Синоним прошу в деловой переписке: Словарь синонимов sinonim.org – Примеры фраз делового письма. Деловой словарик

Все синонимы к слову «ПРОШУ»

Слово прошу имеет следующие синонимы:

• пожалуйста
• добро пожаловать
• милости просим
• прошу покорнейше
• милости прошу
• бога ради
• прошу вас
• прошу тебя
• прошу покорно
• будь добр
• будь добра
• будь любезен
• будь настолько добр
• будь настолько любезен
• будь так добр
• будь так добра
• будь так любезен
• будь так любезна
• будьте добры
• будьте любезны
• будьте настолько добры
• будьте настолько любезны
• будьте так добры
• будьте так любезны
• не откажи
• не откажи в любезности
• не откажите в любезности
• не откажите
• не сочти за труд
• не сочтите за труд
• будь другом
• не в службу
• а в дружбу
• заставь за себя бога молить
• заставьте за себя бога молить
• яви божескую милость
• явите божескую милость


• потрудись
• потрудитесь
• покорнейше прошу
• пожалуйте
• покорно прошу
• христа ради

Близкие по смыслу слова и выражения

Для чего вообще нужны синонимы?

Частое повторение одних и тех же слов делает тексты сухими и скучными.
Для того, чтобы вдохнуть в них жизнь, используют слова сходные по смыслу, но отличные по звучанию. То есть, синонимы.
Почаще употребляйте синонимы, и ваши тексты станут более «вкусными» и экспрессивными!

Алгоритм поиска синонима к слову прост. Введите слово, к которому требуется подобрать аналог, и нажмите на кнопку «Поиск синонима». Для просмотра отдельных групп используйте поиск по алфавиту. Присутствует встроенный функционал по жалобе на синоним — если вы считаете, что найденное слово не является синонимом введенного в поиск слова, нажмите на соответствующую иконку для сообщения о некорректном синониме. Аналогично вы можете предложить свой вариант синонима к слову.

Шпаргалка для предпринимателя. Деловая переписка.

Предпринимателю в современных условиях ведения бизнеса постоянно необходимо налаживать деловые контакты и нередко общение берет свое начало с деловой переписки – письменной формы делового взаимодействия, которая включает любой вид корреспонденции (письмо, сообщение и т. д.), которая направляется любым официальным лицом от его имени и в силу занимаемой им должности.

В переписке очень важно соблюдать определенные нормы этикета. Если игнорировать правила переписки, установившиеся связи могут оборваться, а клиент или деловой партнер будут потеряны. Грамотно оформленное деловая общение способствует максимально благоприятному впечатлению о вас или компании.

Владение магией букв актуально для каждого человека. Допустим, при поиске новой работы: составлению и отправлению резюме, тестовых заданий, сопроводительных писем, дополнительных данных о себе, согласования времени встречи.

Виды деловых писем

Чтобы определиться с тем, как составить письмо, нужно знать различия между его видами. Это поможет определиться с темой послания и правильным его оформлением. Это поможет не выглядеть глупо в глазах важного оппонента.

По структуре оформления различают:

• Письма-коммуникации

Сюда относятся письма-отказы, претензии, оправдания, признания. Все, что сотрудник использует в ходе своей профессиональной деятельности.

• Письма-договоренности

Важная разновидность письма. Благодаря ей подводят итоги встречи, формируют договоренности, обозначают время исполнения задач, убеждаются в правильности понимания договора обеими сторонами.

Особенность деловой переписки состоит в том, что ошибки в написании слов профессиональной сферы считаются показателем некомпетентности человека в выбранной сфере!

Ниже мы публикуем шпаргалку, которая позволит Вам без труда составить грамотное деловое письмо.

Как правильно объяснить причину в деловой переписке

• По причине задержки оплаты…
• В связи с неполучением счета-фактуры…
• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
• Ввиду задержки получения груза…
• Вследствие изменения цен на энергоносители…
• Учитывая, что производственные показатели снизились на…
• Учитывая социальную значимость объекта…

Стандартные фразы и обороты, чтобы сослаться на кого-либо

• Ссылаясь на Вашe письмо от…
• В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
• Ссылаясь на Ваш запрос от…
• Ссылаясь на устную договоренность…
• В ответ на Ваше письмо (запрос)…
• В соответствии с нашей договоренностью…
• На основании нашего телефонного разговора…
• На основании устной договоренности…
• Согласно постановлению правительства…
• Согласно Вашей просьбе…
• Согласно протоколу о взаимных поставках…
• Согласно спецификации…
• Ссылаясь на переговоры…

Как правильно указать в переписке на Цель и объяснить, для чего мы делаем что-либо?

