Деловая переписка примеры на английском языке: Деловая переписка на английском: примеры писем с переводом – Деловое письмо на английском языке: как написать, фразы, примеры
Деловая переписка на английском. Советы эксперта.
Мы живем в век информационных технологий, поэтому вся наша жизнь так или иначе связана с компьютерной техникой, Интернетом. Например, вряд ли найдется фирма, сотрудники которой не ведут электронную переписку с другими организациями. Если ваша компания имеет партнеров за рубежом, то ее работники должны владеть правилами написания делового письма (на родном языке и на иностранном), которые включают не только использование специфической лексики, стиля, но и определенный формат, которого следует придерживаться.
Итак, давайте посмотрим, как следует писать деловое письмо (business letter). Как правило, в официальном письме выделяют три блока:
— Вступление/ Introduction
В этой части письма формулируется цель его написания.
— Основная часть письма/ Body of the letter
В среднем, это два-четыре абзаца, в которых автор письма информирует получателя, задает ему вопросы, отвечает на вопросы получателя, содержащиеся в предыдущем письме.
— Заключительная часть/ Conclusion
В этой части письма содержится информация о последующих действиях получателя, предложенных отправителем, информация о будущих контактах.
АДРЕСАТ/ ADDRESSEE
Текст начинается с обращения к адресату (addressee).
Отправитель может знать имя получателя письма, в этом случае обращение может выглядеть следующим образом:
Dear Mr. Robinson,
Dear Mrs. Seefob,
Dear Ms. Ching,
Dear Prof. Chensky,
После имени получателя ставится запятая.
Если вы не знаете имя получателя, начните письмо с одной их следующих фраз:
To whom it may concern,
Dear Sir,
Dear Madam,
Dear Sir/Madam,
В этом случае также ставится запятая.
Если ваш адресат –
коллективное лицо, то обращение выглядит следующим образом:
Dear all,
Dear Colleagues,
Dear Marketing Team,
ТЕЛО ПИСЬМА/ BODY OF THE LETTER
Основанная часть письма может включать элементы официального стиля (formal style), стилистически нейтральный словарь и профессиональную лексику. Также следует обратить внимание на клише, которые традиционно используются в деловой переписке.
Очень важно помнить, что в официальных письмах не допускаются сокращения типа:
Don’t – do not, isn’t – is not won’t – will not haven’t – have not и т.д.
ВСТУПИТЕЛЬНЫЙ АБЗАЦ /OPENING PARAGRAPH
Вступительный абзац предполагает указание цели написания письма, в нем также может быть выражена благодарность за полученное ранее письмо или какие-либо действия адресата. Можно воспользоваться следующими клише:
I am writing to … — Я пишу, чтобы…
I am writing to confirm… — Я пишу, чтобы подтвердить…
Thank you for contacting us… — Благодарим Вас за то, что написали нам…
Thank you for your letter dated… — Благодарю Вас за письмо от (дата)…
With reference to your e-mail… — В ответ на Ваше электронное письмо…
This is to confirm that…— Настоящим подтверждаем, что
БЛАГОПРИЯТНЫЕ ИЗВЕСТИЯ/ GOOD NEWS
Если вам необходимо сообщить адресату какую-либо положительную информацию, воспользуйтесь следующими фразами:
We are delighted to confirm…— Нам очень приятно подтвердить…
We are pleased to tell you… — Нам приятно сообщить Вам…
You will be happy to know… — Вам будет приятно узнать…
НЕГАТИВНЫЕ НОВОСТИ/ BAD
NEWS
Информация негативного характера вводится предельно корректно:
We regret to inform you… — Мы с сожалением сообщаем Вам…
I am sorry, but… — Приношу свои извинения, но…
I am sorry to say that… — С сожалением сообщаю Вам, что…
I am afraid that we will not be able to…— Я боюсь, что мы не сможем…
ЗАПРОС ИНФОРМАЦИИ/ REQUESTING INFORMATION
Если вам требуется определённая информация от адресата, вы можете запросить ее таким образом:
We would appreciate it, if you could… — Мы были бы Вам признательны, если бы Вы могли…
Could you…? – Не могли бы Вы…?
Please let us know…— Пожалуйста, сообщите нам…
ПРЕДЛОЖЕНИЕ ПОМОЩИ/ OFFERING HELP
В некоторых случаях вам приходится предлагать свою помощь адресату. Для этого можно воспользоваться следующими клише:
We would be happy to help you with… — Мы были бы рады помочь Вам с…
ИЗВИНЕНИЯ/ SAYING SORRY
В определенных ситуациях отправителю письма приходится приносить извинения:
We must apologize for… — Мы должны извиниться за…
We deeply regret that… — Мы глубоко сожалеем, что…
We apologize for any inconvenience… — Мы приносим извинения за какие-либо неудобства…
Please accept my sincere apologies for… — Пожалуйста, примите мои самые искренние извинения за…
ПРИКРЕПЛЕННЫЕ ФАЙЛЫ/ ATTACHING FILES
Деловая корреспонденция предполагает не только отправление самого письма, но и текстовых или иных файлов, которые прикрепляются к письму, о чем следует сообщить в тексте письма:
Please find attached the files… — Ниже прилагаются файлы…, Смотрите в приложении…
I am attaching the following files… — Направляю Вам файлы…, К настоящему прилагается…
ЗАКЛЮЧЕНИЕ/ CLOSING REMARKS
Изложив всю необходимую информацию, вы должны перейти к заключительной части письма, сформулировав ваши дальнейшие контакты с адресатом:
Do not hesitate to contact us if you require any further… — Свяжитесь с нами незамедлительно, если Вам необходимы дальнейшие…
If you have any questions, please feel free to contact us… — Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, обращайтесь к нам.
Thank you for your help. – Благодарим Вас за помощь.
I look forward to hearing from you. – С нетерпением жду от Вас сообщений.
We look forward to seeing/meeting you. – Мы с нетерпением ждем встречи с Вами.
ПОДПИСЬ/ SIGNATURE LINE
Подписывая текст письма, укажите свое имя, желательно его полную форму. Также необходимо указать должность и контактную информацию. Фразу «Yours sincerely» («Sincerely») следует писать в том случае, если в начале письма вы указали имя адресата.
В остальных случаях выбор клишированной фразы определяется характером ваших отношений с адресатом. В таблице представлены три группы клише – от официального стиля до полуофициального и неофициального:
Type | Formal | Semi-formal | Informal |
Business | With gratitude, Kindest regards, Sincerely, Thank you, Regards, | Best, Yours truly, Cordially, Yours respectfully, Wishing you well, | Thanks, Regards, Best wishes, Take care, Until next time, |
Ниже выбранной вами фразы пишется имя и должность отправителя. Например,
Sincerely,
Angela Dooning
Administrative Assistant
Вот пример официального письма, написанного в соответствии с требованиями к деловому письму:
Мы надеемся, что рекомендации по написанию делового письма и примеры, иллюстрирующие эти правила, окажутся полезными и вы непременно воспользуетесь ими.
