать напоминания и оповещения.

Классический интерфейс Outlook в браузере. Встроенная защита от вирусов
и спама. Содержит базу контактов, задачи и календарь, который можно публиковать
и расшаривать для сотрудников. Интегрирован с OneDrive

Позволяет вести приватные и совместные календари. Отличный интерфейс. Интегрирован с GMail. Синхронизация с MS Outlook, поддержка форматов iCal и XML, версия для мобильных устройств.

Персональный менеджер задач или органайзер для Mac/iOS, который использует концепцию Getting Things Done.

Таск менеджер от Майкрософт. Интеграция с Office 365. Полное шифрование данных. Интеллектуальные функции для создания задач. Мобильные приложения.

Продуманная система управления задачами и проектами, основанная на канбан-методологии. Гибкая структура (воркспейсы → проекты → доски). Многоступенчатые задачи. Встроенный тайм-трекер и Pomodoro-таймер. Мобильные приложения на iOS и Android. Есть бесплатная версия с небольшими ограничениями по количеству проектов и участников команды. Русская техподдержка.

Позволяет легко создавать, сортировать задачи, посылать и принимать задачи от сотрудников (или просто расшаривать). Интегрируется с Google Calendar и GMail, позволяет работать в оффлайн с помощью Google Gears. Ремайндер поддерживает email, IM, SMS

Простое приложение для работы с задачами. Доступно как мобильное приложение и в веб-интерфейсе GMail. Тесно интегрировано с GMail и Google Calendar

Бесплатный персональный веб-планировщик от создателей Мегаплан. Безопасно хранит дела, составляет календари, понимает человеческий язык и не дает вам опоздать.

Удобный таск-менеджер, который работает на мобильных устройствах и в браузере. Есть функции для совместной работы над задачами

Персональный органайзер с возможностями для совместной работы над задачами и проектами. Включает в себя календарь, задачи, проекты, контакты и дневник (для логирования сделанных дел). Есть SMS/email напоминания.

Бесплатный онлайн органайзер для хранения ваших задач, заметок и важных материалов.

Сервис, который помогает вести учёт событий наглядно и структурированно. Позволяет добавлять записи по категориям, получать отчеты, напоминания и отслеживать прогресс, но учитывать свои цели, которые вы хотите достигнуть.

Prettytasks — удобный онлайн органайзер. Задачи, списки, дневник, заметки всегда под рукой. Календарное планирование. Дневник. Списки задач. Заметки. Автоматические списки. Есть приложение для Android

Персональный менеджер задач и тасктрекер скрещенный с техникой Pomodoro. Составляйте список задач, группируйте в проекты. Вы просто выполняете ваши задачи а Помидорка следит, что бы вы не переутомлялись.

Онлайн-органайзер для жизни, работы, бизнеса, развития и самореализации с ориентацией на многофункциональность. Список дел с организацией по папкам, иерархия целей, планы с графиком Гантта, карты идей (mind maps), приоритизация дел, матрица «Важно-Срочно», колесо баланса, календарь, карта, контакты. А также мощная система оповещений, чтобы не забыть о самом важном.

Менеджер задач, который заставляет примитивный мозг работать. Есть веб-версия, iOS-приложение и Android-приложение.

Простой и мощный способ еженедельного планирования, который даст Вам полный контроль

Перед Вами вольный перевод статьи, которую написал Rafael Sarandeses:

Примените этот систематический метод, чтобы каждую неделю уверенно продвигаться к Вашим самым большим и важным целям.

Rafael Sarandeses — человек с личной страстью помогать другим людям достигать их профессиональные цели. Поэтому он делает больше, чем просто помогает человеку определить цели и поддерживает на пути к их достижению. Он помогает развить правильные продуктивные привычки, которые позволяют быть эффективным, оставаться на верном пути и достигать поставленные цели.

Железобетонный метод еженедельного планирования может изменить ВСЁ — он позволит Вам сэкономить несколько часов прокрастинации и нерешительности в течение недели. Если выбирать только одну тактику исполнения, то целенаправленное планирование на неделю вперед, вероятно, та тактика, которая дает самый значительный результат.

Эта система еженедельного планирования поддерживает продуктивность и постоянство. Она уже помогла многим людям достичь профессиональные цели с меньшими усилиями и за меньшее время, чем это занимает обычно.

Ну что, поехали!

1. Планируйте на неделю вперед по воскресеньям

В воскресенье следует провести какое-то время со своим календарем и решить, когда именно Вы уделите время вдумчивой работе над своими самыми важными целями. Фокус на недельном масштабе даёт наилучшие результаты — он достаточно длинный, чтобы видеть все в перспективе и ощущать прогресс, но и достаточно короткий, чтобы удержать Вас в настоящем, и в «режиме действия».

Планируя время заранее на исполнение значительных проектов каждую неделю, Вы также заметите позитивный «побочный эффект». После того, как Вы поместите в недельный календарь все нужные для реализации целей дела, Вы поймете, что у Вас осталась масса свободного времени на другие занятия.

Это простое упражнение очень воодушевляет. Оно позволяет втиснуть гораздо больше дел в одну неделю и при этом оставаться спокойным, с чувством порядка, контроля и готовым действовать в соответствии с собственным планом.

Планирование на неделю вперед всегда даёт огромный рост продуктивности и уверенности в себе.

Если коротко: оставьте немного времени после обеда в воскресенье, чтобы составить детальный план на следующую неделю.

2. Разберитесь с Вашими задачами и их потоком

Жизнь в реальном мире заставляет нас постоянно совмещать наши планы с бесконечными встречами, звонками, личными поручениями, административной работой и тому подобное. Приоритизация включает принятие решений, как поступить с неприоритетной работой.

Ниже представлена таблица — это комбинация Матрицы Эйзенхауэра и Матрицы «Срочное и Важное» Стивена Кови. Эта таблица поможет Вам с приоритизацией.

© Rafael Sarandeses

По мере заполнения своего календаря Вы будете думать о том, как разместить эти 4 типа активностей:

1. Уделите достаточно времени в течение недели для «Работы в фокусе» — это задачи, которые требуют много усилий и дают значительный эффект. Вам потребуются длинные промежутки времени, которые позволят Вам глубоко погрузиться в выполнение сложных задач, требующих концентрации внимания. Это означает — никаких емейлов, звонков и прочих отвлекающих факторов. Только глубокая, сконцентрированная работа.

2. Используйте максимум возможностей для получения «Легких побед» — это задачи, которые требуют мало усилий, но дают значительный эффект. Например, сделать черновой набросок Коммерческого предложения или позвонить потенциальному клиенту — это критически важные для бизнеса задачи, хотя они могут отнять относительно немного времени и усилий.

Иногда мы продолжаем откладывать выполнение таких задач, потому что никак не можем запустить чувство потока. Решение может быть таким: плотно упаковывать похожие задачи в единые, непрерывные «блоки часа на 3 один-два раза в неделю. Если Ваш мозг уже в потоке какого-то определенного типа задач, будет гораздо проще переключаться к другим задачам такого же типа, если они будут идти одна за другой.

3. Эффективно разбирайтесь с «Наполнителями» — это задачи, которые требуют мало усилий и дают незначительный эффект. Работу с почтой и административным вопросами можно также планировать «блоками» в перерывах между встречами, в дороге или когда у Вас есть 15-30 свободных минут, в которые заняться какой-то значительной работой точно не получится.

4. И последний тип активности — это «Задачи-убийцы продуктивности» — это задачи, которые требуют много усилий, но дают незначительный эффект. Задачи-убийцы высасывают из Вас энергию, но в результате дают минимум эффекта на каждую затраченную минуту. Как правило они появляются в качестве срочных запросов от других. Подумайте, можете ли Вы делегировать такие задачи кому-то, более подходящему, или кому-то, кому больше нравится выполнять подобные задачи? Возможно ли их автоматизировать? Или вообще отдать на аутсорсинг?

Задумайтесь, сколько времени на самом деле Вы отнимаете выполнением «задач-убийц» у тех задач, которые действительно важны для вашего бизнеса и Ваших целей? Если подумать над этим в терминах стоимости 1-го Вашего часа, то может оказаться значительно дешевле заплатить кому-то за выполнение таких задач.

Ваша очередь!

Мы еще вернемся к размещению этих блоков в календаре на 4-м шаге. А пока Вы можете нарисовать себе небольшую табличку, такую же как в примере наверху, и попробовать классифицировать свои задачи со следующей недели, разместив их в соответствующие зоны.

3. Защитите время для задач, которые продвинут Вас в направлении Ваших целей

Чтобы прорваться сквозь туман и сохранить фокус на том, что должно быть сделано к концу недели несмотря ни на что, используйте подход «Неделя-5» и «День-3» (сокращенно Н-5 и Д-3).

Этот предельно простой подход помогает сохранять фокус на том, что важно, так что Вы сможете максимизировать результат на выходе каждой недели. Идея в том, чтобы работать как можно больше в зеленых квадратах матрицы «Усилия Vs Эффективность», как описано выше.

