Требования к помощнику руководителя: Помощник руководителя: обязанности и требования – Обязанности и требования к помощнику руководителя
Что такое помощник руководителя. Требования к помощнику руководителя
Должностная инструкция помощника руководителя создается для упорядочивания трудовых взаимоотношений. В документе обозначены функциональные обязанности, ответственность, права сотрудника.
Должность «помощник руководителя» в разных организациях может называться по-разному: личный помощник директора, ассистент руководителя, секретарь.
Образец типовой должностной инструкции помощника руководителя
І. Общие положения
1. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.
2. Помощник руководителя подчиняется непосредственно руководителю компании.
3. В период отсутствия помощника руководителя его права и функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.
4. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж аналогичной работы от одного года.
5. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:
- законодательством РФ;
- Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- данной должностной инструкцией.
6. Помощник руководителя должен знать:
- установленный порядок обращения с документами в организации;
- правила делового общения и этикета;
- порядок ведения отчетной документации;
- правила пользования офисной техникой, средствами связи;
- основы работы в текстовом редакторе, электронных таблицах;
- основы делопроизводства;
- организационно-штатную структуру компании;
- порядок заключения и исполнения договоров.
ІІ. Должностные обязанности помощника руководителя
На помощника руководителя возложены следующие функциональные обязанности:
1. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.
2. Личное сопровождение руководителя на встречах, приемах, в поездках.
3. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.
4. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.
5. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.
6. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов.
7. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя.
8. Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема.
9. Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю.
10. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.
11. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.
12. Выполнение служебных поручений руководителя.
ІІІ. Права
Помощник руководителя имеет право:
1. Получать информацию в объеме, необходимом для выполнения поставленных задач.
2. Направлять руководству предложения по улучшению своей работы и рационализации деятельности компании.
3. Направлять запросы в подразделения организации (по поручению руководителя или по личной инициативе) на получение документов, необходимых для выполнения его должностных обязанностей.
4. Требовать от руководства учреждения создания условий, необходимых для выполнения его служебных обязанностей.
5. Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции.
6. Иметь доступ к конфиденциальной информации, при возникновении служебной необходимости.
ІV. Ответственность
Помощник руководителя несет ответственность за:
1. Предоставление сотрудникам организации недостоверной информации.
2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.
3. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.
4. Нарушение сроков выполнения поставленных задач.
5. Нарушение положений руководящих документов организации, решений, постановлений.
6. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.
7. Действия, выходящие за пределы его компетенции.
8. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.
9. Нарушение норм делового этикета, грубое обращение с деловыми партнерами, посетителями, сотрудниками организации.
Сборник Должностных инструкций
Примерная форма
Утверждаю
___________________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, пред- ________________________
приятия и т.п., его организационно- (директор или иное долж-
правовая форма) ностное лицо, уполномо-
ченное утверждать долж-
ностную инструкцию)
» » ____________ 20__г.
Должностная инструкция
помощника директора
по основным вопросам деятельности
______________________________________________
» » ____________ 20__г. N__________
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регул
Особенности работы помощника руководителя в инвестиционно-строительном проекте
Современные российские компании, предлагающие вакансии
претендентам на административные позиции, зачастую в наименовании вакансии
указывают совсем не ту позицию, которую описывают в части пояснения
обязанностей сотрудника и требований к кандидату.
Секретарь, офис-менеджер, референт, ассистент, помощник
руководителя – эти должности по своему содержанию очень похожи, однако не
только специалисты знают о существенных различиях между ними. Так, к примеру,
работа помощника руководителя предполагает ведение делопроизводства, но в
отличие от работы секретаря это главным образом поддержка деятельности
руководителя, а делопроизводство является лишь малой частью функциональных
обязанностей – документационной поддержкой деятельности руководителя. А вот
львиная доля рабочего времени секретаря направлена именно на организацию
системы документооборота в компании, контроль исполнения внутренних положений и
инструкций, принятых на предприятии, систематизацию хранения документов, их
передачу в архив и т. д.
Очень часто специалистам, которые
приходят на одну из вышеперечисленных позиций, приходится выполнять различные
дополнительные обязанности. Например, и секретарь, и помощник руководителя, и
офис-менеджер работают делопроизводителями, исполняют личные поручения
руководителей, а также вышестоящих должностных лиц (т. е. не только
руководителей, но и других сотрудников организации), обеспечивают
организационно-распорядительную деятельность руководителя, а также занимаются
оформлением приказов или распоряжений по инициативе практически любого
сотрудника организации. По большей части это связано с тем, что современные
компании предпочитают не «раздувать» штат и поручают все одному сотруднику, не
принимая во внимание тот факт, что подобная многозадачность может повлиять на
качество исполнения сотрудником его непосредственных обязанностей.
Из подобной ситуации могут быть как минимум два выхода:
первый – отказаться от работы в компании, второй – научиться работать в
условиях предлагаемой многозадачности.
Помощник руководителя и помощник руководителя проекта
Основная задача ассистента или помощника руководителя – обеспечение
деятельности руководителя. Проще говоря, помощь руководителю во всех вопросах,
которые касаются выполнения им его обязанностей
. Не зря помощника руководителя
часто называют его доверенным лицом, его правой рукой, т.к. профессиональный
ассистент – это незаменимый или, скажем точнее, труднозаменяемый человек,
который находится в курсе многих – едва ли не всех – профессиональных задач
своего руководителя, а в некоторых случаях – и в курсе личных дел.
Специфика работы профессионального ассистента руководителя
строительного проекта исключительно отраслевая, т. е. необходимо иметь
представление о том, что такое инвестиционно-строительный проект, какова зона ответственности
руководителя строительного проекта, какие требования руководитель может
предъявлять к своему помощнику и как обеспечить качественную и профессиональную
поддержку деятельности такого руководителя.
Что такое инвестиционно-строительный проект?
Как правило, компании, которые ищут сотрудника на замещение
должности помощника руководителя в инвестиционно-строительном проекте, отдают
предпочтение кандидатам, имеющим опыт работы в строительном проекте или
строительной организации. Ваша осведомленность наверняка станет большим плюсом
при рассмотрении вашей кандидатуры. Если у вас нет требуемого опыта, то на
этапе прохождения собеседования вам будет полезно задать некоторые
профессиональные вопросы HR-специалисту или непосредственно будущему
руководителю о структуре строительного проекта и его особенностях.
К сведению
В широком смысле инвестиционный проект – это проект,
связанный с вложением финансовых средств юридического или физического лица,
реализация которого направлена на получение инвестором прибыли.
Инвестиционно-строительный проект от инвестиционного проекта отличает то, что инвестор
получает прибыль от вложения капитала в строительство каких-либо объектов (это
может быть строительство как жилого комплекса, так и завода по производству, к
примеру, строительных материалов).
