Планирование и проектирование организаций статья: Сущность и содержание планирования и проектирования в организации – Планирование проектов в организации (часть 4) / Habr

Содержание

Планирование проектов в организации (часть 4) / Habr

Я продолжаю цикл публикаций о Pulse Management — Управление проектной организацией (Метод Пульса). В этой статье я расскажу о самой «вкусной» части: Планирование проектов. Планирование — это самая простая и самая сложная часть любого проекта основанного целью которого является создание интеллектуальной собственности. Простая — потому что «берешь алгоритм действий и пошел планировать», а сложная — потому что дьявол в в деталях о которых мы постоянно забываем.

Напомню содержание предыдущих серий на которых базируются выкладки в этой статье:
Модель организации, принципы Метода. и Правила управления целями. И вот, когда мы определились с тем ставить цели, и выбрали цель самое время разобраться с планированием проектов.

Планирование

План никогда не соответствует реальности, но важно его иметь, чтобы хоть как-то снизить неопределенность и уменьшить угрозы. И планировать нужно базируясь на следующих принципах:

Принципы планирования

Всякая работа займёт ровно столько времени, сколько на неё отведено или больше.
(Закон Паркинсона).

Люди откладывают всякую работу на последний момент времени. (Синдром студента).

Люди склонны давать оптимистичные прогнозы относительно трудоёмкости небольших работ.Исключая случаи когда их лишали премии за нарушение оценок, в этих случаях оценка пессимистичная и завышенная.

Люди дают пессимистичные прогнозы относительно трудоёмкости больших работ.Потому, что хотят успеть «наверняка» и провести «победоносную войну».

Люди никогда не начинают работу именно в то время, когда работа запланирована и никогда не заканчивают выполнение задачи вовремя.

Все проекты связаны с неопределённостью. (Закон Мёрфи — если что-то может пойти не так, именно это и произойдёт. Мы никогда не знаем, когда закон Мёрфи себя проявит).

Реальность никогда не будет соответствовать плану. Как бы хорошо мы не планировали наш план не будет охватывать всё.

Объем работы по проекту не постоянен. Суть Проекта – в создании чего-то уникального, и мы никогда не знаем “что именно нужно делать”, пока не начнем это делать.

Люди никогда не делают ровно то, что написано в техническом задании. Они делают больше или меньше или другим способом.

Люди могут эффективно выполнять только одну задачу в один момент времени.

Два уровня планирования

Исходя из принципов планирования и внешних обязательств Организации необходимо применять два уровня планирования:

Первый уровень – стратегическое планирование, крупноблочное планирование проектов на основе Правил планирования проектов.

Второй уровень – тактическое планирование спринтов и определение коротких целей.

Такая разбивка связана с принципом “необходимости и достаточности”, неопределённостью содержания проекта и непредсказуемости поведения людей.

Уровень планирования проектов обеспечивает планирование очерёдности выполнения работ Организацией, задаёт понятные фокусирующие цели и обеспечивает контроль исполнения обязательств.

Уровень тактического планирования спринтов обеспечивает короткие и понятные цели для сотрудников реализующих проект и учитывает высокую неопределённость способа реализации.

Планирование это процесс

Планирование, как процесс, не должен ограничиваться сессиями в формате “сделал и забыл”. Это процесс, требующий столько же усилий, как и проектирование Продукта. Планирование и выбор приоритетов будущих работ должно происходить в то время, пока текущие работы ещё не
завершены. Планированием можно заниматься только выйдя из “создающего потока” – Потока Реализации в Поток Управления.

Правила:

Планирование будущих проектов и развития Продуктов выполняется регулярно.

Сессии планирования “вшиты” в рабочий процесс.

В планировании может принять участие любой сотрудник, если видит в нем свою пользу.

Совещания по планированию собираются регулярно для синхронизации всех планов и видения решений.

Планирование проектов

Когда вы строите расписание проектов, вы программируете принятие решений в Организации на длительный период. Имея календарное расписание проекта и очерёдность выполнения задач, не
требуется тратить усилия на выбор самой важной и приоритетной задачи каждый раз, когда это необходимо. Это экономит усилия на принятие решений.

Расписание проекта – это правило определяющее приоритет задач, которого следует придерживаться. Если что-то изменилось во внешней или внутренней среде, то следует выполнять перепланирование для учёта всех заинтересованных сторон и обязательств Организации. Продолжение работы по старому плану – опасно для Организации. Наличие календарного расписания позволяет лучше понимать примерные сроки достижения целей, на и на основе этого синхронизировать другие работы.

