Time management что это: Управление временем — Википедия – менеджмент — 7 главных принципов по управлению временем

Личный тайм-менеджмент / Habr

Почитав недавний топик про лягушек я понял, что Хабрасообщество не очень хорошо ориентируется в вопросах тайм-менеджмента и многие никогда не занимались построением своей тайм-системы.

Поэтому я попробую исправить этот недочёт.

Под катом Вы не найдёте каких-то инновационных моделей управления временем. Это будет фундамент, основа, без которой нельзя обойтись людям, которые заботятся о своём будущем, о своём благосостоянии и личностном развитии.

Welcome!

Планирование

Это самый основной пункт в управлении временем. Что бы успевать всё вовремя, делать значительно больше, чем делали ранее, необходимо заниматься планированием своего дня. Казалось бы — банальность, но при этом многие люди пренебрегают данным делом, которое отнимает всего 5-10 минут Вашего времени в день. Планировать дела нужно и нужно это делать каждый день. Только так станет ясна картина со всеми Вашими проектами и начинаниями, только так Вы поймёте — куда идёте, к чему стремитесь, как близко Вы подошли к Вашей Цели и сколько всего еще осталось сделать. Только так Вы сможете не зарыться в рутину каждодневных дел и всегда видеть то Главное, ради чего живёте и работаете.

Инструментарий

Для построения своей тайм-системы выбор инструментария абсолютно не важен и лежит исключительно в плоскости Ваших привычек и удобства пользования. Это может быть бумажный ежедневник, это может Google Calendar, Outlook, листочки post-it, коммуникатор или иной любой способ хранения и записи информации, который, по-вашему мнению, будет для Вас удобен.

Если у Вас много встреч, то оптимальными вариантами будут бумажный ежедневник или коммуникатор, если Вы почти всё время находитесь за компьютером, то это может быть Google Calendar или иной софт. Лучше, что бы была возможность синхронизации между рабочим и домашним компьютером, что бы всегда держать руку на пульсе и иметь возможность в любой момент получить доступ к своим записям. Если работаете на ноутбуке, но не всегда есть интернет — хороший инструмент планирования — это Outlook. Удобный интерфейс, большие возможности и хорошая гибкость.

В общем, выбирайте инструмент исходя из образа жизни и личных предпочтений.

Методы

Всё очень просто. Вечером уходящего дня или утром наступившего Вам необходимо прикинуть все срочные дела и дела, которыми Вы хотели сегодня заняться и записать их в свой ежедневник.

Дела могут подразделяться на 3 типа:

— Жесткие (жестко-привязанные ко времени. Например, встреча с заказчиком или плановое совещание, назначенные на определённое время)

— Мягкие (зависящие от сетки жестких дел, но не зависящие от конкретного времени. Например, написание коммерческого предложения, разработка модуля. Они растянуты во времени и не привязаны к конкретным часам, но, в то же время, они зависят от жестких дел, так как придётся прерываться и ехать к заказчику или идти на совещание)

— Тычки (дела, которые можно выполнить в любой момент времени. Например, позвонить знакомому, напомнить коллеге о своей просьбе, проверить ход работы по программированию модуля. В общем, раздать плановые тычки своим подчиненным и коллегам, что бы быть в курсе хода работы/проекта).

— Супер-срочные (дела, которые появляются внезапно и требуют сиюминутного исполнения. Например, срочно поднять упавший сервер)

Как видно из нашего плана, у нас есть два «жёстких» дела, вокруг которых мы должны построить все свои «мягкие» дела. Например, «работу над системой» мы можем начать только в 17:00, так как с утра и в промежуток между «жёсткими» делами, мы физически не успеем завершить это дело.

Ниже нашего временного графика мы выписали три «тычка», которые можно выполнить в любой момент времени. Лучше, если это будет во время поездки к заказчику, так как все три «тычка» — это, по-сути, телефонный звонок.

При более глобальном планировании, дела необходимо разделить на два типа:

— Краткосрочные дела, которые необходимо выполнить в ближайшее время)

— Долгосрочные (дела, которые должны быть выполнены, но срок сдачи либо еще не подошёл, либо просто не имеет оного)

Об этом я расскажу на своём примере.

Я пользуюсь Google Calendar, так как всё время нахожусь за компьютером и практически не езжу на встречи. Его функционала вполне хватает, что бы удовлетворить мои потребности в ежедневном планировании.

Как строится работа:

У меня стоит метод отображения временной сетки в виде недели, разлинованной по часовой шкале.

Каждый вечер в левую колонку я выписываю все дела, которые необходимо выполнить завтра. Свои силы я знаю, поэтому выписываю всегда чуть больше, чем, по расчётам, может уложиться в рабочий день. Если сделаю почти всё — хорошо. Если сделаю абсолютно всё — вообще замечательно. Просто, возможно, какое-либо из дел пойдёт быстрее, чем планировалось, поэтому я всегда знаю — чем занять освободившееся время.

В правых колонках я выписываю все свои дела — и краткосрочные и долгосрочные. И каждый вечер просто перетягиваю блоки с делами из правых колонок в левую, таким образом, формируя свой будущий день, при этом, мысленно расставляя приоритеты — к чему уже пора приступать, а что еще терпит. Обычно краткосрочные дела все укладываются в один рабочий день и всегда остается место под долгосрочные, поэтому жёсткого деления одного от другого я не делаю.

Привязку к конкретному времени я не делаю, потому-что специфика работы этого не требует. Супер-срочных дел практически не бывает, а если и бывают, то появляются спонтанно. На то они и супер-срочные. Если я знаю за несколько дней о предстоящем деле — то его уже вряд ли можно назвать супер-срочным.

Таким образом, составляя каждый вечер план, я всегда нахожусь в курсе своих предстоящих дел.

А теперь о том, как я формирую порядок дел.

Приоритеты

Это тоже один их ключевых моментов при построении своей тайм-системы. Нужно уметь расставлять приоритеты своим делам и следовать заданному графику. Если откладывать сложные и важные дела на конец для, то можно просто не успеть выполнить задачу и, в итоге,

получить люлей от начальства чувствовать себя не очень комфортно из-за срыва сроков.

Поэтому, планируя свои дела — всегда расставляйте приоритеты. Вначале должны идти первостепенные дела, которые не терпят отлагательств. Потому-что если промахнуться со сроками — у нас всегда будет резерв времени, который мы можем забрать с менее срочных дел.

Самый простой способ и один из самых действенных — выписывать список дел в порядке убывания срочности.

Именно таким образом я и строю свой день — с утра начинаю решать самые срочные вопросы, а к вечеру остаются дела, которые можно отложить до следующего, более разгруженного, дня.

Очень важен вопрос о постоянно возникающих перманентных срочных задачах.

К примеру, Вы запланировали проработку архитектуры системы, которая требует от Вас максимальной сосредоточенности и внимания. И в самый разгар работы к Вам поступает задача решить вопрос с заказчиком (исправить баг на сайте). Ничего страшного, что Вы прервёте проработку архитектуры. Доведите до логической точки и принимайтесь за супер-срочную задачу. Много времени Вы не потеряете, а лояльность начальства и клиента повысите.

Не бойтесь менять свой дневной план. Не бойтесь вписывать туда дела, о которых вечером вчерашнего дня или утром сегодняшнего даже не подозревали. Менять план не только можно, но и нужно. Иначе вы потеряете гибкость и мобильность. Но, если супер-срочных дел не появляется, старайтесь следовать заложенному графику.

Лягушки

Я уверен на 100%, что у каждого человека есть такие дела, которые не хочется выполнять, которые влекут за собой неприятные ощущения, отнимают много сил, не интересны сами по себе и выполнение которых откладывается постоянно изо дня в день. Такие дела называются на тайм-менеджерском языке «лягушками».

Это может быть поход в сбербанк, где необходимо будет отстоять в очень большой очереди. Это может быть звонок заказчику, которому необходимо сообщить о том, что проект затягивается. Это может быть написание годового отчета. В общем, любое занятие, которое совсем не хочется делать, но рано или поздно выполнить его необходимо.

Что делать с лягушками:

Всё очень легко — нужно просто каждый день «съедать» по одной. Выписать на отдельный листок/отдельную вкладку/отдельный файл весь список лягушек и «съедать» каждое утро по одной. Вы удивитесь, но через пару недель у Вас не останется ни одной лягушки и кошки, которые постоянно скребут на душе из-за этого, пропадут без следов. Дышать станет легче. Да и каждый вечер, возвращаясь домой, вы будете довольны от того, что сделали важное дело, которое так долго висело у Вас в мозгу и не давало спокойно порассуждать о жизни и своих делах.

Плюс — это неплохой мотиватор для продуктивной работы. Вы расправились с «лягушкой» и теперь любое дело для Вас ерунда.

Ешьте «лягушек» и настроение станет заметно выше.

Слоны

«Слонами» на тайм-менеджерском языке называются те дела, к которым Вы не знаете, как подступиться и с чего начать. «Слонами» можно назвать сложный объёмный проект, написание диплома и многое другое. То, что при первом взгляде кажется очень сложным и очень трудоёмким.

Как быть со «слонами»:

Сами понимаете — проглотить целого «слона» за раз практически невозможно. Но возможно нарезать его на «бифштексы» и съесть их по-одному. Улавливаете мысль?

Если мы руководим проектом, то первое, что нужно сделать — это разбить его на маленькие составляющие («бифштексы»). Например:

— Написание ТЗ

— Подбор команды

— Составление тайм-плана

— Разработка дизайна

— Доработка модулей CMS под задачи

— Тестирование

— И т.д.

Видите — как одна большая непонятная задача превратилась сразу в набор несложных действий. Пример, конечно, примитивен, но хорошо показывает смысл, поэтому, не обессудьте 🙂

Поэтому, прежде, чем приступить к большой сложной задаче, разбейте её на много маленьких составляющих и приступайте к работе. Вы и сами не заметите — как всё легко пойдёт и от «слона» останется только хобот и уши.

Отдых

Как это ни странно, но отдыхать нужно обязательно. Не будет отдыха — не будет и плодотворной работы.

Есть два основных момента, которыми нельзя пренебрегать:

— сон 8 часов

— отключение от рабочих вопросов

сон 8 часов

Восьми-часовой сон кому-то может показаться растратой времени, но он необходим. Восемь часов — это то время, за которое наш организм успевает отдохнуть на 100%. Для кого-то эта цифра не очень удачна. Для меня например, лучше поспать или семь или девять часов, но не восемь. Я не знаю — от чего это зависит, но, наблюдая за собой, пришёл к выводу, что я работаю гораздо более продуктивно именно после семи- или девяти-часового сна.

Понаблюдайте за собой и Вы поймёте — что удобнее для Вас. Но не опускайтесь ниже семи ни в коем случае иначе Вы будете просто бесполезны днём. Сэкономленный час ночью выльется для Вас в полный провал во время рабочего дня.

