Site Loader

Управление бизнес процессами это: Разбираемся с понятием BPM. Что такое управление бизнес процессами – Бизнес-процесс. Управление и моделирование в BPM (Business Process Management)

Содержание

Разбираемся с понятием BPM. Что такое управление бизнес процессами


В современных условиях бизнес активно применяет процессный подход к организации работы. Но до сих пор существует проблема понимания – что такое управление бизнес-процессами и как правильно использовать BPM.

Определение по версии EABPM (Европейская ассоциация BPM) этого термина звучит следующим образом:

Управление бизнес-процессами (BPM) представляет собой системный подход для отражения, проектирования, выполнения, документирования, измерения, мониторинга и контроля как автоматизированных, так и неавтоматизированных процессов, для достижения целей и бизнес-стратегий компании. BPM охватывает осознанное, всеобъемлющее и все более технологичное определение, совершенствование, инновации и поддержание сквозных процессов. Благодаря этому системному и сознательному управлению процессами компании добиваются лучших результатов быстрее и гибче.

Я считаю, что это определение вносит больше путаницы, чем настоящего понимания BPM, особенно для людей, не изучавших глубоко эту тему.

В своей работе я постоянно пользуюсь графическими нотациями управления бизнес-процессов и BPMN. Считаю этот инструмент очень удобным, он помогает мне не только в разработке решений для бизнеса, но и в их обосновании. Ведь, как я уже много раз повторял, одна картинка стоит тысячи слов. Человек мыслит образами, и представить какой-то вид деятельности при помощи картинки (схемы) ему намного проще.


Также напомню, что эту тему я поднимаю уже не первый раз. Я много говорил о бизнес-процессах в таких статьях, как «Что такое бизнес-процесс и описание бизнес процесса» или «Краткое описание BPMN с примером».

Но вопросы остаются, их часто задают мне и читатели статей, и мои клиенты. Кроме того, очень много путаницы в понимание сути вносят маркетинговые статьи и термины, связанные с этой сферой деятельности. Как разработчики программных систем, так и бизнес-консультанты, постоянно использующие в работе эти инструменты, успели внести в сферу управления бизнес-процессов очень много исключительно маркетинговых понятий. С одной стороны, этот процесс неизбежен в любой коммерческой сфере. С другой — BPM и без того не самая простая для неспециалиста методология. А маркетинг вносит дополнительную путаницу.

А потому я решил дать свое развернутое определение тому, что такое управление бизнес-процессами. И надеюсь, что сумею помочь разобраться в основных вопросах, связанных с применением BPM.

Как появилось BPM

Любой новый бизнес можно сравнить с ребенком. Каждая компания, создаваемая с нуля, проходит период становления и обучения. Необходимо организовать взаимодействие сотрудников и подразделений, создать механизмы передачи знаний и т.д. И не важно, насколько большой будет эта компания – в малом бизнесе все эти вопросы также важны, как и в крупной организации с большим числом филиалов.

При этом человечество не стоит на месте. И как в сфере обучения детей, так и в сфере организации бизнеса появляются новые инструменты, более гибкие, удобные, понятные интуитивно, что особенно важно для людей, делающих первые шаги в любой сфере.

Если мы обратимся к старым записям и попробуем изучить особенности организации труда что на советских предприятиях, что в западных компаниях, например, Форда, мы увидим преимущественно сухие, сложные для восприятия текстовые инструкции, относящиеся преимущественно к функциональному подходу:

  1. Описание рабочего места
  2. Должностная инструкция сотрудника
  3. Требования техники безопасности и т.д.

Все это, как многие помнят, крайне сложно воспринимается, и значительная часть подобных инструкций пылились на полках, зачастую, никем, кроме создателя, не прочитанные. А опыт и требования передавались от опытного сотрудника новичку.

А что делать, если появляется необходимость быстро изменить работу целой организации? А если еще при этом внедряется автоматизация? Ответом на эти запросы и стало появление BPM.

О том, что такое бизнес-процесс, я уже писал («Что такое бизнес-процесс и описание бизнес процесса»), а потому повторять основные положения и определение самого бизнес-процесса не буду. А на понятии управление бизнес процессами давайте остановимся подробнее.

Об управлении бизнес-процессами простыми словами

Управление бизнес-процессами заключается в том, что вы регламентируете, описываете и изменяете бизнес-процессы. Именно изменяете, а не улучшаете, ведь вы можете как улучшить так и ухудшить бизнес процесс. В отличие от станка или автомобиля, непосредственно управлять при помощи директив или нажатия кнопки коллективом невозможно. Но мы можем задать последовательность действий, которую будет выполнять коллектив при решении той или иной задачи. Именно это и называется BPM.

Определение от меня:

Управление бизнес-процессами (BPM) – это управление действиями (автоматизированными и неавтоматизирвоанными) в коллективе посредством бизнес-процессов.

Чтобы управлять любыми бизнес процессами необходимо:

  1. Описать сами бизнес-процессы.
  2. Внедрить в работу коллектива описанный бизнес процесс
  3. Назначить людей, ответственных за бизнес-процессы, так называемых, стек-холдеров или владельцев бизнес-процессов.

Важно понимать, что бизнес-процесс может выполняться как человеком, так и быть частично автоматизированным. Аналогично и стек-холдером может быть и человек, и программа (автоматическое выполнение операций и автоматизированный контроль).

При этом необходимо управлять крайне разнородной средой. Разные бизнес-процессы требуют различного подхода и действий сотрудников, различных инструментов автоматизации. И все это нужно уметь описывать по-отдельности, после чего объединять в общую систему.

Необходимо исходить из понимания: процессный подход — это управление целым через управление частями.

И чтобы исключить путаницу в терминологии, поясню:


  • BPM – это методология. т.е. набор основных принципов и подходов к построению нотаций и самой организации работы при помощи бизнес-процессов.
  • BPMN – нотация(язык), в которой строятся нотации, в том числе, исполняемые
  • BPMS – IT система исполнения, построенная по определенным правилам, заданных в методологии

Если проводить аналогию с наукой, то BPM — это прежде всего подход, своего рода мировозрение. BPMN — это методы и алгоритмы решения конкретных задач. Например, доказательства для теорем или набор методов для создания проекта обеспечения электричеством объекта (производства, многоквартирного дома). А, в свою очередь, BPMS- это уже готовые прикладные решения, которые можно “включить” и они уже будут работать. Для математики это — готовые решения задач, имеющих практическое значение. Для физики — непосредственное реализации той самой электропроводки и подключение объектов. Для сферы айти — готовый программный код.

Исполняемые и неисполняемые бизнес процессы

Я уже писал в прошлых статьях о том, что нотации бизнес-процессов могут быть исполняемые и неисполняемые. Первые предназначены для автоматизации, вторые – для изучения работы компании и повышения эффективности взаимодействия в коллективе.

Т.е. мы используем принципы и методы BPM для создания нотаций. При этом пользуемся правилами написания BPMS. Для того, чтобы создать нотацию неисполняемую, в принципе, можно воспользоваться даже листом ватмана и карандашом. Главное, четко соблюдать все правила.

Для исполняемой нотации требуется определенная IT-среда — BPMS. При этом даже неисполняемые я рекомендую выполнять в BPMN, так как здесь сама среда помогает выявлять возможные ошибки, противоречия, что повышает грамотность и точность описания бизнес-процесса.

Отличия процессного и функционального подходов

Еще один важный факт, который поможет понять, что же такое на самом деле «управление бизнес-процессом». Мы уже выяснили, что управление – это создание определенной последовательности действий сотрудников. Т.е. в результате каждая автоматизированная система работает определенным образом. А человек – обязан по инструкции также выполнять заданные по инструкции действия.

При этом также необходимо знать:

Для стратегического планирования и оценки работы компании “в целом” лучше использовать функциональное моделирование и нотации (например IDF0). Об этом я подробно писал в статье “Знакомство с нотацией IDEF0 и пример использования”. Здесь вы сможете исходить из желаемого результата и выстраивать последовательность функций “черных ящиков”, необходимых для его достижения.



Для управления последовательностью действий и оптимизации того. что происходит внутри каждого этапа работы, а также улучшению взаимодействия между разными “черными ящиками”, необходим процессный подход BPM. Здесь вы изучаете уже сами действия, отслеживаете скорость и трудоемкость достижения результатов, оптимизируете и стандартизируете их.

Если вы вносите какие-то изменения в бизнес-процесс, то вы всегда отталкиваетесь не от целого, а от части. Т.е. вы меняете алгоритм работы программы и/или корректируете должностную инструкцию сотруднику, выполняющую определенные функции. В результате меняется один из элементов бизнес-процесса, и, как следствие, бизнес-процесс в целом.

Необходимо понимать:

Создание описания бизнес процесса начинается «в целом», после чего каждый процесс делится на подпроцессы и детализируется до определенного предела.

Изменение бизнес-процесса наоборот, начинается с «нижних» уровней – максимальной детализации. И от частностей – к целому – вносятся все необходимые правки.

Если при функциональном подходе очень важны объекты на входе и выходе. В самой функции «черном ящике» происходит определенная обработка объектов для получения необходимого результата. И здесь основная ориентация идет на то, «что именно мы хотим получить», т.е. подход к управлению бизнесом, скорее стратегический.

При процессном подходе мы получаем ответ на вопрос «как это лучше выполнить», т.е. концентрируемся на тактическом, оперативном управлении. А потому здесь при изменении отдельных элементов между «входом и «выходом» меняется весь процесс.

Также важно при детализации определить оптимальный уровень: не слишком «в общем», но и не детализировать крупный процесс вплоть до действий каждого сотрудника. Я в свое время видел описание бизнес-процессов, размещенное на двухметровом ватмане. Но чем сложнее и детальнее будет прописан процесс, тем сложнее он будет восприниматься «в целом» и, как следствие, его будет сложнее понимать и совершенствовать.

По этим причинам при работе с бизнес-процессами используется многоуровневая декомпозиция, т.е. детализация каждого «черного ящика» выделяется в отдельный процесс. И по этой же причине процессный подход не используется для стратегического планирования, для этого, повторюсь, применяют функциональное моделирование.


Описание работы с BPM

Для лучшего понимания того, что такое BPM (управление бизнес-процессами), я приведу пример последовательности действий бизнес-аналитика в рамках этой методологии:

Опрос людей (сотрудников компании). Понимание того, каким образом производится работа в каждом конкретном случае.

Документирование бизнес-процесса на основе полученных данных. На этом этапе аналитик получает описание бизнес-процесса «как есть».

Изучение полученного бизнес-процесса с точки зрения слабых мест и возможности оптимизации:

На основе готовой оптимизированной (по мере необходимости) схемы создаются документы: должностные инструкции, руководства пользователя, а также при необходимости реализуются автоматизированные решения.

После внедрения на основе нотации осуществляется контроль бизнес-процесса, выявляются возможные несоответствия, изучаются их причины.

В случае необходимости в схему вносятся изменения на основании выявленных недочетов или изменений в работе компании, связанных с внешними факторами.

Далее – снова проработка изменений в инструкциях и программных системах. И новый этап внедрения в эксплуатацию.

Жизненный цикл процесса в BPM

Как видно из описанной выше последовательности, каждый бизнес-процесс проходит определенный цикл от создания до внедрения. Далее какой-то период времени он работает “как есть”. После чего практика показывает определенные недостатки и недочеты, аналитик изучает отчетность и со своей стороны находит какие-то “слабые места”. Процесс подвергается модернизации.

Этот цикл может повторяться бесконечное число раз. Любой бизнес, любая организация — не застывший монолит, а развивающийся организм в постоянно изменяющемся окружении. Меняются особенности законодательства, приходят и уходят с рынка конкуренты, появляются новые инструменты автоматизации и т.д.

Главное правило бизнес-аналитика: при оптимизации процесса нужно уметь вовремя остановиться. И здесь необходимо четко анализировать — трудоемкость (стоимость) изменений и повышение эффективности (выгоды) в результате.

Плюсы и минусы BPM

К числу преимуществ использования BPM относятся:


  • Возможность максимально детализировать действия людей и систем, необходимые для получения результата.
  • Графические нотации – наглядны, что позволяет понять особенности процессов в компании и увидеть их слабые места.
  • Нотации прекрасно подходят в качестве инструкции исполнителю, который получит четкую и однозначную последовательность действий. При этом она будет оформлена графически – наиболее удобным для восприятия человеком образом.
  • При использовании процессного подхода результат выполнения процесса будет стандартизирован и соответствовать ожидаемому. Это позволит снизить влияние человеческого фактора на уровень сервиса или выполнения любых других видов работы.
  • Методология BPM – прекрасно проработана и стандартизирована благодаря BPMN. При этом инструменты (нотации BPMN) интуитивно понятны даже для людей, не изучавших управление бизнес-процессами вообще. С другой стороны, наличие стандартов и правил позволяет избегать ошибок при разработке и создавать в системе BPMS исполняемые нотации (готовые элементы автоматизации бизнеса).

Минусы BPM, как это часто бывает, находятся там же, где и преимущества:

  • Высокая степень детализации процессов мешает восприятию работы бизнеса для стратегического планирования.
  • На людях, которые разрабатывают процессную модель, лежит очень большая ответственность. Любая ошибка может привести к печальным результатам. Например, при разработке функциональной модели есть данные на входе, результат на выходе, инструменты, которые предоставляет компания исполнителю, и сам исполнитель. Пока исполнитель на выходе выдает ожидаемый результат, в рамках функции он может действовать по собственному усмотрению, выбирая оптимальный метод достижения цели. При процессном подходе исполнитель лишается «свободы маневра». У него появляется четко заданная последовательность действий с учетом всех возможных условий. И он не имеет права действовать иначе, даже если результат окажется отличным от ожидаемого.
  • Бизнес-процесс статичен и практически не подлежит корректировкам «изнутри». Исполнитель получает четкую последовательность действий и уже не может проявить инициативу. В результате, любую ошибку исполнители будут повторять из раза в раз, пока она не будет исправлена в самом бизнес-процессе.

Каким компаниям подходит BPM

Процессный подход идеально подойдет государственным компаниям. Здесь важно повышать уровень сервиса и качество работы, при этом также важна стандартизация обслуживания. В государственной компании клиенты не ждут каких-то бонусов или особых инициатив. Но услуга должна быть выполнена от и до на соответствующем уровне.

В коммерческих компаниях процессный подход хорош для стандартизации работы, он позволит «подтянуть» уровень обслуживания до определенных стандартов. С одной стороны – это большой плюс. С другой – одновременно и минус, так как инициативные и талантливые сотрудники при всем желании никак не смогут себя проявить и принести больше пользы и прибыли. Процессный подход – это именно стабильность и определенная статичность. А потому при его использовании нужно четко понимать, где вас такой вариант работы устраивает, а где лучше предоставить людям больше свободы.

Для того чтобы бизнес процесс был на пользу а не во вред, рекомендуется собирать от участников бизнес процесса замечания и ошибки. Не нужно считать что BPM это истина в последней инстанции.

Подробнее о том, как именно управлять бизнесом при помощи бизнес-процессов я рассказывал уже в прошлых статьях, и буду говорить еще не один раз. Здесь я постарался максимально просто пояснить различия между терминами BPM, BPMS, BPMN и описать само понятие «управление бизнес-процессами». Без этих базовых знаний разобраться в процессном подходе невозможно.

Вопросы и ответы

В чем отличие функционального моделирования от процессного?

При функциональном подходе мы рассматриваем действия людей и автоматизированных систем как “черный ящик”. И подходим к моделированию с точки зрения — этапов достижения поставленной цели, а также необходимых для этого ресурсов. При процессном моделировании мы изучаем последовательность действий сотрудников и систем на каждом этапе для их оптимизации и повышении эффективности.

Какие понятия входят в BPMN?

В первую очередь, это непосредственно система BPMN, а также описание нотаций BPMS. О них я писал в этой статье, и подробно — в предыдущих статьях (см. рекомендуемые ссылки в конце публикации). Кроме того, не так давно появились новые понятия — DMN и CMMN. На них я сейчас подробно останавливаться не буду. Постараюсь описать новые понятия и их особенности в будущих публикациях.

Зачем нужно в построении нотаций столько сложностей и разные подходы?

Управление бизнес-процессами и сама методология BPM необходимы в том числе для директивного управления большими коллективами. Именно для этого необходимы нотации, описания бизнес-процессов и широкий перечень инструментов.

С чего начать работу с BPM?

Изучите язык нотаций BPMN и попробуйте использовать его в своей работе. Главное, не бойтесь начинать. Вы поймете, что простые нотации на практике строить намного проще, чем кажется. И шаг за шагом сможете изучить методологию, опираясь на простые и понятные графические инструменты BPM.

Можно ли использовать BPM для неавтоматизированных систем?

