Правила написание письма: Как правильно написать деловое письмо (примеры) – правила ведения и особенности оформления

Правила этикета при написании писем

ПИШИТЕ ПИСЬМА

«Говорить по бумаге»

«Письма, написанные от руки, теперь уже выглядят как поздравления из прошлого века»

Торнтон Уайлдер

«Я пишу для того, чтобы понять, что я думаю»

Дэниэл Бурстин

«Писать – значит читать себя самого»

Макс Фриш

«В письмах умного человека отражается характер тех,

кому они адресованы»

Георг Лихтенберг

« В письмах человек обнажает душу»

Мопассан

Правила этикета при написании писем

Конечно, новейшие технологии в миллионы раз быстрее… Но согласитесь, от близких людей гораздо приятнее получать именно рукописные письма.

Только традиционные письма позволяют увидеть почерк дорогого человека, ощутить настроение, которое владело им во время написания послания.

Кроме того, письма – одна из наиболее романтичных форм общения между влюблёнными людьми.

Правила написания писем:

1. Необходимо отвечать на все полученные письма.

2. Ответ на письмо не следует писать сразу же: надо всё хорошенько обдумать, но нельзя слишком затягивать с письмом: рискуете испортить отношения с адресатом.

3. Если Вам нечего написать адресанту в ответ, следует послать ему почтовую открытку, чтобы он знал, что его письмо успешно доставлено.

4. Личную переписку необходимо хранить в недоступном для посторонних месте.

5. Если Вы набрали письмо на компьютере, следует добавить подпись или финальную строчку своим почерком.

6. Напечатанная подпись свидетельствует о невоспитанности человека. Ни в коем случае так не делайте!

7. Даже личное письмо обязательно должно быть композиционно выстроенным.

8. Прежде чем упаковывать письмо в конверт, его необходимо тщательно проверить.

9. Писать письмо надо тогда, когда Вы пребываете в хорошем расположении духа. Недопустимо отправлять письма, содержащие гневные высказывания или ироничные намёки.

10. Писать анонимные письма неприлично.

11. Если требуется сделать какое-то отвлечённое замечание или дополнение к письму, следует поставить перед ним обозначение PS (post skriptum). В конце этого дополнения необходимо указать свои инициалы.

    
    

12. Рукописное письмо следует писать разборчивым почерком, чтобы не огорчать и не злить адресата.

13. Личные письма следует писать тогда, когда Вы находитесь в одиночестве.

14. Читать чужие письма без разрешения адресата или адресанта неприемлемо.

15. Недопустимо вскрывать конверт с письмом, которое не Вам адресовано.

Виды писем

Открытка

Если Вы хотите написать что-то личное на открытке, следует упаковать её в конверт.

Когда Вы отправляете открытки сразу на несколько адресов, надо следить за тем, чтобы текст на всех был разным.

Благодарственное письмо

Благодарственное письмо существует для того, чтобы Вы могли в письменной форме отблагодарить человека за оказанную им помощь, выразить свою признательность.

По объёму благодарственное письмо довольно невелико.

Письмо-напоминание

Письмо-напоминание служит для того, чтобы напомнить человеку о невыполненном обязательстве, о забытом долге и т.п. Пишется оно в максимально вежливой манере.

Письмо-напоминание непременно должно быть запечатано, чтобы ненароком не поставить получателя в неприятное положение перед другими людьми.

Письмо-извинение

Письмо-извинение пишут в том случае, если действительно осознают свою вину и раскаиваются в содеянном. Оно должно быть написано от сердца, вежливо и тактично.

Они посылаются в том случае, если обидели или оскорбили чем-нибудь. Извиняясь, надо быть откровенным и придерживаться истины. Искреннее признание вернее всего располагает к прощению. Если желаете извиниться за необдуманно сказанное слово или за оскорбительного содержания письмо, то следует сначала совершенно успокоиться, дать пройти минутной вспышке, — кто действует под влиянием гнева, тот никогда не поступает правильно. Только тогда ваше письмо с извинениями может достигнуть желаемой цели, если оно написано совершенно спокойно и предварительно серьезно обдумано.

Письмо-соболезнование.

Письмо-соболезнование пишется немедленно по получении скорбных вестей. Если Вы не успели его отправить вовремя, не посылайте вовсе: не следует лишний раз напоминать людям об их горе.

По объёму письмо-соболезнование должно быть небольшим. Писать его следует от души, без использования красивых цитат, без разного рода вычурностей.

Письмо-соболезнование составляется от руки на обычной бумаге.

Не стоит прилагать к такого рода письму открытку. Соболезнование.

Письма, выражающие соболезнование, самые трудные, так как вообще помочь горю словами почти невозможно. Поэтому цель этих писем – не желание утешить, а только выразить свое участие или соболезнование. Помогают перенести утрату добрые, хорошие воспоминания, которые дорогое нам лицо оставило по себе в памяти всех, его знавших.

Размолвка или окончательный развод двух до сих пор любивших друг друга людей тоже заслуживает соболезнования. В какой форме выражено будет участие – зависит от обстоятельств; но деликатность, такт всегда благотворно влияющие на больное сердце, должны быть и в этом случае главными руководителями при составлении письма.

Просьбы и прошения.

Писем, содержащих в себе просьбу, такое множество, предметы и причины их так разнообразны, что перечислить их невозможно.

Мы просим и о совете, и об услуге, и о месте. Мы просим у знакомых, у друзей, у чужих, у ниже и выше нас поставленных. Поэтому каждый раз, смотря по предмету и личности, просьба должна быть выражена в другой форме. И чем яснее и толковее изложена просьба, тем больше шансов на успех. В каждом прошении, вслед за разъяснением повода к просьбе, следует изложить причины, которые вынуждают нас обратиться с нею. Затем, коснувшись наших, зависящих от успеха, выгод, упомянуть об обязательствах, которые мы принимаем на себя относительно других лиц. В особенности внимательно надо обсудить все то, что мы хотим сказать в нашу пользу, чтобы оно не имело вида хвастовства или излишней уверенности в наших преимуществах. Мы должны выразить свою просьбу просто и скромно, но не униженно или высокомерно. Составляя прошение, необходимо помнить: то, что мы пишем, отражает наши мысли и наши чувства. Поэтому важно, чтобы читающего нашу просьбу расположили в нашу пользу не только слова, наши выражения, доводы, но и искренность и уверенность в его помощи и содействии.

Каждая благовоспитанная личность должна дать ответ в возможно короткие сроки. Каков бы он ни был, утвердительный или отрицательный, должен быть дан в крайне вежливой форме.

Поздравления.

Поздравления пишутся только в случае радостного события. Следует стараться, чтобы они были по возможности кратки. Между родственниками или близкими друзьями можно еще позволить себе упомянуть в них о постороннем предмете, но относительно мало знакомой личности упоминание всего не относящегося к делу, неуместно.

Бумага с хорошенькой виньеткой совершенно подходит для поздравления себе равных. На Новый год многие пользуются первым или последним в году письмом, чтобы выразить свои поздравления и пожелания к Новому году. В его содержание должны входить воспоминания о прошедшем годе, о здоровье и о случившихся приятных получателю событиях. Следует пожелать в новом году здоровья, радости, благополучия и хорошо провести наступающий год.

Поздравления по случаю свадьбы всегда посылаются в форме письма. В них следует высказать участие в семейной радости по случаю счастливого события. Необходимо упомянуть (если знаем жениха и невесту), что их хорошие качества составят залог их будущего счастья, и окончить письмо пожеланиями счастливого будущего и всегда безоблачного неба в брачной жизни молодых.

Рождение ребенка – событие, тоже требующее письменного поздравления. Содержание его состоит в выражении нашей радости по поводу счастливого события, несколько слов о маленьком, и, наконец, пожелания счастья как ребенку, так и его матери. Высказать свое участие к последней необходимо.

