Как писать правильно письмо: Образец письма: советы правильного оформления – Деловое письмо: 21 распространенная ошибка

Кратко, емко и красиво! Как правильно писать письма

Общество

20:29 12.01.2020(обновлено 20:40 12.01.2020) Получить короткую ссылку

69320

Человечество еще в древности изобрело разные способы передачи информации. Одним из них являются письма, и даже сегодня трудно представить жизнь без этой формы общения — пусть теперь и в электронном варианте.

Преподаватель этикета Нуржан Исмаилова рассказала Sputnik Кыргызстан, какие правила необходимо соблюдать при составлении писем, чтобы они считались образцовыми.

Приветствие

Не думайте, что с адресатом можно не здороваться, если вы не увидитесь лично. В начале любого письма следует поздороваться с человеком, к которому вы обращаетесь. Если письмо служебное, можно спросить его о состоянии дел, а если оно адресовано близкому человеку, поинтересуйтесь о здоровье.

Обращение

Лучше всего обращаться к адресату по имени. Если вы прежде не были знакомы, обязательно уточните его имя, фамилию и должность. Особенно если письмо имеет деловой характер.

Ошибки

При личной встрече люди всегда оценивают друг друга — по внешности, одежде, разговору, манере поведения. А при чтении писем обращают внимание на грамотность. Поэтому старайтесь писать без ошибок. Если письмо очень важное, перед отправкой обязательно перечитайте и проверьте его.

Краткость

Старайтесь избегать подробностей, которые не относятся к делу, не забивайте голову адресата ненужной информацией. После приветствия объясните все, что требуется, коротко и доходчиво.

Без лишних эмоций

Есть люди, которые часто ставят в конце предложений несколько восклицательных или вопросительных знаков подряд. Другие пишут все слова заглавными буквами, чтобы продемонстрировать важность своего сообщения. Психологи говорят, что читающий такое письмо человек воспринимает его как громкую речь или даже крик. К тому же большое количество восклицательных знаков и заглавных букв неприятно для глаз, поэтому не переусердствуйте.

Вид письма

Перед отправкой сообщения обратите внимание на строение текста — оно должно быть правильным и логичным. Если вы отправляете письмо на бумаге, то и она, и конверт должны быть чистыми и без складок. Адрес следует написать от руки. Если у вас плохой почерк, не стесняйтесь обратиться за помощью к тому, у кого он красивее.

Письмо с соболезнованиями

Такие послания желательно писать от руки, а не на компьютере. Этим вы подчеркнете значимость адресата для вас. Будьте максимально искренни и лаконичны.

Прощание

В конце любого письма не забудьте попрощаться. Также поблагодарите адресата за то, что он уделил время прочтению вашего послания.

Как правильно написать письмо | Делопроизводство

В наше время просто необходимо уметь правильно написать письмо независимо от того, кому адресовано ваше послание (возможному работодателю, высокомерному чиновнику или близкому другу) и способа отправки корреспонденции (по обычной или электронной почте, может и факсом).

Варианты с примерами писем можно посмотреть в разделе «образцы документов» на этом сайте. Сейчас поговорим о некоторых правилах написания и оформления. Письма подразделяются на три общие категории:

• личные – своим любимым, членам семьи, друзьям близким и не очень (используют неформальный стиль),
• полуофициальные – переписка с различными организациями по вопросам, касающимся лично вас (например, с банком о состоянии вашего счета, с органом соцзащиты о положенных льготах, с торговой сетью о получении товара и т.п.),
• деловые (служебные) письма – нужен официально-деловой стиль изложения и предъявляются строгие требования к оформлению.

Как правильно написать личное письмо

Личные письма писать большей частью приятно, ведь вы общаетесь с родными и близкими вам людьми. Сначала надо поздороваться, годиться просто слово «Привет!».

В случае если вы задержались с ответом, вежливо будет извиниться и упомянуть о причинах. Если вы уже в состоянии переписки с адресатом и вам были заданы вопросы, то самое время ответить на них сейчас. Потом после вводной фразы «у меня все хорошо» можно переходить к изложению событий, написать о том, что вас волнует.

Поскольку стиль общения неформальный, подойдут шутки, сплетни (ваша собственная оценка событий или описание мнения окружающих) и пересказ статьи из модного журнала. Одним словом используйте все, что сделает ваше письмо интересным. Хорошо оживят личное письмо смайлики, вопросы типа «ну как?», «правда, отлично?».

Старайтесь быть искренними. Поинтересуйтесь, как идут дела у вашего адресата, задайте в свою очередь вопросы для продолжения переписки. В конце выразите свои чувства, например, «люблю», «хотелось бы встретиться», «с нетерпением жду ответа» и т.д. Обязательно поставьте свою подпись (по электронной почте часто пропускают), а ведь адресат может так и не догадаться от кого письмо (по электронному адресу не всегда понятно). Перечитайте письмо и если необходимо исправьте ошибки. Людей обычно они раздражают и показывают недостаток уважения.