Поскольку инвестиционно-строительный проект – это проект,
состоящий из комплекса неких действий и процессов, первое, что необходимо
уточнить у руководителя проекта, – кто является действующими лицами и
участниками процессов. Как правило, это непосредственно инициатор проекта, инвестор,
а также заказчик, проектировщик и подрядчик, но в зависимости от специфики
проекта список участников может быть расширен – например, к списку можно добавить
поставщика оборудования (см. схему). Стоит также отметить, что в качестве
участников проекта могут выступать как физические, так и юридические лица. К
примеру, в роли проектировщика – проектные организации и проектные институты, а
в качестве подрядчика – строительные организации и холдинги, выполняющие для заказчика
определенные виды работ. Руководитель проекта в большинстве случаев
представляет заказчика, фактически он возглавляет службу заказчика, например,
создаваемую в форме отдельного юридического лица. Иначе службу заказчика называют
техническим заказчиком, дирекцией заказчика.
Инициатор проекта – им может быть любой из участников
проекта – является автором идеи, готовит обоснование проекта, создает и
защищает бизнес-планы.
Инвестор – юридическое или физическое лицо, которое
вкладывает инвестиции в проект с целью получения прибыли. Инвестор контролирует
ход реализации проекта.
Заказчик – это главный участник, который отвечает за
реализацию проекта. Заинтересован в большей степени в достижении результата. Будущий
владелец реализованного проекта.
Руководитель проекта – юридическое или физическое лицо,
которое наделяется всеми полномочиями для реализации проекта. Руководитель
проекта составляет план реализации, контролирует исполнение и сроки,
координирует и контролирует выполнение работ со стороны всех участников проекта.
Генеральный подрядчик – юридическое лицо, которое выполняет
работы, согласованные в контракте с заказчиком, направленные на реализацию
проекта. Генподрядчик может привлекать для выполнения работ субподрядчиков.
Генеральный проектировщик – организация, которая выполняет
проектные, изыскательские работы для заказчика.
Руководитель проекта ведет переговоры с поставщиками,
управляет персоналом – инженерно-техническими работниками, следит за
исполнением интересов инвестора, а также совместно с подчиненной ему службой заказчика
осуществляет контроль реализации строительного проекта с момента утверждения
бизнес-плана до ввода готового объекта в эксплуатацию, проводит анализ хода
проекта, взаимодействует с подрядчиками. Для полного понимания содержания своей
деятельности и составления плана работы на период реализации строительного
проекта помощнику руководителя проекта необходимо знать все
своего руководителя. Круг обязанностей руководителя отдельно взятого проекта
является индивидуальным, однако в основном направления его работы соответствуют
этапам проектирования и строительства.
■ Предпроектный
этап. Это первый этап строительства, в процессе которого осуществляются сбор и
оформление исходно-разрешительной документации. Под исходно-разрешительной
документацией (ИРД) в общем смысле понимают полный комплект различных
документов, обязательных в соответствии с Градостроительным кодексом Российской
Федерации для получения разрешения на строительство. В состав ИРД входят в т.ч.:
технические условия на подключение к инженерным сетям (ТУ на водоснабжение, газ,
электроэнергию), постановления и распоряжения органов исполнительной власти,
различные согласования, материалы инженерных изысканий и заключения надзорных
служб, переписка по вопросам получения разрешений и согласований, различные
чертежи (к примеру, план земельного участка), документы о праве собственности
или аренды земельного участка под строительство и др.
■ Проектный
этап. На этом этапе заказчик выдает проектировщику техническое задание на
проектирование, согласно которому проектировщик выполняет непосредственно
проектирование. Здесь важно отметить, что проектирование имеет две стадии: «Проект»
(стадия «П») и «Рабочее проектирование» (стадия «РД»). Документация, подготовленная
на стадии «П», утверждается, проходит государственную экспертизу согласно законодательству
РФ, затем разрабатывается рабочая документация (РД), в соответствии с которой
выполняется строительство.
Помощнику руководителя не обязательно наизусть знать весь
перечень документов, входящих в состав исходно-разрешительной или проектной
документации, однако при поступлении документов от руководителя проекта или
сотрудников проекта необходимо дополнительно уточнять, как надлежит
классифицировать тот или иной документ.
Поскольку реализация проекта, проектирование, строительство
– процессы довольно длительные, помощнику руководителя проекта необходимо
создать оптимальную надежную систему учета, оформления, согласования, хранения
документации, а также обеспечить такую систему работы с документами, при
которой обмен документацией и необходимыми данными между всеми участниками
проекта будет максимально оперативным.
Делопроизводство и документооборот
Для организации делопроизводства и документооборота рекомендована
стандартная, вполне универсальная схема:
- Разработка, согласование и утверждение инструкции по ведению
делопроизводства в организации. - Разработка журналов регистрации входящей и исходящей документации.
- Разработка, согласование и утверждение бланков организации:
исходящего письма, протокола совещания, актов приема-передачи документов и др.
– по потребности. - Разработка, согласование и утверждение положения и порядка
согласования документов в организации. - Разработка, согласование и утверждение положения о печатях и
штампах, используемых в организации. - Разработка положения о праве подписи документов или
подготовка приказов о наделении правом подписи сотрудников организации
определенных видов документов.
Наш совет
Прежде чем начать работу по организации делопроизводства в
компании, необходимо приказом назначить ответственного за ведение
делопроизводства в компании. Приказ может быть составлен в произвольной форме
на бланке организации. В последующем возможно указывать лишь номер приказа и
дату его издания при оформлении документов от имени компании.
Рассмотрим некоторые особенности ведения делопроизводства в
инвестиционно-строительном проекте.
В инвестиционно-строительном проекте количество поступающих
и исходящих писем и документов очень велико, поэтому лучше всего вести
электронные журналы регистрации и учета, например, в формате Excel. Это
облегчит вам систематизацию, поиск документов, а также оперативный обмен со
всеми участниками проекта.
Для учета входящей и исходящей документации и
корреспонденции внутри отдельной книги Excel следует создать несколько листов
по количеству основных участников инвестиционно-строительного проекта, назвав
их, например: Инвестор, Генподрядчик, Генпроектировщик, Поставщик. Помните о
том, что при приеме документации обязательно должно быть сопроводительное
письмо, содержащее дату поступления документа, количество страниц приложения к
письму. Если документ получен по электронной почте, то вам необходимо
распечатать электронное письмо, в котором указаны дата и отправитель. Это нужно
прежде всего в том случае, если документ вы будете хранить отдельно, в
специальном томе, а сопроводительное письмо – в папке с входящими письмами.
К входящему номеру письма необходимо добавить индекс,
включающий аббревиатуру, обозначающую участника проекта, например:
ГП – генподрядчик;
Инв – инвестор;
ПР – генпроектировщик;
Пост – поставщик.
Таким образом, входящий номер письма от генподрядчика может иметь,
например, следующий вид: № 13/ГП от 14.11.2013.
После создания книги Excel у вас получится примерно
следующее:
Даже если участников проекта будет гораздо больше, отнюдь не
для всех потребуется создавать отдельную нумерацию, отдельный журнал и место
для хранения. Вы можете создать общий журнал регистрации и том для хранения входящей
корреспонденции.
Для регистрации исходящей корреспонденции лучше всего дополнительно
создать журнал, в котором нумерацию вы будете вести в соответствии с тем, кто был
исполнителем письма. Для создания такого журнала необходимо уточнить у руководителя
строительного проекта, кто именно из сотрудников имеет право подписывать
исходящие письма и кто из них вероятнее будет самым активным исполнителем – инициатором
подготовки писем. Как правило, инициаторами являются: генеральный или
исполнительный директор, руководитель проекта, главный инженер (или служба
главного инженера, в которую входят также главный энергетик, главный механик и
т.д.), финансовый директор или бухгалтер и помощник руководителя проекта.