• В целяx скорейшего решения вопроса…
• 
  В целях выполнения распоряжения…
• Для согласования спорных вопросов…
• Для согласования вопросов участия…
• Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
• Для решения спорных вопросов…
• В целях безопасности прохождения груза…
• В ответ на Ваш запрос…
• Во избежание конфликтных ситуаций…

Стандартные фразы-глаголы в деловом общении и переписке

• этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;
• сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
• подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
• требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
• обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
• напоминания: напоминаем;
• предложения: предлагаем.

Как правильно сочетать деловые фразы

• контроль – возлагается,
• цена – устанавливается (снижается, поднимается),
• задолженность – погашается,
• сделка – заключается,
• рекламация (претензия) – предъявляется (удовлетворяется),
• платеж – производится,
• счет – выставляется (оплачивается),
• вопрос – поднимается (решается),
• скидки – предоставляются (предусматриваются),
• оплата – производится,
• возможность – предоставляется,
• договоренность – достигается,
• кредит – выделяется и т. п.
• Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, деятельность– успешной, вклад – значительным, позиции – конструктивными (прочными), доводы –вескими, необходимость – настоятельной, спектр (услуг) – широким, скидки –значительными / незначительными, предложение – конструктивным, разногласия –существенными / несущественными, рентабельность – высокой / низкой, расчеты –предварительными или окончательными и т. п.

Извещения

1. Сообщаем, что задержка в отгрузке… произошла ввиду…
2. 
   
   
   
   Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение…
3. Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.
4. Извещаем, что мы…
5. Доводим до Вашего сведения, что…
6. Сообщаем, что, к сожалению, не можем…

Модели выражений, объясняющих мотивы

(Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма).

1. В соответствии с протоколом …
2. В целях усиления охраны имущества…
3. В ответ на Вашу просьбу…
4. В подтверждение нашего телефонного разговора…
5. В подтверждение нашей договоренности …
6. В порядке оказания технической помощи …
7. В связи с тяжелым положением …
8. В связи с проведением совместных работ…
9. В соответствии с письмом заказчика…

Если автор — лицо юридическое, то действия передаются:

• От третьего лица единственного числа, например:
• Завод «Заря» не возражает …
• Совместное российско-английское предприятие «Союз К» предлагает …
• Кооператив «Наив» гарантирует…
• От третьего лица множественного числа, например:Дирекция и профсоюзный комитет завода «Заря» убедительно просят …

От первого лица множественного числа:

• Просим…
• Подтверждаем…
• Сообщаем…

Если автор — лицо физическое, то действия передаются:

• От первого лица единственного числа, например:
• Довожу до Вашего сведения …
• Прошу…
• Ставлю Вас в известность …

От первого лица множественного числа, например:

• Одобряем…
• Мы получили Вашу телеграмму …
• Поздравляем…
• Поддерживаем…

Просьба

• Просим вас проверить ход выполнения работ…
• Прошу принять меры …
• Прошу сообщить данные о производительности …
• Отправка документов или материальных ценностей
• Направляем чертежи сборки машин …
• Посылаем интересующие Вас документы заказной бандеролью …
• Высылаем подписанный с нашей стороны договор …

Подтверждение

• С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…
• Подтверждаем получение спецификаций на …


• Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования …

Предложение

• Мы можем предложить Вам …..
• Предлагаем Вам приобрести…
• Мы можем рекомендовать Вам ….

Приглашение

• Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта …
• Просим принять участие в обсуждении проблемы …
• Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить …

Отказ и отклонение предложения (проекта)

• Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму …нами не может быть утвержден по следующим причинам.
• Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам …

Напоминание

• Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны …
• Напоминаем, что в соответствии с … Вы должны …
• Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет…
• Напоминаем вам, что срок предоставления рукописи истекает …

Гарантии

• Оплату гарантируем.
• Сроки выполнения гарантируем.
• Качество изделий гарантируем.

Интерпретация собственной позиции

• Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.
• Возражений против конструкции не имеем.
• Мы не можем поставить Вам товары … в силу следующих причин:…
• Интерпретация действий другой стороны
• Такая задержка может привести …
• Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку прессформ…
• Данные Вами обещания не выполняются.

