Настоящим письмом информируем вас о том что: Образцы информационных писем – Информационное письмо образец. Письмо информация.
| Благодарю Вас за Ваше письмо… | Thank you for your letter … |
| Благодарим Вас за Ваше письмо (запрос) от … | We thank you for your letter (inquiry) of … |
| Благодаря тому, что … | Due to the fact that … |
| В дополнение к нашему письму от 15-го … | Further to our letter of the 15th … |
| Всем, кого это может касаться. | All whom it may concern. |
| В ответ на Ваше письмо от … | In reply (answer) to your letter of … |
| В ответ на Вашу телеграмму / телекс … | In response to your cable / telex … |
| В соответствии с Вашими указаниями мы … | In conformity with your instruction we … |
| В соответствии с условиями нашего соглашения … | In accordance with the terms of our agreement … |
| В этом письме мы хотим сообщить Вам … | We are writing to inform you … |
| Kindly note that … | |
| К сожалению, должен сообщить Вам … | I regret to inform you … |
| Мне сообщили, что … | I have been informed that … |
| Мы вынуждены сообщить Вам … | We are forced to inform you … |
| Мы должны обратить Ваше внимание на следующее: | We wish to bring to your attention the following: |
| Мы обращаем Ваше внимание на тот факт … | We draw your attention to the fact … |
| Мы подтверждаем, что … | We confirm that … |
| Мы подтверждаем получение … | We acknowledge the receipt of … |
| Мы подтверждаем получение … | We acknowledge the receipt of … |
| Мы получили Ваше письмо от … | We have received your letter of … |
| Мы с сожалением узнали … | We learn with regret (We regret to hear) … |
| Мы с удивлением узнали … | We are surprised to learn … |
| Мы с удовольствием сообщаем Вам … | We are pleased to inform you … |
| Мы спешим ответить на Ваше письмо от … | We are hasten to reply to your letter of … |
| Мы хотим сообщить Вам … | We wish to advise you … |
| Мы хотели бы напомнить Вам … | We would like to remind you that … |
| Нам хотелось бы сообщить Вам … | We should like to inform you … |
| Настоящим довожу до Вашего сведения … | This is for your kind information … |
| Настоящим мы подтверждаем … | We hereby confirm … |
| Настоящим сообщаю Вам, что … | This is to inform you that … |
| Настоящим мы подтверждаем получение … | We hereby acknowledge receipt of … |
| Настоящим ставим Вас в известность, что … | This is to inform you that … |
| Настоящим удостоверяется, что … | This is to certify that … |
| Относительно Вашего письма от … | Regarding your Letter of … |
| Просим Вас заметить, что … | Will you please notice that … |
| Просим заметить / Просим заметить, что … | Please note that / Please take notice that … |
| Просим принять к сведению … | Please note … |
| Просим сообщить нам о … | Please inform us about … |
| С благодарностью подтверждаем … | We acknowledge with thanks … |
| Следуя Вашим указаниям, мы … | Following youг instructions we … |
| Согласно Вашей просьбе … | As requested … |
| Согласно договору … | As per agreement … |
| Ссылаясь на Ваш запрос … | With reference to your inquiry … |
| Ссылаясь на Ваше письмо … | With reference to your letter … |
| Ставим Вас в известность, что … | Please be informed that … |
| Я должен сообщить Вам … | I have to inform you … |
| Я имею удовольствие сообщить Вам … | I have the pleasure to inform you … |
|
· Как сообщить о причине задержки отгрузки товара и принимаемых мерах к его скорейшей поставке.
|
|
В ответ на Вашу телеграмму от <дата запроса> сообщаем, что задержка в отгрузке <наименование товара> произошла ввиду возникших трудностей в производстве этого товара. Принимаем меры к скорейшей поставке товара и полагаем, что сможем отгрузить товар в срок до <дата поставки>.
|
|
· Как сообщить о количестве отгруженного на судно товара.
|
|
Сообщаем, что на теплоход <название судна> погружено <количество> <наименование товара>. |
|
· Как сообщить о предполагаемом составе прибывающей делегации.
|
|
Сообщаем Вам, что делегация нашей компании прибудет из <название населенного пункта> в составе <количество> человек, имена и фамилии которых сообщим Вам не позже <дата>.
|
|
· Как известить о посылке авиапочтой иллюстрированных каталогов интересующих заказчика товаров.
|
|
Извещаем, что сегодня курьерской почтой посылаем Вам иллюстрированные каталоги наших товаров.
|
|
· Как известить о количестве отгруженного судном товара.
|
|
Ставим Вас в известность, что мы отгрузили теплоходом <название судна> <количество> тонн <твёрдого топлива>.
