Оптимизация процесса это: Оптимизация бизнес-процессов компании: пошаговое руководство – Оптимизация процессов: методы и цели

Оптимизация бизнес-процессов — это… Методы, этапы и ошибки

Оптимизация бизнес-процессов — это довольно востребованная тема. Редко кто может правильно применить ее с первого раза, ведь новички делают ошибки, которые в конечном счете отражаются на деле. Чтобы их избежать, читайте нашу статью. Начнем ликбез с определения.

Понятие

Оптимизация бизнес-процессов — это мероприятия, направленные на повышение эффективности бизнеса.

Методик оптимизации немало, и каждая имеет свои достоинства и недостатки.

Ниже мы их рассмотрим, но сначала разберемся, так ли уж нужна оптимизация.

Есть ли необходимость?

Мы уже сказали, что оптимизация бизнес-процессов — это набор мероприятий, направленных на повышение эффективности бизнеса. И это действительно так.

Любое предприятие основано на определенных бизнес-процессах, которые и выполняют работники организации. К ним относят продажи, производственные и управленческие процессы, закупки, делопроизводство и прочее. Как только предприятие начинает автоматизировать уже имеющиеся процессы, его работа становится намного эффективнее.

Крупные организации работают на системе менеджмента определенного стандарта (ISO 9001), что говорит о высокой бизнес-культуре. Система построена таким образом, чтобы организовать как можно больше процессов, при этом выделяя и расписывая их.

Раз оптимизация бизнес-процессов — это комплекс определенных мероприятий, то по идее заниматься этим должен специалист. В крупных компаниях так и есть. Но как бы ни был выстроен процесс, он периодически нуждается в реорганизации, ведь изменяются условия труда, появляются новые вакансии и процессы. Если не проводить оптимизацию, то возникают конфликты, препятствующие нормальному функционированию частей организации. А это, как вы понимаете, в конечном счете отражается на прибыли.

Чтобы понять, нужно ли проводить оптимизацию бизнес-процессов компании, нужно проверить наличие проблем. Ниже приведем список и если хотя бы один пункт нашел отражение в деятельности организации, стоит задуматься об оптимизации.

Поможет оптимизация

Итак, со временем в любой организации могут появиться проблемы. Они являются лакмусовой бумажкой, по которой легко определить необходимость оптимизации бизнес-процессов компании. Какие же проблемы могут быть?

1. Должностные обязанности повторяются. Если не только сотрудники вынуждены делать одно и то же, но и целые отделы, то это определенно говорит о необходимости реорганизации. Так не может длиться вечно, а значит, что итогом станет хаос, лишние финансовые вливания и неоправданная конкуренция между сотрудниками и отделами.
2. Руководители умеют лишь управлять. Эти начальники по большему счету бесполезны, ведь они ничего не знают о маркетинге, экономике и менеджменте.
3. В компании нет системы повышения квалификации работников. Это серьезное упущение, которое отбрасывает предприятие назад. Ведь если сотрудник не получает новых знаний, то он не стремится ничего изменить и топчется на месте.
4. Лучшее — враг хорошего. Работают люди в одном режиме и вдруг решают повысить уровень деятельности. Для этого они вводят IT-систему по управлению сотрудниками, продажами или финансами. Звучит неплохо, но зачастую работники это делают без оглядки на текущие процессы организации либо просто копируют чью-то. По итогу огромные суммы потрачены непонятно на что, а экономический эффект так и не достигнут.

Чего же помогает добиться оптимизация бизнес-процессов в организации?

1. Повышает качество обслуживания клиентов.
2. Уменьшает временные и операционные затраты.
3. Позволяет достигать новых целей.
4. Повышает управляемость компании.

Все эти пункты влияют на конечную себестоимость продукции или услуг в сторону ее уменьшения. К тому же оптимизированная компания привлекает гораздо больше новых клиентов, а значит, и прибыль становится выше, и конкурентоспособность повышается.

Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки.

Важно понимать, что все процессы бизнеса связаны между собой. То есть оптимизация бизнес-процессов в организации повлияет на работу всего предприятия тем или иным образом. Чтобы было не так ощутимо, руководство компании начинает оптимизировать сначала небольшие процессы, не тратя слишком много времени и денег. Постепенно моделирование и оптимизация бизнес-процессов переходит на другие отделы.

Попытки изменить все разом обычно заканчиваются очень печально, и в будущем желание что-то изменить в работе компании будет встречено негативно.

С чего начинать?

Моделирование и оптимизация бизнес-процессов начинаются с того, что методы прежней работы морально устаревают. Оптимизация необходима каждой фирме, за исключением государственных корпораций. Чем быстрее предприятие перенимает новые методы работы и внедряет их в свои процессы, тем более успешным оно будет.

Те фирмы, что постоянно развиваются, имеют целый отдел, который и занимается оптимизацией бизнес-процессов малого бизнеса или крупных организаций. Ведь лишь щедрое финансирование современных технологий — залог успешного дела.

Критерии оценки

Чтобы верно провести оптимизацию, нужно выделить приоритеты. Последние подбираются по определенным критериям. Они приведены ниже в виде списка:

1. Важность процесса. Перед тем как оптимизировать работу, надо выделить главные процессы, улучшение которых приведет к высоким результатам. Для определения такого процесса достаточно узнать, какую роль он играет во всей деятельности организации. Есть и обратная сторона: если процесс уже занимает главное место и эффективно работает, то оптимизация будет бесполезна. Конечно, можно попытаться уже улучшить процесс, но это будет лишней тратой средств, которые бы пригодились для другого. Лучше потратить время и деньги на проблемные бизнес-процессы.
2. Проблемность процесса. Звучит знакомо, но что это значит? В этом контексте подразумевается разница между тем, что получается по итогу, и желаемыми действиями. То есть если какой-то процесс работает совершенно не так, как должен, то это явный повод провести оптимизацию.
3. Возможность реализации изменений процесса. Оптимизация бизнес-процессов малого бизнеса или большого начинается с того, что выбирается наиболее простой вариант для начала процесса. Например, выбирают именно тот, что потребует как можно меньше средств для улучшения, личного времени и трудовых ресурсов. Важно обращать внимание еще и на отрицательные факторы, которые неизбежно появится, и учитывать их.

Вот и получается, что нужно учитывать все критерии и факторы для успешной реорганизации. Как правило, оптимизации подвергаются наиболее крупные процессы, ведь именно за счет них работает предприятие.

Принципы

Методы оптимизации бизнес-процессов различны, но прежде чем выбрать какой-то один, нужно узнать принципы улучшения. Без их соблюдения вы не добьетесь нужного эффекта. Рассмотрим принципы ниже:

1. Основание. Перед тем как начинать оптимизировать процессы, нужно понять, какой процесс за что отвечает. То есть прежде всего надо разобраться в структуре бизнеса и лишь потом браться за оптимизацию. Если этого не сделать, то непонятно, что нужно реорганизовывать, а значит, и эффекта не будет.
2. Сначала нужно устранить ошибки. Прежде чем реорганизовывать предприятие, необходимо устранить мелкие ошибки, которые будут мешать при оптимизации.
3. Неоднозначные решения. Так называется ситуация, когда оптимизация одного процесса отрицательно влияет на другой. По этой причине прежде чем улучшать какой-либо процесс, надо просчитать все положительные и отрицательные стороны и только тогда принять правильное решение.
4. Неприятие изменений. Часто сотрудники организации не приходят в восторг от перемен, а значит, они сопротивляются всеми силами. Причем сопротивление может быть неосознанным или выраженным.

Уровни оптимизации

Оптимизация бизнес-процессов в логистике или другой сфере делится на несколько уровней, каждый из которых по-своему воздействует на итог. К примеру, административно-управленческие процессы ответственны за принятие верных решений и действия руководящего состава. Благодаря им собирается информация о рабочем процессе организации, задействованном в главном бизнес-процессе.

