Site Loader

Должностная инструкция помощника заместителя генерального директора по внешним связям


473 Общие положения

473.1Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Помощника заместителя генерального директора по внешним связям, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и внешними организациями. Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

473.2Переименование, ликвидация должности Помощника заместителя генерального директора по внешним связям, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

473.3Помощник заместителя генерального директора по внешним связям непосредственно подчиняется Заместителю генерального директора по внешним связям.

1.4У Помощника заместителя генерального директора по внешним связям подчиненных нет.

474 Цели и должностные обязанности


474.1Деятельность Помощника заместителя генерального директора направлена на достижение следующих целей:

474.1.1обеспечение качественного распределения рабочего времени Заместителя генерального директора по внешним связям;

474.1.2обеспечение взаимодействия Заместителя генерального директора по внешним связям с должностными лицами XXX и внешних компаний.

474.2Для достижения установленных целей Помощник заместителя генерального директора по внешним связям исполняет следующие обязанности:

474.2.1обеспечивает эффективность планирования встреч, совещаний и переговоров Заместителя генерального директора по внешним связям;

474.2.2обеспечивает техническую поддержку планирования рабочего времени Заместителя генерального директора по внешним связям;

474.2.3обеспечивает непрерывный прием срочной информации от сотрудников Компании и внешних организаций, обеспечивает ее обработку;

474.2.4обеспечивает соблюдение в Компании правил документооборота по документам, поступающим или инициируемым Заместителем генерального директора по внешним связям;

474.2.5обеспечивает непрерывный прием, сортировку и своевременную передачу Заместителю генерального директора по внешним связям всей поступающей корреспонденции;

474.2.6подготавливает материалы для Заместителя генерального директора по внешним связям к отчетам, совещаниям и т. п.;

474.2.7организовывает мероприятия, осуществляемые под контролем Заместителя генерального директора по внешним связям;

474.2.8осуществляет оперативную связь внутри Компании, а также со сторонними организациями по вопросам текущей деятельности;

474.2.9обеспечивает эффективность административной, информационной и хозяйственной поддержки деятельности Заместителя генерального директора по внешним связям;

474.2.10 оформляет командировочные расходы для Заместителя генерального директора по внешним связям;

474.2.11 учитывает рабочее время сотрудников, составляет графики отпусков, оформляет больничные листы;

474.2.12 обеспечивает своевременное и эффективное планирование бюджета и контроля расходов;

474.2.13 оформляет формы БД-5, БД-8, Б-2Р, Б-1Р и др.;

474.2.14 заказывает канцелярские товары;

474.2.15 формирует аптечку (подает заявки один раз в квартал).

474.3Для достижения установленных целей Помощник заместителя генерального директора по внешним связям осуществляет взаимодействие с иными организациями в пределах своих должностных обязанностей.


Взаимодействие по вопросам профессиональной деятельности с внешними организациями осуществляется в соответствии с планами деятельности, задачами руководства и своими функциональными обязанностями.

475 Показатели оценки деятельности

Деятельность Помощника заместителя генерального директора по внешним связям оценивается на основе достижения целей и решения поставленных задач в полном объеме в установленные стратегическими и календарными планами сроки.

476 Общекорпоративные нормы

Деятельность Помощника генерального директора по внешним связям регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

476.1Правила внутреннего трудового распорядка

476.8Настоящая должностная инструкция.

477 Права

Помощник заместителя генерального директора имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

5.1 получать информацию в соответствии с выполняемыми функциональными обязанностями, касающуюся показателей работы деятельности Компании и любую другую информацию, необходимую для полноценного выполнения своих обязанностей;

5.2 быть обеспеченным необходимыми для работы товарно-материальными ресурсами.

478 Ответственность

Помощник заместителя генерального директора несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX Фирмы XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

- в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

- в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

479 Требования к работнику при приеме на работу

Общие обязательные требования

7.1

Образование

Высшее (гуманитарное, экономическое, юридическое)

7.2

Опыт работы

Не обязателен

7.3

Профессиональные навыки


Навыки деловой коммуникации и телефонного общения, общая грамотность, знание основ делопроизводства и документооборота

Специальные требования

7.4

Знание специального ПО, технических систем

Опытный пользователь Word, Excel, электронная почта, Internet, Power Point

7.5

Знание нормативной документации

Кодекс корпоративной этики

7.6

Владение методиками

Ведение переговоров, деловая этика.

