Деловая переписка фразы: Шаблонные фразы для деловой переписки / Законодательная Дума Томской области

Содержание

Стандартные фразы, выражения и обороты деловой переписки

Как правильно объяснить причину в деловой переписке

По причине задержки оплаты…
В связи с неполучением счета-фактуры…
Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
Ввиду задержки получения груза…
Вследствие изменения цен на энергоносители…
Учитывая, что производственные показатели снизились на…
Учитывая социальную значимость объекта…

Стандартные фразы и обороты, чтобы сослаться на кого-либо

Ссылаясь на Вашe письмо от…
В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
Ссылаясь на Ваш запрос от…
Ссылаясь на устную договоренность…
В ответ на Ваше письмо (запрос)…
В соответствии с нашей договоренностью…
На основании нашего телефонного разговора…
На основании устной договоренности…
Согласно постановлению правительства…
Согласно Вашей просьбе…

Согласно протоколу о взаимных поставках…
Согласно спецификации…
Ссылаясь на переговоры…

Как правильно указать в переписке на Цель и объяснить, для чего мы делаем что-либо?

В целяx скорейшего решения вопроса…
В целях выполнения распоряжения…
Для согласования спорных вопросов…
Для согласования вопросов участия…
Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
Для решения спорных вопросов…
В целях безопасности прохождения груза…
В ответ на Ваш запрос…
Во избежание конфликтных ситуаций…

Стандартные фразы-глаголы в деловом общении и переписке

этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;
сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;

напоминания: напоминаем;
предложения: предлагаем.

Как правильно сочетать деловые фразы

контроль – возлагается,
цена – устанавливается (снижается, поднимается),
задолженность – погашается,
сделка – заключается,
рекламация (претензия) – предъявляется (удовлетворяется),
платеж – производится,
счет – выставляется (оплачивается),
вопрос – поднимается (решается),
скидки – предоставляются (предусматриваются),
оплата – производится,
возможность – предоставляется,
договоренность – достигается,
кредит – выделяется и т. п.
Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, деятельность– успешной, вклад – значительным, позиции – конструктивными (прочными), доводы –вескими, необходимость – настоятельной, спектр (услуг) – широким, скидки –значительными / незначительными, предложение – конструктивным, разногласия –существенными / несущественными, рентабельность – высокой / низкой, расчеты –предварительными или окончательными и т. п.

Извещения

Сообщаем, что задержка в отгрузке… произошла ввиду…
Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение…
Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.
Извещаем, что мы…
Доводим до Вашего сведения, что…
Сообщаем, что, к сожалению, не можем…

Модели выражений, объясняющих мотивы

(Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма).

В соответствии с протоколом …
В целях усиления охраны имущества…
В ответ на Вашу просьбу…
В подтверждение нашего телефонного разговора…
В подтверждение нашей договоренности …
В порядке оказания технической помощи …
В связи с тяжелым положением …
В связи с проведением совместных работ…
В соответствии с письмом заказчика…

Если автор — лицо юридическое, то действия передаются:

От третьего лица единственного числа, например:
Завод «Заря» не возражает …
Совместное российско-английское предприятие «Союз К» предлагает …
Кооператив «Наив» гарантирует…
От третьего лица множественного числа, например:Дирекция и профсоюзный комитет завода «Заря» убедительно просят …

От первого лица множественного числа:

Просим…
Подтверждаем…
Сообщаем…

Если автор — лицо физическое, то действия передаются:

От первого лица единственного числа, например:
Довожу до Вашего сведения …
Прошу…
Ставлю Вас в известность …

От первого лица множественного числа, например:

Одобряем…
Мы получили Вашу телеграмму …
Поздравляем…
Поддерживаем…

Просьба

Просим вас проверить ход выполнения работ…
Прошу принять меры …
Прошу сообщить данные о производительности …
Отправка документов или материальных ценностей
Направляем чертежи сборки машин …
Посылаем интересующие Вас документы заказной бандеролью …

Высылаем подписанный с нашей стороны договор …

Подтверждение

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…
Подтверждаем получение спецификаций на …
Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования …

Предложение

Мы можем предложить Вам …..
Предлагаем Вам приобрести…
Мы можем рекомендовать Вам ….

Приглашение

Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта …
Просим принять участие в обсуждении проблемы …
Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить …

Отказ и отклонение предложения (проекта)

Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму …нами не может быть утвержден по следующим причинам.
Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам …

Напоминание

Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны …
Напоминаем, что в соответствии с … Вы должны …

Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет…
Напоминаем вам, что срок предоставления рукописи истекает …

Гарантии

Оплату гарантируем.
Сроки выполнения гарантируем.
Качество изделий гарантируем.

Интерпретация собственной позиции

Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.
Возражений против конструкции не имеем.
Мы не можем поставить Вам товары … в силу следующих причин:…
Интерпретация действий другой стороны
Такая задержка может привести …
Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку прессформ…
Данные Вами обещания не выполняются.

Заключительные слова

Надеемся, что наша просьба будет выполнена.
Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
С пожеланиями успехов.
Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

Теги

Предыдущая статья
Следущая статья

Похожие статьи

А что вы думаете?

Деловая переписка

Мы все отправляем десятки писем каждый день, привычно разбавляя текст смайлами, или придумывая оригинальную подпись в конце, чтобы скрасить рутину деловой переписки. И если негласные правила рунета понятны каждому, то в англоязычной среде не все так очевидно. Пусть эти советы помогут вам оперативно и грамотно составить business mail.

Адресность

Заранее выясните к кому конкретно адресовано ваше сообщение (Mr/Mrs/Ms) и должность адресата (CEO, CFO, CCO) или отдел (IT, production, R&D department). Если пишите впервые, лучше начинать Dear Sir/Madam, dear All — для гпуппы адресатов.

Не люблю, когда мне пишут Mrs или Madame. Если в подписи я ставлю Elena/Helen, значит, предпочитаю именно такое обращение. Думаю, это актуально для всех участников переписки.

Структурность

Разделяйте основные месседжи как абзацами, так и вводными фразами (firstly, secondly, further on, finally, as a result, moreover, in addition). Если вопросов много, нумеруйте их. Это упростит дальнейшую коммуникацию.

Аббревиатуры, сокращения и смайлики

Если это не первичный контакт, можете разбавить мейл смайлом. CAPS не рекомендую, ровно как и LOL.

Сокращения и аббревиатуры экономят наше время. Главное — правильно их использовать. Самые распространенные формы — AOB(Any Other Business), ASAP (As Soon As Possible), FYI (For Your Information).

Оперативность

Когда возникают ситуации, требующие оперативного ответа, пишу в мессенджеры или соц.сети. На Западе это воспринимается friendly. В смс допускаются такие формы — U (You), 2 (too/to), 8 (ate), R (are), 4 (for), Y (why). Также носители языка часто заменяют звуковое сочетание символами. На заметку: l%k (look), глаголы KNO (know), CHK (check) и союзы (BCZ-because). Но это касается только чатов в мессенджерах.

Менталитет

За годы накопленного опыта у меня отработаны лайфхаки по общению с иностранцами. Немцы очень обязательны. Здесь, как правило, нет проблем ни с ответами, ни с соблюдением DL. Испанцы, итальянцы никогда не отвечают вовремя. Советую перечислять задачи по пунктам, если хотите получить четкие ответы на вопросы. Французы предпочитают мейлы на родном языке. Если пишите на английском, выбирайте международные термины и общепринятые аббревиатуры.

Финал

Мейл можно закончить официально (best regards, wishes), или менее формально (sincerely, with gratitude) – решать вам. Не забудьте указывать skype/мобильный, если цените таймменеджмент. Good Luck!

Фразы для деловой переписки на английском языке

Сегодня деловая переписка на английском языке уже не является чем-то экстраординарным. Но несмотря на это, многие все еще сталкиваются с рядом вопросов при написании писем. Данная статья поможет вам окончательно разобраться в этом вопросе и запомнить необходимые фразы.

Приветствие

Начинать переписку с партнером или коллегой нужно с приветствия. Выбор правильных фраз в этой части зависит от того, насколько формальны ваши отношения с адресатом.

Формальный язык

To Whom It May Concern — Для предъявления по месту требования (начинайте письмо с данной фразы в том случае, если вы не знаете имени или конкретного человека, которому пишете. Чаще всего используется, когда вы пишете первое письмо с запросом в общественную организацию).

Dear Sir/Madam — Уважаемый/ая сэр/ мадам (приветствие чаще всего используется, если вы знаете должность адресата, но не его имя).

Dear Mr./Ms./Mrs. Johns — Уважаемый/ая мистер/мисс/миссис Джонс (используется в случае, когда вы знаете имя человека, которому адресуете письмо (обращение Mrs. в данном случае считается более устаревшим)).

Dear Xu Kim — Уважаемый Ксю Ким (начинайте вступление с полного имени, если не знаете пол адресата).

Менее формальный язык

Dear colleagues/Gentlemen — Дорогие коллеги/господа (такое обращение используется при написании письма сразу нескольким людям).

Dear Frank/Kate — Дорогой/ая Фрэнк/Кейт (менее формальное общение. Используется чаще всего, когда вы уже неоднократно переписывались с партнером/коллегой).

Начало переписки

Начало бизнес переписки на английском зависит от того, является ли ваше письмо первым контактом с данным человеком или нет.

Если вы уже общались с адресатом, письмо можно начать, используя одну из следующих фраз:

I am writing regarding your inquiry about …/ our phone conversation … — Обращаюсь к Вам с письмом в связи с Вашим запросом … / с нашим телефонным звонком…
In reply to your request … — В ответ на Ваш запрос…
I received your address from (name) and would like to … — Я получил Ваши контакты от (Имя) и хотел бы…

Thank you for contacting us — Спасибо, что связались с нами
With reference to your letter of 15 May, I … — Ссылаясь на Ваше письмо от 15 мая,…
With reference to our telephone conversation yesterday … — Ссылаясь на наш вчерашний телефонный разговор
Thank you for your letter — Спасибо за Ваше письмо
Further to our meeting last week … — В дополнение к нашей встрече на прошлой неделе
It was a pleasure meeting you in … last month. — Было очень приятно встретить Вас в… в прошлом месяце
After having seen your advertisement in … , I would like … — Я увидел Вашу рекламу в… и хотел бы
After having received your contact information from … , I … — Я получил Ваши контактные данные от… и хотел бы…

В случае, если вы пишите письмо впервые, начать переписку можно с помощью таких фраз, как:

I am (we are) writing to inform you that …/ confirm …/ enquire about …/ complain about … — Я пишу с тем, чтобы проинформировать/подтвердить…/ сделать запрос…/ пожаловаться на…

