Составить деловое письмо: Как правильно написать деловое письмо (примеры)

Примеры того, как правильно написать деловое письмо

Автор Марк Клейнер На чтение 15 мин. Опубликовано 07.04.2020

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

• Наименование.
• Адрес.
• Контактные телефоны.
• Сайт.
• Электронную почту.
• Логотип.
• Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет.

Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

• Изучение вопроса.
• Написание проекта письма.
• Его согласование.
• Подписание.
• Регистрация.
• Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа.

Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма. В нем указываются наименование, автор, дата, номер и заголовок.

Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

• Позицию адресата.
• Характер отношений.
• Официальность.
• Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «. Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение). ». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

• Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
• Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
• Предметом общения является деятельность компании.
• Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
• Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

• Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
• Адресной, предназначенной конкретному адресату.
• Актуальной в момент написания письма.
• Достоверной и беспристрастной.
• Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.


• Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

• Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
• Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
• Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
• Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
• Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
• Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
• Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
• Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
• Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
• Использование простых распространенных предложений.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

• Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
  (Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)




• Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
• Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
  (Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте. )

• Информационными.
• Инструктивными.
• Поздравительными.
• Рекламными.

Также бывают письма:

• Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

• Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
• Запросы.
• Извещения.
• Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

• Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
• Одинаковые языковые средства.
• Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
• Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

Письмо с предложением о сотрудничестве

Письмо о сотрудничестве является письменным документом, в котором одно предприятие предлагает другому совместную работу на взаимовыгодных началах. Основная цель предложения заинтересовать потенциального партнера, побудить его к дальнейшим действиям в сторону отправителя. Такие письма часто служат отправной точкой для заключения договоров, сделок и долговременных контрактов.

Кто составляет письмо о сотрудничестве

Письмо о сотрудничестве может писать работник компании, в чью компетенцию входит развитие бизнеса по тому или иному направлению. Текст письма должен быть согласован с вышестоящим начальником или же руководителем компании.

На чьё имя писать

Письмо может быть написано на имя директора организации, в сотрудничестве с которой заинтересован отправитель послания. Также в качестве конкретного адресата может выступать заместитель руководителя по тому или иному направлению, начальник структурного подразделения или же узкопрофильный специалист. В любом случае окончательное решение о сотрудничестве принимается на уровне руководства компании.

Общие правила написания предложения

В первую очередь нужно помнить о том, что письмо является своего рода «крючком», основная задача которого «зацепить» партнера/заказчика/клиента.

Поэтому оно должно быть интересным, содержательным, грамотным. Идеальный вариант, если после прочтения письма адресат сделает запрос на коммерческое предложение или прайс с перечнем товаров и услуг.

Несмотря на то, что письмо относится к официальному документообороту и является частью официальной деловой корреспонденции, стандартного, унифицированного бланка такого послания нет. Письмо о сотрудничестве составляется в свободном виде или же по шаблону, разработанному внутри предприятия, исходя из задач, потребностей и возможностей компании. При его составлении рекомендуется следовать некоторым простым правилам делопроизводства, деловой этики и русского языка.

В начале письма желательно обращаться к определенному человеку, применив эпитет «уважаемый» («Уважаемый Владимир Иванович!», «Уважаемая Белла Викторовна!» и т.д.).

Конечно, для этого заранее необходимо узнать имя, отчество и должность требуемого сотрудника. Затем можно приступать собственно к письму.

Здесь следует отметить то, что некоторые эксперты советуют писать к тексту заголовок, но это необязательно, особенно учитывая то, что плохо составленный заголовок может обернуться против отправителя (адресат может просто не заинтересоваться дальнейшей информацией). Поэтому мы этот этап минуем.

Содержание основной части письма о сотрудничестве

Основная часть письма должна содержать в себе суть предложения. Тут надо избегать размытых или витиеватых фраз, слишком длинных и запутанных предложений, специальной терминологии. Все должно быть четко, понятно и предельно лаконично.

Акцент следует ставить на отличительные черты и выгодные особенности товара или услуги.

В информации о самой организации-отправителе достаточно ограничиться годом, с которого она начала работать и перечислением основных видов деятельности, все остальное на данном этапе будет лишним. Зато можно назвать действующих клиентов предприятия, которые могут дать о нем положительные отзывы (желательно, чтобы это были компании с именем «на слуху»). В конце письма рекомендуется дать ссылку на сайт, где потенциальный партнер сможет найти и изучить все интересующие его дополнительные сведения.

Следует выдерживать побудительную интонацию в письме, но не перегибать палку – текст должен быть корректным и ни в коем случае не навязчивым.

Если текст слишком длинный, его необходимо разделить на абзацы или короткие пункты – так восприятие будет более полным. Основные темы и посылы желательно расположить в начале или конце, т.к. эти части легче всего запомнить.

Как показывают исследования, получатели подобных писем готовы тратить на их прочтение не более минуты (и это в лучшем случае).

Составляя письмо с предложением о сотрудничестве, не надо забывать о том, что его объем не должен превышать одну страницу, поэтому не нужно стремиться втиснуть в письмо все, что известно о предприятии, товаре или услуге.

Что в письме должно быть обязательно

Есть ряд сведений, которые непременно должны содержаться в послании, это:

• наименование компании-отправителя,
• её адрес и телефон для связи,
• должность и ФИО её представителя,
• суть предложения.

Также к письму могут прилагаться какие-либо дополнительные документы (в этом случае их наличие должно быть отражено в тексте предложения) или указываться ссылки на законы, подзаконные, нормативные и правовые акты, имеющие прямое отношение к предложению.

Правила оформления письма о сотрудничестве

Писать предложение о сотрудничестве можно от руки (устаревший способ, но иногда именно он бывает эффективным) или же печатать на компьютере. Его можно оформлять на обычном листе А4 формата или на фирменном бланке (второй вариант позволит не вбивать вручную реквизиты фирмы).

Письмо может иметь сколько угодно экземпляров и все они должны содержать в начале письма обращение, а в конце подпись автора, т.е. того должностного лица, которое представляет компанию-отправителя.

Ставить в письме дату нет необходимости, но если оно включает в себя информацию об ограниченных по времени акциях, скидках, бонусов и т.д., то дату поставить всё же следует.

Регистрировать письмо о сотрудничестве в журнале исходящей корреспонденции не нужно.

Как отправлять письмо

Отправлять письмо можно несколькими способами.

1. Первый, наиболее простой, доступный и оперативный – электронная почта. Правда, в этом случае письмо может легко затеряться, например, попав в папку «спам», так что данный метод подходит только тогда, когда у отправителя уже налажен прямой контакт с получателем (через телефон или личные встречи).
2. Второй путь, более надежный, но затратный по времени – отправить предложение через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении (не подходит в тех случаях, когда рассылка носит массовый характер, но если письмо содержит какую-то особо ценную информацию, то ничего лучше не придумать).
3. Третий вариант – факс, классический способ, до сих пор не утративший своей актуальности.
4. Четвёртый путь: отправить послание через любой мессенджер и прочие не совсем стандартные для деловой переписки современные средства связи (подходит только тогда, когда отправитель и адресат лично знакомы друг с другом).

Виды деловых писем

В рамках деловой переписки могут решаться самые разнообразные вопросы. Поэтому существует множество различных видов деловых писем. При этом в зависимости от вида письма, могут отличаться и принципы его написания. Также существует большое количество критериев, по которым разделяют деловые письма.

По тематическому наполнению, такие документы подразделяются, в первую очередь, на коммерчески и некоммерческие.

Коммерческие деловые письма напрямую касаются договорного права и могут быть:

• Офертой (письмом-предложением). В таких письмах сообщается о предложении какой-либо сделки на однозначно определенных условиях.
• Запросом. В таком случае сообщается о желании заключить сделку или уточнить какой-то вопрос по поводу сделки без полного указания условий.
• Претензией. Такие письма содержат в себе указание на нарушение одной из сторон условий сделки и требования возместить убытки и/или выполнить обязательства.

Перечень возможных тем некоммерческих деловых писем намного больше. При этом они могут рассматривать как деловые вопросы, напрямую связанные с ведением бизнеса, так и не быть связанными с ним.

Наиболее распространенными в этом контексте бывают следующие виды документов:

• Благодарственное письмо. Такое письмо содержит объявление благодарности контрагенту, клиенту, партнеру или какому-либо иному лицу по какому-либо поводу.
• Гарантийные. Подобная документация содержит в себе четкое подтверждение факта взятых на себя обязательств по какому-либо вопросу.
• Информационные. Данная документация используется для того, чтобы проинформировать адресата о каких-либо фактах, которые могут представлять для него интерес.
• Напоминающие. Этот вид переписки предполагает напоминание о необходимости своевременного выполнения определенных условий взаимоотношений и об ответственности за их нарушение.
• Подтверждающие. Подобные письма применяются для того, чтобы сообщить адресату факт получения какой-либо информации или материальных объектов либо согласия с каким-либо фактом.
• Поздравительные. Такие документы посвящены поздравлениям с каким-либо событием.
• Пригласительные. Данные письма используются для того, чтобы пригласить адресата на какое-либо мероприятие.
• Письма-просьбы. Этот вид делового письма содержит просьбу совершения или не совершения каких-либо действий.
• Соболезнования. Данные письма призваны выразить сочувствие по какому-либо поводу, важному для адресата.
• Сопроводительные. Такая документация содержит уточняющую информацию, необходимую для всестороннего рассмотрения определенного аспекта взаимоотношений.

Могут различаться между собой письма и по функциональному признаку — то есть, по тому, в каком порядке ведется переписка и какой ожидается реакция на письмо.

Они могут быть:

• Инициативными. Подобные письма составляются адресантом в каких-либо его целях.
• Ответами. Это непосредственно письма-ответы на определенные инициативные документы.
• Письма, требующие ответа. Эта категория писем обязательно требует, или как минимум предполагает необходимость получения ответа.
• Письма, не требующие ответа. К таким письмам относятся те, ответ на которые не является обязательным и предусмотренным отправителем.

По кругу адресатов письма подразделяются на:

• Обычные — направляемые одному конкретному адресату.
• Циркулярные — отправляемые широкому кругу получателей одновременно.

С точки зрения формы отправления можно разделить письма на:

• Конвертные. Такими считаются традиционные бумажные письма, направляемые почтовыми отправлениями.
• Факсовые. Подобные письма пересылаются при помощи факса.
• Электронные. Такими называются письма, отправленные в электронном формате на e-mail или путем иных средств коммуникации.

По структуре письма можно разделить на следующие виды:

• Регламентированные. Подобная документация составляется по строго установленному образцу.
• Нерегламентированные. Данные письма могут составляться в свободной форме и не иметь обязательного к применению образца или шаблона.

По композиции, письма можно разделить на:

• Многоаспектные. В рамках таких писем предполагается разрешение одновременно нескольких вопросов.
• Одноаспектные. Данные письма посвящены рассмотрению одного конкретного вопроса.

Чего нельзя допускать в деловом письме?

В целом, есть сотни рекомендаций о том, как правильно составлять деловые письма. Но в первую очередь, следует знать о самых распространенных ошибках, которые допускаются при ведении деловой переписки. Так, в первую очередь в деловых письмах нельзя допускать следующих вещей:

Фамильярность. Отступление от делового стиля, хоть и встречается в отдельных случаях, но в большинстве ситуаций не поощряется в деловой переписке.

• Использование сокращений и сленга. Деловое письмо в обязательном порядке должно быть понятно получателю, поэтому в нем не должно быть специфического сленга, многозначных сокращений и других сложных для восприятия сведений.
• Упущение важной информации. В деловом письме в полной мере должен раскрываться поставленный вопрос.
• Игнорирование приложений. В случае, если для рассмотрения вопроса необходимо ознакомиться с большим объемом информации — эту информацию не следует предоставлять в самом письме, а нужно сделать отдельным приложением. О чем следует упомянуть в тексте письма.
• Незаполнение сведений об отправителе. Иногда подобную ошибку допускают в деловой переписке даже опытные секретари. У получателя письма должны быть полные сведения об отправителе, и ему должно быть понятно, кто и как отправлял это письмо.

Составление делового письма. Как правильно составлять деловые письма

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

• Счета на оплату
• Счета-фактуры
• Накладные

• Путевые листы
• Доверенности
• Акты выполненных работ

• Акты приемки, инвентаризации
• Коммерческие предложения
• Кассовые ордеры

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Деловые письма составляют около 80% исходящей и входящей документации компании. Письма составляются по различным вопросам деятельности: это могут быть соглашения, запросы, претензии, уведомления, разъяснения, изменения, отзывы и т. п.