480 Словарь специальных терминов и сокращений

Термин, сокращение

Определение термина, сокращения

8.1

ОГВ

Органы государственной власти

8.2

Компания

XXX

8.3

БД-5

Служебная записка на приобретение работ, услуг и товарно-материальных ценностей, требующих изготовления

8.4

БД-8

Служебная записка на увеличение/уменьшение бюджета

8.5

Б-2Р

Служебная записка на осуществление расходов

8.6

Б-1Р

Служебная записка на осуществление расходов

Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

481 Лист ознакомления

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ АССИСТЕНТА ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА


УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Ассистент (помощник) генерального директора относится к категории специалистов.
1.2. Ассистент (помощник) генерального директора назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Ассистент (помощник) генерального директора подчиняется непосредственно генеральному директору компании.



1.4. На время отсутствия ассистента (помощника) генерального директора его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность ассистента (помощника) генерального директора назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее или неполное высшее, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.6. Ассистент (помощник) генерального директора руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности ассистента (помощника) генерального директора

Ассистент (помощник) генерального директора выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Планирует рабочий день генерального директора (встречи, звонки, прием, пр.).
2.2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности генерального директора (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)

2.3. Сопровождает генерального директора на встречах, в поездках, пр.
2.4. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
2.5. По поручению генерального директора согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
2.6. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых генеральному директору, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.
2.7. Ведет делопроизводство, получает поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, принимает документы и личные заявления на подпись генерального директора, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.
2.8. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.
2.9. По поручению генерального директора составляет письма, запросы, другие документы.
2.10. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.


2.11. Выполняет отдельные служебные поручения генерального директора.

3. Права ассистента (помощника) генерального директора

Ассистент (помощник) генерального директора имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность ассистента (помощника) генерального директора

Ассистент (помощник) генерального директора несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Каких сотрудников будут нанимать в 2020 году

Елена | Янв 9, 2020 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments

И кто может рассчитывать на прибавку к зарплате Марк Бершидский По данным декабрьского исследования компании Hays, в следующем году 46% работодателей планируют увеличить штат сотрудников. 45% говорят о том, что увеличивать штат не планируют, а будут заниматься только...

Как получить работу, которую вы хотите, даже если у вас не хватает необходимой квалификации

Елена | Дек 28, 2019 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments

Рагхав Харан, работавший в крупных компаниях, в том числе Shutterstock и фонде TrueVentures, написал о том, как можно получить работу, которую хочется, даже если не хватает дипломов и сертификатов, которые требуются от соискателя. Редакция vc.ru подготовила перевод...

На рынок труда надвигается «идеальный шторм». Как его пережить бизнесу?


Елена | Дек 3, 2019 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments

Лишь каждый десятый работодатель доволен уровнем подготовки, который дает высшее образование в России. Компаниям нужно самим заняться подготовкой персонала, перестав надеяться на государство и вузы Нельзя просто так стать востребованным на рынке специалистом, хотя,...

Мнения работодателей: от каких сотрудников нужно избавляться в первую очередь

Елена | Окт 29, 2019 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments

Мнения работодателей: от каких сотрудников нужно избавляться в первую очередь Объясняют представители Mail.Ru Group, Aviasales, Sports.ru и других компаний. Анна Артамонова , вице-президент Mail.Ru Group В первую очередь нужно избавляться от токсичных сотрудников....

Рекрутеры Google и Amazon назвали секреты идеального резюме

Елена | Окт 25, 2019 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments

Менеджер по подбору персонала Amazon Селеста Джой Диаз рассказала о самых больших ошибках, которые допускают соискатели Amazon. Лучшие рекрутеры Google согласны с ней. Они выделили 3 типа резюме и посоветовали, какой лучше. 1. Резюме с должностями. В таком резюме...

Что делать, если вы нашли резюме сотрудника в интернете?

