5. Содержание делового письма. К общим требованиям на основной текст ответа на письмо-предложение относятся:

— дружественное вступление с благодарностью (пару предложений), ссылаясь при этом на товары, услуги или продукты, которые были предложены ранее.

Thank you for contacting us on April 6, where you have specified prices and terms of delivery of Russiannational dolls Matryoshka.

Большое спасибо за обращение к нам от 6 апреля, где вы указали цены и условия поставки русских национальных кукол «Матрешка».

Thank you for sending us the Russian national doll Matryoshka for review.

Благодарим за отправку нам русской национальной куклы «Матрешка» для ознакомления.

Thank you for the information provided in the form of catalogs, price-sheets with the payment terms.

Большое спасибо за предоставленную информацию в виде каталогов, прайс-листов с условиями оплаты.

Thank you for Your letter to us fr om 31 March, where…

Благодарим за Ваше обращение к нам от 31 марта, где…

— Суть делового письма-ответа, в котором содержаться положительные результаты тестирования продукта, перечислены уточняющие вопросы для заключения контракта и предложение встречи. Текст разбивается на смысловые абзацы с интервалами.

Our experts reached a positive conclusion

Нашими экспертами дано положительное заключение

Your conditions are right for us.

Ваши условия нам подходят.

For a final decision, we would like to clarify the following questions:

Для окончательного решения нам хотелось бы прояснить следующие вопросы:

We could next week to meet in my office?

Мы могли бы на следующей неделе встретиться в моём офисе?

6. В последнем параграфе вы должны выразить, как правило, надежду на плодотворное сотрудничество в будущем.

Expect a quick response from You.

Ждём быстрого письма от Вас.

7. Прощание с адресатом, которое чаще всего выражается во фразах «Sincerely yours», «Best regards», «Sincerely» и «Yours faithfully». После такого обращения ставиться запятая и выделяется абзац для вашей подписи. А ниже ставятся имя отправителя и должность печатными буквами.

При отправке электронного письма, подпись в таких случаях не предусмотрена, но стоит добавить электронные адреса, номера телефонов и название компании чуть ниже вашего имени.

Стоит помнить, что если предложение в деловом письме вас сильно заинтересовало, то стоит ответить на него как можно быстрее, так как не исключено, что такую рассылку автор письма разослал вашим же конкурентам.

Образец ответа на типичное деловое письмо-предложение

World Treasures Inc.


100 East 24th Street


Washington, USA


20024

April 7, 2012

Mr. Mikhail Smirnov


Senior Manager


Matryoshka Ltd.


34 Tverskaya street

Dear Mr. Smirnov:

Thank you for contacting us on April 6, wh ere you have specified prices and terms of delivery of Russiannational dolls Matryoshka. We acquainted with the products and are fully satisfied with its quality.

For a final decision, we would like to clarify the following questions. Could You provide us with anuninterrupted

supply of goods and competitive prices? Then, we could guarantee you productive work.

We will be grateful to You, if, in a subsequent response you put information

on the size of discountsdepending on volume of the goods

ordered by us. We with impatience will wait for Your letter and hope forfuture cooperation.

Best regards,


Diana Ross


Senior Manager

Перевод письма

Уважаемый мистер Смирнов:

Приносим вам благодарность за Ваше письмо от 6 апреля, в котором Вы предоставили нам полную информацию о ценах и условиях поставки Ваших русских национальных кукол «Матрешка». Мы ознакомились с продукцией и полностью удовлетворены её качеством.

Для окончательного решения нам хотелось бы прояснить следующие вопросы. Могли бы Вы гарантировать нам бесперебойную поставку товара, а также конкурентоспособные цены? Тогда бы мы могли вам гарантировать продуктивную работу.

Просим Вас в последующем ответе приложить информацию о размере скидок в зависимости от объема заказанного нами товара. Мы с нетерпением будем ждать Вашего письма и надеемся на будущее сотрудничество.

С наилучшими пожеланиями,


Диана Росс


Старший менеджер

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА, ОТВЕТ НА ПИСЬМА

. Деловые письма — чрезвычайно распространенный, практичный способ коммуникации. С точки зрения этикета они значительно меньше, чем телефонные звонки, вмешиваются в распорядок дня работающего

Как правило, деловые письма пишутся на бланках организации / компании, для которых следует выбирать бумагу высокого качества, которую позволяет бюджет учреждения. Не стоит использовать официальные бланки для персонального их писем, таким образом вы можете внести недоразумения, будет проявлением непрофессионализмау.

Большинство деловых писем пишутся с намерением побудить адресата на определенный ответ. Исходя из этого, старайтесь, чтобы ваши было эффективным, четким, настойчивым, но при этом звучало доброзич чливо и ни в коем случае не содержало ошибкак.

Оставляя деловые письма, помните советы специалистов по деловому этикету:

·. Используйте бумагу высокого качества

·. Никогда не отправляйте письмо, написанное под влиянием эмоций, ранее, чем через 24 часа с момента написания (вы будете иметь возможность посмотреть на написанное»свежими»глазами, без эмоций)

·. Спланируйте, продумайте письмо перед тем, как сесть его писать — определите, что именно вы хотите сказать и в какой последовательности

·. После обдумывания напишите текст. При этом используйте прямую речь; употребляйте активную лексику варьируйте структуру предложений; четко формулируйте мысли и выкладывайте их в спокойном, дружеском тоне

·. Закончив письмо, перечитайте его с тем, чтобы при необходимости уточнить или обновить приведенные данные, использованную информацию

·. Отредактируйте лист: проверьте правильность написания слов, построения предложений; оцените его стиль, тон и содержание

·. Еще раз измените письмо, а только потом можете его подписывать и отправлять

·. Все деловые письма имеют стандартную структуру:

·. Дата отправления (число, название месяца полностью, год)

·. Регистрационный номер (номер соответствующего отдела, файла)

·. Адрес. Стороне:

— полное имя лица и полное название должности, которую он занимает;

— полное название компании / организации / учреждения;

— почтовый адрес

·. Обращение. Как правило, это -«Уважаемый господин»,»Уважаемая»Всегда используйте фамилия лица, когда не уверены в приемлемости использования имени. В таком случае лучше быть более формальным. Вы может то использовать имя только тогда, когда есть дружеские отношения с человеком и знаете, что обращение по имени будет воспринято ею как должное. Обращение по имени возможно и тогда, когда вы получили соответствующее разрешение непосредственно от конкретной лицпосередньо від конкретної особи.

Старайтесь избегать формулировки»Кого это касается»Как правило, значительная часть, если не большинство, писем с подобным обращением заканчивает свою жизнь в помойке, их выбрасывают сотрудники, думают ть, что это письмо их не касается. Даже если письмо останется для рассмотрения, пройдет много времени, пока он дойдет до соответствующего офисідного офісу.

·. Начало. Как правило, в нем излагается основная тема / цель письма

·. Основная часть. В ней обсуждаются необходимые положения, приводятся факты или описание, предоставляется соответствующее объяснение

·. Окончание. Содержит перечень мероприятий, которые предпримет сторона отправляет письмо, или называются действия, которые ожидаются от стороны-адресата

·. Заключительный комплимент. Выбирается в зависимости от того, насколько знакомы стороны и какие у них отношения («Всего хорошего»,»Наилучшие пожелания»,»С»и т др.)

