Как начать правильно письмо: Образец письма: советы правильного оформления – Как правильно написать деловое письмо (примеры)

Как писать деловые письма за 10 минут

Электронная почта — один из злостных поглотителей рабочего времени. Мы уже писали о том  как организовать эффективную работу со входящими письмами.

Но в обязанности некоторых Ваших сотрудников входит не только просмотр содержимого почтового ящика, но и написание деловых писем: потенциальным сотрудникам, коллегам по работе, партнёрам по бизнесу, представителям различным компаний и государственных учреждений…

Проблема многих сотрудников в том, что у них нет навыков написания деловых писем. Такая задача вводит их в ступор, заставляя подолгу редактировать текст.

Как писать деловые письма быстро и так, чтоб Вас поняли

С этой же проблемой столкнулась и наша коллега. Но, к счастью, в нашей корпоративной библиотеке есть книга Саши Карепиной “Искусство делового письма”. Она помогла не одному сотруднику, будем рады если она будет полезна и в Вашей компании.

Своей проблемой и её решением поделилась сотрудница компании Yaware:

“Думаю, что каждый из нас хоть раз в жизни писал письма. (Переписка с ребятами из детского лагеря и друзьями с деревни, куда каждое лето отправляли родители, чтобы погостить у бабушки, не в счёт).

В этой статье я хочу рассказать Вам о том, насколько тяжело мне давалось написание писем клиентам и как помогла мне побороть свои страхи книга “Искусство делового письма” Саши Карепиной.

Началось всё с того, что я пришла на новую работу, где, собственно говоря, и столкнулась с проблемой написания делового письма. Письмо, которое содержало от силы 10 строчек, я писала ни много, ни мало — 30 минут.

Только вдумайтесь, 30 минут я писала письмо (перечитывая которое сейчас, мне становится стыдно), дрожащей рукой нажимала “Отправить” и с замиранием сердца ждала ответ. А всё потому, я что не знала с какого боку подступится к письму: с чего начать,  и  как написать письмо, чтобы клиент на него ответил.

Проблема заключалась еще и в том, что, написанные мною письма не нравились и мне самой. Но лучше чем есть, писать я не могла — то был мой высший пилотаж.

Видя, как я каждый раз переживаю, коллега посоветовала мне книгу “Искусство делового письма”.

Советую Всем прочитать на досуге. Книга легко читается и содержит массу полезной информации:)

Итак, с какими трудностями мы сталкиваемся при написании письма

1. Мыслей много, но с чего же всё таки начать письмо?
2. В голове крутятся всевозможные: глубокоуважаемый, совершите действие.. От этого письмо выходит длинным и скучным.
3. Так и хочется вписать, заученные еще со школьной скамьи, канцелярские выражения. Причём и по парочке в каждое предложение.
4. Как передать суть письма, чтобы адресат нас правильно понял?

5 правил, которые помогут писать эффективные деловые письма

1. Структурировать письмо

Деловое письмо должно содержать следующие обязательные элементы:

1. Вступление.

• заголовок;
• обращение;
• цель письма;

2. Основную часть.
3. Заключение.

Писать письмо нужно от общего к частному: самое главное и коротко вначале, а потом уже описывать детали.

Используйте в письме специальные слова-связки, такие как:

например, а именно, кроме того, более того, потому что, в результате, таким образом, однако и др .

Они помогут Вам соединить между собой предложения и целые абзацы, а значит — Ваши мысли не будут путаться и читатель без труда поймёт суть Вашего письма.

2. Определение выгоды для адресата

Главное в письме — это заинтересовать читателя ответить Вам или выполнить Вашу просьбу. А для этого необходимо постараться понять его потребности, постараться понять, что интересует или волнует адресата.  Но не забывайте и о том, что все адресаты разные. Необходимо понять, что получит читатель, если поступит именно так, как мы его просим. И представить это в качестве выгод.

3. Стиль письма

Особое внимание стоит обратить на стиль, в котором Вы пишите письмо.

Нужно четко различать личный и формальный стили. Использование того или иного стиля  зависит от ситуации и содержания сообщения.

Придерживаясь личного стиля, мы подчёркиваем свое личностное начало, показываем свое отношение; используя формальный стиль — излагаем факты.

