Административная поддержка руководителя что это: Сфера деятельности и обязанности административного директора – Чем занимается административный помощник?

Содержание

Сфера деятельности и обязанности административного директора

Должность административный директор – современная профессия в нашем мире и по своей сути отражает решение вопросов в области административной и хозяйственной деятельности компании. Специфика профессии охватывает все сферы деятельности и от того как организована работа административного директора, зависит практически вся деятельность компании.

Основные понятия, характеризующие административного директора

Для руководителя очень важно иметь при себе профессионала, который бы взял на себя решение оперативных и управленческих задач. Специалист такого уровня, как правило, имеет ненормируемый рабочий день, поэтому должен находиться на связи круглосуточно. Но найти такого помощника трудно, ни одно учебное заведение не подготавливает менеджеров административного управления. Необходимые знания и опыт можно получить только при посещении специализированных семинаров, конференций, деловых встреч, где происходит обмен опытом между данной категорией руководителей.

Административный директор

Несмотря на всю привлекательность руководящей работы, возникают некоторые сложности в деятельности административного руководителя. Это связано напрямую с решением многих вопросов в различных сферах деятельности. Разноплановая специфика работы требует от административного руководителя всегда быть в центре событий, владеть большим объемом информации, постоянно присутствовать на совещаниях, активно участвовать в жизни коллектива.

Зачастую, из-за неэффективной системы управления компанией возникают конфликтные ситуации внутри коллектива. Для решения их сотрудники напрямую хотят поговорить с директором, минуя своего непосредственного руководителя. Подобные ситуации нарушают субординацию, тормозят производственный процесс, приводят к неэффективному использованию рабочего времени директора.

Происходит расхолаживание коллектива, снижается авторитет непосредственного руководителя, что свидетельствует о низком уровне управления организацией. Решение этих вопросов, в частности, ложится на плечи административного директора. Это поможет перейти на новый уровень управления компанией, позволит эффективно и результативно развиваться, оптимизировать затраты как рабочего времени, так и производственные затраты.

Позиция должности административного директора просматривается в штатном расписании компаний, которые имеют разветвленную структуру управления и множество филиалов, а в компаниях малого или среднего бизнеса эта функция возложена на руководителей и специалистов более узкой специализации (например, ассистент директора, руководитель АХО, начальник материально-технического снабжения, руководитель call-центра, руководитель управления делами).

Ввиду того, что эта должность не прописана ни в одном документе, то кроме организации хозяйственной деятельности, административному директору может быть поручено решение вопросов в области IT-технологий, архивоведения, подбора и обучения персонала.

Специалисты HR-Portal провели ряд социологических исследований, согласно которых можно сделать вывод, что руководители многих компаний по-разному рассматривают круг обязанностей административного директора. Например, 70% компаний считают, что административный директор руководит делопроизводственной службой (в состав которой входят не только секретари, но и курьеры), службой call-центра, а также материально-хозяйственным снабжением компании.

Требования, которые предъявляет руководитель к такой должности – это обязательно отличный уровень английского языка, деловой этики и опыт работы в области администрирования.

Функции должности

В компаниях среднего уровня (30%) административный директор выполняет обязанности руководителя по управлению персоналом, совмещая их с руководством административно-хозяйственной деятельностью, в обязанности которого помимо основных, входит организация внутрикорпоративных мероприятий (например, организация новогодних мероприятий, дата создания компании, дни рождения сотрудников и т.д.). Требования, предъявляемые к такой должности высокие. Обязательно наличие высшего образования, опыт работы с людьми и наличие личного автомобиля.

Из-за разнообразия сферы деятельности административного директора огромное внимание уделяется личным качествам кандидата при трудоустройстве на эту позицию. К ним относят:

активная жизненная позиция, способность к саморазвитию, познанию новых областей знаний
ответственность
коммуникабельность
лидерские позиции
устойчивость к стрессам

При решении многих вопросов приходится сталкиваться с различного рода людьми и попадать в такие ситуации, разрешение которых требует быстроты и собранности.

Так как административный директор – это руководитель, предъявляются к кандидату и более строгие квалификационные требования. Но правильно спланировать и организовать свой рабочий день, распределить ответственность среди подчиненных поможет типовая инструкция административного директора.

Основные направления, входящие в сферу деятельности административного директора

Как было сказано выше, каждый руководитель компании предъявляет определенные требования к кандидату на должность административного директора исходя из специфики своей компании. Рассмотрим примерную должностную инструкцию административного директора, которая закрепляет статус и положение работника в компании.

Характеристика должности и ее основные положения

Переговоры

Административный директор организует руководство административно-хозяйственной сферой деятельности компании. Назначается и освобождается от должности руководителем компании в соответствии с Трудовым Кодексом, и находится в непосредственном подчинении директора.

В период стремительного развития рыночной экономики современный руководитель должен разбираться практически во всех сферах деятельности: в финансах и экономике, информационных технологиях, юридической сфере, понимать принципы работы основных отделов внутрихозяйственной деятельности компании. Необходим и опыт работы в сфере административного управления.

Кандидат на позицию в сфере административного управления должен обладать стратегическим мышлением, организаторскими способностями, способностью управлять коллективом, умением принимать управленческие решения и нести за них ответственность.