Елена | Окт 6, 2019 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments

Представьте, что вы нашли CV своего работника на рекрутинговом сайте. Что делать? Вызвать «на ковер» и заставить удалить профиль? Уговаривать остаться? Повысить зарплату вдвое? Или уволить «предателя» без лишних раздумий? Мы спросили у представителей бизнеса, что они...

Секреты IT-фирм: как привлечь крутого программиста?

HR практик | Сен 11, 2019 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments

Найти и надолго удержать в компании хорошего айтишника не так-то просто. Вроде и зарплата неплохая, и офис что надо (в стиле лофт, кофе-машина, печеньки и т.д.) и карьерный рост прогнозируется, а кандидаты в очередь не выстраиваются. И что, спрашивается, еще надо этим...

Елена | Авг 27, 2019 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments

Сбербанк разработал новый сервис «Проверка сотрудника», говорится в сообщении банка. Сервис предназначен для малого и микробизнеса, у которого нет собственной службы безопасности или HR-специалистов. «Проверка также может проводиться в отношении контрагентов и...

Как собрать эффективную удаленную команду

Елена | Авг 16, 2019 | Алена Дайер, Блог, Блог Новое, Подбор персонала | 0 Comments

Работать в удаленной команде – не для каждого, хотя есть и свои «плюшки»: многие называет такой вид найма вдохновляющим, свободным, позволяющим быть креативным, при этом дающим возможность работать с коллегами, разбросанными по всему миру, перенимать опыт и расти...

Что бесит рекрутеров в их работе?

Елена | Авг 14, 2019 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments

Софья Федосеева Со стороны часто кажется, что работа HR не требует особых навыков. Размещай вакансии, нанимай специалистов – что сложного? Но это – в идеальном мире. В реальности существует грандиозная масса факторов, которые всячески препятствуют эффективной работе....

Помощник генерального директора - обязанности, по общим вопросам, должность, личный


В чем суть такой должности, как помощник генерального директора? Рассмотрим основные нюансы – должностные обязательства, функции и права такого сотрудника.

Законодательством Российской Федерации установлено требование для юридического лица иметь единоличный орган управления.

Но во многих фирмах деятельность директора предполагает частые командировки. Он является живым человеком, который может также заболеть, отправиться в отпуск.

А в таком случае ему нужно передать свои полномочия кому-то, ведь множество вопросов придется решать на предприятии и при его отсутствии. И суть не только в контролировании деятельности организации.

Может также понадобиться представлять интересы компании в уполномоченном органе или заключить сделку, оформить какой-либо договор.

Да и есть необходимость в выполнении простых задач – подписании внутренних документов фирмы.

Именно поэтому многие компании имеют в штатном расписании такую должность, как помощник гендиректора. Иногда принимают на работу и помощника заместителя генерального директора.

Что же подразумевают под должностью помощника гендиректора? Рассмотрим, какое определение дано в нормативной документации. И определим, каких правил стоит придерживаться при трудоустройстве такого лица.

Основные понятия

Генеральный директор – исполнительный орган компании, который несет ответственность за фирму – за нормальное ее функционирование и развитие.

Это первое лицо предприятия, которое вправе оформлять сделки и организовывать деятельность сотрудников, следить за производством.

Но гендиректору трудно справиться самому, особенно в больших компаниях. Тогда руководитель берет себе помощника, которому получает выполнение некоторых своих обязательств в полной или частичной мере.

Порядок трудоустройства

На каждом предприятии руководители сталкиваются с необходимостью принять сотрудников на работу.

Если организация большая, то такое обязательство выполняет отдел кадров. При оформлении работника стоит опираться на нормы Трудового кодекса Российской Федерации.

При приеме на работу человека, руководству юридического лица стоит потребовать у него такие справки:

  • гражданский документ, что удостоверит личность;
  • ИНН и образец страхового пенсионного свидетельства;
  • документы, что подтвердят образование;
  • трудовую книжку;
  • документы о воинском учете.

Далее оформляется трудовой (срочного или бессрочного характера) или гражданско-правовой договор.

В контракте необходимо отражение:

  • должности и подразделения;
  • места работы;
  • рабочего режима;
  • размера и порядка оплаты;
  • функциональных обязательств.