Переписка на английском. Основные правила и типовые фразы
Email-этикет и стиль переписки на английском
Вне зависимости от того, с кем и на каком языке вы ведете переписку, не забывайте про правила email-этикета.
1. Излагайте информацию по-деловому, без лишних формальностей.
Сегодня ценится умение изъясняться коротко и ясно, потому что оно экономит время. По этой причине лучше использовать простые слова и не злоупотреблять цветистыми фразами.
Варианты
I need information about…
I need to know…
Please provide feedback on…
Do you know…
Could you please tell me…
I want to know…
What’s the status/update on…
Do you have details on…
You might be able to help with…
Can I have your opinion…
Откажитесь от жаргонизмов даже если вы общаетесь с коллегами, которые разбираются в вопросе. Вашу переписку могут переслать людям, которые не знакомы с темой.
Откажитесь от шуток и личных комментариев
Строго формальный стиль не обязателен, но важно звучать профессионально.
2. Укажите тему письма (Subject).
Составьте заголовок, который полностью отражает содержание. Чем понятнее, о чем идет речь, тем быстрее собеседник прочитает сообщение.
3. Используйте профессиональное приветствие и избегайте панибратства.
Нет: «Hey», «Yo», «Hiya».
Да: «Dear», «Hello», «Hi».
Обратите внимание на титул, имя и пол собеседника
В русском языке все просто: Иванова, — женщина, Иванов — мужчина.
В английском языке все не так однозначно. К примеру, Jody Jonson, это мужчина или женщина? Фамилия нам ни о чем не скажет. Более того, имя Jody носят и мужчины, и женщины:
Если вы не уверены, кто ваш собеседник, уточните у коллег, найдите его аккаунт в социальных сетях. Назвав Mr Johnson Mrs Johnson, вы поставите себя в неудобное положение.
4. Если вы вводите в переписку нового собеседника, кратко опишите предысторию вопроса.
5. Не используйте красный цвет для привлечения внимания к идее.
Для выделения используйте специальные слова и фразы, а не графику или цвет:
I would like to underline → Я бы хотел подчеркнуть.
I would like to draw your attention → Я бы хотел привлечь ваше внимание.
Please pay attention → Пожалуйста, обратите внимание.
Please note → Пожалуйста, имейте в виду.
6. Уберите предлоги там, где это возможно
Большое количество предлогов затрудняет понимание и создает эффект «воды» в тексте.
К примеру, вместо The meeting on December 1 about the marketing strategy → «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишите The December 1 Marketing strategy meeting → «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».
Вместо фразовых глаголов come up with — придумать, и find out — выяснить, используйте их беспредложные синонимы generate и determine.
7. Избегайте восклицательных знаков
Передать эмоции через электронное письмо сложно. Восклицание в тексте воспринимается как повышение тона.
8. Откажитесь от страдательного залога
Нет: The information was sentme by Peter → Информация была отправлена мне Петром.
Да: Peter sent me this information → Петр отправил мне эту информацию.
9. Используйте списки
10. Перечитайте письмо перед отправкой и проверьте на предмет ошибок и опечаток.
Стиль общения в разных странах
Английский язык — универсальный язык общения людей из разных стран. Но это не значит, что стиль переписки будет всегда одинаковым.
Китай, Япония, арабские страны
При общении с коллегами и партнерами из этих стран, особенно в начале знакомства, используйте максимально вежливые формы.
Каждое письмо начинайте с вежливого приветствия и форм этикета,.
Hope this email finds you well → Надеюсь, у вас все хорошо,
Sorry for bothering you → Прошу прощения за то, что отвлекаю.
Might I take a moment of your time? → Могу я занять у вас минуту?
Используйте максимально вежливые формы запроса:
I would be grateful if you could… → Я бы был очень признателен, если бы вы могли…
Could you please be so kind… → Будьте так добры…
Германия, Великобритания
Уменьшите модальность фраз, но не отказывайтесь от вежливых форм и форм этикета:
Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. → Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь,
I would appreciate your help in this matter. → Буду признателен за вашу помощь.
I await a response at your earliest convenience. → Ответьте при первой возможности.
США
Опустите формы этикета, если только вы не общаетесь со стоящим выше вас коллегой или партнером. Четко опишите, что произошло, и что вам нужно. Чем меньше конструкций с would, could, might, тем лучше.
Африка, Южная Америка
Если вы уже знакомы с коллегой или партнером из этих стран, поинтересуйтесь, как у него дела, как поживает его семья. Обращение к личному не воспринимается как плохой тон, наоборот, помогает установить хорошие отношения.
Оформление и структура делового письма
Составление любого делового письма на английском языке подчиняется общим правилам:
Весь текст разделяется на абзацы без использования красной строки.
В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя или название компании с адресом.
Далее указывается имя адресата и название компании, которой письмо предназначено, а также ее адрес (с новой строки).
Дата отправления указывается тремя строками ниже или в верхнем правом углу письма.
Основной текст должен быть помещен в центральной части письма.
Четырьмя строками ниже ставится полное имя автора и должность.
Структура письма
Приветствие
Используйте слова Dear, Hello, Greetings (если вы еще не знакомы с собеседником) и Hi (ближе к неформальному).
Сообщение
Это самая информативная часть. В ней мы сообщаем информацию, даем детали, спорим, предлагаем идеи и т.д.
Закрытие
Прежде чем попрощаться собеседником, поблагодарите его за уделенное время, выразите свою готовность помочь и/или предоставить разъяснения и детали.
I look forward to hearing from you.
Жду вашего ответа
Looking forward to hearing from you.
Жду вашего ответа
I look forward to your reply.
Жду вашего ответа
Hope to hear from you soon.
Надеюсь скоро получить от вас сообщение.
Do not hesitate to contact me if you need any assistance.
Обращайтесь, если вам понадобится какая-либо помощь.
Let me know if you need anything else.
Дайте мне знать, если вам понадобится что-то еще.
Should you have any question, please feel free to let me know.
Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
Have a nice day/weekend.
Хорошего дня/недели.
Thank you for your kind assistance.
Спасибо большое за помощь.
Thank you for your help.
Спасибо за помощь.
Thank you in advance!
Заранее благодарю.
Thanks for your e-mail, it was wonderful/great to hear from you.
Спасибо за письмо, очень рад был получить от вас весточку.
Apologize for the inconvenience!
Приношу свои извинения за неудобства!