Как правильно написать полуофициальное письмо

Полуофициальные письма должны быть по возможности краткими и четко излагать суть вопроса. Приветствуется проста и логичность. В плохом расположении духа хорошего письма не составить. И лучше исключить всякие лирические отступления от темы и проявление эмоций, а сосредоточиться на доказательной базе (особенно важно для жалоб).

Написать письмо я советую с помощью компьютера, затем распечатать на обычном белом листе формата А4 и поставить подпись ручкой. Допускается составление писем в рукописном виде. В этом случае пишите разборчиво и аккуратно, особенно фамилию.

Раз разборчиво, то легко прочитать. Сейчас в серьезных организациях часто ведется регистрация документов в электронном виде. Ваша фамилия (она может быть красивой, но замысловатой) хорошо известна только вам. Если в ходе регистрации вашего письма заменить хоть одну букву в фамилии, то потом электронный поиск в огромной базе данных вроде как не найдет вашего обращения. И вам будет проблематично узнать зарегистрировано ли оно вообще, хотя впоследствии ответ может и дойти.

Адресата принято всегда указывать в правом верхнем углу письма. Приведу несколько вариантов вам в помощь, они все допустимы. Все зависит от ваших предпочтений, и знаете ли вы наименование структурного подразделения или должностных лиц адресата:

Федеральная служба
по труду и занятости

или

Руководителю Федеральной службы
такой или этакой
И.О. Фамилия

по-другому

Администрация Волгограда
Департамент такой-то – его название

еще

Главному редактору
Издательского дома «Пшик»
Е.Ф. Кагайловскому

и еще

ООО «Переполох»
Главному бухгалтеру
А.И. Квочинской

любому физическому лицу

Тугрикову С.М.
ул. Лусная, д. 207, кв. 1375,
г. Воронеж, 400001

Ниже адресата напишите свою фамилию, имя, отчество, полный адрес для направления ответа по обычной почте, лучше также сообщить телефон.

Если вы уже повторно обращаетесь куда-либо, то обязательно надо указать ссылку на номер и дату полученного письма (возможно, нескольких). Это значительно облегчает обработку корреспонденции, и вы точно получите ответ с учетом предшествующей переписки по рассматриваемому вопросу. Пишется «На № (цифры) от 31.08.2014». Эту ссылку располагают слева над текстом, можно посмотреть на рисунке со схемой элементов письма.

Если вам известно имя человека, к которому обращаетесь, то можно начать текст «Уважаемый …!», тогда закончить его следует «С уважением,».

Если имеются какие-либо подтверждающие документы, то ниже текста обязательно надо отметить данный факт. Тогда в дальнейшем вы легко докажите, что именно вы отправляли вместе с письмом. Какие конкретно документы (или копии) направляются можно указать в тексте или непосредственно в отметке о наличии приложений. Ее располагают ниже основного текста, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

или

Приложение: копии квитанций об оплате … на 2 л. в 1 экз.

Следует помнить, вы всегда должны указывать в своем обращении:

• фамилию, имя, отчество,
• ваш адрес для направления ответ,
• число и личную подпись.

В противном случае, ваше письмо могут посчитать анонимным. Такие письма не подлежат рассмотрению, а значит вы не получите ответ на свое обращение. Органы власти обязаны дать ответ в срок не более месяца со дня регистрации вашего письма.

Письмо должно быть вами написано в двух экземплярах. Вы можете в нужную вам организацию обратиться лично. В этом случае в службе делопроизводства (секретарь, канцелярия или общий отдел) обязательно просите на своем экземпляре письма поставить отметку о получении с датой. Лучше чтобы сразу поставили регистрационный номер, но в больших организациях могут регистрировать письма не сразу из-за большого их количества. Поэтому достаточно в момент подачи заявления, чтобы на вашем экземпляре письма поставили штамп с названием организации и дату. Это очень важно, если необходимо выдержать срок или позже подтвердить сам факт обращения.

Но вовсе не обязательно куда-то ехать лично. Может вам будет проще зайти в ближайшее отделение связи. В этом случае отправляйте заказным письмом с уведомлением. Эффект будет тот же. Через некоторое время можно позвонить в организацию и узнать судьбу своего письма. А можно и не звонить никуда, просто ждать ответа.

Если, в конце концов, вы получили отписку вместо вразумительного ответа, обращайтесь повторно. В органах власти, например, факт повторного обращения по тому же вопросу отслеживается. Или напишите письмо в форме жалобы, можно попробовать направить ее в вышестоящую организацию. К таким обращениям также относятся с большим вниманием.