Если человеку нужно будет взаимодействовать с денежными средствами, материальными ценностями, секретной информацией, составляются дополнительные документы, в которых будет предусмотрено материальную ответственность.

Могут составляться документы о неразглашении коммерческой, государственной тайны.

После заключения контракта в течение 3 дней должен быть подготовлен приказ о назначении на должность. Используют форму Т-1.

В таком документе отражают дату, когда лицо приступает к своим обязательствам, условия приема, должность, зарплату, длительность испытательного периода.

С приказом знакомят сотрудника под роспись. При принятии лица на работу делают запись в трудовой книжке, оформляют личную карточку.

Помощник руководителя – сотрудник, с которым чаще всего заключается срочное трудовое соглашение (абз. 8 ч. 2 ст. 59 Трудового кодекса России).

Если для директора фирмы время полномочий согласно договору обязано соотноситься с уставом, то для помощников такие рамки не устанавливаются.

Трудовые отношения с председателями совета директоров могут оформляться на определенный период, что предусмотрен уставом, а с помощниками гендиректора – заключаться бессрочно.

Во всех случаях период действия договора стоит отражать в самом тексте контракта. Как и договора с остальными сотрудниками, договор с помощником руководителя должен заключаться письменно в 2 экземплярах.

Один образец остается у работодателя, второй передается на руки работнику.

В ч. 2 ст. 145 Трудового кодекса говорится, что заработная плата гендиректора должен определяться по договоренности сторон.

Ограничение устанавливается по помощнику руководителей государственного предприятия, хозяйственного общества, в уставном капитале которых более 50% акция являются государственными или относятся к местной собственности, к государственному внебюджетному фонду.

Если будет установлено зарплату, предусмотрено компенсацию и иные суммы при расторжении договора в размере 25% и более от балансовой стоимости активов ООО, тогда такое соглашение будет относиться к большим сделкам.

Ее должны одобрять на совете руководителей или на общем собрании учредителей (ст. 79 Федерального закона № 208, ст. 46 Федерального закона России № 14).

Если такого одобрения не будет, договор будет признан недействительным, и оплата не будет производиться.

Полномочия прописываются в трудовом соглашении с помощником гендиректора, если нет соответствующего локального акта с указанными функциями такого сотрудника.

Законодательная база

Стоит опираться на нормы ФЗ об обществе с ограниченной ответственностью и акционерном обществе, а также отдельные нормы Трудового кодекса.

Если правоотношения не могут устанавливаться на неопределенное время, тогда между сторонами заключается срочное соглашение.

Учитывается характер и условия работы (ст. 58, 59 Трудового кодекса).

Срочный договор может заключаться с гендиректором, его заместителем, главбухом. При этом не имеет значения организационно-правовая форма и форма собственности.

Но вот относительно иных должностей такие возможности не устанавливаются (это касается и помощников директора, его советников).

С такими лицами срочные контракты могут заключаться, если есть основания, прописанные в ст. 59 ТК Российской Федерации, к примеру, если их принимают на работу на малые предприятия, где численность не превысит 35 сотрудников.

В сфере розничной торговли такое число еще меньше – 20 человек. Эти правила распространяются и на пенсионеров, сотрудников-совместителей.

Выполняемые функции

Помощник гендиректора должен знать:

Законодательные нормыКоторыми регулируется работа предприятия в финансовой, экономической сфере
Нюансы планирования и контроляРаботы фирмы в различных отраслях
Особенности организационной структурыМиссии, стратегию предприятия, показатели производства, этапы контроля за управлением ресурсоснабжения
Процедуру планированияВ каждом направлении
Как осуществлять контрольЗа тем, соблюдается ли дисциплина, выполняются ли правила техники безопасности всеми сотрудниками предприятия

Помощник должен знакомить работников с распоряжениями и приказами, которые издает гендиректор, следить за их выполнением.

Помощника директора могут наделять правом:

Представлять компаниюПри проведении переговоров
Уведомлять руководителяО нарушении и выдвигать предложения по его устранению
Представлять требования по соблюдению порядкаОрганизации и технологии работы, просить представлять документы, которые необходимы для выполнения своих прямых обязательств
Давать распоряжениеПодчиненному лицу

Главные функции помощника генерального директора ООО:

  • формировать номенклатуру дел;
  • вести делопроизводство;
  • организовать обеспечение распорядительной и административной работы директора;
  • проводить совещания и протоколы заседаний;
  • организовать прием посетителей, проводить телефонные переговоры.