Прощание
Для прощания используйте фразы:
best regards, regards, kind regards, best wishes, warm wishes, sincerely yours (формально).
Подпись
Укажите свое имя, фамилию, должность и контактный телефон. Этим вы дадите собеседнику возможность связаться с вами напрямую и выяснить нужные детали.
Типовые фразы для писем
| Обращение | |
| Dear Sirs, Dear Sir or Madam | (если вам не известно имя адресата) |
| Dear Mr, Mrs, Miss or Ms | (если вам известно имя адресата; в том случае когда вы не знаете семейное положение женщины следует писать Ms, грубой ошибкой является использование фразы “Mrs or Miss”) |
| Dear Frank, | (В обращении к знакомому человеку) |
| Вступление | |
| Thank you for your e-mail of (date)… | Спасибо за ваше письмо от (числа) |
| Further to your last e-mail… | Отвечая на ваше письмо… |
| In reply to your mail … | В ответ на ваше письмо… |
| Referring to your email dated … | Ссылаясь на ваше письмо от … |
| Thank you for your mail regarding… | Спасибо за письмо относительно… |
| I am writing to enquire about | Я пишу вам, чтобы узнать… |
| I am writing to apologise for | Я пишу вам, чтобы извиниться за… |
| I am writing to confirm | Я пишу вам, что бы подтвердить… |
| I am writing in connection with | Я пишу вам в связи с … |
| We would like to point out that… | Мы хотели бы обратить ваше внимание на … |
| I am writing to enquire about… /in connection with…/to let you know that…/to confirm… | Я пишу, чтобы узнать/Я пишу в связи с /Я пишу, чтобы сообщить о…/Я пишу, чтобы подтвердить… |
| I wanted to let you know that / tell you about / ask you if… | Я хотел сообщить, что…/рассказать о…/спросить вас… |
| I’m writing to let you know that… | Я пишу, чтобы сообщить о … |
| We are able to confirm to you… | Мы можем подтвердить … |
| I am delighted to tell you that… | Мы с удовольствие сообщаем о … |
| Thank you for your letter of | Спасибо за ваше письмо |
| Thank you for enquiring | Спасибо за проявленный интерес… |
| We would like to thank you for your letter of … | Мы хотели бы поблагодарить вас за… |
| Просьба | |
| Could you possibly… | Не могли бы вы… |
| I would be grateful if you could … | Я был бы признателен вам, если бы вы … |
| I would like to receive | Я бы хотел получить…… |
| Please could you send me… | Не могли бы вы выслать мне… |
| I would appreciate… | Я был бы очень признателен |
| Would you mind…? | Могли бы вы… |
| For further details… | Для более подробной информации… |
| Could you please let me know… | Не могли бы вы мне сообщить… |
| Could you possibly explain… | Не могли бы вы объяснить… |
| I do not fully understand what… | Я не до конца понял, что… |
| Переговоры , обсуждение | |
| We were very pleased to… | Нам было очень приятно… |
| Your help is highly appreciated… | Мы будем очень признательны… |
| I will be happy to discuss with you… | Буду рад обсудить с вами… |
| We’d like to propose that… | Мы бы хотели предложить… |
| We propose / suggest… | мы предлагаем… |
| We are delighted that… | Мы очень рады, что… |
| I would be delighted to … | Я был бы рад … |
| I would be happy to | Я был бы счастлив… |
| I would be glad to | Я был бы рад… |
| I agree with you on that point. → | Я согласен с вами по этому пункту. |
| You have a strong point there. → | Здесь вы правы. |
| I don’t see any problem with that. → | Я не вижу в этом проблемы. |
| I’d have to disagree with you there. | Вынужден с вами не согласиться здесь. |
| From my perspective… | С моей точки зрения… |
| I’m afraid that doesn’t work for me. | Я боюсь, мне это не подходит. |
| We’d be glad to have you accompany us. | Я бы хотел вас пригласить… |
| We would also like to inform you … | Мы так же хотели бы сообщить вам о… |
| Regarding your question about … | Относительно вашего вопроса о… |
| In answer to your question (enquiry) about … | В ответ на ваш вопрос о… |
| I also wonder if… | Меня также интересует… |
| I am a little unsure about… | Я немного не уверен в … |
| I do not fully understand what… | Я не до конца понял… |
| Could you possibly explain… | Не могли бы вы объяснить… |
| Сожаление | |
| Unfortunately … | К сожалению… |
| I am afraid that … | Боюсь, что… |
| I am sorry to inform you that | Мне тяжело сообщать вам, но … |
| We regret to inform you that… | К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о… |
| Please accept our apologies for… | Пожалуйста, примите наши извинения за… |
| We apologize for… | Мы приносим извинения за… |
| I am (extremely) sorry that/for… | Прошу извинить за то, что… |
| I’m sorry, but I can’t make it tomorrow. | Прошу прощения, но я не смогу прийти завтра. |
| Thank you for your understanding. | Спасибо за понимание. |
| We regret to inform you that… | К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о… |
| Предложение помощи | |
| Would you like me to…? | Могу ли я (сделать)…? |
| If you wish, I would be happy to… | Если хотите, я с радостью… |
| Let me know whether you would like me to… | Сообщите, если вам понадобится моя помощь. |
| If you have any questions, please don’t hesitate to contact me. | Если у вас возникли вопросы, смело пишите мне. |
| Please do let me know if I can be of further assistance. | Пожалуйста, сообщите, если вам нужна еще какая-либо помощь. |
| Приложение к письму дополнительных материалов | |
| We are pleased to enclose … | Мы с удовольствием вкладываем… |
| Attached you will find … | В прикрепленном файле вы найдете… |
| We enclose … | Мы прилагаем… |
| Please find attached (for e-mails) | Вы найдете прикрепленный файл… |
| Напоминание о намеченной встрече или ожидание ответа | |
| I look forward to … | Я с нетерпением жду, |
| hearing from you soon | когда смогу снова услышать вас |
| meeting you next Tuesday | встречи с вами в следующий Вторник |
| Завершение письма | |
| Kind regards, | С уважением… |
| Yours faithfully, | Оборот считается немного устаревшим. В американском английском используется крайне редко . Используют при отсутствии указания имени получателя в обращении в начале письма, например: «Dear Sir» или «Dear Madam». |
| Yours sincerely, | Самый распространенный способ завершить деловое (официальное) письмо на английском языке. Используется, когда в обращении в начале письма указывается имя получателя, например: «Dear Ms Paula Hill». |
| Best regards, | Менее формальные способы завершить деловое письмо. Их рекомендуется использовать только тогда, когда письмо не носит строго официального характера и адресовано человеку, с кем у вас сложились более дружественные (а не только деловые) отношения. Однако, данные выражения очень часто применяются в электронной деловой переписке. |
| Kind regards, | |
| Warm regards, | |
| Regards, | |
Проверяйте грамматику текста
Если вы плохо владеете языком, используйте специальные сервисы для проверки грамматики и пунктуации, к примеру, Grammarly www.grammarly.com/
Аббревиатуры
Некоторые аббревиатуры, которые используют иностранные собеседники в электронной переписке:
EOB (end of business day) → конец рабочего дня.
