Статьи тайм менеджмент: Тайм менеджмент — статьи об управлении временем. – Вы точно человек?

Методы и системы управления временем



Сейчас попробуем дать практические советы, инструменты и навыки, для того чтобы вы смогли улучшить управление вашим временем. Тайм-менеджмент начинается с решения измениться. Управление временем, основным должно быть то, как вы фокусируетесь на действии. Вы можете обучать других, а можете улучшить свое собственное управление временем посредством более эффективного планирования; приоритетов; делегировании; контроля среды; понимания самого себя, вы должны определить, что вы будете менять в ваших привычках, отношениях к тем или иным процессам.

Люди, которые говорят, что у них нет времени, они попросту не планируют, или не в состоянии защитить запланированное время. Если вы планируете, что делать и когда, а затем придерживаетесь этого, то у вас будет достаточно времени для выполнения всего намеченного.

Техники управления временем, инструменты и методы по управлению вашим временем.

Сейчас рассмотрим основное правило, которое поможет изменить управление вашим временем, оно вам поможет измениться больше, чем какое-то ни было другое. Если вы являетесь рабом системы вашей электронной почты, и особенно, если ваш компьютер настроен, чтобы уведомлять вас сразу после получения любой входящей электронной почты, то я настоятельно рекомендую вам сделать это простое изменение — это позволит значительно улучшить свой контроль над вашим временем. Выключите всплывающее окно или шум, который уведомляет вас, что у вас вам пришло сообщение. Для многих людей это является самым большим препятствием для успешного управления временем. Установите новую привычку проверять свою электронную почту в определенное время в тот же день, когда это имеет смысл для вас и бизнеса, чтобы сделать это — скажем, во-первых, когда вы садитесь за стол или начинаете работу, второй раз перед обедом. Вы должны решить, когда вы будете просматривать вашу электронную почту. Если ваша организация имеет политику, которая настаивает на том, чтоб вы постоянно прерывались для того, чтобы просмотреть входящие сообщения электронной почты, данная проблема является тормозом эффективности производительности труда на предприятиях в современном мире.

Будьте готовы внести радикальные изменения. Будьте изобретательны, чтобы найти и ввести различные способы ведения дел. Ваши собственные привычки будут кидать вам вызов, но именно это позволит вам диктовать самому себе, как грамотно распределять время, и уже никто не сможет вам диктовать, как правильно вы должны его использовать. Принцип Парето является простым способом для отправной точки оценки, куда вам в данный момент необходимо направить свое время, и для определения того, где ваше время может быть лучше использовано.

Вам необходимо думать о том, как вы в настоящее время проводите свое время. Если вы не знаете, то вам необходимо вести журнал времени в течение дня или двух. Запишите все, что вы делаете в течение этого времени, а потом посмотрите и проанализируйте, куда именно вы попусту потратили драгоценные минуты. Вы будете поражены тем, сколько времени вы были бы в рабочем состоянии, сколько дел вы смогли бы совершить, если бы не тратили это время на постоянные перерывы и на пустые разговоры.

Просмотрите свои действия с точки зрения ваших краткосрочных и долгосрочных целей, и соответствующим образом расставьте приоритеты вашей деятельности. В частности, планируйте время на подготовку и творческое мышление в своем дневнике, потому что вы нуждаетесь в этом. Если вы не планируете, вы никогда не будете делать это.

Используйте дневник, и планировщик для определения, когда и что вам необходимо делать, периодически просматривайте его, и попытайтесь придерживаться его.

Если вы подвержены различным требованиям и просьбам от других в вашей организации, и должны перестраивать свои ожидания относительно вашей доступности и их претензиям на ваше время, вы должны создать еженедельный график, показывающий ваши запланированные мероприятия и временные интервалы для всего, что вы делаете. Это жизненно важный инструмент, помогающий вам объяснить и обосновать другим, почему вы должны уделять первостепенное внимание себе.

Управление временем, пример расписания задач и деятельности.

Используйте простой еженедельный планировщик для управления и защиты ваших запланированных мероприятий. Вы будете управлять своим временем, управляя деятельностью — это означает, что вы защищаете временных интервалов, которые вы планируете для ваших задач. Тайм-менеджмент в основном зависит от деятельности по планированию на временных интервалы, а затем защита вашей деятельности, будь то от других людей или своих собственных отвлекающих факторов.

Другие советы по управлению временем.

