Сотрудники удаленные: экономия средств или ворох проблем – Удаленные сотрудники – реальная экономия для вашей компании

Оформление удаленного сотрудника — особенности трудовых отношений с работающими дистанционно

Содержание статьи:

Все большей популярностью у работодателей становится прием на работу сотрудников, работающих дистанционно. Это удобная форма взаимоотношений в тех случаях, когда особенности трудовой деятельности позволяют работать на расстоянии.

Оформление удаленного сотрудника — основные положения

Дистанционные работники – новая категория персонала, которые выполняют свои трудовые обязательства вне стен офиса. Для работодателя в этом есть неоспоримые преимущества. Нет необходимости содержать большой офис, ведь оборудование рабочего места также является затратным. Намного удобнее взять на работу квалифицированного специалиста, который может работать у себя дома, выполняя условия трудового соглашения.

Прием на работу дистанционного сотрудника должен оформляться в соответствии с действующими правовыми нормами. Называются такие работники фрилансерами или удаленными работниками. Обычно на такую работу приглашают категорию сотрудников, чьи обязанности не связаны с тесным контактом с другими специалистами. Бухгалтера, юристы, дизайнеры, программисты и некоторые другие сотрудники.

Какой назначается штраф за неоформленного работника?

Оформление удаленного сотрудника нормируется Трудовым кодексом РФ. В недалеком прошлом в законодательство были внесены поправки, которые регулируют взаимоотношения трудового процесса на дистанционной основе. Работники имеют возможность официального оформления с выплатой заработной платы и отчислением положенных налогов, пенсионных отчислений (см. «Серая зарплата» – ответственность работодателя и работника).

Как оформить удаленного сотрудника простая пошаговая инструкция

С 2013 года поправки в Трудовой кодекс сделали возможным официальное оформление дистанционного работника. Форма взаимоотношений в данном случае между работодателем и сотрудником – трудовой договор о дистанционной работе. Все требования по данному вопросу можно найти в статье 49.1 ТК РФ.

Не все работодатели знают, как оформлять на работу удаленного сотрудника. Для заключения трудового соглашения имеются некоторые особенности, которые необходимо учитывать:

• Наличие электронной подписи для удостоверения электронных документов.
• Электронная переписка между сторонами трудового соглашения считается действительной только при наличии электронной подписи.
• Обе стороны трудового соглашения должны принимать электронные подписи.

Во избежание спорных моментов при заключении трудового договора и при его расторжении все документы лучше оформлять в печатном виде и отправлять по почте с уведомлением о доставке.

Электронный трудовой договор: что из себя представляет?

Закон содержит жесткие требования к регулированию заключения дистанционного договора. Чтобы в дальнейшем не возникали спорные вопросы, необходимо четко урегулировать все тонкости сотрудничества. Сегодня оформление удаленного сотрудника официально — требование времени.

Трудовой договор с удаленным сотрудником содержит ряд обязательных пунктов:

• Определение о том, что данная работа является дистанционной.
• Адрес, по которому трудится сотрудник.
• Продолжительность рабочего времени в течение недели.
• Четкое определение, в какой форме представляется отчет о проделанной работе.
• Социальные гарантии, которые получает удаленный сотрудник.
• При компенсации расходов на оплату интернета, мобильной связи, аренды рабочего места и другие расходы, которые оплачивает работодатель все должно отражаться в трудовом договоре.
• Должностные обязанности сотрудника.
• Ответственность сторон по данному соглашению.

Прием на работу удаленного сотрудника — выбор формы сотрудничества

На сегодняшний день для многих предпринимателей более выгодно оформить на работу дистанционного сотрудника. Норма законодательства дает возможность официального оформления удаленных сотрудников по двум разным договорам:

• Заключить трудовой договор в соответствии с ТК РФ.
• Заключить гражданско-правовой договор (на оказание услуг, договор подряда, договор выполнения работ).

Второй вид договора предпочтительнее при необходимости выполнить одноразовую краткосрочную работу. После завершения отношений составляется акт выполненных работ, по которому производится выплата вознаграждения.

Интересный факт! Последний знаковый пример расширения удаленной занятости — это перевод сотовым оператором «Билайн» значительной доли своих сотрудников на работу вне офиса. До конца этого года компания может перевести на удаленный режим от 50 до 70% сотрудников. В компании «Тинькофф» уже значительная часть работников трудится вне офиса.

Заключение Трудового договора по статье 49.1 Трудового законодательства имеет смысл при долгосрочном сотрудничестве. В этом случае работодателю необходимо выполнить следующее:

• Заключить трудовой договор (Договор найма работника образец).
• Ознакомить сотрудника с документацией для работы.
• Выдать все документы, которые понадобятся для выполнения обязанностей.

Договор считается вступившим в силу после подписания его обеими сторонами. Сотрудник должен иметь один экземпляр документа, это обязательно. По желанию в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу. Это можно сделать лично, либо направить трудовую книжку в организацию по почте.

Интересный факт! Ученые выяснили, что у тех, кто работает дома, риск развития стрессов и бытовых конфликтов выше, чем у «офисного планктона».

На лиц, работающих по договору о дистанционной работе, распространяются все условия и льготы как на другие категории сотрудников. Они имеют право на отпуск, компенсацию по больничному листу, декретный отпуск и т.д.

Увольнение удаленного сотрудника

Для увольнения сотрудника, независимо от формы работы, существуют общие правила. Законодательство защищает интересы работника, увольнение регламентируется статьей 81 ТК РФ. Основанием для расторжения трудовых отношений являются грубые нарушения дисциплины, невыполнение обязательств по договору, разглашение коммерческой или служебной тайны ставшей известной во время исполнения своих обязанностей и другое.

По желанию нанимателю причины для увольнения сотрудника отражены в закрытом списке п.5 ч.1 ст. 81.ТК:

• Прогулы без уважительных причин (вам будет интересно: Опоздание на работу: штраф или увольнение?).
• Наличие дисциплинарных взысканий.
• Выполнение работы, появление у работодателя в состоянии алкогольного опьянения, употребление наркотических или токсических средств.
• Предоставление ложной информации работодателю.
• Хищения денежных или иных ценных средств.
• Утрата доверия к сотруднику со стороны работодателя.

Материальные и дисциплинарные взыскания с недобросовестных работников

Вместе с тем Закон предусматривает ограничения для увольнения ряда категорий лиц. Нельзя уволить мать, имеющую несовершеннолетних детей, если нет других кормильцев. Сотрудника находящегося на больничном или на лечении можно уволить после выздоровления. Беременные женщины увольняются, только если юрлицо, принявшее сотрудника на работу перестает существовать.

Интересный факт! 42% сотрудников, которые постоянно работают дома или в нескольких местах, признались, что имеют проблемы со сном.

