Как оформить отказ

Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.

Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Общие сведения о деловом письме

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).

Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.

Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.

В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.

При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.

На имя кого писать

Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).

Оформление письма-отказа

Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.

При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.

Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.

Кто должен подписать

В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.

Как отправить письмо

Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).

Письмо-отказ от сотрудничества

Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.

1. В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
2. Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
3. При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
4. В заключение подпишите письмо и датируйте.

Письмо-отказ от участия в мероприятии

При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.

Письмо-отказ от предложения о работе

Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.

Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации

4.88/5 (8)

Образцы писем-ответов

ВНИМАНИЕ! Посмотрите заполненный образец ответа на запрос информации:

СКАЧАТЬ образцы писем-ответов на запрос о предоставлении информации можно по ссылкам ниже:

Как правильно составить документ

Ответ на запрос определенных данных составляется следующим образом:

• Шапка письма. Расположена в правом верхнем углу (иногда в левом верхнем). Тут прописываются полные реквизиты компании, посылающей ответ по запросу: полное наименование, ИНН, КПП, ОКПО, юридический адрес, местонахождение, контактный номер телефона, электронная почта;
• В противоположном верхнем углу указываются данные лица, направившего запрос. Если это юрлицо, то прописываются также вышеуказанные реквизиты и контактное лицо, действующее на основании устава или доверенности;
• В журнале исходящей корреспонденции нужно сделать пометку о том, кому и когда был отправлен ответ. Тема письма указывается на усмотрение лица, вносящего данные в журнал;
• Далее, посередине, пишем обращение. Например, «Уважаемый, Сергей Петрович».

Составление главной части документа будет зависеть от вида принятого решения:

• При положительном ответе о предоставлении информации по запросу – номер или реквизиты письма, которое получено от заявителя, суть обращения и сама информация, в связи с необходимостью получения которой был сделан запрос;
• При отказе также указывается краткая суть обращения, а после – сам факт отрицательного решения и причины отказа.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как ответить на обращение граждан?

Если запрашивались документы или выписки из них, то к ответному письму могут быть  приложения на нескольких листах (содержащие такие документы). В конце ставится дата и подпись генерального директора компании с расшифровкой и печатью.

Ответ на запрос составляет и высылает только тот сотрудник (представитель) компании, на имя которого был написан запрос.

Исключения составляют случаи:

• Болезнь сотрудника;
• Отпуск;
• Увольнение;
• Командировка;
• Отсутствие сотрудника на рабочем месте по иной причине.

В такой ситуации ответ составляет тот, кто его замещает. В ответе на письмо-запрос рекомендуется использовать методику «отзеркаливания», т.е. использовать в тексте те же самые стилистические приемы, обороты речи, метафоры, терминологию и т.д.

Соблюдение данного условия допустимо только в том случае, если запрос составлен грамотно. Нецелесообразно отвечать на полученное письмо такими же ошибками и недочетами. К тому же, некорректно указывать обращающемуся к вам человеку на его ошибки. Это правило плохого тона.

Старайтесь грамотно излагать свои мысли в письме. Оно должно быть, по возможности, кратким, но емким. Деловой стиль изложения сути – обязателен. Старайтесь обращаться к заявителю максимально вежливо и сдержанно. Избегайте лишних фраз, не имеющих смысла и не связанных с сутью обращения.

Внимание! Ответ на запрос, ни при каких условиях не должен содержать грубость  и ложную информацию.

Какие виды писем ответов существуют, и каковы их особенности

На практике существует несколько видов ответов на запросы о предоставлении информации.

Они делятся на две группы:

• Положительный ответ с предоставлением запрашиваемых данных – заявителю сообщается о принятом решении и сообщается та информация, которую он запрашивал;
• Отрицательный ответ – заявителю представляется мотивированный отказ с подробным указанием причин принятого решения.

