План на неделю как составить: Как составить план на неделю, чтобы она была продуктивной – Чем план на неделю лучше, чем список дел. Тайм-менеджмент, ежедневный план

Содержание

Как составить план на неделю, чтобы она была продуктивной

Выходные — это время для отдыха и восстановления сил. Однако это ещё и хороший период для планирования будущей недели.

Эта четырёхшаговая система поможет составить эффективный план.

1. Проанализируйте прошедшую неделю

Чтобы двигаться вперёд, нужно знать, чего вы уже достигли. Поэтому рассматривайте этот шаг как самоанализ.

Подумайте, завершили ли вы до конца начатое, со всем ли вы справились. Если вы не достигли своих целей, почему так получилось?

Вспомните, как вы чувствовали себя на прошедшей неделе, чем вы занимались, чем питались. Если вы съели много фастфуда, что на вас повлияло? Возможно, какие-то стрессовые ситуации, работа, нехватка времени или что-то ещё.

Когда вы поймёте причины своих действий, вы сможете подготовиться и не повторять прошлых ошибок.

2. Запишите все свои идеи

Это могут быть абсолютно любые личные и рабочие идеи. После того как вы их запишете, просмотрите список и определите, какие из целей наиболее важные.

Выполнение первостепенных задач обеспечит вам личностный и карьерный рост. Помните: вы можете достигнуть всего, но всему своё время.

3. Занесите все мероприятия и встречи в календарь

Начните с указания в календаре ваших рабочих часов. Это наверняка займёт основную часть недели. Затем распишите часы сна и занятий спортом. В конце укажите важные общественные мероприятия и встречи, которые вы хотите посетить.

После этого шага вы заметите, что у вас ещё достаточно свободного времени, которое можно без зазрения совести потратить на хобби или развлечения.

4. Распишите каждый день предстоящей недели

Каждый день должен приближать вас к намеченной цели.

Если вы хотите заниматься спортом четыре раза в неделю, заранее определите, когда и как вы будете это делать. Продумайте и запишите всё до мелочей. Учитывайте то, в какое время дня вы наиболее продуктивны. Важные дела планируйте на это время.

План на день должен быть сугубо индивидуален. Разумно рассчитывайте свои силы и время.

Чем план на неделю лучше, чем список дел. Тайм-менеджмент, ежедневный план

Содержание:

Вы действительно думаете, что миллионеры и миллиардеры составляют списки дел? Вы вправду считаете, что Билл Гейтс, Дональд Трамп и Уоррен Баффетт пишут длинные перечни задач и ранжируют их по приоритетности? Нет, их секретари так тоже не поступают — вместо этого они ведут календари-планировщики своих боссов, в которых для каждого дела находится (или не находится) свой промежуток времени.

3 недостатка списков дел

Списки дел чаще всего напоминают списки пожеланий. Это вопросы, которые вы бы хотели решить, но не имеете четкого плана, когда приступить и как. Сколько пунктов в вашем текущем списке дел находятся там уже несколько дней? А знаете ли вы, что 41% пунктов в списках дел никогда не выполняются?

Первым недостатком таких перечней является то, что в них не различаются задачи, которые занимают всего несколько минут, и задачи, требующие многочасовой работы. В результате, когда вы смотрите на такой список и думаете «За что бы мне взяться теперь?», вы чаще всего выбираете не самое важное дело, а самое быстрое.

Второй минус: списки дел поощряют вас заниматься срочными, а не важными вопросами. Вот почему пункт «Сделать семейный фотоальбом за 2013 год» вот уже пять лет (!) мозолит мне глаза в моем перечне задач.

Третий важный недостаток заключается в том, что списки дел вызывают ненужный стресс. Да, составление такого списка помогает вам лучше запомнить, что нужно совершить. Но перечень невыполненных задач также служит постоянным мучительным напоминанием о том, как много вам нужно сделать. Неудивительно, что мы чувствуем себя перегруженными и подавленными.