I am contacting you for the following reason… — Я пишу вам по следующей причине…
I recently heard about … and would like to … — Я недавно услышал о… и хотел бы…
Запрос/Просьба
За вступительной частью письма может следовать просьба, сделать которую вежливой поможет использование модальных глаголов.
Например:
We would appreciate it if you would … — Мы были бы благодарны, если бы Вы…
I would be grateful if you could … — Я бы был признателен если бы Вы смогли…
Could you please send me … — Не могли бы Вы прислать мне…
Could you possibly tell us/ let us have … — Не могли бы Вы сообщить нам / предоставить нам…
It would be helpful if you could send us …— Было бы очень полезно, если бы Вы смогли прислать нам…
In addition, I would like to receive … — В дополнение я бы хотел получить…
Would (will) you kindly/please… — Были бы Вы так добры/ Не могли бы Вы, пожалуйста…
We should be obliged if you could (would)… — Мы бы были Вам признательны, если бы Вы…
We should be glad if you would… — Мы были бы рады, если бы Вы смогли…
We trust you will… — Мы верим, что вы…
Please let me know… — Пожалуйста, дайте мне знать о…
We kindly ask you to send us… — Мы бы хотели попросить Вас выслать нам…
Please take notice that… — Пожалуйста, имейте в виду, что…
We request to pay… — Мы просим оплатить…
We ask you to wire us… —Мы просим Вас перевести нам…
Please indicate your post-code and telephone number — Пожалуйста, укажите ваш почтовый индекс и номер телефона
Please take all necessary measures for… — Пожалуйста, предпримите все необходимые меры…
Please do your best to bring this matter to a fast positive end. — Пожалуйста, приложите все Ваши усилия, чтобы обеспечить позитивное решение данного вопроса
Please send is urgently … in accordance with our contract. — Пожалуйста, вышлите нам срочно… в соответствии с нашими контактами…
I wonder if you would do me a favour… — Меня интересует, не могли бы Вы сделать мне одолжение…
It will be appreciated if you will please… — Я буду очень благодарен, если Вы…
I wonder if you could help me to… — Меня интересует, не могли бы Вы мне помочь…
We will appreciate your informing us of your decision concerning… — Мы были бы благодарны, если бы Вы смогли проинформировать нам о Вашем решении по поводу…
We ask you for some additional information… — Мы просим Вас выслать дополнительную информацию о…
We would very much appreciate hearing from you so that we may… — Мы были бы очень признательны узнать, что мы можем…
I would appreciate very much if you send me, according to clause 5 of the agreement… — Я был бы очень признателен, если бы Вы выслали мне в соответствии с 5 пунктом соглашения….
We would kindly request to provide us with… — Мы просим Вас предоставить нам…
Жалобы
Кроме просьбы, письмо может содержать жалобы. Несмотря на то, что вы собираетесь показать свое недовольство или отрицательное отношение к ситуации, в данной части письма также используйте вежливое обращение, стараясь избегать слов с лишним эмоциональным окрасом.
Так, можно написать:
I am writing to express my dissatisfaction with … — Я пишу, чтобы выразить свою неудовлетворенность по поводу…
I am writing to complain about … — Я пишу, чтобы пожаловаться….
Хорошие новости
Если вы желаете выразить признательность или радость по отношению к какому-либо событию, которое уже произошло или произойдет в ближайшее время, используйте следующие фразы:
I take pleasure of… — Я с удовольствием….
I am pleased to send you a copy of… — Я рад выслать вам копию…
I shall be happy to discuss with you… — Я был бы рад обсудить с Вами
We were very pleased to hear that you have decided to undertake… — Мы были очень рады услышать, что вы решили предпринять…
We are pleased to learn from your letter that you have decided to… — Мы рады узнать из Вашего письма, что Вы решили…
We are most pleased that you want to buy… — Мы очень довольны, что вы решили приобрести…
I was delighted to hear the news that… — Я был рад услышать новости о…
It would be truly wonderful to… — Это было бы по-настоящему прекрасно…
We are glad to say that we can reserve for you… — Мы рады сообщить Вам, что можем зарезервировать для Вас…
We appreciate your attitude. — Мы ценим Ваше отношение.
We are pleased to announce that … — Мы рады сообщить, что…
I am delighted to inform you that … — Я рад проинформировать Вас о…
You will be pleased to learn that … — Вам будет приятно узнать, что…
Плохие новости
Если ваше письмо содержит нежелательные для адресата новости, лучше указать их во втором или третьем абзаце. В этом случае также лучше не использовать слова с ненужным эмоциональным окрасом.
Начать данную часть можно со слов:
We regret to inform you that … — Мы вынуждены сообщить Вам, что…
I’m afraid it would not be possible to … — Я боюсь, что это будет невозможным…
Unfortunately, we are unable to … — Ксожалению, мы не можем…
After careful consideration we have decided … — После детального рассмотрения мы решили…
This sets up a chain involving several complications. — Это влечет за собой ряд сложностей.
I am most disturbed that you will not be able to… Я обеспокоен, что Вы не сможете…
We are not happy about the terms you suggested. — Нас не удовлетворяют предложенные Вами условия.
I am disappointed about this fact and hope that you can help me to clear out this very strange situation. — Я обеспокоен этой странной ситуацией и надеюсь, Вы поможете мне ее разъяснить.
This is, I am sure you will agree, not a good way to conduct business. — Я уверен Вы согласитесь, что данная модель ведения бизнеса неприемлема.
I am afraid that we must cancel the agreement as… Я боюсь, мы вынуждены аннулировать соглашение, так как…
Заключительная часть
Заканчивать деловую переписку на английском лучше всего, используя фразы с запросом к действию. Кроме того, старайтесь делать двойной отступ между заключительной частью и концовкой письма.
Примеры фраз:
Please find enclosed (for letters) — К письму прилагается (для писем)
Please find attached (for emails) — Пожалуйста, найдите во вложении. (для электронных писем)
If you require more information, please let us know. — Если Вам необходимо больше информации, пожалуйста, сообщите нам об этом.
Please do not hesitate to contact us if you need any further assistance. — Пожалуйста, не стесняйтесь связаться с нами, если Вам нужна дальнейшая помощь.
I am looking forward to hearing from you soon. — С нетерпением жду Вашего ответа.
We are looking forward to meeting you on 21 January. — С нетерпением ждем встречи с Вами 21 января.
We would appreciate your reply at your earliest convenience. —Мы будем признательны за Вам ответ при первой возможности.
We take this opportunity of thanking you for your assistance. — Мы пользуемся данной возможностью, чтобы поблагодарить Вас за Вашу помощь.
Awaiting your further commands. — Ждем Ваших дальнейших указаний.
With many thanks for your interest in this matter, I remain…— С большой благодарностью к проявленному Вами интересу к данному делу, я остаюсь…
We look forward with interest to our continued cooperative efforts… — Жду с нетерпением наших дальнейших совместных дейтсвий….
I sincerely appreciate your patience and continued interest… — Я искренне признателен за проявленное Вами спокойствие и долгий интерес…
Завершение письма
Завершение письма должно соответствовать вступительной части и общей тональности текста.
Формальный язык
Your sincerely/ Sincerely yours/ Respectfully — Искренне Ваш (используйте данные фразы, если вo вступительной части указывали Dear Sir/Madam или To Whom It May Concern).
Sincerely — С уважением (данная фраза соответствует вступлению Dear с указанием имени адресата).
Менее формальный язык
Kind regards/ Warm regards/ Regards/ Best wishes — С наилучшими пожеланиями (менее формальные фразы, которые также уместны для деловой переписки).
Держа в голове данные фразы для ведения деловой переписки на английском языке, вы без труда сможете составить письмо иностранному коллеге на любую из интересующих вас тем. Узнать больше нюансов о бизнес переписке можно на курсах обучения в Wall Street English.
«Хитрости» финала письма. Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха
«Хитрости» финала письма
Как повысить действенность и активность финала?
Разные варианты использования активных и эмоциональных фраз в финале письма могут производить разный эффект и приводить к разным результатам.
Посмотрите сами:
СОВЕТ
Если для вас актуально удерживать инициативу в переписке с адресатом/ клиентом; если важно «держать руку на пульсе» и способствовать динамичному решению вопросов, тщательно продумывайте активную часть финала письма!
Финал вашего письма должен заканчиваться понятной для адресата/ клиента формулировкой о следующих шагах.
Не заставляйте клиента самостоятельно догадываться о том, что же он должен сделать при получении вашего письма. Обязательно сообщайте о том, каких действий вы от него ожидаете и когда эти действия ему необходимо предпринять.
Действенная часть финала обязательно должна содержать информацию, отвечающую на следующие вопросы:
«Каков следующий шаг?» и «Когда его надо предпринять?»
В зависимости от ситуации необходимо регулировать степень категоричности финала.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!
Выдерживайте целесообразную пропорцию между действенной и имиджевой частями финала.
Помните: имиджевая составляющая финала хорошо работает на создание позитивного эмоционального настроя при общении, но может существенно понижать действенность письма, «размывать» цель и провоцировать адресата на «медленный» ответ.
Делайте финал более активным, удерживайте инициативу!
Специфические ситуации
Часто бывает так, что нам очень важно знать ответ адресата (его «да» или «нет»). При этом щекотливость ситуации заключается в том, что мы не вправе указывать и настаивать на ответе и его сроках. Такое указание может выглядеть некорректно, преждевременно, невежливо, а порой и откровенно навязчиво.
Например, мой адресат интересуется в письме возможностью провести тренинг деловой переписки для его подчиненных. В ответном письме я подробно описываю вариант проведения такого тренинга, и в результате мне важно не потерять нить диалога с адресатом и узнать о его решении. И сделать это важно максимально корректно. Как?
В таких ситуациях хорошо работает прием, который я назвала «Указание на последующее действие».
Суть приема: указать адресату/клиенту на событие/действие, которое произойдет сразу после того, как вы получите его ответ.
Например: «Иван Иванович, сообщите мне, пожалуйста, насколько Вам интересно мое предложение, – и мы сразу можем согласовать даты и детали тренинга».
Варианты финалов с указанием на последующее действие:
«Напишите о Вашем решении – и мы сразу приступим к оформлению документов».
«Как только мы получим от Вас ответ – мы будем готовы выслать скорректированный график произведения оплат».
«Напишите, какой из высланных вариантов Вам больше подходит – ия сразу вышлю конкретную детальную информацию по порядку оформления».
«Жду от Вас сканы документов – и сразу отдаю заказ на оплату».
«Сообщите о выбранном варианте – и мы будем готовы выслать Вам наше коммерческое предложение».
«Напишите, какой вариант Вам больше подходит – и я сразу смогу подробно рассказать о процедуре оформления этой карты».
Такой прием позволяет сохранить действенность и активность, в то же время письмо звучит достаточно корректно, так как по сути мы ничего не навязываем, но при этом предельно конкретно обозначаем перспективу предстоящих действий.
Работая с активной частью финала, не следует забывать об эмоциональной части, так как позитивные эмоции – далеко не последняя вещь в деловом общении.
Индийская мудрость гласит: «Ничто так не ободряет человека, как доброе слово». А крылатая фраза кинофильма вторит ей: «Доброе слово и кошке приятно». Так почему бы не закончить добрым словом письмо к нашему уважаемому адресату?
Имиджевая/эмоциональная часть финала
Финал делового письма (и письмо в целом) выглядит более достойно и профессионально, если наряду с изложением своей позиции мы демонстрируем внимание к интересам и личности нашего адресата/клиента.
ГОТОВЫЕ КЛИШЕ (ИСПОЛЬЗУЙТЕ, ЧТОБЫ ПИСАТЬ БЫСТРЕЕ)
Варианты имиджевых/эмоциональных фраз в финале письма:
• Будем рады сотрудничеству!
• Будем рады сотрудничеству с Вами!
• С готовностью отвечу на Ваши вопросы.
• Если у Вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь. Мы обязательно на них ответим!
• Если у Вас появились вопросы – напишите или позвоните. Мы непременно Вам ответим!
• С надеждой на плодотворное сотрудничество…
• Всегда готовы помочь и ответить на Ваши вопросы.
• С искренним уважением…
• С уважением…
• С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество…
• Искренне надеюсь, что наше сотрудничество будет позитивным и продуктивным.
• Будем рады видеть Вас в числе наших счастливых клиентов!
• Хорошего настроения и удачного дня!
• Спасибо за сотрудничество!
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!
Работая с имиджевой частью финала, важно понимать, что финальная фраза должна быть созвучна содержанию письма. Часто бывает, что финальная имиджевая фраза вводится нами в блок подписи – и, увы, не всегда соответствует смысловому контексту самого письма. Она превращается в мертвый шаблон, который не выполняет своего исходного назначения или (что хуже) начинает противоречить содержанию письма.
Подтверждение этому – в письме ниже.
From: Иванова Валентина
Sent: Thursday, August 26, 2010 7:13 PM
To: Николай Петрович
Subject: Вакансия главного бухгалтера
Добрый вечер, Николай Петрович!
Пишу Вам в связи с ситуацией, сложившейся с подбором кандидатов на позицию главного бухгалтера в подведомственной Вам службе. Позиция открыта уже более двух месяцев. Позиция достаточно непростая.
В конце июля состоялась встреча с Екатериной Козловой – реальным и достойным кандидатом на закрытие вакансии. Она выполнила все практические задания, мы передали их к Вам в службу. Результаты выполнения заданий до сих пор не проанализированы. В начале прошлой недели мы передали Вам еще 2 анкеты кандидатов на позицию бухгалтера и ответы этих кандидатов на вопросы. Ситуация прежняя – ответа нет. Николай Петрович, я уверена, что продолжать работу в таком ключе нет никакого смысла.
Сообщаю Вам о том, что с сегодняшнего дня вакансия главного бухгалтера нами переводится в разряд несрочных. Это означает, что при наличии достаточно большого количества актуальных вакансий в отделе персонала работа по поиску кандидатов на позицию главного бухгалтера будет нами вестись по остаточному принципу.
Хорошего настроения и удачного дня!
Валентина Иванова
Руководитель службы персонала
СОВЕТ
Обязательно соотносите звучание финальной эмоциональной фразы с основным содержанием письма. Для ускорения работы держите под рукой список фраз-клише.
Универсальным вариантом имиджевой фразы является фраза: «С уважением…»
Только ее можно поместить в автоматический блок подписи. Все остальные имиджевые фразы нуждаются в дополнительном внимании и согласовании с содержанием письма.
Внимание! В финале письма избегайте ошибок в употреблении следующих фраз:
• «Благодарим Вас за понимание» / «Спасибо за понимание»
• «Спасибо за внимание»
• «Всего доброго!»
• «Всего наилучшего!
• «Удачи!»
Рассмотрим подробнее.
Фраза в финале: «Благодарим Вас за понимание!»/«Спасибо за понимание»
Эта фраза имеет смысловой оттенок извинения. Поэтому используйте ее только в тех случаях, когда вам необходимо извиниться перед адресатом.