Что касается правил деловой переписки – это одна из наиболее важных тем делопроизводства и она заслуживает, чтобы ей была посвящена отдельная статья.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 10 комментариев

примерный текст и правила оформления

Как писать официальные письма, чтобы оппонент правильно понял суть запроса и тон изложения? Существуют негласные способы передать одну и ту же информацию в деловом и фамильярном стиле. Об этом говорят многие учебники по деловой этике, рассказывают в институтах и высших школах США. Самое важное, что стоит понять перед составлением делового обращения, это статус адресата и отправителя. Ведь нельзя обращаться к поставщикам и посредникам так же, как к президенту или владельцу крупной корпорации. Все невидимые невооруженным взглядом различия настолько открыты, что их можно прочитать и сопоставить. Так как писать официальные письма той или иной категории получателей? Обо всех ключевых моментах подробно рассказано далее в соответствующих разделах.

Как правильно написать письмо юридическому лицу?

В сегодняшнем обществе, основанном на Интернете и электронной почте, необходимость писать какое-либо письмо возникает реже, чем в прошлом. Тем не менее по-прежнему иногда необходимо представить официальный запрос для получения информации, подать заявку на академическую программу или работу, написать бумагу с жалобой или просто выразить свое мнение эффективным и последовательным образом. Чтобы официальное письмо с просьбой было принято на рассмотрение, а обращение с жалобой принесло ответ, нужно следовать нескольким принципам формирования бизнес-языка. Он отличается простотой, ясностью и информативностью:

1. Будьте краткими. Укажите цель письма официальному лицу, чтобы оно было принято на рассмотрение или зарегистрировано в журнале приема писем.
2. Старайтесь избегать наречий и эпитетов, которые не несут смысловой нагрузки, длинных слов и сложных предложений, длиной в несколько строк. Если пишется письмо президенту, старайтесь изложить суть вопроса непосредственно в начале письма без отклонений о признании деятельности персоны.
3. Используйте правильный тон. Деловое или официальное письмо должно быть написано тоном, который немного более формален, чем ваш обычный язык. Избегайте следующего: сленг или жаргон, сокращения, расплывчатые слова, такие как хорошие и приятные. Официальное письмо с просьбой будет лучше звучать, если проблема будет изложена сразу без отступлений о том, как компания хорошо относится к клиентам и работает на благо потребителей. Эта лесть не нужна. Добавьте больше конкретики, чтобы человек понимал, что вы хотите сказать. Не пишите завуалированно, намекая на что-то абстрактное. Если вас неправильно поймут, дела и дальнейшее общение не завяжутся.
4. Будьте вежливы и уважительны, даже если вы жалуетесь. Взгляните на черновик своего официального письма со стороны. Если тон показался слишком резким, измените несколько слов для создания уважительного «тембра». Бизнес-письмо также следует писать сдержанно, особенно если компания нарушила условия договора. Угрозы в этике общения деловых партнеров не приветствуются, хотя и не влияют на результат сделки.
5. Корректировка также важна. После того как вы написали свое официальное письмо, тщательно проверьте грамматику и орфографию. Используйте средство проверки орфографии на своем компьютере, а затем прочитайте письмо перед зеркалом, так как системная проверка не укажет вам на каждую ошибку. При необходимости, если вы пишете письмо президенту компании, используйте словарь или тезаурус. Проверьте правильность пунктуации и убедитесь, что предложения завершены. Хорошая идея, чтобы кто-то еще проверил ваш текст. Если это официальное письмо достаточно важно для того, чтобы вы нашли время для его написания, не торопитесь его завершать. Ошибки могут изменить представление о вас, как об адресате, а также мнение о вашей просьбе или жалобе.
6. Используйте надлежащий формат и презентацию. Помните, что первое впечатление — это то, что длится первые 8 секунд. Используйте бумагу хорошего качества и соответствующий конверт для своего официального письма. Убедитесь, что получатель верно указан, и что его или ее имя написано правильно. Не менее важно — не забудьте подписать письмо!
7. Форматирование формального письма. Представьте свои идеи правильно. Соблюдение стандартных правил хорошего письменного тона и привлекательная презентация обеспечат то, чтобы ваши мысли серьезно рассматривались получателем, а изложенному уделялось достаточно внимания для концентрации и понимания вещей.

Таким образом, вы знаете, как правильно написать письмо, на которое не только обратят пристальное внимание, но и ответят в кратчайшие сроки.

Заполнение шапки письма в левой части

Напишите адрес отправителя и номер телефона в левой верхней части страницы. Если вы представляете компанию, напишите адрес компании. Если вы частный отправитель, напишите свой личный домашний адрес. Продублируйте свой адрес на второй строке, чтобы адресат понимал, что вам крайне важно указать этот момент в письме.

Также такая этика считается слишком формальной, поскольку отправитель счел нужным дважды повторить свои координаты. Это не момент невежливости, а всего лишь доля скрупулезности и обеспокоенности, чтобы получатель письма не возвращался к шапке для повторного уточнения, от кого пришло письмо. Напишите свой город, округ и почтовый индекс в строке ниже. Укажите номер телефона по своему адресу, чтобы получатели смогли дозвониться. По правилам этикета обращающаяся сторона, которая отправляет письма по почте, будет ожидать звонка на тот адрес, где было, по идее, составлено и написано обращение.