Можно. Это подход предназначен, в первую очередь, не для автоматизации (в IT сфере есть свои инструменты), а для организации работы компании или любого коллектива. Здесь могут учитываться участки работы с применением автоматизированных систем. А могут рассматриваться исключительно процессы в коллективе, причем, любом — от строительных бригад или производства до творческих коллективов в театре или филармонии. Главное, четко описать — как происходит интересующий вас процесс, а также, как вы его хотите изменить.

Для лучшего понимания тематики рекомендую статьи:


Также в настоящее время я готовлю к публикации книгу и онлайн курс, в которой подробно опишу собственное видение процессного подхода к бизнесу, а также мой собственный практический опыт работы в сфере функционального и процессного моделирования. Все желающие могут подписаться на уведомление о выходе новой книги по и другие новости trinion.org/podpiska-na-novosti-sayta>ссылке.

Бизнес процессы - разработка, описание и управление


Бизнес процессы (БП) – это совокупность стандартов и процедур используемых предприятием для организации своей повседневной работы. Это последовательность действий, приводящая производственный процесс к запланированному результату.

Чтобы бизнес процессы соответствовали современным условиям и не отставали от быстрого роста технологий, необходимо внедрять систему управления БП в организации.

Управление бизнес процессами (BPM) – это управление стандартами работы внутри производственного или торгового цикла. Качественное управление своими бизнес процессами помогает предприятию выйти в лидеры продаж на своем рынке. Каким образом? Ниже, мы расскажем обо всем более подробно.

бизнес процессы

Описание бизнес процессов

Часто начиная небольшой бизнес, предприниматели пренебрегают такой «мелочью», как описание бизнес процессов.  И только тогда, когда компания начинает расти, либо производство становится более масштабным, начинают возникать проблемы с координацией взаимодействия между подразделениями и процессами.

Руководители оказываются перед выбором, либо начинать уделять время описанию и управлению бизнес процессами, либо работать по старинке, терять в эффективности и уступить место более прогрессивным компаниям.

Описание бизнес процесса — это полноценный анализ всех рабочих процедур, их структурирование и выстраивание в единую последовательную цепочку.

Мероприятия по разработке и описанию бизнес процессов лучше проводить еще на этапе создания компании, однако есть случаи, когда они крайне необходимы:

  1. Компания набирает обороты. Период активного роста не только повод ликовать, но и повод засучить рукава и работать еще энергичнее. Этот период сопровождается активной текучкой кадров, привлечение внештатных сотрудников, увеличение нагрузки на производство, расширение линейки продуктов или услуг. Имея описанные БП, вам не придется каждому сотруднику объяснять, что к чему, а руководители отделов смогут более эффективно вести управление.
  2. Сложное производство. Если вы производите продукт, в производстве которого задействовано множества процессов и операций. Сложное производство обязательно должно сопровождаться четкими регламентами на каждом этапе его разработки. Это предоставляет описание и внедрение бизнес процессов.
  3. Продажа франшизы. При желании продавать франшизу своего бизнеса описанные бизнес процессы просто необходимы не только для развития сети, но и для организации работы своих франчайзи. Мало кто захочет купить ваш бизнес без детально расписанных бизнес-процессов.
  4. Необходимо снизить затраты. Если вы хотите снизить затраты на содержание производства, найти финансовые дыры через которые утекает бюджет, наладить работу с каждым отделом.
  5. Ориентация на развитие. Это необходимо, если вы стремитесь развиваться в будущем. Важно не упустить детали, которые могут стоить нескольких сотен и тысяч потерянной прибыли, расширяя свой бизнес, внедряя новые технологии, продукты или услуги, открывая дополнительные филиалы.

Разработка бизнес процессов

Разработка бизнес процессов – это создание последовательности стандартов и процедур позволяющих достигать организации запланированных результатов. На первый взгляд, разработка БП может показаться довольно сложной и трудной задачей, справиться с которой не под силу обычному предпринимателю.

разработка бизнес процессов

На самом деле, все выглядит гораздо проще, и если вы хотите заняться разработкой и описанием БП, стоит задаться вопросом построения правильной последовательности действий.

Для того, чтобы процесс разработки бизнес стандартов выглядел проще, мы предлагаем разделить этот процесс на несколько этапов:

  1. Действия. Первый подготовительный. Подумайте, что вам нужно для выполнения той или иной задачи. Перечислите, какие действия необходимо включить в бизнес процесс.
  2. Последовательность. Постройте алгоритм выполнения того или иного процесса пошагово. Опишите последовательность действий, которые должны идти один за другим.
  3. Результат. Четко сформулируйте результат, который вы ожидаете от данного процесса. Что хотите получить на выходе.

ЗАКАЗАТЬ РАЗРАБОТКУ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ И СТАНДАРТОВ ВЫ МОЖЕТЕ, ПОЗВОНИВ ПО ТЕЛЕФОНУ: +7 (495) 394-33-17 ИЛИ ЗАПОЛНИТЬ ФОРМУ НА САЙТЕ. 

Управление бизнес процессами

Управление бизнес процессами – это мероприятия, направленные на контроль, анализ и оптимизацию (совершенствование) стандартов работы в организации.

Важной частью управления бизнес процессом является его доработка и совершенствование. Для этого предприятия внедряют систему измерения результатов.

Вводятся показатели качества – стандарты выполнения бизнес процессов, которые отвечают за то, чтобы определенное действие совершалось в определенной последовательности и за определенный промежуток времени.

управление бизнес процессами

Управление бизнес процессами позволяет внедрить процессный подход в работу различных подразделений.

После того, как бизнес процессы были описаны, необходимо организовать систему контроля и управления. Управлением бизнес процессами в идеале должен заниматься отдельный специалист — Project Manager. Данный сотрудник имеет сферу ответственности, ограничивающуюся исключительно вашим производством, ведь управление БП подразумевает необходимость держать под контролем весь производственный цикл.

Управление БП не происходит, что называется по наитию. Для этого существует целый комплекс инструментов, который включает и графики, и схемы работы и заполнение отчетов. Управление бизнес процессами включает в себя: разработку новых стандартов работы и оптимизацию (совершенствование) существующих регламентов и процедур.

«Стандартизировать способ производства – значит выбрать лучший из способов и применить его. Стандартизация бессмысленна, если она не стремится к совершенству» Генри Форд

Оптимизация (совершенствование) бизнес процессов

Для того, чтобы успешно вести свою деятельность в современном мире, компания должна быть гибкой и своевременно адаптироваться под реалии, окружающей ее среды – законы, финансы, спрос, конкуренты, запасы.

Умело управлять и своевременно оптимизировать свои бизнес процессы, является ключевой компетенцией выживания в современных условиях.

оптимизация бизнес процессов

Оптимизация бизнес процессов – это улучшение существующего порядка организации работы или процесса управления. Оптимизация БП позволяет компании гибко реагировать на меняющуюся внутреннюю и внешнюю среду и оставаться на волне успеха.

Своевременная оптимизация бизнес процессов позволяет не просто следовать современным методам ведения бизнеса, а создавать их.

Управляя БП по системе разработанной изначально, постепенно приходит понимание, что подход теряет эффективность. Это может быть связано с развитием производства, изменения структуры организации, расширением ассортимента, что не позволяет с прежней эффективностью достигать тех же целей используя старые подходы. Это сигнал к тому, что их необходимо оптимизировать!

В каких случаях необходимо оптимизировать бизнес процессы:

  1. Увеличении производства.
  2. Желании улучшить качество продукта / обслуживания.
  3. Увеличении конкуренции.
  4. Для повышение эффективности отдельных процессов.
  5. Сокращение штата без потери качества производства.
  6. Снижение производственных мощностей.
  7. Улучшение существующей системы работы.

Это только небольшая часть условий, при которых организации необходимо совершенствовать свои стандарты.

«Невозможно заниматься совершенствованием процесса, пока он не стандартизирован»  Масааки Имаи, ДАО Тойоты

Схема бизнес процесса

Схема бизнес процесса – это последовательность выполнения операций, отображаемая на бумажном или электронном носителе.

Создание схемы бизнес процесса особенно актуально, когда в него входят несколько сложных блоков и появляется зависимость от других подразделений или процессов.

схема бизнес процесса

При создании схемы БП, необходимо определить последовательность и частоту выполнения операций, а так же результаты, которых необходимо достичь. Для определения последовательности создания схемы, опишем несколько этапов, на которые можно опираться при ее создании.

  1. Определите границы бизнес процесса. Речь идет не о глобальных целях, а о начале и конце отдельно взятого бизнес процесса, например, «позвонил клиент» — начало и «заказ передан в отдел доставки» — желаемый эффект — конец.
  2. Последовательность операций. Необходимо описать последовательность выполнения операций внутри определенного процесса, когда он приносит желаемый результат.
  3. Возможные варианты. Теперь пора включить воображение, или статистику и сделать предположения как может повести себя клиент/продукт на пути к точке «Б» и вписать это в схему. Если БП взаимодействует с внешними источниками.
  4. Отобразите роли. Не важно, какую должность занимает человек, ведь для нас важно какую роль он играет именно в этом процессе.
  5. Стандарты. Разработайте стандарты для эффективного выполнения каждой операции.
  6. Документация. Не забудьте про документы. Если процесс не описан, значит, его нет.
  7. Программное обеспечение. Какие учетные программы вам понадобятся для реализации и автоматизации бизнес процессов. А также, уже существующие используемые программы.
  8. Показатели эффективности. Расположите на схеме бизнес процесса показатели эффективности, которые тем или иным способом учитываются в системе.
  9. Совместимость. Свяжите эту схему с другими сопутствующими или смежными процессами.

Такую схему в деталях необходимо составлять для каждого процесса, который требует контроль за его выполнением.

Автоматизация бизнес процессов

Автоматизация бизнес процессов – это внедрение программного обеспечения, автоматизирующего процесс выполнения действий и задач.

На сегодняшний день на рынке представлено множество систем автоматизации, включающих в себя как обычные CRM-системы, так и многофункциональные ERP программы, успешно решающие задачи по автоматизации бизнес процессов.

Большинство даже самых простых CRM систем сегодня позволяет автоматизировать процесс и сделать его более понятным и эффективным. Что это значит на практике?

  1. Сбор информации. Происходит беспрерывный процесс сбора информации.
  2. Составление отчетов. Отчетность по многим процессом выводится нажатием одной кнопки.
  3. Передача информации между отделами в соответствии с уровнем их взаимосвязи.
  4. Снижение затрат человеческих ресурсов на проведение несложных, но объемных «бумажных» процессов.
  5. Быстрый обмен задачами, создание эффективного информационного поля между работниками, автоматизация работы с клиентами.
  6. Повышение эффективности. Как результат, растет эффективность организации.

автоматизация бизнес процессов

Из активно применяемых CRM систем хочется особо отметить CRM «Битрикс24». Это отличный инструмент для быстрой автоматизации самых распространенных бизнес процессов. Все, что нужно для начала пользования – регистрация и невысокая оплата соответствующая количеству вашего персонала использующего данный инструмент.

Здесь в пару кликов вы сможете создать актуальные задачи, разместить стандарты, собрать информацию о лидах и сделках, сделать е-мейл рассылку по базе клиентов, спланировать рабочий график с напоминанием о задачах и выполнить десятки других полезных мероприятий.

ВНЕДРЕНИЕ CRM БИТРИКС24 – ЯВЛЯЕТСЯ ОДНОЙ ИЗ КЛЮЧЕВЫХ КОМПЕТЕНЦИЙ НАШЕЙ КОМПАНИИ! ДЛЯ ЗАКАЗА УСЛУГИ — ПОЗВОНИТЕ ПО ТЕЛЕФОНУ: +7 (495) 394-33-17 ИЛИ ЗАПОЛНИТЬ ФОРМУ НА САЙТЕ. 

Внедрение бизнес процессов

Внедрение бизнес процессов – это мероприятия по переводу работы сотрудников компании с существующего алгоритма работы на более эффективный.

Важно не просто разработать систему бизнес процессов, но и правильно внедрить её в производственный процесс. Особенно это важно, если компания уже давно на рынке, а ее сотрудники привыкли выполнять свою работу по привычному алгоритму.

Внедрение БП выглядит как разработка отдельного процесса. Она включает в себя несколько этапов:

  1. Ознакомление. Познакомьте сотрудников с новой системой ведения процесса.
  2. Вовлечение. Расскажите о возможностях и преимуществах новой системы организации труда.
  3. Тестирование. Проведите тестирование новой системы на отдельно взятом участке / сотруднике.
  4. Обучение. Основываясь на положительных результатах пробного тестирования, проведите обучение сотрудников с разъяснением новых обязанностей и функционала.
  5. Внедрение. После обучения, проведите внедрение новой системы в бизнес процессы организации.
  6. Контроль. Организуйте контроль, чтобы убедиться, что все сотрудники используют новую схему работы в соответствии с разработанными стандартами.

Важно определить зону ответственности и дать понять работникам, что новый алгоритм – неотъемлемая часть их ежедневного труда, которая не только повысит доходы предприятия, и их зарплату как следствие, но и сделает труд более простым и осмысленным.

Пример внедрения бизнес процессов

Приведем примеры из нашей работы, как положительно влияют на результаты компании разработка и внедрение бизнес процессов (стандартов) работы ее сотрудников.

В отделе продаж одной компании было восемь менеджеров по продажам, которые занимались реализацией ее продукции. Часть времени они проводили в офисе, принимая входящие звонки, а часть времени работали в полях, работая по собственному графику.

Компания обратилась к нам с запросом о повышении эффективности работы отдела продаж. Руководство компании столкнулось с проблемой, что менеджеры говорили о полной своей загрузке, а их продажи были на среднем уровне и ниже по рынку. А так же, при увольнении, менеджер «уводил» с собой клиентов к конкуренту.

После детального анализа организации внутренней работы компании мы сделали следующее:

  1. Разделили менеджеров на две категории: офисные – два человека и полевые – 6 человек.
  2. Прописали бизнес процессы и стандарты работы с клиентами для каждой категории, а именно:
    • Для офисных менеджеров– процедуры работы с клиентами по телефону, скрипты и алгоритмы продаж, а так же бизнес процессы по внутреннему документообороту.
    • Для полевых менеджеров – закрепление за определенной территорией, план посещения клиентов, стандарты работы с клиентами
  3. Ввели должность Старшего менеджера – супервайзера, в обязанности которого входит контроль за работой полевых менеджеров и за соблюдение ими стандартов работы компании.

Итог работы: через 6 месяцев, после внедрения новых бизнес процессов, продажи компании выросли в два раза!

Примеров по внедрению и оптимизации бизнес процессов можно приводить большое множество, поскольку уже большинство организаций осознали важность стандартизации и автоматизации работы сотрудников своих компаний.

Бизнес процессы, стандарты и процедуры стали не просто «бумажками», а важным преимуществом в высоко конкурентной борьбе за эффективность работы компаний в современных условиях.

Разработка бизнес процессов

Разработка бизнес процессов – это создание и описание последовательности операций приводящих к необходимому результату за определенное время. Мы специализируемся на разработке процессов и помогаем молодым и опытным компаниям описать их и внедрить в своих организациях.

Также наши специалисты приходят на помощь при необходимости оптимизации существующих процессов для улучшения показателей производства, повышения продаж и улучшения работы с покупателями. К нам за помощью уже обратились десятки компаний различных видов деятельности, каждая из них получила эффективные инструменты, повышающие качество их внутренней работы.

Заказать разработку и управление бизнес процессами вы можете позвонив по телефону +7 495 394-33-17 или заполнить форму на сайте. Мы с удовольствием проконсультируем и предоставим кейсы наших проектов.

Что такое управление бизнес процессами


Так что же такое “управление бизнес процессами”?  С тем, что такое процесс и конкретно бизнес процесс, мы разобрались. Но не совсем понятно, в чем заключается управление. По сути, управление бизнес процессами – это метод, который позволяет понять взаимоотношения процессов в компании и, что крайне важно, людей. А само управление заключается в выполнении 3 блоков работ – установка границ или выделение бизнес процессов, создание и улучшение.

