Деловая переписка фразы: 10 фраз в деловой переписке, от которых бомбит — Карьера на vc.ru
10 фраз в деловой переписке, от которых бомбит — Карьера на vc.ru
Офисные сотрудники и фрилансеры знают, как могут бесить рабочие письма. Дело даже не в ошибках или опечатках. В основном большую волну негодования вызывают слова-паразиты и речевые штампы, которые вроде бы призваны упростить общение. Однако на деле они запутывают, напрягают и показывают неуважение к человеку и его работе. В этой статье мы расскажем о фразах, которые не стоит использовать, если вы не хотите, чтобы вас вспоминали недобрыми словами.
15 399
просмотров
Я вас услышал
Фраза кажется обычной, но от нее веет холодком и высокомерием. Если хотите оставить неприятное послевкусие после беседы, скажите: «Я вас услышал».
Как лучше: Попробуйте донести до собеседника, что вы поняли его мысль, более неформальными словами. «К 3 ноября проект будет сделан» или «Хорошо, мы привлечем еще нескольких дизайнеров, чтоб успеть к сроку».
Коллеги
Такое обращение ассоциируется с официозом прошлого века и отстраненностью.
Как лучше: Если вам нужно обратиться к определенной группе людей, лучше просто перечислите их «Егор, Вадим, Олег, ваша задача на сегодня…», «Разработчики, вам нужно сделать…». Когда нужно обратиться ко всем, напишите что-то типа «Привет всем», но только не «Коллеги».
Я не знал, я не специально
Такие выражения создают впечатление, будто человек хочет как можно скорее сбросить с себя ответственность, а не разобраться в ситуации. Даже если вы, действительно, не знали, то говорить об этом бесполезно, потому что ситуация уже произошла.
Как лучше: Бросайте оправдываться и искать виноватых, предлагайте варианты решения проблемы. Этот совет подходит под все случаи жизни, кроме тех, где вас попросили объяснить причины случившегося.
Нужно еще вчера, приоритетная задача, ASAP и пр.
Такие «подгонялки» раздражают, особенно если видишь их в конце рабочего дня и не можешь оценить, задача актуальна или уже нет.
Для действительно срочных задач есть более быстрые способы связи — звонок или мессенджер.
Как лучше: Не кричите о «срочности». Если что-то нужно сделать быстро, свяжитесь лично, чтобы убедиться, что человек не увидит ваше сообщение ночью. Обязательно расскажите, почему нужно поспешить с выполнением задачи, но постарайтесь избегать любых «горит» и «срочноважно».
Как вы уже знаете/как я уже говорил, в моем последнем письме
В таких высказываниях сквозит пассивная агрессия и обвинения в рабочей безалаберности. Если мы переведем любую из этих фраз с офисного на человеческий, то получится «Почему я работаю с дураками, которым нужно повторять миллион раз одно и то же».
Как лучше: Независимо от того, помнят ли коллеги, что вы однажды сказали, укажите, где можно получить подробную информацию по проекту или вкратце передайте суть. «Все правки от клиента находятся в его папке», либо «Ситуация в следующем: нужно переделать все карточки до конца недели.
Успеем?».
Тут дело на пять минут, посмотри одним глазком, ты же профессионал
Такие фразы-манипуляции показывают, что человек во что бы то ни было хочет получить желаемое, и ему все чем вы заняты. Делаются задачи «на пять минут», как правило, наспех между основными делами, «в фоновом режиме» и без желания, лишь бы не портить отношения. В итоге, страдает результат.
Как лучше: Постарайтесь не просить коллег о том, что не входит в их рабочий функционал. Если же этого нельзя избежать, то предоставьте им отходные пути: «Если ты сейчас занята, то я справлюсь сама, не беспокойся».
Это была шутка (в спорной или конфликтной ситуации)
Даже если вы просто пошутили, а вас не поняли, эта фраза подвергает сомнению ваше чувство юмора и выставляет тех, кто шутку не оценил, эмоционально нестабильными личностями.
Как лучше: Если ляпнули ерунду, лучше сразу извинитесь.
Искренне ваш…/ с уважением… и другая чрезмерная вежливость
Люди быстро улавливают, что за всей этой благожелательностью стоит попытка навесить новые обязанности.
Формальная вежливость раздражает, потому что все понимают, что отправителю все равно на потребности адресата.
Также дела обстоят с благодарностью. Мало заботы в том, чтобы отвлекать от рабочих задач письмом с «спасибо», только из привычки быть вежливым.
Как лучше: Проявите благодарность и заботу на деле, а не на словах. Для этого убедитесь, что вся информация есть в письме и его смысл понятен получателю с первого раза. Не забывайте использовать «пожалуйста», благодарить и прощаться.