Эффективность оптимизации бизнес-процессов может быть разная, но в любом случае она приведет к уменьшению финансовых расходов. Какой из уровней выберет предприятие, зависит от множества факторов. Например, если руководство желает сэкономить, то выбор падет на один уровень, а когда целью является достижение стратегического результата, выбор падет на другой.

Рассмотрим все уровни автоматизации и оптимизации бизнес-процессов:

1. Первый уровень. Эта ступень связана с финансовыми затратами. Каждый отдел предприятия создает траты на собственные нужды. Зато этот уровень можно назвать самым быстрым, если целью является сокращение издержек. Обусловлено это тем, что уровень не затрагивает интересы других отделов компании, а значит, не нужно дополнительных согласований. Недостатком уровня считается небольшая экономия. Как правило, она не бывает больше 20 %. Важно понимать, что не все траты приписываются одному отделу, некоторые возникают во время выполнения задания. К примеру, один отдел заказывает другому информацию по аналитике организации, в этой ситуации все расходы понесет исполнитель.
2. Второй уровень. Примеры оптимизации бизнес-процессов второго уровня позволяют убедиться в том, что издержки уменьшаются до совместного процесса между заказчиками и исполнителями. Уровень подразумевает деятельность обеих сторон, односторонняя работа просто недопустима. Уменьшение расходов происходит только в случае, когда все участники оптимизации обсудили и пришли к единому мнению по поводу того, как будут проходить процессы и совместная работа. Второй уровень предусматривает экономию больше 20 %, на нем можно добиться оптимизации разных функций предприятия. Главным условием является то, что все функции должны иметь одинаковый результат и быть направлены на достижение результата.
3. Третий уровень. Этот подход к оптимизации бизнес-процессов обеспечивает до 30 % экономии. Правда, есть определенные сложности: чтобы работать с расходами, нужно понимать всю систему бизнес-процессов организации. Обусловлено это тем, что оптимизация этого уровня предусматривает большое количество активностей.

Методы оптимизации

Бизнес-процессы в каждой организации протекают по-своему, но это не мешает экспертам выделять основные методы оптимизации. Рассмотрим их подробнее:

1. SWOT-анализ. Суть метода в том, чтобы изучить сильные и слабые грани бизнес-процесса. Так называют способ стратегического планирования, который используется для оценки явлений и факторов, воздействующих на предприятие или бизнес-проект. Есть несколько параметров, характерных для метода: сильные стороны, возможности, слабые стороны, угрозы. Цели оптимизации бизнес-процессов по этому методу — поиск и исправление уязвимых мест, а также снижение рисков и возможных угроз.
2. Причины — следствия. Способ характеризуется диаграммой Исикавы, или причинно-следственной диаграммой. Она входит в семь самых известных инструментов оценки, контроля, измерения и повышения качества производственных процессов. Метод позволяет найти взаимосвязи между параметрами, что помогает провести точные исследования необходимого бизнес-процесса. С помощью диаграммы гораздо легче определить основные факторы, влияющие на производственный процесс.
3. Бенчмаркинг. Метод оценки плюсов и анализа преимуществ конкурентов и партнеров для выявления самых продуктивных факторов. Бенчмаркинг имеет что-то общее с промышленным шпионажем, но не до конца. Для реализации метода достаточно поверхностного наблюдения, а не внедрения к конкурентам.
4. Оптимизация и анализ бизнес-процессов на основе показателей. Используется принцип постановки целей бизнес-процесса, после достижения которых цель либо повышается, либо, если к ней приблизиться не удалось, анализируются методы для ее осуществления. Технология оптимизации бизнес-процессов такова, что в первую очередь анализируется результативность.
5. Мозговой штурм. Метод представляет собой активное обсуждение задач, озвучивание разных вариантов. Из всего предложенного по итогу выбирают самое удачное предложение.
6. «6 Сигма». За счет уменьшения количества производственных ошибок достигается повышение показателей производительности.
7. Изменение и расчет фрагментарности процессов. Метод заключается в том, что увеличиваются или сокращаются составные части бизнес-процесса.
8. Анализ бизнес-логики. Целью является устранение неэффективных процедур, связывание параллельных работ, распределение ответственности за процессы и разделение полномочий по принятию решений, фиксирование информации у источника и обработка ее в реальной деятельности компании.
9. Функционально-стоимостный анализ. Метод направлен на то, чтобы достичь самой высокой функциональности объекта за счет минимальных затрат как для покупателя, так и для продавца.
10. Имитационное моделирование бизнес-процессов. Оптимизация логистических бизнес-процессов позволяет представлять с помощью компьютерной модели действия людей и применение технологий. Во время моделирования нужно соблюдать четыре этапа: построение модели, запуск модели, анализ получившихся показателей эффективности, оценка других возможных сценариев. Метод эффективен лишь в том случае, если используются актуальные и точные величины для построения модели.
11. Анализ и расчет трудоемкости и длительности процесса. Способ позволяет рассчитать нужное количество работников и нагрузку, которой они подвергаются.
12. Анализ матрицы распределения ответственности. Это функциональная наглядная таблица, которая распределяет организацию по звеньям, единицам и так далее. то есть метод позволяет назначить задачи для структурных подразделений.

Этапы оптимизации

Работа по оптимизации бизнес-процессов делится на пять этапов. Поговорим подробнее о каждом из них:

1. Описание процессов организации. Анализ и оптимизация бизнес-процессов неразрывно связаны между собой. Без определения функций каждого отдела и сотрудника невозможно начать эффективную оптимизацию. Вроде шаг кажется само собой разумеющимся, но на деле большинство компаний об этом забывают, и это большая ошибка. Лучше начать изучение процессов через цепочку добавленной стоимости. Есть компании, которые поставляют в вашу организацию ресурсы или товары или выполняют дополнительные функции, в которых нуждается ваш клиент. Поймите, на какой стадии и каким образом осуществляется формирование добавленной стоимости итоговой продукции. Применение такой стратегии позволяет быстро вычислить точки выхода и входа в компанию. Таким образом, вы сможете изучить рабочий процесс предприятия целиком, разъяснить персоналу, кто и чем занимается, отделить рабочие процессы, нуждающиеся в первоочередной оптимизации, определиться со способами улучшения качества услуги или товаров. Во время проведения исследований вы поймете, что кроме ключевых процессов,есть еще и поддерживающие. Как правило, их не нужно финансировать, ведь они формируют инфраструктуру предприятия и помогают непрерывному функционированию главных процессов. Существуют еще процессы развития, отвечающие за будущую прибыль.
2. Назначение ответственных лиц. Система оптимизации бизнес-процессов построена таким образом, что не может функционировать без контроля. А потому назначается ответственный за ее проведение. Причем один человек должен осуществлять общее руководство, а другие — контролировать каждый этап. Управляющий должен быть не только обязательным, но и уметь координировать работу подчиненных. Таких руководителей можно сравнить с вечной батарейкой, потому что они должны постоянно работать и оптимизировать производство. По этой причине должностные обязанности должны быть четко изложены, для этого достаточно прописать обязанности во внутреннем регламенте предприятия.
3. Осуществление оптимизации. Вот мы и подошли к оптимизации бизнес-процессов предприятия. Для нее отведен только третий этап, потому что сначала нужно подготовиться. Не стоит думать, что в каждой организации полный порядок. На любом предприятии можно обнаружить несколько десятков проблем. А после обнаружения надо действовать в соответствии с планом. Сперва нужно дать оценку всем процессам компании, а также исключить повторение должностных обязанностей. Следующим шагом станет вычисление времени на каждый из бизнес-процессов, проведение сравнительного анализа со средними показателями, подгонка под реальные показатели. Дальше надо организовать эксплуатационный анализ по ресурсам производства. Нужно проследить перемещение ценностей и сведений в компании и искоренить участки, на которых есть потери и того, и другого. Завершающим этапом станет анализ эффективности использования ресурсов на каждом процессе.
4. Автоматизация основных процессов предприятия. Не зря этот шаг прописан в четвертом пункте, ведь прежде чем приступать к нему, необходимо четко понимать, как будет проходить оптимизация. Если на предприятии царит полная неразбериха, то как не оптимизируй процесс, толку от этого будет ноль. Единственное, чего получится добиться, — больших финансовых трат и потери времени.
5. Оценка итогов. Оптимизация управления бизнес-процессами преодолена, как и сама реорганизация. Самое время подвести итоги. Если операция была правильно проведена, то результатом станет ликвидация повторяющихся должностей и обязанностей сотрудников, курирование выполнения работы трудящимися, уменьшение количества ошибок и снижение влияния человеческого фактора в производстве, внедрение системы коэффициентов полезного использования, которая мотивирует сотрудников, сформировавшаяся база знаний о процессах организации, уменьшение нарушений на производстве из-за нехватки кадров или отсутствия ресурсов, нахождение финансов, не участвующих в обороте, и их ликвидация, минимизация закупок ненужной продукции.