Недельные задачи «Н-5»: 5 вещей, которые Вы должны выполнить до конца недели — несмотря ни на что.

Такие задачи также называют «Большие-5».

Никаких оправданий, они должны быть выполнены до того, как Вы уйдете на выходные. Эти задачи обычно принадлежат квадрату «Работа в фокусе», и то, что они уже запланированы в календаре, означает, что Вы от них уже не сбежите. Они являются тем типом задач в календаре, с которыми Вы обязаны считаться.

Ежедневные задачи «Д-3»: каждый вечер напишите 3 вещи, которые Вы должны сделать до вечера следующего дня.

Также известные как «Крошечные-3».

Задача Д-3 может быть чем-то, что требуется для прогресса по задачам Н-5 в течение недели. Идея в том, чтобы совместить отличный недельный обзор важных вещей с ежедневным обязательством сделать хотя бы 3 значимых задачи в нужных направлениях. Задачи Д-3 могут принадлежать к квадрату «Легкие победы»: задачи требуют не так много энергии и времени для выполнения, но оказывают значительный эффект на прогресс.

Ваша очередь!

В воскресенье вечером подумайте над вашими Н-5 на будущую неделю, а также над Д-3 понедельника.
Не уверены по приоритетам? Слишком много «важных» и «срочных» дел к выполнению? Попробуйте спросить себя: «Как я распределяю свое время, энергию и фокус на действиях со значительным эффектом которые продвинут меня к моим целям?» Подумав над этим, может стать немного проще выбрать 5 ключевых вещей, которые на следующей неделе приблизят Вас к достижению Ваших целей.

4. Используйте Ваш календарь как основной инструмент продуктивности

После того, как Вы классифицировали свои задачи и их последовательность, и определились со своими Н-5 и Д-3, перейдите к незаполненной неделе в Вашем календаре. Это может быть календарь Outlook, iCal, конечно же WorkTek, или даже бумажный календарь. Любой подойдет.

1. Для каждой задачи Н-5 зарезервируйте блоки минимум по 90 минут на протяжении недели. В этой статье мы фокусируемся на Ваших профессиональных целях, но Ваши Н-5 могут включать Активности со Значительным эффектом в любой другой области Вашей жизни, а не только в работе.

2. Каждый вечер планируйте следующий день и резервируйте блоки хотя бы по 30 минут на каждую из задач Д-3. Запланировать Д-3 на понедельник можно сразу в Воскресенье, пока Вы планируете неделю в целом.

3. Далее, зарезервируйте время для телефонных звонков, встреч и прочих вторичных обязательств, которые должны случиться в течение следующей недели. Не забудьте выделить время на еду, посещение врача и прочие личные дела.

4. Обратите внимание на «мертвые» или неиспользуемые временные интервалы между значительными занятыми временными блоками и запланируйте использовать их для работы с «Наполнителями». Например, ознакомиться с документами, ответить на письмо, сделать какой-то набросок материала, встретиться и обсудить что-то с коллегой, и т.д.

Вы можете даже запланировать в свободное время «целевую прокрастинацию», чтобы Ваш мозг отключился на задачах, требующих мало усилий, что в конечном счете может дать побочную ценность. Например, подумать над продвижением, прочитать полезную статью, пообщаться с Вашими клиентами или контактами в LinkedIn и т.д.

5. Сохраняйте гибкий подход: если что-то всплывет и Вам потребуется переписать зарезервированный ранее «блок», то сделайте это. В этом нет ничего плохого, если только Вы не удалите важный блок, не перепланировав его. Почему? Потому что Ваши обязательства по Вашим же приоритетам должны быть жесткими в течение недели, иначе следует задуматься, а действительно ли они были так уже «приоритетны».

6. Если будет не хватать времени, Вам придется начать говорить «нет». Обычно, проще взять на себя лишние обязательства, чем сказать «нет» людям, которые просят у Вас время в Вашем календаре. И если Вы будете соглашаться на все просьбы коллег «уделить им время», тогда Ваше время уже не Ваше — оно принадлежит другим.

Всегда «защищайте» время на задачи «Работа в фокусе» в недельном календаре заранее, даже без четкого плана по каждой задаче. Это позволит минимизировать нарушения плана, т.к. люди смогут попасть в Ваш план только тогда, когда Вам это удобно.

7. Если Вам кажется, что Вы застряли в непродуктивности, «спланируйте» себе дорогу из этого состояния. Памятка задач, решаемых Вами каждый день, позволит Вам идентифицировать «скрытые силы», действующие против Ваших начальных обязательств.

Это также может помочь определить, сколько времени занимает выполнение некоторых задач — очень часто люди недооценивают, сколько реально времени может занимать выполнение некоторых дел.

Если Вы отклоняетесь от своего расписания или никак не можете ему следовать, Вам нужно постараться взять это под контроль: записывайте, как и на что Вы тратите время в течение дня короткими блоками по 60 минут. В конце дня посмотрите на свои записи. Результаты могут удивить Вас.

5. Наградите себя, превратите процесс в игру для укрепления привычек и делайте специальные перерывы, чтобы избежать выгорания

Вы можете преследовать самые значимые цели и все же презирать выполнять некоторые задачи, необходимые для достижения этих целей. И этого не изменить. Планирование и прочие системы работы — не заменят тяжелый труд и жертвы, не важно насколько умны эти системы. Иногда это может вызывать стресс и быть ужасно скучным.

Но Вы можете заставить свои психологические особенности — такие как предпочтение немедленных наград вместо долговременных обязательств — работать на Вас. Создайте стратегии, которые сохранят мотивацию на высоком уровне, когда Вы не хотите делать то, «что нужно делать», а хотели бы лучше делать то, «что хочется делать».

Побалуйте себя.

Возможно, Вы знакомы с программами лояльности вроде «бесплатные мили» и «постоянный покупатель». Что ж, почему бы не создать себе свою программу лояльности «постоянный деятель»? Придумайте для себя какие-нибудь ежедневные и еженедельные награды, если Вы выполняете свои задачи Д-3 и Н-5.

— Я знаю кое-кого, кто разрешает себе посмотреть 1 час Netflix без чувства вины, если задачи дня успешно выполнены; также знаю другого человека, который внедрил себе правило «Пятница после обеда — с работой всё», если он выполняет недельный план к обеду пятницы.

— Некоторое время назад студентка в моей программе по карьерному коучингу в IE Business School решила, что она будет класть по 20 евро в копилку за каждую неделю, если у нее будет выполняться цель «нет входящих». Последнее, что я слышал, у нее очень быстро растет коллекция новых туфель!

Получение значимых, ощутимых наград – это мощный источник мотивационного импульса. Когда речь идет о том, чтобы удержать себя в тонусе, в ход должно идти всё. Я настоятельно рекомендую Вам найти пути, как соединить удовольствие и обязательства в управляемые и мотивирующие сроки (неделя — моя рекомендация и мой выбор).

– Rafael Sarandeses

Получайте удовольствие, отслеживая свой прогресс

Многие приложения отслеживают повторяющиеся активности или привычки. Они полезны тем, что держат нас в курсе, как мы начинаем менять свое поведение, предоставляя нам отчеты и графики, которые демонстрируют наш прогресс и изменение динамики.

Согласно некоторым исследованиям при наблюдении за пациентами с проблемами сердца, которых попросили кардинально изменить свой стиль жизни, участие в группах поддержки дало почти 8-кратный рост длительности приверженности здоровым привычками, против тех пациентов, которые не участвовали ни в каких группах.

Вы можете использовать любые подобные приложения каждый день, чтобы поддерживать свои привычки, влияющие на продуктивность — вставать рано, медитировать, вести свой журнал, в конце каждого дня добиваться «входящих нет» и т.д.

Тот факт, что Вам каждый день приходится отмечать эти задачи в своём списке может оказать значимый эффект на Вашу решимость достичь цель дня. А, как Вы уже знаете, достижение цели дня — это надежный путь продвижения к более амбициозным и отдаленным во времени стремлениям.

Отключитесь на время. Специально.

Мы не машины. Чрезмерная работа приведет к неэффективности. В профессиональном спорте отдых не просто важен как и тренировки, он является частью тренировочной программы.

Это применимо к любому другому аспекту жизни, и на то есть причина: в 2012 году журналист Сара Робинсон изучила 150 лет исследований по данной теме и выяснила, что как только Вы переваливаете за границу 60-часов-в-неделю, задачи, которые занимали час для завершения, начнут занимать два часа.

Какое можно ввести правило по этому поводу? Вы можете ввести правило резервировать в своем календаре время на «отключку», и считаться с этими блоками не менее, чем с другими.

Фокусируйтесь на достижении Ваших дневных и недельных целей, и не переживайте о Ваших больших целях

Лучшие привычке это те, которые имеет смысл иметь. Успех не в том, чтобы выполнить один подход успешно, а в том, чтобы каждую неделю использовать эффективную практику.