Для увольнения удаленного сотрудника поводом для увольнения является причина, указанная в трудовом соглашении при приеме на работу. Работодатель, прежде чем составлять трудовой договор о найме дистанционного сотрудника должен обоснованно продумать причины для увольнения (см. Приказ о прекращении трудового договора — форма №Т-8а).

Единственным ограничением может стать отсутствие сотрудника по болезни. Уволить его можно только после возвращения к рабочим обязанностям по выздоровлению.

О преимуществах применения удаленных команд сотрудников и правильном управлении персоналом, работающим дистанционно, читайте здесь!

Как контролировать удаленных сотрудников | Executive.ru

Нанимая любых сотрудников, в том числе удаленных, руководитель всегда хочет, чтобы они эффективно выполняли ту работу, на которую их наняли. Многие офисные работы – это система многогранных задач. И такие задачи могут быть не выполнены к сроку, если не контролировать сотрудников, ответственных за их выполнение.

С сотрудниками, сидящими в офисе, проще. Руководитель может нагрянуть к ним в комнату, поставить камеры слежения, завербовать «стукачей» или попросить сисадмина отследить действия сотрудников на компьютерах.

С теми, кто работает удаленно, сидя дома, сложнее. Дом – это все-таки личное пространство, в которое так просто не вторгнешься. Как же выстраивать процесс контроля над удаленными сотрудниками, чтобы результат удовлетворял и их, и вас?

Контролируйте исходя из конечного результата и контрольных точек

Контролировать своих сотрудников нужно исходя из ожидаемого результата. И обговаривать этот результат необходимо сразу, как только поручаешь сотруднику какую-то задачу.

Нужно убедиться, что руководитель и исполнитель одинаково понимают, какой результат нужно получить. Если сказать сотруднику только о том, как стоит выполнять задачу, результат может быть не таким, какой вы хотите.

Можно не контролировать, каким именно путем сотрудник идет к результату, потому что люди могут действовать по-разному. Вообще, есть две системы управления. Одна – когда предприниматель считает себя самым умным. Он считает, что то, как он представляет себе путь к результату, – это и есть правильный вариант.

На самом деле, даже если руководитель более компетентен в деле, которое поручает сотруднику, тот может сделать по-другому, и это тоже будет правильно. Если контролировать все действия, постоянно придется говорить, как что-либо делать.

Тогда сотрудник не будет самостоятельным и не захочет брать на себя ответственность. А нужно, чтобы он отвечал за своевременное достижение контрольных точек, в которых можно проверить, правильно ли человек идет к результату и успевает ли в срок.

Не надо рассказывать сотруднику каждое движение. Например, если вы поручили человеку расшифровать аудиозапись и сделать из нее читабельный текст, не надо говорить «Запусти прослушивание записи, прослушай одну фразу, останови воспроизведение, запиши услышанное, снова запусти воспроизведение…».

Кто-то может действовать по-другому. Допустим, конспектировать в реальном времени или стенографировать. Либо запустить воспроизведение на скорости 0,75 и тоже записывать, не останавливая прослушивание.

Способы разные, но человек в любом случае выполнит задачу.

Плюсы и минусы компьютерных программ для контроля удаленных сотрудников

У многих людей процесс контроля удаленных сотрудников ассоциируется с компьютерными программами. Некоторые из этих программ настолько суровы, что фиксируют, сколько времени человек провел за компьютером, какие программы и сайты открывал, на какие адреса отправлял сообщения, что скачивал или распечатывал.

Так можно понять не только насколько интенсивно работает сотрудник и как часто отвлекается от работы, но и не сливает ли он кому-то коммерческую тайну. Однако с такими программами человек чувствует себя рабом, прикованным цепью к гребной скамье на галере. И это отнюдь не мотивирует его на плодотворную работу.

Конечно, если у сотрудника почасовая оплата, то есть смысл с помощью программ контролировать, сколько часов он провел за работой. Но лучше все-таки найти возможность контролировать именно результаты этой работы, ну и еще своевременность завершения каждого этапа.

Если вы все-таки контролируете время, не забывайте учитывать рутинные действия. Например, поиск информации, открытие и закрытие программ и сайтов с последующим ожиданием загрузки, – все это тоже отбирает время.

А деловая переписка и созвоны между сотрудником и руководителем, клиентом или другим сотрудником, с которым человек совместно выполняет задачу, могут вообще занять целый рабочий день. А потом иногда ни руководитель, ни сам сотрудник не могут понять, на что ушло огромное количество времени.

Что стоит использовать в любой фирме, так это CRM-систему. Особенно если у вас есть хотя бы один удаленный сотрудник. Но даже общение между людьми, сидящими в офисе в соседних комнатах, эффективнее всего именно через такую систему.

В ней можно быстро совещаться по рабочим вопросам, не отвлекаясь на посторонние раздражители. Каждый сотрудник может оперативно отчитываться о проделанной работе, сообщать о проблемах, задавать вопросы сразу нескольким коллегам. И руководителю удобно координировать работу офисных и удаленных сотрудников.

KPI и другие показатели. Как оценить эффективность удаленного сотрудника

Показатели для оценки эффективности сотрудников могут быть самые разные. Например, для удаленного отдела продаж можно учитывать количество холодных звонков за день или неделю, количество продаж или сумму, заработанную фирмой на этих продажах.

И нельзя дать однозначный совет, что из этого лучше. Потому что у каждой компании своя ситуация. Двигайтесь интуитивно и проверяйте, какой вариант приведет к лучшим результатам.

При выборе KPI руководствуйтесь тем, что для вас наиболее важно, и что в большей степени зависит от самого сотрудника и в меньшей – от внешних обстоятельств. Например, число холодных звонков может снизиться из-за того, что некоторые разговоры будут длинными. Но именно эти разговоры с большей вероятностью приведут к продажам.

Иногда могут быть эффективны более сложные варианты KPI. Каждый сотрудник в течение месяца участвует в выполнении трех-пяти задач. Исходя из задач на месяц, ставятся более мелкие задачи на неделю. И каждой из этих задач присваивается вес, равный какому-то количеству процентов от зарплаты сотрудника.

В результате каждый видит, как именно он зарабатывает свои деньги и какие задачи более важные и приоритетные. А еще на уровне недельных задач как раз удобно контролировать и корректировать действия сотрудника, чтобы он не потратил много времени и усилий на неправильные действия.

Сейчас компании, которые хотят остаться на плаву, очень быстро развиваются. И, с одной стороны, стоит еще больше ускорить процесс корректировки работы сотрудников – в том числе удаленных, которых становится все больше.

С другой стороны, руководитель – не нянька и не надсмотрщик с плеткой. И не Яндекс или Гугл, чтобы давать ответы на все вопросы. Ищите баланс в контроле работы удаленных сотрудников. И пользуйтесь советами, которые прочли в этой статье.