Поэтому если мы  хотим показать, что говорим с адресатом на равных, понимаем его, хотим договориться по-человечески или же похвалить за хорошую работу лучше использовать личный стиль.

Если же Вам необходимо написать жалобу, претензию, уместным будет  формальный стиль. Так как именно формальному стилю присущи такие черты, как: давление со своей позиции, констатация фактов, преобладание над кем-то, критика. Если Вы пишете чиновнику государственного учреждения, также лучше писать в формальном стиле.

Написав письмо, прочтите его еще раз и убедитесь в том, что Вы выбрали правильный стиль. Тогда адресат Вас не только поймёт, но и поверит в искренность Вашего послания.

4. Заключение

Самая большая ошибка, которую чаще всего допускают при написании письма — это не написать окончания.

Запомните, как бы хорошо Вы не описали суть своего предложения, как бы не приукрасили всё фактами и яркими подробностями, в письме обязательно должно быть окончание. Оно должно быть простым, понятным и лаконичным.

В заключении нужно еще раз подчеркнуть суть письма и выгоду для читателя. Это, своего рода, закрепляющий эффект.

Прочитав окончание, Ваш адресат должен понять, какой должна быть его реакция на письмо. Чего Вы от него ждете. Это подтолкнет его к действию, которого Вы от него, собственно говоря, и ждали.

5. Оформление

Красиво, а главное правильно оформленный текст, не только заинтересует адресата, но и вызовет желание быть несомненно прочитанным. Поэтому важность оформления письма нельзя недооценивать.

Правила оформления:

1. Выбираем шрифт:

• с засечками — подходит для чтения с бумаги;
• без засечек — для чтения на бегу или с экрана;

2. Делаем абзацы в тексте
3. Выделяем заголовки;
4. Выделяем нужный нам текст:

• жирным — выделяем главную мысль текста;
• курсивом — можно выделять фрагменты текста писем VIP-клиентам или что-то менее важное;
• подчеркнутым — если хотим что-то действительно подчеркнуть.

5. Делаем списки:

• маркированные списки — если количество пунктов от 3 до 5;
• нумерованные списки — больше 5.

Вот такие простые, но действенные правила я открыла для себя, прочитав книгу “Искусство делового письма”. Теперь на написание письма я трачу значительно меньше времени (а мои адресаты, надеюсь, лучше понимают, чего от них ждут).

Надеюсь, что моя статья будет полезной для Вас и поможет Вам и Вашим сотрудникам в написании деловых писем клиентам и партнёрам по бизнесу, а также для внутренней переписки с сотрудниками.

Ведь согласитесь, всё довольно просто. Так почему же не применять эти простые принципы на практике?

Советую Вам не откладывать книгу на завтра и приступить к чтению уже сегодня».

Купить книгу «Искусство делового письма» можно здесь ( или где она Вам попадётся на глаза))

Как научиться писать деловое письмо на английском языке

Вы узнаете секреты и правила написания деловых писем на английском, а также разберетесь с их структурой и содержанием.

С появлением электронной почты бумажные письма, казалось бы, утратили популярность. Однако совсем без них обойтись не получается — пока возникает необходимость написать сопроводительное письмо для своего резюме, установить контакт с потенциальным партнером или, например, оформить жалобу в банк.

В любом из этих случаев важно, чтобы ваше письмо произвело на адресата нужный эффект. Для этого письмо должно быть:

• правильно оформленным
• коротким и содержательным
• написанным по существу
• написанным грамотно
• вежливым, даже если это жалоба или претензия

Если вы отвечаете на письмо, обратите внимание, как это письмо оформлено и какие выражения в нем используются. В свою очередь, постарайтесь соответствовать заданному уровню как в подборе словесных формулировок, так и в стандартах оформления.

Структура делового письма

В английском языке существует ряд правил, которых стоит придерживаться при написании делового письма. Общий совет: старайтесь писать просто, ясно и лаконично.

Адрес

Адрес отправителя (без имени), как правило, пишется в верхнем правом углу.

E-mail и номер телефона здесь указывать не нужно, но это допускается.