·. Подпись — письма. Как правило, здесь употребляется полное имя, хотя в некоторых случаях более близких отношений возможно применение лишь имени. При желании можно указать все почетные звания, титулы лица, подписала ноябряст.

·. Примечания. Если письмо было напечатано другим лицом, здесь относятся ее инициалы. В том случае, если письмо прилагается другой документ / документы, вы можете поставить соответствующую отметку -«Вложения я»Если вы отправляете копии письма кому-то еще, кроме названного выше адресата, возможно написать:»Копии», а затем в алфавитном порядке назвать имена людей, которым отправлена ??копи яким відправлена копія.

Отметка»Копии»указывает адресату, что кроме него есть сотрудники, которые также связаны с решением конкретного вопроса. Для других лиц и отделов, получили копии, эта отметка является свидетельством того, что д к ним могут обращаться при решении этого вопросаого питання.

Если вы отправите копию письма лицу, занимает высокую должность, чем адресат, он может расценить такие действия как проявление вашего сомнения относительно его способности решить этот вопрос самому. Для того, чтобы избежать под подобного нежелательной ситуации, следует объяснить ваши действия в главной части документа, сказав, например:»Я посылаю копию этого письма для ознакомления руководителю. Вашего отдела. Он лично попросил меня сделать это во время заседания в минувшую пятницу»Отправка копий письма другим лицам без уведомления об этом адресата является проявлением непрофессионализма и плохих манепоганих манер.

ОТВЕТ НА ПИСЬМА

Получив деловое письмо, работайте с ним как положено профессионалу. Сразу же прочитайте его, чтобы определить, какие действия с вашей стороны он предусматривает

По нормам делового этикета, ответ на важные письма необходимо давать в течение 48 часов. Для менее важной почты этот срок от 5 до 14 дней. Всегда необходимо отправлять ответ, даже если это прос сте уведомление о получении письма. Многие организации имеют стандартные формы бланков-сообщений, которые отправляются по факсу или почтой. Даже будучи безличной форме переписки, сообщения такого в рода дают автору письма уверенность в том, что процесс, запущенный им, ид іде.

Если вы много текущей работы, следует все равно ответить адресату, сказав, что дадите исчерпывающий ответ, когда будет время и возможность. В такой ситуации простое»Я получил твою информацию, дума аю, что смогу ответить на нее в ближайшее время»будет значительно лучше, чем отсутствие ответа вообщеіді взагалі.

Считается вежливым отвечать на вопрос, поднятые в письме, в том порядке, в котором они были поставлены. Это облегчает понимание и тем помогает сохранить время

5 правил e-mail-этикета или как всегда получать ответы на свои письма

Написать письмо не составляет большого труда, но как сделать так, чтобы получить на него ответ от занятого человека, который вас не знает?

Mattan Griffel, лидер обучающего проекта One Month Rails и партнер проекта Growhack, ежедневно получает около сотни электронных писем, и каждое из них не должно остаться без ответа. Специально для этого Mattan выделяет около часа времени в своем графике каждый день, определяя, какие из них требуют срочного ответа, а какие – нет. Ведь иногда просто нет времени вчитываться в огромные полотна текста или пытаться дать ответ на неконкретный вопрос, додумывая за автора, что он хотел сказать или попросить.

Спустя некоторое время Mattan определил несколько основных факторов, которые должны помочь написать такой e-mail, на который вы всегда получите ответ даже от занятого человека.

Пишите короткие письма

Если ваш e-mail длиной в 2-3 предложения, его намного проще прочитать прямо сейчас, а не откладывать в долгий ящик. Если же вы пишете письмо в несколько абзацев, будьте готовы к тому, что вам придется ждать ответ достаточно долго.

Сделайте текст читабельным

Человеку намного проще воспринимать информацию, разбитую на короткие параграфы в несколько предложений, с четкими списками и отдельными блоками, чем сплошное полотно текста. Mattan приводит несколько примеров писем, которые он получает.

Плохой пример:

«Добрый день, Mattan!

Я записался на Ваш апрельский тренинг и хочу сказать, что это очень хороший вводный курс. Сейчас я, следуя вашему совету, использую Hartl Tutorial. И хочу спросить у Вас совет. Существуют ли какие-то аналоги Hartl’s Rails Tutorial для разработки приложения для iPhone? Я хочу создать Rails сайт для бизнеса моей жены, а вместе с ним и приложение для iPhone. Буду очень благодарен за помощь.»

Это письмо достаточно тяжело читать. Вы не можете уловить суть, просто пробежавшись по нему глазами, и поэтому должны потратить больше времени и сил, чтобы прочитать весь текст.

А можно было написать вот так:

«Добрый день, Mattan!

Хочу поблагодарить Вас за курс One Month Rails. По вашему совету я сейчас делаю Michael Hartl Ruby, используя учебник Rails.

У меня короткий вопрос: знаете ли вы какие-то курсы по типу HartTutorial, но для iPhone приложений?»

Второй вариант письма читать намного проще, и сразу становится понятно, что от тебя хотят. Чтобы добиваться того же эффекта, разделяйте абзацы на короткие предложения, выделяйте призыв к действию и используйте выделение текста «жирным» или «курсивом», обращая внимание читателя на важные части текста.

Четко объясните, что вы хотите, чтобы я сделал

Наверное, нет ничего хуже, чем когда тебе присылают письмо с большим количеством информации, но не говорят, что конкретно хотят. Лично я часто отвечаю на такие письма одним предложением: «Что вы хотите, чтобы я сделал?».

Вы хотите, чтобы я вас кому-то представил? Или чтобы прочитал ваш пост в блоге и дал обратную связь? Или вы хотите, чтобы я ответил, смогу ли посетить ваше мероприятие? Будьте конкретными и скажите мне об этом сразу.

Плохой пример:

Я только что посмотрел ваш курс по компьютерному программированию. Мне 14 и это то, чем я хотел бы заниматься в жизни. Не могли бы вы мне помочь в этом? Очень хочу получить Ваш ответ.

В этом письме призыв к действию «помогите мне», но я не знаю, что это значит и какой ответ я должен дать. Более конкретный вариант:

Добрый день, Mattan!

Мне 14 и я хочу учиться программированию. Какой ресурс вы бы мне порекомендовали в первую очередь для этого?

Если вам нужно отправить длинное письмо с большим количеством информации, пишите призыв к действию в самом начале. Например: «Я пишу Вам это письмо, чтобы узнать, сможете ли Вы посетить наше мероприятие, описанное ниже. Просто ответьте «Да» или «Нет».

Такой прием так же помогает получателю определить, нужно ли ему переслать этот e-mail своему коллеге, которому он зачастую делегирует такие задачи.

Будьте благоразумны со своим запросом

Сегодня очень просто отправить письмо, потратив на это 30 секунд, которое заставит получателя посвятить ответу час своего времени, а то и больше.