Для регистрации исходящей корреспонденции рекомендуется
разработать индексы к номерам писем, состоящие из числительных, чтобы не путать
письма с теми, которые направляются участникам проекта и регистрируются в
журналах, описанных выше, например:
01 – генеральный директор;
02 – руководитель проекта;
03 – помощник руководителя;
04 – служба главного инженера;
05 – финансовый директор/бухгалтер.
Таким образом, исходящий номер письма,
инициатором-исполнителем которого является руководитель проекта, может иметь, например,
следующий вид: 34/02 от 15.09.2013.
Общий журнал регистрации исходящей корреспонденции будет
выглядеть так:
По желанию в общий журнал можно добавить также журнал
регистрации приказов и распоряжений.
Обратите внимание!
Если вы ведете электронные журналы регистрации,
рекомендуется раз в квартал/полугодие и по окончании календарного года распечатывать
журналы регистрации, прошивать в надлежащем порядке и заверять подписью
генерального директора и печатью организации.
В инвестиционно-строительном проекте крайне важно регулярно
создавать резервные электронные копии всех исходящих и входящих писем с целью
обеспечения сохранности оригиналов писем и документов, а также более
оперативного обмена документами.
Систематизация документов в соответствии с этапами
проектирования
В соответствии с требованиями руководителя проекта или по вашей
инициативе документы, касающиеся проектирования и строительства, могут быть
систематизированы по этапам проектирования и строительства.
К сведению
Оригиналы документов, имеющих важное значение в процессе
проектирования и строительства (например, разрешение на строительство, технические
условия, документы, подтверждающие право собственности на земельный участок, и
др.), желательно хранить в отдельном сейфе или закрывающемся на ключ шкафу, доступ
к которому имеет ограниченное число сотрудников организации.
Рекомендуется создать следующие тома для систематизации и
хранения документации:
- Исходно-разрешительная документация: согласования
государственных и муниципальных органов, постановления и распоряжения органов
местного самоуправления и др. - Технические условия: на подключение к электросетям, на газ,
водоснабжение, канализацию и др., в т.ч. копии переписки с различными
организациями по вопросам получения технических условий. - Документы на земельный участок: оригиналы или копии
свидетельств о праве собственности на земельный участок, кадастровые планы,
копия договора на аренду земельного участка и др. - Различные чертежи и схемы: ситуационный план участка,
генеральный план и др.
К сведению
Оригиналы чертежей и схем рекомендуется хранить в тубусе во
избежание повреждения. При этом на тубус можно наклеить табличку с номером дела
по номенклатуре дел.
- Технические задания: в случае если технические задания
оформляются в ограниченном количестве экземпляров, то они подшиваются к
договору с организацией, которая выполняет работы в соответствии с этим
заданием, и тогда в этом томе останутся только копии. Однако чаще всего техническое
задание оформляется в нескольких экземплярах, один из которых остается у заказчика. - Учредительные документы: копии, поскольку оригиналы
учредительных документов, как правило, хранятся у бухгалтера или финансового директора. - Акты приема-передачи документов: в
инвестиционно-строительном проекте не рекомендуется выдавать документы из
архива без соответствующей резолюции руководителя проекта и оформленного в
надлежащем порядке акта приема-передачи документов (чертежей, томов проекта и др.).
Акты приема-передачи желательно хранить в отдельной папке с целью получения
оперативной информации о том, какие документы, в каком составе, для каких
целей, на какой срок были выданы из архива управления проектом.
К сведению
Рекомендуется создавать резервные копии всех
вышеперечисленных документов, т.к. в ходе реализации проекта многие из
перечисленных документов будут многократно запрашиваться у вас сотрудниками
команды проекта, участниками проекта и сторонними организациями. Наличие
электронной версии любого документа существенно облегчит вам в последующем
предоставление документов, оперативную отправку в электронном виде, поиск
документа. Для резервных копий необходимо создавать электронные папки,
соответствующие наименованиям дел/томов согласно существующей номенклатуре.
Проектная документация
Проектная документация, разработанная на стадии «П» и стадии
«РД», предоставляется заказчику в десятках томов (в зависимости от сложности
проекта), кроме того, в нескольких экземплярах. Не вся документация будет
постоянно храниться у заказчика, т.к. проектную документацию необходимо на
каком-то этапе предоставлять на прохождение экспертизы, однако первоначально она
должна быть получена заказчиком и зарегистрирована по описи в офисе заказчика у
делопроизводителя.
Заранее позаботьтесь о том, чтобы для хранения документации
было достаточно места в шкафах. Согласуйте с вашим руководителем требования к
хранению проектной документации и в случае необходимости организуйте покупку
дополнительного шкафа.
Как быть с адресом стройплощадки?
Зачастую стройплощадкам изначально присваивается временный
почтовый адрес, например: Промплощадка, д. 1. Почтовый адрес, как правило,
присваивают уже после строительства зданий, сооружений, объектов, а до
окончания строительства часто возникают сложности с получением почтовых
отправлений на строительной площадке.
Рекомендуется с самого начала организации системы
делопроизводства и документооборота в проекте позаботиться об аренде
абонентского ящика в почтовом отделении того населенного пункта, где находится
временный офис команды проекта. Своевременное получение корреспонденции почтой
имеет огромное значение в свете того, что множество писем и документов, в т.ч. необходимых
для проектирования согласований от госорганов и служб, отправляются заказчику
по указанному почтовому адресу. Потеря или неполучение оригинала такого
документа влечет за собой необходимость повторно запрашивать важный документ,
что напрямую влияет на сроки реализации проекта.
Полезный документ
МДС 12-37.2007 «Рекомендации по ведению документооборота в строительной
организации»
Протоколирование технических совещаний
Проведение и протоколирование именно технических совещаний
крайне важны в инвестиционно-строительном проекте. Технические совещания,
проводимые при участии заказчика и команды проекта, инвестора, генерального
подрядчика, генерального проектировщика, а также других участников, содержат
ключевую проектную информацию, т.к. зачастую – даже будучи посвящены процессам
– содержат массу технических деталей, имеющих решающее значение для развития
проекта.
Помощник руководителя проекта, ответственный за
делопроизводство, должен:
- заблаговременно сообщить участникам информацию о месте,
дате, времени и участниках технического совещания; - в повестке проводимого совещания перечислить всех участников
с указанием организаций, которые они представляют, Ф.И.О., должностей; - в случае если кто-то из участников не имеет возможности
присутствовать на совещании, своевременно сообщить об этом инициатору и председателю
совещания, которым, как правило, является руководитель проекта; - при оформлении протокола технического совещания точно
указать дату проведения и номер протокола, поэтому желательно вести регистр
нумерации протоколов технических совещаний заказчика; - максимально точно и полно указать содержание задач,
поручений, фамилию ответственного лица и срок исполнения им задачи; в случае
если задача не была выполнена ответственным лицом, обязательно укажите это в
протоколе с комментарием, по какой причине поручение не удалось выполнить;
К сведению
Если в процессе обсуждения вопросов во время технического
совещания какие-то вопросы, на ваш взгляд, недостаточно освещены, вы как
секретарь совещания вправе уточнить «для протокола», что следует отметить по
обсуждаемому вопросу. Если во время совещания уточнений оказалось недостаточно
для ясной и четкой формулировки при оформлении протокола, вы можете прояснить
неточные моменты у председателя совещания или непосредственно у того участника,
который докладывал по конкретному вопросу.