Распространенные ошибки

Чтобы оптимизация дала результаты, надо постараться не совершать ошибки, которые делают другие предприниматели. Приведем некоторые из них.

Первой ошибкой является неверная постановка задачи. Если руководитель не знает, что конкретно нужно сделать для улучшения работы предприятия, то он не добьется успеха. Начальным шагом станет понимание, какого результата вы ждете от оптимизации. Например, бесполезно составлять характеристики бухотдела, если непосредственно доходов у организации нет. Отсутствие прибыли — это работа отдела по сбыту, а никак не бухгалтера. То есть в этой ситуации нужно изменить работу именно этого отдела, а бонусом будет изменение работы других служб. Если говорить кратко, то начинать оптимизацию стоит с описания процессов предприятия, об этом мы уже говорили выше.

Вторая ошибка — несоразмерность усилий и задач. Часто можно увидеть описание процессов, которые абсолютно не связаны с главной целью предприятия. Утрированным примером, но явно отражающим суть, является общение руководителя и секретаря для того, чтобы позвонить заместителю. Понятно же, что смысла у процесса нет и никакой ценности он не несет. Получается, что организация зря тратит деньги на этот процесс.

Третья ошибка — это неправильный выбор средств описания. Для того чтобы охарактеризовать процессы, используют различные средства, в том числе и программы разной мощности. Стоимость таких программ довольно высока, она начинается с 100 долларов и не имеет верхнего предела. Понятно, что мощность программы должна соответствовать размеру компании. Получается, что бесполезно маленькой фирме приобретать масштабную программу. Инструмент должен быть выбран соответственно задачам и целям предприятия, которые руководство и пытается решить за счет оптимизации. Но не нужно думать, что основным инструментом является именно программное обеспечение. Это всего лишь вспомогательный инструмент. На оптимизацию больше всего влияет ее правильная организация.

Вспомогательная литература

Кроме информации в интернете руководителям компании стоит почитать и книги, которые помогут в этом сложном процессе. Ниже приведем несколько книг:

1. «Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление» Владимира Репина. Если вы решили изменить бизнес-процессы и попробовать новый подход, то эта книга для вас. Нельзя сказать, что она легко читается, но тем не менее в ней сокрыто много важной информации. Каждую главу придется осмысливать и прорабатывать. Издание включает очень много рисунков, таблиц и схем, которые помогают раскрыть процесс. Примечательно и то, что в других открытых источниках об этом нет ни слова.
2. «Системный подход к непрерывному совершенствованию. Теория ограничений Голдратта» Уильяма Детмера. Все книги автора сметают с прилавков как горячие пирожки. А все потому, что он помогает решить многие проблемы, такие как противоречие между сроками выполнения услуг и качеством, между финансовыми затратами и ценой. Раньше было не найти полных сведений от автора, зато сейчас выпущена книга, раскрывающая все секреты.
3. «Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов» Йохана Нелиса, Джона Джестона. Книга рассказывает об основных принципах руководства бизнес-процессами, их пользе и положительных чертах. Издание богато и примерами того, как осуществлять менеджмент. Книга подойдет в качестве справочника для предприятий, реализующих проекты управления процессами. Это обусловлено тем, что описанный материал рассказывает о средствах, которые можно применять на практике, а также помогает эффективно реализовать бизнес-проекты.
4. «Цель. Процесс непрерывного совершеноствования» Элияху Голдратта. Издание объясняет, что личность, которая увидела какую-то проблему в бизнес-проекте, обязана выстроить причинно-следственные связи между итогами и процессами. Человеку нужно понимать основные принципы достижения эффективности рабочего процесса организации.
5. «Бережливое производство программного обеспечения: от идеи до прибыли» Тома и Мэри Поппендик. Руководство окажет помощь в ситуациях, когда необходимо сформировать самые эффективные процессы. Топ-менеджерам стоит прочитать эту книгу, равно как и управленцам, разработчикам компании. То есть информация будет полезна именно тем, кто занимается программным обеспечением.

Заключение

Как видите, чтобы грамотно провести оптимизацию, нужно много знать и во многом разбираться. Реорганизация не поможет, если руководитель не понимает, с чем работает. Зачастую таких начальников много, что и является причиной краха многих компаний.

Если даже учредитель не разбирается в вопросе сам, его задача — найти компетентных сотрудников, которые будут работать не из корысти, а потому что преданы своему делу. Настолько самоотверженных работников осталось очень мало, а значит, если вам повезло и вы нашли их, то постарайтесь не отпускать. Именно от компетентности штата зависит, насколько будет процветать организация. Даже самый талантливый руководитель не сможет вытащить фирму в одиночку, а потому не нужно пренебрегать профессионализмом штата. В конце концов, речь идет о ваших деньгах и времени.

Оптимизация бизнес-процессов: пошаговое руководство

В зависимости от решения обнаруженных проблем, могут использоваться разные технологии оптимизации. Важно понимать, что единых решений для всех отраслей и случаев не существует — нужно продумывать и анализировать каждую отдельно взятую ситуацию.

Стандартизация

Крупные компании могут столкнуться с тем, что в каждом филиале документация ведется по-разному. Проблемы с отчетностью и логистикой в этом случае неизбежны, а это значит — потеря времени на выполнение простейших задач.

Стандартизация предполагает единые правила работы для любого филиала. Одна компания — одни требования. Создать единые стандарты выполнения процессов — это первый шаг на пути к оптимизации компании. При создании этого свода правил нужно учесть не только опыт других предприятий, но и специфику отрасли и каждого отдела в отдельности.

Исключение

Некоторые фазы выполнения задачи можно объединить с другими и тем самым упростить. К примеру, при устройстве на работу кандидат отправляет резюме, общается с менеджером по персоналу, затем с начальником отдела и, наконец, с директором компании. Общение с HR в данном случае — лишний шаг, проще создать подробную анкету, где присутствовали бы все вопросы, которые нужны менеджеру по персоналу. А вот собеседование с руководителем отдела необходимо, так он сможет оценить уровень кандидата и его профессиональные навыки. Этап собеседования с директором тоже можно исключить, если только он не предпочитает тотальный контроль.

Важно анализировать процессы и выбирать для исключения действительно ненужные этапы. Без анализа слишком велика вероятность избавиться от необходимых элементов.

Изменение

После анализа бизнес-процесса будут заметны точки, позволяющие его оптимизировать. К примеру, изменить материалы или технологии — это оптимизация расходов. Любое изменение нужно делать осознанно и не занижать качество товара или услуги, руководствуясь одной лишь ценой.

Стоит отметить, что некоторые изменения нужно тестировать. К примеру, ресторан может запустить сезонное меню. Если блюда придутся по душе клиентам, то они станут постоянными. Утвержденные изменения должны действовать во всех отделах и филиалах компании — это как раз пример стандартизации изменений.