К сведению/ надо бы обсудить/ надо сделать
Письмо бесит тем, что оставляет чувство незаконченности и неопределенности. Сообщения в общем чате, которые содержат такие фразы, оставляют получателя в недоумении, а должен ли я что-то сделать? Или можно просто проигнорировать сообщение?
Как лучше: Перед отправкой перечитайте письмо и проверьте, ясно ли из него, кто, что и в какие сроки должен сделать? Адресуйте послание одному человеку, либо конкретизируйте, к кому обращаетесь, если скидываете в общий чат.
«Прошу программистов посмотреть список предложений до завтра и каждому подумать, что мы можем внедрить».
Сделайте отчет/ напишите апдейты/ коллеги
«Коллеги, сделайте отчет по проекту с металлочерепицами» — такое сообщение в общем чате, скорее всего, будет проигнорировано. В нем нет конкретного адресата, сроков.
Как лучше: Если вы решили поставить задачу в общем чате, то сразу же назначайте ответственного. «Марина и Катя, сделайте отчет по проекту с металлочерепицами до трех часов».
Что можно посмотреть и почитать по теме?
- «Новые правила деловой переписки» Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой рассказывают, как важны уважение к адресату и забота о его интересах в рабочей переписке. И что можно сделать, чтобы избежать манипуляции, обоюдного презрения, и повысить эффективность рабочего общения.
- В статье «Деловая переписка в IT» вы найдете информацию об особенностях формального общения. Узнаете, что может сделать переписку скучной и раздражающей, получите несколько дельных советов, как общаться, чтобы никого не бесить.
- Книга «Проще говоря: Как писать деловые письма, проводить презентации, общаться с коллегами и клиентами» Джея Салливана поможет вам разобраться, как взаимодействовать в ситуациях, где вы владеете вниманием людей, как важно говорить с коллегами о них самих и свести к минимуму все разговоры о себе.
- В книге Дон-Мишеля Бода «Kind Regards. The Executive Guide to Email Correspondence» на примере маркетологов, юристов, специалистов по HR и других, показано как составлять понятные и грамотные письма на английском языке для общения с бизнес-партнерами и коллегами.
- В книге «Переписка 2.0. Как решать вопросы в чатах, соцсетях и письмах» Саши Карепиной даются рекомендации, как сделать так, чтобы ваше сообщение не просто дочитали до конца, но и правильно поняли.
- В статье «Деловая переписка на английском языке» вы найдете ряд фраз и советов по деловой переписке с иностранными партнерами.
- Статья 3 tips for better writing даст понимание, как сделать деловое общение более простым, этичным и продуктивным.
Теперь вы знаете, какие фразы не стоит использовать в деловой переписке. Помните, что уважение даже в таких мелочах помогает улаживать конфликты и легко решать рабочие задачи.
А какие фразы в деловой переписке бесят вас? Делитесь в комментариях!
Как написать деловое письмо: примеры фраз и выражений
Общие правила деловой переписки
Как написать деловое письмо
Чего не стоит делать в деловом письме
Запомнить
Читайте наc в Telegram
Разбираемся, что происходит в мире рассылок и digital-маркетинга. Публикуем анонсы статей, обзоры, подборки, мнения экспертов.
Смотреть канал
Станьте email-рокером 🤘
Пройдите бесплатный курс и запустите свою первую рассылку
Подробнее
Среднестатистический человек тратит на электронную почту 28% рабочего дня. Мы пишем и получаем письма каждый день. И чем больше писем мы пишем — тем выше шанс ошибиться и произвести неверное впечатление.
В статье расскажу про шаблонные фразы для деловой переписки, и на примерах объясню правила и ошибки деловой коммуникации.
Общие правила деловой переписки
У письма есть понятная тема
. Так через какое-то время адресат сможет найти письмо по ключевым словам и вспомнить, по какому поводу вы общались полгода назад.
| Плохо | Хорошо |
| Отчет | Данные по продажам для квартального отчета, июнь 2022 |
| Что за отчет? Что с ним нужно сделать? Как потом найти нужное письмо, если письма с такой темой приходят каждый месяц? | Узко, понятно, есть ограничение по времени |
У письма есть четкое целевое действие.
Обращаясь к собеседнику, вы всегда чего-то хотите: о чем-то попросить, договориться, узнать. Держите фокус внимания на том, с какой целью вы пишете, избегайте обтекаемых формулировок. Это позволит сделать текст простым и понятным.
| Плохо | Хорошо |
| Хотел бы уточнить, о чем бы вы хотели рассказать. | Приглашаем вас выступить на конференции по маркетингу и рассказать о продвижении в соцсетях. |
| Непонятно, что вы хотите от адресата | Коротко и ясно |
Если вы впервые пишете незнакомому человеку или коллеге, с которым до этого не работали вместе, придерживайтесь нейтрального тона и обязательно представьтесь. Первое письмо — один из способов произвести первое впечатление, второго шанса может и не быть.