Правила написания личных писем

Начинать письмо следует с обращения к адресату.

Если это ответное письмо, необходимо поблагодарить адресанта за ранее полученную корреспонденцию.

Если Вы задержались с ответом, следует извиниться за то, что не могли написать раньше. Упомянуть о причинах.

Затем надо ответить на все вопросы, заданные адресантом в его письме. Можно начать с фразы: «В своём письме ты спрашиваешь меня о …».

Потом Вы можете перейти к интересующей Вас теме, рассказать о том, что Вас волнует, поделиться своими радостями, проблемами и т.д.

После этого закономерным будет задать вопросы по теме переписки Вашему адресату, чтобы дать возможность продолжить общение. Если Вы рассказывали о своей жизни, неплохо было бы поинтересоваться, как у него обстоят дела.

Затем следует написать фразу типа: «С нетерпением буду ждать твоего ответа», «Надеюсь вскоре получить от тебя весточку», «Пиши скорее!» и т.д.

В конце письма хорошо бы поставить клише («С любовью, Ольга», «Искренне Ваш, Олег Евгеньевич», «С наилучшими пожеланиями, Маша» и т.д.) и свою личную подпись.

Правила написания деловых писем

Существуют деловые письма разных жанров: резюме, письмо-жалоба, письмо-запрос информации и т.д.

Схема написания письма о приёме на работу

• Официальное обращение.

• Объяснение причины, по которой Вы пишите письмо.

• Указание источника информации о вакансии.

• Можете пояснить, почему Вас заинтересовала предложенная работа.

• Затем необходимо дать краткое описание имеющегося у Вас образования и опыта работы.

• Можете описать свои индивидуальные качества, которые более всего соответствуют требованиям к претенденту на предложенную должность.

• Далее следует указать, что прилагаете своё резюме и выразить готовность в случае необходимости предоставить дополнительную информацию.

• В конце необходимо указать ФИО и дату написания официального письма. Поставить личную подпись.

Основные правила написания современного письма

Содержание письма – это дело воспитанности и необходимости, хотя и здесь следует помнить, что тон должен быть выдержанным, мысли хорошо продуманы и логически выстроены. Не обижайте других отписками – лучше сообщите, что сейчас вы заняты или не в том настроении. И поэтому подробное письмо напишите на следующей неделе. Помните, что поспешно написанное послание может сослужить плохую службу – ведь что написано пером, то не вырубишь топором. Наша неряшливость или обидная для другого мысль будет постоянно попадаться человеку на глаза, если он хранит письма.

Если вы пишете от руки, то почерк должен быть разборчивым, аккуратным, исключающим неправильное прочтение слова. Если же текст отпечатан на машинке, то подписать его надо от руки. Для написания писем не следует использовать карандаш, так как это затрудняет чтение.

Особое внимание надо обращать на бумагу и конверт. Желательно, чтобы бумага была белой и плотной, ровной, а конверт – не просвечивающимся.

Если вы решили кого–либо пригласить на торжество, или пишете благодарственное письмо, или поздравляете со знаменательной датой – пишите только от руки, это придает посланию особую теплоту, доверительность. Любое письмо – как личное, так и деловое – должно начинаться с даты. Ее место – правый верхний угол первой страницы. Ставя ее, помните, что правила хорошего тона требуют, чтобы на полученное письмо отвечали в среднем через пять дней после его получения. Письмо начинается с обращения, расположенного посередине листа. В личных письмах обращение диктуется этическими нормами и, конечно, тем, как вы привыкли называть ваших друзей или близких, или членов семьи: «Дорогая мамочка», «Милая сестренка», «Здравствуй, Николай». Каковы ваши отношения с адресатом, таковы и обращения. Но в любом случае нельзя оставлять письмо безымянным. Если в письме несколько страниц, проследите за тем, чтобы конверт был достаточно велик и чтобы все страницы были пронумерованы. Завершается письмо добрыми пожеланиями и выражением своего отношения к адресату: за этим следует подпись. Например: «Желаю Вам всего самого доброго», «С уважением…». Итак, культурно оформленное письмо состоит из:

1)   даты;

2)   обращения;

3)   основного текста;

4)   заключительной формулы вежливости и подписи, если письмо адресовано близкому человеку. Например: «Твоя Наташа» или «Целую, ваша Люба».

Лист складывается так, чтобы текст был внутри. Следовательно, писать письма надо на одной стороне листа. Даже если оно короткое, состоит из нескольких предложений, все равно используйте целый лист, а не часть его. За неимением белой нелинованной бумаги часто пользуются обыкновенными ученическими тетрадями. В этом случае края желательно подровнять ножницами, чтобы лист не был неряшливым.

Письма, адресованные не вам и попавшие к вам по ошибке, читать нельзя; так же, как нельзя без разрешения писавшего давать полученное вами письмо другим людям. Родители, перехватывающие и читающие письма своих детей, рискуют испортить свои с ними отношения. Переписка – личное дело тех, кто ее ведет.

Слог письма должен воспроизводить в точности правильный ход разговора; он должен быть ясен, прост и сжат. В искусстве составлять письма играет весьма важную роль умение отличить того, к кому мы пишем, дать верный тон своему письму, который согласовался бы с теми чувствами и отношениями, в которых мы действительно находимся с лицом, к которому пишем. Нужно сообразоваться, во – первых, с возрастом, во – вторых, с уважением к женщинам, старикам, в – третьих, с душевным состоянием лиц, к которым мы пишем. Не тактично писать об удовольствиях человеку, который удручен в это время каким – либо горем. Не следует похваляться роскошью перед теми, кому судьба предоставила лишения и горькие испытания.

Мужчина должен писать к женщине в самой почтительной форме; правило это должно быть соблюдаемо даже и в том случае, если он по своему положению стоит гораздо выше ее. Кто бы он ни был, к кому мы пишем, никогда не надо выражать чувств, которых мы к нему не питаем. Следует быть осторожным и никогда ни о ком не писать ничего дурного. Отосланного письма не вернуть, и мы уже не в состоянии исправить необдуманного. Если случится писать под влиянием чувств гнева, то лучше отправку письма отложить до следующего дня: иногда минутная несправедливая вспышка может уничтожить самые добрые отношения даже между самыми близкими людьми.

В переписке нужно избегать двусмысленностей. Письменная передача мыслей имеет большой недостаток. Она не обладает свойством передачи тона голоса и выражения лица пишущего. А всякий из нас знает, какое огромное значение имеют в разговоре тон и взгляд. Можно прочитать одну и ту же фразу десятью разными тонами, и каждый раз она будет иметь новый смысл. Поэтому нужно писать с величайшей осмотрительностью. И весьма снисходительно относиться к получаемым нами письмам.

Письма к отцу и матери должны носить характер почтительной привязанности.

Этикетом в письмах следует назвать известные формальности, установленные обычаем.

Письма, поздравляющие с Новым годом, посылаются обыкновенно заранее; это делается для того, чтобы они были получены накануне праздника, или же в самый день Нового года.

Срок этот соблюдается в отношении родных. Относительно же друзей и знакомых срок поздравлений продолжается всю первую неделю Нового года, а остальных можно поздравлять в продолжение всего января. Красоты почерка не требуется, но писать неразборчиво так же неприлично, как говорить невнятно. Крайне досадно получать письмо, смысл которого нужно угадывать. Очень невежливо вместо подписи ставить одну лишь букву. Высокопарность в письме также нелепа и смешна, как и в разговоре. Если вы употребляете в письме второе лицо, то всегда пишите большое «В».

Подписываться в письмах «Ваш покорный слуга» теперь уже не принято. Вместо этого пишут: «Готовый к услугам» или «Преданный вам».