В своей деятельности административный директор руководствуется нормативно-правовыми документами, среди которых законы РФ, различные инструкции, методики, правовые акты. Обязательно знание политики и целей компании, организационно-распорядительных документов, а также необходимо знать этику делового и речевого этикета, психологию и организацию труда.

Так как специфика деятельности административного директора разнообразна и требует быстрого решения задач, наличие автомобиля у кандидата на должность является обязательным требованием.

Функциональная направленность административного директора

Контроль деятельности секретариата, делопроизводственной и курьерской служб, административно-хозяйственного участка, служб IT и call-центра и т.д.
Организация работы со всеми видами административно-хозяйственной документацией.
Проведение собеседований
Представление интересов компании и решение вопросов с контролирующими организациями, которые не требуют непосредственного участия руководства.
Составление финансовых планов в сфере административно-хозяйственной деятельности.
Организация системы документооборота и управления информационными потоками с целью оптимизации рабочего времени директора.
Контроль сроков исполнения документов, соблюдения исполнительской дисциплины.
Правила формирования и порядок передачи дел на архивное хранение.
Подготовка отчетов, на основе информационных и справочных материалов, охватывающих сферу его занятости.
Организация деловых встреч и проведение совещаний.
В отдельных случаях, формирование штата сотрудников компании необходимой квалификации, в соответствии со спецификой компании. Подготовка и обучение персонала.
Контроль слаженной работы подчиненного персонала, недопущение нарушения трудовой дисциплины.
Организация приема сотрудников компании по личным или производственным вопросам, не требующих вмешательства директора компании.
Организация корпоративных мероприятий компании (например, встреча нового года, юбилей компании и т.д.).
Участие в рассмотрении претензий потребителей, неудовлетворенных обслуживанием либо продукцией компании.
Совместная работа с клининговыми организациями по вопросам поддержания чистоты и порядка в помещениях компании.
Инструктирование сотрудников компании основам техники безопасности, охране труда, основным методам противопожарной безопасности.
Контроль соблюдения сотрудниками трудовой и производственной дисциплины.

Правомочия административного директора

Права директора

Административный директор в пределах своей сферы деятельности правомочен принимает решения, подготавливать проекты документов. Он имеет право доступа к любому виду информации и документам, которые необходимы для осуществления своей деятельности. Также административный директор вправе самостоятельно распределить работу среди подчиненных и спрашивать с них ее выполнение. В случае невыполнения работы он выносит предложения для наложения наказания на подчиненных.

Ответственность административного директора

Административный директор несет ответственность за бесперебойную поддержку работы всех служб предприятия в плане административно-хозяйственного обеспечения. Так как директор имеет доступ к различному роду информации о компании, он также несет ответственность за ее сохранность и неразглашение. В отдельных случаях прописывается полная материальная ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Необходимо учитывать, что при определении круга обязанностей административного директора нужно взять за основу требования Профессиональных стандартов, закон о применении которых вступил в силу с 1 июля 2016 года. Профессиональные стандарты являются обязательной нормой для работодателей.

Право распределять должностные обязанности, и решать какими полномочиями наделить административного руководителя предоставлено директору компании.

После ознакомления с должностной инструкцией, кандидат на позицию административного директора обязан поставить подпись и дату. Согласно ей административный директор обязан неукоснительно исполнять свои обязанности.

Следует отметить, что это типовая модель функциональных обязанностей административного директора, состав которых формируется в соответствии со спецификой конкретной компании.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Чем занимается административный помощник?

Работа административным помощником во многом схожа с работой секретаря, включая подготовку печатных документов, обработку телефонных звонков, контроль за документооборотом и ведение протоколов совещаний. Помимо этого, в обязанности административного помощника может входить контроль за материально-техническим обеспечением офиса, совместная работа с супервайзерами над важными проектами и управление работой секретарей. Несмотря на то, что данная позиция не требует какого-либо специального образования, административным помощникам руководителей высшего звена компании, и тем, кто работает в особых областях, таких как медицина или атомная энергетика, может потребоваться наличие профильного образования.

Обязанности

Часто, обязанности административного помощника намного шире чем у секретаря. Помимо прочего на нём лежит обеспечение офиса всем необходимым для бесперебойной работы сотрудников, работа с входящей и исходящей корреспонденцией, координация графиков поездок и встреч сразу нескольких людей. Иногда административный помощник отвечает и за связь с общественностью. Информируя общественность о тех, или иных событиях, он представляет свою компанию, т.е. является «лицом» компании. В некоторых случаях старший административный помощник контролирует работу младших помощников и/или секретарей, и периодически должен предоставлять отчёты и презентации о их работе. Довольно часто человек работающий на этой позиции помогает в проведении тренингов для нового персонала, особенно если работа этого персонала будет связана с выполнением административных задач. Административному помощнику также необходимо обладать такими навыками, как, например, умение работать с различным офисным оборудованием, понимание организации и проведения тендеров на поставку той или иной продукции и услуг.