Когда вы сталкиваетесь с множеством задач, которые стоят перед вами, то вам необходимо составить список того, что вам нужно сделать, более того, вам необходимы временные конкретный срок к которому вы должны сделать все намеченное. После этого вы должны выполнять все задачи определенно по пунктам только один раз. Не при каких обстоятельствах начинать работу несколько раз.

Будьте абсолютно уверены в том, что вы отвели достаточно времени для выполнения той иной. Когда вы наглядно увидите, сколько и на что вы его тратите, вы заметите сколько драгоценного времени тратится впустую. Возьмите это под контроль. Если у вас есть еженедельный график вашей деятельности вы будете иметь возможность контролировать время, отведенное для ваших задач.

Вам необходимо обустроить вашу среду, макеты, ИТ-оборудования и т. д., и для повышения эффективности вашей деятельности. Держите ваше рабочее место в порядке, а именно: документы, храните их в папках, не устраивайте хаос.

Научитесь говорить «нет», вежливо и конструктивно. Будьте осторожны в принятии важных решений. Если вам трудно сказать «Нет», вы можете объяснить это с помощью бизнес-причины, чтобы оправдать свою позицию, например: «Я понимаю, что это актуально для вас, но у меня есть другие приоритеты, мне нужно думать прежде всего о процветании моего бизнеса — я предпочел бы согласовать реалистичный срок с вами, чем тот, за который мне будет сложно нести ответственность». И показать людям свой график, который обосновывает и доказывает, как именно вы расставили приоритеты.

Время подготовки кадров по управлению.

Особенно хорошие меры по совершенствованию управления временем может быть достигнуто с небольшими группами — содержащих коллег из одной рабочей группы. Малые размеры групп и коротких сессий, до двух часов каждый, позволяют достигнуть хорошего эффекта именно практической направленности, которая ориентирована на конкретные результаты. За две недели сеансы позволяют последующей определить последующих действий и выявить какие-то изменения.

Это займет некоторое время, для того чтобы изменить управление временем — на постоянной последующей деятельности это будет критически. Делегаты помогают групповой дискуссии по вопросам управления временем, причины и личные трудности в осуществлении изменений и контроля, что также позволяет тренеру определить практические улучшения.

Тренинг по управлению временем работает, когда люди могут исследовать и разрабатывать решения для своих практических вопросов — выявлять проблемы, разрабатывать различные решения, соглашаются на перемены, а также организовывают поддержку (внутри команды, а также и от менеджеров).

Еженедельный график вашей деятельности — образец инструмента управления временем.

Вам необходимо правильно распределять ваше время, в этом хорошим помощником выступает еженедельный график, который помогает планировать время, для того чтобы постоянно уметь контролировать ситуацию, а главное для того, чтобы все запланированные дела были завершены в срок.

Вы будете знать, сколько времени те потратить для непредвиденных ситуаций, поэтому планируйте временные интервалы, чтобы приспособить их. Планирование временных интервалов, для того чтобы проверить электронную почту и почту, но не затягивайте с этим делом надолго. План и график — необходимые вещи в планировании, именно благодаря им вы сможете убить двух зайцев. Подумайте о том, как лучше всего использовать обеденное время — и ни в коем случае вы не должны продолжать работать, возьмите перерыв, а потом поработайте как следует. После того как вы создали свой первый еженедельный график активности, вам будет легко в дальнейшем, поскольку многие пункты будут повторяться. Вы также заметите, что ежемесячны тоже. Чем выше ваша роль, тем больше вам необходимо нужно планировать.

Литература:

1. Максимальная концентрация. Люси Джо Палладино.
2. Легкий способ перестать откладывать дела на потом. Нейл Фьоре.
3. Результативный тайм-менеджмент. Б.Трейси.
4. Тайм-драйв. Как успеть жить и работать. Г.Архангельский.


5. Жесткий тайм-менеджмент: возьми свою жизнь под контроль. Д.Кеннеди.

Основные термины (генерируются автоматически): ваше время, время, управление временем, ваша деятельность, еженедельный график, ваша организация, интервал, управление.

Статья Тайм-менеджмент: управление временем

Тайм-менеджмент становится все более и более популярным инструментом организации своего личного, рабочего и корпоративного времени. Он включается в себя ряд техник и инструментов, позволяющих заставить неосязаемый ресурс времени работать на себя и достигать вполне конкретных результатов. Грамотная настройка ТМ-системы значительно упрощает рабочий процесс и делает его эффективнее, к тому же высвобождается значительный ресурс времени, который раньше тратился неорганизованно, а следовательно неэффективно.