| Плохо | Хорошо |
Привет, красотка! У меня есть идея нового улетного проекта! Это Ваня. | Мария, здравствуйте! Это Иван из компании «Радуга». Хочу пригласить вас стать экспертом на нашем новом курсе по дизайну. |
| Что за Ваня? Что за проект? Почему он так со мной разговаривает? | Уважительный тон, понятное предложение |
Перечислены выгоды для собеседника. Деловое письмо — это что-то вроде коммерческого предложения. Расскажите не только о своих целях, но и пользе для адресата. Важно его заинтересовать: если собеседник поймет свою выгоду от общения, шансы получить ответ возрастут.
| Плохо | Хорошо |
| Курс будет классный, вам понравится. | Этот курс мы будем продвигать среди аудитории нашей школы, которая насчитывает 500 тысяч человек. Для вас и вашей компании это будет дополнительная реклама. |
| А мне какая от этого польза? | Сразу понятно, почему стоит ответить на письмо |
Контекст налажен.
Мало правильно описать выгоды и заинтересовать собеседника. У вас может быть крутое предложение, но адресат не выспался и прочитал письмо мельком, не заметив полезную информацию. Или ему не нравится ваша компания, и холодность распространяется на вас тоже. Или ему уже пришла сотня раздражающих писем от спамеров, а тут еще и вы со своим. Таких «или» может быть очень много.
Даже если вы коллеги и письмо не холодное, а обычное рабочее, многое может зависеть от контекста. Если вы постоянно пропускаете дедлайны, на вашу письменную просьбу будут реагировать менее охотно. Если заваливаете сотней сообщений, коллега может сделать вид, что письмо случайно попало в спам.
В такой ситуации сначала нужно попытаться исправить контекст. Поговорить с собеседником лично, извиниться за прошлые косяки, написать в максимально удобное время — не на выходных, не вечером, не посреди обеда. Если вы уже знакомы с адресатом, стоит сослаться на прежнюю коммуникацию.
Как написать деловое письмо
Приветствие и обращение.
По умолчанию начинать коммуникацию лучше с обращения на «вы». Если сомневаетесь, с какой буквы писать «вы» или «Вы», обратите внимание на то, какой вариант использует собеседник, и подстройтесь.
Если же хотите перейти на «ты», делать это нужно по обоюдному согласию и лучше всего во время устной коммуникации. Желательно, чтобы к этому моменту у вас уже была история взаимодействия.
Также не забывайте обращаться к собеседнику по имени или по имени и отчеству, если адресату так удобнее или он выше по статусу.
В качестве приветствия используйте стандартное «здравствуйте», которое не зависит от времени суток или часовых поясов. В деловой переписке не стоит панибратничать, писать «доброе утречко» или «привет».
| Плохо | Хорошо |
| Привет, Маша! | Здравствуйте, Мария Ивановна! |
| Доброго утречка, коллега! | Здравствуйте, Иван! |
Основная часть. Еще один важный момент — структура текста.
От того, как вы расположите информацию в письме, зависит ответ, который вы получите. Существует так называемый принцип пирамиды, который предполагает, что в начале вы пишете все самое важное, а уже потом вдаетесь в детали.
| Плохо | Хорошо |
| Здравствуйте, Мария! Помните, как говорил классик: «Учиться, учиться и еще раз учиться»? Мы в компании до сих пор следуем этому завету и подтверждаем — это важно! Думаю, мы можем помочь друг другу. | Здравствуйте, Мария! Хочу обсудить с вами совместный запуск образовательного курса. Мы разрабатываем курс по графическому дизайну и хотим привлечь вашу компанию в качестве партнера. |
| Непонятные и лишние лирические отступления | Четко и по существу |
Если в письме вы ссылаетесь на какой-то документ, не забудьте его прикрепить. То же самое касается ссылок. Обязательно назовите все вложения, чтобы собеседник понимал, что за файл он сейчас открывает или куда попадет, если нажмет на ссылку.
| Плохо | Хорошо |
| Перейдите по ссылке, чтобы узнать подробности. | По ссылке найдете подробную программу курса и сценарии всех лекций с таймкодами. |
Заключение. В конце письма нужен четкий призыв к действию — чего вы ожидаете от собеседника. Без этого у адресата возникнет вопрос «и что дальше?» Если он не разберется, что делать, вряд ли он быстро ответит на ваше письмо.
| Плохо | Хорошо |
| Это все, что я хотел сказать. | Подскажите, какое время на конференции за вами забронировать — 13:00 или 13:45? |
| А чего вы хотите от меня? | Четкий вопрос, который требует четкого ответа |
В подписи к письму указывайте имя, фамилию, должность и контакты, чтобы с вами было легко связаться.
