Site Loader

Содержание

12 заповедей деловой email переписки


Написание нового письма

1. Обращайтесь к получателю по имени

Если получателей 2-3, то необходимо в обращении перечислить имена каждого, а в тексте письма разделить информацию, которая относится к каждому из получателей. Каждый блок необходимо начинать с имени получателя, к которому относится информация. Имя выделить фоновым цветом, чтобы получатель не тратил время на чтение всего письма, а быстро увидел свой блок.

Блоки информации, относящиеся ко всем получателям, необходимо размещать в начале письма. Адресованную информацию лучше писать последовательно в порядке обращения к получателям.

При отправке письма 4-м и более адресатам лучше обратиться обезличено, выделив нужных получателей в теле письма.

Если в получателях есть женщина, обратиться к ней следует в первую очередь.

2. Тему письма начинайте с адреса сайта, если вопрос касается непосредственно сайта или рекламы сайта, или названия компании получателя

После пишется краткая суть письма с ключевыми словами, по которым потом вы или получатель сможете найти это письмо при необходимости. Лучше всего использовать 2-3 общих слова и привязку к чему-то конкретному.


Заголовок «Согласование печатных материалов» ни о чем не говорит, правильнее написать «Согласование листовки для конференции Нефть и Газ 2017». Если письмо не просто информационное, а призывает к действию, лучше сказать об этом прямо в теме: companydomain.ru: необходимо продлить домен, счет на оплату.

3. Пишите суть письма в первой строке, расшифровывайте и призыв к действию в конце

Задача письма в 80% случаев – ответная реакция получателя. Получатель должен быстро понять цель письма и то действие, которое вы от него ожидаете. Если это необходимо, можно объяснять, расшифровывать, пояснять, но в конце повествовательного блока с явным визуальным отступом от него должен идти вопрос, требующий ответа или согласования, или же указание на ожидаемое действие.

Ответственные, сроки и требуемые от получателя действия необходимо визуально выделять. Чем больше общий текст письма, тем очевиднее должно быть выделение.

4. Форматируйте текст, чтобы читать было удобно и быстро

  • Блоки для разных получателей должны начинаться с имен получателей;
  • Смысловые блоки должны начинаться с заголовков;
  • В блоке лучше не использоваться более 2-х абзацев;
  • Перечисление необходимо оформлять в виде списка;
  • Не забывайте про отступы, текст не должен сливаться в кашу.

Списки больше 5-7 пунктов лучше делать 2-х уровневыми, чтобы разделить на смысловые блоки.

5. Лучше не писать письмо больше 1 листа А4

Огромные письма чаще всего говорят о наличии большого кол-ва нерешенных вопросов. Возможно имеет смысл провести скайп-конференцию или личную встречу, чем писать очень длинное письмо. Чем больше текста, тем выше шансы, что письмо не дочитают до конца или не вникнут должным образом.

6. Проверяйте текст перед отправкой

Ошибки и опечатки – если письмо создается в редакторе без встроенной проверки орфографии, необходимо прогнать письмо через проверку (https://orfogrammka.ru/ http://www.artlebedev.ru/tools/orfograf/ )

Если письмо большое и на написание ушло много времени, необходимо прочитать его от начала до конца. Всегда найдутся слишком длинные фразы или неясные переходы, которые нужно упростить и исправить.


7. Вложенные файлы

Если письмо должно содержать вложенные файлы, то сначала необходимо прикрепить сами файлы, а потом писать письмо. Отсутствие вложения – самая частая ошибка и пустая трата вашего времени и собеседника.

Названия файлов необходимо делать на латинице без пробелов. Называть файл нужно по той же логике, по которой пишется тема письма – по названию должно бы просто понять суть содержимого и быстро найти по ключевым словам при необходимости.

Формат файла должен быть распространенным и вы должны точно понимать, что получатель сможет его открыть. Если вы отправляете исходник, то необходимо также прикладывать превью. Если архив с паролем, то в тексте письма должен быть пароль.

Из текста письма должно быть очевидно понятно, зачем вы приложили файл и что с ним делать получателю.

8. Будьте вежливы и корректны

Вы всегда должны быть вежливы и корректны в своих словах по отношению к собеседнику, вне зависимости от его стиля общения, должности или иных факторов.

Вы представляете компанию, и получатель воспринимает ваши слова как позицию компании, некорректность в данном вопросе недопустима.

Переписка может быть донесена до руководства любого уровня, опубликована в интернете или использоваться в суде. Без согласия или уведомления, а значит необходимо изначально не допускать возможности для использования писем против Вас или компании.

9. Имя и подпись

Имя в настройках почтового ящика должно соответствовать реальному имени. Никаких ников, прозвищ и т.п. Также лучше не использовать название компании при указании имени в настройках почтового адреса. Например «Кирилл MINISOL <[email protected]>». Название компании можно использовать только для общего ящика [email protected] или для ящиков отделов, например [email protected] или [email protected] Для личных ящиков должны быть указаны Имя и Фамилия или ФИО полностью.

Подпись в письме должна быть стандартной в соответствии с шаблоном:

Имя Фамилия

Должность

8 999 123-45-67 мобильный

8 495 765-43-21 офис

Адрес компании, дом, номер офиса

По желанию: Слоган, ссылки на соцсети или текущее спецпредложение

10. Вы или вы

В личных письмах, адресованных 1 получателю, допускаются оба варианта – Вы и Ваш с прописной (большой) буквы или


вы и ваш со строчной (маленькой) буквы. При обращении к нескольким людям вы пишется всегда строчными (маленькими) буквами.

В официальных письмах (гос.структуры, высшее руководство) при обращении к одному лицу лучше написать Вы.

Ответ на письмо

11. Отвечать на письмо необходимо всегда через «Ответить всем»

Даже если получатель в копии вам не известен, даже если по вашему мнению вопрос касается только отправителя и никого более.

12. Цитирование

Цитирование вопросов исходного письма должно быть оформлено с помощью отступов, знаков > или | в начале строки. Ответы необходимо писать сразу после вопроса, текст ответа можно выделять другим цветом даже при наличии встроенной функции цитирования автора.