Если Вы продолжите придерживаться этой практики, Вы будете менее сфокусированы на том, чтобы переживать о своих более отдаленных планах — осмысление которых может вызывать «оцепенение», и сфокусированными на том, чтобы выполнить текущие задачи. Делая это, Вы уж точно можете быть уверены, что Ваши дневные и недельные задачи со временем приведут Вас к Вашим целям.

Не тратьте слишком много времени думая о процессе. Факт в том, что мы не можем думать креативно и быть максимально продуктивными, если мы постоянно сомневаемся в себе и стараемся определить идеальный план действий.

Эта статья — это подход, выработанный спустя годы экспериментов над собой и помощи другим по пути достижения целей. Можете смело пробовать другие альтернативы и настраивать свой недельный процесс. Отвергайте всё «идеальное» сразу, фокусируйтесь на том, что позволяет прогрессировать именно Вам, и придерживайтесь системы, которая работает для Вас.

Основные выводы

1. Планируйте на неделю вперед по воскресеньям — это позволит Вам оставаться спокойным, с чувством порядка, контроля и готовым действовать в соотвествии с планом.

2. Разберитесь с приоритизацией задач и их потоком — уделите достаточно времени «Работе в фокусе», «Легким победам», заполните промежутки между блоками «Наполнителями» и избегайте «Задач-убийц».

3. Защитите время для задач, которые продвинут Вас в направлении целей — используйте подход «Неделя-5» и «День-3».

4. Используйте Ваш календарь, как основной инструмент повышения продуктивности — резервируйте время, планируйте задачи блоками, сохраняйте гибкость и умейте говорить «нет».

5. Наградите себя — придумайте для себя какие-нибудь ежедневные и еженедельные награды, если Вы выполняете свои задачи Д-3 и Н-5. Превратите процесс в игру и делайте специальные перерывы, чтобы избежать выгорания.

План дел на неделю и месяц в экселе планировщике задач

План дел на неделю и месяц — шаблон файл планировщик задач недели и месяца

План дел на неделю и месяц в этом файле эксель вести просто и удобно.

Планирование работы на неделю и месяц — важные моменты в составлении плана дел на неделю:

План дел на основе недели — это гибкое планирование, можно и нужно корректировать-переносить задачи в рамках одной недели, это не наносит ущерб плану и ожидаемым результатам в горизонте планирования неделя и месяц. Неделя является ключевым элементом в планировании вашего времени.

Составь план следующего дня накануне вечером
Составлять план следующего дня накануне вечером — ключевой момент в организации времени. Утром не надо думать что делать все расписано, отключи голову, просто делай. Если нет четкого плана утром — обычно из-за думания что делать утром весь день скомкан и ничего не сделано.

Выпишите план на завтра на лист бумаги
Выписывать задачи вечером на предстоящий день на лист бумаги очень желательно, это ваш подписанный контракт с самим собой, ваше материальное обещание самому себе, да и потом — вычеркивать сделанные дела из блокнота-планировщика дня очень приятно.

Используйте таймер
Таймер на компьютере помогает оттащить себя от монитора, прерваться и восстановить высокую работоспособность. Без таймера в реальной жизни оторваться от монитора не позволит постоянный огромный входящий поток информации: звонки, почта, дела, которые вы делаете прямо сейчас.

В ваш план работы на неделю обязательно добавьте лягушек. Начинайте день с лягушки
Лягушка это дело, которое по каким-то причинам вам делать не хочется. Каждый день находите эту жертву-лягушку и пришпиливайте ее с самого утра. Через какое-то количество дней вы поймете, что у вас катастрофически заканчиваются лягушки, поэтому не надо в один день их всех сразу пришпиливать, экономьте, завтра тоже нужна будет жертва.

При составлении плана работы на неделю помните так же и о слонах. Большого слона ешьте по кусочкам
Здоровенного слона за раз съесть нельзя, потому что он очень большой. Ешьте его кусочками. Т.е. большое дело разделите на маленькие кусочки и начинайте это дело с любого кусочка. Размер самого кусочка (т.е. элементарной маленькой задачки) здоровенного слона (т.е. большой задачи-проекта) определяете Вы сами, в зависимости от ваших возможностей на данный момент времени. Размер этого кусочка должен приближать вас к рузультату.

План на день должен быть реальным
Планируйте на день и делайте ровно столько, сколько можете сделать за день и не больше. Абсолютно не важно, какая гора дел у вас лежит на столе. Жизнь одна, работа это марафон на длинную дистанцию, завтра вам тоже понадобятся и здоровье и силы.

Зарезервируйте время под задачи
Составляя планы на неделю и планы на день зарезервируйте время для ёмких по времени задач, продолжительностью от 1 часа. Например: встреча с клиентом — 3 часа, подготовка коммерческого предложения — 1,5 часа, читать книгу — 1 час, тренировка — 1 час, и т.д. Тогда ваши планы на день и на неделю будут реально выполнимыми, ведь в сутках ограниченное кол-во часов.

Используй кайросы
Мелкие задачи, которые можно сделать в любой день недели, раскидывайте по дням недели с учетом Кайроса (Кайрос — это благоприятный момент для выполнения дела) и объединяйте их друг с другом.
Пример: надо оплатить телефон, ЖКХ, съездить купить продуктов, зайти в концтовары купить фломастеры.
Все эти дела при планировании недели (в файле Планировщик рабочей недели) ставьте в один день и сделайте всё по дороге в магазин это как раз благоприятный момент т.е. как говорится между делом. Таким образом у вас экономится время, вы это все сделаете за раз).
Выписывая дела на завтра в блокнот-планировщик дня просто соедините все эти дела линией или нарисуйте звездочки напротив каждого из них, чтобы вам было понятно, что они все заодно.

Делайте только, что нужно, а остальное — нет
Делайте только то, что ведет вас к результату, остальное нет. Правило Парето гласит: 80% результата дает выполнение всего лишь 20% дел, то есть чтобы достичь цели 100%-го результата надо сделать процентов 30-35 (ключевые частности для победы) из того, что предписано некими общими правилами, при этом не снижая качества результата, своих интересов и безопасности.
Поэтому делайте только то, что и правда ведет вас к намеченному результату, а остальные дела и задачи А) делегируйте другим или Б) применяйте правило трех гвоздей или сразу В) выкидывайте без сожаления в корзину.
Доделывать, то что вы начали делать, но в процессе выполнения поняли что делать не надо — это лишняя в вашем плане задача, доделывать ее не надо (Начали читать книгу, на середине книги поняли, что полезных идей нет, книга не интересная — выкидывайте такую книгу, зачем ее дочитывать и тратить время, найдите и начните читать другую полезную)

Составляя план работы на неделю и месяц необходимо следить за поглотителями времени. Уберите отвлекающие факторы
Снизьте или уберите совсем отвлекающие факторы: почта, соц. сети, перекуры и т.д. что именно Вам виднее.
Почту, если позволяет ваш режим работы, можно проверять только два раза в день в определенные часы, например с 12.00 до 12.30 и с 16.00 до 16.00 (предупредите об этом ваших клиентов и коллег заранее, чтобы они знали что Вы отвечаете на почту в 12 и в 16 часов)
Соц. сети исключите из своего рабочего графика совсем, а СМИ сильно уменьшите (чтобы помочь себе с этим нелегким для многих решением, в браузер вашего ПК можно установить специальный плагин (у браузера Firefox это один из Add-ons-ов и он называется Block Site), который блокирует выбранные Вами сайты, и Вы просто не сможете зайти на ФБ или ВКонтакте.

Старайтесь сделать ХОРОШО с первого раза (хорошо это на 4, на пятерку делать не надо).
Можно сделать быстро-быстро и потом быстро-быстро переделать уже на хорошо, а можно сделать медленно и сразу хорошо то есть с первого раза. Как показывает практика медленно ХОРОШО с первого раза получается как правило быстрее, чем быстро-быстро хорошо со второго или с третьего раза. Чтобы делать хорошо сразу, то есть с первого раза и потом не переделывать, используйте при планировании своих дел принцип как широко шагать.

Как принимать решения, о которых вы не пожалеете: система принятия непростых решений

Фокус внимания на конкретном деле
Больше внимания к качеству выполнения маленькой задач, забудьте на время о длинном результате. Делая качественно каждый маленький шажок (подробнее принцип жизни Сила в безразличии) в том большом деле, которое запланировали, вы автоматически достигаете отличного результата большого дела.

Планирование в EXCEL

Шаблон онлайн-планировщика на месяц | Бесплатный онлайн-планировщик календаря

Что такое ежемесячный планировщик?

Ежемесячный планировщик — это инструмент визуального планирования, который позволяет добавлять задачи и события в ежемесячный календарь с целью правильного распределения времени в течение месяца и обеспечения своевременного выполнения задач. Его могут использовать предприятия в качестве академического планировщика, частное лицо для планирования своего месяца или команды с участием нескольких членов команды для планирования задач для данного проекта.Вы можете использовать такой шаблон, как онлайн-планировщик календаря Miro, настольное / мобильное приложение, например Google Calendar, или Microsoft Outlook, чтобы подключать товарищей по команде, которые могут просматривать и редактировать события со своего iPhone, Android или ноутбука.

