Чем отличается секретарь от помощника руководителя: Помощник руководителя и секретарь — в чем отличия? – Разница между секретарем руководителя и помощником руководителя?

Чем отличается личный помощник от секретаря?

Путаница в двух профессиях или это один специалист, разберемся далее в материале.

На первый взгляд практически ни чем, так как они выполняют схожие задачи. Но только, при внимательном рассмотрении становится понятно о существенных различиях.

Начнем с одинаковых задач, это:

• составление расписания;
• планирование встреч;
• организация деловых поездок;
• делопроизводство и документооборот;
• прием корреспонденции и телефонных звонков;
• составление отчетности и сбор информации;
• контроль выполнения решений и т. д.

Теперь о различиях.
Самое первое из них — это график работы. У секретаря он придерживается установленного в трудовом договоре. Около 8 часов, плюс-минус. Тогда как личные помощники могут работать все 11-12 часов каждый день, а иногда и до тех пор пока шеф не отпустит его домой.

Второе — полномочия. Секретарь в первую очередь занимается документооборотом в компании, выполняет задачи по контролю и пропуску посетителей в приемной, обеспечивает начальника напитками и пр.

Помощник, согласно должностной инструкции, относится к категории руководящих должностей. Поэтому у него в подчинении могут быть свои помощники и секретарь.

Третье — положение. Помощник — это не простой исполнитель, а советник, правая рука и соратник своего начальника. Часто помощник выполняет роль заместителя или доверенного лица, он не просто договаривается о встрече с партнерами или клиентами, но и вправе провести предварительные переговоры с ними.

Такие специалисты профессионалы во многих областях, они в курсе всего. Что происходит внутри компании и на производстве, владеют конфиденциальной информацией и к любой задаче подходят творчески.

Важно! В профессиональном плане на карьерной лестнице помощники стоят на несколько ступеней выше секретарей. Эта должность считается престижной, перспективной и выгодной в плане заработка.

Четвертое — личное мнение. Секретарь, в отличие от личного помощника, не имеет возможности выразить свое мнение относительно дела или выступить с какой-либо инициативой. Тогда как помощники именно за это и ценятся, за дополнительный или особый взгляд со стороны.

Важно! Сотрудники на должности помощников директора часто освобождаются от бумажной рутины и канцелярских дел.
Им делегируются более сложные деловые задачи, либо они выполняют личные поручения босса. Например, помогают с покупками, переводят письма, ведут переписку или забирают детей с тренировки.

Большинство личных помощников любят свою работу и довольны условиями труда, а секретари мечтают ими стать в ближайшем будущем.

Хотите узнать больше и получить востребованную профессию личного помощника?

Записывайтесь на наши курсы прямо сейчас!

Smart & Talented

В чем разница между секретарем-референтом, персональным ассистентом и личным помощником?

Добрый день всем членам клуба и его гостям! В настоящий момент ищу работу помощником руководителя или персональным ассистентом. Просмотрела много вакансий и пришла к выводу, что вакансия может называться как угодно, а набор обязаннностей настолько намешан-напутан-разрознен, что я уже не понимаю порой, где начинается и заканчивается разница между секретарем, офис-менеджером, секретарем-референтом, персональным ассистентом, личным помощником… Что происходит? Комментарии Екатерина, и не пытайтесь понять))), в каждой избушке свои погремушки…вопрос в том, на какие обязанности Вы лично готовы пойти и рассматривайте именно те вакансии, где это и предлагается. Честно говоря, никакой разницы. Работала и секретарем, и офис-менеджером и помощником руководителя. Все одинаково, единственно, что помощник или ассистент освобожден от входящих звонков. Спасибо, как показвает практика общения, многие уверены, что разницы нет. Например, на моем прошлом месте работы требовалось 2 человека в качестве личного секретаря директора. У меня в трудовой записано «секретарь-рефернет», у моей бывшей коллеги — «помощник руководителя», а девушка, которая работала до нас числилась офис-менеджером. При этом у всех нас обязанности были совершенно одинаковые. Однако в процессе поиска работы я не могла не заметить, что предлагаемая з/п у личных помощников значительно выше. А что по этому поводу думают работодатели, кадровики? Меня тоже это всегда «убивало». Посадят секретаря и она повесят на нее и первичку, и кадровое ДОУ, и простое ДОУ, и ресепшен, и протокол. И сидит она бедняга за 700 долл. Посадят личного — раз в месяц шефа отправить зарубеж, да подготовить по одному песьму раз в две недели — 2000 долл. Офис-менеджер (управляющий офисом), ничего общего к секретарю не имеет…почему все смешали в одну кучу? Да в том, что хороший Помощник или секретарь изначально (перед размещением вопроса) попробует воспользоваться поиском и найдет эту тему www.superjob.ru/community/5054/ :-))))))))))) а если помощник -правая рука, тогда кто же секретарь-референт? Я не знаю как в других организациях, у нас в компании секретарь выполняет работу -делопроизводство, телефон, факс, встреча гостей, чай, кофе, пишет стандартные письма. Помощник- отчеты, бизнес-план, разработка регламентов, ежемесячный бюджет (зависит от направления деятельности руководителя, это я о бюджете), презентации, работа по текущим вопросам, анализ, аналитическая работа, планирование, прежде чем утвердить какой то документ помощник должен проанализировать, и написать свой отзыв, подготовка документов к совещаниям, и т.д. Зарплата конечно отличается. Мой совет уточняйте круг выполняемых обязанностей, и соответственно уровень зарплаты, т.к. многие работодатели разницы между этими должностями не видят, никакой. Не раз наблюдала в компаниях, в которых работала такую ситуацию секретарь – девушка на побегушках, принеси — отнеси, иди от сюда, помощник сидит, ковыряется в бумажках и т.д. лишний раз не встанет с кресла. Разница должна быть! В должностных инструкциях должно быть все прописано.

Андрей Подпорин: Секретарь или Помощник

Андрей Подпорин
( статья подготовлена для газеты «Ведомости»  №131 от 19.07.06)

Существует некое предубеждение относительно должностей в наших компаниях. Традиционно часть из них считается серьезными, важными, а часть до банальности простыми – секретарь, водитель, помощник, кассир и т.д. Соответственно для последних не так важна квалификация, уровень образования. Вряд ли это мнение безукоризненно,  тем не менее,  и работник и работодатель заинтересованы  в объективной оценке своей деятельности, а не только субъективной. Но кто у нас занимается выстраиванием четких критериев  для секретаря, водителя или курьера? Однако, для того чтобы определить объективный критерий нужно ответить на простой вопрос, а в чем собственно главная задача того или иного сотрудника. Предлагаю простой тест, постарайтесь выписать на листе бумаги, чем в вашей компании занимается секретарь или чем он должен заниматься. Если это получилось, тогда второй вопрос – а чем должен заниматься помощник руководителя? Если отличие превысило 30% — тест пройден, но останется вопрос каков критерий его эффективности?

У нас в стране отсутствуют Национальные профессиональные стандарты должностей. Поэтому в приемной мы можем обнаружить офис-менеджера, секретаря, референта, ассистента, личного помощника и т.д. разнообразие в этом террариуме бесконечно. За свою не такую уж долгую историю требования к человеку в  приемной трансформировались от барышни с модельной внешностью к специалисту, обладающем разнообразным набором знаний. От переводов, визовой поддержки до MS Project и улаживания конфликтов с клиентами. Согласитесь, примитивным этот набор не назовешь. Но чтобы окончательно  не запутаться и навести некий порядок, достаточно выделить две главные фигуры в приемной — секретаря и помощника.

Основная задача секретаря – это управление информационным потоком. Причем и входящим и исходящим. И неважно как эта информация представлена. В виде письма факса, звонка, или просто сплетни. При поступлении информации ее необходимо идентифицировать, определить ее получателя, приоритет и направить в нужную точку в нужное время. Исходящую информацию необходимо обработать, если надо, перевести, отредактировать и обеспечить своевременную доставку адресату. Иногда в той форме, которая наиболее понятна получателю. Такое четкое определение  задачи позволяет вводить ясные критерии, подбирать и обучать людей.