Необходимые навыки

В виду того, что представителям данной профессии приходится контролировать рабочий график сразу нескольких людей, и отслеживать ход работы сразу нескольких проектов, они должны быть очень внимательны даже к самым маленьким деталям, и способны выполнять сразу несколько заданий одновременно. Им также необходимо обладать хорошими коммуникационными навыками, т.к. по роду деятельности им приходится много взаимодействовать с людьми, как с сотрудниками компании, так и с её клиентами. Способность принимать решения и работать самостоятельно тоже является важной составляющей, т.к. административный помощник – это человек который может быстро определить является ли полученный документ важным, или же не представляющим особого интереса. На какое электронное письмо может ответить рядовой сотрудник, а какое требует внимания руководителя более высокого уровня. Как и в каком порядке пройти согласование документов по всем служебным инстанциям, чтобы задача была выполнена качественно и в срок. Помимо всего упомянутого, административный помощник должен иметь хорошую дикцию, уметь красиво писать, и разбираться в современных технологиях, т.к. это часто необходимо при работе с большим объёмом корреспонденции, базами данных, проверке и редактировании документов.

Специализация

Административный помощник может специализироваться на работе отдельно взятого подразделения компании, например, отдела кадров или информационных технологий. Хотя такое положение дел свойственно скорее крупным организациям.

Административный помощник высшего должностного лица работает только с первыми лицами компании. Он может отвечать за работу целой группы людей, или же работать в команде с одним человеком. В любом случае, помимо упомянутого выше, помощник этого уровня ответственен за организацию поездок и участие в конференциях высшего менеджмента компании, взаимодействие с руководящим органом компаний-партнёров и членами их совета директоров. Проще говоря, чем выше, масштабнее и весомее должность руководителя, тем больше требований предъявляется к его административному помощнику.

Иногда административный помощник может специализироваться в какой-то конкретной области, например, медицине или праве. В таких случаях помимо стандартных обязанностей, ему приходится выполнять задания, напрямую относящиеся к его специализации. Например, от помощника адвоката может потребоваться провести изучение судебных прецедентов и организовать краткое заседание с обсуждением основных вопросов рассматриваемого дела. От помощника врача часто требуется знание процедуры оформления и выставления страховой компании счётов за оказанные врачом медицинские услуги и правил работы лаборатории.

Встречаются и виртуальные административные помощники, выполняющие свою работу удаленно, посредством телефона и сети интернет.

Профессиональная подготовка

В большинстве случаев, кандидат на вакансию административного помощника может получить эту должность при наличии полного среднего образования и прохождении курсов по деловой этике и информационным технологиям. Для вакансий специализированных областей, таких как медицина или юриспруденция, кандидату необходимо знать, понимать и ориентироваться в механизме работы данной отрасли и её терминологии. Сертификат о прохождении профессиональной подготовки, диплом специалиста, свидетельство об окончании обучения в признанном учебном заведении – всё это может существенно помочь при устройстве на работу и дальнейшем продвижении по служебной лестнице.

Должностные обязанности административного помощника. | Бизнес идеи для вашего вдохновения

Обязанности
Административный помощник делает отчетность для руководителя,будто старший административный менеджер.Обязанности административного помощника предполагают уделение внимания мельчайшим деталям, быть неплохо организованным и иметь отличные навыки общения. Обязанности административного помощника включает выполнение и координацию административной деятельности офиса, получение и интеграция данных и распространение информации клиентам и сотрудникам компании.
Обязанности и ответственность помощника по административным вопросам,также распространяется для выполнения различных обязанностей, таких будто планирование совещаний, встреч, организация и ведение делопроизводства совместно с мягкими копиями, проведение исследований и распространения информации, используя телефон, e-mail, письма и веб-сайты. Обязанности административного помощника также включают в себя поддержку в организации поездок и размещение гостей.

Административному помощнику также эффективно требуется возделывать и использовать факсы, ксероксы, сканеры, видеоконференции, телефонные системы, компьютерные, офисные программы и др. . Он/она также должны быть неплохо знакомыми с файлами word, электронными таблицами,презентациями Powerpoint, отчетами, документами, публикациями, программным обеспечением и цифровыми графиками.
Административный помощник должен владеть хорошие навыки коммуникации и ведения переговоров, когда говорит и работает с клиентами, продавцами и другими сотрудниками. Административный помощник должен быть в состоянии править акциями и другими хранилищами данных. Многие компании передают обязанности и ответственность, обучение и ориентацию новых сотрудников на административного помощника. Административному помощнику требуются познания для управления видео-звонками, контролировать работу других сотрудников,выполнять обозрение записок, представлений, отчетов и др. Они также должны уметь выполнять подготовку планов, организовать заседания комитетов и исполнительных органов.

Основные обязанности включают сбор корреспонденции, отчетов и других документов. Они должны уметь поддерживать файлы office, open и разносить документы по почте,организовывать встречи и мастерить координацию ремонта оргтехники. Они также обязаны хранить конфиденциальную информацию и файлы, записи принимаемых решений, организация оплаты гонораров, исследования и поддержка в подготовке ходатайств, политик и процедур офиса. Они также должны приветствовать и помогать посетителям, отвечать на телефоны и направлять их в соответственный департамент.
Функции и обязанности административного помощника, также включает в себя организацию офиса, заказ канцелярских товаров, ведение клиентов и выполнение офисной работы гладко. Если какие-либо глюки проявляются в повседневной работе офиса, он должен быть в состоянии ликвидировать проблему.