3 преимущества использования онлайн-календаря для ежемесячного планирования

Ежемесячный онлайн-планировщик имеет несколько преимуществ по сравнению с традиционным: он более удобен для совместной работы, более нагляден и проще в использовании.

1. Сделайте свое расписание визуально оживленным.

Онлайн-планировщик на месяц Miro позволяет вам загружать изображения, такие как логотипы компаний и значки, для выполнения задач, которые вы создаете.Это делает ваше ежемесячное планирование более увлекательным и позволяет вам легче визуализировать свои задачи с первого взгляда из календаря.

2. Зацикливание на других членах команды

Настраиваемый планировщик позволяет вам помечать членов команды по определенным задачам, назначать им задачи или легко запрашивать заметки. Предоставьте всем членам вашей команды доступ к планировщику, чтобы вы могли получить общий обзор того, что все делают, сроков выполнения и необходимых ресурсов.

3. Оставляйте стикеры и комментарии

Использование онлайн-планировщика позволяет не только назначать задачи, но также получать отзывы и обновлять планировщик стикерами и комментариями.Это превращает ежемесячный планировщик в живой, дышащий документ, который развивается по мере развития вашего проекта.

Как использовать визуальный онлайн-планировщик на месяц за 3 шага

Вот простое руководство о том, как использовать онлайн-планировщик на месяц и извлечь из него максимальную пользу.

1. Выберите шаблон

Выберите из ряда шаблонов в галерее шаблонов Miro: вы можете использовать еженедельный или ежемесячный планировщик. Вы также можете использовать несколько шаблонов одновременно для планирования более длительных периодов времени, т.е.е. ежедневник с накоплением, еженедельный планировщик и ежемесячный планировщик.

2. Добавляйте события или задачи с помощью заметок или текстов

Выбрав шаблон, вы можете начать добавлять отдельные задачи, события или списки дел, используя текстовые блоки или стикеры. Обязательно отметьте нужных людей для этих задач, чтобы все знали, что делать.

3. Добавление изображений

Логотипы и значки компаний, изображения и многое другое привносит индивидуальность и удовольствие в вашу работу. Это также отличный способ быстро выделить отдельные проекты в ежемесячном планировщике.

Совет: не забудьте поделиться своим онлайн-визуальным ежемесячным планировщиком со своей командой — общее пространство позволяет вам совместно работать над задачами, устраивать встречи и вместе достигать целей!

Часто задаваемые вопросы об онлайн-планировщиках календаря

Как мне организовать свой календарь?

Начните с разбивки каждого дня на блоки: утром, днем и вечером. Убедитесь, что количество событий в каждом блоке ограничено, и добавьте заметки, чтобы конкретизировать любые взаимосвязанные задачи или списки дел. Кроме того, убедитесь, что вы выделяете достаточно времени между мероприятиями, чтобы не слишком торопиться, чтобы придерживаться своего расписания.

Что мне добавить в свой календарь?

Если вы студент, то вам следует добавить свои уроки, время для учебы и выполнение домашних заданий. Заполните личные события, связанные со школой. Если вы профессионал, укажите все встречи, важные дедлайны или рабочие задачи, которые вам нужно выполнить.

Планирование вашего дня, недели, месяца и года

В этом последнем выпуске серии блогов о продуктивности мы более подробно рассмотрим образ мышления планирования, который вам нужно использовать, если вы не хотите, чтобы вас заставляли выполнять множество неважных задач. — вместо тех, которые действительно имеют значение.

Зачем планировать?

Армия не пойдет на войну без четкого плана, как она будет развиваться — то же самое и с профессиональной футбольной командой. Они проводят время, изучая свою оппозицию, оценивая свою собственную тактику и принимая меры предосторожности, чтобы справиться с определенными аспектами того, с чем им предстоит столкнуться. В офисе также, вероятно, будет план битвы в форме бизнес-стратегии и другие вспомогательные «учебники», если использовать американский термин. Так почему же мы так часто оказываемся вопреки этим наилучшим планам? Конечно, будут случаи, когда нам придется отказаться от всего, что мы делаем, чтобы сосредоточиться на тушении пожаров (подробнее о расстановке приоритетов см. В статье о матрице Эйзенхауэра), но это не должно быть нормой.По всей видимости, есть две основные причины, по которым люди бегают, как обезглавленные цыплята: 1) они чувствуют себя некомфортно, отказывая в просьбе что-то сделать (что увеличивает их рабочую нагрузку), или 2) они просто не планировали свою работу. время правильно.

Я собираюсь опустить первый вариант и сосредоточусь исключительно на аспекте планирования. Почему мы, как часть армии или футбольной команды, точно знаем, что и когда должны делать, но когда дело доходит до офиса или дома, мы, кажется, совершенно неспособны правильно планировать? Правда в том, что это требует времени, и когда мы уже чувствуем беспокойство и заняты, последнее, что у нас есть, — это время. Однако, приобретя хорошую привычку тратить немного времени на планирование, мы в конечном итоге сэкономим массу времени на другом конце и позволим нам тратить его на задачи, которые действительно важны.

Как планировать

В этом нет ничего научного. Это просто простое и практическое руководство о том, как вы могли бы планировать помощь себе на ежедневной, еженедельной, ежемесячной и ежегодной основе. Если вы попытаетесь придерживаться этого распорядка хотя бы месяц, очень вероятно, что он станет здоровой привычкой, от которой вы никогда больше не откажетесь.

Ежедневное планирование

Перед концом рабочего дня — или, по крайней мере, перед сном вечером — вы должны потратить 15 минут на планирование следующего дня. Спросите себя, чего вам нужно достичь в течение следующего дня, блокируйте установленное время для просмотра электронной почты и обработки телефонных звонков, получите обзор того, какие встречи или другие запланированные мероприятия уже запланированы, чтобы попробовать, и заранее представьте себе ход дня . Если в вашем расписании есть свободное время, выделите это время, чтобы поработать над своими наиболее важными задачами.

Выполнение всех этих действий, вероятно, будет означать, что вы лучше выспитесь ночью, почувствуете себя более отдохнувшим и готовым покорить мир. Это связано с тем, что неуверенность (возникающая из-за отсутствия планирования) является одной из основных причин плохого сна. Перед тем как заснуть, мы лежим без сна и беспокоимся обо всем, что еще не сделали, и обо всех новых проблемах, которые принесет следующий день — и наши беспокойства возрастают, если мы не понимаем, как мы собираемся их решить. все сделано.Затем, когда мы засыпаем, эта неопределенность означает, что мы вряд ли достигнем стадии глубокого сна, и нас, скорее всего, будут преследовать невыполненные и предстоящие задачи, прямо или косвенно, в наших снах. К тому времени, когда мы просыпаемся, мы полностью истощены, и тогда день превращается в одну долгую игру на «выживание», а не в игру, в которой мы можем проводить время, эффективно достигая своих целей и работая продуктивно.

Постарайтесь сделать это занятие по планированию частью своей повседневной жизни. Делайте это каждый день в одно и то же время, будь то на работе или дома.Людям нравится рутина. Они сводят к минимуму неуверенность и снимают потенциальный стресс — и именно поэтому вы должны стараться планировать как можно больше дня и недели. Это касается не только работы, но и нашей личной жизни. Чем лучше мы сможем планировать свое расписание, проводя определенные мероприятия в определенное время (будь то еженедельные встречи команды в определенное время, тренировки в тренажерном зале или урок испанского), тем больше вероятность, что мы не только будем там, но и будем. там, в «теле и душе», чтобы стараться быть продуктивными и максимально использовать наше время.Вы знаете, на что это похоже. Если у вас нет фиксированного распорядка, когда вы собираетесь тренироваться или брать урок испанского, становится легко сказать, что на вашем пути что-то еще, и это становится оправданием для невыполнения задачи. Чем дальше вы спуститесь по этому скользкому склону, тем быстрее эта кротовина превратится в гору, на которую нужно взобраться. Выход из этого — планирование, и, как я сказал в начале этого раздела, это занимает всего 15 минут в день.

Еженедельное планирование

Мы все знаем это чувство… Это были отличные выходные с друзьями или семьей, и все заканчивается.Все, что вы чувствуете в воскресенье вечером, — это хорошая еда и фильм (или хорошая книга), но вы уже боитесь пойти на работу в понедельник утром из-за всех проблем, которые, как вы знаете, принесет неделя (и особенно их множество. вы даже не знаете о чем еще!)

