Инструменты контроля персонала: инструменты, способы и ошибки – РемОнлайн

Содержание

инструменты, способы и ошибки – РемОнлайн

Контроль работы сотрудников – одна из самых важных управленческих функций. Без него все делают что хотят и в компании творится хаос. В таких условиях точно не получится добиться слаженной работы и выполнять заказы клиентов в срок. Начало года – отличное время для того, чтобы исправить ситуацию и выстроить эффективную систему контроля. О том, как это сделать, расскажем в нашей статье.

Для чего нужно контролировать работу подчиненных

Конечно же, мы верим в существование гиперответственных продавцов и мастеров, которые идеально работают без всякого контроля. Но в большинстве случаев действует принцип «кот из дома – мыши в пляс». Без руководства все моментально переключаются в режим отсиживания «стулочасов», расслабляются и забывают о своих задачах. Это одна из главных причин беспорядка на складе, просрочки заказов и халатного отношения к клиентам.

Если же вы начнете нормально контролировать своих сотрудников, то в итоге сможете:

оценивать продуктивность и равномерно распределять задачи;

выявлять прокрастинаторов, мошенников и немотивированных мастеров;
контролировать опоздания и вести учет отработанного времени;
наладить эффективную систему делегирования и следить за адаптацией новичков;
своевременно узнавать, кто из подчиненных собирается уволиться;
пресекать нарушения и фальсификацию отчетов.

То есть контроль поможет обнаружить проблемы не постфактум, а на этапе, когда еще можно все исправить: провести обучение, пересмотреть планы или перераспределить заказы и задачи. При этом стоит учесть, что сотрудники примут только ту систему контроля, которая не будет нарушать их личные границы. Чрезмерное давление может стать причиной демотивации и снижения эффективности труда.

Как контролировать работу сотрудников

С помощью устного взаимодействия – подходит для очень маленьких компаний. Главный риск заключается в том, что подчиненные могут не выполнять такие договоренности с отговорками вроде «не знал», «не слышал» или «забыл».

Документально – более надежный метод, но возникает риск бумажной волокиты и путаницы в документообороте.

В CRM-системе – подходит для любой компании и позволяет контролировать сроки выполнения заказов и задач. Количество возможностей будет зависеть от выбора конкретного ПО. В РемОнлайн, например, можно присваивать сотрудникам роли, отслеживать их действия, ограничивать доступ к информации, сохранять и прослушивать разговоры, устанавливать нормы времени для статусов заказов и т.д.

Кроме того, контроль сотрудников может делиться на гласный и негласный. В первом случае вы делаете все публично, а во втором действуете втайне. Чтобы все было честно, подчиненных, конечно же, лучше предупредить.

После выбора способа контроля можно перейти к его организации. Вот список инструментов, которые вам помогут:

Собрания и планерки – нужны для мотивации, обсуждения рабочих вопросов и понимания динамики выполнения планов и задач.

KPI – так сотрудники будут знать, каких показателей и в какие сроки нужно достичь. Их цели станут четкими и осязаемыми, а у вас появятся конкретные критерии оценки качества работы.
Видеонаблюдение – позволит установить круглосуточный контроль над рабочими зонами и складом. Минимизирует вероятность воровства товаров, материалов и запчастей.
Тайный покупатель – поможет увидеть и проанализировать реальный уровень сервиса. Подходит как для магазинов, так и для автомоек, ателье, СТО и ремонтных мастерских.
Мотивационная доска – это доска с KPI или планом, на которой подчиненные каждый день отмечают количество своих продаж или выполненных задач и заказов. Ее видят и они, и руководитель. Такая доска позволяет следить за динамикой работы и вовремя поднажать, чтобы все сделать в срок.
Прослушивание звонков – повысит уровень ответственности сотрудников, позволит контролировать качество коммуникации с клиентами и разработать оптимальные скрипты продаж. Такая опция отлично реализована в сервисах IP-телефонии, со многими из которых интегрируется РемОнлайн.

Промежуточная проверка знаний – поможет выявить некомпетентных подчиненных и запланировать дополнительное обучение. Можно спрашивать про акции, которые у вас проходят, особенности товаров и ремонтов, а также техники продаж.
Отчеты – например, по продажам, заказам, работам и отзывам клиентов. Так вы сможете объективно оценить успехи каждого мастера или продавца. Если вы хотите контролировать сотрудников с помощью CRM-системы, обратите внимание на то, какие отчеты в ней можно формировать.

Дополнительной точкой контроля может выступать система учета рабочего времени в виде специального ПО на компьютерах сотрудников или терминала, с которым они взаимодействуют при приходе, перерывах и уходе.

Перед внедрением системы контроля расскажите команде, для чего это нужно, а также что и как именно вы будете проверять.

Главные ошибки при контроле сотрудников

Мы уже говорили об опасности чрезмерного контроля. Но кроме него бывают и другие ошибки, которые могут навредить вашему бизнесу, а именно:

Бессистемный контроль – действия сотрудников нужно отслеживать постоянно, а не набегами. Иначе появляется желание схалтурить, потому что непонятно, будете ли вы сегодня что-то проверять.

Концентрация на ошибках – контроль не должен иметь полностью негативный окрас. Иначе будет казаться, что вы просто ищете поводы для выговоров и штрафов. Это создаст нездоровую атмосферу в коллективе и не каждый выдержит подобное давление. Так что не дергайте своих ребят из-за мелких ошибок по 100 раз в день.

Отсутствие наказаний – если вы вводите правила, то сразу объясните, что ждет того, кто их нарушит. Иначе опоздания, прокрастинация и кражи никогда не прекратятся.

Формальный контроль – пустые угрозы в стиле «я все проверю», которые вы никогда не выполняете вряд ли дадут какой-нибудь результат.

Проверка работы, в которой вы не разбираетесь – довольно сложно контролировать реализацию задач, которые являются для вас «загадкой». Лучше доверьте это специалистам или постарайтесь предварительно сами вникнуть в процесс.

Чтобы сэкономить время, разработайте для подчиненных алгоритмы самопроверки (например, чек-листы), стандарты обслуживания и подробную базу знаний. Высшим пилотажем станет внедрение системы контроля, которая будет мотивировать и не вызовет ощущение тотального надзора. Поэтому почаще хвалите сотрудников за успехи и не превращайтесь в диктатора, который готов наказывать за любую оплошность. Помните, что контроль специалистов разных профессий может иметь свои нюансы. Например, о том, как проверить работу бухгалтера, мы писали в этой статье.

Методы контроля рабочего времени | Рабочее время сотрудника: как организовать и контролировать

Понятие «рабочее время» означает период, в течение которого сотрудник исполняет трудовые обязанности. Понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Длительность периода зависит от условий трудового контракта, распорядка рабочего дня и внутренних правил компании. Законодательство не запрещает задействовать сотрудников для выполнения профессиональных обязанностей в другое время.

Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. Четкая организация рабочего времени в равной степени необходима и руководителю, и подчиненным. Контроль со стороны нанимателя или руководителя поддерживает рабочую дисциплину в коллективе и гарантирует справедливую оплату труда.

Руководители крупных организаций с большим штатом сотрудников не успевают лично уследить за каждым подчиненным. Кроме функции контроля менеджер, начальник отдела или руководитель проекта исполняет и другие обязанности. Во время работы возникают непредвиденные трудности или обстоятельства, не предусмотренные планом, и рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не удается даже лидерам тайм-менеджмента.

Одновременно с увеличением штата и количества проектов множатся задачи, так что личный контроль рабочего времени становится невозможным. Один из вариантов решения проблемы – проактивное управление, которое помогает уменьшить количество трудных ситуаций в работе отдельного сотрудника и способствует успешному выполнению рабочих обязанностей.

Понятие и правовое обоснование учета рабочего времени

Мониторинг рабочего времени – это отслеживание деятельности персонала в течение трудового дня и контроль за соблюдением трудового распорядка. Мониторинг относится к группе превентивных мер, которые позволяют поддерживать дисциплину и предупреждать злоупотребление доверием работодателя. Этот метод в первую очередь направлен на выявление нарушителей, которые решают личные, а не служебные вопросы.

Контроль и учет рабочего времени ведется в рамках Трудового кодекса. По закону, работники имеют право на перерывы, выходные и отпуск.

Зачем вести учет рабочего времени

Контроль как часть мониторинга рабочего времени позволяет решать несколько задача:

Фиксировать время прихода на работу, чтобы вычислить систематически опаздывающих и отсутствующих.

Проверять своевременное возвращение работника после обеденного перерыва и присутствие на рабочем месте в течение всего дня.

Определять время окончания работы.

Выявлять прогульщиков.

Разделять оплачиваемые периоды рабочего времени на фактически отработанные часы, отпуск, больничный, простой по вине нанимателя и т.д.

На практике руководители часто сталкиваются с такой проблемой, как несоблюдение сроков выполнения работ. Рассчитать сроки просто: норма рабочего времени по статье 91 Трудового кодекса – 40 часов в неделю. Норма сопоставляется с квалификационным справочником или функциональными обязанностями сотрудника. В итоге получается рациональная схема распределения времени труда персонала.

Существенный недостаток заключается в том, что в схеме не учтены:

человеческий фактор, например, постоянные перекуры, больничные, опоздания, личные дела в оплачиваемое время и т.д.

форс-мажоры: чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия, аварии, задержки со стороны контрагентов и т.д.

Все это приводит к разнице между затраченным временем и фактически выполненной работой.

Внедрение методов контроля временных показателей работы нужно в первую очередь работодателю. Это позволит платить за фактически отработанное время, а не за опоздания, перекуры и компьютерные игры на рабочем месте. Анализ собранных данных с одной стороны, письменные отчеты и объяснения сотрудников – с другой, позволяют руководителю принимать взвешенные решения о рациональности использования рабочего периода и соответственно начислять заработную плату.

Методы контроля рабочего времени

Работодатель заинтересован не только в своевременном появлении сотрудников на рабочем месте, но и в производительности труда коллектива. Производительность напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на рабочем месте.

Как контролировать работу сотрудников в Интернете и на компьютерах через один интерфейс? Узнать.

Едва ли работник успевает выполнять обязанности, если тратит время на социальные сети, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение книг или серфинг в интернете. Методы контроля рабочего времени сотрудников включают фиксацию:

выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;

телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;

скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;

содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;

присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения.

Прежде чем применять методы контроля следует заблаговременно оповестить персонал. Для этого в дополнительном соглашении указывают способы мониторинга использования рабочего времени, изменять условия допускается только с согласия персонала. Более того, устанавливать камеры наблюдения в кабинетах без уведомления работников противозаконно.

Данные мониторинга использования рабочего времени составляют основу для анализа эффективности труда персонала. Метрики результативности включают:

итоговые – оценка результатов завершенного проекта в целом;

промежуточные – контроль проделанной работы за указанный срок;

периодические – подведение итогов по прошествии определенного периода времени;

избирательные – нерегулярный выборочный мониторинг отдельных сотрудников на усмотрение руководства.

Любые методы мониторинга направлены в первую очередь на то, чтобы оценить, насколько эффективно и рационально сотрудник распределяет рабочее время, и одновременно оценить уровень профессионализма.

Способы контролировать рабочее время

Способы контроля, учета и оценки рабочего времени персонала со временем эволюционировали, и все же организации, особенно государственные учреждения, придерживаются традиционных подходов. Например, назначают ответственного, вахтера или дежурного, за ведение журнала учета рабочего времени. Ответственный фиксирует время прихода-ухода и систематически готовит отчеты для руководителя.

Другой вариант – ввести в штат должность администратора, который будет находится в одном помещении с коллегами или в отдельном кабинете и контролировать непрерывность рабочего процесса.

Еще один способ заключается в том, чтоб сотрудники вели личную отчетность, самостоятельно контролировали и фиксировали израсходованное рабочее время. Метод помогает оценить проделанную работу с точки зрения исполнителей и развивает самостоятельность.

Более привычный способ – установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца. Информация по каждому работнику сохраняется в файле и доступна для просмотра в любой момент.

Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании – система видеонаблюдения. Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка. Кроме того, внедрение системы видеонаблюдения вызывает у сотрудников психологический дискомфорт от постоянного наблюдения. Поэтому установка камер чаще всего – это особенная мера, которая применятся на критически важных объектах.

IT-решения для контроля рабочего времени

Контролировать работу небольшого коллектива вручную – посильная задача для непосредственного руководителя или одного выделенного специалистам. Но если штат предприятия насчитывает не одну сотню человек, которые к тому же работают в филиалах или удаленно, справиться с такой задачей под силу только автоматике.

Кроме того, мониторинг работы персонала нужен не только для фиксации результативности труда отдельного работника, но и для обеспечения безопасности предприятия. Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. Автоматизированные системы фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты.

Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулами, опозданиями, длительными перерывами. IT-инструменты фиксируют и анализируют данные, на основе которых руководство поощряет «передовиков» офиса, тем самым мотивируя весь коллектив работать более продуктивно и дисциплинированно.

Автоматизированные IT-системы позволяют выявить:

нарушителей дисциплины – сотрудников, которые систематически опаздывают или уходят домой раньше положенного, заядлых курильщиков или любителей кофе, длительность «пятиминутных» перерывов у которых превышает длительность работы.

работников, которые в течение рабочего времени решают личные дела, читают новости и ленты социальных сетей, ведут дружескую, а не служебную переписку в мессенджерах, играют на компьютере.

сотрудников, которые настолько перегружены рабочими задачами и вынуждены постоянно задерживаться на работе, что грозит профессиональным выгоранием и – в крайнем случае – нервным срывом.

сотрудников, которые не удовлетворены позицией по тем или иным вопросам и заняты поиском новой работы.

Возможности «СёрчИнформ КИБ» еще шире. В модуле ProfileCenter можно анализировать психологические особенности сотрудников и создавать группы риска, за которыми нужен особый контроль.

Автоматизированный мониторинг рабочего времени не ограничивается установкой специализированно ПО и включает также установку контрольного оборудования при входе/выходе из здания; оборудование пунктов пропуска; использование системы личных идентификаторов для каждого работника; фиксацию передвижения персонала во время работы по территории предприятия с помощью GPS-маячков.

Комплексных подход к контролю рабочего времени предполагает анализ работы специалистов по контрольным точкам: штатному расписание, плану работ, срокам выполнения задач, территории исполнения обязанностей, производственного графика.

Как выбрать IT-решение для контроля рабочего времени

При выборе программного обеспечения для контроля рабочего времени и оценки эффективности персонала стоит учитывать специализацию решения и сразу ответить на вопрос, с какой целью устанавливается программа: только собирать данные или анализировать эффективность работы персонала.

Далее необходимо определиться, достаточно ли для целей внедрения программы, которая предоставляет количественные отчеты о приходе-уходе работника, или требуется решение, которое зафиксирует, чем именно сотрудник занимался в рабочее время. Полезная опция – возможность снимать скриншоты по заранее заданному расписанию или при запуске определенных процессов.

Руководителей интересует эффективность не только отдельного сотрудника, но и всего коллектива. Чаще всего топ-менеджмент интересует не информация о том, на какие именно игры отвлекался работник или с кем именно переписывался, а общее количество времени, потраченное впустую. Поэтому дополнительным преимуществом программы стает возможность генерировать не только детализированные, но и сводные отчеты.

Оценить возможности «КИБ СёрчИнформ» можно во время 30-дневного триала. Для бесплатного теста предоставляется программа с полным функционалом. Оставить заявку на тест.

Особые случаи контроля рабочего времени

Если в компании есть сотрудники, которые работают по особому графику, так что контролировать их по общей схеме не удастся, индивидуальные условия вносятся в трудовое соглашение.

Например, в контракты с удаленным персоналом включают дополнительные пункты: строго установленное временя для связи, сроки выполнения задач, обязанность предупреждать о форс-мажорных обстоятельствах и т.п.

В любом случае руководитель или работодатель не вправе заставлять персонал трудиться сверхурочно. Дополнительные часы работы закрепляются в трудовом контракте одновременно с компенсацией в виде прибавки к зарплате или отгулов. Вопрос администрация предприятия обсуждает с каждым работником индивидуально в рамках трудового законодательства.

Гибкий график работы, который дает работнику возможность самостоятельно контролировать нагрузку и занятость, позволяет повысить производительность труда и снизить затраты работодателя на почасовую оплату.

Учет рабочего времени необходимо вести в каждой компании независимо от принятого графика. Методы контроля рабочего времени повышают производительность, дисциплинируют персонал и позволяют сократить расходы.

Применение автоматизированных инструментов контроля рабочего времени и эффективности труда облегчает ведение учета в компаниях с большим штатом работников, обеспечивает объективную оценку работы каждого сотрудника и способствует принятию мотивированных управленческих решений.

Инструменты ненавязчивого контроля. Доброе слово и револьвер менеджера

Инструменты ненавязчивого контроля

Следуя теории «Personal approach», контроль необходимо уменьшать в процессе личностного развития сотрудника. Ненавязчивый контроль намного сложнее навязчивого. Принцип ненавязчивого контроля заключается в том, чтобы контроль осуществлялся, а сотрудник не чувствовал давления. Эти инструменты необходимы для работы с личностно развитыми сотрудниками и повзрослевшими детьми.