Образец трудового договора

Представим образец договора с заместителем гендиректора. Все коррективы в соглашение должны вноситься при помощи заполнения дополнительных соглашений.

В договоре (или приложениях) обязательно отражают знания, умения, которые должен иметь помощник руководителя.

Договор содержит:

  • режим работы;
  • должностную инструкцию;
  • соглашение о том, что не будет разглашаться конфиденциальная информация;
  • оплата.

Должностные обязанности

Должностные обязательства такого лица устанавливаются в соответствии с квалификационным справочником должностей руководства и иных сотрудников (Постановление Министерства труда России, что было утверждено правительством 21 августа 1998 № 37 в редакции от 28 июля 2003).

Лицо обязано:

  1. Обеспечивать распорядительную и административную деятельность и планировать рабочий день директора.
  2. Вести делопроизводство.
  3. Работать с корреспонденцией.
  4. Исполнять работу по подготовке заседания, вести телефонные переговоры.
  5. Проводить совещания и составлять протоколы заседаний.

Взять на должность помощника гендиректора можно только человека с высшим образованием (или средним профессиональным) и стажем работы по специальность от 2 лет.

Личный помощник по общим вопросам должен:

  1. Заниматься организацией перемещения и инкассации денег, обеспечивать безопасность такого процесса.
  2. Заниматься организацией проверки лиц, что принимаются на работу.
  3. Проверять компании, с которыми планирует работать фирма.
  4. Контролировать и анализировать состояние товарного кредита и платежеспособности фирмы.
  5. Уведомлять руководителя об изменении в деятельности предприятия.
  6. Участвовать в инвентаризации, которая проводится на предприятии.
  7. Выезжать в подразделение, где возникла чрезвычайная ситуация.
  8. Участвовать в мероприятиях, что проводятся для работников.
  9. Своевременно заключать хозяйственные и финансовые договора.
  10. Разрабатывать стандарты по материальному техническому обеспечению.
  11. Организовать хранение и перевозку ресурсов.
  12. Обеспечивать исполнение договорных обязанностей по поставке ресурсов.
  13. Организовать общественное питание на предприятии для работников.
  14. Обеспечивать подготовку сметно-финансовой и иной документации, установленных отчетов о выполнении плана материально-технического снабжения.
  15. Организовывать контроль использование и ремонт жилья и зданий, которые имеют культурно-бытовое и коммунально-бытовое назначение и т. д.

Как выглядит график работы в праздничные дни узнайте из статьи: график работы.

Порядок увольнения матери-одиночки по собственному желанию, читайте здесь.

Образец приказа об изменении графика работы сторожей, смотрите здесь.

Помощник генерального директора должен знать (кроме нормативной документации):

  • как вести учет и составлять отчеты;
  • как осуществляются погрузочные и разгрузочные работы;
  • как разрабатываются нормативы по оборотным средствам;
  • какие требования устанавливаются к сотрудникам;
  • как заключать договора и т. д.

Главная задача помощника гендиректора – организовывать работу руководителя и выполнять основные его поручения, которые находятся в пределах компетенции данного лица.

Оформление трудового договора с таким лицом осуществляется по общим правилам, прописанным в трудовом законодательстве.

И прием, и увольнение осуществляется на основании приказа руководителя предприятия. Все эти нормы стоит знать, если планируете взять себе помощника.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

должностная инструкция, обязанности и компетенция :: SYL.ru


Должность заместителя генерального директора складывается из практических потребностей предприятия. Поэтому обязанности могут быть настолько разными, что не представляется возможным привести универсальные качества идеального сотрудника. Необходимость в заме у гендиректора возникает в следующих случаях:

  1. При решении сконцентрироваться на стратегических задачах и построении соответствующих целей. Тогда требуется специалист, который будет выполнять оперативное управление.
  2. При решении отойти от дел. Тогда рассматривают кандидатуру, которому в будущем можно передать дела.