Навыки и умения
Кандидат должен обладать определенными навыками и знаниями. Это включает в себя познания:

Бухгалтерский учёт
Администрирование офиса
Финансовые аспекты
Сведения о сотрудниках и файлах
Программы обработки слов, а также использовать электронные таблицы

Кандидат должен обладать навыками, которые включают в себя:
Письменные коммуникативные навыки
Навыки межличностного общения
Способность принимать решения
Способность к решению задач
Вербальные и коммуникативные навыки аудирования
Навыки управления временем
Здешний язык, а также другие общие языки обещния, развитие навыков чтения и письма
Организационные навыки

От себя лично хочу добавить, кандидат должен обладать отличной трудовой этикой, должен быть честным, надежным, скромным и гибким. Человек должен владеть культурную чувствительность и уважительно смотреть ко всем сотрудникам и клиентам организации.

Проблемы
Он может столкнуться с различными трудностями во пора его/ее работы. Они включают в себя долгие часы работы, использование компьютеров, а также подъём или смещение отдельных товары для офиса и материалов. Он может столкнуться с непрерывным перерывом сотрудников,и возможно, придётся поговорить с ним/ней на регулярной основе. Помощник должен быть умственно и физически сильным. Ему нужно не лишь, чтобы поговорить с сотрудниками, клиентами, однако и уложиться в сроки, отслеживать заказы и поставки, а также должны быть высокая точность поддержания уровня в области всех основных и нюансов работы. В некоторых случаях, он должен владеть знания, касающиеся некоторых правовых аспектов, знать терминологию, а также процедуры. Тех, кто работает в медицинских учреждениях,могут потребоваться определенные познания, связанные с медицинскими процедурами, оборудованием, терминологией, а также отчетами.
Вы может найти работу,и она может быть огромной и сложной, однако это, безусловно, одна из полезных возможностей трудоустройства. Весь офис, зависит от вас и для вас необходимо будет знать любой уголок и угол кабинета. Он становится будто ваш ребенок, и вы должны лелеять его и увериться, что он работает гладко. Вы должны владеть опыт в навыках секретаря, диплом об окончании средней школы с основными офисными и компьютерными навыками. Существует большое число компаний, которые ищут кандидатов со степенью бакалавра на место административного помощника. Если вы амбициозный человек, кто не уклоняется от обязанностей и проблем, это верный путь карьеры для вас.

Административная поддержка офиса

что включает в себя административная поддержка офиса????

Комментарии

Колоток

см. функционал офис-менджера

ну… как Атланты держат копители при входе, так и офис-манагер поддерживает работу офиса)

Юлия Васильевна, а Вам никто не говорил, что входя куда либо здороваться принято? сто когда хочешь задать вопрос, принято говорить «скаджите, пожалуйста».. что тут не Ваши личные рабы-консультанты которым можно просто бросить вопрос и пусть делают Вам (королеве) красиво?

это не культура.. это элементарная вежливость, необходимая для того, чтобы ничем не обязанные автору люди захотели ему помочь..

Думаю реально Вы хотели спросить несколько иное.
То, что содержит понятие «административная поддержка офиса» в Вашем конкретном случае должно быть указано в Вашей должностной инструкции.
Вы обязаны делать только то, что предусмотрено должностной инструкцией.
Если такой инструкции нет, то Вы вправе отказаться от выполнения каких-либо поручений, если считаете, что они не входят в Ваши обязанности.

А какая поддержка-то? Как офис-менеджер или как сисадмин?

Вопрос же в клубе секретарей, вряд ли к админам.

ну, да…. Че та я не обратила внимание…*Ушла к доктору, просить рецепт на очки….

Все включает)) совсем все (и секретарь- и офис-мен и помощник персональный для каждого лично)..

— Организации службы ресепшн
— Организация службы почтового администрирования
— Организация курьерской службы
— Копирование и печать документов
— Обслуживание переговорных и чайных комнат
— Организация переездов и перемещений
— Поставка канцелярии, питьевой воды, периодических изданий

Что значит административная поддержка руководителя. Должностные обязанности административного помощника

Должностные обязанности административного помощника больше, чем просто отвечать на телефонные звонки и заказывать обед для босса. Прочитайте эту статью, что бы узнать больше об этих обязанностях. Должностные обязанности административного помощника, сейчас расширились до более сложных обязанностей, как делать презентации и запуск офиса. Должностная инструкция помощника администратора включает в себя обязанности по управлению проектами и ответственность. В принципе, он работает в многозадачном режиме. Основная его обязанность – обеспечивать административную поддержку, чтобы помочь гладко и эффективно работать в офисе.
Обязанности