Отличие двух данных категорий ответов – их содержание. Например, при положительном решении дается не только полный ответ на заданный вопрос, но и максимально возможно вписывается вся информация по сути запрашиваемой информации. В результате, получив такой ответ, заявитель должен быть полностью им удовлетворен без лишних дополнительных вопросов.

Главная особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании. Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос.

В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации. При формировании отрицательного ответа на запрос, наоборот, уклон делается на мотивирующую его часть, так как запрашиваемая информация по тем или иным причинам не будет представлена.

Если есть такая возможность, то в отрицательном решении дайте указание заявителю на адреса, куда ему следует обращаться за получением запрашиваемых данных.

Посмотрите видео. В каком виде представлять документы по требованию налоговой?

Как оформить письмо-ответ правильно

Форма ответа может быть:

• В рукописном варианте. Актуально, когда письмо с запросом на определенную информацию также написано от руки;
• В печатном варианте. Такая форма экономит время и делает письмо понятным (читателю не придется разбираться в тонкостях и особенностях вашего почерка)

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

Ответное письмо оформляется либо на белом, чистом листе формата А4, либо на фирменном бланке организации. Последний вариант выглядит солиднее и оформляется быстрее (не тратится время на вбивание реквизитов  фирмы).

В конце письма-ответа на запрос должна быть подпись ответственного лица или директора. Требование о необходимости наличия печати для таких писем, утратило силу еще в 2016 году.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как составить ходатайство об истребовании документов?

В письме проставляется дата подписания и присваивается порядковый номер, по которому его можно идентифицировать в  журнале исходящей корреспонденции в случае потери или спорной ситуации.

В подобных журналах содержится вся информация об исходящей корреспонденции. Занесение писем в них – обязательное правило любой организации. Это нужно для того, чтобы в случае возникшего спора можно было быстро поднять всю информацию о переписке.

Правила документооборота у всех компаний практически едины. В большинстве случаев, ответ на запрос формируется в едином экземпляре, но бывают случаи, когда организация подстраховывается и оставляет себе копию отправленного ответа.

Еще одно важное правило – отправка письма с уведомлением о получении. После выдачи корреспонденции заявителю вы получите уведомление, в котором будет указано: кто, когда и на каких основаниях получил ваше письмо.

Как отправить документ получателю

Способы отправки письменного ответа на запрос могут быть любыми:

• почта;
• курьер;
• факс;
• электронная почта;
• вручение лично.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Образец заявления в Прокуратуру о проведении проверки.

Но если вы все же хотите подстраховать себя, то лучше отправлять по Почте РФ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на такое письмо

По правилам деловой этики, все письма в рамках официальной переписки сторон требуют ответа. Но существуют и исключения.  Например, не нужно ждать ответа, если запрос поступил вам, и вы уже написали на него свой ответ.

Часто письменный ответ на вопрос является отправной точкой в начале деловых взаимоотношений между сторонами. Например, у вас запросили информацию об оказываемых услугах. Ответ вашей компании полностью устроил будущего партнера и был заключен контракт на сотрудничество.

Посмотрите видео. Как загрузить документы для представления в налоговую инспекцию:

Дорогие читатели нашего сайта! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн консультанта справа. Это быстро и бесплатно! Или позвоните нам по телефонам:

8 (499) 322-73-27

Москва, Московская область

8 (812) 507-82-87

Санкт-Петербург, Ленинградская область

8 (800) 551-71-02

Федеральный номер для других регионов России

Если ваш вопрос объемный и его лучше задать в письменном виде, то в конце статьи есть специальная форма, куда вы можете его написать и мы передадим ваш вопрос юристу, специализирующемуся именно на вашей проблеме. Пишите! Мы поможем решить вашу юридическую проблему.

Оцените статью

Автор статьи:

Анна Максименко

Образец письма-ответа | Делопроизводство

Письмо-ответ, как это собственно следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо – запрос, просьбу, приглашение, предложение. В случае положительной реакции готовится письмо-согласие, отрицательной – письмо-отказ. Далее в статье будут образцы письма-ответа.