В отличие от секретаря, помощник руководителя – это специалист, управляющий производительностью труда другого человека. Поскольку этот человек – руководитель предприятия или подразделения, считать должность помощника менее важной, значимой, престижной – глупо. Другое дело, что о производительности труда у нас менее принято говорить, чем о рентабельности, скорости окупаемости, доходе на капитал, понятиях, так или иначе с ним связанных. Мы не сможем ответить на вопрос, зачем нужен помощник, если не понимаем, зачем нужен руководитель. Задачи любого руководителя многообразны и сложны, но любой руководитель должен уметь главное – принимать решения. Люди к нему в кабинет входят с проблемой, а выйти должны с решением. Комбинацию, когда присутствуют прочие достоинства, но отсутствует способность принимать решения сложно назвать руководителем. Следовательно, любой помощник нужен тогда, когда в результате его присутствия на рабочем месте в день принимается не 10 решений, а 15. Не 5 встреч, а 7. Не 8 писем, а 10 и т.д. Хотя количество не всегда означает качество. Просто с присутствием нормального человека в приемной качественных решений все равно становится больше, чем без него. Понятно, что банальные чай-кофе – это снятие бытовой проблемы с руководителя для того, чтобы у него было больше времени для решения производственных дел. А никак не демонстрация статуса и чинопочитания.

Если в компании присутствует сильный руководитель и слабый помощник  производительность труда руководителя объективно снижается. Ему необходимо тратить свой ресурс на обучение, организацию и контроль своего сотрудника. В конечном итоге при слабом помощнике страдает не только эффективность, но и авторитет руководителя. При слабом руководителе и сильном помощнике в компании могут происходить разные вещи : наверняка усилится клановая борьба,  помощник может стать дополнительным центром компетенций и власти. В конечном итоге процедура принятия решений усложняется и происходит потеря управляемости.

Ситуация сильного помощника и руководителя равноценна вселенскому счастью. Каждый занимается своим делом и любому клерку понятно к кому и как надо подходить с тем или иным вопросом. Основной плюс этого сочетания – не только руководитель, но и его окружение транслируют одинаковые управляющие сигналы коллективу,  и мотивируют. Поскольку в этом случае все тянут в одну сторону результат обязательно будет, если конечно интересы руководителя совпадают с интересами компании и ее акционеров.

Часто в офисах мы наблюдаем более сложный тип помощника. Помощника, который, производя впечатление сильного специалиста, на самом деле является хорошим манипулятором. Человеком, который за счет близости к первому лицу больше занят не делами фирмы, а расширением сферы своего влияния и своего авторитета. Именно эти люди знают, как можно завесить вопрос, отложить бумагу, изменить тон подачи сообщения и т.д. в конечном итоге действия таких «профессионалов» неминуемо скажутся на авторитете и имидже руководителя и при попустительстве первого лица мы опять получим ситуацию слабый руководитель – сильный манипулятор-помощник.

По правде говоря, руководителю, который не привык оперировать понятиями личной эффективности и производительности труда,  помощник не нужен. Только если акционеры не готовы терпеть затраты на его личные поручения. А вот хорошие секретари пригодится всем. Главное правильно ставить им задачу и ценить их. Впрочем, как и всех остальных.

В чем разница между секретарем и офис-менеджером?

Я 4 года в общей сложности работала секретарем дирекции. Подчинялась естественно только директорам. Уволилась. В данный момент нахожусь в пассивном поиске работы. Рассматриваю вакансии секретаря директора или помощника руководителя. Сегодня мне предложили вакансию офис-менеджера отдела продаж в своем районе. Поговорив с Исполнительным директором, поняла, что они ищут скорее офис-менеджера (расспрашивать его в чем отличие от должности секретаря я не стала, т.к. неудобно как то). Поняла одно, что задания мне могут давать все кому не лень и девушка, освободившая эту должность ушла от того, что работа очччччччччень активная и она очень уставала морально. Вот и уволилась. Я хочу у вас спросить, в чем отличие этих должностей? Что выше секретарь или офис-менеджер? Просвятите пожалуста:-) Комментарии Как мне однажды пояснили: офис-менеджер это завхоз! Видимо так!))) КреатиФа явно не требуется!)))))))))))) ))) Директор еще лучше, но, хуже чем президент!))))))))))))))) Вам неправильно пояснили, креатив требуется как раз) ))))))) В чем он должен выражаться, если не секрет?)))) Непонятно, всем непонятно… И чай-кофе тоже!))) В настоящее время тоже ищу работу в это сфере. Самое интересное, что каждый работодатель в понятия секретарь и офис-менеджер вкладывают свою суть. Была на собеседовании, вакансия офис-менеджер, а на самом дела секретарь на ресепшен, только добавилось заказ канцелярии (формирование списка необходимиго) и контроль эксплуатации кофейного аппарата. В другом месте в подчинении офис-менеджера 4 секретаря, курьер и водитель, получается нечто среднее между начальником канцелярии и завхозом, в гос учреждениях это называют общим отделом. Я вам советую не стесняйтесь и подробно спрашивайте про функционал и обязанности. Он мне рассказал про обязанности. Скажем так, я поняла, что придется в основном оформлять командировочные, работать в 1С, счета там разные на оплату вносить в какой то реестр. Делопроизводства в виде приказов и писем мне вести не придется. Мне тоже предложмлм позицию офис менеджера, и сказали что должна следить за порядком в офисе, поливать цветы, канцелярия, чай кофе, это получается уборщица плюс завхоз. Ну мне такого не надоть…… Опять же какой секретарь и в какой компании….. об этом я выше речь и вела, если вы не поняли Офис-менеджер — фактически «управляющий офисом», а на деле — весь офис тебя посылает куда кому не лень и всем подчиняешься…. жесть…. Выходит, если работаешь секретарем у директора, то подчиняешься ему и дает задания только он тебе, ну в большинстве случаев так, и если кто-то пытается подкинуть работенки, говоришь, что у тебя есть начальник, который дает задания и до свидания, а когда работаешь офис-менеджером, то каждый сваливает свою работу, которую не хочет делать на тебя и слова сказать не сможешь. Действительно жесть. Мне в данном случае предлагают вакансию офис-менеджера в отделе продаж, а там где то 15-20 человек… В принципе — да…. Но если повезет с коллективом — можно продержаться. Или поставить себя так, чтоб как шелковые ходили. Заявку на канцтовары — строго 25 числа в письменном виде. Опоздал — ходи месяц без степлера…. Поручения — в порядке очередности и записывать в тетрадь, чтоб без обид. Составить себе четкий график, когда тебя трогать нельзя (например, в это время ты почту оформляешь) ну и все в таком роде. Тогда можно работать. Извини, что на «ты», коллега)))) Ничего страшного, коллега))))) Вот думаю, продержаться или все-таки отказаться и искать еще. Уже задолбалась по собеседованиям ходить и вакансий сейчас не ма. как мне пытался объяснить хозяин одной фирмочки офис-менеждер, это управленец, т.е. человек, который имеет в подчинении небольшой штат сотрудников в офисе, говорит кому и что делать, принимает заказы, ведет переговоры по телефону с потенциальными клиентами, когда я спросила могу ли я им стать, он заявил, что ему проще взять девушку с опытом работы в данной должности, а не секретаря, которого надо учить, спрашивается чему? людьми командовать? получается, что в обязанности офис-менеджера каждый вкладывает свое Действительно, чему учить то? Мне кажется, что у офис-менеджера обязанностей до фига, а зп такая же как и у секретаря, если не меньше. Вывод: Надо идти секретарем и нервы будут целее)))))))) Если по понятиям то Офис менеджер это человек который организует и отвечает за организацию работы офиса т.е. закупает все необходимое от мебели и кацилярки, до чая отвечает за чистоту и уют;). Секретарь обычно «организовывает» работу руководителя т.е. следит за расписанием руководителя, приносит ему чай кофе согласовывает встречи и т.п. иногда оказывает интимные услуги. Что касаемо иерархии взаимоотношений в компании то она может быть различной все зависит от структуры компании. это не секрет, что в некоторых компаниях это чуть ли не должностная обязанность. Но это отдельная история. иногда прямо не говорят, но понять это можно. До этого момента вообще казалось, что должность офис-менеджера престижнее и современнее. Теперь мои представления поменялись. Везде по-разному, везде есть свои плюсы и минусы.  Четко спрашивайте про обязанности. Я спрашивала. Он сказал, что нужно помогать какому-то тайм-менеджеру и 15-20 менеджерам отдела продаж + постоянные командировки всего офиса будут занимать 70-80% моего рабочего времени, т.к. они постоянно куда ездят. Из-за этих командировок куча документов, которые нужно как то оформлять и ставить в оплату суммы. Заказ канцелярии на весь офис, офис большой, около 100 человек. тайм-менеджер — это человек который следит за временем, если дословно, и укладывается в это время, все успевает, но видим оесли этот чел еще следит за отделом, чтобы все всё успевали. Спасибо))) Я отказалась работать офис-менеджером, т.к. люблю работу поспокойней и поконкретней))) Граждане! Первое, на что нужно обращать внимание, что порой работодатель сам путает понятие офис-менеджер и секретарь, в разных организациях должностной перечень офис-менеджера и секретаря разный. «Офис-менеджер отдела продаж» это вообще неверная формулировка, фактически это секретарь отдела, в том что каждый из этого отдела будет Вам давать поручения — Вы не ошиблись, это действительно так. Называть секретарая отдела — офис-менеджером — это неграмотность работодателя. Также хочу отметить, что в каждой компании своя структура, и говорить о том, что секретарь-это лучше, тоже неверно. Нужно рассматривать каждый конкретный случай (контору) и не стисняться спрашивать о должностных обязанностях. Офис-менеджер — это управяющий офисом, фактически в его обязанности входит руководство отделом секретарей, курьерским отделом, техническим отделом (уборщицы, электрики, и т.д. в общем те люди, котор следят за исправностью коммуникаций в здании), а также в обязанности входит обеспечение канцтоварами, хоз-товарами, обедами, если это предусмотрено. решение вопросов по арнеде помещения, в котором находится офис фирмы. фактически — офис-менеджер, и как правило — это женщина — это хозяйка своего рода в офисе, корпоративные мероприятия (в зависимости от структуры компании) могут быть тоже обязанностью офис-менеджера. Если Вам нравится работать секретарем, то обращайте внимание на то, что лучше работать секретарем руководителя, нежели отдела, это очень важно. Спасибо, Еленка. Да, это действительно очень важно кем работать. По моему характеру все-таки работа секретарем приятнее. На побегушках быть не хочу, возраст уже не тот, да и опыт все-таки есть! это своеобразная работа, зависит от конкретной организации. должностные обязанности могут быть разными. в одной организации секретарь может быть на побегушках (секретарь отдела) а в другой офис-менеджер — уважаемый сотрудник, под управлением которого несколько человек. тогда уж добавление «секретарь руководителя» делайте, а не секретарь. не за что угу, я пишу помощник руководителя, секретарь директора Приведу пример вчерашнего собеседования. Должность помощника руководителя, модно звучит, а по сути секретарь. На мой вопрос, а чай, кофе входит?Ответ такой-нет, что Вы, на это у нас офис-менеджер, бегает целый день ерундой занимается и напитки подаёт…. До этого я работала секретарём-офис менеджером….сбежала!Это адский труд!Совмещать уж точно нельзя, хотя я согласна эдак за 45-50 т.р, что нереально. Поэтому мой совет всё же уточните ваши обязанности!А лучше всего попробовать найти вакансию референта. И зарплата и рост!Плюс интересная работа. Удачи. А если есть опыт и английский-вот только нашла 495.superjob.ru/vacancy/?id=10107993 Удачи. Спасибо большое, Елизавета! Но я из Питера)))) И с английским у меня туговато))))) Упс, этот момент я упустила. А неплохая зарплатка не правда ли?)))Я не потяну из-за таких же проблем с английским. Удачи Вам. Офис-менеджер должность посложнее секретаря. Больше материальной ответственности, но и творчества больше. Для «засидевшихся» секретарей это реальный выход — все вроде то же самое, но появляется миллион мелких вопросов и нужно быстро-быстро их разруливать. И офис-менеджер, как более ответсвенный человек, — это уже не девочка на побегушках. Ты не привязана к капризам руководителя, в отличие от личного помощника. Мне это, во всяком случае, нравится. Однако я освобождаю эту должность, как только найду себе замену. В связи с повышением. www.superjob.ru/community/16608/ Видите, как много разных мнений. А ссылочка что то не открылась… Интересно, откуда взялось мнение, что офис-менеджер «на побегушках» и ему прямо-таки все могут давать поручения? У офис-менеджера всегда есть непосредственный начальник, как правило, Управляющий делами или Зам. по общим вопросам, Административный директор и т.д. Функционал офис-менеджера и секретаря имеет очень мало общего. У офис-менеджера главное: аренда помещения, транспорт, состояние офиса, курьеры, мебель, закупки канцтоваров, переезды, ремонты, иногда организация питания сотрудников. Если кто-то считает, что переезд фирмы можно организовать без творческого подхода, а ремонт офиса — рутина, то тогда, конечно, из секретарей в офис-менеджеры лучше не идти, сразу подаваться в летчики-испытатели:) я с вами полностью согласна), выше я вела уже разъяснения по этому вопросу. Беда только в том, что сами работодатели не всегда знают разницу между двумя этими функционалами, и обязанности одного называют должностью другого, либо фантазии маловато, чтобы должность другую придумать. я в курсе, объясняйте автору вопроса, а не мне, я лиш ьпыталась объяснить тоже самое автору вопроса Вообщем сделав вывод из вышесказанного, я поняла, что смотря где работать. В каждой компании по-разному. Для себя поняла, что офис-менеджером работать не хочу. После нескольких собеседований в нашем городе, пришла к выводу, что в понимании наших работодателей офис-менеджер — это менеджер, который сидит в офисе. Т.е. секретарский функционал и обеспечение офиса это половина работы. В зависимости от профиля фирмы это еще и соответствующее участие в продажах (например, предложение продукции по телефону, или показ клиентам квартир в агенстве по недвижимости). В единственном месте, где были действительно только секретарские обязанности, они оценивались в 6000 при среднем по городу окладе в 10-12 у продавцов.:) П.с. Кстати, может кто-нибудь знает, как официально можно назвать должность в компании интеренет провайдера девушки (или м.ч), которая вас встречает, предоставляет информацию об услугах, заключает договор и принимает оплату. Кто это: просто менеджер, менеджер по работе с клиентами или как?