 Необходимость освоить основы тайм-менеджмента очевидна для всех людей, работающих с большими объемами информации и взаимодействующих с большим количеством людей. Безусловно, к такой категории людей относятся бухгалтеры, через которых идет постоянный поток информации и которые не могут позволить себе ошибиться в море бумаг и цифр. Следует сразу сказать, что тайм-менеджмент имеет мало общего с определением «искусство все успевать», «делать больше дел за наименьшее количество времени». Наши ежедневные дела, как правило, бесконечны, и то, что мы не успеваем сделать сегодня, переносится на завтра. Поэтому тайм-менджмент учит прежде всего тратить время на главное, на приоритетное, учит эффективно организовывать свое время в соответствии с вашими целями.

Планируем рабочий день.

По статистике примерно 95% людей живут в режиме одного дня, не задумываясь о том, к чему и куда ведет их деятельность. Повседневная «текучка» поглощает настолько, что думать о перспективе совсем нет сил, желания и времени. Поэтому просто необходимо организовать свой рабочий день и процесс таким образом, чтобы работа оставляла силы на отдых, личные интересы и другие вещи. В тайм-менеджменте есть ряд проверенных техник, которые позволяют сделать это без особых усилий и которые дают ощутимый результат при минимальных вложениях.

Первое, с чего нужно начать, это разбить все ежедневные задачи на категории. Таких категорий существует три: «жесткие» задачи, «гибкие» и «бюджетируемые». «Жесткие» задачи имеют конкретную, жесткую, привязку ко времени. К таким типам задач могут относиться встречи, совещания, корпоративные сессии, разного рода занятия, обеды и так далее. В планировщиках обычно рядом с таким типом задач мы ставим время. Например, 10.30 – совещание у начальника, 13.00 – обед, 14.40 – звонок клиенту (он попросил позвонить в это время), 19.20 – футбол по второй программе.

«Гибкие» же задачи не имеют такой жесткой привязки ко времени, их можно выполнить в любое удобное для вас время. Но это совершенно не значит, что они не имеют срока исполнения или что они не важны. Такого рода задачи практически всегда имеют срок исполнения и ту или иную степень важности. Например, начальник дал вам указание предоставить отчет за прошедшую неделю к обеду во вторник. Задача не имеет жесткой временной привязки в том плане, что выполнять вы ее можете и в понедельник утром, и в понедельник вечером, и ночью, и хоть во вторник за завтраком. Большинство наших повседневных задач относятся именно к этой категории, поэтому особенно важно уметь работать с ними, организовывать в удобную систему и расставлять приоритеты.

Последний тип задач – «бюджетируемые» задачи – является разновидностью «гибких». Основное отличие в том, что эти задачи требуют значительного временного ресурса. Например, такие «гибкие» дела, как «передать документы Марине», «позвонить в компанию Гига», «купить продуктов для фруктового салата», не требуют значительных временных затрат. А вот для того, чтобы написать тот же отчет для начальника или подготовить презентацию, вам, вероятно, понадобится больше времени. Мы рекомендуем относить задачу к категории «бюджетируемые» в том случае, если она занимает от часа и больше.

Итак, когда все наши задачи мы отнесли к той или иной категории, нужно организовать их в удобную и понятную систему. Для этого мы берем страницу нашего ежедневника (в том случае, если вы пользуетесь бумажным планировщиком) и делим ее пополам. Слева вдоль линейки со временем мы пишем «жесткие» задачи, а так же в пробелы между ними – «бюджетируемые». Конечно, время для «бюджетируемых» задач будет несколько относительным, так как планы могут меняться и могут случаться неожиданные обстоятельства, но «жесткие» задачи, как правило, не меняются и образуют собой скелет дня. А справа мы выписываем «гибкие» задачи в порядке приоритетности и выполняем их в промежутках между «жесткими» задачами. Таким образом, получается примерно следующая картина:

Для большего удобства в этой схеме можно использовать цвета, например, для важного – красный, для менее важного – желтый, а для того, что пока терпит – зеленый. Так же следует отличать с помощью цвета «жесткие» и «бюджетируемые» задачи. В таком случае, эта схема будет выглядеть уже следующим образом:

Лучшее решение для работы с такой схемой это каждый вечер или утро (вечер все же предпочтительней) составлять такой план на завтрашний день. С утра, когда вы просыпаетесь и радостно спешите на работу, одного взгляда в ваш планировщик будет достаточно для того, чтобы понять картину сегодняшнего дня и оценить фронт работ.