Стратегия планирования проектов

При планировании выполнения проектов следует учитывать несколько факторов:

Длительность проекта

Прямая прибыль от реализованного проекта.

Косвенная прибыль от реализованного проекта, или сумма изменения дохода компании за 12 месяцев при внедрении продукта созданного в рамках проекта. Экономия ресурсов на выполнении работы – тоже прибыль Организации.

Стоимость задержки поставки результата в обещанный срок.

Возможность получения прибыли от разрабатываемого Продукта до завершения всего проекта по созданию Продукта.

Исходя из этих факторов необходимо выбрать стратегию реализации всего портфеля проектов.

Варианты стратегий:

Все ресурсы организации фокусируются на одном прибыльном проекте для сокращения времени его исполнения.

Проекты каскадируются (выравниваются) по ресурсу-ограничению.

Стратегия фокуса на одном проекте

Фокус на одном проекте обеспечивает высокий уровень взаимодействия всех участников проекта и взаимопомощь. Даже, когда сотрудник не занят никакой работой он может помогать другим её выполнять. За счёт этого сокращается время выполнения проекта.

Минусы такого подхода в том, что создаётся иллюзия “простоя ресурсов”. Особенно когда некоторые ресурсы нужны только вначале проекта, а потом не требуются. Но это тоже иллюзия. Например:

В ИТ-проекте есть фазы: анализ, разработка, тестирование. Анализ выполняют аналитики, разработку – разработчики, тестирование – тестировщики. Если вся работа по анализу выполнена вначале проекта, то есть иллюзия, что аналитики будет простаивать. Но на самом деле, они постоянно требуются для разъяснения требований по Изделию или их уточнения. Конечно не в полном объёме, но требуются.

В строительном проекте на фазе “реализация” есть “авторский надзор” от проектировщиков сооружения. То есть регулярная проверка соответствия результата техническому заданию и проектной документации.

Помните: отсутствие своевременной помощи от коллег снижает мотивацию исполнителя, соответственно и скорость реализации Продукта.
На рисунке: проекты А, Б, В, Г выполняются последовательно. Зелёный ресурс – ограничение вынужден ждать пока отработает красный и голубой ресурс.

Стратегия выравнивания по ресурсу-ограничению

Ресурс-ограничение – ресурс Организации, конкретный сотрудник или команда, или материальный ресурс ограничивающий способность Организации зарабатывать деньги.

Стратегия выравнивания по ресурсу-ограничению позволяет сократить время выполнения всех проектов. За счёт такого планирования, самый дорогой ресурс Организации будет работать со 100% занятостью.

На рисунке: проекты А, Б, В, Г выровнены по зелёному ресурсу – ограничению. Этот ресурс – ограничение потому, что выполняет больше всего работы в этом наборе проектов. При таком планировании, важно, чтобы к началу работы зелёного ресурса всё, что нужно для выполнения работы, было подготовлено максимально качественно.

Помните: стоимость времени ресурса-ограничения – это доход Организации за этот период.

Минусы этого подхода в том, что проекты Б, В, Г имеют высокую неопределённость срока начала проекта. Это происходит из-за того, что мы не знаем точно «когда завершит работу ресурс-ограничение».

Заключение части

Мы рассмотрели основные принципы планирования и варианты стратегий каскадирования проектов. У каждой стратегии есть плюсы и минусы, хуже если нет никакой стратегии. Два уровня планирования обеспечивают стыковку внешних обязательств и высокой неопределенности на этапе реализации.

Если напишите в комментариях, какими принципами планирования вы пользуетесь при планировании своих проектов, будет супер!

Продолжение следует.

P.S.: Но, если хочется всё и сразу, то есть методичка «Pulse Management: Управление проектной организацией»

Определение, предмет и метод планирования и проектирования организаций

Планирование
и проектирование организаций
– это дисциплина в системе управленческих
наук, изучающая процессы планирования
и проектирования в рамках хозяйственных
единиц – организаций.

Цель
дисциплины (курса)
«Планирование и проектирование
организаций» – создание теоретического
и практического фундамента деятельности
государственных и муниципальных
служащих, отражающего специфику их
профессиональной служебной деятельности.