Не нужно просить в письме, чтобы я перешел на сайт вашего стартапа и дал вам обратную связь. Эта просьба включает в себя тщательный обзор и анализ продукта, а это занимает достаточно много времени. Если я получу письмо, на которое смогу ответить за 2 минуты, я сразу же это сделаю. Насчет чего вы хотите получить ответ? Насчет вашей бизнес-модели? Или цвета кнопки на сайте? Возможно, текста? Будьте конкретны и обоснованы в своих просьбах.

Не стоит надеяться, что респондент проделает за вас вашу работу и определит, что на самом деле вы от него хотите. Не стоит задавать вопрос по типу «Как вы думаете, что нам нужно сделать, чтобы получить больше пользователей?». И не стоит просить о том, что требует много сил и ресурсов человека, к которому вы обращаетесь. Например:

Не согласитесь ли вы пообедать со мной и еще одним соучредителем? Мы бы хотели рассказать вам, чем занимаемся, и узнать ваше мнение насчет нашего проекта.

Такого рода запросы зачастую означают, что человек, написавший письмо, на самом деле не знает, чего хочет от респондента. Не удивительно, что такие имейлы получают отказы.

В зависимости от количества работы и приоритетности, Mattan соглашается сделать следующее:

• Дать короткий ответ – «Спасибо» или «Это очень много для меня значит».
• Ответить на конкретный вопрос – если это возможно сделать меньше чем за 2 минуты.
• Провести быстрый skype-call или разговор по телефону – около 15 минут.
• Встретиться на кофе – около 45 минут.

Конечно, если он видит, что личную встречу можно заменить телефонным разговором, он будет настаивать на последнем, чтобы сэкономить свое время.

Докажите, почему я должен потратить время, чтобы помочь вам

Человек, который получает сотни запросов и просьб каждый день, физически не может откликаться на них все. Поэтому приходится выбирать, основываясь на информации, которую он получает. Поэтому, представляя себя в письме, стоит указать о своем прошлом успешном опыте работы, о проектах, которые знает респондент. Если же у вас пока нет богатого опыта, укажите ссылку на свой сайт, чтобы доказать, что вы делаете что-то действительно значимое. Ваша задача – заинтересовать человека и мотивировать его потратить свое время именно на вас.

В этих советах нет ничего нового, однако с их помощью можно написать лаконичный, читабельный и конкретный e-mail, и тем самым повысить свои шансы получить ответ.

А чем бы вы дополнили этот список из личного опыта? Какие трюки используете, чтобы получать ответы на свои письма (особенно, если пишите человеку впервые)? Делитесь своим опытом в комментариях.

Пишем деловые письма — Пишет Ольга Буторина — ЖЖ

Решила открыть новую рубрику в журнале — о том как надо и не надо писать деловые письма.

Написать хорошее деловое письмо не так просто. Вернее, трудно. Оно должно быть ясным, четким, вежливым и максимально дружелюбным. В нем автор демонстрирует знание (или незнание) правил делового общения, то есть свою адекватность в качестве партнера, коллеги, подчиненного или начальника. Иногда достаточно одной строчки, чтобы испортить впечатление о себе.

Особенно трудно дается деловая переписка молодым людям. Причины я вижу в следующем: 1) на письме они невольно копируют стиль смс и чатов; 2) СМИ перестали быть образцом литературного русского языка; 3) на ребят давят английские эквиваленты. Жива и старая советская привычка писать деловые письма тяжелым, канцелярским языком, мол, так автор будет казался умнее и важнее.

Обращение — вещь деликатная. Вот несколько правил, которыя я усвоила за пару десятилетий ежедневной переписки. 

Главное в обращении — правильно обозначить уровень отношений, а именно: сверху вниз, по горизонтали, снизу вверх. Условные низ и верх — социальное положение, возраст и отношения подчиненности на работе. Если старший (по возрасту, положению, должности) пишет младшему, достаточно слов «Уважаемый» или «Добрый день». Здесь одинаково уместны восклицательный знак и запятая.

Когда младший пишет старшему, обращение должно начинаться словами  «Уважаемый», «Многоуважаемый» или «Глубокоуважаемый» (два последних варианта употребляются для того, чтобы подчеркнуть заслуги адресата). Все остальные варианты крайне нежелательны. Восклицательный знак обязателен.

При особо теплых отношених (годы совместной работы и личной дружбы) письмо можно и даже желательно начать со слова «Дорогой». (Кстати, «Dear» в английском значит «Уважаемый».) Восклицательного знака при отношениях «снизу вверх» это не отменяет!

Назвать адресата по имени (или имени и отчеству) обязательно! Обращения «Здравствуйте» или «Доброго времени суток» , особенно без указания имени адресата, выдают автора с ограниченным кругом общения. 

Пример неудачного начала письма. Молодой сотрудник пишет начальнику, который старше его на 30 лет: «Спасибо, Иван Петрович, за оперативный ответ». То есть, между делом хвалит за оперативность — способность быстро реагрировать на письма. Правильный вариант: «Уважаемый Иван Петрович! Большое спасибо, за быстрый (скорый) ответ на мое письмо».

Мое наблюдение. Успешные люди сторонятся тех, кто не умеет писать нормальные письма. И не потому, что  обижаются на невежливость. А потому что ценят свои силы и не желают тратить их на заведомо неэффективное общение.   

Письмо-ответ на запрос на английском языке: примеры с переводом

Приветствую вас, дорогой гость! Здесь вы сможете ознакомиться с разнообразными примерами писем-ответов на английском языке (Reply quotation). Все они  представлены с переводом на русский язык.

Все о деловых письмах на английском и их типах

Полезные фразы для деловой переписки

Письмо 1

Ms Jennifer Watson

Sales Manager

ParkInn Hotel

7834 17th Street

Tampa, Florida

 

Mr Ken Smith

9034 Commerce Street

Detroit, Michigan

USA, 90345

 

June 30, 2013

 

Dear Mr Smith

Thank you for your enquiry about the staying in our hotel. We have a single room available at the period you stated. The price is $85 per night. Breakfast and other meals are not included as we do not have such service. But there is a buffet in our hotel where you can have meals at any time of the day and night. We have airport transfer service, it’s free for our guests, as well as Wi-Fi. It is also possible to rent a car in our hotel in advance together with reserving a room. If you have any more questions we are ready to answer

 

Kind regards,

Jennifer Watson

Sales Manager

Перевод:

От: г-жи Дженнифер Уотсон, менеджер по продажам, Отель ПаркИнн

7834 17-ая стрит, Тампа, Флорида

 

Кому: г-н Кен Смит

9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345

 

30 июня 2013 года

 

Уважаемый г-н Смит

Спасибо за Ваш интерес к нашему отелю. У нас есть свободный одноместный номер на период времени, который Вы указали в своем письме. Стоимость составляет 85 долларов США за ночь. Завтрак, обед и ужин не входят в стоимость, так как у нас нет такой услуги. Но у нас в отеле есть буфет, где вы можете пообедать в любое время суток. У нас есть услуга по доставке наших гостей из аэропорта, она бесплатная, также как и беспроводной интернет. Также Вы можете заранее заказать аренду автомобиля при бронировании номера. Если у Вас еще есть вопросы, то мы с радостью ответим на них.

