Составление делового письма. Обращение и приветствие.

В этой статье – разговор пойдет о составлении делового письма, а именно об обращении и приветствии в деловом письме. Каких ошибок важно избежать, чтобы выглядеть в глазах делового адресата не забавно, а достойно?  Поделюсь с вами своими правилами и наблюдениями.

1. Форма приветственной фразы.

Не стоит употреблять фразу «Доброго времени суток!». Даже если мы руководствуемся при этом желанием соответствовать часовому поясу адресата. Фраза звучит безвкусно и даже вульгарно. Лучше использовать нейтральные варианты: «Здравствуйте», «Добрый день». По возможности, хорошо добавить к этому приветствию имя адресата. Гораздо приятнее вместо безликого «Здравствуйте!» получить персональное: «Здравствуйте, Тамара!».

2. Форма имени.

Не следует употреблять при обращении к деловому партнеру/клиенту короткую форму имени: «Саш» вместо «Саша», «Ань» — вместо «Аня». Каким бы демократичным ни был стиль нашего письма, и сколь давней ни была бы переписка. То, что хорошо и привычно звучит в устной речи, на письме выглядит слишком просторечным вариантом. Не берусь говорить о любом адресате, но мне такое обращение напоминает простецких героев песни Высоцкого: «Ой, Вань, гляди, какие клоуны!».

Если велико желание сохранить живость стиля устного общения и его неформальный характер – достаточно использовать простую форму имени: «Аня» вместо «Анна», «Саша» – вместо «Александр».

Несколько слов – об употреблении в письме имени или имени с отчеством.

Такой вопрос часто возникает. Здесь важно следовать той информации, которая у нас есть об адресате. Такой информацией может быть: визитка; поле «From»/ «От кого» или  блок контактной информации с подписью, которой заканчивается письмо.

Если в визитке или в подписи к своему письму наш адресат указывает имя (а не имя с отчеством) – то все просто, вопросов нет, обращаемся по имени («Здравствуйте, Светлана!»).

А если в одном блоке – информация одна, а в другом – другая?

Например, в поле «From»/ «От кого»  указано «Светлана Котова»:

 Subject: Запрос информации

Date: Mon, 18 Oct 2010

From: Светлана Котова

To: Тамара Воротынцева

А в подписи в теле письма адресат написал:

С уважением,

Светлана Васильевна Котова

Менеджер по персоналу

ООО «Трензор»

Как в таком случае лучше обратиться в ответном письме: «Светлана» или «Светлана Васильевна»?

Я предпочитаю второй вариант. Объясню почему: блок контактной информации с подписью адресат помещает в письмо собственноручно. Он подписывается так, как ему привычно и комфортно. Информация в поле «От кого» / «From» часто заполняется не самим владельцем данного e-mail адреса. Нередко в компаниях параметры почтового ящика сотрудника настраивают IT- специалисты. При этой настройке в основу могут быть положены иные основания, нежели комфорт и этические предпочтения пользователя данного e-mail адреса.

Правило, которому я следую: если хотя бы в одном из блоков информации фигурирует имя с отчеством – обращаюсь по имени и отчеству. Руководствуюсь простым соображением: из двух вариантов это предельно корректный.

3. Если имя адресата неизвестно.

Достаточно часто бывает, что письма, которые мы получаем, не содержат информации об  имени адресата, а отвечать, тем не менее, нужно. В этом случае уместно употребить нейтральное «Здравствуйте!». А можно несколько персонифицировать это приветствие обращением к адресату (указав на принадлежность к тому или иному процессу, функции или др.): «Здравствуйте, уважаемый пользователь нашего сервиса!» «Добрый день, уважаемый подписчик!». Я уверена, что любой из персонифицированных вариантов выигрышнее: это проявление внимательного отношения к человеку.

4. Ты или вы?

Ответ на этот вопрос изначально лежит в плоскости требований этикета (правил поведения). Согласно этим правилам, на «вы» следует обращаться к людям старшим по возрасту и служебному положению. Обращение на «вы» в данном случае является знаком уважительного отношения. Однако при этом вовсе не значит, что все, к кому мы обращаемся на «ты» (друзья, близкие люди, коллеги),  не достойны нашего уважения. Дело в том, что помимо указания на почтение к возрасту и статусу, обращение на «вы» еще является способом обозначить межличностную дистанцию. Психологи говорят, что существует такое негласное правило (помогающее объяснить, к кому мы обращаемся на «ты», а к кому – на «вы»): если наше общение с человеком предполагает возможность физического контакта ( прикоснуться, похлопать по плечу, обнять и т.д.) – органично и уместно использование «ты»-обращения. Если же наше общение — это только речевой вариант — лучше выбрать «вы». Как видите, формула достаточно простая. «Ты» указывает на близость отношений, «вы» — фиксирует наличие дистанции. Если вернуться к вопросам делового письма, то действие этой формулы также сохраняется. Как говорится, «думайте сами, решайте сами…». Я в письме отдаю предпочтение «вы»-обращению.