Говоря о планировании дня, нельзя не упомянуть «контекстное» планирование. Дело в том, что существует ряд задач, выполнение которых возможно только при наличии тех или иных контекстов. Например, буду проезжать мимо шиномонтажа – поменять резину, придет шеф – задать вот эти три вопроса, позвонит клиент – уточнить такой-то момент  (конечно, у каждого человека могут быть свои контексты). Но вот уже какой день вы не видите шефа, клиент вам не звонит, а шиномонтаж не попадается по дороге, и снова и снова приходится переписывать задачи изо дня в день.

Для планирования подобных задач есть простое решение. Создайте у себя в ежедневнике несколько страниц с типичными для вас контекстами. Каждому контексту – один лист. И при возникновении нужных вам обстоятельств, просто загляните туда и решите вопрос. Вам наверняка приходилось видеть и слышать что-то подобное: человек встречает начальника и говорит что-то вроде: о, Иван Иванович, добрый день! Что-то я хотел спросить у вас… Это… Хм, что-то из головы вылетело.

При использовании контекстного планирования у вас подобной проблемы не возникнет.

Выделяем приоритеты.

Теперь, когда у нас на руках готовый план дня и множество «гибких» задач, необходимо выделить среди них главное. Существует классическая схема деление задач на важные/ неважные и срочные/ несрочные. Важное дело может быть срочным, а может и подождать. Срочное же дело может быть важным, а может быть и пустяковым. Так как большинство людей живет, как уже упоминалось выше, в режиме сегодняшнего дня, то им людям свойственно браться, прежде всего, за то, что требует скорейшего выполнения. Если приходится выбирать между двумя делами, то выбирается наиболее срочное, а не наиболее важное. Особенно это актуально в таком режиме рабочего дня, где в течение дня постоянно поступают распоряжения сверху, или клиент срочно просит что-то сделать. Люди не знают, за что взяться в первую очередь. А в первую очередь нужно делать главное!

Есть два простых принципа, которые помогают в режиме большого количества задач выделить главное и не броситься на «свежее» поручение. Первое, принцип «ПВО» — подожди выполнять – отменят. Часто «срочные» задачи не настолько срочные, как их представляет начальство или клиент, и они вполне могут подождать. Здесь уже нет точно рецепта, как определить, может дело подождать или нет, это нужно понять по ситуации.

Второй принцип более радикальный, но он хорошо охлаждает голову от горящих дел: если можешь что-то не делать (без ущерба работе, прибыли, клиенту) – не делай.

В целом же вопрос приоритетов достаточное личное дело. Нужно для себя определить ряд критериев, на основе которых вы будете определять важность задачи. Например, распоряжение от шефа, всегда попадает в список важных, офисные дела – в список неприоритетных и т.д. На основе этих критериев вы легко построите свою схему важных/ неважных и срочных/ несрочных дел.

С чего начать рабочий день.

Безусловно, первое, с чего следует начать рабочий день – это просмотр его плана. План дня условно можно сравнить с картой путешествия из пункта А в пункт Б. Если нет у вас нет карты местности, то идти придется, скорее всего, наугад. Тот кто не знает, куда идет, наиболее вероятно, придет не туда, поэтому ваш план дня поможет прийти именно к желаемому результату. Нет ничего страшного в том, что в расписании дня могут произойти некоторые изменения – примерная карта местности все же лучше, чем ее отсутствие.

Дальше, после того, как вам стало не по себе при просмотре списка задач на день и от объема работы, необходимо настроиться на рабочий лад. Для этого есть такая психологическая техника, как «якорь». «Якорь» — это что-то что притягивает, настраивает и держит вас в нужном состоянии. Например, одним из типичных «якорей» может быть уборка на столе. Когда на столе завал, кучи документов, книг и стикеров поверх этого всего, то рабочий настрой значительно снижается. «Якорем» может послужить чашечка кофе, классическая музыка и так далее – это очень персональные предпочтения: кого-то кофе настраивает на работу, а кого-то на отдых. Выясните для себя, что заставляет вас настроится на рабочий лад и дальше следуйте списку ваших дел на сегодня, начиная с главного.

Учимся ничего не забывать.

Важно помнить, что одно взгляда в планировщик в начале дня недостаточно, чтобы удержать весь объем информации в голове, поэтому заглядывать в план на день необходимо несколько раз на дню, а в недельный план необходимо заглядывать раз в день, чтобы из недельных дел что-то могло перенестись в план дня. Если ваш планировщик у вас перед глазами, то вы ничего не забудете. И помните следующее: любая мысль или идея должна иметь физическое выражение – она должна быть записана на бумаге, в компьютере или, на худой конец, на запястье.