Официальное трудоустройство удаленного работника в 2020

В последнее время все более распространенной формой занятости становится удаленная работа, при которой работодатель и наемный сотрудник поддерживают контакт на расстоянии друг от друга, а передача технических заданий, результатов работы, а зачастую, и оплаты производится с помощью платежей через интернет.

Впервые концепция удаленной занятости была применена в 1970-х годах в США. Появление интернета способствовало увеличению количества персонала, выполняющего работу на расстоянии.

Удаленный работник или фрилансер?

Сегодня многие ошибочно полагают, что удаленные сотрудники и фрилансеры — это одно и то же.

На самом деле, фрилансер де-факто является индивидуальным предпринимателем: он сам обеспечивает себя работой, взаимодействуя при этом с несколькими работодателями, сам производит оплату налогов и отчислений в пенсионный фонд.

Удаленный же сотрудник входит в штат конкретного предприятия или компании, а отношения его с работодателем регулируются трудовым договором. «Удаленщик» подчиняется конкретному руководителю и выполняет его распоряжения, получает оговоренный в трудовом договоре оклад. Работодатель также производит все необходимые фондовые отчисления из заработной платы. От других работников компании удаленный сотрудник отличается лишь тем, что территориально не находится в офисе.

Официальное оформление трудовых отношений имеет множество преимуществ. В первую очередь это полностью легальные доходы, социальная защищенность и гарантированное получение страховых выплат. Удаленный работник, основываясь на трудовой договор, может отстоять свои интересы в возникающих спорных ситуациях.

Официальное оформление удаленной работы

В начале 2013 года в Трудовом Кодексе РФ появилась дополнительная Глава 49.1 об особенностях регулирования труда удаленных сотрудников. В статьях данной главы подробно описан механизм трудоустройства работника на удаленном доступе.

Для официального оформления работника между ним и работодателем заключается трудовой договор, в котором прописаны права и обязанности обеих сторон. Этот же документ позволяет в официальном порядке решать все вопросы, возникающие в процессе трудовой деятельности. В законе также оговорено обязательное социальное и медицинское страхование сотрудников, выполняющих работу дистанционно.

Официальное оформление происходит следующим образом:

1. Соискатель предоставляет нанимающей стороне стандартный набор документов при трудоустройстве: паспорт, документы о полученном образования, данные об индивидуальном лицевом счете и т.д. (в электронном или «бумажном» виде).
2. Работодатель составляет трудовой договор и отправляет его соискателю для ознакомления.
3. После согласования всех прописанных в договоре прав и обязанностей происходит заключение договора, при этом может быть использована электронная подпись.

После подписания документов официальным местом работы сотрудника считается местонахождение нанимающей стороны. При необходимости работодатель обеспечивает работника необходимым оборудованием или программным обеспечением, техническими средствами защиты информации.

В законе не прописано обязательное заполнение трудовой книжки, поэтому этот момент оговаривается сторонами отдельно. Более подробно с положениями Трудового Кодекса, регулирующими дистанционное трудоустройство, можно ознакомиться в соответствующей главе.

Особенности заключении трудового договора

Официальная удаленная работа отличается от работы в офисе отсутствием «живого» контроля работодателя за деятельностью дистанционного сотрудника. Поэтому в договоре могут быть четко оговорены режимы работы и отдыха, описаны механизмы управления и контроля. Чем подробнее будут прописаны условия дистанционной работы, тем меньше будет возникать спорных ситуаций в процессе взаимодействия между сторонами.

Так, в договоре может быть четко указано рабочее время. Это необходимо для заполнения табеля рабочего времени и для того, чтобы работодатель мог без проблем связываться с работником в указанный промежуток времени. При этом график может совпадать с графиком работы компании или же отличаться от него, если сотрудник находится в другом часовом поясе.

Чтобы у работодателя не возникали подозрения о возможном срыве сроков или неправильном выполнении поставленной задачи, в договоре может быть оговорено периодическое предоставление отчета о проделанной работе.

В некоторых компаниях дистанционных сотрудников с целью вовлечения в рабочий процесс привлекают к проведению планерок и совещаний, как очно с прибытием «удаленщика» в офис, так и с применением средств видеосвязи. В договоре также может быть предусмотрено дополнительное дистанционное обучение.

В тех случаях, когда работодатель не предоставляет свою технику, программное обеспечение и другие технические средства для осуществления трудовой деятельности, в договоре могут быть прописаны размеры и порядок выплаты компенсации за амортизацию принадлежащего сотруднику оборудование.

Удаленный подбор персонала

Перед тем как начинать поиск дистанционного сотрудника, следует четко определиться с перечнем требований к соискателю и обозначить обязанности, которые будут на него возложены в случае приема на работу.

Далее на сайтах по трудоустройству размещают информацию о существующей вакансии или же выбирают из разместивших резюме кандидатов.

Следующим этапом отбора является собеседование с соискателями. Оно может проходить в несколько этапов: выполнение тестового задания, экспресс-тестирование по телефону или видеособеседование.

В процессе проведения отбора следует учитывать специфику дистанционного взаимодействия с сотрудником и отсутствие полного контроля деятельности. В связи с этим, кроме общих требований, рекомендуется обсудить с кандидатом наличие у него таких качеств как способность к самоорганизации и самодисциплине, целеустремленность, ответственность.

Можно ли построить успешную компанию с удалёнными сотрудниками. Читайте на Cossa.ru

Существует две точки зрения.

Первая: я строю успешную компанию с удалёнными сотрудниками и буду продолжать в том же духе. Офис не нужен.

Вторая: 9 из 10 фрилансеров сливают мои проекты сразу, а десятый — месяц ковыряет мозги и всё равно сливает. Вертел я вашу удалённую работу во все стороны, навертелся и буду по-прежнему нанимать в офис.

И то, и то — чистая правда.

Просто первые ещё не столкнулись с естественными ограничениями удалённой работы, а вторые не до конца осознали, кого именно и как нужно нанимать.

Удалённый сотрудник ≠ фрилансер

Главная ошибка — путать удалённых сотрудников с фрилансерами. Казалось бы, оба работают из дому или кафе, в офисе не появляются. Какая разница? Но она есть и очень большая.

Фрилансер — берёт много заказов от разных клиентов, работает по удобному ему графику. Оплату чаще всего получает попроектно. Работает как ИП или в чёрную. Налоги платит сам или не платит вовсе.

Со стороны клиента оплата труда фрилансера проходит официально по безналу или неофициально — на карту или электронными деньгами. Для работы с фрилансерами из Украины, Беларуси и прочего зарубежья открывают карты и счета для оплаты в «Яндекс.Деньгах», WebMoney, Payoneer, ePayments или других системах, которые позволяют оплачивать услуги без лишних бюрократических телодвижений.