Естественно, я не беру в расчёт такие моменты жизни, когда происходят факапные сдачи проектов, например. Тут уж если хоть немного поспал — и то радость. Но в обычные дни не превращайте своё расписание в ежедневный факап. Жизнь дороже, чем работа. Пусть она даже приносит огромное удовольствие.

Отключение от рабочих вопросов

Не берите работу на дом. Дома нужно отдыхать. Общаться с семьёй, девушкой, друзьями, смотреть ТВ, пить пиво, пойти погулять, зайти в ресторан/кафе поужинать, поиграть в игрушку, посмотреть очередную серию Доктора Хауса. Но не

работать. Отключайтесь от работы. Только так Вы сможете полностью восстановить силы для следующего дня.

Находясь на работе, отключайтесь на некоторое время. Сходите покурить или просто прогуляться. Выпейте чаю. Откройте Хабр. Отключитесь от работы. Подумайте о жизни, позвоните другу, поболтайте на отвлечённые темы с коллегами.

Главное, что бы это не занимало 90% рабочего времени. 🙂 Хотя, с наступлением кризиса таких людей почти не осталось в компаниях.

Очень хорошая практика — тратить 30% времени на подобные дела или свои проекты, а в остальное время сосредоточенно работать. Если Вы установите такой лимит, то отдыхать или заниматься своими проектами Вы будете с гораздо большим удовольствием и чистой совестью. Работать 100% нельзя. Никакого удовольствия это не принесёт, а нет удовольствия — нет смысла работать.

Мотивация

Ну и последний момент, на котором хочется заострить внимание — это мотивация.

Бывают такие моменты, когда не хочется делать абсолютно ничего. Хочется открыть Хабр, например, и зависнуть тут на весь день, время от времени подходя к кулеру, что бы налить очередную чашку чая.

Для таких моментов у меня есть один интересный приём, подсмотренный в книге Глеба Архангельского «Тайм-драйв».

Называется он «календарик-пинарик».

Выглядит примерно следующим образом:

Это разлинованный листок, подклеенный к блокноту, который я всегда ношу с собой. Каждая клеточка означает один день моей жизни. Я разлиновал листок до своих тридцати лет, то есть, к тому моменту, как я закрашу все клетки, мне должно исполниться тридцать лет.

Каждый вечер я открываю листок, что бы зачеркнуть или закрасить клеточку, которая символизирует очередной прошедший день. Если день, по-моему мнению (да, я с собой абсолютно честен) получился продуктивным, то закрашиваю полностью, если день был вялый и я не сделал того, что запланировал, то ставлю крестик. Таким образом я решаю сразу два вопроса мотивации:

— общее количество помеченных клеток показывает — как быстро летит время и как мало осталось до моего тридцатилетия. Скоротечность времени я смог понять только тогда, когда завёл себе «пинарик».

— Количество продуктивных дней в общем ритме моей жизни. Когда я только начал отмечать дни, я понял, как много дней у меня уходит впустую. У меня были одни сплошные крестики. Буквально только парочка сплошных клеток. Я стал стремиться делать больше, что бы вечером с чистой совестью закрасить клеточку, как бы говоря себе о том, что день сегодня был продуктивный и я молодец. Таким образом, у меня теперь в среднем раз в неделю бывает крестик, а в остальные дни сплошная закраска. Раньше было наоборот. И только благодаря «пинарику» я смог замотивировать себя на более продуктивное времяпрепровождение.

Попробуйте и Вы. 30 секунд времени каждый день — это мало. Но только так Вы поймёте — как быстро летит время и как оно невосполнимо.

Вывод:

Планируйте свою жизнь. Потому-что, если нет плана, то нет чёткого пути к своей цели. А нет пути — цель недостижима. И она навсегда так и останется мечтой.

А жить без цели — скучно.

Удачи Вам в работе и личных делах. Стройте планы, будьте честны сами с собой.

И берегите Время. Это ценный ресурс, который невозможно купить.

Всех благ.

Управление временем на личном примере: 10 тезисов / Habr

Одним из самых дорогих и невосполнимых ресурсов, которым обладаем мы все, является время. В среднем у нас есть 66,29 лет, что эквивалентно 24212 дням, или 34865280 минутам, или 2091916800 секундам. Учитывая, что треть времени человек тратит на сон, а у большинства читателей этой статьи целая треть этого ресурса уже потрачена, драгоценного времени не так уж и много остаётся, чтобы им разбрасываться. Время — это деньги, время — это жизнь.

Не бывает избытка и недостатка времени — его лишь надо ценить и уметь пользоваться его течением, словно потоком рек — благодаря которому человек перемещается на судах и использует силу воды в мельницах. Делать это следует также правильно, чтобы не грести против течения. Даже самые маленькие потоки точат скалы, и секунды могут складываться в года полезных дел и успехов.

Я сам в процессе обдумывания и написания этой статьи часто сетовал на нехватку времени. От задумки до исполнения прошёл не один месяц, и, чтобы эта статья не показалась переписыванием очередных тезисов из тайм-менеджмента, я потратил не так уж и мало минут, часов, дней и перепробовал разные идеи, которыми хочу поделиться. Итак, если вы хотите заняться тайм-менеджментом, то займитесь им, а не читайте о нём! Это раз. Если вас интересуют практики, методы, приёмы — обращайтесь к первоисточникам: С. Кови, Г. Архангельскому, Д. Аллену — от управления собой, личным пространством, трюкам. Это два. В моей же статье пойдёт речь о собственном опыте, о потоке времени и о том, как в нём находится.

«Помните, что ваше собственное решение добиться успеха важнее, чем сотни других» — Авраам Линкольн

Итак, всё началось с того, что в один из майских дней моя жизнь изменилась, и вместо стандартного графика с восьми до пяти и следованию roadmap мне самому стало необходимо раздавать, создавать графики и следить за их исполнением. С технической точки зрения это несложно: выделяем задачу, устанавливаем сроки, назначаем ресурс. Так как ресурсы у нас живые — люди, а также изменяющийся код, для поправки внесём риски и затраты на чаепития, на лобзание ляжки няшки в столовой, на сложность и заковыристость проблем и требований — что даже проще, т.к. требует оценки исполнения того или иного алгоритма, или применения технологии. Берём задачку в Jira, щелкаем и… С технической точки зрения… А на практике это не совсем так. Вместо того, чтобы усесться в кресло и передвигать ресурсы, приходится быть вовлечённым во весь процесс, не только своего куска кода, а всего проекта, или даже нескольких проектов, не совсем друг с другом пересекающихся. Т.е. отвечать на вопросы, принимать решения, объяснять… и, собственно в этой мышиной возне, в постоянном переключении с задачу на задачу и с человека на человека стал проходить мой день…

Я задумался над этим и решил, что здесь, наверное, что-то не так, т.к. моё время мне нужно и самому, а не только моим подчинённым и проектам. А раз так – то, значит, надо научиться им управлять.

Для начала стоит понять, что мы сами хотим. Это принципиальный вопрос. Не только в работе, но и в жизни. У каждого из нас есть роли в жизни. Моими ролями, к примеру, можно назвать: работник, друг, учитель, ученик, сын, муж и т.д… Стоит выделить главные и принципиальные именно для вас. У всех они будут отличаться, конечно, но, скорее всего, нам всем хотелось бы иметь и хорошую карьеру, и быть хорошим другом, и отличным супругом, и как-то проявить себя в обществе — своим талантом или общественным признанием. И тем проще и лучше будет жить, чем гармоничнее и более равномерно (конечно, с учётом внутреннего коэффициента важности) эти области будут развиваться.

Во вторую очередь, надо составить список всех дел, проектов, желаний, которые в данный момент имеются и классифицировать, к какой области они будут относиться. Вполне может быть и так, что некоторые желания или дела, которые мы зачастую откладываем, которые давят на нас, окажутся и вовсе не важными для наших ориентиров. Здесь следует выбрать самое важное и не размениваться на мелочи. Что именно будет влиять на наши ключевые сферы жизни? Когда это важно? Будет ли это важно в будущем?

Для себя, для простоты, я выделил всего-навсего четыре сферы:

• Карьера
• Саморазвитие
• Общество
• Семья

На практике каждую из категорий можно было бы моём случае так же разбить:
— Карьера — список того, что отвечает за успех в профессиональном плане — шагов, действий, свершений, приобретаемых навыков. Сюда же я отнёс и профессиональное (и корпоративное в том числе) обучение (себя в роли ученика), так и роль учителя и ментора — обмен опытом, тренинги.
— Саморазвитие — т.к. одна из неприятнейших для меня вещей в жизни — это прозябание в существующих условиях. Мне важна тяга к развитию — знаний, навыков. Так, например, сюда я включил занятия языком, чтение литературы (профессиональной и художественной), занятия спортом, получение прав, тайм-менеджмент, хобби.
— Общество – как общение с коллегами, друзьями, так и налаживание и поддержание связей с людьми, в том числе и какие-то публикации.
— Семья — это и взаимоотношения с родными и с любимыми. Как включая рутину, дела, материальные взаимоотношения, так и нематериальные взаимоотношения.

В итоге, после тщательного разбора/анализа, я оставил 28 задач, требующих моего пристального внимания и исполнения. Это третий тезис: зная, чего и когда вы хотите — начните это делать!

«Мы – это то, что мы делаем постоянно. Совершенство – это не действие, а привычка» — Аристотель

Обязательно попробуйте,- и вам понравится! В моём случае, помимо должностных обязанностей на работе, нахождения в курсе новых тенденций и технологий, совершенствования навыков, мне надо было ходить в автошколу, заниматься английским, поддерживать физическую форму, читать книги, журналы, смотреть фильмы, встречаться с друзьями, родителями, дарить комплименты любимой и баловать её время от времени кулинарными шедеврами. Так, через несколько дней у меня появилось чувство времени. Точнее, чувство нехватки времени. И время стало жалко терять на рассматривание котиков в интернете. Кроме того, возникла проблема, состоящая в том, что, несмотря на то, что важная задача висела в списке, она упорно не хотела выполнятся.

Четвертым тезисом будет типичный совет из тайм-менеджмента: формулируйте в задачах не цели, а действия. В моём случае “поддерживать физическую форму” преобразовалось в “записаться в фитнес-клуб”, “сходить в фитнес клуб”, “делать зарядку”. Цель стала разделимой и измеряемой, а значит – исполняемой. Если следовать терминологии Глеба Архангельского, то, чтобы съесть слона, надо его проглатывать по бифштексам, хотя бы ежедневно (еженедельно). Результатом переработки моего списка бифштексов и лягушачьих дел (маленькие, но неприятные дела, которые ежедневно откладываются на завтра) стало приведение списка целей к списку повторяемых и измеряемых дел — недельное планирование.