Так что с этим можно сделать? Еще одна вещь, которую нужно запланировать. Выделите 45-60 минут на воскресенье, чтобы спланировать свою неделю вперед. Используйте те же методы, что и выше, и посмотрите, что вы можете начать планировать на каждый день.Используйте свое время, чтобы также поговорить со своим партнером и детьми, чтобы согласовать расписание (вы действительно не хотите пропустить школьный спектакль маленького Тимми в среду днем) и выясните, есть ли другие требования к вашему времени, о которых вы еще не думали. Небольшое планирование может иметь большое значение для облегчения стресса, связанного с ужасной и забытой сделкой («Итак, вы забираете детей из школы сегодня…»). Я не думаю, что вам даже нужно иметь детей, чтобы понять ядерную бомбу, которую это может вызвать в споре, потому что сторона, которая согласилась забрать малышей, также является той, кто запланировал рабочую встречу / выпивает с товарищем / в то же время занятия в тренажерном зале.Все это происходит из-за плохого планирования (или потому, что мы планируем только одну сторону своей жизни), но все сводится к одной простой вещи. Это нездорово! Это пагубно сказывается на нашем физическом и эмоциональном благополучии — и может бросить гранату в отношения с вашим партнером и / или детьми.

Выделяйте время каждое воскресенье. Обязательно объясните семье, почему вы это делаете, и скажите им, что вы все их, как только закончите. А затем также объясните им, что, поскольку вы делаете это, у вас гораздо меньше шансов пропустить то, что вы согласились сделать с ними.Привлекая их к процессу планирования, вы также помогаете формировать у других хорошие привычки, и это может быть очень ценно для ваших детей, когда они вырастут. Вы также сводите к минимуму риск споров со своей второй половинкой и можете быть уверены, что найдете лучший способ вместе преодолеть минное поле недели.

Дополнительный бонус? При еженедельном планировании ежедневное планирование становится очень приятным и легким упражнением.

Ежемесячный план

Это для некоторых более важных вещей.Крупные проекты на работе, в отпуске или другие важные и трудоемкие аспекты того, что происходит дома. И, как всегда, ключевым моментом является планирование. Перед началом каждого месяца я рекомендую выделить два-три часа (возможно, даже на пару занятий), чтобы спланировать работу на месяц вперед. На работе вы, возможно, захотите выделить время, необходимое для завершения надвигающегося впереди большого проекта. Дома это может быть вопрос о том, как поступить с детьми, которые не ходят в школу, и о каком-либо незаурядном планировании, которое необходимо выполнить.Это также будет время, когда вы начнете планировать новый проект (будь то изучение испанского языка или подготовка к работе). Как я писал в своей статье о технике слона, все дело в небольших кусочках. Это означает, что вы можете записаться на бесплатную вводную тренировку в тренажерном зале и предварительно записаться на посещение в следующие понедельник и четверг.

Это также когда важно взглянуть на свои ключевые области и выяснить, на чем вам нужно сосредоточиться в предстоящем месяце.

Годовой план

Это большой Кахуна (извините за весь сегодняшний американизм…). Тот, который вы должны потратить (по крайней мере, часть) заслуженного отдыха на Рождество. В течение нескольких дней я рекомендую вам сесть и пересмотреть свои цели на год вперед, а затем посмотреть, что можно сделать при планировании с точки зрения их достижения. Также начните планировать год вперед вместе с семьей. Что будут делать все остальные? Чем бы вы все хотели заняться в отпуск? Превращая его в более увлекательный и сложный процесс, он совсем не кажется унылым.И самое лучшее из всего этого заключается в том, что анализ своих целей и визуализация того, что вы должны делать со своим временем, чтобы их достичь, одновременно поможет вам достичь этого и даст вам огромный мотивационный импульс. Идеально восполните запасы уверенности в себе — и теперь вы можете выпить лишний стакан хереса!

СОВЕТ: Никто не сказал, что год должен следовать за календарным годом. Вы можете легко решить начать сейчас со своего годового планирования — не нужно ждать до Рождества. Это, вероятно, также означает, что вам будет легче отвлечься от семейных дел.

Как всегда, я надеюсь, что вам понравилась эта статья, которая поможет улучшить ваше физическое и психическое благополучие и, следовательно, снизить риск того, что вы пропадете на работе. Чтобы узнать больше о том, как Honeydew Health работает с компаниями в борьбе с отсутствием на рабочем месте, вы можете посетить Honeydew Health или ознакомиться с нашим программным обеспечением для управления отсутствием на рабочем месте Engage.

Создайте шаблон планирования в Excel с помощью PlanningPME

Благодаря PlanningPME вы можете бесплатно создавать и распечатывать шаблоны расписаний в формате Excel.Вам просто нужно выбрать дату, отдел и шаблон планирования Excel, который вы хотите использовать, и PlanningPME создаст его прямо в Excel одним щелчком мыши. Каждая вкладка содержит повестку дня сотрудника, и при необходимости вы даже можете распечатать всю книгу.

Выходные дни и выходных дней автоматически извлекаются из PlanningPME с соответствующими цветами. Цвета, определенные для ваших сотрудников, также учитываются и повторно используются в расписании, размер которого автоматически адаптируется к количеству дней, включенных в месяц.

Создайте и распечатайте шаблон планирования Excel с помощью PlanningPME

Видео: Как составить расписание в Excel?

Ежемесячный отчет о отработанном времени сотрудников по заданию

Для каждого ресурса, на который указывает ваш запрос в PlanningPME, этот экспорт позволит вам узнать количество часов, посвященных каждый день каждой задаче .Используемый шаблон автоматически создает вкладку по ресурсу в файле Excel.

Доступно с версии 4.4.1.

Каждый сгенерированный лист автоматически указывает месяц, выбранный во время настройки экспорта в PlanningPME:
— Название вашей компании (после того, как эта информация была введена в шаблон Excel),
— ID, имя и имя каждого ресурса,
— Каждого покупателя, с которым взаимодействовал этот ресурс,
— Ежедневная информация в часах о времени, посвященном каждому клиенту,
— Общее количество часов, отработанных в день каждым ресурсом,
— Общее количество часов, посвященных каждому клиенту в течение выбранного месяца.

Доска предварительно заполнена часами персонала заказчиком

Для каждого ресурса, на который указывает ваш запрос в PlanningPME, этот экспорт позволит вам узнать количество часов, посвященных каждый день каждому из ваших клиентов . Используемый шаблон автоматически создает вкладку по ресурсу в файле Excel.

Доступно с версии 4.4.1

Пустой график на месяц

PlanningPME также позволяет вам интегрировать пустые календари в ваши шаблоны, что позволяет, например, планировать замену в последнюю минуту на случай незапланированного отсутствия ваших ресурсов.

Доступно с версии 4.4.1

Excel шаблон сводной таблицы отсутствий

PlanningPME также позволяет вам интегрировать сводку отсутствий в ваши шаблоны, что позволяет вам получить представление о фактическом ежемесячном присутствии ваших сотрудников.

Доступно с версии 4.4.1

Как создать шаблон Excel для PlanningPME?

PlanningPME предлагает ряд шаблонов, но вы также можете создавать свои собственные модели и автоматически заполнять их из данных, содержащихся в PlanningPME. Для этого вам просто нужно создать новую книгу Excel. Первым листом вашей рабочей книги будет шаблон . После того, как ваш шаблон был создан, убедитесь, что вы сохранили его в том же каталоге, что и тот, который содержит шаблоны, включенные по умолчанию в PlanningPME, иначе он не появится в программе. Папка установки по умолчанию — это подпапка Excel, доступная в папке приложения (… \ Excel \ GB).

На этом первом листе вставьте данные PlanningPME прямо в свой рабочий лист, используя следующие теги:

: месяц
: год
: имя ресурса
: имя ресурса
: идентификатор ресурса
: количество часов, затрачиваемых вашими сотрудниками каждый день на каждую задачу
: количество часов, ежедневно проводимых каждым клиентом
: список недоступностей месяца с продолжительностью по сотруднику
: пустое ежемесячное расписание.Количество строк, отображаемых в таблице планирования, определяется числом, указанным в теге (здесь 3 строки)

Выбрать и заполнить выбранный шаблон

— В PlanningPME откройте меню «Инструменты» и выберите «Планирование Excel».
— В появившемся окне выберите месяц, из которого вы хотите извлечь информацию. Затем вы можете отфильтровать отдел, по которому хотите выполнить запрос, прежде чем выбирать соответствующий шаблон в раскрывающемся списке.Затем нажмите кнопку «Создать»:

— Выбранный шаблон автоматически создается в Excel и заполняется информацией из PlanningPME за выбранный месяц.

Сохранить информацию в Excel

После создания файла в Excel сохраните его в определенной папке (отличной от той, которая используется для шаблонов) и дайте ему другое имя. Действительно, если вы нажмете «Сохранить» вместо «Сохранить как», шаблон будет перезаписан, и вы больше не сможете создавать свои отчеты.

Полное руководство по ежемесячному планированию

Вы когда-нибудь искали способы улучшить вашу систему планирования? Да, я тоже. Все время. В последнее время я искал лучший способ усовершенствовать свою систему ежемесячного планирования. Как и у многих людей, моя система планирования постоянно меняется. Я всегда меняю способ организации задач и встреч. Это не из-за отсутствия функциональности, а больше из-за постоянных изменений в моей жизни.

