Организация и планирование работы: Планирование и организация работы. Планирование – Правильное планирование и организация работы на неделю, на год

Содержание

Планирование и организация работы. Планирование

Осуществляя управление, менеджер последовательно отвечает на вопросы:

• что мы будем делать?
• как мы будем это делать?
• когда будем это делать?
• кто будет это делать?

Ответить на первый, самый главный вопрос менеджеру позволяет осуществление функции планирования. Изучению процесса планирования будет посвящена первая глава курса.

 

Сущность планирования

planirovanie 2 - Планирование и организация работы. ПланированиеПланирование — это деятельность, направленная на определение целей и задач организации, а также распределение и перераспределение ресурсов для реализации поставленных задач.

С точки зрения менеджмента планирование состоит в  разработке перечня последовательных действий для достижения поставленных целей.

Это  один из способов, с помощью которого менеджер формирует единое направление усилий трудового коллектива на достижение общих целей  деятельности предприятия.

Планирование представляет собой систематическую подготовку к выполнению действия.

Без планирования  не будет результата!

 

Шаги планирования

1. Анализ
2. Постановка цели
3. Определение стратегии
4. Разработка плана действий

Далее остановимся детально на каждом шаге.

 

analiz - Планирование и организация работы. Планирование

Анализ — это этап планирования, заключающийся в сборе информации, ее обработке и интерпретации результатов (подведении итогов).

 

 

Иными словами, для того, чтобы провести анализ необходимо собрать информацию, сравнить данные из разных источников, сделать выводы.

В итоге у Вас должна получиться примерно следующая таблица.

АНАЛИЗ СИТУАЦИИ

№
Вопросы
Информация
Выводы
1
Каков результат работы команды в предыдущем периоде?
2
Кто перевыполнил цель?
3
Кто выполнил цель на 100%?
4
Кто не выполнил цель?
5
Каковы причины невыполнения целей сотрудниками?
6
Есть ли тенденции(повторяемость фактов) в причинах невыполнения?
7
В чём суть этих тенденций?
8
Каковы причины перевыполнения целей сотрудниками?
9
Есть ли тенденции (повторяемость фактов) в причинах перевыполнения?
10
В чём суть этих тенденций?
Посмотрите пример анализа.

Вам нужно спланировать продажи дополнительной гарантии на оставшуюся часть месяца. 

Для этого необходимо:
1. Сперва провести анализ ситуации на сегодняшний день.
2. Сравнить его с поставленным в начале месяца планом.
3. Определить отклонение.
4. Определить причины отклонения (Знания персонала по услугам, техника продаж, негативное отношение к услуге,  низкий уровень контроля администрацией, постановки цели).
5. Сделать вывод:
— Почему так произошло? (Формальное отношение к обучению персонала, некачественная работа наставника, отсутствие корректирующей работы дежурного администратора, отсутствие мониторинга работы ПК, недостаток работы с отношением ПК к продаже услуг, не регулярный мониторинг, некорректная постановка задач).
— Над чем придется работать? (Системная работа над коррекцией знаний ПК, Развитие управленческих навыков администрации).

 

celi - Планирование и организация работы. ПланированиеЦель – это краткое описание желаемого результата, который необходимо достичь посредством выполнения определенных действий и мобилизации необходимых ресурсов.

Цель должна соответствовать миссии и целям бизнеса, обеспечивать рост и развитие компании.

Сформулировать эффективную и приводящую к желаемому результату цель можно, опираясь на основные правила постановки целей.

ЦЕЛЬ ДОЛЖНА БЫТЬ:

  • Specific — конкретной;

  • Measurable — измеримой;

  • Achievable — достижимой;

  • Relevant – релевантной (сопоставляться с другими целями)

  • Timed — определенной во времени.

Дальше мы остановимся подробней на методике постановки SMART-целей

Методика постановки SMART-целей

Методика постановки SMART-целей – пожалуй, самая известная в целеполагании.

Давайте разберемся, в чем она заключается, какие есть способы ее применения.

SMART содержит в себе 5 критериев постановки целей:

Specific – конкретная

Первое правило: цель должна быть конкретной.

Конкретная цель — это такая, которая имеет вполне определенную личную или общественную значимость.

Она ставится, исходя из конкретной личной или производственной необходимости. Цель должна быть четкой, конкретной. Если в цели есть слова «больше», «раньше» и т.д., обязательно указать, на сколько (гривен, минут, процентов и т.д.).

Конкретная цель позволяет организовать усилия. Задавшись конкретной целью, человек бессознательно изменяет свое поведение таким образом, что его взаимодействие с людьми, его поступки и решения ведут к достижению этой цели.

Пример

Представьте, что Николай, руководитель департамента инновационных технологий на крупном предприятии, ставит перед собой цель «побывать в Америке». У него нет определенных сроков, он не задумывается о том, что для него значит «побывать в Америке», но он страстно этого желает. Руководство компании поручает Николаю посетить профессиональный форум в Вашингтоне, на котором нужно выступить с докладом. Николай готовит доклад, садится в самолет, из аэропорта попадает в гостиницу, из гостиницы на автобусе он едет в зал заседаний одного из американских университетов, где проходит форум. Затем Николай снова приезжает в гостиницу, а на следующий день улетает домой.

Несмотря на то, что этот человек достиг цели «побывать в Америке», он остался неудовлетворенным и разочарованным. Почему?

Дело в том, что его цель не была конкретной. Не осознавая того, что основное его желание — осмотреть достопримечательности крупных городов США, проведя в путешествии не менее десяти дней, Николай считал, что главное — это попасть в Америку. Получилось, что Николай осуществил лишь формальную цель: в Америке он побывал.