Личный помощник: кто он?

Новая страница 2

От секретаря к личному помощнику

Тем не менее почти никто из
девушек не может вразумительно объяснить, чем же одна должность отличается от
другой. В лучшем случае говорят о личных поручениях и планировании рабочего дня
руководителя.

Особенно умилительно прозвучал ответ 20-летней Ирочки В., у которой не
было ни одного дня опыта работы: «Я ведь буду личным помощником! Я буду ему во
всем, во всем помогать!» При этом среди двух зданий с большим трудом нашла
корпус 1 и при заполнении анкеты упорно писала слово «помощник» через «ш»…

К нам в Клуб профессиональных
секретарей ежедневно приходят такие бездумные последователи моды. «Личным
помощником, только личным помощником…» – слышим мы все чаще и чаще уже не только
от юных девушек, но и от опытных секретарей. Если так и дальше пойдет, то
профессия секретаря исчезнет с лица земли, останутся одни помощники. Но ведь, по
сути, помощник – это вершина секретарской профессии, в своем роде лидер. А
лидеров, как известно, не может быть большинство. Это единицы, и причем
талантливые!

Мы решили разобраться в
сложившейся ситуации. 14 марта в Клубе профессиональных секретарей прошел
круглый стол на тему «Личный помощник: кто он?» Мы намерено не превращали нашу
встречу в большую научную конференцию. Нам хотелось узким кругом профессионалов,
давних членов Клуба, в приватной беседе за чашечкой кофе обсудить волнующие нас
вопросы. Независимым экспертом в нашем разговоре выступила издатель журнала
«Секретарь-референт», генеральный директор ООО «Профессиональное издательство»
Ольга Афанасьевна Иванова.

Парадоксальность ситуации
обнаружилась с первых моментов обсуждения. Оказывается, что последние изменения,
внесенные в 2003 году в Единый квалификационный справочник должностей (ЕКСД),
по-прежнему игнорировали позицию личного помощника, т.е. реально она существует
уже много лет, а в официальных документах отсутствует.

Участники «круглого стола»

Ольга Иванова, генеральный
директор ООО «Профессиональное издательство»

Татьяна Полякова, 26 лет,
секретарь Совета директоров, личный помощник двух акционеров, опыт работы в
профессии 8 лет

Светлана Свирина, 37 лет,
начальник аппарата управления с функциями личного помощника генерального
директора крупной коммерческой структуры, опыт работы более 15 лет

Ирина Гетманская, 30 лет,
личный помощник генерального директора холдинга, начальник секретариата, опыт
работы около 10 лет

Юлия Овчаренко, 32 года,
руководитель департамента делопроизводства, начальник секретариата, помощник
президента крупной строительной компании, опыт работы 12 лет

Вера Безрукова, 29 лет,
помощник президента компании, опыт более 7 лет.

Галина Припорова, 30 лет,
личный помощник, опыт работы около 8 лет

Анастасия Терехова, 25 лет,
личный помощник руководителя бизнес– единицы крупной компании, опыт работы 6 лет

Елена Авдонина, 39 лет,
помощник директора ЗАО, опыт работы более 17 лет.

Наталья Гребнева,
руководитель турфирмы, автор книги стихов «Монолог женского сердца»

Кто он?

Мы попросили участниц круглого
стола дать краткие характеристики этой профессии, и они со свойственной им
точностью, чувством юмора и глубинным пониманием профессии набросали несколько
штрихов.