Конечно, согласен, это странно звучит, что семь раз следует “сделать комплимент” — и отметить за день галочкой “выполнено”, но вполне измеряемый подход, позволяющий оценить качество той или иной выбранной сферы жизни. Вряд ли я скажу, что это для меня менее важно, чем проверить отчёты от своих подчинённых.

В результате этих поисков и выводов, у меня образовалась следующая электронная таблица, в которой следовало ежедневно отмечать прогресс и отслеживать показатели успешности. Вопреки моим ожиданиям, за первые две недели результаты против поставленных для меня целей оказались не просто хуже, а катастрофически хуже. Конечно, не каждое дело в таблице обязательно к 100% исполнению, но если она окрашивается в красный цвет вместо зелёного — это тревожный сигнал. Поэтому я немножко усложнил excel-книгу, собирая статистику по дням недели, по неделям, по сферам. Определил для себя, что такое «продуктивный» и «эффективный» день и неделя.

Эффективность\продуктивность по дням недели:

Продуктивность:

Эффективность (плановая):

Эффективность (актуальная):

В итоге повторного анализа, я, конечно, сделал выводы, что некоторые дела можно совмещать (например, читать можно по пути на работу, как, впрочем, и смотреть фильмы), художественную литературу можно достать и в виде аудиозаписи, а потому послушать как по дороге, так и в том же фитнес-клубе. Вместо просмотра новостных порталов можно настроить нужную выборку, rss-фиды, и/или брать с ресепшена тематический журнал, распечатки и читать их во время обеда. Дело сдвинулось с мёртвой точки, но не слишком уж и хорошо. Я перечитал наставления Любищева и старался им следовать, но, увы, всего не удавалось достигнуть. Что же отнимало моё время?

Пятый тезис: знайте время в лицо: куда и на что вы тратите время. Проще всего начать со статистики: сколько и на какие сферы оно уходит. Большая часть будет ожидаемой — это сон, дорога, какая-то рутина — сборы с работы и на работу, приготовления ко сну, быт и тому подобное. На мой взгляд, самым эффективным методом оценки является запись своей занятости в журнал. Мне удобным оказалось использование тетради формата А4, куда я вносил время начала какого-то действия обычной шариковой ручкой. Это не значит, что каждые пять минут надо туда записывать, что вы делаете в это время — вносите записи при изменении вашей деятельности. Таким образом, можно отследить, какие дела составляют полезное время, а какие — нет. Главное – записывать, как есть: отвлеклись на вопрос коллеги — запишите. Отвлеклись на интернет — запишите. Как вернётесь к делам, так снова внесите следующую пометку. В итоге должен получиться достаточно рваный график, в котором то и дело будут дыры из “мусорного времени”. Как с ним бороться — дело исключительно ваше. Что полезного сделаете в ожидании транспорта и как отнесетесь к отвлекающему вас коллеге. В моём случае большую часть мусорного времени составляли именно эти две категории. С первым понятно — слушаем аудиокнигу, а со вторым – вместо тенденции быть универсальным справочником, я решил, что вопросы лучше накапливать и разбирать во время летучек скопом. Обычно, до 99% информации находится в гугле или собственном мозге у человека (стоит лишь его встормошить) за короткое время. Кроме того, с точки зрения дисциплины и ответственности, такой подход также предпочтительнее. Не буду останавливаться на этом подробно, скажу лишь, что такая “по-пятиминутная” оценка своего времени сильно увеличила и мою эффективность и производительность, и моих ребят — оценить паразитические срочные дела (телефонные звонки, вопросы, е-мейлы, горящие реакции на баги, а так же на стороннее и не очень важное для проекта украшательство и вылизывание кода, прилепливание фич — код должен проходить проверки, и ревью против стандартов и спецификаций). Постоянные отвлечения и переключения внимания выводят из состояния потока и просто заставляют ещё лишние минуты, а то и десятки барахтаться, чтобы войти в прежнее русло.

«Вы можете делать что угодно, но не все» — Дэвид Аллен.

Однако, оставалась плавающая, третья, категория мусорного времени — когда под конец дня этот установленный самим собой режим хотелось нарушить и сидеть в интернетах вместо чего-то полезного. Хотя это и странно звучит, но одним из подходов было заставить себя вместо траты этого времени на безделье тратить его в более продуктивном ключе — на тот же просмотр фильмов — но время от времени я не мог сам себя перебороть, прокрастинация брала надо мной верх, а в некоторые дни на меня скатывалось безрассудное отчаяние от того, как всё распланировано, и какие рамки и несоответствия им есть у меня. Как бы такой локальный “пинарик” не пинал меня, он время от времени меня и демотивировал и требовал выключиться из жизни на день-другой. День. Два дня. Неэффективных и безрассудных.

«Причиной всякой неудачи являются необдуманные действия» — Алекс Маккензи.

Тогда я снова начал рассуждать и анализировать, как же так стало получаться. Пусть и раз в месяц или два, но такие дыры были, и были стабильной тенденцией. Меня они не устраивали. Отсюда шестой тезис: эффективность управления временем не в количестве поддерживаемых дел, а в их качестве. Я стал понимать, что чем дальше, тем хуже могу вести параллельные дела в день. Грубо говоря, если мне за день следовало написать код, подготовить тренинг, заняться английским, посетить бассейн и прочитать несколько глав из профессиональной литературы, то эффективными из этих дел, продуктивными оказывались 2-3, а остальные — формально начатыми, как-то наспех сделанными, что влияло на ощущение от результата, что, в конечном итоге, отражалось и на моей подсознательной оценке своих действий. Да, конечно, я мог время от времени, как и раньше, сразу выполнить эффективно и 5 и 7 и больше таких ресурсоёмких и требующих концентрации проектов, но на протяжении каких-то непродолжительных интервалов времени, после которых и следовал срыв. Мой вывод стал таким, что следует планировать не только недельный список лягушек, но иметь план на день, в котором чётко будут обозначены не более трёх ключевых дел. Кстати, это наблюдение объяснило мне и просадку производительности в понедельник, когда зачастую оставались хвосты от выходных. Ведь отдых — это тоже активность, дело, занятие, а не довесок в «оставшееся время».

Тезис седьмой: переключайтесь полностью. Отведите своим делам ровно столько времени и те рамки, коих они заслуживают. Другими словами: не думайте о работе дома, а, приходя на работу — работайте. Не пересиживайте на работе, но и не сбегайте с неё. Уважайте свой выбор и дома, и на работе. Неожиданное “лишнее время”, на чём-то сэкономленное, всегда можно заполнить важными делами. Установите правило: «Ваши рабочие часы — это ваше время, а не время вашего начальника и табельщика». Научитесь его ценить больше, чем другие — т.к. только вы знаете его истинную ценность, инвестируйте в себя. Если работа у вас 8 часов в день, то посвятите это время тому, что наиболее коррелирует с вашими делами из сфер, связанных с работой. Если вы проводите время с семьёй, то и проводите его с семьёй, а не с общением с телевизором или рюмкой коньяка, а тем более не занимаясь параллельно подготовкой к предстоящему рабочему дню. Ищите возможности. Переключайтесь. Разграничивайте.

Тезис восьмой: проводите ревизии время от времени. Сбор статистики и планирование — это хорошо, но недостаточно. Т.к. ваши цели и ценности могут меняться, рано или поздно придётся вносить изменения в таблицу, список целей и желаний. То же самое и насчёт коэффициентов. Тем не менее, всё равно будьте честны с собой, не подгоняйте цифры под результаты.

Тезис девятый: имейте всегда под рукой список дел. Если у вас нет такого списка, обязательно заведите. Я говорю не о списке регулярных дел, не о списке лягушек, а о каких-то одноразовых целях и задачах. Они могут быть как привязаны ко времени, так и нет. Он могут быть как привязаны к месту, так и нет. В любом случае, всегда держите его перед глазами и/или под рукой. Сейчас не так уж и мало инструментов, которые позволяют управлять такими списками задач, и тот же Outlook вполне сгодится для этих целей, хотя мне ближе по душе простой, но доступный для любой платформы RememberTheMilk. Вносите задачу, если надо, указываете время и место, определяете сферу, приоритет. И время от времени просматриваете. Главное, делайте это регулярно: формулируйте цели и дела как действия.

Добиться успеха — полдела; главное — это его удержать — Орисон Скотт Марден.

Тезис десятый: будьте в потоке! После появления чувства времени, ощущения его ценности (особенно ценности минут, проведённых с любимыми и/или с любимым хобби), вам непременно захочется следовать своим целям, ценностям, планам и быть при этом более гибким. Снова по аналогии с водой — поток имеет огромную мощь, движущую силу и направление, при этом он не разбивается, а огибает препятствия и скалы. Для достижения этого можно пробовать разные методики, можно учиться на ошибках — в любом случае, у вас больше будет получаться успевать сделать это эффективно. Это будет приносить удовлетворение и освобождать время на новые дела. Чем больше вы делаете, тем больше вы успеваете. Так что под конец просто желаю удачи и желания поймать свою волну в управлении собой и своим временем. И, если вы ещё не вспомните мой первый тезис, то вспомните вечно актуальную китайскую поговорку:

Путь длиной в тысячу ли начинается с одного шага — Лао Цзы.

менеджмент — управление временем, принципы, правила

Тайм-менеджмент – это способы организации временного пространства, с целью его наиболее экономичного и одновременно эффективного использования. Тайм-менеджмент имеет своей целью тренировку осознанного внимания и контроля над временем, потраченным для осуществления определённых задач. Изначально тайм-менеджмент использовался исключительно в деловой сфере, но постепенно его методы стали актуальны для организации и личного пространства. Методы тайм-менеджмента состоят из множества техник, включающих первоначальную постановку цели, планирование необходимых действий, распределение и делегирование задач, составление приоритетных списков.

Что это такое

С информационным развитием и ускорением темпа жизни общества, а также с повышением требований в особенностях работы, от людей требуется выполнение возрастающих объемов задач. Спутниками этого процесса часто являются дедлайны и цейтноты. Те, кто выдерживают такую нагрузку путем напряжения всех сил и изыскания последних резервов психики, пребывают в хроническом стрессе, нервном переутомлении, сверхактивности психических систем, что влечет за собой неврологические и психосоматические расстройства. Справиться с распределением нагрузки для оптимизации работы помогает такая технология как тайм-менеджмент.

Основной причиной возникновения тайм-менеджмента является возрастание уровня дефицита времени. Это нехватка отведенного графиком временного отрезка для выполнения выделенной работы в связи с некорректной организацией деятельности самим работником или руководством. Причинами возникновения дефицита времени является отсутствие плана работы, неадекватность в оценке способностей человека, слабый уровень контроля над личными потребностями, отсутствие или недостаточный уровень мотивации.