 

С уважением,

Дженнифер Уотсон

Менеджер по продажам

Письмо 2

Ms Liza Smith

Sales Manager

Travel With Us Ltd

7834 Grand Street

Jacksonville, Florida

 

Mrs Emma Trunk

9034 Nord Street

Jacksonville, Florida

USA, 90345

 

April 03, 2012

 

Dear Mrs Trunk

We have received your enquiry about the Disneyland tours. This is a bus tour, it starts on Friday evening and ends on Sunday late evening. It includes 2 night accommodation in the hotel (you may choose the one from the list according to your budget), weekend entry ticket to the Disneyland, drinks and snacks in the bus. The price for an adult starts from $250 and depends on the hotel cost. The price for children below 5 years old is $100, for older children it is $150-200. We enclose brochure with additional information and some pictures.

 

Kind regards,

Liza Smith

Sales Manager

Перевод:

От: г-жа Лиза Смит, менеджер по продажам, Трэвэл Уиз Ас Лтд

7834 Гранд стрит, Джексонвилль, Флорида

 

Кому: г-жа Эмма Транк

9034 Норд стрит, Джексонвилль, Флорида, США 90345

 

03 апреля 2012 года

 

Уважаемая г-жа Транк

Мы получили Ваш запрос по поводу тура в Диснейленд. Это автобусный тур, он начинается в пятницу вечером и заканчивается поздно вечером в воскресенье. В стоимость включены 2 дня проживания в отеле (вы можете выбрать отель из списка в соответствии с Вашим бюджетом), входные билеты в Диснейленд на весь уик-енд, напитки и снеки в автобусе. Стоимость тура для взрослого начинается от 250 долларов США и зависит от выбранного Вами отеля. Стоимость тура для ребенка младше 5 лет – 100 долларов США, старше 5 лет от 150 до 200 долларов США. Мы прилагаем брошюру, посвященную этому туру, где Вы сможете найти дополнительную информацию и фото из поездки.

 

С уважением,

Лиза Смит

Менеджер по продажам

Письмо 3

Mr Pete Johnson

Sales Manager

Four Seasons

9034 Main Street

London, UK

 

Ms Sally Swift

9034 Cooper Street

Fresno, California

 

July 10, 2005

 

Dear Ms Swift

We received your enquiry of confirmation letter. We checked everything and send you confirmation of reservation that you requested. Please check whether it is what you need. Thank you for choosing our hotel for staying during your trip.

 

Kind regards,

Pete Johnson

Sales Manager

Перевод:

От: г-н Пит Джонсон, менеджер по продажам, Фор Сизонс

9034 Мэйн стрит, Лондон, Объединенное Королевство

 

Кому: г-жа Салли Свифт

9034 Купер стрит, Фресно, Калифорния

 

10 июля 2005 года

 

Уважаемая  г-жа Свифт

Мы получили Ваш запрос подтверждения брони. Мы все проверили и высылаем Вам подтверждение брони, которое Вы запрашивали. Пожалуйста, проверьте, подходит ли оно Вам. Благодарим Вас за выбор нашего отеля для Вашей поездки

 

С уважением,

Пит Джонсон

Менеджер по продажам

Письмо 4

Mr Tim Thompson

Sales Manager

Office Plus Inc.

9034 East Street

Sacramento, CA

USA, 90345

 

Mr John Peters

General Manager

Electroworld Ltd

4567 Marcony Street

Sacramento, CA

 

June 10, 2001

 

Dear Mr Peters

Thank you for your recent enquiry regarding our products.  We enclose our catalog so that you can make an order. By the way this month we have a discount of 10% for new clients.

 

Kind regards,

Tim Thompson

Sales Manager

Перевод:

От: г-н Тим Томпсон, менеджер по продажам, Офис Плюс Инк.

9034 Ист стрит, Сакраменто, штат Калифорния, США 90345

 

Кому: г-н Джон Питерс, генеральный менеджер, Электроуорлд Лтд

4567 Маркони стрит, Сакраменто, штат Калифорния

 

10 июня 2001 года

 

Уважаемый г-н Питерс

Благодарим Вам за Ваш интерес к нашей продукции. Мы прилагаем наш каталог, чтобы Вы могли сделать заказ. Кроме того в этом месяце у нас действует скидка 10% для новых клиентов.

 

С уважением,

Тим Томпсон

Менеджер по продажам

Письмо 5

Mr Harry Willson

Sales Manager

Rent  A Car

9034 Orland park Street

Chicago, Illinois

USA, 90345

 

Mr Jim Frank

4567 Golden Street

Fresno, California

 

June 15, 2009

 

Dear Mr Frank

With reference to your enquiry about renting a car in Chicago we are sending you a little  brochure with all necessary information and a map of Chicago airport with our location marked on it. If you have any questions you may call us 8-800-459-2398

 

Kind regards,

Harry Willson

Sales Manager

Перевод:

От: г-н Гарри Уилсон, менеджер по продажам, Рент Э Кар,

9034 Орланд Парк стрит, Чикаго, Иллинойс, США 90345

 

Кому: г-н Джим Фрэнк

4567 Голден стрит, Фресно, Калифорния

 

15 июня 2009 года

 

Уважаемый г-н Фрэнк

Относительно Вашего письма по поводу аренды автомобиля в Чикаго, мы высылаем Вам небольшую брошюру со всей необходимой информацией и картой аэропорта Чикаго с обозначением нашего офиса там. Если у Вас еще есть вопросы, то Вы можете обращаться по телефону 8-800-459-2398.

 

С уважением,

Гарри Уилсон

Менеджер по продажам

Какими бывают деловые письма? — «Грамота.ру» – справочно-информационный Интернет-портал «Русский язык»

Деловое письмо

Какими бывают деловые письма?

Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Информация в деловом письме носит протокольный характер. Поэтому письма регистрируются и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

По тематическому признаку деловые письма делятся на коммерческие письма (составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу), письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти виды писем.

По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма-ответы.

Письма, требующие ответа: коммерческие инициативные письма, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо рекламация, письма-просьбы, письма-обращения.

Письма, не требующие ответа: подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, заявления – эти письма констатируют факт и не требуют ответа – у них функция квитанции, ярлыка).

По признаку адресата письма делятся на обычные и циркулярные (направляются от одного источника в несколько адресов, как правило подчиненных инстанций).

По форме: обычные и электронные.

По структурным стандартам: регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). 

• Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей (например, о посылке контрактов, спецификаций, каталогов, протоколов, образцов товара, грузов).

• Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов-писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, а также телеграммы или состоявшегося телефонного разговора.

• Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения.

• Письмо-сообщение. Такие письма отправляются при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например, сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т. п.).

• Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты, так и тексты-трафареты.
   

• Письмо-благодарность направляется для выражения благодарности за что-либо (например, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т. п.). Чаше всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета. 

• Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу.

• Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.