В случаях, когда вы представляете бизнес, вы можете разместить свой логотип и адрес компании прямо посередине страницы. Обязательно центрируйте его так, чтобы он выглядел однородным.

Координаты отправителя – где их нужно размещать?

Расположите дату непосредственно под адресом отправителя. Последнее нужно указывать внизу страницы. Дата важна по двум причинам:

1. Если вы пытаетесь заставить человека или организацию выполнить задачу своевременно (отправить зарплату, исправить заказ и т. д.), она (дата) даст им временные рамки для работы. Или если вам нужно сохранить копию письма по юридическим причинам, дата абсолютно необходима.
2. Если вы пишете в стиле модифицированного блока, все должно быть отформатировано влево, за исключением даты. При проставлении даты перейдите на центр страницы и поместите дату посередине письма.
3. Поместите запятую между месяцем и годом.

Все эти нюансы будут указывать на то, что отправитель грамотно подошел к задаче об извещении или осведомлении о своей просьбе.

Координаты получателя – как их правильно оформить?

Поместите имя получателя на одну строку ниже даты. Обязательно обращайтесь к человеку согласно его статусу (г-н, г-жа, мисс, миссис, месье). Под именем напишите название компании. Строкой ниже можно продублировать адрес получателя, чтобы было удобно читать письмо. На следующей строке напишите город, местность или округ и почтовый индекс получателя.

Если вы не знаете конкретики о получателе, например, имени или фамилии, заранее наведите справки об этом в Интернете (на сайте компании) или позвоните в фирму, где работает человек. Как правило, эта информация является открытой и не подлежит сокрытию и изъятию из общественного доступа к данным корпорации. Всегда используйте сокращения, которые относятся именно к женщинам – мисс или миссис. В противном случае, когда неизвестно социальное положение получателя, нужно применять нейтральные обращения – г-жа или иное, что предусмотрено в правилах этикета той страны, куда будет отправлено обращение:

1. Например, официальное письмо губернатору или депутату должно начинаться с обращения «господин», а затем пишется фамилия и должность. Можно ограничиться лишь фамилией, если это письмо благодарности. Если это врач, то официальное обращение предусматривает использование не только вводных частей речи, но и должности, ученой степени и фамилии.
2. Конечно, если это электронное письмо, и направляется оно непосредственно в отдел приема данных о компании, то можно скрыть факт прямого обращения. Так делают некоторые физические лица, которые хотели бы поблагодарить через имя компании конкретного продавца, врача или иную персону. При этом оформление официального письма должно строго соблюдаться.

Кстати, электронные письма все чаще стали применяться в качестве уважительного общения между сторонами и участниками партнерского договора. Однако, если вы не знаете, как писать адрес в официальном письме, которое приходит по интернет-почте, лучше всего оставить пропуск в заполнении «шапки», перейдя сразу к изложению мысли.

Приветственное слово – зачем оно нужно?

Дайте человеку, к которому вы обращаетесь удаленно, возможность почувствовать себя важным и нужным. «Уважаемый господин/госпожа» работает хорошо, особенно если вы знаете имя человека. С психологической точки зрения, называя имя получателя, вы подсознательно заставляете его «влюбиться» в обращение. Он захочет прочесть текст от начала и до конца, вчитываясь по несколько раз в одни и те же важные для вас моменты. Поместите двоеточие после приветствия и добавьте строку между приветствием и телом письма.

Если вы знаете получателя и, как правило, обращаетесь к нему по его или ее имени, вполне нормально использовать только имя, например, «дорогой Кирилл» или «уважаемая Анна». Язык деловых писем не «бракует» использование персональных имен, наоборот, это считается признаком длительного сотрудничества, когда стороны уже могут перейти на ты, но соблюдают все каноны делового стиля.

Тело письма – цели и задачи изречений

Напишите тело письма сначала на черновике. Оно должно быть не более трех абзацев. Если вы не можете сказать о своих мыслях в рамках этого размера, то вы, вероятно, недостаточно лаконичны. Одиночное пространство нужно выравнивать так же, как и сам текст – по левой стороне:

1. Не используйте выравнивание посередине, так как это говорит об информационном стиле, а не деловой этике письма, где важна суть, а не интерпретация новости или обзора нового продукта. Зная, как писать официальное письмо в организацию, вы сможете не только верно изложить мысли, сжав их до конкретики, но и получить такой же четкий ответ в ближайшие сроки.
2. Во втором абзаце используйте примеры, чтобы подчеркнуть вашу мысль, если это возможно. Конкретные, реальные примеры всегда лучше, чем гипотетические. Допустим, вы купили товар, но поставки еще не было. Не нужно говорить о знакомых или других клиентах, которым компания отправила груз быстрее, чем вам. Только по делу и существу: если есть претензия, скажите об этом.
3. В заключительном абзаце кратко изложите свою цель в письменной форме и предложите, как исправить ситуацию. Допустим, вы недовольны качеством товара, так как коробка бракована. Укажите свои варианты решения проблемы и предложите наиболее удачный для вас способ, если вы, конечно, в выигрышной позиции. В ответном письме вам предложат либо несколько вариантов, либо спросят условия воплощения в реальность вашего варианта.