Эффективный тайм-менеджмент строится на грамотном планировании, которое начинается с ежедневного анализа на какие действия было затрачено сколько времени, что дает возможность составить наиболее подходящий план. В планировании стоит разделять поставленные цели по их срочности и включать только тот объем задач, с которым человек может реально справиться (не стоит расписывать весь день, лучше спланировать 60% времени, а 40% оставить на непредвиденные задачи).

В долгосрочных целях важным моментом тайм-менеджмента является нисходящее планирование – многолетняя задача разбивается на годовые, годовые на квартальные, потом на месячные и ежедневные планы. При неожиданной смене условий возникает необходимость перераспределение задач и ставится вопрос их приоритетности.

Управление временем

Планирование времени включает как корпоративный тайм-менеджмент, так и менеджмент личного времени. Из первейших правил личной области – не работать в свободное время, стараться доделать все рабочие дела в отведенное для этого время, минимизировать временные затраты на быт, спланировать свободное время так, чтобы в нём присутствовали как культурно-эмоциональные мероприятия (концерты, выставки, театры), так и физические (спорт, активные виды отдыха). Стоит уделить отдельное внимание досугу в середине рабочей недели и наполнить хотя бы один из вечеров активными занятиями, а также свободному времени в командировках, где стоит выделить несколько часов, посвященных осмотру достопримечательностей.

Основы тайм-менеджмента базируются на управлении наиболее ценным и не возобновляемым ресурсом – временем. Данная стратегия жизни включает в себя теоретические аспекты, определённые философские взгляды, а также ряд определяющих принципов и практических методов по структурированию своего временного пространства. Безусловно, без внутреннего осознания и поддержания идей разумного использования времени, следование практическим рекомендациям будет приносить меньше эффективности, что обусловлено отсутствием стабильности их выполнения.

Современное название этого направления саморазвития не отражает его недавнего появления. Ещё в античные времена людей интересовал вопрос наиболее оптимальной организации собственного бытия. Философы того времени, стремящиеся к большей собственной эффективности, говорили о влиянии планирования деятельности на её продуктивность и делали упор на выполнении действий в зависимости от их важности.

Сейчас выделяют два основных направления: корпоративный тайм-менеджмент и личный тайм-менеджмент. Корпоративный тайм-менеджмент актуален в больших компаниях, для руководителей, планирующих график работы всего предприятия, каждого отдела и задачи конкретного человека. В этих целях менеджер ранжирует степень значимости текущих заданий и определяет сроки выполнения, а так же какое количество заданий стоит выдавать сотруднику, осуществляет контроль выполнения.

Для корпоративного тайм-менеджмента — управления временем характерным является мониторинг временных затрат для дальнейшего планирования графика. Также актуальным является постановка сразу нескольких задач на день, это препятствует застою деятельности, если одну из задач невозможно выполнить в данный временной отрезок по техническим причинам.

Личный тайм-менеджмент касается отдельного человека и может затрагивать как его профессиональную область, так и сферы личного времени, развития, отношений. Личный тайм-менеджмент актуален, когда в вашей голове всё чаще крутится паническая мысль «не успеваю». Если вы ещё не нуждаетесь в помощи серьёзных специалистов, но чувствуете, что силы на исходе, вы замотались, постоянно работаете, а просвета не видно, значит, пора уделить внимание вашему взаимодействию со временем. Наладить его использование поможет тайм-менеджмент, но прежде чем выполнять практические рекомендации, возьмите паузу и определите к чему вы внутренне стремитесь, каковы ваши истинные цели. При недостатке мотивации и следовании чужим целям грамотное планирование, конечно, улучшит ситуацию, но глаза не загорятся и вдохновенная мотивация у вас не появится. Основной залог успеха и быстрого преодоления поставленных целей – это удовольствие, получаемое от процесса их выполнения и завершения.

Основы тайм-менеджмента позволяют снизить истощаемость психических резервов и повысить продуктивность не за счёт приложения большего количества сил, а при помощи их правильного распределения.

Тайм-менеджмент направлен не на то, чтобы работать больше, сильнее или всё время. Этот способ про то, как работать эффективно, чтобы оставались силы и вдохновение, чтобы жить и развивать личные сферы, которые являются основополагающими для нормального самоощущения личности. Первоначальное планирование позволяет, тратя на это до десяти минут экономить целые часы, которые в дальнейшем можно потратить с удовольствием.

Эффективный тайм-менеджмент не является чем-то запредельным, требующим специфических навыков и обучения, он начинается с внесения запланированных задач в список – записывайте в блокнот, заносите в телефоне, используйте специальные приложения, но необходимые цели должны быть зафиксированы. Этот список следует просматривать и проверять на актуальность, редактировать в течение дня в соответствии с новыми возникающими целями и сменой приоритетности. Каждая задача должна иметь фиксированные сроки, время начала выполнения. Психологическим приёмом стимулирования дальнейшей деятельности будет отмечание или вычеркивание выполненных пунктов.

Тайм-менеджмент помогает управлять временем, делая жизнь более насыщенной, продуктивной и комфортной.

Правила тайм-менеджмента

Время невозможно вернуть, растянуть или остановить, тем не менее, можно управлять им путём изменения насыщенности полезности событий, происходящих в единичный временной промежуток.

Помимо применения техник тайм-менеджмента, которые более детально будут рассмотрены далее, следует следить за организацией собственной жизни. Например, соблюдение порядка и структуры в рабочем пространстве сэкономит время на поисках необходимого документа, папки или еще чего-то. Организация рабочего пространства – то с чего следует начинать оптимизацию собственной деятельности. Сделайте все от вас зависящее, чтобы окружающая вас обстановка способствовала вашей продуктивности, вдохновляла и вызывала желание активничать. Обзаведитесь помогающими устройствами (глупо пользоваться печатной машинкой, когда есть ноутбук), поддерживайте порядок ежедневно (это легче, чем разгребать завалы раз в полгода).

Мы действуем эффективней, когда находимся в хорошем состоянии. Поэтому необходимо заботиться о поддержании здоровья и работоспособности организма путём предоставления ему ресурсов восполнения энергии и отдыха. Важно уметь вовремя остановиться, признать, что вы не сможете переделать все дела, даже если перестанете есть и спать. Работа на изнеможении не принесёт должных результатов, а организм потом всё равно заберет потраченные ресурсы, путем болезни или депрессии. На первом месте всегда должны стоять вы, дорогие вам люди и отношения, а потом уже рабочие моменты. Так что установите себе график и отдыхайте, пейте витамины и спите на удобной подушке.

При планировании своей будущей деятельности учитывайте ваши индивидуальные особенности и биоритмы, а не следуйте примерам чьего-то дня. Ну, вот не стоит «совам» назначать на утро дела, требующие предельной концентрации или скорости, так же как жаворонкам лучше разгрузить свой вечер от ответственных встреч. Берите во внимание особенности своей жизни, а особенно такие ее моменты, в которые вы заняты ожиданием (очередь, дорога, опоздание другого человека). В это время, которые многие тратят впустую, вы можете выполнить часть каких-то дел, например, почитать книгу или статью, спланировать завтрашний день, совершить пару звонков, ответить на сообщения, довязать шарф, и прочее.

Подходите ко всему творчески – поставьте себе цель найти максимум возможностей для выполнения новых заданий. Сначала будет тяжело, но когда это станет стилем жизни, вы заметите, выполнение автоматических действий можно включить еще другую деятельность (слушать аудиокнигу, пока убираете или сделать пару звонков, пока печатаете документ).

Составляйте планы – на день, на год, на жизнь и стремитесь к выполнению пунктов. Выбирайте наиболее важное задание на сегодняшний день и немедленно приступайте к его осуществлению. Намеченное дело следует осуществлять безотлагательно, ведь чем больше тянете со стартом, тем труднее будет потом начать и тем больше усугубляется ситуация.

Чаще всего при планировании мы хорошо себе представляем, как будет выглядеть начало деятельности, но не менее важным считается планирование окончания. Сюда входят такие параметры как количество времени, необходимое для выполнения деятельности, как должен выглядеть конечный результат, в каких случаях вы останавливаете работу в не зависимости от результата, а в каких меняете направление деятельности или корректируете детали.

Определение значимости, времязатратности и умение складывать необходимые и внезапные задачи, как фигурки тетрисы – незаменимые качества тайм менеджмента, для реализации которых требуется пластичность и готовность к изменениям при сохранении общего направления движения.

Тайм-менеджмент или как все успеть?

Стремление успеть все чревато неврозами, депрессиями и нервными срывами, так как ни один человек не способен успеть именно все. Это как желание нравится всем — вполне понятное, но реально не осуществимое. Требуется взглянуть на ситуацию объективно, оценив свои возможности, потребности, способности и поставленные задачи. И выбрать то, что является наиболее важным, чтобы успеть хотя бы это, а не распыляться на все виды деятельности, теряя, таким образом, достижение вполне конкретных вещей. Мы можем то, что можем. Теперь необходимо узнать что это.

Как всё успеть? Тайм-менеджмент может помочь в этом. Для начала стоит снять с себя большую часть несоответствующей реальности ответственности и отказаться от решения некоторых вопросов. Важным моментом является не отложить на неопределенное время, а именно отказаться (в первом варианте на вас все время будет морально давить невыполненная задача, во втором вы получаете свободу и время). Вычеркнуть из своей записной книжки можете задачи, которые так или иначе сами разрешатся без вашего вмешательства (отключение электричества в районе, помощь всем старушкам на улицах, поиск работы для знакомых – все, что находится за пределами вашей ответственности).

Оставшиеся дела просмотрите на возможность делегирования. Ведь не все действия обязательно выполнять самому. Авторский проект, поход к доктору, проведение презентации – за вами, но вот оплатить счёт за квартиру можно попросить друга, идущего в ту сторону, заказ канцелярии пусть оформит коллега, проводящая всё время в интернете, а доставку подарка закажите курьеру. Себе также оставляйте те вопросы, которые вы можете делегировать, но если выполните их сами, это разовьете какие-то собственные важные навыки. Данная форма потратит ваше время сейчас, но позволит экономить его в дальнейшем, а возможно не только время, но и материальные ресурсы (ведь если вы научитесь сами менять колесо – то в дальнейшем будете экономить на услугах эвакуатора и автосервиса, а также с пользой потратите время, потраченное на их ожидание).

Отбросив ненужное, остаётся вполне конкретный список дел, которые непосредственно могут повлиять на вашу жизнь и находятся в области вашей ответственности. Выполнить все поручения руководителя, успеть заняться собственными идеями при этом еще и отдохнуть. Все это можно успеть, если следовать правилам тайм менеджмента, которые начинаются с составления собственного графика. Это касается как работающих в офисе стандартные восемь часов, так и фрилансеров, которые полностью распоряжаются своим временем. Первым следует планировать свою работу, чтобы успеть её выполнить в рабочее время и не тянуть домой, вторым, чтобы работа вообще состоялась и осуществлялась регулярно.