  1. Разграничение. Основной задачей первого этапа является определение поля деятельности. Да, вы знаете все процессы своей компании. Но можете ли вы точно установить их границы? Где заканчивается один процесс и начинается другой? Ответить на эти вопросы очень важно, ведь в противном случае вы просто запутаетесь в текущих функциях и работах. Также надо четко понимать, кто несет ответственность за тот или иной процесс, для этого определяются владельцы бизнес процессов. Дело в том, что процессный подход отличается от функционального. Функции того или иного отдела будут представлены в виде процессов. И, как раз в зависимости от того, как будут определены границы процессов, функции могут не совпадать с процессами. А значит, зона ответственности руководителя отдела, к примеру, может существенно измениться. Кроме того, на данном этапе мы договариваемся о правилах «игры». Определяем, как и в каком составе будем дальше работать над процессами.
  2. Создание бизнес процессов. Самый продолжительный и сложный этап. Для начала необходимо научить всех, кто участвует в процессе создания, правилам и нотациям описания процессов. Затем бизнес процессы необходимо описать. Достаточно подробно. “Достаточно” означает такую детализацию, чтобы можно было оптимизировать процессы на уровне операций. Следующим шагом станет измерение показателей процессов, что также необходимо для оптимизации и внедрения. И наконец, внедрение процессов. На  этапе создания бизнес процессов под внедрением понимается приведение того, что происходит в компании в реалии к тому, что написано на бумаге. Это своеобразная фиксация, которая позволит нам в дальнейшем успешно улучшать процессы. Важно понимать, что сейчас еще рано заниматься полномасштабным улучшением процессов. Главное – подготовить платформу для улучшений.
  3. Улучшение процессов. А вот тут начинается самое интересное. Для начала необходимо подготовить команду, которая будет заниматься улучшением. Далее совместно с командой необходимо искать возможности улучшения процессов. Все это оформляется в виде проекта, управляет которым человек, не только способный делать это, но и имеющий необходимые ресурсы и влияние.  После того, как получены результаты оптимизации нескольких процессов, необходимо внимательно проконтролировать результаты и спустя некоторое время провести аудит бизнес процессов. Цикл улучшения процессов никогда не прекращается. Он происходит постоянно и должен охватывать все процессы компании. Ну по крайней мере, основные.

В зоне ответственности управления бизнес процессами находится:

  1. Определение стратегии и тактики для функций и бизнес процессов.
  2. Определение структуры бизнес процессов, их границ, направления улучшения.
  3. Моделирование бизнес процессов.
  4. Сравнение разных моделей и определение, что будет работать лучше. Или попросту анализ.
  5. Улучшение процессов. Причем не только разработка, но и внедрение.
  6. Контроль всех процессов. Причем необходима возможность контроля в режиме реального времени.
  7. Реинжиниринг бизнес процессов или полная перестройка процессной системы.

Все 7 пунктов позволяют очень тщательно и эффективно подходить не только к процессу моделирования и анализа, но и к процессам внедрения и операционного управления. Залогом эффективности являются реальные данные участников процессов. Проще говоря, нельзя анализировать и оптимизировать процесс без тех, кто его реально исполняет.

В итоге. Управление бизнес процессами – это метод, который позволяет нам определять границы бизнес процессов, создавать их, внедрять и постоянно улучшать.

Разбираемся с понятием BPM. Что такое управление бизнес процессами


В современных условиях бизнес активно применяет процессный подход к организации работы. Но до сих пор существует проблема понимания – что такое управление бизнес-процессами и как правильно использовать BPM.

Определение по версии EABPM (Европейская ассоциация BPM) этого термина звучит следующим образом:

Управление бизнес-процессами (BPM) представляет собой системный подход для отражения, проектирования, выполнения, документирования, измерения, мониторинга и контроля как автоматизированных, так и неавтоматизированных процессов, для достижения целей и бизнес-стратегий компании. BPM охватывает осознанное, всеобъемлющее и все более технологичное определение, совершенствование, инновации и поддержание сквозных процессов. Благодаря этому системному и сознательному управлению процессами компании добиваются лучших результатов быстрее и гибче.

Я считаю, что это определение вносит больше путаницы, чем настоящего понимания BPM, особенно для людей, не изучавших глубоко эту тему.
В своей работе я постоянно пользуюсь графическими нотациями управления бизнес-процессов и BPMN. Считаю этот инструмент очень удобным, он помогает мне не только в разработке решений для бизнеса, но и в их обосновании. Ведь, как я уже много раз повторял, одна картинка стоит тысячи слов. Человек мыслит образами, и представить какой-то вид деятельности при помощи картинки (схемы) ему намного проще.

Также напомню, что эту тему я поднимаю уже не первый раз. Я много говорил о бизнес-процессах в таких статьях, как «Что такое бизнес-процесс и описание бизнес процесса» или «Краткое описание BPMN с примером».

Но вопросы остаются, их часто задают мне и читатели статей, и мои клиенты. Кроме того, очень много путаницы в понимание сути вносят маркетинговые статьи и термины, связанные с этой сферой деятельности. Как разработчики программных систем, так и бизнес-консультанты, постоянно использующие в работе эти инструменты, успели внести в сферу управления бизнес-процессов очень много исключительно маркетинговых понятий. С одной стороны, этот процесс неизбежен в любой коммерческой сфере. С другой — BPM и без того не самая простая для неспециалиста методология. А маркетинг вносит дополнительную путаницу.

А потому я решил дать свое развернутое определение тому, что такое управление бизнес-процессами. И надеюсь, что сумею помочь разобраться в основных вопросах, связанных с применением BPM.

Как появилось BPM

Любой новый бизнес можно сравнить с ребенком. Каждая компания, создаваемая с нуля, проходит период становления и обучения. Необходимо организовать взаимодействие сотрудников и подразделений, создать механизмы передачи знаний и т.д. И не важно, насколько большой будет эта компания – в малом бизнесе все эти вопросы также важны, как и в крупной организации с большим числом филиалов.

При этом человечество не стоит на месте. И как в сфере обучения детей, так и в сфере организации бизнеса появляются новые инструменты, более гибкие, удобные, понятные интуитивно, что особенно важно для людей, делающих первые шаги в любой сфере.

Если мы обратимся к старым записям и попробуем изучить особенности организации труда что на советских предприятиях, что в западных компаниях, например, Форда, мы увидим преимущественно сухие, сложные для восприятия текстовые инструкции, относящиеся преимущественно к функциональному подходу:

  1. Описание рабочего места
  2. Должностная инструкция сотрудника
  3. Требования техники безопасности и т.д.

Все это, как многие помнят, крайне сложно воспринимается, и значительная часть подобных инструкций пылились на полках, зачастую, никем, кроме создателя, не прочитанные. А опыт и требования передавались от опытного сотрудника новичку.

А что делать, если появляется необходимость быстро изменить работу целой организации? А если еще при этом внедряется автоматизация? Ответом на эти запросы и стало появление BPM.

О том, что такое бизнес-процесс, я уже писал («Что такое бизнес-процесс и описание бизнес процесса»), а потому повторять основные положения и определение самого бизнес-процесса не буду. А на понятии управление бизнес процессами давайте остановимся подробнее.

Об управлении бизнес-процессами простыми словами

Управление бизнес-процессами заключается в том, что вы регламентируете, описываете и изменяете бизнес-процессы. Именно изменяете, а не улучшаете, ведь вы можете как улучшить так и ухудшить бизнес процесс. В отличие от станка или автомобиля, непосредственно управлять при помощи директив или нажатия кнопки коллективом невозможно. Но мы можем задать последовательность действий, которую будет выполнять коллектив при решении той или иной задачи. Именно это и называется BPM.

Определение от меня:

Управление бизнес-процессами (BPM) – это управление действиями (автоматизированными и неавтоматизирвоанными) в коллективе посредством бизнес-процессов.

Чтобы управлять любыми бизнес процессами необходимо:

  1. Описать сами бизнес-процессы.
  2. Внедрить в работу коллектива описанный бизнес процесс
  3. Назначить людей, ответственных за бизнес-процессы, так называемых, стек-холдеров или владельцев бизнес-процессов.

Важно понимать, что бизнес-процесс может выполняться как человеком, так и быть частично автоматизированным. Аналогично и стек-холдером может быть и человек, и программа (автоматическое выполнение операций и автоматизированный контроль).

При этом необходимо управлять крайне разнородной средой. Разные бизнес-процессы требуют различного подхода и действий сотрудников, различных инструментов автоматизации. И все это нужно уметь описывать по-отдельности, после чего объединять в общую систему.

Необходимо исходить из понимания: процессный подход — это управление целым через управление частями.

И чтобы исключить путаницу в терминологии, поясню:

  • BPM – это методология. т.е. набор основных принципов и подходов к построению нотаций и самой организации работы при помощи бизнес-процессов.
  • BPMN – нотация(язык), в которой строятся нотации, в том числе, исполняемые
  • BPMS – IT система исполнения, построенная по определенным правилам, заданных в методологии

Если проводить аналогию с наукой, то BPM — это прежде всего подход, своего рода мировозрение. BPMN — это методы и алгоритмы решения конкретных задач. Например, доказательства для теорем или набор методов для создания проекта обеспечения электричеством объекта (производства, многоквартирного дома). А, в свою очередь, BPMS- это уже готовые прикладные решения, которые можно “включить” и они уже будут работать. Для математики это — готовые решения задач, имеющих практическое значение. Для физики — непосредственное реализации той самой электропроводки и подключение объектов. Для сферы айти — готовый программный код.

Исполняемые и неисполняемые бизнес процессы

Я уже писал в прошлых статьях о том, что нотации бизнес-процессов могут быть исполняемые и неисполняемые. Первые предназначены для автоматизации, вторые – для изучения работы компании и повышения эффективности взаимодействия в коллективе.

Т.е. мы используем принципы и методы BPM для создания нотаций. При этом пользуемся правилами написания BPMS. Для того, чтобы создать нотацию неисполняемую, в принципе, можно воспользоваться даже листом ватмана и карандашом. Главное, четко соблюдать все правила.

Для исполняемой нотации требуется определенная IT-среда — BPMS. При этом даже неисполняемые я рекомендую выполнять в BPMN, так как здесь сама среда помогает выявлять возможные ошибки, противоречия, что повышает грамотность и точность описания бизнес-процесса.

Отличия процессного и функционального подходов

Еще один важный факт, который поможет понять, что же такое на самом деле «управление бизнес-процессом». Мы уже выяснили, что управление – это создание определенной последовательности действий сотрудников. Т.е. в результате каждая автоматизированная система работает определенным образом. А человек – обязан по инструкции также выполнять заданные по инструкции действия.

При этом также необходимо знать:

Для стратегического планирования и оценки работы компании “в целом” лучше использовать функциональное моделирование и нотации (например IDF0). Об этом я подробно писал в статье “Знакомство с нотацией IDEF0 и пример использования”. Здесь вы сможете исходить из желаемого результата и выстраивать последовательность функций “черных ящиков”, необходимых для его достижения.

Для управления последовательностью действий и оптимизации того. что происходит внутри каждого этапа работы, а также улучшению взаимодействия между разными “черными ящиками”, необходим процессный подход BPM. Здесь вы изучаете уже сами действия, отслеживаете скорость и трудоемкость достижения результатов, оптимизируете и стандартизируете их.

Если вы вносите какие-то изменения в бизнес-процесс, то вы всегда отталкиваетесь не от целого, а от части. Т.е. вы меняете алгоритм работы программы и/или корректируете должностную инструкцию сотруднику, выполняющую определенные функции. В результате меняется один из элементов бизнес-процесса, и, как следствие, бизнес-процесс в целом.

Необходимо понимать:

Создание описания бизнес процесса начинается «в целом», после чего каждый процесс делится на подпроцессы и детализируется до определенного предела.

Изменение бизнес-процесса наоборот, начинается с «нижних» уровней – максимальной детализации. И от частностей – к целому – вносятся все необходимые правки.

Если при функциональном подходе очень важны объекты на входе и выходе. В самой функции «черном ящике» происходит определенная обработка объектов для получения необходимого результата. И здесь основная ориентация идет на то, «что именно мы хотим получить», т.е. подход к управлению бизнесом, скорее стратегический.

При процессном подходе мы получаем ответ на вопрос «как это лучше выполнить», т.е. концентрируемся на тактическом, оперативном управлении. А потому здесь при изменении отдельных элементов между «входом и «выходом» меняется весь процесс.

Также важно при детализации определить оптимальный уровень: не слишком «в общем», но и не детализировать крупный процесс вплоть до действий каждого сотрудника. Я в свое время видел описание бизнес-процессов, размещенное на двухметровом ватмане. Но чем сложнее и детальнее будет прописан процесс, тем сложнее он будет восприниматься «в целом» и, как следствие, его будет сложнее понимать и совершенствовать.

По этим причинам при работе с бизнес-процессами используется многоуровневая декомпозиция, т.е. детализация каждого «черного ящика» выделяется в отдельный процесс. И по этой же причине процессный подход не используется для стратегического планирования, для этого, повторюсь, применяют функциональное моделирование.

Описание работы с BPM

Для лучшего понимания того, что такое BPM (управление бизнес-процессами), я приведу пример последовательности действий бизнес-аналитика в рамках этой методологии:

Опрос людей (сотрудников компании). Понимание того, каким образом производится работа в каждом конкретном случае.

Документирование бизнес-процесса на основе полученных данных. На этом этапе аналитик получает описание бизнес-процесса «как есть».

Изучение полученного бизнес-процесса с точки зрения слабых мест и возможности оптимизации:

На основе готовой оптимизированной (по мере необходимости) схемы создаются документы: должностные инструкции, руководства пользователя, а также при необходимости реализуются автоматизированные решения.

После внедрения на основе нотации осуществляется контроль бизнес-процесса, выявляются возможные несоответствия, изучаются их причины.

В случае необходимости в схему вносятся изменения на основании выявленных недочетов или изменений в работе компании, связанных с внешними факторами.

Далее – снова проработка изменений в инструкциях и программных системах. И новый этап внедрения в эксплуатацию.

Жизненный цикл процесса в BPM

Как видно из описанной выше последовательности, каждый бизнес-процесс проходит определенный цикл от создания до внедрения. Далее какой-то период времени он работает “как есть”. После чего практика показывает определенные недостатки и недочеты, аналитик изучает отчетность и со своей стороны находит какие-то “слабые места”. Процесс подвергается модернизации.

Этот цикл может повторяться бесконечное число раз. Любой бизнес, любая организация — не застывший монолит, а развивающийся организм в постоянно изменяющемся окружении. Меняются особенности законодательства, приходят и уходят с рынка конкуренты, появляются новые инструменты автоматизации и т.д.

Главное правило бизнес-аналитика: при оптимизации процесса нужно уметь вовремя остановиться. И здесь необходимо четко анализировать — трудоемкость (стоимость) изменений и повышение эффективности (выгоды) в результате.

Плюсы и минусы BPM

К числу преимуществ использования BPM относятся:

  • Возможность максимально детализировать действия людей и систем, необходимые для получения результата.
  • Графические нотации – наглядны, что позволяет понять особенности процессов в компании и увидеть их слабые места.
  • Нотации прекрасно подходят в качестве инструкции исполнителю, который получит четкую и однозначную последовательность действий. При этом она будет оформлена графически – наиболее удобным для восприятия человеком образом.
  • При использовании процессного подхода результат выполнения процесса будет стандартизирован и соответствовать ожидаемому. Это позволит снизить влияние человеческого фактора на уровень сервиса или выполнения любых других видов работы.
  • Методология BPM – прекрасно проработана и стандартизирована благодаря BPMN. При этом инструменты (нотации BPMN) интуитивно понятны даже для людей, не изучавших управление бизнес-процессами вообще. С другой стороны, наличие стандартов и правил позволяет избегать ошибок при разработке и создавать в системе BPMS исполняемые нотации (готовые элементы автоматизации бизнеса).

Минусы BPM, как это часто бывает, находятся там же, где и преимущества:

  • Высокая степень детализации процессов мешает восприятию работы бизнеса для стратегического планирования.
  • На людях, которые разрабатывают процессную модель, лежит очень большая ответственность. Любая ошибка может привести к печальным результатам. Например, при разработке функциональной модели есть данные на входе, результат на выходе, инструменты, которые предоставляет компания исполнителю, и сам исполнитель. Пока исполнитель на выходе выдает ожидаемый результат, в рамках функции он может действовать по собственному усмотрению, выбирая оптимальный метод достижения цели. При процессном подходе исполнитель лишается «свободы маневра». У него появляется четко заданная последовательность действий с учетом всех возможных условий. И он не имеет права действовать иначе, даже если результат окажется отличным от ожидаемого.
  • Бизнес-процесс статичен и практически не подлежит корректировкам «изнутри». Исполнитель получает четкую последовательность действий и уже не может проявить инициативу. В результате, любую ошибку исполнители будут повторять из раза в раз, пока она не будет исправлена в самом бизнес-процессе.

Каким компаниям подходит BPM

Процессный подход идеально подойдет государственным компаниям. Здесь важно повышать уровень сервиса и качество работы, при этом также важна стандартизация обслуживания. В государственной компании клиенты не ждут каких-то бонусов или особых инициатив. Но услуга должна быть выполнена от и до на соответствующем уровне.

В коммерческих компаниях процессный подход хорош для стандартизации работы, он позволит «подтянуть» уровень обслуживания до определенных стандартов. С одной стороны – это большой плюс. С другой – одновременно и минус, так как инициативные и талантливые сотрудники при всем желании никак не смогут себя проявить и принести больше пользы и прибыли. Процессный подход – это именно стабильность и определенная статичность. А потому при его использовании нужно четко понимать, где вас такой вариант работы устраивает, а где лучше предоставить людям больше свободы.