Как любое деловое письмо его следует оформлять на фирменном бланке и соблюдать требования норм делопроизводства. Сейчас повторяться не буду, на данном сайте уже есть хорошие статьи по оформлению деловых писем.

Обязательно включайте в письмо-ответ ссылку на номер и дату письма-запроса. Это значительно упрощает обработку почты получателю. Иначе в больших организациях ваш ответ может попасть другому специалисту на исполнение или даже в другой отдел. Причем по нормам делопроизводства не принято в текст письма-ответа включать фразу вида «На ваш запрос от 00.00.2014 № …». Хотя на практике такие примеры встречаются весьма часто.

Исполнитель во время подготовки письма-ответа указывает информацию о номере и дате письма-запроса в строго определенном месте. Месторасположение этой ссылки непосредственно под номером и датой регистрации своего письма. Как выглядит эта отметка и где она должна располагаться, смотрите на образце.

В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль. Ведь оно несет позитивный настрой. К тому же так вы экономите свое и чужое время. Письмо-ответ часто начинают словами «Сообщаем Вам…», «Извещаем…» и т.д. Если требуется, то далее может последовать разъяснение деталей.

Теперь очередь примера письма-ответа с положительным решением. Посмотрите письмо-согласие – образец письма-ответа на запрос (файл формата doc).
 

Письмо-отказ строится по-другому образцу. Его начинают с объяснений причин или добавляют что-нибудь нейтрально-вежливое (но не излишне позитивное, ведь далее – отказ). Прямота в этом случае неуместна, ведь не принято сразу огорошивать плохими новостями. Здесь подойдет начало по образцу – «Благодарим Вас за предложение, однако …» или последовательно приведите аргументы отказа – «В связи …». Как говорится, понять – значит простить.

Письмо-отказ – образец также можно скачать в формате doc.

На основании приведенных примеров теперь легко составить письмо-ответ, подходящее к сложившейся ситуации.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 334 комментария

Образец ответа на коммерческое предложение

Коммерческая деятельность основывается на сотрудничестве между отдельными предприятиями, организациями. Запрос на реализацию взаимовыгодных мероприятий оформляют в виде коммерческого предложения. Следует рассмотреть образец ответа на коммерческое предложение и правила заполнения этого документа.

Общие сведения

Под коммерческим предложением (КП) понимается документ, который содержит информацию о предлагаемом товаре или услуге. Также КП содержит побуждение к конкретным видам деятельности, которые позволят в дальнейшем получать прибыль. Документ должен иметь четкую структуру.

Функции и цели

Как правило, предложения рассылаются для увеличения числа клиентов. Еще одна сфера применения – поиск компаний-партнеров, инвесторов, спонсоров. КП направляют фирмам, отдельным предпринимателям, представителям организаций.

С помощью данного маркетингового инструмента:

• Осуществляется продвижение конкретной услуги либо товара;
• Увеличивается популярность торговой марки, бренда;
• Формируется имидж предприятия перед клиентами, инвесторами, спонсорами;
• Расширяется клиентская база;
• Ведется поиск каналов сбыта продукции;
• Формируются целевые аудитории для отдельных групп товаров, услуг.

Коммерческие предложения выполняют широкий спектр функций. Поэтому любой предприниматель может столкнуться с подобным предложением.

Виды предложений

В маркетинге выделяют несколько видов КП. Они отличаются многими критериями и характеристиками, в том числе методами рассылки и содержанием.

Таблица 1. Виды КП.

Такие виды КП являются наиболее распространенными. Получив такое сообщение, каждый задумывается об ответе. В данном вопросе необходимо учитывать несколько важных правил.

Правила составления деловых писем:

Когда требуется ответ

Вопрос о том, нужно ли отвечать на предложение, актуален. Необходимость ответа зависит от нескольких факторов. Первоочередное значение имеет заинтересованность получателя. Если товар или услуга заинтересовала клиента, ему следует направить ответное письмо. Допускается оформление письменного отказа.