Адрес получателя располагается слева, ниже адреса отправителя.

Дата

Дату можно разместить слева или справа ниже или выше адреса получателя.
Формат даты также довольно гибок. К примеру, «7 апреля 2016 г.» можно записать как 7 April 2016, 7th April 2016, 7/4/16 или 07/04/16. Но не забудьте, что в США и Великобритании даты пишутся по-разному (в США сначала пишут месяц, потом дату:

April 7, 2016). Во избежание путаницы название месяца рекомендуется писать прописью.

Обращение

1. Если вы не знаете имени адресата, используйте обращение Dear Sir or Madam. Но если есть такая возможность, постарайтесь узнать имя адресата: так гораздо больше шансов, что на ваше письмо обратят внимание.
2. Если вам известно, как зовут адресата, используйте соответствующую форму обращения и фамилию. Например, Dear Mr Johnson — если письмо адресовано мужчине; Dear Mrs Johnson — замужней женщине; Dear Miss Johnson — незамужней.
3. В последнее время многие считают некорректным подчеркивать семейное положение женщины. Если вы пишете женщине и не знаете, какое обращение она предпочитает, лучше использовать нейтральную форму Ms: Dear Ms Johnson
4. Если у адресата есть ученое звание, используйте его: Dear Dr. Huxley; Dear Prof. Atkinson
   .

Обратите внимание на пунктуацию: в современном британском английском не ставится точка после форм Mr/Mrs/Ms, а в конце обращения ставится запятая:

Dear Mr Smith,

В американском английском после Mr/Mrs/Ms ставится точка, а в конце обращения — двоеточие:

Dear Mr. Stevens:

Обязательно убедитесь, что правильно написали имя адресата. Ничто не портит впечатление так, как ошибки или опечатки в имени.

Завершение письма:

1. Если вы не знаете имени адресата, завершите письмо фразой Yours faithfully.
2. Если имя вам известно, письмо принято заканчивать фразой Yours sincerely.
3. Ваша подпись.

Оставьте строку для росписи, ниже напечатайте свое имя и фамилию. В скобках можно указать, какое обращение вы предпочитаете:

Olga Smirnova (Ms)

Общее содержание делового письма

1. Первый абзац должен быть коротким и отражать цель письма — запрос, жалобу, предложение и т. д.
2. Средние абзацы содержат информацию, поясняющую цель письма. Деловые письма в английском принято писать кратко, поэтому старайтесь излагать факты сдержанно и по существу, избегая ненужных подробностей.
3. Последний абзац должен указывать, каких действий вы ожидаете от получателя — вернуть деньги за товар, сообщить информацию и т. д.

Стиль делового письма

В деловом письме важно использовать правильный стиль и тон языка. Поэтому стоит избегать:

• разговорных выражений, сленга и жаргона
• сокращений (I’m; it’s; don’t и т. д., используйте полные формы)
• эмоционально окрашенных слов — terrible (ужасный), rubbish (чушь) и т. д.

Всегда сохраняйте вежливый и уважительный тон, даже если пишете жалобу или претензию. В английском языке для придания речи официальности часто используются модальные глаголы would, could и should. Например, вместо «Please send me…» («Пожалуйста, вышлите мне…») вы можете написать: «I would be grateful if you could send me…»(«Я был бы вам благодарен, если бы вы смогли выслать мне…»).

Старайтесь не использовать фразовые глаголы (они характерны, скорее, для разговорного стиля). Вместо go on (продолжить) лучше написать continue, вместо turn down (отказаться, отклонить) — decline или refuse.

Избегайте громоздких конструкций и слов, в значении которых не уверены. Старайтесь писать ясными фразами, не допускающими двоякого толкования.

10 самых распространенных ошибок в деловых письмах

В видеоролике от службы английского языка Espresso English на чистом английском перечислены десять распространенных ошибок, которые совершают люди при написании деловых писем, а также предлагаются способы их исправления:

Читаем дальше:

Как правильно писать русские имена английскими буквами

Как правильно писать даты в английском языке

Деловой английский в США

Совещаемся по-английски

Обсудить эту тему в школе Skyeng

первый урок бесплатно

Оставить заявку

Читайте также

26584

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Другие статьи по темам

Прокачиваем навык написания деловых писем. Законы, хитрости, инструменты

Статья для тех, кто хочет научиться писать эффективные письма.