| Плохо | Хорошо |
Целую, князь. | С уважением, Иван Смирнов, руководитель маркетингового отдела ООО «Радуга» 8 999 888 77 66 |
| Собеседнику будет непросто воспринимать вас всерьез | Сразу настраивает собеседника на деловую коммуникацию |
Чего не стоит делать в деловом письме
Писать капслоком. Сообщение, написанное заглавными буквами, зачастую воспринимается как повышение тона.
| Плохо | Хорошо |
| ГДЕ ОТЧЕТ? | Пришлите, пожалуйста, отчет по продажам за текущий квартал. |
Отправлять цепочку из двух и более писем. Из-за этого нарушается логика сообщения, ориентироваться в письмах становится сложнее.
| Плохо | Хорошо |
| Иван: Привет! Иван: Сегодня было совещание. Иван: Обсуждали новый проект. Иван: Это Ваня из «Радуги», помнишь? | Мария, это Иван из «Радуги». Через два месяца мы запускаем новый курс по дизайну, который обсуждали с вами на прошлой неделе. Давайте созвонимся. Когда вам будет удобно? |
Грубить, если человек вовремя не ответил. В процессе работы может случиться всякое. Иногда адресат пропадает с радаров, и далеко не всегда это означает конец сотрудничества. В такой ситуации стоит ненавязчиво напомнить о договоренностях и уточнить сроки.
| Плохо | Хорошо |
| Иван, куда вы пропали? Мы ждем-ждем, уже все глаза проглядели. | Иван, хочу уточнить, остались ли в силе наши договоренности? Если да, то когда можно ждать информацию? |
Благодарить заранее. Фразы вроде «заранее спасибо» — это манипуляция. Человек еще вам не помог, а вы уже поблагодарили. Теперь собеседнику будет неудобно вам отказать.
Благодарить нужно после того, как вам оказали услугу, а не до.
| Плохо | Хорошо |
| Мария, заранее благодарю за помощь. | Мария, спасибо, что помогли решить вопрос так быстро. |
Писать фразы вроде «я вас услышал» или «асап». Такие фразы раздражают, потому что показывают надменность собеседника или его неорганизованность.
| Плохо | Хорошо |
| Я вас услышал, коллега. | Документы получил, беру в работу. |
| Отчет нужно переделать, асап! | Иван, отчет нужен к пятничному совещанию. Подскажите, успеете подготовить? |
Указывать на ошибки собеседника. Мы не в школе, и никто не обязан владеть всеми правилами русского языка. Кроме того, человек мог допустить опечатку. Это не конец света, если вы все равно поняли смысл письма.
| Плохо | Хорошо |
Мария: Прикрепляю отчет с данными по рекламной компании. | Мария: Прикрепляю отчет с данными по рекламной компании. |
| Иван: Вообще-то «кампания» в этом случае пишется через «а». | Иван: Спасибо, Мария, все получил. |
Использовать штампы. Официально-деловые штампы усложняют текст и наполняют его водой. Не нужно изъясняться трехэтажными конструкциями. Просить о чем-то или благодарить можно простыми словами.
| Плохо | Хорошо |
| В связи с обстоятельствами непреодолимой силы мы вынуждены отказать вам в том, чтобы … | Из-за поломки компьютера мы не сможем этого сделать. |
| Выражаем огромную благодарность в том, что … | Спасибо за помощь! |
Запомнить
Кажется, что нет ничего проще коммуникации. С одной стороны, так и есть, мы общаемся всю жизнь. С другой — есть правила и рекомендации, соблюдение которых упрощает коммуникацию и помогает получить желаемое.
Чтобы на ваше письмо точно ответили, запомните эти правила:
- помните о том, зачем вы обращаетесь к собеседнику;
- показывайте собеседнику выгоды от вашего взаимодействия;
- перед началом общения поработайте с контекстом;
- пишите просто;
- будьте вежливы;
- соблюдайте договоренности.
Поделиться
СВЕЖИЕ СТАТЬИ
Другие материалы из этой рубрики
Не пропускайте новые статьи
Подписывайтесь на соцсети
Делимся новостями и свежими статьями, рассказываем о новинках сервиса
Статьи почтой
Раз в неделю присылаем подборку свежих статей и новостей из блога. Пытаемся
шутить, но получается не всегда
Оставляя свой email, я принимаю Политику конфиденциальности
Наш юрист будет ругаться, если вы не примете 🙁
Как запустить email-маркетинг с нуля?
В бесплатном курсе «Rock-email» мы за 15 писем расскажем, как настроить email-маркетинг в компании.
В конце каждого письма даем отбитые татуировки об email ⚡️
*Вместе с курсом вы будете получать рассылку блога Unisender
Оставляя свой email, я принимаю Политику конфиденциальности
Наш юрист будет ругаться, если вы не примете 🙁
62 фразы деловой электронной почты, которые нужно начать использовать прямо сейчас
Установление и поддержание хороших отношений в бизнесе имеет важное значение. А поскольку большинство людей в корпоративном мире устанавливают связи через электронную почту, необходимо иметь некоторые коммуникативные навыки. Главным образом, чтобы избежать недоразумений, которые могут повредить вашим контактам.