- после оформления предоставить протокол на подпись председателю
совещания, а также всем участникам. Особенно важно иметь подписи тех лиц,
которые являются ответственными по определенным задачам согласно протоколу.
Окончательно оформленный протокол технического совещания
(см. Пример) – оригинальный экземпляр – хранится у инициатора совещания, т.е. у
заказчика, а участникам совещания необходимо направить копии (это могут быть
электронные копии) протокола. Обязательно нужно получить подтверждение
получения документа – узнать входящий номер или должность и фамилию принявшего
документ должностного лица.
Стоит отметить, что зачастую в обязанности помощника
руководителя проекта входит также контроль исполнения поручений и задач,
поставленных в ходе совещания и зафиксированных в протоколе. В этом случае он
отслеживает сроки и ход исполнения поручений. Как правило, помощник
руководителя проекта по поручению и от имени руководителя проекта запрашивает у
участников совещания информацию о ходе выполнения задачи. Запрос может быть
сделан по электронной почте или по телефону с последующей систематизацией
полученной информации и докладом руководителю проекта.
Помощник руководителя строительного проекта должен быть
также готов к тому, что довольно часто некоторые поручения и задачи сотрудникам
проекта руководитель проекта будет отдавать через него. Рекомендуем вести
таблицу по текущим или оперативным вопросам, касающимся реализации проекта. В
этой таблице помощник руководителя проекта составляет собственный план работы и
делает заметки о ходе исполнения поручения.
Так, к примеру, в таблице может быть задача: Отправить
главному инженеру техническое задание и передать поручение руководителя проекта
о необходимости корректировки.
Помощник руководителя проекта отправляет документ, передает
поручение руководителя проекта и просит доложить о возможных сроках исполнения
поручения.
После этого помощник руководителя делает заметку в своей
таблице: Поручение будет выполнено главным инженером к 17.30 и докладывает
руководителю проекта. Помощник руководителя проекта должен также отследить
выполнение задачи и доложить руководителю проекта.
Описанная выше схема постановки задач сотрудникам команды
проекта и контроля исполнения поручений руководителя проекта будет в диковинку
тем помощникам руководителя, которые привыкли к соблюдению четкой иерархии в
организации, когда нижестоящий по должности сотрудник не имеет полномочий
отдавать поручения вышестоящим по должности сотрудникам. Однако стоит помнить о
том, что полномочия отдавать поручения от имени руководителя проекта его
помощник получает напрямую от него, и, как правило, в случае если руководителю
удобна подобная схема, то он ставит об этом в известность сотрудников проекта на
первых же оперативных совещаниях с участием всех членов команды.
При реализации такой схемы помощник руководителя проекта не
управляет другими сотрудниками, а является «диспетчером», т.е. передает задачу
сотруднику, а затем передает результат выполнения задачи руководителю проекта.
Руководителю удобнее осуществлять контроль через своего
помощника, поскольку количество одновременно текущих проектных процессов
требует оптимизации использования временного ресурса, т.к. в большинстве
случаев время необходимо для концентрации на ключевых вопросах, без постоянного
отвлечения на мелкие задачи. Не забывайте, что руководителю порой гораздо
удобнее узнать обо всех текущих вопросах и проблемах от своего помощника, чем
самостоятельно по каждому вопросу обращаться к разным сотрудникам и участникам
проекта для уточнения какой-то текущей информации.
Помощнику руководителя проекта, прежде чем приступить к
своим обязанностям, необходимо взвесить свои силы и возможности.
Инвестиционно-строительные проекты имеют строго определенные сроки, и зачастую
время для отпуска появляется только по завершении строительства. Кроме того,
работа помощника руководителя строительного проекта требует большой
внимательности, ответственности, преданности своему руководителю и
заинтересованности в оказании ему необходимой профессиональной поддержки. Если вы
готовы получить опыт работы помощником руководителя строительного проекта, то
можете быть уверены, что получите новые знания, умения, навыки, массу
интересных профессиональных уроков и задач, благодаря чему накопите неоценимый
опыт не только для последующей работы помощником руководителя, но также менеджером
проекта, а возможно, и руководителем собственного проекта в вашей
профессиональной области.
16.10.2013 №
15
Строительная площадка Заказчика, г. Видное, Промзона, стр. 1
Председатель – руководитель проекта ООО «Строящийся завод» Петров
Л.В.
Секретарь – помощник руководителя проекта ООО «Строящийся
завод» Алексеева Н.А.
Со стороны Заказчика, ООО «Строящийся завод»:
Генеральный директор – Слобода Н.В.
Руководитель проекта – Петров Л.В.
Главный инженер – Власенко М.Д.
Начальник производства – Лебедев Ю.С.
Со стороны Генподрядчика, ОАО «Группа компаний»:
Генеральный директор – Дроздов А.А.
Руководитель строительства – Алексеев С.А.
Главный инженер – Ванеев Н.М.
Специалист по охране труда – Матвеев К.В.
Начальник ПТО – Михайлов П.Д.
Сметчик – Леонидов Т.М.
Председатель Петров Л.В. Петров
Секретарь Алексеева Н.А.
Алексеева
Слобода Н.В. Слобода
Петров Л.В. Петров
Власенко М.Д. Власенко
Лебедев Ю.С. Лебедев
Дроздов А.А. Дроздов
Алексеев С.А. Алексеев
Ванеев Н.М. Ванеев
Матвеев К.В. Матвеев
Михайлов П.Д. Михайлов
Леонидов Т.М. Леонидов
Доверенное лицо. Всё о работе помощника руководителя
Говорят, что короля играет свита, и в этом смысле личный помощник руководителя – это та свита, которая не только «играет» своё начальство, но и делает всё возможное, чтобы работа руководителя была максимально эффективной.
Хороший помощник руководителя – это незаменимый человек, выполняющий самый широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя, доверенное лицо и иногда – второй человек в компании. Поэтому люди высокой квалификации и личной преданности, выполняющие эту работу, ценятся очень высоко.
Зачастую помощниками руководителя становятся переросшие свои прямые обязанности секретари, офис-менеджеры, руководители приближенных к начальнику отделов. Очень часто помощник руководителя совмещает свои обязанности с выполнением других функций – например, переводчика или юриста.
Сформулировать полностью должностные обязанности личного помощника практически невозможно. Он должен уметь и читать мысли Первого Лица, и уже по звонку определять плохое настроение босса, и не обращать внимания на недовольство в свой адрес, когда на тебе просто сорвали зло. Самые главные требования, которые предъявляют первые лица к личному помощнику, – это высокие человеческие качества будущей правой руки и та самая искра, которая должна вспыхнуть между работодателем и работником. Руководитель скорее отдаст предпочтение человеку с менее скромным послужным списком, но находящимся с ним «на одной волне», чем крутому специалисту, но с шероховатостями при первом знакомстве.