Посмотреть полный каталог бланков

Что такое деловое письмо. Структура письма

Деловое письмо – это один из важных каналов связи организации, предприятия, учреждения. Через деловую переписку выясняются отношения между предприятиями, ведутся преддоговорные переговоры или излагаются претензии. Деловые письма сопровождают в пути материальные ценности и т. д.

Основной задачей при составлении делового письма является его информативное насыщение, то есть внесение в него нужного количества информации. Письма бывают многоаспектные и одноаспектные. Зачастую один аспект может быть содержанием целого письма, и такие письма не требуют ответа. Для многоаспектных писем сложились устойчивые формы для выражения его содержания. Многоаспектное письмо обычно состоит из пунктов, подпунктов, разделов и подразделов. Изложение каждого нового аспекта в письме принято начинать с нового абзаца. Для деловой переписки в последнее время стала характерна тенденция составления одноаспектных писем.

Наиболее привычный вид делового письма – две части. В одной излагаются события факты, ставшие основанием для данного письма, а во второй – выводы, предложения, просьбы. При составлении делового письма обязательно нужно составить логическую схему его содержания.

Деловая переписка – это важнейшее средство связи предприятия с остальными организациями. Во многих фирмах письма преобладают над остальной документацией.

По назначению и содержанию письма могут быть: гарантийные, рекламные, информационные, рекламационные, сопроводительные письма письма-запросы, инструкционные, письма-извещения, пригласительные письма, письма-ответы и др.

Как составить деловое письмо: рекомендации к написанию

Текст в деловой переписке должен быть кратким, а также содержать основные сведения. Сведения дополнительные могут быть изложены в приложении. Письмо, вне зависимости от того, кому оно предназначено, должно быть убедительным. Важным условием в убедительности письма станет его доказательность. Особенно важны бесспорные факты и точные даты, если нужно разобраться в сложном вопросе. Убедительность письма будет зависеть от умения составителя выражать интересы организации, куда он обратился.

Важно, чтобы изложение было объективным, также по стилю оно должно быть нейтральным. В деловых письмах не допускаются грубость и иронизирование. Не следует также выражать чрезмерную вежливость и использовать вычурные слова. Неуместны в таких письмах и обороты например «Не откажите в любезности…». У деловой переписки стиль должен быть официальным.

К настоящему времени в мировой практике сложились очень устойчивые правила общения и поведения в официальных ситуациях. Определенные формы обращения приняты и в деловой переписке, в изложении просьб, аргументации, выражении признательности. Регламентирует официальный этикет тоже построение фраз и выбор слов. Так, к примеру, в деловой переписке применимо обращение «Уважаемый…», при этом если после обращения ставить запятую, то она придаст более личный и будничный характер, однако восклицательный знак подчеркнет официальный тон письма и его значимость. Обращение «Уважаемые коллеги» часто применяется по отношению к специалистам одной профессии.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

«Класс365» — онлайн программа для всех:

• 50 актуальных бланков документов
• Торговый и Складской учёт
• CRM-система для работы с клиентами

• Банк и Касса
• Интеграция с интернет-магазинами
• Встроенная почта и отправка SMS

Бесплатно для одного пользователя

Как составить деловое письмо образец

Написание официального делового документа, письма, текста. Советы, особенности, примеры, образцы, шаблоны. Написать, писать, составить. Составление

Самое важное:

Пишите проще, используйте слова в их общепринятых значениях, соблюдайте правила пунктуации и грамматики, разумно применяйте сокращения.

Сложные предложения

Старайтесь писать простыми предложениями. Такой текст получится, может быть, не очень красивым, но понятным и легко читаемым. Избегайте словесных конструкций, которые путают читателя и затеняют смысл. В художественной литературе допустимо использование витиеватых предложений со множеством запятых. Но в наше время даже художественные произведения пишутся все более простым языком. В общении по делу упражняться в словесности неуместно.

Применяя сложные предложения (в нашем языке без них иногда невозможно обойтись), старайтесь сделать их минимальной длины, с минимальным количеством составных частей. Если пунктуация (расстановка знаков препинания) в полученном предложении вызывает у Вас затруднение, это верный признак того, что предложение слишком сложное. Его надо переформулировать.

Прочитайте предложение, которое Вы написали. Вам самим понятен его смысл?

Пунктуация и разметка

В д. тексте применяются правила пунктуации русского языка. Есть некоторые дополнения. Не следует часто употреблять восклицательные и вопросительные знаки. Не применяются повторяющиеся восклицательные знаки (‘. ‘), а также ‘?!’.

Обратите внимание на следующие правила написания знаков препинания. Перед знаком препинания пробел не ставится. Пробел ставится после знака препинания. Текст получается красивым и аккуратным. Такое написание знаков препинания является общепринятым стандартом. Если Вы пишете по-другому, это будет вызывать раздражение читателя. Вам нужно раздражать человека, от которого Вы что-то хотите получить?

В тексте могут быть использованы подчеркивание и выделение жирным шрифтом. Но не злоупотребляете этим. Не следует подчеркивать или выделять жирным более трех — четырех слов подряд. Достаточно выделить одно слово.

Внимание человека будет привлечено не только к нему, но и к соседним словам. Выделять имеет смысл действительно важные и особенные замечания. На одной странице печатного текста может быть не более двух (в очень редких случаях — трех) выделений.

Лексика делового языка

Я не ставлю перед собой задачу здесь привести лексический словарь д. русского языка. Таких словарей достаточно в интернете. Остановлюсь только на основных принципах. В деловых бумагах нужно употреблять слова в их общепризнанных значениях. Старайтесь выбирать слова так, чтобы они не допускали двойное толкование. Приведу пример. Моя супруга как-то раз кричит мне: ‘Иди, забей котят доской’. Имелось ввиду, что котята подросли и стали выползать на лестницу, где им не место. Нужно было к ящику прибить доску, чтобы они не вылазили. Но с моей сестрой, которая была совсем не в теме, после этой фразы чуть не случилась истерика. Если все-таки нет возможности сформулировать мысль так, чтобы она воспринималась однозначно, то обязательно дополнительно поясните сказанное в тексте.

Не используйте слов, которые в словарях классифицируются как разговорные и простонародные, например, ‘побольше’, ‘говорливый’ и т. д.

Дополнительно обратите внимание на следующие особенности д. русского языка. Названия некоторых профессий в формальной лексике бывают только в мужском роде. Например, следует писать ‘врач’, ‘секретарь’, ‘помощник’, ‘учитель’, и т. д. в том числе в отношении женщин, которые работают на таких должностях. Правильно будет звучать так: ‘Я уважаю своего учителя. Она была строгой, но сделала многое для меня.’ ‘Секретарь моего босса закончила МГУ.’

Грамматика

Грамматика в деловых письмах нужна не для того, чтобы показать, какая (какой) Вы образованная (образованный), а для того, чтобы тест легко читался. Придлажения, езабилующие грыматическими ошбками, очин тижало чятать. На предыдущем предложении Вы в этом, вероятно, убедились. Большинство современных текстовых редакторов имеет функцию проверки правописания, пользуйтесь ею. Она, конечно, выловит не все ошибки, да и бог с ним. Те ошибки, которые она не найдет, вероятно, не будут резать глаза и Вашему контрагенту.

Сокращения в деловых документах

В официальных письмах или других документах уместно применять сокращения. Сокращения длинных словосочетаний и повторяющихся терминов повышают читаемость текста. Применяя сокращения, нужно придерживаться следующих правил. Во-первых . сокращайте длинные и часто встречающиеся в тексте термины. Нет смысла сокращать термин, если он встречается в тексте всего несколько раз. Во-вторых . при первом употреблении сокращения обязательно его расшифруйте. Сокращение ‘БАК’ может означать ‘большой адронный коллайдер’, а может — ‘биологически-активный компонент’. Не надейтесь, что Ваш читатель поймет значение из контекста. Он может в этот момент быть занятым другими мыслями, совершенно не располагающими к расшифровке Ваших сокращений. Пишите так: ‘Обсудим работу синхрофазотрона (далее по тексту СНХ)’, или так ‘НИИ ЧАВО (Научно-исследовательский институт Чародейства и Волшебства)’. Если текст длинный, то расшифровку в скобочках после сокращения можно повторять несколько раз, чтобы напомнить читателю.

Выгодное вложение средств на банковский счет

04/13/2015

Множество людей, работающих с документацией, обязано заниматься составление официальных писем. Следовательно, присутствуют некоторые правила и взыскания, которые необходимо выполнить, для того, чтоб предоставить действительно качественное уместное послание.

Образец: как написать правильно деловое письмо

Построение послания возможно простое и сложное. Простое построение включает одну или две части. Речь идет о посланиях в виде сообщений, сопроводительных посланий, пригласительных или напоминаний о чем-либо. Когда послание написано в двух частях, то там должно присутствовать обоснование и также, заключение. При надобности, их можно поменять местами.

Сложное построение делового письма (образец) включает несколько частей:

вступление, где извещается повод, по которому обращаются

главную часть, в которой раскрыто содержание и предоставлен анализ ситуации

заключение представляет собой итог по рассмотрению темы, краткий вывод, определенное мнение

может присутствовать опровержение, к примеру, «если не выполнено…то компания не несет ответственности».

Как написать деловое письмо — образец, пример, шаблон, бланк делового письма

В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы.

Получение писем

проверяйте почту хотя бы 2 раза в день — с утра и после обеда. Иначе Вы можете застопорить работу других людей и затянуть решение вопросов если Вам пришло письмо, значит, его кто-то отправил и зачем-то это сделал. Поэтому полученные письма надо читать. Разумеется, спам здесь не рассматривается если Вы менеджер, Ваш рабочий день должен начинаться с запуска почтового клиента, который не выгружается весь день и автоматически проверяет почту. Настройте автоматическую доставку/получение почты хотя бы каждые 10 (а лучше 2 — 3) минуты если Вы очень заняты и Вам пришло письмо, оцените от кого оно, тему и пробегите его глазами — это поможет быстро понять, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты — сразу отвечать на письма. Поэтому, если Вы не ведете разговор или другую деятельность, не терпящую прерывания, ответьте на письмо сразу.

Поля Кому, Копия, Скрытая копия

Следует понимать, не забывать и правильно использовать поля Кому, Копия и Скрытая копия. От этого зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя.

Кому. Если Вы отправляете вопрос, Вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле Кому. Если Вы получатель, ответить должны именно Вы. То есть, письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы непосредственно получателю, указанному в данном поле. Копия. Получатели, стоящие в этом поле, получают письмо для информации или являются приглашенными в свидетели. Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо. Более того, вежливым считается при наличии такой необходимости начать с фразы извините, что вмешиваюсь. Скрытая копия. О факте отправки письма человеку, указанному в поле Скрытая копия не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Также это поле используется для массовой рассылки, чтобы Вашу адресную книгу не знали все получатели. При ответах не забывайте о кнопке Ответить всем — это сохранит в копиях получателей начального письма и Ваш ответ не пройдет мимо них. Удалить нежелательных получателей или добавить других можно всегда. Если в полученном письме в поле Кому более двух адресатов, это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. Определитесь, кто должен ответить. Однако, будьте осторожны с отсылкой писем, содержащих в поле Кому более двух адресатов: на письмо отправленное всем, Вы рискуете не получить ответа ни от кого.

Поле Тема

Не стоит оставлять это поле пустым. Люди, с которыми Вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма. Тема письма должна кратко отражать тему письма. Заголовки типа Вопрос, привет! или пустые заголовки выдают в Вас или новичка, или отсутствие элементарных навыков владения деловой перепиской.

Важность письма

Если письмо содержит информацию о срочных изменениях, текст какого-либо договора или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь, используйте важность высокая, это выделит письмо в папке Входящие.

Не используйте напрасно высокая важность! Личное письмо деловому корреспонденту или письмо со смешной и не деловой картинкой или ссылкой пометьте важностью низкая.

Написание ответа

Начните с приветствия, это вежливо. Говорите с человеком на одном языке. Это не только касается языка русский/английский, но и формы текста. Неформальный ответ на формальное письмо — неуважение к респонденту и демонстрация собственной низкой культуры. Не используйте транслит, кроме случаев отправления писем с мобильных устройств. Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки, прилагайте текст ответа в приложении. Деловое письмо должно быть точным, конкретным и лаконичным.