Инструмент Outlook: современный инструмент коммуникаций, который может использоваться как инструмент контроля. Чтобы использовать Outlook как инструмент контроля, необходимо наличие в компании сервера Exchange, который позволит не только хранить почту на сервере, но и отслеживать календари и задачи подчиненных. Придется добиться, чтобы все подчиненные вели календарь и планировщик с задачами в Outlook, тогда руководитель сможет ненавязчиво отслеживать процент выполнения задач и приоритеты сотрудников.

Инструмент «Private shopper» («Тайный покупатель»): используется в розничном бизнесе для контроля качества обслуживания продавцами.

Одним из главных конкурентных преимуществ любой розничной компании является качество обслуживания. Чтобы усилить свою сервисность и клиентоориентированность, ретейлеры разрабатывают стандарты обслуживания, вкладывают деньги и усилия в обучение своих сотрудников этим стандартам и стараются добиться неукоснительного их выполнения. В основном система «тайный покупатель» применяется в прямых продажах B2C.

Как это происходит на практике?

Пока руководитель находится в зале и наблюдает за процессом продажи, продавец, конечно, делает все возможное для того, чтобы стандарты соблюдались. Но может ли руководитель контролировать одновременно десять человек? Всегда ли он вообще присутствует в зале? Всегда ли руководство компании может быть уверено в качестве работы и заинтересованности этого руководителя? К сожалению, утвердительно ответить на все три вопроса представляется маловероятным.

В отсутствие руководителя рядом с продавцом нередко случаются недоработки, а порой и нарушения: игнорирование покупателей, отсутствие приветствия, несоблюдение этапов продажи, а то и попросту хамское отношение к клиентам.

Для профилактики подобных ситуаций в середине ХХ века была придумана должность private shopper («тайный покупатель»). Смысл работы тайного покупателя (далее ТП) заключается в том, что под видом реального покупателя в магазин приходит специально обученный человек, чтобы оценить соблюдение персоналом стандартов обслуживания. Итогом проверки является заполненная анкета с оценками соблюдения этапов продажи, комментариями по общим впечатлениям от общения с продавцом. Для контроля над объективностью оценки зачастую ведется аудиозапись проверки.

Проведя некоторое количество проверок, заказчик получает объективную картину того, как на самом деле обслуживают покупателей в его магазинах, и принять в случае необходимости меры для исправления и улучшения ситуации.

К сожалению, система private shopper обычно воспринимается линейными сотрудниками и руководителями точек продаж как «карающая длань», поскольку по результатам проверок обычно принимаются решения, отрицательно влияющие на зарплаты проштрафившихся сотрудников. Однако без этой меры на результаты проверок будут обращать внимание только самые лояльные и заинтересованные сотрудники (из числа и продавцов, и их руководителей), а мы помним, что именно отсутствие их заинтересованности заставило нас прибегнуть к использованию тайных покупателей.

Из теории управления известно, что условием устойчивости динамической системы является наличие обратной связи. В идеале система private shopper как раз и должна служить обратной связью, которая позволяет реагировать на ситуацию в зависимости от результата проверок.

Резюмируя, хочу перечислить несколько правил, при соблюдении которых система ТП будет максимально эффективной:

1. Количество проверок должно соответствовать трафику торговой точки и ее штатному расписанию.

2. Тайный покупатель должен оставаться тайным. Для этого он должен знать особенности работы компании заказчика и иметь соответствующую легенду. Если продавец поймет, что его проверяют, об объективности проверки можно забыть.

3. Сотрудники компании заказчика должны быть уверены в объективности оценки. Для этого настоятельно рекомендуется вести аудиозапись проверки, чтобы была возможность подать апелляцию. Дополнительным положительным эффектом от наличия аудиозаписи будет возможность прослушать ее всем коллективом и разобрать все допущенные ошибки.

4. Итоги проверки ТП должны влиять на мотивацию проверяемых сотрудников и их руководителей.

Инструмент «Private employee» («Тайный сотрудник»): используется руководителями, у которых в подчинении несколько отделов или нет возможности постоянно находиться с подчиненными. Основной принцип заключается в использовании сотрудников для передачи информации.

Не думай, что я советую тебе завести «стукача» в подразделении. Тайный сотрудник – это инструмент ненавязчивого контроля, который используется во всех государственных структурах или больших компаниях, где нет возможности контролировать все.

Если ты все же воспринимаешь это как «стукачество», то нет смысла использовать этот инструмент, потому что так же это будет воспринимать и сотрудник.

Можно использовать инструмент открыто или закрыто.

Открытое использование означает «агента» в подразделении. С сотрудником заключается тайный контракт, согласно которому он будет рассказывать о ситуации в отделе, о работе его руководителя и всего подразделения в целом. Самое главное, чтобы у такого сотрудника не было личной заинтересованности говорить неправду. Идеально было бы контрактировать такого сотрудника уже при приеме на работу, если есть цель контролировать персонал с помощью «своих» людей. При грамотной беседе и взаимной выгоде можно установить хороший ненавязчивый контроль. Повторюсь, главное самому не воспринимать это как «стукачество», а считать деятельность тайного сотрудника помощью в наблюдении за отделом, на которое самому не хватает времени.

Интерес сотрудника можно пробудить, сыграв на его желании восстановить «справедливость» в отделе. Это сработает, если он не слишком развит как личность. Если «цеплять» сотрудника, мотивированного на развитие, можно просто попросить его делать «анализ деятельности работы отдела», необходимый для дальнейшего карьерного роста.

На практике это может выглядеть так: «Алексей, мне нужна твоя помощь. У меня не хватает времени контролировать и анализировать ситуацию в некоторых филиалах, особенно у вас. У тебя хорошие аналитические способности, и в будущем ты мог бы быть неплохим руководителем. Хочу попросить тебя быть моим помощником здесь. Анализировать плюсы и минусы работы подразделения и твоего руководителя и вносить рациональные предложения по изменению, если это будет необходимо».

Открытый принцип «агента» применяется в компаниях, где действительно сложно физически управлять и контролировать всех. К сожалению, управленцы иногда используют такой принцип в своих личных, политических целях, что не соответствует этике менеджмента и just-принципу.

Закрытое использование – это использование сотрудников втемную для контроля за ситуацией. Сотрудники могут передавать информацию, не понимая, что она необходима для контроля и что они могут случайно выдать своего руководителя. Некогда Петр I ходил в народ и общался с разными людьми, чтобы контролировать все моменты своего правления.

Я не раз видел, как харизматичный собственник большой компании мог прийти в один из своих филиалов, запросто заговорить с продавцами и в ненавязчивой беседе узнать многое. Не важно, знали они его или нет – благодаря непосредственному общению он легко входил в доверие и узнавал, что ему нужно, тем самым держа под контролем всю компанию.

Технически использование сотрудников для контроля без их ведома возможно, если ты обладаешь хорошими навыками коммуникаций и умеешь войти в доверие. За пятнадцать минут неформальной беседы от простого сотрудника можно узнать все о его подразделении, и он даже не догадается, что целью вашей беседы была информация, которую ты используешь для последующего контроля. Для этого необходимо пользоваться всеми инструментами коммуникаций: уважение к собеседнику, активное слушание, навыки задавания вопросов, «взрослая» позиция и т. д.

Такой принцип контроля и анализа использовали великие русские полководцы, в отличие от многих штабных генералов, которые держали под контролем только то, что могло лишить их должности.

Еще раз повторюсь, что политический менеджмент – это «кариес» многих компаний.

Важно:

использование данных инструментов необходимо для контроля, чтобы потом скорректировать ситуацию, а не для того, чтобы впоследствии наказать сотрудников.

«Что бы ты поменял?» Инструмент, позволяющий узнать от сотрудников, что происходит в коллективе в отсутствие прямого контроля.

Управленец, беседуя, спрашивает у линейных сотрудников, что бы они поменяли в работе, если бы были менеджерами. Своего рода «мозговой штурм» для оптимизации работы. Сотрудник, сам того не замечая, рассказывает о процессах, происходящих в подразделении, с проблемной точки зрения. Управленец может выявить слабые места, тем самым контролируя то, что не видно, и анализируя ситуацию.

Корпоратив, или инструмент Сталина. Неплохой инструмент анализа и контроля, позволяющий в неформальной обстановке узнавать что-то и впоследствии контролировать ситуацию.

Иосиф Сталин использовал этот инструмент для контроля над своими подчиненными. Он часто собирал застолья в Кремле, приурочивая их к любым датам. Люди среди рабочей недели могли гулять до трех утра. Было много алкоголя и еды, все пили и гуляли, а Сталин слушал, о чем говорят развязанные языки, кто как реагирует и смотрит. Отказаться от корпоратива нельзя и опоздать на работу на следующий день – тоже. Даже если самого Сталина не было на корпоративе, ему докладывали о разговорах и поступках присутствовавших.

Сейчас, конечно, другие времена, да и цена ошибки другая, но тем не менее руководители на корпоративах могут многое узнать о себе, компании и своих подчиненных.

Если поведение выпившего сотрудника резко меняется, чаще всего это свидетельствует о его «недалекости». Алкоголь временно «отбрасывает» человека назад по шкале развития «Personal approach». Чем более развит человек, тем менее заметна его «дурь» в состоянии опьянения. Если у сотрудника «сносит башку» под хмельком, то нужно сто раз подумать о его надежности. Увы, многие «молчуны» раскрываются именно на корпоративах, и окружающие узнают о них и о себе много нового.

Слежка за интернетом – тоже инструмент ненавязчивого контроля за офисными сотрудниками. О человеке можно многое рассказать, если знать, какие сайты он посещает и сколько времени на них проводит. Такую статистику можно взять в IT-отделе. Многие с умными лицами сидят за компьютерами, занимаясь при этом своими делами. Но важно не только то, работает ли сотрудник, но и то, что именно его интересует в интернете. Для анализа можно использовать эту информацию. Например, если сотрудник много времени проводит на сайтах по поиску работы, то, возможно, его не устраивает что-то на текущем месте. А если зависает на развлекательных сайтах, то, скорее всего, недостаточно загружен на работе.

Я помню случай, когда IT-специалисты компании, занимающейся недвижимостью, сделали распечатку посещения интернета начальником отдела аренды и очень удивились, увидев обширный трафик с развлекательных сайтов и ноль посещений сайтов по недвижимости (читай: по специальности). Его руководителю стоило бы, получив эту информацию, задуматься о пересмотре контроля за своим подчиненным. К сожалению, вместо этого вышестоящий руководитель устроил скандал на всю компанию и оштрафовал руководителя отдела арендных отношений на 50 % от зарплаты, снизив мотивацию сотрудника до минимума. Этот инструмент ненавязчивого контроля нужен для исправления собственного неправильного менеджмента, а не для штрафов и наказаний.

Также у IT-специалистов есть возможность делать снимок рабочего стола компьютера сотрудников, то есть контролировать, чем занимается на данный момент сотрудник.

Видеонаблюдение – современный инструмент контроля за сотрудниками. Можно назвать его несоответствующим этике менеджмента, но тем не менее результат от него есть. Зная, что камеры видеонаблюдения за сотрудниками установлены, сотрудники только вначале «подтягиваются», а потом постепенно расслабляются. И даже если руководитель не смотрит постоянно в камеры, их наличие не помешает, тем более что сейчас это считается нормой.

Скрытая камера может использоваться только для корректировки поведения руководителя, а через изменение своего поведения ты уже добьешься изменения поведения сотрудников. Еще раз повторюсь, что наказывать сотрудников за проступки, узнав о них путем скрытого контроля, нельзя.

Контроль по результату выполнения задачи также является инструментом ненавязчивого контроля. Применяется с развитыми сотрудниками, которых не нужно контролировать во время выполнения задачи. Управленец может контролировать лишь результат, и если он не устраивает менеджера, то с сотрудником можно провести решение-ориентированную беседу. Контроль может быть открытым и закрытым, когда сотрудник не будет знать, что его контролируют даже по результату. Частой ошибкой является то, что, полностью доверяя сотруднику, руководитель может не контролировать его даже по результату. Со временем даже самый развитый сотрудник может расслабиться и не выполнить задание.

Локация – ненавязчивый инструмент, использующий современные технологии. Суть инструмента в том, чтобы отслеживать местонахождение сотрудника. Применяется в подразделениях, где подчиненные не сидят в офисе с руководителем, а находятся в разъездах. Это могут быть экспедиторы, проверяющие, региональные управленцы, водители, торговые представители, курьеры, «кустовые» директора, аудиторы и т. д. Ненавязчивый контроль осуществляется путем подключения на телефоне функции «поиск абонента». Данная функция доступна практически на всех мобильных телефонах и предоставляется оператором.

Сложность инструмента только в этическом восприятии этой функции – многие подчиненные могут воспринять это как вторжение в личную жизнь. Недовольство подчиненных легко погасить разрешением отключать эту функцию на телефоне в нерабочее время. Сопротивление чаще всего будет наблюдаться у тех, кто привык работать удаленно без контроля и не всегда использует рабочее время по назначению.

Таким сотрудникам стоит объяснить, что с 9:00 до 18:00 у работника нет личного времени, следовательно, нет никакого «вторжения в личное пространство».

Важно:

если сотрудник нарушил правила или допустил ошибку, руководителю необходимо сделать выводы и посмотреть на свои ошибки, а не звонить первым делом подчиненному, чтобы призвать к ответу за нарушение.

Если работники находятся рядом с руководителем, а контроль важен в работе, то лучше всего оговаривать использование данного инструмента при устройстве на работу, чтобы сотрудник согласился уже на «входе».

Внедрение этого инструмента в уже работающем коллективе может вызвать негатив – поэтому необходимо внедрять его осторожно, без директив и аргументировать свое решение тем, что рабочее время сотрудника принадлежит компании и компания платит за него деньги.

Если объяснить это с уважением и во «взрослой позиции», то проблем быть не должно и ты сможешь пользоваться неплохим инструментом ненавязчивого контроля.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Контроль работы удаленных сотрудников. Лучшие практики индустрии

Сотрудники многих ОЦО уже возвращаются в офисы, однако практика дистанционной работы и гибкие графики становятся повседневностью для персонала центров обслуживания и в посткарантинный период. Именно поэтому перед руководителями ОЦО встает вопрос, как эффективно контролировать удаленных сотрудников.

Контроль выполнения плана по выработке

Как известно, для большинства транзакционных сотрудников центров обслуживания существуют четкие нормы выработки: количество документов, которые нужно обработать за период, количество проводок и т.п. Выполнение норм контролируется, как правило, через корпоративные IT-системы: в МФ ОЦО «Ростелекома» — в системе Oracle, в Центре поддержки бизнеса Алкогольной Сибирской группы — через ЭДО, в которой на каждого сотрудника автоматически распределяются задачи в течение дня, в ОЦО Tele2 — через распределенные документы. При этом важно сохранить возможность контроля ключевых показателей в оперативном режиме. К примеру, в Центре корпоративных решений (обслуживает НЛМК, ПГК и другие компании) пока выполнение норм транзакционными сотрудниками отслеживается только на ежемесячной основе, но уже в ближайшей перспективе Центр планирует внедрить IT-инструмент, который позволит делать это в ежедневном режиме. По словам Юлии Буренковой, директора проекта «Создание ОЦО», «Норникель-ОЦО», в их центре в любой момент времени можно получить информацию о количестве занятых сотрудников, сколько документов они провели в системе, сравнить фактические показатели с существующими нормативами. Эти данные отслеживает управление по эффективности деятельности «Норникель-ОЦО». В зависимости от выполнения норм руководители проводят соответствующие разъяснения. Юлия добавила, что в их практике не было случаев, когда при удаленной работе сотрудников снижалась их производительность.

Контроль выполнения задач

По удаленным сотрудникам ОЦО, функционал которых сложно нормировать и оцифровать, наиболее часто контролируется выполнение поставленных задач либо сроков по проектам. Такой контроль осуществляется в онлайн-режиме непосредственным руководителем либо ежедневно (например, в Центре обслуживания бизнеса «КАМАЗа»), либо несколько раз в неделю, либо еженедельно (в ОЦО «Миррико»).

В ЕЦО Coca-Cola HBC Россия периодичность контроля задач устанавливается руководителем каждого направления. «У нас введена практика регулярных онлайн-встреч для постановки задач и контроля их выполнения в командах, своего рода “летучки”. Руководители распределяют задачи на день или неделю, озвучивают сотрудникам, каким образом будет произведена проверка», — делится опытом Елена Андреева, руководитель центра обслуживания.

В ОМК-ЦЕС для контроля задач используют таймшиты, где сотрудники отмечают, какие задачи и за сколько времени они выполнили. Это позволяет понять трудозатраты на различные операции.

Большинство из опрошенных нами ОЦО не применяют специальных IT-инструментов для отслеживания задач и проектов, однако планы по внедрению таких продуктов есть. По информации Клуба ОЦО, в некоторых центрах для трекинга задач уже идет тестирование сервиса Jira Software или облачного Trello для контроля проектов.