Заключительные слова

• Надеемся, что наша просьба будет выполнена.
• Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
• С пожеланиями успехов.
• Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
• Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

Составляйте грамотные обращения, получайте положительные ответы и Ваш бизнес ждет процветание и успех! Ассоциация предпринимателей всегда на страже Ваших интересов!

#апркс #aprks #бизнес #предпринимателикрыма #ассоциация #бизнескрыма #успех #предприниматели #Крым #crimea

«Хитрости» финала письма. Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха

«Хитрости» финала письма

Как повысить действенность и активность финала?

Разные варианты использования активных и эмоциональных фраз в финале письма могут производить разный эффект и приводить к разным результатам.

Посмотрите сами:

СОВЕТ

Если для вас актуально удерживать инициативу в переписке с адресатом/ клиентом; если важно «держать руку на пульсе» и способствовать динамичному решению вопросов, тщательно продумывайте активную часть финала письма!

Финал вашего письма должен заканчиваться понятной для адресата/ клиента формулировкой о следующих шагах.

Не заставляйте клиента самостоятельно догадываться о том, что же он должен сделать при получении вашего письма. Обязательно сообщайте о том, каких действий вы от него ожидаете и когда эти действия ему необходимо предпринять.

Действенная часть финала обязательно должна содержать информацию, отвечающую на следующие вопросы:

«Каков следующий шаг?» и «Когда его надо предпринять?»

В зависимости от ситуации необходимо регулировать степень категоричности финала.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

Выдерживайте целесообразную пропорцию между действенной и имиджевой частями финала.

Помните: имиджевая составляющая финала хорошо работает на создание позитивного эмоционального настроя при общении, но может существенно понижать действенность письма, «размывать» цель и провоцировать адресата на «медленный» ответ.

Делайте финал более активным, удерживайте инициативу!

Специфические ситуации

Часто бывает так, что нам очень важно знать ответ адресата (его «да» или «нет»). При этом щекотливость ситуации заключается в том, что мы не вправе указывать и настаивать на ответе и его сроках. Такое указание может выглядеть некорректно, преждевременно, невежливо, а порой и откровенно навязчиво.

Например, мой адресат интересуется в письме возможностью провести тренинг деловой переписки для его подчиненных. В ответном письме я подробно описываю вариант проведения такого тренинга, и в результате мне важно не потерять нить диалога с адресатом и узнать о его решении. И сделать это важно максимально корректно. Как?

В таких ситуациях хорошо работает прием, который я назвала «Указание на последующее действие».

Суть приема: указать адресату/клиенту на событие/действие, которое произойдет сразу после того, как вы получите его ответ.

Например: «Иван Иванович, сообщите мне, пожалуйста, насколько Вам интересно мое предложение, – и мы сразу можем согласовать даты и детали тренинга».

Варианты финалов с указанием на последующее действие:

«Напишите о Вашем решении – и мы сразу приступим к оформлению документов».

«Как только мы получим от Вас ответ – мы будем готовы выслать скорректированный график произведения оплат».

«Напишите, какой из высланных вариантов Вам больше подходит – ия сразу вышлю конкретную детальную информацию по порядку оформления».

«Жду от Вас сканы документов – и сразу отдаю заказ на оплату».

«Сообщите о выбранном варианте – и мы будем готовы выслать Вам наше коммерческое предложение».

«Напишите, какой вариант Вам больше подходит – и я сразу смогу подробно рассказать о процедуре оформления этой карты».

Такой прием позволяет сохранить действенность и активность, в то же время письмо звучит достаточно корректно, так как по сути мы ничего не навязываем, но при этом предельно конкретно обозначаем перспективу предстоящих действий.

Работая с активной частью финала, не следует забывать об эмоциональной части, так как позитивные эмоции – далеко не последняя вещь в деловом общении.

Индийская мудрость гласит: «Ничто так не ободряет человека, как доброе слово». А крылатая фраза кинофильма вторит ей: «Доброе слово и кошке приятно». Так почему бы не закончить добрым словом письмо к нашему уважаемому адресату?

Имиджевая/эмоциональная часть финала

Финал делового письма (и письмо в целом) выглядит более достойно и профессионально, если наряду с изложением своей позиции мы демонстрируем внимание к интересам и личности нашего адресата/клиента.

ГОТОВЫЕ КЛИШЕ (ИСПОЛЬЗУЙТЕ, ЧТОБЫ ПИСАТЬ БЫСТРЕЕ)

Варианты имиджевых/эмоциональных фраз в финале письма:

• Будем рады сотрудничеству!