Посмотрите варианты писем ниже. Обратите внимание, как меняет смысл письма финальная фраза.
Не используйте эту фразу в ситуации, когда вы хотите выразить благодарность за общую работу. В этом случае более органично звучат фразы:
• «Спасибо за сотрудничество!»
• «Спасибо за плодотворное сотрудничество!».
Также не используйте эту фразу, чтобы поблагодарить адресата за внимание к вашей информации и для выражения надежды, что ему все понятно. Для этих случаев уместны другие варианты:
• «Я постаралась предельно точно изложить суть ситуации. Если при этом какие-то моменты остались для вас непонятными, пожалуйста, сообщите, и я поясню подробнее»;
• «Если в высланной информации есть непонятные моменты, пожалуйста, сообщите. Я дам необходимые комментарии»;
• «Я постаралась максимально подробно пояснить суть вопроса. Тем не менее если у вас есть еще какие-то вопросы, напишите, и я с удовольствием на них отвечу».
Фраза в финале: «Спасибо за внимание»
При использовании этой фразы важно понимать следующее. Она уместна только в деловой ситуации, когда вы выражаете благодарность за внимание, которое вам уделили в ответ на вашу просьбу/вопрос. Более корректным по звучанию и смыслу в такой ситуации будет вариант: «Спасибо за внимание, которое вы мне уделили».
Фраза «Спасибо за внимание!» абсолютно неуместна в ситуации, когда вы являетесь инициатором делового письма.
Почему? Дело в ее смысловом подтексте. Фразу «Спасибо за внимание» мы обычно используем, чтобы поблагодарить за внимание, которого можно было бы и не уделять. (Типичный пример такой ситуации в бытовой жизни: информация по TV о прогнозе погоды.)
Заканчивая свое информационное послание этой фразой, мы транслируем два смысловых значения:
1. «Я благодарен вам за время, которое вы мне уделили, так как вы имели полное право меня не слушать»;
2. «До свидания» («Всем спасибо. Все свободны»).
Оба этих смысловых значения неорганичны для делового письма.
Во-первых, нецелесообразно прощаться с клиентом столь категорично, не оставляя повода и надежды на возобновление диалога.
Во-вторых, странно и нецелесообразно писать письма, в актуальности которых вы не уверены. Даже если вы пишете такое письмо, заканчивать его нужно указанием на полезность и применимость вашей информации.
Резюме: фраза «Спасибо за внимание» неорганична финалу делового письма.
Вместо нее лучше использовать фразы:
• «Искренне надеюсь, что наша информация поможет вам…»
• «Уверены, что эта информация будет полезной при…»
• «Искренне надеюсь, что информация, которую я Вам сообщила, пригодится вам/поможет вам…»
Фразы в финале: «Всего доброго!»/«Всего наилучшего!»
Обе фразы – это варианты вежливого, но окончательного прощания. Они уместны в ситуациях, когда мы заинтересованы в прекращении диалога.
Если же мы хотим выразить клиенту/адресату наши пожелания добра или искреннего участия, то фразы «Всего доброго!» и «Всего наилучшего!» лучше заменить на:
• «Удачного дня!»
• «Хорошего настроения и удачного дня!»
• «С самыми наилучшими пожеланиями…»
• «С искренними пожеланиями…»
Фраза в финале: «Удачи!»
Эта короткая фраза в финале письма несет два смысловых оттенка.
1. Пожелание удачного стечения будущих обстоятельств.
2. Указание на то, что к этим обстоятельствам отправляющий адресат не будет иметь отношения («это будет происходить без меня, без моего участия»).
Решите сами, насколько приемлемы эти смысловые контексты в вашей переписке с клиентами/партнерами.
Итак, мы прояснили вопрос с главным инструментом ясного письма – его структурой. Основа ясности – четко прописанные три точки внимания, включая «хитрости» финала письма.
Это «смысловой треугольник», своего рода «смысловая рамка» письма.
Теперь в эту «рамку» нам нужно поместить основное содержание письма. Поместить таким образом, чтобы обеспечить нашему адресату предельную понятность, быстроту и комфорт чтения и восприятия. В этом помогают инструменты ясности. Напомним их.
1. Четкая структура письма (в том числе три точки внимания) – это мы уже освоили.
А со следующим нам предстоит разобраться.
2. Объем письма, комфортный для восприятия.
3. Подача информации в логике, предельно понятной адресату (принцип 5 х 5).
4. Графические средства систематизации и выразительности текста: абзацы, заголовки, нумерация.
5. Характер предложения (объем и структура).
Пойдем по порядку.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Деловая переписка на английском языке: фразы и советы
Рассмотрим общие принципы составления электронного письма.
В деловой переписке нет места фигурам речи, сложным конструкциям и составным временам. Основная задача письма — без потерь донести ваше сообщение. Поэтому всё, что может затруднить понимание, должно быть удалено.
Нет
You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him. → Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нём ещё был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.
Да
John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. → Джон Джонсон сейчас работает над новой партнёрской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.
Откажитесь от жаргонизмов даже если вы общаетесь с коллегами, которые разбираются в вопросе. Вашу переписку могут переслать людям, которые не знакомы с темой.
В русском языке всё просто: Иванова, — женщина, Иванов — мужчина. В английском языке всё не так однозначно. К примеру, Jody Jonson, это мужчина или женщина? Фамилия нам ни о чём не скажет. Более того, имя Jody носят и мужчины, и женщины:
Если вы не уверены, кто ваш собеседник, уточните у коллег, найдите его аккаунт в социальных сетях. Назвав Mr Johnson Mrs Johnson, вы поставите себя в неудобное положение.
Строго формальный стиль не обязателен, но важно звучать профессионально.
Большое количество предлогов затрудняет понимание и создает эффект «воды» в тексте. К примеру, вместо The meeting on December 1 about the marketing strategy → «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишите The December 1 Marketing strategy meeting → «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».
Вместо фразовых глаголов come up with — придумать, и find out — выяснить, используйте их беспредложные синонимы generate и determine.
Передать эмоции через электронное письмо сложно. Восклицание в тексте воспринимается как повышение тона.
Если в сообщении много восклицательных знаков, они обесцениваются. Собеседник перестанет их воспринимать как призыв обратить внимание.
По словам Гая Кавасаки, если сообщение состоит менее чем из 5 предложений, оно звучит грубо, если более — это потеря времени.
Этот принцип особенно актуален для тех, кто работает с почтой с телефона или планшета: нужно быстро прочитать письмо, понять и ответить, размер экрана вносит ограничения. Чем короче текст в сообщении, тем быстрее его прочитают.
Нет: The information was sentme by Peter → Информация была отправлена мне Петром.
Да: Peter sent me this information → Петр отправил мне эту информацию.
Если вы интересуетесь мнением коллеги по вопросу и предлагаете ему выбор из альтернатив, перечислите их в виде нумерованного списка. Иначе вы рискуете получить в ответ односложное Yes. Собеседник хочет быстро ответить на сообщение. Ему удобнее сказать да, нет или указать цифру понравившегося варианта. В других ситуациях списки структурируют текст и помогают пониманию.
Если вам нужна обратная связь к определённой дате, укажите её в письме. Это дисциплинирует собеседника, и он не будет затягивать с ответом.
Слова и фразы для деловой переписки
Тело письма. Способы вежливого обращения

В первой строке адреса пишется имя и фамилия получателя, если они вам известны. Перед инициалами получателя обычно ставится форма вежливого обращения. После него могут писаться имя и фамилия корреспондента или его инициалы и фамилия, но, ни в коем случае, не одна фамилия.
Например:
Mr. J.R. Tolkien,
Mr. John Tolkien, но не Mr. Tolkien
Другие формы вежливого обращения:
Mrs. — должностное лицо — замужняя женщина,
Miss — должностное лицо — незамужняя женщина,
Ms. — должностное лицо — женщина, чье семейное положение вам не известно,
Messrs (сокр. от messieurs «господа») — используется при адресации к двум или более мужчинам.
Существует множество других форм вежливого обращения. Это ученые и медицинские степени, воинские звания, аристократические титулы.
Если имя получателя неизвестно, то просто указывается его должность или отдел.
В деловой корреспонденции приняты следующие сокращения названий стран:
UA -Украина
RU — Россия
US — США
GB — Великобритания
CA — Канада
FR — Франция
IT — Италия
JP — Япония
G — Германия
DM — Дания

Вступительное обращение (приветствие) должно быть полностью согласовано с наименованием получателя в пункте «адрес».
Письмо адресуется одному человеку (мужчине) — Dear Sir «Уважаемый господин».
Вы адресуете письмо фирме в целом или нескольким лицам, то используйте обращение Dear Sirs «Уважаемые господа» или Gentlemen.
Обратите внимание, что в американских письмах после обращения ставится двоеточие, а в английских — запятая. Если ваше письмо адресовано женщине, то обращайтесь к ней как Dear Madam, а не Dear Miss, так как это будет звучать некультурно. Обращение к женщинам звучит как Mesdames.
Если пол адресата вам неизвестен, то пишите Dear Sir or Madam.
Если вы пишете человеку, с которым вы знакомы, то можете поставить в обращение его фамилию: Dear Mr. Smith.
При длительном общении (переписке) можно «перейти на ТЫ» — Dear Michael. Можно сделать свое обращение еще более теплым и душевным:
My dear Mr. Smith
My dear Michael
Для того, чтобы читатель письма сразу понял, о чем пойдет речь, после вступительного обращения обычно дается краткое указание на общее содержание письма. Чаще всего перед этим указанием употребляются следующие сокращения:
«Re» — сокращение от латинского выражения «in re» — «по делу»;
«Subject» — тема;
«Conc» — сокращение от английского «concerning» — касательно.
Например:
Conc: your request for the documents of January 21, 1997
Subject: labour contract
Первый абзац основного текста начинается с предложения, в котором вы подтверждаете получение письма от вашего корреспондента, или со ссылки на поступившее письмо.
Обычно объем делового письма не превышает одну страницу. Но, если объем письма больше одной страницы и его продолжение напечатано на обратной стороне листа, то в конце первой страницы пишется p.t.o., что означает Please Turn Over (Смотрите на обороте).