Точность — указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (например, дату встречи, пункт повестки встречи, дату и тему другого письма или имя файла). Конкретность — из письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется от получателя. * Лаконичность. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш адресат. Поэтому не стоит излагать на трёх страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях. Лаконичный деловой текст — это не сухость, а экономия времени и точность мысли.

Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте. Сплошной поток мыли сложно читать и можно пропустить, собственно, основной вопрос письма. Как можно точнее отвечайте на просьбы, изложенные в письме. Ответ на просьбу или задачу Сделаем! неполон. Сделаем к такой-то дате, через столько-то дней, после такого-то события — это более определенный и точный ответ. Текст не должен содержать ошибок! Опечатки не страшны, но если Вы в каждом письме пишете слова неверно, это становится заметно очень быстро и накладывает негативный отпечаток на Ваш имидж делового партнёра. Никогда не отправляйте письмо, не прочитав то, что Вы написали! Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли лаконично, точно, понятно, конкретно и не содержит грамматических ошибок. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях Кому и Копия. Проверьте грамматические ошибки. Цитируйте текст оригинального письма. При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце! Если Ваши ответы по пунктам, отделите цитату пустыми строками сверху и снизу.

Не вкладывайте в письма файлы форматов EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR — многие почтовые клиенты или сервера намертво блокируют такие вложения, и адресат их никогда не прочтет. Упаковывайте их в архив (zip, rar) как в оболочку и уже в таком виде вкладывайте. Нормальным считается высылать без предупреждения вложения до 2-3 мегабайт. Если Вы хотите выслать вложение большего размера, уточните у корреспондента, пройдет ли такой файл через его сервер или поместится ли в почтовый ящик. Воздержитесь от вложений сомнительного содержания: во-первых, Ваш корреспондент может не разделять ваших вкусов, а во-вторых, Вы можете доставить неприятности человеку, работающему в организации, где применяется перлюстрация почты.

Электронная подпись

Ее наличие — полезно (есть ваша контактная информация) и это хороший тон, демонстрирующий ваш профессионализм. Подпись не должна превышать 5-6 строк. Она должна включать в себя минимум Вашу фамилию и имя. Кроме этого желательно указать номер Вашего телефона, адрес электронной почты, название и физический адрес компании, а также адрес ее сайта. Имейте два варианта электронной подписи: для инициативных (собственных) писем с полной под

Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Ясная структура имеет следующие преимущества: * экономия Вашего времени и времени адресата * гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути * получение вразумительного, четкого ответа. Итак, стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:

Находится в шапке письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение Уважаемый, которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. Так, в России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой — просто по имени. Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: Уважаемый Андрей Петрович, не знаете — Уважаемый господин Смирнов. Кстати, в обращении к человеку слово господин сокращать до г-н нельзя. И ни в коем случае нельзя писать Уважаемый господин Смирнов А. П.. Либо Андрей Петрович, либо господин Смирнов. Если Вы не пишете особам королевской крови, представителям религиозных конфессий, президентам и членам парламентов различных стран, считайте, что Вам повезло. Для них существуют официальные формулы обращения, причем для каждого ранга — особые. Прежде чем отправлять такое письмо, тщательно проверьте, соответствует ли выбранное обращение статусу адресата. Гораздо проще запомнить, как нужно писать военнослужащим: Уважаемый товарищ полковник, даже если этот полковник — женщина. А вот обращение Дамы и господа является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие салона модной одежды. Если же Вы приглашаете на деловую презентацию — например, новых буровых установок,- то по сложившейся практике используется общее для всех обращение Уважаемые господа. В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины.

Пример:

Генеральному директору

ООО Конкорд

Как правильно писать деловые письма?

Иногда по роду деятельности необходимо написать деловое письмо, но не все знают, как написать деловое письмо правильно. Ведь грамотно составленное деловое письмо проще к прочтению и восприятию. Поэтому перед написанием следует посмотреть образец делового письма.

Написание делового письма сопряжено с рядом правил. Так, например, деловое письмо стоит писать на специальном бланке организации. Если такой бланк отсутствует, то лучшим вариантом будет взять обычный белый лист формата А4. В этом случае не забудьте указать необходимые данные: наименование компании, адрес, и контактные телефоны. Чем больше различных способов связи будет указано — тем лучше, это позволяет получателю выбрать наиболее приемлемый вариант ответа.

Деловое письмо не должно быть большим по объему. Идеальный объем — это 1-2 страницы. Абзацы в тексте письма следует разделять двойным интервалом, либо красной строкой. В самом же тексте интервал должен быть одинарный.

Как написать деловое письмо?

В процессе работы мы часто сталкиваемся с официальными документами. И порой бывает, что у любого сотрудника помимо задачи получать корреспонденцию, появляется необходимость на нее отвечать. Как правильно писать деловое письмо? С таким вопросом ежедневно сталкиваются многие. А это значит, что пора научиться писать официально и грамотно.

Структура делового письма

Вне зависимости от содержания официальной корреспонденции, существуют нормы и требования ее написания. Современные технологии позволяют писать два вида писем – бумажные и электронные. Они имеют мало отличий, но свои особенности у них все же есть. Поэтому мы рассмотрим оба варианта.

Составление бумажного делового письма

Структура у официальных обращений выглядит примерно следующим образом:

1. Обращение. Оно заменяет приветствие в деловом письме и начинается со слов «Уважаемый (ая) …». Оно располагается в центре страницы и начинается с большой буквы. Дальше нюансы. К примеру, на Западе принято обращаться только по имени, а в России по имени отчеству. Если речь идет о военных, то приветствие может выглядеть так: «Уважаемый товарищ полковник». Если вы пишете официальное приглашение, то можно использовать варианты «Дамы и господа» или «Уважаемые господа». Вариантов как начать деловое письмо может быть несколько. Остановиться лучше на том, который принят в стране, где вы живете и в том коллективе, где вы работаете.
2. Основная часть. Состоит из нескольких абзацев и включает в себя основную информацию, которую вы хотите донести до адресата. Это может быть описание ситуации, выражение вашего мнения, просьба, соболезнование и т. п. Также немаловажно помнить о правилах общения в официальных письмах. Если вы пишете от лица компании, фирмы, или общества то обращение пишется от третьего лица единственного лица (компания: «предупреждает», «напоминает», «уведомляет» и т.п.). Еще один вариант – первое лицо множественного числа: «сообщаем», «уведомляем», «направляем» и т.п.
3. Заключение. Сюда стоит дописать выводы из основной вышеизложенной части и подвести логичные обоснования. Например: «Уверен, что вы дадите оценку произошедшей ситуации и выскажите свою точку зрения».
4. Постскриптум. Дополнительное завершение делового письма. В официальной корреспонденции используется не часто, но вполне допускается, если вы не знаете, как закончить деловое письмо. Постскриптум может содержать в себе сведения, косвенно относящиеся к теме письма или произошедшие уже после его написания. Например: «Завтра в 12:00 состоится собрание директоров, посвященное данной проблеме».

После того, как основная часть написана, важно не забыть про правила оформления делового письма:

1. После заключения или постскриптума нужно поставить подпись, указать вашу должность, фамилию, имя и отчество. Также перед подписью допускается вежливая форма: «С уважением», «Искренне ваш», «В надежде на продуктивное партнерство» и т.п. Под подписью обязательно следует ее расшифровка. Пример: «С Уважением, руководитель группы компаний ООО «Эллада» Иванов В.С.».
2. Если к письму требуются приложения, они оформляются в виде отдельных страниц.
3. Деловые письма нужно писать на специальных бланках, которые соответствуют нормативу официальных документов. На бланке должны присутствовать следующие реквизиты: название организации, юридический адрес, номер телефона и факса, дата и номер документа, если это ответное письмо, то должна быть ссылка на номер и дату письма полученного, адресат, заголовок, текст, отметка о приложениях, подпись и телефон.

А как правильно оформить деловое электронное письмо?

Деловое электронное письмо должно соответствовать таким же требованиям. Однако есть и ряд нюансов, которые следует учитывать при его написании и отправке. Части делового письма в глобальной сети выглядят следующим образом:

«шапка» текста в корпоративном стиле компании

приветствие

обращение, описание его цели и т. д.

прощание

личная подпись и контакты отправителя (сегодня любой может сделать себе электронную подпись)

ссылка на сайт компании и ее логотип

также при отправке обязательно нужно заполнить поля «Тема» и «Кому».

На этом отличия письма бумажного и электронного заканчиваются. Главное, в обоих случаях не допускать лишней информации и соблюдать тактичность при обращении к адресату. Тогда вопрос как написать деловое письмо более не будет вас тревожить.

Источники:
hw4.ru, credit-vbanke.ru, vos.dviger.com, www.informi.ru, kak-bog.ru

Следующие бланки:

08 июня 2021 года

Как грамотно составить деловое письмо

При ведении делового сотрудничества с иностранными партнерами большое значение имеет место переписки. И неважно, будет ли деловое общение  электронным или бумажным.  Письмо, составленное по правилам делового стиля, повышает гарантии бизнес-контактов и улучшает эффективность делового партнерства.

Какие же правило необходимо учитывать при составлении деловых писем на английском языке?

Огромное значение имеет не только отсутствие орфографических и грамматических ошибок, но структура и оформление письма.

Как правило, деловое письмо пишется на бланке организации и там уже указаны реквизиты отправителя. В этом случае достаточно напечатать адрес получателя.

Примеры написания адреса:

Mr A Harper

«E» Division Headquarters

Hessle Police Station

Hessle High Road

Hull HU4 7BA

UK

или

Ms Julia Fedotova

30 Novokuznetskaya Str.

Apt. 12

Moscow 115054

Russia

При отсутствии делового  бланка адрес отправителя пишется в правом верхнем углу листа. Затем ниже после пробела слева указывается адрес получателя.  Под адресом получателя, после пробела указывается дата написания письма, затем вновь пробел, после чего следует обращение.

Примеры обращений:

Dear Mr Brown /Dear Mrs Langton /Dear Ms Kay , etc.
Your Excellency — Ваше Превосходительство (так следует обращаться к послу)

Dear Mr President — Уважаемый господин президент

В деловой переписке также используют выражение

To whom it may concern (в ситуациях, когда у пишущего нет возможности узнать имя, пол и должность человека, к которому обращаются с просьбой). Речь может идти и об  информационных письмах, адресованных большому числу людей/учреждений, о претензиях в адрес предприятий и организаций.

Довольно часто в этих же случаях употребляют обращение

Dear Sir/Madam

Несколько рекомендаций по составлению деловых писем:

• 
  Деловое письмо должно быть прежде всего простым. Поэтому старайтесь употреблять короткие предложения.
• 
  Не стоит злоупотреблять местоимениями 1-го лица (I, we — я, мы)
• 
  Избегайте сокращенных форм  I»d, I»ll, don»t, haven»t. Они характеризуют разговорную речь.
• 
  По возможности используйте 3-е лицо и страдательный залог: Your order is being processed (ваш заказ обрабатывается), вместо Someone is processing your order (кто-то обрабатывает ваш заказ). Это дает вам возможность говорить от имени фирмы в приемлемом стиле.

При составлении делового письма нужно также помнить, что даже в случае, если ваш ответ на чью-либо просьбу отрицательный, тон письма должен быть вежливым, например:

Please accept my apologies for sending such a negative reply to your kind enquiry

В конце письма, перед подписью используют устойчивую форму вежливости:

Yours sincerely — Искренне ваш(а) (если имя получателя известно)

или
Yours faithfully (если речь идет о письмах с обращением Dear Sir/Madam).

В деловых бумагах встречаются такие выражения и фразы:

• 
  I am writing to acknowledge receipt of your letter — я пишу, чтобы подтвердить получение вашего письма
• 
  to ask for assistance — попросить о содействии
• 
  I regret to say that — к сожалению, вынужден сказать, что…
• 
  from the documents which I am enclosing — из документов, которые я прилагаю
• 
  The purpose of this letter is to keep you informed of the situation — цель данного письма — держать вас в курсе происходящего
• 
  There is no vacancy available at the moment. — В настоящий момент у нас нет вакансии.
• 
  We will place your name on our files and contact you should a vacancy occur. — Мы внесем ваше имя в нашу базу данных и свяжемся с вами, если вакансия появится.