На сегодня это все, мои дорогие читатели.

Выбирайте уместные обращения и приветствия в вашей деловой и личной корреспонденции! Устанавливайте правила конструктивного и комфортного человеческого общения!

Тамара Воротынцева

Посмотрите фрагмент тренинга E-mail переписка в бизнесе. Мини-лекция «Три точки внимания в письме»:

Обратите внимание на наши тренинговые программы, которые могут вам помочь:

Статьи по теме:

Рейтинг публикации:

Загрузка…

Поделиться в соцсетях:

Как начать письмо?

При написании письма нередко основные сложности вызывают его начало и завершение. В последнем случае вам поможет статья Как закончить письмо. Ну а о том, как начать письмо, мы поговорим в данной статье.

Как начать писать письмо

Начало любого письма целиком и полностью зависит от его вида: официальное, любовное, то или иное письмо на иностранном языке. Не имеет значения, бумажное или электронное это письмо, уточним только, что речь пойдёт о первых фразах после обращения, так как про обращения в письмах уже существует отдельная статья Как обращаться в письме.

Письма официальные и деловые

Если следовать признанной терминологии, то деловые письма относятся к разряду официальных. В официальную переписку, помимо деловой, включается также дипломатическая и административная. Правда, чаще всего люди, имея в виду административные письма, называют их официальными, хотя «официальное письмо» — это, конечно, более общий термин.

Начало официального письма

Здесь мы будем говорить о нескольких типах административных писем.

1. Письмо-прошение (также письмо-жалоба). Здесь уместны такие выражения, как: «Прошу Вас обратить внимание на…», «Довожу до Вашего сведения…» и т.п. Причём писать это нужно сразу же после обращения.
2. Письмо-обращение. В начале таких писем обычно употребляются такие обороты, как: «Хочу сообщить Вам, что…», «Должен обратить Ваше внимание на следующее…».
3. Письмо-ответ. Пишется в ответ на запрос или предложение. Его принято начинать такими фразами, как, например: «Благодарю за Ваше письмо…», «В ответ на Ваше письмо от…», «Согласно Вашей просьбе (нашему договору и т.д.)…».

Следует учитывать, что те или иные выражения необходимо подбирать в соответствии с выбранным тоном и содержанием письма. Так, если это просьба, то фраза «Довожу до Вашего сведения…» будет выглядеть неуместно, а вот «Прошу Вас обратить внимание на…» подойдёт как нельзя кстати. Обращаясь к какому-либо должностному лицу, принято местоимение «Вы» писать с заглавной буквы. И ещё один маленький совет: используйте для начала письма только одну фразу (в таком же стиле, как и вышеприведённые), после чего сразу же переходите к сути письма.

Начало делового письма

Стиль делового общения можно назвать полуофициальным, то есть здесь допускаются некоторые «вольности». Так, в деловом письме перед тем, как переходить к основной теме, можно в вежливой форме поинтересоваться о том, как идут дела у вашего партнёра. Если же это первое письмо, то, конечно, оно должно быть написано более строго. Деловые письма также можно разделить на несколько типов.

1. Письмо-запрос. В таком письме адресату сообщается о желании заключения договора или сделки, а также уточняются детали сотрудничества. Начинать такое письмо можно следующими фразами: «Предлагаем вам сотрудничество в области…» «Хотелось бы уточнить некоторые детали нашей последней сделки» и т.д.
2. Письмо-ответ. Это письмо, в котором вы сообщаете ту информацию, которую запрашивал ваш партнёр. Здесь уместны такие фразы: «В ответ на ваше письмо от… (указывается дата) сообщаем, что…» или чуть менее официально: «Высылаю данные, о которых вы меня спрашивали…».
3. Информационное письмо. Данные письма пишутся в случае, когда вам необходимо сообщить какую-либо информацию, которая может заинтересовать ваших партнёров. Это может быть, например, сообщение о выставке, которая состоится в ближайшее время, или сообщение о том, что прибыли интересные заказчику товары. Для начала такого письма вполне подойдут фразы: «Спешу сообщить вам, что…», «Хотим пригласить вас…» и т.п.

Начало письма на английском

При общении с англоязычными собеседниками, если пишется ответное письмо, сначала принято поблагодарить адресата за его письмо фразой: «Thank you for your letter/e-mail … » («Благодарю за ваше письмо…»). Если тон общения достаточно сухой, можно употребить фразу: «In answer (reply) to your letter…» («В ответ на ваше письмо…»).