Следуя основным правилам тайм-менеджмента, необходимо расставить приоритеты и начинать с выполнения наиболее главного. Второстепенные задачи перенесите на оставшееся время или вы можете выполнять их в перерыве между важными (например, пока едете с одной встречи на другую вполне можно оплатить счета, позвонить подруге или просмотреть новостную ленту). Выбранные дела старайтесь выполнять последовательно, и не отвлекаясь на второстепенные задачи и попутные отвлекающие факторы. Наиболее эффективный способ – это браться только за одно дело и заканчивать его, а потом только приступать ко второму. Иначе вы рискуете не успеть по срокам сразу с несколькими проектами, повысить себе уровень эмоционального напряжения, а также снизить эффективность из-за постоянного переключения между различными задачами.

Тайм-менеджмент включает в себя умение минимизировать отвлекающие факторы – с сотрудниками можно пообщаться в обеденный перерыв, с родными после работы. Закройте социальные сети и отвлекитесь от просмотра смешных роликов – именно эти незаметные мелкие отвлечения забирают большую часть времени. Организуйте пространство способствующим для работы образом: позаботьтесь о хорошем освещении, удобной мебели, наличии только необходимых аксессуаров; если вы работаете дома, то уберите чашки-подушки-игрушки и прочие соблазняющие вещи из поля зрения, создайте рабочую обстановку. Фильтруйте поступающую к вам информацию. Мозг не различает насколько важна и полезна поступающая извне информация, он ее анализирует, обрабатывает, запоминает, тратя свои резервы. Не загружайте себе голову бесполезными сведениями, настройте фильтры в соцсетях, подписках и прочих новостных ресурсах. Потратив на это час-другой, вы сэкономите время на просмотре всего массива информации, и к тому же сохраните свежесть восприятия.

Основное правило тайм-менеджмента — организуйте правильно свой отдых. Помните, что в течение рабочего дня должны быть небольшие перерывы минут по 15-30 для смены деятельности и поддержания работоспособности, а также один большой обеденный перерыв. Позаботьтесь о вечернем и выходном досуге, спланируйте свой отпуск – все виды отдыха должны приносить вам новые эмоции и строиться по принципу смены деятельности и обстановки. Загруженный однотипной деятельностью человек быстро утомляется, психические процессы угнетаются и пропадает интерес к происходящему, поэтому если в вашей трудовой деятельности нет места разнообразию, то ваша задача – максимально разнообразить досуг и паузы.

Как все успеть? Тайм-менеджмент гласит успеть больше и отбросить неважные дела помогает техника «последний день». Представьте, что вам осталось жить один день, на что бы вы его потратили? Примерно с таким ощущением стоит просыпаться и стремиться жить, делая то, что необходимо максимально быстро, чтобы успеть больше. Ведь время не восстановишь, не купишь в аптеке.

Планируйте список предстоящих задач заранее, тогда на следующий день вы будете видеть, куда вам двигаться дальше. Постоянно занимайтесь корректировкой списка: вычеркивание сделанных пунктов существенно мотивирует, а перестановка или дополнение новых отражает актуальную ситуацию.

Ищите мотивацию и занимайтесь интересными вам вещами. Та деятельность, которая не несет личной заинтересованности, будет казаться тяжелой, выполнение будет отнимать много сил. Поэтому так важно найти для себя внешнюю или внутреннюю мотивацию, свой личный смысл выполняемых действий. Человек, у которого есть собственная миссия и человек, который просто делает, что сказали, на одной и той же должности при одинаковых условиях будут чувствовать себя по-разному и иметь различную эффективность.

Принципы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент обладает рядом техник и принципов, знание и использование которых помогают структурировать свое время. Ключевой момент в тайм-менеджменте – это определение приоритетности задач, что в дальнейшем помогает их эффективно распланировать или делегировать. Наиболее приоритетная задача с самыми существенными негативными последствиями всегда ставится на первое место, а остальные выполняются только после ее осуществления.

Для распределения целей по их значимости подходит достаточно простой метод АБВГД, где букве А присваиваются наиболее важные дела, и далее по снижению степени важности. Обычно дела, которые попали в категорию Д можно вычеркивать из своего списка задач или выполнять при наличии свободного времени, внутренних сил и желания. В случае одинаковой степени урона при невыполнении нескольких задач, им присваиваются категории А1, А2 и далее. И выполняются они в соответствии со своими номерами, сохраняя строгую последовательность и принцип выполнения следующей задачи после завершения предыдущей. Тут срабатывает закон принудительной эффективности, поскольку чтобы сделать абсолютно все жизни не хватит, но можно сделать самое главное, при условии концентрации на выбранном деле. Выбирайте наиболее выгодное, прибыльное, существенное и сосредотачивайте свои усилия именно на этой деятельности.

Методы тайм-менеджмента разнообразны и заниматься выделением главного – это один из них. Систематизировать проранжированные дела можно при помощи принципа Эйзехауэра, в котором все задачи делятся на четыре группы и имеют соответствующие стратегии решения, оптимальные для каждой группы. Первоочередные задачи, на которых стоит сосредоточить все свое внимание – это срочные и важные, чаще всего невыполнение таких действий несет за собой наиболее плачевные результаты. Важные и срочные дела можно, конечно, отложить на какое-то время, но предусмотрительно стоит выделить для них определенный временной отрезок, так как постоянное откладывание важных дел превращает их в срочные и объем первой категории увеличивается, что создает излишнюю нагрузку. Срочные и не важные дела – те задачи, которые постоянно крадут ваше время, отвлекают от важных дел. Максимально старайтесь минимизировать их количество или перепоручать окружающим. Несрочные и неважные дела можете или поручить кому-то другому или не выполнять.

Принцип «съешь лягушку с утра» родился из притчи про то, что если вам необходимо в этот день съесть лягушку, то лучше съесть её с утра и не мучиться оставшийся день, вряд ли что-то худшее уже случится с вами. Лягушка в данном варианте сравнивается с наличием неприятного дела, откладывание которого будет повышать ваше эмоциональное напряжение, приближать негативные последствия. В таких случаях стоит действовать решительно и без промедлений – сделать необходимое максимально рано и быстро. Это такие ситуации, когда предстоит звонок заказчику, который вам не нравится или объяснение прописных истин подчиненному, или увольнение человека. Начиная свою работу с избавления от подобных «лягушек» вы обеспечиваете себе позитивный настрой и ощущение победы на весь оставшийся день.

Принцип тайм-менеджмента вежливого «нет» помогает экономить кучу времени. Тренируйтесь отказывать в просьбах, не входящих в ваши приоритетные задачи или должностные обязанности. Будьте тактичны, отказывайте не человеку, а предлагаемому заданию. Определите для себя, отказав каким непродуктивным действиям, вы сможете сэкономить много времени. Это могут быть постоянные перекуры и кофе с коллегами, обсуждение последних сплетен и новостей, телефонные разговоры, не касающиеся работы, выполнение чужой работы. Дома это могут быть бессмысленные просмотры рекламных предложений, переключение каналов, пролистывание социальной ленты или выполнение бесконечных просьб соседей. Учитесь отказывать, уважая человека и своё время.

Правило «лошади и повозки» о нахождении гармонии между необходимостью выполнения и возможностью отдыха, которую можно корректировать постоянно мониторя список необходимых задач. Возможно, какие-то из ваших привычных и даже автоматических действий уже не актуальны или формальны, а какие-то виды деятельности с течением времени получили более удобную форму осуществления (личную встречу в другом конце города можно заменить скайпом, отправку индивидуальных писем — рассылкой). Постоянно наблюдая за такими изменениями, вы можете не только нагружать «повозку» новыми обязанностями, но и избавляться от старых и ненужных, чтобы не перегружать себя до состояния, в котором невозможно сдвинуться с места.

Принцип тайм-менеджмента «поедание слона» — условное название для ситуаций, когда предстоит разрешить какую-то глобальную задачу. Чаще всего такие цели растянуты во времени и решаются не за один месяц, требуют постоянного вложения энергии, а результаты, которые будут радовать своим наличием, появятся ещё не скоро. Для таких больших «слонов» уместно разделение их на подзадачи («куски, которые можно съесть за один раз»). Распланируйте большое дело в несколько этапов, имеющих свое логическое окончание, так видимое завершение одного, будет стимулировать к осуществлению следующего. Удобен принцип не только для больших, но также для длительных проектов. Задачи следует разбивать от большего к меньшему, пока принцип не станет ясен и прозрачен, а сами задачи не перестанут вызывать ступор своей огромностью.

Принцип «швейцарского сыра» в чём-то сходен с «поеданием слона», отличие заключается в том, что «слон поедается» все-таки в определённой последовательности, которая имеет свою логику и необходимость, тогда как в «поедании сыра» вы можете двигаться хаотично и начинать или продолжать с того места, которое вам сейчас наиболее удобно или легкодоступно.

Применение этих методов достаточно действенно само по себе, но может потребовать от вас творческого приспособления, так как для одной ситуации может потребоваться использование нескольких приемов, а также следует различать, для решения каких вопросов наиболее эффективны какие методики.

как управлять временем, правила планирования, методы

Тайм-менеджмент завоевал большую популярность в современном мире. Бешеный ритм жизни не дает расслабиться, хочется с максимальной выгодой использовать один из главных ресурсов – время. Как его контролировать и повысить продуктивность, изучает тайм-менеджмент. Статья даст понятие «тайминг», что это за категория, и как она влияет на эффективность деятельности.

Тайм-менеджмент

Что такое тайм-менеджмент

Что такое тайминг, или тайм-менеджмент:

• управление временем;
• способность использовать его с получением наибольшего эффекта.

При успешной реализации механизма работать приходиться меньше, а выгода продолжает расти.

Зачем управлять временем

Управление временем, соответственно, его экономия, позволяет больше внимания уделять любимым занятиям. Применение тайм-менеджмента поможет делать то, что приносит удовольствие. Останется больше времени на сон и отдых с семьей. Все оставшиеся дела будут разделены на важные и второстепенные.

Обратите внимание! Тайминг дает возможность делегировать обязанности другим исполнителям, разгрузив рабочий день и освободив память от множества задач.

История развития тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент появился еще в древности. Знаменитый философ Сенека разделял все совершенное за день на полезное и лишенное смысла. Он призывал учитывать, сколько времени потрачено на определенное дело и отдых. Позже появился хронометраж как способ измерения временных затрат с помощью секундомера.

Франклин, испытывавший нехватку времени, начал вести дневник. На его заполнение он тратил утренние часы:

• Завтракая и делая зарядку, составлял план на текущий день. При этом распределял дела по важности;
• Вечером он проверял список и отмечал, что полезного ему удалось выполнить.