 

---

Центр международного общения «Язык Плюс» предлагает курсы изучение английского языка.

Наш Центр готов предложить курсы различного возрастного направления по приемлемым ценам:

Инструкция как писать деловые письма за 10 минут на одном дыхании ✉️

Электронная почта — один из злостных поглотителей рабочего времени. Мы уже писали о том  как организовать эффективную работу со входящими письмами. Но в обязанности некоторых Ваших сотрудников входит не только просмотр содержимого почтового ящика, но и написание деловых писем.

Деловое письмо — это документ, который используют для передачи официальной информации между коллегами, сотрудниками, представителями государственных учреждений. Деловое письмо партнеру выполняет не только информационную роль, а формирует имидж компании. Много фамильярности, строгий стиль, сюсюканье как с лучшим другом — то, как вы подадите информацию партнеру, определит его отношение к вашей компании.

Проблема многих сотрудников в том, что у них нет навыков написания деловых писем. Такая задача вводит их в ступор, заставляя подолгу редактировать текст.

Как писать деловые письма быстро и так, чтоб Вас поняли

С этой же проблемой столкнулась и наша коллега. Но, к счастью, в нашей корпоративной библиотеке есть книга Саши Карепиной “Искусство делового письма”. Она помогла не одному сотруднику, будем рады если она будет полезна и в Вашей компании.

Своей проблемой и её решением поделилась сотрудница компании Yaware:

“Думаю, что каждый из нас хоть раз в жизни писал письма. (Переписка с ребятами из детского лагеря и друзьями с деревни, куда каждое лето отправляли родители, чтобы погостить у бабушки, не в счёт).

В этой статье я хочу рассказать Вам о том, насколько тяжело мне давалось написание писем клиентам и как помогла мне побороть свои страхи книга “Искусство делового письма” Саши Карепиной.

Началось всё с того, что я пришла на новую работу, где, собственно говоря, и столкнулась с проблемой написания делового письма. Письмо, которое содержало от силы 10 строчек, я писала ни много, ни мало — 30 минут.

Только вдумайтесь, 30 минут я писала письмо (перечитывая которое сейчас, мне становится стыдно), дрожащей рукой нажимала “Отправить” и с замиранием сердца ждала ответ. А всё потому, я что не знала с какого боку подступится к письму: с чего начать,  и  как написать письмо, чтобы клиент на него ответил.

Проблема заключалась еще и в том, что, написанные мною письма не нравились и мне самой. Но лучше чем есть, писать я не могла — то был мой высший пилотаж.

Видя, как я каждый раз переживаю, коллега посоветовала мне книгу “Искусство делового письма”.

Советую Всем прочитать на досуге. Книга легко читается и содержит массу полезной информации:)

Итак, с какими трудностями мы сталкиваемся при написании письма

1. Мыслей много, но с чего же всё таки начать письмо?
2. В голове крутятся всевозможные: глубокоуважаемый, совершите действие.. От этого письмо выходит длинным и скучным.
3. Так и хочется вписать, заученные еще со школьной скамьи, канцелярские выражения. Причём и по парочке в каждое предложение.
4. Как передать суть письма, чтобы адресат нас правильно понял?

Этикет

Начало делового письма

«Многоуважаемый сударь, спешим сообщить…» Продолжили б чтенье такого шедевра? Если нет, то держите 3 совета:

1. вы не уверенны, что адресат откроет письмо до обеда или после, поэтому «добрый день/вечер” замените на «здравствуйте»;
2. обращайтесь по имени-отчеству, а если не уверены в достоверности информации, не используйте «уважаемый господин»;
3. если переписка длится долго, все равно запрещено обращаться в короткой форме: Света, Ваня.

Общие правила деловой переписки

Определение делового письма гласит, что это официальный документ, а значить в нем запрещены сокращения слов, использование сленга и эмоциональных выражений: чрезмерно благодарны, к сожаленью. Подавайте только правдивую информацию объёмом не более 1 страницы и соблюдайте в тексте нейтральный тон. Стоит упоминать о грамотности текста?

 

5 правил, которые помогут писать эффективные деловые письма

1.

Структурировать письмо

Деловое письмо должно содержать следующие обязательные элементы:

1. Вступление.

• заголовок;
• обращение;
• цель письма;

2. Основную часть.
3. Заключение.

Писать письмо нужно от общего к частному: самое главное и коротко вначале, а потом уже описывать детали.

Используйте в письме специальные слова-связки, такие как:

например, а именно, кроме того, более того, потому что, в результате, таким образом, однако и др .

Они помогут Вам соединить между собой предложения и целые абзацы, а значит — Ваши мысли не будут путаться и читатель без труда поймёт суть Вашего письма.

2. Определение выгоды для адресата

Главное в письме — это заинтересовать читателя ответить Вам или выполнить Вашу просьбу. А для этого необходимо постараться понять его потребности, постараться понять, что интересует или волнует адресата.  Но не забывайте и о том, что все адресаты разные. Необходимо понять, что получит читатель, если поступит именно так, как мы его просим. И представить это в качестве выгод.

3. Стиль делового письма

Особое внимание стоит обратить на стиль, в котором Вы пишите письмо.

Нужно четко различать личный и формальный стили. Использование того или иного стиля  зависит от ситуации и содержания сообщения.

Придерживаясь личного стиля, мы подчёркиваем свое личностное начало, показываем свое отношение; используя формальный стиль — излагаем факты.

Поэтому если мы  хотим показать, что говорим с адресатом на равных, понимаем его, хотим договориться по-человечески или же похвалить за хорошую работу лучше использовать личный стиль.

Если же Вам необходимо написать жалобу, претензию, уместным будет  формальный стиль. Так как именно формальному стилю присущи такие черты, как: давление со своей позиции, констатация фактов, преобладание над кем-то, критика. Если Вы пишете чиновнику государственного учреждения, также лучше писать в формальном стиле.

Написав письмо, прочтите его еще раз и убедитесь в том, что Вы выбрали правильный стиль. Тогда адресат Вас не только поймёт, но и поверит в искренность Вашего послания.

4. Заключение

Самая большая ошибка, которую чаще всего допускают при написании письма — это не написать окончания.

Запомните, как бы хорошо Вы не описали суть своего предложения, как бы не приукрасили всё фактами и яркими подробностями, в письме обязательно должно быть окончание. Оно должно быть простым, понятным и лаконичным.

В заключении нужно еще раз подчеркнуть суть письма и выгоду для читателя. Это, своего рода, закрепляющий эффект.

Прочитав окончание, Ваш адресат должен понять, какой должна быть его реакция на письмо. Чего Вы от него ждете. Это подтолкнет его к действию, которого Вы от него, собственно говоря, и ждали.

5. Оформление

Красиво, а главное правильно оформленный текст, не только заинтересует адресата, но и вызовет желание быть несомненно прочитанным.  Поэтому важность оформления письма нельзя недооценивать.

Правила оформления делового письма:

1. Выбираем шрифт:

• с засечками — подходит для чтения с бумаги;
• без засечек — для чтения на бегу или с экрана;

2. Делаем абзацы в тексте
3. Выделяем заголовки;
4. Выделяем нужный нам текст:

• жирным — выделяем главную мысль текста;
• курсивом — можно выделять фрагменты текста писем VIP-клиентам или что-то менее важное;
• подчеркнутым — если хотим что-то действительно подчеркнуть.

5. Делаем списки:

• маркированные списки — если количество пунктов от 3 до 5;
• нумерованные списки — больше 5.

Вот такие простые, но действенные правила я открыла для себя, прочитав книгу “Искусство делового письма”. Теперь на написание письма я трачу значительно меньше времени (а мои адресаты, надеюсь, лучше понимают, чего от них ждут).

Ответ на деловое письмо

Вся входящая корреспонденция с просьбой, приглашением, распоряжением требует ответа: отказа или соглашения.

• Письмо-соглашение несет позитивный настрой. Включает информацию о просьбе, которую вы выполните и на основании чего приняли положительное решение.
• Письмо-отказ начинайте в вежливом тоне, объясняйте причину неоглашения, как можно корректнее сообщите об отказе. В конце поблагодарите за предложение.

Надеюсь, что моя статья будет полезной для Вас и поможет Вам и Вашим сотрудникам в написании деловых писем клиентам и партнёрам по бизнесу, а также для внутренней переписки с сотрудниками.

Ведь согласитесь, всё довольно просто. Так почему же не применять эти простые принципы на практике?

Советую Вам не откладывать книгу на завтра и приступить к чтению уже сегодня».

Купить книгу «Искусство делового письма» можно здесь ( или где она Вам попадётся на глаза))

Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем

Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем». Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить затраты времени на ведение делопроизводства.

Бланк письма

Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид используемых бланков и состав реквизитов (по-другому элементов оформления) письма должен быть закреплен, например, приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда там.

Данная статья написана с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». И согласно этому стандарту можно использовать бланк письма с угловым расположением реквизитов или бланк письма с продольным вариантом их расположения.

Бланк письма должен содержать информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать. Например, логотип, наименование организации, сокращенное наименование (если закреплено в учредительных документах), почтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и другие данные организации, либо что-то из перечисленного можно исключить. Строго это никакими нормами не регламентируется.

Каждый лист письма должен иметь поля не менее (т.е. больше можно) слева – 20 мм, справа – 10 мм, сверху и снизу – 20 мм. Если деловое письмо более одного листа, начиная со второго, их нумеруют посередине и сверху. Если есть приложения, то каждое нумеруется отдельно.

Правила деловой переписки

Для ведения деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета.

Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.

Текст делового письма должен быть написан простыми фразами (не нужны витиеватые обороты речи) в нейтральном тоне (не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) без излишних подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок.

Вы должны четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.

Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения:

• «Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер,
• «Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию,
• «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.

Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:

• сначала объясняют причины, основания, цели написания письма,
• затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации,
• завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).

Как излагается деловое письмо:

• Просим предоставить данные о…, подтверждаем получение…, направляем на рассмотрение проект договора… и т.п.
• Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…, ООО «Капелька» сообщает о получении… и т.п.

 

 
В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например:

• «С уважением,» «Искренне Ваш»

или в более позитивном ключе –

• «С наилучшими пожеланиями»,
• «С надеждой на продолжение сотрудничества»,
• «С интересом ждем от Вас новых предложений»,
• «Всегда рады оказать Вам услугу» и др.

Вот вы и получили необходимый минимум знаний на тему «Деловая переписка». Вам так же будет интересно для продолжения изучения правил ведения деловой переписки прочитать статью об оформлении делового письма, о требованиях к реквизитам письма. Например, как правильно указать адресата, поставить подпись и о других важных элементах. Я надеюсь, что материал излагается кратно, понятно и главное полезно.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 337 комментариев

Как написать деловое письмо на английском | GeekBrains

Расскажем о нюансах деловой переписки и типовых фразах, которые помогут сделать письмо вежливым и естественным.

https://d2xzmw6cctk25h.cloudfront.net/post/1584/og_cover_image/4e70fb28078af2c268495216fe6ca712

Деловая переписка — основа коммуникации в любом бизнесе. Даже сегодня, когда общение ведется с помощью электронных писем, правила деловой переписки остаются неизменными.

При написании делового письма важно придерживаться ряда формальностей. Переписка ведется между малознакомыми или совсем незнакомыми людьми; правила позволяют сделать письмо вежливым и эффективным.

Общий стиль делового письма

Деловая переписка очень формализована, поэтому здесь важно сохранять уважительный тон письма. Даже в том случае, когда вы пишете язвительную жалобу.

Чтобы письмо выглядело вежливо, часто используют модальные глаголы. К примеру, вместо фразы «Please write me an answer» (пожалуйста, пришлите мне ответ) можно использовать «I would be grateful if you could write me an answer» (Я был бы рад, если бы вы прислали мне ответ).

В деловом стиле нельзя использовать сленговые фразы и жаргонные выражения. Также не стоит использовать слова с сильным эмоциональным фоном — terrible (ужасный), marvelous (удивительный), rubbish (чушь) и подобные.

Сокращения также не допускаются — все словосочетания нужно использовать только полностью.