SOB (start of business day) → начало рабочего дня.
EOQ (end of quarter) → к концу квартала.
TBD (to be determined) или TBA (to be announced), используем, когда информация по срокам или дате еще не известна.
PTO (paid time off) → отпуск.
OOO (Out of office) → вне офиса, не на работе. Фраза используется в автоответах.
FUP (follow up) → проследить, взять на контроль.
POC (point of contact) → контактное лицо.
FYI (for your information) → для вашей информации.
AAMOF (As A Matter Of Fact) → в сущности.
AFAIK (As far as I know) → насколько я знаю.
BTW (By The Way) →кстати.
CU (see you) → увидимся
F2F (face to face) → наедине.
IMHO (In My Humble (Honest) Opinion) → по моему скромному мнению.
Общие правила переписки на английском
Дон-Мишель Бод в своей книге «Kind Regards. Деловая переписка на английском языке выделила несколько общих правил переписки по e-mail.
- Сформулируйте главную мысль письма в первом предложении.
- Делайте абзацы короткими.
- Оставляйте пустые строки между абзацами – это поможет адресату ориентироваться в тексте.
- Снабдите фрагменты текста заголовками – это сделает письмо удобным для просмотра.
- Начинайте каждый абзац с самого важного, а затем переходите к подробностям.
- Старайтесь, чтобы фразы были короткими.
- Используйте предложения из одного слова.
- Следите, чтобы фразы имели простую структуру: подлежащее, сказуемое, дополнение.
- Не бойтесь местоимения «I».
- Выбирайте простые общеизвестные слова.
- Будьте лаконичны.
- Не скупитесь на тире (–).
- Не злоупотребляйте специальной лексикой.
- Избегайте сокращений, принятых в чатах и СМС.
- Избегайте украшательства и неуместных визуальных эффектов.
- Помните, прочесть ваше письмо может кто угодно.
Образцы писем на английском языке и типовые фразы
Примеры писем на английском языке (друзьям, знакомым, коллегам по работе и деловым партнерам)
www.learnenglishbest.com
Типовые фразы при написании деловых писем на английском языке
www.learnenglishbest.com
Шаблоны писем и стандарные фразы на английском языке используемые при покупках на eBay, Aliexpress и других интернет — магазинах
/www.vxzone.com/help/letter-templates
Образцы писем на английском языке
www.shopzona.info
ВИДЕО
Эффективный способ улучшить письмо на английском (IELTS, TOEFL, Business English)
youtu.be
Эффективный способ улучшить письмо — номинализация, т.е использование существительных.
Полезный урок английского от English with Experts. Советы тем, кто готовится к IELTS, TOEFL и другим экзаменам или тем, кому нужно учавствовать в деловой переписке на английском.
Деловая переписка на английском языке
Ксения Изотова: как правильно писать деловые письма на английском языке + конструктор / шаблон написания деловых писем.
Деловое письмо на английском: 3 слова, которые должен знать каждый
Деловое письмо на английском: 3 слова, которые должны знать каждый. Этот видео-урок делового английского (Business English) поможет улучшить ваше деловое письмо. 3 фразы, представленные в уроке преобразят вашу деловую переписку и помогут вам звучать более профессионально на английском. Урок также содержит пример (образец) хорошего письма с обьяснениями.
КНИГИ
Kind Regards. Деловая переписка на английском языке
Автор:Дон-Мишель Бод
Описание книги
Умение вести деловую переписку по электронной почте на английском языке – одна из ключевых компетенций в бизнесе. От способности четко, грамотно и убедительно сформулировать мысль, от знания этикета деловой переписки может зависеть очень многое. Дон-Мишель Бод, специалист по коммуникациям с мировым именем, на конкретных примерах из практики топ-менеджеров, маркетологов, специалистов по HR, юристов и многих других рассказывает об основах и тонкостях составления электронных писем на английском языке. К концу книги вы не только сможете написать четко структурированное послание, но и обогатите ваш лексикон новыми словами и выражениями.
Деловая переписка на английском языке
- Переписка сегодня — неотъемлемая часть жизни. Да, большая часть того, что мы пишем ежедневно — короткие сообщения в мессенджерах. Однако и старые добрые письма все еще очень популярны, только теперь в электронном виде. Проблема в том, что в наш цифровой век стало так много информации, что нам приходится тщательно ее фильтровать.
- Сколько писем приходит вам по электронной почте каждый день? А сколько из них вы удаляете одним свайпом по экрану? Хорошо это или плохо, в обоих случаях ответ, скорее всего, будет «много».
- Так как же написать такое письмо, которое вашему адресату будет удобно и приятно читать? Как составить такое сообщение, на которое захочется дать ответ?
- Сделаем оговорку: мы не даем советов о том, как написать рекламный текст. Мы объясняем, как составить деловое письмо так, чтобы читатель мог быстро и правильно понять главную мысль. Прочитав данную статью, вы узнаете, какие негласные правила деловых писем существуют в корпоративной культуре больших компаний.
-
А в чем сложность-то? Пишем так же, как говорим и все!
- На самом деле такой подход губителен, и мы объясним, почему.
- Когда вы непосредственно говорите с собеседником, в вашем распоряжении больше средств выражения: мимика лица, интонация голоса, паузы, жесты, поза и, наконец, слова. Да, как ни странно, язык мы ставим на последнее место. Согласно исследованиям, лишь 7% информации передается через слова, воспринимаемые получателем. Остальные 93% отдаются на откуп вышеперечисленным невербальным средствам передачи информации.
- В письменной же речи единственный ваш инструмент — слово. Семантика нашего (да и любого другого) языка неидеальна: большинство слов многозначны, поэтому часто необходимо догадываться об истинном значении высказывания, додумывать. В письменной речи маневр для такого «чтения между строк» шире — по тексту очень сложно понять, где автор пишет с сарказмом и иронией, где серьезно, а где в шутку. Отчасти, правда, в этом могут помочь знаки препинания, однако с ними тоже нужно быть очень аккуратными (читайте о правилах постановки запятой в английском языке в нашей статье).
Вывод 1: устная и письменная речь — принципиально разные вещи.
Вывод 2: к составлению письменного сообщения (e-mail) нужно подходить крайне ответственно.