Живите по календарю-планировщику

Успешные люди составляют не списки, а ежедневные планы дел. В ходе всех интервью и опросов, проведенных мной для этой книги, я получил одно из главных сообщений: если вы хотите, чтобы что-то было сделано, нужно запланировать для этого конкретное время.

Возьмите ежедневник и разбейте весь день на 15-минутные блоки. На первый взгляд это кажется слишком сложным, но постепенно вы привыкните к такой самоорганизации, и она позволит вам выполнять до 95% всех намеченных дел. Запомните: если задачи нет в вашем ежедневном плане, вряд ли она будет решена. Если она там есть, все будет сделано. Используйте эти блоки не только для назначения встреч, но и для планирования звонков, проверки электронной почты, тренировок и т.д.

Джордан Харбингер, сооснователь компании The Art of Charm и ведущий подкаста The Art of Charm, обучающего навыкам общения и построения отношений

Удивительно, но само по себе такое простое действие, как занесение задачи в календарь-планировщик, а не в список дел, помогает освободить ваш ум, уменьшить стресс и улучшить когнитивную деятельность. Исследователи из Флоридского университета обнаружили поразительную вещь: эффект Зейгарник — навязчивые сознательные и бессознательные мысли, связанные с незавершенной задачей, — можно преодолеть, если просто составить план выполнения этой задачи, даже если она никогда не будет реально выполнена.

Я все заношу в свой график. Все, что я делаю на повседневной основе, вписано в мой ежедневный план. Ровно 30 минут на социальные медиа — строго по графику. Ровно 45 минут на электронную почту — строго по графику. Совещание с моей виртуальной командой — строго по графику. Спокойное время, чтобы поразмышлять и составить планы, — строго по графику. Практический результат: все, что есть в моем графике, обязательно будет сделано.

Крис Дакер, серийный предприниматель, автор бестселлеров и популярный бизнес-блогер и подкастер

Как правильно составлять план на неделю

Существует несколько ключевых правил управления временем при помощи календаря-планировщика вместо списка дел.

Заранее выделяйте периоды или блоки времени под важные дела. Если вы цените здоровье и решили заниматься спортом по 30 минут в день, выделите под тренировки конкретное время в течение дня. Если вы цените хорошие отношения с клиентами и решили общаться по крайней мере с двумя клиентами в день, выделите в своем ежедневном плане блок времени для звонков клиентам.

Планируйте важные дела на утренние часы. Как бы мы ни пытались придерживаться нашего графика, в течение дня неизбежно возникают незапланированные дела, которые могут требовать неотложного внимания. Это может быть вызов в кабинет босса, звонок раздраженного клиента или звонок школьной медсестры, которая сообщит вам, что ваш ребенок заболел и его нужно забрать из школы. Естественно, чем больше проходит времени, тем больше вероятность того, что случится что-то неожиданное.

Например, если я планирую тренировку на вторую половину дня или на вечер, в большинстве случаев к тому моменту у меня находится куда более важное дело, нуждающееся в моем внимании и заставляющее меня пожертвовать занятием. Фактически я знаю, что если не попаду на беговую дорожку утром, то в этот день не попаду на нее вообще.

Не отменяйте дела, а переносите их в случае необходимости. Например, если обычно вы тренируетесь каждый день с 12:00 до 13:00, во время обеденного перерыва, но в понедельник в это время вы часто оказываетесь в самолете, перенесите занятие в этот день на более ранний или поздний час.

Относитесь к запланированным делам так же, как к посещению врача. Большинство из нас легко нарушают собственные планы. Например, если вы выделили блок времени с 16:00 до 17:00 вечера, чтобы поработать над важным отчетом в офисе, но в этот момент к вам заходит коллега и просит проконсультировать его по «срочному» вопросу, вы рефлекторно соглашаетесь.