Административный помощник делает отчетность для руководителя,будто старший административный менеджер.Обязанности административного помощника предполагают уделение внимания мельчайшим деталям, быть неплохо организованным и иметь отличные навыки общения. Обязанности административного помощника включает выполнение и координацию административной деятельности офиса, получение и интеграция данных и распространение информации клиентам и сотрудникам компании.
Обязанности и ответственность помощника по административным вопросам,также распространяется для выполнения различных обязанностей, таких будто планирование совещаний, встреч, организация и ведение делопроизводства совместно с мягкими копиями, проведение исследований и распространения информации, используя телефон, e-mail, письма и веб-сайты. Обязанности административного помощника также включают в себя поддержку в организации поездок и размещение гостей.
Административному помощнику также эффективно требуется возделывать и использовать факсы, ксероксы, сканеры, видеоконференции, телефонные системы, компьютерные, офисные программы и др. . Он/она также должны быть неплохо знакомыми с файлами word, электронными таблицами,презентациями Powerpoint, отчетами, документами, публикациями, программным обеспечением и цифровыми графиками.
Административный помощник должен владеть хорошие навыки коммуникации и ведения переговоров, когда говорит и работает с клиентами, продавцами и другими сотрудниками. Административный помощник должен быть в состоянии править акциями и другими хранилищами данных. Многие компании передают обязанности и ответственность, обучение и ориентацию новых сотрудников на административного помощника. Административному помощнику требуются познания для управления видео-звонками, контролировать работу других сотрудников,выполнять обозрение записок, представлений, отчетов и др. Они также должны уметь выполнять подготовку планов, организовать заседания комитетов и исполнительных органов.
Основные обязанности включают сбор корреспонденции, отчетов и других документов. Они должны уметь поддерживать файлы office, open и разносить документы по почте,организовывать встречи и мастерить координацию ремонта оргтехники. Они также обязаны хранить конфиденциальную информацию и файлы, записи принимаемых решений, организация оплаты гонораров, исследования и поддержка в подготовке ходатайств, политик и процедур офиса. Они также должны приветствовать и помогать посетителям, отвечать на телефоны и направлять их в соответственный департамент.
Функции и обязанности административного помощника, также включает в себя организацию офиса, заказ канцелярских товаров, ведение клиентов и выполнение офисной работы гладко. Если какие-либо глюки проявляются в повседневной работе офиса, он должен быть в состоянии ликвидировать проблему.
Навыки и умения

Кандидат должен обладать определенными навыками и знаниями. Это включает в себя познания:

Кандидат должен обладать навыками, которые включают в себя:

Письменные коммуникативные навыки
Навыки межличностного общения
Способность принимать решения
Способность к решению задач
Вербальные и коммуникативные навыки аудирования
Навыки управления временем
Здешний язык, а также другие общие языки обещния, развитие навыков чтения и письма
Организационные навыки

Проблемы

Он может столкнуться с различными трудностями во пора его/ее работы. Они включают в себя долгие часы работы, использование компьютеров, а также подъём или смещение отдельных товары для офиса и материалов. Он может столкнуться с непрерывным перерывом сотрудников,и возможно, придётся поговорить с ним/ней на регулярной основе. Помощник должен быть умственно и физически сильным. Ему нужно не лишь, чтобы поговорить с сотрудниками, клиентами, однако и уложиться в сроки, отслеживать заказы и поставки, а также должны быть высокая точность поддержания уровня в области всех основных и нюансов работы. В некоторых случаях, он должен владеть знания, касающиеся некоторых правовых аспектов, знать терминологию, а также процедуры. Тех, кто работает в медицинских учреждениях,могут потребоваться определенные познания, связанные с медицинскими процедурами, оборудованием, терминологией, а также отчетами.
Вы может найти работу,и она может быть огромной и сложной, однако это, безусловно, одна из полезных возможностей трудоустройства. Весь офис, зависит от вас и для вас необходимо будет знать любой уголок и угол кабинета. Он становится будто ваш ребенок, и вы должны лелеять его и увериться, что он работает гладко. Вы должны владеть опыт в навыках секретаря, диплом об окончании средней школы с основными офисными и компьютерными навыками. Существует большое число компаний, которые ищут кандидатов со степенью бакалавра на место административного помощника. Если вы амбициозный человек, кто не уклоняется от обязанностей и проблем, это верный путь карьеры для вас.

В обязанности всех секретарей входит обеспечение административной поддержки руководителя. К данным обязанностям относится организация деловых встреч, совещаний и поездок. О том, как правильно организовать данные мероприятия – читайте в нашей статье.

Из данной статьи вы узнаете:

как правильно организовать деловую встречу руководителя;
административная поддержка руководителя при организации совещаний;
административная поддержка руководителя по организации деловых поездок.

Секретарь руководителя должен оказывать максимальную помощь в организации различных мероприятий, будь то совещание или поездка в другую страну. Зачастую новичкам бывает трудно разобраться во всех нюансах сразу. Именно поэтому сегодня мы рассмотрим, как организовать административную поддержку руководителя.

Административная поддержка руководителя: организация встреч

В первую очередь административная поддержка руководителя включает в себя такие мероприятия, как деловые встречи. Они могут проводиться как на территории вашей организации, так и вне. Деловые встречи условно делятся на деловые беседы и переговоры. Первые проводятся в свободной форме и представляют собой обсуждение каких-либо вопросов. Деловые беседы не всегда заканчиваю

должностные обязанности, функции и требования :: BusinessMan.ru

Для чего нужна должностная инструкция? Этот важный документ ограничивает функциональные обязанности сотрудника, закрепляет его служебные полномочия, устанавливает обязательные требования к соискателю на вакантное место, знакомит гражданина с его неотъемлемыми (на рабочем месте) правами, полнотой ответственности за действия/бездействие, решения. Сегодня мы познакомим вас с должностной инструкцией административного директора. А именно — с главными положениями данного документа, его стандартной структурой и наполнением. Начнем наш рассказ с общего знакомства с должностью.