• Будем рады сотрудничеству с Вами!

• С готовностью отвечу на Ваши вопросы.

• Если у Вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь. Мы обязательно на них ответим!

• Если у Вас появились вопросы – напишите или позвоните. Мы непременно Вам ответим!

• С надеждой на плодотворное сотрудничество…

• Всегда готовы помочь и ответить на Ваши вопросы.

• С искренним уважением…

• С уважением…

• С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество…

• Искренне надеюсь, что наше сотрудничество будет позитивным и продуктивным.

• Будем рады видеть Вас в числе наших счастливых клиентов!

• Хорошего настроения и удачного дня!

• Спасибо за сотрудничество!

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

Работая с имиджевой частью финала, важно понимать, что финальная фраза должна быть созвучна содержанию письма. Часто бывает, что финальная имиджевая фраза вводится нами в блок подписи – и, увы, не всегда соответствует смысловому контексту самого письма. Она превращается в мертвый шаблон, который не выполняет своего исходного назначения или (что хуже) начинает противоречить содержанию письма.

Подтверждение этому – в письме ниже.

From: Иванова Валентина

Sent: Thursday, August 26, 2010 7:13 PM

To: Николай Петрович

Subject: Вакансия главного бухгалтера

Добрый вечер, Николай Петрович!

Пишу Вам в связи с ситуацией, сложившейся с подбором кандидатов на позицию главного бухгалтера в подведомственной Вам службе. Позиция открыта уже более двух месяцев. Позиция достаточно непростая.

В конце июля состоялась встреча с Екатериной Козловой – реальным и достойным кандидатом на закрытие вакансии. Она выполнила все практические задания, мы передали их к Вам в службу. Результаты выполнения заданий до сих пор не проанализированы. В начале прошлой недели мы передали Вам еще 2 анкеты кандидатов на позицию бухгалтера и ответы этих кандидатов на вопросы. Ситуация прежняя – ответа нет. Николай Петрович, я уверена, что продолжать работу в таком ключе нет никакого смысла.

Сообщаю Вам о том, что с сегодняшнего дня вакансия главного бухгалтера нами переводится в разряд несрочных. Это означает, что при наличии достаточно большого количества актуальных вакансий в отделе персонала работа по поиску кандидатов на позицию главного бухгалтера будет нами вестись по остаточному принципу.

Хорошего настроения и удачного дня!

Валентина Иванова

Руководитель службы персонала

СОВЕТ

Обязательно соотносите звучание финальной эмоциональной фразы с основным содержанием письма. Для ускорения работы держите под рукой список фраз-клише.

Универсальным вариантом имиджевой фразы является фраза: «С уважением…»

Только ее можно поместить в автоматический блок подписи. Все остальные имиджевые фразы нуждаются в дополнительном внимании и согласовании с содержанием письма.

Внимание! В финале письма избегайте ошибок в употреблении следующих фраз:

• «Благодарим Вас за понимание» / «Спасибо за понимание»

• «Спасибо за внимание»

• «Всего доброго!»

• «Всего наилучшего!

• «Удачи!»

Рассмотрим подробнее.

Фраза в финале: «Благодарим Вас за понимание!»/«Спасибо за понимание»

Эта фраза имеет смысловой оттенок извинения. Поэтому используйте ее только в тех случаях, когда вам необходимо извиниться перед адресатом.

Посмотрите варианты писем ниже. Обратите внимание, как меняет смысл письма финальная фраза.

Не используйте эту фразу в ситуации, когда вы хотите выразить благодарность за общую работу. В этом случае более органично звучат фразы:

• «Спасибо за сотрудничество!»

• «Спасибо за плодотворное сотрудничество!».

Также не используйте эту фразу, чтобы поблагодарить адресата за внимание к вашей информации и для выражения надежды, что ему все понятно. Для этих случаев уместны другие варианты:

• «Я постаралась предельно точно изложить суть ситуации. Если при этом какие-то моменты остались для вас непонятными, пожалуйста, сообщите, и я поясню подробнее»;

• «Если в высланной информации есть непонятные моменты, пожалуйста, сообщите. Я дам необходимые комментарии»;

• «Я постаралась максимально подробно пояснить суть вопроса. Тем не менее если у вас есть еще какие-то вопросы, напишите, и я с удовольствием на них отвечу».