Вклад в развитие тайм-менеджмента внес Парето, известный экономист и социолог. Он установил, что из всех проводимых за день манипуляций только 20 % имеют ценность. Они помогают в достижении основной цели на 80 %. Оставшиеся дела – рутина, большая часть может быть исключена из ежедневного плана. Их отсутствие или перепоручение другим лицам не изменит конечного результата.

Сам термин «тайм-менеджмент» появился в 70е годы прошлого века. В это время распространение получили тренинги, курсы, нацеленные на повышение эффективности работы персонала. Сейчас каждый менеджер понимает, что такое тайминг, эти знания помогают ему справляться с обязанностями на высоком уровне.

Существует направление тайм-менеджмент для женщин, дающее советы, как совмещать работу, домашние обязанности и при этом не забывать об отдыхе.

Женщина, которая все успевает

Инструменты тайм-менеджмента

Инструменты тайминга эффективны только тогда, когда их применяют ежедневно. Они сделают работу эффективной и результативной.

Целеполагание

Правильная постановка целей – начало эффективной деятельности. Человек определяет желаемый результат, оценивая свои возможности и потребности. Для достижения главной цели определяются промежуточные задачи. Они помогают выполнить работу и оценить прогресс.

Цели могут быть найдены разными путями:

• Интуитивным способом;
• Методом изобретения и эксперимента;
• Вычислением. Когда существует несколько целей, и нужно выбрать одну, оценивая каждую;
• Выбором из уже поставленных кем-то задач и предписанием их себе.

Планирование

При постановке целей нужно оценить возможности и распределить средства, ресурсы. Это есть планирование, задача которого достичь результата с наименьшими затратами. Действовать нужно по следующим направлениям:

• предусмотреть программу действий;
• продумать варианты решения;
• найти исполнителей, озвучив их задачи, права и обязанности.

Планирование может быть стратегическим, тактическим, решать текущие вопросы или оценивать работу в комплексе.

Расстановка приоритетов

При расстановке приоритетов каждой задаче отводится определенная роль. Все пункты плана распределяются по значимости. Нужно понять, что следует делать в первую очередь, какое дело может подождать.

Обратите внимание! Если приоритетная задача не будет выполнена, это приведет к серьезным последствиям для бизнеса, план окажется под угрозой срыва. Когда не свершится дело, находящееся по важности в конце списка, это окажется незаметным, на результат не повлияет.

Мотивация

Отсутствие мотивации – тормоз успешного выполнения дел. Человек должен понимать, для чего он работает, что его ждет по завершению запланированных мероприятий. Если он будет прилагать усилия, не видя в этом смысла, то его запал скоро иссякнет, и эффективность снизится. Мотивация может быть личной. Например, для человека это дело чести, он пытается доказать, на что способен. Или его мотивировало руководство, пообещав вознаграждение, повышение по службе или внеочередной отпуск.

Мотивация

Делегирование

Делегирование, как один из компонентов тайм-менеджмента, применяется для освобождения времени, когда возникает понимание, что с задачей могут справиться другие люди. Она не требует личного участия, не отличается сложностью, или есть более компетентный в этой области человек. Это позволит найти время для выполнения других, более важных на данный момент задач.

Обратите внимание! Делегирование улучшает взаимоотношения в коллективе, позволяет выполнить свою работу только тому, к кому есть доверие. Это характеризует здоровое взаимодействие между людьми, повышает эффективность работы группы, способной действовать как единый механизм.

Иногда лучше отказаться от принципов и перепоручить работу профессионалам. Это проще и быстрее, чем потратить время на обучение и совершенствование навыков. Особенно, когда в данный момент получение знаний не стоит в приоритете. Успешный тайм-менеджер пользуется этим инструментом, увеличивая продуктивность работы.

Применение методов управления временем

Существует несколько концепций тайм-менеджмента, позволяющих усовершенствовать организацию времени и добиться желаемого результата:

• Матрица Эйзенхауэра. Американский государственный и военный деятель предложил сортировать дела, обращая внимание на их важность и срочность. Нужно понять, насколько они ценны для достижения главной цели, непосредственно на нее влияют, сопутствуют ее свершению или представляют собой рутинные обязанности. От последних, ежедневных действий, а также от развлечений можно отказаться без ущерба для основной задачи. Срочность определяется влиянием на главную цель, насколько в данный момент манипуляция способна ускорить приближение результата. Важные дела нужно выполнять моментально или заняться ими в основное рабочее время. Неважные – делегировать или отменить;
• Пирамида Франклина. Способ помог американскому политику составить план на всю жизнь. В основе пирамиды – ценности и установки, которых человек придерживается, его жизненная опора. Затем определяется глобальная цель, следом – пути ее достижения, промежуточные задачи. В соответствии с ними составляется долгосрочный и краткосрочный план, позволяющий разбить основную задачу на составляющие. Для них ставятся сроки выполнения, отступать от которых нежелательно, иначе эффективность снизится. На вершине пирамиды – ежедневные дела;
• Метод «АБВГД». Он позволяет расставить приоритеты между существующими задачами. Нужно составить список дел с их кратким содержанием, затем еще раз внимательно его изучить. Каждому пункту присвоить букву, в зависимости от важности. Так, «А» – наиболее приоритетная задача, без которой невозможно обойтись. «Б» – менее важное дело, невыполнение которого косвенно отразится на результате. Свершение задачи «В» улучшит итог, но ее исключение некритично. Пункты «Г» можно перепоручить для выполнения другим людям, а «Д» вовсе убрать, они не влияют на результат;
• Метод Шваба. Он заключается также в составлении плана на день и определении приоритета задач. Значимость обозначается цифрами. После выполнения очередного пункта нужно проверить список и оценить важность оставшихся дел. Возможно, приоритет их выполнения изменился, а какие-то оказались неважными. Значит, стоит пересмотреть план и сделать новую нумерацию;
• Правило «Помидора». Оно поможет справиться с конкретной задачей, персональной, рассчитанной на день. Помидор – это таймер, заводимый на определенное время, в течение которого нельзя отвлекаться от работы. Обычно это 25 минут. После сигнала нужно отдохнуть пару минут, затем возобновить трудовой процесс. После шести циклов предусмотрен более длительный перерыв – полчаса. Такой метод освоит даже ребенок при подготовке к экзаменам;
• «Съесть лягушку». Всегда есть задачи, выполнение которых постоянно откладывается. Они кажутся неприятными и трудными. Методика рекомендует начать день именно с них. После получения положительного результата от свершения самого сложного дела настроение повышается вместе с самооценкой. Остальные задачи кажутся не такими сложными, выполняются легко и непринужденно.

Лягушка

Обратите внимание! Методы могут использоваться не только в рабочей обстановке, но и для достижения задач личного характера, постановки жизненных целей.

Как научиться управлять временем

Как управлять временем, увеличив эффективность его использования:

• По утрам составлять план дел, вечером отмечать выполненные пункты, оставшиеся переносить на следующий день;
• Не отвлекаться от выполнения задачи, полностью погружаясь в процесс. Перерывы делать можно, но только, чтобы восстановить силы, не в ущерб деятельности;
• Отделять работу от отдыха. Распланировать дела так, чтобы успеть завершить важные в течение дня. После этого отложить работу и со спокойной душой посвятить себя семье и друзьям, не нужно продолжать трудиться дома, пренебрегая отдыхом. Если без этого не обойтись, время распределено неверно, нужно пересмотреть приоритет задач и исключить второстепенные;
• Устанавливать сроки выполнения целей. Ограничение по времени повышает работоспособность и скорость;
• Деловые встречи планировать на утро, чтобы остаток дня посвятить работе, не отвлекаясь на волнение о предстоящей беседе;
• Задачи, похожие друг на друга, делать вместе;
• Работать и отдыхать в одно и то же время, режим поможет настроиться и сконцентрироваться;
• Не нужно торопиться, главное – обдуманно подходить к выполнению каждого шага. Ведь исправление недочетов и ошибок потребует больших временных затрат;
• Научиться говорить «нет», отказываясь от неважных задач или тех, выполнение которых не соответствуют знаниям, образованию, опыту. Обучение приведет к огромной потере времени.

Сказать «нет»

Приемы улучшат концентрацию внимания, увеличат работоспособность. Они позволят успевать то, что раньше казалось невыполнимым.

Тайм-менеджмент – это инструмент, который учит, что изменить в планировании, как сэкономить время, обратить его в свою пользу и добиться оперативного выполнения поставленных задач. Его инструменты повышают производительность, а методы помогают достичь целей с высокой эффективностью, затрачивая минимум ресурсов и сил.

Видео

Тайм менеджмент, что это такое и почему он вам не нужен

Тайм менеджмент вас не спасёт. Я хочу всё успевать. Почему в сутках всего 24 часа? Когда у нас цейтнот, мы не спим – работаем по 20 часов – как же хочется найти тот волшебный метод, который поможет всё организовать. Говорят, что спасение в правильном управлении временем.

Тайм менеджмент в дословном переводе с английского означает “управление временем”. И в этой фразе заключены его основная идея и цель. Тайм менеджмент – это организация человеческой деятельности наиболее эффективным способом, с учётом индивидуальных целей, потребностей и общих человеческих особенностей.

В этой статье мы расскажем вам о сути некоторых подходов к ТМ. Причём вы сразу сможете применить их на себя. Это очень просто. И не надо читать десятки книг, которые попросту пересказывают некоторые из приведённых ниже решений.

Методика тайм менеджмента применима практически везде и подойдёт как при индивидуальном планировании выполнения должностных обязанностей отдельного работника, предпринимателя или простого человека, стремящегося оптимизировать свою деятельность, так и при организации работы крупной компании.

Основы тайм менеджмента были заложены сотни лет назад, но отдельным направлением в образовании, психологии и бизнесе он стал лишь в начале 21 века.

Основным утверждением в тайм менеджменте является то, что большинство людей используют лишь малую часть своих потенциальных возможностей.

Вы можете делать больше. Вы можете работать лучше. В конце концов, вы можете зарабатывать больше.

К примеру, согласно принципу Парето, только 20% от всех действий, совершаемых людьми, дают 80% результата, а остальные 80% – малоэффективные занятия.

Огромное количество сил, которые могли быть направлены на достижение целей или планов, тратятся человеком на бесполезные и ненужные занятия, не приближающие к желаемым целям, как личным, так и рабочим.

Существует множество сфер и способов применения тайм менеджмента, но отдельно стоит разобрать его использование в отношении, с одной стороны, саморазвития с достижением личных результатов и, с другой – применением данной методики в рамках управления рабочим коллективом или организацией.

В чём суть тайм менеджмента?

В тайм менеджменте существует большое количество приёмов, но основную часть составляют осознанный и рациональный анализ времени, затраченного на различные занятия, выделение приоритетных целей и изменение графика в целях максимизации результата по наиважнейшим направлениям.