|
|
· Как сообщить о невозможности выполнить заказ в срок и просьбе о его отсрочке.
|
|
Считаем необходимым поставить Вас в известность, что мы не в состоянии выполнить Ваш заказ до конца этого месяца. Просим отсрочки до середины следующего месяца.
|
|
· Как сообщить о возможности связаться с прибывшим в страну сотрудником компании и обсудить с ним интересующий заказчика вопрос.
|
|
Сообщаем к Вашему сведению, что наш генеральный директор г. <Ф.И.О.> сейчас в <название населенного пункта> по делам объединения. Вы можете связаться с ним через наше представительство в <название населенного пункта> и обсудить вопрос , упомянутый в Вашем письме. |
|
· Как сообщить о посылке интересующих заказчика образцов изделий.
|
|
Нам приятно сообщить, что мы сегодня выслали Вам интересующие Вас образцы изделий.
|
|
· Как сообщить об отгрузке товаров по заказу покупателя в срок.
|
|
Мы рады сообщить Вам, что товары по Вашему заказу № ___ будут отгружены в срок.
|
|
· Как напомнить об обещании прислать вам подробное описание интересующих вас
|
|
Мы хотели бы напомнить Вам о Вашем обещании прислать нам подробное описание <наименование товара>, который был выставлены Вами на международной ярмарке в г. <название населенного пункта>.
|
|
· Как сообщить о согласии обсудить с заказчиком вопрос о возможности экспорта
|
|
Мы готовы обсудить с Вами вопрос о возможности экспорта автомобилей в <адрес поставки>.
|
|
· Как сообщить о согласии приехать в страну и обсудить вопрос о возможности поставки товаров.
|
|
|
|
· Как сообщить о предполагаемой дате отъезда
|
|
Мы сообщим по электронной почте о предполагаемой дате отъезда г. <Ф.И.О.> из Москвы.
|
|
· Как сообщить дату вылета делегации и номер рейса самолёта.
|
|
Делегация вылетает <дата>. Рейс № ___.
|
|
· Как сообщить дату вылета и возможную дату деловой встречи.
|
|
Наш председатель предполагает вылететь в <название населенного пункта> <дата> с. г. и встретиться с г. <имя> <дата>, если это время удобно для Вас, о чём извещаем настоящим письмом.
|
|
· Как сообщить о своём согласии встретиться с сотрудником компании.
|
|
Мы с удовольствием ожидаем встречи с г. <имя> в <название населенного пункта>.
|
|
· Как сообщить о своём согласии встретиться с сотрудником компании и обсудить с ним вопрос о возможности поставки интересующих вас товаров.
|
|
Мы будем рады встретиться с г. <имя> и обсудить вопрос о возможности поставки в <название населенного пункта> всех видов <мебели бытового назначения как в гарнитурах, так и отдельными предметами>. |
|
· Как сообщить поимённо о составе прибывающей на переговоры делегации.
|
|
Ссылаясь на Ваше письмо от <дата>, сообщаем, что в состав делегации объединения войдут:
<И.Ф.О.> — заместитель генерального директора, руководитель делегации;
<И.Ф.О.> — старший инженер;
<И.Ф.О.> — старший экономист.
|
|
· Как сообщить о дате прибытия сотрудника объединения на предварительные переговоры по заключению сделки на поставку товаров.
|
|
Ссылаясь на наш телефонный разговор, информируем, что наш сотрудник г. <И.Ф.О.> прибудет к Вам <дата> с. г. на предварительные переговоры по заключению сделки на поставку <наименование товара>.
|
|
· Как сообщить о сроке пребывания проездом в стране сотрудника компании.
|
|
В ответ на Ваше письмо от <дата> с. г. уведомляем Вас, что наш генеральный директор г. <И.Ф.О.> будет проездом в <название населенного пункта> два дня.
|
|
· Как сообщить о причине невозможности выполнить просьбу прислать иллюстрированный каталог интересующих заказчика товаров.
|
|
В ответ на Ваше письмо от <дата> сообщаем, что, к сожалению, мы не можем выслать Вам наш последний каталог <наименование товара>, так как он ещё находится в печати.
|
Образец информационного письма. Информационное письмо
Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.
Как написать информационное письмо
Оформление информационного письма осуществляется согласно установленных для деловой переписки правил, его структура соответствует общей структуре делового письма.