Фраза в финале: «Спасибо за внимание»

При использовании этой фразы важно понимать следующее. Она уместна только в деловой ситуации, когда вы выражаете благодарность за внимание, которое вам уделили в ответ на вашу просьбу/вопрос. Более корректным по звучанию и смыслу в такой ситуации будет вариант: «Спасибо за внимание, которое вы мне уделили».

Фраза «Спасибо за внимание!» абсолютно неуместна в ситуации, когда вы являетесь инициатором делового письма.

Почему? Дело в ее смысловом подтексте. Фразу «Спасибо за внимание» мы обычно используем, чтобы поблагодарить за внимание, которого можно было бы и не уделять. (Типичный пример такой ситуации в бытовой жизни: информация по TV о прогнозе погоды.)

Заканчивая свое информационное послание этой фразой, мы транслируем два смысловых значения:

1. «Я благодарен вам за время, которое вы мне уделили, так как вы имели полное право меня не слушать»;

2. «До свидания» («Всем спасибо. Все свободны»).

Оба этих смысловых значения неорганичны для делового письма.

Во-первых, нецелесообразно прощаться с клиентом столь категорично, не оставляя повода и надежды на возобновление диалога.

Во-вторых, странно и нецелесообразно писать письма, в актуальности которых вы не уверены. Даже если вы пишете такое письмо, заканчивать его нужно указанием на полезность и применимость вашей информации.

Резюме: фраза «Спасибо за внимание» неорганична финалу делового письма.

Вместо нее лучше использовать фразы:

• «Искренне надеюсь, что наша информация поможет вам…»

• «Уверены, что эта информация будет полезной при…»

• «Искренне надеюсь, что информация, которую я Вам сообщила, пригодится вам/поможет вам…»

Фразы в финале: «Всего доброго!»/«Всего наилучшего!»

Обе фразы – это варианты вежливого, но окончательного прощания. Они уместны в ситуациях, когда мы заинтересованы в прекращении диалога.

Если же мы хотим выразить клиенту/адресату наши пожелания добра или искреннего участия, то фразы «Всего доброго!» и «Всего наилучшего!» лучше заменить на:

• «Удачного дня!»

• «Хорошего настроения и удачного дня!»

• «С самыми наилучшими пожеланиями…»

• «С искренними пожеланиями…»

Фраза в финале: «Удачи!»

Эта короткая фраза в финале письма несет два смысловых оттенка.

1. Пожелание удачного стечения будущих обстоятельств.

2. Указание на то, что к этим обстоятельствам отправляющий адресат не будет иметь отношения («это будет происходить без меня, без моего участия»).

Решите сами, насколько приемлемы эти смысловые контексты в вашей переписке с клиентами/партнерами.

Итак, мы прояснили вопрос с главным инструментом ясного письма – его структурой. Основа ясности – четко прописанные три точки внимания, включая «хитрости» финала письма.

Это «смысловой треугольник», своего рода «смысловая рамка» письма.

Теперь в эту «рамку» нам нужно поместить основное содержание письма. Поместить таким образом, чтобы обеспечить нашему адресату предельную понятность, быстроту и комфорт чтения и восприятия. В этом помогают инструменты ясности. Напомним их.

1. Четкая структура письма (в том числе три точки внимания) – это мы уже освоили.

А со следующим нам предстоит разобраться.

2. Объем письма, комфортный для восприятия.

3. Подача информации в логике, предельно понятной адресату (принцип 5 х 5).

4. Графические средства систематизации и выразительности текста: абзацы, заголовки, нумерация.

5. Характер предложения (объем и структура).

Пойдем по порядку.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Читать книгу целиком

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

50 золотых правил деловой переписки + чек-лист — Студия Дениса Каплунова

04.06.2014

Автор: Денис Каплунов

8544

Письмо, которое вы отправляете от своего имени (или от имени своей компании) — это «точка контакта», формирующая впечатление. Вот и думайте сами, какое впечатление вы желаете о себе сформировать, и что для этого делаете.

Эта статья уже давно напрашивалась. И чем чаще мы в своей работе сталкиваемся с проектами по деловой переписке (например, разработка типовых шаблонов писем), понимаем, что очень мало людей и компаний обращают внимание на (казалось бы) мелочи, имеющие печальные последствия.

В деловой переписке «спрашивают» за каждое слово. Официальное письмо — это документ, а не просто текст.