Пример письма

Кому: Мария Иванова

Копия: Иван Петров

Скрытая копия: Сергей Сергеев

Тема: Minisol.ru: файл презентации и макет листовки на РИФ+КИБ

Мария, Иван, добрый день!

Нам необходимо подготовить материалы для участия в конференции до конца недели,

Мария,

Прошу прислать файл презентации.

Иван,

Необходимо поставить задачу по доработке листовки Марии и после согласования прислать итоговый макет. Дедлайн по листовке – 29.12 16:00

Имя Фамилия

Должность

8 123 123-45-67 мобильный

8 495 966-38-59 офис

Шабловка 34, офис MINISOL

Minisol – результативное агентство

Развиваем ваши интернет-продажи. Каждый день.

http://www.facebook.com/minisol.ru

Как начать деловое письмо | Executive.ru


Часто, начиная письмо с обращения «Уважаемый …», вспоминаю о том, как один из высоких руководителей при подготовке писем президенту, председателю правительства или президенту РАН требовал обращения «Глубокоуважаемый…». Почему-то это требование вызывало у нас много шуток. Вспоминали «человека рассеянного» с улицы Бассейной Самуила Маршака и его знаменитое обращение «Глубокоуважаемый вагоноуважатый! Вагоноуважаемый глубокоуважатый!» Язвительно интересовались, насколько глубоко товарищ уважаем.

А зря хихикали, между прочим. Обращения, начинающиеся со слов «глубокоуважаемый» и «многоуважаемый», употребляют при официальном обращении к особо важным персонам и должностным лицам, занимающим высокое положение. Так принято обращаться не только к первым лицам государства, членам правительства и парламента, но и к известным деятелям науки, общественным деятелям. Обратившись в письме к почтенному академику просто «уважаемый», вы ненароком можете обидеть адресата.



Не каждый день мы пишем президенту или членам правительства, но вот письма с какой-либо жалобой или просьбой высокому начальству иногда приходится писать. Не знаю, насколько глубоко вы уважаете своего мэра или губернатора, но уж если придется писать ему письмо с какой-либо просьбой, искренне советую использовать обращение «глубокоуважаемый». Слово это означает «весьма уважаемый» (толковый словарь Ожегова) или «достойный глубокого уважения» (Современный толковый словарь русского языка Ефремовой). Думаю, любой представитель власти прочитает подобное обращение с удовольствием. Всего лишь одно слово в начале письма, но порой оно может перевесить чашу весов в вашу пользу. Как говорится, «ласковый теленок двух маток сосет».

Недавно на одном из форумов столкнулась с вопросом, какой знак препинания ставить после обращения в начале письма: восклицательный знак или запятую. Я по привычке ставлю восклицательный знак – так меня учили, но встречалась и с требованием некоторых начальников ставить после обращения запятую. Видимо те люди, которые часто ведут переписку на английском языке, автоматически переносят многие правила английской грамматики и на переписку на русском языке. Иногда вводит в заблуждение и деловая литература, в которой приводятся такого рода примеры обращения:

Уважаемые господа,
Мы внимательно рассмотрели Ваше письмо, в котором….

(DearSirs! Деловая переписка по-английски. – M. Издательское объединение «Культура», 1993. – 328 с.)

Как же правильно?

Справочная служба русского языка на портале Грамота.ру допускает оба варианта. При этом обращается внимание на то, что после восклицательного знака следует предложение с прописной буквы, а после запятой – со строчной.

Обращение в российском деловом письме, как правило, располагается по центру и отделяется от основного текста одним пробелом. Первое предложение письма начинается с абзаца. Ну и как вы после пробела да еще с абзаца начнете писать предложение со строчной буквы? А вот в личном письме текст часто начинают писать на той же строчке, что и обращение. В этом случае после обращения можно и запятую поставить, а текст письма продолжать писать со строчной буквы.


Почему же все-таки восклицательный знак? Приведу несколько вариантов ответа:

«Восклицательный знак (!) – знак препинания, который ставится в конце предложения для выражения изумления, призыва, сильного чувства, волнения и тому подобного».

«Названия большинства знаков препинания в русском языке являются исконно русскими, да и сам термин знаки препинания восходит к глаголу препинать – «остановить», «задержать в движении». Если пишущий ставит в конце предложения восклицательный знак, он показывает, насколько сильно его волнует содержание собственного высказывания».

На вопрос коллежского секретаря Ефима Фомича Перекладина, героя рассказа Чехова «Восклицательный знак (Святочный рассказ)», «когда в бумагах ставится восклицательный знак», жена его Марфуша, которая часто хвасталась тем, что «недаром в пансионе семь лет училась» и наизусть всю грамматику знает, уверенно ответила: «Этот знак ставится при обращениях, восклицаниях и при выражениях восторга, негодования, радости, гнева и прочих чувств».

Мой ответ – поставив после обращения восклицательный знак, мы стремимся привлечь внимание адресата и призвать его не только прочитать письмо, но выполнить нашу просьбу, «достучаться», а иногда и «докричаться». Уважаемый Иван Иванович!

А что же между словом «уважаемый» и восклицательным знаком? В деловой переписке на русском языке принято обращаться к адресату по имени-отчеству. В крайнем случае, можно обратиться по фамилии: «Уважаемый господин Петров!». На мой взгляд, обращение по фамилии скорее уместно в письме-претензии, чем в письме-просьбе. По имени-отчеству к нам обычно обращаются знакомые, такое обращение вызывает расположение адресата, знакомым труднее отказать.

При обращении сразу к нескольким адресатам в настоящее время используют обращение «Уважаемые господа!», а при обращении в служебных записках в рамках одной организации – уместно использовать обращение «Уважаемые коллеги!»

В дипломатической переписке – свои правила. Там принято обращаться по титулу: «Уважаемый господин посол!», «Уважаемый господин министр»», или «Ваше превосходительство!». Но это отдельная тема


Фото: Freeimages.com

Этика деловой переписки по электронной почте — как обратиться к нескольким людям в письме?