Если вы пользуетесь электронным планировщиком, например Outlook, то в нем всегда можно установить «напоминалку», которая сообщит о себе в назначенное вами время.

Главный же принцип, который не позволит вам ничего забывать – все записывать и, желательно, в удобную для вас систему (например, «жестко-гибкий» алгоритм планирования). Помните, что «самая острая память тупее самого тупого карандаша».

Как избежать авралов.

Существуют такие типы людей, для которых аврал является хорошим мобилизационным фактором, но таких меньшинство. Безусловно, горящие сроки и жизнь в диком ритме выматывают и порождают нестабильность в работе. Для того, чтобы избегать таких ситуаций нужно уметь грамотно и реалистично планировать. В некоторых компаниях для каждой задачи назначается как дедлайн, так и редлайн. Дедлайн – крайний срок сдачи продукта, документов. Как правило, здесь речь идет уже сдаче работы клиенту. Редлайн – срок, к которому работа должна быть сдана внутри компании, чтобы ее можно было оценить и поправить в случае необходимости. Между этими двумя сроками оставляется некий промежуток времени, в зависимости от конкретной задачи. Такой способ планирования всегда оставляет резерв времени в случае непредвиденных ситуаций и потому любое дело имеет меньше шансов попасть под категорию «горящего».

Используя все вышеперечисленные техники, настроив свою удобную для вас ТМ-систему, вы скоро увидите, что ваше время теперь тратится на главное, на не на второстепенное, что сроки «горят» все меньше, а потому появляется чувство уверенности и стабильности. Успевайте все!

Набор основных методов менеджера в управлении временем



Осуществляя базовые управленческие функции, менеджер опирается на достаточно конкретные ресурсы: работников, бюджет, материалы. В его распоряжении имеется еще один уникальнейший ресурс — время. Менеджер живет и функционирует в трех временных измерениях: настоящем, прошедшем и будущем. Есть возможность подчеркнуть семь главных постулатов контроля во времени:

1. Осознанность и организованность индивидуальных задач, их гармоничная согласованность с задачами компании

Вы можете это осуществить лично либо же воспользоваться поддержкой начальника или коллег. Главное, чтобы у вас была полная точность относительно того, что от вас ожидают в деловом плане и в какие временные рамки. К несчастью, не редко сотрудники трудятся над реализацией несущественных целей изо дня в день исключительно потому, что не сумели поставить корректную задачу и не согласовали ее с собственным начальством. Одним из худших случаев непродуманного использования рабочего времени можно считать отлично выполненная работа, которая никому не нужна.

2. Постоянное планирование своего времени, письменная фиксация целей и подзадач, сроков, ресурсов и др.

Эффективное планирование — способность выделять приоритеты, резервировать время, подразделять дела на гибкие и жесткие, принимать во внимание собственные биоритмы и т. п. [1,с 119] Искусство использовать иных работников как временной ресурс, целенаправленное развитие умений делегирования.

Делегирование состоит в передаче некоторых полномочий с более высокого уровня менеджмента на более низкий при сохранении за высшим уровнем менеджмента возможности контроля за использованием данных полномочий. Использование принципа делегирования является немаловажным приемом для более действенного использования рабочего времени. Однако при внедрении данного принципа в повседневной деятельности менеджера необходимо принимать во внимание условия удачного делегирования полномочий.

– Рефлексия, самоанализ, творчество, обучение, тренировка регулярный поиск возможностей сделать собственную работу лучше и быстрее, регулярное улучшение умений, навыков.

– Энергетический самоменеджмент — наилучшее отношение работы и отдыха, способность правильно отдыхать, применение приемов самомотивации. [2,с 34]

– Твердая воля, самоконтроль, разработка схем внешнего управления, умение преодолевать.

Кроме того, существует большое количество приемов, которые помогут менеджеру рационально использовать свое время. Далее я приведу, на мой взгляд, наиболее необходимые для менеджера.

3. Принцип корзины

Крайне отрицательное явление, когда рутина отнимает время у менеджера. Каждый день необходимо пересматривать свои задачи и отказываться от всех, которые не важны. Нужно отказаться от решения мелких дел, которые полностью занимают ваше время. Вместо этого лучше занять выполнение более важных дел. Все дела и задачи, которые не несут какой-то важной информации, либо они не важны, сразу же берите корзину и выкидывайте их!