-
Что нужно знать до написания письма
- 1. Кому вы пишете. Если вы пишете руководству или малознакомому человеку, письмо должно быть выдержано в официально-деловом стиле. Если ваш адресат — коллега, тон письма может быть более свободным. Также полезно знать сферу деятельности вашего получателя, так как это поможет понять, можно ли использовать в тексте какие-либо термины, неизвестные обычным читателям.
- 2. Зачем вы пишете. Необходимо четко сформулировать цель написания письма, для того чтобы находиться в рамках темы и не переполнять сообщение ненужной информацией.
-
Как правильно написать деловое письмо на английском языке
- 1. Всегда указывайте тему письма. Так адресату будет проще понять, что это письмо его интересует (или нет). При формулировании темы удостоверьтесь, что она проста и понятна. Для этого старайтесь использовать не более 3 слов.
- Примеры:
- Meeting on Friday;
- Marketing plan;
- Table reservation.
- 2. Используйте приветствия. Также будет нелишним добавить вежливое вступительное слово или чем-либо поинтересоваться. Обращаясь к женщине, используйте Ms, независимо от того, замужем она или нет.
- Примеры:
- Dear Mr Alex, hope you are well!
- Hello Mark, how was your holiday?
- Hello Ms Angela, I’m writing to you in order to…
- 3. Описывайте причину обращения.
- Примеры:
- We apologize for… / Мы приносим извинения за…;
- I would like to clarify that… / Я хотел бы прояснить, что…;
- We kindly ask you… / Мы любезно просим Вас…
- We hereby inform you that… / Настоящим уведомляем Вас о том…
- 4. Будьте кратки. Конечно, длина письма зависит от его темы, однако старайтесь не пугать адресата огромным объемом текста. Чем короче письмо, тем выше вероятность, что его дочитают до конца.
- 5. Используйте емкие слова. У больших руководителей нет времени на то, чтобы писать длинные письма. Поэтому они используют короткие, но очень емкие по содержанию слова и фразы. В их письмах очень много герундиев (propose having) — так они экономят речевые средства (вместо того, чтобы использовать to + инфинитив — propose to have). Если вы научитесь использовать такие слова в своих письмах, то будете выглядеть очень профессионально. Мы приведем примеры предложений с этими словами и без.
- Примеры:
- Forefront — важнейшее место. This goal should be in the forefront of your thoughts / This goal should be the most important thing to keep in mind right now;
- Highlight — (cущ.) основной момент, (гл.) выделять что-либо. We should highlight this word in the text / We should draw attention to this word in the text;
- Ensure — убедиться. Please, ensure he receives the message / Please, make sure he receives the message;
- Regarding — касающийся. We need precision regarding the time / We need precision on the subject of time;
- Acknowledgment — официальное подтверждение. He made an acknowledgment to receiving the letter we had sent / He made a confirmation that he received the letter we had sent.
- 6. Не сокращайте глагольные формы. В погоне за краткостью не забывайте о деловом стиле. Использование I’m вместо I am и I won’t вместо I will not считается непрофессиональным в бизнес-сфере. С другой стороны, говоря об отделах, не забывайте определенный артикль. Например: The Sales dept., The Finance dept., The IT dept.
- 7. Используйте всем известные сокращения. Да, как ни странно, don’t — это непрофессионально, а ASAP (as soon as possible) делает из вас «своего» человека!
- Примеры:
- FYI — For Your Information / Action. Используется, когда вы хотите проинформировать получателя о том, что сообщение будет ему интересно или попросить кого-то что-то выполнить;
- PFA — Please Find Attached. Добавляйте эту аббревиатуру, когда хотите привлечь внимание к прикрепленному файлу.
- KPI — Key Performance Indicator. Это количественно измеримый показатель достижения успеха в определенной области. Например, план продаж, доля рынка или число выигранных дел.
- EOY — End Of the Year. Часто используется совместно со значением KPI и годом. Например, количество реализованного товара по отношению к запасам на складе за период Январь-Декабрь 2015 может быть записан так: 85% EOY 2015.
- COB/EOD — Close of Business / End Of the Business Day. Часто используется вместе со словом deadline (срок окончания какой-либо работы). Например: the deadline is this Friday COB. Это значит, что работу нужно выполнить до 18-00 в эту пятницу (если, конечно, ваш рабочий день заканчивается в 18-00). Иногда вместо COB могут написать EOD, подразумевая то же самое. Это зависит от корпоративной культуры конкретной организации.
- 8. Используйте вложения. Графики, таблицы, картинки и тому подобное всегда отправляйте вложением, иначе ваше письмо будет неудобно читать.
- 9. Будьте осторожны с шутками. Лучше совсем их не использовать. Однако если уж очень хочется, будьте уверены, что шутку не сочтут неуместной или оскорбительной.
- 10. Используйте короткие предложения. В отличие от русского языка, в английском использование длинных предложений со второстепенными членами — моветон. Этот принцип верен вдвойне для деловой переписки.
- 11. Не пишите сплошным текстом. Используйте абзацные отступы. Даже в коротком сообщении, состоящем из 3 предложений, каждое предложение можно написать с новой строки да еще и разделить их пустыми строками. Так читателю будет проще понять, где заканчивается одна мысль и начинается другая.
- 12. Используйте выделения. Делайте это с умом и помните: выделить все — значит, не выделить ничего.
- 13. Пишите письма после встреч. Для подтверждения договоренностей, достигнутых во время встречи часто пишут письма, которые начинаются с подобной фразы: To confirm today’s meeting/call/discussion. После этого обычно идет перечисление самих договоренностей. В конце подобного письма добавляют: Let me know if I missed anything.
- 14. Вставьте вежливую фразу в конце.
- Примеры:
- Thank you and I’m looking forward to hearing from you / Спасибо Вам, и жду ответа от Вас;
- Thanks in advance / Заранее благодарю;
- If you have any questions, feel free to contact me / Если у Вас есть какие-либо вопросы, задавайте их;
- 15. Не забывайте о подписи. В английской деловой переписке принято говорить «искренне Ваш». Дальнейшие примеры — вариации подобной подписи.
- Примеры:
- Best regards;
- Kind regards;
- Warmest regards.
- Надеемся, наши советы помогут вам создать новые продуктивные деловые связи! Научиться писать грамотные деловые письма вам помогут наши опытные преподаватели в курсе Business English.
- Английская версия статьи
примеры писем на английскомя языке
Здесь вы найдете 5 писем-образцов о приеме на работу (application letters). Все они приведены с переводом на русский язык.
Все о деловых письмах на английском и их типах
Полезные фразы для деловой переписки
Письмо 1
Tom Garryson
7834 Divino street
Chicago, Illinois
Trend&Fashion
9034 Groom Street
Chicago, Illinois
USA, 90345
May 12, 2012
Dear Sirs,
I would like to apply for the job of courier in your company. I need part-time job and I am ready to work at the time convenient for you. I have a car for long distances and a bicycle for going round the city. I am very communicative and reliable. More information about me you may learn from my resume attached here.