Вот список из 62 фраз электронной почты, которые вы можете начать использовать в своих деловых письмах для более эффективного общения с коллегами, лидами, клиентами, партнерами и другими получателями.
Мы разделили их на десять категорий, которые вам могут понадобиться для формирования всего основного электронного письма, от правильного введения до прощания.
Кроме того, вы найдете как формальные, так и неформальные фразы, потому что написание электронных писем во многом зависит от тона голоса, который вы даете своему бренду и с кем вы обмениваетесь электронными письмами.
Но сначала, как правильно начать электронное письмо?
Ваше приветствие по электронной почте имеет гораздо большее значение, чем вы думаете. Люди ценят, когда вы называете их по именам, потому что это показывает, что вы говорите напрямую с ними. Когда вы просто используете приветствие + имя, у них может сложиться впечатление, что вы отправляете одно и то же электронное письмо еще 100 человекам — что может быть правдой, но в настоящее время у вас есть ресурсы, чтобы разобраться с этим. Вот несколько распространенных способов начать электронное письмо:
Уважаемый [имя]! Номер больше подходит для официальных писем.
Используйте его, когда вы обращаетесь к человеку в позиции уважения.
Привет [имя]: Это просто, дружелюбно и прямолинейно, но в то же время неформально. Используйте его осторожно.
Приветствие: Используйте его, если вы не знаете имя получателя.
Привет (всем/парням): Это когда вы неформально отправляете электронное письмо группе людей.
Теперь, когда вы знаете, как правильно отдавать честь, давайте перейдем к следующим частям вашего электронного письма.
1. «Надеюсь, вы…»
Электронное письмо, начинающееся с добрых пожеланий, всегда является отличным способом общения и дружелюбия. Помните, что общение жизненно важно в деловом мире, и вам не нужно все время быть таким формальным. Тем не менее, всегда будьте уважительны и дважды подумайте, прежде чем выносить на обсуждение то, что может показаться оскорбительным. Вот несколько распространенных примеров, которые вы можете использовать:
Надеюсь, у вас все хорошо/все хорошо: Это показывает, что вы заботитесь об этом человеке.
Это уважительная и безопасная фраза для начала дружеского подхода.
Надеюсь, у вас были отличные выходные/неделя/день: Это зависит от того, в какое время или день недели вы обращаетесь. Эта фраза — одна из самых распространенных в деловых письмах.
Надеюсь, вам понравился ваш отпуск: Это работает, когда у вас есть информация о том, что человек был в отпуске, и когда вы хотите продолжить разговор, который был остановлен из-за этого.
Надеюсь, вам скоро станет лучше: Когда вы знаете, что человек выздоравливает после операции или болезни и поэтому не может работать. Пожалуйста, обратите внимание на его вариации, чтобы не прозвучало так, будто вы торопите их что-то сделать. Это может отталкивать их, а не выглядеть как приятное пожелание.
Надеюсь, вам понравилось (название мероприятия): Когда вы связываетесь после корпоративного мероприятия, которое вы организовали, использование этой фразы производит отличное первое впечатление, особенно если вы попросите что-то по электронной почте.
2. «Я пишу вам о…»
Когда вы отправляете письмо первым, вам нужно представиться и рассказать о цели письма. Иногда вам нужно напомнить этому человеку, кто вы есть, если вы были в контакте раньше.
Вы можете вести себя безлично или сделать домашнее задание и изучить информацию о получателе. Потому что, когда вы персонализируете свое сообщение, чтобы показать, что знакомы с их работой или делами, вы увеличиваете шансы на получение ответа. Вот несколько примеров общих фраз для знакомства с электронной почтой и некоторые советы по их персонализации.
Общие фразы электронной почты
Это [ваше имя] из [вашей компании]: Начните с представления своего имени и компании, в которой вы работаете. Если вы хотите опустить название компании в начале, это нормально, но будьте уверены, что эта информация будет размещена где-то в теле письма.
Я пишу вам о… Здесь вы можете вставить все, что связано с вашим предыдущим разговором или встречей с получателем.
Кроме того, вы можете использовать это введение, чтобы рассказать о будущих событиях.
Я пишу, чтобы спросить/спросить/дать вам знать/подтвердить/пригласить вас/чтобы обновить вас/попросить…»: Используйте это, когда вы хотите запросить информацию, позиционирование, сделать приглашение без дальнейших действий адо. Это способ быть прямым и сделать электронное письмо кратким.
Могу я занять минутку вашего времени, чтобы…: Если вы хотите и/или должны быть очень формальными, это лучший выбор.