Контроль использования рабочего времени удаленными сотрудниками

Как правило, в ОЦО действует нормированный рабочий день, поэтому требования о работе по установленному графику зачастую распространяются и на удаленный персонал. В таком случае возникает вопрос, как мониторить эффективность использования рабочего времени сотрудниками.

В ОЦО «Вымпелкома», который одним из первых стал практиковать дистанционную работу, еще несколько лет назад задумались над этой проблемой. На рабочих компьютерах и ноутбуках были установлены веб-камеры, которые фиксировали, что делал сотрудник на рабочем месте, а также служили защитой от утечки конфиденциальной информации. Однако такая система тотального контроля плохо воспринималась персоналом и оказывала негативное психологическое давление (нельзя отойти от рабочего места), поэтому со временем от нее пришлось отказаться.

На сегодняшний день на рынке существует множество программ, которые позволяют контролировать, что делает сотрудник за рабочим компьютером в рабочее время. В числе рассматриваемых представители ОЦО называли Kickidler, LanAgent, Crocotime, NeoSpy и др. Подобные программы позволяют получить полную картину рабочего дня сотрудника, промониторить, какие системы использовались и какие сайты посещались, а также выявить причины неэффективного расходования рабочего времени. Однако из опрошенных нами центров обслуживания только в Центре корпоративных решений, «Норникель-ОЦО» и «Магните» подтвердили, что используют такие системы: в «Норникель-ОЦО» и в «Магните» это Crocotime, ЦКР название системы не раскрывает. В ЦСР «ЕвразХолдинга» и в ОЦО ГК «Миррико» в настоящее время задумываются о внедрении таких программ, но окончательное решение пока не принято.

Комплексный подход и самоконтроль

Ольга Прудникова, директор департамента управления финансовыми сервисами, «Магнит», отмечает, что важен комплексный контроль сотрудников, именно поэтому их центр обслуживания как использует систему учета рабочего времени для мониторинга продуктивного времени в системах, так и ежедневно контролирует выполнение нормативов по задачам (на основе различных видов отчетов из используемых в работе систем).

Поскольку в условиях пандемии большинство ОЦО впервые вынужденно начали использовать удаленную работу, то многим еще предстоит опробовать и внедрить новые инструменты контроля сотрудников. По мнению независимого эксперта Екатерины Юрченко, много лет проработавшей в сфере ОЦО, лучшие из таких инструментов эффективны для контроля не только удаленных сотрудников, но и персонала, работающего в офисе.

Однако нельзя не согласиться с Ларисой Зубриловой, генеральным директором ЦОБ «КАМАЗа», которая считает, что если у удаленных сотрудников нет самодисциплины, то никакие инструменты контроля их руководителям не помогут. Поэтому самоконтроль и эффективный тайм-менеджмент становятся важными условиями успешной работы дистанционных сотрудников.

Подготовлено Анной Чернецкой

Самые эффективные способы контроля работы сотрудников

Любой руководитель хочет знать, что происходит в его предприятии. Он заинтересован в том, чтобы сотрудники следовали нормам трудовой дисциплины, целям организации, добросовестно выполняли свои обязанности, качественно обслуживали клиентов, не совершали нарушений и хищений, ошибок и злонамеренных действий, которые смогут повредить достижению целей организации. Для того, чтобы следить за этим, в современном деловом мире широко внедряются разнообразные методы контроля. Это не удивительно, ведь контроль — это одна из пяти основных функций менеджмента. С помощью контроля предприниматели и руководители борются с неопределенностью ситуации: результаты контроля помогают эффективно учитывать факторы внешней среды и влиять на внутреннюю среду предприятия, а также не допускать кризисных ситуаций.

Кроме того, имеются законодательные требования, которые зависят от сферы, в которой работает организация. Основные требования касаются выполнения трудового и налогового законодательства. Но есть и специальные требования, которые относятся к финансовым организациям, объектам критической инфраструктуры, особо охраняемым объектам и т. д. Руководители не могут оставить на самотек обеспечение соответствию законодательству, и внедряют методы контроля, которые помогают его обеспечить.

Контроль имеет и мотивационное значение. Добросовестные сотрудники, видя внимание к результатам своего труда, получают стимул к их улучшению, недобросовестные, видя, что нарушения не остаются безнаказанными, стараются быть более внимательными и ответственными. А организация заинтересована в том, чтобы в ней работало больше добросовестных сотрудников, а недобросовестных не было совсем.

Целями контроля могут быть:

Обеспечение выполнения планов в установленные сроки;
Выявление несоответствий, слабых мест, отставаний;
Обеспечение согласованности работы подразделений;
Достижение нужного уровня качества;
Недопущение не целевого расходования ресурсов организации;
Своевременное обнаружение неправильных или вредных действий, хищений, утечек;
Наблюдение за внутренними процессами в организации;
Обеспечение выполнения законодательных нормативов;
Соответствие стандартам, принятым на предприятии;
Обеспечение трудовой, финансовой дисциплины;
Обеспечение выполнения требований политики безопасности;
Сохранение работоспособности организации;
Обеспечение рационального распределения функций между сотрудниками и подразделениями и пр.

В сущности, контроль сводится к двум целям: не допускать непродуктивных действий и добиться совершения продуктивных. Если рассматривать внутреннюю среду организации, то к непродуктивным действиям мы можем отнести как невыполнение сотрудниками своих обязанностей, так и совершение ими поступков, которые могут причинить ущерб организации. Целью контроля во втором случае является обнаружение вредных действий до того, как они получили развитие и нанесли вред достижению целей предприятия.

Есть несколько способов контролировать сотрудников, основные из которых — словесный, документальный и технический. К словесным способам относятся разнообразные обсуждения состояния дел между начальником и подчиненным: начиная с вопросов «Как обстоят дела с той или иной задачей?» до разнообразных планерок, совещаний, собраний и других форм, принятых в организациях. Но, как правило, словесный контроль достаточен только как промежуточная мера, он является дополнительным к документальному — разнообразным отчетам, сводным таблицам, диаграммам. В сущности, словесный отчет всегда требует документального подтверждения. Однако не следует увлекаться отчетами, их составление не должно занимать существенную часть рабочего времени сотрудников. Да и руководителям сложно воспринимать многостраничные документы. Здесь нужно руководствоваться принципом необходимости и достаточности.

Организации внедряют разнообразные дополнительные инструменты контроля, которые помогают видеть общую картину: «тайный покупатель», соревнования между подразделениями, прослушивание звонков, мотивационная доска, аттестация и пр.

О технических способах контроля сотрудников:

CRM-системы — распространенный вариант для организаций, который фиксирует распределение задач, их выполнение, совместную работу над проектами и пр. Некоторые CRM-системы фиксируют выполнение некоторых KPI (количество звонков, отправленных писем, встреч), приход и уход сотрудников, сохраняет запись звонков. Но часто выполнение задач отображается так, как его заносит сотрудник, и не отображается распределение рабочего времени, количество перерывов, нецелевое использование рабочего времени. К плюсам этого решения можно отнести тот факт, что определенная статистика аккумулируется программой без участия сотрудника. Иногда CRM интегрируются с программами бухучета., тогда они становятся еще более информативными.

Видеонаблюдение — дорогой и технически сложный инструмент, но необходимый в тех случаях, когда речь идет о сохранности материальных ценностей. К минусам его относится тот факт, что не всегда бывает легко найти нужный эпизод на записи, да и возможности хранения видеозаписей у компаний ограничены.

Системы контроля доступа и биометрические терминалы являются автоматическими контрольными системами, которые препятствуют прохождению посторонних и фиксируют передвижение каждого сотрудника по территории предприятия. В их функции входит блокирование для определенных категорий сотрудников входа в зоны ограниченного доступа.

GPS позволяют мониторить нахождение удаленных сотрудников: водителей, экспедиторов, курьеров, иногда торговых представителей. Для этого они обязаны носить с собой специальные трекеры или планшеты. Это эффективные системы для организаций, сфера деятельности которых связана с доставкой и перевозками, обслуживанием клиентов на определенной территории. Они позволяют контролировать расход топлива, целевое использование транспортных средств, маршруты передвижения сотрудников и пр.

Системы мониторинга действий пользователей и событий системы — универсальный инструмент, позволяющий сочетать функции некоторых других систем контроля и интегрироваться с ними. Эти системы в состоянии не только фиксировать приход и уход сотрудников, но и детализировать, в каких программах работал сотрудник, какие сайты посещал, с какими файлами работал. В случае необходимости такие системы могут вести видеозапись рабочего стола и осуществлять полный контроль работы сотрудников. Такой подход позволяет не только контролировать производственную дисциплину, но и обеспечивать внутреннюю информационную безопасность. Собранная информация выгружается в виде разнообразных отчетов.

К таким системам относится программный комплекс StaffCop Enterprise. Одна из его основных функций — мониторинг действий сотрудников за рабочими компьютерами: сетевой активности, трудовой дисциплины, работы в офисных программах. Это хороший помощник топ-менеджмента, линейных руководителей, HR-подразделения, службы безопасности.

Программа контролирует трудовую дисциплину в организации: фиксирует не только нахождение сотрудников на рабочем месте, но и его активность (движения мышкой, нажатие клавиш на клавиатуре). В результате в системе StaffCop формируется отчет, который содержит время прихода и ухода каждого сотрудника, время перерыва, простои, опоздания и переработки, активное время, проведенное за компьютером. Можно выявить самых дисциплинированных и самых недисциплинированных сотрудников.

Модуль «Контроль сетевой активности» собирает полную информацию о действиях пользователей в сети. При настройке программы все программные приложения и наиболее посещаемые сайты маркируются как продуктивные и непродуктивные, соответственно, собирается статистика продуктивности сотрудников на рабочих местах. Данные можно группировать по отделам и подразделениям. Можно вывести отчет о наиболее посещаемых сайтах, заблокировать посещение определенных сетевых ресурсов. Блокировки могут быть индивидуальные и групповые.

В комплексе StaffCop имеется модуль «Файловый контроль», который собирает информацию о работе сотрудников с файлами. В обычном режиме программа снимает теневые копии с файлов, пересекающих контур информационной безопасности: отправляемых по почте, закачиваемых на интернет-ресурсы и копируемых на съёмные носители. Для конфиденциальной информации доступна функция «Особый контроль». Файлы, подлежащие особому контролю, помечаются цифровой меткой, и после этого фиксируются все операции с ними: открытие, изменение, копирование, перемещение, вывод на печать, при этом указывается, кто и когда совершил операцию. Для файлов с цифровыми метками доступна функция блокировки, не допускающая совершать с ними определенные действия, например, отправление по почте или изменение.

StaffCop также позволяет контролировать выполнение сотрудниками KPI, переписку, вывод файлов на печать, формирует скриншоты и на их основе ведет запись видео рабочего стола. В случае совершения сотрудниками неправомочных действий программа формирует оповещение.

На основании всей собранной информации в системе формируются отчеты и диаграммы, которые выдают статистику в удобной для восприятия форме и в короткие сроки. Руководитель или сотрудник HR-подразделения может сам задавать форму отчета, исходя из своих задач. Возможна интеграция программы с CRM и другими средствами управленческой автоматизации.

Система работает в скрытом режиме: пользователь не видит ее работу. Но в целях соблюдения этических норм и трудового законодательства необходимо поставить сотрудников в известность, что их действия могут контролироваться. И, конечно, для эффективного функционирования системы контроля сотрудники должны понимать, что придется нести ответственность за нарушения трудовой дисциплины и другие неблаговидные действия. Они будут более терпимо относиться к контролю, если будут видеть, что его последствия — не только штрафы и наказания, но и поощрения за хорошие результаты, более разумные бизнес-процессыи т. д.

Контроль сотрудников эффективен только тогда, когда он функционирует не эпизодически, а постоянно. С помощью программного комплекса StaffCop вы можете быть уверены, что контрольная функция выполняется.

Всё под контролем: как собственнику бизнеса контролировать работу персонала?

ТОП-программ для отслеживания работы сотрудников

Всё же самым распространённым типом отслеживания работы персонала являются различные программы. О них – подробнее.

Time Doctor

Программа будет не только вести учёт времени, которое проработал каждый человек в вашей команде, но также предоставит детальный отчёт времени, потраченного на каждый проект и задачу (или на каждого клиента). Табели учета времени Time Doctor являются точными до секунды, так что вы сможете легко выставить счёт клиентам или заплатить сотрудникам, основываясь на учете отработанного времени.

При этом Time Doctor – достаточно сложная в настройке программа.

Kickidler

Комплексная система контроля и учёта рабочего времени сотрудников. Имеет богатый функционал, дружественный интерфейс, проста в использовании, а главное – защищена от возможного жульничества со стороны удалённого работника. В 2020 году программы Kickidler вошла в топ 10 самых популярных программ мониторинга сотрудников в мире и стала второй по росту популярности в мае того же года.

К недостаткам ПО Kickidler можно отнести отсутствие мобильной версии и интеграции с облачными сервисами.

Timely

Программа изначально оптимизирована для контроля фрилансеров и команд, работающих в рамках конкретных проектов. Разработчики создали лёгкое в понимании и интеграции ПО, позволяющее эффективно отслеживать выполнение задач и продуктивность участников проекта. Решение подойдёт для небольших компаний и стартапов.

Функционал ограничен инструментами Учёта рабочего времени, контроля эффективности и планировщика задач.

ActivTrak

Облачный сервис, предназначенный для мониторинга активности, учёта рабочего времени, автоматического анализа продуктивности и дисциплинированности на рабочих местах. Инструментарий хорошо развит, и среди прочего позволяет предупреждать инсайдерские угрозы.

Учитывайте, что ActivTrak не поддерживает MAC.

Hubstaff

Еще один облачный сервис, созданный для контроля фрилансеров и удалённых сотрудников. Мощная система с обширными возможностями мониторинга и учёта рабочего времени. Интегрируется с Basecamp, Trello, Github, Asana, Paypal и несколькими десятками других сервисов. Подходит для всех компаний, штат которых частично или полностью состоит из удалённых работников.

Из минусов: ограниченный функционал в бесплатной версии и несовместимость с Linux.

HR Инструменты | Список 5 лучших инструментов управления персоналом, на которые стоит обратить внимание в 2020 году

Инструменты

HR — это широкий спектр технологических решений, которые помогают организациям эффективно управлять своей повседневной кадровой деятельностью. HR-процессы основаны на соблюдении нормативных требований, и выполнение их вручную является обременительным, трудоемким и трудным делом. Инструменты управления персоналом используют возможности автоматизации, позволяя персоналу отдела кадров экономить время, сокращать расходы и легко управлять своими сотрудниками.

Инструменты

HR обрабатывают все основные HR-процессы, от новых запросов на прием на работу до собеседований при увольнении сотрудников.В зависимости от требований организации могут либо выбрать простое программное обеспечение для управления персоналом, которое решает повседневные административные задачи, такие как управление отпусками, расписанием и т. Д., Либо они могут выбрать программное обеспечение, которое обрабатывает такие стратегические области управления персоналом, как набор персонала и управление производительностью.

Выбор подходящего инструмента управления персоналом — сложный процесс, поскольку в него входит много планирования и оценки. Вам необходимо составить подробный план, оценить потребности организации и оценить доступные решения, прежде чем делать выводы.Мы составили список функций управления персоналом, которые вам нужно искать в своем программном обеспечении, и 5 лучших инструментов, которые выделяются из общей массы.

Таблица содержания

8 основных характеристик HR Tools
Top 5 HR Tools [Новый список 2021 г.]
Автоматизируйте процессы управления персоналом с помощью онлайн-инструментов управления персоналом

8 основных характеристик идеального HR-инструмента

Определение и составление списка важных функций может помочь организациям отсеять инструменты управления персоналом, которые не соответствуют их уникальным потребностям процесса.

Вот 8 важных аспектов, которые нельзя упускать из виду, когда вы ищете идеальный инструмент для управления персоналом:

Простота использования
Быстрое внедрение
Многоканальный доступ
Сборник готовых отчетов
Полная интеграция со сторонними инструментами
Портал самообслуживания сотрудников
Возможность настройки в соответствии с индивидуальными потребностями
Масштабируемость для роста бизнеса

1.Kissflow HR Cloud

Kissflow — это универсальное HR-облако, которое позволяет предприятиям эффективно создавать, изменять и управлять своими кадровыми процессами. Kissflow поставляется с предустановленным набором модулей управления персоналом, от отслеживания кандидатов и адаптации сотрудников до анализа производительности и увольнения сотрудников и управления преемственностью.

Его точная аналитическая информация, основанная на данных, позволяет менеджерам принимать решения на основе данных, а не интуитивных инстинктов.

Мощные возможности:

Что отличает Kissflow HR Cloud от других, так это его автоматические триггеры производительности, которые инициируют повышение производительности для сотрудников, которые расслабляются после определенной точки насыщения.
Встроенный кадровый резерв, автоматические объявления и социальное сотрудничество — это другие функции, задающие тенденции.
Кроме того, Kissflow’s HR Cloud также легко интегрируется с другими сторонними программными решениями, такими как системы ERP и программное обеспечение для расчета заработной платы, поэтому вы можете использовать любой инструмент, который вы уже используете, вместе с Kissflow, чтобы не было потери данных или проблем с совместимостью.