• Коммерческий запрос – это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услуге и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

• Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца или экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

11+ образцов ответных писем — форматы писем и примеры

Ответное письмо написано как ответ на любую жалобу на отключение, при признании вины, относительно отказа в ответственности, отказа в корректировке, на работу, на отзыв, на заявку, запрос продуктов или товаров, многие когда мы обнаруживаем необходимость написать кому-нибудь письмо. Хотя все вышеупомянутые ситуации сильно отличаются друг от друга и требуют совершенно другого письма-ответа, но вот несколько важных моментов, упомянутых, которые могут помочь в составлении письма-ответа по любой теме.Здесь вы можете найти образцы ответных писем.

Прежде всего, вы должны хорошо изучить ситуацию, для которой вы пишете ответ, после анализа сценария примите решение, какой ответ вы дадите. Это официальное письмо, и его следует составить профессионально. Это также требует хорошего и правильного подбора словарного запаса и точности языка, буквы должны быть без грамматических ошибок. Если вы отвечаете в связи с предыдущей перепиской, было бы хорошо дать ссылку на это или добавить некоторые важные сведения, относящиеся к этому, в вашем письме.Это поможет устранить любые недоразумения и прояснить ваше письмо. Избегайте высказывать какое-либо личное мнение, если его не спрашивают, ограничьтесь основной мыслью письма.

На ответное письмо не так уж много времени, поэтому ответ должен быть быстрым и своевременным. Сделайте ваше письмо по существу, простым и понятным, письмо должно быть легко понятным для получателя. Если вас попросили дать совет, но вы не можете его дать, то вы должны выразить сожаление и четко указать, что вы не можете этого сделать, если вы знаете, что у кого-то еще есть возможность сделать это лучше. , вы можете заменить ссылку.Даже если ваше письмо является отрицательным, например, вы что-то отрицаете, отказываетесь или отклоняете предложение о работе, даже тогда ваше письмо должно быть положительным. Вы должны быть вежливыми и поблагодарить своего читателя за уделенное ему время и за проявленный интерес. Вы можете получить помощь из образца письма, приложенного к этому шаблону.

Скачать образцы бесплатных ответов ниже

Ответное письмо акционера:

Пример ответного письма

Официальное ответное письмо

Ответное письмо клиента:

Ответное письмо на жалобу

Формат ответного письма

Шаблон ответного письма

Ответное письмо в формате Word

Ответное письмо на заказ

Связанные

Написание бизнес-письма-запроса

Это руководство по ответам на письма-запросы написано специально для изучающих английский язык.Он охватывает стандартную структуру и фразы, используемые в ответах. Запросы приходят, чтобы запросить дополнительную информацию о продукте или услуге. Скорость вашего ответа, а также то, насколько вы готовы предоставить запрошенную информацию, обеспечат успешный ответ на ваш запрос.

Очень важно произвести хорошее впечатление, отвечая на запросы потенциальных клиентов. Конечно, лучшее впечатление будет произведено предоставлением материалов или информации, которые запрашивал потенциальный клиент, это положительное впечатление будет улучшено за счет хорошо написанного ответа.

Основы делового письма

Основы написания деловых писем одинаковы для каждого типа делового письма. Не забудьте указать свой адрес или адрес вашей компании в верхней части письма (или используйте фирменный бланк вашей компании), а затем укажите адрес компании, в которую вы пишете. Дата может быть размещена с двойным интервалом вниз или справа. Вы также можете указать ссылочный номер для переписки.

Для других типов деловых писем используйте это руководство по различным типам деловых писем, чтобы улучшить свои навыки для конкретных деловых целей, таких как выполнение запросов, корректировка претензий, написание сопроводительных писем и т. Д.

Важный язык, который следует запомнить

• Начало Уважаемый господин, госпожа (госпожа, госпожа — очень важно использовать госпожу для женщин, если только не просят использовать миссис или мисс)
• Поблагодарить потенциального клиента за его / ее интерес Спасибо за ваше письмо с … запросом (с запросом информации) о …
  Мы хотели бы поблагодарить вас за ваше письмо с … запросом (с запросом информации) ) примерно …
• Предоставление требуемых материалов Мы рады приложить…
  Прилагаем …
  Прилагаем …
• Предоставление дополнительной информации Мы также хотели бы проинформировать вас …
  Относительно вашего вопроса о …
  В ответ на ваш вопрос (запрос) о …
• Завершение письма в надежде на будущее бизнеса Мы с нетерпением ждем … услышать от вас / получить ваш заказ / приветствовать вас как нашего клиента (покупателя).
• Подпись С уважением (помните, что используйте «С уважением», когда вы не знаете имени человека, которому пишете, и «С уважением», когда знаете.

Пример

Джексон Братья

3487 23-я улица

Нью-Йорк, NY 12009

Кеннет Беар

Административный директор

Компания для изучающих английский язык

2520 Visita Avenue

Олимпия, Вашингтон 98501

12 сентября 2000 г.

Уважаемый мистер Биэр

Благодарим вас за запрос от 12 сентября о последней редакции нашего каталога.

С удовольствием прилагаем нашу последнюю брошюру. Мы также хотели бы сообщить вам, что на сайте jacksonbros можно делать покупки онлайн.com.

Мы будем рады видеть вас в качестве нашего клиента.

С уважением

(Подпись)

Деннис Джексон

Директор по маркетингу

Братья Джексон

Как ответить на вопросы в деловом письме | Работа

Обеспокоенность клиентов, сотрудников и деловых партнеров является частью ведения бизнеса. Ответить деловым письмом, а не по электронной почте или по телефону — это профессиональный способ решения проблем. Это также имеет большое значение для того, чтобы дать человеку понять, что вы серьезно относитесь к этим проблемам.Своевременное написание письма важно, потому что любые проблемы могут быстро превратиться в жалобы, которые затем могут стать потерянными отношениями. Если вы оставите письмо на несколько дней перед отправкой, ваш ответ может показаться запоздалым, а не искренним.

Использование профессионального формата

Использование формата делового письма придаст профессиональный вид сразу после открытия письма. Используйте канцелярские товары с названием вашей компании, адресом и номером телефона на бланке.Если у вас нет канцелярских принадлежностей компании, введите название своей компании и контактную информацию вверху страницы, затем укажите дату, а затем имя и адрес получателя. Начните письмо с профессионального приветствия, например «Дорогой мистер Смит». Используйте одинарный или 1-1 / 2-строчный интервал и добавьте дополнительный межстрочный интервал для разделения каждого абзаца. Закройте письмо словами «С уважением», затем поставьте свою подпись и напечатанное имя.

Проявление искренности

Простое закрытие письма словом «искренне» не имеет большого значения, если тело письма не отражает эту искренность.Есть три способа убедиться, что это доходит до вашего читателя. Во-первых, просмотрите высказанные вам опасения и убедитесь, что каждое из них было рассмотрено в вашем письме. Во-вторых, отразите в своем письме те же эмоциональные тона, которые использовались при выражении вам беспокойства. В-третьих, объясните, почему вы разделяете эти опасения или разочарования, указав, насколько они соотносятся с ценностями и стандартами вашей компании.