О должности

Административный директор — штатная единица, более всего характерная для крупных корпораций с разветвленной системой управления. Чем занимается специалист? Чаще всего это заместитель директора по административно-хозяйственной работе. Однако нередко в сферу его ведения входит и следующее:

канцелярия;
IT-подразделение;
секретариат;
архивы и проч.

Сфера деятельности должностного лица

Административный директо, в первую очередь занимается рабочими вопросами организационного характера. В отдельных случаях в сферу его полномочий и обязанностей входит и следующее:

Техника безопасности в организации.
Корпорационная этика.
Вопросы трудовой дисциплины в фирме или на предприятии.

Административный директор — руководитель достаточно высокого уровня. Должностные обязанности данного работника подразумевают, что он полномочен заниматься общим руководством работой подведомственных ему подразделений. А это значит, что их сотрудники находятся в непосредственном подчинении данному должностному лицу. Отсюда прямо следует, что к административным директорам предъявляются достаточно строгие квалификационные требования.

Законодательное регулирование

Как правило, при составлении должностных инструкций специалисты кадровой службы организации руководствуются ЕКС (Единым квалификационным справочником должностей управляющий, специалистов и иных служащих). Акт был утвержден приказом Министерства труда №37 в 1998 году.

Но административного директора (должностной инструкции работника) в ЕКС нет. Из этого следует, что при составлении документа для этого сотрудника специалист кадровой службы может опираться на акты для схожих должностей:

начальника хозподразделения;
руководителя канцелярии;
главного (старшего) администратора;
начальника архивного отдела и проч.

План должностной инструкции

Какого-либо строго определенного лекала здесь не существует. Однако должностная инструкция заместителя директора по административной работе обязательно должна содержать в себе следующие разделы:

Общие положения.
Главные задачи деятельности.
Функциональные обязанности специалиста.
Права должностного лица.
Ответственность работника.

Предлагаем читателю на основе этого документа ознакомиться с аспектами деятельности руководителя по административной работе.

Общие положения должностной инструкции

Начинаем разбирать структуру данного раздела документа:

Полное наименование должности. В нашем случае все просто: «административный директор».
Описание должности, предписания по подчиненности. В нашем случае специалист подведомственен генеральному директору. У него в подчинении, в свою очередь, могут быть более мелкие подразделения и их руководители.
Условия приема соискателя на вакантное место, а также условия его увольнения, не противоречащие действующему российскому трудовому законодательству. В нашем случае прием и увольнение происходят по приказу гендиректора организации.
Указание сотрудника, который будет временно исполнять обязанности директора по административно-хозяйственной части в случае отсутствия последнего на рабочем месте.

Квалификационные требования к претенденту на должность

Так как работа административным директором прямо не указана в ЕКС, то выделить квалификационные требования самостоятельно кадровику достаточно нелегко. Чаще всего указывают, что требуется сотрудник, имеющий высшее образование (по специализации, связанной с деятельностью компании-работодателя, в сфере управления персоналом), а также опыт работы на руководящих должностях.

Необходимые знания и руководство к деятельности

В данном разделе должностной инструкции указывается следующее:

Перечень знаний, которыми должно обладать должностное лицо. Это российский Трудовой Кодекс, порядок ведения отчетности (в т.ч. и табельной) и проч.
Перечень нормативных актов, которыми административно-хозяйственный директор должен руководствоваться в своей служебной деятельности. Это российское законодательство, локальные акты и распоряжения организации-работодателя, правила трудового внутреннего распорядка и проч.

Главные функции должностного лица

В данном разделе для директора административного департамента важно указать главные задачи специалиста на рабочем месте. Стандартно это следующее:

Контроль за деятельностью структурных подчиненных ему подразделений организации.
Работа с разнообразной хозяйственной и административной документацией.
Поиск служебных и производственных помещений для деятельности компании.
Обеспечение сотрудников корпорации необходимыми канцелярскими принадлежностями, офисной техникой, мебелью и проч.
Подбор персонала на вакантные места в подведомственных структурных подразделениях.
Принятие ответственных решений по поощрению отличившихся подчиненных работников, наложение взысканий на нарушивших трудовую дисциплину.

Функциональные обязанности должностного лица: версия № 1

Составляя инструкцию для административного директора (заместителя руководителя), кадровый работник должен в данном разделе лаконично, но детально и четко расписать должностные обязанности специалиста. Так как в ЕКС нет определенных рекомендаций, предлагаем вам несколько версий наполнения данного раздела.

Первая будет выглядеть так:

Ведение отпускного графика.
Табельный учет.
Контроль рабочей дисциплины в компании.
Непосредственное доведение до рядовых сотрудников распоряжений руководства фирмы.
Контроль за своевременным исполнением подведмственными трудящимися распоряжений руководителя.
Налаживание контактов с партнерами, контрагентами, государственными структурами. Истребование у них документации, участие в обсуждении, решении вопросов, не требующих обязательного присутствия вышестоящих руководителей корпорации.
Организация массовых корпоративных мероприятий для трудящихся в компании.
Контроль за обеспечением сохранности собственности организации-работодателя.
Воплощение в жизнь мер, способствующих предотвращению и устранению служебных конфликтов внутри компании.
Организация уборки служебных, производственных помещений, прилежащей территории.
Обеспечение сотрудников фирмы необходимыми для деятельности офисными, производственными принадлежностями, техникой, оборудованием и проч.
Проведение первичного инструктажа с вновь принятыми работниками — по технике безопасности, противопожарным предписаниям, охране труда.
Оценка вклада трудящихся в развитие корпорации, принятие ответственных решений о поощрении сотрудников.
Участие в решении вопросов по нарушению трудовой дисциплины, вынесение на рассмотрение вышестоящего руководства предложений о дисциплинарном взыскании.