Деловая переписка по электронной почте

Когда мы пишем письмо другу или родственнику, то можем позволить себе практически любые вольности. Можно не обращать внимания на ошибки и знаки препинания, как угодно сокращать слова, использовать сленг – главное, чтобы было понятно, о чем речь.

А вот если мы пишем незнакомому или малознакомому человеку и хотим получить от него ответ, то следует учитывать некоторые правила.

Правила общения

1. Всегда указывайте тему письма.

Поле «Тема» должно быть заполнено в любом случае и очень желательно, чтобы оно соответствовало содержанию сообщения.

Хотите Вы, например, записаться на консультацию пятого марта, так и напишите: «Запись на консультацию (05.03)».

2. При ответе на письмо сохраняйте историю переписки.

Когда Вы получаете от кого-то письмо, то на него можно ответить тремя способами:

  1. Скопировать адрес отправителя и написать ему новое письмо
  2. Нажать на специальное поле для ответа внизу сообщения
  3. Использовать кнопку «Ответить»

При деловой переписке отвечать следует третьим способом, то есть нажать на кнопку «Ответить».

В Mail.ru:В Яндекс.Почте:В Gmail.com:

Откроется новое письмо, повторяющее то, которое Вы получили. Тема такая же, только с приставкой «Re:», изначальный текст полностью процитирован.

Это общепринятая форма ответа и Вы в ней ничего не должны менять. То есть тему оставляете такую, как указана (с Re:), процитированный текст не удаляете. Убрать его можно только в том случае, если полное цитирование неуместно.

По правилам общения свой ответ нужно печатать перед процитированным текстом.

Пример:

При последующей переписке действуете таким же образом. Это нужно, чтобы каждый участник беседы в любой момент смог вспомнить, о чем шла речь.

Это правило касается большинства почтовых сайтов. Исключение – gmail.com (почта от Гугл). В ней ответ печатается в небольшом окошке внизу, под содержанием полученного письма.

3. Всегда здоровайтесь и обращайтесь к собеседнику на «Вы»

Любое сообщение следует начинать с приветствия. И лучше, если оно будет индивидуальным. Если уместно, называйте собеседника по имени, в противном случае – по имени и отчеству. Если Вы пишете одному человеку, обращайтесь к нему на «Вы» с большой буквы.

Заканчивать письмо желательно конструкцией: С уважением, … (имя фамилия или имя отчество).

Например: Здравствуйте, Алексей Петрович. Отправьте, пожалуйста, договор Ивану Михайловичу. Буду Вам очень признателен. С уважением, Илья Кривошеев

4. Отвечайте как можно быстрее

Чем раньше Вы ответите на сообщение, тем лучше. Идеально – в течение нескольких часов. Но допустимо и в течение нескольких суток.

Этика написания делового электронного письма

Чем дольше тяните с ответом, тем хуже это сказывается на Вашей репутации.

Содержание письма

Что касается текста сообщения, то при его написании тоже следует руководствоваться некоторыми правилами:

Пишите конкретно, но подробно

Не заставляйте собеседника догадываться, что именно Вы имели в виду. Если проблема неочевидна, опишите ее как можно подробнее: как Вы получили тот результат, который имеете, чего именно хотите достичь и что требуется от собеседника.

Но это вовсе не означает, что нужно указывать все детали в мельчайших подробностях. Опустите все лишнее — цените время другого человека.

Старайтесь писать кратко и по делу

Не нужно, например, рассказывать о том, как поживает Ваша жена, теща и прочие родственники.

Что касается размера, то в идеале – один «экран» (без прокрутки). Максимум — размер текста, умещающийся на листе формата А4.

Руководствуйтесь здравым смыслом и правилами приличия

Будьте вежливы, внимательны, благодарите за письма и уделенное время.

Чего делать категорически НЕЛЬЗЯ

Злоупотреблять знаками препинания

Вполне достаточно одного восклицательного или вопросительного знака. Не следует их дублировать. Также не следует злоупотреблять многоточием.

Лично я, когда получаю подобные письма, начинаю сомневаться в психическом здоровье их отправителя.

Пример «плохого» письма:

Использовать разные шрифты, размер и цвет букв

Современные почтовые сайты и программы позволяют менять эти параметры. Можно выбрать какой-нибудь необычный шрифт, увеличить или уменьшить буквы, раскрасить текст в разные цвета. Но в деловой переписке это неуместно!

Лучше вообще ничего не менять и оставить всё так, как оно указано по умолчанию. Единственное, что допустимо, это выделить некоторые слова полужирным или курсивным начертанием. Но только если это крайне необходимо!

Пример «плохого» письма:

Вставлять смайлики-картинки

Всякие веселые и грустные рожицы, цветочки и сердечки оставьте для личной переписки. В деловых письмах лучше вообще не использовать смайлики – ни текстовые, ни, тем более, картинки.

Пример «плохого» письма:

Печатать текст заглавными буквами

Печатать текст большими буквами в Интернете считается дурным тоном. Это касается как деловой переписки, так и личной, а также общения в социальных сетях, в скайпе, на форумах и в других местах. Причем, это касается как всего текста, так и отдельных слов.

За заглавные буквы отвечает клавиша клавиатуры Caps Lock. То есть, если у Вас все буквы набираются большими, нужно просто нажать на нее один раз и отпустить.

Печать отдельных слов и всего текста заглавными буквами воспринимается как крик. А крик – это агрессия, что выходит за рамки культурной переписки.

Тем более не печатайте большими буквами «Тему» письма — это верх неуважения!

Конечно, Вы можете набирать некоторые слова в тексте заглавными, но тогда собеседник воспримет это как намек, что он «тупой». Пример:

Если Вам очень надо что-то выделить в тексте, уж лучше сделайте это при помощи полужирного или курсивного начертания.

И еще очень желательно избегать в теме письма слов «Срочно», «Важно» и других, выражающих нетерпение.