Эффективное управление своим временем повышает трудоспособность, ускоряет обучение и позволяет добиваться поставленных результатов в гораздо более короткие сроки.

При использовании тайм менеджмента в целях саморазвития и рационального использования собственного времени, в первую очередь, производится анализ долгосрочных целей и задач, которых необходимо достичь.

Следующий этап – разбивание долгосрочных целей на менее масштабные, краткосрочные.

И, безусловно, планирование рабочего дня в соответствии с личными возможностями и особенностями, с учётом перерывов на отдых, установленных в таком порядке и размере, который позволяет максимизировать результаты каждого рабочего дня.

Это не только про работу!

Несмотря на ошибочное мнение о том, что большее количество рабочего времени даёт больший результат, при эффективном тайм менеджменте выводится оптимальное соотношение труда и отдыха. К примеру, как показали многочисленные исследования, проводимые специалистами из Новой Зеландии, сокращение рабочей недели с 5 до 4 дней повышает производительность труда, делая подход работников более креативным и ответственным.

В рамках же управления персоналом или коллективом отдельного предприятия, тайм менеджмент подразумевает оптимизацию рабочего процесса для рядовых сотрудников и управляющего персонала, в целях выведения компании на требуемый уровень эффективности и производительности.

Метода матрицы Эйзенхауэра – 4 секции

В тайм менеджменте существует множество методик, помогающих наиболее эффективно распределить время. Одна из них – Матрица Эйзенхауэра.

Она создана с целью выделения приоритетных и наиболее важных задач, являющихся первоочередными, требующих неотложного решения.

Для составления матрицы Эйзенхауэра необходимо начертить таблицу с двумя столбцами и двумя строками. Один столбец – срочные дела, другой – несрочные. Названия строчек – “важные” и “неважные”.

• В “важные” заносятся те задачи, от которых зависит дальнейшая успешность в достижении долгосрочных целей, или, если речь идёт о составлении плана на день для личного графика, ещё и мероприятия или дела, обладающие большой ценностью по личным соображениям.
• В “неважные” же заносятся все остальные – не требующие обязательного выполнения и не влекущие за собой никаких значительных последствий.

И, наконец, каждая из задач заносится в столбец “срочные” или “несрочные”, в зависимости от сроков её выполнения. В первую очередь стоит выполнять те задачи, которые попали в ячейку “важные” и “срочные”, а в последнюю – “неважные” и “несрочные”.

Метода матрицы Эйзенхауэра является одним из наиболее простых и эффективных при определении приоритетных задач в тайм менеджменте.

Пирамида Франклина – ранжируем цели

Следующий инструмент для эффективного использования времени – Пирамида Франклина. Она представляет из себя многоуровневую схему, по форме напоминающую пирамиду.

В её основании – те жизненные принципы и цели, которых хочет добиться человек за всё своё существование.

Вторая ступень пирамиды, расположенная выше, это глобальные цели, то есть, те конкретные вершины, которых необходимо добиться в жизни, не нарушая принципов, изложенных на нижней ступени.

Следующая – те шаги, которые необходимо предпринять для достижения глобальной цели. Здесь необходимо расписать этапы получения результата, разбив его на несколько меньших частей.

И, наконец, три верхние ступени, это план на 1-5 лет, неделю – месяц и на каждый день.

Верхняя ступень должна обновляться ежедневно, в зависимости от прогресса в выполнении дневных задач. Пирамида Франклина помогает конкретизировать действия, необходимые для достижения глобальных жизненных целей, которые изначально кажутся масштабными и недостижимыми.

Метод помидора – 25 и 5

И третий из наиболее часто используемых и важных приёмов в тайм менеджменте – метод помидора.

Достаточно забавное название было придумано в 20 веке Франческо Чирилло, итальянским студентом, который засёк время, которое он может беспрерывно и не отвлекаясь на посторонние размышления, работать с книгой. Результат составил 25 минут.

После чего, чтение было разбито на интервалы по 25 и 5 минут – в сумме, на каждые полчаса приходилось 25 минут работы и 5 минут других, менее важных и энергозатратных дел или отдыха. Такое чередование работы и расслабления позволяет повысить концентрацию на основном занятии и увеличить продуктивность в несколько раз.

Почему ТМ так популярен?

В 21 веке тайм менеджмент распространяется всё быстрее, в первую очередь, в развитых странах, где остро стоит вопрос повышения производительности труда. Хотя, казалось бы, ведь проблемы с низкой производительность характерны больше развивающимся странам. Например, нашей.

ТМ является одним из наиболее перспективных направлений в управлении бизнесом.

И, безусловно, в нарастающем темпе жизни, тайм менеджмент в отношении личных домашних или рабочих дел становится всё более актуальным.

Использование методик тайм менеджмента является одним из наиболее эффективных способов оптимизации затрат, как энергии, так и финансов, помогающим выводить производительность труда на принципиально новый уровень. Именно поэтому в современной экономике происходит его стремительная популяризация.

А что на практике, получается?

Метод пирамиды помогает остановиться, подумать и скорректировать действия с учётом целей. SMART и Пирамида – незаменимы при работе с целями.

Да, это помогает. Как и банальное планирование завтрашнего дня. Но не надо полагать, что ТМ решит ваши проблемы.

Берите методы, внедряйте в свою жизнь. Здесь главное – последовательность. если планировать завтрашний день – то регулярно, иначе – толка не будет.

Тайм менеджмент вам не нужен если вы не готовы тратить на него время, не нужен, если вы не готовы с определённой периодичностью проверять пирамиду, строить планы, чертить таблицы. Наконец, он не нужен вам, если вы довольны тем, как течёт ваша жизнь.

как и зачем управлять временем

В гонке за успехом, состоятельностью в личной, профессиональной, семейной жизни мы часто жалуемся на нехватку времени. Это одна из самых популярных проблем активного участника общества. Больше остальных людей этому подвержены студенты и работающие люди. Для того чтобы уложить в 24 часа все потребности, обязанности, желания, был придуман тайм-менеджмент.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – наука об организации, планировании, управлении временем, повышении эффективности его использования. Тайм-менеджмент будет полезен тем, кто регулярно повторяет «я даже не знаю, за что хвататься».

Польза от тайм-менеджмента:

• предотвращение психофизиологического истощения, выгорания;
• снижение уровня тревоги, стресса;
• снижение усталости, устранение хронической усталости;
• улучшение настроения, профилактика депрессий и апатии;
• повышение веры в себя, самооценки;
• рост продуктивности.

Планирование, ведение ежедневника – неотъемлемая часть жизни того, кто решил заняться тайм-менеджментом. Ошибочно считать, что это удел исключительно деловых людей. Тайм-менеджмент – спасение для студента, домохозяйки, музыканта, писателя и любого другого человека, который страдает от дефицита времени.

Схема тайм-менеджмента

Схема тайм-менеджмента выглядит следующим образом:

1. Анализ целей работы над временем.
2. Выбор технологий, инструментов, стратегий.
3. Точное планирование.
4. Определение и расстановка приоритетов.
5. Реализация.
6. Контроль, управление, корректировка.
7. Анализ результатов.

Как управлять временем

Начинать нужно с письменного анализа привычного режима, определения времени, потраченного с пользой и без нее. Как это сделать:

1. Запишите свои приоритеты, ценности, обязанности.
2. Нарисуйте диаграмму, на ней честно распишите, на что и сколько тратите времени.
3. Проанализируйте, что из зафиксированного относится к первому пункту, то есть полезному. Если вы видите, что, например, свободное общение в интернете занимает львиную долю дня, но вы понимаете, что это не относится к необходимому и полезному, то нужно этот элемент заполнить чем-то другим. Может быть, вы давно хотели ежедневно выделять час на изучение языка или чтение литературы? Тогда самое время вписать это вместо просмотра телевизора или бессмысленного пролистывание ленты в социальной сети.
4. Исходя из приоритетов, составляйте письменный план на каждый день. Группируйте задачи по значимости, в начало дня ставьте самые важные дела.

При составлении расписания нельзя забывать про отдых. Это обязательная, приоритетная вещь. Специалисты рекомендуют отводить 8-10 часов на полноценный сон, днем чередовать физическую и умственную активность, устраивать перерывы в работе, чередовать сложные и простые задания.

Техники тайм-менеджмента

Популярны 3 техники организации и планирования времени:

1. Хронометраж. В течение 2 недель записывайте каждые 15 минут все, что делаете. Да, вплоть до «сел, поел». Такое наблюдение и письменная фиксация с четким определением временных интервалов позволит понять, на что вы тратите время, а также выявит пожирателей времени.
2. Матрица Эйзенхауэра. Помогает расставить приоритеты. Проведите горизонтальную шкалу «важно – не важно» и вертикальную «срочно – не срочно», разбив лист на 4 квадрата. В тайм-менеджменте принято разделять задачи на срочные и важные, важные и несрочные, срочные и неважные, несрочные и неважные. Первые принесут вам серьезные проблемы, потому выполнение срочных и важных дел первостепенно. Важные и несрочные дела при невыполнении принесут проблемы, но в далекой перспективе. Срочные, но неважные дела лучше поручить кому-то другому. Ну а несрочные и неважные можно и даже нужно совсем убрать.
3. Метод помидора. На каждую задачу отводите 25 минут, засекайте время таймером. Необязательно выполнять сразу все задание, но нужно работать, не отвлекаясь, пока не прозвучит сигнал будильника. Большую задачу предварительно лучше разделить на несколько таких, что поместятся в 25 минут. После каждого помидора (25-минутный интервал) устраивайте отдых на 3-5 минут. После четвертого помидора отдохните 15-30 минут.