Как превратить письмо в действенный инструмент убеждения? Как выстроить

О письменном общении и о книге

Если вы давно читаете Betteri, то возможно помните, что моя работа тесно связана с общением по электронной почте (я автор статьи о том, как мы организовали командную работу в общем аккаунте Gmail).

Я ежедневно пишу и отвечаю на множество писем, с помощью которых пытаюсь добиться разнообразных целей: убедить, отказать, предупредить, пригрозить, попросить, извиниться или просто проинформировать.

Мое отношение к письменному слову очень похоже на отношение Джейсона Фрида:

«Я трачу много времени на каждое предложение: беру его и переделываю, пока оно не станет идеальным. Обожаю сам процесс редактирования.»

И я люблю электронную почту по тем же причинам, по которым ее любит Дэвид Карп:

«… за то, что она никого не отвлекает от работы. Чем меньше отвлекающих факторов, тем лучше.»

Несмотря на все это, я никогда не учился ремеслу делового письма.
Во-первых, казалось, что неплохо получается и само по себе, по наитию.
Во-вторых, не знал, что такое ремесло и обучение ему cуществуют в принципе.
Но недавно я наткнулся на книгу Саши Карепиной «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты». Немного погуглив отзывы, я сразу понял, что это как раз та книга, которая позволит мне серьезно прокачать этот важнейший навык.

«Искусство делового письма» подойдет не только тем, кто связан с электронной почтой служебными обязанностями. Мне кажется она будет полезна вообще любому современному человеку. Ведь всё чаще мы общаемся именно письменно: email, сообщения в фэйсбуке и вконтакте, посты в блоге, сообщения на форумах и т.д.

Книга оказалась очень крутой.

Во-первых, издательство — «Манн Иванов и Фербер», что само по себе всегда секси.

Во-вторых, автор — Саша Карепина, бизнес-тренер по деловому письму с большим практическим опытом, который подтвержден каждым словом этой книги.

И в-третьих, стиль и содержание — именно такой должна быть идеальная деловая книга: нескучной и максимально практичной. Все изложено очень логично, системно, ничего лишнего.

По ходу книги Саша берет обычные письма и переделывает их в соответствии с принципами, которым обучает. Добавляет свои хитрые приёмчики и письма преображаются. У меня каждое такое преображение вызывало просто щенячий восторг.

Я проглотил 224 страницы книги за 2 дня. Кстати это первая книга, над которой я попробовал работать, составляя подробный майнд-мэп по ходу чтения. Для того, чтобы подытожить полученные знания, я написал краткое саммари книги, которое представляю вашему вниманию. Если вы найдете его полезным, то обязательно покупайте книгу — в ней пользы в сто раз больше.

Конспект книги «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты»

Реакция адресата на наше письмо зависит от того, как мы изложили факты письма, в каком образе предстали в его глазах и насколько грамотно оформили свой текст. Книга разделена на три части именно по этому принципу.

Структурируем факты

Чтобы грамотно структурировать факты, их следует организовывать по принципу дерева (больше известному как «принцип пирамиды Минто»).

Этому посвящена первая глава книги, которая кстати доступна для бесплатного просмотра на сайте Боффо.

С чего начинать выстраивать структуру письма? Зависит от того, собрали ли вы уже все факты, которые собираетесь изложить.

Если нет, то стоит идти от общего к частному — сначала понять, что является самым главным, и от этого переходить к деталям.

Если же факты уже систематизированы, то наоборот — от частного к общему. Берем первый факт из набора и задаем себе вопрос: «О чем говорит этот факт? Есть ли в списке еще факты, говорящие о том же? Как все их можно обобщить?»

Убеждаем, определив потребности адресата

Перед написанием убеждающего письма крайне важно определить потребности адресата. Для этого нужно понять, как изменится его положение, если он поступит по-нашему (потенциальная возможность) или если не поступит (потенциальная проблема).

«Боюсь, вашу зарплату придется понизить» —

проблема.