2. Zoho People

Zoho People — это облачное программное обеспечение для управления персоналом, которое помогает организациям управлять и систематизировать данные о сотрудниках.Разработанный для малого и среднего бизнеса, он также может обслуживать предприятия. На платформе есть ряд инструментов, позволяющих отслеживать отпуска, управлять расписаниями, создавать собственные формы, управлять аттестацией и т. Д.

Он намного более прозрачен, чем некоторые из его конкурентов, хотя и не такой многофункциональный, как некоторые из них. Автоматизируя все процессы набора персонала, связанные с вашим бизнесом, это помогает вашей HR-команде высвободить свое время и действительно сосредоточиться на работе, которая имеет значение.

3. Приобретение талантов iCIMS

Это программное обеспечение для адаптации сотрудников, которое предлагает ряд динамических функций, включая настраиваемый портал карьеры, который позволяет кандидатам искать возможности карьерного роста. Для предприятий, заинтересованных в полезном HR-инструменте, это может иметь большое значение для ускорения и упрощения процесса привлечения талантов.

Компании имеют доступ к платформе, которая позволяет им нанимать квалифицированных сотрудников, улучшать процесс найма, а также находить подходящих кандидатов и взаимодействовать с ними.Кроме того, iCIMS Talent Acquisition также включает распространение в социальных сетях, поисковую оптимизацию сайта карьеры и размещение объявлений на досках вакансий.

В целом, когда дело доходит до полезных HR-приложений, iCIMS Talent Acquisition легко входит в число самых конкурентоспособных на рынке. Это один из крупнейших поставщиков программного обеспечения как услуги (SaaS) по привлечению талантов и управлению ими. Программное обеспечение используется почти 3200 организациями по всему миру.

4. Бризи HR

Breezy HR — еще один инструмент управления персоналом, предназначенный для малого, среднего и крупного бизнеса.Одним из главных преимуществ Breezy является то, что он легко интегрируется с вашими существующими инструментами управления персоналом. Не нужно беспокоиться о потере данных во время миграции и интеграции. Breezy позаботится обо всем автоматически.

Это не ограничивается наймом. Вы также можете отслеживать текущих сотрудников и оптимизировать общение. Кроме того, он также легко подключается к LinkedIn и AngelList для поиска качественных кандидатов.

5. ADP

ADP — это облачный HR-инструмент.По сравнению с другими инструментами управления персоналом, которые предоставляют конкретные решения, ADP представляет собой универсальное решение, объединяющее управление кадрами, расчетом заработной платы, талантами, временем, налогами и льготами.

ADP используют более 650 000 клиентов в более чем 110 странах мира. Это онлайн-инструмент управления персоналом, который могут использовать компании любого типа и размера.

ADP была удостоена награды «Компания года по управлению персоналом» от Frost & Sullivan в 2016 году. Она также получила кредитный рейтинг AA от Standard & Poor и Moody’s.

Автоматизируйте свои процессы сегодня с помощью онлайн-инструментов управления персоналом

HR начал использовать онлайн-инструменты управления персоналом, чтобы гарантировать, что они не тратят драгоценное время на то, что можно сделать намного эффективнее и точнее. И чтобы удовлетворить эту потребность, инструменты, подобные тем, что мы рассмотрели выше, становятся все более многофункциональными, предоставляя вам множество вариантов на выбор.

HR Cloud

Kissflow — это удобный инструмент для управления персоналом, который устанавливает стандарты для всех других предложений программного обеспечения для управления персоналом на рынке.Он удобен для пользователя, с оптимизированными процессами, настраиваемым интерфейсом, подробными отчетами и интерактивной информационной панелью. Его встроенные потоки утверждения обеспечивают соблюдение требований, не влияя на удобство использования. Лучше всего то, что каналы Kissflow помогают сотрудникам сотрудничать быстрее и лучше, повышая вовлеченность и производительность сотрудников.

Если вам нужно что-то, что не только оптимизирует ваши HR-процессы, но и сделает ваш офис более продуктивным, подпишитесь на демонстрацию Kissflow и посмотрите, сможет ли это повысить продуктивность и эффективность вашей HR-команды.

Статьи по теме:

10 удобных приложений для профессионалов в области управления персоналом

Руководящая роль в управлении человеческими ресурсами может быть сложной, но полезной работой. Вся компания рассчитывает, что вы будете знать информацию, которая имеет жизненно важное значение для их личного успеха, от процесса подачи заявки до льгот, компенсаций работникам и выхода на пенсию. Вам необходимо понять, как нормативные акты различных организаций влияют на право на участие. И вы должны уметь четко объяснять эту информацию сотрудникам, никогда не упуская из виду основную цель управления персоналом, — создавать продуктивный персонал и способствовать разрешению конфликтов.

[ Чтобы узнать об этих и других приложениях, просмотрите инфографику «10 удобных приложений для персонального управления» ]

Эти 10 приложений позволяют упростить процесс управления персоналом, упорядочивая данные, автоматизируя инструменты для набора новых сотрудников.

1. Aquire InSight

Программное обеспечение для планирования и анализа персонала, Aquire InSight позволяет вводить ключевые данные о сотрудниках, чтобы отслеживать текущую производительность, прогнозировать будущую производительность, анализировать стратегические и тактические цели и даже узнавать, когда они могут быть необходимость нанимать новых сотрудников.Мобильный доступ поможет вам взять эти данные с собой в дорогу.

2. Workday

Еще одна программная платформа для аналитики, Workday, утверждает, что она способна сокращать и систематизировать данные более просто, чем ее конкуренты. Он предлагает управление персоналом, льготы, управление талантами (т. Е. Соответствующую компенсацию в зависимости от производительности), набор персонала, начисление заработной платы и отслеживание рабочего времени с «глобальной видимостью».

3. Jobvite

Jobvite — это программное обеспечение для набора персонала, которое использует возможности социальных сетей для поиска новых сотрудников через связи ваших сотрудников, позволяет создавать кадровый резерв, отслеживает кандидатов на каждую вакансию от резюме до найма и позволяет избежать дублирования в процесс собеседования, экономия времени компании.Более активное, чем традиционные подходы к найму, приложение позволяет менеджерам по персоналу проверять заявки на каждом этапе процесса.

4. TribeHR

Это программное обеспечение не только привлекает и набирает таланты, но и сокращает количество повторяющихся задач в процессе найма, позволяя менеджерам по персоналу сосредоточиться на создании продуктивной рабочей среды. TribeHR способствует повышению производительности, уделяя особое внимание вовлеченности сотрудников. Он объединяет ряд социальных функций, таких как интерактивная корпоративная новостная лента, чтобы заинтересовать сотрудников в доступе к платформе.Чем больше ваши сотрудники узнают о влияющих на них кадровых вопросах, тем меньше времени вы тратите на повторное распространение одной и той же информации.

5. BambooHR

Bamboo ориентирован на малые и средние предприятия, которым требуется одно программное приложение, удовлетворяющее все их потребности в управлении персоналом. Программное обеспечение позволяет менеджерам хранить все данные о сотрудниках в одном месте и организовывать эти данные в удобной для человека форме. Программное обеспечение предназначено для интеграции с другими отделами, а стоимость услуги определяется с учетом размера и масштабов отдельных предприятий.

6. ClearCompany

Это программное обеспечение объединяет набор персонала, прием на работу и управление производительностью в одной интегрированной системе. С ClearCompany менеджеры могут оценивать эффективность кандидатов на протяжении всего процесса найма и контролировать соблюдение требований EEO и OFCCP. Программное обеспечение также подключается к мобильной платформе набора персонала и может создавать отчеты почти по 100 точкам данных.

7. Ascentis

Ascentis — это набор программного обеспечения по запросу, которое управляет каждой областью, обычно охватываемой HR: расчет заработной платы, набор персонала, хронометраж и управление талантами.Он также имеет платформу самообслуживания, которая автоматизирует прямые изменения депозита и открытую регистрацию. Цель состоит в том, чтобы избежать повторяющихся и отнимающих много времени объяснений одних и тех же материалов, возложив на сотрудников ответственность за свои собственные льготы и варианты выхода на пенсию.

8. Менеджер кандидата

Это интуитивно понятное и удобное для мобильных устройств программное приложение предназначено для привлечения квалифицированных сотрудников и упрощения для них всего процесса подачи заявок, устраняя необходимость создания системы входа в систему и сокращая до несколько щелчков мышью.Менеджер кандидатов также позволяет руководству персонала систематизировать данные о найме и предоставлять руководителям компании столько или меньше, сколько они хотят.

9. iCims

Еще одна программная система для управления кандидатами и талантами — iCims, которая включает систему отслеживания, которая позволяет менеджерам по персоналу находить, фильтровать и нанимать персонал, а также инструмент автоматизации маркетинга, который позволяет компаниям обращаться к потенциальным кандидатам через социальные сети. платформы и другие кампании. iCims также содержит программное обеспечение для адаптации, чтобы упростить переход от кандидата к сотруднику.Этот пакет программного обеспечения имеет одну главную цель — упростить и координировать весь процесс найма.

10. Kronos

Kronos — это глобальная система управления персоналом, которая помогает малым и средним организациям управлять данными в облаке. Например, программное обеспечение помогает менеджерам по персоналу соблюдать нормативные требования Закона о доступном медицинском обслуживании, предоставляя автоматизированные средства для предоставления точной информации о сотрудниках, которая будет определять соответствие требованиям. Он также предоставляет функции аудита и отчетности, которые могут позволить вам продемонстрировать соответствие государственным органам.Как и другие приложения для управления персоналом, Kronos полностью автоматизирует рутинную вводную информацию, чтобы менеджерам по персоналу не приходилось тратить свое время на объяснение основ каждой группе новых сотрудников.

Прошли те времена, когда менеджерам по персоналу приходилось проводить свое время в длительных сессиях с каждым новым сотрудником или пассивно сидеть в ожидании потоковой передачи резюме. Подобные новые интерактивные программные приложения произвели революцию в отделах кадров, высвободив время, затрачиваемое на занятую работу и позволяя менеджерам сосредоточиться на создании производительной и эффективной рабочей силы.

Чтобы узнать об этих и других приложениях, просмотрите инфографику
«10 удобных приложений для персонального управления»
Полная инфографика >>

10 лучших инструментов для менеджеров для полного контроля над офисной работой

Работа в качестве менеджер означает, что вы должны быть готовы решать новые задачи почти каждый день на работе. Кроме того, широкий круг обязанностей делает эту работу очень сложной и напряженной.

Когда вам приходится работать с несколькими проектами, командами, задачами и клиентами, вы должны следить за тем, чтобы все не пошло наперекосяк и не сдвинулось с мертвой точки.Вы несете ответственность за предотвращение возникновения хаотической ситуации в вашем офисе.

Но как это сделать (без стресса)?

Что ж, упорный труд определенно поможет вам и вашей команде достичь общих целей и задач, но это не единственное, что имеет значение. Вам нужно добавить уровень умной работы в свои усилия, чтобы легко управлять вещами и делать больше за меньшее время.

По словам Джейсона Забате: « Я не верю в удачу или тяжелую работу без так называемого« умного труда ».Дело не только в том, как вы усердно работаете, а в том, как вы управляете своим временем, ресурсами и разумом, чтобы работать вместе для лучшего результата. ”

Теперь вам может быть интересно, как мне работать грамотно и выполнять все свои управленческие обязанности? Здесь могут помочь технологии. Я уже довольно давно работаю в сфере менеджмента и знаю целый ряд инструментов, которые могут изменить вашу жизнь во время работы менеджером.

В этой статье я собираюсь перечислить лучшие инструменты, которые помогут вам проявить себя как менеджер и установить полный контроль над всем на своем рабочем месте.

Лучшие инструменты для менеджеров, к которым можно обратиться в любое время

Инструменты, которые я здесь упомяну, относятся к разным категориям инструментов повышения производительности. Вам решать, хотите ли вы использовать один или несколько инструментов вместе. Я советую вам внимательно рассмотреть ваши требования, прежде чем выбирать какой-либо из инструментов.

Лучшие инструменты для менеджеров

Давайте посмотрим на них:

1. ProofHub — Программное обеспечение для управления проектами

Обзор

Первое имя в этом списке — ProofHub — многофункциональное устройство программное обеспечение для управления проектами и совместной работы в команде, которое объединяет все необходимые инструменты, необходимые для планирования, совместной работы, организации и успешной реализации проектов. В нем есть невероятно мощные функции, которые помогают менеджерам одновременно управлять несколькими проектами и командами.

С ProofHub вы можете видеть все свои проекты и команды с высоты птичьего полета. Его простой в использовании интерфейс обеспечивает легкую адаптацию, поэтому вы можете быстро ознакомиться с его функциями. Одна из лучших особенностей ProofHub — это то, что его могут использовать команды любого размера, из любой отрасли, из любого отдела. ProofHub — это комплексное программное обеспечение для управления проектами, которое объединяет вас и вашу команду в одном месте, где каждый может быть в курсе о ходе выполнения проекта.

Ищете программное обеспечение, которое поможет вам эффективно управлять вашими проектами и командами? Попробуйте ProofHub сегодня!

Примечательные особенности:

Каждая организация работает в иерархии, и при использовании централизованной системы управления проектами важно контролировать, кто и к чему имеет доступ.ProofHub позволяет создавать собственные роли и определять уровень доступа для каждой роли. Он также имеет три три роли по умолчанию: «Владелец», «Администратор» и «Обычный», на тот случай, если вы не хотите создавать собственные роли.

Управление задачами является ключевой обязанностью менеджеров. С ProofHub создавать и назначать задачи членам команды очень просто. Программное обеспечение позволяет создавать задачи с указанием сроков, разбивать их на более мелкие подзадачи, добавлять комментарии, прикреплять файлы и отмечать проценты выполнения для каждой задачи.Кроме того, вы можете создавать собственные рабочие процессы с помощью доски Канбан и оптимизировать свои усилия по управлению задачами.

С помощью диаграмм Ганта вы можете визуализировать свои проекты на временной шкале. Кроме того, вы можете устанавливать зависимости между задачами, определять критические пути и изменять расписания простым перетаскиванием задач на диаграмму Ганта. Просмотр временной шкалы проекта очень удобен, когда вам нужно завершить сложные проекты вовремя.

Просмотр файлов и добавление комментариев в качестве обратной связи необходимы вашей команде для качественной работы.Инструмент онлайн-проверки в ProofHub позволяет проверять файлы в режиме реального времени и легко делиться отзывами. Вы даже можете использовать инструменты разметки, чтобы обеспечить четкую обратную связь и не оставлять места для путаницы. Также можно загружать новые версии файлов, что упрощает сравнение файлов и просмотр изменений.

Время от времени важно контролировать ход проекта, и именно здесь отчеты по проекту становятся очевидными. ProofHub помогает менеджерам оставаться в курсе своих проектов и ресурсов с помощью подробных отчетов по проектам.Вы даже можете настроить параметры в отчетах в соответствии с вашими предпочтениями и более эффективно планировать свои проекты и ресурсы. Кроме того, графики выгорания позволят вам сравнить проделанную работу с общим объемом работы, что может оказаться очень полезным.

Учет времени играет жизненно важную роль, когда вы хотите увидеть, как члены команды посвящают свое время различным задачам и проектам. ProofHub поставляется с автоматическим таймером, который позволяет записывать время для каждой задачи в рамках проекта.Вы также можете добавить рабочее время вручную. Кроме того, в расписаниях хранятся все временные данные, к которым вы можете легко получить доступ в любое удобное время.

Управление файлами, связанными с проектами, становится сложной задачей, когда ваши файлы разбросаны по разным устройствам и платформам. ProofHub устраняет эту проблему, предлагая облачное хранилище для загрузки, организации и обмена файлами. Вы можете легко получить доступ к файлам с разных устройств, войдя в свою учетную запись ProofHub. Кроме того, опция расширенного поиска экономит много времени, когда вам нужно найти определенные файлы и документы среди ваших загрузок.Фактически, с его сторонней интеграцией с такими приложениями, как Google Drive, OneDrive, Box и Dropbox, вы можете в конечном итоге перенести все свои данные в одно централизованное место.

Переход на ProofHub означает, что вам больше не нужны блокнот и ручка для записи важной информации. Заметки, доступные в программном обеспечении для управления проектами, практичны и просты в использовании. Подписывайте членов команды на заметки и работайте с ними, даже не вставая со стола. Установите разные цвета для заметок и аккуратно организуйте их в записных книжках для лучшей организации.

При работе в группе для достижения общих целей, поддержание связи друг с другом становится жизненно важным. Чтобы команды могли оставаться на связи, в ProofHub есть встроенное приложение чата, которое позволяет вам и вашей команде мгновенно общаться друг с другом. Пообщайтесь один на один с членом команды или начните групповой чат, добавив нескольких участников. Интерфейс чата также поддерживает смайлики, и вы даже можете обмениваться файлами в нем.