Удалённый сотрудник ничем не отличается от сотрудника в офисе. Но при этом работает из удобного для себя места. Сотрудничает с одной компанией, должен быть на связи в рабочее время, получает фиксированную зарплату плюс премии. Оформлен по ТК РФ, налоги за него в бюджет перечисляет работодатель.

Деньги удалённый сотрудник получает на обычную зарплатную карту, как и любой штатный специалист в офисе.

Что это значит для работодателя

При хорошо налаженной системе постановки и контроля задач работа с удалённым сотрудником ничем принципиально не отличается от работы в офисе. Человек точно так же делает, что скажут, и получает за это зарплату. Делает хорошо — премия, плохо — увольнение.

«Удалённым сотрудникам платят меньше — это объективно. В результате чаще всего удалённые сотрудники берут несколько работ, даже если официально они говорят, что работают только на тебя. Страдает ли качество, если человек не думает только об одной работе, а думает о двух-трёх и все его дёргают? Конечно, страдает», — Алёна Владимирская, Pruffi, в дискуссии на «Эхе Москвы».

Сотрудничество с фрилансерами — тема изначально куда более болезненная и намного менее предсказуемая. Фрилансер может в любой момент отказаться от работы с вами, если подвернулось более выгодное предложение. Или отложить ваш проект до лучших времён — когда будет время за него взяться. Или просто забить на всё и пропасть с радаров.

Нанимать фрилансера на роль удалённого сотрудника — это почти всегда гарантированный провал.

Фриланс обычно предполагает довольно узкую специализацию, удалённый сотрудник — единица более универсальная. Фрилансер, который настраивает для вас контекстную рекламу или пишет тексты, скорее всего, откажется от задачи «собрать базу поставщиков продукта Х, пробить цены и условия». А вот удалёнщику это вполне можно поручить — и задача будет сделана.

Для фрилансера вы всего лишь один из клиентов — со всеми вытекающими, а для удалённого сотрудника — единственный работодатель. И это сильно влияет на ответственность и отношение к работе.

«Фриланс психологически тяжёл ещё и потому, что человек вынужден трудиться в домашних условиях. Когда ему 20–25 лет и он живёт с родителями, то он постоянно подвергается психологическому давлению в стиле „мой сын/дочь — оболтус, который проводит всё время в интернете“. Когда фрилансер женится, а потом обзаводится детьми, то он вынужден делить рабочее время с домашними: „моя очередь укачивать ребёнка“, „мне в садик забирать ребёнка“, „мне надо отвезти ребёнка в больницу“. Потом он перестаёт высыпаться, потом начинает работать по ночам, чтобы рассинхронить время пребывания с семьёй и работу. А потом начинает искать работу, где не надо будет сидеть постоянно дома. И хороший до этого исполнитель начинает работать всё хуже, всё дольше, пока окончательно не пропадает», — Дмитрий Шахов об управлении агентством с сотрудниками-фрилансерами (2012 год).

Что в итоге

Построить успешную компанию с удалёнными сотрудниками можно, с фрилансерами — практически нереально.

Каким компаниям подходит удалённая работа

В Basecamp удалённо работают все 32 сотрудника компании. А «Тинькофф Банк» организовал удалённую работу для 4000 сотрудников колл-центра.

Наладить эффективную работу с удалёнными сотрудниками можно в масштабах любой компании. Но критическое значение здесь имеет организация системы постановки и контроля выполнения задач, учёта рабочего времени и других бизнес-процессов.

Адепты удалённой работы часто ссылаются на книгу основателей 37Signals и Basecamp Джейсона Фрайда и Дэвида Хенссона «Remote. Офис не обязателен».

Но здесь нужно понимать: книга описывает частный случай организации удалённой работы в софтверной продуктовой компании. Если вы занимаетесь сервисом, промышленным производством или торговлей — ситуация будет совсем другой. Выводить принципы эффективной работы придётся своими силами и учиться на собственных ошибках.

Имеет ли значение размер компании

Ещё один значимый фактор — величина компании. Более 800 IT-специалистов «Тинькофф Банка» по-прежнему работают в офисе, и перспектива перевода их на удалёнку даже не обсуждается.

Для мелкого бизнеса наладить полностью удалённую работу проще из-за отсутствия бюрократии.

В средних и крупных компаниях это сделать намного сложнее. Особенно если речь идёт о сложных процессах. С ростом небольшой компании до более серьёзных масштабов эффективность удалённой работы снижается: даже в Basecamp со временем решили организовать коворкинг, куда могут приходить сотрудники, чтобы спокойно поработать и поделиться опытом.

«Вся стартап-культура — это реальная коммуникация, да, в очень специфических командах. Кажется, что они всё время клацают по клавиатуре и иногда заказывают себе пиццу. Нет, они всё время треплются. Когда я вожу гостей по нашему московскому офису, они обращают внимание на то, что у нас в изобилии переговорок, и они всегда заняты. Мне каждый раз приходится объяснять людям, далёким от IT-компаний, что это основа работы. При том что уж у нас средств связи и в офисах, и между офисами… Но если люди регулярно не общаются с соседями по комнате и с ребятами, которые сидят в другом корпусе, но так или иначе связаны с ними по работе, работа начинает идти плохо.

В представлении людей работа будущего — когда все сидят в Таиланде или на Гоа, когда полный фриланс. Кажется, что Apple, Google, Facebook задают моду. Но ни в одной из этих компаний нет фриланса, им запрещено нанимать фрилансеров. Работа по созданию продуктов будущего делается в огромных офисах», — Андрей Себрант, директор по маркетингу сервисов «Яндекса».

Что в итоге

Эффективно организовать удалённую работу потенциально может любая компания. Но для мелкого бизнеса это куда проще, чем для крупного.

Практика организации удалённой работы в компании

Алексей Волков Агентство Digital Tools

Все сотрудники в агентстве только удалённые. Изначально мы хотели удалёнщиков, потому что офиса не было и доходов, достаточных для аренды офиса, тоже не было. Сейчас это в первую очередь возможность нанимать людей из других регионов, а не только из Москвы. То есть более широкая география, не ограниченная одним городом. Во-вторых, несколько меньший бюджет на московских сотрудников.

Метод работает достаточно успешно. У нас налажена процедура ввода человека в курс дела, подготовки, приучения к нашим внутренним правилам, нормативам, технологиям.

Подходит человек или нет для удалённой работы — зависит от человека, а не от специальности. Единственные, кто у нас работал относительно плохо удалённо — это копирайтеры. Но на самом деле не вижу в этом большой проблемы, потому что даже авторы и дизайнеры в целом могут спокойно работать вне офиса.

Одна из хитростей, которую мы придумали: обучать новичков не силами одного сотрудника — руководителя или специалиста агентства, а отдавать разные блоки разным сотрудникам. Это удобно, и решается сразу много задач.