«Я знаю способ как избежать снижения зарплаты» —

возможность.

Найденный козырь следует поместить прямо в заглавную фразу письма.

Проблема воздействует на адресата сильнее возможности (при прочих равных обстоятельствах). Так уж мы устроены, что потерять всегда страшнее, чем НЕ приобрести.

Если с определением потребностей возникли проблемы, можно использовать классическую манипуляцию с использованием лести:

«Поскольку вы такой хороший, вы обязательно мне поможете».

В таком случае адресат оказывается перед выбором. Он может помочь — и показать себе и другим, что действительно хорош. Или не помочь — и показать, что никакой он не хороший.
Конечно, если у адресата будут веские основания нам отказать, он все равно откажет, но при прочих равных ему будет комфортнее согласиться.

Строим грамотные предложения

Предложения в письме должны начинаться с самого главного — конкретных и информативных подлежащего и сказуемого, а не с деталей.

Нужно стараться избегать составных сказуемых. Например, в составном сказуемом «осуществляют перевозку» к глаголу «осуществляют» добавляется довесок «перевозку», который забирает весь смысл, оставляя глагол пустым.

Используем лид-абзац

Для того, чтобы задать нужный тон письму и определить, какими глазами получатель посмотрит на весь остальной текст нужно использовать лид-абзац. Это короткое предложение между приветствием и заглавной фразой.

«Уважаемый Иван Иванович, высоко ценя Ваш вклад в развитие такой-то области, наша компания предлагает Вам…»

Лид-абзац будет работать, только если адресат поймет, что он написан именно для него и именно по данному конкретному случаю.

Кому труднее всего отказать в просьбе? Существует пять групп таких людей:

1. влиятельные люди,
2. близкие и знакомые,
3. те, кто нам нравится,
4. те, кто без нас пропадет и
5. те, кто нас заинтриговал.

Лид-абзац дает возможность сразу записаться в одну из пяти «безотказных» категорий и к заглавной фразе подойти уже «в образе». Конкретные примеры в деталях разбираются на страницах книги.

Выбираем нужный стиль

На образ автора сильнее всего влияет стиль письма. Стиль письма измеряется по шкале от личного до формального. Подробнее о стилях письма можно узнать из пятой главы книги, также доступной для ознакомления на сайте Боффо.

Личный стиль подразумевает выражение человеческого отношения, разговор на равных а также идеально подходит для похвалы.

Формальный — для давления с позиции силы и закона, сообщения сухих фактов (без нашего к ним отношения) и критики.

Личный:

«Вы съедаете за смену до 15 плиток шоколада» —

этим мы явно тычем пальцем в адресата и его проступок. Заменяем на формальный:

«Количество плиток шоколада, съеденных за Вашу смену, достигает 15 штук».

Библиотека примеров из книги

Далее автор разбирает типовые ситуации, в которых нам всем приходилось оказываться: написание отказа, претензии, признания и оправдания. Для того, чтобы лучше понять о чем будет идти речь рекомендую скачать библиотеку примеров из книги с официального сайта Саши Карепиной (внимание — нужна регистрация!).

Пишем письмо-отказ

Саша предлагает 7 хитростей для того, чтобы смягчить гнев читателя в письмах-отказах.

Главное в отказе — показать, что письмо адресата внимательно прочли, что он был понят и что мы сочувствуем его проблеме. Далее неплохо бы отметить достоинства адресата, в духе «и в этом вы хороши, и в том — всего одного маленького шажка не хватило…».

После этого рекомендуется сослаться на обстоятельства, желательно независящие от нас. Затем нужно помочь получателю сохранить лицо после отказа («да не очень вам это и нужно, поверьте…»), предложить альтернативу и показать, что мы все же оставляем дверь открытой. В книге каждый прием разбирается на примерах из реальных писем.

Предъявляем претензию

Письмо-претензия — послание, в котором мы указываем адресату на его недостатки или ошибки. Задача претензии в том, чтобы убедить адресата исправиться, — а желание исправляться напрямую зависит от образа, в котором предстает автор.

Для писем-претензий тоже существует свой набор приемов, позволяющих критиковать, не обижая.