Управлять запросами на работу, билетами и т. Д. С помощью электронной почты довольно сложно.Функция форм запросов, встроенная в ProofHub, позволяет относительно легко управлять любыми запросами. Добавляйте формы запросов для разных проектов и добавляйте ярлыки, чтобы легко их различать. Кроме того, вы можете настроить форму запроса, добавив поля по вашему выбору и получить информацию, необходимую для обработки запроса.

Сколько вам нужно заплатить за использование ProofHub?

Одна из лучших особенностей ProofHub — это простая система ценообразования, не зависящая от количества пользователей. Вы можете получить план Ultimate Control с неограниченным количеством пользователей и неограниченным количеством проектов всего за 89 долларов в месяц (предложение ограничено по времени).

Поддерживаемые платформы: Web, Android, iOS

ProofHub — это комплексное решение для управления проектами, которое поможет вам и вашей команде выйти на новый уровень производительности. Начни пользоваться прямо сейчас!

2. Todoist — приложение для управления задачами

Обзор

Todoist — это специальный инструмент или приложение для управления задачами, которые можно использовать для удобного управления задачами. Он достаточно гибкий, чтобы справляться с разнообразным набором задач, связанных со всеми видами проектов.Как менеджер, вы найдете это приложение чрезвычайно полезным для организации задач и делегирования их членам команды.

С Todoist вы получаете безопасное и легкодоступное пространство для всех ваших рабочих задач. Вы также получаете четкий обзор всех задач проекта, чтобы быть в курсе того, что уже сделано, а что еще не сделано.

Примечательные особенности:

Создавайте новые задачи в одно мгновение с опцией быстрого добавления
Оставляйте комментарии к проектам и задачам
Визуализируйте продуктивность с помощью цветных графиков
Получайте уведомления в реальном времени всякий раз, когда кто-то выполняет задачу, оставлять комментарии и т. д.
Добавляйте задачи по электронной почте

Сколько нужно платить за использование Todoist?

Бизнес-план стоит 5 долларов США на пользователя в месяц.

Поддерживаемые платформы: Web, Windows, Mac, Linux, Android, iOS

3. TeuxDeux — списки задач

TeuxDeux — это приложение со списком дел, которое вы можете использовать для создания контрольных списков для повседневной работы. задания. У него простой интерфейс, который превращает создание списков дел в детскую игру.Вы можете легко пролистать задачи в списке дел, чтобы отметить их как выполненные.

Одна из особенностей TeuxDeux, которая вас заинтересует, заключается в том, что он автоматически переносит все незавершенные задачи в конце дня.

Примечательные особенности:

Добавляйте ссылки в текст и выделяйте слова жирным шрифтом для лучшей видимости
Создавайте и добавляйте повторяющиеся задачи в список дел
Организуйте задачи на неделю или месяцы с помощью встроенного календарь

Сколько нужно платить за использование TeuxDeux?

План Skeptic стоит 3 доллара на пользователя в месяц

Поддерживаемые платформы: Web, iOS

4.Chanty — приложение для командного чата

Chanty — это простое приложение для командного чата на базе искусственного интеллекта, которое поможет вашей команде оставаться на связи. Это отличный инструмент для любой команды, позволяющий сотрудничать и использовать общение в своих интересах. Интерфейс этого приложения интуитивно понятен и упрощает процесс адаптации команды.

Если вы хотите эффективно общаться с товарищами по команде с помощью текстовых, голосовых или видеозвонков, Чанти всегда рядом, чтобы вам помочь. Кроме того, приложение чата позволяет отправлять файлы и ссылки людям в вашей команде.

Примечательные особенности:

Закрепляйте сообщения для быстрого доступа к ним
Отправляйте голосовые сообщения
Удобное для разработчиков форматирование позволяет обмениваться строками кода
Организовывать беседы, закрепленные сообщения и общие файлы с помощью Teambook
Установить роли для выберите, кто может отправлять сообщения и видеть других участников разговора

Сколько вам нужно заплатить за использование Chanty?

Стоимость бизнес-плана составляет 3 доллара США за пользователя в месяц.

Поддерживаемые платформы: Web, Windows, Mac, Android, iOS

5. Time Doctor — приложение для отслеживания рабочего времени и мониторинга сотрудников

Time Doctor упрощает контроль над большими командами и командами, которые работают удаленно . Это одно из лучших приложений, чтобы быть в курсе действий отдельных членов команды. Независимо от местоположения и количества людей в вашей команде, вы всегда будете иметь четкое представление о том, как они проводят свое рабочее время.

Time Doctor позволяет отслеживать продуктивное время, потраченное на работу над задачами, а также время, потраченное впустую членами команды. С помощью Time Doctor вы можете через определенные промежутки времени делать скриншоты мониторов сотрудников, чтобы видеть, что они делают в течение рабочего времени.

Примечательные особенности:

Отслеживание местоположения сотрудника в реальном времени с помощью GPS
Поддерживает отслеживание посещаемости
Отображение всплывающих предупреждений, когда сотрудники слишком долго сидят без дела или посещают нерабочие веб-сайты
Отслеживание перерывов и времени потрачено впустую
Создавайте подробные отчеты о времени для определения областей, которые действуют как слабые места в производительности

Сколько вам нужно платить за использование Time Doctor?

Стандартный план стоит 9 долларов.99 / пользователя в месяц.

Поддерживаемые платформы: Интернет, Windows, Mac, Linux, Android, iOS

6. Evernote — Примечание Взятие приложения

Если вы хотите делать заметки обо всем важном для проекта и сосредоточиться на вещах, которые самое главное, Evernote — отличный выбор. Вы можете использовать это приложение для создания заметок, чтобы фиксировать идеи и вдохновение в виде текстовых и голосовых записей.

Вы и члены вашей команды можете использовать Evernote для загрузки, доступа, редактирования и обмена заметками с любого устройства.Кроме того, все заметки легко организовать, добавив к ним теги и сгруппировав их в блокноты.

Примечательные особенности:

Простая организация всего в общем пространстве
Простые в установке шаблоны заметок, которые вы также можете настроить в соответствии с вашими требованиями
Веб-клиппер позволяет сохранять веб-страницы, статьи и PDF-файлы
Добавление аннотаций к скриншотам веб-страниц

Сколько вам нужно заплатить за использование Evernote?

Бизнес-план Evernote стоит 14 долларов.99 на пользователя в месяц (минимум 2 пользователя)

Поддерживаемые платформы: Интернет, Windows, Android, iOS

Дополнительная информация: Альтернативы Evernote: 12 приложений для заметок, которые вы должны использовать сегодня

7. Google Диск — облачное хранилище

Облачное хранилище необходимо для управления и доступа ко всем файлам и документам вашего проекта из единого пространства. Google Диск стал предпочтительным выбором для менеджеров для хранения файлов и обмена ими.

Являясь облачным хранилищем, вы можете получать доступ к загруженным файлам буквально из любого места с любого устройства. Загрузите фотографии, документы, видео, аудиофайлы, PDF-файлы и т. Д. И откройте их для просмотра на самом Google Диске.

Примечательные особенности:

Создание папок для организации загруженных файлов
Быстрый доступ к недавним файлам
Общий доступ к папкам и файлам непосредственно с вашей командой
Предоставьте доступ для просмотра, редактирования или комментирования общих элементов

Сколько нужно платить за использование Google Диска?

План G Suite Basic стоит 6 долларов США на пользователя в месяц с 30 ГБ хранилища Google Drive

Поддерживаемые платформы: Web, Windows, Mac, Android, iOS

8.Boomerang для Gmail — приложение для управления электронной почтой

Управление всей электронной почтой в Gmail становится удобным и эффективным с приложением Boomerang для Gmail. С помощью этого приложения вы можете контролировать и решать, когда вы отправляете и получаете сообщения электронной почты.

Boomerang для Gmail позволяет вам очистить свой почтовый ящик, заархивировав все сообщения электронной почты, которые вам пока не нужны. Вы можете восстановить те же сообщения электронной почты в почтовом ящике Gmail одним щелчком мыши, когда они вам понадобятся.

Примечательные особенности:

Получайте напоминания для своих писем, на которые не ответили в течение определенного периода времени
Напишите идеальные электронные письма с помощью помощника на основе искусственного интеллекта
Легко общайтесь с людьми в разных часовых поясах

Сколько нужно платить за использование бумеранга?

План Pro стоит 14,99 долларов США за пользователя в месяц.

Поддерживаемые платформы: Web

9.Salesmate — Программное обеспечение CRM для продаж

Salesmate — это расширенное программное обеспечение CRM (управление взаимоотношениями с клиентами), которое поможет вам оптимизировать процесс продаж. Он использует современные методы продаж, чтобы помочь вашему бизнесу привлечь больше потенциальных клиентов, заключить больше сделок и повысить удовлетворенность клиентов.

Это программное обеспечение CRM имеет интуитивно понятный и проницательный вид воронки продаж. Вы можете легко отслеживать, фильтровать и видеть прогресс всех ваших сделок. Интерфейс перетаскивания упрощает перенос сделок с одного этапа на другой.

Примечательные особенности:

Трекер активности продаж позволяет отслеживать действия вашей команды
Уведомления, когда потенциальный клиент открывает вашу электронную почту
Интегрированная виртуальная телефонная система позволяет звонить и отправлять текстовые сообщения контактам

Сколько вам нужно платить за использование продавца?

План роста стоит 24 доллара на пользователя в месяц.

Поддерживаемые платформы: Web, Android, iOS

10.Zoom — аудио- и видеоконференцсвязь

Zoom — это, пожалуй, самая популярная платформа для видеоконференцсвязи в мире прямо сейчас. Если вы хотите беспрепятственно общаться со своей командой через голосовые и видеоконференцсвязи, все, что вам нужно сделать, это переключиться на Zoom. Кроме того, вы можете легко сотрудничать со своей командой и эффективно координировать свои действия для достижения командных целей.

Помимо видеоконференцсвязи, Zoom также предлагает интерфейс чата, который позволяет отправлять сообщения и даже обмениваться файлами с товарищами по команде.Кроме того, вам не нужно быть технически подкованным, чтобы начинать видеовстречи с коллегами с помощью этого приложения.

Примечательные особенности:

Поддержка совместного использования экрана позволяет вашей команде проводить презентации
Совершать голосовые и видеозвонки в формате HD
Панель администратора предоставляет важную информацию, такую как данные в режиме реального времени во время встречи

Сколько вам нужно платить за использование Zoom?

Бизнес-план стоит 19,99 долларов США на пользователя в месяц

Поддерживаемые платформы: Web, Android

Вместо использования нескольких приложений для управления работой выберите универсальное программное обеспечение для управления проектами, такое как ProofHub.Подпишитесь бесплатно!

Заключение

Как менеджер, вы несете большую ответственность за то, чтобы все не упало, а команды всегда выполняли проекты вовремя и в рамках бюджета. Без правильных инструментов и технологий добиться этого практически невозможно. Список инструментов, который я составил, содержит несколько удивительных возможностей, которые помогут вам полностью контролировать свои команды, задачи и коммуникации.Все, что вам нужно сделать сейчас, — это выяснить, какие из них лучше всего соответствуют вашим требованиям, и начать их использовать.

Итак, вы готовы?

Вартика Кашьяп

Вартика Кашьяп — директор по маркетингу в ProofHub и была одним из лидеров LinkedIn в 2018 году. Ее статьи вдохновлены офисными ситуациями и рабочими событиями. Она любит писать о продуктивности, построении команды, культуре работы, лидерстве, предпринимательстве среди прочего, а также о том, что способствует улучшению рабочего места — вот что заставляет ее кликать.

Подпишитесь на ProofHub

Получайте последние сообщения прямо на ваш почтовый ящик.

28 необходимых кадровых инструментов, которые сделают жизнь проще в 2021 году

Как специалист по персоналу, не секрет, что ваша работа труднее, чем когда-либо.

HR-инструменты, которые сделают жизнь проще в 2021 году:

С учетом того, что в сегодняшней экономике, насыщенной услугами и информацией, уделяется особое внимание талантам, HR перешел от роли внутреннего администрирования к передовой стратегической функции.Руководители предприятий понимают, что люди — их самый ценный актив, и что привлечение — и, что не менее важно, , цепляющееся за — правильных сотрудников имеет важное значение для успеха их бизнеса. Современный HR также видит свою справедливую долю в культуре управления компанией как с внутренними, так и с удаленными командами с помощью таких инструментов взаимодействия, как Assembly.

Так что же делать HR-профи? Почему так важен HR?

Хотя не существует ярлыков для таких вещей, как здравое суждение или проверенные передовые методы … — это множество новых инструментов, которые помогут вам освоить больше областей с меньшими затратами времени и энергии.

Имея это в виду, мы собрали арсенал лучших из лучших инструментов управления персоналом, доступных современному чемпиону по персоналу — вещей, которые сделают вас лучшим практикующим специалистом, более умным лидером и более ценным партнером для вашего бизнеса.

Чтобы упростить задачу, мы разбили их на категории и рассказали, почему мы считаем каждый инструмент таким замечательным.

Давайте копаем:

Набор персонала, Наем и адаптация

Поиск подходящих людей и обеспечение безупречного опыта адаптации могут стать одной из самых серьезных проблем, с которыми сталкивается ваша HR-команда.Эти инструменты помогут вам привлечь больше сотрудников и ускорить их работу.

1. Бамби

Эта HR-платформа связывает компании с преданными менеджерами по персоналу. Менеджеры делают то же, что и любой штатный менеджер по персоналу, включая: набор, прием на работу, адаптацию, создание политик, соблюдение соответствующих законов и трудовых кодексов, ведение записей и многое другое.

Почему нам это нравится: Он дает компаниям любого размера (и с любым бюджетом) доступ к внешней помощи в области управления персоналом, которая им необходима для роста.Они предлагают отличную бесплатную пробную версию и не ограничивают вас никакими контрактами. Нужна дополнительная пара квалифицированных кадровых специалистов еще никогда не была такой простой задачей!

Заинтригованы? Взгляните на обзорное видео Bambee:

Официальный веб-сайт Bambee

2. Учебный

Компании, которые документируют организационные знания и понимают, как их использовать, имеют больший потенциал роста, чем те, которые начинают процессы с нуля в разгар оборота.

Trainual предоставляет платформу для организации и обмена знаниями, позволяя компаниям легко объединять общие знания, необходимые для оптимального роста.

Почему нам это нравится: Вы когда-нибудь начинали работу и чувствовали, что вам нужно создать множество процессов с нуля, даже если вы знали, что ваш таинственный предшественник, должно быть, что-то установил?

Trainual позволяет компаниям легко документировать процессы, чтобы вам больше никогда не пришлось так себя чувствовать.

Посмотрите обзорное видео Trainual:

Официальный веб-сайт Trainual

3. Process.st

Process Street позволяет легко превратить процессы в действенные интерактивные контрольные списки. Вместо того, чтобы просто записывать процесс, вы можете использовать Process Street, чтобы оживить его с помощью интерфейса, который позволяет вам сотрудничать с товарищами по команде и проверять статус проекта.

Почему нам это нравится: Некоторые компании уже документируют свои процессы с наилучшими намерениями, но слишком часто люди игнорируют статические документы или просто говорят, что «все прочитают позже».”

Хотите узнать больше? Посмотрите обзорное видео Process Street:

Официальный сайт Process.st

4. Workbright

Workbright позволяет переносить необходимые кадровые документы на мобильные устройства. Используя Workbright, сотрудники могут заполнять формы, такие как I-9, и даже подписывать документы кончиками пальцев.

Почему нам это нравится: Workbright не просто перенес файлы в мобильную среду.Эта компания на самом деле разработала формы специально для мобильных устройств, так что удобство для пользователей невозможно превзойти.

Посмотрите на Workbright в действии:

Официальный веб-сайт Workbright

5. CakeHR

Программное обеспечение CakeHR помогает компаниям решать кадровые проблемы.

Это делает HR-задачи, которые раньше казались невероятно сложными, казались невероятно легкими. Вы можете использовать систему для приема на работу сотрудников, отслеживания времени, создания отчетов и многого другого.

Почему нам это нравится: С этим удобным инструментом вам не потребуются годы обучения или опыт работы с персоналом для оптимизации процессов управления персоналом.

Ознакомьтесь с обзором программного обеспечения CakeHR:

Официальный сайт CakeHR

6. VivaHR

Инструмент VivaHR хочет сделать процесс приема на работу настолько эффективным, насколько это возможно. Размещайте вакансии на самых разных досках, делитесь вакансиями в социальных сетях и легко сотрудничайте со своими товарищами по команде на протяжении всего процесса найма.

Почему нам это нравится: Размещение объявлений о вакансиях на различных досках помогает гарантировать получение заявлений от ряда качественных кандидатов. VivaHR устраняет часть загруженной работы по размещению ваших вакансий, поэтому вы можете распространять информацию на как можно большем количестве платформ, не тратя часы на создание сообщений.

Узнайте, как один владелец малого бизнеса использовал VivaHR для рекламы вакансий среди качественных кандидатов.