Личный помощник должен быть лояльным и преданным руководителю в частности и компании в целом. Как правило, он работает не за деньги, а за идею, и именно это ценно в первую очередь. Начальник должен быть абсолютно уверен в своём помощнике, ведь тот знает о нём всё, бывает у него дома, обладает немалым количеством эксклюзивной информации, которую можно использовать во вред фирме и шефу. По личному помощнику партнёры и клиенты могут судить о делах в компании. Также он служит своеобразным барометром состояния дел на фирме в глазах сотрудников.
Что предстоит делать
У помощника масса обязанностей – от секретарских до заместительских. Итак, что обычно должен делать личный помощник и каковы сферы его деятельности?
|
|
Тайм-менеджмент:
• составление и планирование графика начальника – договариваться о встречах, отслеживать его рабочее расписание;
• фиксировать и напоминать руководителю о том, что он должен сделать, информировать его о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях.
|
|
|
Организация и обеспечение рабочих мероприятий:
• подготавливать и проводить встречи, переговоры, совещания, презентации, требующие участия начальника, вести протоколы, рассылать уведомления и пригласительные письма участникам мероприятий, а также предоставлять им информацию об итогах встреч;
• организовывать или контролировать организацию командировок (подготовка проездных документов, организация размещения, транспорта, переводчика и т.д.).
|
|
|
Ведение документации:
• работа с почтой – сортировать почту по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма;
• работа с документами – грамотно со всех точек зрения составлять необходимые деловые бумаги, письма, заявления и т.д., редактировать бумаги, написанные шефом.
|
|
|
Поддержание деловых контактов:
• отвечать на телефонные звонки, знать, кого и когда можно соединить с шефом, кого – нет, кого – переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно;
• ограждать руководителя от ненужных контактов, делая это без ущерба для имиджа начальника и вашей компании.
|
|
Работа офис-менеджера:
• следить за тем, чтобы рабочее место руководителя полностью отвечало его требованиям, чтобы в его кабинете, чтобы всё работало, а необходимые расходные материалы были всегда под рукой;
• поддерживать контакты с поставщиками, знать, как и куда обратиться, чтобы оперативно решать проблемы с техническим обеспечением процесса работы.
| |
|
Работа заместителя:
• находить для шефа нужную информацию, причём делать это быстро, зная, куда и к кому следует обращаться с теми или иными вопросами;
• самому решать часть вопросов – например, о проведении тех или иных встреч;
• при необходимости представлять начальника на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы.
|
Обязанности отличаются не только в зависимости от того, какие функции считает необходимым возлагать на него босс, но и в соответствии с требованиями компании.
Как в маленьких, так и в больших фирмах личный помощник может совмещать эту должность с руководством отделами или, наоборот, делить свои функции с другими работниками.
Минусы работы
Понимание того, что является обязанностями личного помощника руководителя, у многих работодателей может коренным образом отличаться. Поэтому в разных местах от вас могут потребовать самых разных навыков. Разными могут быть также и представления шефа о человеческих качествах помощника.
Второй минус состоит в том, что «тень» шефа полностью подчиняется его манере ведения бизнеса, мирится со всеми особенностями его характера и до последнего вздоха отстаивает позицию босса, с которой может быть не согласна.
Ещё один нюанс – туманные перспективы карьерного роста в компании, где вы работаете. Притом что к определённому моменту вы можете накопить значительный опыт и знания, связанные с руководством тем бизнесом, которым занимается ваша фирма, вряд ли наступит момент, когда вам, в понимании большинства – секретарю, предложат занять кресло заместителя начальника или даже его полноценного партнёра.
Немаловажный минус связан с графиком работы. Работа помощника руководителя может хорошо оплачиваться, но ваш рабочий день будет никак не короче, чем у начальника, а, скорее всего, длиннее – подготовка графиков, встреч, документации, работа с корреспонденцией могут занимать значительное время. И ещё один минус – зачастую невысокое мнение окружающих о представителях этой профессии. Для большинства помощник руководителя – секретарь, «тень», девочка на побегушках, и отношение к нему соответствующее, хотя во многих случаях его функции могут быть шире, чем у руководителей отделов, и руководители обязаны ему подчиняться.
Идеальный помощник руководителя:
• обладает навыками смежных и несмежных специальностей – тайм-менеджера, кризис-менеджера, офис-менеджера, может и умеет управлять людьми;
• умеет организовать и провести переговорный процесс;
• интеллектуально развит, может поддерживать беседу, не относящуюся напрямую к бизнесу;
• предан интересам дела и своему начальнику;
• доброжелателен, тактичен, обладает хорошим вкусом;
• обладает отличным знанием логики, принципов и взглядов руководителя – умеет предугадывать его реакцию и решения и способен от имени босса решать отдельные вопросы без его участия и без ущерба для результата;
• знает сферу своей ответственности и умеет держаться в её рамках, с одной стороны, не перекладывает решение вопросов, находящихся в его компетенции, на плечи начальства и не бегает к нему с консультациями по каждому пустяку, и с другой стороны – понимает, где заканчивается эта сфера, и не решает принципиальные вопросы за спиной руководства;
• быстро соображает и умеет оперативно и самостоятельно принимать правильные решения.
Текст Елена Ерголина
Должностная инструкция помощника руководителя
Профессия помощника руководителя является значимой для управления производством. Специалист занимается организационными вопросами в сфере координации деятельности субъекта хозяйствования. Его должностные обязанности противоречивы и неоднозначны. Они устанавливаются руководителем компании на каждом предприятии индивидуально с учетом специфики его деятельности, полномочий руководящего состава и его желания.
Профессия помощник руководителя
Чем занимается помощник руководителя
Обязанности специалиста часто путают с обязанностями секретаря или офис-менеджера. Однако на самом деле это разные специальности, предполагающие различные права, ответственность и перечень дел.
Помощник руководителя занимается организационной деятельностью компании. В его обязанности также входит координирование встреч с партнерами и клиентами. Директор вправе возложить на работника часть своих обязанностей, при условии закрепления их за ним распорядительной документацией. Должностные обязанности помощника руководителя предполагают выполнение перечня работ:
- составление расписаний встреч;
- организация поездок делового характера;
- оформление документов;
- визирование или подпись документации в рамках своей компетенции;
- обеспечение нормального климата в коллективе;
- ведение телефонных переговоров;
- закупка канцтоваров;
- ведение переговоров.
Стандартные обязанности
Должностная инструкция помощника руководителя включает перечень стандартных обязанностей, которые сотрудник обязан выполнять. Они имеют отношение к организации делопроизводства субъекта хозяйствования. Сфера деятельности работника может быть сокращена до решения документальных вопросов, имеющих отношение только к руководящему составу компании.
В трудовом договоре помощника руководителя всегда присутствует неясность, поскольку четко не регламентировано, что конкретно вменяется в обязанность трудящемуся.
Она формируется записью о том, что он должен выполнять не только профессиональные обязанности, но и личные поручения руководства. На некоторых предприятиях специалисты координируют его деятельность, составляют рабочий план, формируют записи на прием посетителей, составляют графики совещаний, напоминают директору о событиях и необходимости проведения конкретных мероприятиях, а также составляют ему рабочий план деятельности. В обязанность помощника может быть также вменена переписка от имени компании, ведение телефонных разговоров в интересах субъекта хозяйствования, а также поиск информации по запросу директорского состава.