Во-первых, самое важное — критиковать действия, а не адресата (как вариант — саму компанию, а не адресата). Сравните:

«Вы не отгрузили конструкции в срок»

и

«Строительные конструкции не были отгружены в срок».

В первом случае получается, что для нас главное, что адресат не прав. Но ведь главное в том, что его действия создали нам определенные проблемы, которые необходимо решить.

Дальше важно помочь адресату сохранить лицо

«вы лентяй» vs. «вы большой талант, но вашему развитию мешает лень»,

показать, что мы понимаем и сочувствуем, после чего обосновать свои требования (показать, что они — реальная необходимость, а не просто наша прихоть).

И в конце неплохо бы заняться совместным поиском выхода из сложившейся ситуации, предложить обоюдовыгодное решение и выразить надежду на лучшее.

Признаем вину

Далее в книге рассмотрены секреты составления писем-признаний и писем-оправданий. Разница между этими ними в том, что признание мы пишем до того, как прокол в нашей работе обнаружен, а оправдание — после того, как нам на него указали.

При признании своей вины важно мыслить позитивно. Вместо того чтобы

«сообщать о невозможности своевременно выполнить…»,

можно

«сообщить о сложностях с выполнением…».

Прежде чем перейти к разговору о том, что вам не удалось, нужно обязательно рассказать о своих текущих достижениях.
Если проблема, в которой вы признаетесь, незначительна, то нужно превратить все ваше сообщение в отчет об общем положении дел.
Если же вы прокололись серьезно, то рассказывать адресату о своих достижениях стоит уже после сообщения о возникших трудностях.

При признании своей вины важно дать понять, что мы понимаем весь масштаб бедствия и не сидим сложа руки, а делаем все возможное для решения проблемы.

Мы можем предложить свою помощь в расхлебывании сложившейся ситуации и показать, что стали на путь исправления (приняли конкретные меры для того, чтобы в будущем такое не повторилось).

В заключении нужно еще раз подчеркнуть нашу готовность быть с адресатом до победного конца.

Пишем письмо-оправдание

Если нам приходится оправдываться, то главное в этом случае — напрямую не соглашаться с обвинениями и не оправдываться, чтобы не выглядеть спорщиком и грубияном.

Наиболее грамотной стратегией будет показать, что мы не оспариваем право адресата на негодование и плавно перейти к рассказу о том, какие мы на самом деле хорошие.

Чтобы убедить адресата, что мы и вправду сожалеем, стоит конкретно описать предмет сожаления.

Далее, ни в коем случае не преуменьшая масштабов проблемы, переходим к доказательству нашей правоты с помощью фактов. Это значит показываем, что мы изо всех сил стараемся решить проблему и уже приняли меры, чтобы она впредь не повторилась.

Важно дать понять, что мы не просто тупо стремимся отмазаться и прикрыться по всем статьям, а думаем над решением проблемы и хотим помириться.

Повышаем эффективность заключения

Суть письма желательно разместить и в заключении, так как именно заключение запоминается сильнее всего. На запоминание влияют два параметра: краткость и яркость.

Для повышения яркости заключения Саша рекомендует три основных приема: использование метафор:

«наше предложение сокращает сроки проекта» vs. «наше предложение позволяет «выиграть время»»

использование эмоциональных слов:

победа, поражение, поддержка, борьба, беда, обман…

и переосмысление клише:

«Если предприятие будет протягивать руку помощи всем нуждающимся, оно само вскоре пойдет по миру с протянутой рукой.»

Выбираем шрифт

Выбор шрифта может влиять на восприятие всего текста. Шрифты делятся на шрифты «с засечками» и шрифты «без засечек».

Шрифт с засечками говорит о респектабельности, консерватизме и лучшее воспринимается на бумаге.

Шрифт без засечек — молодежный, современный, больше подходит для чтения с экрана. Допускается использование шрифта без засечек для заголовков, даже если для основного текста используется шрифт с засечками.