Официальный сайт VivaHR

7.Призывник

Эта платформа для поиска талантов предлагает исчерпывающий список функций, которые обещают дать вам процесс найма вашей мечты. Экономьте время, используя расширенные фильтры для поиска в кадровом резерве, создавайте и делитесь стандартными шаблонами оценки кандидатов и даже анализируйте резюме, приходящие по электронной почте.

Почему нам это нравится : этот инструмент делает все возможное, предлагая возможности прогнозирования для улучшения вашей общей стратегии найма. Узнайте, сколько времени требуется для найма на каждую из ваших позиций, определите, какие источники дают наибольшее количество квалифицированных кандидатов, и получите стратегические рекомендации на основе искусственного интеллекта.

Вот что некоторые счастливые пользователи Recruitee говорят об этом инструменте:

Официальный веб-сайт новобранца

8. Бризи HR

Считайте Breezy HR сватовщиком между сотрудниками и работодателями. Это решение для набора персонала предлагает все функции, необходимые для поиска идеального нового члена команды, а не только набор квалифицированных кандидатов.

Почему нам это нравится: Этот инструмент включает функции, упрощающие поиск рекомендаций сотрудников.Сотрудникам не нужно бояться, что их рекомендации потеряются в длинных цепочках электронной почты.

Узнайте, почему команда Nando’s Peri-Peri называет Breezy HR «самым удобным инструментом, который я использовал до сих пор в своей кадровой карьере!» Взглянем на интерфейс Breezy HR:

Официальный веб-сайт Breezy HR

Управление персоналом

Итак, вы разбираетесь в нюансах … как насчет повседневных функций управления персоналом, таких как адаптация, расчет заработной платы, администрирование льгот или отслеживание расписания сотрудников? Вот инструменты, которые упрощают управление людьми.

9. Персонал в квадрате

Staff Squared — это универсальный облачный сервис для управления людьми. Функции включают в себя управление отсутствием, ведение календаря, учет рабочего времени, анализ производительности и многое другое. В нем также есть система постановки целей для увеличения выпуска и прибыли вашей компании.

Почему нам это нравится: Проблема большинства программ для управления персоналом заключается в том, что они экономят, пожалуй, на самой важной функции — опыте пользователя.Staff Squared использует противоположный подход, объединяя мощные инструменты управления персоналом в красиво оформленный и до смерти простой интерфейс. Их слоган говорит само за себя: HR программное обеспечение, которое не , — отстой, .

Посмотрите это обзорное видео программного обеспечения Staff Squared:

Официальный сайт персонала в квадрате

10. Люди

People — еще один облачный инструмент управления персоналом, ориентированный на масштабирование вашего бизнеса.В дополнение к таким функциям, как оценка производительности, People добавляет интерактивный конвейер набора.

Почему нам это нравится: Надежная отчетность выделяет людей. Данные и аналитика, собранные из ваших кадровых процессов, раскроют скрытые идеи и помогут развитию вашего бизнеса.

Вот довольно интересное и веселое видео, в котором рассказывается о людях:

Официальный сайт людей

11. TriNet

TriNet предоставляет основные кадровые услуги, такие как расчет заработной платы и льготы для малого и среднего бизнеса, и может масштабироваться вместе с вами по мере роста вашей компании.

Почему нам это нравится: Команда специалистов по персоналу TriNet может выступать в качестве ваших стратегических партнеров по персоналу, когда ваша компания растет и вы путешествуете по неизведанным водам. Это идеальное решение для предприятий, в которых наблюдается резкий рост численности персонала. Они также были названы TrustRadius одним из ведущих поставщиков программного обеспечения для управления персоналом — чтобы узнать, куда падают другие поставщики TriNet, посмотрите их TrustMap.

Официальный веб-сайт TriNet

12. BambooHR

Bamboo HR имеет слоган на демонстрационной странице, который вызовет улыбку у любого профессионала HR:

Этот инструмент берет на себя всю скучную, утомительную работу по управлению людьми, поэтому специалисты по персоналу могут сосредоточиться на людях.Bamboo HR имеет функции для оптимизации основных бизнес-процессов, включая найм, аналитику, адаптацию и культуру.

Почему нам это нравится: Мы позволим этому яркому отзыву клиента говорить за нас:

«BambooHR полностью изменил мой подход к управлению персоналом. Я полностью свободен, чтобы сосредоточиться на развитии, сосредоточиться на динамике команды, сосредоточиться на разнообразии и вовлеченности — вещах, которые действительно имеют значение. Это действительно позволяет мне понять суть вопроса, а именно людей.”

Официальный веб-сайт BambooHR

Вовлеченность сотрудников

Незанятые сотрудники ежегодно обходятся нашей экономике в миллионы. Ваша работа как специалиста по персоналу — помочь сотрудникам почувствовать личную связь с успехом бизнеса. Это сложная задача, но эти инструменты могут помочь.

13. Знай свою компанию

«Знай свою компанию» ориентирована на средний бизнес, испытывающий трудности с ростом.Это компании, которые, возможно, начинали как команды из 5-10 человек, но стремительный рост позволил сохранить прозрачность и вовлеченность, которые они привыкли решать.

Почему нам это нравится: «Знай свою компанию» создает канал для критически важных идей, которые помогут улучшить все аспекты вашего бизнеса, включая такие вопросы, как взаимодействие с людьми. Лучше всего то, что этот инструмент позволяет создать культуру открытости и прозрачности, которая необходима вашему бизнесу для достижения его целей.

Вот как узнать, что клиенты ваших клиентов используют их программное обеспечение:

Официальный сайт «Знай свою компанию»

14.Блеск

Glint собирает данные о взаимодействии в реальном времени с помощью мобильных микро-опросов под названием «Pulses». Не знаете, что спросить? Glint знает ответы и помогает создавать опросы на основе 18 проверенных факторов вовлеченности.

Почему нам это нравится: простая, интуитивно понятная панель инструментов Glint и красиво оформленное мобильное приложение содержат мощную аналитику взаимодействия в реальном времени. Используйте их, чтобы проверить «пульс» вашей организации и выявить полезные идеи.

Официальный сайт Glint

15.Усилитель культуры

Culture Amp выполняет базовую работу по измерению и привязке точных цифр к ранее абстрактным терминам, таким как вовлеченность, вовлеченность, согласованность, уверенность компании, инновации и т. Д. Инструмент также включает алгоритмы машинного обучения, которые помогают компаниям интерпретировать все свои новые показатели.

Почему нам это нравится: Culture Amp специализируется на установлении связей между факторами, которые было бы сложно связать без помощи платформы.Это помогает компаниям формировать общие взгляды и строить долгосрочные планы и стратегии.

Официальный веб-сайт Culture Amp

Образование

В связи с постоянно меняющимся характером федеральных законов и законов штата о занятости, непрерывное образование всегда оставалось прерогативой для HR-практиков. Но новые обязанности означают, что вы должны быть экспертом в большем количестве областей, чем когда-либо прежде. Эти инструменты предоставят вам информацию, которую вы действительно можете использовать, и помогут вам стать более умным и стратегическим специалистом в области управления персоналом.

16. The Awesome Office Show (Подкаст)

Подкаст The Awesome Office, организованный Шоном Келли из SnackNation, представляет собой еженедельный подкаст о том, как вести людей, создавать культуру и вдохновлять Awesome на работе. Они разговаривают с генеральными директорами и руководителями, ориентированными на людей, в некоторых из самых популярных и наиболее вовлеченных компаний в стране — такими лидерами, как Кристофер Гайвган из Honest Company и Джейн Бэкингем из Trendera / ABC — и углубляются в вопросы найма и удержания, роста и развития. , вовлеченность сотрудников и многое другое.

Почему нам это нравится: Допустим, я могу быть немного предвзятым, , но AO — единственный подкаст, ориентированный исключительно на лидерство, рассматриваемое через призму создания культуры и управления людьми.

Лучше всего то, что выставка фокусируется на практических советах, которые вы можете применить в своей компании уже сегодня, что делает ее обязательной для прослушивания руководителями отдела кадров, стремящимися улучшить культуру и вовлеченность.

Вы можете получить заметки о шоу здесь и подписаться ниже.

Подписаться на подкаст здесь

17.HBR Ideacast (Подкаст)

Созданный одним из самых престижных брендов в мире бизнеса, Ideacast дает более глубокий взгляд на темы, затронутые в печатной и веб-версиях Harvard Business Review, в том числе на передовые вопросы управления персоналом.

Почему нам это нравится: Меняющийся характер работы и меняющийся ландшафт HR — частые темы на Ideacast, и ведущая Сара Грин отлично справляется со связью этих тем с более крупными социальными, культурными и экономическими тенденциями.Но что замечательно в Ideacast, так это то, что это отличный источник как специфических знаний в области управления персоналом, так и более широкой бизнес-информации.

Если вы хотите быть стратегическим партнером для своего бизнеса, вам нужно понимать больше, чем просто нишу HR. Ideacast помогает расширить вашу базу знаний и целостный взгляд на HR.

Подписаться на подкаст здесь

18. Новости рекрутинга Career Cloud (приложение)

Это мобильное приложение предоставляет вам все последние новости HR.Просмотрите более 30 каналов из всех лучших блогов, посвященных кадрам и рекрутингу.

Почему нам это нравится: Recruiting News поможет вам быть в курсе всех последних тенденций в сфере найма и найма, а также держать вас в курсе важных конференций и мероприятий в вашем регионе — независимо от того, где вы являются.

Вот как приложение выглядит на iPhone:

Официальный новостной сайт Career Cloud по вопросам рекрутинга

19.Evil HR Lady (блог)

Этот блог специализируется на откровенных советах по работе с персоналом и историях для информирования и развлечения читателей. Вот некоторые из недавних пикантных вопросов, на которые ответил этот специалист по персоналу:

Почему нам это нравится: Если у вас есть животрепещущие вопросы, и вы не можете найти ответы где-либо еще, тогда вам сюда. В этом блоге не только закрытые вопросы. Он также анализирует важные темы в деловом мире.

Официальный веб-сайт Evil HR Lady

Связь и обратная связь

Частое общение имеет важное значение для корпоративной культуры.Таким образом, внутренние коммуникации все больше попадают в сферу компетенции HR. Вот несколько важных инструментов, которые помогут вашей команде быть в курсе и оставаться на связи.

20. Слабина

Не любите электронную почту? Если да, то вы не одиноки. К счастью, хорошие ребята из Slack создали решение, которое поможет вам и вашей организации выкарабкаться из своего почтового ящика.

Slack — это любимое приложение для внутренней коммуникации корпоративного уровня, которое сочетает в себе чат и личные сообщения с надежной функцией поиска.Приложение синхронизируется между настольными и мобильными операционными системами, позволяя вашей команде работать на нескольких платформах, где бы вы ни находились.

Почему нам это нравится: Slack помогает освободить сотрудников от их почтовых ящиков, одновременно повышая прозрачность и устраняя разрозненные хранилища информации. По данным компании, организации, использующие Slack, сообщают о сокращении внутреннего почтового трафика на 48,6%, сокращении встреч на 25% и повышении производительности на 32% по всем направлениям.

На видео ниже показано, как команда разработчиков видео Sandwich добилась успеха с Slack:

Официальный сайт Slack

21.15Five

Три десятилетия назад основатель ESPRIT Дуг Томпкин увидел прозрение: если он попросит всех своих сотрудников потратить всего 15 минут на написание отчета, на чтение которого у их руководителей уйдет не более 5 минут, он сможет повысить прозрачность и вовлеченность, а также решить незначительные проблемы. проблемы до того, как они превратились в настоящую катастрофу.

Генеральный директор

15five Дэвид Хасселл нашел эту концепцию настолько вдохновляющей, что разработал программное обеспечение для систематизации и масштабирования практики. В результате получилась структура 15five, которая облегчает общение между руководителями, менеджерами и их непосредственными подчиненными и помогает выявить проблемы, чтобы члены команды могли разрабатывать решения и повышать производительность.

Почему нам это нравится: 15five создает петлю обратной связи, которая, скорее всего, не возникла бы по-другому, и уж точно не так эффективно. Преимущества: повышенная прозрачность, более четкие и согласованные ожидания, повышенная подотчетность и доступ к критически важной информации о персонале, которую вы можете использовать для улучшения корпоративной культуры и вывода вашей организации на новый уровень.

Посмотрите, как программное обеспечение 15Five помогло конструктору целевых страниц Unbounce:

Официальный сайт 15Five

22.SnapComms

Вы когда-нибудь чувствовали, что никто не знает, что происходит, даже если вы регулярно рассылаете легкие для чтения электронные письма? Сотрудники вашей компании могут страдать от электронной слепоты или информационной усталости. SnapComms предлагает решение.

Платформа помогает специалистам по персоналу связываться с сотрудниками прямо с их устройств. Настройте оповещение на рабочем столе, создайте полноэкранный режим или добавьте сообщения в обои рабочего стола с внутренним управлением.

Почему нам это нравится: Это позволяет специалистам по персоналу быть уверенным, что сотрудники видят свои важные сообщения, когда все «высокоприоритетные» предупреждающие флажки в электронных письмах перестают работать.

Официальный сайт SnapComms

Персональная производительность

HR-команды заняты как никогда. С таким количеством утюгов в огне может показаться, что в дне мало часов. Откройте скрытое время в своем расписании с помощью этих приложений для повышения производительности.

23. monday.com

В мире безудержного распространения приложений теперь есть приложение для всех ваших приложений.Имя этого приложения?

monday.com (конечно)!

monday.com здесь, чтобы спасти нас от перегрузки приложений, предоставив способ легко управлять всеми многочисленными инструментами, которые мы все используем каждый день. Приложение представляет собой единый список задач с единым представлением всех ваших существующих задач из более чем 40 сервисов, включая Gmail, Basecamp, Trello, Evernote и многие, многие другие.

Почему нам это нравится: Одно приложение, чтобы управлять всеми. monday.com — это мета-приложение, которое вы не знали, но определенно знаете.У них также есть одна из лучших бесплатных пробных версий прямо сейчас.

И у него лучшее имя во всем списке.

Посмотрите, чем вы можете заниматься на monday.com:

Официальный сайт monday.com

24. Календарный

Если вы когда-либо планировали встречу с одним или несколькими занятыми руководителями, вы знаете, какие это могут быть проблемы.

Простой запрос на 15-минутную сенсорную базу HR-стратегии может внезапно превратиться в обмен электронной почтой, состоящий из 30 сообщений.

На помощь приходит Calendly.

Calendly устраняет все перебои, создав простой и красивый интерфейс, который упрощает выбор времени и безупречно синхронизируется с вашим календарем.

Почему нам это нравится: Не бойтесь запланировать 15-минутный разговор. Calendly делает это, так что вам не нужно.

Plus наша команда использует этот инструмент, и он оказался чрезвычайно полезным.

Calendly видеообзор:

Официальный веб-сайт календаря

25.ZoomShift

Программа планирования

ZoomShift предназначена для сотрудников с почасовой оплатой. ZoomShift разработан, чтобы помочь вашему бизнесу ускорить график работы, сэкономить деньги на заработной плате и позволить вашим сотрудникам с легкостью приходить и просматривать свое время.

Программное обеспечение помогает вашей компании хранить всю информацию о расписании сотрудников в одном месте и может помочь улучшить подотчетность вашего персонала.

Почему нам это нравится: Это позволяет компаниям быть более продуктивными и лучше организованными.С ZoomShift вы можете использовать предопределенные шаблоны для планирования за считанные минуты. Перетащите смены на место в бизнес-календаре. Делитесь расписаниями сотрудников с помощью текстовых сообщений, push-уведомлений и электронной почты. Автоматически напоминать членам команды перед началом их смены ».

Официальный веб-сайт ZoomShift

26. Evernote

Evernote — это просто идеальное приложение для создания заметок.

Устанавливайте напоминания, делитесь своими заметками с коллегами и друзьями или вырезайте текст из любого места в Интернете с помощью этого простого и элегантного инструмента.Существует фантастическая бесплатная версия, а также корпоративная версия, которая помогает превращать заметки в презентации и комментировать PDF-файлы.

Почему нам это нравится: Evernote по-прежнему остается золотым стандартом, когда дело касается приложений для повышения производительности. Эта функция поиска означает, что вы никогда не потеряете важные детали, и она синхронизируется на нескольких устройствах, поэтому ваши заметки всегда под рукой.

Приложение настолько популярно, что у него есть культ пользователей, которые разработали креативные приемы, чтобы сделать Evernote еще более полезным.Ознакомьтесь с любимыми приемами Evernote спикера Майкла Хаятта.

Узнайте, как Evernote помог этим людям:

Официальный веб-сайт Evernote

27. Нойсли

Noisli — это машина для создания фонового шума со смесью звуков, специально разработанная для улучшения фокусировки и повышения производительности. Используйте его, чтобы не отвлекаться или просто пристегнуться и спринт, чтобы добиться цели. Загрузите его как мобильное приложение или расширение для Chrome или просто воспользуйтесь веб-версией.