4. Практическое планирование

Имея в своем распоряжении единый принцип оптимального применения собственного рабочего времени вы будете иметь возможность организовать практическую реализацию данного делового комплекса. Лучшей иллюстрацией данного принципа может быть практика президента Соединенных штатов америки Дуайта Эйзенхауэра, который рассматривал все дела на базе 2-х признаков: значимости и быстроты. Цели вида А, как быстрые и значимые, необходимо решать незамедлительно. Цели вида Б, как значимые, но далеко не слишком быстрые, требуют изучения и установления сроков осуществления, в отсутствии которых они в какой-то миг рискуют перевоплотиться в цели типа А, а вы будете к данному не подготовлены. Цели вида В рационально делегировать сотрудникам либо же экспертам, т. к. данные цели могут быть реализованы оперативно, впрочем они не очень необходимы. В итоге, касательно целей вида Г необходимо набраться мужества и сказать самому себе: «Данные цели не заслуживают моих сил, а также времени. О них необходимо просто-напросто забыть». [2, с. 93]

Ловушка, в которой оказывается многие управленцы, складывается из того, что они занимаются главным образом целями типа Г и В и не справляются с целями категории А и Б. Не редко данное случается в связи с тем, что цели категории Г и В осуществить легче и их показатели оказываются мгновенно налицо, что психологически укрепляет сотрудника в доказательстве личной производительности. В ходе взаимодействия большинства менеджеров и управленцев сформировался характерный «банк» методик и уловок, помогающих сформировать собственное рабочее время.

5. Принцип «от бочки к бочке»

Известный аналитик Б. Трейси во время своих выступлений приводит хороший пример, который показывает, что тайм менеджмент в работе менеджера приносит положительные результаты. Б. Трейси говорил, что однажды, ему пришлось пересечь плато Танезруфт, которое находится в Сахаре. В пустыне в этом месте полностью отсутствует какая-либо пища и вода, т. е. там совершенно невозможно было находиться, не говоря уже о жизни. Огромное количество людей. В попытках пересечь данную местность погибали. Чаще всего это происходило из- за того, что ветра, которые гуляют по пустыне, заносили песком дорогу. И путники терялись в бескрайних просторах. Однако, какие-то люди, придумали одно средство, которое помогало находить ориентиры на дороге. На протяжении всей дороги, они расставили огромные бочки с нефтью, на расстоянии 5 км друг от друга.

Из-за того, что рельеф данной местности совершенно плоский, бочки было видно с любой точки данного плато. Именно поэтому, люди могли спокойно переходить пустыню, не опасаясь за свою жизнь. В связи с чем данный принцип был назван «одна нефтяная бочка за один раз». Взяв в пример данный принцип, менеджеры могут выполнять сложное задание не за один раз, а за несколько. Надо только разделить какую-то задачу на подзадачи и стремиться их выполнить качественно. [3, с. 671]

Данный принцип помогает сократить время, т. к. при постановке больших задач, порой не знаешь за что взяться и получается, что берешься за все сразу и через какое-то время, задача либо не решено полностью, т. к пошел не по тому пути, либо решена не эффективно, поэтому приходится начинать все сначала.

В заключение хотелось бы отметить. ТМ для российских управленцев — это не новая философия, а чуть иной взгляд на привычную задачу планирования. К огромному сожалению, большинство менеджеров не в состоянии рационально использовать свое время. Они стараются все сделать сами, хотя, для сокращения времени выполнения задачи, лучше было бы делегировать какие-то подзадачи. Большинство компаний, к которым приходит осознание того, что их сотрудники тратят время на бессмысленные занятия, посылают их на курсы тайм менеджмента. Однако, даже после этого не все сотрудники применяют получение знания на практике. Время — капитал, но не совсем деньги. Его надо учитывать. Однако, это не мешает менеджерам изобретать эффективные приемы экономии времени, которые они применяют на практике и успешно справляются с поставленными задачами. На мой взгляд, приемы тайм менеджмента необходимо использовать в современной жизни. Т. к. времени все меньше и меньше, а дел все больше и больше, поэтому необходимо знать и применять приемы по «сохранению» времени.

Литература:

1. Добротворский И.Л. Менеджмент. Эффективные технологии. Учебное пособие. М. : Приор, 2002. — 462с.
2. Кови Стивен. Семь навыков эффективных менеджеров. Самоорганизация, лидерство, раскрытие потенциала; Альпина Паблишер, 2012. — 123c.
3. Кови Стивен .Восьмой навык. От эффективности к величию. Краткая версия; Альпина Паблишер, 2012. — 805c.