– Личный помощник – это
когда становишься тенью руководителя и живешь его жизнью, – Татьяна Полякова

– …Когда руководитель не
может остаться без своего секретаря ни минуты, – Светлана Свирина

– Личный помощник – это не
лицо фирмы, а лицо руководителя, главное лицо свиты. А как известно, короля
делает свита, – Ирина Гетманская.

– Да-да. Руководителя
оценивают по тому, какая у него мебель, посуда и референт,– внесла свою
лепту Юлия Овчаренко.

Эксклюзив для шефа

Разговор пошел легко и
непринужденно. Мы спросили девушек, чем им приходится в основном заниматься. Все
сказали, что основное – это обслуживание руководителя и его семьи.
Как все просто! Неопытные секретари даже представить не могут, что за этим
стоит.

– Вчера отправила шефа в
командировку. Как всегда, дала листок, где расписано все поминутно. В этой
стране не была никогда, но узнала все до тонкостей: билеты, трансфер, гостиницы,
пересадки, переезды, встречи, проводы – это все мелочи. А есть еще цвет машины,
количество посадочных мест (обязательно +2!), отдельная машина для багажа,
качество кухни в самолете и отеле и т.д. и т.п. – Вера Безрукова.

– А я однажды выбирала
ресторан для важной деловой встречи. Тут надо было организовать все на самом
высоком уровне. Сама я по ресторанам не хожу, поэтому пришлось довольно туго.
Есть ресторанный рейтинг, но всегда нужно все проверить самой: интерьеры,
безопасность, качество облуживания. За один день пришлось объездить сразу шесть
или восемь мест. А это была суббота – законный выходной! – Галина Припорова.

– Я тоже провела прошлую
субботу на боевом посту. Готовила день рождения 6-летнего сына шефа, каталась по
Рублевке. Напрягла всю свою фантазию, хотя фирм, которые могут организовать
детский праздник, масса, но в результате, я знаю, что все до мелочей нужно
проверять самой. Место, программа, артисты, подарки гостям… Бюджет не ограничен!
– это рядовое задание Ирины.

– Да, с подарками вообще курьез. Через два дня работы шеф поручил мне
купить подарки жене и детям, которых я в глаза не видела и ничего о них не
знала. Вопросы-то напрямую задавать нельзя, пришлось выкручиваться, –
Анастасия Терехова.

Все девушки с улыбкой
подтвердили, что действительно надо знать «красивую жизнь», разбираться в
дорогих и престижных вещах.

– А вообще, сейчас в тех
кругах модно все самое лучшее и подешевле! – вставила Светлана, все
засмеялись и согласились. – Только это очень усложняет дело.

Оказалось, чтобы справиться с
любой из этих задач, необходимо много знать, помнить, уметь найти и
договориться, убедить и заставить, и главное – взять ответственность за все и за
всех на себя.

Груз ответственности

И Света, и Таня, и Ирина, да и
все девушки умеют для выполнения поставленной задачи задействовать финансовый,
транспортный и административно-хозяйственный отделы, менеджеров и курьеров, но
они знают, что в конечном итоге ответственность за принятие решения лежит только
на них. О мере ответственности личного помощника мало кто задумывается из
новичков. Если в далекой стране машина не придет вовремя или повар
фешенебельного ресторана подаст невкусное блюдо, то виновата в итоге будет она –
личный помощник.

У нас возник вполне резонный
вопрос: «А не потакаете ли вы все капризам своих шефов? И как можно работать
в таких условиях?»

—  
Мы также
вправе выбирать себе руководителей, как и они нас. Конечно, лелеем их прихоти,
но если говорить серьезно, работать можно только с тем, кого по-настоящему
уважаешь. Если этого нет, то никакой большой опыт, знания и чувство юмора не
спасут от желания уйти, хлопнув дверью, –
с чувством высказалась Юля.

—  
Если человек
неприятен, нет личного контакта и взаимопонимания, то работать невозможно,–
поддержали Светлана
и Ирина.

– Я считаю, что мне очень
повезло. Мой директор – человек незаурядный: он болеет за дело, хочет вывести
наш завода на мировой уровень, хочет, чтобы мы все ели качественные продукты. Я
его очень уважаю. С ним можно работать, потому что мы все занимаемся нужным
делом, – все мы с удовольствием выслушали Елену Авдонину.

Делопроизводство плюс…

Конечно, не вся работа личного
помощника сводится только к выполнению личных поручений. Все девушки прекрасно
знают основы профессии. В своем сегодняшнем статусе единицы из них в полном
объеме ведут делопроизводство своей организации. В крупных компаниях со сложной
разветвленной структурой существуют для этого целые отделы. Но каждый личный
помощник готовит различные документы сам и работает с документами, поступающими
из отделов и сторонних организаций.

– Я просматриваю все
документы для руководителя. Ему не справиться с таким объемом. Отбираю только
самые важные и спорные – для его личного рассмотрения, а обычные визирую сама.
Он их только подписывает. Если считаю, что документы не готовы, возвращаю на
доработку, – безо всякого пафоса Светлана коснулась довольно
серьезного аспекта своей профессиональной деятельности.

Реальность такова, что личный
помощник может быть только профессионалом высокого уровня, и в каких-то
вопросах, например вопросах документационного обеспечения процесса управления,
она должна быть даже компетентнее своего руководителя.

– Бывает, что шеф вызовет и задушевным голосом скажет: «Я бы хотел с Вами
посоветоваться о…» В душе у тебя все холодеет, но сказать «не знаю» – нельзя.
Реагировать можно только, как солдат: «Дайте час для сбора информации», –
затронула следующую
проблему Настя.

Информационно-аналитическая
работа, т.е. сбор и
обработка первичной информации, – существенный аспект работы личного помощника.

– Личный помощник всегда
должен знать, где можно посмотреть и найти любую информацию. Я должна не просто
предоставить информацию, а рассмотреть проблему со всех сторон и предложить
несколько путей ее решения, – продолжила Татьяна.

Выполнение любого поручения
иногда осложняется еще одним моментом: руководители, особенно высокого ранга, не
утруждают себя тем, чтобы четко сформулировать задания. Обычно на ходу бросается
две-три фразы без конкретных указаний. Опытный личный помощник знает, что
переспрашивать и задавать много уточняющих вопросов нельзя. В этот момент
обостряется все: знания, опыт, память, ассоциативное мышление, женская интуиция.
В голове проплывают кадры из фильмов и видеоклипов, вспоминаются случаи из жизни
все родных и знакомых.

– Иногда просто удивляешься,
как это я такое вспомнила. Как хорошо, что все записывала, – подтвердила
Вера.

Все, что рассказали девушки,
прозвучало очень впечатляюще, а ведь большинство из них совмещает нескольких
должностей.

Лена занимается составлением
всей организационно-распорядительной документации огромной организации. Она даже
в Учебном центре Клуба секретарей прошла специальный курс повышения
квалификации.

Светлана помимо основных
функций является еще и завканцелярией.

Юля занимается вопросами
разработки и внедрения автоматизированных систем документооборота.

Галина курирует кадровые
вопросы.

Требовательность к подчиненным

У специалистов такого уровня,
конечно, есть и технические помощники – это рядовые секретари. Поскольку многие
девушки сами начинали с нижних секретарских позиций, нам стало интересно узнать,
как они относятся к своим младшим коллегам. Наш многолетний опыт утвердил нас в
мнении, что секретари, сделавшие карьеру, достаточно жестко и требовательно
относятся к новичкам. Неопытным девушкам-секретарям не приходится очень
рассчитывать на снисходительность своих старших наставников. К сожалению, и наши
собеседницы оказались не исключением. Свою требовательность к подчиненным они
объясняли тем, что невозможно работать в полсилы, без отдачи.

—  
Если ты
печатаешь документ, то вычитай его.

—  
 Не уверена –
перепроверь. Дали задание дозвониться – дозвонись.

—  
Если просидела в ночном клубе до утра, то как сможешь работать целый
день?

 Все эти замечания были
продиктованы, как мы понимаем, их собственной беззаветной преданностью делу и
фантастической работоспособностью.

График работы – круглосуточно

Подчас рабочий день личного
помощника длится 24 часа в сутки 7 дней в неделю! Большинство из них
высказались: «Своей жизни нет, живешь жизнью шефа…»

—  
Вырвалась на 3
дня в дом отдыха. В результате просидела возле бассейна с мобильным телефоном.
Не отдохнула, зато поняла свою незаменимость, –
с известной долей иронии
говорит Татьяна.

—  
 Я тоже
несколько лет не могла расстаться с мобильными телефонами. Шеф звонил в любое
время суток, в отпуск меня не отпускали – было трудно. Но настал переломный
момент. Он, видимо, научился мне доверять и уважать мое право на отдых. Теперь у
меня по выходным редко раздаются требовательные звонки, –
спокойно и уверенно
прокомментировала Светлана.