Отладка взаимодействия

Процесс сильно замедляется, когда отдельные его этапы выполняют отделы, не контактирующие между собой. В большой компании из-за отсутствия взаимодействия между отделами сотрудники могут дублировать задачи, выполняя тем самым лишнюю работу. Это непродуктивно и невыгодно.

Отдельные рабочие единицы должны взаимодействовать, будь то сотрудники или целые отделы. В небольшой фирме хватит и классической планерки, где каждый будет отчитываться о своих выполненных и планируемых задачах. В компаниях с большим количеством сотрудников на таких спринтах присутствуют только руководители, поэтому задачи должны дублироваться на досках вроде Trello или Monday. Помогут и общие чаты — так сотрудники смогут уточнить информацию и узнать, не дублируются ли задания.

Оптимизация управления процессами предприятия: методы и задачи

Оптимизация управления предприятием – это процесс нахождения и введения в работу оптимального решения.

Основной задачей оптимизации управления организацией является выведение конечного результата управления объектом. Ее основная цель – повысить эффективность деятельности получить при этом наибольшую прибыль. А для достижения цели необходимо выявить и ликвидировать или исправить замедляющие факторы.

Виды оптимизации

Оптимизация управления предприятием может подразделяться на оптимизацию:

• системы;
• финансовой деятельности;
• персонала;
• информационной системы менеджмента.

Проходит оптимизация в несколько этапов. Первоначально необходимо собрать всю информацию об управленческой системе. На основе собранных данных, подготавливается и разрабатывается система мер и рекомендаций, направленная на усовершенствование. Заключающим этапом является внедрение разработанных мер.

Оптимизация управления отдельными процессами

Оптимизация управления процессом осуществляется по определенным критериям: стоимости, продолжительности, количестве транзакций и т. д. Ее целями считается:

• повышение управляемости предприятием;
• увеличение качественного показателя произведенной продукции;
• снижение зависимости предприятия от человеческого фактора;
• внедрение системы контроля за результатом;
• снижение издержек производства;
• рациональное распределение полномочий и ответственности между предприятиями;
• исключение повторяющихся функций между подразделениями;
• снижение длительности производственного цикла и т. д.

Основные задачи оптимизации управления зависят от цели, которую рассчитывает получить руководитель предприятия при решении этой задачи.

Оптимизация структуры управления

При изменении ситуации на рынке предприятиям необходимо подстраиваться, совершенствуя имеющуюся систему. Для правильной расстановки кадров используется оптимизация структуры управления, которая в своем анализе учитывает профессионализм сотрудников, их компетентность и т. д.

Структурные изменения способны решить такие задачи:

• утерю и утрату непродовольственных расходов;
• улучшить эффективность в распределении капитала;
• улучшить качество работы с новыми клиентами и наладить деловое общение со старыми;
• избавление от некомпетентного персонала, путем перегруппировки.

К первым признакам необходимости изменений на предприятии можно отнести:

• расширение штата;
• рост числа подразделений;
• территориальная удаленность подразделений;
• плохо развитая система информирования.

Внимание: все выше перечисленные признаки могут привести к замедленному и некачественному принятию и исполнению решений, к появлению бесконтрольных аспектов деятельности, к нестабильной психологической обстановке в коллективе и т. д.

Вовремя оптимизированное управление позволит избежать всех этих негативных последствий.

Что дает оптимизация управления персоналом

Все организации имеют в своем плане счетов статью расходов на обслуживающий персонал, куда включена не только зарплата сотрудников, но и затраты на повышение квалификации, предоставление социальных льгот и т. д.

Оптимизация управления персоналом на основе всестороннего анализа позволяет сократить эти расходы не ущемляя при этом интересы работников.

Важно: выявить недостатки на какой-либо стадии производства или в какой-либо деятельности – еще не значит, что все сразу же наладится. Для восстановления прежнего функционирования понадобится разработать алгоритм действий, позволяющий исправить или направить ситуацию в этой сфере в нужное русло.

Методы, анализирующие управление

Для выявления наиболее оптимального решения используются различные методы оптимизации, учитывающие большинство факторов, влияющих на управление. Многим отдельным факторам, которые важны при принятии решений, невозможно дать количественную характеристику, а некоторые из них являются практически постоянными и не изменяются.

Все методы, независимо от направления, представляют собой сравнительный анализ количественных или числовых показателей. Их использование, становится возможным дать ответ на важные вопросы, возникающие у руководителей предприятий, такие как:

• в какой степени обоснованно решение;
• насколько оно лучше;
• по какому критерию оптимальности выбрано решение;
• в какой степени учтены определяющие факторы.

Методы, в зависимости от числа параметров, подразделяются на одномерные и многомерные. Они, в свою очередь, в зависимости от применения производных, подразделяются еще на несколько типов.

Для совершенствования не целого предприятия, а некоторых его направлений, применяются другие методы:

• исключения;
• упрощения;
• стандартизации;
• ускорения;
• изменения;
• выделения и включения.

Наиболее подробную информацию о методах можно получить в компании «Арбор Прайм». Здесь квалифицированные специалисты, основываясь на своих знаниях и опыте, смогут предложить IT-услуги по автоматизации бизнеса, способные повысить эффективность деятельности предприятий, заводов и магазинов.

Обращение к автоматизации производственных процессов позволит предприятию получить большую прибыль, снизить зарплатные расходы с улучшением качества работ, заранее просчитать рентабельность любого заказа, снизить излишнюю трудоемкость и обезопасить хранение информации.

Как оптимизация бизнес-процессов помогает преодолеть хаос в работе

Оптимизация бизнес-процессов и систем компании

Как и когда оптимизировать бизнес?

Оптимизация деятельности предприятия – это комплексная работа, которая включает оптимизацию процессов, структуры, системы управления и других систем предприятия. Мы рекомендуем делать её в такой последовательности:

1

Настоящую оптимизацию работы предприятия нужно начать с формулирования цели,
определения желаемого результата и показателей для его измерения. Как правило, если речь идёт об оптимизации бизнеса в целом, на этом этапе создаётся стратегическая карта, содержащая
систему целей предприятия и систему показателей для их измерения.

2

Затем нужно перейти к оптимизации
бизнес-процессов. Из них в первую очередь оптимизируем основные, так как именно они дают результат (основные бизнес-процессы — это те, которые связаны с получением заказов и их выполнением). А затем уже управленческие и последними — вспомогательные.

Исключение — для случаев, когда есть очень затратные и сильно неэффективные вспомогательные или управленческие процессы , тогда начинаем с них.

Важным условием оптимизации бизнес-процесса является его стабильность,
то есть достижение нужного результата
определенным способом. Если процесс нестабилен (срывы сроков, процесс каждый учатсник выполняет по-своему, конфликты и т.п.) — то сначала нужно его упорядочить, регламентировать, даже если нормой являются несколько путей
выполнения процесса (план А, план Б и т.п.).

Каковы основные шаги при работе с процессом?

→ формулирование требуемой цели (что такое оптимально, какой результат нам нужен),
→ измерение и учет результатов (в том числе ведение статистики и промежуточных результатов) для измерения продвижения,
→ анализ оптимизируемого бизнес-процесса (подробнее, на что аналзируем см. в описании услуги оптимизации бизнес-процесса),
→ изменение оптимизируемого процесса,

→ отслеживание результатов
Цикл последних трёх шагов может повторяться несколько раз.

3

Затем — изменение системы управления.
Сначала меняем процессы предприятия, делаем их эффективнее, проще, быстрее — а потом смотрим, что необходимо
изменить вследствие этого в структуре, системе мотивации, движении инофрмации, учёте и др.

Соответственно, оптимизация организационной структуры производится не в качестве первого шага, а исходя из новой системы бизнес-процессов предприятия.