Служебные письма печатаются только на машинке и оформляются более строго. Для написания используют лишь одну сторону листа, на котором располагают заголовок, дату, адрес и фамилию получателя (или названия учреждения), сам текст и указания на приложения. И непременно: «Искренне Ваш», «С уважением».

Подпись ставится на правой стороне листа, под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающегося печатается на машинке под его рукописной подписью. Можно обойтись стандартным конвертом для международной почты, но следует иметь в виду, что за рубежом все достаточно крупные фирмы имеют свои конверты, на которых в несколько усеченном виде повторяют те же сведения, что и на бланке. Фирменный конверт не только поднимает престиж вашей организации в глазах зарубежного партнера, но и избавит вас от необходимости сообщать обратный адрес. Написание письма – это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях. Даже мелкое несоблюдение правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения.

Этикет написания письма в современном бизнесе

Особо хотелось остановиться на этикете письма в современном бизнесе. Здесь существуют определенные каноны написания письма, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов.

Бумага для письма должна быть абсолютно чистой, аккуратно обрезанной. Желательно иметь фирменный знак письма с эмблемой фирмы, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, телефаксом и банковскими реквизитами.

Служебное письмо печатается на машинке на лицевой стороне без помарок. Страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами. Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2 см. Печатается текст через полтора – два интервала. Абзац начинается с красной строки, с отступлением пяти интервалов от поля. Рекомендуется избегать переноса слов. В правом верхнем углу под адресом организации, отправляющей письмо, ставится дата отправления письма. Сокращения дат типа 16.10.2004г. в международной переписке не употребляется. Необходимо писать полностью число, месяц и год. Наименование фирмы или фамилия и адрес лица, куда направляется письмо, проставляется на левой стороне, чуть ниже строки с датой. Еще ниже, на левой стороне листа с отдельной строки пишут вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов по-русски «Уважаемый господин (мистер)» и фамилия адресата.

Если вы пишете своему партнеру впервые, необходимо начать с представления фирмы, ее целей и задач. Еще лучше послать партнеру буклет с подробной информацией о фирме. Однако рекламный материал не должен быть объемным. Текст должен быть на языке вашего партнера. Заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение.

Отношение к переписке в прошлом веке

Есть смысл перенять и некоторые правила, бытовавшие тогда. Потому что значительная часть хороших манер – это не дань моде, не сиюминутные веяния, а отшлифованные временем правила, следование которым избавляет нас от неудобств, принося радость от общения. В книге «Жизнь в свете, дома и при дворе» сказано:

1. Молодая девушка никогда не пишет мужчине, даже от имени своих родителей, который не приходится ей сродни;

2. Женщина не должна переписываться с мужчиной, который ей не муж;

3. Дети, в каком бы возрасте они ни были, находясь в разлуке с родными, должны писать родителям в Новый год, в именины и в дни рождения их. Письмо служит для детей отрадным утешением в разлуке с родителями, так как дает им возможность хотя и заочно, но все–таки лично выразить те чувства, которыми исполнено их сердце.

Письма к отцу и матери должны быть полны привязанности и покорного доверия.

4. Когда молодая особа пишет к своим подругам, она может принять шутливый тон и предаться излияниям дружбы; но в письме ее не должно быть того смирения, которым отличается письмо к старшим;

5. Когда кто-нибудь берет на себя обязательство передать кому-либо письмо, он обязан передать его нераспечатанным;

6. Вежливость предписывает не задерживать ответного письма, чего всеми силами надо избегать;

7. Каждое письмо состоит из четырех частей.

1) Обращение начинается титулом, когда обращаемся к лицу титулованному или просто именем, отчеством и фамилией.

2) Выступление начинается с какой-нибудь любезности, пожелания.

3) Изложение о предметах, интересующих адресата.

4) Заключение состоит в заявлении чувств преданности и почтения.

Постскриптум: при законченном уже письме иногда вспомнится то, что в него не вошло, а упомянуть непременно следует. Тогда в конце письма, обыкновенно под подписью, ставится знак «PS» и за ним приписывается забытое. Это добавление употребляется с короткими знакомыми, но избегается с высшими особами. Переписка ведется на почтовой бумаге белого цвета. Приличие требует, чтобы письмо было написано четко, во избежание затруднения читать его. Особенно внятно, без ненужных росчерков, должно писать свою фамилию. Часто случается – получивший письмо не может догадаться, от кого оно, и поэтому оставляет его без ответа. Конверты употребляются соответственно формату бумаги. В каждом письме ставится дата, т.е. значение месяца, числа, а иногда и года.

Заключение

Исследуя материал по этикету эпистолярного жанра, мы пришли к выводу, что современное письмо претерпело немало изменений и, к сожалению, не в лучшую сторону. Не хватает чувства уважения к адресату, такта, благородства, души. Поэтому нужно уважительнее относиться к переписке.

Вы любите получать письма? Тогда научитесь их писать. Хороших манер не бывает много, зато их отсутствие заметно всегда.

Список используемой литературы

1. Культура устной и письменной речи делового человека. Справочник. Москва, 1997г.

2. Л.А. Глинкина. Речевой этикет в частных письмах 19 века.

3. В.Е. Гольдин. Этикет и речь. Саратов, 1978г.

4. А.А. Акишина. Русский речевой этикет. Москва, 1983г.

5. Н.И. Формановская. Речевой этикет и культура общения. Москва, 1989г.

6. С.В. Шевцова. Речевой этикет. Справочник. Москва, 1990г.

7. М.А. Кронгауз. Изменения в современном речевом этикете. Жизнь языка. Москва, 2000г.

8. М.В. Колтунова. Язык и деловое общение. Москва, 2000г.

Правила написания электронного письма или этикет электронной почты

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения. Сегодня довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту. Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, решаем, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая. В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной. Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики — стиль письма и манера изложения зависят главным образом от степени знакомства с адресатом.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту. Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. Адрес и имя отправителя.

2. Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).

3. Важность письма (это при необходимости).

4. Тема письма.

5. Приложение.

6. Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Поэтому когда заводите почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписывайте свои имя и фамилию. Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя, а также имя Вашей организации в названии домена, например: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Тема письма — это особый реквизит письма, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще и понятней будет Тема письма, тем больше вероятности, что письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над Темой, когда в первый раз пишете кому-либо.

Правило 4. Используйте пиктограмму («Re:»)   только для ответа. Используя пиктограмму , размещенную в поле адреса письма, на которое отвечаете, открываем форму для составления ответа. Данная форма уже содержит адрес вашего собеседника, текст его письма и Тему. Пиктограмма (Re)  является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:». Поэтому если тема письма меняется, изменения темы необходимо вносить, используя стрелочку вниз, размещенную справа от пиктограммы Rе. В открывшемся ниспадающем списке выбираем команду «изменить тему».

Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.

Правило 5. Во избежание преждевременной отправки адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательней с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма. Некоторые пользователи считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова.

Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте!» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения.

В Европе принято всегда обращаться «Dear Sir/Madam» или менее формально, особенно, если Вы знакомы с адресатом, «Dear + имя». В США, где темп жизни и переписки более интенсивный, электронное письмо начинается с обращения, состоящего из имени и короткого «Hi + имя». В русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке во всех этих жанрах ставится запятая.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Правило 9. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.

Правило 10. Когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, и потому, что очень трудно читать текст без запятых и точек.

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать. Электронная почта — это связь с другими людьми, и немного вежливости никогда не повредит. По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трех суток. Если не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока, – это явный отказ от общения. Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении писем от неизвестных людей можно на них не отвечать. Их можно удалять, не читая. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая: скорее всего — это источник компьютерного вируса.

Правило 14. Не запрашивайте уведомление о прочтении. Можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Правило 15. В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.

Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера. 