Основные
задачи
дисциплины (курса):

изучение
теоретических и методических основ
организационного планирования и
проектирования, а также организационного
построения и развития системы управления;

освоение
понятийного аппарата, терминологии,
определений и формулировок, используемых
в современной практике организационного
проектирования и планирования;
выработка
практических навыков сбора, обобщения,
систематизация и анализа фактических
данных об управленческих системах, их
структуре, свойствах и законах развития
в условиях рыночной экономики;
изучение
методических основ и современной
практики планирования и проектирования
в деятельности организаций.

Объектом
изучения
в рамках дисциплины «Планирования и
проектирование организаций» выступают
содержание, последовательность (этапы),
факторы, условия и технологии осуществления
процессов планирования и проектирования
в деятельности организаций, а также
соответствующий опыт, выявленный и
зафиксированный в системе научного
знания.

Предмет
– организационные отношения людей в
процессе планирования и проектирования
деятельности организации.

Метод
– набор теоретико-познавательных и
системных принципов и категорий, а также
научного (формально-логического,
математического, статистического,
собственно организационного) инструментария
для исследования системы организационных
отношений, связанных с осуществлением
процессов планирования и проектирования.

Инструментом
теоретического исследования предмета
данной дисциплины является научный
метод. Конкретными методами изучения
являются:

эмпирический
метод – наблюдение, восприятие и сбор
информации;
метод
системного подхода – логический образ
мышления, согласно которому процесс
выработки и обоснования любого решения
осуществляется исходя из общей цели
системы и подчинения достижению этой
цели деятельности всех подсистем,
включая планы развития и другие параметры
указанной деятельности. При этом эта
система рассматривается как часть
более крупной системы, а общая цель
системы согласуется с целями этой
крупной системы;
синергетический
метод – выявление общих закономерностей
и единства методов описания и моделирования
процессов эволюции и самоорганизации:
физических, биологических, социальных,
экологических и других естественных
и искусственных систем;
методы
математического моделирования – методы
линейного и динамического программирования,
теория очередей и др.

Планирование
и проектирование организаций (как наука
и учебная дисциплина) выполняет наиболее
важные функции:

познавательную
– проявляется в раскрытии процессов
планирования и проектирования в
организации, а также закономерных
тенденций организационного развития,
динамики различных социальных явлений
и событий;
методологическую
– так как теория планирования и
проектирования является комплексной,
интегрирующей наукой и исследует
организационные отношения на макро- и
микроуровнях как системные образования,
то представляет собой методологическую
базу для частных теорий, изучающих
отдельные аспекты плановой или проектной
деятельности;
рационально-организующую
– обобщение опыта организационной
деятельности, разработка оптимальных
моделей организации и структур,
определения социальных технологий;
прогностическую
– позволяет предугадать (предвидеть)
явления и события, воздействующие на
функционирование организации и
результаты ее деятельности.

Планирование и проектирование организации

«Планирование и проектирование
организации»

Сущность и задачи планирования
Система планов на предприятии и их
взаимосвязь
Виды планирования
Организация как система
Организационная структура управления:
сущность и виды
Сущность организационного проектирования,
его назначение и цель
Цели и задачи организационного
проектирования
Проблемы организационного проектирования
Элементы системы управления организацией
Свойства системы, используемые в
организационном проектировании
Этапы проектирования организации
Сущность и содержание диагностического
этапа
Сущность и содержание проектировочного
этапа
Сущность и содержание внедренческого
этапа
Сущность и содержание аналитического
этапа
Принципы, используемые при проектировании
организации
Условия проектирования организации:
условия внутренней среды
Условия проектирования организации:
условия внешней среды прямого действия
Условия проектирования организации:
условия внешней среды косвенного
действия
Системный подход к планированию
организационных систем
Нормативный метод планирования
организационных систем
Метод параметрического (организационного)
моделирования организационных систем
Метод функционального моделирования
организационных систем
Программно-целевой метод планирования
организационных систем
Закономерности планирования
организационных систем

1.Сущность и значение организационного проектирования, планирования, их взаимосвязь

Главной
задачей менеджеров современных
организаций является одна из сложнейших
задач — поддержание равновесия между
постоянством и новаторством. На
современных высококонкурентных рынках
нельзя руководствоваться логикой
вчерашнего дня, недооценивать грядущие
перемены. Можно привести десятки
примеров, когда сильные компании и их
руководители отставали от требований
будущего и в конечном итоге такая фирма
просто обречена «налететь на что-то»
или оказаться в тупике. Однако и избыточное
вложение капитала в будущие проекты
без предварительной защиты действующего
бизнеса может стать разрушительным:
можно выдохнуться раньше, чем наступит
завтрашний день.