Два подхода к оптимизации

Есть два «полюса» подходов к оптимизации
1.   Реинжиниринг. Подчас это радикальная переделка процесса или системы.
2.   Постепенное усовершенствование. Например, здесь можно использовать принципы бережливого производства.

Эти подходы можно сочетать в рамках одного проекта по усовершенствованиям.

Построение и оптимизация систем

После того, как выполнено предыдущее (или прямо во время проекта по оптимизации), полезно выстравивать системы процессов

Чем система учёта отличается от просто учёта? Наличием синергетического эффекта: тем, помогают ли друг другу её отдельные части или мешают.

В связи с этим полезно создавать и совершенствовать системы процессов в своей
компании:
•   Оптимизация документооборота
•   Оптимизация системы учета
•  Оптимизация системы
мотивации
•  Оптимизация системы контроля
(информации, безопасности, выполнения планов и
т.п.)
•   Оптимизация системы управления качеством
•   Оптимизация движения информации

Эти вопросы мы будем раскрывать в наших следующих публикациях.

Оптимизация производства | Альянс Свободных Предпринимателей

Как сделать свой бизнес прибыльнее и какие использовать методы оптимизации производства?

Такие вопросы волнуют практически каждого предпринимателя, заинтересованного в динамичном развитии своего бизнеса.

Если вы тоже не хотите стоять на месте и стремитесь к постоянному движению вперед, тогда обязательно ознакомьтесь с советами, собранными в этой статье.

Что такое оптимизация производства и с чем ее едят?

Под оптимизацией производства понимают внедрение инновационных технологий и усовершенствование трудового процесса. Она осуществляется с целью увеличения эффективности работы и снижения расходов компании.

Довольно часто оптимизация помогает предприятиям выйти из финансового кризиса. Чтобы избавиться от недостатков и акцентировать внимание на достоинствах, компания должна пройти три обязательных этапа оптимизации:

1. Планирование. Чем бы вы ни занимались, не стоит моментально бросаться в омут с головой в оптимизацию. Для начала нужно все тщательно спланировать.

Проанализируйте особенности технологий, сформулируйте задачи оптимизации производства, оформите схему бизнес-процесса.

2. Утверждение. После того как вы предусмотрели все риски, выделили плюсы и минусы можно приступать к утверждению проекта оптимизации. В общем — рискуйте, но рискуйте с умом!

3. Внедрение. Активизация оптимизации должна состоять из последовательных взаимодополняемых этапов. Если вы будете действовать непродуманно, то результат вас очень удивит, но не факт, что порадует.

Как формулировать задачи оптимизации производственных процессов?

Оптимизация подразумевает решение задач, связанных с конкурирующими свойствами техпроцесса:

• объем продукции – расход сырья;
• объем продукции – качество товара.

Эффективность зависит от поиска компромиссного варианта для данных свойств.

Чтобы правильно сформулировать задачи оптимизации, следует упорядочить указанные ниже параметры:

1. Объект и цель оптимизации.

Отдельно для каждого объекта, подлежащего реформированию, нужно сформулировать свою задачу. Основная ошибка предпринимателей заключается в неверной постановке задач.

Например, вам нужна оптимизация производственных процессов и для этого вы сформулировали следующую цель: “Достигнуть наивысшей производительности при минимальной себестоимости продукции”.

Ошибка данной задачи заключается в том, что она направлена на оптимизацию сразу двух величин. Правильным будет следующая формулировка: “Достигнуть наивысшей производительности при установленной себестоимости продукции.

Добиться минимальной себестоимости продукции при запланированной производительности”.

2. Ресурсы оптимизации.

3. Возможность количественного анализа оптимизируемой величины.

Какие есть методы оптимизации производственных процессов?

Каждая фирма пользуется разными стратегиями, направленными на реорганизацию. Но все внедряемые методики оптимизации можно разделить на три основных категории:

1. Метод “снизу вверх”. Ориентирован на оптимизацию обычных подразделений, реорганизация не затрагивает структуры фирмы и основные производственные этапы.

Осуществляется путем улучшения методологии и технологии.

2. Метод реинжиниринга. Построен на кардинальных изменениях бизнес-процесса, технологии и организации производства.

3. Метод директивного подхода. Подразумевает уменьшение финансирования подразделений.

Оптимизация производственных процессов на предприятии: наглядный пример

Достаточно теории! Давайте посмотрим, как оптимизация работает на практике. Познакомьтесь с достижениями компаний, которые активизировали на своих предприятиях процесс оптимизации:

• Выксунский металлургический завод внедрил 270 технических предложений, которые в течение 2-х лет принесли ему около 30 миллионов долларов!
• Известная во всем мире автомобильная компания Porsche, благодаря нововведениям, уменьшила время сварочных работ (с 6 недель до 3 дней).
• Компания Goodyear, занимающаяся производством шин, сократила расходы на товарно-материальные запасы в 2 раза, а на сырье — на 15 %.

Почему оптимизация не всегда приносит успех?

Оптимизация процесса производства может оказаться неэффективной при выборе неподходящей стратегии и отклонении от заранее составленного плана. Если вы не хотите потерпеть поражение, то вам нужно обязательно выполнить следующие действия:

• учесть специфичность подразделений и цехов;
• соблюсти последовательность запланированных действий;
• заранее продумать возможные последствия;
• составить для руководителей подразделений развернутые инструкции.

Одна из самых распространенных ошибок оптимизации управления производством — преждевременная потеря “боевого запала”. То есть, руководители, добившись ощутимых результатов, останавливают реорганизацию, так и не достигнув основной цели — интеграции всего бизнес-процесса.

В ходе внедрения оптимизации следует учитывать тот факт, что изменения начинают оправдывать себя не сразу.

Обычно результаты становятся заметны в течение 1-2 лет, при этом разные проекты подразумевают различные сроки окупаемости. Таким образом, оптимизация затрат на производстве будет успешной только при тщательном планировании.

Если вы никогда не проводили реорганизацию, то лучше всего обратитесь за помощью к внешним специалистам.

Если верить статистике, то 7 из 10 инициатив в компаниях умирают или заканчиваются провалом. Такие цифры отрезвляют, не так ли?

А ведь 10 из 10 инициатив могут принести компании успех, но при условии, что ее руководство научится доводить свои идеи и инициативы сотрудников до победного конца.

Оптимизация ресурсов производства — не просто необходимость, а уже привычное явление для многих компаний. Начните и вы внедрять в свой бизнес инновационные технологии — и тогда ваша фирма обязательно станет успешной!

Регистрируйтесь на открытую онлайн-встречу для предпринимателей, блоггеров и всех, кто начинает свой проект в интернете. Расскажем как использовать соцсети, собирать подписчиков и превращать их в деньги.

Современные методы оптимизации и улучшения бизнес-процессов

IT ManagerИТ в бизнесеЧто хочет бизнес

| 28.05.2019

Сегодня тема оптимизации бизнес-процессов безусловно относится к числу наиболее важных. Ведь именно здесь любое предприятие может найти богатый источник возможностей для улучшения показателей
основной деятельности (например, повысить первичные и повторные продажи, укрепить лояльность клиентов, партнеров и сотрудников, ускорить вывод продукции на рынок и др.), сокращения издержек и
снижения влияния человеческого фактора. Кроме того, организация повышает вовлеченность сотрудников в свою деятельность, получает возможность широко и системно внедрить внутренний и внешний
аутсорсинг бизнес-функций (в частности, перевести бухгалтерию крупного холдинга на схему ОЦО) и решить много других задач.

В то же время именно в сфере оптимизации бизнес-процессов организация может «наломать дров», даже не заметив этого, оттолкнуть от себя лояльных клиентов и сотрудников. А когда последствия проявятся
в снижении важнейших показателей бизнеса, исправить ситуацию может быть очень непросто.