Правило 17. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), также так называемые смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке, тем более что получатель письма может не знать их значение.

Правило 18. В конце письма обязательно ставьте свою подпись. Подпись — это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, который идентифицирует Вас и содержит Вашу контактную информацию. Делайте подпись краткой: не более четырех-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение. Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса), а также ссылку на сайт Вашей компании.

По материалам статей:

1. 32 most important email etiquette tips.Emailetiquette. [Электронный ресурс] http://www.emailreplies.com/ Проверено 19.09.2015.

2. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. [Электронный ресурс] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Проверено 20.09.2015.

Материал подготовлен Шутилиной Л.А., методистом ГМЦ ДОгМ

Правила написания письма

ЦЕЛЬ:

• формирование понятия о возникновении письма, о
  возникновении и назначении почтовой службы;
  формирование понятия о разнообразных типах
  письма;
• формирование умения писать письмо, соблюдать
  правила этикета в письме, применять обращение;
  формирование умения подписывать конверт;
• содействовать развитию культуры речевого
  творчества, расширению кругозора учащихся,
  воспитанию бережного отношения к письмам;
  воспитанию умения ценить русский язык, гордиться
  величием и богатством языка.

ОБОРУДОВАНИЕ: наглядный материал на доске
(цитаты, копии писем, конверт, правила переписки,
схема структуры письма, материал из истории
письма), альбом с марками, конверты на партах (Приложение 4), аудиозапись “Кабы
не было зимы” (Приложение 1),
посылка, мультимедийный диапроектор,
презентация к уроку (Приложение 2),
видеофайл “Астраханцы в гостях у Деда Мороза” (Приложение 3).

ХОД УРОКА

I. Организационный момент.

Чтение учителем отрывка из стихотворения Павла
Морозова “Письма”, спроецированного на экран с
помощью мультимедийного диапроектора (Приложение 2).

Учитель. Наш урок сегодня хочется начать
стихотворением Павла Морозова “Письма”.

* * *

Сегодня письма пишут единицы…

Их нежные улыбчивые лица

Нетрудно мне представить над страницей,

И что они расскажут в письмеце <…>

Я знал о том, кто – где и чем он дышит,

Я писем ждал; я верил, что напишут,

Но кто теперь какую выбрал нишу

Неведомо, и я вам не скажу…

Почтовый ящик пуст и неуместен,

И письмоноша нынче неестествен <…>

Мы носимся, как будто заводные,

Нам некогда отвлечься в выходные,

Черкните же мне, милые, родные,

Хотя бы просто коротко: “Привет!”

Мне трудно жить без ваших добрых истин,

Без ваших дум, без ваших гордых мыслей,

Как жаль, что мне сегодня нету писем,

Я б не заставил ждать ответ…

Учитель. Что вы знаете о Павле Морозове –
авторе этих замечательных строк?

Ученики. Это поэт-астраханец, который учился
в нашей школе. Стенд, посвящённый творчеству
поэта, украшает стенд на втором этаже школы.

 II. Сообщение темы и целей урока.

Стук в дверь. Звучит музыка из мультфильма
“Трое из Простаквашино”. Входит почтальон
Печкин. (Грустный.)

Учитель. Посмотрите, ребята, кто пришел к нам
в гости. Это же почтальон Печкин.

Печкин.

Мне грустно. Про меня совсем забыли.

Посмотрите на мою сумку,

Пустой она стала,

В ней только газеты,

А писем не стало.

Неужели, ребята, вы перестали друг другу писать
письма?

Учитель. Уважаемый Печкин, будьте,
пожалуйста, гостем на нашем уроке. Кто из вас,
ребята догадался, о чём пойдёт речь сегодня на
уроке? Какова будет тема нашего урока?

Ученики. Речь пойдёт о правилах составления
письма.

Учитель. Кроме того, мы сегодня будет писать
письма Деду Морозу. Давайте запишем тему урока
“Правила написания письма”.

III. Актуализация знаний.

1. Словарный диктант с самопроверкой (при
помощи диапроектора).

— Начнем с того, что вспомним трудные слова.

Почтальон, здравствуйте, до свидания, адресат,
отправитель, почта, конверт, индекс.

2. Слово учителя.

Корни письменности уходят в глубокую
древность. Сегодня утром на машине времени нам
доставили необычное письмо. Вот его текст.

(Приложение 2 Слайд 2).

Легко ли понять нам это послание? Что мы здесь
видим?

Учащиеся. Фигурку человека, оленя.

Учитель. А как же прочитать это письмо? Ведь в
нем ни одной буквы! Чтобы понять текст, нужно
снова перенестись в далёкое прошлое, в то время,
когда ещё не было письменности.

Сообщения учащихся о происхождении
письменности.

(Приложение 5).

Учитель. А теперь давайте попробуем
прочитать послание древнего человека

Я человек – охотник. Иду охотиться.

3. Знакомьтесь – почта.

В нашем диктанте встретились слова “почта” и
“почтальон”. Давайте попросим нашего гостя –
почтальона Печкина – рассказать о своей
профессии.

Печкин. Ещё в Древнем мире возникла почта.
Основателем почты принято считать наместника
персидского царя Дария.

Древняя персидская почта была устроена
целесообразно. На почтовых станциях,
расположенных на расстоянии около 5 км, ждали
оседланные лошади и гонцы, готовые в дорогу.
Почта передавалась по эстафете. Есть
свидетельства, что расстояния в 1000 км почта
проходила почти за 6 дней.

В Древней Греции не было регулярной почтовой
службы. Там использовались пешие скороходы,
которые друг друга не сменяли. Один из них вошел в
историю, пробежав из местечка Марафон в Афины,
чтобы сообщить о победе над персами.

Почта – это предприятия, осуществляющие
пересылку, выдачу и доставку почтовых
отправлений. В широком смысле почта – это один из
видов связи общего пользования – почтовая связь.

Работа у почтальона важная, трудная и
ответственная. Почтальон, как солдат на своём
посту. И в зной, и в мороз, и в дождь, и в метель
идёт почтальон по улице и вовремя доставляет
почту адресатам.

Учитель. Спасибо Вам, Печкин, за
содержательный рассказ.

Печкин. Ну, что же, ребята, мне, пожалуй, пора.
Загляну я к вам в пятницу, соберу письма Деду
Морозу. До свидания.

4. Знакомство с типами писем.

Учитель. С чего начинается любое письмо?

Ученики. С приветствия и обращения.

Учитель. Форма обращения определяет
отношения между людьми, состоящими в

переписке. Как мы выделяем обращение в тексте?

Ученики. Обращение в тексте выделяется
запятой. Например: “Здравствуйте, ребята”.

Учитель. После приветствия и обращения
следует текст письма, в котором может
содержаться сообщение, пожелание, поздравление,
приглашение. В конце письма обычно помещают
слова прощания, подпись и место написания.

Письма с давних пор играли важную роль в жизни
людей. Письмо возникло потому, что людям
необходимо было общаться на расстоянии.

5. Работа с образцами писем.

Чтение учащимися образцов писем,
спроецированных на экран. Определение их типа.

Учитель. Давайте, ребята, сделаем вывод о том,
какие бывают письма.

Ученики. Письма-пожелания,
письма-поздравления, письмо-информация.

6. Работа со схемой “Структура письма”.

Учитель. Письмо, как и любой другой текст,
имеет три части: начало (зачин), основное
содержание, концовку. Посмотрите на схему
“Структура письма”.

Через месяц наступят Новогодние праздники.
Сейчас самое время хорошенько подготовиться к
встрече Нового года, подумать о том, какие
подарки хотим получить, какие желания загадать и,
конечно, об этом написать Деду Морозу.

(Просмотр фильма о почте Деда Мороза. Слайд 13)

В прошлом году ученики нашей школы писали Деду
Морозу письма. Вот какой ответ от Деда Мороза им
пришёл.