Выражение признательности

Завершение письма несколькими словами признательности поможет обеспечить открытое общение с этим человеком в будущем.Пригласите человека снова связаться с вами, если у него есть дополнительные вопросы или комментарии, чтобы показать вашу искреннюю признательность. Например, закройте письмо чем-то вроде: «Я хотел бы лично поблагодарить вас за то, что вы сообщили мне о своей проблеме. Если у вас есть дополнительные вопросы, свяжитесь со мной напрямую». Включите вашу контактную информацию. Предложите скидку на будущую покупку обеспокоенным клиентам или приложите подарочный сертификат, чтобы выразить свою признательность.

Выходя за рамки и дальше

Когда кто-то находит время, чтобы выразить вам озабоченность по поводу вашей компании, рассматривайте это как возможность наладить более тесные отношения с этим человеком.Найдите время, чтобы указать, какие шаги вы предпримете для решения этих проблем; это выходит за рамки того, что обычно делают компании. Отслеживайте обеспокоенность клиента в своей системе управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), чтобы вы могли связаться с ним позже, чтобы убедиться, что он удовлетворен. Если вы проверите файл клиента перед тем, как написать свой ответ, вы сможете увидеть, были ли у него в прошлом другие проблемы, которые также могут быть рассмотрены в вашем письме.

Ссылки

Автор биографии

Публикуемый автор и профессиональный докладчик Дэвид Видмарк консультировал предприятия и правительства по вопросам технологий, средств массовой информации и маркетинга более 20 лет.Он преподавал информатику в Алгонкинском колледже, открыл три успешных бизнеса и написал сотни статей для газет и журналов по всей Канаде и США.

Как написать деловое ответное письмо

Даже в эпоху электронной почты и текстовых сообщений бумажные деловые письма имеют свое место. Переход с цифрового режима на бумажный может быть проблемой: электронное письмо может казаться обычным, но письменное письмо требует определенной степени достоинства и класса.Не беспокойтесь о том, чтобы звучать оригинально — безопаснее придерживаться проверенных форматов и правил этикета делового общения.

Придерживайтесь сути

Отвечаете ли вы на критику или запрашиваете свое резюме, ваше письмо должно оставаться актуальным. Никогда не выходите за рамки одной страницы и никогда не будьте невежливы. Если кто-то написал вам письмо с жалобой, полное оскорблений, оставайтесь вежливыми и спокойными, когда отвечаете. Если в исходном письме говорится о деловой возможности, скажите спасибо.Никогда не подразумевайте, что, написав ответ, вы все решили — что жалобщик должен быть полностью удовлетворен, что вы знаете, что получаете работу. Это решать вашему корреспонденту.

Формат и шрифт

Стандартный формат делового письма — одинарный, с одним пробелом между абзацами, и все выравнивается по левому краю. В 21 веке приемлемо отойти от стандарта блоков, например, сделав отступ в абзацах. Times New Roman, кегль 12, почти всегда является приемлемым, читаемым шрифтом.Если у вашей компании есть какие-либо предпочтения — например, она отдает предпочтение абзацам с отступом — отформатируйте ее таким образом.

Что наверху

Стандартный формат начинается с вашего служебного адреса. Если вы пишете на фирменных бланках, можете пропустить это. Под адресом указывается дата, затем имя, место работы и адрес получателя. Пропустите строку и обратитесь к получателю как «Уважаемая госпожа». или «мистер» если только у него нет такого титула, как «Доктор». Не используйте имена, если это не сделал автор начальной буквы.

The Lower End

Завершите письмо словом «С уважением», за которым следует ваша подпись, а затем ваше напечатанное имя. Если вы отправляете что-либо с письмом, например форму, смету расходов или ваше резюме, напишите «приложение» под своим именем, а затем список вложений. Если вы отправляете что-то отдельным письмом, добавьте примечание, например «в отдельной обложке: финансовый отчет». «Копия», за которой следует список имен, сообщает получателю, что вы отправили копии кому-то другому.

Образцы ответов по электронной почте для различных ситуаций

Составление эффективных ответов на деловые электронные письма — один из наиболее важных навыков, которые вы должны приобрести как хороший владелец бизнеса, продавец или маркетолог.

Образцы ответных писем для различных ситуаций (несколько примеров)

Как вы надеетесь удовлетворить своих клиентов как владельца бизнеса без необходимости писать краткие и ясные ответы на их электронные письма? Или как продавец или персонал по маркетингу будут правильно разъяснять ценность своего продукта или услуги, если он не может эффективно отвечать на электронные запросы потенциальных клиентов?

Я рассмотрел основы ответов на электронные письма в статье Примеры профессионального ответа на электронные письма; и я смог предоставить пару образцов.

В этом посте я предоставлю больше примеров того, как профессионально отвечать на электронные письма, и подробно расскажу о некоторых других советах по написанию хороших и эффективных ответов по электронной почте. Итак, вам следует обратить внимание на следующие советы:

1. Будьте ясны и прямо в своих электронных письмах и избегайте двусмысленности.

Это означает, что вы должны знать, что хотите сказать; и произнеси это кратчайшими словами.

Вот пример четкого, прямого и недвусмысленного подтверждения по электронной почте:

Ответ по электронной почте Образец I: Утверждение заявки

Уважаемый г-н.Шива,

Добро пожаловать! Ваша заявка в Woculus была одобрена. Мы рады видеть вас в числе наших редакторов.

Siva, как я уже сказал ранее, наше видение Woculus — быть универсальным сайтом, где владельцы бизнеса, маркетологи и торговый персонал могут научиться использовать технологии с пользой для своего бизнеса. Наши посты хорошо исследованы, практичны и насыщенны. Будучи новым блогом, мы постоянно стремимся предоставлять нашим читателям сообщения самого высокого качества. Если в Интернете есть более интересная статья о любой из наших сфер интересов, значит, мы плохо справляемся со своей работой.

Найдите свои данные для входа в систему ниже:

• Имя пользователя: Don Siva
• Пароль: siVA2013

Вся команда Woculus надеется на очень профессиональные рабочие отношения с вами; и мы готовы поддержать вас любым возможным способом, чтобы лучше обслуживать нашу аудиторию.

С уважением,

2. Ответьте один на один.

Это означает, что вы должны взять на себя ответственность за свои электронные письма и поговорить непосредственно с читателем.

Например, вместо того, чтобы писать,

Будем признательны, если вы сможете отправить предложение до выходных

Напишите,

Я буду очень признателен, если вы сможете отправить мне предложение до выходных. .

Из каждого электронного письма вы сможете извлечь несколько полезных советов при выборе наилучшего способа сформулировать свой ответ. Например, вы должны знать:

• Что заставит читателя вашего электронного письма положительно ответить
• Что его или ее интересует
• Каково его или ее мнение по рассматриваемой проблеме

Вот два Образцы ответных писем, написанные индивидуально:

Образец ответного письма II: Отклонение заявки без нарушения

Mr.Виджей,

Спасибо за ваше недавнее заявление о том, чтобы стать писателем на Woculus. Мы очень благодарны за то, что вы хотели написать для Woculus.