Грамотность

Больная тема в Интернете. Каждое второе письмо, которое я получаю на свою почту, содержит грубые грамматические ошибки. А о пунктуации вообще говорить нет смысла – хорошо, если хоть какие-то знаки препинания присутствуют.

Проблема даже не в том, что народ у нас малограмотный. Просто одни не являются носителями языка, другие же плохо умеют печать на клавиатуре и допускают ошибки только поэтому. Многие, кстати, по причине не очень хорошего зрения.

Не следует относиться к этому слишком строго, но в своих письмах старайтесь писать грамотно. Несколько простых советов:

  • Каждое предложение должно начинаться с большой буквы. Чтобы ее набрать, удерживайте клавишу Shift.
  • В конце каждого предложения должна стоять точка. В русской раскладке клавиатуры она находится в нижем ряду справа (перед Shift).
  • Для печати запятой удерживайте Shift и нажмите клавишу с точкой.
  • Не ставьте пробел перед запятой или точкой. Пробел должен быть после них.

И еще один совет для тех, кто хоть чуть-чуть умеет пользоваться текстовым редактором Word (Writer). Напечатайте сначала письмо в этой программе. Она подчеркивает красной линией ошибки и, нажав по такому слову правой кнопкой мышки, его можно исправить.

Готовый текст скопируйте и вставьте в поле для текста письма. Но перед вставкой следует отключить форматирование, чтобы он добавился без оформления из программы Word (Writer).

В почте mail.ru для этого нужно нажать на надпись «Убрать оформление» вверху.

В Яндекс.Почте – кнопку «Отключить оформление» справа.

После вставки оформление можно снова включить.

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

ЯЗЫКОВЫЕ КОНСТРУКЦИИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ. ФОРМУЛА ВЕЖЛИВОСТИ

ОБРАЩЕНИЕ

Наиболее распространенная форма обращения в деловом письме: "Уважаемый…". Слово уважаемый употребляется как нейтральная форма вежливости, обычно в сочетании либо с именем-отчеством адресата, либо со словами господин (плюс фамилия адресата), товарищ (плюс фамилия адресата), коллега (плюс фамилия адресата).

Этика электронной деловой переписки

Может употребляться также с наименованием должности, звания или социального положения.

Обращение "господин — господа", имевшее до 1917 года статус официального, в настоящее время широко используется в различных сферах жизни нашего общества. Однако следует помнить, что даже сведенное до индекса вежливости при пофамильном обращении слово это не свободно от лексического значения, включающего представление о социальном статусе адресата. Так обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимателям, банкирам, должностным лицам, деятелям искусства, политикам. При этом совершенно невозможно представить себе ситуацию использования этого обращения по отношению к социально незащищенным группам населения: "господа инвалиды", "господа беженцы", "господа безработные". В этом случае составители деловых писем оказываются в тяжелом положении, поскольку сегодня в русском языке отсутствует общенациональное универсальное обращение, которым до 1917 г. было парное обращение "сударь — сударыня" (милостивый государь — милостивая государыня).

При обращении к конкретному физическому лицу используют различные формы: с индексом и без индекса, пофамильное и по имени-отчеству. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами "Дорогой + имя" или "Уважаемый + фамилия", например:

Уважаемый господин Васильев!
Уважаемый г-н Иванов!
Уважаемый Алексей Степанович, …
Дорогая Ирина Петровна!

Выбирая формулу обращения, нужно помнить, что пофамильное обращение подразумевает дистанцию и придает письму более официальный характер, а обращение по имени и отчеству подчеркивает налаженность деловых отношений.

Запятая после обращения придает письму будничный характер; восклицательный знак указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому в письме вопросу придается особое значение. В случае, когда после обращения стоит запятая, текст письма начинается со строчной буквы, после восклицательного знака первое предложение необходимо начать с прописной.

Отсутствие пофамильного и поименного обращения допустимо только при наличии коллективного адресата и в трафаретных письмах, а также при адресовании письма юридическому лицу. В последнем случае в формуле обращения можно использовать наименование должности, например: "Уважаемый господин директор!", "Уважаемый господин посол!". К судьям обращаются "Ваша честь!"

Если у адресата есть звание или титул, можно вместо обращения "господин" указать его. Во всех западноевропейских странах и США опускать титулы как в устной, так и в письменной речи считается невежливым. Однако писать и говорить "Господин + титул + фамилия" принято только в Германии.

Слова "Господин" и "Госпожа" не принято употреблять без фамилии, кроме того, их часто сокращают до "Г-н" или "Г-жа", тогда как звания и титулы предпочтительно писать полностью.

При обращении к адресату необходимо учитывать сферу его деятельности и служебное положение. Нейтральное слово "уважаемый" тоже не универсально, оно не включается в формулу поименного обращения к особо важной персоне. Такой персоной считается не только высокое должностное лицо (члены правительства, парламента, губернаторы, мэры), но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель. В письмах к таким людям используются обращения: "Глубокоуважаемый…", "Многоуважаемый…", например "Глубокоуважаемый Николай Васильевич!"

В ряде писем, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений, в качестве обращения используется слово "гражданин".

При обращении к коллективному адресату наиболее часто используются выражения:

Уважаемые господа!
Уважаемые дамы и господа!
Уважаемые коллеги! (при обращении к лицам одной профессии)
Многоуважаемые ветераны!

Этика деловой переписки

Этикет деловой переписки

Письма на английском языке. Приветствия в письмах и email / English Letters. Greetings


При написании письма, начало, то есть обращение к адресату, играет важную роль. Обращение в английском письме значительно отличается от обращения в русском. Поэтому для написания правильного с точки зрения этикета письма, необходимо знать некоторые правила.

Всегда помните, что форма обращения в письме зависит от степени знакомства или родственных связей с лицом, которому вы адресуете письмо.

Общая модель обращения:

Dear /My dear + имя адресата (с вежливым обращением или без) + двоеточие
Dear /My dear + имя адресата (с вежливым обращением или без) + запятая,

где вежливое обращение – это формы Mr., Mrs., Miss, Ms., Sir, Madam, которые используются только с фамилией (точки после форм Mr., Mrs., Ms., как правило, ставятся).