В зависимости от цели информационного письма, выделяют следующие его разновидности:
- письмо-сообщение (извещение, уведомление) – о смене цен, директора, реквизитов компании, о проведении переговоров, об отгрузке продукции и т.п.;
- письмо-заявление – о каких-то намерениях адресанта;
- письмо-подтверждение – о получении товара, денежных средств, документов;
- письмо-напоминание – о выполнении обязательств;
- рекламно-информационное письмо – реклама продукции, услуг; сюда также относится информационное письмо о компании.
Часто к информационному письму прилагается сопроводительное письмо, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов.
Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле.
Образец информационного письма о смене директора
| Исх. № 201112-1 от «20» ноября 2012 г. | Директору ООО «Имидж» А.В. Сухаревой |
О смене директора
Настоящим письмом уведомляем Вас о смене директора нашей организации на основании протокола № 11/B от 20.11.2012 г. С 23.11.2012 г. директором ООО «Мишель» назначена Литвинова Тамара Васильевна.
Копия протокола № 11/B от 20.11.2012 г. прилагается.
| С уважением, Директор ООО «Мишель» | Литвинова | Т. В. Литвинова |
Образец информационного письма о выставке
Уважаемые участники!
Просим вас ознакомиться с условиями участия в выставке «Город моими глазами» и подтвердить ваше согласие на участие в течение 5-ти дней.
- Выставка состоится 09 февраля 2012 года с 9.00 до 19.00 на Гоголевском бульваре в здании «Фотоцентра» Союза журналистов России.
- Минимальный размер изображения по короткой стороне — 20см (напр. отпечаток 20х30), максимальный по длинной стороне – 45см (напр. отпечаток 30х45).
- Фотографии будут размещаться на стендах, на ватмане.
- Каждый участник выставки может разместить до 10 работ. Просьба сообщать о количестве фотографий заранее.
- Определиться в количестве и формате фотографий и выслать нам на электронный адрес [email protected] для предварительного ознакомления их мини-изображения (preview 800х600 точек) с названием и фамилией автора вам необходимо до 01 февраля.
- Готовые и утвержденные работы можно будет принести 07 февраля.
C уважением, оргкомитет
Приложение. Сведения о фотовыставке (жюри, партнеры).
Основные разновидности деловых писем
Сопроводительное письмо – деловое письмо,
используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.
Текст сопроводительного письма начинается
словами: Представляем Вам… (в
вышестоящую организацию), Направляем Вам…
(в подведомственную организацию), Высылаем Вам…
(в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная
информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой
осуществляется деловое общение:
В соответствии с
предварительной договоренностью высылаем Вам…
В подтверждение нашей
договоренности высылаем Вам…
и др.
Текст сопроводительного письма может содержать
просьбы, пояснения, условия, связанные с теми материалами, которые составляют
приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о
направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.
Обязательным реквизитом сопроводительного
письма является отметка о наличии приложения.
Образец сопроводительного письма приведен в
конце статьи.
Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого
получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.
Огромное количество управленческих ситуаций
дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба содержит обоснование
просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению
просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, ее
типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих
просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица.
Просьба излагается следующим образом:
Просим Вас провести…, Просим Вас предоставить…,
Просим Вас сообщить…
и т.д. Просьба может формулироваться и без глагола
просить, например:
Надеемся на положительное решение вопроса…,
Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение
и т.п.
В одном письме может содержаться несколько
просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:
Также просим Вас рассмотреть (предоставить,
провести…),
Одновременно просим Вас…
.
Письмо-просьба требует письма-ответа.
Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с
целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
Текст письма-запроса содержит обоснование
необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение
запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные
нормативные акты, организационно-правовые и иные документы, так как организация
не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной
деятельностью.
В целом, письма-запросы составляются также как
письма-просьбы и также требуют письма-ответа.
Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как
ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или
отрицательным (письмо-отказ).
При составлении писем-ответов должен
соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует
использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в
инициативном письме, при условии, что письмо-просьба составлено грамотно.
Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не
допускается.
Не следует ссылку на поступившее письмо
включать в текст письма-ответа (На Ваше
письмо от _______ № ___ …). Для ссылки
на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату
и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном
письме.
Отрицательный ответ должен быть обоснован,
нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ
целесообразно начинать с обоснования отказа:
В связи с….
В случае отрицательного ответа рекомендуется
сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условия, когда может дать
положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой
информацией располагает.
Письмо-сообщение – деловое письмо, которым
автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих
взаимный интерес.
Письмо-сообщение может быть инициативным или
являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос.
Письмо-сообщение может начинаться с обоснования
(В связи с…,
В соответствии с…) или непосредственно с
изложения сообщаемой информации:
Сообщаем Вам, что… ;
Доводим до Вашего сведения, что…;
Считаем необходимым поставить Вас в известность о…
.