Основные термины (генерируются автоматически): время, сотрудник, собственное рабочее время, рабочее время, принцип, мой взгляд, менеджер, задача, дело, тайм менеджмента.

Тайм-менеджмент простыми словами | Executive.ru

После одного из семинаров по тайм-менеджменту ко мне подошел участник и сказал: «Я думал, что тайм-менеджмент это про то, как не опаздывать на работу». Я был шокирован и ответил какой-то банальностью вроде: «И это тоже тайм-менеджмент». Наверняка, каждый человека вкладывает в этот термин свое понимание. Для кого-то тайм-менеджмент – это планирование дня, для кого-то – планирование жизни, для кого-то – организация рабочего пространства, а для некоторых – здоровый образ жизни. И каждый прав.

Однажды мой коллега, который о тайм-менеджменте слышал только от меня и то достаточно обрывочно, сделал вывод: «Я понял что такое тайм-менеджмент. Это сбалансированная организация работы и отдыха». И он тоже прав.

Но что же все-таки такое тайм-менеджмент? И почему у всех понимание тайм-менеджмента свое? Разберемся по порядку. Я считаю, что непонятный термин и разросшаяся методическая структура, которая за ним стоит, отпугивают много людей. Поэтому всячески пытаюсь сделать его более понятным.

Тайм-менеджмент в четыре шага

Тайм-менеджмент – это управление временем, то есть наиболее эффективное распределение времени. Вспомните ваше самое важное последнее достижение? Может быть вы построили дом, или завершили крупный проект, или научились готовить новое блюдо, или исполнили мечту детства? Вспомните то, чего вы добились самостоятельно, и то, как вы действовали. Наверняка вы распределяли свое время максимально эффективно. У вас был план, вы были сконцентрированы и ни на что не отвлекались. Это и есть тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент это способ достижения того, чего мы хотим наиболее эффективно. Вы уже хорошо знакомы с тайм-менеджментом, но используете его бессознательно. Вы работаете за компьютером, вечереет. Вы анализируете проблему: темно. Вы ставите цель: включить свет. Составляете план: встать, нажать выключатель, убедиться, что приемлемый уровень освещенности достигнут. Встаете и включаете. Снова анализируете. Цель достигнута? Да. Анализируете, где вы находитесь и ставите новую цель: включить чайник (поскольку уже встали). Составляете план и так далее.

Как видите, тайм-менеджмент состоит всего из четырех простых шагов:

1. Оценка ситуации. Нужно понять, где находитесь и в чем собственно проблема.
2. Постановка конкретных целей. Нужно понять, чего вы действительно хотите.
3. Составление плана. Нужно разбить цель на части и выстроить цепочку действий: понять, как достичь то, чего хотите.
4. Выполнение. Пройтись по цепочке от начала и до конца.

Наш мозг для удовлетворения потребностей организма делает это автоматически. Дискомфорт – анализ проблемы. Проблема выяснена: голод. Цель: нужно поесть. План: залезть в холодильник, достать колбасу, взять нож, отрезать кусок, съесть. И действие: открыли холодильник, достали колбасу, взяли нож и так далее. Затем новый цикл. Анализ: мы сыты. Но возникла новая проблема: что-то застряло в зубах. Цель: извлечь. План: найти зубочистку. Первые три шага пролетают за мгновение.

Представьте ситуацию: вы находитесь на берегу реки, и вам нужно попасть на другой берег. Что вы будете делать? Ждать пока наступит зима? Маловероятно. Вероятнее – анализ, цель, план, действие. По сути тайм-менеджмент это устранение разрыва между есть и хочу, или есть и надо с наименьшими затратами времени.

Есть поломка автомобиля, хочу, чтобы все работало – еду в автосервис. Есть десять проектов, надо, чтобы все были выполнены – восемь поручаю, два выполняю сам. В обоих случаях нужно проанализировать ситуацию, поставить цель, составить план и, выполнив его, устранить разрыв. Устранение разрывов обычно состоит из нескольких шагов. И когда вы используете эту простую схему, то первые два шага вы уже сделали: представили конечную цель и составили план ее достижения, то есть мысленно уже преодолели разрыв, осталось сделать это физически.