Часто сообщения носят холодный характер и рассылаются массово без учета потребности клиента. Холодные письма, в соответствии с деловым этикетом, можно оставлять без ответа.

Ответ в устной форме

Коммерческие предложения могут поступать в устной форме. В этих ситуациях, как правило, ожидают скорейшего ответа.

Среди наиболее распространенных вариантов:

• Предложение о трудоустройстве, участии в проектах;
• Презентации товаров по телефону;
• Посещение представителей производителя;
• Уличные рекламные акции.

В данном случае необходимо вежливо принять или отказаться от КП. Можно указать причины отказа или другим способом дать понять, что конкретный товар или услуга не интересует. Рекомендуется поблагодарить за внимание и сообщить о возможном сотрудничестве в будущем.

Письменные ответы

Такой вариант более распространен, так как КП оформляют чаще всего именно в письменном виде. В данном случае составляют письмо-ответ на предложение.

Особенности написания:

• Сообщение пишут в официально-деловом стиле;
• Адресата обязательно нужно поблагодарить за полученное КП;
• Указываются сведения о том, что информация о товаре и услуге изучена;
• Выражается отказ или согласие на последующее сотрудничество.

Ответы пишут в виде электронного письма. Если же КП поступило по обычной почте, рекомендуется отправить ответ на фирменном бланке предприятия.

Рекомендации при написании

Лучший способ правильно составить ответ – использовать тот же стиль написания, в котором оформлено предложение.

Допускается использование аналогичной лексики, терминологии, языковых оборотов, последовательности изложения. Такой вариант допускается только в том случае, если автор не совершил грубые ошибки.

Структура и содержание

Конкретных требований к содержанию и структуре письменного ответа не предъявляется. Оно может составляться в свободной форме и состоять из нескольких фраз. Сообщение с положительным ответом должно быть максимально подробным. Если пишется отрицательный ответ, его нужно обосновать.

Основными элементами сообщения выступают:

• Обращение к адресату;
• Благодарность за внимание;
• Отметка о том, что предложение получено и рассмотрено;
• Основная мысль – положительный либо отрицательный ответ на КП;
• Обоснования и причины;
• Дополнительные идеи, условия, пожелания.

В письме можно указывать контактные данные, реквизиты предприятия. В случае отказа рекомендуется кратко выразить сочувствие. Можно включить конкретный перечень недостатков, из-за которых КП было отвергнуто.

Стиль ответа

Ответное письмо должно носить официальный характер. Его содержание должно полностью соответствовать этическим нормам и быть исключительно вежливым, даже если само предложение не соответствует этим требованиям.

Что учитывать при написании:

• То, что написано в сообщении, не должно задеть, обидеть либо оскорбить получателя;
• К получателю следует обращаться в вежливой и уважительной манере;
• Не следует включать в текст сложные умозаключения;
• Письмо должно содержать только те сведения, которые напрямую относятся к предложению;
• Если после изучения предложения остались вопросы, их нужно задать сразу же;
• Нельзя переходить на личности или высмеивать предложенные товары, услуги;
• При возможности можно направить ответное предложение;
• Письмо не должно содержать ошибки, жаргонизмы, неуместные фразеологизмы, ненормативные выражения.

В отдельных случаях письмо может носить нейтральный характер. Это означает, что клиент не готов согласиться на предложение, но и при этом не хочет отказываться от выгодных сделок. В данных ситуациях рекомендуют писать письма-запросы с просьбой о дополнительной информации по конкретному вопросу.

Слова и фразы в ответных письмах

Письмо следует начинать с обращения к получателю. В данном случае обычно используют слово «Уважаемый», чтобы подчеркнуть значимость и создать положительное впечатление у лица, которое читает сообщение.