• 
  Новичок сразу видит, что в компании много сотрудников.

• 
  Специалист не занят весь день на обучении и успевает делать и другие задачи.

• 
  И главное: потом этот специалист ассоциируется у новичка с экспертом в той области, в которой он читает обучающий блок, и новичок может обращаться к нему за консультацией.

Наш человек или не наш — достаточно быстро становится ясно в течение проверочного срока. Мы примерно знаем, на какую производительность можно рассчитывать при работе над типовыми задачами. Если новичок очень сильно отличается в производительности, то можно быстро выяснить, почему он работает медленно: не обучен в достаточной степени, не хочет или не может работать так быстро, как нам нужно. Часто проблема кроется в том, что новые сотрудники полдня проводят в соцсетях или на развлекательных сайтах. Конечно, им тогда не удаётся выполнить тот объём работы, который мы ждём.

Всех сотрудников оформляем в штат официально. Так как мы нанимаем людей на полный день, то требуем начала работы вовремя. У людей стоит тайм-трекер, они привязывают свой рабочий день к конкретным задачам. Это позволяет делать поминутный биллинг для клиента. Или отслеживать, не делает ли кто-то из сотрудников типовую задачу значительно медленнее, чем его коллеги.

Работа организуется по инструкциям и чек-листам. Регламенты — наш конёк. Мы стараемся описать в регламентах, структурировать все, что только можно. При этом они скорее отвечают на вопрос «как это принято делать у нас».

Ещё есть обучение профессиональным знаниям. У нас есть «матрица знаний». Это файл в Google Sheets, где строчки — компетенции, которыми нужно обладать тем или иным сотрудникам. А столбцы — фамилии сотрудников. И на пересечении они самостоятельно ставят плюсики напротив тех знаний, которые получили.

Сейчас удалённо работает 23 сотрудника. В офисе только люди, ответственные за приём, отправку и обработку документов.

Проблемы и преимущества удалённой работы

Недостатки удалёнки завязаны на отсутствии живого общения между сотрудниками и проблемами, которые из-за этого возникают.

Потеря контроля

Вы контролируете результаты, но не процесс. Задача может быть выполнена идеально, но при этом сотрудник останется недовольным: ушло слишком много времени, понадобилось что-то изучать, просто не зашло.

При совместной работе в офисе это видно сразу. Удалённо — только если вводить систему оценки каждой задачи. Но точную информацию, довольны ли сотрудники задачами и работой, получить при этом всё равно сложно.

Отсутствие живого общения

Обмен опытом и идеями происходит именно в живом общении. И никакими досками, чатами и онлайн-кулерами-курилками его не заменить.

Надо смириться с тем, что большая часть прорывных идей останется за бортом, если вы строите работу только с удалёнными сотрудниками. Ситуацию можно исправить, если регулярно проводить корпоративы или как-то по-другому организовать совместное времяпрепровождение.

Лаги и задержки в коммуникациях

Простая ситуация в офисе: «Ты отправил клиенту акты?» — «Да». Диалог на пять секунд, который немного отвлёк одного сотрудника.

То же самое при удалённой работе может выглядеть так: «Ты отправил клиенту акты?» — *проходит 15 минут* — «Да». Простой диалог занял в несколько раз больше времени, отвлеклись оба сотрудника.

И это в удалёнке типичная проблема, которая может стать причиной настоящей катастрофы, когда что-то нужно срочно, а ответственный человек почему-то прямо сейчас не отвечает на ваши призывы.

Переход сотрудников во фриланс

Все сотрудники время от времени берут проекты со стороны. Но если время офисного работника на такую халтуру очень ограничено, то удалённый сотрудник может заниматься сторонними проектами в оплачиваемое вами рабочее время.

И можете быть уверены, если проект выгодный, он так и сделает. А если таких проектов будет несколько, с большой долей вероятности перейдёт на вольные хлеба с более высокой почасовой ставкой.

Потеря части потенциальных клиентов

Для многих клиентов старой закалки офис — своеобразная гарантия того, что компания хоть что-то из себя представляет. Не стартапами одними живёт мир. И есть огромное количество бизнесменов, для которых встреча в офисе подрядчика — обязательное условие для начала сотрудничества.

С некоторыми сотрудниками та же история. Компания без офиса = несерьёзная фирма. И это весомый сдерживающий фактор.

Тем временем преимущества удалённой работы связаны в основном с экономической стороной вопроса.

Удалённые сотрудники обходятся дешевле

Зарплаты в столицах и регионах иногда отличаются в разы. Если компания работает в Москве, найм сотрудников технической поддержки, к примеру, из Омска будет намного выгоднее. И это серьёзный стимул перевести часть позиций на удалённую работу и отдать их специалистам из регионов.

Снижаются затраты на офис

Меньше людей → меньше площадь → меньше оргтехники и мебели. Это существенная экономия. Можно отказаться от офиса в принципе и платить только за юридический адрес — тогда затраты снизятся почти до нуля.

Оптимизируются бизнес-процессы

Так как нельзя заглянуть через плечо и показать пальцем, как нужно делать, — приходится прорабатывать процессы и создавать регламенты. Это полезно как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.

Открываются новые возможности для найма талантливых сотрудников

Вы не ограничены по географическому признаку — можно нанимать талантов со всей страны и даже из других государств. На словах это звучит здорово. На практике заинтересовать нужных специалистов работать именно с вами сложно, а риск их ухода в свободное плавание в самый неподходящий момент достаточно велик.

Что в итоге

Работать с удалёнными сотрудниками дешевле, но проблемы с коммуникациями могут свести это преимущество на нет.

Если сотрудники — главная ценность вашей компании, рано или поздно придётся заняться налаживанием живого общения и личностных связей между ними. Это сложно и достаточно дорого, особенно для небольшой компании. Но необходимо.

Если удалённо работает технический персонал — или организовать непрерывный конвейер, как в банковских удалённых колл-центрах, или заниматься всё тем же тимбилдингом. Что в масштабах большой компании ещё более затратно и сложно для организации.

Так можно ли построить успешную компанию, работая только с удалёнными сотрудниками?

Безусловно. И на первых этапах развития компании это куда выгоднее и логичнее, чем сходу арендовать огромный open space с прицелом на будущие прибыли. Но рано или поздно настанет момент, когда офис всё равно понадобится. А по мере развития компании удалённая работа из всеобщей организующей системы станет лишь частью ежедневной рутины со своими успехами и факапами.

Читайте также:

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на [email protected]. А наши требования к ним — вот тут.

5 китов в работе с удалёнными сотрудниками | Альянс Свободных Предпринимателей

Сегодня все больше компаний нанимают удаленных сотрудников. Причин этому может быть много — желание вести свободный бизнес, экономия ресурсов (место в офисе, оборудование, оформление документов).