Сейчас происходят большие изменения, которые снижают значимость традиционных методов решения этой задачи и повышают роль новых подходов, чье системное применение приносит организациям
вышеперечисленные выгоды. Но пока большинство предприятий о таких подходах не знает или представляет их смутно. Данная статья поможет им сделать первый шаг, уловить направление и причины
происходящих изменений.

Традиционный подход к оптимизации бизнес-процессов

Интернет переполнен материалами, где более или менее компетентные консультанты описывают самые распространенные методы решения данной задачи – это бенчмаркинг, мозговые штурмы, «пять вопросов»,
метод устранения временнЫх разрывов и параллельного выполнения работ, перепроектирование и т. п. Для каждого подхода предлагается определенная методика или даже целый букет методик.

Традиционно оптимизация опирается на обследование конкретного процесса. Но уже на этом этапе можно наделать множество ошибок. Так, в подобном обследовании очень важно опираться не на регламенты
компании, закрепленные документально, а на реальную ситуацию, на фактически выстроенные процессы. А если регламенты устарели – на существующие представления организации о внешнем мире и о своих
возможностях. Причина понятна: зачастую регламенты очень сильно разнятся с тем, что существует в жизни. Но в отличие от утвержденных регламентов практику никто полностью не представляет, а разные
люди видят ее совершенно по-разному. Начинается «ощупывание слона». Если в нелегкой борьбе удается достичь взаимопонимания и выявить реальную картину, результаты обследования обязательно надо
зафиксировать в протоколах обследования, отразив в них, что представители заказчика хотели бы получить и что есть в действительности. Если этого не сделать, согласие быстро разрушится. Следующий
этап –проведение аудита узких мест, чтобы выявить проблемные участки бизнеса, включая технические и технологические вопросы, а также найти перспективные точки оптимизации.

Сегодня оптимизация включает как организационные аспекты (например, расширение сферы процессного управления, изменение логики процессов и операций, пересмотр регламентов и должностных инструкций),
так и технологические (перекладывание все большей работы на ИТ-инструменты, изменение работы организации за счет перенастройки и улучшения применяемых ИТ-систем). Организационный и технический
аспекты находятся во все более тесной взаимной зависимости, ведь в современном мире разумное применение новых технологий напрямую влияет на организационную составляющую процесса.

Несмотря на эту взаимосвязь, в любой компании все же правильнее начинать каждый цикл оптимизации процессов с организационного аспекта. Здесь многое можно сделать. Во-первых, выявить дублирующие
друг друга процессы и их фрагменты. Казалось бы, что это редкие исключения. Но при детальном рассмотрении дублирующих процессов зачастую оказывается очень много. Дальше надо решить, какие процессы
допускают банальное улучшение. Возьмем, например, подписание договоров. Вместо того чтобы генеральному директору подписывать их по одному в режиме реального времени, гораздо эффективнее формировать
проверенные и хорошо структурированные подборки документов и представлять их на подпись генеральному директору один раз в конце каждой недели. И только проблемные или особо важные документы
передавать ему на подпись отдельно, по мере готовности.

Обычно в организации также находится немало процессов, которые выполняют два отдела, но при этом с работой вполне может справиться один из них. Это резко ускоряет процессы и устраняет опасность
взаимных блокировок. Эффективность возрастает, но зачастую повышается риск злоупотреблений, который необходимо скомпенсировать расширением неблокирующих контрольных процессов. Подобные ситуации
также относятся к классу организационных изменений и рассматриваются с точки зрения служебных обязанностей сотрудников разных подразделений: занятых основной деятельностью, продажами, маркетингом,
кадрами, безопасностью, управлением различными ресурсам и организацией в целом.

Для того чтобы находить такие возможности улучшений, обычно проводятся те или иные варианты мозговых штурмов, участники которых стараются увидеть точки потери времени, лишние бюрократические
процедуры, а также последовательные процессы, которые можно распараллелить. И решают, как сократить количество итераций, избыточных ветвей и др.

Этот подход работает, ничего плохого в нем нет. Беда только в том, что в последние годы процессы усложнились и пришли в движение. Кроме того, появились совершенно новые направления улучшения и
оптимизации процессов, изменился инструментарий, с чьей помощью организация получает данные о процессах, оценивает ожидаемые и фактические изменения и получает возможность поставить улучшения на
поток. Причем именно эти новые направления и инструменты становятся основным источником возможностей для самых существенных и постоянных улучшений.

Изменение 1: гибкость и адаптивность процессов

Раньше каждое изменение бизнес-процесса было результатом долгой проработки технических заданий, длительного согласования и т. д. Казалось, что надо все продумать «как в последний раз», потом
выполнить необходимые изменения и долгое время ничего больше не менять на этом участке, ведь все было хорошо продумано и утверждено… Сегодня сама жизнь перечеркнула эту схему. Меняется
потребитель, меняется конкурентная среда, меняется экономическая ситуация, нормативная база, действия регуляторов и контрольных органов, меняется технология менеджмента, появляются доступные
информационные технологии, позволяющие предприятию с меньшими затратами (иногда в сотни раз!) и гораздо быстрее (зачастую практически в режиме реального времени вместо многомесячных задержек)
справиться с задачами, которые в рамках традиционных технологий управления не удавалось решить десятилетиями. Эти изменения не происходят разом, гораздо чаще они представляют собой поток отдельных
небольших улучшений, происходящих то на одном, то на другом участке. А в совокупности это приводит к качественному повышению эффективности всей системы процессов, к повышению интенсивности и
качества взаимодействия людей при решении производственных задач.

Откладывать такие улучшения нельзя, каждое из них полезно и должно приносить вполне определенную выгоду. Фактически организация переходит в режим непрерывных изменений и должна управлять подобным
процессом как на уровне подготовки, так и на уровне внедрения изменений. А для этого оптимальны общие подходы и конкретные методики Agile и DevOps.

Именно потому сейчас на смену классической схеме редких катастрофически масштабных изменений, от которых организация «отдыхает» годами, пришли гибкие методологии Agile, обеспечивающие быстрые
результаты и беспрецедентно высокую адаптивность (ведь многие причины и масштаб внешних изменений невозможно просчитать заранее). В Agile/DevOps крупные перемены распадаются на множество небольших
нововведений, что полностью применимо к бизнес-процессам. Ведь регламент бизнес-процесса тоже программа, только в качестве «процессора» в ней используются не кремниевые чипы, а живые люди.

Изменение 2: роботизация процессов

Agile – это путь итеративной оптимизации процессов с помощью следующих друг за другом коротких шагов, зачастую сопровождающихся постепенным расширением использования инструментов автоматизации. Но
в современной оптимизации процессов популярен и противоположный подход, когда в рамках процесса людей полностью заменяют программные роботы. За ним закрепилась аббревиатура RPA (robotic process
automation).

Простейший, но практически очень важный пример RPA – роботизация сбора данных. Раньше сотрудник (или целая группа) вручную копировал информацию с различных сайтов, из почты и из других источников.
А теперь этим занимается программный робот, который делает ту же работу значительно быстрее, без ошибок и пропуска трудоемких этапов.

В более общем плане роботизация процессов может распространяться практически на любые рутинные операции и процессы. Подчеркну: именно рутинные и пока только рутинные. Суть в том, что программные
роботы выполняют без участия человека повторяющиеся операции, связанные с ИТ-контуром (в техническом плане именно ИТ-операции в большей степени готовы к полной передаче компьютерам). То есть все,
до чего можно дотянуться в цифровом мире – источники данных внутри информационной системы предприятия, всевозможные онлайн-площадки, автоматизированные системы, которые обычно обрабатываются руками
и глазами человека.