Тело письма. Заключительная форма вежливости. Подпись. Постскриптум

Выбор заключительной формы вежливости зависит от вступительного обращения:
Dear Sirs Yours faithfully/ Faithfully yours
Dear Sir We are yours faithfully
Dear Sir/Madame We remain yours faithfully
Dear Mr. Yours sincerely
Dear Mrs. Sincerely yours
Dear Madam Yours very sincerely
Dear Gentlemen Yours truly
Gentlemen Very truly yours
После заключительной формы вежливости ставится подпись. Иногда подпись ставится от имени кого-либо. Это может выглядеть так:
Yours faithfully,
………. (signature)
M. Jay Fox For the Manager
Иногда, вместо For может быть использовано сокращение Per. pro или p.p., от латинских слов per procuratio, что означает «по доверенности, от имени кого-либо»:
Sincerely yours,
John Taylor (Mr)
p.p. B. Hanson
HR Manager
Если вы отсылаете копии письма и другим адресатам, тогда в конце письма сделайте соответствующую отметку в виде следующей аббревиатуры: «c.c.» — carbon copies (точные копии) или Copy to…
Иногда вы не хотите, чтобы получатель вашего письма знал, что вы еще кому-то отослали копии. В этом случае внизу писем-копий вы указываете «b.c.c.» — blind carbon copies. (скрытые копии).
Если к письму имеется приложение (каталог, контракт, счет и т.д.), то внизу, после подписи делается указание об этом: «Enc:», «Encl:» — это сокращение от Enclosure (приложение, вложение).
Например:
Enc.: Letter of guarantee (2 pages)
Encl.: Insurance certificate (1 copy)
В конце письма, после подписи возможен дополнительный текст, Post Scriptum (P.S.). Такая приписка делается не для стильности и украшательства. P.S. присутствует во многих деловых письмах. Как правило, в P.S. написано что-то важное: подтверждение предложения, описанного выше, или просьба выслать что-то незамедлительно и т.д.
P.S. состоит из одного (!) предложения.
Информация на конверте
О порядке и способе доставки письма, а также об особенностях корреспонденции обычно указывается на конверте:
AIR MAIL — авиапочта
By hand — нарочным
Confidential — конфиденциально
Express — экспресс
Please forward — направить дальше
Private — частное
Registered — заказное
Strictly Confidential — строго конфиденциально
To be called for — до востребования
Urgent — срочное

Общие слова и фразы для деловой переписки

Первый абзац письма
Thank you for your letter of (date), asking if… Спасибо за письмо от (дата), в котором вы спрашиваете …
We have received your letter of (date), enclosing… Мы получили Ваше письмо от (дата), к которому вы прилагаете…
We are writing to enquire about… Мы Вам пишем, чтобы узнать о…
We are interested in… Мы заинтересованы в…
We would like to know… Мы бы хотели знать…
In reply to your letter of (date)… В ответ на Ваше письмо от (дата)…
We would like to inform you… Мы бы хотели Вас проинформировать…
We are sorry to have to remind you… Простите за то, что напоминаем Вам…
We regret to inform you that… Сожалеем о том, что должны Вам сообщить, что…
We refer to your order №123… Ссылаясь на Ваш заказ №123…
With reference to your letter… Ссылаясь на Ваше письмо…
With reference to your advertisement in… Ссылаясь на Вашу рекламу в…
We refer to our telephone conversation regarding… Мы ссылаемся на наш телефонный разговор касательно…
Replying to your letter of … we are pleased to inform you that… Отвечая на Ваше письмо от…мы рады сообщить Вам, что…
In reply (response) to your letter of… we are pleased to inform you that… В ответ на Ваше письмо от…мы рады сообщить Вам, что…
In accordance with your request we… В соответствии с Вашим запросом мы…
We confirm our fax message received this morning… Мы подтверждаем получение Вашего факса сегодня утром…
Confirming…we are pleased now to… Подтверждая…, мы рады…
Второй и другие абзацы письма
May we remind you that…
We wish to notify you that…
a) извинения
We apologise for… Мы извиняемся за…
Please accept our apologies/apology for… Пожалуйста, примите наши извинения за…
Please accept our apology and our assurance that we will be more careful in the future. Пожалуйста, примите наши извинения и заверения в том, что в будущем мы будем более осмотрительны.
Apologising for… we… Извиняясь за…, мы…
We very much regret to say that… С большим сожалением мы сообщаем, что…
We are sorry for a delay… Мы сожалеем о задержке…
We were sorry to receive your complaint… С сожалением мы получили Вашу жалобу…
We hope you will understand that we were not responsible for… Мы надеемся, что Вы понимаете, что мы не несем ответственности за…
We assure you that we do all we can to… Заверяем вас, что мы делаем все возможное, чтобы…
b) выражение просьбы
Wouldwill you please, be so kind to… Не будете ли Вы так любезны…
We would be pleased if you would… Мы были бы рады если бы Вы…
We shouldshall be obliged (grateful) if you wouldcould… Мы будем благодарны Вам, если Вы…
It will be appreciated if you can… Мы высоко оценим, если Вы…
It would be appreciated if you wouldcould… Мы были бы очень благодарны, если бы Вы смогли…
We would (very much) appreciate your advice… Мы будем Вам (очень) благодарны за совет…
In view of the urgency we ask you to… В виду необходимости мы просим Вас…
We trust you will… Мы рассчитываем, что Вы…
с) упоминание о приложении к письму
We are enclosing we enclose… Мы прилагаем…
I enclose my curriculum vitae… Я прилагаю свое резюме…
We attach to this letter… Мы прилагаем к этому письму…
Please find enclosed… Пожалуйста, ознакомьте с приложенным…
Заключительный абзац
I look forward to receiving your reply. С нетерпением жду Вашего ответа.
Looking forward to hearing from you. С нетерпением жду от Вас письма.
I hope this information will help you. Надеюсь, эта информация поможет Вам.
Please, do not hesitate to contact me if you need further information. Если Вам нужна дальнейшая информация, пожалуйста, пишите нам без колебаний.
Please, feel free if you have any further questions. Если у Вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь их задавать.
If there is any advice or further information you want we shall be happy to supply it. Если Вы хотите получить какую-нибудь дополнительную информацию или совет, мы будем счастливы их Вам предоставить.
We would appreciate a prompt reply. Будем признательны за Ваш незамедлительный ответ.
а) выражение благодарности
Thank you again for your help. We will be ready to serve you in every way possible Еще раз спасибо за Вашу помощь. Будем рады помочь Вам всем, чем сможем
Thank you for your assistance Спасибо за Вашу помощь
Many thanks for your earliest attention Большое спасибо за Ваше внимание
We assure you of our best attention at all times Заверяем Вас в нашей преданност
Best regards С наилучшими пожеланиями
12345
Проголосовало 1 чел.
Самые полезные фразы для деловой переписки на английском
Рано или поздно тебе придется написать хотя бы одно деловое письмо. Предлагаем подготовиться в этому заранее и взять на заметку пару полезных фраз для деловой переписки на английском языке.
Читай нашу статью о правилах деловой переписки на английском, чтобы быть в теме.
Фразы для начала мысли
Начать деловое письмо (если не считать приветствие) можно с вводной фразы. Это может быть стандартное «Let me inform you» \ «This is to inform you that » (Настоящим сообщаю вам, что…) или, например, «It gives me a great pleasure to introduce» (Я с большим удовольствием представляю).
В зависимости от содержания письма, для начала мысли можно использовать такие фразы:
We have no doubt of (that) – У нас нет сомнений в (том что)

As you may know – Как вы, наверно, знаете

Despite the fact that – несмотря на тот факт что

As a result of – как результат

In accordance with – в соответствии с

In view of the above said – ввиду вышесказанного

Привлечение внимания
Если ты хочешь сделать акцент на какой-либо информации, используй выражение «Pay special attention to…«или «Please, take a note of» ( Пожалуйста, обратите внимание на…).
Чтобы привлечь внимание к теме, используй фразу «to draw your attention to…«
– I would like to draw your attention to the fact that your coworker refused to talk to me!
– Хотел бы привлечь ваше внимание к тому факту, что ваш сотрудник отказался со мной общаться!
Также тебе могут помочь такие фразы:
It is to be noted – Необходимо заметить, необходимо иметь в виду

to take into consideration – принимать во внимание

to take into account – принимать во внимание

the matter of great importance – дело большой важности

as soon as possible – как можно скорее

at your convenience – как вам удобно

Сожаления и отказы
Не самая приятная часть делового письма, но все же – отказывать и сожалеть (скорее всего – об отказе) тоже нужно правильно. Самый простой вариант сказать «I sincerely regret that…» или «To my great regret I must inform you that…»
– We sincerely regret that your company lost the tender.
– Нам очень жаль, что ваша компания проиграла тендер.
Ну а вежливые сожаление в деловой переписке выглядят так:
Please, accept my apologies for – Пожалуйста, примите мои извинения за

I must apologize that – Должен извиниться за то что

Unfortunately – К сожалению

Если в письме есть вложение с дополнительной информацией, сообщи об этом фразой «I am attaching some information about…» (Прилагаю некоторую информацию о…).
Важно! Никогда не начинай деловое письмо с сожаления или отказа! После такого ваши письма (или письма компании) могут надолго уйти в спам.
И еще пара важных фраз:
I will keep you informed – Я буду держать вас в курсе