Начиная общение, напишите после обращения: «I have the pleasure to inform you … » («С удовольствием сообщаю вам…») или «I wish to advise you that … » («Хочу сообщить вам, что…»).

Начало письма любимой или любимому

Если вы пишете ответное письмо, то после обращения стоит сначала ответить на вопросы, которые любимый человек задал в своём письме: мы всегда ждём ответа от близких на те вопросы, которые нас волнуют. Если же вы знаете о проблемах, которые беспокоят вашу половинку, то начинать письмо следует с вопросов о них, а затем уже писать о себе.

Теперь вы знаете, как правильно начать любое письмо, а другие статьи нашего сайта помогут вам определиться с его структурой и содержанием. Во-первых, это статья Как правильно писать письма. Ну а о том, что писать в той или иной части бумажного или электронного письма, расскажет статья Как грамотно написать письмо.

Как начать деловое письмо?

Ранее мы уже говорили о том, что образ в деловом письме зачастую является решающим при принятии адресатом некоего решения. Из этой статьи вы узнаете, как эффективно использовать лид-абзац для создания образа в письме.

Лид-абзац — это первый абзац, предшествующий введению и последующему тексту. Он формирует первое впечатление и создает образ. Все остальные элементы дополняют общую картину.

Известно, что сложнее всего отказывать влиятельным людям, тем, кто нуждается в помощи и тем, кто вызывает симпатию.

Чтобы использовать силу образа влиятельного человека следует для начала заручиться поддержкой такого человека хотя бы в устной, а еще лучше в письменной форме. Будет замечательно, если известный и влиятельный человек является еще и компетентным специалистом в нужной области. При правильной подаче эффект будет возрастать пропорционально известности имени.

Если лично вы не принадлежите к касте известных и влиятельных людей, то единственная возможность воспользоваться этим образом — сослаться на их поддержку в решении определенных вопросов. Этот образ будет работать эффективнее, если использовать его в повторном письме, ссылаясь на предыдущее.

Например: «В письме № ХХ от ХХ.ХХ.ХХХХ мы обращались к Вам с вопросом ____. В ответе Вы отказали в решении нашего вопроса, поэтому мы были вынуждены обратиться за консультацией/помощью к имя влиятельного человека — известному специалисту в области ____. Его выводы были зафиксированы в письме № Х от ХХ.ХХ.ХХХХ. В нем имя влиятельного человека ссылается на такие нормативные документы: перечисление документов, статей и законов, которые обязуют Вас решать вопросы, подобные нашему. Имя влиятельного человека отмечает, что в случае невыполнения предписаний исполнительными службами гражданин имеет право обратиться в суд».

Вам может показаться, что это письмо является довольно холодным и жестким, однако вас протежирует влиятельный человек, который компетентен в определенных вопросах, так что именно этот тон производит должный эффект. Адресату будет труднее отказать вам, так как это может повлечь за собой некоторые, нежелательные для адресата, последствия. Таким образом, вероятность решения вопроса в вашу пользу возрастает в несколько раз.

Еще один вариант использования образа влиятельного человека — более либеральный: вы ссылаетесь на личное знакомство с таким человеком, который рекомендует обратиться именно к адресату. Например: «____— известный специалист в сфере ____ рекомендовал Вас как человека, который может помочь в решении указываем суть проблемы. Далее необходимо сделать адресату заочный комплимент: имя влиятельного человека рассказывал, как Вы блестяще решали сложнейшие вопросы в области ____ (близкой к вашей проблеме). Именно поэтому мы обращаемся за помощью именно к Вам лично. Далее следует описать проблему и четко сформулировать просьбу».

В таком варианте письмо можно отправить и впервые. Важно, чтобы для адресата имя человека, на которого вы ссылаетесь, было не только знакомо, но и, желательно, являлось авторитетным. Авторитетные рекомендации + комплимент относительно профессионализма адресата должны сделать для него отказ, как минимум, некомфортным и необоснованным, а как максимум — невозможным. В любом случае, шансы на решение проблемы за счет такого письма значительно возрастают.

Психологи доказали, что значительное влияние на решение человека имеет общественное мнение. В связи с этим его можно использовать как инструмент убеждения, создавая образы в деловом письме. К примеру, образ человека, нуждающегося в помощи адресата, можно создать, используя силу общественного мнения. При этом можно использовать как положительные, так и отрицательные отзывы о деятельности адресата.

Мы предлагаем вам рассмотреть пример с положительными отзывами: «Прежде чем обратиться к Вам со своей проблемой, я имел возможность услышать много добрых слов благодарности в Ваш адрес от тех, кому Вы уже помогли. Разные люди характеризовали Вас как мудрого и умного профессионала с добрым сердцем и широкой душой. Учитывая это, надеюсь на Ваше понимание и помощь в решении проблемы с чем. А далее уже следует вступление и описание собственно проблемы».