Почему нам это нравится: Один щелчок дает вам случайное сочетание звуков окружающей среды, улучшающих продуктивность, включая дождь, раскат грома, волны на берегу озера или журчание ручья. Вы даже можете смешать жужжание вентилятора, звуки кофейни или белый, розовый или коричневый шум. Звуки можно настроить с помощью крошечных фейдеров, чтобы добиться идеального сочетания производительности.

Noisli определенно помогает мне сосредоточиться с помощью смеси костра, шелеста листьев и щебетания сверчков, когда я пишу эту статью.

Вот обзор приложения от Mac Square:

Официальный сайт Noisli

28. Жанна

Это клише, которое ненавидит встречи. И дело не только в том, что они занимают слишком много времени, их легко отвлечь, и часто они заканчиваются без конкретных выводов или следующих шагов. Но битва часто начинается задолго до этого. Простое бронирование конференц-зала может отнять у вас много времени.

Джоан здесь, чтобы это изменить.Joan — это простое в использовании устройство, которое помогает компаниям лучше организовывать и резервировать конференц-залы и комнаты для совещаний. Он сочетает в себе просмотры событий в реальном времени с совершенно простым онлайн-порталом, поэтому никогда не возникает путаницы в том, где бронировать.

Почему нам это нравится: Существует множество отличных приложений для календаря, но Joan — лучшее решение специально для бронирования номеров. Кроме того, он интегрируется с вашим существующим календарем!

Официальный веб-сайт Joan

29.SaneBox

Большинство специалистов по персоналу тонут в электронных письмах. Sanebox помогает занятым работникам замечать приоритетные сообщения и отвечать на них, а все остальное сохранять на потом. Они могут оставаться в курсе, не чувствуя себя перегруженными.

Почему нам это нравится: Этот инструмент работает как крестная фея для вашего почтового ящика. Он исполняет все ваши пожелания по электронной почте, избавляя от отвлекающих факторов и настраивая вас на успех.

Официальный веб-сайт SaneBox

30.Работа

Вы, наверное, слышали, что наем — это как выбор партнера. И действительно, совместимость (также известная как «культурное соответствие») является главной проблемой, поскольку большинство из нас проводит больше времени с коллегами, чем с супругами. Так почему бы не создать приложение для найма, похожее на приложение для знакомств?

Гении из Jobr сделали именно это, скопировав поведение гиганта приложений для знакомств Tinder. Кандидаты переносят свою информацию из Facebook и подают заявки на вакансии одним движением пальца.

Почему нам это нравится: Объем и простота. Это приложение создало самый простой в мире способ подать заявление о приеме на работу, что для рекрутеров означает постоянный поток кандидатов в ваш портфель.

Вот небольшая демонстрация приложения Jobr:

Официальный сайт Jobr

31. Plum.io

Plum.io — это инструмент оценки перед приемом на работу, который помогает компаниям найти наиболее подходящего кандидата для каждой работы.Plum начинает с анализа роли, а затем разрабатывает тест для кандидатов на должности. Затем компания отправляет короткий список подходящих кандидатов. Рекрутеры, использующие Plum report, тратят до 80% меньше времени на чтение резюме и получают на 67% меньше текучести кадров.

Почему нам это нравится: Мы все знаем, что каждый плохой найм в конечном итоге обходится нам в тысячи, и все же большинство компаний по-прежнему нанимают таким же образом. Plum.io улучшает процесс, предоставляя более глубокую и тщательную оценку перед этапом собеседования.

Лучше всего то, что Plum объединяет навыки HR и результаты тестов интеллекта с данными о таких вещах, как образ мышления и эмоциональный интеллект, чтобы убедиться, что кандидат также соответствует личности.

Посмотрите это видео с кратким пояснением на Plum.io:

Официальный сайт Plum.io

32. Хабворк

Использование приложения для учета рабочего времени сотрудников — наиболее эффективный метод управления записями рабочего времени и посещаемости, обеспечения соблюдения политик компании и соблюдения трудового законодательства.Узнайте, как руководители и сотрудники могут получить невиданную ранее прозрачность при внедрении приложения для измерения времени в свой бизнес.

33. Компт

Опыт сотрудников не был бы полным без упомянутых льгот. Compt помогает компаниям разрабатывать, управлять и измерять программы поощрительных стипендий для удовлетворения индивидуальных потребностей каждого сотрудника.

34.Xobin

Единственное на рынке программное обеспечение для набора персонала со встроенным «полнофункциональным программным обеспечением для оценки», например Hackerrank, Codility или Amcat. В то время как другие ATS интегрируются с внешними инструментами, Xobin создает свои собственные инструменты, чтобы его клиенты могли достичь максимальной интеграции и эффективности.

Заключение

Итак, у вас есть 28 инструментов управления персоналом, которые помогут вам освоить ландшафт HR.

Какие из этих инструментов вы используете? Сообщите нам, как они помогли вам, в комментариях ниже.

Лучшие 6 инструментов и программного обеспечения для удаленного управления командой на 2021 год

В этом году из-за пандемии коронавируса было замечено, что многие предприятия перенесли свою повседневную деятельность на работу из дома и работу на дому. На протяжении многих лет мы наблюдаем положительный отклик со стороны различных работников отрасли, которые с распростертыми объятиями приветствуют удаленную работу и культуру удаленной работы.

Однако это вызывает беспокойство у менеджеров. Особенно для тех, кто полагался на методы микроменеджмента, чтобы постоянно контролировать своих подчиненных.Однако современные технологии предлагают вам различные инструменты и программное обеспечение для наблюдения за удаленным персоналом.

Согласно недавнему исследованию Fundera Inc., еще до того, как пандемия коронавируса поразила США, более 5 миллионов сотрудников в США уже работали из дома как минимум половину времени.

Кроме того, по оценкам, к 2028 году почти 73% всех отделов будут иметь удаленных сотрудников, а две трети менеджеров сообщат, что удаленные сотрудники более производительны.Более того, работодатели, предлагающие гибкие возможности удаленной работы с частичной занятостью, в совокупности могут ежегодно экономить 44 миллиарда долларов.

В свете этой информации давайте кратко рассмотрим некоторые из лучших программ, которые могут помочь вам управлять удаленным персоналом.

1. Kickidler

Я хотел бы начать этот список с программного обеспечения для мониторинга сотрудников, которое больше похоже на сбывшуюся мечту удаленного менеджера. Kickidler обладает изобилием функций, которые могут превратить мониторинг удаленного персонала в настоящее удовольствие.

Тем не менее, среди различных удобств, которые он может предложить, функция автоматизации определенно занимает первое место.

Помимо функций удаленного мониторинга в реальном времени, Kickidler оснащен мощью автоматических предупреждений, которые могут мгновенно повысить бдительность руководителей и узнать о важных проблемах или нарушениях со стороны сотрудников.

Идеально подходит для малых, средних и крупных организаций, он может предложить одни из лучших услуг:

Мониторинг компьютера в режиме онлайн — Quadrator, интуитивно понятный интерфейс помогает проводить несколько сеансов для неограниченного количества удаленных сотрудников, которые могут быть сгруппированы и назначены заданные параметры.
Учет рабочего времени сотрудников — инструмент учета рабочего времени регистрирует рабочие часы сотрудников для каждого бизнес-подразделения, измеряя прогулы, перерывы на кофе, опоздания, сверхурочные, отпуска и другие отвлекающие факторы.
Productivity Analysis — показывает, сколько времени сотрудники потратили на выполнение своих задач, и время, потраченное впустую во время перерывов, а также возможность устанавливать индивидуальные настройки для каждого сотрудника в зависимости от характера их работы.

Запись экрана — экраны устройств и их активность записываются, что позволяет вам наблюдать за действиями и взаимодействием сотрудников в любой заданный период времени.Сюда входят используемые приложения, посещенные веб-сайты и даже трекер нажатия клавиш.
Удаленный доступ к ПК — в случае возникновения чрезвычайной ситуации или срочности, когда удаленный сотрудник не может найти решения самостоятельно, удаленный доступ предоставляется уполномоченному персоналу, что позволяет полностью контролировать устройства независимо от марки и модели.

Kickidler предлагает вам информационную панель и генерирует аналитические данные в виде простых для понимания графиков и таблиц, а также других визуальных элементов для дружественного интерфейса.
Кроме того, они обеспечивают неограниченную техническую поддержку пользователей от установки до технического обслуживания и последующих действий. Это действительно универсальное решение для управления удаленными командами, по сравнению с которым его аналоги выглядят бледно.

2. ActivTrak

ActivTrak — это облачный поставщик программного обеспечения для мониторинга активности пользователей. Он предлагает вам различные решения, в том числе:

Мониторинг сотрудников — позволяет понять, чем занимается ваша команда, предоставляя вам обзор с высоты птичьего полета для оптимизации рабочего процесса и эффективного управления сотрудниками.
Remote Workforce Management — предлагает данные и аналитическую информацию с контекстом, чтобы понять поведение сотрудников в ответ на рабочие процессы, управление производительностью, продуктивность и подотчетность.
Мониторинг производительности труда — предоставление вам полномочий и контроля над тем, как сотрудники используют свое время, создание базовых показателей производительности, обучение сотрудников и повышение их производительности.
Workforce Analytics для производительности и соответствия требованиям к работе — позволяет стимулировать вовлеченность, сокращать текучесть кадров, оптимизировать использование программных инструментов и сотрудничать между командами.

3. Controlio

Еще одно облачное программное обеспечение для мониторинга компьютеров сотрудников и Интернета, Controlio отслеживает действия пользователей удаленных сотрудников в 100% скрытом режиме. Он также предлагает вам возможность смотреть, что происходит на экранах ваших сотрудников, в прямом эфире или по запросу.

Controlio также дает вам доступ к проверке типа веб-активности, веб-поиска и передачи данных и файлов. Короче говоря, это система наблюдения, специально разработанная для оптимизации производительности и контроля удаленных сотрудников.

4. Hubstaff

Hubstaff предлагает инструмент для отслеживания рабочего времени и контроля производительности. Учет времени позволяет менеджерам понять, сколько времени сотрудники посвящают выполнению конкретной задачи от начала до конца.

Учет рабочего времени также позволяет сотрудникам оставаться сосредоточенными и поддерживать мотивацию всей вашей команды к соблюдению сроков и сроков без задержек.

Дополнительные функции включают онлайн-табели учета рабочего времени и мониторинг производительности.Однако главное — это геозона.

Эта функция использует отслеживание GPS, чтобы автоматически запускать и останавливать учет времени, когда ваша команда прибывает или покидает место работы. Многие студенты, которые покупают диссертацию в Интернете, хотели бы, чтобы у них была эта функция, чтобы отслеживать свои групповые проекты в академических кругах.

5. InterGuard

InterGuard — это облачное решение для удаленного мониторинга и повышения производительности сотрудников, которое легко установить и использовать. Он предлагает вам возможность контролировать все подключенные устройства из одного интерфейса, одновременно предоставляя оповещения в режиме реального времени с помощью интеллектуальной системы отметок.

Он также предлагает вам возможность защитить вашу бизнес-информацию, отслеживая электронные письма, отправленные сотрудниками, с интеграцией, доступной для Microsoft Outlook, Gmail, Apple Mail, Hotmail и LinkedIn InMail, и это лишь некоторые из них.

С другой стороны, InterGaurd также может помочь вам контролировать использование Интернета сотрудниками, совместное использование файлов и сопутствующие действия, и даже отслеживать время, проведенное на веб-сайтах социальных сетей.

6. Тераминд

Teramind — это программное обеспечение для мониторинга компьютеров, которое считается лучшим выбором для мониторинга сотрудников, восстановления и предотвращения потери данных, обнаружения внутренних угроз и многого другого.Компания Teramind была основана в 2014 году, и в настоящее время ее штаб-квартира находится в Майами, Флорида, США. Они предлагают вам 7-дневную бесплатную пробную версию своих услуг для бизнеса.

Заключение

Доступны различные инструменты, которые могут помочь менеджерам взять под контроль удаленные операции и контролировать сотрудников, гарантируя, что производительность никогда не снизится. Кроме того, инструменты и программное обеспечение для управления проектами могут помочь вам поддерживать бизнес-операции в рабочем состоянии и работать на полную мощность.

В то время как есть другие, которые предлагают вам невероятный набор идей для каждой задачи и их подзадач.Я надеюсь, что этот пост был полезен для подтверждения уверенности в современных инструментах, которые вы можете использовать для управления удаленным персоналом. Ура и всего наилучшего в ваших будущих начинаниях!

Автор биографии

Элейн Ванесса в настоящее время работает старшим аналитиком-исследователем и автором блога в компании «Помощь при диссертациях». Она увлечена поп-культурой и любит смотреть популярные телесериалы в Интернете. В свободное время она также любит искать в Интернете последние технические новости и события, происходящие по всему миру.

Вам понравился этот пост? Следите за нами в социальных сетях.

Лучшее программное обеспечение для мониторинга сотрудников на 2021 год

Мониторинг сотрудников, когда-то необычный инструмент для большинства предприятий, внезапно стал популярным из-за COVID-19. Решения, которые традиционно были ориентированы на отслеживание активности сотрудников, регистрацию подозрительного поведения и выявление возможных внутренних угроз, теперь направлены не только на отслеживание производительности, но и на мониторинг здоровья и благополучия, и даже на улучшение взаимодействия.

Что такое программное обеспечение для мониторинга сотрудников?

Если вы рассматриваете подобное программное обеспечение, помните, что мониторинг сотрудников выходит за рамки основных функций отслеживания времени, таких как приходы и уходы, или управление расписаниями и рабочими нагрузками. Конечно, программное обеспечение, рассмотренное в этом обзоре, начинается с отслеживания игроков, которые добавляют изящные функции мониторинга, такие как регистрация нажатия клавиш, отслеживание местоположения и снимки экрана. Но мы также предлагаем платформы глубокого мониторинга, которые отслеживают все действия сотрудников.Эти службы предназначены для управления большим количеством сотрудников, поэтому некоторые из них больше ориентированы на отслеживание активности, а не на конкретных лиц. Тем не менее, многие сотрудники считают, что использование этих инструментов является жесткой мерой со стороны руководства, поэтому их внедрение может потребовать некоторой деликатной дипломатии.

На более легком и менее антиутопическом конце спектра многие инструменты мониторинга сотрудников ориентированы на отслеживание производительности. Задача, которая сейчас более сложна, чем когда-либо, поскольку удаленные сотрудники совмещают свою работу с девяти до пяти с полдюжиной других личных задач, таких как присмотр за детьми, обучающимися на дому, обеспечение семейных обедов и ведение домашнего хозяйства для укрывшихся на месте членов семьи.Работа из дома бросает вызов существующей ранее структуре отслеживания производительности, поэтому многие из этих решений потребуют значительных изменений, чтобы быть эффективными в сценарии удаленной работы.

Хорошее место для начала — разделить приложения на продуктивные и непродуктивные группы приложений, чтобы вы могли разбить ожидаемую продуктивность каждой команды, отдела или отдельного сотрудника. Алгоритмы оценки производительности позволяют сравнивать людей с их прошлой работой, а также с результатами их коллег.Эти данные не столько о дисциплине сотрудников, сколько о том, чтобы помочь командам корректировать курс и оставаться продуктивными.

Здесь важна настройка и группировка пользователей, потому что приложение, которое считается продуктивным для одной должности, может считаться непродуктивным для другой. Например, менеджеры социальных сетей проводят большую часть своего времени в Facebook и Twitter, потому что это основная их роль, тогда как менеджер по продажам, проводящий много часов в день в LinkedIn или других социальных сетях, должен поднимать красный флаг.Автоматизация и возможность устанавливать оповещения с помощью напоминаний и предупреждений по электронной почте также являются эффективными способами управления большой распределенной рабочей силой.

Эти данные о деятельности также могут быть агрегированы на макроуровне в панелях мониторинга администратора и менеджера в реальном времени. Вы также должны иметь возможность создавать подробные отчеты, чтобы разрезать различные метрики производительности. Вы можете детализировать данные, используя такие факторы, как наиболее продуктивные или непродуктивные сотрудники, или сравнить эффективность или производительность команды или отдела по конкретным проектам.

Часто инструменты мониторинга сотрудников предоставляют вам визуализацию данных с первого взгляда, например, шкалу продуктивности с разбивкой по процентам продуктивных и непродуктивных приложений, или списки и доски лидеров, которые показывают активных или неактивных пользователей или наиболее часто используемые приложения. Многие из протестированных нами решений отслеживают и регистрируют, на каких веб-сайтах или службах сотрудники проводят больше всего времени, а какие используются недостаточно. Это позволяет вам узнать, какие инструменты и подписки не используются, чтобы вы могли перестать платить за них и освободить свой бюджет для более полезных ресурсов.