I will be in touch as soon as – Я свяжусь с вами как только

We confirm that – мы подтверждаем, что

Ну что, надеемся эти фразы помогут тебе вести эффективную и корректную деловую переписку!
фраз для написания деловых писем — Speakspeak
С уважением или Искренне Ваш; Уважаемый господин или уважаемый господин
На этой странице мы рассмотрим важные фразы для написания писем и электронных писем, например, когда использовать С уважением, и С уважением, , Уважаемый господин , Уважаемая госпожа и т. Д.
Вы знаете, как важно хорошо говорить по-английски в международной рабочей среде.Если вы работаете в компании, ведущей бизнес за рубежом, вы, вероятно, тоже много читаете и пишете по-английски. Письмо, как и разговор, — это общение. При написании писем и электронных писем нам необходимы навыки, чтобы уметь хорошо выражать себя и с правильным уровнем формальности.
У вас есть этот навык? Задайте себе следующие вопросы:
Вы пишете профессионально?
Какое изображение вы показываете людям, которые читают ваши письма и электронные письма?
Короче говоря, вы хотите создать профессиональный имидж, когда пишете своим клиентам и деловым партнерам.Для начала мы подготовили несколько списков стандартных фраз:
10 хороших начальных линий
Нам нужна вводная строка в деловом письме или служебном письме:
, чтобы сделать ссылку на предыдущую переписку; сообщить, как мы нашли имя / адрес получателя; чтобы сказать, почему мы пишем получателю.
Ссылаясь на Ваше письмо от 8 июня, я….
Я пишу, чтобы узнать о….
Увидев вашу рекламу в…, хотелось бы….
Получив ваш адрес от…, я….
Я получил ваш адрес от… и хотел бы….
Мы / я недавно писали вам о….
Благодарю за письмо от 8 мая.
Спасибо за ваше письмо по поводу….
Спасибо за ваше письмо / электронную почту о….
В ответ на Ваше письмо от 8 мая….
10 хороших закрывающих строк
Нам нужна заключительная строка в деловом письме или электронном письме:
, чтобы сделать ссылку на будущее событие; повторить извинения; предложить помощь
Если вам потребуется дополнительная информация, свяжитесь со мной.
Жду вашего ответа.
Я с нетерпением жду вашего ответа.
Жду встречи с вами.
Сообщите, если необходимо.
Надеемся на успешные рабочие отношения в будущем.
Если вам понадобится дополнительная информация, не стесняйтесь обращаться ко мне.
Еще раз приносим свои извинения за неудобства.
Мы надеемся, что сможем и дальше полагаться на ваши уважаемые традиции.
Буду признателен за ваше немедленное внимание к этому вопросу.
«С уважением» или «С уважением» в деловом письме?
Если имя получателя вам неизвестно:
Уважаемый господин… С уважением
Уважаемая госпожа… С уважением
Уважаемый господин или госпожа… С уважением
Если вы знаете имя получателя:
Уважаемый мистер Хансон… С уважением
Уважаемая миссис Хэнсон… С уважением
Уважаемая мисс Хэнсон… С уважением
Уважаемая госпожа Хансон… С уважением
При обращении к хорошему другу или коллеге:
Уважаемый Джек… С наилучшими пожеланиями / С уважением
Обращение к целым отделам:
Уважаемые господа… С уважением
Была ли эта страница полезной? Получите больше.. .
Наша 18-страничная электронная книга «Язык деловой переписки» содержит все необходимые языки для написания профессиональных деловых писем.
Speakspeak.com — это бесплатный сайт. Мы ежедневно общаемся с тысячами учителей, учащихся и других пользователей и рассчитываем на поддержку посетителей, чтобы сайт продолжал работать. Поддержите нас, загрузив эту электронную книгу всего за 5,99 доллара США *. Спасибо.
Получите электронную книгу всего за 5,99 доллара США.
Посмотреть бесплатный образец версии
* Может применяться НДС
английских фраз для деловых писем и электронной почты — Espresso English