Чай-кофе

Бытует мнение, что личные
помощники уже не занимаются такими пустяками, как «чай-кофе». Эти пресловутые
«чай-кофе» до обморока пугают начинающих секретарей и вызывают полное неприятие
у многих работающих секретарей. Часто нам приходится слышать : «Так
надоели эти чашки, хочу работать только личным помощником!».

А вот мнение настоящих личных
помощников:

– Когда я подаю шефу и его
гостям чай или кофе, то я всегда знаю, что это обязательная пауза в деловых
встречах, которая дает возможность шефу сосредоточиться и передохнуть перед
следующим раундом переговоров. Я стараюсь сделать все красиво, иногда немного
тяну время… В общем, в этом деле тоже есть своя стратегия, –
с лукавой улыбкой вставила
Настя.

– У меня шеф – гурман. В моей
приемной хранится несколько десятков сортов чая. Я уже научилась угадывать,
какой сорт чая нужно заваривать в зависимости от настроения и самочувствия шефа.
Это же истинный профессионализм, вершина мастерства! –
похвасталась Татьяна.

– Подача чая-кофе – это самый
высокий уровень доверия. Руководитель очень щепетилен и брезглив, и кто угодно
ему подавать чай не может, только личный помощник, который знает его вкусы и
требования, –
отстранено сказала Светлана, но мы поняли, что речь шла о ней самой.

Отношения с коллегами

Личный помощник – доверенное
лицо руководителя. А как относятся к нему коллеги?

Общее мнение: «Ненавидят, боятся, завидуют…»

– Вообще положение двойственное: ты между шефом и коллективом.

– Конечно, пытаются использовать меня в своих личных корыстных целях.

– Часто стараются выведать у меня нужную для них информацию.

– Важно не злоупотреблять своим положением и пытаться установить со всеми
ровные отношения, хотя это очень трудно. Я ведь тоже человек.

У Ирины иной опыт:

– Свое место я поняла по количеству подарков ко дню рождения от
сотрудников фирмы. «Так-с, количество подарков возросло, значит, и положение мое
упрочилось».

– Отношение ко мне сотрудников достаточно подобострастное, ведь я подаю
руководителю списки на премирование, –
открыла секрет Светлана.

Денежный вопрос

Кстати, о зарплатах личных
помощников ходят легенды. Называются баснословные цифры, которые и манят
непосвященных. Этот вопрос мы напрямую задали нашим девушкам. Но опытные
профессионалы не назвали конкретных сумм, может быть, чтобы не развеивать миф,
или наоборот, не притягивать завистливое око. Все подтвердили, что заоблачных
цифр нет, но иногда бывают приятные поощрения.

—  
Иногда делаешь
невозможное, самолеты сажаешь, а он воспринимает это как должное. А иногда
сделаешь пустяк, а он тебя озолотит. Одно слово – Фортуна!