Как только дочитаете статью, потренируйтесь. Вспомните небольшую проблему, проанализируйте ситуацию: что есть и что нужно. Представьте, что проблемы не существует – поставьте цель и составьте план. Представьте, как вы выполняете каждый шаг. Затем выполните план по пунктам, чтобы достичь цели. Когда достигнете, отпразднуйте достижение цели, снова проанализируйте ситуацию и поставьте более крупную цель.

На пути к цели вас может ждать три проблемы:

• Не можете начать или сделать очередной шаг. Разбейте шаг на более мелкие, добавьте вознаграждение за шаг, устройте игру (выполнение задачи в виде игры), устройте мозговой штурм, чтобы понять, как сделать этот шаг.
• Заблудились. Снова проведите анализ и составьте новый план.
• Столкнулись с непредвиденными трудностями. Поставьте цель обойти трудности по тому же алгоритму (анализ, цель, план, действие).

Единицы становятся чемпионами с первой попытки. Никто не достигает каждой своей цели, поэтому, если что-то не получилось, не стоит отчаиваться нужно снова анализировать ситуацию, ставить цели и достигать их.

Браслет Pandora

Что такое тайм-менеджмент мы выяснили. Теперь нужно выяснить, почему он для всех разный. Вы вероятно слышали о браслетах ювелирной фирмы Pandora. Это цепочка со сменными бусинами. Предлагаю аналогию. Тайм-менеджмент – это браслет Pandora, на котором изначально четыре бусины: умение анализировать ситуацию, умение ставить цели, умение планировать и умение действовать. Цепочка – это наши жизненные ценности (чтобы аналогия была полной).

Эти четыре бусины должны быть обязательно, иначе тайм-менеджмент работать не будет. Это базовый набор. Но поскольку бусины заменяемы, мы можем их заменить и/или дополнить другими.

• Чем можно заменить или дополнить бусину «анализ»? Анализом ситуации с помощью различных методик: SWOT, линия жизни. Плюс системы сбора и обработки информации: хронометраж, дневник.
• Чем можно заменить или дополнить бусину «цель»? Конечно же бусиной SMART или бусиной ДИСКО (аналог SMART), или модной бусиной SMARTERS (усовершенствованный алгоритм SMART), или визуализацией целей, тест-драйвом.
• Чем можно заменить или дополнить бусину «план»? Любыми методами декомпозиции целей: дерево целей, календарный план. А также способами творческого мышления: мозговой штурм, «шесть шляп мышления», ТРИЗ.
• Чем можно заменить или дополнить бусину «выполнение»? Для этой бусины набор дополнителей просто огромен: профессиональные знания и навыки, менеджмент, делегирование, мотивация и самомотивация, навыки коммуникаций (проведение презентаций, публичных выступлений, переговоров, умение говорить «нет»), управление вниманием (концентрация, фокусировка, переключение), навыки работы с информацией (поиск, обработка, хранение, скорочтение, слепая печать), поддержание и увеличение ресурсов организма (сон, правильное питание, физические нагрузки, своевременный отдых), организация рабочего пространства, формирование привычек, расстановка приоритетов, однозадачность, устранение поглотителей времени, «лягушки», «слоны», «сыр».

Существуют бусины, которые могут заменить несколько. Самый яркий пример – это Метод помидора: он включает в себя планирование, выполнение и анализ. Бусины «ежедневник» и «планировщик» дополняют бусины «план» и «выполнение».

Каждый человек с набором определенных бусин утверждает, что именно его набор и есть тайм-менеджмент. И это верно. Позволю себе лишь небольшое замечание. Тайм-менеджмент – это все-таки для пользы, а не для красоты, и большое количество бусин одного вида ни к чему. А недостаток базовых бусин или их заменителей сделает наличие браслета бесполезным. Значит, в первую очередь нужно научиться анализировать проблему, ставить цели, планировать и выполнять план. И после этого вы сможете добавить на свой браслет новые бусины: дополнительные знания и навыки в профессиональной сфере, организация рабочего пространства, обработка и хранение информации, концентрация, ресурсоемкость и так далее.

Постоянно совершенствуя и приобретая навыки и обучаясь новым инструментам, мы добавляем бусинки в нашу коллекцию. Чем больше бусин в коллекции, тем более функциональный браслет, и тем более эффективно вы расходуете свое время. В любой момент времени вы можете не используемые бусины снять, а необходимые добавить. Поэтому:

• Проанализируйте свой браслет и коллекцию дополнительных бусин.
• Поставьте цель по улучшению вашего навыка управления временем.
• Составьте план.
• И выполните!