Купить книгу на OZON’e в бумажном и электронном виде

Еще полезно прочитать по теме:

«ЖЖ Саши Карепиной»

«Официальная страница книги на сайте МИФ (отзывы, рецензии)»

«Практический опыт тонкой настройки и использования Gmail для совместной работы»

««Майнд-менеджмент. Решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт». Конспект полезных идей»

КАК НАУЧИТЬСЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНО ПИСАТЬ ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА САМОМУ – И НАУЧИТЬ СВОЮ КОМАНДУ

Успех нашего бизнеса нередко зависит от качества текстов, которые нам приходится писать каждый день. Коммерческие предложения, продающие письма, письма клиентам и деловым партнерам – все это влияет на наш имидж, на то, как нас будут воспринимать. Все это убеждает или не убеждает, продает или не продает.

Как же добиться, чтобы все, с кем мы ведем бизнес-переписку, получали от нас профессиональные, качественные тексты? И не только от нас лично, но и от наших работников или подчиненных, ото всей нашей организации?
Путей всего 4.
Начнем с тех, которые подходят всем, кто ведет всю свою деловую переписку сам.

Путь 1. Прочесть много текстов, написать еще больше, и в конце концов научиться.

Этот путь приходит в голову сам собой – и не только вам. Большинство тех, от кого вы получаете письма и чьи тексты читаете в Интернет и в печати, учились именно так. И как, нравится вам то, что они пишут? Скорее всего нет. Почему? Дело в том, что практика сама по себе мало помогает без постановки техники.

Представьте себе, что ваш спортивный тренер готовит вас к стометровке. Вы бежите первый раз – получается очень медленно. Тренер говорит вам: бегите еще. Все равно медленно. Тогда еще. И еще. Вряд ли вы при таком подходе когда-нибудь пробежите достаточно быстро. Вместе с тренером вам нужно в первую очередь разобраться, что мешает бежать быстрее. Может быть вы неправильно стартуете, неэффективно работаете во время бега руками, не так дышит? Сначала нужно поставить вам технику бега, а уж потом заставлять вас постоянными тренировками эту технику отрабатывать.

Не меньше важна техника и в деловом письме. Чтобы мастерство росло с практикой, нужно понимать лежащие в основе принципы и приемы. Как можно структурировать письмо, какая структура для какого случая больше подходит. Как строить фразы, какие обороты выбирать. Какие аргументы приводить. Как выстраивать отношения с адресатом, смягчать негатив, усиливать позитив. Без этого от практики мало толку.

Итого – первый путь это скорее миф, а не путь. На практике не работает.

Путь 2. Изучить толковую книгу по написанию деловых текстов – и практиковаться

В самом деле, откуда узнавать о принципах и приемах, как не из книг? Логично, но. Найти толковую книгу по деловому письму на российском рынке очень непросто. Как тренер и консультант по деловому письму, я в свое время изучила этот вопрос – нужно же было что-то рекомендовать клиентам. Выбрать одну книгу, в которой были бы ответы на все основные вопросы, причем на понятном, человеческом языке, не получилось.

Обнаружилась куча книг по секретарскому делу и делопроизводству, которые не о том. Одна переводная книга, которую без адаптации применять в России было нельзя. Нашлось несколько книг по стилю – все адресованные языковедам и переполненные непонятными «нормальному человеку» терминами. Попалась книга Барбары Минто по структуре – закрывающая только одну узкую тему, и написанная наукообразно, сухо и непонятно. В конце концов, я прекратила поиски – и написала свою книгу-учебник «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты». Книга в продаже уже месяц – тираж расходится быстро, и возможно, пустующая ниша будет, наконец, заполнена. Время, как говорится, покажет.

Но допустим книга нашлась. Получите ли вы результат, если изучите приемы по книге и будете их применять? Вопрос открыт … уже несколько веков. Издаются самоучители по языкам, кулинарии, игре на музыкальных инструментах, даже лыжам и йоге. Есть люди, которые с помощью этих самоучителей осваивают немецкий язык, начинают играть на саксофоне, становятся кулинарами или принимают позу лотоса. Но таких людей не так много – а большинство, увы, останавливается на полпути.

Большинству мешают три вещи.

• Во-первых, самому трудно понять, правильно ли ты поставил себе технику. Верно ли понял тот или иной прием, корректно ли его применяешь.
• Во-вторых, не получается верно организовать практику. Нужны не просто повторения, нужен анализ каждого повторения. Если не получилось, нужно понять почему, и исправить то, что было не так – а это зачастую видно только со стороны.
• Ну а в-третьих, просто надоедает, находятся более важные дела, не хватает времени, и мы «задвигаем» занятия на потом.