• Wouldn’t — would not
• I’m — I am
• I’d like to — I would like to

Не стоит использовать и фразовые глаголы. Лучше заменить их синонимами. Например, вместо «give up» — «surrender», вместо «put together» — «compose». Фразовые глаголы — это прерогатива разговорного стиля, в деловом они неуместны.     

Специалисты школы английского языка EnglishDom советуют использовать в деловое переписке только те конструкции и фразы, в значении которых вы на 100% уверены. Многоуровневыми составными приложениями тоже увлекаться не стоит — в них легко сделать ошибку, что негативно скажется на вашем имидже.

Тем не менее, все не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Давайте разберем каждую из частей делового письма.

Обращение в деловом письме

Приветствие — первая часть письма, по которой адресат составит свое впечатление о вас. Стоит сделать лишь одну ошибку в приветствии, и эффективность письма упадет почти до нуля.

Dear Sir or Madam

Используйте это обращение, когда не знаете имени получателя. Такое обращение допустимо, к примеру, если вы отправляете email на корпоративную почту, которой пользуются несколько сотрудников.

Но если есть возможность, мы рекомендуем все же узнать имя адресата. С помощью соцсетей и поисковиков это не так сложно. Персональное обращение повышает вероятность прочтения письма.

Dear Mr Black (Mrs Black, Ms Black)

Стандартное обращение к адресату. Используется в большинстве деловых писем:

• Mr — обращение к мужчине;
• Mrs — к замужней женщине;
• Ms — к женщине без обозначения семейного положения;
• Miss — к незамужней женщине.

Специалисты EnglishDom не рекомендуют использовать обращение Miss. В деловых кругах оно считается полукорректным. Лучше выбрать нейтральный вариант Ms — так вы точно не ошибетесь.

Обращение нужно использовать только в сокращенном виде. Не пишите Mister или Mistress полностью.

В обращении по фамилии допустимо указать имя: Mr John Black. Но в переписке между незнакомыми или малознакомыми деловыми партнерами вполне можно ограничиться только фамилией.

Если у адресата есть ученая степень, в обращении рекомендуем указать ее вместо Mr и Ms:

Dear Dr. Black

Dear Prof. Black.

Dear John

Именное обращение. Можно использовать только при общении с близкими партнерами по бизнесу или работе. И только после обоюдного согласия называть друг друга по именам.

Помните, что обращение по имени не избавляет вас от формальностей деловой переписки — это всего лишь один из способов проявить уважение и показать доверительные отношения.

Dear Valued Customer

Обезличенное обращение чаще всего используется в стандартизованных письмах, рассчитанных на отправку группе людей.

Также допустимо применять его, когда вы хотите подчеркнуть определенную должность человека: Mr Editor-in-Chief.

Несмотря на то, что такое обращение считается корректным, мы рекомендуем при возможности использовать персонализированное — оно работает лучше.

Пунктуация и орфография в обращении

В британском и американском английском несколько отличаются правила пунктуации в деловых обращениях.

В британской версии после Mr или Ms знаки препинания не ставят, но в конце обращения обязательно нужна запятая:

Mr Black,

Американский английский требует точку после Mr, Mrs и Ms, а в конце обращения — двоеточие.

Mr. Black:

Тем не менее, допустимо вообще не использовать пунктуацию в обращении. Этот вариант очень популярен в онлайн-переписке.

Mr Black

Обязательно проверьте, правильно ли написано имя адресата. Особенно это касается сложных и длинных фамилий. Ведь ошибка в имени может сильно испортить впечатление от переписки.

Тело письма

Первое предложение

В первом же предложении стоит обозначить причину написания письма. Для этого рекомендуем использовать следующие фразы:

• I am writing to enquire about… (Я пишу Вам, чтобы выяснить о…)
• In reply to your request… (В ответ на Ваш запрос…)
• Further to our conversation… (В продолжение нашего разговора)
• I would be grateful if… (Я буду очень рад, если)
• I received your address from… and I would like to… (Мне дал Ваш адрес… и я бы хотел…)
• Thank you for your email from 14 May… (Спасибо за Ваше письмо от 14 мая)

Раньше в деловой переписке считалось моветоном сразу переходить к делу, поэтому часто использовались вводные фразы «ни о чем». В них было принято делать ссылку на предыдущие встречи или разговоры с адресатом, писать нейтральные фразы о погоде или вопросы о семье.

Сегодня же подобные фразы воспринимаются не слишком хорошо, потому что они не несут смысловой нагрузки. Мы рекомендуем в письме ограничиться маленькой вступительной фразой и сразу переходить к сути вопроса, без излишних расшаркиваний.

Следующее за вступительной фразой предложение должно раскрывать тему и суть письма. Оно должно быть коротким и емким, чтобы не отвлекать адресата от основной мысли сообщения.

Основная часть

Излагать цель письма нужно с помощью небольших абзацев. Короткие предложения приветствуются, но использовать их не обязательно.

Не пытайтесь решить в одном письме сразу несколько разноплановых вопросов. Руководствуйтесь правилом: «Одно письмо — один запрос». Тем не менее, вы можете задать несколько связанных вопросов, которые касаются одной темы.

Если главная мысль поместилась в один абзац — не пытайтесь расширить его без особой надобности.

В деловом письме нужно все писать только по делу. Такой вот каламбур.

Заключительная мысль

Последняя фраза в теле письма играет роль жеста вежливости и заканчивает мысль. В деловой переписке мы рекомендуем использовать одну из стандартных фраз:

• Looking forward to your answer. (С нетерпением жду ответа)
• I look forward to your reply. (Жду Вашего ответа.)
• If you require more information, please contact me. (Если Вам нужно больше информации, напишите мне об этом.)
• Please respond at your earliest convenience. (Прошу ответить как можно быстрее.)
• Feel free to contact me by email. (Вы можете свободно связаться со мной по электронной почте.)
• Thank you for taking it into consideration. (Спасибо, что приняли это во внимание.)
• I would appreciate your immediate attention to this matter. (Буду признателен за Ваш скорый ответ).

Заключительная фраза должна выражать уважение. При этом ее формулировка может быть произвольной. Вы можете использовать разные варианты фразы для разных адресатов или же выбрать одну стандартную для всех видов писем.

В заключительной фразе также можно сделать ссылку на дополнительные материалы, которые прикреплены к письму.

• Enclosed you will find… (К письму прилагается…)
• Attached to the letter is… (В приложении к письму есть…)
• Please find attached… (Пожалуйста, найдите в приложении…)

Окончание письма

Для окончания делового письма используется несколько стандартных словосочетаний. В русском языке повсюду используется фраза «с уважением», но в английском все немного сложнее.

Yours faithfully (искренне Ваш) — эту фразу нужно использовать, если вы с адресатом не знакомы. Также это окончание следует писать, если в обращении вы писали «Dear Sir or Madam».  

Yours sincerely (искренне Ваш) — используйте фразу, если адресат вам известен, а он знает вас.

В случае, если вы хорошо знакомы с адресатом или давно ведете общение в переписке, можно немного уменьшить градус формальности и использовать более теплые окончания:

Best wishes

Kind regards

Warmest regards

Все 3 фразы переводятся как «с наилучшими пожеланиями».

Осталось написать только свое полное имя — и письмо завершено.

Пример правильно составленного делового письма:

Dear Mr Black   Further to our conversation about 3D designer vacancy in Liberty LTD I am sending you my CV attached to this letter.   I have five years of experience as a Lead 3D designer, so I beleive that my skills will contribute to your company’s success.   Looking forward to your answer.   Yours sincerely, Jack White

Дорогой мистер Блэк,   В продолжение нашего разговора о вакансии 3D-дизайнера в компании «Либерти» я отправляю Вам свое резюме, прикрепленное к этому письму.   Я обладаю 5-летним опытом работы в качестве ведущего 3D-дизайнера, поэтому я считаю, что полученные навыки позволят мне сделать существенный вклад в развитие вашей компании.   Искренне Ваш, Джек Уайт.

Используйте эти правила и советы при ведении деловой переписки, и ваши письма будут эффективными по максимуму.

Бонусы для читателей

Ловите бесплатный доступ на три месяца изучения английского на онлайн-курсах EnglishDom до 30 мая 2018 года.

Будем рады видеть вас на индивидуальных занятиях курса «Английский для IT-специалистов». Пройдите бесплатный вводный урок и получите комплексную обратную связь по своему уровню знаний, затем выбирайте преподавателя и программу обучения себе по душе!

Успехов вам!

Как написать деловое письмо | Small Business

Когда вы отправляете деловое письмо, оно становится послом вашего малого бизнеса. Мало того, что слова в письме отправляют сообщение, структура и формат письма также отправляют сообщение. При этом важно, чтобы ваше письмо было написано таким образом, чтобы у читателей оставалось хорошее впечатление о вашем бизнесе.

Напечатайте или распечатайте деловое письмо на фирменном бланке, если таковой имеется.Создайте заголовок для своего делового письма, если вы не используете фирменный бланк. Включите название вашего малого бизнеса, а также адрес и номер телефона в заголовок.

Используйте стандартный блочный формат, что означает отсутствие отступов в начале абзаца, как рекомендовано Purdue University. Измените настройки, чтобы создать поля шириной 1 дюйм со всех сторон буквы с выравниванием по левому краю.

Выберите стандартный профессиональный шрифт, который легко читается, например Times New Roman 12, Georgia 11 или Arial 10.Используйте одинарный интервал и вставляйте двойные пробелы между каждым разделом и абзацем письма.

Используйте профессиональный стиль общения, отвечающий потребностям вашей аудитории. Избегайте использования фирменного жаргона и сокращений, так как это может запутать читателя, если он не знаком с языком.

Приветствуйте своего читателя официальным приветствием, например «Дорогой заядлый читатель». Обращайтесь к читателю с его официальным титулом, если таковой существует, например «Доктор Владелец бизнеса». После приветствия поставьте двоеточие.

Используйте понятный язык, чтобы избежать двусмысленности. По возможности избегайте использования местоимений. Тем не менее, применяйте подходящие местоимения, когда вы их используете. Отделите свое мнение от мнения вашей компании, используя «I» для обозначения вашего мнения или действий и «мы» для обозначения действий или мнений вашей компании.

Предположим, что у вашего читателя ограниченное время, чтобы прочитать ваше деловое письмо. Ваше письмо должно быть кратким и по существу. При необходимости укажите вспомогательные детали и сделайте предложения короткими.Используйте маркированный список, чтобы привлечь внимание читателя к любым важным спискам включенной вами информации.

Завершите свое письмо официальным завершением, например «С уважением» или «С уважением», и поставьте после него запятую. Поместите четыре строки после закрытия, так как именно здесь вы подпишете свое имя. Введите свое имя и укажите официальное название и контактную информацию.

Ссылки

Writer Bio

Профессионально писательская с 2004 года, Чармейн Смит специализируется на корпоративных материалах, таких как учебные пособия, бизнес-планы, заявки на гранты и технические руководства.Статьи Смит публиковались в «Houston Chronicle» и на различных веб-сайтах, основанные на ее обширном опыте в области корпоративного управления и страхования имущества / от несчастных случаев.

Формат и пример делового письма

Есть много разных типов деловых писем, которые вы можете использовать в своей карьере. Составление чистого и удобочитаемого делового письма — от сопроводительных писем до рекомендательных писем — поможет вам четко и профессионально изложить идеи. В этой статье мы обсудим шесть простых шагов по форматированию и написанию эффективного делового письма для соответствующей аудитории.

Описание изображения

Формат делового письма
1. Дата
2. Имя и адрес
3. Приветствие
4. Начальный абзац
5. Заключительный абзац
6. Бесплатное закрытие и подпись

Как отформатировать деловое письмо

При форматировании делового письма удобство чтения должно быть вашим главным приоритетом. Выбор правильного стиля шрифта и правильная установка полей — это два примера того, как вы можете сделать письмо четким и легким для чтения.При форматировании делового письма примите во внимание следующие дополнительные шаги:

1. Выберите профессиональный размер и стиль шрифта

При выборе шрифта для делового письма обратите внимание на простоту стиля. Хотя может показаться заманчивым выбрать что-то уникальное для персонализации письма, вашей аудитории может быть трудно читать сильно стилизованные шрифты. Они должны как можно быстрее собрать самую важную информацию из вашего письма.