Дополнительные обязательства
Трудоустраиваясь на должность помощника руководителя, не стоит рассчитывать, что перечень обязанностей ограничится их стандартным набором, оговоренным на собеседовании. Специалист должен понимать особенности профессии и быть готовым возложить на себя любые обязательства по распоряжению руководства. Их выполнение может требовать наличия дополнительных знаний и квалификаций, а может быть связано даже с физическим трудом, что актуально в условиях предупреждения или ликвидации аварийных ситуаций.
Требования к специалисту и его должностные обязанности
Помощнику может быть вменен в обязанность контроль за состоянием охраны труда на предприятии и за соблюдением правил пожарной безопасности сотрудниками. Для того чтобы справиться с такими задачами, ему придется пройти дополнительное обучение.
Приветствуются знания помощником руководителя иностранных языков, которые он сможет применить при проведении переговоров. Они часто имеют конфиденциальный характер, в результате чего руководство не желает прибегать к услугам стороннего переводчика, чтобы не разглашать сведения. В таких ситуациях помощнику, придется сопровождать руководителя в командировках, которые чаще всего придется самому и организовывать. На него будет возложено решение всех бытовых вопросов относительно приобретения билетов, топлива, заказа такси и оформления гостиницы. Ему также придется решать все документальные вопросы и проблемы проживания в другом городе или стране.
Профессиональные требования
Требования к специалисту формируются в соответствии с представлением о профессии со стороны руководства.
Чаще всего она рассматривается как руководящая должность, имеющая потенциал для карьерного старта. Директор, желая видеть в помощнике компетентного специалиста, будет искать человека с опытом в управленческой деятельности и в администрировании. На крупных предприятиях, руководство подбирает себе помощника, владеющего знаниями в юридической сфере.
Функциональные обязанности
Для качественного выполнения возложенных обязанностей, специалист должен владеть навыками работы с офисными программами, быть грамотным и уметь быстро набирать тексты. Приветствуется знание иностранных языков и компьютерных программ, которые могут быть полезны или даже необходимы при оказании помощи в деятельности руководящего состава компании.
В функции помощника руководителя может быть предусмотрено ведение переписки и организация документооборота, что обязывает его знать основы этикета, применяемого в деловых условиях и регламент делопроизводства. Для ведения переговоров важно знать действующее законодательство и быть обладателем грамотной речи.
Базовые требования к специалисту могут быть дополнены руководителем в соответствии со спецификой деятельности компании и с его личным пониманием нюансов работы специалиста. От соискателя могут быть потребованы курсы повышения квалификации или наличие бизнес-образования.
Личные качества
Специфика должности обуславливает требования к личным качествам ее обладателя. Специалист осуществляет деятельность под непосредственным руководством работодателя, в результате чего ему придется первым принимать на себя его гнев, выраженный недовольством результатом не только лично проделанной работы, но и деятельности сотрудников, находящихся у него в подчинении. Чтобы нормально воспринимать конфликтные ситуации, необходимо обладать таким качеством, как стрессоустойчивость.
Требования к знаниям специалиста
Вероятнее всего, что руководство будет стремиться переложить ряд своих обязательств на помощника, то нужно быть готовым к многозадачности, предполагающей качественное и компетентное параллельное рассмотрение и решение нескольких задач. Сотрудник должен быть готовым к тому, что они часто будут выходить за рамки делового сотрудничества.
Поскольку можно отметить напряженный характер работы помощника, то для него важно владеть позитивным мышлением, которое позволит ему смотреть под оптимистическим взглядом на любую ситуацию. Специфика профессия обязывает специалиста постоянно обучаться новому, поэтому он должен обладать желанием получать знаний и иметь высокий потенциал обучаемости.
Качества помощника руководителя
Можно перечислять множество качеств, актуальных для помощника, которые чаще всего имеют отношение к его профессионализму, умению работать в команде и обладать управленческой хваткой. Однако по факту важно только подстраиваться под работу руководителя компании, уметь с ним поддерживать хорошие отношения и избегать конфликтных ситуаций. Это позволит сделать работу в команде эффективной, что сформирует уважительное отношение к специалисту как к высококвалифицированному помощнику, которому можно доверить любое дело.
Карьерные перспективы
Профессия помощника руководителя считается перспективной с точки зрения возможностей карьерного роста.
Специалист может претендовать на должность заместителей директора. Однако по факту, хорошие сотрудники ценятся руководством, представители которого заинтересованы оставить сотрудника в той же должности, поскольку он отлично справляется со всеми порученными заданиями, а рост по карьерной лестнице помощника означает проблемы у директора с поиском человека на замену, который не всегда успешен. В такой ситуации помощнику можно рассчитывать только увеличение заработной платы, предоставление дополнительных льгот и изменения названия должности, звучание которой более впечатлительно, при оставшихся должностных обязанностях.
Итоги
Профессия помощника руководителя отличается своей неоднозначностью. Отсутствует регламент обязанностей, которые могут быть вменены сотруднику. Их перечень формируется руководством и может кардинально отличаться на разных предприятиях. Хорошие специалисты ценятся директорским составом, в результате чего они прикладывают все усилия, чтобы оставить их в должности. Им повышается заработная плата, увеличивается время отпуска, однако сохраняется перечень обязанностей. Такая позиция вызывает затруднения в карьерном продвижении, поскольку начальство не заинтересовано в нем.
Деятельность специалиста обычно незаметна, поскольку успех от его достижений часто берет на себя руководство. Однако работа помощника очень значима для всего субъекта хозяйствования. Он улучшает работоспособность начальства за счет координирования его деятельности и выполнения некоторых поручений, имеющих отношение к личным обязанностям руководства. Такой подход к работе увеличивает результативность деятельности компании, в результате чего стабилизируются ее финансовые параметры и увеличиваются показатели прибыльности.
Вконтакте
Одноклассники
Google+
Должностная инструкция помощника генерального директора образец
Главная » Предпринимателю » Обязанности помощника руководителя
Обязанности помощника руководителя
 |
Вернуться назад на Обязанности руководителя
Хороший помощник руководителя – это незаменимый человек, выполняющий самый широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя, доверенное лицо и иногда – второй человек в компании.
Поэтому люди высокой квалификации и личной преданности, выполняющие эту работу, ценятся очень высоко.
Зачастую помощниками руководителя становятся переросшие свои прямые обязанности секретари, офис-менеджеры, руководители приближенных к начальнику отделов. Очень часто помощник руководителя совмещает свои обязанности с выполнением других функций – например, переводчика или юриста.
Сформулировать полностью должностные обязанности личного помощника практически невозможно. Он должен уметь и читать мысли Первого Лица, и уже по звонку определять плохое настроение босса, и не обращать внимания на недовольство в свой адрес, когда на тебе просто сорвали зло. Самые главные требования, которые предъявляют первые лица к личному помощнику, – это высокие человеческие качества будущей правой руки и та самая искра, которая должна вспыхнуть между работодателем и работником. Руководитель скорее отдаст предпочтение человеку с менее скромным послужным списком, но находящимся с ним «на одной волне», чем крутому специалисту, но с шероховатостями при первом знакомстве.