With respect,
Tom Garryson
Перевод:
От: г-н Том Гэррисон
7834 Дивино улица, Чикаго, Иллинойс
Кому: «Тренд&Фэшн»
9034 Грум стрит, Чикаго, Иллинойс, США 90345
12 мая 2012 года
Уважаемые господа,
Я бы хотел претендовать на позицию курьера в Вашей компании. Мне нужна работа с частичной занятостью, я готов работать в то время, которое удобно Вам. У меня есть автомобиль для поездок на длинные расстояния и велосипед для поездок по городу. Я — очень коммуникативный и ответственный человек. Более подробную информацию обо мне Вы можете узнать из моего резюме, приложенного к письму.
С уважением,
Том Гэррисон
Письмо 2
Andrew Roll
7834 Central street
Chicago, Illinois
Trend&Fashion
9034 Groom Street
Chicago, Illinois
USA, 90345
August 01, 2012
Dear Sirs
I have just completed my final year at the University of Chicago and would like to apply for a position of Marketing Specialist in your company. I do not have any work experience but I have a great wish to become the part of your company and do my best for its success. I attached my CV so that you can learn more information about me. You may invite me for an interview at any time convenient for you. Thank you for your time.
With respect,
Andrew Roll
Перевод:
От: г-н Эндрю Ролл
7834 Централ стрит, Чикаго, Иллинойс
Кому: «Тренд&Фэшн»
9034 Грум стрит, Чикаго, Иллинойс, США 90345
01 августа 2012 года
Уважаемые господа
Я только что закончил Университет Чикаго и хотел бы работать в Вашей компании на позиции специалиста по маркетингу. У меня нет опыта работы, но зато у меня есть огромное желание стать частью Вашей компании и делать все возможное для ее успеха. Я приложил свое резюме, чтобы Вы могли узнать обо мне больше информации. Вы можете пригласить меня на собеседование в любое удобное для Вас время. Спасибо, что уделили мне время.
С уважением,
Эндрю Ролл
Письмо 3
Kira Stan
7834 East street
Chicago, Illinois
Trend&Fashion
9034 Groom Street
Chicago, Illinois
USA, 90345
July 12, 2001
Dear Sirs
With reference to your vacancy for Office Manager I am sending you my CV attached to this letter. I have an experience of working as a secretary for 2 years in a small company where I had no career prospects. I am the Bachelor of Business Administration and so I think my education would allow me to make a significant contribution to your company. I would be very grateful if you consider my application.
With respect,
Kira Stan
Перевод:
От: г-жа Кира Стэн
7834 Ист стрит, Чикаго, Иллинойс
Кому: «Тренд&Фэшн»
9034 Грум стрит, Чикаго, Иллинойс, США 90345
12 июля 2001 года
Уважаемые господа
В ответ на Вашу вакансию офис-менеджера я отправляю Вам свое резюме, приложенное к этому письму. Я имею опыт работы секретарем в течение 2 лет в маленькой компании, где у меня не было карьерных перспектив. Я имею степень бакалавра управления и поэтому я думаю, что мое образование позволит мне сделать значительный вклад в Вашу компанию. Я была бы Вам очень благодарна, если Вы рассмотрите мое заявление.
С уважением,
Кира Стэн
Письмо 4
Steve McGonagal
7834 Paradise street
Chicago, Illinois
Chicago Motors
9034 River Street
Chicago, Illinois
USA, 90345
July 21, 2007
Dear Sirs,
My name is Steve and I am writing in response to your advertisement. I am looking for a job of mechanic. I have experience of work as a mechanic in service center and appropriate education. I decided to move to your area that is why I apply for your job. I am a reliable person and would be a good worker for you. You may invite me for an interview at any time. Thank you for your attention.
With respect,
Steve Mcgonagal
Перевод:
От: г-на Стив Макгонагал
7834 Парадайз стрит, Чикаго, Иллинойс
Кому: «Чикаго Моторс
9034 Ривер стрит, Чикаго, Иллинойс, США 90345
21 июля 2007 года
Уважаемые господа,
Меня зовут Стив и я пишу в ответ на ваше объявление о работе. Я ищу работу механика. У меня есть опыт работы механиком в сервисном центре и соответствующее образование. Я решил переехать в ваш район, поэтому я подаю заявку на Вашу вакансию. Я – ответственный человек и стану для Вас хорошим работником. Вы можете пригласить меня на собеседование в любое время. Спасибо за внимание.
С уважением,
Стив Макгонагал
Письмо 5
Ann Peters
7834 Show street
Chicago, Illinois
Mr Cornwell
General Director
Helping Hand
9034 River Street
Chicago, Illinois
USA, 90345
July 21, 2008
Dear Mr Cornwell,
I am writing to apply for the job of volunteer worker. I saw this vacancy in Evening News this week. I have experience in volunteering – last year I helped immigrants to find temporary homes and job. As a volunteer in your company I would like to teach English for immigrants in our country or abroad if necessary. I graduated with excellent marks this year and would like to be useful in your company helping people.
With respect,
Steve Mcgonagal
Перевод:
От: г-жи Энн Питерс
7834 Шоу стрит, Чикаго, Иллинойс
Кому: г-ну Корнуэллу, генеральный директор, Хелпин Хенд
9034 Ривер стрит, Чикаго, Иллинойс, США 90345
21 июля 2008 года
Уважаемый г-н Корнуелл,
Я пишу, так как хочу быть волонтером. Я увидела объявление о вакансии в «Ивнинг Ньюс» на этой неделе. У меня есть опыт работы волонтером – в прошлом году я помогала иммигрантам в поиске временного жилья и работы. В качестве волонтера в Вашей компании я хочу преподавать английский язык иммигрантам в нашей стране или за границей, если потребуется. Я закончила школу с отличными оценками в этом году и хочу быть полезной в Вашей компании, помогая людям.
С уважением,
Энн Питерс
Фразы для деловой переписки на английском языке: с переводом и примерами
Здравствуйте, мои дорогие.
Хочу поделиться с вами одной историей. Как-то раз один мой знакомый написал мне с просьбой о помощи. Вячеслав — успешный бизнесмен. Но один из тех, кто строил бизнес 20 лет назад, и его знания английского ограничивались выражениями, пригодными для отдыха в Египте, но никак не для ведения переговоров. Все свои международные контракты он заключал через переводчиков. Но идя за современными тенденциями и понимая, что знания английского ему необходимы, он начал постигать эту науку. За несколько лет его результаты были просто невероятны. Но было одно маленькое «но»: его вообще не научили писать письма.