Однако единственное, что остается неизменным в моей системе ежемесячного планирования, — это список задач.Я всегда составляю и поддерживаю актуальный список задач планирования, которые мне нужно выполнить, чтобы не пропустить крайний срок, событие или перенесенную задачу. К счастью, после прочтения удивительной книги Дэвида Аллена «Как все делается» мой инженерный мозг с радостью согласился и составил ежемесячный контрольный список для проверки.

Этот пост может содержать партнерские ссылки. Пожалуйста, прочтите мою политику раскрытия информации для получения дополнительной информации.

Обновление!

Это был один из моих первых постов по планированию. С тех пор я полностью обновил свою систему и создал для вас отличную серию ресурсов по планированию! Ознакомьтесь с этими замечательными (обновленными) сообщениями:

Полное руководство по ежедневному планированию
Как спланировать свою неделю для достижения успеха — Пошаговое руководство

В этом месяце я использовал этот контрольный список, чтобы подготовиться к предстоящему напряженному месяцу.У меня может не быть много дедлайнов или мероприятий, но у меня есть много проектов и задач, которые необходимо выполнить и организовать. Позвольте мне сказать вам, что этот список сэкономил мне время и умеренную головную боль. Оглядываясь назад, это выглядит невероятно сложным, но мне потребовалось всего пару часов, чтобы обработать весь месяц.

Вы можете взять Контрольный список для ежемесячного планирования, чтобы следовать ему. Конечно, ваша жизнь не моя, поэтому я настоятельно рекомендую вам использовать ее в качестве отправной точки для создания своей собственной!

Прежде чем перейти к своей системе ежемесячного планирования, я расскажу вам, какие расходные материалы я использовал.

Хорошо, давайте перейдем к деталям и тому, как я использовал свой контрольный список для ежемесячного планирования…

Прикрепите этот пост на потом!

Первое, что я сделал, было проверено в прошлом месяце. Февраль был для меня невероятно большим и удивительным месяцем. Я добился огромного прогресса в достижении своих годовых целей, достиг нескольких этапов своего блога и выполнил множество школьных заданий. Вот шаги, которые я предпринял, чтобы сделать полный обзор в прошлом месяце:

Примечание Важные события: Мне нравится записывать важные даты или задачи, которые я выполняю, на случай, если мне понадобится к ним обратиться в будущем.
Отметьте все выполненные задачи: Я просматриваю все мои оставшиеся ежедневные, еженедельные и ежемесячные контрольные списки. Я отмечу все выполненные задачи. Все незавершенные задачи я запишу в отдельный список, чтобы запланировать на потом.
Пересмотрите текущие распорядки: у меня так много дел, что я делаю так много, что мои списки распорядков помогают мне оставаться в здравом уме. Я создал пару файлов Excel, чтобы легко изменять свои списки задач. Я люблю просматривать их каждый месяц, чтобы убедиться, что они работают на меня.
Оценить бюджет: я подсчитываю свои семейные расходы и оплаченные счета за месяц и включаю их в нашу электронную таблицу, чтобы убедиться, что мы выполняем наши бюджетные цели. Это важно для поддержания бюджета колледжа.
Оцените цели: ознакомьтесь с моими февральскими целями. Я выполнил все из них, поэтому могу отпраздновать!
Полный обзор за месяц. Поскольку я занимаюсь бизнесом, а также имею сотни других дел, каждый месяц я трачу минуту на то, чтобы проанализировать, чего я достиг.

Процесс захвата довольно прост. Я просто использую это время, чтобы записать и собрать все оставшиеся или предстоящие задачи или проекты.

Braindump: Я использую интеллект-карты для мозгового штурма любых предстоящих задач на месяц. Кендра Борк создала отличное видео об этом процессе, и это невероятно повысило мою продуктивность.
Сбор и обработка задач: Как и многие люди, я записываю задачи в течение дня в разных местах. Это когда я нахожу время, чтобы просмотреть и систематизировать каждую записку, разбросанную по квартире и на моем телефоне.
Перенос незавершенных задач: помимо обработки случайных задач, разбросанных по квартире, я также просматриваю все свои предыдущие списки задач в папках проекта, рабочих файлах и планировщике за последний месяц.
Перенести цели: наконец, быстрое напоминание о том, нужно ли перенести какие-либо перенесенные задачи или незавершенные цели в этот следующий месяц и установить в качестве новой цели для отслеживания.

Я не знаю, подходит ли слово «подготовка» для этого раздела, но мы продолжим.Это часть моей системы, где я распечатываю списки и смотрю вперед на предстоящий месяц с точки зрения основных событий и целей бюджета.

Уточнение и редактирование подпрограмм: на данный момент я уже оценил свои подпрограммы. Это та часть, где я на самом деле подойду к компьютеру и отредактирую их.
Распечатка: довольно просто…
Добавление событий: я просмотрю свой календарь Google и календарь моего мужа, чтобы добавить их в свой бумажный планировщик, а также добавить любые события из моих предыдущих списков задач, которые могут быть важными или требующими внимания .
Подготовьте новый бюджет: я установлю бюджет для каждой категории и запишу их в свой планировщик, чтобы отслеживать в течение следующих пяти недель.

Хорошо, вот где собственно и начинается самое интересное! Теперь, когда я провел оценку в прошлом месяце и собрал все разрозненные заметки и задачи, я сяду и изложу свои намерения на предстоящий месяц, прежде чем переходить к деталям моего списка задач.

Ежемесячная доска настроения: я буду переключать фон моего рабочего стола, фон телефона, а иногда и изображения на моем столе, чтобы соответствовать новому сезону или конкретной цели, к которой я стремлюсь.Обычно это означает приближающийся следующий отпуск или следующее место для пеших прогулок, о котором я мечтала.
Создание новых ежемесячных целей: Опять же, используя свои предыдущие заметки, я создам цели на этот предстоящий месяц. Обычно я начинаю со своих годовых планов, а затем добавляю их к своим незавершенным целям. Например, моя цель — читать 52 книги в этом году или по 1 книге в неделю. Я слушаю аудиокниги, связанные с карьерой, пока тренируюсь, убираюсь, вожу машину и бегаю по делам, так что это не слишком далеко зашло.Итак, за март месяц мне нужно прочитать 5 книг. Но если бы я не прочитал 4 книги в феврале (количество недель), мне пришлось бы прибавить это количество к этому месяцу. Очень просто.
Распечатайте цели: опять же, все понятно. Я использую Silhouette Studio для этого, потому что очень быстро переключать фотографии … и программное обеспечение бесплатное. Но будьте осторожны!
Отметьте годовые цели: именно здесь я отмечаю все выполненные цели в моем годовом списке.
Бизнес-цели: Я ставлю дополнительные бизнес-цели отдельно от моей карьеры и личных целей, просто чтобы отслеживать важные проекты и статистику. Это вращается вокруг моего блога и магазина etsy. Если вы заинтересованы в создании блога, посмотрите мой пост о том, как я начал свой!
Заполните табель рабочего времени: Если я еще не сделал этого, я добавлю все свои разделенные часы в электронную таблицу, чтобы отслеживать отдельные часы, связанные с работой.

Теперь, когда у меня установлены все цели и приоритеты на месяц, я просмотрю каждый из своих проектов и создам план атаки на месяц.Обычно я использую липкие флажки на распечатке календаря большего размера, чтобы я мог легко их перемещать.

Отметить и перенести: это когда я индивидуально сосредотачиваюсь на каждом проекте, чтобы оценить, какие задачи действительно нужно завершить.
Обзор целей: я буду использовать цели на месяц, чтобы добавить любые задачи и обозначить, какие задачи необходимо выполнить в этом месяце.
Расставьте приоритеты: я расставлю проекты и задачи по приоритету, чтобы понять, что должно быть первым.
Расписание задач: довольно просто, я физически планирую недели или дни, когда необходимо выполнить первые несколько задач. Опять же, я сделаю это, используя липкие флажки, чтобы перемещать их. Я храню все это в отдельной папке, а не в своем ежедневнике, потому что их очень много. Но планирование их на самом деле экономит время в долгосрочной перспективе на ежедневный поиск по всем моим задачам.
Общая оценка: Наконец, я быстро просмотрю свои списки проектов, чтобы увидеть, были ли завершены какие-либо полные проекты или мне нужно подумать о добавлении еще одного проекта в будущем.

Связано: Освойте процесс планирования проекта за 10 простых шагов

Человек! Наконец-то мы дошли до моего списка ежемесячных планов! А сейчас это довольно просто…

Запланировать задачи: Запланируйте любые личные задачи в моем планировщике. Я также планирую даты работы над конкретными проектами или задачами проекта, просматривая свой план завершенного проекта. Я держу свои личные задачи (например, чистку холодильника) отдельно от задач проекта (например, написание эссе для школьного проекта).
Добавить события: Раньше я добавлял события на свои ежемесячные страницы. Сейчас я добавлю этих малышек на свои еженедельные страницы.
Задачи ежеквартального планирования: планирую ли я январь, апрель, июль или октябрь? В этом случае нет. Но если бы я был, это задачи, которые я бы быстро рассмотрел…

Прикрепите этот пост на потом!