Такой прием в большинстве случаев вызывает симпатию адресата и ему сложнее отказать без объективных причин или проигнорировать обращение, поскольку хорошую репутацию люди стараются беречь. Общественное мнение стоит гораздо дороже, чем это может показаться на первый взгляд. И вы можете этим воспользоваться в личных интересах.

Менее распространенным, но вместе с тем и неожиданным является прием обращения к адресату, который начинается с негативного утверждения: «От многих людей мне приходилось слышать, что чиновники ничего не делают, бездельничают и даром едят свой хлеб. Затем негативное утверждение мы опровергаем. Однако к Вам, я уверен, это не относится. Я считаю, что Вы делаете колоссальную, но практически незаметную работу. Мы делаем комплимент адресату и выражаем свое понимание, а затем уже объясняем, почему мы обратились именно к нему. Знаю, что Вы специалист в вопросах ___ и поэтому обращаюсь именно к Вам. Вы не можете не помочь, так как выбрали своей профессией помощь людям, и я верю, что Вы поможете мне. И дальше следует введение и описание проблемы». В данном случае, решающую роль должно сыграть ваше доверие к получателю как к человеку, который просто делает свою работу. Получив комплимент от вас, в котором вы выделяете именно адресата из среды «дармоедов», не каждый будет готов нарушить ваши надежды на помощь.

Вы можете спросить: «А как же вызвать симпатию у адресата?». Действительно, сложнее отказывать людям, вызывающим симпатию, но и вызвать ее с первых строк непросто. Можно использовать эффект неожиданности за счет нестандартного начала. Ход рискованный, но в случае успеха вас выделят, и вы получите желаемое.

Можно пойти и более традиционным способом, вызывая симпатию за счет комплиментов, похвал и прочих приятностей. Вызвать симпатию адресата может что угодно, поэтому прислушайтесь к себе, и вы наверняка найдете нужные слова.

Таким образом, лид-абзац задает тон всему письму. От него зависит, каким будет письмо: холодно-официальным или человечно-теплым. Уже с первых слов вы выбираете стиль и, очевидно, стратегию убеждения, болевые точки воздействия на адресата. От лид-абзаца напрямую зависит, каким вы предстанете перед адресатом.

Будьте искренни, и успех вам гарантирован!

Валентина Коренная

	-
	-	Отправляете сотни коммерческих предложений, просьб и других деловых писем каждый день, но не добиваетесь своим посланием нужного результата? Не знаете как ненавязчиво и вежливо напомнить адресату о его обязательствах? Тогда Вам непременно поможет онлайн-тренинг «Навыки делового письма»! Вы можете пройти его в любое удобное время по адресу.	-	-
	-

10 правил написания деловых электронных сообщений

Сегодня многие вопросы в политике и бизнесе решаются с помощью виртуального общения. Как правильно писать деловые сообщения?

Общение с партнерами по электронной почте требует гораздо меньших формальностей, чем официальная переписка по обычной почте. Кроме того, электронные сообщения гораздо легче подготовить к отправке. С их помощью вы сможете обратиться к большой группе людей одновременно, также сэкономив немало времени.

Однако если вы пишете деловое электронное сообщение, следует уделить больше внимания языку письма. Например, если вы пишете работодателю, то будет очень важно произвести хорошее первое впечатление.

Следующие рекомендации помогут вам освоить этикет электронной переписки, что не раз поможет вам в жизни.

Электронное сообщение – это официальный документ

Помните, что в сфере политики и бизнеса официальные электронные сообщения являются частью деловой переписки. Они могут быть исследованы и проинспектированы уполномоченными органами.

Приветствия

Вы можете начать электронное сообщение приветствиями Hi и Greetings, затем перечислив имена адресатов.

Если вы знакомы с адресатом недостаточно близко, то лучше указать его научное звание: Dr. Walles (доктор Уоллес), Prof. Higgins (профессор Хиггинс). Этим вы также подчеркнете свое профессиональное уважение к адресату.

Если вы обращаетесь к главе организации и прилагаете копии для других ее сотрудников, постарайтесь перечислять имена и адреса сотрудников согласно служебной иерархии, от старшего к младшему.

Проверьте правописание

Обязательно проверьте ваше сообщение на наличие грамматических и орфографических ошибок перед отправкой.

Можете воспользоваться программой MS Word для написания текста сообщения, скопировав его потом в почтовый интерфейс.

Ориентируйтесь на более широкую аудиторию

Очень часто электронные сообщения, отправленные определенной группе адресатов, пересылаются далее. Имейте это в виду, если вы позволили себе написать что-то непочтительное в отношении кого-либо.