Я обращаюсь, потому что… : Это неформальный способ сообщить причину вашего обращения.
Персонализированные фразы электронной почты
Вчера/сегодня утром я прочитал вашу статью на [тему] в [канале]. Я не мог не думать о…: Это пример того, как вы можете начать разговор о чем-то, что получатель недавно опубликовал или сделал. Убедитесь, что именно вы говорите, чтобы избежать недоразумений и не вызвать на них противоположной реакции.
Поздравляем с [того, чего человек добился]! Я уверен, что это вдохновляет видеть, как это может помочь…: Искренние комплименты всегда приветствуются. Еще раз, говорите только о том, в чем вы уверены в этом достижении, и не преувеличивайте. Будьте полностью честны с тем, что вы им говорите.
3. Спасибо за… В основном потому, что вам нужно сосредоточиться на решении этих вопросов как можно более плавно. А иногда клиент задал простой вопрос и даже не знал, что это была ошибка, и в итоге вы разоблачали и выделяли его. Давайте посмотрим на некоторые фразы электронной почты, которые помогут в обоих случаях:
Спасибо, что сообщили мне: Это показывает, что вы признаете то, что человек сообщил вам, и выражает признательность за это.
Спасибо за ваше понимание/терпение: Такое сообщение делает клиенту комплимент, в то время как вы все еще признаете проблему, с которой он столкнулся, без ненужных извинений за ошибки.
Спасибо за ваше электронное письмо о…: Это помогает напомнить человеку о предмете, о котором вы говорите, и открывает более дружескую беседу, в зависимости от содержания предыдущих электронных писем.
Спасибо за отправку/запрос/посещение: Это показывает людям, что вы признаете их действия и цените их.
Спасибо, что связались (со мной): Это более неформальный способ оценить чей-то контакт.
Спасибо за ваш отзыв/ваше предложение: Он приветствует отзывы и предложения, позволяя человеку чувствовать себя в безопасности, чтобы продолжать давать их вам.
Дополнительный совет: Если вам нужно извиниться за серьезную ошибку, используйте что-нибудь простое, например «9».0013 Примите наши извинения за доставленные неудобства. Но не тратьте все письмо на извинения. Вместо этого предложите решения для того, что произошло. Избегайте использования « Извините за неудобства» , потому что это звучит расплывчато, неформально и неискренне.
4. «
Просто быстрое/дружелюбное напоминание о том, что…»
Вы можете использовать такие фразы электронной почты для предоставления информации или адресных напоминаний вашим получателям. Это также полезно, когда вы хотите привлечь их внимание к другой вещи в своем электронном письме, особенно если вы пишете, чтобы поговорить о более чем одном вопросе.
Обратите внимание…: Если вы хотите привлечь внимание получателя к конкретному вопросу, используйте это.
Быстрое напоминание…: Это неформальный способ рассказать о том, что вы хотите выделить, например, о скором истечении срока действия или предстоящих встречах.
Я хотел сообщить вам: Используйте эту фразу, чтобы рассказать своим клиентам об устранении неполадок, которые еще не решены. Вместо того, чтобы открыто говорить о «нерешенной проблеме», используйте «обновление» как форму заявления о том, что вы работаете над ее решением.
Я хотел бы сообщить вам, что…: Официальный способ представить специальное объявление или дать критический ответ.
Небольшое предупреждение: Неформальная фраза в электронной почте часто используется, чтобы уведомить кого-либо о чем-либо, например, о предупреждении или полезном совете.
Я надеюсь, что вы найдете это полезным: Когда вы даете им любую информацию, совет или даже решение их проблемы.
5. «Я посылаю вам…»
Когда необходимо отправить вложения или даже дополнительную информацию, требующую особого внимания получателя, вот несколько примеров того, как это сделать:
Я отправляю вам [имя файла] в формате pdf: Обязательно уточните имя файла и его формат, чтобы человек чувствовал себя в большей безопасности при его открытии.
Я приложил [имя файла] для вашего обзора: Опять же, не забудьте указать имя файла и его цели. Должен ли человек просматривать, проверять или редактировать?
Не могли бы вы подписать прикрепленный документ и отправить его обратно до [дата]?: Используйте этот, когда вам нужно, чтобы получатель отправил вам обратно подписанную копию, и у вас есть срок для этого.
См. приведенную ниже информацию для получения более подробной информации о…: Если вы хотите выделить информацию, такую как адреса или необходимые цитаты.
Вот документ, который вы просили/мы обсуждали: Это привлекает внимание получателя к чему-то, о чем он спрашивал ранее.
Дополнительная информация доступна на [веб-сайте]: Если вы хотите поделиться ссылками, укажите, что человек найдет там.