Курс делового английского
Вам сложно найти правильную фразу для использования в деловых письмах и электронных письмах? На сегодняшнем уроке вы выучите 30 фраз для деловой переписки.
Чтобы представить тему письма или электронного письма, вы можете сказать:
Обращаюсь к… [тема]
Я пишу, чтобы узнать о… [тема, по которой вы запрашиваете информацию]
Если это письмо или электронное письмо является ответом на предыдущую корреспонденцию, вы можете указать его:
Спасибо за ваше письмо / электронную почту.
По поводу вашего сообщения / запроса…
Со ссылкой на наш разговор / встречу на прошлой неделе / месяц…
Если вам потребовалось необычно много времени, чтобы ответить на предыдущую корреспонденцию, вы можете использовать одну из этих фраз:
Прошу прощения за задержку с ответом. (более формальный)
Извините, что так долго не ответил. (более неформально)
Может быть, в вашем письме или электронном письме содержатся хорошие или плохие новости. Вот несколько фраз для ознакомления с новостью:
Рад сообщить вам, что… [хорошие новости]
Мы рады сообщить вам, что… [хорошие новости]
Вам будет приятно узнать, что… [хорошие новости]
С сожалением сообщаю вам, что… [плохие новости]
Боюсь, что… [плохие новости]
К сожалению… [плохие новости]
Иногда нужно обратить особое внимание на определенный момент.Вы можете сделать это с помощью этих фраз:
Обратите внимание, что…
Обращаю ваше внимание на…
Подчеркну, что…
Если вы хотите спросить мнение или совет другого человека, вы можете сказать:
Как вы думаете, что с этим делать?
Я хотел бы услышать ваши мысли.
Как вы думаете, что лучше всего продолжить?
Что бы вы посоветовали?
Если вы включаете дополнительную информацию в свое письмо или электронную почту, вы можете сообщить получателю:
Запрошенная информация прилагается / прилагается.
Пожалуйста, обратите внимание на…
(используйте «вложено» для писем и «прикреплено» для электронных писем)
Чтобы выразить, что вам нужен быстрый ответ, используйте следующие фразы:
Буду признателен, если вы ответите при первой же возможности.
Это срочное дело.
Пожалуйста, дайте мне знать как можно скорее.
В конце письма или электронного письма вы можете сослаться на будущий контакт:
Я с нетерпением жду вашего ответа.
Не стесняйтесь обращаться к нам снова, если вам понадобится дополнительная информация.
Дайте мне знать, если я могу вам чем-то еще помочь.
Если у Вас возникнут вопросы, свяжитесь со мной.
Для делового письма / электронной почты существует множество возможных вариантов закрытия, но наиболее распространенными являются следующие:
С уважением,
С уважением, / С уважением,
Словарь и фразы, полезные для написания деловых писем
Деловое письмо, будь то письма или электронные письма, стало для большинства людей почти повседневной практикой.На этом листе представлен подробный список основной лексики и фраз, которые часто используются при написании деловых писем или деловых писем на английском языке. Это может стать ценной отправной точкой для студентов, которым необходимо ежедневно использовать английский язык для письменного делового общения. Если вы учитель, вам может пригодиться эта специфическая английская терминология и буквенный жаргон.
Часто эти выражения используются в очень специфических отраслях торговли, и, таким образом, основные словарные листы имеют большое значение, помогая как преподавателям, так и студентам информировать их формальные письменные выражения.
Открытие / Приветствие / Ответ
Господа
любезному вниманию
цель этого письма
сообщаем, что
в ответ на Ваше письмо
следуя вашим инструкциям
Окончание / Бесплатное закрытие
всегда к вашим услугам
жду ответа
С уважением
С уважением
с нетерпением жду / с нетерпением жду скорейшего ответа
ждем Вашего ответа
с нетерпением жду вашего ответа
остаемся
заранее благодарим
мы были бы признательны, если бы вы ответили на
Будем признательны за ответ
С уважением / Искренне (GB)
запросов
по вашему запросу
по запросу
позвольте нам
пришлите нам
пришлите нам свои инструкции
Не могли бы вы дать нам
Не могли бы вы сообщить нам
вы заказали
вы запросили
вы нам прислали
Время
как можно скорее
в удобное время
при первой возможности
до согласованной даты
в свое время — в свое время
по прибытии товара
в наличии
при получении заказа
в короткие сроки
по письменному запросу
краткосрочная
опоздать
сообщить своевременно
с уведомлением за две недели
без задержки
до конца месяца
Отправить / получить / адрес / уведомить
внутренний адрес
внешний адрес
адрес отправителя
, чтобы уведомить заранее о
, чтобы заранее сообщить об этом
до пункта назначения
отправить под отдельной обложкой
подтверждаем получение
получили
мы отправили вам
без уведомления
Письмо
открытие письма — начало письма
Заголовок
— заголовок
тело письма
корпус — приложение
Циркулярное письмо
Претензия
— жалоба
сопроводительное письмо
из поступления заказа
далее к нашему письму — вслед за нашим письмом
для возврата письма отправителю
письмо осталось без ответа
Стоимость / оплата
по оплате
по счету
за ваш счет
за полцены
при частичной оплате
по предоплате
с предоплатой
цены растут
Задолженность по платежам
до суммы
Товары / позиции
товаров, перечисленных ниже
следующие позиции
товаров в наличии на нашем складе
товар не похож на образец
товар продан
товар прибыл в хорошем состоянии
Сделать товар доступным
надеемся на получение товара в ближайшее время
извинения
еще раз извиняемся за
приносим свои извинения за
приносим свои извинения за задержку
приносим свои извинения за ошибку
извините за
с сожалением сообщаем вам
мы должны извиниться за
В отношении чего-то или кого-то
(действовать) от имени
насколько мне известно
согласно условиям
следующим образом
по недосмотру
настоящим
согласно — соответственно
при отсутствии
при условии — при условии, что
для обозначения
соответствует
соответствовать качеству — соответствовать качеству
принять к сведению
дело в ссылке
со ссылкой на
с комплиментами
, в пределах которых
Встречи / переговоры
собрание отменено
записаться на прием
прекратить переговоры
Удовлетворение потребностей
при необходимости
для удовлетворения спроса
в соответствии с требованиями заказчика
Внимание
наше самое лучшее внимание
уделить делу максимум внимания
Соглашение
по согласованию
согласиться с
Удовольствие
иметь удовольствие
быть в восторге
Продать / Заказать
продать по лучшему
будет переполнен заказами
заказ требует подтверждения
Решения
принять решение
договориться — договориться
Образцы
аналогично образцу — до образца
соответствуют образцу
представить образец
Другие полезные выражения
, чтобы иметь возможность
для авторизации на
будет характеризоваться
быть уверенным в
интересоваться
быть готовым — быть готовым к
будет отвечать за
в затруднении
справится с конкуренцией
иметь мощность до
в хорошем состоянии
в нашу пользу
к нашей взаимной выгоде
наше предложение еще открыто
(с особой тщательностью)
без обязательств — без обязательств
22 Примеры закрытия деловых писем
Письма — важный способ общения в деловом мире.Независимо от того, отправляете ли вы письмо по почте или по электронной почте, хорошо написанная и хорошо отформатированная заметка может помочь вам наладить и поддерживать позитивные деловые отношения. То, как вы заканчиваете деловое письмо, дает вам возможность оставить хорошее впечатление у получателя. В этой статье мы рассмотрим, как профессионально завершить письмо правильными заключительными предложениями и заключительными фразами.
Описание изображения
Формат делового письма
1. Дата
2. Имя и адрес
3. Приветствие
4. Вступительный абзац
5.Заключительный параграф
6. Бесплатное закрытие и подпись
Связанный: Формат и пример делового письма
Что такое закрытие делового письма?
Закрытие письма — это слово или фраза, используемые перед подписью для обозначения прощания. Эта фраза свидетельствует об уважении и признательности к получателю.
Когда вы будете готовы закончить свое письмо, вы должны выбрать подходящее, уважительное и профессиональное завершение, чтобы привлечь внимание читателя к содержанию вашего письма.Вы также можете использовать закрытие, чтобы связать окончание с содержанием письма.
Связано: 7 эффективных способов начать сопроводительное письмо (с примерами)
Как закончить деловое письмо
При выборе способа завершения делового письма следует учитывать несколько моментов. Последние слова письма могут произвести сильное впечатление на получателя, поэтому вам следует выбрать окончание, которое усиливает цель письма и подчеркивает ваши профессиональные отношения.Используйте эти пять шагов, чтобы придумать финал, который оставит у читателя положительное впечатление:
Используйте целенаправленное последнее предложение.
Учитывайте контекст.
Рассмотрите свои отношения.
Закончите своей подписью.
1. Используйте целенаправленное последнее предложение
После основной части письма, но перед закрытием, вы можете включить короткий заключительный абзац, состоящий всего из одного или двух предложений. Вы можете использовать это последнее предложение для различных целей, в том числе для следующего:
Уточнить или переформулировать цель письма.
Обобщите ключевой момент.
Запросить действие.
Предлагаю приглашение.
Выразите благодарность.
Подтвердите соединение.
Рассмотрим эти примеры заключительных предложений, которые помогут вам закончить деловое письмо:
Я с нетерпением жду вашего ответа.
Я признателен за ваш вклад по этому вопросу.
Спасибо за понимание, на следующей неделе я свяжусь с вами для уточнения деталей.
Если у Вас возникнут дополнительные вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне.
С интересом жду вашего ответа.
Было приятно иметь с вами дело.
Спасибо за рекомендацию, и я буду держать вас в курсе моего статуса.
Спасибо за ваше время и внимание.
Пожалуйста, дайте мне знать, могу ли я чем-нибудь помочь.
2.Учитывайте контекст.
Окончание вашего делового письма должно соответствовать цели письма. Если вы пишете с просьбой об одолжении или выражаете свою благодарность, вы можете закончить письмо фразой вроде « С признательностью, ». Если ваше письмо направлено на установление деловых связей, вы должны соблюдать формальность и уважение, заканчиваться такими словами, как « С уважением, » или « С уважением». ”При выборе закрытия учитывайте контекст вашего письма.
Связано: Письмо о заинтересованности: определение, советы и примеры
3.Рассмотрите ваши отношения
Ваше заключение должно соответствовать вашим отношениям с получателем письма. Если письмо адресовано руководителю, кому-то, с кем вы никогда не встречались, или кому-то, кого вы не очень хорошо знаете, выберите формальное и профессиональное окончание, например « С уважением, », « С уважением, » или « С уважением, ». Если письмо адресовано кому-то, с кем вы часто общались или хорошо знаете, то вы можете использовать более неформальное завершение, сохраняя при этом профессиональный тон, например « Best, », « Cordially » или « Спасибо». ”
Связано: Письмо о намерениях: определение, примеры и советы по написанию
4. В конце поставьте свою подпись
После заключительной фразы поставьте свою подпись. После подписи укажите свою контактную информацию, если она еще не указана в заголовке в верхней части официального письма. Вы можете указать свою должность, а также свой адрес электронной почты и номер телефона. Если вы отправляете письмо по электронной почте, вы также можете включить ссылку на свой профессиональный профиль в Интернете или рабочее портфолио.
Связанный: Как написать профессиональный адрес электронной почты
Советы по форматированию закрывающих деловых писем
Используйте эти советы, чтобы профессионально отформатировать конец делового письма:
Начните приветственное закрытие нового письма. строка после последнего абзаца тела сообщения. Если письмо находится в формате блока (все строки на одном уровне с левым полем), закрывающая строка также должна начинаться слева. Если вы используете полублочный стиль (с отступом в первых строках каждого абзаца), начинайте заключительную фразу справа от центра, чтобы она совпадала с датой в заголовке.
Начните закрытие с заглавной буквы. Если закрытие состоит из более чем одного слова, используйте строчные буквы для любых следующих слов.
Используйте запятую после приветственного закрытия перед своей подписью.
Оставьте четыре пробела перед напечатанным именем, чтобы вы могли поставить свою собственноручную подпись над ним, если вы отправляете письмо на бумаге. Если вы отправляете письмо по электронной почте, поставьте один пробел между закрытием и вашим именем.
Связано: Как оформить сопроводительное письмо (с советами и примерами)
Примеры закрытия делового письма
Если вы хотите быть очень формальным при закрытии делового письма, рассмотрите возможность использования одной из этих фраз :
С уважением
С уважением
С уважением
С уважением
В зависимости от ситуации вы можете использовать формальные способы завершения делового письма:
С уважением
С уважением
С уважением
Благодарю вы
С признательностью
С благодарностью
С искренней благодарностью
С уважением
Если у вас есть близкие отношения с человеком, с которым вы переписываетесь, подумайте о неформальной подписи для завершения делового письма:
С наилучшими пожеланиями
Всего наилучшего
С наилучшими пожеланиями
С уважением
9 0019 С наилучшими пожеланиями
Добрые пожелания
Большое спасибо
С уважением
Еще раз спасибо
С уважением
Примеры окончаний деловых писем
Ниже приведены примеры способов завершения письма, которые вы можете использовать в качестве руководства, когда напишите свой:
Пример 1: Завершение официального письма
Еще раз спасибо за внимание к этому вопросу.Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть какие-либо вопросы или если я смогу оказать дополнительную помощь.
С уважением,
[собственноручная подпись]
Алексис Парино
Пример 2: Завершение неформального электронного письма
Было приятно иметь с вами дело.
С наилучшими пожеланиями,
Джейкоб Винтерс
Директор по маркетингу, фирма L&H
882-671-5642
j_winters @ email.com
62 фраз для деловой электронной почты, которые стоит использовать прямо сейчас
Установление и поддержание хороших отношений в бизнесе имеет важное значение. А поскольку большинство людей в корпоративном мире устанавливают связи с помощью электронной почты, необходимо обладать некоторыми коммуникативными навыками. В основном, чтобы избежать недоразумений, которые могут навредить вашим контактам.
Вот список с 62 фразами электронной почты, которые вы можете начать использовать в своих деловых письмах, чтобы лучше общаться со своими коллегами, потенциальными клиентами, клиентами, партнерами и другими получателями.Мы разделили их на десять категорий, которые могут вам понадобиться для формирования основного письма, от правильного вступления до прощания.
Кроме того, вы найдете как формальные, так и неформальные фразы, потому что написание электронных писем во многом зависит от тона голоса, который вы даете своему бренду, и от того, с кем вы обмениваетесь электронными письмами.
Но сначала, как правильно начать электронное письмо?
Ваше электронное приветствие имеет гораздо большее значение, чем вы думаете. Люди ценят, когда вы называете их по имени, потому что это показывает, что вы разговариваете с ними напрямую.Когда вы просто используете приветствие + имя, у них может сложиться впечатление, что вы отправляете одно и то же электронное письмо еще 100 людям — что может быть точным, но в настоящее время у вас есть ресурсы, чтобы разобраться в этом. Вот несколько распространенных способов начать электронную почту:
Уважаемый [имя]! Для официальных писем больше подходит . Используйте его, когда обращаетесь к человеку с уважением.
Привет [имя]: Это просто, дружелюбно и прямо, но в то же время неформально. Используйте его осторожно.
Приветствия: Используйте его, если не знаете имя получателя.
Привет (всем / ребятам): Это сообщение, когда вы отправляете электронное письмо группе людей неофициально.
Теперь, когда вы знаете, как правильно отдавать честь, перейдем к следующим частям электронного письма.
1. «Надеюсь, ты…»
Электронная почта, начинающаяся с добрых пожеланий, — всегда отличный способ быть общительным и дружелюбным. Помните, что общение жизненно важно в деловом мире, и вам не нужно все время быть таким формальным.Однако всегда проявляйте уважение и дважды подумайте, прежде чем подавать к столу вещи, которые могут показаться оскорбительными. Вот несколько распространенных примеров, которые вы можете использовать:
Надеюсь, у вас все хорошо / все хорошо: Это показывает, что вы заботитесь об этом человеке. Это уважительная и безопасная фраза для установления дружеского отношения.
Надеюсь, у вас были отличные выходные / неделя / день: Это зависит от того, в какое время или день недели вы обращаетесь. Эта фраза — одна из самых распространенных в деловых письмах.
Надеюсь, вам понравился отпуск: Это работает, когда у вас есть информация о том, что этот человек был в отпуске, и когда вы хотите продолжить разговор, который из-за этого пришлось прекратить.
Надеюсь, вам скоро станет лучше: Когда вы знаете, что человек выздоравливает после операции или болезни и поэтому его нет на работе. Обратите внимание на его вариации, чтобы не показалось, что вы торопитесь с ними что-то сделать. Это может оттолкнуть их, а не выглядеть приятным желанием.
Надеюсь, вам понравился (название мероприятия): Когда вы обращаетесь к вам после корпоративного мероприятия, которое вы организовали, использование этой фразы производит отличное первое впечатление, особенно если вы попросите что-то по электронной почте.
2. «Пишу вам по поводу…»
Когда вы сначала отправляете электронное письмо, вам нужно представиться и рассказать о его назначении. Иногда вам нужно напомнить этому человеку о том, кто вы есть, если вы уже контактировали раньше.
Вы можете вести себя безлично или делать домашнее задание и исследовать получателя.Потому что, когда вы персонализируете свое сообщение, чтобы показать, что знакомы с их работой или делами, вы увеличиваете шансы получить ответ. Вот несколько примеров общих электронных фраз для знакомства и некоторые идеи для их персонализации.
Общие фразы для электронной почты
Это [ваше имя] из [вашей компании]: Начните с того, что представьтесь своим именем и компанией, в которой вы работаете. Если вы хотите опустить название компании в начале, это нормально, но убедитесь, что эта информация будет размещена где-нибудь в теле письма.
Пишу вам по поводу… Здесь вы можете вставить все, что связано с предыдущим разговором или встречей с получателем. Кроме того, вы можете использовать это введение, чтобы поговорить о будущих событиях.
Я пишу, чтобы спросить / узнать / сообщить / подтвердить / пригласить вас / обновить вас / попросить… »: Используйте это, когда вы хотите запросить информацию, позиционирование, сделать приглашение без лишних слов. . Это способ быть прямым и кратким.
Могу я уделить немного вашего времени…: Если вы хотите и / или должны вести себя очень формально, это лучший выбор.
Я обращаюсь к вам, потому что … : Это неформальный способ сообщить причину вашего обращения.
Персонализированные фразы для электронной почты
3. «Спасибо за…»
Выражение благодарности — отличный способ удержать внимание получателя и преодолеть проблемы, которые возникают при обслуживании клиентов. В основном потому, что вам нужно сосредоточиться на решении этих проблем как можно более плавно. А иногда покупатель задавал простой вопрос и даже не подозревал, что это ошибка, и в итоге вы раскрываете и выделяете его.Давайте посмотрим на несколько фраз для электронной почты, которые помогут в обоих случаях:
Спасибо, что сообщили мне: Это показывает, что вы признаете то, что вам сообщил человек, и выражаете признательность за это.
Благодарим вас за понимание / терпение: Такое сообщение хвалит клиента, в то время как вы по-прежнему признаете проблему, с которой он столкнулся, без извинений за необоснованные ошибки.