Приведу реальный пример – формирование акта сверки взаиморасчетов. При обычной организации работ сотрудник в бухгалтерской системе своего предприятия (А) формирует отчет «оборот денежных средств» с
конкретным контрагентом (Б). Дальше ответственный сотрудник А, курирующий контрагента Б, направляет ему отчет на согласование, затем предприятие А переходит в режим ожидания (контрагент должен
вернуть акт, как правило, в формате Excel). Если акт согласован бухгалтерами с обеих сторон, документ передается на подпись главному бухгалтеру или генеральному директору, в зависимости оттого, кто
является ответственным за данный процесс. В худшем случае сверка взаиморасчетов – бумажный процесс, в лучшем – электронный документооборот со средствами электронной подписи. Роботизация такого
процесса состоит из нескольких шагов. Первый – подготовка информационной системы. Это достаточно простая автоматизация – по регламенту сформировать акт сверки по взаиморасчетам, затем с помощью
простых коммуникационных сервисов (имеющихся у всех компаний) отправить на e-mail ответственному лицу со стороны контрагента. И ожидать от него обратной связи – ответного письма с того же e-mail
или с той же темой. Далее надо разобрать полученный ответ и занести полученную информацию в учетную систему. Здесь есть два пути. Первый – доработка самой учетной системы. Второй – применение
специализированной RPA-платформы (из западных самое подходящее – Uipath, есть наша собственная платформа, ориентированная на 1С), где настраивается макрос, описывающий логику работы программного
робота. По времени для рассматриваемой задачи это занимает не более четырех часов, и, если имеется развитая платформа, с этой работой может справиться сам пользователь. То есть современные
платформы роботизации процессов уже предоставляют достаточный набор высокоуровневых инструментов, чтобы резко сократить потребность в обычном программировании. Выгода организации очевидна: если при
ручных операциях один бухгалтер тратит на одного контрагента суммарно часа три (если не приходится искать расхождения в данных или сводить данные между собой), то робот это делает минут за 10–15.
Умножаем полученный выигрыш на число контрагентов и на количество бухгалтеров – получаем оценку суммарной экономии.

Программные роботы высвобождают значительные человеческие ресурсы – лояльные организации и профессионально компетентные. Такие сотрудники обычно рады вырваться из нескончаемой рутины и заняться
чем-то более интеллектуальным, чем перенос цифр с места на место. У организации появляется резерв для переквалификации, что важно для современного рынка труда.

Изменение 3: непрерывное улучшение процессов

Результаты и небольших изменений, и роботизации какого-либо процесса необходимо объективно оценить, выявить расхождение фактических и ожидаемых итогов, понять их причину и или скорректировать
ожидания, или «подкрутить» реализацию процесса. Непрерывность самих изменений делает непрерывным и процесс улучшений.

Более того, нельзя проверить процесс один раз и успокоиться. На рынке происходит множество изменений (действия регулятора, спады и подъемы в экономике, действия конкурентов), которые могут резко
менять соотношение ожидаемых и фактических результатов. Частично эти изменения можно скомпенсировать, меняя процессы. Но где-то наступает предел, после которого организации необходимо отреагировать
более масштабно (провести маркетинговые кампании, изменить формат торговых площадок, переработать продуктовые линейки, изменить систему управления качеством или технологии производства,
развернуть/свернуть бизнес в других регионах и др.). Но это все – дорогие инструменты. До их применения надо быть уверенным, что возможности оптимизации процессов действительно исчерпаны. А такую
уверенность дает именно инструментарий process mining.

Основной инструмент непрерывной оптимизации процессов – достаточно сложный и разноплановый разведочный и проверяющий анализ данных (включая средства визуализации), разносторонне характеризующих как
сами процессы, так и деятельность отдельных подразделений и предприятия в целом. Применяются также управленческие эксперименты, позволяющие сравнить варианты и получить предварительные оценки
эффектов различных нововведений, включая их синергию.

Изменение 4: менеджмент на основе данных

Все вышеперечисленные изменения хорошо вписываются в долгосрочную тенденцию перехода организаций к менеджменту на основе данных (data-driven management, или DDM). В этой парадигме основная масса
управленческих решений должна опираться не на интуицию и озарения, а на результаты анализа объективных данных и стандартизованные регламенты выработки управленческих решений. Кроме того, изменения
должны оставлять в информационной системе след, позволяющий проанализировать не только эффективность решений, но и сам процесс их принятия. При соблюдении таких условий процессы гораздо проще
постепенно улучшать, все более полно автоматизировать, а какие-то цепочки действий роботизировать.

Цель DDM состоит в том, чтобы повысить качество работы основной массы менеджеров за счет превращения ее в технологию. Располагая данными о том, что происходит внутри и за пределами компании, они с
помощью современных все более изощренных и интеллектуальных инструментов анализа данных и построения прогнозных моделей могут находить и ранжировать возможности улучшений. А потом и превращать их в
стандартизованные последовательности управленческих решений, касающихся организационной и технологической составляющих оптимизации процессов. Кроме того, DDM позволяет организации и отрасли учиться
на своих и чужих ошибках. В рамках DDM совершенствование процессов обретает многочисленные связи с другими управленческими инструментами, составляющими целостный комплекс.

Чтобы этот подход заработал в полную силу, должны быть одновременно соблюдены три условия. Компания должна быть действительно готова к глубокому изменению не только системы процессов, но и культуры
управления, к необходимости преодолевать противодействие изменениям. Кроме того, должна собраться «критическая масса» DDM-ориентированных менеджеров, получивших современное бизнес-образование в
сильных бизнес-школах или в самой организации. Такие менеджеры сразу начинают перестраивать и улучшать бизнес-процессы и поддерживающий их ИТ-контур, поскольку именно так они научились выполнять
свою работу. Наконец, для DDM требуется достаточный объем и разнообразие данных, причем не только о самой организации, но и о внешнем мире. Пока многие виды данных найти крайне трудно или даже
невозможно. Но на процессы это не распространяется: для часто срабатывающих процессов нужная статистика накапливается достаточно быстро. Более того, реакция клиентов и партнеров на те или иные
изменения процессов дает косвенную информацию о состоянии рынка, в значительной степени позволяющую компенсировать нехватку первичных данных.

В рамках DDM оптимизация процессов получает наиболее полное воплощение. Но и при традиционном менеджменте, как мы видели выше, эффект роботизации, адаптивности и непрерывного улучшения процессов
весьма значим.

Подведем итоги

В чем же состоит самое существенное изменение в оптимизации бизнес-процессов? Все рассмотренные изменения весьма значимы для этой области. Но главное все же в другом.

Роботизация, process mining, гибкость и адаптивность процессов, а также DDM – это не только источник конкретных улучшений в работе организации. Это и неизменные направления совершенствования
системы процессов, требующие определенной технологической поддержки. Например, для роботизации процессов нужна полноценная RPA-платформа (так будет намного проще самим управленцам). Для
непрерывного улучшения процессов (и для DDM) требуется накопление различной информации о том, как они протекают и к каким результатам приводят. И конечно, соответствующие компетенции менеджеров и
адекватные средства анализа этой информации. В Agile и DevOps используются особые инструменты управления проектами, управления версиями, перевода изменений в продуктив, управления откатом
изменений, а также поддержания жизненного цикла процессов.

Внедрение этих инструментов – разновидность оптимизации и улучшения бизнес-процессов. Ее не надо делать по принципу «все или ничего». Более уместен постепенный подход, также основанный на Agile. Но
важно, чтобы фундамент поддерживающих технологий постоянно развивался.

Особо отмечу изменчивость. Сегодня, создавая новый процесс или внося в него изменения, организация должна понимать, что любое такое изменение – временное, что его обязательно придется менять (в
связи с другими улучшениями и с внешними событиями). Каждый процесс и вся система процессов должна находиться в состоянии частых изменений. Такой поток изменений не одолеть с помощью штурмов и
озарений. Нужны данные, инструменты, методики. Нужна технология. В наибольшей полноте это выражено в «Фабрике изменений» – ИТ-решении нового типа, разработанном в нашей компании. Изменения стали
непрерывными, это новая реальность, пришедшая всерьез и надолго. Традиционные приемы оптимизации можно встроить в эту технологию, но свести ее к этим приемам нельзя.