В дальнейшем выражают благодарность за предложение. «Мы ознакомились» либо «нами рассмотрено ваше предложение» – это универсальные варианты, позволяющие дать понять о том, что информация принята к сведению.

Основная часть ответа зависит от принятого решения. Отказ обычно начинают с проявления сочувствия. При положительном решении указывается надежда на взаимовыгодное и плодотворное сотрудничество.

В деловой переписке запрещены:

• Бессмысленные вводные конструкции;
• Фразы «Доброго времени суток», «заранее спасибо»;
• Обращения с ошибками;
• Неправильные сокращения;
• Односложные ответы;
• Многочисленные тавтологии;
• Неуместный юмор;
• Метафоры;
• Восклицательные знаки;
• Избыточный канцеляризм.

При отправке посредством электронной почты следует обязательно указывать тему письма. Если сообщение содержит прикрепленные файлы, их перечень нужно указать в тексте.

Распространенные ошибки

Не зная, как правильно составить ответ на предложение, можно совершить множество грубых ошибок. Чтобы не нарушить нормы деловой этики, рекомендуется исключить наиболее распространенные ошибки, которые совершают при оформлении таких сообщений.

Среди них:

• Отсутствие обращения;
• Ответ несколькими словами;
• Неправильное употребление падежей, имен числительных;
• Ошибки при указании фамилий, названий;
• Неправильная структура письма;
• Использование неуместных словоформ;
• Неправильное применение терминов.

Такие ошибки следует исключать в любых видах деловой документации.

Образец написания

Чтобы ознакомиться с содержанием и определить порядок написания ответного сообщения, следует изучить образец. Это также позволит предотвратить возможные ошибки и упростить процесс написания деловых писем.

Ждать ли ответ

После отправки ответа на предложение, ожидать еще одно письмо не нужно. Ответное сообщение требовалось только автору предложения. Исключением являются случаи, когда в ответном письме содержалась просьба о предоставлении дополнительной информации. При положительном решении, автор предложения выйдет на связь с клиентом самостоятельно.

Варианты отправки

Отправлять письмо можно разными способами. Однако при получении делового предложения нужно направлять ответ аналогичным способом. Если предложение получено по электронной почте, то ответное сообщение отправляют также. По обычной почте ответ отправляют заказным письмом, чтобы удостовериться в получении.

Оформлять ответ на коммерческое предложение нетрудно. Для этого требуется знать основные принципы составления официальных писем. Сообщение оформляют в деловом стиле с четким соблюдением структуры. Перед отправкой ответ следует проверить на наличие ошибок и неточностей.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Письмо – запрос. Примеры и бланки

Содержание:
1. Для чего нужен письменный запрос
2. Нюансы составления
3. Скачать бланк и образец письмо – запроса
4. Примеры различных писем – запросов
5. Способы отправки письма – запроса
6. Сроки ответа

1. Для чего нужен письменный запрос

В России, чтобы получить нужную информацию, заинтересованная сторона составляет официальный запрос.
Повод для составления запроса различен. Это получение информации о акциях и скидках, текущих цен на товар, получение документов, прайс-листов, каких – либо сведений.

2. Нюансы составления письма

Сотрудник, оформляя официальное письмо – запрос в другую организацию, должен придерживаться определенных правил. Запрос оформляется на имя директора, его заместителя или иного должностного лица, занимающего руководящую должность письменно на бумаге формата А4. Если в компании есть свой фирменный бланк, то используют его, где уже заранее прописаны реквизиты (наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и контакты). В России анонимные запросы не принимаются и на них не обращают внимания. В письме должно быть понятно от кого пришел запрос и как можно связаться и отправить ответ.
При написании основной части документа нужно четко и кратко выложить намерение в получении нужной информации. При возможности ссылаются на законы РФ, которые гарантируют ответ.