Основные правила обращения в английском письме.

1. Строго официальные по тону и содержанию письма следует начинать с Dear/My dear и вежливого обращения:

My dear Sir:Глубокоуважаемый сэр / господин!
My dear Madam:Глубокоуважаемая мадам / госпожа!

2. В официальных письмах к незнакомым людям, фамилий которых вы не знаете, используются следующие вежливые формы:

Sir:Сэр / Господин!
Dear Sir,Уважаемый сэр / господин!
Dear Sirs,Уважаемые господа!
Gentlemen:Господа!
Dear Sir or Madam:Уважаемый сэр / господин или мадам / госпожа!
Madam:Мадам / Госпожа!
Dear Madam,Уважаемая мадам / госпожа!

Последние два обращения употребляются как по отношению к замужним, так и к незамужним женщинам. Сочетание Dear Miss в качестве обращения в английском языке не употребляется.

3. В менее официальной и полуофициальной переписке можно встретить такие формы:

Dear Colleague,Дорогой коллега!
Dear Reader,Уважаемый читатель!
Dear Editor,Уважаемый редактор!
Dear Publisher,Уважаемый издатель!

4. Если вы не знаете имени адресата, не следует употреблять фразы To whom it may concern (Кого это касается). Вместо этого следует указать должность или приветствие общего характера:

Dear Recruiter:
Dear Claims Adjustor:
Dear Sir or Madam:

5. Если вы не знаете пол адресата, напишите его полное имя, опустив вежливое обращение:

Dear Dana Simms:
Dear T.K. Spinazola:

6. Если вы сомневаетесь в выборе обращения к женщине (Miss или Mrs.), употребляйте нейтральное Ms.

7. Если вы пишите двум лицам, обязательно укажите оба имени в приветствии:

Dear Mr. Trujillo and Ms. Donne:
Dear Alex and Jill:

8. Никогда не пишите полностью следующие вежливые обращения:
Mr., Ms., Mrs. и Dr.:

Данные обращения, напротив, не следует сокращать:
Professor, Dean, Sister, Rabbi, Imam, Senator, Governor, Captain, Admiral, Judge

9. Если вы пишете письмо не какому-то конкретному человеку, а организации, употребляйте в обращении ее название:

Dear Syntax Training:

10. В упрощенных деловых письмах не используйте приветствие вообще. Вместо этого нужно указать тему заглавными буквами, после которой будет идти тело письма

WAYS TO BEGIN A BUSINESS LETTER
I am writing to share information about standard letter openings to…
(Упрощенный вид делового письма используется редко.)

11. В приветствии письма к малознакомым или незнакомым людям следует употреблять вежливое обращение и фамилию.

Dear Mr. Smith,Уважаемый господин / мистер Смит!
Dear Miss Smith,Уважаемая госпожа / мисс Смит!
Dear Mrs. Wilson,Уважаемая госпожа / миссис Уилсон!
Dear Ms. Green,Уважаемая госпожа Грин!
Dear Messrs. Smith and Jones,Уважаемые господа Смит и Джоунз!

12. В неофициальных ситуациях, т.е. при обращении к знакомым, родственникам, друзьям, используются только имена (без вежливого обращения):

Dear John,Дорогой Джон!
My dear John, Мой дорогой Джон!
John,Джон!
Dearest, Дорогой!
My darling,Мой дорогой!

Подпишитесь на ленту новостей

Вежливые обращения My dear Sir, My dear Madam, Sir, Madam являются строго официальными. Dear Sir, Dear Madam несколько менее официальны. Однако все эти формы употребляются в официальных ситуациях.

Как видно из предыдущих примеров, после обращения может стоять как запятая, так и двоеточие. Запятая ставится в соответствии с британской традицией, а двоеточие – в соответствии с американской, однако в настоящее время это отличие почти не соблюдается. Кроме того, запятая используется в письмах менее официального стиля (social letters), к которым относятся письма с выражением сочувствия, благодарности, личные поздравления (со свадьбой, днем рождения, продвижением по службе и пр.), а двоеточие – в строго официальных письмах.

13. Обращение к женщине
При обращении к женщине следует учитывать ее предпочтения касаемо данного вопроса. То есть замужняя женщина может оставить свое имя и взять фамилию мужа, может взять полностью имя и фамилию мужа и т.д. О таких предпочтениях рекомендуется, узнать заранее (например, у знакомых или из подписи в письме). Подробнее см. таблицу ниже.

НезамужняяMs. Jane Johnson
Miss Jane Johnson (обычно при обращении к девушкам моложе 18 лет)
Замужняя, сохранившая свое имя и девичью фамилиюMs. Jane Johnson
Замужняя, взявшая фамилию мужаMrs. John Kelly (замужняя женщина может предпочесть полностью взять имя и фамилию мужа - John Kelly)
Mrs. Jane Kelly (замужняя женщина может предпочесть оставить свое имя -Jane, и взять фамилию мужа - Kelly)
Сегодня стал возможен также вариант Ms. Jane Kelly
РазведеннаяРазведенная женщина, как правило, берет свое имя, а вот фамилию может оставить как свою, так и мужа
Mrs. Jane Kelly
Ms. Jane Kelly
Ms. Jane Johnson (девичья фамилия)
Неразведенная, но живущая отдельно от мужаВ данном случае также возможны варианты, в зависимости от предпочтений женщины
Mrs. John Kelly
Mrs. Jane Kelly
Ms. Jane Kelly
ВдоваВдова, как правило, считает себя замужней, она оставляет фамилию мужа, а вот имя может взять как свое, так и мужа
Mrs. John Kelly (если о предпочтениях вдовы не известно, то это наиболее приемлемый, безошибочный и нейтральный вариант)
Mrs. Jane Kelly
Ms. Jane Kelly

14.  Обращение к паре (мужу и жене)

Женаты, жена использует имя мужа

Mr. and Mrs. John Kelly

Примечание - на конверте в адресе традиционно женское имя предшествует мужскому и затем пишется фамилия (Jane and John Kelly). Сегодня порядок имен стал неважен, любой вариант приемлем, за исключением случаев, когда один из супругов явно старше  по званию - тогда имя того супруга, кто выше по званию, пишется первым.