Прочитайте письмо, найдите обращение и
приветствие, основную часть, концовку.

7. Оформление конверта.

Учитель. Все написанные письма запечатывают
в конверт. А для того, чтобы письмо благополучно
путешествовало, необходимо конверт правильно
заполнить.

Дед Мороз живет в Великом Устюге. А вот его
адрес, который мы напишем в нижней части
конверта, потому что Дед Мороз – получатель
письма или адресат. (Демонстрация на
диапроекторе.)

Свой адрес мы напишем в верхнем левом углу, т.к.
мы – отправители.

На конверт не забудьте наклеить марку. Для чего
она нужна?

(Приложение 6. Сообщение
учеников о марке.)

8. Подведение итога урока.

Учитель. Что такое письмо?

Ученики. Написанный текст для сообщения
чего-нибудь.

Учитель. Для чего нужны письма?

Ученики. Для общения людей на расстоянии.

Учитель. Из каких частей состоит письмо?

Ученики. Письмо, как и любой другой текст
имеет три части: начало (зачин), основное
содержание, концовку.

9. Творческая работа.

Учитель. Ребята, как бы вы обратились к Деду
Морозу? С чего вы начнете свое письмо? Как его
закончите?

10. Домашнее задание.

Дописать письмо.

Этикет электронной почты или правила написания электронного письма

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала достижения НТП: электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь. И если, мы в большей степени имеем представление о правилах деловой переписки, телефонного разговора, то о том, как вести себя в сети Интернет, мало кто имеет представление. А ведь, и здесь существуют определенные правила этикета, которые регламентируются «Сетикетом» (Netiquette).

Главное правило «Сетикета», такое же как и в любом другом этикете: ведите себя так, чтобы вас было легко понять, не создавайте проблемы другим и не мешайте нормальному диалогу, даже если он ведется посредством электронной почты. Всегда ведите себя так, чтобы не обидеть человека, с которым вы ведете переписку по Интернету.

В своей статье «50 практических правил Бизнес-сетикета (Сетевого Этикета)» Чак Мартин, Президент американской консалтинговой компании «The Digital Estate Group», пишет:«Сетикет (сетевой этикет) означает совокупность правил поведения и обхождения, принятых при использовании компьютерных сетей. Соблюдение этих правил особенно важны по причине электронности среды невозможно разделить положение бизнеса и клиента. «Правила бизнес-сетикета» появились как руководство для установления и поддержки здоровых и счастливых взаимоотношений между коммерческой деятельностью и ее клиентами».

В данном разделе мы не будем рассматривать правила поведения на форумах, блогах и чатах, а лишь расскажем как вести деловую переписку посредством электронной почты, чтобы сделать общение с партнерами, коллегами и друзьями более удобным и эффективным.

Стиль общения.

При переписке через электронную почту можно опускать обращения и приветствия и сразу переходить к делу. Но, если вы хотите, чтобы ваше электронное письмо носило более официальных характер, автор рекомендует использует следующую формулу обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя отчество адреса». И только после этого следует переходить к цели вашего обращения.

При всей неформальности общения необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил при составлении электронных писем – соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными без точек и других знаков препинания, трудно читать. Текст же, написанный одними прописными, вообще воспринимается при чтении как НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.

Необходимо использовать пропуски (пустые строки) или многоточие для отделения одной мысли от другой, так как в электронном письме они, как правило, играют роль абзаца.

Оформление электронного письма.

Во многих компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающих в себя структуру самого письма, правила обращения к клиенту, реквизиты подписи (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почты и ссылку на сайт компании). Кроме того, в этом стандарте может быть прописан запрет на использование смайлов, не относящихся к деловой сфере.

В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. «Шапка» в корпоративном стиле.

2. Приветствие

3. Содержание, цель обращения

4. Прощание

5. Личная подпись с указанием контактов.

6.Ссылка на сайт компании.

7. Логотип, если это необходимо.

При оформления электронного письма в обязательном порядке должны быть заполнены поля:

1. «Тема» («Subject»).
2. «Кому» («To»)
3. «Важность письма», при необходимости.

При отправке электронных сообщений в поле «Кому» вводится e – mail адрес получателя. Иногда есть необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям, тогда их адреса можно ввести через запятые. Обязательно заполните поле «Тема», иначе ваше письмо может быть удаленно, как спам. Здесь следует вписать несколько слов, характеризующих тему сообщения.

В некоторых почтовых программах можно указать степень важности сообщения. Это просто необходимо, если адресат получает ежедневно большое количество писем. С пометкой «Важное» письмо получает приоритет при проверке почты. Но злоупотреблять этой функцией не стоит. Важное постепенно потеряет это качество.

Размер электронного письма.

Правилами сетикета размер определяется точно: электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если вам необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, то лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Готовя пересылку большого вложения, превышающую 200-500 килобайт, обязательно предупредите об этом своего респондента. Лучше все же не пересылать больших вложений в письмах. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-сервера или через веб-интерфейс.

Адресная книга.

При традиционной переписке приходилось либо хранить конверты с адресами, либо записывать их. Помнить электронные адреса всех ваших друзей и партнеров тоже не возможно, да и не нужно. Для этого в любой почтовой программе есть функция «Адресная книга», в которой можно хранить e — mail своих корреспондентов и другую контактную информацию. При использовании этой функции отправить электронное письмо намного проще «бумажного», достаточно выделить нужное имя в адресной книге и нажать кнопку «отправить почту».

Когда электронное письмо придет от респондента, занесенного в вашу «Адресную книгу», вы всегда будете знать от кого именно получили электронное сообщение, так как зафиксированный контакт отразиться в поле «От» (« From»).

Ответ на электронное сообщение.

Для ответа на полученное письмо достаточно нажать на кнопку «Ответить»(«Reply») в почтовой программе. При этом появляется форма для нового сообщения, в которой в поле «Кому» («To») автоматически уже вписан адрес получателя, а в поле «Тема»: будет приведена тема первоначального письма с пометкой «Re:» в начале строки. По этой пометке ваш адресат поймет, что вы прислали ему ответ на письмо по конкретной теме. Таким образом, получатель сможет легко восстановить в памяти смысл переписки.

Если вы пишете друзьям и хотите, чтобы ваше письмо соответствовало правилам Сетикета, то отредактируйте текст первоначального сообщения, оставив только те строки, которые важны для понимания вашего ответа (цитаты). После обычных приветствий и вступительных слов напечатайте под каждой такой цитатой ваш ответ на данное предложение или вопрос.

Если же это ответ на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст без изменений, а сверху напишите свой ответ.

Цитирование– приведение в сообщении фрагментов исходного текста (в данном случае, письма) с целью восстановления сути содержания. Обратите внимание: в большинстве почтовых программ цитируемый фрагмент выделяется знаком «больше» (>).

Смайлики ( Smileys ).

При обычном общении на собеседников не только и не столько воздействуют слова, сколько голос, интонации, мимика, жесты. В этом минус общения через электронную почту – она лишает возможности обмениваться эмоциями. Но всё же удалось частично преодолеть этот недостаток. В настоящее время в виртуальном общении, в том числе и через электронную почту, широко используются так называемые «смайлики» (графическое изображение ваших чувств) – рожицы, составленные из точек, запятых, дефисов и других символов. Они способны хоть как-то эмоционально окрашивать тексты. Использование смайликов делает переписку более живой – автор передает не только свои мысли, но и чувства. Вот наиболее распространенные смайлики:

Есть очень много смайликов для обозначения как эмоций, так и состояний человека или его внешности. Классические смайлы:

1. 🙂    улыбающийся
2. :-)))   смеющийся
3. 😀    радостно смеющийся
4. 😐    задумчивый, нейтральный
5. 🙁    грустный
6. :-/    недовольный или озадаченный
7. :-0    удивлённый (рот открыт)

Иногда символ носа «-» не печатают для простоты набора. Например, печатают просто 🙂 или :(. В последнее время часто двоеточие заменяется знаком равно, например, =) вместо :). «Нос» обычно в таких случаях не ставится. Также в чатах часто встречается употребление только открывающих или закрывающих скобок. Например, )))) или (((((. Количество знаков при этом соответствует уровню радости или огорчения.