Обеспечение
будущего успеха — это двухступенчатый
процесс: улучшение настоящего и
одновременная забота о будущем. Обе
ступени чрезвычайно важны. Необходимо
обеспечивать баланс между текущей и
инновационной деятельностью. Для этого
необходимо проводить исследования и в
совершенстве владеть методологией
организационного проектирования и
планирования организации.

Организационное
проектирование как процесс — это
упорядочение организационно-структурных
характеристик системы для достижения
или улучшения их эффективности,
адаптивности и результативности.

Предметом
организационного проектирования на
предприятии, в учреждении является
система организации производства, труда
и управления в организации в целом, в
ее подразделениях или отдельных видах
деятельности.

Целью
организационного проектирования
является разработка новых организационных
систем или предложений по изменению
существующих систем, а результатом —
комплект технической, организационной
и планово-экономической документации,
необходимой для создания и осуществления
на практике организационной,
производственной системы. Проектирование
рассматривается как процесс составления
описания, необходимого для создания
еще не существующего объекта; алгоритма
его функционирования; предвидения
последствий, к которым приведет появление
объекта; определение мер по реализации
проекта. Поэтому процесс организационного
проектирования неразрывно связан с
планированием. Планирование представляет
собой процесс научного обоснования
целей, приоритетов, определения путей
и средств их достижения. На практике
оно реализуется путем разработки планов.
Его отличительной чертой является
конкретность показателей, их определенность
по времени и количественно.

При
планировании разрабатывается комплекс
мероприятий, который определяет
последовательность достижения конкретных
целей с учетом наиболее эффективного
использования ресурсов каждым
производственным звеном. Благодаря
планированию обеспечивается увязка
функций управления и отдельных
структурных подразделений в непрерывном
процессе достижения целей и совместной
деятельности. Результатом процесса
планирования в организации является
система взаимосвязанных документов —
планов.

План
– это документ, который содержит систему
показателей и комплекс различных
мероприятий по решению социально-экономических
задач. В нем отражаются цели, приоритеты,
ресурсы, источники их обеспечения,
порядок и сроки выполнения. Грамотное
планирование и является залогом развития
организации.

Для
более полного понимания приведем еще
ряд определений организационного
проектирования.

Проектирование
происходит от лат. «projectus» — брошенный
вперед; это — процесс создания прототипа,
прообраза предполагаемого или возможного
объекта или состояния. Это специфическая
деятельность, результатом которой
является научно-теоретически и практически
обоснованное определение вариантов
прогнозируемого и планового развития
новых процессов и явлений.

Проектирование
организации — это процесс создания
прообраза будущей организации, постоянный
поиск наиболее эффективного сочетания
организационных переменных.¹

В
Большом экономическом словаре приводится
следующее определение: «Организационное
проектирование – разработка и внедрение
проектов рационализации управленческого
труда. Различают комплексное и локальное
организационное проектирование.
Комплексное организационное проектирование
предусматривает разработку комплекса
мероприятий по совершенствованию
деятельности аппарата управления, его
структуры и штатов, организации и условий
труда. Локальное организационное
проектирование включает разработку
мероприятий по рационализации отдельных
видов работ, выполняемых в аппарате
управления»

Ряд
авторов рассматривают организационное
проектирование не как разработку
организационного проекта, а как
определённый вид деятельности, функцию
организации. О. Г. Туровец и В. Н. Родионова,
например, дают следующее определение
организационного проектирования:
«Организационное проектирование как
процесс – это упорядочение
организационно-структурных характеристик
системы для достижения или улучшения
их эффективности, адаптивности и
результативности». Здесь организационное
проектирование приближается к термину
«организация». Срединную к приведенным
выше определениям позицию занимает
В.С. Соловьёв, который приводит следующее
определение: организационное проектирование
– это «разработка проекта системы
управления и основных элементов
(техники управления, организационных
условий
управленческой
деятельности) в виде комплекса
формализованных документов, описывающих
информационные (документальные)
функциональные взаимосвязи (содержательные)
и административные связи (подчинение)
в структуре функциональных подсистем,
должностных позиций и подразделений
системы управления». В его определении
объектом организационного проектирования
является система управления, что в
большей степени соответствует практике
употребления термина и может быть
принято за основу.