Женаты, жена предпочитает обращение Ms.Mr. John Kelly and Ms. Jane Kelly
Ms. Jane Kelly and Mr. John Kelly
(не следует использовать Ms. с именем мужа, т.е. неверно писать Mr. and Ms.John Kelly)
Женаты, письмо неофициального стиляJane and John Kelly
John and Jane Kelly
Женаты, жена предпочитает девичью фамилиюMr. John Kelly and Ms. Jane Johnson
Ms. Jane Johnson and Mr. John Kelly
Если оба имени не умещаются на одной строке:
Mr. John Kelly
and Ms. Jane Johnson
(при этом порядок имен не имеет значения)
Неженаты,но живут вместе (гражданский брак)Mr. John Kelly & Ms. Jane Johnson (обязательно на одной строке)
Жена выше мужа по званию:
выборная или военная должность

The Honorable Jane Kelly and Mr. John Kelly

Если оба имени не умещаются на одной строке:
The Honorable Jane Kelly
and Mr. John Kelly

Жена выше мужа по званию:
академическая степень
Dr. Jane Kelly and Mr. John Kelly
Оба супруга доктора (к.н. или медики) и используют одну фамилиюThe Doctors Kelly (omit first names)
Drs. Jane and John Kelly / Drs. John and Jane Kelly
Dr. John Kelly and Dr. Jane Kelly / Dr. Jane Kelly and Dr. John Kelly
Оба супруга доктора (к.н. или медики), жена использует девичью фамилиюDr. Jane Johnson and Dr. John Kelly
Dr. John Kelly and Dr. Jane Johnson

Правила написания Email на английском

Для написания email официального стиля (электронное деловое письмо) следуйте всем выше перечисленным правилам, касающимся официального стиля (пункты 1-11). Неформальное электронное письмо начинается, как правило, следующим образом.

Dear Han,
Hi, Ivan,
Hi, Kate,
Sue, Brooke:
Good morning, Kitty,
Hello, Homer,

Или просто начните первое предложение с имени:

Bart, you were absolutely right about the matter.

Сводная таблица обращений в письмах на английском языке.

СтильЕд.числоМн. число
Формальный и строго официальныйMy dear Sir / Sir
My dear Madam / Madam

Строго официальныйSir / My dear
Mr. Smith
Madam / My dear
Mrs. Smith

Sirs

Mesdames

ОфициальныйDear Sir
Dear Madam
Dear Sirs/ Sirs
Dear Mesdames/
Mesdames
Gentlemen
Ladies
Менее формальный (при наличии предыдущей переписки)Dear Mr. Jones

Dear Mrs. Jones

Dear Messrs. Jones and Smith

Dear Mmes. Jones and Smith

НеофициальныйDear Jack / Jack

Также о вежливых формах обращения и приветствиях см. Формы обращения в английском языке / English Titles

Теги: business english | english titles | miss ms mr mrs | mrs miss ms отличия | деловое письмо на английском | обращение mr mrs ms miss | формы обращения английский

Вопрос 127 — Филологический факультет СПбГУ


Сегодня в очередно раз наткнулся на очередную статью о том, что при личном обращении, цитирую, "не допускается написание вы с заглавной буквы". Уже читал множество статей о том, что написание "Вы" допускается только в официальной переписке, а мол в личной переписке если хотите обращаться на "Вы" то обязательно писать только с маленькой буквы и никак иначе.

Можете дать пояснения по правилу использования местоимения Вы с заглавной и маленькой буквы.

P.S. Вопрос касается исключительно обращения к одному человеку при общении в письменной речи (письмо, интернет и т.п.)

Ответ

Правила употребления прописных и строчных букв в случае с местоимением вы относятся к числу правил, регламентирующих особое стилистическое употребление прописных и строчных букв.

Общим правилом является следующее: с прописной буквы пишется Вы и Ваш при вежливом обращении к одному человеку; со строчной – при обращении к нескольким лицам.

Ошибкой будет употребление прописной буквы в случае обращения к нескольким лицам.

Современные орфографические справочники (например: Правила русской орфографии и пунктуации. Полный академический справочник / Под. ред. В.В. Лопатина. М., 2013; Розенталь Д.Э. Справочник по русскому языку. Прописная или строчная? – 7-е изд. перераб. и доп. М., 2005) предписывают написание местоимений Вы, Ваш с прописной буквы как форма выражения вежливости при обращении к одному конкретному лицу в письмах, официальных документах и т.п., например: Поздравляем Вас…; Сообщаем Вам…; В ответ на Ваш запрос

Так же пишутся местоимения Вы и Ваш в текстах анкет, рекламы, листовок. Такие тексты адресованы одному лицу и предназначены для многократного использования.

Отдельно следует сказать, что с прописной буквы пишутся оба слова в официальном титуловании: Ваше Величество; Ваше Высочество.

Таким образом, Вы и Ваш пишутся с прописной буквы в следующих случаях:

  1. в личных письмах, где адресатом является одно лицо;
  2. в официальных документах, адресованных одному лицу;
  3. в анкетах, рекламных текстах, листовках, где адресат одно, но неконкретное лицо.

Надо сказать, что противопоставление местоимений ты и вы в русском языке является исключительно значимым для общения с социальной точки зрения. Обращение на ты – результат договоренности собеседников. До того, как такая договоренность состоялась, обращаться принято на вы, тем самым выказывая и вежливое отношение к собеседнику. Если же речь идет о письменных текстах, то написание с заглавной буквы местоимения Вы только подчеркнет уважение и расположение к адресату.

В личной переписке допускается написание вы со строчной буквы, если это позволяет степень официальности отношений между собеседниками. Это конвенциональный вопрос: степень официальности является социальным фактором, который влияет на то, как мы пользуемся языком. Если отношения не предполагают строгой официальности, но при этом сохраняется обращение на вы (а не на ты), то допускается написание со строчной буквы. Например, давно знакомые собеседники, один из которых гораздо старше другого. По правилам культуры речи обращаться к людям старшего возраста следует на вы, однако написание может быть и со строчной буквы.