Другой стороной отслеживания активности является отслеживание нажатий клавиш. Регистрация нажатий клавиш — это, по сути, базовый уровень активности сотрудников. Получив детализированные данные о том, как часто сотрудники набирают текст или взаимодействуют с их компьютером, их можно сопоставить с соответствующими снимками экрана, журналами активности, контрольными журналами и всеми более глубокими векторами мониторинга, которые мы рассмотрим позже, чтобы заполнить полный профиль сотрудников. онлайн-активность. Некоторые из самых мощных программ для мониторинга, которые мы тестировали, могут получать необработанные данные о нажатии клавиш — то есть отображение с отметками времени того, какие системные клавиши нажимали пользователи в любой момент времени, — и делать перекрестные ссылки на любые другие собранные метрики или собранные данные об активности.Новые инструменты, такие как Controlio, могут объединять нажатия клавиш и синхронизировать их с видеозаписями, чтобы сформировать более точную картину деятельности сотрудников. В результате вы можете видеть полный контекст того, что делали сотрудники, когда они это делали, и хорошее указание на то, почему они это делали.

Этот уровень надзора не имеет себе равных для компаний, которым требуются судебно-медицинские доказательства в случае, например, аудита, чтобы убедиться, что компания соблюдает какой-либо нормативный стандарт. Но помните, что, хотя эти данные могут быть полезны для руководства, сотрудники могут счесть их ужасно инвазивными.

Эффект пандемии

Проблемы, с которыми сталкиваются компании из-за пандемии, включают обеспечение непрерывности бизнеса и производительности в распределенных командах, защиту данных компании и IP на удаленных ПК, а также обеспечение соблюдения нормативных требований за пределами компании. Переход к удаленной работе также сыграл на руку конкурентам, которые предлагают свои решения в виде облачных сервисов. Распределенная рабочая сила требует аналогичного распределенного решения. Тот, который быстро развертывается и легко управляется удаленно.

EfficientLab, производитель решения для локального мониторинга Work Examiner, имеет более привлекательное масштабируемое облачное решение Controlio, которое сочетает в себе оценку производительности с углубленным мониторингом сотрудников. Controlio представляет собой новый образ мышления в этом сегменте и даже имеет возможность записи видео в реальном времени и потоковой передачи в реальном времени, которые также синхронизируются с отслеживанием нажатия клавиш. Выбор редакции Teramind выводит видеозапись на совершенно новый уровень, включив оптическое распознавание символов (OCR), которое может работать с видеофайлами и распознавать текст на экране и в документах, а также делать видео доступным для поиска.Локальный поставщик StaffCop Enterprise также предоставляет функцию распознавания текста для снимков экрана и документов, а также видеозаписи.

Добавление такого типа видеозаписи и прямых трансляций — это шаг вперед по сравнению с тем, что вы могли найти в старых решениях, которые в основном были сконцентрированы на скриншотах. Новое поколение предлагает предприятиям беспрепятственный контроль за деятельностью сотрудников и, вероятно, станет нормой в будущем. Существуют выдающиеся аргументы в пользу ценности времени и усилий сотрудников, и эта новая реальность работы на дому сделала это еще более важным.Менеджерам сейчас труднее определять и отслеживать продуктивность своих сотрудников, особенно сейчас, когда распределенная рабочая сила означает более гибкие и неоднородные часы работы.

Команды, однако, все еще должны работать для достижения общих целей, и если вы менеджер, вы должны будете проявлять к сотрудникам некоторую снисходительность при определении того, как лучше всего выполнять свою работу. Имея это в виду, организационные инструменты и системы становятся критически важными для распределенных команд, поскольку они больше не работают в устоявшейся офисной культуре.Тщательное планирование может помочь гарантировать, что эти инструменты будут служить полезными решениями для управления персоналом в дополнение к механизмам мониторинга.

Основные вызовы при адаптации

Когда крупные работодатели нанимают новых работников, им необходимо найти способ гарантировать, что работник получит необходимый им надзор, обучение и поддержку сразу же. Этого достаточно, чтобы исследовательская фирма Statista определила ее в верхней части списка проблем, которые опросили HR-профессионалы, связанные с адаптацией.Хотя это немного нестандартное мышление для технологии мониторинга сотрудников, оно ясно показывает, что в использовании этих решений есть гибкость.

Эти продукты предназначены для того, чтобы предприятия получали от сотрудников ожидаемую производительность. Они также помогают обеспечить соблюдение политик и протоколов безопасности данных, что особенно важно сейчас, когда данные компании распределены так же, как и персонал, который ими управляет.

В частности, для крупных корпораций, которые планируют тысячи сменных рабочих в таких условиях, как центры обработки вызовов, например, агенты мониторинга сотрудников, установленные на компьютерах компании, дают этим предприятиям полную видимость и прослеживаемость их операций.Агенты мониторинга сотрудников также собирают ключевые данные о производительности сотрудников.

Итак, если вы ищете комплексные инструменты мониторинга сотрудников, которые предлагают вездесущий надзор на уровне «Большого брата», или просто хотите, чтобы Google Analytics (GA) отслеживал показатели производительности офиса и повышал эффективность, существует ряд инструментов мониторинга сотрудников. доступны в соответствии с вашими конкретными потребностями.

Беспрецедентные возможности мониторинга

Сегодняшняя технология мониторинга сотрудников использует новые технологии, такие как геолокация, регистрация нажатий клавиш, снимки экрана, запись видео и даже доступ к веб-камерам, установленным на удаленных ПК.Облачные вычисления означают, что вы можете собирать терабайты таких данных, которые хранятся в сети и легко доступны менеджерам. Что еще более важно, эти данные не просто бездействуют, они могут обрабатываться с помощью сложных алгоритмов для прогнозирования внутренних угроз, измерения индивидуальной и командной производительности, а также для отслеживания различных шагов, ведущих к любым проблемам или утечкам данных.

После установки на машине агента инкогнито (иногда скрытого в списке запущенных процессов под замаскированными именами) самые мощные инструменты мониторинга сотрудников могут действовать как всевидящее око.Они могут видеть все, от того, какие приложения открыл сотрудник, с кем он болтает, и что он говорит. Он даже может использовать автоматическую логику, такую как триггеры ключевых слов и правила политики, чтобы сообщить администратору, когда сотрудники делают что-то, чего они не должны делать.

Благодаря расширенной автоматизации, программное обеспечение теперь может устанавливать различные предупреждения и триггеры для поиска закономерностей и составления отчетов о нарушениях сотрудников, которые впоследствии можно использовать для построения дисциплинарных дел против них. И хотя сотрудникам это точно не понравится, многие современные инструменты можно установить в скрытом режиме.Это означает, что они устанавливаются и работают в фоновом режиме на ПК пользователей.

Кто продает решения для мониторинга сотрудников?

В этом обзоре мы протестировали 10 продуктов: ActivTrak, Workpuls, Desktime Pro, Hubstaff, InterGuard, StaffCop Enterprise, Teramind, Veriato Cerebral, VeriClock и Controlio.Ассортимент тестируемого нами программного обеспечения варьировался от базовых счетчиков рабочего времени, которые предлагают дополнительный мониторинг сотрудников, до полноценных цифровых систем наблюдения, основанных на данных. Например, Hubstaff, Workpuls и VeriClock — это простые инструменты для отслеживания рабочего времени, которые предлагают более глубокие функции мониторинга сотрудников. Эти продукты предоставляют отличные основные функции отслеживания рабочего времени, а также такие функции, как мобильное GPS-слежение за рабочими в поле. Они также предоставляют вам прикрепленные заметки и фотографии, снимки экрана или базовый мониторинг используемых приложений и посещенных URL-адресов.Workpuls — это удобный для сотрудников инструмент, который позволяет конечным пользователям включать или выключать функцию мониторинга и подходит для распределенных команд и ситуаций, когда мониторинг активности с 9 до 5 не идеален.

Эти инструменты предлагают функции мониторинга веб-сайтов и приложений, а также снимки экрана, нажатия клавиш и отслеживание файлов, а также настройки администратора доски, включая упреждающие предупреждения. Обратите внимание, что эти возможности сосредоточены на повышении производительности, а не на контроле за деятельностью сотрудников. Данные направляются в отчеты и информационные панели, которые могут отслеживать и агрегировать показатели производительности, а также достаточное количество бизнес-отчетов на основе аналитических данных.

Наконец, есть платформы, которые кажутся почти всеведущими с точки зрения глубины мониторинга, автоматизации и предоставления исчерпывающих данных. Эти платформы включают InterGuard, Staffcop Enterprise, Teramind и Veriato Cerebral. Эти инструменты наиболее близки к агрессивным системам внутреннего наблюдения, подобным «Большому брату», в зависимости от того, насколько глубоко администратор хочет настроить, какие данные и векторы мониторинга отслеживаются для каждого сотрудника, или насколько автоматизация и оповещение на верхнем уровне.Этот уровень инструментов также обеспечивает то, что по сути является полноценной отчетностью бизнес-аналитики (BI) и аналитикой данных на серверной стороне для обработки и анализа всех собираемых данных о сотрудниках.

Человеческий вопрос

Проблема с этими решениями для глубокого мониторинга в основном связана с человеческим фактором процесса. Большинство сотрудников будут обеспокоены, если такое программное обеспечение будет установлено или, что еще хуже, обнаружено. А у менеджеров есть только определенное количество часов, чтобы просматривать сотни, если не тысячи скриншотов в течение рабочего дня сотрудников.Видеозапись — это следующий рубеж, который уже предлагается такими компаниями, как Teramind, StaffCop Enterprise и Controlio. Доступ к живому или записанному видео предлагает наиболее точные судебные доказательства и возможность быстрого поиска, очистки и даже использования технологии OCR для получения полной информации о документах, записанных с помощью видео.

Помимо самих изображений, эти платформы мониторинга могут иметь поразительную степень детализации каждого приложения, файла, сообщения и даже вызовов Zoom, которые появляются на экране сотрудника или в его системе.Используя OCR, глубокий мониторинг может собрать гораздо больше подробностей о том, как сотрудники используют определенные настольные или веб-приложения, а самый проницательный инструмент мониторинга сотрудников будет анализировать сообщения электронной почты, чаты, мгновенные сообщения (IM) и другие личные или командные приложения для общения. Они будут отслеживать любые параметры или даже определенные ключевые слова, установленные администратором. Более продвинутые решения могут даже находить номера кредитных карт и финансовые записи с помощью снимков экрана и видео и отправлять соответствующие оповещения, вызванные этими очень конкретными деталями.

Это глубокое отслеживание применимо также к отслеживанию документов и сканированию имен файлов. Программное обеспечение часто захватывает прикрепленный документ или файл, чтобы администратор мог их просмотреть. Итак, если руководители высшего звена предприятия хотят знать, общаются ли сотрудники внутри компании о генеральном или техническом директорах компании, они могут просто настроить автоматические триггеры ключевых слов для получения оповещений по электронной почте или объединить все упоминания в отчет. Вы можете настроить правила, чтобы запретить сотрудникам отправлять данные компании по личным каналам, загружать приложение или файл, не одобренные ИТ, или даже вставлять флэш-накопители USB в ПК компании.Не все платформы могут так глубоко перейти на автоматизацию, но те, которые могут, либо инициируют уведомления пользователей, чтобы остановить действие, либо просто отправляют предупреждение или обновляют журнал аудита.

Все это говорит о более фундаментальном вопросе: инвестирует ли ваш бизнес в инструмент мониторинга сотрудников в первую очередь для повышения производительности и эффективности? Или вы действительно хотите или нуждаетесь в полном контроле за всем, что сотрудники делают в рабочее время в компании, с точностью до мельчайших деталей? И как использование одного из этих инструментов соотносится с тем, чтобы ваши сотрудники чувствовали себя некомфортно, если их часто отслеживают в их собственных домах?

Вам необходимо тщательно взвесить потребности вашей организации и понять, какую пользу вы хотите получить от внедрения такого рода решений.Затем вы должны выбрать свой инструмент мониторинга не только на основании того, что они могут делать, но и на том, как они будут применяться и насколько ваши сотрудники будут видеть этот процесс.

Есть вопросы о том, как подойти к мониторингу сотрудников? Подпишитесь на информационный бюллетень PCMag.com Small Business Update и присоединяйтесь к группе обсуждения [адрес электронной почты] в LinkedIn. Там вы можете встретиться и запросить поставщиков, других профессионалов, таких как вы, и редакторов PCMag.

Управление персоналом — CEOpedia | Управление онлайн

Эта подсистема контроля определяется как система управления организацией для координации, планирования и отчетности. Можно выделить два типа контроллинга: стратегический и операционный. Первый связан со стратегическим управлением и касается основных целей и их реализации, а второй касается планов действий, которые создаются на основе целей.

Задачи контролирующего персонала

Контроль персонала используется для достижения наилучшего возможного использования сотрудников и их развития для получения максимальной выгоды для компании.Его основная роль — сбор и обработка личной информации, а также мониторинг системы координации и контроля. Основными особенностями кадрового контроллинга являются:

Отношение к персоналу как к жизненно важному активу бизнеса,
Отношение к работникам как источник конкурентоспособности организации,
Изменение восприятия персонала только как источник затрат,
Объединение кадровой стратегии с общей бизнес-стратегией,
Активное включение линейных руководителей в управление персоналом.

Особые области интересов кадрового контроллинга:

Взаимосвязь между кадровой стратегией и другими стратегиями организации
Анализ человеческого потенциала организаций
Анализ компетенций и квалификации сотрудников
Влияние планов развития компании на изменение требований к профессиональной квалификации,
Потенциал человеческих ресурсов и полезность используемых методов мотивации.
Решения по кадровой политике
Подбор персонала для нужд компании,
Реакция работников на изменения в системе,
Организационная культура

Применение кадрового контроллинга

Столь общепринятый круг интересов означает, что элементы кадрового контроллинга будут присутствовать не только в планировании человеческих ресурсов и оценке персонала, но также в отборе, профессиональном развитии, здоровье и безопасности.Это также может повлиять на трудовые отношения и показатели производительности и производительности.

В зависимости от целей управления подсистемой кадрового контроля, ее функция может быть делегирована конкретному сотруднику («контролеру»). У него могут быть консультативные функции, позволяющие собирать, анализировать, составлять отчеты и готовить решения. Он также может иметь управленческие полномочия, что дает ему гораздо лучшие возможности принятия решений и позволяет более тесно сотрудничать с другими организационными подразделениями.

Инструменты контроля персонала: инструменты, способы и ошибки – РемОнлайн

инструменты, способы и ошибки – РемОнлайн

Для чего нужно контролировать работу подчиненных

Как контролировать работу сотрудников

Главные ошибки при контроле сотрудников

Популярные инструменты для контроля сотрудников в вашей компании

5 причин контролировать рабочее время с помощью современных систем

Причина 1: требования государства

Причина 2: дисциплина

Причина 3: прибыль

Причина 4: эффективность

Причина 5: безопасность

Виды учёта рабочего времени

Ежедневный

Еженедельный

По периоду

Как считать-то?

Инструменты учёта рабочего времени

Таблица Excel/Google

Программы бухучёта

Видеонаблюдение

CRM-системы

Автоматический контроль

СКУДы и электронные пропуска

Биометрические терминалы

Системы учета рабочего времени (СУРВ)

Методы контроля рабочего времени | Рабочее время сотрудника: как организовать и контролировать

Понятие и правовое обоснование учета рабочего времени

Зачем вести учет рабочего времени

Методы контроля рабочего времени

Способы контролировать рабочее время

IT-решения для контроля рабочего времени

Как выбрать IT-решение для контроля рабочего времени

Особые случаи контроля рабочего времени

Инструменты ненавязчивого контроля. Доброе слово и револьвер менеджера

Контроль работы удаленных сотрудников. Лучшие практики индустрии

Самые эффективные способы контроля работы сотрудников

Целями контроля могут быть:

О технических способах контроля сотрудников:

Всё под контролем: как собственнику бизнеса контролировать работу персонала?

HR Инструменты | Список 5 лучших инструментов управления персоналом, на которые стоит обратить внимание в 2020 году

Таблица содержания

1.Kissflow HR Cloud

Мощные возможности:

2. Zoho People

3. Приобретение талантов iCIMS

4. Бризи HR

5. ADP

Автоматизируйте свои процессы сегодня с помощью онлайн-инструментов управления персоналом

Статьи по теме:

10 удобных приложений для профессионалов в области управления персоналом

1. Aquire InSight

2. Workday

3. Jobvite

4. TribeHR

5. BambooHR

6. ClearCompany

7. Ascentis

8. Менеджер кандидата

9. iCims

10. Kronos

10 лучших инструментов для менеджеров для полного контроля над офисной работой

Лучшие инструменты для менеджеров, к которым можно обратиться в любое время

Лучшие инструменты для менеджеров

Заключение

28 необходимых кадровых инструментов, которые сделают жизнь проще в 2021 году

HR-инструменты, которые сделают жизнь проще в 2021 году:

24. Календарный

Лучшие 6 инструментов и программного обеспечения для удаленного управления командой на 2021 год

1. Kickidler

2. ActivTrak

3. Controlio

4. Hubstaff

5. InterGuard

6. Тераминд

Заключение

Автор биографии

Вам понравился этот пост? Следите за нами в социальных сетях.

Лучшее программное обеспечение для мониторинга сотрудников на 2021 год

Что такое программное обеспечение для мониторинга сотрудников?