Рассмотрим, какие требования предъявляются к заместителю, и какие задачи перед ним ставятся.

Трудовой договор с заместителем генерального директора

Идеальный кандидат на должность зама

В зависимости от задач, которые ставятся перед кандидатом, к нему предъявляются и определенные требования. Как правило на эту должность ставят специалиста до 30 лет, у которого много сил и энергии, есть готовность перерабатывать большие объемы информации, а потому прогрессировать самому и приносить пользу компании. У него должно быть высшее экономическое или техническое образование. В последнем случае специалист имеет хорошее логическое мышлении, за счет чего правильно структурируются знания.

Безусловно, один диплом иметь мало. Кандидат должен обладать реальными знаниями в экономике, уметь анализировать финансовую деятельность и иметь необходимый опыт работы в области финансов. Обо всем этом работодатель сможет понять на испытательном сроке.

Задачи

Задачи зама имеют много общего с задачами гендиректора. Разница лишь в ответственности, а также в уровне информированности. Заместитель должен хорошо разбираться в общих экономических вопросах, знать законодательство о налогах, договорное право, понимать бухучет. Но и это еще не все. Ему нужно знать работу программ, используемых предприятием, так как возможно на него будет возлагаться обязанность по составлению соответствующих отчетов.

Заместитель генерального директора по капитальному строительству

Должностная инструкция

В соответствии с Трудовым кодексом, работодатель не обязан составлять должностную инструкцию, так как в трудовом договоре с заместителем генерального директора должны содержаться сведения о функциональных обязанностях. В то же время этот документ конкретизирует их. В нем содержится список должностных обязанностей с учетом специфики производства, управления, прав сотрудника, ответственности. В должностной инструкции не только говорится о функциях, но содержится информация о квалификационных требованиях, предъявляемых к должности и работе.

Таким образом, она делает взаимодействие между работником и работодателем более легким и понятным. По мнению Роструда должностная инструкция одинаково необходима как работодателю, так и работнику, так как это поможет:

  1. Оценить работу сотрудника во время испытательного срока.
  2. Обоснованно отказать ему в приеме на работу.
  3. Распределить трудовые функции.
  4. Перевести его на другую работу.
  5. Оценить добросовестность и полноту исполнения трудовых обязанностей.

Инструкция может утверждаться в виде самостоятельного документа или служить приложением к трудовому договору.

Право подписи заместителя генерального директора

Должностные обязанности. Суть работы

К общим должностным обязанностям заместителя генерального директора по общим вопросам относятся следующие:

  1. Контроль за хозяйственной и финансовой деятельностью предприятия.
  2. Обеспечение полезности каждого работника.
  3. Принятие мер по ускоренному обороту продукции с применением своевременного заключения договоров. Компании должны обладать соответствующей репутацией и опытом, а заму нужно уметь выбирать таких партнеров.
  4. Руководство по экономическим вопросам и использованию накопившихся ресурсов. Нужно улучшать и нормировать затраты на сырье, контролировать его употребление на производстве.
  5. Улучшение экономических показателей, что включает работу над укреплением позиции предприятия, его деятельности, ростом нормативов и финансов.
  6. Предупреждение и ликвидация накопленных материальных ценностей, излишних расходов материалов, порчи оборудования из-за неправильной или чересчур интенсивной работы.

Права

К правам заместителя генерального директора относятся следующие:

  1. Делать распоряжения, давать консультации работникам об их трудовой деятельности или при возникновении неполадок.
  2. Принимать участие в подготовке проектов, приказов и указаний. Например, он может анализировать принятые действия, участвовать в составлении смет, договоров.
  3. Представлять интересы компании. С этой целью взаимодействовать с госорганами и принимать решения в пределах своей концепции, с разными организациями при решении неотложных вопросов, иметь право подписи.
  4. Заместитель генерального директора также должен отвечать на запросы разных подразделений предприятия, уметь замещать обязанности любых работников.
  5. Сообщать руководителю о недочетах в компании, которые были выявлены им лично или по сведениям других сотрудников. Вносить предложения об улучшении функционирования компании, модернизации подразделений.