Но многие бизнесмены не понимают, как организовать работу с удаленными сотрудниками, поэтому отказываются от этой идеи. Они видят проблему в постановке и реализации задач, в контроле и постоянной мотивации сотрудников.

Поэтому в этой статье мы рассмотрим вопрос, как работать с командой удаленных сотрудников, и развеем некоторые распространенные мифы об удаленной работе.

Принципы работы с удалённым сотрудником

Прежде чем нанимать на работу удаленных сотрудников, вы должны четко для себя понимать, кого вы хотите видеть в своей команде: нелояльных к вашей компании профессионалов или лояльных новичков, которые делают первые шаги в удаленной работе.

Мы рекомендуем вам выбирать первую категорию, потому что именно они будут работать эффективно, они уже умеют организовывать свой график, не срывать сроки и знают всю специфику удаленной работы. А уже этих профессионалов делать лояльными сотрудниками с помощью выстроенной системы мотивации и поощрений.

И кто вам сказал, что удаленные сотрудники — это не надежно? Ищите надежных людей, и, прежде чем принимать на работу и давать доступы к вашим инструментам, проводите собеседования, выявляйте личностные качества людей, их профессиональный опыт.

Но не путем выяснения историй из их биографий, спрашивайте у менеджера по продажам, какая конверсия его звонков клиентам и какова была конверсия по этому продукту у лучшего менеджера компании, в которой он трудился.

В удаленной работе совсем не важно, сколько дипломов и знакомых есть у человека, какие регалии он заслужил в своей жизни, здесь важно то, что он может дать именно вашему проекту. Поэтому проводите собеседования.

1. Инструменты. Когда вы принимаете человека на работу, ему требуется время на адаптацию и, конечно, ему нужны инструменты, с помощью которых он будет работать. О технологиях мы поговорим ниже.

Но такие инструменты, как выстроенная система работы и контроля должны у вас быть. Или хотя бы понимание, как должна работать ваша компания и с помощью каких технологий ваш сотрудник будет решать ту или иную задачу.

Вам нужно понимать, сколько раз в неделю вы будете проводить встречу с вашим сотрудником, будут ли у вас ежедневные планерки или вам достаточно уделить всего 1 час времени в неделю вашим ключевым менеджерам, которые в свою очередь проводят регулярные созвоны с остальными членами команды.

Когда только что пришедший в компанию человек получает инструменты (а это доступы к сервисам, к сайтам, к конструкторам, к закрытым материалам, базе знаний и т.д.), то сразу же включается в работу.

Поэтому на этот случай у вас должны быть инструкции для каждого отдела и каждой должности. Чтобы удаленный сотрудник, изучив инструкцию, мог понимать, где он может найти нужный инструмент для выполнения поставленной задачи, не отвлекая при этом руководителя.

2. Постановка задач. На самом деле в удаленной работе все очень просто: вы даете сотруднику знания и инструменты, ставите задачу и контролируете ее выполнение. И вот здесь может возникнуть неувязочка: вы, вроде, поставили задачу, в итоге получили кучу проблем и потеряли много времени, прежде чем сотрудник ее выполнил.

Если вы поставили задачу не точно, не четко и не корректно, то толковый сотрудник будет задавать вам вопросы, много вопросов…. Либо сделает работу, но вы получите совсем не то, что хотели. Поэтому, будучи руководителем, вам следует научиться ставить задачи четко и, в случае необходимости, показать свое видение, ожидание от результата.

Со временем сотрудник привыкнет к вашему стилю и будет понимать, что от него требуется, без лишних слов, но на начальном этапе не экспериментируйте и четко ставьте задачу, иначе вы рискуете потерять толковых сотрудников, потому что вас будет не устраивать результат, а переделывать все заново только потому что вы нечетко ставите задачи, вашим сотрудникам может быстро надоесть, и они предпочтут расстаться с вами.

3. Мотивация. Работа с удалёнными сотрудниками — это совсем не то, что работа в офисе. Ваш менеджер должен уметь организовать свой рабочий день, избавиться от отвлекающих его факторов, быть на связи в рабочие часы и уметь отчитываться о проделанной работе.

Поэтому, чтобы человек хорошо трудился, ему нужна постоянная мотивация. Мотивация может быть не только денежной. Поскольку все люди — социальные существа, то всем нам нужно общение, внимание и признание. Иногда 1 час переговоров с сотрудником способны зарядить его новыми идеями и мотивацией на целый месяц.

Когда ваша работа четко слажена и организована, вы можете думать, что нет смысла тратить время на еженедельные созвоны, работа ведется, результат есть. Но вы не знаете, что в этот момент ваш сотрудник может потерять интерес к вашему общему делу и выполняет работу автоматически, потому что он не видит поддержки, ему нужно общение с вами, ему требуется поделиться новыми идеями. Не упускайте этот момент, ведь вы все работает в одной связке, в одной команде.

Так же важна материальная мотивация — бонусы, поощрения за выполненную работу, за выполненный сверх нормы объем и т.д. Все люди работают за деньги, не забывайте об этом.

4. Человеческий фактор. В офисе вы всегда можете увидеть, что у человека что-то произошло (проблемы с женой/мужем, с родителями, детьми, с жильем), а вот в удаленной работе все это не заметно, а потом происходит сбой в рабочем процессе, срывается дедлайн, кнопка «купить» оказывается не прикручена к сайту.

Поэтому здесь важен индивидуальный подход к каждому сотруднику. К тому же, каждый человек в своей деятельности переживает разные этапы: он приходит в вашу компанию зеленым новичком и становится буквально незаменимым сотрудником. Важно отслеживать эти состояния и вовремя распределять обязанности ваших коллег.

5. Контроль удаленных сотрудников. Удаленный контроль за сотрудниками можно осуществлять с помощью системы отчетности, когда каждый сотрудник в компании регулярно ведет ежедневную, еженедельную и ежемесячную отчетность о своей работе.

Некоторым работодателям хочется знать, сколько часов сотрудник потратил на выполнение задачи, а кому-то важен только результат.

Именно регулярная система отчетности позволит найти погрешность в случае сбоя в работе. В любой момент руководитель может заглянуть в отчет каждого сотрудника и увидеть, что тот или иной человек выполнил за день.

Как наладить работу удалённых сотрудников. Технологии

1. CRM-система. Чтобы работа велась четко, задачи ставились регулярно и отслеживалось выполнение поставленных задач, необходимо работать в CRM-системе. Выбрать можно из наиболее популярных — Bitrix24, AmoCRM, Trello, Megaplan.

CRM-система позволяет руководителю видеть все процессы, которые происходят в его компании, видеть, кто что делает, а также сотрудникам помогает взаимодействовать друг с другом, ставить задачи и отслеживать их выполнение. Ведение работы в CRM-системе позволяет увидеть, как работает компания и где происходит сбой.