Связано: Лучший шрифт для резюме: Как выбрать стиль и размер

Вот несколько примеров популярных шрифтов, используемых в профессиональных документах:

• Arial
• Avenir
• Calibri
• Corbel
• Garamond
• Джорджия
• Gill Sans
• Helvetica
• Open Sans
• Roboto

• Times New Roman

При выборе размера шрифта выберите наименьший размер, который по-прежнему легко читается — обычно от 10 до 12 пунктов.Шрифты размером менее 10 пунктов будут трудночитаемы, а шрифты размером более 12 пунктов могут показаться непрофессиональными.

Связано: Как выбрать шрифт сопроводительного письма и размер шрифта

2. Включите контактную информацию

При разработке макета делового письма начните с наброска, в котором есть вся необходимая информация и разделы. Обычно деловое письмо включает в себя следующие данные вверху страницы:

• Ваша контактная информация (имя, должность, компания, номер телефона и адрес электронной почты). Включение вашей контактной информации позволяет читателю быстро определить, от кого письмо.
• Дата написания или окончания вашего письма. Включите дату после контактной информации и отформатируйте ее в соответствии со стандартами вашей страны. Например, в США необходимо ввести месяц по буквам, а затем указать день и год: 10 июля 2020 г.

• Контактная информация получателя (имя, должность, компания, адрес компании). Под датой укажите контактную информацию получателя, чтобы читатель мог убедиться, что письмо в надежных руках.Хотя указывать имя получателя необязательно, лучше всего адресовать деловое письмо конкретному человеку. Если вы не уверены, кому следует адресовать письмо, попробуйте провести исследование, чтобы определить лучшего получателя. Старайтесь избегать личных титулов, таких как г-н или г-жа , поскольку вы можете не знать пол получателя или предпочитаемую гендерную идентичность; однако вы можете включить заголовок Доктор , Проф. , Sgt. или Rev. , если необходимо.

3. Включите информацию о теле

Следующие разделы идут после соответствующей контактной информации:

Приветствие

Используйте то же имя в приветствии, которое вы указали в разделе информации о получателе. Если вы пишете в более формальных обстоятельствах — например, в сопроводительном письме в консервативный банк или юридическую фирму — вы можете обратиться к читателю, указав его имя и фамилию, например: « Дорогая Дебора Джонс. ». Если вы знаете получателя или пишете в менее формальную компанию, например, технологический стартап, вы можете просто написать« Дорогая Дебора. ». Если вы не можете идентифицировать отдельного получателя, вы можете использовать приветствие, адресованное компании или группе, например:« Уважаемая команда ABC компании, »или« Уважаемая финансовая команда. ”

Основной текст

Поддерживайте единообразное форматирование основного текста делового письма, чтобы придать ему профессиональный вид. Выровняйте текст по левому краю и сделайте одинарный интервал для текста и разделите каждый абзац дополнительной строкой пробела, как показано в примере выше.Также не забывайте быть кратким. Вы можете открыть свое деловое письмо дружеским приветствием, но быстро перейти к основным пунктам, включив только тот контекст и информацию, которые абсолютно необходимы.

Закрытие и подпись

Включите заключительную строку после текста письма, например « Спасибо, » или « С уважением, », после чего четыре пустые строки ниже, затем ваше имя. В промежутке между заключительной строкой и именем вы указываете свою электронную подпись или собственноручную подпись при печати письма.Если вы не печатаете письмо и у вас нет электронной подписи, вы можете указать свое имя в строке непосредственно под закрытием.

Приложения

Если вы отправляете письмо и включаете в него дополнительные документы, например резюме, добавьте раздел под названием « Приложения » под своей подписью и перечислите все другие документы, которые вы отправляете, указав каждый из них в отдельной строке. Если вы отправляете свое письмо по электронной почте, вы можете вместо этого использовать слово « Attachments ».Например:

Корпуса или приложения

• Резюме
• Ссылки

• Расшифровка стенограммы

Подробнее: 7 элементов для включения в деловое письмо

Обратите внимание на интервалы и поля

Интервал играет важную роль в том, чтобы ваше деловое письмо выглядело удобочитаемым и профессиональным. Обязательно вставьте соответствующее количество пробелов между элементами вашего письма.Обычно деловые письма включают одну строку пустого места после каждого раздела, пока вы не дойдете до закрывающей строки. Рекомендуется вставить четыре строки после заключительной строки и после вашего имени, если вы включаете вложения.

Помните, что основные абзацы вашего письма должны быть с одинарным интервалом, а вся буква должна быть выровнена по левой стороне страницы, а не по центру или по правому краю. Это облегчает чтение аудитории.

Кроме того, профессиональный документ обычно имеет поля в один дюйм.Это может показаться особенно большим полем, но для деловых писем целесообразно, чтобы поля были немного больше, чем обычно (иногда до одного с четвертью дюйма).

5. Правильно начинайте и заканчивайте письмо

В начале письма постарайтесь правильно обратиться к читателю. В случае крайней необходимости можно добавить общее приветствие, например « Для кого это может касаться, », или адресовать их по должности, например « Уважаемый финансовый директор. »Если вы знаете имя получателя, но никогда официально не встречались с ним или встречались лишь ненадолго, вы должны включить более правильное приветствие, например« Уважаемый [Имя] [Фамилия] ». Если у вас более глубокие отношения с получателем, не стесняйтесь приветствовать его по имени, как если бы вы обращались к нему лично. Опять же, избегайте таких заголовков, как г-н и г-жа , если вы не уверены в половой принадлежности или гендерной идентичности получателя.

Выберите краткое, подходящее завершение вашего письма.Дополнительные параметры включают « С уважением, », « С уважением, » или « С уважением, », за которыми следует ваше имя, фамилия и должность. Вы должны поставить пробел между закрытием и своим именем.

Подробнее: Как правильно оформить деловое письмо (с примерами)

6. Решите, отправлять ли ваше письмо по почте или по электронной почте

Мы учли особые соображения относительно закрытия, подписи и приложений в зависимости от того, как вы отправите свое деловое письмо.Если вы используете электронную почту, вы можете вместо этого отправить деловое письмо, когда это уместно, или вы можете включить краткое сообщение в тело вашего электронного письма, адресованное получателю, и попросить его сначала сослаться на ваше прилагаемое деловое письмо.

Пример:
Привет Дебора,

* Меня зовут [Имя], и я пишу вам по [причине ABC]. Приложите мое [***] письмо с более подробной информацией.

Best,
[Имя] [Фамилия]

Пример формата делового письма

Вот пример формата делового письма, которое вы можете использовать в качестве шаблона при составлении собственного:

Rosa Гомес
старшийМенеджер проекта
Crane & Jenkins
555 Apple Lane
Сиэтл, Вашингтон
555-111-9999
[email protected]

1 июля 2025 г.
Старший аналитик данных
Cloud Clearwater
100 Orange Circle
Seattle, WA

Уважаемый мистер Лав,

Я с удовольствием настоятельно рекомендую Венди Джонс для младшего.Роль аналитика данных в Cloud Clearwater. Я Роза Гомес, руководитель проекта в Crane & Jenkins. У меня 12-летний опыт работы в индустрии высоких технологий, и я видел много молодых профессионалов, которые приходили и уходили. Г-жа Джонс — один человек, с которым я работал, и который уникально выделяется.

За время, проведенное вместе, Венди проявила большие таланты в области анализа данных. Когда мы впервые встретились, Венди сразу произвела на меня впечатление, но за время совместной работы ее понимание анализа данных для достижения результатов для нашей компании выросло намного больше, чем у ее коллег.

Однако меня впечатляют не только ее технические навыки. С Венди было приятно работать из-за ее удивительно позитивного отношения и способности общаться между командами. Ее внимание и внимание к деталям также были необходимы и ценились не только мной, но и ее сверстниками, которые часто полагались на нее в выполнении работы.

Я абсолютно уверен, что Венди отлично подойдет в Cloud Clearwater. Она не только принесет с собой те навыки и опыт, которые вы ищете в соискателе, но и быстро станет активом и поможет вашей компании расти любым возможным способом.

Если вам нужна дополнительная информация или конкретные примеры, без колебаний обращайтесь ко мне по телефону 555-111-9999. Поскольку рекомендательное письмо, скорее всего, дает лишь краткую информацию о ее талантах и ​​достижениях, я был бы счастлив подробнее рассказать о своем времени, проведенном с ней.

С уважением,

Роза Гомес
Старший менеджер по маркетингу

Вот еще несколько типов деловых писем, которые вы можете научиться писать, форматировать и отправлять:

Как написать деловое письмо Это не останется незамеченным

В наши дни написание письма может показаться совершенно архаичным.Я имею в виду, люди вообще отправляют почту? Или они общаются только через электронную почту и сообщения?

Однако в деловом мире письма по-прежнему имеют решающее значение для совместной работы. Чтобы убедить кого-то предложить вам работу, вам нужно написать убедительное сопроводительное письмо. А чтобы убедить кого-то выступить на мероприятии вашей компании, вам нужно написать захватывающую презентацию.

Многие профессионалы упускают из виду важность написания качественных деловых писем, потому что они кажутся устаревшими.В результате большинство людей на самом деле не знают, как их написать.

К счастью, если вы находитесь в одной лодке, мы вас прикрыли. Ниже мы научим вас, как составить убедительное деловое письмо для любых целей и ситуаций.

Как оформить деловое письмо

1. Напишите дату и имя получателя, компанию и адрес.
2. Выберите профессиональное приветствие, например «Уважаемый».
3. Создайте убедительное вступление.
4. Укажите свои намерения в основном тексте письма.
5. Завершите свое письмо убедительным призывом к действию.
6. Выберите профессиональное закрытие, например «С уважением».
7. Физически подпишите письмо своей подписью.
8. Введите свое имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.

Чтобы научить вас писать деловое письмо более подробно, чем приведенный выше фрагмент, давайте взглянем на письмо, которое я написал Дхармешу Шаху, техническому директору HubSpot, когда я был студентом колледжа с широко открытыми глазами, пытаясь убедить его выступить на моя школа.

Я проанализирую самые важные части моего письма — введение, основной текст и призыв к действию — и объясню, как и почему они могут усилить ваши деловые письма.

Пример делового письма

1 октября 2016 г.

Дхармеш Шах

HubSpot

25 Первая улица,

Кембридж, Массачусетс 02141

Уважаемый г-н Шах,

Когда мой первый год обучения в колледже закончился, мне посчастливилось работать стажером по цифровому маркетингу в стартапе под названием SlideBatch.Они выводили на рынок новый инструмент контент-маркетинга, и моя работа заключалась в том, чтобы применить этот инструмент к маркетинговым кампаниям их клиентов в социальных сетях и доказать, что SlideBatch является эффективным маркетинговым решением. Я был так взволнован, чтобы приступить к работе, но у меня была одна небольшая проблема. Я не знал, что такое контент-маркетинг. Итак, я провел небольшое исследование в Интернете и обнаружил маркетинговый блог HubSpot.

Перенесемся на полтора года вперед, а я все еще читаю маркетинговый блог HubSpot и использую его идеи на своей третьей стажировке по цифровому маркетингу.Чтение ваших блогов изменило мою жизнь. Я поступил в колледж, полагая, что финансовое консультирование — это моя судьба. Но, узнав о философии входящего маркетинга HubSpot — о том, что помощь людям — лучший способ повысить доверие к бренду и повысить вовлеченность — меня зацепило. Вскоре после окончания моей стажировки в SlideBatch я решил заняться цифровым маркетингом вместо финансовых консультаций. С тех пор я не оглядывался.

Влияние HubSpot на мою жизнь — это причина, по которой я пишу вам сегодня. Я уверен, что если бы вы рассказали в моей школе, университете ДеПау, о своей жизни, HubSpot и философии входящего маркетинга, были бы сотни нерешительных студентов, которые начали бы заниматься цифровым маркетингом.Я знаю это, потому что DePauw’s McDermond Speaker Series — одна из лучших платформ для бизнес-лидеров, чтобы продемонстрировать свою страсть к своей отрасли, компании и работе. Брэд Стивенс из Boston Celtics, Энджи Хикс из Angie’s List и Билл Расмуссен из ESPN успешно использовали серию динамиков McDermond, чтобы вдохновить следующее поколение бизнес-лидеров мира, и я знаю, что вы тоже можете.

Для нас будет честью, если вы выступите в нашей школе. Спасибо за ваше время и внимание, и мы с нетерпением ждем вашего ответа!