Measurable – измеримая

Второе правило: цель должна быть измеримой.

Измеримая цель — это такая цель, которая может быть измерена в каких-либо единицах: килограммах, метрах, денежном эквиваленте или днях.

«Стать счастливым» — трудноизмеримый результат (и не конкретный тоже). А вот «построить дом» — вполне измеримый. И меряется он степенью готовности дома.

Пример

Руководитель отдела продаж поставил перед отделом цель «увеличить объем продаж».

Через месяц он обнаружил, что объем продаж увеличился на 1%.

Руководитель посетовал на то, что такое увеличение недостаточно для того, чтобы обеспечить компании увеличение прибыли. Однако он с самого начала не определил, насколько и за какой период увеличить объем продаж так, чтобы достигнутый результат можно было считать удовлетворительным.

Achievable – достижимая

Третье правило: цель должна быть достижимой.

Достижимая цель предполагает, что для ее достижения у Вас есть все необходимые материальные ресурсы: время, деньги, энергия, люди.

При постановке любой цели нельзя рассчитывать на случайную помощь извне. Основывайте свою цель только на тех ресурсах, которые у вас есть, или которые Вы можете привлечь в процессе работы по достижению цели.

Relevant – релевантная (сопоставимая с другими целями)

Четвертое правило: цель должна быть релевантной.

Релевантная цель — цель, которая согласовывается с другими целями, не противоречит им.

Ставя цель раньше вставать, нам придется и раньше ложиться для того, чтобы высыпаться, либо искать другие способы обеспечения полного своего восстановления.

Timed – определенная во времени.

Пятое правило: цель должна быть определенной во времени.

Любая цель в своей формулировке должна содержать информацию о временных рамках, в которых будут совершаться действия, направленные на ее достижение. К примеру, «снизить объем затрат до 15% к ноябрю текущего года» или «в течение трех кварталов провести реструктуризацию компании».

Без временных рамок менеджеру будет трудно определить, когда же следует контролировать достижение цели, будет трудно не просто определить величину успеха, но и достичь его когда-либо.

НЕМНОГО ИСТОРИИ:

В переводе с английского «smart» означает «умный» с оттенком «хитрый», «смекалистый».

В нашем случае это слово является аббревиатурой, которую ввел в 1954 г. Питер Друкер — американский учёный австрийского происхождения; экономист, публицист, педагог, один из самых влиятельных теоретиков менеджмента XX века.

Пример составления SMART-цели

smart celi - Планирование и организация работы. ПланированиеПреобразуем в соответствие с критериями цель «Обучить сотрудников новым продуктам», которая в данном виде соответствует пока только одному-двум.

Конкретная ли?Измеримая ли?Достижимая ли?Релевантная ли?Определенная ли во времени?

Для того чтобы цель стала конкретной, определимся, что необходимо обучить продавцов Услугам сети и провести тестирование на знание действующих сервисов.

Измерить уже можно? Конечно! Рост доли услуг и будет  результатом, который можно измерить.

Вполне, так как есть доступ ко всем обучающим материалам и тестам.

Конечно, ведь обученный персонал – престиж Компании, следовательно, больше клиентов, что ведет к выполнению финансово-экономических показателей. Так что цель «Обучить сотрудников» согласовывается с другими целями Магазина и сети.

К какому сроку планируется достижение цели? Через месяц.

Формулировка цели по SMART

«В течение месяца, провести обучение и тестирование продавцов по Услугам сети».

 

strategiya - Планирование и организация работы. ПланированиеСтратегия – способ достижения цели, определяющий приоритеты задач, ресурсы и последовательность шагов по достижению стратегических целей.

Главная задача стратегии состоит в том, чтобы перевести организацию из ее настоящего состояния в желаемое будущее состояние.

Варианты стратегий. Возможны различные варианты стратегий, важно выбрать наиболее эффективную.

 

Эффективная стратегия – максимальный результат  с минимальными вложениями ресурсов.

К основным ресурсам, наиболее необходимым в деятельности организации относят:

     • Временной ресурс
• Человеческий ресурс
• Финансы
• Материально-техническое обеспечение

plan deistviy - Планирование и организация работы. ПланированиеПланирование – это конкретизация целей и разработка тактики действий. Планирование состоит в  разработке перечня последовательных действий для достижения поставленных целей.

 

plan deistviy 33 - Планирование и организация работы. Планирование

Итак, когда произведен анализ ситуации, цель поставлена, определена эффективная стратегия, можно перейти непосредственно к планированию действий, направленных на достижение этой цели.

Планирование

Планирование – это конкретизация целей и разработка стратегии и тактики действий.

С точки зрения менеджмента планирование состоит в  разработке перечня последовательных действий для достижения поставленных целей.

Это  один из способов, с помощью которого менеджер формирует единое направление усилий трудового коллектива на достижение общих целей  деятельности предприятия.

Задачи, ведущие к достижению цели, должны быть расписаны с учетом необходимых ресурсов. Так как финансы и материально-техническое обеспечение зачастую заранее предопределены, впишем в подробный план:

  • шаги достижения цели
  • человеческие ресурсы
  • временные ресурсы

Результатом поэтапного планирования должна получиться следующая таблица.

Матрица поэтапного планирования

ШагиСрокОтветственный
Цель (SMART)

_________

_________ 

Единица измерения

_________

_________ 

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

 

Из всех видов ресурсов самый сложный к прогнозированию – временной.

Вам самим решать, как использовать свое время, чтобы наиболее эффективно выполнять свою работу.

Помните, зарплата менеджера зависит не от количества времени, проведенного на работе, а за результаты нашей деятельности, которых мы достигаем в наше рабочее время.

Именно временному ресурсу будет посвящена вторая глава.