Заместитель генерального директора по безопасности

Обязанности (наблюдение за ситуацией на предприятии)

В рамках данного направления деятельности, заместитель генерального директора имеет следующие обязанности:

  1. Контролировать и участвовать в составлении необходимых документов, смет, где определяются переработки, а также модернизация технологий.
  2. Осуществлять контроль за своевременной сдачей отчетности, расчетами, их включением в основную документацию.
  3. Курировать исполнение планов, нормативов, возможности реализации производства.
  4. Если генеральный директор отсутствует, то его обязанности переходят заму. Поэтому данный сотрудник должен уметь вести переговоры, проводить мероприятия, организовывать встречи.

Работники должны подчиняться заместителю генерального директора. Он не только курирует их работу, но и принимает меры для улучшения результативности и повышении безопасности. Зам разрабатывает, улучшает и внедряет правила внутреннего распорядка, предписания по пожарной безопасности, а также охране труда. Он передает сотрудникам приказы и требования генерального директора, а также обеспечивает и контролирует их исполнение.

Обязанности заместителя генерального директора

Обязанности по экономическим вопросам

В соответствии с должностной инструкцией, заместитель директора по экономическим вопросам должен осуществлять следующие функции:

  1. Координировать деятельность отдела по разработке стратегии.
  2. Заниматься планированием и контролем за показателями по хозяйственной части.
  3. Анализировать результаты деятельности, разрабатывать и внедрять новые методики с целью улучшения финансовых показателей.
  4. Контролировать пользование ресурсами.
  5. Участвовать в заключении коллективного соглашения, расписании штата.
  6. Работать над улучшением экономических показателей разных подразделений.
  7. Работать над улучшением производства, выполнять функции антикризисного управления.

Если речь идет о компании международного уровня, то к этим требованиями добавляются международные стандарты. В частности, в них входит наличие знаний осуществления финансовой отчетности, английского языка, дополнительного образования (МВА, сертификат CFA и СРА).

У разных специалистов могут отличаться обязанности. Чтобы успешно с ними справляться, заместитель генерального директора по экономике, помимо прочего, должен обладать лидерскими качествами, а также являться коммуникабельным человеком, уметь убеждать и оказывать влияние на других людей, принимать ответственные решения.

Заместитель генерального директора по экономике

Обязанности по стратегическому развитию

Зам гендиректора по развитию планирует работу компании в будущем. Он говорит о ее миссии, задачах и целях, определяет политику. В связи с этим, такой специалист должен обладать определенными требованиями, в число которых входит наличие профильного высшего образования и опыт управленческой деятельности.

Он должен обладать знаниями по теории управления, маркетинга, экономики, менеджмента. К основным обязанностям заместителя генерального директора по развитию относятся следующие:

  1. Планирование развития компании, мониторинг производственной деятельности, анализ соответствующих показателей.
  2. Разработка и реализация новых проектов, подготовка необходимой документации.
  3. Назначение ответственных лиц, организация и контроль за выполнением поставленных задач подразделений компании.

Разработка антикризисных мер, изменение планов также относится к функциям этого специалиста, если возникнут соответствующие ситуации. Заместитель гендиректора может запрашивать и пользоваться любыми сведениями, касающимися деятельности компании.

Ответственность

Вне зависимости от того, в какой сфере трудится заместитель генерального директора (по безопасности, экономике, стратегическому планированию и так далее), он будет нести ответственность в следующих случаях:

  1. При неисполнении возложенных обязанностей или исполнении их ненадлежащим образом.
  2. При неисполнении распоряжений гендиректора.
  3. При разглашении конфиденциальной информации.
  4. При неисполнении положений трудовой дисциплины, правил распорядка, безопасности, в том числе, противопожарной.
  5. При предоставлении неправдивых сведений об исполнении поставленных задач.
  6. При срыве установленных сроков.
  7. При утрате материальных ценностей по его вине.

Заместитель генерального директора по общим вопросам

Заключение

Должностная инструкция – это документ, в котором подробно регламентируются аспекты деятельности сотрудника. Она составляется гендиректором или с помощью привлеченных специалистов и значительно упрощает не только подбор подходящей кандидатуры на вакантное место (к примеру, заместителя генерального директора по капитальному строительству), но и упорядочивает работу сотрудника в будущем.

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о