Ваше сообщение может прочитать совершенно случайный человек. Старайтесь упоминать только ту информацию, в которой вы уверены и можете делиться с другими.

Будьте профессиональны, избегайте неточностей и многословия

Когда вы пишете деловое электронное сообщение, запомните главное – это деловое сообщение. Проявите ваши лучшие навыки и убедитесь, что оно однозначно, лаконично и профессионально.

Используйте подходящий ситуации стиль английского языка, не забывая при этом о пунктуации. В вашем деловом сообщении должны быть только полные предложения и слова, избегайте сленга и сокращений.

Будьте предельно точны в формулировке темы сообщения: она должна быть краткой, но ёмкой.

Будьте максимально корректны

Не допускайте в тексте электронных сообщений никаких высказываний, дискриминирующих кого-либо по расовому, этническому или половому признаку. Деловое сообщение должно фокусировать внимание только на сути дела.

Досчитайте до 10, прежде чем отправить сообщение

Будьте очень осторожны, когда отправляете электронное сообщение в плохом настроении. В таких случаях люди нередко пишут вещи, о которых потом сожалеют.

Если вы не в духе, то возьмите небольшую паузу и сделайте глубокий вдох. Прогуляйтесь немного на свежем воздухе или поговорите с хорошим другом. Затем спокойно сядьте и допишите свое сообщение, как и подобает настоящему профессионалу.

Вежливая подпись – залог успеха

В конце вашего электронного сообщения следует добавлять фразу вежливости, например: Best wishes, Yours sincerely, Best regards, Yours truly, Regards.

Контактная информация

Обязательно укажите в подписи следующие контактные данные:

• Ваше полное имя
• Название компании
• Номера телефонов и факсов
• Адрес электронной почты
• Адрес веб-сайта

Не увлекайтесь украшательством

Не загружайте в деловое электронное сообщение необязательную графику: красочные, но ненужные фоны, изображения; не используйте нестандартные шрифты (если на компьютере адресата они не установлены, ваши старания пропадут впустую). Все эти элементы делают сообщение громоздким и многие получатели просто не станут его читать.

Итак, следуя этим полезным правилам в написании электронных деловых сообщений, вы покажете себя профессионалом и улучшите имидж компании. Ваш профессионализм и учтивость в ведении дел быстро оценят коллеги и клиенты. А вы знали об этих правилах? Помогали ли они вам в профессиональной деятельности?

Читайте также:

Деловой этикет в США

Деловой этикет в Британии

Презентация на английском

Деловой английский для совещаний и конференций

Деловой английский в США

Обсудить эту тему в школе Skyeng

первый урок бесплатно

Оставить заявку

Читайте также

3422

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Другие статьи по темам

Как написать правильно письмо? Образец оформления :: SYL.ru

Интересует вопрос, как написать правильно письмо? Изучение формата и тона подачи официального запроса — необходимый жизненный навык. К счастью, деловые письма обычно пишут по определенному шаблону. Как только вы изучите правильную технику, с написанием писем не будет проблем. В статье рассмотрены правила деловой переписки и примеры оформления.

Основы написания письма

Прежде всего, нужно относиться с заботой и уважением к собеседнику. Хорошее отношение к получателю письма в большинстве случаев поможет решить рабочие вопросы. Интересует, как написать правильно письмо? Большинство деловых писем соответствуют установленному, простому в освоении формату. Его вы можете адаптировать для любого типа текста. Такой документ всегда должен содержать дату, информацию об отправителе и получателе и еще несколько основных параграфов.

Структура делового письма

• Реквизиты отправителя должны быть в шапке письма (Ф.И.О. или название организации, фактический и почтовый адрес и контактные данные).
• Далее нужно указать то же о получателе, кроме контактов.
• Затем следует заголовок текста («Уважаемый Игорь Васильевич», «Письмо-просьба» и т.п.).
• После заголовка идет основная часть. Тело является центральной частью письма, и оно должно быть передано не более чем в трех абзацах. Если у вас больше, значит, вы не лаконичны. Прочитайте еще раз и уберите лишнее. Заявите о намерении написать письмо в первом абзаце. Во втором приведите конкретные примеры, которые подчеркнут ваше желание для составления документа. В последнем абзаце основной части приведите изложение о выгодах сотрудничества с вами. Это всего лишь один пример, в статье будет подробно рассмотрено, как написать правильно письмо, образцы документов.
• В конце указывается подпись отправителя. Если это юридическое лицо, то нужно поставить печать и подпись уполномоченного лица.