Письмо-подтверждение – деловое письмо, в
котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других
материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если
подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко
изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать
их и т.д.
Ключевой языковой формулой этой разновидности
писем является: Подтверждаем (получение
документов, предварительную договоренность, согласие …).
Письмо-подтверждение может заканчиваться
просьбой, пожеланием, предложением.
Информационное письмо – деловое письмо, в
котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Информационные письма, как правило, носят
типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней
подведомственным организациям или организациям определенного типа. В
информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения
законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться
рекомендации и предложения.
Информационные письма могут содержать
приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до
нескольких страниц.
Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее
обязательство. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды,
качество и сроки выполнения работы и др.
В тексте гарантийного письма содержится просьба
в адрес корреспондента и юридически значимая формула:
Оплату (предоставление услуг
и т.д.) гарантируем.
Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские
реквизиты.
Гарантийные письма всегда подписываются двумя
лицами: руководителем организации и главным бухгалтером, а также удостоверяются
печатью организации.
Образец гарантийного письма приведен в конце
статьи.
Письмо-предложение – деловое письмо,
направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве. В
коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение (оферта).
Если письмо-предложение направляется адресату
впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об
организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом.
Письмо-предложение может быть направлено одному
корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать
конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение
договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу
переговоров.
Письмо-напоминание – деловое письмо,
используемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя
обязательства или принятые договоренности.
Текст письма-напоминания, как правило, состоит
из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы
обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана
предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.
В письме-напоминании используются следующие
фразы:
Напоминаем Вам…;
Вторично напоминаем Вам…;
Обращаем Ваше внимание на то, что…;
Ставим Вас в известность, что… .
Письмо-напоминание может заканчиваться
указанием на санкции, к которым вынужден будет прибегнуть автор письма, если
адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например:
В случае невыполнения взятых на себя
обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции
и т.п.
Письмо-требование – деловое письмо, цель
которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства.
Письмо-требование составляется тогда, когда имеются серьезные нарушения ранее
принятых договоренностей.
Письма-требования, как правило, — письма
сложной структуры. В них обязательно излагаются условия принятых ранее
договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо
сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения
обязательств, а также содержатся угрозы в адрес корреспондента, если
обязательства не будут им выполнены.
Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут
быть:
Требуем выполнить взятые на себя обязательства…;
Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…;
Требуем незамедлительно выполнить…
и т.д.
Угрозы в адрес корреспондента могут
формулироваться следующим образом:
В противном случае дело будет передано в арбитражный суд;
В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции…;
В противном случае мы не несем ответственности за последствия…
и т.п.
Письмо-извещение – деловое письмо,
информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках,
конференциях и т.п.).
Письма-извещения, как правило, рассылаются
широкому кругу организаций, учреждений, предприятий, лиц с целью их привлечения
или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной
ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии,
времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать
об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.
Письмо-извещение может иметь приложения. В
приложении может быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и
другие информационные материалы.
Письма-извещения, как правило, рассылаются по
списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется
вообще.
Подписываются письма-извещения руководителем
организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и
проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими
руководителями, если мероприятие проводится совместно рядом организаций.
Письмо-приглашение – разновидность
письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не
на бланке, иметь различный формат, цвет, элементы художественного оформления
(орнамент, рисунки и др.). Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному
лицу, в этом случае используется формула личного обращения к адресату:
Уважаемый …!.
Если письмо-приглашение направляется группе лиц, используется формула обращения
Уважаемые коллеги!.
Письмо-благодарность – деловое письмо,
направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением
благодарности за совершенные действия.
Письма-благодарности, как правило, составляются
в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами
письма могут быть следующие выражения:
Благодарим Вас за оказанную помощь в…;
Выражаем Вам свою благодарность за…;
Позвольте Вас поблагодарить за…;
Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за…
и т.п.
Письмо-поздравление – деловое письмо,
составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в
положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.
Письма-приглашения, как правило, составляются в
достаточно свободной форме, они могут быть как небольшими по объему – одно-два
предложения, так и развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении
излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено
поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации
или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые
достижения организации или подразделения.
В письмах-поздравлениях используются следующие
ключевые фразы:
Поздравляем Вас в связи с…;
Искренне поздравляем Вас с…;
Примите наши искренние поздравления в связи с…;
Сердечно поздравляем Вас с… и
т.п.
Письма-поздравления могут оформляться не только
на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы,
украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.
В.Ф. Янковая