Для того чтобы бизнес процесс был на пользу а не во вред, рекомендуется собирать от участников бизнес процесса замечания и ошибки. Не нужно считать что BPM это истина в последней инстанции.

Подробнее о том, как именно управлять бизнесом при помощи бизнес-процессов я рассказывал уже в прошлых статьях, и буду говорить еще не один раз. Здесь я постарался максимально просто пояснить различия между терминами BPM, BPMS, BPMN и описать само понятие «управление бизнес-процессами». Без этих базовых знаний разобраться в процессном подходе невозможно.

Вопросы и ответы

В чем отличие функционального моделирования от процессного?

При функциональном подходе мы рассматриваем действия людей и автоматизированных систем как “черный ящик”. И подходим к моделированию с точки зрения — этапов достижения поставленной цели, а также необходимых для этого ресурсов. При процессном моделировании мы изучаем последовательность действий сотрудников и систем на каждом этапе для их оптимизации и повышении эффективности.

Какие понятия входят в BPM?

В первую очередь, это непосредственно система BPM, а также описание нотаций BPMN. О них я писал в этой статье, и подробно — в предыдущих статьях (см. рекомендуемые ссылки в конце публикации). Кроме того, не так давно появились новые понятия — DMN и CMMN. На них я сейчас подробно останавливаться не буду. Постараюсь описать новые понятия и их особенности в будущих публикациях.

Зачем нужно в построении нотаций столько сложностей и разные подходы?

Управление бизнес-процессами и сама методология BPM необходимы в том числе для директивного управления большими коллективами. Именно для этого необходимы нотации, описания бизнес-процессов и широкий перечень инструментов.

С чего начать работу с BPM?

Изучите язык нотаций BPMN и попробуйте использовать его в своей работе. Главное, не бойтесь начинать. Вы поймете, что простые нотации на практике строить намного проще, чем кажется. И шаг за шагом сможете изучить методологию, опираясь на простые и понятные графические инструменты BPM.

Можно ли использовать BPM для неавтоматизированных систем?

Можно. Это подход предназначен, в первую очередь, не для автоматизации (в IT сфере есть свои инструменты), а для организации работы компании или любого коллектива. Здесь могут учитываться участки работы с применением автоматизированных систем. А могут рассматриваться исключительно процессы в коллективе, причем, любом — от строительных бригад или производства до творческих коллективов в театре или филармонии. Главное, четко описать — как происходит интересующий вас процесс, а также, как вы его хотите изменить.

Мифы управления бизнес процессами


Мифы управления бизнес процессами не дают мне покоя. Практически каждый день мне их рассказывают в разных комбинациях и интерпретациях. Иногда я пытаюсь объяснить их ошибочную природу. Иногда лишь молча улыбаюсь. Но чаще всего мне приходится разгребать последствия, ведь вера в мифы порождает реальность.

Я собрал наиболее распространенные мифы по вопросам управления бизнес процессами и разбил на 4 категории:
1. Мифы управления бизнес процессами
2. Мифы применения управления бизнес процессами
3. Мифы внедрения процессного подхода
4. Не дайте себя обмануть
Разрушайте мифы, которые могут привести к реальным последствиям.

Создание моделей и есть управление бизнес процессами

Наверное, один из самых распространенных мифов, который прочно прижился в российских компаниях. Многие действительно полагают, что суть управления бизнес процессами заключается в создании моделей, однако это далеко от истины. Давайте разберёмся, почему.

Управление бизнес процессами отвечает за следующие виды деятельности в компании:
– Анализ бизнес процессов
– Проектирование процессов
– Моделирование процессов
– Описание бизнес процессов
– Изменение и трансформация бизнес процессов
– Внедрение
– Мониторинг и контроль
– Увеличение эффективности
– А иногда еще и за организацию

Составляющие управления бизнес процессами

Как видите, моделирование процессов является лишь небольшой частью, а управление бизнес процессами отвечает за эффективность и постоянное улучшение деятельности компании. Просто через призму бизнес процессов. Собственно это неудивительно и не является преувеличением, потому что изначально концепция управления бизнес процессами создавалась именно для организации постоянного улучшения деятельности компаний. Если хотите, то единственной целью управления бизнес процессами является непрерывное увеличение конкурентоспособности компании. Но вернемся к моделированию.

Безусловно процессы нужно моделировать. Тот, кто считает, что громоздкие текстовые описания способны решить их проблемы, очень заблуждаются.

Недавно в одной компании мне продемонстрировали описание процедуры. На 70 страницах формата А4. Как вы думаете, такое представление процедуры (процедура – это лишь частичка процесса) будет работать? Конечно, нет. Его даже читать никто не будет.

Модель процесса нужна. Она не только облегчает понимание всего процесса целиком но и:
– Позволяет перемещаться по уровням описания – от самого детального до самого общего
– Позволяет быстро и эффективно анализировать процесс на предмет лишних действий, ветвлений, тупиковых сценариев развития и т.д.
– Позволяет вводить данные процесса и проводить, допустим, функционально-стоимостной анализ
– Позволяет выполнить имитационное моделирование и буквально на лету выявить узкие места и прочие проблемы и так далее.

На самом деле, модели бизнес процессов позволяют делать очень многое. Но!
Модель, как вы наверняка уже заметили из списка выше, является лишь базой или инструментом для дальнейших действий. Т.е. модель, по сути,  лишь один из инструментов, который позволяет проектировать, проверять спроектированный процесс и анализировать его, а также рассматривать процесс с нужной точки зрения.
Ну и еще один очень полезный плюс моделей – правильно построенная модель позволяет быстро получать нужную документацию.

Моделирование в управлении бизнес процессамиМоделирование в управлении бизнес процессами

Таким образом, модель – это инструмент, который облегчает управление бизнес процессами. И все.

Именно поэтому во многих компаниях специалисты по управлению бизнес процессами занимаются только моделирование и описанием.

Тут, правда, существует еще один миф, связанный с тем, что подготовить модель может практически каждый сотрудник. Это не просто миф, но очень вредоносное мнение.
Процесс моделирования в умелых руках превращается сразу в анализ и проектирование. Это позволяет сэкономить много времени при планировании дальнейших улучшений, ведь в процессе моделирования специалист уже исправляет и предусматривает дальнейшие улучшения.

Для того, чтобы модель эффективно выполняла свои функции, она обязательно должна быть простой и однозначно понятной. А чтобы готовить такие модели, скажу я вам, нужны обширные знания, опыт и особый определенный склад ума.

Моделирование является небольшой, но довольно сложной частью управления бизнес процессами. Задача моделирования – получить инструмент для последующего анализа, проектирования и контроля бизнес процессов.

Суть управления бизнес процессами – это написание регламентов и других документов

Создание моделей бизнес процессов – это для продвинутых. Тот, кто легких путей не ищет, ценит олдскул и предпочитает хардкор, считает, что для управления бизнес процессами необходимо завалить сотрудников регламентами и прочей документацией. Помните пример о 70-страничном описании процедуры из предыдущего пункта? Вот это как раз об этом. Думаю, нет смысла расписывать масштаб проблем, порожденных убеждением в текущем мифе.

Ряд представителей фанатично убеждены, что большой объем документации является показателем реального управления бизнес процессами. Что управление бизнес процессами должно только этим и заниматься – развивать бумажную промышленность. Причем именно бумажную, потому что электронная документация неприемлема. Она же не позволяет завалить рабочий стол и создать видимость работы)))

В одной компании мне довелось увидеть такое количество документации, регламентирующей действия сотрудников, что при пересчете «на душу населения» получилось около 2000 печатных страниц на каждого сотрудника. Т.е. каждый человек в компании должен в своей работе учитывать и следовать внутренним правилам, описанным на 2000 страницах. И это только внутренние документы. Здесь не учитываются требования законодательства и контролирующих органов.
В общем, миф опасный и вредный. Он формирует неправильное представление об управлении бизнес процессами, позволяет понапрасну тратить ресурсы компании, создает препятствия в управлении и т.д.

На самом деле, тут как и с моделями бизнес процессов: документ – это инструмент. Инструмент, который связывает то, как что-то задумано с тем, как оно работает на самом деле. Вот только не надо рассказывать о том, что документы не работают! Конечно, сами по себе они не будут работать, тут надо еще усилия приложить. Но как инструмент – все именно так.
С точки зрения управления бизнес процессами документом является любая информация, имеющая физическое воплощение. Это означает, что к такой информации можно обратиться, прочитать, изучить, иногда прикрыться от дождика и т.д.

Документация помогает доносить и использовать информацию, но никак не является сутью управления бизнес процессами.

Цель управления бизнес процессами – сделать из людей роботов в жесткой системе

Многие представители технических профессий именно так и считают. Нужно максимально регламентировать деятельность сотрудников. Так, чтобы они не могли сделать ни шага в сторону. А так как в России функции процессного управления часто перекладываются именно на техническое направление, миф о «роботизации» сотрудников прочно укоренился в корпоративной среде. Как следствие, компании и направления, связанные в той или иной степени с «творческой» составляющей работы, панически бегут от процессного управления.

Как и многие мифы об управлении бизнес процессами, этот вреден и даже жесток. Нет ничего более глупого, чем стараться сделать из людей роботов и не пользоваться преимуществами человеческой составляющей.
Скорее всего, пропагандирующие данный подход являются сторонниками теории Х МакГрегора. Но не суть.

Развеять этот миф очень просто с помощью 4х аргументов:

  1. Во всех бизнес процессах, кроме полностью автоматизированных, участвуют люди. Если не учитывать особенности, связанные с ними, то изменения (а управление бизнес процессами всегда связано с изменениями) не будут успешными. Все профессионалы по управлению бизнес процессами и изменениями однозначно согласны с тем, что при планировании и реализации управления необходимо учитывать:
    – Культуру организации
    – Негласные правила
    – Поведенческие особенности
    – Идеи и замыслы
    – Коммуникации и правила, принятые в компании
  2. Управление бизнес процессами ориентируется на увеличение эффективности процессов, а не на их стандартизацию. Кто сказал, что увеличение эффективности возможно только с помощью стандартизации? Ах да, Генри Форд. Хороший был дядька. Сделал целую промышленную революцию. Но стандартизация изделий не идентична стандартизации процессов. Далеко не всегда стандартизация – это единственно верный способ выполнения процесса. Необходимо выполнять процессы таким образом, чтобы они были эффективны, а не стандартны.
  3. Правильно спроектированный и внедренный процесс предусматривает множество сценариев развития и возможность создания нового!  Без потери заданной эффективности. Это высший пилотаж управления бизнес процессами. Вероятно, стоит посвятить данному вопросу отдельную статью.
  4. Использование уровней управления, принципов и правил позволяет обеспечить эффективность при весьма большой свободе действий. Нет необходимости пытаться описать процесс написания картины художником. Однако процесс создания картины описать можно. Более того, это может повысить эффективность процесса написания за счет устранения отвлекающих факторов, таких как, например, подготовки мольберта, красок и т.д.

Поймали мысль?

Создание человеческих роботов не является целью управления бизнес процессами. Цель – обеспечить эффективность и развитие процессов. А использование творческой и человеческой составляющих скорее усиливает, чем вредит процессу.

Автоматизация операций – это управление бизнес процессами

Давайте договоримся сразу, автоматизация и управление – это совершенно разные вещи. Управление бизнес процессами – это ээээ, ну, об управлении. Но не об автоматизации. И ключевое слово здесь – бизнес. Т.е. это управление, направленное на достижение бизнес-целей.
Миф о том, что управление бизнес процессами – это и есть автоматизация, в корне неверен. Он появился тогда, когда «не технари» не проявили достаточно системных подходов в управлении и вопросы системности отдали на откуп тем, кому они ближе – «технарям». А они, в свою очередь, родили шикарную легенду о тотальной автоматизации, как единственном инструменте повышения эффективности и управления. Время и принцип испорченного телефона привели к тому, что смысл автоматизации в качестве вспомогательного инструмента для бизнеса был забыт, а внедрение ИТ технологий стало самодостаточным.

На самом деле, автоматизация – это инструмент. Один из инструментов управления и повышения эффективности. Один из многих инструментов.

Автоматизация в управлении бизнес процессамиАвтоматизация в управлении бизнес процессами

Тема управления бизнес процессами становится все более популярной. На рынке появилось огромное количество сервисов и приложений, не требующих глубоких технических знаний для использования и настройки. На этом фоне стало появляться большое количество «специалистов», предлагающих услуги по «автоматизации бизнес процессов».
Большинство из них говорит о CRM, автоматизации маркетинговых процессов, автоматизации продаж и так далее. Все они говорят о том, что занимаются оптимизацией и настройкой бизнес процессов.

Иногда можно даже встретить такие сообщения:

«Кстати, мы тут бота запилили. Диагностику бизнеса проводит и аудит сайта…»

Занавес. Недоуменное молчание. Кто-то нервно идет в курилку, а кто-то в буфет.

Эти «специалисты» упускают из виду две вещи:
1. То, что они делают, очень далеко от автоматизации бизнес процессов, их настройки и тем более от управления бизнес процессами. Максимум, что они делают – они автоматизируют операции и некоторые процедуры. Например, они могут наладить запись клиентских заявок с сайта в вашу систему CRM. Это как-то очень далеко от оптимизации бизнес процессов, вы не находите?

Автоматизация операций в управлении бизнес процессами

2. Оптимизация бизнес процессов невозможна без твердого фундамента в виде стратегии, методологии и оценки бизнес процессов на многих уровнях. Да и взаимосвязи процессов на уровне организации не стоит забывать. В противном случае можно получить, к примеру, огромный поток клиентских обращений, на который нужно будет тратить ресурсы, а конверсия и рентабельность продаж будут только уменьшаться.

Оптимизация бизнес процессов и автоматизация процедур – это разные вещи. Автоматизация процедур – это частичка не только в управлении бизнес процессами, но и в нормальной автоматизации.

Мифы применения управления бизнес процессами

В нашей компании / отрасли управление бизнес процессами не сработает

Сработает. Вот именно в вашей отрасли и в вашей организации – обязательно сработает.
В мире нет такой отрасли, в которой еще не были бы применены принципы управления бизнес процессами. От аэрокосмической промышленности до оказания эскорт-услуг. Креативные агентства, туристические фирмы, логистические операторы, представители тяжелой и леееегонькой промышленности, ИТ компании и даже казино! Этот список можно продолжать бесконечно.

Управление бизнес процессами работает в любой отрасли и вот почему:

  1. Универсальность принципов. Базовые принципы управления одинаково применяются во всех организациях. Специальные принципы тоже применяются повсеместно, но, как правило, видоизменяются под действием особенностей компании. В управлении бизнес процессами, тоже существуют принципы, которые применимы для любой компании. Вне зависимости от сферы деятельности вы будете определять границы бизнес процессов исходя из одних и тех же принципов. Не важно, что вы производите – элементы космических спутников или создаете интернет-страницы, вы будете одинаково определять промежуточные продукты процессов. Принципы работают везде.
  2. Адаптивность подходов. Существует множество подходов к управлению бизнес процессами. Прелесть в том, что опираясь на принципы управления бизнес процессами, вы будете адаптировать подходы под свои конкретные нужды. Более того, правильное внедрение и использование подходов будет заключать в себе механизмы адаптации. Каждый правильно спроектированный процесс заключает в себе такой механизм.
  3. Комбинации методологий. Многие методологии оптимизации бизнес процессов хороши сами по себе. Но управление предполагает поиск и внедрение такой комбинации методов, которая позволит показать наибольшую эффективность в конкретных условиях. Эта комбинация будет работать наилучшим образом только для вас. Кстати, именно поэтому слепое копирование подходов и методов других компаний не сработает в вашей компании.
  4. Простота реализации. Для того, чтобы получить преимущества управления бизнес процессами, не нужно высокоточных приборов и передовых информационных технологий. Да, технологии помогают, но это не главное. Управление бизнес процессами очень просто в реализации, т.к. интуитивно понятно людям. Процессный подход основывается на логике и взаимосвязанности. А для их использования не нужны дорогостоящие инструменты.

Процессный подход всегда основывается на действительности вашей компании.

Мы пробовали управлять процессами. Это не работает

И действительно. Много компаний пытались освоить управление процессами и потерпели фиаско. Вот несколько примеров того, что делали такие компании:
– Создали многотомные описания процессов, процедур и решили, что дальше люди сами будут по ним работать.
– Назначили владельцев бизнес процессов, но не объяснили, зачем это нужно и как совмещать роль функционального и процессного руководителя.
– Внедрили суперпродвинутую систему электронного документооборота, но не перевели работу сотрудников в нее. В результате затраты не только не упали, но и существенно выросли.
Все это реальные примеры из реальных компаний.