Существуют разные формы писем деловой переписки. Сейчас мы поговорим о печатных письмах. Думаю, в следующий раз я подготовлю отдельный материал по тонкостям деловой email-переписки, потому что там есть свои специфические моменты.

Перед вами — статья, вошедшая в материалы моей новой книги «Бизнес-копирайтинг», над которой я сейчас очень плотно и тщательно работаю. Желаем приятного чтения и полезного внедрения.

Итак, встречайте 50 золотых правил деловой переписки:

 

1. Письмо должно отправляться на официальном бланке.
2. Официальные письма не должны быть «креативными».
3. В шапке письма указывайте не только логотип и название компании, но и реквизиты (почтовые — всегда, платежные — при необходимости).
4. Письмо должно иметь четкую и точную дату.
5. Соблюдайте правило «одно письмо — один информационный повод».
6. Исходящий номер приветствуется, особенно в «очень официальной» переписке.
7. Если ваше письмо является ответом на письмо получателя — об этом нужно указать в части с исходящим номером (например, «№ _______ от ________ в ответ на письмо № _____ от ________»).
8. Подбирайте хорошо читабельный шрифт, избегайте фрагментов текста в мелком шрифте при этом используйте стандартные шрифты, не занимайтесь экспериментами.
9. Всегда здоровайтесь в тексте с получателем письма.
10. Трижды проверяйте название компании, должность и ФИО получателя.
11. Никогда не используйте в тексте письма места для заполнения от руки (например «Уважаемый ______________!»).
12. При обращении к получателю точно определяйте его пол, не нужно баловаться с вариантом в стиле «Уважаемый(ая)…».
13. Неформальное общение оставьте для личной переписки.
14. В деловых кругах принято отвечать на официальное письмо в течение 10 дней.
15. Написание слов прописными (заглавными) буквами в официальных документах — нетактичный поступок.
16. Восклицательный знак — враг официальной деловой переписки.
17. К конкретному человеку принято обращаться на «Вы», а не на «вы».
18. Даже если получатель — ваш хороший друг, в официальной переписке не принято показывать «панибратство».
19. Если ваше письмо — ответ на другое письмо, упомяните об этом в самом начале.
20. Длинные письма никто читать не любит; если вам нужно отправить большой объем информации — используйте формат: основной текст  (не больше 1,5 страницы) + приложения.
21. Не пишите в следующих тонах — излишне уверенный, приказной, умоляющий и угрожающий.
22. Приветствуется краткий заголовок в начале текста письма (перед обращением и приветствием), сообщающий вкратце цель письма.
23. Классическая структура любого письма предусматривает три элемента: вводная часть (причины и цель письма), основная часть (суть и главная мысль обращения), заключительная часть (указания, выводы, просьбы, предложения, информация о желаемом действии и т.д.).
24. Никто не запрещает в деловом письме использовать подзаголовки, четко выделяющие структуру письма.
25. Пишите так, чтобы абзац не превышал 4-5 строк.
26. Используйте широкие поля, не сильно большой разрыв между строками, между абзацами — «красную строку» или пустую строку.
27. Перечисления оформляйте в нумерованные и маркированные списки.
28. В печатной официальной переписке не используйте интернет-сленг (типа «Доброго времени суток») и не украшайте его смайликами.
29. В деловых официальных письмах нет места следующим «штучкам»: жаргонизмы, народный сленг, анекдоты (впрочем, любой юмор), пословицы, афоризмы и метафоры.
30. Старайтесь минимизировать количество слов иностранного происхождения — заменяйте их русскими синонимами.
31. Аккуратней с аббревиатурами и сокращениями — они должны быть понятны для получателя.
32. Важную мысль текста выделяйте (полужирный шрифт или подчеркивание) — желательно этим в письме не злоупотреблять.
33. Если вы отвечаете на конкретное письмо, можете цитировать отправителя в своем ответе — это поможет ему вспомнить важные моменты.
34. Никогда не делитесь в письме деликатной информацией — помните, текст случайно может оказаться в руках человека, которому не адресован.
35. Используйте три варианта изложения в письмах — от общего к частному, от частного к общему и хронологический порядок.
36. В конце письма указывайте свою контактную информацию — указывайте данные, по которым вы быстро отвечаете.
37. Не употребляйте в завершающей стадии слова и фразы, которые можно посчитать манипуляциями («надеемся на взаимовыгодное сотрудничество», «заранее спасибо за ответ», «будем ждать вашего ответного письма» и т.д.).
38. В деловой переписке не принято использовать постскриптум.
39. Внимательно проверьте документ на опечатки и ошибки — грустно будет, если маленькая неосторожность будет иметь печальные последствия.
40. Подписывайте текст от имени первых лиц компании (уполномоченных его подписывать).
41. Подпись должна быть «мокрой», никакого факсимиле — и лучше подпишите его синей ручкой: на фоне печатного черного текста она будет смотреться достоверно.
42. Официальное письмо желательно скреплять мокрой печатью (даже если при наличии текста на официальном бланке по законодательству этого не требуется).
43. Нумерация страниц осуществляется в нижнем правом углу.
44. Если к вашему письму имеются приложения — сообщайте о них в главном тексте и обязательно используйте в приложениях названия и точную нумерацию.
45. Распечатывайте документ на хорошей плотной бумаге.
46. Официальные письма распечатываются только на бумаге формата А4; даже если они краткие и запросто помещаются в формате А5 — распечатывайте на А4.
47. Убедитесь, что в принтере достаточно краски для четкой печати — ваше письмо не должно содержать размытость, следы от печати и прочие визуальные признаки неряшливости.
48. Не лишним будем с помощью скрепки присоединить к письму свою визитную карточку, только не забудьте загнуть ее правый верхний уголок — это подскажет, что визитка оставлена лично вами.
49. Маленькая хитрость — вложите документ в фирменный «файлик», так вы сможете к «файлику» приклеить какую-то стороннюю важную информацию; более того, мало кто вообще использует «файл» в конвертах, это покажет вашу заботу.
50. Еще одна маленькая хитрость — попробуйте важное письмо написать «от руки»: гарантируем, вы произведете очень серьезное впечатление, и получатель внимательно ознакомится со всем письмом, а также будет его ставить в пример.