Какие бывают официальные письма

Официальные письма включают в себя письма-заявления, сопроводительные письма, рекомендательные письма, письма об отставке, письма-подтверждения, письма-запросы, корректирующие письма и письма-жалобы. Несмотря на разную целевую аудиторию, все эти документы имеют сходство, когда дело доходит до форматирования и стиля. Вы хотите попасть на собеседование или встречу, но не знаете, как написать правильно письмо? Далее вы найдете советы по оформлению формальных писем, чтобы сообщение передавалось правильным образом.

Письмо-просьба

Разберем, как правильно написать письмо-просьбу. Этот документ относится к некоммерческому типу. Чаще всего одна компания обращается с просьбой к другой об оказании какой-либо услуги. Целью могут служить: просьба описать продукцию, согласование каких-либо действий, встреча командированного и т.п.

Такое письмо является официальным и должно быть написано с соблюдением правил деловой корреспонденции:

• Нужно обращаться к собеседнику по имени и отчеству.
• В начале документа может содержаться причина, цель или ссылка (на телефонный разговор, показатели производства и т.д.).
• В главной части содержится сама просьба. Вежливо и ясно скажите, что вам нужно: «возможно ли…», «я был бы благодарен, если бы Вы согласились…», «прошу Вас…».
• Не включайте в текст ненужную лесть или извинения.
• Укажите всю необходимую информацию, например временные рамки.
• Если нужно получить ответ в конкретный срок, обязательно пометьте это.

Теперь вы знаете, как правильно написать письмо-просьбу, образец можно найти ниже.

Сопроводительное письмо

Этот одностраничный документ чаще всего отправляют вместе с резюме. Его цель состоит в том, чтобы убедить менеджера по персоналу рассмотреть ваше резюме.

Ситуация такова, что российские работодатели не придают большого значения таким документам. Они рассмотрят ваше резюме в любом случае. Это связано с низким качеством написания подобных документов. Чаще всего соискатели не могут грамотно составить сопроводительное письмо. Но есть и хорошая сторона. Из-за этого при правильном оформлении документа вы получите дополнительный шанс приема на работу.

Цель – привлечение внимания к резюме. Нужно сделать так, чтобы работодатель захотел ознакомиться с ним. Юмор уместен только для творческих должностей. Не нужно писать шутку, если вы не уверены в ней. Как правильно написать сопроводительное письмо?

• Лучше всего обращаться к конкретному адресату. Обычно в вакансиях указывают контактное лицо.
• Напишите, откуда вы узнали о вакансии. Например, на официальном сайте организации или от сотрудника.
• В основной части письма нужно четко и ясно изложить информацию о себе, почему вы заинтересовались данной вакансией и что отличает соискателя от остальных кандидатов.
• Не указывайте информацию о своих амбициях и карьерном росте. Это может отпугнуть.
• Избегайте акцентировать внимание на ваших слабых сторонах. Например, если вы не работали продолжительное время. Это можно рассказать на собеседовании.
• Нужно избегать банальностей и шаблонных фраз («Я стрессоустойчивый, коммуникабельный» и т.д.).
• В заключение письма укажите о готовности пройти собеседование и ваши контактные данные.

При хорошем оформлении письма менеджер по персоналу заинтересуется вашей кандидатурой.

Письмо в налоговую

Любому предпринимателю нужно знать, как правильно вести документальное обращение в налоговую инспекцию. Компании регулярно должны отчитываться о движении денежных средств. Для подачи документов также необходимо сопроводительное письмо.

Как правильно написать письмо в налоговую. Чтобы изложить информацию в документе, прежде всего нужно руководствоваться правилами деловой переписки:

• В шапке укажите реквизиты организации, отправляющей письмо. Также вы можете воспользоваться фирменным бланком компании.
• Далее укажите наименование налогового органа и Ф.И.О. лица, кому предназначается письмо.
• Напишите заголовок.
• Затем следует основная часть.

Для каждого отдельного случая письмо в налоговую пишется по-разному. Например, обсуждение сроков уплаты налогов, список отправляемых документов, уведомление о смене реквизитов компании и т.п. Такие письма могут использоваться в суде, необходимо изложить всю требуемую информацию.

Письмо президенту

Каждый гражданин России имеет право свободы слова и может обращаться в любые государственные органы с вопросами, которые относятся к их компетенции. Это значит, что президенту тоже можно отправить письмо.

Как правильно написать письмо президенту РФ? Для этого нужно зайти на его официальный сайт и найти нужный раздел. Он так и называется: «Отправить письмо». Вам предоставят перечень вариантов, выберите нужный. Также на сайте вы найдете все необходимые требования для написания письма. Составить подобный документ совсем не сложно:

• Нельзя оформлять документ, используя ненормативную лексику или оскорбления. Такие письма не будут рассматриваться.
• Можно отправлять вместе с письмом сканы справок, выписок и другие документы.
• Укажите ваш полный и точный адрес для ответа.
• В случае судебных разбирательств отправлять письма президенту не нужно. Это не входит в его компетенцию.
• Во всем остальном руководствуйтесь правилами деловой переписки.