Подпишите свое письмо с соответствующим словом, например, «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», если это уместно. Оставьте место под вашим именем для подписи. Если вы пишете в стиле Modified Block, не забудьте проставить дату и время, как полагается в случае оформления официального письма для компаний не через интернет-обращения.

Добавьте слово «Приложение» ниже подписи. Делайте это только в том случае, если вы прилагаете другие материалы, такие как резюме или расписание, вместе с письмом. Если имеется более одного дополнительного элемента, было бы неплохо перечислить названия вложенных элементов. Это говорит о структурированности письма, и получателю будет легче разобраться, что и где находится по списку, какое это имеет отношение к нему и письму в целом.

Верстка адаптивных писем

Адаптивные письма составляются только в электронной почте, где нет достаточного количества инструментов для правки текста. Однако и здесь нужно, чтобы формат письма был соблюден для сохранения этики. Напишите адрес отправителя в левом верхнем углу. Если вы используете готовый бланк, вам не нужно указывать адрес отправителя. Подобные бланки имеются в арсеналах почтовых ящиков, где можно выбрать стилистику для соответствующего типа письма. Вместо типового формата запустите письмо с датой в верхнем левом углу:

1. Поместите дату непосредственно под адресом отправителя. Не оставляйте пустую строку между адресом и датой отправления. Это не единственный момент, который отличает заказное бумажное письмо от электронного.
2. В качестве адресата следует указать тот, который является личным (домашним) либо рабочим, если отправитель – компания.
3. Напишите адрес получателя на одну строку ниже даты. Таким образом, получатель или открывший письмо человек поймет, от кого и кому предназначено содержание письма.
4. Напишите тему письма во всех «темах». Это позволяет получателю знать, что будет в письме.
5. Далее заполняется пустое пространство текстом, где указываются причины и цели обращения. Здесь вы обсуждаете свой вопрос. Будьте лаконичны, но основательны в своем обсуждении темы.
6. Напишите свое имя под телом письма. Не делайте никаких заключительных замечаний, таких как «искренне».
7. Под вашим именем оставьте место для вашей подписи – она может быть в электронном виде в качестве фамилии или условного обозначения.
8. Под вашей подписью напишите название своей компании или должности, если вы не являетесь владельцем бизнеса.

Добавьте любые разделительные обозначения для ограждения текста. Дополните письмо некоторыми сносками, если это уместно и если вы прилагаете к нему дополнительные каталоги, документы или иные материалы. Напишите слово «Приложение», а затем перечислите названия прилагаемых материалов.

Отправление письма

Выберете конверт. Он должен быть простым, квадратным или прямоугольным. У него не должно быть сложных конструкций. Тем не менее он может быть стилизован по заказу. Сложите свое письмо так, чтобы оно входило в конверт:

1. Постарайтесь сделать это так, чтобы бумага складывалась один раз – слишком большое количество загибов будет говорить о вашем непрофессионализме.
2. Если вы используете прямоугольный стандартный конверт, сложите свое письмо по горизонтали втрое.
3. Если вы используете квадратный конверт, сложите бумагу по вертикали, а затем по горизонтали, чтобы сформировать прямоугольник, который может поместиться в квадратный конверт. Запечатайте письмо и напишите свое имя в левом верхнем углу, а под ним – адрес.

В нижней правой части конверта напишите имя человека, которому вы отправляете письмо. Не лишнем будет указать название компании в строке ниже (если оно имеется).

Важные нюансы: персональное, деловое или бизнес-письмо?

Есть ли разница между тем, как писать официальные письма? Существенных и строгих правил немного, но знать их нужно каждому. Примеров может быть много, но рассмотрим основные моменты — различия между личным посланием, деловым и бизнес-письмом:

1. Личное письмо всегда будет отличаться не только формулировкой изложения мыслей, но и подачей. Допустимо использовать фразы по типу «дорогой», «уважаемый», «любезно» и «искренне». Здесь выражаются личные чувства относительно того же сотрудничества с персоной. Если хочется выразить комплимент по поводу создания прекрасной компании, с которой сложились хорошие крепкие отношения, отправитель имеет право «переступить» границу формальности, но только при условии личного знакомства.
2. Деловое письмо включает в себя различного рода послания относительно всех рабочих моментов. Это могут быть акции и пресс-релизы.
3. Бизнес-письма подразумевают составление уведомлений по поводу всех связующих — партнерства, сделки и не только.