Bucket List: Хорошо, я честно буду смотреть только на этот год, но если у меня есть идеи, что добавить к нему, я сделаю это сейчас. Перед тем, как хрипеть, нужно составить список дел, которые нужно сделать!
Годовой совет по целям и видению: Я вкладываю много энергии в свою доску идей и годовые цели.Они поддерживают мою мотивацию и каждый день напоминают мне, какова большая картина. Если нужно быстро обновить, я сделаю это сейчас.
Обзор квартальных целей: Иногда я обнаруживаю, что разбиение моих годовых целей на кварталы более полезно, чем месяцы, но в последнее время мне нравятся ежемесячные цели.
Еженедельное расписание: В начале каждого нового семестра я буду составлять новое недельное расписание, чтобы иметь возможность определить, когда лучше всего работать, учиться, тренироваться и т. Д. Между классами и клубами.
Процедуры: Каждый квартал я буду не только оценивать свои старые процедуры, но и создавать новые. Это в основном означает, что я изменю, в какое время и какой распорядок начать. Например, в некоторые семестры мой первый урок начинается в 9 утра, поэтому я буду перемещать свой распорядок, чтобы встать в 6 утра. Но в других случаях у меня занятия в 8 утра, поэтому мне нужно вставать в 5 утра, чтобы начать свой утренний распорядок.
Проекты: Опять же, если я поменял какую-либо из моих целей (что маловероятно на данный момент), мне просто нужно быстрое напоминание, чтобы помнить о своих проектах.

Последняя, но не менее важная задача во время моего ежемесячного планирования — это планирование предстоящей недели. Здесь происходит волшебство и моя продуктивность стремительно растет. В последнее время я обнаружил, что ежедневное планирование отнимает много времени, поэтому я просто планирую задачи на всю неделю и просто заставляю себя выполнить каждый список.

Небольшое примечание: я испачкал все свои страницы планировщика кофе, когда получил их, поэтому все они выглядят неряшливо. В то время это казалось хорошей идеей…

Ежемесячная страница: Я уже делал это в течение месяца (вверху), но если я просто выполняю еженедельный сеанс планирования, я воспользуюсь этим временем, чтобы очень быстро проверить свою ежемесячную страницу, чтобы увидеть, не изменилось ли что-нибудь.
Проекты: Я запишу и запишу любой крайний срок проекта на следующие две недели, чтобы иметь в виду.
Еженедельные цели: Используя свои ежемесячные цели, я разбиваю их на недельные цели, а затем добавляю в качестве задачи, сколько целей мне нужно достигать каждый день.
Еженедельные задачи: Один из моих списков рутин — это список задач на неделю. Я воспользуюсь этим временем, чтобы запланировать выполнение этих задач. Примеры: продуктовый магазин, лекарства для кошек и т. Д.
Ежемесячные задачи: То же, что и выше, но для ежемесячных задач, таких как оплата аренды.
Планирование задач на весь день: Теперь я заполню все задачи, которые необходимо выполнить на предстоящей неделе, со страниц проекта, страниц повседневной работы и моего личного списка задач.
Телешоу и погода. Наконец, я добавлю любые телешоу, которые хочу посмотреть на предстоящей неделе, или погоду, которые мне нужно отслеживать по причинам работы или учебы. Обычно у меня не так много времени для телевидения после того, как я расписываю свой ужасающий список задач, но эй, девушка может попробовать!

Дополнительная литература

Ознакомьтесь с моей обновленной системой планирования и сообщениями в блоге:

Хорошо.Это был обширный и слишком подробный отчет в моей полной и текущей системе ежемесячного планирования. Если вы дожили до конца, ничего себе. Молодец. Опять же, мне нужно всего несколько часов, чтобы сделать какое-то серьезное планирование на месяц, и это сэкономит мне бесчисленное количество часов в будущем. Надеюсь, я дал вам несколько идей для реализации в вашей системе. Мои золотые советы — составлять список задач ежемесячного планирования (чтобы ничего не пропустить) и использовать рутины. Мои списки распорядков позволяют мне не записывать одно и то же задание каждый день.В любом случае, удачного планирования!

Ищете дополнительные советы по планированию? Узнайте, как освоить процесс планирования проекта в этом посте!

Создайте панель мониторинга еженедельного планирования в Notion

За последние несколько месяцев я начал использовать Notion в своей цифровой организации. Хотя мне нравится думать, что я достаточно организован и аккуратен, я должен признать, что моя цифровая организация — это , а не до нуля. Обнаружив Notion, я полностью погрузился в учебные пособия, статьи и использование различных шаблонов, чтобы найти настройку, которая мне подходит.С октября я использую этот инструмент ежедневно, чтобы отслеживать и отслеживать свои задачи, проекты, фитнес, а также для сохранения документов и статей.

Одна из основных причин использования Notion — это гибкость, которую оно предлагает. Используя инструменты веб-вырезки и советы экспертов от таких людей, как Мари Пулен и Мария Олдри, можно интегрировать все ваши цифровые ресурсы в одном месте, а не в нескольких приложениях.

Приступая к работе, я следил за всеми видео и шаблонами Мари Пулен, но теперь создал рабочее пространство, которое мне подходит.Я определенно рекомендую проверить Notion Office Hours, канал Мари Пулен на YouTube, GroovyWink Марии Олдри, а также метод PARA от Tiago Forte в качестве цифровой системы организации.

В этом руководстве я хотел бы поделиться с вами тем, как я настроил свою рабочую панель управления для отслеживания ежедневных задач, еженедельного прогресса и встреч, и я надеюсь, что вы сможете использовать шаблон и интегрировать некоторые советы в свои рабочие пространства!

1. Начало работы с Notion

После регистрации бесплатной учетной записи на https: // www.notion.so/, создайте новое рабочее пространство с Добавить страницу .
Дайте вашему новому рабочему месту имя, и мы готовы к работе!

2. Настройка шаблона

Панель управления состоит из нескольких элементов

База данных ежедневного планирования
Раздел быстрого доступа
Рабочий процесс Доброе утро
Раздел Weekly Focus

Вы можете продублировать шаблон и работать прямо с там или в следующих шагах мы рассмотрим, как создать каждый раздел.

3. Создание таблицы ежедневного планирования

Хотя многие ресурсы, связанные выше, работают с базами данных задач, так что ими можно делиться с другими членами команды (см. Расширенная панель инструментов), я обнаружил, что мне нравится видеть свои собрания , задачи и недельное расписание из одной базы данных.
Я рассматриваю эту таблицу как временные интервалы в ежедневнике и создаю разные представления, чтобы увидеть свое ежедневное или недельное расписание.

3.1 Создание таблицы
Создайте новую страницу в пустой панели мониторинга и выберите База данных> Таблица.Это создает для вас базовую таблицу с несколькими уже созданными полями. Дайте своей таблице имя, например. Ежедневное планирование и добавьте следующие свойства:

Имя
Дата
Временная шкала
Описание
Теги — настройка параметров Еженедельный обзор , Задача , Встреча , Повторяющийся
Тип — настройка варианты, специфичные для ваших задач, например. Admin , Content , Coding
Day — настройте параметры с днями недели, а также Weekly и Someday
💡 Полезно проиндексировать каждый элемент с номером, чтобы получить чтобы правильно отображаться на доске канбан, как показано ниже. На удержании , Выполняется , Завершено

Вы могли заметить, что есть два поля, содержащие даты; дата и временная шкала.Для меня есть задачи, которых я могу ждать или выполнение которых может занять несколько дней. Чтобы задача отображалась на доске канбан Today’s Tasks , в поле даты должна быть указана последняя дата, а на шкале времени — продолжительность активности задачи. Работа над этим все еще продолжается, и я открыт для идей, которые помогут упростить эту задачу!

Также есть несколько полей, которые используются исключительно для еженедельных обзоров, такие как «Приоритет» и «Производительность», и для них создан шаблон для еженедельных обзоров с предустановленными значениями для некоторых свойств.Вы можете создавать шаблоны, щелкнув стрелку рядом с синей кнопкой New и выбрав New Template . Я также настроил шаблоны для новых задач и новых встреч снова с некоторыми заполненными полями.

3.2 Представления

На данный момент наша база данных выглядит как таблица, однако можно добавить больше представлений (выбрав Добавить новое представление ), чтобы упростить организацию!