Но не стоит увлекаться смайлами при составление делового письма, в противном случае вы можете приобрести репутацию несерьезного человека.

Электронная подпись.

Электронная подпись – это специально созданный файл ( signature ), который представляет собой текстовую подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Электронная подпись к тому же является ненавязчивой рекламой бизнеса. Прямая реклама в письмах от незнакомых и малознакомых людей, как правило, воспринимается негативно, а несколько строк подписи будут приняты лояльно.

Всегда используйте подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. И обязательно включайте в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электронной почты, факс, ICQ

Основные правила составления электронной подписи:

1. Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк.
2. Количество символов в строке должно быть не более 70-ти.

Особенности Сетикета при отправке и получении электронных писем.

Итак, вы отправили электронное письмо и очень волнуетесь, дошло ли оно до адресата. И в следующий раз ради собственного спокойствия вы уже отправляете письмо с уведомлением о получении. Но по правилам Сетикета такая отметка является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру. Лучше после отправки своего сообщения по электронной почте, позвонить адресату и уточнить дошло ваше письмо или нет. Довольно часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма, перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам»

По правилам Сетикета на электронные письма обязательно нужно отвечать. А время ответа на e-mail не должно превышать двух суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Необходимо отвечать на письма с испорченной кодировкой. В этом случае лучше присоединить вложение с пояснениями, чтобы ваш корреспондент его обязательно сумел прочесть. И обязательно нужно отвечать и на письма, содержащие вложение: вы должны подтвердить, что вложение дошло и нормально открылось.

Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает.

Имейте ввиду, что если вы, не отвечаете на электронное письмо в течение 7 дней – это явный отказ от общения. Поэтому при желании сохранить деловые отношения вам нужно обязательно через 2-3 дня после отправки электронного письма позвонить или направить повторное письмо своему деловому партнеру для уточнения: дошла до него информация или нет.

Помните, что в деловом мире следует всегда отвечать на письма, в независимости от того бумажные они или электронные. Иначе вам могут посчитать безответственным и легкомысленным человек, что конечно не лучшим образом отразиться на вашей деловой репутации.

Фрагмент книги «Международный этикет. Особенности делового этикета разных стран». Книга готовиться к выходу ИД «Феникс», Ростов-Дон в 2008 году.

Примечания автора:

Netiquette – (англ.Net — сеть + Etiquette — этикет) — нравственные правила поведения в компьютерных сетях. Правила поведения в Сети, рассчитанные на то, чтобы не осложнять жизнь другим. Прим.Автора

Сма́йлик, смайл (англ. smiley) — это идеограмма, изображающая эмоцию. Состоит из различных символов, в том числе и служебных. Распространение смайлик получил в Интернете и SMS. Ещё в 1969 году Владимир Набоков в одном из своих интервью упоминал о том, что сто́ит создать специальный знак пунктуации для графического отображения эмоций. Однако только в 1982 году Скотт Фалман первым в мире предложил смайлик в том виде, в котором он используется сейчас. Прим.Автора.

Спам (англ. spam) — сообщения, массово рассылаемые людям, не дававшим согласие на их получение. Нежелательная реклама. Прим.Автора.

Википедия – Свободная энциклопедия, http://ru.wikipedia.org

ICQ — название клиентской программы для сети обмена мгновенными сообщениями по протоколу OSCAR, разработанной компанией Mirabilis. Аббревиатура «ICQ» созвучна английской фразе «I seek you» (я ищу тебя), в русском компьютерном сленге ICQ называют «аськой» или «асей». Прим.Автора

15 правил этикета при написании электронных писем – Вести Экономика, 30.04.2019

Москва, 30 апреля — «Вести.Экономика». Написание электронных писем и ответ на них составляют неотъемлемую часть работы современного человека. Согласно исследованию, офисные сотрудники проводят в среднем 4,1 часа ежедневно за проверкой электронной почты и написанием электронных писем.

Несмотря на то что написание электронных писем стало важной частью работы многих из нас, до сих пор многие профессионалы не знают этикета, связанного с электронными письмами и их написанием.

Ниже мы расскажем о правилах этикета в электронной переписке.

Ясная, четкая тема письма

Примеры хорошей темы: «Изменение даты встречи», «Вопрос о Вашей презентации», «Предложения к Вашему выступлению».

Люди часто принимают решение о том, открывать ли письмо, в зависимости от темы, отмечают эксперты.

Используйте рабочий электронный адрес

Если вы работаете в компании, то необходимо использовать рабочий электронный адрес.

Но если вы находитесь в поиске работы или работаете на себя, то важно быть очень осторожным с выбором имени для своего электронного ящика.

Необходимо выбрать имя, которое будет соответствовать вашему личному имени, чтобы получатель точно знал, от кого получает письмо.

Важно избегать следующих названий: «babygirl@…» или beerlover@….

Подумайте, прежде чем нажимать «Ответить всем»

Никто не хочет читать сообщения от 20 человек, которые не имеют к ним никакого отношения.

Игнорировать такие письма бывает сложно, так как зачастую люди включают оповещения, когда им приходят новые письма.

И это может отвлекать от работы. Отвечайте всем только тогда, когда это действительно необходимо.

Используйте блок с подписью

Важно предоставить получателю вашего письма информацию о себе, подчеркивают эксперты.

Как правило, это включает в себя полное имя, должность, название компании, в которой вы работаете, а также контактные данные – электронная почта и номер телефона.

Эксперты также подчеркивают, что для подписи необходимо использовать тот же шрифт, размер и цвет текста, что и в остальном письме.

Используйте профессиональные приветствия

Не используйте разговорные выражения в приветствии.

Разговорная манера письма воспринимается как отсутствие профессионализма.

Кроме того, эксперты предостерегают от использования сокращенных имен.

В электронном письме необходимо использовать полное имя человека, за исключением случаев, когда вы на 100% знаете, что человек предпочитает краткое имя.

Не стоит часто использовать восклицательные знаки

Если вы используете восклицательный знак, то это предает вашему высказыванию эмоциональную окраску.

Однако бывает и так, что люди ставят восклицательные знаки в конце предложения.

Это выглядит непрофессионально и излишне эмоционально.

Эксперты предупреждают, что не стоит так делать.

Будьте осторожны с юмором

Ваша шутка может быть неправильно понята, особенно когда собеседник не видит вашего лица и не слышит тона голоса.

В профессиональной переписке стоит избегать юмора, за исключением тех случаев, если вы хорошо знаете получателя письма.

Иногда то, что вам кажется забавным, может не казаться таковым вашему собеседнику. Поэтому, если сомневаетесь, не стоит писать.

Принимайте во внимание тот факт, что люди разных культур говорят и пишут по-разному

Непонимание может легко возникнуть из-за культурных различий между людьми.

Особенно сильно это проявляется на письме, когда собеседники не видят друг друга.

Изменяйте свое сообщение так, чтобы получатель понял его правильно.

Эксперты отмечают, что представители высококонтекстных культур (японцы, арабы, китайцы) предпочитают знать о человеке, прежде чем начинать ведение бизнеса с ним.

С другой стороны, представители низкоконтекстных культур (немцы, американцы, скандинавы) предпочитают быстро переходить к делу.