Имя, сестра! Правила деловой переписки


Дейл Карнеги как-то сказал, что звучание собственного имени — самая приятная мелодия для слуха человека. Но некоторые люди почему-то забывают обратиться по имени к другому человеку, даже если речь идет не о личном разговоре, а о деловой переписке по почте или в мессенджере. Разбираемся на Pressfeed, почему эти люди неправы.

Одно из элементарных правил деловой переписки подразумевает обязательное обращение к собеседнику по имени, но зачастую это правило игнорируется. А ведь тот, кто обезличивает деловую переписку, ходит по тонкому льду.

Мы спросили у экспертов, что они думают о сегодняшних стандартах вежливости и что у них «пролетает в глубине души» при получении обезличенных писем.

Анастасия Татулова, владелец сети семейных кафе & кондитерских «АндерСон»

Обязательно нужно обращаться в переписке к собеседнику по имени, если это первое письмо. Если нет обращения, то создается ощущение массовой рассылки. Это обуславливает и отношение к такому письму.

Я не отправляю массовых рассылок, я всегда пишу письмо, обращаясь к конкретному человеку. Если же мне приходят письма, в которых ко мне не обращаются по имени, я их не читаю в 99% случаев.

Алексей Ходорыч, главный редактор детского издания «Классный журнал»

В своей обычной офлайн-жизни я имена запоминаю ужасающе плохо. Помню, даже после долгих лет работы в «Коммерсанте» я не знал по имени людей, которых должен был бы знать — очень уж их там работало много. Даже если имя аккуратно выясняешь окольными путями, но долго не используешь, оно обнуляется. Но там меня спасали обращения «Эй, красавчик!», «Эй, красотка!». Многие думали это такой ковбойский стиль и тоже его перенимали, а я просто имен не знал.

Но вот в электронном общении имена обязательны — если только это не какая-то общая рассылка. Если письмо без имени, обычно его не читаю. Если кто-то не озаботился узнать, как меня зовут, значит, вряд ли заслуживает внимания. Правда, такое происходит не часто. Чаще уж имена путают — Андрей, Александр, например. Но вот это меня как раз не беспокоит, хоть Адольф, главное, чтобы было хоть какое-то имя.

Но более актуальной мне кажется проблема, связанная с отсутствием ответа. Видимо, из-за нарастания массива информации многие люди стали своего рода лягушками. Как известно, лягушка не видит насекомое, которое не двигается. Так и адресаты все чаще не отвечают на личные письма, если им они не интересны. Возможно, когда-то это станет нормальным, но пока, на мой взгляд, это не так. Если ты прочитал — ответь!

Тимофей Шиколенков, автор книги «Ваш интернет-магазин от А до Я»

Я считаю обращение по имени правилом хорошего тона. И я не знаю, что должно произойти с миром, чтобы это изменить. Исключения, на мой взгляд, могут быть, когда общаешься в какой-то социальной среде, где вместо имен никнеймы и сам вопрос о настоящем имени может быть неуместен.

Лично я всегда обращаюсь по имени. Если собеседник знает мое имя и почему-то его не использует, это странно. Раздражения нет, но я считаю, что когда идет общение между двумя людьми насчет бизнеса, то есть некая виртуальная планка — уровень, который на начальном этапе находится в районе нуля, но движется вверх и вниз исходя из успешности диалога. Все зависит от того, как построен разговор. От этого может даже зависеть успешность планируемой сделки.

Так вот, если имя не было использовано в обращении, то это, на мой взгляд, движение той самой планки вниз — в отрицательную зону, и теперь обращающемуся потребуется что-то предпринять, чтобы вернуть планку хотя бы на изначальный уровень.

Лада Щербакова, PR-консультант

Я искренне страдала, даже когда изменили правила переноса и разрешили разрывать корень слова, а обезличивание при обращении — это для меня вообще непостижимо. Отсутствие имени в обращении, на мой взгляд, допустимо только в трех случаях.

Первый — если ты хорошо знаешь собеседника и с ним на «ты», тогда можно написать просто «привет». Но это уже не формат деловой переписки.

Второй — если ты не знаешь точно, к кому попадет твое письмо. Так бывает, например, когда на сайте не указан нужный тебе контакт, и ты пишешь как раз с целью его найти. Я вот так недавно искала редактора одного портала: на сайте не было ни имени, ни телефона, только форма обратной связи.

Третий — если ты делаешь рассылку сразу по нескольким адресам, например, по СМИ или по партнерам, но в этом случае можно написать «уважаемые коллеги». На мой взгляд, это вежливее, чем просто «всем добрый день».

Это же старая добрая истина, о которой вам скажет любой психолог: людям нравится, когда их называют по имени, это способствует возникновению доверия и хорошего отношения к собеседнику. Зачем пренебрегать таким простым правилом, ради чего? Ради сокращения количества букв?

Александр Иванов, президент ассоциации E-commerce Russia

В переписке с незнакомым человеком я категорически обращаюсь только на «Вы» и так, как он представился сам, по имени-отчеству или только по имени. Именно так в моем представлении выглядит вежливость, а на нее вправе рассчитывать любой обратившийся. Соответственно, поступаю именно так, всегда.

Единственное возможное отступление — иногда к людям, с которыми уже знаком лично и наше общение было очевидно приятным, могу позволить себе обратиться со словом «привет» вместо длинного нейтрального «здравствуйте».

Анна Журба, PR-менеджер онлайн-школы английского языка EnglishDom

При переписке в мессенджерах чаще всего не называю человека по имени, а обхожусь безличными приветствиями. Причины этого, скорее всего, в попытке строить по работе совершенно безличные отношения, привязанные только к профессиональным функциям, без личной окраски. Более 15 лет работы в сфере избирательных технологий привели к серьезному пресыщению личными контактами и коммуникациями, и это стало причиной стремительного развития интровертности.