М.А. Домникова, Е.Ю. Привалова, руководители Клуба профессиональных секретарей

Идеальный помощник

Результаты экспертного опроса, проведённого Исследовательским центром портала SuperJob.ru среди 300 директоров фирм, показали, что российские руководители хотят видеть в качестве своего помощника исполнительного, умного, ответственного и честного человека, настоящего профессионала в своей специальности. Это должен быть общительный («Но в меру!») сотрудник, безгранично преданный компании и руководству, с работоспособностью «на грани трудоголика». По мнению 24% российских руководителей, главная черта идеального помощника – исполнительность. «Это самое важное качество», – убеждены директора компаний. 20% респондентов считают, что для помощника руководителя важен аналитический склад ума, так как ему приходится работать «с большими объёмами информации», «просчитывать на несколько ходов вперёд». На необходимость ответственного отношения к своим обязанностям указали 15% опрошенных. 13% респондентов считают, что помощник руководителя должен быть порядочным и честным человеком. По 10% голосов опрошенных набрали такие характеристики помощников руководителей, как профессионализм и коммуникабельность. 9% участников опроса мечтают о преданном помощнике, который «смотрит в одну сторону с руководителем и глазами, и всей своей сущностью». «Работоспособность на уровне почти трудоголика» отметили 7% респондентов. Столько же руководителей (7%) желают, чтобы их помощник время от времени проявлял инициативу. 6% опрошенных руководителей компаний указали такую характеристику идеального помощника, как компетентность. Столько же голосов (6%) набрал вариант ответа «организованность, дисциплинированность». На необходимость такого качества, как стрессоустойчивость, указали в своих комментариях 5% руководителей российских предприятий. Другие черты характера, необходимые идеальному помощнику руководителя, назвали 15% россиян. Часть из них считает, что настоящий профессионал в этой области обязан быть пунктуальным. Другие респонденты полагают, что он должен быть «шустрым», «мобильным». Кто-то убеждён, что идеальный помощник руководителя должен обладать способностями дипломата и уметь находить компромисс. Немаловажное значение имеет и презентабельная внешность. Часть руководителей желает видеть в роли помощника скромного, незаметного человека, «который не задает вопросов». Однако другая часть опрошенных в корне с этим не согласна и считает, что помощник руководителя «должен быть жёстким», «лидером». Затруднились с ответом на предложенный вопрос 8% соискателей руководящих должностей. Результаты онлайн-конференции, посвящённой специфике трудоустройства помощников руководителей, показали, что соискатели этой должности представляют себе идеального специалиста в этой сфере деятельности несколько иначе, чем начальники. Например, на первое место участники конференции выдвигают профессионализм, затем стрессоустойчивость и коммуникабельность. По их мнению, помощнику руководителя не помешают сдержанность и выдержка, также нужно обладать высокой работоспособностью и приятной внешностью, потому что зачастую руководитель общается со своим помощником «больше, чем с супругой». Место проведения опроса: Россия, все округа Время проведения: 24-26 марта 2008 года Исследуемая совокупность: соискатели руководящих должностей Размер выборки: 300 респондентов Вопрос: «Какими чертами, на Ваш взгляд, должен обладать идеальный помощник руководителя?» Некоторые комментарии респондентов: «Исполнительность» – 24% «Исполнительность – самое важное качество»; «Исполнительность плюс способность к компромиссам»; «Исполнительность. Не ставить под сомнение решение руководителя»; «Прежде всего это исполнительность и, как ни странно, в то же самое время инициативность»; «Исполнительность, трудолюбие, честность, быстрая реакция, умение общаться на разном уровне»; «Исполнительность, профессионализм, умение самостоятельно принимать решения». «Ум, интеллект» – 20% «В отличие от руководителя, он должен быть мудрым и дальновидным»; «Гибким мышлением»; «Он должен уметь работать с большим объёмом информации, грамотно и правильно строить рабочее время, правильно и чётко ставить задачи исполнителям»; «Идеальный помощник, как и идеальный руководитель, должен иметь способность просчитывать на несколько ходов вперёд, быть стратегом»; «Мозги. Работа с большим объёмом информации. Оперативность»; «Обладать интеллектом»; «Умный, честный». «Ответственность» – 15% «Ответственность, исполнительность, организованность, грамотная речь, пунктуальность»; «Ответственный, порядочный»; «Ответственный, самостоятельный»; «Ответственный, твёрдый в своих решениях, мобильный, коммуникабельный, оперативный и умный»; «Ответственность, исполнительность, организованность, грамотная речь, пунктуальность». «Честность, порядочность» – 13% «Порядочность. Системность. Открытость. Ум. Завершённость во всём»; «Порядочность, высокая мотивация в работе, профессионализм»; «Честность, скромность, предприимчивость, кротость»; «Честность, порядочность, преданность»; «Честным и надёжным»; «Порядочностью, ответственностью, профессионализмом». «Профессионализм» – 10% «Профессионализм, исполнительность, бесконфликтность»; «Профессионализм, пунктуальность, порядочность»; «Профессионализмом и исполнительностью»; «Профессиональность, доброжелательность, работоспособность»; «Профессионализм, психологическая уравновешенность»; «Профессионалом своего дела. Добросовестно выполнять свои обязанности. Стремиться к развитию и обучению». «Коммуникабельность» – 10% «Коммуникабельность, аккуратность, стрессоустойчивость»; «Коммуникабельность, заинтересованность в развитии организации, компетентность в вопросах деятельности предприятия, знание делопроизводства, техническое образование (или умение логически мыслить)»; «Коммуникабельность, ответственность, быть правой рукой руководителя, мягко и ненавязчиво исправлять огрехи шефа, уметь оградить его от вероятных ошибок, которые не всегда видны одному человеку»; «Коммуникабельностью, решительностью, ответственностью, он должен уметь правильно расставлять приоритеты». «Преданность» – 9% «Любить начальника»; «Преданность, нацеленность на результат»; «Преданность, умение предвосхищать мысли руководителя, компетентность»; «Преданный, исполнительный, добросовестный, оптимистически настроенный на работу»; «Смотреть в одну сторону вместе с руководителем и глазами, и всей своей сущностью!» «Работоспособность» – 7% «Работоспособность на уровне почти трудоголика, надёжность, устойчивость к стрессам, умение находить консенсус с людьми, легко усваивать нужную информацию и в случае её ненадобности быстро забывать, по темпераменту, однозначно, сангвиник, грамотная устная и письменная речь, уверенный пользователь ПК, хороший организатор»; «Работоспособность, честность, желание стать руководителем»; «Трудолюбие, коммуникабельность, аналитический склад ума, высокая работоспособность, настойчивость, способность к прогнозированию»; «Трудолюбием!»; «Желанием работать!» «Инициативность» – 7% «Инициативность, быстрая исполнительность»; «Предприимчивость, ответственность, коммуникабельность, компетентность»; «Инициативность, доброжелательность». «Организованность, дисциплина» – 6% «Организованность, дисциплинированность, собранность, полная самоотдача»; «В первую очередь помощник должен быть организован, сообразителен, доброжелателен. Хорошо, если он имеет аналитический склад ума, хорошую память и навыки делопроизводства»; «Дисциплинированность, мобильность, ум, грамотность, креативность и гибкость мышления»; «Обязательность, почти интуитивная восприимчивость к информации, живость, поворотливость, высокая степень самоорганизации»; «Организованность. Исполнительность». «Компетентность» – 6% «Компетентность. Исполнительность»; «Компетентность, внимательность»; «Компетентность, исполнительность, ответственность, коммуникабельность»; «Компетентность, профессионализм»; «Компетентностью в основном бизнесе и глубокими познаниями в практической психологии»; «Компетентностью, знанием бизнес-этикета, тайм-менеджмента». «Стрессоустойчивость» – 5% «Высокая стрессоустойчивость»; «Стрессоустойчивость, готовность к ненормированному рабочему дню, способность работать в многозадачном режиме». «Другое» – 15% «Он должен быть шустрым»; «Надёжным и полезным»; «Порядочность»; «Мобильным, дипломатом, лидером»; «Должен реально помогать руководителю»; «Лояльность»; «Помощник руководителя в первую очередь должен быть жёстким»; «Пунктуальность и исполнительность»; «Спорить, ибо в споре рождается правильное решение!»; «Презентабельная внешность»; «Чувство юмора, неординарность мышления, интеллект»; «Знать работу лучше своего руководителя»; «Незаметным»; «Не задавать лишних вопросов. Давать ответы»; «Адекватность»; «Аккуратность»; «Скрупулёзность»; «Активный, генератор идей, понимающий руководителя с полуслова»; «Чуткость»; «Точность»; «Скромность, ответственность, исполнительность». «Затрудняюсь / не хочу отвечать» – 8% «Смотря какие цели преследует руководитель»; «Никогда не задумывалась об этом, т. к. должность «помощник руководителя» мне не интересна. Несмотря на это, к людям, занимающим такую должность, я отношусь с уважением». Код для вставки в блог <p>Идеальный помощник</p><p>Результаты экспертного опроса, проведённого Исследовательским центром портала SuperJob.ru среди 300 директоров фирм, показали, что российские руководители хотят видеть в качестве своего помощника исполнительного, умного, ответственного и честного человека, настоящего профессионала в своей специальности. Это должен быть общительный («Но в меру!») сотрудник, безгранично преданный компании и руководству, с работоспособностью «на грани трудоголика».<a href=»https://www.superjob.ru/community/career/11915/» target=»_blank»> Подробнее…</a></p><p>Источник: <a href=https://www.superjob.ru>Superjob.ru — Работа, вакансии, резюме.</a></p> Комментарии Пусть завтра 1 апреля… Но сегодня серьёзно — а где найти такого руководителя, который так считает в реальности? А то все пишут одно, а как дело делать надо и за слова отвечать — так они все в кусты прячутся и от своих слов отказываются… Есть такие помошники! А где такие руководители? Руководитель хочет иметь в подчинении раба, который всегда будет таким, каким начальству надо: сегодня — тихий, скромный, не задающий вопросов, завтра — активный, проявляющий инициативу. Так не бываЕЕЕт!!! С праздником, Должность помошника руководителя на берегу, в офисах, в фирмах на мой взгляд сводится к принципу(Я Начальник- ты, Дурак!), Соответственно, идеальными чертами Таких помошников будут такие качества, как-Стрессоустойчивость, преданность, дисциплина, коммуникабельность, и.т.д. Вы наверное, обратили внимание, что в последнее время наводнили объявления, где работодатель ищет помошников руководителя с невероятно высокими заработками? ЧТО это? Как вы думаете? Совсем другое Дело, морские профессии. Там, также есть -должность, руководитель. Это-КАПИТАН!, КАПИТАН-ДИРЕКТОР. И у капитана есть-помошник, но какой!Это СТАРШИЙ помошник капитана, побереговым меркам, Это ЗАМ Генерального Директора! Это Первый, После БОГА!Эта команда во главе с руководителем-Капитаном, ст помошником, вторым помошником, третим помошником прокладывают курс, ведут корабль, борятся за живучесть, спасают другие суда, терпящие бедствие! Короче, у вас на берегу-ВСЕ, не, как, у нормальных ЛЮДЕЙ! Вывод-Всем по местам! С якоря сниматься, оттдать швартовы!Уходим в море. А помощник прокурора например? Тоже тот еще начальник! Знаете чего необходимо руководителю чтоб за него его верный раб все делал! А мн7е этого, в последнее время чтот не хочется ВОТ ТЕПЕРЬ ИЗ-ЗА ЭТОГО Я БЕЗ РАБОТЫ СИЖУ. Кстати я не так немного написал помимо того, за него все делали так еще за это платить мало! Спасибо! У меня ситуация похожа, я как тень своего начальника. Выполняю полностью всю его работу. А он только рапортует вышестоящему руководству о проделаной работе и получает награды, премии, грамоты. А тень остается тенью. К сожалению тенью остается и премия. Пусть сегодня 1 апреля, но с Ушановым Д. Г. согласен полностью! не надо всех руководителей грести под одну гребёнку, есть среди них и очень порядочные. За 13 лет хорошего руководителя, видел лишь 1 раз. Есть конечно и порядочные руководители, а в основном согласна с Ушановым Д. Г. Вот на счет высоких зарплат для помощника руководителя, что-то я в последнее таких зарплат просто не вижу. И все-таки насчет того, какими чертами должен обладать идеальный помощник руководителя. Прежде всего интелектом, ответственностью и исполнительностью, не говоря уже о порядочности и коммуникабельности. Если это есть, профессионализм всегда быстро проявится. Вот! Именно, на первые позиции рейтинга выходят сугубо профессиональные качества! 1. Интеллект. 2. Честность. 3. Знания. У пом.рука. должен быть широкий диапазон знаний. Ему приходиться решать самые разные задачи. 4. Ответственность. 5. Инициатива и способность принятия самостоятельных решений. Это не физика, тут учебников нет. Это из области других наук, скорее психологических. 6. Общая культура и этикет. Иногда помошнику достаются гневные отзывы на босса, который может кого-то обидеть. Работа с людьми задача нелёгкая, но опускаться до оскорблений никому не позволено. 7. И конечно, должна быть личная заинтересованность в успехе фирмы. Это серьёзный стимул в работе любого работника. Это моё личное мнение, каким должен быть помошник руководителя. Согласна с Вами, но сейчас почему-то помощник руководителя, в основном, не подходят под эти качества и нет провессионализма. Мои руководители никогда не держали в голове или в телефоне свои контакты. Для этого у них была я. Порой, даже с супругами приходилось соединять. Мои руководители никогда не заботились о «дорожных мелочах», потому что перед выездом всегда сама собой на столе образовывалась travel-папка, в которой было ВСЕ необходимое, вплоть до схемы гостиничного номера. Мои руководители были генераторами идей вроде «надо, чтобы как-то…», а я всегда была их воплотителями вроде «не важно, каким образом, но будет достигнуто». Возможно, я таким образом руководителей «баловала», но теперь могу сказать одно — то же самое я сейчас буду требовать и от своего помощника. Если это могла делать я, то и у другого человека это тоже получится. И не нужно проводить парралелей с рабством — стоят такие специалисты высоко, но адекватно высоко. Не всегда ценят таких специалистов, а воспринемают как должное, само сабой разумеещееся. Уважаемая S-claire! Полностью поддерживаю вашу точку зрения. Если вакансия помощника(цы) еще свободна- я готова номинироваться. БерЖе БерЖе, с удовольствием Вас приглашу. Сбросьте мне Ваш е-мейл, я напишу о вакансии. Сейчас помощника ищем в госструктуру. Думаю, Вам это будет интересно! Добрый день! Мой e-mail [email protected] Буду рада вашему письму Здорово! Похоже на армейский устав. Но главное, что такая схема реально работает — проверено! Ещё есть армейская мудрость: «Если нужно выполнить сложное задание — поручите его прапорщику. Или толковому майору…»:) Да уж…. Вы нарисовали мой точный портрет…. понимать своего руководителя с полуслова и с полувзгляда…. предугадывать его желания и следующие действия…., хотя он совершенно непредсказуем…. А куда деваться…. навострилась за три с лишним года….. «Баловать» и «нянчиться» приходится постоянно…. И самое главное, что мне это очень НРАВИТСЯ!!! И рабством это абсолютно не считаю….!!! Только обидно, что это не ценится…… хотя часто от партнёров слышу, что он очень меня хвалит, но только мне этого почти никогда не говорит…. привык, что всё делается быстро, качественно и профессионально….! Может написать заявление об уходе, чтобы понять насколько тебя ценят? Заодно и о повышении з/п можно будет поговорить…. Хотя это может быть воспринято как шантаж…., а это однозначно не любят… Да и я придерживаюсь такой позиции: «уходя — уходи!!» Хочется новых эмоций и встряски!!! Я имею ввиду работу…. отношения у нас сугубо профессиональные!!! Тема интересная. Сам сейчас являюсь заместителем начальника. А недавно был начальником. Директор поменял местами с моим замом, которого я сам и воспитал. Не сошлись с директором во взглядах на управление службой, технической политикой предприятия. Здесь пишут ум, ответственность, исполнительность помошника руководителя. Это все так, но на производстве есть еще слово -Политика. Обладая умом, честностью, и проффессионализмом можно нажить много врагов, особенно из-за профессионализма. А быть замом, после начальника тяжело. Все знаешь, а помочь не всегда охота. Тогда ваша фирма — рядовая «прачечная». Помнишь для чего в 30-е по всей Америке «прачечные» открывались? Правильно — для стирки (по нашему для «отмыва») денег. испонительность-дело тоже тонкое. Можешь обладать высоким профессионализмом-но быть не исполнительным-однозначно проблемы будут. Вовремя подмазать тоже надо уметь. Ну, если уже подмазать… То зовите собаку по кличке ФАС! Только сами не подмазывайте — испачкаетесь… И пусть одним коррупционером будет меньше! Помощник должен быть профессионалом и обладать хорошей интуицией. Очень трудно работать, когда у начальника куча омбиций и он видит, что у помощника получается лучше, чем у него. Вот как с этим бороться?! ну, для начала поборитесь с неграмотностью… Руководитель выбирает помощника, а помощник должен выбрать руководителя. Полностью согласна с Вашим мнением. Должно быть внутренне взаимопонимание с руководителем. Как говороят, «он подумал, а ты уже понял». И как только эта связь пропадает, то либо помощники становяться компаньенами или уходят к другим руководителям. Это в идиале. Часто выбираешь работу или зарплату. К сожалению, эти два компанента не совпадают! Господа, по моему вы путаете должность зама и помощника!!!!! Я бы назвал должность пощника как нибудь по другому, ну например как мою, (организатор трудового процесса). Начальник ДОЛЖЕН мыслить стратегически не отвлекаясь на частности, а весь техпроцес ДОЛЖЕН организовывать помощник, в противном случае он (помощник) просто не нужен. Вполне возможно. Только когда компания маленькая помощник выполняет те функциональные обязанности, которые не свойствены его должности. Иногда, действительно, очень хочется организовывать только техпроцесс. Согласен, просто я имел в виду то что помощиник ДОЛЖЕН делать, а все остальное это текучка. Ну например, начальник нечаянно выиграл тендер про который совсем забыл, тогда мне нужно туда ехать искать людей технику материалы и тд, выполнить работу сдать ее и доложить, а у начальника голова не должна болеть о том как я это сделаю, раз надо значит должно быть сделано! В моё прошлом так и было. Был министр. У него были замы и помошник. Это разные люди и разный круг вопросов они решают. Даже сами названия всё говорят: Заместитель — замещает руководителя и выполняет его функции в его отсутствие. Помощник — помогает руководителю в процессе его работы. А уж какая помощь будет нужна, там сами решат. Почему руководителю требуется помощник? 1. У человека не восемь рук, и он не сможет поднять все трубки с телефонов…:) 2. Иногда руководителю нужно помогать в организации дела, при этом дело требует ограничения круга «посвящённых». Помощник — доверенный человек руководителя. Потому помощники иногда становятся целью для похитителей секретов. Об этом нужно помнить любому руководителю и его помощнику. 3. Иногда руководителю требуется доверенный человек для выполнения ответственных поручений. Типа букет жене инкогнито доставить…:) Но разница между «замом» и «помом» всё-таки есть. Дмитрий Германович, я очень рад, что вы меня правильно поняли. Скажу больше!!!!!! Когда эти двое(начальник и помощник), находят друг друга, предприятие начинает ГАРАНТИРАВАННО развиваться. Уважаемый Хмык, вы попали в точку. Действительно, важен внутренний резонанс, руководитель и помощник должны понимать и ПРИНИМАТЬ друг друга на 100%. В противном случае произойдет ситуация как у Lvici. Если личные ценности помощника не совпадают с ценностями руководителя, с ценностями фирмы — пиши пропало, работа не получится. САмое главное в выборе работы, на мой взгляд — Человек. Если заметили, уважаемые, на должности руководителей есть далеко не светлые личности, которые «заработали» эту должность не путём честности, уважения, любви, а иными средствами. В моём понимании — это уже не люди, а машины по получению результатов. Как я мечтаю, знали бы вы, найти не машину, а Человека!!!! В общем к этой теме нужен и философский подход. Как ни крути мы — Человеки, а потому совершенно естественно желание быть уважаемым, ценным, любимым каждому из нас. Видимо Вы достаточно часто сталеивались с тем о чем пишете. Техпроцес ДОЛЖЕН организовывать — технический директор или помощник по технической организации. У каждого руководителя свое понятие о помощнике, отсюда такие разнообразные мнения о задачах, которые он выполняет. Работаю много лет и до сегодняшнего дня не знаю, какая у меня должность:)). То я зам, то помощник, то маркетолог, то менеджер по персоналу и т.д. Много лет являлась зам.руководителя, фирма небольшая, но круг проблем и вопросов — 100%-ный, их решение и в присутствии руководителя и в его отсутствие приходилось решать порой самостоятельно. Но все «лавры» и поощрения — руководителю, а мне — только ощущение самодостаточности. Я также работаю в маленькой фирме, да еще и регинальном городе и совершенно с вами согласна, иногда даже и этого ощущения нет.