Для них это не сработало. Почему? Потому что реализация.
Реализация хромает. У нас ведь это часто бывает – идея вроде хороша, но исполнение все губит.
А губит потому, что недооценили и не продумали. Не вникли в суть. Ведь дело, как я уже говорил выше, не в описании процессов, а в том, что вы делаете с этим дальше.

Когда человек говорит, чт

Как все запущено и запутано. Глава Первая / Habr


Всё выше, выше и выше

Стремим мы полёт БиПиЭм …

Термин «управление бизнес-процессами» — он же BPM (Business Process Management) прочно вошел в словарь важных слов современного (продвинутого) управленца. Реально этот термин должен отражать его повседневную деятельность (т.к. «само собой» ничего не работает и требует управления), но «с легкой руки» консалтеров это словосочетание стало обозначать нечто иное, но «очень эффективное и нужное», недешевое и, соответственно, сложное и непонятное (иначе, зачем столько BPM-консультантов?).

Тема активно муссируется с 80-х годов, за это время написано очень много умных книжек и статей, с конца 90-х в России ведется агрессивное продвижение «BPM-флагмана» ARIS и внедрение других «чуть менее» эффективных программных комплексов. Но до сих пор без помощи консалтеров назначение «модного» BPM не всем понятно, а его эффективность не однозначна. В очередной раз «просто о сложном» B-P-M или «Бизнес-процессы: Как все запущено и запутано».

1. Глава скептическая

1.1 BPМ-мантры

Каждый тор-менеджер сталкивается с «выгодным» предложением о внедрении загадочного Business Process Management. Мантры BPM-консалтеров обычно включают текст, приведенный в десятке абзацев ниже (кто знаком с мантрами, может их пролистнуть).

Для возбуждения интереса к теме, вступительные Мантры к вопросу «а зачем?» содержат:
— Необходимо комплексное восприятие бизнеса как системы взаимодействующих бизнес-процессов и переход на качественно новый уровень в организации производства, повышение операционной эффективности компании.

— Поэтому, эффективные бизнес-процессы — это залог успеха, конкурентоспособности и прибыльности компании (т.е. «правильности» компании).

— Следовательно, Управление бизнес-процессами (BPM) – эффективный инструмент повышения эффективности бизнеса и непрерывного улучшения вашей работы (не волнуйтесь, мы научим вас любить «бизнес-процессы вашу»).


Далее обычно говорится:
— Используя «самые передовые технологии» нужно провести работу по формализации (описанию, моделированию и т.п.), анализу и оптимизации бизнес-процессов, выявить «узкие» места в системе управления и причины постоянных операционных сбоев; «выровнять» ИТ и бизнес, выполнить гибкую настройку процессов и т.п.

— «Конечно же», это позволит: снижение стоимости и времени процессов (сокращение затрат и минимизацию потерь), повышение качества их исполнения, обеспечит «сквозную» автоматизацию бизнес-процессов (автоматизацию сквозных процессов, STP-процесс), «бесшовное» управление, прозрачность деятельности компании.

Реинжиниринг и автоматизацию: «Вместе с нами Вы сможете выделить те процессы, которые необходимо перестроить и автоматизировать в первую очередь, что существенно повысит качество конечного продукта и финансовый результат работы компании».

Обязательно скажут про «чудесное» процессное управление, про интеграцию приложений в рамках бизнес-процессов, бизнес-аналитику и операционный контроллинг. Много будет эффектных слов: стратегия развития (дорога в «светлое будущее»), непрерывное совершенствование управления и самих процессов, Business Process Improvement / Excellence / Resilience (нужное подчеркнуть). Много будет сокращений — и всего из трех букв: ABC, BSC, KPI, BAM, PPM и т.п. Итого: Управление бизнесом, процессами, качеством, рисками и даже управление самим процесс-менеджментом: Process Control — Process Management — Process Governance. Ведь согласно букварям по ARIS:

«При помощи методологии и инструментов ARIS можно управлять не только бизнес-процессами компании, но и процессом «управление бизнес-процессами» (управление управлением). Возможности „настоящего“ BPM, как правило, безграничны (включая управление временем, пространством и счастьем).

Пример 1. „BPM номер один“ в мире — «Волшебная» Платформа ARIS

(не путать с aris.ru) третье десятилетие подряд (EPC увидела свет в 1992) нам щедро дарит (правда совсем не дешево) следующие блага (цитата):
Повышение гибкости процессов: Гибкие бизнес-процессы и ИТ-системы позволяют быстро реагировать на меняющиеся условия рынка и изменения бизнес-модели.
Сокращение сроков внедрения: благодаря повторному использованию существующих процессов.
Повышение эффективности процессов: Повысьте эффективность ваших процессов с помощью их анализа и моделирования для устранения «узких мест», выявления дублирующихся звеньев,
Улучшение качества: Улучшите качество процессов и работу ИТ-систем за счет лучшего определения процессов, предотвращения сбоев в системах и более эффективной коммуникации между сотрудниками.

В итоге: „Благодаря более эффективным процессам, а также слаженной работе ИТ- и SAP- систем ваше Цифровое Предприятие сможет быстрее реагировать на изменения требований бизнеса и рынка“.

Пример 2. Почти погодка (1996) и того же продавца Платформа webMethods:

творит еще более впечатляющие «чудеса» (цитата):

Возможности: Создание процессов, ориентированных на заказчика. Предотвращение проблем. Быстрое реагирование на меняющиеся потребности бизнеса. Ориентация на создание ценности, а также: Улучшение производительности, контроля, последовательности и гибкости. Автоматизация процессов для уменьшения объемов работы, выполняемой вручную. Снижение расходов за счет повышения эффективности. Внедрение основанных на процессах решений с использованием существующей ИТ-инфраструктуры.

Преимущества. Эффективность: Непрерывное улучшение бизнес-процессов и достижение более высокого уровня эффективности … Прозрачность: … Принятие решений на основе информации, полученной путем анализа процессов в реальном времени. Контроль: Выявление узких мест … Качество: Обеспечение последовательности и исключение ошибок, связанных с выполнением работы вручную. Снижение расходов за счет оптимизации и стандартизации процессов. Быстрое внедрение изменений: Быстрое реагирование на меняющиеся условия бизнеса. Оперативное внедрение изменений процессов и ускоренная разработка новых приложений …

Концовка цитирования мантр.

Оказывается, что BPM системы «простые в освоении» и сразу приносят отдачу от внедрения (жутко мгновенный возврат инвестиций). Менеджерам они дают простой способ контролировать ситуацию в организации, линейному персоналу – четкое распределение ответственности и эффективное управление своим рабочим временем (система поддержки приятия решений), потребителям – более быстрый и качественный продукт или сервис.

Таким образом, как становится всем „очевидно“ — без BPM развитие бизнеса невозможно в принципе: или наш консалтинг плюс покупка BPMS или „сушите весла“. Современные Андерсены (которые Ханс Кристиан и Ганс Христиан) переключились на более прибыльные сказки для взрослых, особенно в жанре „Hовое платье BPM. Corporate Edition“.

Мантры консалтеров и производителей методологий и BPM-систем (BPMS) «убедительно подтверждаются» горами книг, статей и «священных писаний». Одни религиозные течения сменяют другие: старые и новые BPM-заветы (хронология ), включая ГОСТ 19.701-90, RUP-UML, IDEF, ARIS EPC, webMethods BPMN или Metasonic s-BPM, и „BPM-технологии спасения цивилизации» типа UFO

Замещаются BPM-пророки (обычно немецкие профессора) и мавры: Мавр сделал свое дело. Ему на смену пришел другой мавр

Причем часто речь идет не о “всего лишь» графических нотациях (системах условных обозначений) или пакетах программ, а «о целых» BPM-парадигмах (точнее пирамидах), «салюшенах» и метамоделях (надмодели, модели моделей и прочая эквилибристика), например, «BPM-домах» («дом ARIS») или «Business Process Meta Model» / «фреймворках метамоделей» (ADONIS\ADOit). Не только вендор, но и каждый «уважающий себя» консалтер норовит изобрести свою BPM-концепцию: от методологий и методов до архитектур и методик.

Жестко, но прямо. Парадокс: имеется масса трудов по BPM, но информации (не рекламы, спама и информационного мусора) — мало. Энтропия (количество полезной информации на страницу) минимальна. Откровения вендоров, консалтеров и внедренцев собираются в BPM-библиотеки. Наиболее «продвинутые» прямолинейные специалисты сразу дают к ним пояснения, к разделу: Публикации / Бизнес-процессы, процессная система управления:
«… считаю что 95% публикаций – бесполезны и даже вредны». Далее, подчеркивается, что если у вас есть деньги, то «… не стоит читать всякую лабуду в интернете. Цена ошибки слишком высока, время теряется даром. Пригласите меня – профессионального консультанта по управлению! Я помогу вашему бизнесу стать конкурентоспособным. Повысится рентабельность, управляемость, мобильность. Я выполню для вас комплексный консалтинговый проект: стратегия, реструктуризация, мотивация, бизнес-процессы. За качество и жизнеспособность консалтинга отвечаю».

Именитые BPM-монетизаторы конечно себе такую откровенность не позволяют и «зуб не дают» (какие гарантии? Это же BPM!), но под приведенными вначале статьи мантрами, как правило, скрывается та же суть, но под более «наукообразным соусом». Более того: что «широкопрофильные» консалтеры «большой четверки»

, что именитые BPM-методисты во главе с Scheer что «топовые» столичные и региональные интеграторы непременно возьмутся за ваш проект. Возьмутся за моделирование и оптимизацию БП, а также за «любое-любое управление», в том числе, когда BPM-проект под вывеской «моделирование бизнес-процессов» подменяется управленческим консалтингом, включая оценку текущего состояния и тенденций развития предприятия, выявление проблем, анализ и т.п.

Интересно, но оказывается, что для «успешных» проектов по моделированию, оптимизации и даже управлению (менеджменту) бизнес-процессами не требуется профильных специалистов. Так на проекте по розничному или корпоративному бизнесу банка со стороны консалтера не будет человека, хоть день проработавшего в банке, а на проекте по моделированию бизнес-процессов Генштаба не будет человека, прошедшего армию.

Ведь используется методология «правильная» и унифицированная, поэтому и специалисты не должны привязываться к какой-то конкретной отрасли. Во всех случаях и отраслях результат будет один – «успех». «BPM маркетинговый» просто обречен на успех.

1.2 Тайны успеха BPM: главное процесс, а не результат
Почему же так мало проектов на слуху? Почему не слышно об успешных внедрениях и историях, где внедрение BPM действительно помогает делать прорывы в бизнесе? Почему не взлетает BPM ?

«Поймать и улучшить»: Выявить, автоматизировать, контролировать, управлять, изменять, корректировать … BPM-мантры складно звучат и завораживают. Однако за четверть века вам не удалось найти ни одного подтвержденного примера с цифрами о результативности внедрения?

Хотя за это время приобретены и «успешно» внедрены километры BPM-методологий и тонны BPMS-ов, ежегодно осваивались миллиарды долларов, см. рынок BPMS

Где эффект от формализации (моделирования), анализа и оптимизации процессов? Исключим примеры внедрения обычной автоматизации под видом (эгидой) BPM.

За 25 лет торжественного шествия IDEF & EPC нотаций сколько было по ним только в России «замоделировано» бизнес-процессов (БП), заключено бизнес-объектов в репозитарии, нарисовано бизнес-квадратиков, бизнес-кружков и стрелок? Миллиарды моделей БП? Триллионы кружков? И еще столько же, но уже «оптимизированных»? Однако кроме заверений об успешности проектов (видимо всех) – ничего более о результатах не известно. Лишь качественная оценка? Вообще, что значит успешный BPM-проект?

Например, артиллерийские стрельбы выполнены «на отлично», когда подразделение без происшествий прибыло на огневой рубеж и отстрелялось в сторону мишеней (даже не поразив ни одной). Непонятно вообще, Как измерить успех BPM

По результату? Где замеры? В рублях, в вероятности операционных ошибок, в других единицах?

BPM очень «любит» метрики (количественные характеристики), включая KPI и BSC, а вот измерить СВОЮ эффективность не в состоянии? Нормой считается декларация результатов проекта в не измеряемых величинах: процессы стали более оптимальные, а управление более эффективное (выше, глубже, шире).

Пресловутая коммерческая тайна – надежное «прикрытие» и основной сподвижник пиара, манипулирования и монетизации «BPM-фишек» (впрочем, как и других «IT-фишек», причем «золотых»). Подтвержденный ROI хоть одного проекта внедрения BPM имеется? Эффективность инвестиций в BPM, измерение результата BPM-проекта, оценка достигнутого уровня оптимизации бизнес-процессов компании?

Часто: «одно лечим, другое калечим», поэтому важна картина не по отдельным процессам, а в целом, и по различным метрикам, включая, снижение издержек, времени исполнения и операционных рисков. Не научились считать ни коэффициент автоматизации БП, ни уровень стандартизации БП. Зато без цифр можем судить об оптимальности и эффективности.

На протяжении многих лет основной девиз BPM: «результат – ничто, процесс — все!». Причем «Процесс» — как процесс монетизации «BPM –фишек», поэтому под разным соусом можно (нужно) продать все и вся. Схожий девиз (во всяком случае, формально) имеет ведущий BPM блог страны: «Главное не результат, главное процесс».

Маркетологи сходятся в одном: У российского рынка BPM — очень большие перспективы. Видимо, в первую очередь, по монетизации его «фишек». Ведь российскому BPM-детине уже за 25, а «взрослеть» он и не думает. В 2015-ом специалисты, продвигающие BPM с начала 90-х, нас «обнадеживают»: Сейчас большинство российских компаний находится на этапе, который мы называем «ранний BPM»

Можно задавать и другие «десятки вопросов»: 10 вопросов к BPM
Почему автоматизация бизнес процесса не увеличивает производительность самого процесса? Почему после внедрения ВРМ, процессы усложняются? Почему процессы, требующие автоматизации, оптимизируются для автоматизации, но никак не для бизнеса…

1.3 BPM-тройники и карусель абсурда

Читаешь одну статью по BPM, читаешь другую. Часто возникает ощущение, что авторы вкладывают в это понятие нечто разное. Даже bpm.com признает, что десятилетиями смысл «BPM» был противоречив и спорным (в том числе и для экспертов!). От себя добавлю: сегодня ничего не изменилось, и сегодня — как в старом анекдоте, где слово «приборы» заменим на «бизнес-процессы» или BPM:

Летят на аэроплане (с «полетным» BPM) Петька и Чапаев. Сперва полет нормальный.

— Петька, бизнес-процессы!

— 90-60-90, Василий Иванович.

— Молодец Петька! Так держать!

Спустя время аэроплан начал заваливаться в штопор:

— Петька-а, бизнес-процессы-ы!

— стабильно: 90-60-90, Василий Иванович.

— Петька-а-а, а шо значит 90-60-90?

— Василий Иванович, а что значит «бизнес-процессы»?


Тема "что такое BPM" и что такое «бизнес-процесс», да и просто «процесс» — одна из «излюбленных» как среди новичков, так и «профессоров BPM». Имеет место различная трактовка как терминов, так и наличие схожих аббревиатур.

Кроме традиционной существуют следующие расшифровки BPM:

— Business Performance Management, управление эффективностью бизнеса (Corporate Performance Management), см. BPM vs. BPM: и зачем так народ-то путать?..

— Business Process Modelling (моделирование БП), Business Process Monitoring (мониторинг бизнес-активности, Business activity monitoring, BAM), которые часто рассматривается как составляющие BP-Менеджмента.

Performance.

В свою очередь, Business Performance Management (реже обозначается как BP Performance Management) — «он же»:

Corporate \ Enterprise Performance Management, Strategic Enterprise Management, т.е. BPM=BPPM=CPM=EPM=SEM

В понятие вкладывается управление эффективностью финансовой и операционной деятельности. Этот «Performance» по формальным признакам за исключением части Financial Management (Бюджетирование) содержится в общеупотребимом Business Process Management.

«Терминологический коктейль как будто специально создается, чтобы запутать читателя» … В русском языке, к сожалению, пока также отсутствует единое название для ПО класса BPM. Возможно, это расплата за традиционные уловки маркетологов, "маркетоложество" Когда такое публично заявляют сами директора по маркетингу, то это означает что ситуация далеко ушла из под их контроля ("вы хоть сами понимаете, что натворили?").

Раз «коктейли зажигают» (Молотова), значит это кому то нужно? Одна из версий: создать «новый» класс систем и занять в его рейтинге призовое место. Т.е. самый правильный (реальный) перевод Performance = спектакль.

Вспомните «Служебный роман», современный BPM это такой же «Перформанс на потолке»: красиво, крутится, круто (скорее любопытно), но вот практическая значимость пока под вопросом.

Используются термины Business Process Planning and Control (BPPC, планирование и контроль бизнес-процессов), BPA:

Business Process Automation \ Business Process Analysis.