Спасибо за ваше письмо о…: Это помогает напомнить человеку о предмете, о котором вы говорите, и открывает более дружеский разговор, в зависимости от содержания предыдущих писем.
Спасибо за отправку / вопрос о / участие: Это показывает людям, что вы признаете их действия и цените их.
Спасибо, что обратились (ко мне): Это более неформальный способ оценить чей-то контакт.
Спасибо за ваш отзыв о / ваше предложение: Он приветствует отзывы и предложения, чтобы человек чувствовал себя в безопасности, чтобы продолжать их вам.
Дополнительный совет: Если вам нужно извиниться за серьезный сбой, используйте что-нибудь простое, например «. Примите наши извинения за причиненные неудобства. Но не тратьте все свое письмо на извинения. Вместо этого предложите решения того, что произошло. Избегайте использования «Извините за неудобства», потому что это звучит расплывчато, неформально и неискренне.
4. «
Просто быстрое / дружеское напоминание о том, что…»
Вы можете использовать этот вид электронных писем для предоставления информации или адресных напоминаний вашим получателям. Это также полезно, когда вы хотите привлечь их внимание к другому вопросу в своем электронном письме, в основном, если вы пишете, чтобы обсудить несколько вопросов.
Обратите внимание…: Если вы хотите привлечь внимание получателя к определенному вопросу, используйте это.
Быстрое напоминание…: Это неформальный способ представить что-то, что вы хотите выделить, например, близкие даты истечения срока или входящие встречи.
Я хочу вас сообщить: Используйте эту фразу, чтобы рассказать вашим клиентам об устранении неполадок, которые еще не решены. Вместо того, чтобы открыто говорить о ней как о «нерешенной проблеме», используйте «обновление» как форму заявления о том, что вы работаете над ее решением.
Хочу сообщить вам, что…: Официальный способ сделать специальное объявление или дать критический ответ.
Просто краткое указание: Неформальная фраза по электронной почте часто используется для уведомления кого-либо о чем-то, например о предупреждении или полезном совете.
Надеюсь, вы найдете это полезным: Когда вы даете им какую-либо информацию, совет или даже решение проблемы, с которой они столкнулись.
5. «Я посылаю вам…»
Если необходимо отправить вложения или даже дополнительную информацию, требующую особого внимания получателя, вот несколько примеров того, как это сделать:
Я отправляю вам [имя файла] в формате pdf: Не забудьте указать имя файла и его формат, чтобы человек чувствовал себя более уверенно при его открытии.
Я прикрепил [имя файла] для вашего ознакомления: Опять же, не забудьте указать имя файла и его цели. Может ли человек просматривать, проверять или редактировать?
Не могли бы вы подписать прикрепленный документ и отправить его обратно до [дата] ?: Используйте этот, когда вам нужно, чтобы получатель отправил вам обратно подписанную копию, и у вас есть срок для этого.
Дополнительные сведения о… см. В приведенной ниже информации: Если вы хотите выделить информацию, например адреса или существенные цитаты.
Вот документ, который вы просили / мы обсуждали: Это привлекает внимание получателя к тому, о чем он просил раньше.
Дополнительная информация доступна на [веб-сайте]: Если вы хотите поделиться ссылками, расскажите, что человек найдет там.
6. «Пожалуйста, почувствуйте себя желанным гостем…»
Иногда вам нужно попросить кого-нибудь о помощи или дополнительной информации. Используйте фразы, которые создают открытую дверь в вашем общении с получателем таким образом, чтобы он чувствовал, что к вам можно обратиться в любой момент.
Не забудьте сначала описать, что вам нужно, когда вы просите о помощи. И всякий раз, когда вы предоставляете информацию, вы должны дать им возможность связаться с вами, если у них возникнут вопросы.
Пожалуйста, почувствуйте себя желанным гостем…: Фраза «Пожалуйста, чувствуйте себя желанной…» побуждает клиентов обращаться к нам еще раз и заставляет их чувствовать себя комфортно.
Не могли бы вы… ?: Это формальный способ делать запросы и вежливо просить дальнейших объяснений.
Я был бы признателен, если бы вы могли…: Еще один способ вежливо попросить о чем-то.
Было бы очень полезно, если бы вы отправили нам / мне…: Вы показываете человеку, что его помощь очень ценится. Вы можете использовать его для отправки дополнительной информации или файлов.
Пожалуйста, держите меня в курсе / сообщайте / обновляйте: Это делает общение открытым, так что человек может в любое время связаться с новой информацией по вопросу.
Если возможно, я хотел бы узнать (больше) о…: Вы ничего не требуете, просто позволяете человеку чувствовать себя комфортно, делясь с вами чем-то конкретным.
7. «
… пожалуйста, дайте мне знать».
Если вы хотите предложить что-то сделать для кого-то в электронном письме, то продемонстрируйте, что вы счастливы это сделать. Покажите получателю, что вы готовы помочь во всем. Эти фразы показывают людям, что вы с радостью хотите им помочь:
Я был бы счастлив…: Это означает, что вы не против помочь, и цель состоит в том, чтобы заставить другого человека чувствовать себя комфортно, прося вас обо всем, что ему нужно.
Если мы можем оказать дополнительную помощь, дайте нам знать: это официальный способ предложить дополнительную помощь.
Сообщите мне, если вам понадобится помощь: это самая распространенная фраза в электронной почте в этой категории. Это неформальный способ сообщить людям, что вы готовы помочь им, когда они в ней нуждаются.
… пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне: Это работает как дополнение к таким фразам, как «Если вам нужна дополнительная информация…». Он подчеркивает, что вы готовы помочь.
… пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне / для связи: Это дает человеку знать, что он может связаться с вами в любое время.
8. «К сожалению…»
Сообщать плохие новости по электронной почте всегда непросто, но есть способы сделать это правильно. Иногда случается, что вы каким-то образом не можете учесть ожидания человека, и вам нужно предоставить эту информацию.
К сожалению, мы не можем / не можем…: Это официальный и вежливый способ дать отрицательный ответ.
Боюсь, что будет невозможно…: Используйте эту неформальную фразу в отрицательном ответе, после чего следует краткое объяснение того, почему не удалось выполнить просьбу человека.
С сожалением сообщаем вам, что …: — вежливый и формальный способ сообщить плохие новости. Сразу после этого объясните причины, по которым этого не произойдет.
После тщательного рассмотрения мы решили (не)…: Это показывает, что вы уже учли то, что человек отправил вам ранее.Это также способ смягчить мрачный ответ.
Это противоречит политике компании…: это способ объяснить, почему вы не можете сделать то, о чем просит человек, если это противоречит политике компании.
Несмотря на все мои усилия…: Вы показываете человеку, что вы приложили усилия, чтобы решить что-то, или даете ему положительный ответ.
9. «Жду ответа».
Завершая рассылку писем, вместо использования «Еще раз спасибо» или чего-то подобного создайте ожидание, что вам ответят.Позвольте диалогу открыться. Эти фразы побудят их предоставить любую дополнительную помощь или обратную связь, в которых вы нуждаетесь.
Пожалуйста, дайте мне знать, работает ли это / если вы доступны / если это звучит хорошо / если вы можете / если вы можете помочь / если вам нужно перенести расписание…: Это фраза для завершения электронного письма, показывающая, что вам нужен ответ о том, что вы отправили получателю.
Я с нетерпением жду встречи с вами: Используйте его, когда планируете личную встречу.
Любой отзыв, который вы можете мне дать по этому поводу, будет очень / очень признателен: На случай, когда вам нужно закончить письмо с просьбой поделиться мыслями / отзывами от человека.
Я был бы признателен за вашу помощь в этом вопросе: Обычно вы заканчиваете электронное письмо этой фразой, когда описываете какую-то ситуацию или проблему и вам нужно обратиться за помощью.
10. Дружественные фразы для завершения письма
Наконец, вам нужно вставить прощание в конец текста электронного письма. В деловых письмах нельзя просто послать «До свидания» или «Увидимся позже». Используйте одну из этих фраз для электронной почты:
С уважением: — удобный способ попрощаться и один из самых распространенных в деловом контексте.Это может быть лучше для людей, с которыми вы разговаривали раньше.
Всего наилучшего: это разговорный, но дружелюбный и общительный способ попрощаться.
С уважением: это для официального закрытия бизнеса, и вы никого не обидите, используя его.
Приветствия: Вы можете использовать эту подписку со своими друзьями и близкими коллегами по бизнесу. В зависимости от тона голоса, используемого для вашего бренда, это также может быть полезно.
Удачной недели / выходных / дня / ночи !: Это зависит от того, в какое время вы отправляете электронное письмо.Помните о часовых поясах, если вы обмениваетесь электронными письмами с людьми из другой страны.
Оставайтесь в безопасности: Вы можете использовать его во время конфликтов или трудных времен, таких как пандемия COVID-19.
Подведение итогов
Знание того, как правильно написать электронное письмо, имеет решающее значение в получении или отсутствии ответа. Использование правильных фраз гарантирует, что вы не обидите или не создадите неправильное впечатление у получателя.
При написании делового электронного письма вам необходимо заранее знать, в каком контексте находится ваш получатель.Вам нужно быть формальным или неформальным? В конце концов, вы должны уважительно говорить наши слова, чтобы избежать недопонимания. Пришло время применить эти фразы для электронной почты, открыть свой почтовый ящик и начать изо всех сил отвечать на электронные письма.
Написание делового письма — english-at-home.com
В некоторых ситуациях написание делового письма более уместно, чем написание электронного письма. Если вам нужна постоянная запись того, что вы пишете, или если вы пишете в формальной ситуации, письмо — лучший выбор.Например, вы, вероятно, могли бы написать заявление об увольнении вместо электронного письма.
Структура делового письма
Деловые письма часто содержат следующие элементы:
— Стандартное приветствие (например: Уважаемый господин / госпожа)
— Ссылка на предыдущий контакт или причину написания
В этом первом абзаце укажите, почему вы пишете письмо. Используйте предложение, которое относится к предыдущему контакту, например, к предыдущему письму или телефонному звонку. Или используйте объективное предложение, чтобы сказать, почему вы пишете: например, чтобы подтвердить, уточнить или узнать о чем-то.
— (Предыстория письма.)
Это необязательный абзац, который дает вашему читателю больше информации, чтобы познакомиться с темой письма.
— Основная идея или идея
— Дополнительные баллы
— Просьба к действию / ссылка на будущее
В последнем абзаце закройте свое деловое письмо предложением о дальнейшей помощи или попросите о дальнейших действиях.
— Стандартное закрытие (Например: С Уважением)
Фразы и образцы деловых писем
Вот несколько полезных фраз для каждого раздела вашего делового письма:
Ссылка
«Ссылаясь на ваше письмо, я…»
«В ответ на ваше письмо могу подтвердить…»
«Что касается вашей служебной записки, я…»
«После нашего телефонного разговора я….. »
«Обращаюсь к вам в связи с вашим запросом».
«Благодарю за письмо от…»
Ответ на запрос
«Как вы просили, прилагаю брошюру о наших приключенческих каникулах».
«Как вы предложили, я отправляю вам свое резюме».
«В ответ на ваш запрос прилагаю информацию, которая, надеюсь, будет вам полезна».
«Как и обещал, посылаю вам…»
Установление контекста
«Ваше имя мне дал (источник)»
«Мой коллега Юэн Джонс предложил мне написать вам по поводу…»
«Мне посоветовали связаться с вами по поводу вашего полиса по страховым случаям.»
« Я менеджер по маркетингу компании, занимающейся поисковой оптимизацией, и я пишу вам, чтобы спросить, будет ли ваша компания заинтересована в продвижении… »
Ссылка на то, что ваш читатель знает
«Как вы, возможно, уже знаете / слышали, производственное подразделение объединяется с…»
Сказать спасибо
«Спасибо за ваше письмо, в котором вы интересовались…»
«Спасибо за ваш совет относительно…»
«Я пишу, чтобы поблагодарить вас за вашу помощь.”
Информирование
«Нам стало известно, что…»
«Я пишу, чтобы сообщить вам, что…»
«Доводим до вашего сведения…»
«Я пишу, чтобы сообщить вам, что…»
Подтверждаю
«Я пишу, чтобы подтвердить…»
«Я хочу подтвердить…»
Обращение за информацией или советом
«Я пишу, чтобы узнать о…»
«Мне было бы интересно получить дополнительную информацию о…»
«Пожалуйста, не могли бы вы предоставить мне необходимые подробности относительно…?»
«Буду признателен за совет относительно…»
«Буду признателен за совет относительно…»
Разъяснение и уточнение
«Я пишу, чтобы объяснить…»
«Я хотел бы прояснить некоторые моменты, касающиеся…»
«Я хотел бы воспользоваться этой возможностью, чтобы прояснить…»
Предложение или совет
«В ответ на….. мы можем предложить вам связаться с… »
«Что касается вашего запроса о… мы советуем вам…»
«Мы хотели бы посоветовать всем нашим клиентам…»
Оболочка
«Пожалуйста, найдите в приложении…»
«В комплекте, пожалуйста, найдите…»
«В комплекте…»
«В комплекте…»
«Я прилагаю…»
«С удовольствием прилагаю…»
Извинения
«Примите наши извинения за недоразумение».
«Мы приносим извинения за нашу ошибку и хотели бы воспользоваться этой возможностью, чтобы заверить вас, что этого больше не повторится.»
« Мы надеемся, что это недоразумение не причинило вам слишком много неудобств ».
Обращение к встрече
«Я с нетерпением жду встречи с вами…»
«Я с нетерпением жду встречи с вами…»
«Я был бы рад организовать с вами встречу».
Просить о действии
«Буду признателен, если этот вопрос будет решен…»
«Буду признателен за дополнительную информацию по…»
«Буду признателен за дальнейшие советы.»
« Я был бы признателен, если бы вы пришли мне… »
Предлагаем помощь
«Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если я могу оказать дополнительную помощь».
«Если вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне по…»
«Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне снова, если я могу оказать дополнительную помощь».
Заявление о срочности
«Поскольку сейчас это срочное дело, мы были бы признательны за оперативный ответ».
«Мы с нетерпением ждем вашего ответа в ближайшее время.
«Ввиду срочности ситуации, я был бы признателен за ваш совет как можно скорее».
Также ознакомьтесь с разделом «Как написать электронное письмо» и «Как начать и закончить деловое письмо или электронное письмо».
Деловые письма
Уровень: ниже среднего и выше
Начать викторину
Ваш ответ:
Правильный ответ:
Далее
У вас {{SCORE_CORRECT}} из {{SCORE_TOTAL}}
Свободно говорите по-английски!
Привет! Я Клэр, учитель английского языка и основатель этого сайта.
Я могу помочь вам говорить по-английски легче! Начните здесь, чтобы свободно владеть английским языком:
The Fast Phrase Finder — ПЕРВАЯ в мире таблица фраз для беглости. Получите здесь свои первые 10 фраз для беглости английского языка!
Примеры закрытия деловых писем
Когда вы пишете деловое письмо или отправляете электронное письмо, важно профессионально закрыть письмо. Идеальное окончание делового письма выражает вашу благодарность и уважение без эксцентричности или слишком знакомого тона.Хотя это может показаться старомодным, большинство профессионалов бизнеса ожидают, что письменная корреспонденция — будь то письмо или электронное письмо — будет написана и отформатирована консервативно.
Это не только означает, что вы должны сосредоточиться на нейтральности внешнего вида вашего письма (избегая использования красочной бумаги, дерзких логотипов и художественных шрифтов), но это также означает, что вы должны использовать очень сдержанный, несдержанный и профессиональный заключительная фраза. В лучшем случае менеджер по найму, коллега или знакомый даже не заметят закрытия.
Ниже приводится список примеров закрытия писем, которые подходят для деловой и служебной переписки.
Примеры закрытия деловых писем
С уважением
С уважением
С уважением
Лучшее
С уважением
С уважением
С уважением
Искренне
С уважением
С уважением
Спасибо
Благодарю за внимание
Закрытия для военной корреспонденции
Подобно деловой переписке или переписке, связанной с работой, в военной переписке также устанавливаются стандарты закрытия (также называемые «прощальными»), которые следует предъявить перед подписью.
Если ваша компания ведет дела с вооруженными силами — или если вы подаете заявление о приеме на работу в вооруженных силах, — вы должны знать, что в письменной и электронной переписке между военнослужащими используется фраза «Очень уважительно» (часто сокращенно «V / R»). .
Объединенный комитет начальников штабов, Министерство обороны США, армия США, ВМС США и ВВС США установили этикет, что заключительное слово «С уважением» должно быть зарезервировано за президентом Соединенных Штатов (по словам У. .По армейским стандартам, это касается и первой леди, и избранного президента).
В письмах всем другим высокопоставленным лицам просто используется прощальная фраза «С уважением».
Что делать после закрытия
После закрытия поставьте запятую, пробел и укажите свое имя.
С уважением,
Ваше имя
Ваш адрес электронной почты
Ваш номер телефона
Расширять
Что не следует использовать в качестве делового письма о закрытии
Все, что вы бы использовали в неформальном общении, не подходит для делового письма.Это включает в себя сленг, текстовое общение, смайлики и все, что не в цвете или что-то неформальное.
Если вы привыкли общаться в основном с друзьями, семьей или даже коллегами, с которыми работали долгое время, подходящее завершение делового письма, вероятно, поначалу покажется довольно неестественным. Не беспокойтесь об этом — ваш коллега или деловой партнер не почувствует этого, когда прочитает вашу переписку. То, что вам кажется неестественным, будет уважительно и вежливо по отношению к получателю.
В современной жизни формальное общение идет на убыль, но бывают случаи, когда это единственный правильный способ укрепить связь или передать информацию.Если вы подаете заявление о приеме на работу, ищете рекомендации или расширяете свою сеть контактов, ошибитесь в сторону формальности.
Не позволяйте слегка архаичному ощущению официального делового письма соблазнить вас использовать цветистый устаревший язык.
Помните, вы надеетесь, что человек, получивший ваше письмо, вообще не помнит, как вы закрывались. Меньше всего вам нужно, чтобы менеджер по найму отправлялся на встречу с вашим сопроводительным письмом и спрашивал команду, хотят ли они встретиться с «мистером».С наилучшими пожеланиями «.
Примеры ненадлежащего закрытия деловых писем
Ура
Сердечно
Надеюсь,
Позднее
Спасибо!
TTYL / TTFN
тепло
Примечание о деловых письмах по электронной почте
Когда вы общаетесь по электронной почте, может возникнуть соблазн пропустить завершение, но не поддавайтесь этому искушению. Хотя незакрывающиеся электронные письма отлично подходят для повседневного общения с друзьями и товарищами по команде, они будут казаться грубыми — или, что еще хуже, непрофессиональными — людям, которых вы также не знаете.
Вам также следует использовать закрывающее деловое письмо, когда вы переписываетесь с кем-то профессионально по важному вопросу, будь то новый проект или возможность трудоустройства.
Когда вам не нужно закрытие
Как узнать, стоит ли использовать закрытие? Один хороший тест — спросить себя, больше ли это письмо похоже на мгновенное сообщение / текст или деловое письмо. Если вы быстро сообщаете своему партнеру обновленную информацию о текущем проекте, официальное закрытие может не потребоваться; если вы бросаете свою шляпу на ринг для повышения по службе, это определенно необходимо.
Когда ничего не помогает, а вы все еще не уверены, проявите осторожность и включите это. Вы никогда не ошибетесь, если будете слишком вежливы и уважительны.