Можно отправить письмо в электронном виде или почтой. Адрес для отправления почтовых писем вы найдете на официальном сайте. В соответствии с законами РФ обращение президенту должно быть рассмотрено в течение 30 дней с момента получения.

Письмо о сотрудничестве

Этот документ представляет собой предложение о совместной работе двух компаний на взаимовыгодных условиях. Главная задача письма заключается в том, чтобы потенциальный партнер проявил заинтересованность и предпринял дальнейшие действия. Такие документы могут быть началом перед заключением договора или сделки.

Разберем, как правильно написать письмо о сотрудничестве:

• Документ можно составить в свободной форме, стандартного шаблона не существует.
• Узнайте заранее Ф.И.О. и должность человека, который может принять решение о вашем предложении.
• Заголовок указывать необязательно, но, если он необходим, напишите. Неправильный заголовок может обернуться против отправителя.
• В основной части письма необходимо избегать размытых и непонятных формулировок. Изложите суть предложения четко и лаконично.
• Сделайте акцент на выгодах сотрудничества с компанией или физическим лицом. Перечислите плюсы вашей организации. Например, продолжительный срок существования компании, известные партнеры и т.д.
• Текст не должен быть навязчивым, но старайтесь подтолкнуть получателя к действию.
• Чем меньше объем письма, тем лучше. Многие компании получают ежедневно тонну писем с различными предложениями и тратят на просмотр каждого немного времени. Вы должны уложиться в одну страницу, чтобы адресат мог быстро оценить выгоду работы с вами.
• Можно приложить дополнительные документы к письму. Но не забудьте упомянуть о них.

Если письмо заинтересует, получатель свяжется с вами для запроса коммерческого предложения или для других задач.

Последний шаг

Большинство людей забывают перепроверить в готовом документе грамматические ошибки. Этот важный шаг не следует пропускать, поскольку в деловых письмах безграмотность непростительна.

Как правильно писать электронное письмо

Иногда, когда я открываю новое письмо по работе, у меня создаётся впечатление, что человек писал и плакал. И совсем не хотел отправлять это письмо, но его заставили. И уж точно он не ждёт на это своё письмо ответ.

Много раз видела в комментариях под постами с предложениями работы в инстаграме сообщения типа: «Почему вы не отвечаете на письма?» Видимо, потому что вы так написали своё письмо, что на него не хочется отвечать))  Я на подобные письма тоже не отвечаю. Потому что если человек пишет мне письмо «для галочки», то я уже явно не хочу с ним работать.

Вообще я из тех людей, которые считают, что все вокруг знают всё не хуже меня. И если я понимаю какие-то очевидные вещи, то и окружающие тоже это понимают. Поэтому иногда, когда мне приходят письма, я немножко не понимаю…
Иногда люди вроде просят у меня что-то, но пишут так, как будто я им должна.

А иногда пишут так, как будто с них берут плату за каждое слово, как в телеграмме. И они экономят. Поэтому из их письма ничего непонятно. «Привет! Дизайнер Глафира Цветкова делает очень классные украшения! Их хвалит стилист Юлиана Потапьева». Ээээ… Круто, чо. Поздравляю! Но от меня-то вы чего конкретно хотите? Напрашивается вывод, что главное ваше желание – чтобы я вам ответила и поговорила с вами за жизнь. Или чтобы я всё бросила и пошла искать в интернете, кто такие Глафира и Юлиана. Или, может быть, вы просто хвастались?

Я, кстати, совсем не против получать письма. Я даже очень это люблю. И очень люблю и ценю, когда сами дизайнеры или их друзья, или поклонники пишут нам в журнал об украшениях и аксессуарах и представляются. Частенько бывает, что дизайнеры эти реально крутые, и я с удовольствием о них пишу.

И вот после сотого письма «ни о чем», я подумала: а, может, действительно люди просто не в курсе, как нужно писать электронное письмо, чтобы на него ответили?

Если кому надо, то я расскажу!
(конечно, не берусь гарантировать, что на письмо такого вида ответит, скажем, ВВП, но я отвечу точно!)

Итак, начнём.

1. Тема — это важно!
В теме письма не должно быть пусто. Там должна быть кратко указана собственно тема, то, зачем вы пишите вообще. «Резюме», «вопросы к интервью», «Публикация на…», «хочу в ваш журнал», «мои реквизиты».
Если это не еженедельная рассылка и не коммерческое предложение, то тут не стоит цель придумать какой-то цепляющий заголовок, который заинтересует человека и заставит его открыть письмо. Чаще всего тема нужна, чтобы потом в ворохе писем было проще найти нужное, не открывая все подряд. Ну, и чтобы письмо с пустой темой с незнакомого адреса не отправили в спам, не открывая.