Поразительно, но долгое время позиционируемый как самый что не наесть «правильный» BPM, сегодня АРИС продается не как BPM, а как BPA: ARIS Business Process Analysis, а BPM-пьедестал занял webMethods Business Process Management (по версии Software AG)

За «терминологические первенства» ведутся идеологические войны, например, используя трактовки, что ARIS это не инструмент BPM, а всего лишь BPR (business process reengineering), т.к. дескать «настоящий» BPM непременно должен иметь «исполняемый движок» (executing process-based applications). Также известны принципы: «Чистое моделирование не есть BPM», BPMS — это инструмент окучивания толстого клиента, которому можно показать на экранчике схемку как работает его компания

Путаница и вольная трактовка понятий «бросает тень», отождествляя BPM с «цифровым герболайфом», и влечет противостояния типа: BPM vs BPR в частности, ARIS vs BPM

Все смешалось: кони, люди, BPMы.

ARIS, предъяви свой мандат: Ты BPM или кто? Что на самом деле нам продавал столько времени IDS Scheer (компания была образована 1984)? BPM или не BPM? Этим вопросом самого профессора Шеера, видимо, так «достали», что вынудили отвечать прямо на страницах книги Agility by ARIS Business Process Management

Мировое светило подтверждает: «ARIS Platform известен во всем мире как BPM, Business Process Management. Но, в то же время, этот термин все чаще используется при обсуждении самых разных мероприятий» (глава: BPM – A Question of the Definition). Немецкий профессор «не так прост» и далее в книжке приводит новые термины: «business BPM» и «technology BPM».

Эдакий, «бизнес-бизнес» процесс-менеджмент. Похоже это перспективная тема для диссертаций и «научных открытий». Интересно, а если все же докажут, что «ARIS это не BPM», то деньги вернут тем, кто купил ARIS Toolset «как BPMS»? Житейская аналогия приведена в конце статьи (Вставка: Зоя, верните деньги! или ARIS BPM vs ARIS BPA).

Прежде всего, BPM — это бренд и за место под раскрученным брендом (под солнцем) каждый монетизатор бренда, товаров и услуг под этим брендом будет биться «до последнего вздоха» и, если верить Марксу, пойдет на любые преступления даже под страхом виселицы (читаем «Капитал»).

Одно из обсуждений классов BPM: Сколько разновидностей BPM нам нужно?
«Некоторые называют BPM старый добрый реинжиниринг с его «as-is» и «to-be», другие — регламентацию бизнес-процессов и/или внедрение Системы менеджмента качества, третьи — автоматизацию бизнес-процессов в ERP-системе, четвертые — покупку и внедрение BPMS, пятые — workflow в ECM-системе и т.д.».

Если нужно подчеркнуть, что BPM-система это нечто «исполняемое», то нужно и называть это как «система программирования» или «система (среда) исполнения» бизнес-процессов, как например, в термине: IT Business Process Management Environment.

Борьба «за бренд BPM» будет длиться долго, т.к. главное не «товарный» результат (товар, производство товаров и услуг, развитие технологий и т.п.), а результат «финансовый», т.е. «чистая прибыль» (основной закон капитализма, снова читаем «Капитал»).

Иногда BPMS расшифровывают через «Suite» (набор инструментов), причем wikipedia со ссылкой на Forrester Research в таком Suite выделяет:

human-centric BPM, integration-centric BPM (Enterprise Service Bus), document-centric BPM (Dynamic Case Management). Как то вот так Рис. BPM-свиты глазами Forrester:


Идеологически направление Suite (единый «большой» набор подсистем в рамках одной системы) – обычно противопоставляется решениям класса «Best of Breed» — лучший представитель породы. Но для BPM Suite зачастую это напоминает сложение яблок с апельсинами – уж слишком разноплановые эти Свиты.

BPM-ов — как можно больше и разных, а еще лучше — новых! («свежих»)

Есть масса других BPM-терминов: от привычных и уже монетизированных до новомодных из BPM 2.0: Subject-oriented BPM и Intelligent BPM и других «перспективных»

Мода на BPM скоро пройдет? Не опасайтесь, — на небосклоне уже появилась новая «звезда» BPaaS (Business Process as a Service, например, Scheer BPaaS) \Cloud BPM. Копите деньги, — вам скоро расскажут на что их «очень эффективно» потратить. В сравнении с «тоже BPM» — BPM 37093 земные «BPM-звезды» такие же «переменные» и «пульсирующие» (фетишовые), а вне «мыльного пузыря» пиара — реальные белые (и пушистые) «карлики».

Неудивительно, что при исчерпании ресурсов BPM в части пиара, «на помощь» приходит кооперация с другими «ИТ-фишками». Кроме «облачного BPM» (скорее «заоблачного»), есть разные «парные i-фишки» (сладкие парочки), например, BPM + Business Intelligence = BPI, business process intelligence: "BPM в сочетании с BI делает бизнес более разумным", конечно же, за счет эдаких «шибко сообразительных» i-бизнес-процессов.

А что еще делать, если продажи BPM падают или очень хочется «чего то новенького» (свеженького)? Правильно: придумаем «интеллигент BPM», нарисуем новый квадрат Intelligent BPM — iBPMS (Gartner «iBPMS Magic Quadrant»).

Снова встречайте: BPI, но это который уже не «Intelligence», а Business Process Improvement, CPI (continuous process improvement — «непрерывное совершенствование процессов»), CPM (corporate performance monitoring — «мониторинг эффективности предприятия»), process mining (см. Анализ процессов — мост между BI и BPM ) и другие «модные» направления и «звездные» термины.

С одной стороны можно согласиться, что BPM переживет и «ЭВМ и капитализм»: бессмертный BPM, Ken Carraher, What is BPM and Why Will it Never Die?

Только после смерти капитализма и соответственно «одурачиваемого нас» маркетинга, понятие BPM должно измениться (надеюсь, в лучшую сторону).

Еще есть "BPMs без BPM – наиболее распространенный на сегодняшний день вариант отечественной реализации"

1.4 Процессное управление и автоматизация

«Говорим BPM — подразумеваем процессное управление»: на протяжении десятилетий от ведущих BPM-консалтеров слышим дифирамбы по процессному управлению. До сих пор считается, что с BPM призван в организации заместить «древний и неэффективный» функциональный подход на «новый и прогрессивный» процессный. Мало того, что оба этих направления образуют дуализм управления (как дуализм света в физике) и разные проекции процесса — проецирование одного процесса на плоскости процессную и функциональную, так еще имеют давнюю историю.

Во-первых, проектное мышление в Советском союзе подразумевало параллельно мощный институт (как концепцию) Главных конструкторов (отдельно от орг-штатной структуры были должности ГК изделия и ГК его составных частей), который был самый, что не наесть «процессный», следовательно: «назад в будущее». Пример из проектной области, но в ее основе тот же самый процессный подход, поэтому странно, когда проектную организацию работ противопоставляют процессному подходу.

Во-вторых, любая организация конвейерной сборки изделия (даже программного) вынуждает наличие процессных принципов организации производства. Есть примеры «чисто» процессного предприятия? Разве можно проводить оценку зрелости предприятия на основе величины замещения процессным управлением функционального (впрочем, как и по наличию полного описания на все-все бизнес-процессы)? Скорее полностью процессное предприятие — это утопия: "Ведь выходит, что до процессного откровения управленческая практика двигалась в направлении злостного вредительства …", см. Бизнес-процессы, процессное управление и эффективность

«Процессная Смесь». Похоже «управление процессами» — универсальная «добавка» типа БАД. Часто встречается: «управление процессами и ресурсами», «управление процессами и кейсами», «управление процессами и проектами», в целом «управление процессами и «все равно» чем».

Другим спорным утверждением является: BPM — как автоматизация бизнес-процессов. BPM, где «М» — и как «управление» (management) и как «моделирование» (modeling) может иметь право на жизнь даже в компаниях, где вообще нет компьютеров или имеется лишь одно средство автоматизации — система описания бизнес-процессов.

Кроме того, управление и описание бизнес-процессов часто имеет уклон в сторону взаимодействия подразделений, где показываются лишь сущности и события, фиксирующие «передачу эстафетной палочки» и часто неважно бумажные или безбумажные это документы.

Иногда основная задача BPM-проекта — фиксация и анализ бизнес-логики «вообще без» или «с минимальным» рассмотрением инструментов автоматизации. В том числе, поэтому делаются упорные попытки переименовать «старый BPM» в «реинжиниринг» (BPR) или анализ (BPA).

Вообще, до полного отказа от бумажных носителей — еще далеко, как из-за вопросов надежности обработки и хранения, так и легитимности. Например, до сих пор достаточно неоднозначным вопросом являются предоставление произвольных электронных документов в суд или другие госорганы. Остается задача формализации (моделирования) и управления (оптимизации) неавтоматизированных и частично автоматизированных процессов.

Бизнес-процессы могут быть инвариантны к средствам автоматизации или вообще реализовываться без их участия, однако все равно процессами нужно управлять. Изначально, BPM – это управленческая концепция, с автоматизацией или без нее. Следовательно, BPMS (система) — лишь программное обеспечение для поддержки концепции «управления процессам» (BPM) в компании.

Поэтому BPM имеет право на существование и без «упора на автоматизацию» процессов компании, а лишь для поддержки самой концепции «управлять» (упорядочивания, наведения порядка).

Типовая ситуация, когда все есть — и ERP и BPMS и еще 50 других систем от крутых вендоров, только все одно — «счастья нет». И виноваты всегда — «бизнес-процессы», что при наличии автоматизации, что без нее. Точнее крайним будет «автоматизированный» либо «неавтоматизированный» хаос. Еще вопрос, что страшнее.

1.5 BPM vs всех

Если не удается с кем то скрестить BPM, например, с BI, то нужно противопоставлять. Интересно противопоставление BPMS другим системам автоматизации: достаточно набрать в поисковике: «BPM vs», а далее поисковик сам предложит наиболее частые варианты запросов — против кого воюет сегодня BPM. Например, BPM and ECM – The War Begins

Большинство современных (и не очень) систем класса ERP, CRM, ECM имеют (причем давно) встроенные движки workflow (BPM-Engine) и реализуют элементы натурного (графического) моделирования с помощью самых что не наесть BPM-нотаций, включая BPMN.

В то же время: из исполняемой BPMS можно сделать не очень сложную ERP, CRM, ECM и вообще любую другую программу, т.к. исполняемая BPMS потому и «исполняемая» — что позволяет иметь на выходе обычную программу. Причем не так важно — будет ли она «крутиться» на Web Process Server или будет скомпилирована в «exe» (java), например, через промежуточное преобразование UML (или иных) моделей в C++ (ранее популярное направление от Rational).

Как правило, вопрос лишь в производительности BPMS (исполнении конечного кода), надежности и особенности проектировании (например, наличие тематических конфигураций — шаблонов). В ряде случаев можно проектировать алгоритмы в дизайнере «настоящей» BPMS (включая неисполняемые) и выгружать их в целевую ERP, CRM, ECM.

Скорее современные ERP, CRM, ECM с поддержкой BPM можно рассматривать как специализированные BPM, — типовые для конкретной задачи с оптимизированным вычислительным процессом и соответствующим набором сущностей предметной области. Что бы это стало очевиднее, прямо в аннотациях к системам СЭД стали явно указывать: «системы управления документами и бизнес-процессами»: ECM + BPM: два в одном (Docsvision).

Выше был показан пример BPM vs BPR (реинжиниринга), BPM vs ARIS. BPM vs Workflow показан в Что такое BPM (Шевалье), Business Process Analysis versus Business Process Management

1.6 Другие BPM-мифы

Самое печальное, что за четверть века не удалось научиться отделять «мух от котлет на тарелке BPM» и развеять его мифы. С одной стороны это понятно: если из наукообразия эта область превратится в понятную инженерную дисциплину типа радиотехники, например, «бизнес-техника» или «процесс-техника», то возможности монетизации будут существенно скромнее.

Свободный обмен опытом между предприятиями, стандартизация и унификация, в том числе, в рамках стандартов отраслевых стандартов (ОСТ), стандартов предприятия (СТП), — сегодня это история «неэффективного социалистического» управления. Пороков «не взрослеющего» BPM предостаточно и они обозначены, например, в 10 причин, по которым рынок BPM не оправдывает ожиданий .

Подмена понятий и размывание концепции, процессы и опыт внедрения, в том числе, неудачный, находятся под грифом “совершенно секретно”, необоснованная цена и другое.

Некоторые мифы про АРИС: Чем ARIS не является

Мифы обсуждаются десятилетиями, например, Зачет по BPM

только толка от этого не много.

Кроме того, не всегда справедливо делать упрек: "… уровень этих обсуждений зачастую весьма невысок. Представителям отечественного ИТ-сообщества пока не хватает знания основ", т.к. как было показано выше, даже выдающиеся профессора и светила BPM часто выступают в роли «Сусанина» и делают все возможное, что бы запутать и, видимо, на этом заработать (хотя бы репутационные бонусы).

«Сказочная окраска» BPM и реклама — что ни статья или даже книга — так и «тянет откровенным маркетингом», что ни BPM-направление, — во главе «процесса» почему то маркетологи, а ключевые должности в BPM-сообществах не «Заместитель по науке», а непременно «Вице-президент по маркетингу». Почему так?

Если когда-нибудь всплывет внутренняя переписка консалтеров или интеграторов по BPM проекту, то не удивлюсь, что у некоторых она будет примерно такого содержания:
«Вчера мы грандиозный BPM-проект зацепили! Наш АкадемВаська (доктор процессных наук) — красава, так грамотно заказчику мозг замкнул, что даже наши спецы из Главного Центра Компетенций и Экспертизы в его презентации ничего не поняли, но выглядело все очень убедительно.

Референс визиты провели на „ура“, т.к. заранее „зарядили“ кого нужно. Договор подписали, где собственно кроме как за цвет кружков и квадратов для зарисовки процессов ни за что не отвечаем. Их процессы, конечно же, сделаем эффективнее и оптимальнее, и шире и глубже, дадим кучу советов на все случаи жизни.

Так как проект „уже в кармане“, то основные силы перебрасываем на поиск нового проекта\клиента
: BPM forever !»

Заключение к первой главе

Главная черта современного BPM — «великая вавилонская путаница», что в терминологии и базовых понятиях, что в концепциях и сфер применения. Среди категорий: «научное направление», «инженерная дисциплина», «теология» – сегодняшний BPM ближе всего скорее к последней, даже несмотря на огромное число специальных программок BPM-направленности. Кроме этого, маркетинговая составляющая доминирует над содержательной.

В очередной раз: само «управление бизнес-процессами» непосредственно к автоматизации не имеет ровно никакого отношения. Управлять можно и неавтоматизированными бизнес-процессами, а те, кто ставит во главу угла программную реализацию процесса через BPMN и другие нотации – пусть называет это не BPMS, а «программирование процессов с помощью схемок из квадратиков».

В принципе не важно: BPM и («или», «не») BPMS — это то, что рисует квадратики (EPC, методологии) или умеет их оживить (исполнять квадратики модели в BPMN, ПО). Потому что, в реальности BPMS это не программный комплекс, а BPM — не инженерная технология и не концепция управления, базирующаяся на научном подходе. BPM(s) уже давно маркетинговая целевая программа (культовая «фишка»), божественная IT-конфессия, проще говоря — икона с принципом: «Быстрее, лучше, дешевле и»… Бесконечный путь по магистрали монетизации с узеньким тротуарчиком (тропой) инженерной мысли.

Чтобы разобраться «What is BPM» и в чем смысл [жизни] BPM полезно посмотреть, что об этом говорят на what-is-bpm.com или com/what-is-bpm или на *.ru и т.п. Но понятного и правильного ответа не нашел и там. Такие же «мухи с котлетами», а многие толкования слишком широкие, чтобы быть полезными, например, «BPM – это то, что вы делаете».

Глупо искать ответы на эти вопросы на сайтах поставщиков BPM, BPMS и подобного. Это их бизнес, их «хлеб». И от «капитализации» самого термина и его значения, расставленных акцентов многое значит в их бизнесе, т.к. главная их цель не «хороший BPM», а «хороший доход». В лучшем случае, можно рассчитывать на откровенность типа: «What is BPM?», «Не знаю, а и знал бы — не сказал бы».

. Вставка: Зоя, верните деньги! или ARIS BPM vs ARIS BPA

На протяжении десятилетий ARIS позиционировался и продавался как настоящий BPM (BPMS). Теперь он вроде как совсем не BPMS. Посмотрим на ситуацию по-житейски с использованием аналогии Ricardo Passchier в BPM — Великая Вавилонская путаница: Сравнивать BPA и BPMS, что сравнивать яблоки и апельсины

Представьте ситуацию, что вы живете на крайнем севере и ранее яблоки и апельсины не ели и не видели.