Информация о вашей заявке будет сохранена в наших файлах. В настоящее время у нас нет свободных разделов; и наши писатели находятся на вершине своей работы. Однако мы свяжемся с вами, как только у нас появится вакансия.

Буду признателен за уведомление, если вы хотите отменить заявку по любой причине.

С уважением,

Образец ответа на электронную почту III: Утверждение заявки на другую должность

Уважаемый г-н.Фрэнк,

Спасибо, что подали заявку на открытие в нашей компании и прислали свои образцы дизайна. Я рассмотрел ваш стиль и подумал о проблемах, которые вы подняли во время нашего последнего обсуждения, особенно о вашем нежелании создавать новые образцы дизайна для нашей оценки. С тех пор я получил новые образцы дизайна от более чем десяти кандидатов, что подтвердило их работы.

В конце концов, я пришел к выводу, что ваших образцов недостаточно, чтобы помочь мне сделать вывод о вас.Итак, у нас появился новый Главный конструктор. Однако я был бы рад работать с вами на контрактной основе, если вы согласитесь на это.

Еще раз спасибо, Фрэнк, за проявленный интерес к нашей компании.

Cordially,

3. Будьте краткими, простыми и приятными (KISSS).

Будьте осторожны с длиной ваших ответов по электронной почте; они определяют, будут они прочитаны или нет. Это старый принцип письма, который до сих пор сохраняется при написании ответов по электронной почте.

Ответное письмо Образец IV: Отклонение приглашения

Уважаемая мисс Шерил,

Прошу прощения за задержку с ответом на ваше последнее электронное письмо.Я был в процессе создания собственной социальной сети; поэтому мне пришлось уйти из Facebook Inc.

Я очень признателен за ваше приглашение помочь оценить приложение Facebook, которое вы разрабатываете на этот раз, но это может быть не в лучших интересах руководства Facebook. Вы можете связаться с другими редакторами на форуме Facebook.

Спасибо за понимание.

С уважением,

Образец электронного письма V: Отклонение от назначения

Уважаемый г-н Мохаммед,

Я был польщен вашей просьбой сделать меня служителем в вашем церковном приходе на Багамах.К сожалению, я не смогу принять эту позицию.

Желаю вам удачи на Багамах

С уважением,

Подробнее Образцы писем для ответов

Вы найдете больше примеров писем для ответов ниже. Советы по написанию деловых писем и ответам на них вы можете найти в моем сообщении «9 советов, которые вам нужно профессионально писать и отвечать на электронные письма».

Ответ по электронной почте Образец VI: ответ на запрос информации о вашем продукте или услуге

Уважаемая миссис Тэтчер,

Спасибо за ваш запрос о магазинах Apple.В приложении вы найдете литературу о наших продуктах, в том числе о продуктах на стадии альфа-разработки. Я также добавил образец имени пользователя и пароля, чтобы вы могли опробовать продукты, которые вам понравятся.

Звоните мне, если у Вас возникнут дополнительные вопросы. Буду рад видеть вас в качестве покупателя.

С уважением,

Образец ответа по электронной почте VII: Ответ на запрос образцов

Уважаемый г-н Ахсан,

К этому электронному письму я приложил пять образцов своих оригинальных дизайнов.Шестое приложение — это список дизайнов, в которых я сотрудничал с другими дизайнерами, включая расположение (URL) дизайнов в Интернете.

Спасибо, что разрешили мне прислать вам образцы. Буду рад принять участие в предстоящем конкурсе, а также познакомить вашу команду со своими услугами.

Сообщите мне, если вам понадобится дополнительная информация.

С уважением,

С приведенными выше образцами ответных писем вы сможете эффективно отвечать, положительно или отрицательно, на приходящие к вам письма.

Напомним, что вы всегда должны обеспечивать следующие ответы по электронной почте:

1. Ясный, прямой и недвусмысленный
2. Индивидуальный (между вами и читателем)
3. Краткий, простой и понятный

Больше для бизнеса статьи из Business 2 Community:

Что такое ответное письмо? Правила составления ответного письма

Что такое Ответное письмо — Письмо-запрос, Определение ответного письма — Письмо, написанное в ответ на письмо-запрос, называется ответным письмом.На запросы нужно отвечать незамедлительно, даже если ответ отрицательный.

Что такое ответное письмо

Согласно Quible and Others, «Ответные письма на запросы — это сообщения, которые предоставляют читателю информацию о продуктах, услугах и людях».

Итак, ответное письмо написано в ответ на письмо-запрос. Ответное письмо нужно написать как можно раньше. Быстрый ответ предполагает, что продавец полностью знаком с деловым этикетом и искренне уважает покупателя и его интересы.

В большинстве случаев письмо-запрос пишется для предложения цены, поэтому ответ на такое письмо можно рассматривать как отправку предложения. Образец, образец ответного письма или коммерческого предложения —

Правила составления ответного письма на запрос

На запросы следует отвечать незамедлительно, даже если ответ отрицательный. Если ответ положительный, немедленно сообщите интересующемуся хорошие новости. Если ответ отрицательный, примените косвенный подход. Составление ответного письма или цитаты — непростая задача.Поскольку оно считается коммерческим письмом, оно должно быть написано с должной осторожностью. При составлении ответа или цитаты необходимо учитывать следующие правила.

• См. Дату и ссылочный номер письма.
• Поблагодарите сторону за его письмо и выразите признательность за его интерес к вашей компании, ее продуктам или услугам.
• С уважением ответьте на все вопросы в письме-запросе.
• Добавьте актуальную информацию в виде краткого описания товаров, цен, преимуществ, выгодных условий и т. Д.
• Укажите способ и условия оплаты, место и время доставки, способ транспортировки, сборы из расчета налога с продаж, октрои, фрахт и страхование, а также расходы на упаковку и экспедирование.
• Укажите время, в течение которого предложение действительно, если время является важным фактором.
• Укажите, прилагаются ли прайс-лист, каталог, образец и т. Д. Или они отправляются отдельно.
• Используйте разговоры о продажах, чтобы стимулировать интерес покупателя.
• Покажите свою готовность служить или помогать клиенту в будущем.
• Закройте ответное письмо теплой дружеской формулировкой.

Исходя из вышеизложенного, мы можем легко предположить, что при составлении хорошего ответа мы должны учитывать множество вещей. Правильно составленное ответное письмо всегда покоряет сердца получателей.

10 необходимых вам образцов формата деловых писем

Написание деловых писем — это то, что мы все время от времени должны делать, но обычно в школе мы не обучаемся тому, как это делать.Неправильный формат письма может сделать вас небрежным и непрофессиональным, но как только вы усвоите основы и получите несколько примеров для работы, написание деловых писем станет намного проще.

Что вы считаете самым большим отказом при написании письма?

Вероятно, самая распространенная проблема, с которой люди пишут деловые письма, — это неправильный формат письма. В этом формате есть несколько вариантов, но по большей части это делается так.

В самом верху письма должна быть ваша контактная информация: имя, компания (если применимо), адрес и номер телефона.Некоторые люди также помещают сюда свой адрес электронной почты.