Отвечайте на письма, даже если они были адресованы не вам

Очень сложно отвечать на каждое письмо, которое вы получаете, однако эксперты считают, что стоит постараться.

Стоит сделать это даже в тех случаях, когда письмо было отправлено вам по ошибке, особенно тогда, когда отправитель ждет ответа.

Ответ на такое письмо не обязателен, однако будет хорошим тоном ответить на него, особенно если отправитель работает в той же компании, что и вы.

Вносите правки в каждое письмо

Вряд ли получатель вашего письма оставит без внимания ошибки, которые вы допустили.

И по этим ошибкам будет складываться впечатление о вас, подчеркивают эксперты.

Не полагайтесь на автоматические исправления. Читайте и перечитывайте сообщение несколько раз.

Если есть такая возможность, то стоит перечитать ваше письмо вслух, прежде чем его отправить.

Вписывайте адрес получателя в последнюю очередь

Если вы не хотите, чтобы ваше письмо по ошибке было отправлено, прежде чем вы его закончили, то важно соблюдать это правило.

Это хорошая привычка, которая убережет вас от неприятностей.

Дважды проверьте, что вы выбрали правильного получателя

Стоит очень внимательно проверять, какого получателя вы выбрали, прежде чем отправлять письмо.

Можно легко спутать получателя, что приведет к неприятной ситуации как для вас, так и для получателя письма, отправленного по ошибке.

Выбирайте классический шрифт

Шрифт Comic Sans и розовый цвет вряд ли можно назвать подходящим выбором для деловой переписки.

Поэтому важно, чтобы шрифт и цвет были классическими.

Важное правило: ваши сообщения должны легко читаться.

Эксперты рекомендуют выбирать Arial, Calibri, или Times New Roman. Если говорить о цвете, то лучше отдать предпочтение черному цвету.

Будьте внимательны к тону письма

Так как получатель письма не видит вашего лица и не слышит вашего голоса, то он может неправильно интерпретировать написанное вами.

Именно поэтому эксперты рекомендуют перед отправкой сообщения несколько раз прочитать его вслух.

И если сообщение кажется слишком грубым или жестким, то стоит изменить его.

Это важно для того, чтобы избежать непонимания.

Нет ничего конфиденциального, и важно помнить об этом в письме

Всегда помните о том, что любое письмо, которое было отправлено по электронной почте, может прочитать кто-то другой.

Поэтому не стоит писать ничего такого, что могло бы в дальнейшем навредить вам или получателю письма.

Как правильно писать письма: 6 составляющих убедительного письма

Электронная переписка всегда была и остается основным способом коммуникации в деловом мире. Правильно составленное письмо означает уже половину успеха. Но такие письма умеют составлять не все. Иногда, читая письмо с деловым предложением, становится не совсем понятно, что конкретно вам хотят предложить, какую именно выгоду вы от этого получите и зачем вы вообще потратили свое время на прочтение и осмысление этого письма.

Умение писать правильные, убедительные письма приходит с практикой. И хорошо, когда накопленным опытом делятся, позволяя, тем самым, другим людям не наступать на те же грабли. Джефри Джеймс, автор книги «Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World’s Top Sales Experts», предлагает свою простую систему составления убедительных писем, которая состоит из 6 шагов.

Copyright Shutterstock

1. Всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать

Основная цель письма — сделать так, чтоб получатель принял определенное решение. Поэтому, прежде чем начать составлять письмо, спросите себя еще раз о том, чего именно вы хотите от получателя? Какое решение он должен принять после прочтения вашего письма?

В данном случае, неопределенность — ваш заклятый враг. Чем яснее ваша цель, тем более убедительным получится ваше письмо.

2. Начинайте письмо с вашего заключения

Ваш вывод является утверждением того решения, которое должен принять получатель, основываясь на содержании вашего письма.

В школе нас учили всегда начинать со вступления. В случае с составлением убедительных писем данное утверждение является неправильным. В деловом мире все слишком заняты для того, чтобы оценивать ваши литературные способности. Поэтому вы должны сразу переходить к делу.

К примеру, вы хотите получить от своего начальства разрешение на установку спортзала в одном из помещений вашей компании.

Неправильно:

«Джим,
Как вы знаете, прогулы сотрудников на данный момент является основной проблемой, которая имеет довольно сильное финансовое влияние как на нашу компанию, так и на другие компании в нашей отрасли… бла-бла-бла… Таким образом, мы должны рассмотреть вопрос о выделении денег на обустройство тренажерного зала в главном офисе нашей компании.»

Правильно:

«Джим,
Я хочу, чтобы вы утвердили установку тренажерного зала в нашем офисе.»

3. Разделите ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев

Для того, чтобы аргументы в поддержку вашей идеи легко читались и воспринимались, разделите их на несколько абзацев.

Неправильно

«Согласно недавно опубликованному докладу правительства группы физической активности чрезвычайно важны даже не смотря на то, что лишь немногие компании демонстрируют свою приверженность к подобному поощрению сотрудников. Многие фирмы определяют подобные группы как недооцененный активы, но при этом у них нет плана по внедрению подобных групп в этой отрасли, даже не смотря на то, что фитнес тесно связан с корпоративными и личными успехами. Я считаю, что если мы не введем подобные физические группы в нашей компании, мы останемся далеко позади конкурентов.»

Правильно

«Тренажерный зал в офисе позволит:
— уменьшить прогулы
— увеличить общую продуктивность»

4. Подкрепите каждый аргумент доказательствами

Если вы напишете письмо, состоящее из сплошных аргументов, его могут воспринять как сплошное личное мнение и не более. Для каждого аргумента нужно доказательство. Иначе как понять, что это действительно работает?

Неправильно

«Тренажерный зал в офисе будет правильным решением, потому что люди предпочтут идти на работу, а не оставаться дома. Также это поможет снизить общую заболеваемость в офисе.»

Правильно

«Снижение количества прогулов. Согласно опросу, проведенному Национальным Институтом Здоровья среди 1.000 фирм, у которых есть тренажерные залы в офисах, прогулы сотрудников в этих компаниях на 20% ниже, чем в тех компаниях, у которых нет подобного оборудования.»

5. Повторите ваш вывод, как призыв к действию

В конце письма снова повторите свой вывод, заявленный в самом начале. Только теперь уже в качестве призыва к конкретному действию. Таким образом вы подводите получателя к конкретному выводу, который он должен сделать после прочтения вашего письма. Этот призыв должен быть простым и конкретным.

Неправильно

«Мы будем очень благодарны вам, если вы поддержите этот проект.»

Правильно

«Если вы ответите на это письмо утвердительно, я сразу же инициирую процесс.»

6. Укажите выгоду в строке темы письма

Строка темы в письме является чуть ли не самой главной частью. Так как она должна предвкушать основную тему письма и настраивать получателя на нужный вам лад. И именно поэтому вы должны заполнять ее в последнюю очередь уже после того, как вы написали все аргументы и доказательства, которые поддерживают ваше основное заключение.

В идеале, тема письма должна решать две важные задачи: она должна настолько заинтересовать получателя, чтобы он открыл и прочел письмо; и она должна заключать в себе вывод, который вы хотите донести до получателя.

В большинстве случаев лучший способ выполнить сразу обе задачи — это написать о преимуществах, которые можно получить в результате принятия желаемого для вас решения.

Неправильно

«Влияние на здоровье сотрудников программы по оборудованию тренажерных залов в офисах»

Правильно

«Как мы можем уменьшить количество прогулов сотрудников»

Интересно ваше мнение. Как бы вы отреагировали на оба варианта и какими правилами руководствуетесь вы во время составления подобных писем?

ПРАВИЛА НАПИСАНИЯ ПИСЬМА — русский язык, уроки

Урок русского языка в 5 классе

по теме: «Правила написания письма»

учитель русского языка и литературы

ОГАОУ «Центр образования «Ступени»

Козлова Ольга Васильевна

г. Биробиджан 2017г.