Придя в буфет, видите коробку с надписью «Очень вкусные Апельсины» (читай Best BPM). На ценнике к тому же очень много циферок и не в рублях, т.к. удовольствие не дешёвое: Апельсины же! (смотрим ARIS Price). Но, «что делать?»

Приносите коробку домой — порадовать гостя (Ricardo Passchier): «Отведай апельсинчика» (спелого BPM-чика)! А он в ответ (он же не с крайнего севера): это же яблоки (BPA), а не апельсины (BPM)! Апельсины должны иметь такие то и такие то свойства.

Вы — в магазин: Зоя, что же ты меня обманула, это не апельсины (Это же не BPM!), верни деньги за апельсины, за моральный ущерб, а этикетку замени на «яблоки» (на BPA)! Зойка-буфетчица с невозмутимым видом: Спокойствие, Главное спокойствие, позвоню поставщику в Берлин (вендору). «Hello, Herr Professor? У нас «eine kleine problem»… Что Вы говорите! Это «апельсиновые апельсины» (по аналогии «Бизнес бизнес процессами управление», Business Business Process Management, см. выше в основной части статьи «business BPM»). КонГениально профессор! Auf Wiedersehen».

Слышь, Петрович, а так и думала: ты разбираешься в яблоках (знаешь толк в BPM) «как свинья в апельсинах» (русская народная пословица). Это оказывается «апельсиновые апельсины», которые могут быть не похожи на другие апельсины. Поэтому «не парься», а кушай «на здоровье», да смотри не обляпайся. Еще одну коробку (Suite) возьмешь?

. В целом, почти как с ARIS-ом. Для успешных продаж «взбрасываются» новые термины и подменяются прежние названия, выдумываются модные фишки, проводится ре-брендинг, вводится тавтология и путаница (см. выше «управление управлением»), а потом создается ореол «успешности» и необходимости внедрений т.п. Главное: воду сделать мутной, а остальное — «дело техники».

В далеком 2000-ом, в основном употреблялся единственный термин: CASE. И его было достаточно. Когда при проектировании «системы» формализовывали бизнес-логику и укрупненные алгоритмы взаимодействия исполнителей (систем), то в слове CASE понимали S=System и использовали соответствующие инструменты, например, ARIS\EPC.

Когда формализовывали детальные алгоритмы при проектировании ПО, то понимали S=Software и использовали, например, RUP\UML. Уже тогда Rational позволял генерировать код из моделей UML. При этом обходились без разных «BPM\BPMS» и «BPM-like» направлений.
Напомню, что CASE-технология — это инструментарий для системных аналитиков, проектировщиков и программистов, заменяющий бумагу и карандаш компьютером, автоматизируя процесс проектирования систем и разработки ПО. Проблема в том, что этот термин был монетизирован, поэтому нужен «свежий», на котором «еще можно заработать».

bipiem

продолжение следует

P.S. Удивлен, почему Habra забраковал и перенес на Мегамозг. Неужели статьи про BPM на Habra лучше?

Также читаем: «Публикация бизнес-процессов. Универсальный – «общерелигиозный» подход» https://megamozg.ru/post/22352

P.S.^2
Забавно печально наблюдать как бесполезные маркетинговые статьи о «силе ИТ» (точнее о могуществе вендора) плодятся как кролики и заполонили весь интернет, а конструктивная критика если и появляется, то ненадолго. Стоит автору сказать: «В этой статье я не буду рассказывать о плюсах и сильных сторонах этой системы с точки зрения функциональности – пусть этим занимаются маркетологи. Я, как IT-специалист, хочу поделиться с вами своими впечатлениями о реализации этого продукта» (критика SAP ERP) и по разным причинам результат, как правило: http://habrahabr.ru/post/270715

Что такое исполнимые бизнес-процессы. Введение в предметную область / Habr


Недавно на Хабре были опубликованы несколько статей ( раз, два ) на тему бизнес-процессов. Там утверждается, что в этой области всё настолько усложнено и запутанно, что разобраться в этом нельзя. Также было высказано подозрение, что теория процессного управления — по сути чистый пиар и маркетинг, не имеющий практической пользы.

Я много лет занимаюсь процессным управлением и, раз уж эта тема была поднята, опишу что это такое и зачем оно нужно.

Термин «процессное управление» применяется к двум разным сферам деятельности:

  1. В случае, когда не производится автоматизация исполнения бизнес-процессов. Задача — составить описание бизнеса в виде графических диаграмм, которые легко воспринимаются людьми. Такие диаграммы фактически представляют собой специальный язык общения менеджеров, бизнес-аналитиков и руководителей предприятий и используются для выработки и объяснения базовых решений по организации бизнеса предприятия.
  2. В случае, когда бизнес-процессы непосредственно исполняются в компьютерной среде предприятия. Будем называть процессы этого вида — исполнимые бизнес-процессы. Для исполнения таких бизнес-процессов на предприятии устанавливается специальная компьютерная система — BPMS (Business Process Managrment System) в английском варианте наименования, или СУБП (Система Управления Бизнес-Процессами) в русском варианте. Этим бизнес-процессам и посвящена данная статья.

Эволюция развития BPMS и «естественный отбор» за примерно 15 — 20 лет привели к тому, что в существующих на рынке BPMS используется одна и та же базовая концепция. В ней к бизнес-процессам относятся два понятия: определение бизнес-процесса и экземпляр бизнес-процесса. Иногда определение бизнес-процесса также называют шаблоном бизнес-процесса. Определение бизнес-процесса содержит схему бизнес-процесса, роли бизнес-процесса, правила назначения исполнителей на роли. Также определение бизнес-процесса содержит описание структур хранения данных.

Для каждого определения бизнес-процесса можно создавать и запускать на выполнение экземпляры этого бизнес-процесса. Понятия определения и экземпляра бизнес-процесса аналогичны понятиям класса и объекта в программировании. То есть, если определение бизнес-процесса содержит схему бизнес-процесса, типы данных, названия ролей, то в выполняющемся экземпляре бизнес-процесса на схеме находятся перемещающиеся точки управления, на роли назначаются конкретные исполнители, экземпляр бизнес-процесса содержит конкретные данные, типы которых соответствуют типам данных в определении бизнес-процесса.

Проще всего представлять себе перемещающиеся по схеме исполнимого бизнес-процесса точки управления по аналогии с перемещением фишек в настольной игре с кубиком.

Схема исполнимого бизнес-процесса состоит из узлов и переходов (их иногда также называют ребрами). Появление точки управления в узле определенного вида соответствует выполнению некоторого действия в производственной деятельности предприятия. В этот момент времени BPMS генерирует задание конкретному исполнителю. Переходы на схеме бизнес-процесса, а также узлы, предназначенные для разветвлений и слияний точек управления, располагаются таким образом, чтобы содержащиеся в бизнес-процессе действия выполнялись скоординировано и в правильном порядке.

Фактически основная функция BPMS — раздавать задания исполнителем в соответствии с перемещением точек управления по схеме бизнес-процесса и контролировать выполнение этих заданий.

В современных BPMS определение бизнес-процесса также содержит описание средств взаимодействия бизнес-процесса с исполнителем задания. Обычно это графическая форма для взаимодействия экземпляра бизнес-процесса с пользователем, или программный интерфейс для взаимодействия с внешней информационной системой. Еще одним элементом определения бизнес-процесса являются бизнес-правила, которые используются для выбора конкретного пути дальнейшего движения точки управления в точках разветвления маршрутов.

Есть определенное сходство между исполнимым бизнес-процессом и компьютерной программой. В основе и исполнимого бизнес-процесса и компьютерной программы лежат алгоритмы. Для компьютерных программ, так же как для бизнес-процессов для аналитического моделирования, существуют графические нотации (Например, диаграмма классов UML), которые программисты и программные архитекторы используют для объяснения различных программных и архитектурных решений. Однако, сами компьютерные программы пока все-таки массово не разрабатываются в форме графических объектов, они в основном пишутся в виде текстов на языках программирования. В чем ситуация для исполнимых бизнес-процессов отличается от компьютерных программ? В отличие от программы, команды которой выполняет компьютер, часть действий бизнес-процесса выполняют люди. Они делают это существенно дольше компьютера, поэтому экземпляры бизнес-процессов выполняются относительно долго, их состояние меняется медленно. Более того, в отличие от компьютерной программы, во время выполнения бизнес-процессов менеджмент предприятия может заметно влиять на их выполнение, например, увеличивать или уменьшать количество работников, выполняющих те, или иные действия.

Поэтому руководителям и менеджерам предприятия важно быстро понимать, в каком состоянии находятся исполняющиеся экземпляры бизнес-процессов предприятия. Такое понимание дает графическая схема бизнес-процесса с нанесенными на нее текущими положениями точек управления, а также пройденными этими точками маршрутами с момента запуска экземпляра бизнес-процесса. Для компьютерных программ такие диаграммы в большинстве случаев смысла не имеют, т.к. скорость перемещения точек управления будет существенно превышать пределы человеческих возможностей по их отслеживанию.

Процессный подход в случае исполнимых бизнес-процессов

Процессный подход предполагает, что деятельность предприятия можно представить в виде множества выполняющихся экземпляров бизнес-процессов. Он эффективен для предприятий, в производственной деятельности которых происходит многократное повторение одних и тех же цепочек действий, совершаемых различными исполнителями. Такими предприятиями является большинство офисных компаний, занимающихся различными видами работ с документами, таких как — банки, страховые, инвестиционные компании, консалтинговые компании, издательства. Также использование процессного подхода эффективно на предприятиях, деятельность которых описывается четкими регламентами, например, — в органах государственного управления.

Процессным управлением в случае исполнимых бизнес-процессов можно назвать следующую деятельность:

  1. На предприятии бизнес-процессы выделены, построены в исполнимом виде и внедрены в эксплуатацию путем загрузки в BPMS. Процессное управление в этом случае является результатом:
    • Действий бизнес-аналитиков, разработавших исполнимые бизнес-процессы, в частности — схемы бизнес-процессов
    • Принятия управленческих решений менеджерами в узлах схем экземпляров бизнес-процессов, имеющих различные возможные варианты дальнейшего движения точек управления
    • Принятия управленческих решений исполнителями заданий при вводе в экземпляры бизнес-процессов данных (от которых существенно зависит их дальнейшее поведение).
  2. К процессному управлению относится оперативное изменение схем и других элементов определений бизнес-процессов в ответ на изменение условий бизнеса предприятия.
  3. Также к процессному управлению относится косвенное административное влияние на выполнение конкретных экземпляров бизнес-процессов. Например, влияние по «человеческим ресурсам» — менеджмент предприятия может увеличивать или уменьшать количество работников, выполняющих определенные операции, или изменять требования к квалификации работников, выполняющих некоторые действия, а также принимать конкретные кадровые решения, назначая сотрудников на те, или иные роли. Также менеджеры могут анализировать состояния исполняющиеся экземпляров бизнес-процессов, проводить разбор возникающих коллизий и принимать различные административные решения, влияющие на эффективность исполнения экземпляров бизнес-процессов, не изменяя при этом схемы бизнес-процессов.

Основные преимущества процессного подхода в случае исполнимых бизнес-процессов

В случае использования исполнимых бизнес-процессов на предприятии появляется аналог производственного конвейера, от которого можно получить увеличение производительности труда, сравнимое с тем, которое было получено от внедрения конвейера на производстве. Повышение производительности труда достигается вследствие того, что данный механизм позволяет исключить из действий сотрудников рутинные операции, неэффективные процедуры, связанные с поиском и передачей информации, существенно повысить скорость взаимодействия сотрудников. Работники выполняют поступившие задачи, не отвлекаясь на:

  • Получение от других работников необходимых для выполнения задания данных
  • Передачу результатов своего труда другим работникам
  • Изучение должностных инструкций

Все необходимое для выполнения задания возникает перед работником на экране компьютера.

Однако, наиболее эффектное использование исполнимых бизнес-процессов связано с понятием «Процессная трансформация»: После того, как BPMS внедрена в эксплуатацию и все работники предприятия привыкли к тому, что их деятельность является выполнением заданий BPMS, оказывается что, изменяя определения бизнес-процессов, можно очень быстро перестраивать бизнес предприятия. Так как в случае BPMS работникам не надо заботиться о том, от кого получить исходную информацию и кому отправить результат работы, можно легко и очень быстро изменять последовательности действий, исполнителей и типы используемых данных. При этом не требуется изменять должностные инструкции, проводить тренинги по обучению и аттестации. Во многих случаях исполнителей заданий можно даже не информировать об изменении бизнес-процессов, так как это не отразится на характере их работы.

Это приводит к качественным изменениям в управлении. Получаемая скорость изменения бизнеса в десятки и даже сотни раз может превосходить скорость изменения традиционными методами. При этом стоимость преобразования бизнеса небольшая. Это может стать существенным конкурентным преимуществом.

Более подробное описание исполнимых бизнес-процессов

Схема бизнес-процесса

Схема обычно определяется как математическое понятие — направленный граф: множество узлов, соединенных между собой переходами (также иногда называемыми стрелочками или ребрами). Узлы бизнес-процесса могут быть двух типов — узлы, соответствующие шагам процесса, и маршрутные узлы. Во время выполнения по переходам перемещаются точки управления (указатели на активные узлы экземпляра бизнес-процесса).

В выполняющемся экземпляре бизнес-процесса одновременно может быть несколько точек управления. В соответствии с бизнес-логикой точка управления в маршрутном узле может разделиться на несколько точек управления, также точки управления могут ждать друг друга в определенном маршрутном узле и далее слиться в одну точку управления.

В узле, соответствующем шагу процесса, находится узел-действие. Если точка управления пришла в узел-действие, то BPMS дает задание исполнителю (сотруднику или информационной системе) и ждет ответа (сообщения, что работа выполнена). После ответа исполнителя точка управления движется по переходу к следующему узлу бизнес-процесса.

Маршрутный узел соответствует появлению, удалению, разветвлению-слиянию точек управления или выбору перехода, по которому точка управления будет перемещена дальше. В таких узлах BPMS выбирает на основании содержащихся в маршрутных узлах бизнес-правил следующий узел (узлы), в который будет направлена точка управления. Часто с этими узлами связано более одного входящего или исходящего перехода.

Поясним поведение наиболее часто используемых в бизнес-процессах узлов, а также приведем их графические изображения в соответствии с нотацией BPMN.

Узел «начало» соответствует точке начала исполнения бизнес-процесса. У него нет входящих ребер (переходов) и есть только одно исходящее ребро. В момент запуска экземпляра бизнес-процесса в узел помещается точка управления, которая тут же выходит из него по исходящему ребру. В бизнес-процессе должен существовать единственный узел «начало». Обозначается «тонкой» окружностью (Рис. 1 а)

Рисунок 1. Обозначения узлов: а – начало; б – завершение потока; в – окончание; г – действие

Узел «завершение потока» должен иметь одно или более входящих ребер и ни одного исходящего. При попадании какой-либо точки управления в этот узел она удаляется. Экземпляр бизнес-процесса, в котором не осталось ни одной точки управления, считается завершившимся. В бизнес-процессе может существовать несколько узлов «завершение потока». Этот узел не обязателен, если в бизнес-процессе существует хотя бы один узел «окончание». Обозначается «жирной» окружностью (Рис. 1 б).

Узел «окончание» соответствует точке окончания исполнения бизнес-процесса. Узел «окончание» должен иметь один или более входящих ребер (переходов) и ни одного исходящего ребра. При попадании управления в узел «окончание» удаляются все точки управления в этом экземпляре процесса, а также во всех его подпроцессах. В бизнес-процессе может существовать несколько узлов «окончание». Этот узел не обязателен, если в бизнес-процессе существует хотя бы один узлел «завершение потока». Обозначается черной окружностью внутри окружности (Рис. 1, в).

Узел «действие» генерирует задание исполнителю, обозначается прямоугольником со скругленными углами, в центре которого пишется имя узла (Рис. 1 г)

Узел «исключающий шлюз» может иметь несколько входящих и несколько исходящих ребер. Для каждой пришедшей в него точки управления выбирается, по какому из исходящих ребер она будет перемещена далее. Обозначается ромбом, в котором изображен «крестик» (Рис. 2 а).

Рисунок 2. Обозначения узлов: а – исключающий шлюз; б – параллельный шлюз

Узел «параллельный шлюз» обозначается ромбом, в котором изображен «плюс» (Рис.2 б). Может иметь несколько входящих и несколько исходящих ребер. Для каждого входящего ребра пришедшая по нему в параллельный шлюз точка управления ставится в очередь. Если для всех входящих ребер их очереди заполнены хотя бы одной точкой управления, то все точки управления, находящиеся на первой позиции очереди каждого входящего ребра, удаляются, а на каждом исходящем ребре генерируется точка управления.

Рисунок 3. Пример (упрощенный) схемы бизнес-процесса “Оплата счета поставщика”

Переменные бизнес-процесса

При помощи переменных происходит обмен информацией между шагами процесса Переменные бизнес-процесса также используются при выборе конкретного внутреннего перемещения точки управления между узлами по какому-либо из возможных переходов. Переменные бизнес-процесса могут являться входящими и исходящими параметрами при взаимодействии BPMS с информационными системами предприятия.