6. «Пожалуйста, почувствуйте себя желанным гостем…»
Иногда вам придется попросить кого-нибудь о помощи или дополнительной информации. Используйте фразы, которые открывают дверь для вашего общения с получателем таким образом, чтобы он чувствовал, что с вами можно связаться, когда это необходимо.
Не забудьте сначала описать, что вам нужно, когда вы просите о помощи. И всякий раз, когда вы предоставляете информацию, вы должны дать им возможность связаться с вами, если у них возникнут вопросы.
Пожалуйста, почувствуйте себя желанным гостем…: Фраза «Пожалуйста, почувствуйте себя желанным гостем…» побуждает клиентов обращаться к вам чаще и заставляет их чувствовать себя комфортно.
Не могли бы вы…?: Это формальный способ подачи запросов, и вежливо попросите дальнейших объяснений.
Буду признателен, если вы сможете…: Еще один способ вежливо попросить о чем-то.
Было бы очень полезно, если бы вы прислали нам/мне…: Вы показываете человеку, что его помощь очень ценна. Вы можете использовать его для отправки дополнительной информации или файлов.
Пожалуйста, держите меня в курсе/сообщениях/обновлениях: Это делает общение открытым, чтобы человек мог связаться в любое время с новой информацией по вопросу.
Если возможно, я хотел бы узнать (подробнее) о…: Вы ничего не требуете, просто позволяете человеку чувствовать себя комфортно, делясь с вами чем-то конкретным.
7. «
… пожалуйста, дайте мне знать».
Если вы хотите предложить кому-то что-то сделать в электронном письме, то продемонстрируйте, что вы рады это сделать. Покажите получателю, что вы готовы помочь во всем, что необходимо. Эти фразы показывают людям, что вы с радостью хотите им помочь:
Я был бы рад…: Это означает, что вы не против помочь, и цель состоит в том, чтобы другой человек чувствовал себя комфортно, спрашивая вас обо всем, что он хочет. необходимость.
Если мы можем быть чем-то еще полезны, сообщите нам: это формальный способ предложить дополнительную помощь.
Дайте мне знать, если вам нужна помощь: это самая распространенная фраза электронной почты в этой категории. Это неформальный способ сообщить людям, что вы готовы помочь им, когда они в этом нуждаются.
… пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне: Это работает как дополнение к таким фразам, как «Если вам нужна дополнительная информация…».
Это подчеркивает, что вы готовы помочь.
… пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне/для связи: Это дает человеку понять, что он может связаться с вами, когда ему это нужно.
8. «К сожалению…»
Сообщать плохие новости по электронной почте никогда не бывает легко, но есть способы сделать это правильно. Бывает так, что вы не смогли как-то угодить ожиданиям человека, и вам необходимо предоставить эту информацию.
К сожалению, мы не можем/не можем …: Это формальный и вежливый способ дать отрицательный ответ.
Боюсь, это будет невозможно…: Используйте эту неформальную фразу при отрицательном ответе, после чего следует краткое объяснение того, почему не удалось выполнить просьбу человека.
С сожалением сообщаем вам, что…: Это вежливый и формальный способ сообщить плохие новости. Сразу после этого объясните причины, по которым этого не произойдет.
После тщательного рассмотрения мы решили (не)…: Это показывает, что вы обдумали то, что человек прислал вам ранее.
Это также способ смягчить мрачный ответ.
Это противоречит политике компании…: Это способ объяснить, почему вы не можете сделать что-то, о чем просил человек, если это противоречит политике компании.
Несмотря на все мои усилия…: Вы показываете человеку, что приложили усилия, чтобы что-то решить, или даете положительный ответ.
9. «С нетерпением жду ответа от вас».
Заканчивая письмо, вместо фразы «Еще раз спасибо» или чего-то подобного создайте ожидание ответа. Позвольте диалогу открыться. Эти фразы побудят их предоставить любую дополнительную помощь или обратную связь, в которой вы нуждаетесь.
Пожалуйста, дайте мне знать, если это работает/если вы доступны/если это звучит хорошо/если вы можете/если вы можете помочь/если вам нужно перенести…: Это фраза в конце электронного письма, показывающая, что вам нужен ответ о том, что вы отправили получателю.
Я с нетерпением жду встречи/встречи с вами: Используйте его, когда вы планируете личную встречу.
Мы будем очень/очень признательны за любой отзыв, который вы можете дать мне по этому поводу: Когда вам нужно закончить электронное письмо, запрашивая мысли/отзывы от человека.
Я был бы признателен за вашу помощь в этом вопросе: Обычно вы заканчиваете электронное письмо этой фразой, когда описываете какую-то ситуацию или проблему и вам нужно попросить помощи в этом.