Деловой этикет для секретарей и помощников руководителей

Деловой этикет для секретарей и помощников руководителей – первичная обязанность. К директору приходит большое количество посетителей, обращаются работники предприятия и первого кого они встречают в приемной – это секретаря. Знание норм поведения, умение отвлечь в случае занятости руководителя и создание графика посещений находится в обязанностях помощника. 

Секретарь и руководитель

Правила делового этикета с начальником включают следующие положения:

• секретарь должен знать свои полномочия и обязанности, иметь высокий уровень компетентности – это позволяет решать часть текущих вопросов в отсутствие руководителя;
• все поручения должны выполняться безошибочно, своевременно и без отклонений в сторону;
• деловой этикет секретаря запрещает фамильярность и попытки перейти на «ты» с вышестоящим руководством;
• в обязанности помощника руководителя входит ненавязчивая забота о директоре, подача горячих и холодных напитков, тактичность и внимательность;
• планировка рабочего дня – секретарь должен знать время прихода на работу руководителя, часы обеденного перерыва;
• работник должен помнить обо всех праздниках в семье директора, напоминать о памятных датах, юбилеях, Днях рождения его близких;
• соблюдение конфиденциальности – незыблемое правило для хорошего секретаря, посторонние не должны знать о планируемых мероприятиях, идеях о дальнейшей работе компании.

Осуждение поступков руководителя или критика в его адрес с коллективом недопустима. Все неловкие рабочие моменты обсуждаются лично с ним и при закрытых дверях, любая информация не должна покидать стены рабочего кабинета.

Секретарь на рабочем месте

Кроме нормативов общения, помощник руководителя должен помнить о собственном имидже. В него входит одежда, макияж, парфюмерия, украшения и аксессуары. Неверно выбранный образ негативно отразится на компании, новые партнеры могут скептически отнестись к совместным проектам.