Когда мы проанализировали его переписку, то стало понятно, что его манера общения с партнерами при помощи электронных писем была больше похожа на русскую, с привычной фамильярностью и простотой. И если его партнеры поляки и испанцы это ему спускали с рук, то с англичанами и немцами вопрос оставался нерешенным. Назревали межкультурные конфликты и возможность срыва крупных международных контрактов. Вот в тот момент он и обратился ко мне за помощью. Буквально несколько часов изучения правильных деловых писем дали свой результат: письма Вячеслава стали грамотными, а фразы, которые он использовал, были именно тем, что нужно было видеть консервативным англичанам в своем партнере.
Поэтому сегодня я расскажу, как сделать перепиcку действительно эффективной, каких правил придерживаться и какие фразы для деловой переписки на английском языке использовать. В конце дам вам рекомендации по книгам, которые можно использовать для самостоятельного овладения навыками деловой переписки
Начнем?
Правила написания письма
Ведение переписки с зарубежными партнерами требует, как минимум, знания правил деловой переписки на английском языке.
- В начале любого письма в левой части листа необходимо указать свое полное имя, название компании, а также адрес и телефон.
- Ниже указываем адрес получателя, название его компании, и его контактные данные.
- Никогда не забывайте писать дату. Причем в Великобритании принят формат день/месяц/год, а в Америке — месяц/день/год. Будьте внимательны с этим!
- Текст вашего письма должен быть разделен на абзацы. Более того, помните, что в английской деловой переписке нигде не ставится красная строка.
- Начинать письмо нужно с обращения и приветствия, а также с пояснения причин обращения.
- Письмо нужно закончить благодарностью и словами прощания.
Правила — это, конечно, хорошо, но давайте перейдем ближе к практике. Предлагаю начать с основных фраз для обращения.
Полезные фразы и выражения
- Ели вам не известно, к кому конкретно вы обращаетесь, тогда пишите «Dear Sirs» или «Dear Sir or Madam».
Если же вы уже знаете имя адресата, тогда смело можете писать «Dear Mr.…» или «Dear Mrs….». - В случае если вы пишите письмо человеку, с которым уже общались или состоите в каких-либо бизнес-отношениях, тогда для начала разговора вам будут полезны следующие стандартные (но тем не менее всегда актуальные) фразы. А чтобы вам было проще, я напишу их с переводом:
Thank you for your e-mail of … — Благодарю Вас за Ваше письмо…
I apologize for not getting in contact with you for a long time… — Я приношу свои извинения, что так долго не связывался с Вами…
With reference to your letter of 24th of August / your article in the «Economist»… — Относительно Вашего письма от 24 августа / Вашей статьи в «Экономист»…
Further to your letter / our meeting … — Отвечая на Ваше письмо… / В дополнение к нашей встрече…
- Как я уже говорила, каждое письмо нужно начинать с объяснения причины, почему вы вообще пишите этому человеку. И для этого можете воспользоваться такими выражениями:
I am writing to confirm / to enquire… — Я пишу, чтобы подтвердить / узнать …
I am writing to apologize for… — Я пишу, чтобы извиниться за….
- В большинстве случаев деловое письмо пишется с просьбой, либо вам нужно согласиться с условиями, или передать информацию. Запишите стандартные фразы для этих случаев.
Could you, please…. — Не могли бы Вы…
I would be grateful if you…— Я был бы благодарен, если бы Вы…
I would be delighted / glad / pleased to… — Я был бы рад…
I am writing to let you know… — Я пишу, чтобы сообщить о…
I am delighted to inform you… — Я рад сообщить Вам…
We regret to tell you that… — К сожалению, должен сообщить Вам, что …
- Если вы в приложении письма высылаете какие-то файлы, то сообщить об этом адресату можно следующим образом:
I / We enclosure… — Я / Мы прилагаем…
In the attachment you can find…— В приложении письма Вы можете найти….
- Заканчивать письмо необходимо словами «Yours faithfully» или «Your sincerely». Причем первый вариант можно использовать, только если вы обращались к кому-то неизвестному, а второй сочетается с персональными обращениями.
Никогда, я прошу вас, никогда не используйте фразу «Best wishes». Был у моей подруги один знакомый преподаватель из Англии, который обещал бить — не в прямом смысле, конечно)), — своих учеников каждый раз, когда они пишут эту фразу!
Чтобы вы поняли на практике, как пишется письмо, я хочу показать вам пример одного из писем, написанного одним из моих учеников.
MATTHEWS Co.
421 Crystal Lane
Texas, III. 85830
Mrs. Elisabeth Kown
Marketing Director
EusoStepGroup Inc.
148 Baltimor Street
Newcastle WIC 37D
England
25.06.2013
Dear Elisabeth!
Further to your letter of 24th of June we would like to confirm your order of 1500 details art. 03—03—439. The order will be delivered within 10 days since the day of the payment. In the attachment you can find an invoice and the contract to get acquainted with. The delivery will be made in terms of INCOERMS 2010.
Look forward to your reply.
Yours faithfully,
John Matthews
Заметьте, в этом письме соблюдены все правила, о которых я говорила раньше. Поверьте мне, официальная переписка по электронной почте не так сложна, как кажется. Вы сможете освоить ее буквально за несколько уроков. А я буду рада помочь вам на этом пути.
Мои рекомендации по книгам
Если вам необходимо по максимуму окунуться в мир деловой переписки, постигнуть все ее тонкости и узнать о подводных камнях, то могу вам порекомендовать две современные книги. Они смогут помочь вам разобраться как в формальных, так и в психологических моментах ведения переписки.
Kind regards — отличное и серьезное пособие от зарубежного автора, специалиста по коммуникациям, которая собрала в данной книге свой и чужой опыт ведения деловой переписки на английском языке. Там вы найдете множество живых примеров и советов.
Деловая переписка на английском языке — также пользующаяся популярностью книга. Здесь много образцов, еще больше общепринятых клише, а также немало советов и рекомендаций от авторов. Как говорится, изучайте и применяйте!
Подписывайтесь на новости моего блога, и получайте все самые интересные и актуальные новости первыми.
А на сегодня я с вами прощаюсь.
До новых встреч, мои дорогие!
Электронное письмо на английском языке пример
Вам нужно написать электронное письмо на английском языке — пример вам в этом поможет! В эру информационных технологий деловая переписка приобретает цифровой формат. Сегодня электронная почта является неотъемлемым способом коммуникации. Не стоит отрицать необходимость знания основ деловой переписки. В данной статье мы рассмотрим основные правила написания электронных писем, а также приведем пример электронного письма на английском языке.
Электронные письма условно делятся на формальные и неформальные. Лексика в двух разновидностях писем разная, давайте разберем два типа писем более детально:
Формальные письма:
- Корпоративная переписка.