Функциональные обязанности должностного лица: версия № 2

Теперь представим еще одну версию должностной инструкции. А именно — раздела, представляющего должностные обязанности административного директора компании:

Общее управление административной деятельностью организации.
Организация и реализация работ по документационному обеспечению компании-работодателя. Иными словами, постановка документооборота.
Составление административного бюджета. Контроль растрат, оптимизация расходов.
Управлением административным составом — канцелярией, секретариатом, АХО (административно-хозяйственным отделением).
Участие в подборе персонала непосредственно для административных подразделений.
Контроль за соблюдением предписаний по охране труда, противопожарным правилам, технике безопасности.
Организация деятельности внутренних структур коммуникации — правил взаимодействия отделений, информационной системы, работников и структурных единиц.
Постановка бизнес-процессов и их последующее совершенствование.
Методическое сопровождение деятельности компании: разработка служебных стандартов, регламентов, а также контроль их выполнения.
Управление закупками (оборудования, расходных материалов, канцелярских товаров, офисной мебели и прочее).
Взаимодействие с организациями, партнерами, обеспечивающими деятельность компании-работодателя, проведение тендеров.

Функциональные обязанности должностного лица: версия № 3

И последняя версия должностных обязанностей административного директора:

Контроль за полным и своевременным исполнением управляющей компанией, арендодателем служебных помещений (при актуальности) положений заключенных с ними соглашений. В частности, по обеспечению жизнедеятельности компании.
Планирование, руководство и мониторинг деятельности трудящихся в АХО, а также фирм-подрядчиков, трудящихся на благо компании-работодателя (снабжение водой, питанием, клининг и прочее).
Обеспечение бесперебойного функционирования организации.
Организация ремонта, реставрации, перестройки служебных, производственных помещений (в т. ч. с привлечением подрядчиков). Согласование данных действий с арендодателем, управляющей компанией и проч.
Организация рабочих мест для новых трудящихся.
Обеспечение компании новой мебелью, техникой, оборудованием, расходными материалами.
Поиск и организация тендеров.
Сопровождение договоров с подрядчиками, поставщиками необходимых услуг.
Оплата счетов, финансирование административных проектов.
Документооборот с подрядчиками, партнерами, арендодателем.
Организация перевозки сотрудников, доставки документации.
Организация рабочих мест.

Права специалиста

Должностная инструкция обязана гарантировать специалисту исполнение его служебных полномочий. Стандартные права административного директора следующие:

Возможность предпринимать необходимые действия для устранения конфликтных ситуаций.
Издавать (в пределах служебной компетенции) распоряжения, обязательные для исполнения подчиненными сотрудниками.
Вносить на рассмотрение вышестоящего руководства предложения о наложении дисциплинарного взыскания, принятии на работу новых сотрудников, освобождении трудящихся от рабочих обязанностей.
Заключать договоры с партнерами и контрагентами на закупку необходимого оборудования и материалов. Проведение соответствующих банковских операций.
Вести в рамках своих полномочий переговоры от лица всей компании-работодателя.

По желанию нанимателя приведенный выше список прав должностного лица может быть расширен.

Ответственность должностного лица

В данном разделе должностной инструкции приводится информация о дисциплинарной, уголовной, административной ответственности директора по АХО. Стандартно тут заключено следующее:

Дисциплинарная ответственность за нарушение правил внутреннего трудового распорядка, неисполнение приказов вышестоящего руководства, а также обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.
За совершение действий (бездействие), ответственность за которые наступает по КоАП, УК Российской Федерации.
За нанесение материального ущерба как компании-работодателю, так и ее сотрудникам. Ответственность наступает по Гражданскому Кодексу РФ.

Административный директор, как и любой иной сотрудник, должен неукоснительно следовать предписаниям своей должностной инструкции. Перед началом исполнения рабочих обязанностей сотрудник обязательно знакомится с содержанием данного документа, заверяет его своей подписью. Представленная выше должностная инструкция отражает в общем плане все аспекты деятельности заместителя директора по АХО в крупной фирме, на предприятии.

Курс, семинар, тренинг Административная поддержка руководителя: современное секретарское дело и делопроизводство

Руководителю любой организации, независимо от направления его деятельности, структуры и размеров, необходим надежный помощник, способный оперативно решать самые разные вопросы, работая в условиях высокой ответственности и многозадачности. От его квалификации во многом зависит успешность деятельности всей организации.

Таким сотрудником является представитель так называемой административной группы, должность которого может называться по-разному: ассистент, секретарь, помощник руководителя.

Наш семинар позволит не только получить актуальную информацию по вопросам двух главных направлений: современного секретарского дела и делопроизводства, но и систематизировать имеющиеся знания.

Внимание! Вы можете посетить полный курс «Профессиональный бизнес-ассистент и личный помощник руководителя».

В результате обучения вы:

рассмотрите функциональные направления работы помощника руководителя
узнаете о закономерностях формирования корпоративной культуры и своей роли в этом процессе
изучите правила подготовки и проведения рациональной деловой беседы
узнаете, какие профессиональные и личные качества помощника руководитель считает важными и необходимыми
рассмотрите особенности письменных и устных коммуникаций
ознакомитесь с методами оптимизации закупок расходных материалов
научитесь оформлять документы в соответствии с требованиями нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 и узнаете о его особенностях
получите навыки исправления типичных ошибок в оформлении и в текстах служебных документов
рассмотрите основные этапы документооборота

Помощник руководителя в структуре организации

Должностной статус и функциональные обязанности помощника руководителя, его роль в управленческом процессе. Профессиональные компетенции
Деловые и личные качества, необходимые в работе
Квалификационная характеристика помощника руководителя, его должностные обязанности и основные функции в соответствии с профстандартом
Особенности должностной позиции
Роль в создании и поддержании благоприятного психологического климата в коллективе, в формировании и поддержании корпоративной культуры. Основные параметры корпоративной культуры

Практикум «Оценка профессиональных компетенций»

Административное и организационное сопровождение деятельности руководителя

Информационная поддержка деятельности руководителя. Преимущества и недостатки письменных и устных коммуникаций
Условия эффективной совместной работы. Основные коммуникативные навыки. Методы воздействия на партнера. Способы убеждения
Оперативное и долгосрочное планирование. Повышение эффективности использования рабочего времени. Определение приоритетов
Организация приема посетителей по текущим и личным вопросам. Поведение помощника руководителя при проведении проверок
Работа с обращениями граждан
Организация и обслуживание совещаний и других конферентных мероприятий. Правила подготовки рациональной деловой беседы. Документирование коллегиальной деятельности
Организация бизнес-поездок руководителя. Программы командировок

Практикум «Разработка программы командировки»

Организация жизнедеятельности и эксплуатации офиса

Сервисное обслуживание офиса
Офисное оборудование и расходные материалы. Предметы первой необходимости
Выбор поставщиков и сервисных компаний
Сбор и обобщение заявок. Оптимизация закупок расходных материалов, методы снижения затрат

Практикум «Проектирование форм заявок на закупку расходных материалов»

Документационное обеспечение управления
Современная нормативная база делопроизводства

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
Локальные нормативные акты. Инструкция по делопроизводству
Грамотное оформление документов — необходимое условие повышения их эффективности и формирования положительного имиджа организации
Правила оформления служебных писем и записок, приказов, актов, протоколов

Практикум-дискуссия «Особенности нового ГОСТа»

Система организационно-распорядительной документации

Классификация документов и их функции
Специфика и роль организационных, распорядительных и информационно-справочных документов
Основные функции документа, обеспечение его юридической силы
Документ как источник информации. Требования к управленческой информации.
Деловая переписка. Особенности и состав
Официально-деловой стиль и его требования

Практикум «Анализ ошибок в оформлении и редактирование текстов писем и других документов»

Организация работы с документами

Документооборот, его количественные и качественные характеристики
Этапы создания документа: подготовка проекта, внутреннее и внешнее согласование, подписание, утверждение, регистрация
Типовые технологии обработки документов. Порядок движения входящих, исходящих и внутренних документов в организации

Практикум «Проектирование маршрутов движения документов»

Чужинова Любовь Александровна

Консультант по вопросам документационного обеспечения управления, делового протокола, управления персоналом. Руководитель службы персонала ассоциации охранных предприятий

Профессиональный опыт

1992 — н. в. — Институт бизнеса и права, Высшая школа секретарей при Дипломатической академии МИД России, МИРЭА, Московская школа экономики, ВГИК, Институт телевидения «Останкино», учебный центр «Восток-Запад» — группы Комитета труда и занятости, преподаватель дисциплин:

Документационное обеспечение управления
Современное секретарское дело
Психология управления
Деловая риторика
Организационное поведение
Речевые коммуникации
Деловой этикет и протокол
Имидж делового человека
Психология делового общения
Деловая этика
Русский язык и культура речи
Менеджмент

Клиенты

УЦ Управления госслужбы при правительстве Москвы, Пенсионный фонд России, компании Спецстрой, ПАО «Компания «Сухой», АО «Атлас Копко», Мосинжпроект, ПАО «РусГидро», ООО УК «ГМС», «Юником», Росевробанк; префектуры и управы Москвы, администрация г. Сочи и другие государственные и коммерческие организациии

Выступления и публикации

Автор обучающих программ по современному делопроизводству, ведению эффективной деловой переписки, культуре делового общения, психологии управления, организационному поведению, современному секретарскому делу, ораторскому мастерству и др.

Образование

2014 — НОУ «Международный институт сотрудничества Восток-Запад», повышение квалификации по программе «Современные технологии управления персоналом»
2000–2001 — Российская академия менеджмента и агробизнеса, «Организация управления персоналом в современных условиях»
1995–1996 — Центр психолого-педагогического всеобуча, «Психология управления»