Вид по умолчанию: Таблица, созданная
Канбан сегодня : Канбан-доска * с фильтром Дата сегодня и сгруппировать по статусу
Еженедельный Канбан: Канбан отсортирован по дате по убыванию и группа по дням
Еженедельные обзоры: Галерея с фильтром по тегам содержит еженедельный обзор и , отсортированные по дате по убыванию
Вы также можете изменить свойства, которые будут отображаться на карточках, чтобы отображались только те поля, которые вы хотите для быстрого просмотра
Календарь: Календарь по дате
Не завершено: Таблица с фильтром по статусу не завершена , Фильтр по тегам не содержит Встреча , Фильтр по тегам не содержит еженедельного обзора

* Канбан относится к стилю управления проектами, при котором задачи отображаются в столбцах на доске

Ho w Чтобы спланировать свой месяц за один час или меньше

Наша занятая семья постоянно в разъездах, и поэтому жизненно важно иметь систему, позволяющую держать всех в порядке.Я всегда ищу способы сосредоточиться на задаче и сделать больше за меньшее время, не напрягаясь. От занятий спортом до семейной поездки или большого собрания на работе вы можете организовать и спланировать свой месяц для всей семьи за один час или меньше.

Это сообщение может содержать партнерские ссылки. Это означает, что если вы перейдете по ссылке и сделаете покупку, я могу получить небольшую комиссию. Узнайте больше здесь: раскрытия информации.

Зачем нужно планировать свой месяц

К сожалению, слишком легко пропустить встречу, забыть о практике или дважды записать свое расписание, не так ли? Эти неудачи случаются, когда мы не полностью управляем своим временем.

Также по теме: Инструменты планирования семьи: три вещи, которые нужно иметь для занятых семей

Время — самый ценный товар, который у вас когда-либо был. Как только он ушел, его уже нет. Вы не можете создать больше, а не сможете возместить то, что вы потратили зря . Контроль над семейным календарем — это первый шаг к тому, чтобы лучше понять, сколько времени у вас есть на самом деле.

Что нужно для планирования месяца

Вам понадобятся три инструмента для составления расписания семейного календаря на месяц: рукописный планировщик, приложение общего календаря и настенный календарь или семейный командный центр.

Рукописный ежедневник для вдохновения, идей и организации. Тактильное ощущение написания и визуального наблюдения за материализацией деятельности помогает визуальным ученикам мыслить более ясно. Erin Condren LifePlanner полностью настраивается, чтобы удовлетворить все потребности вашей семьи в планировании.
Приложение общего календаря предназначено для автоматического планирования, электронных напоминаний и доступа для всех членов семьи. Мое любимое бесплатное приложение для общего календаря сейчас — Cozi Family Organizer .Используя Cozi, я могу установить для Гарольда напоминания, о которых он иначе забыл бы. И нам не обязательно использовать одну и ту же почтовую платформу. Это беспроигрышный вариант!
Настенный календарь служит визуальным напоминанием и центральным командным центром для всей семьи. Вы можете оставлять заметки и напоминания для детей, инструкции для сиделки и важную информацию, например, номера токсикологических служб или служб экстренной помощи. Оливия и Александра любят оставлять мне сообщения и видеть, что я отвечаю на доске.

Простая стратегия планирования месяца

Выполните эти пять шагов и завершите ежемесячное планирование, оставив свободное время.

Запишите все известные действия в кратком обзоре месяца в вашем рукописном планировщике до начала месяца. Включите дни рождения, повторяющиеся мероприятия, специальные мероприятия и школьные мероприятия.
Записывайте новые события в режиме просмотра «Месяц с первого взгляда» в рукописном планировщике, как только вы их узнаете, даже если вы их зарисовываете.
Выберите день каждой недели , чтобы перенести все действия в подробное недельное представление рукописного планировщика, если вы выберете. Обычно я делаю это в воскресенье.
Введите все общие действия в онлайн-планировщик. Автоматизируйте напоминания, вводите заметки и назначайте задачи каждому члену семьи по мере необходимости.
Записывайте действия и необходимые напоминания на настенный календарь в семейном командном центре. Включите семейный вечер игр, свидание с родителями, предстоящий визит бабушки и все остальное, что напомнит вашей семье о предстоящих событиях.

Используйте этот трехметровый настенный календарь «сухое стирание» , чтобы держать всех в своей семье на правильном пути.

Если вам все еще нужна небольшая помощь в начале работы, загрузите распечатанный ежемесячный план планирования в качестве руководства, которое поможет вам начать работу в правильном направлении. Щелкните изображение ниже, сохраните, распечатайте и приступайте к работе!

И вот, готово! Делайте больше за меньшее время, используя такой процесс.

Как вы планируете месяц для своей семьи? Как вы восстановите и сохраните контроль над своим временем и расписанием?

3 способа создания календаря менеджера проекта

Календари проектов играют важную роль в планировании следующего месяца, квартала и года.Создание календаря управления проектом может занять много времени, и некоторые сроки сдвигаются до того, как вы закончите.

Безумие на этом не заканчивается. Когда у вас есть календарь, как вы согласовываете свои планы с календарями других команд?

Если эта борьба звучит знакомо, пора найти способ побороть хаос и легко обмениваться календарями проектов между командами.

Вот три различных способа создания цифрового календаря менеджера проектов для поддержки ваших усилий по планированию проекта.Вам решать, какой из них подходит для вашей команды.

1. Планирование проекта с помощью Excel

Excel — это инструмент планирования проектов по умолчанию, потому что он знаком многим. Форматировать календари в Excel легко благодаря встроенному табличному представлению.

Excel имеет предварительно созданный шаблон календаря проекта, поэтому вы экономите время, создавая его с нуля, и можете легко перейти к планированию. Хорошая новость заключается в том, что если вы используете электронную таблицу Excel для планирования календаря проекта, члены вашей команды, вероятно, уже знают, как открывать и редактировать этот документ.

Вот короткое видео о том, как создать шаблон календаря планирования проекта в Excel:

Однако использование таблиц Excel в качестве календаря управления проектом означает, что каждый должен просматривать и редактировать отдельные файлы. Если несколько человек редактируют календарь, им необходимо отдельно загрузить свою последнюю версию и в конечном итоге объединить все эти версии в одну. Содержание может быть трудоемким и дорогостоящим.

В то время как добавить окончательный календарь или создать график работы в Excel легко, совместная работа по общему календарю менеджера проекта затруднена.Управление задачами в Excel также является сложной задачей. Таблицы являются питательной средой для устаревшей информации и нарушений безопасности, потому что просто невозможно узнать, кто имеет к ним доступ и какие изменения были внесены.

2. Планирование проекта с помощью Календаря Google

Интернет-календарь, такой как Календарь Google, — хорошее решение для команд, которые хотят совместно работать над планированием проектов в режиме реального времени. Хотите знать, как использовать Календарь Google для управления проектами? Прочтите эту статью на LifeHacker.com, чтобы узнать, как управлять графиком проекта через Календарь Google.

Календарь Google очень гибкий. Это позволяет вам создавать несколько календарей и просматривать их одновременно или по одному. Вы можете организовать свои календари одним из двух способов:

По исполнителю: Создайте отдельный календарь для каждого члена команды и укажите крайний срок выполнения их задач в этом личном календаре. Менеджеры команд могут просматривать рабочие нагрузки каждого или нескольких членов команды, чтобы увидеть, какие сроки приближаются.
По проектам: Создайте отдельный календарь для каждого крупного командного проекта и введите сроки выполнения задач и контрольные точки проекта. Сравните сроки проекта, чтобы увидеть, нужно ли перемещать какую-либо работу для выполнения высокоприоритетных задач или тяжелых рабочих нагрузок.

Хотя Google Календарь может быть эффективным методом совместного планирования проектов, он в основном используется для планирования встреч.

3. Планирование проектов с помощью календарей Wrike

Если вы ищете способ совместно планировать проекты и связывать даты запуска с основной работой, Wrike Calendars — лучший способ создать календарь для своей команды.

Чего вы ждете? Начните строить свой календарь планирования проекта здесь.

Wrike Calendars обеспечивает высокоуровневое представление запланированных задач по дням, неделям, месяцам и / или годам. Запланированные задачи содержат всю связанную информацию, файлы и беседы, поэтому из календаря можно легко перейти к работе. Перетащите задачу в календаре, чтобы изменить сроки выполнения, и все зависимые задачи последуют ее примеру.

Наличие общего календаря задач и управления временем позволяет вам просматривать планы проектов не только для вашей собственной команды, но и для других команд.Планируете ли вы публикации в блоге в связи с запуском продукта или планируете рассылки по электронной почте в связи с предстоящим мероприятием для клиентов, Wrike Calendars упрощает согласование усилий и предотвращает срыв сроков.

Хотите по-другому визуализировать свой календарь? Попробуйте использовать интерактивные диаграммы Ганта.

Диаграммы

Ганта — это временная шкала всех текущих проектов и сроков. Они показывают длительность задач, связывают зависимости задач, отмечают исполнителей задач и сравнивают прогресс с критическим путем проектов.Вы также можете просмотреть несколько проектов на одной диаграмме Ганта, чтобы увидеть, какие из них пересекаются.

Какой календарь планирования проекта вам подходит?

От таблиц Excel до диаграмм Ганта существует множество различных способов создания календаря проекта. Вы и ваша команда должны решить, какой метод является наиболее эффективным и действенным для ваших нужд.

Пока вы оцениваете, какой метод подходит вам, ознакомьтесь с этими дополнительными ресурсами по созданию календаря планирования проекта: