Site Loader

Содержание

Образец графика работы сотрудников на месяц


На чтение 7 мин. Просмотров 1.2k. Опубликовано

Составление графика работы позволяет оптимизировать деятельность каждого из подразделений компании. Составление этого документа, позволяет повысить результативность трудовой деятельности каждого сотрудника предприятия. Именно рассматриваемый акт, позволяет избежать возможных перебоев в рабочем процессе и предупредить возникновение форс-мажорных ситуаций. В данной статье мы предлагаем рассмотреть образец графика работы сотрудников на месяц и поговорить о порядке формирования этого документа.

образец графика работы сотрудников на месяцГрафик работы — это распределение рабочего времени и времени отдыха сотрудников в течение определенного календарного периода

Предназначение документа

В действующем Трудовом Кодексе говорится о том, что каждый из работодателей может использовать два основных варианта ведения трудовой деятельности. При первом варианте, сотрудники работают по нормированному графику, разработанному контролирующими учреждениями. При втором варианте, работодатель самостоятельно устанавливает режим работы. Важно обратить внимание, что при использовании второго варианта, администрации компании необходимо разработать собственные внутренние акты, регулирующие трудовой распорядок. Также информация о длительности рабочего дня указывается в коллективном договоре и трудовом соглашении с каждым работником компании.


Для начала давайте рассмотрим различные режимы, имеющие стандартную продолжительность трудового времени:

  • пять рабочих дней и два выходных;
  • шесть рабочих дней и один выходной;
  • скользящее расписание выходных дней;
  • неполная трудовая неделя.

Важно обратить внимание, что при использовании ненормированного рабочего дня, работодатель должен разработать график сменности.

Согласно сто третьей статье Трудового Кодекса, необходимость в данном документе возникает в том случае, когда длительность рабочего процесса, выше длительности стандартного рабочего дня. При необходимости ведения непрерывного производственного процесса, администрация компании должна разработать график смен, для того чтобы задействовать имеющийся персонал в круглосуточной рабочей деятельности.

Рассматриваемый документ регулирует порядок выполнения работ в соответствии с установленными нормами рабочей деятельности. Рассматриваемый акт является неотъемлемой составляющей коллективного договора. При разработке этого документа, нанимателю следует учитывать точку зрения каждого сотрудника компании.

Согласно данному документу, работодатель устанавливает определенный график трудовой деятельности. Примером сменного расписания труда является ситуация, в которой работник выполняет свои обязательства в течение двух дней подряд. После этого ему предоставляется два выходных дня. В это время все обязанности данного человека выполняются его сменщиком. График выхода на работу сотрудников регулируют порядок смен. Как правило, данный документ разрабатывается на один или несколько месяцев вперед.

таблица графика работы на месяц пустой образецЧтобы обеспечить выполнение требований Трудового кодекса, необходимо составить правильный график работы сотрудников


Различия между табелем учета отработанных часов и графиком работ

График работы на месяц является внутренним актом, регулирующим режим трудовой деятельности. Следует сделать акцент на том, что рассматриваемый документ имеет ряд отличий от табеля учета рабочего времени. Последний составляется на основании девяноста первой статьи Трудового кодекса. Данный документ, составляемый руководством фирмы, используется для фиксации фактического количества часов, отработанных в течение месяца каждым тружеником. Контролирующими органами, установлена норма в размере сорока рабочих часов в неделю. Именно необходимость соблюдать данный распорядок, обязывает администрацию компании вести учет времени рабочей деятельности сотрудников.

Важно обратить внимание на то, что при составлении этого документа у руководителя отсутствует необходимость согласования различных тонкостей и нюансов с контролирующими учреждениями. Каждый работник, работающий по сменному графику, должен быть ознакомлен с расписанием работ в обязательном порядке. Подобные требования в отношении табеля учета отработанных часов отсутствуют.

Согласно сто десятой статье ТК РФ, наниматель обязуется не нарушать установленный порядок и контролировать четкое соблюдение установленного режима трудовой деятельности.

Согласно установленному порядку, каждая организация должна иметь среди локальных актов, табель учета рабочего времени.

В отличие от табеля, график учета рабочего времени не относится к категории обязательных документов. Необходимость в формировании данного акта возникает только в случае непрерывного производственного процесса. Также следует отметить, что выдержки из рассматриваемых документов заносятся в трудовое соглашение, заключаемое между работниками компании и администрацией. Данная информация фиксируется в разделе, посвященном длительности трудового дня.

Предназначение графика

Рассматриваемый документ является многофункциональным актом. Он может использоваться для следующих целей:

  1. При расчетах среднего размера заработной платы.
  2. При расчете оплаты конкретных действий сотрудников.
  3. В целях упорядочения деятельности работников компании.
  4. Для определения величины дополнительных выплат и страховых взносов.

  5. В целях выявления размера переработки и размера дополнительной оплаты.
  6. Для снижения вероятности допущения ошибок при расчете заработной платы и отпускных (данный документ используется вместе с табелем учета отработанных часов в качестве основания для расчета оплаты труда наемного персонала).

график учета рабочего времениУчет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, должен организовать работодатель

Рассматриваемый бланк формируется ровно за один месяц до введения в эксплуатацию. После того как заполненный акт будет утвержден руководителем фирмы, с его содержанием знакомят всех работников. В случае отказа работника подтвердить факт ознакомления с документом, администрации компании следует составить соответствующий акт, пригласив двух свидетелей. Важно обратить внимание на то, что нарушение данного порядка действий рассматривается как грубый дисциплинарный проступок.

Кем составляется график работ

Документ, определяющий порядок выхода на работу персонала компании должен быть составлен лично руководителем фирмы.

Также эта обязанность может быть передана любому должностному лицу, путем издания соответствующего распоряжения. Как правило, данные полномочия передаются сотрудникам кадрового отдела. Следует упомянуть, что, по мнению экспертов, подобный подход является неправильным. Согласно установленным правилам, ответственность за составление расписания должна быть возложена на руководителей структурных подразделений.

После знакомства сотрудников компании с содержанием акта, бланк утверждается руководителем компании путем заверения личной подписью. Также данное право имеется у руководителей обособленных структурных отделов. Также следует упомянуть, что в действующем законодательстве отсутствует регламент, регулирующий форму рассматриваемого акта. Это означает, что каждый руководитель имеет право самостоятельно разработать индивидуальную форму.

В верней части документа следует написать его наименование. На полях таблицы приводится перечень сотрудников компании, и указываются их должностные позиции. Напротив каждой фамилии указывается день выхода на сменное дежурство. В задачу составителя входит создание формы, которая будет соответствовать всем критериям, установленным контролирующими органами.



Очень важно не допустить переработки и выбрать оптимальный уровень нагрузки для каждого работника компании. Как правило, данный график составляется один раз в течение месяца.

Как заполнить расписание

Внутренний трудовой распорядок, установленный на территории компании, является регламентом, регулирующим порядок заполнения расписания дежурств сменных работников. В этом акте фиксируется длительность рабочей смены, количество и продолжительность перерывов, время начала и окончания производственного процесса, а также порядок чередования смен. На основе данного документа составляется вычисление количества смен, отработанных каждым сотрудником предприятия.

Продолжительность рабочей смены определяется локальными документами компании. Очень важно, чтобы продолжительность дня четко соответствовала значению, указанному в соглашении между работником и администрацией компании. Помимо этого, следует учитывать требования контролирующих организаций и государственных органов. При создании графика, необходимо учитывать требования различных инстанций в отношении работников, задействованных на вредном производстве, инвалидов или тружеников, не достигших совершеннолетнего возраста

.

Таблица графика работы на месяц пустой образец:

график выхода на работу сотрудниковСуммарное количество рабочих часов должно соответствовать требованиям Трудового кодекса

Порядок Хранения

«Перечень стандартной управленческой архивной документации, образующейся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» является регламентом, регулирующим порядок хранения рассматриваемого документа. Данный перечень был утвержден в две тысячи десятом году Министерством Культуры Российской Федерации.

Согласно нормативным актам, рассматриваемый тип документов должен храниться в государственном архиве в течение пяти лет. В том случае, когда деятельность компании тесно взаимосвязана с вредным производственным процессом, срок хранения продлевается до пяти лет.
Многие работодатели передают графики работ государственному архиву по истечении одного года с момента их ввода в эксплуатацию.


Хранение подобной документации на территории предприятия позволяет использовать их для урегулирования спорных вопросов между работниками и администрацией компании.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

Индивидуальный план работы сотрудника на период испытания (примерный образец)


--------------------------------------------------------------------------¬
¦                               ЗАО "Триумф"                              ¦
¦                                                                         ¦
¦             Индивидуальный план работы инженера-программиста            ¦
¦                     Бондаренко Ивана Константиновича                    ¦
¦              на период испытания с 02.02.2009 по 30.04.2009             ¦

¦                                                                         ¦
¦------T--------------------------T------------T------------T------------¬¦
¦¦N п/п¦          Задача          ¦    Срок    ¦   Оценка   ¦   Подпись  ¦¦
¦¦     ¦                          ¦ выполнения ¦ выполнения ¦руководителя¦¦
¦+-----+--------------------------+------------+------------+------------+¦
¦¦     ¦Ознакомление с            ¦ 02.02.2009 ¦            ¦            ¦¦
¦¦     ¦вычислительными средствами¦            ¦            ¦            ¦¦
¦+-----+--------------------------+------------+------------+------------+¦
¦¦     ¦Ознакомление с программным¦ 04.02.2009 ¦            ¦            ¦¦
¦¦     ¦обеспечением              ¦            ¦            ¦            ¦¦
¦+-----+--------------------------+------------+------------+------------+¦
¦¦     ¦Разработка информационной ¦ 28.02.2009 ¦            ¦            ¦¦
¦¦     ¦модели программного       ¦            ¦            ¦            ¦¦


¦¦     ¦комплекса складского учета¦            ¦            ¦            ¦¦
¦¦     ¦"Базового склада"         ¦            ¦            ¦            ¦¦
¦+-----+--------------------------+------------+------------+------------+¦
¦¦     ¦Разработка программного   ¦ 25.03.2009 ¦            ¦            ¦¦
¦¦     ¦комплекса складского      ¦            ¦            ¦            ¦¦
¦¦     ¦учета "Базового склада"   ¦            ¦            ¦            ¦¦
¦+-----+--------------------------+------------+------------+------------+¦
¦¦     ¦Внедрение программного    ¦ 27.04.2009 ¦            ¦            ¦¦
¦¦     ¦комплекса складского      ¦            ¦            ¦            ¦¦
¦¦     ¦учета "Базового склада"   ¦            ¦            ¦            ¦¦
¦L-----+--------------------------+------------+------------+-------------¦
¦    Руководитель   Подпись   Расшифровка подписи                         ¦
¦                                                                         ¦
¦    Виза ознакомления работника                                          ¦
L--------------------------------------------------------------------------

План работы на месяц образец. Эффективный план личной работы


На сегодняшний момент. На основании этих данных сформулируйте цели и задачи отдела
на год. Продумайте, насколько реально возможно увеличить производственные показатели, и каким путем этого можно добиться. Если вы планируете их увеличение на пару десятков , то в этом случае можно обойтись только интенсификацией усилий, но если вы запланировали увеличение основных показателей намного, то для их достижения нужно продумать и серьезно преобразовать весь производственный процесс, что тоже должно найти отражение в плане.

Выберите самую главную, самую важную цель. Важную именно для вас в настоящее время. Выделите ее в вашем плане другим цветом и уделяйте ей особое внимание. Думайте о ней, обсуждайте с друзьями и близкими, если она не слишком личная. Возможно, кое-кто воспримет вашу сосредоточенность с ироничной улыбкой, но ведь вам необходимо осуществить задуманное, а не плыть по течению, правда? Да и наверняка в вашем окружении найдется хотя бы несколько активных и амбициозных , которые давно привыкли быть хозяевами своей жизни, планировать и осуществлять планы вместо того, чтобы просто ходить на работу и текущими делами. Как правило, такие люди крайне энергичны и заражают своей энергией других. Это стоит того, чтобы общаться с ними чаще.

Немедленно приступите к конкретным действиям. Не после праздников, не с понедельника и не завтра, а сегодня, сейчас. Сколько прекрасных начинаний и целей так и не были реализованы из-за неоправданных промедлений!

Не убирайте план в дальний ящик стола, пусть он будет у вас перед глазами. Перечитывайте его, думайте о целях. Ведь это же ваши цели, вы действительно хотите добиться всего того, что написали. Это будет стимулировать вашу энергетическую заряженность. А как приятно будет в конце декабря осознать, что вы захотели, запланировали и - самое главное - сделали!

Полезный совет

Записывайте свои цели в настоящем времени.

Формулируйте каждую цель, начиная со слова "я".

Добавляйте новые идеи и цели.

Статистика всегда являлась неотъемлемой частью правильного планирования многих спектров нашей жизни. Своевременно собранные и достоверные данные – залог успеха в решении поставленных задач. Отчет для статистики делается по периодам времени: десять дней, месяц, квартал, полугодие, год и т.д. Для составления ежемесячного отчета можно воспользоваться специальными программами. Если ни одна программа не подходит для решения поставленной перед вами задачи, то воспользуйтесь классическими методами.

Инструкция

Заведите себе дневник в электронном виде. Для простоты его можно составить в стандартных программах World и Excel.

Если нет постоянного доступа к компьютеру или в течение времени приходится наблюдать за разными процессами на удаленном расстоянии, то распечатайте дневник. Положите его в более удобное место, где можете всегда иметь к нему доступ. А сами держите при себе ручку и блокнот для заметок. Периодически или в конце дня можно переписывать данные из в дневник.

Если объемный и данных необходимо собрать много, подключите коллег. Обязанности распределите по мере их участия в процессе. Особенно это важно, когда требуется учет ежедневных данных. Каждый день собирайте необходимую информацию. В конце месяца у вас не будет времени на поиски неучтенных данных. Отдел статистики дает обычно на отчета 1-2 дня. Все должно быть четко и организованно.

Периодически подводите итоги сбора данных. Каждые десять дней (с 1-го по 10-ое, с 11-го по 20-ое, с 21-го по 30/31-ое). Это ускорит написание отчета в конце месяца.

В первую очередь займитесь ежедневными данными, потом по «десятидневке», а в последнюю очередь данными, которые в статистике учитываются общим чис

Составляем индивидуальный план развития сотрудника


Заинтересовать работников и повысить их мотивацию можно не только деньгами, но и давая им возможность реализовать их потребность в саморазвитии. Для этих целей составляются индивидуальные планы развития (ИПР)

Что такое индивидуальный план развития сотрудника

Индивидуальный план развития работника — это перечень мероприятий, с целью повышения эффективности работы сотрудника и его профессиональный рост.

Это план составляется с учетом потребностей как компании, так и работника и демонстрирует предполагаемые этапы карьерного роста

Стоит отметить, что Индивидуальный план развития является еще и элементом нематериальной мотивации; повышает лояльность и качество выполняемой работы.

План может содержать не только повышение уровня знаний, но и ставить задачу по выполнению каких-либо специальных проектов.

Что должен содержать пример плана индивидуального развития сотрудника

Индивидуальный план развития, как правило, содержит перечень развивающих мероприятий. В зависимости от сферы деятельности компании, ее масштаба этот перечень может быть очень разнообразным и, в числе прочего, может включать:

  • обучение (как в компании, так и внешнее), самостоятельное;
  • участие в проектах, где сотрудник может получить ценный опыт;
  • ротацию персонала;
  • наставничество, менторинг и коучинг;
  • стажировки;
  • выполнение дополнительных задач, ролей, поручений;
  • прохождение обязательной и необязательной сертификации.

В планы развития, как правило, не включают задачи, связанные с достижением определенных KPI или целевых показателей (это для, например, планов эффективности).

Сроки планирования:

Для новичков обычно устанавливают планы на полгода, для уже работающих на год. Для HiPO (сотрудники с высоким потенциалом) могут и на 3-5 лет.

В идеале, в положении об обучении персонала (или другом документе) нужно прописать как ступени карьерной лестницы, так и критерии оценки профессиональных знаний и навыков. Таким образом, работники с руководителем могут оценить текущие компетенции и то, что необходимо развить для достижения следующей карьерной ступени.

Стоит отметить, что развитие работника может идти нет только вертикально, но и горизонтально.

Как составить индивидуальный план развития сотрудника

ИПР составляется поэтапно.

  1. Подготовительный этап – предполагает оценку текущих компетенций сотрудника.
  2. Определение приоритетов развития работника в соответствии с целями компании.
  3. Составление таблицы с согласованными приоритетами развития, перечнем развивающих мероприятий. Указываются способы и сроки развития компетенций. Их периодичность.
  4. Согласование плана с руководителем или другим ЛПР (лицом принимающим решение).

При составлении образца плана развития и конкретного экземпляра, не забывайте о правиле «от простого сложного», обучающие мероприятия должны быть последовательны.

Универсальный образец индивидуального плана развития сотрудника

ИПР обычно достаточно универсален. Он содержит указания о конкретном работнике (допустим ФИО и должность, подразделение) и собственно основные пункты

  1. Приоритеты развития (или цели)
  2. Сроки достижения
  3. Результаты выполнения – тут оценивается степень достижения поставленных перед сотрудником задач. Оценка может быть руководителем, так и самостоятельной.
  4. Конкретные рекомендации по достижению целей

Смотрите Пример Плана индивидуального развития

Стоит отметить, что план индивидуального развития можно составлять не только вручную, но и используя специальное программное обеспечение (кот. может автоматизировать весь процесс обучения персонала, кадрового резерва, расчет затрат на обучение и тд).

Как разбирать, оценивать и анализировать планы сотрудников


Менеджмент
16957

эксперт по системному бизнесу


Чтобы выполнить большой и важный труд, необходимы две вещи: ясный план и ограниченное время


Элберт Хаббард


кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Разбор плана с сотрудником — крайне эффективный инструмент управленческого воздействия

“Для галочки” или “управленческая информация”?


Многие нововведения в компании с течением времени склонны превращаться в бесполезные операции. Сотрудники выполняют некие действия лишь исходя из принципа “у нас так заведено”. Кому нужны эти действия, кто и как использует данную информацию - в компании уже никто не помнит.


В предыдущей статье “Ежедневный план: Как организовать, чтобы сотрудники сами планировали свой рабочий день (версия 2.0)” я подробно рассказывал о технологии составления ежедневных и еженедельных планов. Теперь самое время поделиться алгоритмом преобразования “обычного плана” сотрудника в “управленческую информацию” для руководителя.


Планы имеют свою ценность и без использования их в качестве управленческой информации. Когда сотрудник составляет план работ на день и на неделю, это значительно влияет на рост его продуктивности. А если мы попробуем еще и получить из этого процесса управленческую информацию,  то сможем одновременно “убить двух зайцев”.

Оглавление статьи


Анализ планов: Преимущества для руководителя


  • Значительно дешевле влиять на результаты труда работника на уровне планов, чем потом вкладывать силы и деньги, пытаясь изменить сами результаты.

  • Когда мы разбираем с сотрудником его планы — фактически обучаем его подробному планированию. Чем лучше и реальнее планы у сотрудника — тем выше вероятность выполнения задачи в установленный срок и с заданными параметрами качества.


Анализ планов: Преимущества для сотрудника


  • Навык планирования нынче ценен на рынке труда, да и в жизни будет нелишним. Благодаря разбору и анализу планов руководителем, навык сотрудника тоже будет серьёзно “прокачиваться”.

  • Совместная работа над планами дает работнику отличную возможность задавать уточняющие вопросы по поставленным задачам. Это позволит выполнить их качественно и в соответствии с ожиданиями руководителя. Можно напомнить сотруднику, что совместная работа над планами выгодна и ему - став продуктивнее, он может стать и более высокооплачиваемым. 


Инструкция для руководителей по изучению и анализу планов сотрудников

Детальное описание поможет определить технологию, которую планирует использовать сотрудник при решении задачи.


При анализе задачи из плана важно иметь возможность перейти непосредственно к детальному описанию задания (подбирайте именно такую систему постановки и планирования задач). Здесь уже должны действовать требования к содержимому добавленных в план пунктов. В описании задачи должна быть и причина её возникновения, и ссылка на связанные с ней дополнительные материалы: техническое задание, по которому выполняется работа; первичный запрос от клиента; какую проблему задача решает и почему возникла эта проблема и т.д. 


Алгоритм разбора ежедневного плана и задач из него


  • В первый рабочий день после составления плана сотрудником, в течении первого часа рабочего дня, изучить его план на день. Планы исполнительных или лояльных, хорошо обученных сотрудников можно проверять выборочно.  Хотя на стадии внедрения планирования, первые 3 месяца, планы необходимо проверять каждый день. Стоит ежедневно проверять и  планы работников - новичков.

  • Проанализировать каждую задачу из плана и обратить особое внимание на следующие параметры:
    • Стандарты. Необходимо требовать соблюдения стандартов по занесению задач в план (стандарты подробно описаны в предыдущей статье).
    • Приоритетность задач. Иногда сотрудник может искренне заблуждаться в приоритетах, либо расставлять их, исходя из вредного для компании принципа “что легче делать, то и включаю в план”.
    • План действий по задаче. План по конкретной задаче должен быть подробным настолько, чтобы  начальник мог понять, каким образом будет решаться данная задача, какими инструкциями сотрудник будет руководствоваться при выполнении работ. Если схема работы остается неясна, об этом должен быть комментарий от руководителя.
    • Планируемое время на выполнение задачи и “адекватность” его оценки. Время, отведенное работником на решение каждого этапа задачи, может сверяться с заранее определёнными нормами и допустимыми отклонениями от них, а также на основе “картины мира” руководителя. Также имеет смысл оценивать тенденцию: нет ли постоянного завышения/занижения планируемого времени. Фишка: бывает, что у руководителя недостаточно квалификации, чтобы оценить планируемое время на ту или иную задачу. В этом случае рекомендуется делать так: попросить сотрудника разбить задачу на исчерпывающий список маленьких составных этапов, попросить оценить каждый из них и передать эту схему внешним экспертам для оценки. Прибегать к услугам  экспертов имеет смысл “редко, но метко”. Сотрудник должен знать о том, что у руководителя есть такая возможность. Это будет мотивировать его  расставлять время не “от балды”, а осознанно.

  • Вопросы, замечания, корректировки, предложения и другие комментарии руководитель должен оставлять: 1) к конкретной задаче, для которой пишет комментарий, прямо в системе постановки задач; 2) в общем списке комментариев (о нём пойдёт речь ниже).


Фиксирование плана работ: как делать и для чего это нужно?

Чтобы правильно оценивать время на решение задач, сравнивайте его в плане и по факту.


После изучения плана и внесения в него корректировок, необходимо зафиксировать план. Это можно сделать либо в системе постановки задач, либо добавить в регламент сотрудника информацию о том, в какой файл он должен заносить свой “слепок” со своего плана.


Для чего это нужно? Это позволяет в дальнейшем сравнивать планируемый список задач и оценочное время с фактически выполненными задачами и затраченным временем. Процедура сравнения позволяет руководителю сделать управленческие выводы:


  • Какова доля непредвиденных задач (всегда уместен вопрос: действительно ли они были непредвиденными?) у данного сотрудника и на данной должности в среднем (правильным будет сравнивать со средними показателями сотрудника)

  • Насколько время на непредвиденные задачи корректно учитывается при планировании

  • На каком уровне навыки сотрудника по планированию, есть ли динамика изменения навыков (об этом в следующем разделе).


Формирование общего списка комментариев к разобранному плану


Если ваша система постановки задач позволяет генерировать общий список проставленных комментариев к задачам автоматически — замечательно. В противном случае руководителю придётся (увы!) выполнить двойную работу. Один и тот же комментарий добавить к задаче и отдельно в список.


Список комментариев к плану необходим для того, чтобы сотрудник мог посмотреть сразу все комментарии и оперативно на них отреагировать: ответить, внести требуемые исправления и корректировки в план и задачи.

Возможность “прозрачной” оценки вклада подчинённых в общее дело выгодна и руководителю, и трудолюбивым сотрудникам.


Список комментариев к плану, как и сам план работ должен быть зафиксирован. Комментарии фиксируются в отдельном файле для каждого сотрудника. Фиксация выполняется для того, чтобы у руководителя была возможность оценить тенденцию качества планирования для конкретного подчинённого: как часто возникают одни и те же вопросы? Есть ли тенденция улучшения качества планирования? Устраняются ли указанные недостатки? Повторяются ли ошибки?


Формат фиксации вопросов и комментариев от руководителя

  • Порядковый номер в рамках локального списка вопросов к конкретному плану.

  • Название задачи (скопировать из задачи в плане)

  • Ссылка на задачу в системе постановки задач (скопировать при просмотре задачи). Рекомендуем в качестве такой системы использовать Битрикс24.

  • Комментарий/ вопрос/ замечание к этой задаче со стороны руководителя.


Метод вопросов “Если”... “то”


Задавая подчинённому вопрос, который предполагает 2-3 варианта ответа (например: “Да” или “Нет”), стоит заранее  продумать: какие действия ему необходимо предпринять в зависимости от варианта ответа. Это позволит сэкономить время на дополнительной коммуникации, а сотруднику даст возможность незамедлительно принять нужные меры, не дожидаясь от вас дополнительных указаний на его ответ. Метод прост. К вопросу необходимо добавить конструкцию “Если”... “то”.


Пример: “Вы получили акты от Клиента?” “Если “Да”, то когда и по какому каналу и почему они не занесены в CRM? “Если “Нет”, то по какой причине и кто за это несёт ответственность?”


Примеры формулирования вопросов и комментариев к планам сотрудника

Пример комментария №1


Задача: “Внутренние: Ответить Лидам из онлайн-консультанта”


<ссылка на задачу в системе постановки задач>


Комментарий от руководителя:


“Конкретно этим Лидам отвечать не надо, почта их собирается из формы подписок на рассылку. Задачу необходимо удалить”.

Пример комментария №2


Задача: “Внутренние: написать инструкцию по использованию сервиса”


<ссылка на задачу в системе постановки задач>


Комментарий от руководителя:


“Неясно, как будет выполняться задача. Добавьте план инструкции”.


Пример комментария №3


Задача: “Внутренние: проверка планов Петра и Ивана на неделю и на (ПН)”


<ссылка на задачу в системе постановки задач>


Комментарий от руководителя:


“Для каждого сотрудника завести отдельный лог (историю комментариев к планам). Пример оглавления см. на сриншоте ниже.

Сриншот оглавления документа с историей обсуждения и комментариев по планам сотрудника


Добавить эту информацию в свой алгоритм (в соотв. раздел “При выходе на работу сотрудника в офис”).


Прислать предложение по вопросу “Неверно указываются сделки к задачам”


Создать для себя общую задачу по этим пунктам, поставить меня в наблюдатели и добавить в план на неделю”.


Пример комментария №4


Задача: “Внутренние: установить и настроить lastpass для всех сотрудников и себя”


<ссылка на задачу в системе постановки задач>


Комментарий от руководителя:


“Где результаты алгоритмизации? Есть данные в списке аккаунтов сотрудников?


Если задача “Завершена”, то почему этих данных нет?


Если задача “В процессе” -- требуется более подробный план, куда планируете что добавлять”.


Оценка качества планирования руководителем


По итогам просмотра и разбора плана руководителем, обязательно должна быть выставлена оценка и подведены итоги. В рамках итогов полезно отметить: соблюдаются ли стандарты планирования, есть ли тенденции в навыках сотрудника и другие моменты.

Периодичность измерения качества зависит прежде всего от квалификации сотрудника.


Когда сотрудник только начинает планировать, к его ежедневным планам может быть много комментариев руководителя. Однако со временем , как правило, их становится все меньше. Появляется опыт планирование и понимание рабочих процессов. Вы сами заметите, что у более опытных сотрудников в итогах разбора ежедневных планов обычно стоит: “Вопросов нет”. (Как я уже говорил, их планы могут разбираться выборочно).


Примеры подведения итогов


Пример подведения итогов №1


ОБЩИЙ ВЫВОД:


1) Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает не только вопросы, но и риск, что задача будет сделана неэффективным / неоптимальным способом,окажется выполненной не на 100% и/или потребует переделки.


Как этого избежать? В плановые задачи необходимо добавлять ссылку на алгоритм, по которому предполагается действовать и/или краткий план действий.


2) Время на выполнение задач запланировано с чрезмерным резервом.


Пример подведения итогов №2 (для еженедельного плана)


ОБЩИЙ ВЫВОД:


1) У некоторых задач есть план работ, у многих задач он отсутствует: -- недостаточно проработаны задачи на этапе планирования.


2) Не уделяется должного внимания “систематизации работы” (регулярность проверок по разным тематикам) и “регламентации повторяемых действий” (добавить вопросы в документ). Из плюсов: поднята очень важная проблема: оценки компетенции руководителей проектов.


Пример подведения итогов №3


ОБЩИЙ ВЫВОД:


1. План составлен на “хорошо” (с учётом планов действий по задачам).


2. Есть резерв времени для решения дополнительных стратегических задач: 2-3 часа.


3. Осталось отработать мелочи и план будет на “отлично”.


Переход к еженедельному планированию. Дополнения к алгоритму с учётом еженедельных планов


  • Общие принципы сохраняются из раздела “Алгоритм разбора ежедневного плана и задач из него” (см. выше).

  • Так как еженедельный план изначально составляется совместно с начальником, для него НЕ требуется повторный просмотр руководителем в первый рабочий день.

  • При изучении еженедельного плана необходимо дополнительно обратить внимание на: рациональность распределения времени между проектами, наличие в плане низкоприоритетных задач, резервы времени на непредвиденные работы.

  • Еженедельное планирование требует большей квалификации, поэтому имеет смысл сначала “отработать” технологию и навыки на ежедневных планах.

  • Проверять у опытных и одновременно лояльных сотрудников еженедельные планы можно выборочно, 1-2 раза в месяц. Прогноз времени достижения необходимого опыта: 6-8 месяцев.


Что дальше, или Как планировать за горизонт одной недели?


Нередко я сталкиваюсь со следующей ситуацией: в компании существует стратегическое планирование, планирование по проектам, а ежедневного планирования нет. Мне говорят: “А зачем нам нужно ежедневное планирование, если у нас есть такие масштабные инструменты?”

На мой взгляд, к планированию имеет смысл идти методом от “простого” к “сложному”


Управление по проектам — это хорошо и правильно. Важно управлять и задачами, и проектами, вместо того, чтобы противопоставлять их друг другу. На мой взгляд, в планировании имеет смысл идти от “простого” к “сложному”, но никак не наоборот. Т.е. начинать нужно всё-таки с того, чтобы задачи выполнялись с требуемыми параметрами и качеством.


На основе эффективного управления задачами строится эффективное управление проектами (проекты состоят из задач). Управление по проектам без "отточенного" навыка управления по задачам похоже на попытки  управлять самолётом со сломанным автопилотом,  не имея представления о бортовых системах и приборах.


Управление по проектам без "отточенного" управления по задачам — попытка взлететь на самолёте без понимания того, как работают его приборы.


Наглядный пример: предположу, что в вашей компании вероятность выполнения одной задачи с заданными параметрами: 0,9 (90%, далеко не самая низкая!).


Какова вероятность выполнения проекта с заданными параметрами, состоящего из 12-ти последовательных задач? Ответ: 0,9 в 12-ой степени, т.е. всего лишь 0,28 (28%). Чем больше у вас “люфт” по задачам, тем выше отклонения в проекте по срокам, ресурсам, рискам и т.д. 


С другой стороны, “застрявшие” на управлении по задачам руководители зачастую не способны стратегически мыслить и действовать, рисковать и видеть перспективы. Рассказ о том, как управлять проектами и научиться стратегическому планированию, дело отдельной публикации.


Можно ли совместить руководство проектами и отдельными задачами?   Безусловно! И начинать нужно именно  с "подтягивания" задач. А если вы начали с проектов, скорее всего,  на данный момент вы не довольны результатами. Отсутствие работы с ежедневными и еженедельными планами чаще всего приводит к печальному финалу: шумихи много, а результаты описываются небезызвестной фразой: “гора родила мышь”. Узнали свою компанию? Подтягивайте “уровень задач”!


Следующая статья будет про требования к формату ежедневных отчётов о работе сотрудников.

Рекомендуемые услуги «Открытой Студии»

План работы структурного подразделения центрального аппарата Росграницы на месяц


                                                     УТВЕРЖДАЮ
                                        заместитель руководителя Росграницы
                                                         __________________
                                        "__" __________ 200_ г.
                                   ПЛАН
            работы __________________ на ____________ 200_ года
----T-----------T-------------T-------------T----------T----------T-------¬
¦ N ¦Мероприятия¦Ответственный¦Привлекаемые ¦   Срок   ¦Отметка об¦Приме- ¦
¦п/п¦           ¦ исполнитель ¦ структурные ¦исполнения¦исполнении¦чание  ¦
¦   ¦           ¦             ¦подразделения¦          ¦          ¦       ¦
+---+-----------+-------------+-------------+----------+----------+-------+
¦ 1 ¦     2     ¦      3      ¦      4      ¦    5     ¦    6     ¦   7   ¦
+---+-----------+-------------+-------------+----------+----------+-------+
¦    I. Выполнение решений вышестоящих органов государственной власти     ¦
+---T-----------T-------------T-------------T----------T----------T-------+
+---+-----------+-------------+-------------+----------+----------+-------+
¦          II. Организация деятельности комиссий и рабочих групп          ¦
+---T-----------T-------------T-------------T----------T----------T-------+
+---+-----------+-------------+-------------+----------+----------+-------+
¦     III. Совместная деятельность с субъектами Российской Федерации      ¦
+---T-----------T-------------T-------------T----------T----------T-------+
+---+-----------+-------------+-------------+----------+----------+-------+
¦                    IV. Международное сотрудничество                     ¦
+---T-----------T-------------T-------------T----------T----------T-------+
+---+-----------+-------------+-------------+----------+----------+-------+
¦              V. Выполнение решений руководства Росграницы               ¦
+---T-----------T-------------T-------------T----------T----------T-------+
+---+-----------+-------------+-------------+----------+----------+-------+
¦           VI. Мероприятия по организационному, методическому            ¦
¦           обеспечению и автоматизации деятельности Росграницы           ¦
+-------------------------------------------------------------------------+
¦         1. Организационное обеспечение деятельности Росграницы          ¦
+---T-----------T-------------T-------------T----------T----------T-------+
+---+-----------+-------------+-------------+----------+----------+-------+
¦                         2. Методическая работа                          ¦
+---T-----------T-------------T-------------T----------T----------T-------+
+---+-----------+-------------+-------------+----------+----------+-------+
¦                3. Автоматизация деятельности Росграницы                 ¦
+---T-----------T-------------T-------------T----------T----------T-------+
+---+-----------+-------------+-------------+----------+----------+-------+
+---+-----------+-------------+-------------+----------+----------+-------+
¦     VII. Руководство территориальными органами и подведомственными      ¦
¦                              организациями                              ¦
+---T-----------T-------------T------------------------T----------T-------+
+---+-----------+-------------+------------------------+----------+-------+
¦      VIII. Подготовка докладов и отчетов, подведение итогов работы      ¦
+---T-----------T-------------T------------------------T----------T-------+
+---+-----------+-------------+------------------------+----------+-------+
¦                         IX. Другие мероприятия                          ¦
+---T-----------T-------------T------------------------T----------T-------+
L---+-----------+-------------+------------------------+----------+--------
    Начальник Управления ______________                       _____________

Планы работы отдела кадров, планирование работы


* Документы кадровой службы
* локальные нормативные акты, порядок разработки и принятия
* штатное расписание
* график отпусков
* график отпусков на следующий год - вопросы декабря, имеется еще время доработать!
* правила внутреннего трудового распорядка
* коллективный договор
* положение об оплате труда
* документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных
* должностные инструкции, кем разрабатываются их форма и содержание
* порядок изменения должностной инструкции
* варианты должностных инструкций
* этапы разработки положений о структурных подразделениях, согласование и подписание
планы работы отдела кадров, движение персонала и его анализ

 

План работы отдела кадров ООО «ПАРУС» на декабрь месяц 2019 год

№п/пПеречень мероприятийСрокиПривлекаемые силы и средстваКонтроль исполнения
1.Подготовка и согласование нового штатного расписания на 2020 год.До 20.12Бухгалтерия, начальники структурных подразделений 
2.Заполнение и сдача табеля учета рабочего времени за ноябрь месяц01-03.12Начальники структурных подразделений 
3.Подготовка и утверждение плана работы ОК на 2020 год.До 24.12Генеральный директор (уточнить основные и приоритетные направления ) 
4.Подготовить отчет за 2007 год и план работы на 2020 год по воинскому учетуДо 20.12ОК 
5.Подготовить и сдать уточненный список сотрудников организации для получения новых медицинских полюсов обязательного страхования02.12ОК 
6.Беседа с руководителями подразделений и помощь в работе с персоналом.03.12
08.12
10.12
14.12
16.12
21.12
23.12
Иванов С.Ю.
Воробцов Д.А.
Егоров В.С.
Петров А.И.
Кузьмин Н.Ю.
Акатьев И.А.
Рева Д.В.
 
7.Подготовить и провести занятие с руководителями среднего звена на тему: «Организация личной повседневной деятельности работы начальника отдела» с анализом планов работы на день и месяц08.12Начальники структурных подразделений 
8.Анализ работы по приему и адаптации новых работников22.12Начальники структурных подразделений 
9.Подготовить и провести семинар с руководителями всех структурных подразделений по итогам работы с персоналом в 2019 году и составление бизнес-плана на 2020 год по ключевому направлению деятельности отделов - укомплектованности квалифицированными кадрами (поиск и отбор новых работников, подготовка кадрового резерва и планирование карьеры)До 24.12Начальники структурных подразделений 
10.Анализ причин увольнения работников организации27.12Начальники структурных подразделений 
11.Согласование и утверждение графика отпусков на 2020 годДо 15.12Начальники структурных подразделений 
12.Разработка плана обучения, переподготовки и повышения квалификации персонала на 2020 г и какие затраты на это потребуютсяДо 28.12Начальники структурных подразделений 
13.Архивно-справочная работа по формированию документов длительного хранения за 2016-2018 гг.До 30.12ОК 
14.Работа со СМИ по подбору персонала и оформлению отчетной документации02.12,
06.12,
09.12,
13.12,
16.12
с 10 до 11.30 ч
Биржа труда,
Подбор персонала,
Вакансия,
Профессия,
Центр занятости,
к/а «Балтика»
 
15.Составить и утвердить план работы ОК на январь месяц 2020 г24.12ОК 
16.Составить и утвердить номенклатуру дел ОК на 2020 годДо 28.12ОК 
17.Подготовить смету необходимых расходных материалов на декабрь и январь месяцы для ритмичной работы ОК и формирования архива.До 06.12ОК 
Начальник отдела кадров Т.А.Петрова

Анализ причин текучести кадров ООО «ПАРУС» с июля по октябрь месяцы 2019 года

Должность по штатному расписаниюСоставлено анкетДопущено к ознакомитель-
ному периоду
Из них уволено работниковПримечание
ВсегоПричина увольнения
1Мастер производственного участка9432Неспособность выполнять требуемые функции1Несоответствие занимаемой должности
1Непостоянство повседневных заданий, неритмичный график проводимых работ, уровень з/платы1Профессионально-ролевые конфликты
2Водитель911773Желаемый уровень заработной платы 
2Отсутствие твердого графика работы, большая переработка, техническое состояние материальных средств
1Неблагоприятные условия работы (старая техника, высокие требования к трудовой дисциплине, учет простоя и времени ремонта)
1Употребление алкоголя
3Сварщик4815105Низкая фактическая квалификация 
2Неритмичность в работе, нечеткость рабочих заданий, постоянные изменения рабочих заданий
2Несовпадение реального заработка с ожиданиями (нет возможности иметь высокий стабильный заработок)
1Бытовые условия работы (душ, горячая вода, прием пищи)
4Электрик (электромонтажник)10532Заработная плата (стабильность, возможность иметь желаемую з/плату)1Смена места жительства
1Непостоянство повседневных заданий, неритмичный график проводимых работ, уровень з/платы1Уровень з/платы
5Мастер электрохозяйства9322Несоответствие фактических компетенций требуемым. Высокая ответственность. Отсутствие твердого графика работы, большие переработки 
6Монтажники251032Условия оплаты, отдаленность объектов и как следствие уменьшение количества рабочих часов1Прогулы
1График работы, тяжелые условия труда, страх высоты  
7Художник-оформитель610 Неритмичность работы, Несоответствие предъявляемым требованиям (знание плоттера, умение наклейки самоклеящейся пленки в больших объемах)1Употребление алкоголя
8Печатник5211Алкоголь (не выход на работу), низкая квалификация 
9Администратор3311Алкогольный синдром (после выходных дней)2График, з/плата
10Бухгалтерия4111Неспособность влиться в коммерческую структуру 
11Маркировщик3311Сложность адаптации к новым условиям работы. Низкая производительность труда 
12Автослесарь4211Условия труда, употребление алкоголя 
ИТОГО:2176633 

ВЫВОД: Основные причины текучести кадров:
   1) Неритмичный (авральный) метод работы, ведущий к перегруженности, необходимости работы в выходные дни,
   предельным срокам выполнения работ.
   2) Большая переработка, тяжелые условия труда.
   3) Не ставятся четко цели, задания и нет постоянного контроля их выполнения, а также оценки труда стажера
   в конце рабочего дня или испытательного периода.
   4) Низкая фактическая квалификация и, как следствие, неспособность выполнять требуемые функции.
   5) Необходим тщательный анализ рабочих заданий, норм и расценок оплаты труда.
   6) Несоответствие реального заработка с ожидаемым (в таком режиме работы).
   7) Употребление алкоголя.

Движение персонала и его анализ

   На деле персонал не является чем-то застывшим: он находится в постоянном движении вследствие приема на работу одних и увольнения других работников. Процесс обновления коллектива в результате выбытия части его членов и прихода новых называется сменяемостью (оборотом) кадров. Выбытие может быть обусловлено объективными и субъективными причинами, среди которых: биологические (ухудшение здоровья), производственные (сокращение штатов вследствие комплексной механизации и автоматизации), социальные (наступление пенсионного возраста), личные (семейные обстоятельства), государственные (призыв на военную службу).
   Степень мобильности персонала обусловлена следующими факторами:

1. Необходимостью смены работы, определяемой, например, неудовлетворенностью заработной платой, условиями и режимом труда, климатом.
2. Вложениями средств, связанными с работой и условиями жизни (наличием своего хозяйства, спецификой профессии).
3. Желательностью нового места работы, обеспечивающего улучшение условий жизни и труда.
4. Легкостью адаптации в новых условиях, определяемой связанными с ней расходами, квалификацией, опытом, возрастом.
5. Обладанием информацией о вакансиях и степенью ее достоверности.

По своим последствиям процесс движения персонала далеко не однозначен. Для уходящих работников позитивными моментами являются: ожидаемый рост доходов на новом месте, улучшение перспектив карьеры, расширение связей, приобретение более подходящей по содержанию работы, улучшение морально-психологического климата. В то же время они в период трудоустройства теряют заработную плату, непрерывный стаж работы в организации и связанные с ним льготы, несут затраты на поиск нового места, подвержены трудностям адаптации и риску потерять квалификацию и остаться без работы.
   Для остающихся работников появляются новые возможности продвижения, дополнительной работы и заработка, но увеличиваются нагрузки, теряются привычные функциональные партнеры, изменяется социально-психологический климат.
Для организации мобильность персонала облегчает избавление от аутсайдеров, дает возможность привлекать людей с новыми взглядами, омолаживать состав работников, стимулировать изменения, повышение внутренней активности и гибкости, но порождает дополнительные затраты, связанные с набором и временной подменой кадров, обучением, нарушением коммуникаций, большие потери рабочего времени, падение дисциплины, рост брака, недопроизводство продукции.
   Повышенный оборот кадров, какой бы причиной он ни был вызван, снижает укомплектованность рабочих мест исполнителями, эффективность затрат на обучение, отвлекает от обязанностей высококвалифицированных специалистов, вынужденных помогать новичкам, ухудшает морально-психологический климат, снижает производительность труда у тех, кто собирается уходить, а в результате вызывает экономические потери.
В мобильном коллективе ниже эффективность труда, чем в стабильном из-за отсутствия устоявшихся норм, необходимой взаимной требовательности, непредсказуемости реакции на управленческие воздействия.
   Существует прямая связь между сроком пребывания человека в организации и результатами его труда, так как при наличии большого стажа он лучше знает тонкости места работы, а поэтому показывает более высокую результативность.
   Экономические потери, связанные с мобильностью персонала, определяются на основе данных текущей отчетности и специальных обследований. Они складываются из потерь от нарушения стабильности коллектива, трудовой дисциплины, потерь от повышенного брака, прямых потерь рабочего времени. О способе расчета их величины будет сказано ниже.
Статистика характеризует движение персонала относительными и абсолютными показателями оборота и текучести. Абсолютными показателями движения персонала являются оборот по приему и оборот по выбытию.
   Оборот по приему представляет собой число лиц, зачисленных на работу после окончания учебных заведений, по оргнабору, в порядке перевода из других организаций, по распределению, по направлению органов трудоустройства, по приглашению самой организации, а также проходящих производственную практику.
   Оборот по выбытию характеризуется численностью лиц, уволившихся из организации за данный период, сгруппированных по причинам увольнения. В зависимости от этих причин он бывает необходимым и излишним. Излишний оборот по выбытию по-другому называется текучестью кадров.
   Необходимый оборот по выбытию имеет объективные причины: требования законодательства (например, о воинской службе), естественные моменты (состояние здоровья, возраст), а поэтому неизбежен. Его можно предсказать, спрогнозировать и даже достаточно точно рассчитать (уход в армию или на пенсию). Неблагоприятные последствия такого оборота ослабляются тем, что люди часто не порывают связей с организацией и оказывают ей по мере возможности помощь и содействие.
   Текучесть связана с субъективными причинами (уход по собственному желанию, увольнение за нарушения трудовой дисциплины). Обычно она характерна для молодых сотрудников и после трех лет работы существенно снижается. Считается, что нормальная текучесть кадров составляет до 5% в год.
Целесообразно дополнительно определять следующие абсолютные показатели состояния персонала:
а) численность сменившихся работников, представляющую собой меньшую величину из численности принятых и уволенных;
б) численность проработавших весь период как разность между списочной численностью на начало периода и численностью уволившихся за период. Этот показатель характеризует постоянство коллектива за определенный срок.
   Относительный оборот персонала можно охарактеризовать с помощью ряда показателей:

При анализе персонала состав рабочих изучается также по профессиям, возрасту, формам и системам оплаты труда, сменам, стажу.
   Мера квалификации работника называется профессиональной компетентностью. Она определяет способность работника качественно и безошибочно выполнять свои функции как в обычных, так и в экстремальных условиях, успешно осваивать новое и быстро адаптироваться к изменяющимся условиям.
   Выделяют следующие ее виды.
   Функциональная компетентность характеризуется профессиональными знаниями и умением их реализовывать.
   Интеллектуальная компетентность выражается в способности к аналитическому мышлению и осуществлению комплексного подхода к выполнению своих обязанностей.
   Ситуативная компетентность означает умение действовать в соответствии с ситуацией.
   Социальная компетентность предполагает наличие коммуникационных и интеграционных способностей, умения поддерживать отношения, влиять, добиваться своего, правильно воспринимать и интерпретировать чужие мысли, выказывать к ним отношение, вести беседы и проч.
   Требования к профессиональной компетенции во многом зависят от уровня управления и характера должности. Сегодня для высших руководителей сокращается значение специальных знаний и навыков, но растет роль методических и социальных, способностей в области общения, руководства сотрудниками, способности воспринимать и интерпретировать информацию.
В основе профессиональной компетентности лежит профессиональная пригодность — совокупность психических и психофизиологических особенностей человека, необходимых для осуществления эффективной профессиональной деятельности.
В условиях современного этапа НТР четко прослеживается тенденция к быстрому устареванию знаний и опыта персонала, которое выражается в отставании индивидуальных знаний и опыта от современных требований к должности и профессии.
   Возрастная структура персонала характеризуется долей лиц соответствующих возрастов в его общей численности
При изучении возрастного состава применяются следующие группировки:
16, 17, 18, 19, 20—24, 25—29, 30—34, 35—39, 40—44, 45—49, 50—54,
55—59, 60—64, 65 лет и старше.
Структура персонала по стажу может рассматриваться двояко: в плане общего стажа и стажа работы в данной организации.
С общим стажем напрямую связан уровень производительности труда. Общий стаж группируется по следующим периодам: до 16 лет, 16— 20, 21—25, 26—30, 31, 32, 33, 34, 35,36, 37, 38, 39, 40 лет и более.
Стаж работы в данной организации характеризует закрепляемость кадров. Статистика выделяет следующие периоды для расчета этого показателя:
до 1 года, 1—4, 5—9, 10—14, 15—19, 20—24, 25—29, 30 лет и более.
Структура персонала по уровню образования (общему и специальному) предполагает выделение лиц, имеющих высшее образование, незаконченное высшее (более половины срока обучения), среднее специальное, среднее общее, неполное среднее, начальное.

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о