С уважением,

Клиффорд Чи

Южный Локуст ул., 313

Гринкасл, IN 46136

555-555-5555

[email protected]

Введение (первый и второй абзацы)

Чтобы мгновенно привлечь внимание Дхармеша и побудить его прочитать оставшуюся часть моего письма, вы заметите, что я не вел стандартное вступление «Я пишу вам сегодня, потому что…». Вместо этого я привлек его рассказом. о том, как я открыл для себя HubSpot и как его компания изменила мою жизнь. Я подумал, что это будет сильно резонировать с ним, потому что я предполагал, как соучредитель HubSpot, он хотел бы увидеть, как работа его жизни принесла пользу другим.

В своих деловых письмах необязательно рассказывать историю, чтобы сразу зацепить читателя и убедить его продолжить чтение. Но вы обязательно должны описать, как она повлияла на вашу жизнь. Это то, что действительно привлечет и удержит ее внимание.

Основной текст (третий абзац)

После моего представления я быстро понял, почему я пишу Дхармешу — попросить его выступить в моей школе. Личные анекдоты — эффективный способ привлечь читателей, но я бы потерял внимание Дхармеша, если бы не перешел к делу.

Как только я изложил намерения своего письма, я быстро рассказал о преимуществах выступления в моей школе и укрепил репутацию серии лекций моей школы. Подчеркивая, как выступление в моей школе может вдохновить сотни студентов на использование цифрового маркетинга, и выделяя группу впечатляющих ораторов, к которым мог бы присоединиться Дхармеш, я сосредоточился на дивидендах, которые он получит от выступления оратора серии McDermond, а не на том, какую пользу принесет моя школа. его гостевой внешний вид.

Итак, пытаетесь ли вы убедить кого-то нанять вас или выступить в вашей школе, вы должны сначала убедить своего читателя в том, что выполнение того, о чем вы его просите, в конечном итоге принесет им пользу и будет в их интересах.

Призыв к действию (четвертый абзац)

В моем последнем абзаце я вежливо прошу Дхармеша снова выступить в моей школе. Хотя я уже спрашивал его об этом ранее, важно, чтобы я закончил свое письмо четким следующим шагом. Это дает больше энергии и кристаллизирует желаемое действие в его голове.

Сильный призыв к действию — важный элемент убедительного делового письма. Потому что, если вы не скажете своему читателю, что делать дальше, вы, возможно, вообще никогда не писали свое письмо.

Как отформатировать и написать простое деловое письмо

Люди пишут деловые письма и электронные письма по разным причинам, например, для запроса информации, для проведения транзакций, для получения работы и т. Д. Эффективная деловая переписка должна быть ясной и краткой, уважительной по тону и правильно оформленной. Разбив деловое письмо на основные компоненты, вы сможете научиться эффективно общаться и улучшить свои писательские навыки.

Основы

Типичное деловое письмо состоит из трех разделов: введения, текста и заключения.

1. Введение: Введение указывает, к кому обращается писатель. Если вы пишете кому-то, кого не знаете или встречались совсем недавно, во введении может быть также краткая причина того, почему вы пишете. Обычно введение состоит из одного или двух предложений.
2. Тело: Тело письма — это место, где вы указываете свой бизнес.Этот раздел может состоять из нескольких предложений или нескольких абзацев. Все зависит от степени детализации, необходимой для описания рассматриваемого предмета.
3. Заключение: Заключение — это последний раздел, в котором вы будете призывать к дальнейшим действиям. Это может быть возможность поговорить лично, запросить дополнительную информацию или провести транзакцию. Как и введение, этот раздел должен состоять не более чем из одного-двух предложений и должен четко разъяснять, чего вы хотите от человека, читающего ваше письмо.

Введение

Тон вступления зависит от вашего отношения к получателю письма. Если вы обращаетесь к близкому другу или коллеге по бизнесу, использование их имени допустимо. Но если вы пишете кому-то, кого не знаете, лучше всего формально обратиться к нему в приветствии. Если вы не знаете имя человека, которому пишете, используйте его титул или общую форму обращения.

Несколько примеров:

• Уважаемый директор по персоналу
• Уважаемый господин или госпожа
• Уважаемый Dr., Г-н, г-жа, г-жа (Фамилия)
• Дорогой Фрэнк (используйте это, если человек является близким деловым контактом или другом)

Всегда предпочтительнее писать конкретному человеку. В целом, обращаясь к мужчинам, используйте г-н, а в приветствии — г-жа. Используйте звание доктора только для медицинских работников. Хотя вы всегда должны начинать деловое письмо со слова «Уважаемый», это вариант для деловых писем, которые носят менее формальный характер.

Если вы пишете кому-то, кого не знаете или встречались только мимоходом, вы можете последовать приветствию, указав контекст, почему вы связываетесь с этим человеком.

Несколько примеров:

• Со ссылкой на вашу рекламу в Times …
• Я слежу за нашим вчерашним телефонным звонком.
• Благодарю за письмо от 5 марта.

Тело

Большая часть делового письма содержится в теле. Здесь писатель излагает причину своей переписки. Например:

• Я пишу, чтобы узнать о должности, опубликованной в The Daily Mail.
• Обращаюсь к вам для подтверждения деталей отгрузки по заказу № 2346.
• Пишу, чтобы извиниться за трудности, с которыми вы столкнулись на прошлой неделе в нашем филиале.

После того, как вы указали общую причину написания делового письма, используйте его для дополнительной информации. Например, вы можете отправлять клиенту важные документы для подписи, извиняться перед клиентом за плохое обслуживание, запрашивать информацию у источника или по какой-либо другой причине. Какой бы ни была причина, не забывайте использовать вежливый и вежливый язык.

Например:

• Буду признателен встретиться с вами на следующей неделе.
• Может быть, у вас будет время на встречу на следующей неделе?
• Я с удовольствием проведу для вас экскурсию по нашему предприятию в следующем месяце.
• К сожалению, встречу придется отложить до 1 июня.
• В приложении вы найдете копию контракта. Пожалуйста, подпишите где указано.

После того, как вы указали свою компанию в тексте письма, принято включать несколько заключительных замечаний.Это ваша возможность укрепить отношения с получателем, и это должно быть просто приговором.

• Пожалуйста, свяжитесь с нами еще раз, если мы сможем помочь.
• Если у вас есть вопросы, звоните мне.
• Вы также можете использовать закрытие, чтобы запросить или предложить будущий контакт с читателем.
• Я с нетерпением жду вашего ответа.
• Пожалуйста, свяжитесь с моим ассистентом, чтобы назначить встречу.

Отделка

Последнее, что нужно всем деловым письмам, — это приветствие, в котором вы прощаетесь с читателем.Как и в случае с введением, то, как вы напишете приветствие, будет зависеть от вашего отношения к получателю.

Для клиентов, с которыми вы не называете имя, используйте:

• С уважением (если вы не знаете имя человека, которому пишете)
• С уважением (если вы знаете имя человека, которому пишете.

Если вы работаете по имени, используйте:

• С уважением, (если вы знакомые)
• С уважением или уважением (если человек — близкий друг или контакт)

Образец делового письма

Ken’s Cheese House
34 Chatley Avenue
Seattle, WA 98765

23 октября 2017 г.

Фред Флинтстон
Менеджер по продажам
Cheese Specialists Inc.
456 Rubble Road
Rockville, IL 78777

Уважаемый мистер Флинтстон,

В связи с нашим сегодняшним телефонным разговором, пишу, чтобы подтвердить ваш заказ на: 120 x Cheddar Deluxe Ref. № 856.

Заказ будет отправлен через UPS в течение трех дней и прибудет в ваш магазин примерно через 10 дней.

Пожалуйста, свяжитесь с нами еще раз, если мы сможем помочь.

С уважением,
Кеннет Беар
Директор Ken’s Cheese House

Как написать деловое письмо за 8 шагов

Каждый раз, когда вы общаетесь с другими от имени своей компании, вы должны быть уверены, что хорошо представляете свою компанию.Судя по вашим деловым письмам, какое впечатление вы производите на своих клиентов, поставщиков, жертвователей и других? Зная, как написать деловое письмо, вы сможете создавать профессиональные документы, которые произведут впечатление на ваших получателей и убедят их совершить то, что вам нужно. Для этого вы можете выполнить эти 8 простых шагов.

Фото fancycrave1

1. Формат

Начните с правильного форматирования документа. Используйте документ формата Letter (8,5 дюймов в ширину и 11 дюймов в высоту) с полями в один дюйм по всей ширине.Блочные абзацы являются предпочтительным форматом, который требует, чтобы вы дважды нажимали клавишу Enter между абзацами и воздерживались от отступа любого абзаца.

Также выберите удобный для чтения шрифт, например Arial или Times New Roman. Размер должен быть не меньше и не больше 12 пунктов, шрифт черный. Помните, что формат и шрифт должны повышать профессионализм делового письма и говорить о бренде вашей компании.

2. Адреса и дата

Если у вашей компании нет заранее разработанного фирменного бланка с адресом, вы должны начинать письмо с адреса компании.Напечатайте его в верхнем левом углу листа бумаги (или в правом углу, если это предпочитает ваша компания). Например:

Business, Inc.
123 Corporate Road
Anywhere, CA 94704

Затем через несколько пустых строк добавьте дату. Вы можете указать это в любом порядке: месяц-число-год (1 января 2018 г.) или дата-месяц-год (1 января 2018 г.).

Через несколько пустых строк добавьте контактную информацию получателя. Лучше всего адресовать письмо конкретному человеку, который будет отвечать вам.Если вы не знаете, кем может быть этот человек, пора провести небольшое исследование. Затем запишите адрес следующим образом:

Джейн Доу
Деловое письмо, связное (должность в компании)
Компания XYZ
321 Professional Way
Anywhere, NY 10001

3. Приветствие

Приветствие, которое вы включаете, во многом зависит от уровня формальности между вами и получателем. Насколько хорошо вы его знаете? Если у вас более непринужденные отношения с получателем, вы можете использовать его или ее имя.В этом случае вы можете сказать «Дорогая Ким» или «Дорогой Стив».

Если вы не очень хорошо знаете получателя, используйте титул и фамилию человека, например «Уважаемый доктор Бэбкок» или «Уважаемая миссис Сент-Джеймс». Однако, если вы не знаете, является ли получатель мужчиной или женщиной, вы можете использовать его полное имя. Например, вы можете сказать «Дорогой Ким Сент-Джеймс».

В крайнем случае, вы можете использовать «Для кого это может касаться». Но это приветствие безлично, поэтому это не лучший вариант для вашего делового письма.Если вы решите использовать его, не забудьте поставить двоеточие после фразы. В противном случае вы должны использовать запятую после приветствия.

4. Пункты тела

При создании основного абзаца (ов) помните, что получатель — занятой человек. Не стоит отнимать у них слишком много времени пустяками, причудливыми переходами или незнакомой лексикой. Вместо этого сделайте свое письмо кратким, ясным и профессиональным. Излагайте свои точки зрения так, чтобы их было легко понять, без необходимости связываться с вами для получения дополнительной информации.Кроме того, используйте личные местоимения, такие как I , we и you , чтобы поддерживать разговорный тон.

Кроме того, запомните цель вашего письма. Скорее всего, вы, вероятно, захотите так или иначе убедить получателя. Возможно, вы хотите, чтобы этот человек отправил деньги, исправил проблему, предпринял действия или изменил свое мнение по важному вопросу. Как бы то ни было, вам необходимо использовать подтверждающие детали, чтобы ваш аргумент был максимально эффективным.

Еще один способ усилить аргумент — использовать в письме активный, а не пассивный голос. Пассивным голосом подвергается предмет приговора. Однако для активного голоса субъект должен выполнять действие. Например:

• Пассивный: письмо написал Джонни.
• Активно: Джонни написал письмо.

Вы видите разницу между этими предложениями? Использование активного голоса укрепляет ваши идеи и улучшает качество письма.Поэтому, по возможности, стремитесь к активному голосу.

5. Дополнительные страницы

Большинство деловых писем должно занимать одну страницу. Если вам нужно использовать больше страниц, обязательно добавьте заголовок. В этом заголовке вы можете повторно указать имя получателя, дату и сокращенный адрес. Также важно указывать номера страниц, чтобы получатель мог держать страницы в правильном порядке.