3. Скачать бланк и образец письма – запроса

Скачать пустой бланк письма – запроса (Word, 28 Кб)

Скачать образец письма – запроса (Word, 28 Кб)

4. Примеры различных писем – запросов

Здесь представлены примеры и бланки самых часто используемых запросов:
— О предоставлении информации
— О предоставлении документов
— В налоговую
— В банк
— Письмо-запрос акта сверки
— О подтверждения необходимой информации

Письмо – запрос о предоставлении информации

Пишется официально с указанием всех необходимых реквизитов, обычно используют фирменный бланк. Схема написания текста документа:
1. Разъяснение мотива.
2. При необходимости указывают закон РФ, регламентирующий просьбу.
3. Суть обращения и что требуется от получателя данного обращения.
4. Указание данных запрашиваемого информацию: ФИО, подпись, печать.
5. Регистрация исходящего документа.
Важно отметить, что не стоит писать такой тип запроса в порядке ультиматума. Это может негативно сказаться на репутации организации, от которой направлено письмо.

Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении информации (29 Кб)

Письмо-запрос о предоставлении документов

Наиболее часто используется в бухгалтерии и в других структурных отделах организации. Запрашиваются возврат вторых экземпляров ранее отправленных счет-фактур, иных документов, которые утрачены в следствие определенных причин и т.д.
Схема написания текста документа не сильно отличается от предыдущего запроса:
1. «Шапка» документа (отображаются реквизиты сторон).
2. Регистрация в качестве исходящего документа. Обычно под номером регистрации кратко прописывают тему обращения.
3. Обращение к руководителю (Уважаемый(ая) ….)
4. Суть просьбы и пожелание сотрудничества.
5. Завершение письма-запроса (ФИО, подпись, при необходимости печать).

Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении документов (29 Кб).

Письмо-запрос в налоговую

Наиболее часто письма – запросы в налоговую службу направляются бухгалтерией предприятий и организаций для предоставления пояснений по положениям НК РФ, информации и документов. 

Скачать бланк – образец письма-запроса в налоговую (Word, 33 Кб)

Письмо-запрос в банк

Банки предоставляют лишь малую часть данных о их клиентах. Полная и детальная информация на запрос предоставляется только на основании судебного решения. Однако физлица, а так же компании нередко осуществляют запросы о банковских продуктах.
Скачать бланк – образец письма-запроса в банк (Word, 31 Кб)

Письмо-запрос акта сверки

Акт сверки необходим для подтверждения наличия или отсутствия задолженности. Запрос формируется и отправляется на имя руководителя.

Скачать бланк – образец письма-запроса акта сверки (Word,  29 Кб)

Письмо-запрос подтверждения информации

Такие письма направляет, например, кадровая служба, которой необходимо выснить – действительно ли принимаемый на серьезную должность сотрудник трудился в предыдущей компании.

Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)

5. Способы отправки письма – запроса

Письмо – запрос является элементом деловой переписки между организациями или физлицом и компанией. Доставить документ можно тремя способами:
1. Самостоятельно, зафиксировав получение у секретаря или иного должностного лица, осуществляемого прием информации. Обычно формируют два образца документа, где один из них остается на руках с отметкой о получении. Это дает гарантии, что запрос «не потеряется».
2. Воспользоваться услугами почты, отправив заказное письмо.
3. Отправить по электронной почте и продублировать обычным письмом.

6. Сроки ответа

Деловая переписка по законам РФ никак не регламентируется. Будет ли отправлен ответ на запрос или нет, зависит от того, насколько получатель следует правилам деловой этики. Ответить за запрос хороший тон для солидной компании. Так же следует ожидать, что ответ на запрос вы получите, но он будет отрицательным.
Таким образом, стоит отметить, что все письма-запросы составляются в соответствии с основными требованиями, предъявляемым к деловой переписке: краткость и точность излагаемой мысли, отсутствие двойственных фраз. Кроме того, письма оформляются на фирменном бланке компании (при его наличии).

Tags: письмо