2. Приветствие
Это удивительно, но почему-то мало кто здоровается в письмах. Конечно, если это уже переписка и диалог, то каждое письмо с «привет» начинать необязательно. Но если это ПЕРВОЕ письмо, да ещё незнакомому человеку, да ещё по работе… В общем, вежливость никто не отменял.
А вот «привет» это будет, «добрый вечер» или «здравствуйте», на мой взгляд, уже второстепенно. Тут уж, смотря кому, кто и зачем пишет.

(Пожалуйста, не используйте «доброго времени суток»)

3. Представиться
Конечно, в конце письма у многих стоит автоматическая подпись. Однако, если это первое письмо, всё же лучше кратко представиться в самом начале, чтобы у человека сразу появилось к вам личное отношение. В противном случае он ещё долго будет думать, что читает какую-то авторассылку и вообще не понимает, что к чему.
Я, например, подобные письма начинаю с фразы «меня зовут Елена, я представляю журнал об украшениях и аксессуарах little-thing.ru».

4. Откуда у вас адрес
Если человек не публиковал свои контакты в открытом доступе, то лучше сразу ему сообщить, кто его сдал. Да и упоминание общего знакомого располагает к дружелюбному общению.
«Ваш адрес мне дал Вася Петров», «Нашла вас в инстаграме», «Увидела ваш пост в сообществе…» — и получаетель сразу понимает, что его координаты вы не купили на черном рынке, и его не продал его же банк или сотовый оператор. Получатель сразу понимает, что вы практически «свой».

5. Рассказать о себе подробно (но без фанатизма)
Тут уже можно представить себя более конкретно и приложить ссылки на все свои сайты, работы, портфолио и всё то, что может вас положительно охарактеризовать. Нужно ведь, чтобы на письмо ответили, а значит надо показать себя в самом выгодном свете.

6. Зачем вы пишите вообще?
Когда вы представились, и всё о себе рассказали, пора переходить к сути и четко написать, что вам нужно.
Хочу фотосессию, хочу у вас учиться, хочу в ваш журнал…
Формулировки, конечно, зависят от того, что и кому вы пишете. Если письмо сильно официальное, то вместо «хочу» уместнее будет написать: «Буду Вам очень благодарна, если вы расскажете, как можно записаться на ваши курсы».
Но если на том конце ваш ровесник и вы точно знаете, что вы на одной добродушно-простой волне, то и писать можно по-человечески. По-человечески, даже лучше.

7. Попрощаться
Часто с этим пунктом отлично справляется автоподпись. Мол, с уважением, Маша Иванова. Но если вам нужно какое-то конкретное действие (чтобы вам перезвонили или ответили до такого-то числа, или ещё что-то), то об этом обязательно стоит упомянуть.

В итоге, если пробежаться по пунктам, то хорошее письмо получается таким:

1. дизайнер Маргарита Сивакова. Хочу в ваш журнал!
2. Здравствуйте!
3. Меня зовут Маргарита Сивакова, я дизайнер украшений.
4. Я искала в интернете статьи про бижутерию и нашла ваш журнал. А в нём ваш адрес и сообщение о том, что вам можно написать!
5. Я делаю украшения в технике суньтуньдай уже 100500 лет. Мои работы можно посмотреть тут тут и тут.
6. Расскажите, пожалуйста, на каких условиях вы публикуете в журнале информацию о дизайнерах?
7. Очень жду ответа! С уважением……

Вроде всё так просто, но на деле почему-то не все так делают))

А по поводу дальнейшей переписки, кстати, есть ещё 2 бонуса.

I. НИКОГДА НЕ УДАЛЯЙТЕ ИСХОДНОЕ ПИСЬМО! Пусть там будет огромная лента тянуться, но гораздо удобнее, когда вся длинная переписка в одном письме. И ты можешь найти нужный телефон или реквизиты, просто открыв последнее входящее, а не перерывая всю переписку в поисках того самого грёбаного письма.

II. ВСЕГДА ПИШИТЕ СВОЙ ОТВЕТ НАВЕРХУ! Как раз из-за того, что ниже тянется огромная лента. И когда ты получаешь письмо, пролистываешь всю эту чертову ленту вниз, а там видишь просто «ок», хочется забанить отправителя навеки.

Вот.
Мне кажется, я идеальный письмописец. А как вы пишите электроные письма, друзья?

_______________________________________________________

Присоединяйтесь ко мне в Instagram!

_______________________________________________________

Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям, нажав на кнопки социальных сетей ниже!