Итого – второй путь лучше первого, он может сработать, но при большом желании, старании и самодисциплине.

Путь 3. Пройти обучение с инструктором или консультантом – а потом практиковаться самостоятельно

Этот путь позволяет решить три описанные выше проблемы – инструктор и объяснит, и подскажет, и со стороны посмотрит. Вариантов организации такого обучения сегодня много: групповые тренинги или индивидуальные консультации, очные или заочные, с использованием компьютера и Интернет, или традиционно, с бумагой и ручкой. С полным погружением на два дня – или на несколько дней с короткими вечерними лекциями и домашними заданиями. Словом, выбор есть. Главное, на что важно обратить внимание – в варианте, который вы выберете, должна обязательно быть предусмотрена практика.

Причем лучше практика коллективная. Если вы практикуетесь в группе, то ваши тексты читает не только инструктор, но и другие участники. Вы получаете возможность взглянуть на свое письмо со стороны, глазами читателя – а в реальной, рабочей переписке этого как раз не хватает. Ведь если ваше коммерческое предложение не убедит клиента, он не побежит рассказывать вам, где именно вы оказались неубедительны, в чем «недожали», в какой момент упустили сделку. А группа побежит.

Итого – самый реальный и результативный вариант для реальных, занятых людей. Хотя конечно более дорогой, чем покупка книги.

Путь 4. Разработать вместе со специалистами библиотеку образцов писем – и использовать ее

Хорошо, с теми, кто отвечает только за свою переписку, ясно. А как быть, если у вас под началом целая команда, которой нужно вести переписку? Допустим, вы и ваши сотрудники прошли обучение на тренинге – как закрепить результат? Как быть с тем, что люди в коллективе меняются – кто-то приходит, кто-то уходит, и не получается обучить всех, или это просто дорого?

Можно разработать для вашей команды библиотеку образцов писем. Образцы это своего рода эталонные письма, такие, где в нужном порядке использованы все приемы, все ходы – например, такие, как образец в таблице в конце моей статьи «Уж послала так послала» как писать отказы». Ваши люди постоянно составляют коммерческие предложения? Можно разработать для них образцовое предложение. Вашим людям часто приходится писать отказы? Можно подготовить образцовый отказ – или претензию, жалобу, извинение.

Когда образец понадобится, сотрудник сможет сравнить его со своей реальной ситуацией, взять из текста то, что к этой ситуации подходит, заменить факты реальными – и получит текст гарантированного качества.

Конечно, этот текст может оказаться лучше или хуже в зависимости от мастерства того, кто пользуется образцом, — но в нем гарантированно не будет явных ошибок, «ляпов» и недочетов, которые как раз обычно и губят все дело. Образец обеспечит основу, минимально необходимый уровень ремесла, — а без ремесла, как известно, не бывает и искусства.

Возьмем только два недавних примера. Среди моих клиентов есть рекрутинговое агентство. Вместе с этим агентством мы разработали набор образцов для сопроводительных писем – и в первый же месяц использования этих образцов «приглашаемость» кандидатов на собеседования выросла как минимум на треть. Другой пример — по просьбе клиента мы разработали несколько образцов писем потенциальным партнерам о ведении совместных проектов. Несколько потребовалось, чтобы текст не примелькался адресатам, не оставлял ощущения клише. И опять успех – несколько раньше не интересовавшихся нами партнеров откликнулись.

Итого – тоже вполне работающий путь, особенно в комбинации с предыдущим, когда мы обучаем нескольких ключевых участников команды, а остальным даем образцы.

В целом же все пути кроме первого оказываются рабочими, но по трудоемкости и по тому, какая нужна воля к победе, они здорово различаются. Очень мотивированным, настойчивым и усидчивым можно начинать с книг – а всем остальным лучше с обучения. Ну а тем, кто отвечает не только за себя, но и за работу своей команды, стоит обзавестись библиотекой образцов.

И результат не заставит себя ждать.