Урок: «Правила написания письма»

Цель урока: Познакомить учащихся с правилами написания письма, с его структурой и видами писем. Дать возможность осознать важность переписки, овладевать культурой выражения чувств.

Задачи: Учить выделять обращения в тексте; использовать речевые формулы, использованные в нём. Учить писать поздравительное письмо.

Развивать умения выделять главное, развивать речь.

Воспитывать культуру человеческих отношений.

Ход урока

Эпиграф

С помощью письма лучше всего проникаешь в человека:

чёрные слова на белой бумаге — это душа нараспашку.

Г.Мопассан.

Вступительное слово учителя: Наш урок будет посвящён древнему, благородному, но, к сожалению, утраченному нами искусству — умению писать письма. На уроке мы познакомимся с правилами написания письма, повторим обращения и предложения по цели высказывания.

Историческая справка.

В 1708 году Петр 1 ввел гражданский шрифт вместо церковнославянского. Была издана «Кумплементальная книга» ( книга с образцами писем). Один из образцов таких писем:

Просительное писание некоторого человека к женскому полу:

« Моя госпожа! Я перед долгим временем честь искал с вами в компанию прийти и потом соизволения просити, дабы я себя мог за вашего преданного слугу почесть, но понеже вы столь набожны, что вас нигде Инде кроме церкви видеть не получаю, однакож и в сем святом месте через частые усмотрения вас яко изрядного ангела толико желания к вашей знаемости получил, что того скрытии не могу».

— Какое же значение в жизни людей имеют письма.

Вывод: Правильно! С помощью писем люди общаются друг с другом на расстоянии, сообщают друг другу новости, рассказывают о своей жизни, поддерживают в трудные минуты, разделяют радость.

• Кто из вас писал письма и как давно это было? Уметь писать письма — это эпистолярное искусство. Обратимся к «Толковому словарю» под редакцией Ожегова и узнаем. Что же обозначают слова: эпистолярный, письмо, адресат.

Эпистолярный-1)относящийся к частной переписке, письмам;

Письмо — Написанный текст, посылаемый для сообщения чего — нибудь кому — нибудь.

Адресат — тот, кому адресовано письмо, почтовое отправление.

Запишите эти слова в тетрадь.

В зависимости от цели написания письма бывают личные и деловые. Вспомните, как правильно писать личное письмо, обращённое к другу, родным. Что необходимо соблюдать?

Попробуем обратиться к таблице и ещё раз повторим, что мы должны знать о правилах написания личного письма.

К деловым письмам мы относим письма — пожелания, письма — поздравления.

Давайте посмотрим образцы таких писем.

письмо-пожелание.

Дорогие дети!

От души желаю вам, хорошие маленькие люди, будьте всю жизнь чутки  и отзывчивы к чужому горю. Будьте здоровы, любите друг друга.

Крепко жму ваши лапки, да будут они честны и сильны.

Максим Горький.

Б) письмо-поздравление

С днем рождения мои дорогие близнецы!

Всегда о вас думаю, для вас собираю интересные книги. Любите нашу Родину, растите веселыми, здоровыми, дружными, упорными в учении

итруде. Любящий вас дедушка Коля.

В) письмо- информация

Здравствуйте, дорогие мама и папа!

Пишу вам из санатория. Мне тут очень нравится. Когда вы приедете? Я уже соскучилась по дому. Приезжайте скорее, не забудьте привезти кроссовки. Целую.

Ваша дочь Оля.

Итог: письма-пожелания; поздравления, информация.

Кому адресованы? Родителям, близким, друзьям.

Сегодня мы будем учиться писать поздравительные письма. Они составляют самый приятный и радостный раздел делового письма. Они присылаются в преддверии праздника.

-Как вы думаете, из каких частей должно состоять поздравительное письмо? Будет ли оно написано как личное?

Правильно, оно никак не будет написано, как личное. Во — первых, поздравительное письмо относится к деловой переписке, во — вторых, оно составляется в торжественных случаях. Значит, письмо — поздравление должно быть выдержано в официально — деловом стиле.

Структура поздравительного письма:

1.Обращение;

2.указываем цель, в которой изложена причина поздравления;

3.основной текст;

4.заключение;

5. подпись.

Обращение начинаться со слов: «Уважаемые…». В нём должны звучать приветливость и доброта. Если мы обращаемся, например, к президенту, то слово «Вы» пишется с большой буквы, а если обращаемся к коллективу, то уважительное «вы» пишем с маленькой буквы.

В поздравлениях допускается «Примите наши искренние и сердечные поздравления…»,

«Поздравляем..», «Желаем…»

Завершается письмо — поздравление формулой вежливости с уважением.

Письма — поздравления пишут от руки — такие послания выглядят более сердечными и тёплыми.

При написании поздравительного письма помни:

-для письма используют открытку, целый или половинный лист бумаги, в зависимости от размера и текста письма;

• в конверт не положено вкладывать лист, сложенный более, чем в два раза;

• В знак уважения к адресату поздравления и благодарности пишутся от руки;

• при обращении к адресату в форме «Уважаемый» применяется при обращении к официальным лицам, а «дорогой» — к близким людям;

• обращение «здравствуйте» в поздравительных письмах не используют;

• в конце письма отправитель подписывает своё полное имя и указывает дату отправления.

Сейчас мы составим такое поздравление космонавтам на орбиту. С каким праздником мы их должны поздравить?

50 лет назад , 12 апреля 1961 года в 6 часов 7 минут с космодрома Байконур со стартовой площадки был осуществлён пуск ракеты- носителя «Восток К72 К», которая вывела на околоземную орбиту советский космический корабль «Восток» с человеком на борту. Пилотировал его Юрий Алексеевич Гагарин (позывной первого космонавта «Кедр»). Полёт продолжался 1 час 48 минут. После совершения оборота вокруг Земли спускаемый аппарат корабля совершил посадку на территории СССР в Саратовской области.

День 12 апреля стал праздником — Днём космонавтики. Но не все космонавты отмечают этот праздник на земле. Работа на МКС продолжается и в праздники. Наше поздравление пусть принесёт им радость, пусть они знают, что ими мы гордимся.

Уважаемые лётчики — космонавты!

Мы, ученики 5 класса «Центра образования «Ступени» Биробиджана, воспользовались предоставленной возможностью поздравить вас с праздником сильных, смелых, мужественных людей — Днём космонавтики.

Мы восхищаемся вашим подвигом. Нам есть чем гордиться и на кого равняться. Мы всегда будем помнить, что начало освоению космоса, проложил великий советский человек — Юрий Алексеевич Гагарин. Золотыми буквами вписаны в историю имена и других космонавтов: Германа Титова, Павла Поповича, Валентины Терешковой, Светланы Савицкой, Алексея Леонова . и других отважных лётчиков.

Мы гордимся, что являемся вашими современниками и мечтаем о будущем.

Мы видим будущее таким: космические корабли уносят нас на другие планеты и в другие Галактики. Мы — учёные и исследователи, совершаем новые открытия и отправляемся в неизведанные дали космоса. Но уже сейчас мы представляем, как на орбите нашей красавицы — Земли проходят уроки географии, рисования, музыки, литературы. А как было бы замечательно провести там свой выпускной бал. Нам так хочется увидеть космос, притронуться к яркой звезде.

А пока мы — дружный класс, стараемся учиться так, чтобы и нами потом гордилась Родина, чтобы наши мечты сбылись. Нам есть, чем гордиться и на кого равняться.

Желаем вам в этот замечательный день новых побед и достижений, крепкого здоровья, мира, истинного космического счастья и долгих лет.

С уважением ученики 5 класса

г. Биробиджана.