Главное, не перепутать все нюансы. Важно различать второе и третье — деловые и бизнес-письма отличаются только содержанием. Хотя важно и правильное оформление адресов.

Примеры официальных писем. Как писать официальные письма универсального образца?

Любые официальные письма начинаются с заголовка и шапки. Далее сам текст следует начать с простых фраз. Как писать официальные письма для других компаний, чтобы завязались отношения? Следуйте правильному началу: «Прошу», «Желаю», «Выражаю благодарность» и прочие слова помогут установить контакт с лицом, представляющим интересы фирмы, с которой нужно завязать деловое сотрудничество.

Как правильно писать письма и составлять темы

Также как и везде, в эмейлах даже мелкие подробности способны увеличить или уменьшить их эффективность. В этом материале мы поговорим о том, как важно правильно составить тему письма.

Сейчас, когда Twitter и Facebook стали популярнее живого общения, весь бизнес плавно перетекает туда. И теперь даже емэйл-маркетинг считается устаревшим и немодным. Зачем писать емэйл своим клиентам, если можно уложить все это в 140 символов в Twitter?

Но не забывайте о том, что ретвиты и лайки — это мгновенная и мимолетная реакция на ваше сообщение. Ее минус заключается в том, что информация быстро забывается. Недавнее исследование консалтинговой компании McKinsey показало, что емэйл — это гораздо более действенный способ привлечения новых клиентов. Насколько более действенный?

Все зависит от того, как вы составите тему и тело письма. Тема — это то, что должно заставить получателя дать вам шанс и не отправить письмо в корзину через несколько секунд. Компания Retention Science протестировала 267 миллионов писем за последние полгода, чтобы понять, какие письма людям нравятся, а каких лучше бы и не было вовсе. Воспользуйтесь советами, которые они дали.

• Тема письма должна быть в пределах 6-10 слов. Письма с темами такой длины открывают в среднем 21% получателей, что является высшим показателем. Темы с 5 или меньше словам открывают 15%, с 11-15 словами — 14%. Несмотря на это, большинство емэйлов имеют длину темы в 11-15 слов.
• Подумайте об устройстве, на котором будут читать ваше письмо. 35% всех емэйлов открываются на мобильных устройствах. А так как на экране смартфона может поместиться не больше 5-6 слов, сделав тему письма длиннее, вы допустите критическую ошибку.
• Найдите персональный подход. Исследования показали, что имя получателя в теме письма на 3% увеличивает эффективность в сравнении с темой без имени.
• Сделайте отсылку к фильму или песне. Такой подход сделает рассылку более личной, и, как следствие, более интересной для получателя. Проанализировав 3,7 миллиона писем, Retention Science пришли к выводу, что те письма, которые содержат в теме отсылку к песне или фильму, открывают на 10% чаще, чем остальные.
• Пересмотрите подход к промо-письмам. Приблизительно 80% подобных писем имеют длинные названия и посылаются слишком часто, тем самым вызывая неприязнь получателей. Стандартное количество писем в неделю — от 2 до 4, не старайтесь превысить это число, вы лишь навредите своей компании.

Как правильно писать письма?

В наше время каждый должен уметь писать письма. Ведь это является неизбежным для любого человека, имеющего образование. Не все обладают талантом написания письма. Но, зная основные правила, можно развить в себе способности для сочинения хороших и интересных писем. Особенно, если эти правила достаточно просты. В данной статье вы узнаете, как правильно писать деловые письма и личные. Разберем различные варианты писем и важные моменты в их оформлении. 

Как правильно писать письма деловые

Официальное или деловое письмо обычно предназначено для поддержания деловых отношений между фирмами и их сотрудниками или клиентами. Деловое письмо имеет массу разновидностей. Например:

• Благодарственное письмо
• Рекомендательное письмо
• Сопроводительное письмо
• Гарантийное письмо
• Письмо президенту
• Служебное письмо
• Информационное письмо
• Поздравительно письмо
• Письмо требование
• Письмо жалоба
• Письмо приглашение

То или иное деловое письмо мы в основном отправляем выше поставленным лицам или с просьбой, т.е. это четко направленные письма, отправляемые с определенной целью. Цель состоит в том, чтобы письмо было понято соответствующим образом. Например, мы решаем, как правильно писать благодарственное письмо, чтобы поняли, что мы благодарим; мы думаем о том, как правильно писать официальное письмо, чтобы они были полезны, чтобы они были правильно поняты адресатом. Потому очень важно знать, как правильно писать письмо. Образец для написания деловых писем вы можете найти по ссылке Профессиональные шаблоны деловых писем.

Ниже мы рассмотрим основные правила для написания деловых писем.

Письмо не должно быть безликим

Задумывались ли Вы, как правильно писать электронные письма? Электронный ящик делового человека очень часто переполнен различным спамом. В первую очередь ваша задача, при написании официального письма будет состоять в том, чтобы его заметили и не отправили в папку «Спам».