И. И.
Мазур и В. Д. Шапиро под организационным
проектированием понимают «процесс
нахождения соответствия между ключевыми
элементами организации (структура,
персонал, системы решений и поощрений,
неформальная организация и организационная
культура и др.) и её стратегией.
Организационное проектирование
применяется на стадии создания новых
организаций и разработки инвестиционных
проектов, особенно связанных с
реструктуризацией предприятий, внедрением
новой техники и технологии, выпуском
новой продукции. В том и другом случае
может быть составлен реальный документ:
раздел бизнес-плана; организационный
проект как составная часть технического
проекта ре- конструкции и т. п.». Здесь
также фактически идёт речь об упорядочении
системы, но уже существует указание на
критерий такого упорядочения:
соответствие структурных характеристик
системы стратегии.

Таким
образом, в литературе под организационным
проектированием понимаются различные,
хотя и близкие по значению виды
деятельности. Можно дать следующее
определение организационного
проектирования: организационное
проектирование
–
это
обособленная сфера управленческой
деятельности, заключающаяся в разработке
и
внедрении
организационных проектов.
Организационный проект, в свою очередь,
рассматривается как проект организации
системы управления, разработанный на
основании заранее заданных критериев
его эффективности и позволяющий
обеспечивать достижение поставленных
перед организацией целей.

Проектирование организации, теория и примеры

Сущность проектирования организации

Проектирование организации представляет собой процесс создания новой организации, в том числе совершенствование существующих организаций, которое невозможно осуществить без предварительной подготовки проекта. Проектирование организации необходимо для создания прототипа (прообраза) создаваемой организации (ее изменений).

В общем виде проектирование организации включает в себя систему разработки организационных элементов, включая их связи и функциональные процессы. В целом понятие проектирование содержит прототип, прообраз возможного будущего состояния компании, предполагая структуру ее технических, экономических, социальных сторон и др.

Со статической позиции проектирование организации включает процесс разработки структурных элементов и их взаимосвязей в моделируемых системах. При их реализации система обладает устойчивостью, надежностью и экономичностью в процессе функционирования. С динамической позиции организационное проектирование характеризуется разработкой функциональных процессов систем, когда определяется характер их связей в системе и при контакте с внешней средой, а также прогнозы их развития.

Объекты проектирования организации

Проектирование организации предполагает установление необходимых пропорций ее элементов, их размещения в пространстве и времени.

Среди объектов организационного проектирования можно выделить предприятие в целом и его отделы (структурные подразделения), а также процессы, происходящие на предприятии.

Процессы в свою очередь подразделяются:

Административные, при которых происходит проектирование формальной структуры,

Инжиниринговые (технологические) процессы, формирующие производственный процесс,

Инновационные (проект нововведений),

Функциональные процессы, включающие функциональные роли,

Системные процессы, проектирующие системные связи и включающие синергетический (организационный) эффект.

Цели организационного проектирования:

Проектирование организации чаще всего направлено на достижение следующих целей: создать новую организацию, совершенствовать существующую организацию (проведение рационализации), радикально преобразовать существующую организацию (проведение реорганизации).

Таким образом, цель проектирования организации — создание новых предприятий, фирм, включая организационные структуры, механизмы и связи или реконструкция действующих организаций (поиск эффективного сочетания организационных элементов), а также установка наилучшего соответствия между ними.

С нуля проектирование организационных систем происходит осень редко, чаще всего проектирование организации имеет отношение к развитию, расширению, реструктуризацию, модернизацию, реконструкцию, диверсификацию, техническому и технологическому перевооружению действующих систем.

Задача проектирования организации

Центральная задача проектирования организации заключается в определении состава и требуемой численности подразделений (должностей), включая их функции, полномочия, связи между ними, формы и методы осуществления. Далее все это закрепляется в соответствующих нормативных документах.

Нормативные документы, которые отражают итоги проектирования организации, могут быть следующие: положения о подразделениях предприятия, должностные инструкции, образцы кадровых документов, положение о планировании, система оплаты труда, положение о документообороте и др.

Проектирование организации взаимосвязано с понятием бизнес-процессов. Которые представляют собой связанные цепочки хозяйственных операций. Бизнес-процесс характеризуется системой последовательных, целенаправленных и регламентированных типов деятельности, в процессе которой через управляющее воздействие посредством ресурсов входы процессов трансформируются в выходы.