2. Evernote — блокнот для создания заметок. Может служить инструментом для сдачи отчетов сотрудниками. Ведь блокнот работает как онлайн, так и имеет десктопную версию. То есть, в любом месте можно зайти в блокнот и продолжить свою работу, а также с помощью сервиса можно обмениваться ссылками и голосовыми заметками, графикой и текстами.

3. GoogleDocs. Контролировать и мотивировать удаленных работников можно с помощью простых и удобных документов GoogleDocs. Если для вас важно в реальном времени видеть, что делает сотрудник, то ставьте ему задачу прописывать в документе все выполненные шаги и когда вы зайдете в ваш общий документ, то увидите уже выполненные задачи.

4. Skype — незаменимый инструмент для коллективных созвонов, для проведения планерок.

5. Telegram — сервис, который приходит на смену Skype. Это мессенджер, позволяющий наладить быструю и безопасную связь для обсуждения важных рабочих вопросов. Новинка Telegram — это возможность совершения голосовых звонков.

Таким образом, отвечая на вопрос «Как сделать эффективной работу удаленных сотрудников?», используйте инструменты и сервисы, позволяющие быстро ставить и контролировать выполнение всех задач.

О том как создать постоянный поток клиентов в бизнес с помощью социальных сетей и силы интернета мы рассказываем на открытой онлайн-встрече.

Регистрируйтесь здесь, чтобы получить дорожную карту развития вашего проекта, которая четко покажет, как прийти к результату.
_____________________________________________________________________________
Получите пошаговую инструкцию приема сотрудников на работу!

Статья оказалась полезной для вас? Если хотите больше информации об организации работы с удаленными сотрудниками, ставьте Лайк!

Инструкция для руководителя: как управлять удаленными сотрудниками :: РБК Pro

Популярность удаленной работы растет, и многие руководители хотят внедрить этот формат у себя в компаниях. Но боятся, что не смогут контролировать рабочие процессы. Можно начать с малого — прочитать эти советы

Совет № 1. Переходите к удаленной работе постепенно

Управление удаленной командой требует совершенного другого уровня доверия к своим сотрудникам. Если вы привыкли, что коллеги постоянно находятся в офисе, то для вас, скорее всего, станет большим стрессом, если перестанете их там видеть.

Отнеситесь с любовью к себе и подчиненным и перестраивайте процесс работы постепенно. Например, выберите один день на неделе, когда сотрудники могут по желанию работать из дома.

Эксперимент Стэнфордского университета показал, что продуктивность сотрудников, которым предоставили возможность работать откуда угодно, выросла на 17%. Тем не менее по окончании эксперимента половина из них предпочли вернуться в офис. Скорее всего, вы только выиграете, если разрешите сотрудникам иногда работать удаленно, — и располóжите к себе, и без рисков для проекта проверите, насколько они дисциплинированны.

Главное — сразу предупредить подчиненных, что дни недели для работы вне офиса не накапливаются, иначе однажды к вам может подойти сотрудник и попросить месяц поработать из дома в счет того, что ранее он такой возможностью не пользовался.

Совет № 2. Обеспечьте подчиненных всем необходимым

Этот пункт кажется очевидным, но недооценивать его нельзя. Если у ваших удаленных сотрудников возникают сложности с доступом к нужным ресурсам, на конференц-колах они слышат только помехи или постоянно получают приглашения на встречи ночью, значит ваша идея провалилась.

Прежде всего подберите решения для связи и командной работы, а потом разработайте четкие инструкции по их использованию. Главными требованиями к решениям должны быть надежность, доступность, простота в использовании и бесплатность для сотрудников, а также совместимость с другими продуктами.

Значительная часть времени руководителя уходит на обсуждение рабочих вопросов. Чтобы эффективно организовать этот процесс, лучше всего использовать одну платформу или мессенджер. В таком случае вам не нужно переключаться из одного рабочего окна на компьютере в другое, что позволит существенно сэкономить время и нервы.

Мы работаем в единой коммуникационной системе на базе собственных решений, что заодно помогает их тестировать. Новым сотрудникам обычно направляем «письмо новичка» с кратким описанием всех основных ресурсов и инструментов, которые могут понадобиться, инструкцией по пользованию и ссылкой на внутренний сайт, где указаны все сотрудники и их зоны ответственности.

Чтобы проверить, насколько хорошо сотрудники адаптировались к своей новой среде, нужно запрашивать у них обратную связь. К примеру, «Авито» ежеквартально проводит такие опросы: полученные данные позволяют сделать условия работы более комфортными.

Совет № 3. Продумайте стратегию общения

Согласно исследованию, которое мы провели в 2017 году, 66% респондентов переживают из-за того, что при работе вне офиса их не воспринимают как ответственных сотрудников. Ваша задача как руководителя убедить их в обратном.

1. Познакомьте сотрудников друг с другом

Познакомьте сотрудников друг с другом и постарайтесь наладить общение. Если они будут решать текущие вопросы, вы освободитесь от рутины и сможете посвящать больше времени решению стратегических задач.

2. Отправьте сотрудникам письмо-приветствие

Помогать сотрудникам влиться в коллектив нужно с самого первого дня. Отправьте всей команде письмо-приветствие с фотографией нового участника команды, способами связи, страничками в соцсетях, кратким описанием его зоны ответственности, увлечений и т.п. Это поможет ему быстрее найти единомышленников.

3. Поздравляйте сотрудников с важными датами и хвалите

Сами выступайте инициатором общения, поздравляйте сотрудников с важными датами, публично хвалите за успехи. У онлайн-школы английского языка SkyEng есть канал Inspiration, где коллеги могут узнать об успехах друг друга. Благодаря этому удаленные разработчики видят, что их личный небольшой участок ответственности — часть большого проекта, другими словами, что они важная часть большого механизма.

В компании ServiceGuru (мобильный сервис для управления персоналом) новым сотрудникам отправляют футболку, наклейку на компьютер или чашку с символикой компании, чтобы те чувствовали себя частью команды.

4. Пропишите правила коммуникации

• Пропишите правила коммуникации, например, на все письма нужно отвечать в течение 24 часов, кроме выходных.
• Выберите единую платформу для общения, создайте два чата — для рабочих вопросов и для флуда.
• Продумайте, сколько отчетов сотрудники должны сдавать, постарайтесь, чтобы это составление не становилось их основной задачей (возможно, хватит просто письма).

Будьте готовы сами строго придерживаться этих правил: если вы не ответили на письмо сотрудника, может сложиться впечатление, что его работа не важна. Я взял за правило отвечать на письма, даже если пока нечего сказать: просто пишу, что видел письмо и отвечу при первой возможности.