И конечно, необходимо учитывать, что оптимизация процессов сама по себе может и должна быть организована как процесс. Соответственно, стать объектом постоянного улучшения и оптимизации – с
использованием упоминавшихся выше подходов и инструментов.

Все это и дает мне основания утверждать, что оптимизация процессов действительно качественно изменилась, вышла на совершенно новый уровень развития и получила возможность гораздо оперативнее и
полнее помогать своим организациям, постоянно приносить им существенную выгоду.

Автор: Александр Казённов, руководитель корпоративной практики ДКИС ALP Group

  

сервисы для бизнеса, оптимизация

Горячие темы: Бизнес в цифре

Журнал: Журнал IT-Manager [№ 06/2019], Подписка на журналы

ALP Group

Инструментарий оптимизации процессов

Изменение ситуации на мировых рынках заставляет многие компании оптимизировать свой бизнес. Сокращение инвестиционных программ, оптимизация продуктовых линеек, сокращение затрат — все это стало первоочередной задачей для большинства топ-менеджеров. Но для принятия правильных решений нужна достоверная информация, а она обычно отсутствует. Управление бизнесом, а тем более его оптимизация без применения информационных технологий уже невозможно. Информационные системы (ERP, CRM, BPM и т.д.) хранят и обрабатывают огромное количество данных. Именно поэтому на их основе можно проанализировать фактические бизнес-процессы, выявляя существующие проблемы. Информационные системы часто становятся инструментарием оптимизации процессов.

И если раньше для оптимизации деятельности использовали модели бизнес-процессов, регламенты и должностные инструкции, то теперь на основании данных, хранящихся в информационных системах, можно восстановить бизнес-процесс и провести его полноценный анализ. Механизм оптимизации деятельности заключается в выделении объекта управления — бизнес-процесса и организации непрерывного цикла его совершенствования. Поэтому необходимо обеспечивать полный цикл управления, который состоит из следующих этапов:

• проектирование бизнес-процесса — формируется целевое состояние бизнес-процесса;

• автоматизация бизнес-процесса — бизнес-процесс реализуется с помощью ИТ-решения;

• контроль и анализ бизнес-процесса (контроллинг бизнес-процесса) — осуществляется оперативный контроль и анализ показателей бизнес-процесса;

• совершенствование бизнес-процесса — на основании результатов анализа планируются мероприятия по его изменению.

Практика реализации проектов по оптимизации бизнеса показывает, что без анализа детальной информации по процессу его «тонкую» настройку осуществить невозможно. Фактически для оптимизации процесса необходимо анализировать его параметры — телеметрию, ведь серьезный процесс имеет большое количество так называемых экземпляров, у каждого из них свои особенности выполнения. Эти нюансы достаточно сложно учесть при моделировании бизнеса, что приводит к необходимости применять специализированные инструменты для анализа процессов. Такими инструментами являются информационные системы класса Process Intelligence, представляющие собой платформу Business Intelligence (BI) с расширенными средствами анализа бизнес-процессов. Следует отметить, что при общем спаде экономики этот инструментарий используют многие компании, накоплен опыт его применения для различных процессов. Он используется именно для организации контроллинга бизнес-процесса, в рамках которого можно выделить следующие основные этапы:

• определение показателей результативности и «точек контроля» в бизнес-процессах;

• мониторинг процессных показателей;

• анализ результатов мониторинга процесса;

• сравнение фактических и плановых показателей и нахождение причин отклонений.

  Инструментарий оптимизации процессов — актуальные задачи

 Все более важным становится контроллинг бизнес-процессов, выходящих за границы отдельной информационной системы или даже за границы отдельной компании. В первую очередь компаниям интересна оптимизация логистических процессов. Закупки и продажи стали первыми кандидатами на анализ, ведь их оптимизация может дать быстрый результат с точки зрения повышения оборота и сокращения затрат. Процесс продаж — головная боль многих компаний. Качество планирования в нем часто является неудовлетворительным, планы продаж не выполняются, число оперативных изменений в планы растет. Все это приводит к сквозному негативному эффекту в бизнес-процессах производства и транспортировки, тем самым расшатывая систему управления компании. При ошибках в планировании продаж, превышающих 30%, объем затрат может резко увеличиться, что способно привести компанию к краху. С помощью инструмента Process Intelligence можно оценить качество планирования продаж, число изменений в планах, правильность выполнения операций планирования и др. При этом одним из главных критериев оптимизации является среднее время продажи, которое должно быть сокращено до минимума, а также стоимость средней партии, которая должна быть увеличена. Восстанавливая процесс продаж, можно обнаружить множество узких мест и наметить планы оптимизации процесса в кратчайшие сроки.

Актуально применять инструментарий Process Intelligence для анализа закупочных процессов. Изменения надежности поставщиков, цен на рынке, условий договоров — серьезные поводы не просто «перетряхнуть» поставщиков, но и оптимизировать закупки и выстроить процедуры на качественно ином уровне. И опять для этого необходим детальный анализ бизнес-процесса. Как долго проходят заявки на закупку? Сколько нарушений допускает поставщик при взаимодействии? Сколько времени уходит на согласование договора? Как влияет длительность процесса закупок на объем запасов на складах? Ответы на эти вопросы можно получить лишь на основании подробного изучения данных в информационных системах и анализа фактического бизнес-процесса. Инструментарий Process Intelligence используется для процессов технического обслуживания и ремонта оборудования на сложных технологических производствах, подключения в телекоммуникациях, присоединения в энергетических компаниях, обслуживания в банках и т.д. Накоплен опыт анализа бизнес-процессов в нефтяной отрасли. На практике бизнес-процессы претерпевают изменения. Скажем, сначала заявка на поставку продуктов заполняется, затем через некоторое время изменяется.

Изменения затягивают длительность процесса, а следовательно, повышают затраты. Логика восстановленных процессов неизбежно отличается от утвержденных в компании регламентов. Вплоть до того что в некоторых случаях сначала производится отгрузка, а заявка на нее делается позднее. Разумеется, в такой ситуации сложно планировать. Поэтому качество планирования — еще одна типовая проблема в большинстве компаний. Иногда число оперативных изменений в планах настолько велико, что заставляет задуматься о необходимости планирования как такового. С точки зрения организационной эффективности наиболее распространены неравномерная загрузка исполнителей и их некачественная работа, что становится «сюрпризом» для руководителей.

Инструментарий оптимизации процессов  — проблемы информатизации

 Поскольку анализ проводится на основе данных в существующих информационных системах, применение инструментария Process Intelligence позволяет выделить типовые проблемы. Например, низкое качество данных, отсутствие кросс-системных справочников, информационные разрывы между подразделениями. Эти проблемы выявляются в ходе анализа процесса, что дает возможность провести быструю оптимизацию ИТ-поддержки сразу после инсталляции инструментария Process Intelligence. Существенное ограничение для внедрения контроллинга бизнес-процессов — это степень автоматизации бизнес-процессов, ведь источниками информации для системы контроллинга служат используемые на предприятии информационные системы.
Если большинство бизнес-процессов в компании осуществляется в ручном режиме без использования информационных систем, то внедрение системы контроллинга не добавит эффективности.
Справка Ключевые преимущества внедрения контроллинга бизнес-процессов на базе инструментария Process Intelligence:

• ежедневный мониторинг бизнеса на основе метрик;

• автоматическая система раннего оповещения при отклонениях от плановых значений;

• возможность вносить изменения в работающие бизнес-процессы;

• автоматическая визуализация выполняемых бизнес-процессов;

• бенчмаркинг с использованием процессных показателей;

• быстрое выявление потенциала для оптимизации бизнес-процессов;

• контроль успешности мероприятий по совершенствованию бизнес-процессов;

• поддержка снижения стоимости бизнес-процессов на основе выявления узких мест.