Правила тайм-менеджмента

Изучите правила тайм-менеджмента, всегда следуйте им, и ваша ситуация изменится уже в первую неделю:

1. Больше конкретики, визуализации задач. Заведите органайзер, дневник, ежедневник. Подробно фиксируйте свои планы.
2. Всегда расставляйте приоритеты, но на каждое дело отводите конкретный лимит времени. Важные дела выполняйте в первую очередь.
3. Крупные задачи разбивайте на мелкие этапы.
4. Сразу фильтруйте информацию. Да, мозг способен запомнить многое, но это не значит, что ему будет просто работать. Да и зачем вам ненужная и неинтересная информация. Отсеивайте ее сразу, не ждите, пока мозг усвоит, переработает, а потом поймет, что она не нужна. К каждой информации относитесь критично.
5. Научитесь определять пожирателей времени: социальные сети, скайп, проверка почты, бессмысленное листание ленты или просмотр развлекательных видео. Выделите на это время только в рамках работы или общения с друзьями, если нет возможности реально встретиться. Неплохой вариант – завести рабочую почту. Тогда вам не придется долго искать важные письма среди рекламных рассылок.
6. Концентрируйтесь на одной задаче, быстро выполняйте ее и переходите к другому делу. Если выполнение задачи предполагает перерывы, например, вы сдали работу на проверку, то не нужно бездельничать в промежуток. Займитесь другим полезным делом. Помните, что каждая минута должна быть потрачена с пользой.
7. Неприятные или сложные дела выполняйте в первую очередь. Если отложить их на потом, то весь день будет сохраняться тревога, напряжение, негативный фон настроения. В то время как быстрое избавление от дел подарит самоудовлетворение, легкость и хорошее настроение на все оставшееся время.
8. Следите за порядком на рабочем месте: распределяйте бумаги по папкам, ручки держите в пенале, протирайте пыль, вовремя выбрасывайте мусор. Чем гармоничнее ваше рабочее место, тем приятнее вам работать и тем меньше времени вы тратите на поиски нужного инструмента.
9. Позаботьтесь о комфорте, освещении рабочего места. Вас ничего не должно отвлекать, а атмосфера должна настраивать на рабочий лад.
10. Работайте только за столом, не берите ноутбук или бумаги в постель. Ваш мозг должен знать, что постель – сигнал отбоя и отдыха.
11. Слушайте свой организм. Люди отличаются внутренними биоритмами. Определите часы наибольшей активности, работоспособности, самые важные дела по возможности планируйте на это время.
12. Не лишайте себя отдыха, не уходите в трудоголизм, но и не расслабляйтесь чрезмерно. Быстро выполнив намеченные дела, проанализируйте результаты и наградите себя заслуженным отдыхом, хобби.
13. Не отвлекайтесь на критику, пустую болтовню и негатив людей. Помните, что вы не обязаны пить с кем-то кофе ради приличия, если можете провести это время с большей пользой для себя. Научитесь говорить «нет».

Научитесь извлекать пользу даже из вынужденного положения. Так, если вы тратите 2 часа на дорогу, то можете в это время прочитать или послушать книгу, полезную для профессионального или личностного роста. Например, изучите книгу Брайана Трейси «Результативный тайм-менеджмент».

Зачем управлять временем

Умение дозировать время и четко видеть приоритеты позволяет:

• достигать целей с минимальными затратами;
• добиваться высоких результатов сразу в нескольких сферах жизни;
• рационально распоряжаться временем, успевать работать, отдыхать, заниматься хобби;
• работать в условиях многозадачности, заниматься параллельно несколькими проектами;
• увеличивать материальное благополучие, укреплять здоровье;
• быть свободным, всегда иметь выбор;
• контролировать жизни, строить планы на будущее.

Человек, чувствующий, что это он управляет временем, а не время им, меньше тревожится. Он больше уверен в собственных силах, способен строить долгосрочные и реалистичные планы. Личность, освоившая тайм-менеджмент, становится хозяйкой собственной жизни.

Такие люди отличаются позитивом, энтузиазмом, горящими глазами. В день они решают огромное количество задач, но при этом не выглядят измученными или уставшими. Наоборот, их энергия бьет через край. Секрет прост – они умеют грамотно распоряжаться каждой секундой своей жизни.

как успевать больше / EPAM corporate blog / Habr

Мы разные: кто-то привык выполнять задачи в строгой последовательности, кому-то достаточно примерного плана действий, а кому-то для эффективной работы очень важно быть в хорошем настроении. Но во многом мы похожи: например, в том, что хотим больше успевать.

Как эффективнее распоряжаться своим временем на работе, помогала разбираться тренер по тайм-менеджменту, HR-специалист Wrike, Дарья Игнатович.

Следовать принципам тайм-менеджмента не значит жить каждую минуту по плану или строить свою работу только так, как написано в книге. Это значит в первую очередь управлять смыслами, не бояться экспериментировать с подходами к работе и выбирать, что подходит именно вам.

Одной волшебной таблетки «Как лучше строить рабочий день» для всех нет. Но вероятно вам будут полезны хотя бы несколько советов, о которых пойдет речь ниже.

Как настроиться на работу

Начинать работу стоит с плана на день. Многие не любят планировать, потому что процесс ассоциируется с жесткими рамками, или кажется, что список задач легко держать в голове целый день. Но, во-первых, можно написать список дел и выполнять их в удобной для себя последовательности. Во-вторых, важно понимать, что займет внимание в течение дня, чему уделить больше времени, а на что сил уже не хватит. Память – ненадежное хранилище информации: когда задач много, забыть об одной-двух очень легко, поэтому стоит фиксировать все, что хочется и нужно сделать. Здесь помогает прием выгрузки сознания: нужно подумать обо всех своих задачах, – не только о важных делах по работе, но и простых, бытовых – и записать их. После этого выделить главные и второстепенные задачи на день.

Многие не хотят планировать и берутся только за ту работу, которая приходит сама – живут в состоянии текучки. От этого могут возникать авралы, неудовлетворенность, выгорание или ощущение, что плывешь по течению.

Рабочие задачи можно разделить на три типа:

Универсального совета, какие задачи лучше делать в начале дня, а какие – в конце, нет. Все зависит по меньшей мере от культуры, в которой работает человек. Например, в скрам-культуре много командной работы: в один день может быть несколько совещаний, и подстраивать свою работу нужно под них. Встречи разрывают день и часто не позволяют погрузиться в сложную задачу надолго, но они помогают всегда быть в курсе, что происходит с проектом. Одни предпочитают выполнять сложные потоковые задачи утром, на свежую голову, а потом идти на встречи. Другие любят начинать рабочий день с текущих задач, чтобы быстро получить результат, а потом берутся за что-то более сложное. Здесь стоит экспериментировать и искать, что вам больше подходит.

Есть культуры, где много общаться с коллегами не нужно, – там можно устраивать тематические дни. Например, три дня в неделю выделять на глубокое погружение в сложные задачи, день на обсуждения и день на организационные вопросы и «хвосты».

Что важно в планировании? Нужно управлять не только временем, но и смыслами. Например, если кажется, что встреч много, а пользы от них мало, стоит провести ревизию: поговорить с организаторами встреч и узнать, если ли возможность собираться на обсуждения реже. Возможно, встречи проходят по инерции: потому что кто-то уверен, что они нужны.

Видеть в работе смысл очень важно: когда человек осознает, зачем он что-то делает, появляется мотивация и силы.

Как войти в поток

Поток – состояние, когда человек погружен в свою деятельность настолько, что время для него летит незаметно. Американский исследователь Михай Чиксентмихайи, изучавший состояние потока, пришел к выводу, что погружаться в него могут люди любых, не только творческих, профессий. В этом состоянии люди очень продуктивны и способны показать свои лучшие результаты.

Что нужно, чтобы войти в поток?

• Понятно сформулировать задачу

Если перед вами стоит непонятная или очень объемная задача, например, «начать большой проект», погрузиться в поток будет невозможно. А вот испытать стресс из-за того, что задача кажется неподъемной, – легко. Одно из главных условий потока – ясность задачи. Например, вы решили полчаса в день на работе уделять английскому. Задача «поучить английский» сформулирована размыто. Когда придет время ее выполнять, будет непонятно, за что браться. Поэтому ее стоит формулировать конкретнее, например, «посмотреть два видео на TED». Если перед вами сложная задача, ее нужно разбить на несколько простых, понятных и браться за них.

• Настроиться на задачу

Сконцентрируйтесь и настройтесь на задачу – побудьте в ее контексте 10-15 минут: соберите информацию, подумайте над решением. Обычно после такой настройки легко «нырнуть» в деятельность и заниматься чем-то сложным на протяжении 2-3 часов.

• Придумать, как сделать рутинные задачи интереснее

Когда есть интерес, войти в поток легко, а когда работа кажется скучной – трудно. Если рутинные задачи делегировать нельзя, стоит пересмотреть свое отношение к ним и попробовать заинтересовать себя. Это можно сделать, например, с помощью геймификации: пытаться выполнять задачи быстрее, чем раньше, и за сделанную работу чем-нибудь вознаграждать себя.

Как прокрастинировать с пользой

Вернуться с обеда и погрязнуть в соцсетях на полчаса – наверняка вам это знакомо. Такое поведение может говорить о том, что накопилась усталость, и нужна передышка. После обеда полезно дать себе 15-20 минут отдыха. Что делать в это время? Прогуляйтесь, поговорите с коллегами или запланируйте простые дела, которые можно выполнять в расслабленном состоянии: заказать что-то, оплатить счета, посмотреть видео доклада. Американский консультант по управлению и руководству, автор книг по тайм-менеджменту Стивен Кови называет такие задачи «дела-песок». Он советует составлять списки простых дел и выполнять их во время переключения: тогда не будет чувства вины за то, что время потрачено впустую. По системе Кови, еще есть «дела-галька» и «дела-большие камни».

Важность и срочность у этих дел разная, но их все нужно выполнить – сложить большие камни, гальку и песок в банку ограниченного размера. Концепция Кови заключается в том, что большие камни в банку не поместятся, когда там уже есть галька и песок. Поэтому при планировании важно в первую очередь обращать внимание на дела-большие камни, которые дадут существенные результаты в будущем, и уходить от подхода «Когда-нибудь в свободное время я этим займусь».

Как продолжать работать, если настроение испорчено

Бывает так: только начнешь работать – приходит гневное письмо, или рушатся договоренности, на которые рассчитываешь. Настроение испорчено, но работу нужно выполнять. Настроиться на конструктивный лад помогает такое упражнение: всё, что случилось, нужно признать как факт и проговорить это про себя. Например, «Коллега повысил на меня голос». После этого про себя проговорить, что вы на самом деле чувствуете. Например, «Я в гневе». Нужно абстрагироваться от ситуации и напомнить себе: чувства, которые вы испытываете сейчас, – временные, они скоро пройдут. Потом можно устроить небольшую прогулку, выпить чаю – сделать то, что поможет успокоиться.

Как часто стоит делать перерывы

Если подолгу концентрироваться сложно, можно использовать технику «Помодоро»: 25 минут работать, 5 минут – отвлекаться. Такой ритм лучше подойдет тем, кому нужно выполнять задачи последовательно и в одиночку. Если вы постоянно работаете с людьми (общаетесь, ждете ответов на письма), эта техника для вас вряд ли будет работать. Но раз в полтора-два часа стоит устраивать небольшую передышку: пройтись, позвонить родным или повыполнять дела-песок.

Как понять, что пора домой

Тут, опять же, помогает планирование. Если утром обозначить себе главную и второстепенные задачи на день, будет понятно, когда пора остановиться. Если цели достигнуты, стоит устроить ритуал завершения дня – проставить галочки рядом со списком дел. Когда мы замечаем, что сделали за день, в мозг поступает сигнал, что на сегодня хватит, и можно с чувством выполненного долга (и удовлетворения!) идти отдыхать.