Личный помощник должен быть лояльным и преданным руководителю в частности и компании в целом. Как правило, он работает не за деньги, а за идею, и именно это ценно в первую очередь. Начальник должен быть абсолютно уверен в своём помощнике, ведь тот знает о нём всё, бывает у него дома, обладает немалым количеством эксклюзивной информации, которую можно использовать во вред фирме и шефу. По личному помощнику партнёры и клиенты могут судить о делах в компании. Также он служит своеобразным барометром состояния дел на фирме в глазах сотрудников.
У помощника масса обязанностей – от секретарских до заместительских. Итак, что обычно должен делать личный помощник и каковы сферы его деятельности?
Тайм-менеджмент:
• составление и планирование графика начальника – договариваться о встречах, отслеживать его рабочее расписание;
• фиксировать и напоминать руководителю о том, что он должен сделать, информировать его о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях.
Организация и обеспечение рабочих мероприятий:
• подготавливать и проводить встречи, переговоры, совещания, презентации, требующие участия начальника, вести протоколы, рассылать уведомления и пригласительные письма участникам мероприятий, а также предоставлять им информацию об итогах встреч;
• организовывать или контролировать организацию командировок (подготовка проездных документов, организация размещения, транспорта, переводчика и т.д.).
Ведение документации:
• работа с почтой – сортировать почту по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма;
• работа с документами – грамотно со всех точек зрения составлять необходимые деловые бумаги, письма, заявления и т.д., редактировать бумаги, написанные шефом.
Поддержание деловых контактов:
• отвечать на телефонные звонки, знать, кого и когда можно соединить с шефом, кого – нет, кого – переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно;
• ограждать руководителя от ненужных контактов, делая это без ущерба для имиджа начальника и вашей компании.
Работа офис-менеджера:
• следить за тем, чтобы рабочее место руководителя полностью отвечало его требованиям, чтобы в его кабинете, чтобы всё работало, а необходимые расходные материалы были всегда под рукой;
• поддерживать контакты с поставщиками, знать, как и куда обратиться, чтобы оперативно решать проблемы с техническим обеспечением процесса работы.
Работа заместителя:
• находить для шефа нужную информацию, причём делать это быстро, зная, куда и к кому следует обращаться с теми или иными вопросами;
• самому решать часть вопросов – например, о проведении тех или иных встреч;
• при необходимости представлять начальника на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы.
Обязанности отличаются не только в зависимости от того, какие функции считает необходимым возлагать на него босс, но и в соответствии с требованиями компании.
Как в маленьких, так и в больших фирмах личный помощник может совмещать эту должность с руководством отделами или, наоборот, делить свои функции с другими работниками.
Понимание того, что является обязанностями личного помощника руководителя, у многих работодателей может коренным образом отличаться. Поэтому в разных местах от вас могут потребовать самых разных навыков. Разными могут быть также и представления шефа о человеческих качествах помощника.
Второй минус состоит в том, что «тень» шефа полностью подчиняется его манере ведения бизнеса, мирится со всеми особенностями его характера и до последнего вздоха отстаивает позицию босса, с которой может быть не согласна.
Ещё один нюанс – туманные перспективы карьерного роста в компании, где вы работаете. Притом что к определённому моменту вы можете накопить значительный опыт и знания, связанные с руководством тем бизнесом, которым занимается ваша фирма, вряд ли наступит момент, когда вам, в понимании большинства – секретарю, предложат занять кресло заместителя начальника или даже его полноценного партнёра.
Немаловажный минус связан с графиком работы. Работа помощника руководителя может хорошо оплачиваться, но ваш рабочий день будет никак не короче, чем у начальника, а, скорее всего, длиннее – подготовка графиков, встреч, документации, работа с корреспонденцией могут занимать значительное время.
И ещё один минус – зачастую невысокое мнение окружающих о представителях этой профессии. Для большинства помощник руководителя – секретарь, «тень», девочка на побегушках, и отношение к нему соответствующее, хотя во многих случаях его функции могут быть шире, чем у руководителей отделов, и руководители обязаны ему подчиняться.
Помощник руководителя
Идеальный помощник руководителя:
• обладает навыками смежных и несмежных специальностей – тайм-менеджера, кризис-менеджера, офис-менеджера, может и умеет управлять людьми;
• умеет организовать и провести переговорный процесс;
• интеллектуально развит, может поддерживать беседу, не относящуюся напрямую к бизнесу;
• предан интересам дела и своему начальнику;
• доброжелателен, тактичен, обладает хорошим вкусом;
• обладает отличным знанием логики, принципов и взглядов руководителя – умеет предугадывать его реакцию и решения и способен от имени босса решать отдельные вопросы без его участия и без ущерба для результата;
• знает сферу своей ответственности и умеет держаться в её рамках, с одной стороны, не перекладывает решение вопросов, находящихся в его компетенции, на плечи начальства и не бегает к нему с консультациями по каждому пустяку, и с другой стороны – понимает, где заканчивается эта сфера, и не решает принципиальные вопросы за спиной руководства;
• быстро соображает и умеет оперативно и самостоятельно принимать правильные решения.
Обязанности директораБывший директорВнешнее управлениеОперативное управлениеСистема управления
Назад | 
| 
Вверх
Секретарь — настоящий помощник руководителя
Хороший и профессиональный секретарь – это универсальный помощник любого руководителя. Именно он способен удержать в приемной важных посетителей пока шеф на совещании, защитить грудью кабинет начальника, если тот попросил никого не впускать, приготовить самый вкусный кофе и даже напомнить о дне рождения нелюбимой тещи, если босс об этом забудет.
Вместе с тем многие руководители недооценивают той помощи, которую им могут предоставить их секретари, сводя ее к выполнению элементарных обслуживающих функций. Так, Европейская ассоциация профессиональных секретарей, в качестве основной роли такого специалиста, определяет его обязанность знать сущность деятельности своего руководителя, максимально обеспечивать ее продуктивность и уметь брать большую часть работы начальника на себя.
Однако, для выполнения такой задачи, при подборе секретаря нужно руководствоваться совсем другими критериями, нежели привлекательная внешность и хорошие манеры. В преддверии Международного дня секретаря, отмечаемого 21 апреля, Карьерист.ру расскажет руководителям, какие функции выполняет настоящий офисный помощник и как его выбрать.
Нужно понимать что секретарь, это не просто обслуживающий персонал, готовящий кофе и отвечающий на телефонные звонки. Секретарь – это, прежде всего, одна из главных фигур в окружении руководителя, от надлежащего труда которой прямо зависит эффективность работы начальника и организации в целом. По достоинству оценивая функционал данной должности, руководитель сможет максимально оптимизировать свою работу, высвобождая себя от множества рутинных операций и функций организационного характера. Конечно, низкий уровень деловой квалификации и отсутствие уверенности в возможностях секретаря, не позволят поручить ему выполнение сложных задач, однако, это следствие несоответствия необходимым критериям подбора специалистов, о которых мы поговорим позже.