Организуем работу сотрудников удаленно / RingCloud corporate blog / Habr

Виртуальная АТС RingCloud продолжает публиковать кейсы о том, как телефония может помочь в организации бизнес-процессов для разных сфер деятельности.

Ранее мы рассказывали о том, как телефония может помочь владельцам Интернет магазинов.
Теперь я владелец интернет-магазина (Часть 1)
Теперь я владелец интернет-магазина (Часть 2)
Теперь я владелец интернет-магазина (Часть 3)

И о том, как с помощью телефонии «превратить» фрилансера в серьезную компанию
Учим фрилансеров врать

Сегодня, мы хотели бы поговорить о том, как телефония может помочь в работе удаленных сотрудников в компании

В то время, когда интернет достиг большого развития, а документооборот совершается в электронном виде, у людей появилась возможность не ходить на работу. Именно «не ходить в офис», ведь работать придется все равно. Удаленный сотрудник — это удобно, экономически выгодно и доступно, об этом уже много писали. Ведь, по сути, начальнику все равно, где находится его подчиненный: на пляже, в парке, на диване, — главное, чтобы объем задач был выполнен полностью и качественно. При этом можно существенно сократить расходы в зарплатном листе, что в кризис, согласитесь, приятно. Вам, как работодателю не нужно решать, куда такого сотрудника посадить, а сотруднику не нужно думать, как бы ему не опоздать на работу.

Вроде бы все хорошо, но как работодателю организовать работу такого сотрудника? Вот тут и возникают основные трудности, бороться с которыми работодатели порой не умеют, в связи с чем и переводят персонал в офис. Мы постараемся ответить, как организовать деятельность удаленщика и сделать так, что бы этому сотруднику было удобно и комфортно работать. Говорить мы будем о том, что нам близко, а именно о телефонии.

Для начала давайте разберемся, какие бывают удаленные сотрудники.

Удаленных работников можно разделить на две категории по временному признаку. Например, болеющий работник, который временно работает из дома, а после выздоровления возвращается в офис. И сотрудник, который работает дистанционно на постоянной основе, независимо от его перемещений и болезней.

Для начала рассмотрим самый простой случай, когда сотрудник работает на удаленке временно. Представьте, что у вас в тех поддержке числится всего один человек. И вот, наступает тот самый день, когда этот сотрудник по тем или иным причинам не смог выйти на работу. Вы, конечно, можете просто не принимать звонки, которые приходят на номер тех поддержки. Но мы не советовали бы применять такой подход. Не успеете оглянуться, как увидите сверкающие пятки ваших клиентов. Проблема на самом деле тут невелика. Вам достаточно просто включить переадресацию на мобильный сотрудника технической поддержки.

Как происходит обработка входящего звонка в таком случае?

Звонок будет поступать на стационарный телефон сотрудника, и в случае, если трубку никто не снял, он будет переведен на мобильный, который вы указали. Почему не стоит отправлять звонок сразу на мобильный, без предварительного прозвона рабочего телефона?

Во-первых, зачастую в офисе есть сотрудники, которые могут перехватить звонок, что бы проконсультировать клиента по его вопросу. В нашем примере это могут быть разработчики.

Давайте рассмотрим этот же пример, но уже со стороны сотрудника тех поддержки. Причины работы удаленно могут быть разные: одно дело, когда вы лежите с температурой под сорок, другое дело, когда вы взяли отгул, что бы остаться дома с ребенком, который заболел. Именно поэтому мы даем возможность сотруднику, который принимает звонок сделать выбор: принять звонок или не принять. Мы понимаем, что бывают ситуации, когда лучше не ответить клиенту, чем ответить. Подумайте сами, какое качество консультации сможет оказать ваш сотрудник, если он едет в метро или лежит с температурой под сорок дома? Но ведь неотвеченный звонок, означает, что проблема клиента не решена, а значит, клиент не доволен или же вовсе ушел? Это не совсем так. Если вы не принимаете вызов, то далее звонящему предлагают оставить сообщение, которое будет отправлено на почту.

Теперь давайте рассмотрим случай, когда сотрудник работает удаленно постоянно, на примере той же техподдержки. Всегда ли сотрудник в саппорте должен сидеть в офисе и принимать звонки? Нет, не всегда. Можете, конечно, организовать работу, так как мы предложили выше, но поверьте: от вас либо сотрудник сбежит, либо клиенты начнут жаловаться на качество связи и консультации.

Что же делать? На самом деле, все достаточно просто, существуют два варианта решения:

1) Вы покупаете сотруднику полноценный IP телефон

2) Вы приобретаете бюджетную гарнитуру и устанавливаете софтфон на компьютер сотрудника

Итак, давайте рассмотрим все преимущества такого подхода. Первое, что вы получаете, это полноценная интеграция вашего сотрудника в существующую телефонную сеть. Ни один из ваших клиентов не догадается, что сотрудник сидит не в офисе, а у себя дома, или лежит в гамаке на даче, ну или где-то еще, тут мы вас фантазией не ограничиваем. Схема настройки при этом будет выглядеть следующим образом:

Второе — звонок будет обрабатываться согласно всем правилам обработки, которые вы создадите.

В нашем случае звонок будет сначала поступать к сотруднику на удаленке, в случае же, если он не сможет ответить, так как в этот момент разговаривает, звонок будет отправлен в офис – другому сотруднику.

Третье — все звонки очень просто контролировать, так как есть запись звонка, которую всегда можно прослушать и оценить качество консультации.

В-четвертых, вы имеете полную статистику, сколько говорил ваш сотрудник и с кем. Таким образом, вы сможете оценить, насколько сильно загружен ваш сотрудник.

Теперь давайте посмотрим на организацию работы такого сотрудника. Как мы уже говорили, сотрудник полностью интегрирован в вашу телефонную сеть. У его телефона есть короткий номер, на который любой коллега может перевести звонок или позвонить напрямую. Если у него возникают вопросы по консультации или любые другие сложности, то он легко может перевести звонок на короткий номер своего более опытного коллеги.

Итак, подведем итог.

Как контролировать работу удаленного сотрудника?

1) Всю статистику о пропущенных и не отвеченных звонках вы можете найти в статистике

2) Записи звонков вы можете прослушать, что бы оценить, насколько вас устраивает качество консультации такого сотрудника

3) Если вам нужно донести до такого сотрудника суть какого-то задания, не обязательно писать письмо на почту или пытаться объяснить какие-то сложные вещи в скайпе, достаточно просто набрать короткий номер

4) Телефонию можно интегрировать в вашу CRM систему, и все записи будут автоматически подгружаться в нее

Расскажите нам в комментариях, есть ли у вас удаленные сотрудники и как вы организуете их работу?

p.s Знаем, что нас читает множество кинолюбителей. Стартовая картинка, для вас;)