Для начала стоит навести справки о компании, куда вы хотите отправить свое письмо. Вы должны обладать максимальной информацией о партнере. После того, как подробности о компании будут известны, можно начинать составление письма. Любому деловому человеку будет приятно, если в письме к нему обратятся лично, а не к коммерческому отделу фирмы, в которой он работает, к примеру. Обращение к адресату по имени продемонстрирует, прежде всего, ваше уважение к человеку и, конечно же, вызовет у него положительные эмоции, что просто не сможет не расположить его к вашей персоне. Ведь как можно начать разговор с потенциальным партнером о деловых предложениях, если вы не нашли времени для того, чтобы узнать о его фамилии, имени и отчестве.

Если вам не удалось разузнать имя адресата, ни в коем случае не пишите: «Ув. ген. директор!», «Ув. коммерч. дир. фирмы!». В деловом письме подобным сокращениям места нет. Такие слова, как «уважаемый», «господин», «начальник отдела» и т.д., нужно писать полностью. Иначе об уважении никакой речи быть не может.

Письмо должно иметь заголовок

Заголовок нужен для того, что бы кратко раскрыть содержание письма. Так получатель сможет без проблем обработать и отсортировать письмо. В любую официальную организацию каждый день приходят десятки писем по совершенно разным вопросам. Поэтому нет вероятности, что на ваше письмо обратят внимание. Поэтому, если ваш заголовок будет содержать полезную информацию, то это может заинтересовать потенциального партнера. Теперь понимаете, почему важно правильно писать служебные письма?

Как произвести хорошее впечатление

Попробуйте добавить в письмо вступление, которое будет выражать комплимент к адресату. Например, то, как вы были бы рады иметь честь сотрудничать с такой хорошей фирмой.

Чего стоит избегать

Постарайтесь обойтись в тексте без словесного мусора, лишней вежливости, вопросов, местоимений и т.д. Письмо, переполненное неконкретными вещами, будет выглядеть неубедительным и не заслуживающим доверия. Пишите текст тверже. Слова-паразиты, размытые фразы и неуместные прилагательные могут спровоцировать мнение о вас, как о человеке с низким социальным статусом. Например, вы пишите письмо президенту. Правильность оформления чуть ли не определяющий фактор в том, будет ли достигнута цель, вложенная в это письмо.

Откажитесь от директивных фраз

Вместо фразы «Если вы заинтересованы в нашем предложении, то вам следует связаться со мной по телефону…» лучше напишите «Для обсуждения предложения у вас есть возможность связаться с нами по телефону…». Директивная фраза может психологически настроить человека против вас. Такая фраза может показать адресату вашу неуверенность в себе и высокомерие. А если Вы пишите рекомендательное письмо, правильно будет именно «предлагать», а не навязывать, чтобы не создалось впечатление, что Вы давите, это никому не понравится. 

Выбирайте правильные глаголы

Используйте глаголы совершенного вида. Например, создали, выполнили, сделали, разработали, увеличили и т.д. Но такие глаголы, как выполняем, участвуем, работаем, производим, не говорят о достижении результатов. Это сложно учесть в написании иноязычных писем, поэтому поинтересуйтесь заранее правилами того или иного языка, чтобы знать, например, как правильно написать английское письмо.

Используйте фирменный бланк

Использование фирменного бланка необходимо даже если вы отправляете письмо по электронной почте. Что такое фирменный бланк? На фирменном бланке должно быть указано название вашей фирмы, адрес, телефон, факс, эмблема фирмы и подпись руководителя. Этот момент важен в правильном написании гарантийного письма, ведь Вы таким образом показываете, что открыты и отвечаете за свою фирму.

Отправьте письмо по почте

При отправке делового письма лучше отказаться от факса и e-mail. Идеальным вариантом будет отправить курьера с письмом, чтобы тот вручил его лично руководителю в руки. Поэтому обязательно позаботьтесь о фирменном конверте. Кстати, если Вы отправляете документы для получения какой-либо должности, не поленитесь узнать, как правильно писать сопроводительное письмо, работодатель это оценит.

Как правильно писать письма личные

Личным письмом может стать письмо другу или близкому человеку, письмо на английском языке товарищу по переписке за рубежом, любовное письмо или электронное письмо в социальной сети. Адресат всегда обрадуется вашему письму, если оно будет написано правильно и интересно. Общаясь по переписке можно употребить теплые слова, которые часто стеснялись сказать своим близким при разговоре. Личные письма писать намного легче, чем официальные, но это не значит, что не надо знать, как правильно писать письмо другу или любимому человеку.

Уважайте адресата

Если вы отправляете письмо почтой, то не используйте для текста клочок бумаги, вырванный из тетради. Отдайте предпочтение бумаге хорошего качества. И не забудьте правильно написать адрес!

Основные правила

Письмо должно начинаться с обращения. Обращение разместите на середине строки. Главный текст пишется ниже обращения на 2 см с отступом на такое же расстояние от левого края листа. Постарайтесь выдержать это расстояние во всем письме. Если лист закончился, то возьмите второй чистый лист бумаги. Не исписывайте обе стороны листа!