10. Дружественные фразы для завершения письма
Наконец, вам нужно вставить слова прощания внизу текста вашего письма. В деловых электронных письмах вы не можете просто отправить «Пока» или «Увидимся позже». Используйте одну из следующих фраз для электронной почты:
С уважением, сегодня дружеский способ попрощаться и один из самых распространенных в деловом контексте. Это может быть лучше для людей, с которыми вы разговаривали раньше.
Всего наилучшего: это разговорный, но дружелюбный и социальный способ попрощаться.
С уважением: это официальное деловое закрытие, и вы, конечно, никого не оскорбляете, используя.
Cheers: Вы можете использовать эту подпись с друзьями и близкими коллегами по бизнесу. В зависимости от тона голоса, который вы используете для своего бренда, это также может быть полезно.
Хорошей недели/выходных/дня/ночи!: Это зависит от того, в какое время вы отправляете электронное письмо. Помните о часовых поясах, если вы обмениваетесь электронными письмами с людьми из другой страны.
Будьте в безопасности: Вы можете использовать его во время конфликтов или трудных времен, таких как пандемия COVID-19.
Подведение итогов
Знание того, как правильно написать электронное письмо, имеет решающее значение для получения или неполучения ответа. Использование правильных фраз гарантирует, что вы не оскорбите или не произведете неправильное впечатление на получателя.
При написании деловой электронной почты вам нужно заранее знать, в каком контексте находится ваш получатель.
Вам нужно быть формальным или неформальным? В конце концов, вы должны уважительно относиться к нашим словам, чтобы избежать недопонимания. Теперь пришло время применить эти фразы для электронной почты, открыть папку «Входящие» и начать прикладывать все усилия, отвечая на ваши электронные письма.
Фразы для написания деловых писем – Speakspeak
С уважением или С уважением; Уважаемый господин или дорогой господин
На этой странице мы рассмотрим важные фразы для написания писем и электронных писем, например, когда использовать С уважением и С уважением , Уважаемый господин , Уважаемая госпожа и так далее.
Вы знаете, как важно хорошо говорить по-английски в международной рабочей среде. Если вы работаете в компании, которая ведет бизнес за границей, вы, вероятно, также много читаете и пишете по-английски. Писать, как и говорить, — это общение. При написании писем и электронных писем нам нужны навыки, чтобы уметь хорошо выражать свои мысли и с должным уровнем формальности.
У тебя есть этот навык? Задайте себе следующие вопросы:
- Вы представляете себя профессионально, когда пишете?
- Какой образ вы создаете для людей, которые читают ваши письма и электронные письма?
Короче говоря, вы хотите создать профессиональный образ, когда пишете своим клиентам и деловым партнерам. Для начала мы подготовили несколько списков стандартных фраз:
10 хороших вступительных строк
Нам нужна вступительная строка в деловом или профессиональном письме:
для ссылки на предыдущую переписку; сказать, как мы нашли имя/адрес получателя; чтобы сказать, почему мы пишем получателю.
- В связи с Вашим письмом от 8 июня я … .
- Я пишу, чтобы узнать о … .
- Увидев вашу рекламу в … , я хотел бы … .
- Получив ваш адрес от … , я … .
- Я получил ваш адрес от … и хотел бы … .
- Недавно мы/я писали вам о … .
- Спасибо за письмо от 8 мая.
- Спасибо за письмо относительно … .
- Спасибо за ваше письмо/электронную почту о … .
- В ответ на Ваше письмо от 8 мая … .
10 хороших заключительных строк
Нам нужна заключительная строка в деловом или электронном письме:
, чтобы сделать ссылку на будущее событие; повторить извинения; предложить помощь
- Если вам нужна дополнительная информация, свяжитесь со мной.
- Жду вашего ответа.
- Я с нетерпением жду вашего ответа.
- Я с нетерпением жду встречи с вами.
- Пожалуйста, сообщите при необходимости.
- Надеемся на успешное сотрудничество в будущем.
- Если вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.
- Еще раз приносим извинения за неудобства.
- Мы надеемся, что сможем и дальше полагаться на ваш ценный заказ.
- Буду признателен за немедленное внимание к этому вопросу.
«С уважением» или «С уважением» в деловом письме?
Если имя получателя вам неизвестно:
- Уважаемый господин … С уважением
- Уважаемая госпожа… С уважением
- Уважаемый господин или госпожа… С уважением
Если вы знаете имя получателя:
- Уважаемый г-н Хэнсон… С уважением
- Дорогая миссис Хэнсон… С уважением
- Дорогая мисс Хэнсон… С уважением
- Уважаемая госпожа Хэнсон… С уважением
При обращении к хорошему другу или коллеге:
- Дорогой Джек… С наилучшими пожеланиями/С наилучшими пожеланиями
Обращение ко всем отделам:
- Уважаемые господа … С уважением
Вам нужно писать деловые электронные письма на английском языке? Наша электронная книга «Язык деловой переписки» содержит все языки, необходимые для написания профессиональных деловых электронных писем. |