6. Заключительный параграф

Когда вы закончите писать основные абзацы, подумайте о том, чтобы начать свой вывод с краткого изложения ваших основных моментов.По какой причине вы написали письмо? Обязательно резюмируйте это в своем заключении. Например, если вы хотите убедить компанию отдать вам свой бизнес, обязательно напомните им об этом в заключении. Кратко сформулируйте причины, по которым они должны предпочесть вашу компанию конкурентам.

Затем сообщите получателям, каким должен быть следующий шаг. Следует ли им связываться с вами для получения дополнительной информации? Вы хотите, чтобы они вам ответили? Вы надеетесь, что они отправят деньги? Обязательно четко укажите, чего вы хотите, чтобы получатель и его компания сделали.

Завершите письмо выражением благодарности за уделенное время. Помните, что вы обращаетесь к занятому человеку, поэтому дайте ему понять, насколько вы цените время, которое он потратил на то, чтобы прочитать (и, надеюсь, ответить) на ваше письмо. Вы можете просто сказать что-то вроде «Спасибо за ваше время и внимание к этому вопросу!»

7. Закрытие

Закройте письмо так же, как вы открыли письмо. Заключение, которое вы выберете, должно быть уважительным и отражать уровень знакомства, показанный в приветствии.Некоторые из вариантов закрытия включают:

• С уважением,
• С наилучшими пожеланиями
• Спасибо
• Все самое лучшее
• С уважением
• С уважением

Какой бы вариант вы ни выбрали, обязательно ставьте запятую после закрытия. Затем подпишите свое имя синими или черными чернилами. Если вы отправляете письмо по электронной почте, загрузите копию своей подписи, которую вы можете вставить в письмо после закрытия. Затем добавьте свою контактную информацию: адрес электронной почты, номер мобильного телефона и т. Д.

Если вы отправляете деловое письмо от имени своей компании, добавьте «pp» под своим именем. Это означает per procurationem , что на латыни означает «через посредничество». Добавляя это в свое письмо, получатель знает, что вы говорите от имени своей компании, а не только от себя.

Еще одна вещь, которую вы можете добавить в конец письма, — это CC, или точная копия. Это сообщает получателю, что он получает копию письма, отправленного другим людям.Затем вы можете перечислить других лиц, получивших письмо.

8. Дополнительный корпус

Наконец, прилагаете ли вы к письму какие-либо другие документы? Если вы хотите приложить контракт, счет, рекламу или другой документ, вам нужно написать «Приложение» или «Приложение» в конце вашего письма. Вы можете добавить это через несколько строк после вашей подписи. Кроме того, вы можете быстро отметить, что это за вложение или сколько страниц в нем есть.

Приложение должно быть последней частью вашего делового письма.Однако, если письмо и приложение (-а) получают несколько человек, вам следует поставить «Приложения» перед «CC».

Как написать деловое письмо: последние мысли

Деловое письмо должно соответствовать надлежащему формату и формальностям, чтобы получатели выглядели профессионально. Вы хотите, чтобы ваши письма производили отличное первое впечатление на клиентов, заказчиков, поставщиков, партнеров и других лиц, получающих от вас сообщения.

Что ваши письма говорят о вашей компании? Будет ли это производить правильное впечатление? Выполнив следующие действия по написанию делового письма и проверив свое письмо на наличие орфографических и грамматических ошибок, вы сможете создать письмо, которое будет отражать бренд вашей компании и произвести впечатление на получателей.

П.С. Станьте лучшим писателем. Узнайте больше здесь.

Что такое деловое письмо и как его написать?

Написать профессиональное, безупречное деловое письмо или деловую электронную почту станет легко, если вы знаете основы. Большинство деловых писем написано в простом формате, который легко адаптируется к потребностям любой компании, и деловая электронная почта имеет такой же простой формат. Читайте дальше, чтобы узнать больше о том, как сделать вашу деловую переписку лучше.

Как написать деловое письмо: основы

Деловое письмо всегда содержит несколько стандартных частей:

• Дата
• Информация об отправителе и получателе
• Приветствие
• Тело, состоящее из нескольких кратких абзацев
• Закрытие
• Подпись отправителя
• Введите имя, должность и контактную информацию отправителя
• Перечень вложений, при необходимости

Адрес компании:

Если у вашей компании есть фирменный бланк, вы можете использовать его вместо того, чтобы печатать информацию.В противном случае адрес вашей компании должен быть выровнен по правому или левому краю вверху страницы. Выпишите каждое слово в адресе вместо сокращений. Например:

ABC, Inc.
400 Leafy Lane
Лос-Анджелес, Калифорния

Дата:

Напишите дату, а не сокращайте ее только цифрами. Например, «1 марта 2015 г.» или «1 марта 2015 г.». Дата должна быть выровнена по левому краю и размещена на две или три строки над адресом получателя.

Имя и адрес получателя:

Добавьте имя получателя, его титул, если он известен, и его адрес. Запишите каждое слово в адресе получателя. Эту информацию следует оставить по ширине на несколько строк над приветствием. Например:

Г-н Джек Ричер
Менеджер по продажам
Craft Supply Provider, Inc.
602 Spinner’s Road
Лос-Анджелес, Калифорния

Обращение:

Выберите свое приветствие в зависимости от того, знаете ли вы человека, которому пишете, насколько хорошо вы его знаете, если да, и степень формальности ваших отношений.Приветствие — это больше, чем простое приветствие; это показатель уважения. В зависимости от ситуации можно использовать несколько вариантов:

• Кому это может быть интересно: Используйте это стандартное приветствие, только если вы не знаете, к кому конкретно обращаетесь.
• Уважаемый господин / госпожа: Это еще одно стандартное приветствие, которое следует использовать только в том случае, если вы не знаете, кто будет читать ваше письмо.
• Имя и фамилия получателя: Это широко распространенный метод включения приветствия в деловую переписку.Примеры включают: «Уважаемый доктор Джеймисон» или «Уважаемый профессор Уильямс». Приветствия «Дорогой мистер Смит», «Дорогая мисс Кеннеди» и «Дорогая миссис Роллинз» являются дополнительными примерами такого рода приветствия.
• Имя получателя: Используйте это, только если вы и получатель уже поддерживаете неформальные отношения. Пример: «Дорогая Мария».
• Полное имя получателя: Если у получателя нет титула и вы не уверены в его поле, вам следует приветствовать его, используя его полное имя.Например: «Дорогой Пэт Браун».

Всегда добавляйте запятую после приветствия, если вы не используете «Для кого это может касаться», и в этом случае уместно двоеточие.

Кузов:

Тело вашего делового письма должно содержать несколько кратких абзацев, ясно передающих ваше сообщение. Подберите правильный тон, избегая длинных, извилистых предложений и сразу переходя к сути. Если вы не знаете, с чего начать, подумайте о том, чтобы использовать «Я пишу вам по поводу…» в качестве вступительной фразы.

Ваш читатель получит лучшее впечатление, когда ваш смысл будет кристально ясен. Вы должны объяснить свою позицию, используя как можно меньше слов. В то же время не стесняйтесь разговаривать, если это уместно. Деловая переписка должна быть по возможности дружеской и полезной.

Четко изложите свои мысли в последнем абзаце и опишите свои ожидания или планируемый курс действий. Это подходящее место для упоминания о том, что получатель может связаться с вами с вопросами или проблемами.Обязательно поблагодарите получателя за внимание к письму или делу.

Закрытие:

Как и приветствие, завершение делового письма — это показатель уважения, который должен отражать формальность ваших отношений.

• Официальное закрытие: Закрытие, такое как «С уважением», «С уважением», «С уважением», «С уважением», «С уважением» и «Сердечно», подходят для всех видов деловой переписки.
• Неформальное закрытие: Менее формальное закрытие, такое как «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями», «Спасибо» и «Всего наилучшего», по-прежнему профессионально, но лучше всего подходит для писем людям с с которыми вы поддерживаете постоянные дружеские деловые отношения.

Используйте запятую после закрытия, независимо от того, что вы выберете. По левому краю выровняйте закрытие.

Подпись:

Оставьте около четырех строк текста пустыми, чтобы у вас было место для подписи. Используйте синие или черные чернила, чтобы получить чистый профессиональный вид.

Имя и контактная информация отправителя:

Введите свое имя, затем добавьте заголовок в следующую строку. Пропустите строку, затем введите свой номер телефона. В следующей строке введите свой адрес электронной почты. Например:

Терри Браун
Вице-президент ABC, Inc.

223-555-1212
[email protected]
Эту информацию следует оставить по ширине.

Корпуса (если есть):

Если вы планируете приложить что-либо к своему деловому письму, введите слово «Приложения» с двоеточием и сделайте пометку, в которой получателю сообщается, что еще искать в конверте. Например:

Корпуса (2): брошюра, флаер
Корпуса: две брошюры

Эта информация должна быть выровнена по левому краю и размещена на несколько строк ниже вашей контактной информации.

Как структурировать письмо и конверт

Если вы работаете в бизнесе, независимо от того, работаете ли вы на себя или работаете в большой компании, профессиональные навыки письма необходимы, если вы хотите добиться успеха. Плохое письмо является непрофессиональным как в личном, так и в деловом плане и может легко стать решающим фактором.

Хотя может показаться, что электронная почта полностью взяла верх, традиционное письмо по-прежнему является предпочтительным способом общения для многих предприятий.Это особенно верно, если корреспонденция содержит формальную или конфиденциальную информацию.

---

Лучшие советы по написанию делового письма:

• Держите содержание письма актуальным и по существу.
• Убедитесь, что письмо хорошо оформлено.
• Убедитесь, что ваше правописание и грамматика безупречны.
• Держите тон вежливым.
• Убедитесь, что письмо имеет хорошую структуру (то есть начальный, средний и завершающий абзацы).

Нужен курс?

Наш курс навыков делового письма повышает осведомленность о методах написания и редактирования, включая информацию об общих ошибках и стилистических вредных привычках, включая советы о том, как использовать язык в ваших интересах.Здесь вы также можете найти ряд онлайн-курсов по развитию деловых навыков.

---

Советы по структурированию делового письма:

1. Напишите адрес вашей компании в правом верхнем углу страницы, а имя и адрес получателя — в верхнем левом углу, через промежуток сразу под вашим адресом.
2. Напишите полную дату слева, прежде чем начать писать письмо.
3. Начните письмо со слов «Уважаемый…». Используйте имя получателя, если вы его знаете, или используйте Sir / Madam, если нет.
4. Первый абзац должен представить вашу цель написания письма. например «Обращаюсь к вам, чтобы сообщить вам, что…»
5. Второй и третий абзацы будут содержать более подробную и вспомогательную информацию.
   например «В ответ на это компания хотела бы…»
6. Последний абзац должен включать предложение к действию или описание того, что вы требуете от получателя письма.
   например «Пожалуйста, заполните прилагаемую форму и верните нам…»
7. Завершите свое письмо словами «С уважением», если вы начали с имени получателя, или «С уважением», если вы использовали слово «господин / госпожа».

Пример:

---

Сокращения, используемые при написании писем:

Вы можете использовать в письме следующие сокращения:

• Как можно скорее (неофициально) — как можно скорее.
• куб.см — точная копия. Когда письмо отправляется более чем одному человеку, это сокращение используется, чтобы сообщить первоначальному получателю.
• Прил. — прилагается. Используется, когда вы включаете в свое письмо другие документы.
• п.л. — по прокуратуре.Латинская фраза означает, что вы подписываете письмо от имени другого лица.
• PS — приписка. Используется, когда вы подписали письмо и хотите добавить что-то еще.
• PTO (неофициальный) — используется, если письмо продолжается на обратной стороне страницы, и вы хотите сообщить читателю.
• RSVP (неофициальный) — используется, чтобы сообщить людям, что вы хотите, чтобы они ответили.

---

Как адресовать конверт:

Конверт — это первое, что видит получатель при получении письма, поэтому он должен быть таким же профессиональным, как и само письмо.

• Используйте простые конверты или конверты с логотипом компании, чтобы письмо выглядело профессионально и выделялось.
• Напишите название своей компании и обратный адрес в левом верхнем углу конверта или на обратной стороне, если места недостаточно.
• Поместите штамп в верхнем правом углу конверта.
• Четко напишите имя и адрес получателя в середине конверта.
• Всегда указывайте почтовый индекс.
• Напишите название страны внизу адреса, если письмо отправляется за границу.

---

Что читать дальше:

.