Когда я перешла работать в сферу коммерческого пиара, то поняла, что могу работать только удаленно, поскольку это дает возможность избежать приближения людей и знакомства с ними с личными подробностями. Конечно, это приводит к снижению эффективности, что четко видно, если сравнить эффект от старых контактов и новых. Но, к сожалению пока не могу справиться со своими развившимися фобиями.

Читайте также:

Единственное практическое руководство по бесплатному продвижению «Как бесплатно продвигать бизнес с помощью СМИ»

Получить книгу бесплатно

Алексей Гриценко, руководитель «Мастерской пресс-релизов»

Письмо без имени адресата может означать следующее — отправитель не знает, кому именно пишет или и не желает этого знать (ему лень или наплевать на адресата), письма формируются автоматически и рассылаются по базе случайно собранных адресов, база адресов куплена или украдена и т. д. В любом случае, письмо без указания имени — это не просто дурной тон, а прямое указание, что письмо адресовано не вам. Можно смело отправлять его в корзину, не открывая.

Я в любом своем письме, даже очень близким людям, всегда обращаюсь по имени или имени-отчеству и имею право требовать подобного отношения к себе. Поэтому «безымянные письма» проходят мимо меня.

Анна Загумённая, Event-директор агентства PR Partner

Письма, которые приходят без приветствия, вызывают меньше доверия и могут задать содержанию неуважительный тон. Если вы пишете деловое письмо, то, по идее, должны знать, кому его адресуете. Любому приятно, когда к нему обращаются по имени, и вы не прогадаете, если сделаете это.

Отсутствие обращения допускается, если уже идет активная переписка. Но даже в этом случае я предпочитаю в каждом письме обращаться к человеку по имени. Лучше лишний раз повторить имя собеседника, чем показаться невежливым и проявить неуважение. Но, например, в мессенджерах, где сегодня зачастую ведутся и деловые переписки, стиль общения не так строг. Все же накладывает отпечаток привычка неформального общения в чатах. Хотя, если собеседник очень важен, и тон беседы скорее деловой, для меня отличий от переписки в почте нет.

Смотрите также:
Как написать деликатное письмо с критикой?

Если я получаю безличное сообщение в мессенджере, то обычно считаю его спамом и не уделяю внимания. Если человеку нужно именно мне продать продукт или услугу, он постарается найти имя. А если продажник не утруждает себя такими деталями, но при этом пишет в мессенджер на мой личный номер — зачем мне утруждать себя и тратить свое время на прочтение сообщения?

Ирина Чухнина, PR-партнер строительной компании «Неометрия»

Очень важно обращаться к собеседнику по имени вне зависимости от ситуации и способа коммуникации. Во-первых, это вежливо. Собеседник понимает, что ваше письмо адресное, а не банальная email-рассылка. Во-вторых, называя человека по имени, гораздо проще установить контакт, чем при обезличенном общении. В третьих, даже если вы не знакомы с собеседником очно, обращение по имени продемонстрирует, что прежде чем излагать свою просьбу или предложение, вы потрудились найти информацию о потенциальном клиенте или партнере. Это добавит вам пусть небольшой, но плюс.

Если мне приходит деловое письмо с обезличенным обращением («Добрый день!», «Здравствуйте!» и т. д.), я делаю вывод, что человеку не очень важно получить обратную связь, и ставлю такому письму низкий приоритет.

Марина Королева рассказала о том, в каких случаях местоимение "вы" надо писать с прописной буквы — Российская газета


Наверняка вам приходится писать письма.

"Здравствуйте, уважаемый Сергей Сергеевич! Позвольте напомнить Вам, что мы с вами на прошлой неделе договаривались о встрече...". Стоп. Напомнить Вам или вам? Мы с Вами или мы с вами? Иными словами, когда писать местоимение "вы" с прописной буквы (то есть с большой), а когда со строчной (то есть с маленькой)?

Когда мы пишем местоимение Вы с прописной буквы?

По сути, лишь в двух случаях. Во-первых, когда обращаемся к одному конкретному лицу в каких-то официальных сообщениях: "Поздравляем Вас... Прошу Вас... Искренне Ваш... Сообщаем Вам...". В этой ситуации выбора у нас нет: Вы, только Вы.

Во-вторых, Вы с большой буквы возникает, когда мы пишем личное письмо и опять-таки обращаемся в нем к одному конкретному лицу. Но тут - внимание! - выбор за вами, автором письма. Если хотите выразить особо уважительное отношение к адресату, проявить вежливость - пишите Вы. Нет у вас такой задачи - используйте строчную букву, пишите вы.

Собственно, это и есть тот самый "скользкий" момент, когда мы не знаем, что именно написать: Вы или вы, Вам или вам. И, надо признать, все чаще в письмах (в том числе электронных) мы заменяем церемонное Вы на более демократичное вы. Не корите себя за эту замену: она вполне укладывается в предписания справочников.

Наконец, о том, когда мы пишем вы только со строчной буквы. Здесь все очень просто: мы делаем это во всех остальных случаях! Попробую их перечислить.

Итак, вы появляется в тексте, когда мы обращаемся к нескольким лицам ("Уважаемые господа, ваше письмо...") - причем как в частной, так и в деловой переписке.

Местоимение вы НЕ ТРЕБУЕТ от нас большой буквы в газетных публикациях и рекламе, в литературных произведениях (в диалогах, прямой речи и т.д.), при цитировании, а также при обращениях к пользователям на web страницах. То есть в бесчисленных ситуациях, которые возникают в нашей повседневной жизни. И действительно, представьте себе, как будет выглядеть текст, который буквально испещрен местоимениями Вы с большой буквы!

Зато вам должен понравиться наш вывод. Единственная ситуация, которая требует от вас написания местоимения Вы с большой буквы, - это официальное письмо, обращенное к одному конкретному человеку. Уважаете вы его или нет - ваше дело, но правила речевого этикета ставят вас в безвыходную ситуацию: Вы, Вас, Вам, Вами...

Все остальные жизненные ситуации обойдутся без прописной буквы!

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о