И последнее — поднимите письма, которые вы получали от других людей (компаний). Изучите их и обратите внимание на моменты, которые лично у вас вызвали негодование. Старайтесь в своих письмах не использовать такие шероховатости. Если вас интересуют виды писем деловой переписки, они перечислены в описании предоставляемых нами услуг.

При перепосте этой статьи просим указывать ссылку на первоисточник. Это наш официальный документ в электронном виде. Если он «один в один» появится от вашего имени (имени компании, сообщества и т.д.) — подумайте, какое он тогда сформирует о вас впечатление…

И маленький бонус для тех, кто внимательно читал эту статью. Предлагаем вам ее в PDF-формате, чтобы вы смогли использовать этот материал в качестве чек-листа.

Качайте, распечатывайте и работайте!

Желаем, чтобы ваши новые письма помогали формировать серьезное впечатление и вызывать доверие.

И да, если вашей компании нужен пакет писем для официальной переписки (запросы, извещения, уведомления и т.д.) — мы готовы его для вас подготовить на самом высоком и серьезном уровне. Их можно будет смело отправить хоть Президенту.

P.S. Ваша Студия Дениса Каплунова — делиться «фишками» всегда готова.

Понравилось? Поделитесь с друзьями!

5.Этнические нормы деловой переписки.

Деловая переписка,
как и любая другая форма взаимодействия
людей, основана на своде этических
правил и норм, главное из которых –
«КОРРЕКТНОСТЬ И УВАЖЕНИЕ К ПАРТНЕРУ».
Даже если целью письма является
высказывание претензии, его текст не
должен содержать грубых слов и некорректных
выражений, которые могут обидеть Вашего
контрагента. Заботясь о поддержании
достоинства своего адресата, вы, таким
образом, сохраняете своё собственное.

Кроме этого, при
составлении деловых писем не рекомендуется:

— начинать
послание с констатации отказа. В первую
очередь следует изложить мотивацию
принятого решения и дать понять, что
при определенных обстоятельствах к
рассмотрению вопроса можно вернуться;

—
навязывать адресату ожидаемый исход
вопроса, например: “Прошу изучить и
решить вопрос положительно” или “Прошу
утвердить эту кандидатуру”;

— побуждать
адресата к спешке при вынесении решения
словами “срочно”, “незамедлительно”,
“в более короткие сроки”. Лучше
воспользуйтесь этикетными формулами
“Прошу Вас ответить до такого-то числа”,
“Убедительно прошу Вас сразу же сообщить
о своем решении”;

— намекать
адресату на его мнимую невнимательность,
некомпетентность, вводя в текст письма
формулировку типа “Предлагаю внимательно
изучить…”.