Избегайте исправлений

Помните, что зачеркнутые строки или исправления могут придать вашему письму крайне неряшливый вид. Поэтому для начала стоит не полениться и написать черновик.

Оформление

Текст письма должен быть разборчивым и не очень мелким. На протяжении всего письма используйте одну и ту же пасту или чернила. В конце обязательно оставьте свою подпись. После подписи, если есть в этом необходимость, поместите постскриптум (P.S.). Письма складывают текстом внутрь!

После написания письма

Не стоит писать письмо в плохом настроении. Если же негативные эмоции уже оказались на бумаге, не отправляйте это письмо. Лучше перепишите его на следующий день. Ведь правильно написать любовное письмо, значит доставить адресату приятные положительные эмоции, а не испортить его настроение негативными высказываниями.

Как правильно писать любовные письма?

Почему мы пишем любовные письма? Возможно, в письменном виде наши эмоции лучше выражаются, чем словами. А возможно, нам просто необходимо излить куда-то избыточные чувства и сильные эмоции, которые в нас накопились.

Написать о своих мыслях длинную книгу некогда, да и неуместно. Дневник, куда эти мысли могут поместиться, не предназначен для других, он — для себя. Но писать именно тому человеку, который не только прочтет сообщение, но и обрадуется ему, оценит его — намного интереснее.

Вероятнее всего, люди пишут эти письма желая что-то подкорректировать в своих отношениях, внести в них новизну и оригинальность. Но письмо — не купленная в магазине открытка, на которой достаточно лишь заполнить имя получающего, а личное послание, предназначенное лишь одному человеку.

Так как же правильно писать любовные письма?

Вам следует писать «от души» — такое письмо заряжено вашей энергией и даже имеет ваш запах (вот только оставлять на бумаге свои духи или помаду не следует — это уже пошло и оставит о вас лишь отрицательное впечатление). В таком письме возлюбленный человек будет видеть ваши мысли и эмоции, он почувствует их по вашему почерку, стилю письма.

Электронные письма — тоже неплохая альтернатива. Их фишка в том, что они прилетают неожиданно, в любое время, особенно, когда вы меньше этого ожидаете.

Чтобы послание вышло интересным и приятным вам следует писать только о предмете письма, сконцентрироваться на теме. Иначе получившееся банальное, простое письмо сорвет вашу переписку. Копировать чужие цитаты или переписывать стихи тоже не следует.

Очевидно, что каждое любовное письмо можно сократить до одного предложения: я желаю тебя. Эта мысль понятна каждому, она лаконична и ясна. Но писать такое письмо не следует — оно было бы слишком коротко и неинтересно получателю.

Вы должны сконцентрироваться на отличиях своего возлюбленного от всех других людей. Опишите свою любовь, свои эмоции и чувства. Включите даже мелочи, которые знаете только вы с ним.

Не следует, однако писать, что вы написали письмо по какой-то банальной, заурядной причине, например со скуки или от нечего делать. Нет, ваше письмо написано потому, и только потому, что вы желаете видеть ее или его рядом с собой, наслаждаться обществом возлюбленного человека. Ваше письмо — просто воплощение ваших мыслей и эмоций.

Как писать?

В целом, все осталось по-прежнему, с 18 века ничего не изменилось:

«Слог письма не должен быть чересчур высоким или свободным. Это должен быть простой разговор, запечатленный на бумаге. В письме не место риторическим фигурам: уберите из него восклицания, длинные сравнения, которые востребованы в других видах сочинений.

Чем больше мы работаем над письмом, тем труднее поверить, что мы старались. Все мастерство состоит в скрытии от получателя своего искусства и максимально приблизится к Природе. Ваше письмо должно выглядеть так, как будто оно свободно излилось из вашей души. Получатель должен сказать, что нет способа лучше это описать».

Но как быть, если вам надо создать оригинальное и необычное письмо, но ничего не получается: черновики выбрасываются, а перо не хочет писать дальше первой строки. Мыслей достаточно, но они не желают проявляться на бумаге.

Эту проблему можно решить разными способами. Можно попросить совета специалиста, в Интернете достаточно компаний, готовых за небольшую сумму пособить вам в написании письма. И всегда можно попросить кого-нибудь из своих знакомых помочь вам.

Только в таком случае это будет уже не ваше письмо, и тем более не любовное. Ваши эмоции и чувства не будут в нем выражены. Адресат скорее всего не оценит такое письмо, а те, кому вы поручили его написать могут рассказать об этом.

Если вы не блистаете искусством письма, то достаточно лишь написать, что вы обожаете и желаете иметь возлюбленного рядом. Дальше писать не надо, потому что в запасе имеются поцелуи, цветы, подарки, секс и прочие малые и большие приятности. Пишите письма и любите друг друга.