Приветствие

Любой вошедший в приемную должен видеть доброжелательную улыбку и искреннее желание помочь в его вопросе. Начальство и почетных гостей секретарь должен приветствовать стоя, первым протягивать руку для рукопожатия нельзя, но если возник такой момент, то оно должно быть уверенным и твердым.

Прием посетителей секретарем проходит по следующей схеме:

• у впервые зашедшего посетителя вежливо интересуются именем, фамилией и отчеством, спрашивают об интересующем его вопросе;
• директору гостя представляют полным именем, включая отчество, и кратко описывают его проблему;
• при необходимости ожидания в связи с занятостью начальства, человеку предлагают чай или кофе, в зависимости от предпочтений.

Каждого посетителя заносят в специальную книгу или ежедневник – так проще запоминать их анкетные данные, не путаться в них.

Внешний вид согласно этикету

Норматив делового этикета подразумевает правильно подобранный гардероб, поведение, культурную и грамотную речь. Любое отклонение рассматривается как неуважение к посетителям и руководству.

Одежда

У большинства компаний в регламенте прописан определенный дресс-код, если определенные нормы не предусматриваются, то негласно подразумевается строгий деловой стиль. В него включаются следующие требования:

• предпочтение отдается костюмам – брючным или с юбкой, исключение составляют строгие, однотонные платья;
• запрещается облегающая или провокационная одежда, мини-юбки или сильно зауженные брюки;
• джинсы, спортивная одежда допускаются при отдельных обстоятельствах, выездах компании на мероприятия;
• цветовая гамма не должна превышать трех цветов, предпочтение отдается черному, темно-синему, коричневому тону;
• на одежде не должно быть рисунков: абстрактных, геометрических и пр.;
• под юбку обязательно навевают телесные колготы или чулки;
• на обуви не должно быть посторонних украшений, предпочтение отдается классическим туфлям на устойчивом каблуке, в тон одежде;
• секретарь должен своевременно обновлять свой гардероб.

Костюм должен быть максимально удобным – дискомфорт в течение дня негативно отразится на настроении и работе. Многие секретари предпочитают держать на рабочем месте запасную одежду – случайно политый посетителем кофе не должен «украшать» помощника директора весь день.

Украшения и аксессуары

Вычурные украшения находятся под строгим запретом, деловой этикет допускает ношение не больше трех аксессуаров: цепочки, серег, кольца. Плохим тоном считается добавление к образу бантиков, обруча, цветных резинок для волос.

Аксессуары подбираются в соответствии к костюму, к ним относят:

• элегантную дамскую сумочку;
• ремень – средней по ширине или узкий, бежевого, черного или натурального оттенка, без декоративных элементов и украшенных стразами пряжек;
• очки – в классической оправе, черного или металлического цвета;
• часы – на кожаном ремешке, механические или кварцевые, но не электронные;
• мобильный телефон – с чехлом демократичного, неяркого цвета, приятной мелодией вызова.

К дополнительным аксессуарам относят, например, органайзер с кожаной обложкой хорошего качества. Уважительное отношение к предприятию проявляется логотипом фирмы на его внешней стороне.

Прическа

Волосам уделяется особое внимание. Элегантная стрижка или строгая прическа – обязательный атрибут помощницы директора. Грязная голова, плохо подстриженные волосы или вылезшие черные корни недопустимы.

Макияж

Для завершения образа используется косметика натуральных, естественных тонов. У секретаря должны быть ухоженные руки – классический маникюр с пастельным цветом лака.

Парфюм

Туалетная вода или духи должны соответствовать деловому имиджу – резкие и насыщенные запахи часто вызывают раздражение у коллег, руководства и посетителей. Легкий, ненавязчивый аромат – лучший вариант выбора.

Будь готов

Помощница директора должна иметь хороший ежедневник – в него вносятся текущие приказы, указания, памятные даты и срочные вопросы. Стакан с работающими ручками и карандашами поможет избежать неприятных моментов, когда необходимо сделать срочные записи, а под рукой нет ни письменных принадлежностей, ни листа бумаги.

Этикет общения секретаря по телефону

Основная работа секретаря заключается в решениях многих вопросов через телефонные звонки. Правила этикета распространяются и на общение со звонящими, нарушение принятых норм может стать причиной увольнения нерадивого помощника.

Звонят вам

При приеме входящего звонка нужно придерживаться правил:

• снять трубку после первого или второго сигнала;
• назвать собственное имя и должность;
• записать ФИО позвонившего, обращаться к нему только по имени-отчеству;
• весь разговор вести в доброжелательном тоне, с максимальным интересом и вниманием к проблеме собеседника;
• если возникают форс-мажорные обстоятельства и необходимость прервать разговор, то после извинений спрашивают о том, куда и когда можно перезвонить.

Если ответа на заданный вопрос нет, то не нужно выкручиваться – лучше извиниться и признаться в своей некомпетентности. После выяснения важной для человека информации ему необходимо перезвонить и сообщить о полученных данных – разговоре договариваются заранее. При любом тоне звонящего не нужно прерывать разговор или показывать свое желание положить трубку.

Звоните вы

Исходящие звонки проводятся по алгоритму:

• уточняется удобное для разговора время – оно должно согласовываться заранее;
• формулируется цель звонка – проводится предварительная подготовка материалов по проблеме, общий план беседы;
• при разговоре запрещаются длинные монологи;
• основные результаты беседы помечаются в ежедневнике.

Итогом разговора должна стать конкретная договоренность – о деловой встрече, визите или прибытии в офис собеседника.

Организация совещаний согласно деловому этикету

Согласно правилам, предварительная подготовка совещания заключается в определении списка документации, их копирования и раздачи всем участникам. Буклеты, графики, средства демонстрации – все, что может понадобиться на коллективной встрече, изучаются заранее.

Порядок совещания проходит по схеме:

• секретарь встречает всех приглашенных у входа;
• выдает документы, канцелярские принадлежности: листы бумаги, небольшие блокноты, ручки и карандаши;
• указывает на заранее распределенные места.

Помощник должен помнить о наличии на презентации напитков, чистой питьевой воды, легких закусок.

Прием посетителей секретарем по этикету

Дата и время приема согласовывается с посетителем заранее, время встречи должно устаивать обе стороны. Руководитель заранее ставится в известность о стоящем на повестке дня вопросе, о проблеме ему напоминают вторично перед тем, как запустить человека в кабинет. Если посетитель пришел спонтанно, без предварительной договоренности, то в обязанности секретаря входит решение вопроса о записи на прием или направлении к директору в тот же момент.

Хороший секретарь четко знает свои обязанности, структуру компании и правила решения основных проблем. Если человек интересуется вопросом, находящимся в сфере деятельности другого сотрудника, то он должен перенаправить его к компетентному лицу, не создавая бюрократических проволочек.

После окончания беседы необходимо записать ее результаты, получить от начальства дополнительные приказы и указания. Если в назначенное время директора нет на месте, то перед посетителем нужно извиниться и объяснить причину его отсутствия. Взамен человек направляется к другому специалисту или ему назначается другое время визита.

При ожидании прибытия иностранных бизнесменов помощник должен заранее найти хорошего переводчика. Многие проблемы в бизнесе возникали из-за плохого знания языка, низкой квалификации переводчика.

Деловое общение секретаря с сотрудниками компании

При общении с любым работником предприятия секретарь должен придерживаться правил:

• уважительно относится к старшим по возрасту коллегам;
• поддерживать только деловые отношения, без фамильярности и панибратства;
• сдерживать эмоции, внимательно выслушивать возникшие претензии и проблемы.

Помощник должен помнить о сдержанности, не обсуждать вопросы и темы, относящиеся к руководящему составу. Каждое слово взвешивается и обдумывается, излишне эмоциональное отношение к проблемам может стать первым шагом к потере рабочего места.

Заключение

Азы делового этикета помогают секретарю:

• удачно формировать свой положительный имидж;
• поддерживать имя компании;
• успешно работать с директором, посетителями, партнерами и сотрудниками предприятия;
• пользоваться готовыми наработками при возникновении форс-мажорных обстоятельств или непредвиденных ситуаций.

В основу делового этикета закладывается принятая в организации культура, дресс-код. Под помощником руководителя подразумевается человек, относящийся к профессионалам своего дела, способный к принятию собственных решений, отличающийся вежливостью, инициативностью, здравомыслием и лояльностью.

Нарушение требований делового общения может полностью разрушить однажды созданный имидж компании, оттолкнуть потенциальных партнеров и заказчиков. Образ недалекой секретарши, забывающей приказы руководства через несколько минут, сформирован кинофильмами и далек от действительности. В реальности помощник руководителя владеет информацией о работе компании практически в том же объеме, что и его непосредственное начальство.