Dear Sirs	Yours faithfully/ Faithfully yours
Dear Sir	We are yours faithfully
Dear Sir/Madame	We remain yours faithfully
Dear Mr.	Yours sincerely
Dear Mrs.	Sincerely yours
Dear Madam	Yours very sincerely
Dear Gentlemen	Yours truly
Gentlemen	Very truly yours

Первый абзац письма
Thank you for your letter of (date), asking if…	Спасибо за письмо от (дата), в котором вы спрашиваете …
We have received your letter of (date), enclosing…	Мы получили Ваше письмо от (дата), к которому вы прилагаете…
We are writing to enquire about…	Мы Вам пишем, чтобы узнать о…
We are interested in…	Мы заинтересованы в…
We would like to know…	Мы бы хотели знать…
In reply to your letter of (date)…	В ответ на Ваше письмо от (дата)…
We would like to inform you…	Мы бы хотели Вас проинформировать…
We are sorry to have to remind you…	Простите за то, что напоминаем Вам…
We regret to inform you that…	Сожалеем о том, что должны Вам сообщить, что…
We refer to your order №123…	Ссылаясь на Ваш заказ №123…
With reference to your letter…	Ссылаясь на Ваше письмо…
With reference to your advertisement in…	Ссылаясь на Вашу рекламу в…
We refer to our telephone conversation regarding…	Мы ссылаемся на наш телефонный разговор касательно…
Replying to your letter of … we are pleased to inform you that…	Отвечая на Ваше письмо от…мы рады сообщить Вам, что…
In reply (response) to your letter of… we are pleased to inform you that…	В ответ на Ваше письмо от…мы рады сообщить Вам, что…
In accordance with your request we…	В соответствии с Вашим запросом мы…
We confirm our fax message received this morning…	Мы подтверждаем получение Вашего факса сегодня утром…
Confirming…we are pleased now to…	Подтверждая…, мы рады…
Второй и другие абзацы письма
May we remind you that…
We wish to notify you that…
a) извинения
We apologise for…	Мы извиняемся за…
Please accept our apologies/apology for…	Пожалуйста, примите наши извинения за…
Please accept our apology and our assurance that we will be more careful in the future.	Пожалуйста, примите наши извинения и заверения в том, что в будущем мы будем более осмотрительны.
Apologising for… we…	Извиняясь за…, мы…
We very much regret to say that…	С большим сожалением мы сообщаем, что…
We are sorry for a delay…	Мы сожалеем о задержке…
We were sorry to receive your complaint…	С сожалением мы получили Вашу жалобу…
We hope you will understand that we were not responsible for…	Мы надеемся, что Вы понимаете, что мы не несем ответственности за…
We assure you that we do all we can to…	Заверяем вас, что мы делаем все возможное, чтобы…
b) выражение просьбы
Wouldwill you please, be so kind to…	Не будете ли Вы так любезны…
We would be pleased if you would…	Мы были бы рады если бы Вы…
We shouldshall be obliged (grateful) if you wouldcould…	Мы будем благодарны Вам, если Вы…
It will be appreciated if you can…	Мы высоко оценим, если Вы…
It would be appreciated if you wouldcould…	Мы были бы очень благодарны, если бы Вы смогли…
We would (very much) appreciate your advice…	Мы будем Вам (очень) благодарны за совет…
In view of the urgency we ask you to…	В виду необходимости мы просим Вас…
We trust you will…	Мы рассчитываем, что Вы…
с) упоминание о приложении к письму
We are enclosing we enclose…	Мы прилагаем…
I enclose my curriculum vitae…	Я прилагаю свое резюме…
We attach to this letter…	Мы прилагаем к этому письму…
Please find enclosed…	Пожалуйста, ознакомьте с приложенным…
Заключительный абзац
I look forward to receiving your reply.	С нетерпением жду Вашего ответа.
Looking forward to hearing from you.	С нетерпением жду от Вас письма.
I hope this information will help you.	Надеюсь, эта информация поможет Вам.
Please, do not hesitate to contact me if you need further information.	Если Вам нужна дальнейшая информация, пожалуйста, пишите нам без колебаний.
Please, feel free if you have any further questions.	Если у Вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь их задавать.
If there is any advice or further information you want we shall be happy to supply it.	Если Вы хотите получить какую-нибудь дополнительную информацию или совет, мы будем счастливы их Вам предоставить.
We would appreciate a prompt reply.	Будем признательны за Ваш незамедлительный ответ.
а) выражение благодарности
Thank you again for your help. We will be ready to serve you in every way possible	Еще раз спасибо за Вашу помощь. Будем рады помочь Вам всем, чем сможем
Thank you for your assistance	Спасибо за Вашу помощь
Many thanks for your earliest attention	Большое спасибо за Ваше внимание
We assure you of our best attention at all times	Заверяем Вас в нашей преданност
Best regards	С наилучшими пожеланиями