Настоящие профессионалы своего дела окажут начальнику помощь в выполнении таких функций, как:
- Работа с документами. Прежде всего, секретарь работает с документами, которые поступают руководителю на подпись/резолюцию/визирование. При их обработке он проверяет грамотность и соответствие требованиям оформления, сводя функции руководителя лишь к проверке их содержания и непосредственно подписи. Кроме этого, в функции секретаря может входить обязанность добрать и предоставить необходимые для оценки тех или иных положений документы (например, к новому штатному расписанию приложить старое). Помимо этого, секретарь участвует в создании тех или иных корпоративных документов, наборе приказов и распоряжений и т.п., что существенно упростит работу начальника.
- Организация приема посетителей. Выполняя данную функции секретарь, не только записывает посетителей на прием и располагает их перед общением с начальником, но и докладывает руководителю о целях посещения, напоминает о них, информирует о прибытии лиц, перенаправляет посетителей к другим работникам, если необходимость встречи с руководителем отсутствует и т.д.
- Участие в подготовке и проведении совещаний. Основная цель секретаря в данном случае – максимальное сокращение затрат рабочего времени руководителя на проведение оперативок и совещаний, а также способствование реализации принятых на нем решений. В этих целях секретарь может составлять список участников, осуществлять контроль над подготовкой необходимых материалов, докладывать руководителю о численности прибывших, подготавливать иллюстрационный материал, вести протокол и устанавливать контроль над реализацией поручений.
- Организация связи руководителя. Согласно статистике, разговоры руководителя по телефону могут занимать от 6 до 10% его рабочего времени. Основная задача секретаря – исключить большую часть подобных телефонных обращений, перенаправляя их в необходимое структурное подразделение или разрешая возникшие вопросы самостоятельно. Тактичный отказ от разговора с руководителем – необходимое умение секретаря. Вторая, не менее важная задача – анализ полученной по телефону информации и определение той, которая должна быть донесена начальнику немедленно.
- Организация рабочего времени. Профессиональный секретарь всегда напоминает руководителю о важных встречах, переговорах, мероприятиях и принимает меры, относительно оптимальной их организации. Кроме того, он четко сдерживает соблюдение графика работы руководителя, исключает потери его рабочего времени и даже согласовывает с ним свои личные планы.
- Поддержание деловых контактов. С этой целью секретарь ведет учет организаций и должностных лиц, с которыми руководитель поддерживает деловые отношения, собирает о них необходимую информацию, информирует начальника об организационных изменениях и даже подготавливает тексты поздравительных писем.
Качественно исполнять указанные функции сможет только настоящий профессионал, которого не так-то легко и найти на рынке соискателей – способными к выполнению таких задач секретарями руководители очень дорожат, а сами специалисты работают с начальниками на протяжении даже десятков лет. Как правило, поиском действительно профессиональных секретарей занимаются рекрутинговые агентства, поскольку при его подборе нужно будет просмотреть сотни резюме и провести десятки собеседований.
Если же вы все же решили подобрать себе секретаря самостоятельно, то при выборе работника рекомендуется обращать внимание на следующие критерии:
- Наличие профессиональных навыков и умений. В их число должно входить знание иностранных языков, грамотность, умение стенографировать, знание делопроизводства (регистрация, составление и оформление документов, формирование и номенклатура дел и т.д.), основ архивного дела, правил эксплуатации оргтехники, офисных программ и даже основ психологии.
- Опыт организационной деятельности. Помимо опыта секретарской работы, соискатель должен обладать навыками самоорганизации собственной работы, с учетом требований руководителя, особенностей деятельности компании и управленческого аппарата.
- Чувство ответственности и способность к работе. Ответственность стоит наравне с профессиональными навыками секретаря, так как его работа должна характеризоваться высокой степенью надежности при выполнении поставленных руководителем задач. Секретарь должен быть готов брать ответственность за их выполнение на себя.
- Самостоятельность и инициативность. В некоторых ситуациях, исходя из установок руководителя, секретарь должен уметь принимать самостоятельные решения, однако, не выходя за определенные пределы и не подменяя начальника.
- Стрессоустойчивость. Выполнение поставленных начальником задач, общение с посетителями, ненормированный рабочий график, ответственность – все это здорово выматывает и снижает трудоспособность человека, поэтому готовность к стрессам и адекватная реакция на них – незаменимое для секретаря качество.
- Тактичность. Умение вести себя с разными категориями людей, держать «язык за зубами» и хранить корпоративные секреты – одни из основных обязанностей секретаря, поэтому на нее так же нужно обращать внимание.
Не стоит сразу списывать со счетов специалистов без высшего образования. Безусловно, наличие диплома – один из показателей профессионализма, однако, далеко не всегда его гарантия. Практика показывает, что профессиональный секретарь может быть таковым и без высшего образования, особенно если он обладает всеми необходимыми руководителю качествами.
При всем этом, работа секретаря, как и выполняемые им функции, достаточно многогранны – все это зависит от требований непосредственного начальника. Описанные выше специфика и критерии следует относить непосредственно к секретарю приемной, что есть самой распространенной позицией в отечественных компаниях. Однако сегодня, условия ведения бизнеса настолько разнообразны и специфичны, что руководителю могут потребоваться помощники, выполняющие несколько иные функции. В зависимости от поставленных перед административным работником задач, занимаемая им позиция, как и предъявляемые к кандидатам требования, могут несколько отличаться.
Рассмотрим также специалистов, которые вам, как руководителю, могут быть интересны, помимо секретаря приемной.
- Личный ассистент. Нанимается, когда руководителю нужна «правая рука». В его задачи может входить как планирование рабочего графика, организация встреч, ведение переговоров, так и решение вопросов личного характера, например, организация семейного праздника. В то же время его работа предполагает не просто выполнение технических функций, но и самостоятельное решение многих задач, в том числе, выполнение большей части работы наставника. Поэтому на такие должности чаще всего нанимают мужчин средних лет со специальным образованием, разбирающихся в деятельности компании, опытом работы ассистентом не менее 3-5 лет, знанием языков, способностью принимать волевые решения и умением вести деловые переговоры.
- Секретарь на ресепшн. Если функции секретаря будут сводиться к встрече гостей, подаче напитков, ответам на звонки и взаимодействию с курьерами – вам нужен именно такой, чисто технический работник. Поскольку он первый, кого встречают посетители офиса – основным критерием отбора должна стать привлекательная внешность. Однако в таком случае, выполнения более широких функций от таких работников требовать не стоит.
- Секретарь-референт. Должность, частично совмещающая функции секретаря приемной и личного ассистента, поэтому она считается универсальной. Как правило, таких специалистов нанимают руководители, имеющие развитый административный персонал. В их функции входит подготовка особо важных документов, сопровождение на переговорах, протоколирование встреч, а также выполнение отдельных важных поручений. Они существенно больше взаимодействуют с руководителями, а поэтому и требования к ним должны предъявляются на порядок выше, чем к обычному секретарю.
Подводя итог, отметим, что при подборе секретаря, независимо от спектра выполняемых им функций, не стоит делать упор только на личностные или только профессиональные качества. В этом деле важно найти удачный симбиоз таких характеристик, и тогда, не забывая, конечно, про достойное финансовое поощрение, вы обязательно обретете не только настоящего помощника, но и верного соратника и даже хорошего друга.
Любая перепечатка в электронных или бумажных СМИ материалов портала возможна только с обозначением первоисточника — careerist.ru.
Разместить резюме
Добавить вакансию