Для получателя
деловых писем обязательными требованиями,
с точки зрения этических норм, являются:

— отказ
от формы ответа, при которой письмо-запрос
или письмо-предложение возвращаются
автору с размещенной на них ответной
информацией;

—
оперативный и четкий ответ
организации-отправителю. Задержка или
отсутствие ответа может рассматриваться
как нежелание сотрудничать.

Следование
перечисленным выше этическим нормам
деловой переписки не потребует от Вас
совершения подвига и со временем станет
необременительным и привычным. Более
того, обеспечит Вам репутацию тактичного
человека и даже научит превращать
оппонентов в союзников.

Стандартные фразы деловой переписки

Извещения

Сообщаем, что
задержка в отгрузке… произошла ввиду…

Ставим Вас в
известность, что руководство завода
приняло решение…

Ставим Вас в
известность, что Ваше предложение
принято.

Извещаем, что мы…

Доводим до Вашего
сведения, что…

Сообщаем, что, к
сожалению, не можем…

Модели выражений,
объясняющих мотивы

В соответствии с
протоколом …

В целях усиления
охраны имущества…

В ответ на Вашу
просьбу…

В подтверждение
нашего телефонного разговора…

В подтверждение
нашей договоренности …

В порядке оказания
технической помощи …

В связи с тяжелым
положением …

В связи с проведением
совместных работ…

В соответствии с
письмом заказчика…

Если автор — лицо
юридическое, то действия передаются:

От третьего лица
единственного числа, например:

Завод «Заря» не
возражает …

Совместное
российско-английское предприятие «Союз
К» предлагает …

Кооператив «Наив»
гарантирует…

От третьего лица
множественного числа, например:Дирекция
и профсоюзный комитет завода «Заря»
убедительно просят …

От первого лица
множественного числа:

Просим…

Подтверждаем…

Сообщаем…

Если автор — лицо
физическое, то действия передаются:

От первого лица
единственного числа, например:

Довожу до Вашего
сведения …

Прошу…

Ставлю Вас в
известность …

От первого лица
множественного числа, например:

Одобряем…

Мы получили Вашу
телеграмму …

Поздравляем…

Поддерживаем…

Просьба

Просим вас проверить
ход выполнения работ…

Прошу принять меры
…

Прошу сообщить
данные о производительности …

Отправка документов
или материальных ценностей

Направляем чертежи
сборки машин …

Посылаем интересующие
Вас документы заказной бандеролью …

Высылаем подписанный
с нашей стороны договор …

Подтверждение

С благодарностью
подтверждаем получение Вашего заказа
и приступаем к его выполнению…

Подтверждаем
получение спецификаций на …

Завод «Заря»
подтверждает условия поставки оборудования
…

Предложение

Мы можем предложить
Вам …..

Предлагаем Вам
приобрести…

Мы можем рекомендовать
Вам ….

Приглашение

Приглашаем Вас
принять участие в обсуждении проекта
…

Просим принять
участие в обсуждении проблемы …

Приглашаем
представителя Вашего предприятия
посетить …

Отказ и отклонение
предложения (проекта)

Присланный Вами
проект титульного списка по объектам
строительства на сумму …нами не может
быть утвержден по следующим причинам.

Ваше предложение
(проект) отклонено по следующим причинам
…

Напоминание

Напоминаем, что
по плану совместных работ Вы должны …

Напоминаем, что в
соответствии с … Вы должны …

Напоминаем Вам,
что Ваша задолженность по оплате
составляет…

Напоминаем вам,
что срок предоставления рукописи
истекает …

Гарантии

Оплату гарантируем.

Сроки выполнения
гарантируем.

Качество изделий
гарантируем.

Интерпретация
собственной позиции

Наши обращения по
данному вопросу не привели к положительным
результатам.

Возражений против
конструкции не имеем.

Мы не можем поставить
Вам товары … в силу следующих причин:…

Интерпретация
действий другой стороны

Такая задержка
может привести …

Совершенно
необъяснимо, почему Ваш завод задерживает
высылку прессформ…

Данные Вами обещания
не выполняются.

Заключительные
слова

Надеемся, что наша
просьба будет выполнена.

Надеемся на
дальнейшее сотрудничество.

С пожеланиями
успехов.

Убедительно просим
Вас не задерживать ответ.

Просим извинить
нас за задержку с ответом (за допущенную
ошибку).