Далее идет дата и контактная информация человека, которого вы пишете: имя, компания и адрес.

Затем будет приветствие — обычно что-то вроде «Уважаемый господин / госпожа. Джонс. Далее следует тело письма, затем завершение (С уважением, С уважением, как хотите) и несколько пустых строк, за которыми следует ваша напечатанная подпись. Когда вы распечатываете письмо, вы можете подписать его чернилами.

После того, как вы отформатируете формат, контент все еще может быть немного сложным.Пишете ли вы заявление об увольнении или рекомендательное письмо, есть несколько основных правил, которым вы можете следовать. Вот 10 различных видов деловых писем, которые вам могут понадобиться, формат письма для каждого и пример, который вы можете использовать в качестве шаблона.

Письмо с жалобой: Экспресс-разочарование

Способ официально выразить разочарование по поводу опыта, сообщить о плохом обслуживании клиентов или сообщить компании, что их продукция не соответствует ожиданиям.

Несколько советов:

• Не волнуйтесь и не сердитесь; просто констатируйте факты.
• Будьте сердечными, профессиональными и краткими. Расскажите им, что произошло и что вы хотите, чтобы они сделали, чтобы все исправить.
• Закройте, указав крайний срок для ответа, прежде чем привлекать стороннего посредника или юриста.

Образец письма-жалобы | Федеральная торговая комиссия

Письмо о корректировке: объясните и извинитесь

Если вы столкнетесь с деловой стороной письма-жалобы, вам нужно будет ответить собственным письмом. Хорошее корректирующее письмо может помочь вам сохранить лояльного клиента; плохой может распространиться по Интернету как лесной пожар.

Несколько советов:

• В большинстве случаев вы действительно захотите извиниться за то, что ваша компания не оправдала ожиданий.
• Сообщите им, что вы делаете, чтобы исправить это, или объясните, почему вы не делаете то, что просил покупатель, если это необходимо.
• Будьте профессиональными, краткими, дружелюбными и извиняющимися.

Образцы корректировочных писем | OfficeWriting.com

Коммерческие письма: повышение осведомленности и продвижение продуктов

Письма, написанные для привлечения бизнеса, по-прежнему важны для повышения осведомленности о вашей компании или продуктах / услугах среди потенциальных клиентов.

Несколько советов:

• Будьте краткими.
• Расскажите о них, но не о себе или вашей компании.
• Призыв к действию, скажите, что и как делать.
• При желании вы также можете указать свои следующие шаги или последующие действия.

Шаблоны рекламных писем | Letters.org

Письмо-запрос: Ищите информацию

Пишите такое письмо, когда ищите информацию, такую ​​как запрос на собеседование, запрос каталога или запрос общедоступного документа.

Несколько советов:

• Будьте конкретны и кратки; облегчить человеку, который может отслеживать все, что вам нужно, для вас.
• Предоставление некоторого контекста и предыстории может быть полезным, но не всей истории того, зачем вам нужен документ.
• Будьте вежливы и проявите свою благодарность.
• Если вас интересует возможность работы, используйте сопроводительное письмо в формате .

Шаблоны писем-запросов | Образцы шаблонов

Письмо-благодарность: укажите полученное сообщение

Письма-благодарности указывают на то, что вы что-то получили (например, заявление о приеме на работу или стипендию, или рекламные материалы), но еще не обязательно предприняли какие-либо действия.

Несколько советов:

• Будьте краткими.
• Если есть информация, которую необходимо знать каждому, кто прислал информацию, например, когда будет принято решение о найме на должность, укажите и это.
• Его можно использовать, чтобы поблагодарить кого-то за пожертвование, поэтому включите его в письмо с любыми приложениями.

Благодарственные письма на все случаи жизни | Template.net

Последующее письмо: подтолкнуть и напомнить

Последующее письмо — это своего рода подталкивание для людей, чтобы убедиться, что они получили первое письмо, и напомнить им, что вы от них хотите.Их часто отправляют после рекламного письма, рекомендательного письма или письма с запросом информации.

Несколько советов:

• Будьте краткими, чтобы напомнить получателю, кто вы, что и когда вы просили.
• Включите крайний срок, если в исходной заметке не было.
• Включите призыв к действию в качестве напоминания.

Шаблоны последующих действий всех видов | Написать Express

Письмо с заказом: разместить заказ

Официальный способ разместить заказ.

Несколько советов:

• Будьте краткими и точными.
• Убедитесь, что вы включили всю информацию, которая может понадобиться человеку, чтобы разместить за вас заказ.
• Укажите всю информацию о доставке и способ оплаты.
• Покажите свою благодарность.
• Предоставьте контактную информацию для дальнейших действий.

Образцы писем заказа | Как написать письмо

Сопроводительное письмо: представьтесь для работы

Сопроводительное письмо — это способ представиться, особенно при подаче заявления о приеме на работу.

Несколько советов:

• Назовите работу, на которую вы претендуете, сразу. Вам не обязательно быть фантазией.
• Охватите лишь несколько важных моментов в своем резюме, особенно связанных с этим опытом.
• Не забудьте также упомянуть о своих межличностных навыках (например, коммуникативные навыки, лидерские качества).
• Включите контактную информацию и постарайтесь ответить на любые вопросы, которые могут возникнуть у менеджера по найму.

Формат сопроводительного письма | Монстр

Рекомендательное письмо: помогите или порекомендуйте кого-то в подаче заявления

Этот тип письма часто пишется учителем, чтобы помочь студенту, подающему заявку на стипендию или стажировку, или для приема в школу или программу.Вы также можете написать одно, чтобы порекомендовать кого-то для работы, стипендии или другой возможности.

Несколько советов:

• Будьте честны с человеком, о котором вы пишете.
• Не торопитесь и не соглашайтесь писать письмо тому, кого вы не поддерживаете или не очень хорошо знаете.
• Используйте конкретные примеры, чтобы выделить навыки и способности человека.
• Напишите что-нибудь о том, почему вы дали такую ​​возможность человеку, о котором пишете.
• Поблагодарите читателя за потраченное время и укажите контактную информацию, если у него возникнут вопросы.

Образец рекомендательного письма | Заявление об увольнении Muse

: Уйти с должности

Не поддавайтесь никаким призывам, которые могут вам понадобиться, отправить зажигательное письмо об отставке; никогда не знаешь, когда ты снова сможешь пересечься с этими людьми.

• Говорите кратко и по делу: «Это письмо служит уведомлением о том, что я отказываюсь от своей должности как x эффективный x.Спасибо за возможность », — говорит достаточно.
• Очень внимательно обдумайте свои слова, если вы занимаетесь заметным положением и ваше письмо, вероятно, будет обнародовано.
• Вы можете указать причину, если хотите, но это необязательно.
• Поблагодарите своего начальника и / или компанию за предоставленные вам возможности.

Заявления об увольнении по разным причинам | The Balance

Чтобы узнать о многих других возможных письмах, которые могут вам понадобиться в вашей деловой карьере, просмотрите этот исчерпывающий список из Balance.

Изображение предоставлено: Flaticon через flaticon.com

.