Роли бизнес-процесса

В экземпляре бизнес-процесса производится связывание узлов-действий с исполнителями заданий при помощи ролей. При разработке бизнес-процесса создается роль и ставится в соответствие определенным узлам-действиям. Во время выполнения бизнес-процесса ролям назначаются конкретные исполнители. Здесь можно провести аналогию с театральным спектаклем: в процессе написании сценария определяются используемые в спектакле роли. Потом, при постановке в конкретном театре, на роли назначаются актеры – исполнители ролей.

В бизнес-процессе также могут быть различные правила выполнения заданий. Например, бизнес-процесс может послать задание на выполнение всем членам некоторой группы пользователей, а выполнять это задание будет первый пользователь, взявший задание на выполнение, — у остальных членов группы это задание будет отозвано.

Системы управления бизнес-процессами и их основные компоненты

Современная BPMS должна обеспечивать разработку бизнес-процессов в графической среде, исполнение экземпляров бизнес-процессов, мониторинг состояний экземпляров, ведение истории событий экземпляров бизнес-процессов, интеграцию приложений при помощи используемых бизнес-процессами коннекторов, администрирование пользователей, а также возможность замещения исполнителей заданий.

Для выполнения этих функций в BPMS служат следующие графические интерфейсы:

  • интерфейсы для работы с заданиями исполнителей
  • интерфейсы для работы с загруженными в BPMS определениями бизнес-процессов
  • интерфейсы для работы с выполняющимися в BPMS экземплярами процессов
  • интерфейсы для администрирования пользователей и групп пользователей
  • интерфейсы для настройки замещений исполнителей заданий

Для создания и изменения бизнес-процессов обычно применяются графические дизайнеры, являющиеся частью среды разработки, которые могут быть как отдельными самостоятельными программами, так и интернет-приложениями.

Типичная BPMS состоит из следующих основных компонентов:

  • Среда исполнения бизнес-процессов
  • Среда разработки бизнес-процессов и связанных с ними объектов
  • Клиент-оповещатель о поступивших заданиях
  • Компонент-коннектор к другим информационным системам

Также BPMS может содержать симулятор бизнес-процессов, используемый для отладки бизнес-процессов перед их загрузкой в промышленную систему.

Среда исполнения бизнес-процессов – это основной компонент BPMS. Она реализует исполнение экземпляра бизнес-процесса в соответствии с его определением. Этот компонент содержит определения загруженных в него бизнес-процессов и выполняющиеся экземпляры бизнес-процессов. Генерирует списки заданий и визуальные формы, соответствующие заданиям. Как правило, среда исполнения бизнес-процессов позволяет создавать и изменять свойства пользователей, а также дает возможность устанавливать различные права на объекты системы.

Среда разработки бизнес-процессов и связанных с ними объектов служит для создания и модификации исполнимых бизнес-процессов. В этой среде определяются последовательность выполнения шагов бизнес-процесса и данные, назначаются роли участникам процесса, вводятся правила маршрутизации, определяются графические формы заданий, используемые участниками бизнес-процесса для выполнения задач. Среда разработки позволяет сконструировать графическую схему бизнес-процесса с описанием ее деталей в виде свойств отдельных элементов (действий, подпроцессов, маршрутных узлов и т.д.) или бизнес-процесса в целом. Среда разработки — инструмент разработчика бизнес-процессов (бизнес-аналитика), он, в частности, обеспечивает внесение изменений в бизнес-процесс путем простой модификации графической схемы и свойств элементов.

Клиент-оповещатель о поступивших заданиях представляет собой компонент, обеспечивающий доступ пользователей к функциональности среды исполнения бизнес-процессов. В частности, он: Отображает списки заданий и визуальные формы заданий. Позволяет пользователям выполнять задания. Позволяет администратору системы устанавливать права на объекты системы. Дает возможность осуществлять мониторинг исполнения экземпляров бизнес процессов. А также реализует оповещение пользователя о поступивших задачах.

Компонент-коннектор к другим информационным системам в различных BPMS реализован по-разному. В данной статье будем рассматривать компонент-коннектор, представляющий собой набор специальных приложений — бот-станций. Каждая бот-станция должна располагаться на отдельном сервере, одна из бот-станций (локальная бот-станция) может располагаться на том же сервере, что и среда исполнения. Бот-станции содержат специальные сущности — ботов, которые периодически опрашивают среду исполнения. Боты представляют собой автоматических исполнителей, чем-то напоминающих человека (такая организация коннектора более удобна управленцам, — им легче думать в этих таких терминах). Если выполняющиеся в среде исполнения экземпляры бизнес-процессов содержат задачи для ботов, загруженных в бот-станцию, то боты выполняют эти задачи и возвращают результаты работы в среду исполнения. В частности, при этом боты могут обращаться к другим информационным системам.

При помощи интерфейсов для работы с заданиями исполнителей пользователь может:

  • Получать, фильтровать, выполнять задачи, генерируемые экземплярами бизнес-процессов
  • Запускать новые экземпляры бизнес-процессов
  • Просматривать состояния выполняющихся экземпляров бизнес-процессов
  • Загружать в среду исполнения новые определения бизнес-процессов, или новые версии уже содержащихся в среде исполнения определений бизнес-процессов

Рисунок 4. Пример интерфейса, отображающего список задач пользователя.

Рисунок 5. Пример интерфейса, в котором можно запускать новые экземпляры бизнес-процессов и загружать новые определения бизнес-процессов.

При помощи интерфейсов для администрирования системы администратор может:

  • Создавать-удалять пользователей и группы пользователей
  • Включать (исключать) пользователей в группы
  • Раздавать права на объекты системы пользователям и группам пользователей
  • Принудительно останавливать экземпляры бизнес-процессов
  • Добавлять, изменять правила замещения пользователей

Рисунок 6. Пример интерфейса, в котором можно просматривать состояния выполняющихся экземпляров бизнес-процессов

Используя среду разработки, бизнес-аналитик может разрабатывать бизнес-процессы, включая бизнес-правила, различные элементы коннекторов к внешним системам и другие элементы, а также загружать их в среду исполнения.

Рисунок 7. Пример интерфейса, в котором можно разрабатывать бизнес-процессы

При помощи симулятора бизнес-процессов можно тестировать разработанные бизнес-процессы на условной конфигурации на клиентском компьютере аналитика, не загружая их в промышленную систему.

Описание работы пользователей и компонентов BPMS

На одном сервере запускается среда исполнения бизнес-процессов. На нескольких серверах могут быть запущены бот-станции.

На клиентских компьютерах пользователей запускается клиент-оповещатель о поступивших заданиях или браузер, в котором открывается web-интерфейс BPMS.

На клиентских компьютерах аналитиков запускается среда разработки бизнес-процессов и связанных с ними объектов. Также на клиентских компьютерах аналитиков запускается симулятор бизнес-процессов.

В среде исполнения выполняются экземпляры бизнес-процессов.

Размещенные в бот-станциях боты (автоматические исполнители заданий) периодически опрашивают среду исполнения бизнес-процессов. Если выполняющиеся в среде исполнения экземпляры бизнес-процессов содержат задачи для ботов, то боты выполняют эти задачи и возвращают результаты работы в среду исполнения.

Web-интерфейсы и клиенты-оповещатели периодически обращаются к среде исполнения и отображают задачи пользователей.

Пользуясь web-интерфейсом BPMS пользователи:

  • Получают, фильтруют, выполняют задачи, генерируемые экземплярами бизнес-процессов
  • Запускают новые экземпляры бизнес-процессов
  • Просматривают состояния выполняющихся экземпляров бизнес-процессов

Пользуясь web-нтерфейсом BPMS администраторы:

  • Загружают или изменяют определения бизнес-процессов
  • Создают или изменяют параметры пользователей и групп пользователей
  • Раздают права на объекты системы
  • Изменяют параметры ботов и бот-станций

При помощи среды разработки аналитики:

  • разрабатывают и модифицируют бизнес-процессы

Для разработки бизнес-процесса аналитику надо:

  • при помощи «мыши» нарисовать схему бизнес-процесса
  • определить участвующие в процессе роли, назначить для ролей исполнителей
  • задать данные бизнес-процесса (переменные процесса)
  • определить графические элементы форм заданий бизнес-процесса
  • связать узлы схемы бизнес-процесса с соответствующими ролями пользователей или ботов (автоматических исполнителей)

После того, как бизнес-процесс разработан, он загружается в BPMS. После этого можно запускать экземпляры данного бизнес-процесса и выполнять генерируемые ими задания.

При помощи симулятора бизнес-процессов аналитики тестируют разработанные бизнес-процессы на условной конфигурации перед загрузкой их в промышленную BPMS.

Клиенты-оповещатели сигнализируют пользователям о появлении новых заданий.

Реинжиниринг и эволюционное управление бизнес-процессами

Исторически процессный подход сначала включал в себя только бизнес-процессы для аналитического моделирования. В рамках этого подхода проводилось выделение бизнес-процессов предприятия, анализ выделенных бизнес-процессов и генерировались предложения по повышению эффективности бизнеса путем изменения бизнес-процессов. Далее производилось внедрение измененных бизнес-процессов на предприятии.

Так как изменение бизнес-процессов для аналитического моделирования не связано с автоматизацией, внедрение измененных бизнес-процессов являлось дорогой процедурой, предусматривало переобучение персонала, изменение должностных инструкций, часто — изменение организационной структуры предприятия. Такие изменения очень затратно делать последовательными небольшими шагами. Поэтому такие изменения производились редко, но сами изменения являлись значительными. В литературе такое преобразование бизнес-процессов получило название — реинжиниринг бизнес-процессов. Реинжиниринг бизнес-процессов подразумевает радикальное перепроектирование бизнес-процессов предприятия для достижения существенного эффекта производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности.

При использования исполнимых бизнес-процессов стоимость внедрения изменений относительно небольшая, поэтому в этом случае часто применяется эволюционное изменение бизнес-процессов. На предприятии устанавливается BPMS, разрабатываются, загружаются в систему и внедряются в эксплуатацию бизнес-процессы «как есть», после чего они постепенно, в течение длительного времени преобразуются в бизнес-процессы «как надо» и постепенно эволюционируют вслед за изменением условий деятельности предприятия.

К бизнес-процессам часто привязывают расчет различных показателей эффективности деятельности предприятия (КПЭ), как финансовых, так и нефинансовых. Существуют методы процессного управления, основанные на КПЭ, предусматривающие предвидение результатов деятельности и планирование путей их достижения.

Для образного понимания того, как бизнес-процессы используются в качестве инструмента управления бизнесом в случае эволюционного управления с использованием КПЭ А. Белайчук (председатель Ассоциации профессионалов по управлению бизнес-процессами) предложил следующую аналогию: Управление предприятием можно образно сравнить с управлением автомобилем. В этом случае КПЭ являются аналогом того, что видит водитель — вид через лобовое стекло автомобиля и значения показателей датчиков (скорость, давление масла, количество оборотов двигателя, количество бензина и т.п.), а бизнес-процессы выполняют роль руля, педалей (газ, тормоз, сцепление) и рычага переключения передач автомобиля. То есть, служат для непосредственного управления траекторией в пространстве и времени.

Современный взгляд на процессное управление предполагает разнесение управления по нескольким уровням.

На первом уровне рассматривается общее стратегическое управление предприятием. На этом уровне используются бизнес-процессы для аналитического моделирования. Задача бизнес-процессов данного уровня – формирование общих представлений об основных бизнес-процессах предприятия и обмен этими представлениями между управленцами. Этот уровень не предполагает реальное исполнение разработанных бизнес-процессов.

Описать последовательности действий в бизнес-процессах первого уровня можно и просто в виде текста, такие описания называются — текстовые регламенты. Однако визуальную информацию люди воспринимает существенно быстрее и легче, чем текстовые описания. Поэтому наибольшее распространение получили именно графические представления бизнес-процессов для аналитического моделирования.

На верхнем уровне процессного управления также используются средства имитационного моделирования. Этот класс программ не предусматривает реального исполнения бизнес-процессов предприятия в компьютерной среде. Системы имитационного моделирования содержат настраиваемую статистическую модель бизнес-процессов организации. Задавая различные параметры этой модели и многократно «проигрывая» бизнес-процессы на условных автоматических пользователях, можно получить значения различных показателей деятельности и таким образом прогнозировать изменение реальных показателей предприятия в будущем в зависимости от тех или иных изменений в бизнес-процессах. Если статистическая модель построена правильно, то имитационное моделирование может быть средством определения оптимальных параметров бизнес-процессов.

На следующем уровне стратегические бизнес-процессы предприятия переводятся в исполнимые бизнес-процессы. На этом уровне схемы бизнес-процессов принято изображать в нотациях BPMN, UML (Диаграмма деятельности) и родственных им. На этом уровне текущая деятельность предприятия представляется в виде множества выполняющихся экземпляров бизнес-процессов.

Следующий (третий) уровень процессного управления соответствует бизнес-объектам предприятия. Состояние всего предприятия на текущий момент времени определяется состоянием всех бизнес-объектов предприятия на этот момент временя. Процессный подход предполагает, что состояния бизнес-объектов изменяются экземплярами бизнес-процессов второго уровня при выполнении соответствующих заданий. Для этого слоя в качестве хранилищ традиционно используются системы управления контентом (ECM-системы), или системы управления базами данных. Также возможно на этом уровне использовать ERP-системы. Для объяснения концепции бизнес-объектов можно воспользоваться аналогией с бухгалтерским учетом: бухгалтерское состояние предприятия на фиксированный момент времени определяется денежными остатками на счетах бухгалтерского учета, а изменение состояния предприятия определяется бухгалтерскими проводками. В рамках данной аналогии проводки будут соответствовать бизнес-процессам, а остатки на счетах — бизнес-объектам.

Математические основы исполнимых бизнес-процессов

Успех языка запросов к реляционным базам данных SQL обычно связывают с тем, что в основе его лежит солидная математическая теория — реляционная алгебра. Разработчики языков описания исполнимых бизнес-процессов также стараются положить в основу языка серьезную математическую теорию.

Большинство существующих языков описания исполнимых бизнес-процессов в той или иной степени относят к одной из двух математических теорий:

  • теория сетей Петри
  • концепция Пи-исчисления

Теория сетей Петри основана на классической теории графов, является расширением теории конечных автоматов. Она возникла в 60-х годах ХХ века и с тех пор постоянно развивается. Теория сетей Петри — сложная, очень хорошо разработанная теория, в ней строго определены такие понятия, как состояния, условия, переходы и т. п. Также теория включает графическую нотацию (систему графических обозначений, на основе которых можно рисовать соответствующие графы). Сети Петри хорошо исследованы математиками — установлены многие их свойства, доказано большое количество теорем.

Практическое использование теории сетей Петри в основном было связано с описанием поведения очень сложных систем, например элементов интегральных схем. Построив для системы соответствующую сеть Петри, далее можно было использовать результаты соответствующих теорем и таким образом исследовать свойства системы.

Для описания BPMS использовать концепцию сетей Петри в явном виде неудобно, так как графическая нотация сетей Петри не является интуитивно понятной. Бизнес-аналитикам, а тем более менеджерам с ней сложно работать. Кроме того, появились некоторые классы бизнес-процессов, которые нельзя описать с ее помощью.

Наследниками теории сетей Петри стали первые языки определения бизнес-процессов (например, WPDL и XPDL коалиции WfMC). Они основаны на теории графов и концептуально включают в себя многие понятия и концепции сетей Петри: узлы, переходы, условия и т.д. Однако, в отличие от сетей Петри, эти языки не являются строгими — в ряде случаев можно составить такие предложения языка, которые будут синтаксически допустимыми, однако поведение порожденного бизнес-процесса не будет определено однозначно.

Концепция Пи-исчисления (Pi calculus) была разработана в конце 80-х годов ХХ века Робином Милнером и основана на алгебре параллельных процессов. В отличие от сетей Петри, математическими объектами Пи-исчисления являются не графы, а выражения над элементами специальных множеств и преобразования над этими выражениями. В настоящее время Пи-исчисление является перспективной, но еще молодой и развивающейся теорией, в ней много открытых вопросов и нерешенных проблем. Математически было доказано, что функциональные возможности Пи-исчисления выше, чем сетей Петри.

Разработчики языков BPEL и BPML утверждают, что эти языки обладают более высокой выразительной мощностью, чем языки, основанные на сетях Петри, так как в основе этих языков лежит Пи-исчисление. Однако существуют и скептики, считающие, что связь этих языков с концепцией Пи-исчисления не очевидна, и предполагающих, что эти утверждения ближе к маркетинговому ходу, чем к реальному использованию этой теории при построении данных языков.

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о