- Письма для деловых партнёров.
- Письмо-обращение в организацию, техническую поддержку или интернет-магазин.
Неформальные письма:
- Предназначаются знакомому, другу, приятелю.
- Адресуются члену семьи.
Структура электронного письма на английском языке
Ниже мы рассмотрим поэтапное руководство для формирования электронного письма на английском языке, а также базовые фразы для применения в переписке.
Основные составляющие письма:
- Subject (тема письма) – должна быть короткой, простой, максимально отражающей суть письма. Например, Custom declaration – Таможенная декларация. Неформальная тема письма: Birthday Invitation on 12th of February – Приглашение на день рождения 12 февраля.
- Body (тело письма) – в данном разделе необходимо написать основное содержания письма.
- Attachment (вложение) – если помимо текстового содержания необходимо прикрепить изображения, документы, договор, то непременно сделайте это, но укажите это получателю письма. Например, “Please find attached the file” – “Пожалуйста, ознакомьтесь с файлами во вложении”.
- СС – это копия письма. Если вам необходимо отправить письмо нескольким адресатам, то укажите электронные адреса в данной строке.
Основные элементы email:
- Приветствие – включает имя получателя, если оно известно. Например, “Hello John” – “Привет Джон” или “Good day Mr. Smith” – “Добрый день, мистер Смит”
- Вступление – если вы пишете письмо незнакомому человеку, то представьтесь. Например, “My name is Julia, I am working as a web designer at ABC Company” – “Меня зовут Джулия, я работаю веб-дизайнером в ABC Company”.
- Цель сообщения – основная часть письма, в которой необходимо указать основное содержание и цель письма.
- Подробности – укажите ту информацию, на которую получатель должен обратить внимание, выделите все важные нюансы. Возможно, вы ожидаете обратной связи, или вам срочно необходимо получить от человека документ. Информация, написанная в отдельном абзаце, обязательно заострит внимание получателя на конкретной информации.
- Завершите письмо базовой вежливой фразой, затем укажите свои данные и контакты. Если вы работаете в компании, то у вас наверняка уже имеется подпись на английском языке.
Шаблон подписи ниже:
Best regards,
Ivanov Ivan
Sales manager
ABC Company
T +1 (111) 111 11 11 (int.111)
F +1 (111) 111 11 11
M +1 (111) 111 11 11
W www.abc.com
Электронное письмо на английском языке — пример
Ниже представлен ряд образцов фраз, которые могут быть полезны, если вы пишете деловое или неформальное письмо.
Как начать переписку по email на английском?
Проявите вежливость и начните переписку с вежливого обращения:
- Dear Mr. Parker, / Dear Ms. Parker, / Dear Mrs. Parker, – Mr, — мистер, Ms. – обращение к незамужней даме, Mrs. – обращение к замужней даме.
- Dear Sir, либо Dear Madam, – если вы знаете пол адресата, но не знаете имени.
- Dear Sir or Madam, – употребляйте в случае, если не знаете пол адресата.
- Dear partners, Dear colleagues – Уважаемые партнеры, Уважаемые коллеги.
- Hi Katya, Hello Katya – Привет, Катя. Такое обращение приемлемо в случае неформальной переписки.
При формировании неформального емейла приветствие может быть любым, на ваше усмотрение.
Первое предложение в письме
Будучи инициатором письма, можете начать предложение с фразы:
- I am writing in connection with – Я пишу в связи с…
- I am writing to draw your attention – Я пишу с целью привлечь Ваше внимание к…
- I am writing you to enquire about – Я пишу для того, чтобы узнать о…
- I am writing on the subject of — Я пишу по причине…
- I am writing in reference to – Я пишу относительно…
Отвечая на полученное письмо, руководствуйтесь нижеуказанными фразами:
- Thank you for your email of 23th of May, asking about… — Благодарю Вас за письмо от 23 мая с вопросом о…
- Thank you for your prompt reply. – Благодарю Вас за быстрый ответ.
- Thanks for getting back to me. – Благодарю за то, что ответили мне.
- Thank you for contacting our company. – Благодарим Вас за обращение в нашу компанию
Заключительная фраза в электронном письме
Финальная фраза донесет до адресата, каких действий вы от него ожидаете.
- If you have any questions, please feel free to contact me. – Если у Вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.
- I look forward to your reply/hearing from you – С нетерпением жду Вашего ответа.
- Thank you for cooperation – Благодарю Вас за сотрудничество.
Вложения:
Если к письму прикреплены вложения, напишите об этом в письме:
- Please find attached… (documents from the meeting). – Пожалуйста, найдите во вложении…
- I am attaching… (our commercial offer). – Я прилагаю…
В конце письма, перед вашим именем в подписи, используются заключительные вежливые фразы:
- Truly yours; Yours faithfully (Преданный Вам).
- Your very sincere friend (Ваш искренний друг).
- Lovingly yours (Любящий Вас).
- Yours ever; Ever yours, Yours as always (Всегда Ваш).
- Yours cordially (Сердечно Ваш).
Пример делового письма на английском языке:
Электронное письмо другу на английском:
Пример делового письма по вышеуказанной структуре:
Dear Mr McAdam,
With reference to your last email regarding the current situation with the Skipton Airport Project, I can confirm the following:
We successfully completed stage 2 on Monday and at present we are preparing to start stage 3. On the whole, the project is going well. We have not encountered any problems with the machinery but there are still some minor issues with the delivery system.
As was pointed out in our last meeting, the problem with the delivery system is due to the software. It is a very common software issue and we just need time to correct the code. Rest assured that this issue is being looked into and we are confident that it will be resolved by the end of the month.
Please accept my apologises for not receiving a copy of the updated project report earlier. Please find attached a copy of the report at the end of email.
Concerning your question about the post-installation support package, I can confirm that we provide both remote and call-out site support 24 hours a day, 365 days a year. This covers remote monitoring, a service every 3 months, service engineer visits and the cost of all parts and labour.
With regards to your request to extend the period of post-installation support from 6 months to 12 months. May I suggest that we discuss this matter at the next project update meeting?
I hope that this answers your questions.
If you require any further assistance, please do not hesitate to contact me on my mobile, 07340 7602133.
I look forward to hearing from you.
Best regards,
James Brown,
Project Manager,
ABC Company
T +1 (111) 111 11 11 (int.111)
F +1 (111) 111 11 11
M +1 (111) 111 11 11
W www.abc.com
Искренне надеемся, что статья оказалась полезной для вас, и написать электронное письмо на английском языке теперь не составит труда. Желаем вам продуктивной электронной переписки. Шагайте в ногу со временем и развивайте свой уровень английского языка!
Другие статьи по теме
Просмотры:
1 355