Но представьте себе, что вместо работы над отчетом у вас была бы назначена встреча с вашим стоматологом. Вы бы согласились решить вопрос с коллегой и явиться к врачу на 15 минут позже? Вряд ли.

Приучите себя автоматически реагировать на непредвиденные запросы, конфликтующие с вашим графиком, примерно так: «К сожалению, с 16:00 до 17:00 у меня запланировано важное дело. Мы можем поговорить после 17:00 или это подождет до завтра?».

Если вы посмотрите на мое ежедневное расписание, то заметите в нем множество временных окон, выделенных серым цветом, но без указания конкретных дел. Это вовсе не означает, что я забыл заполнить эти поля или что у меня проблемы с принтером. Серые участки — это «буферное время», которое я намеренно освобождаю от всяких задач и встреч.

В общей сложности я выделяю на такое буферное время от полутора до двух часов в день (это может быть один 90-минутный блок или же несколько блоков по 30 минут). Эту систему я разработал в течение последних нескольких лет в ответ на все более плотный график с непрерывной чередой встреч, совещаний, срочных вопросов, который фактически не оставлял мне времени, чтобы остановиться и осмыслить происходящее или просто подумать.

Поначалу я использовал это свободное время как резерв. Я мог встретиться с людьми, с которыми никак не мог увидеться до этого, или выполнить дела, которые давно откладывал в долгий ящик. Но постепенно я осознал, что эти перерывы абсолютно необходимы для того, чтобы я эффективно выполнял свою работу как глава компании.

Джефф Вейнер, глава LinkedIn

Планирование идеальной недели

Выделите в вашем еженедельном расписании блоки времени под все повторяющиеся виды деятельности. Это позволит вам структурировать вашу жизнь таким образом, чтобы получать от нее максимальную отдачу — и максимальное удовольствие.

Мой собственный идеальный план на неделю отражает многие из моих ценностей:

Я берегу здоровье, поэтому каждое утро у меня предусмотрен 60-минутный блок времени на физическую активность.

Я ценю письменное творчество, поэтому каждую неделю отвожу по два-три значительных блока времени на работу над статьями, книгами и другими материалами.

Я придаю большое значение образованию детей, поэтому каждый вечер после ужина у меня предусмотрен блок времени под названием «Домашняя работа».

Я считаю важным регулярно подзаряжаться энергией и получать новые впечатления, поэтому заранее, иногда за год, выделяю блоки времени продолжительностью в несколько дней или даже недель для отдыха и путешествий — даже если я пока не знаю, куда захочу поехать.

Отправить свой рассказ для публикации на сайте можно на [email protected]

Как планировать дела на день, неделю и год

Если вы решили начать жить более осознанно, реализовать свои мечты или просто хотите структурировать свой день, неделю или год, то вам понадобится грамотное планирование. Создание плана может показаться трудной задачей, но, проявив усердие и применив необходимые инструменты, все обязательно получится. В данной статье мы подробно рассмотрим, как планировать дела на год, неделю и день правильно.

Содержание статьи

Планирование на год

Зачем планировать на год? Годовое планирование позволяет увидеть общую картину вашей жизни. Это поможет вам правильно распределить свои ресурсы и достигать намеченных целей.

3 шага успешного годового плана

1 шаг. Определите свои главные жизненные ценности. Что для вас важно на сегодняшний день? Это может быть семья, профессиональное развитие, свобода, внешняя красота, здоровье, творчество, окружение, финансовая независимость и многое другое. Подумайте, какие сферы жизни у вас меньше всего прокачены, но в то же время имеют большое значение для вас. Выпишите эти сферы и дайте себе обещание, что в ближайший год вы как следует поработаете над ними.

2 шаг. Подумайте, что вы хотите изменить в каждой важной для вас сфере жизни. Годовой план может включать в себя разные жизненные сферы, в зависимости от того, кто вы и чего хотите от жизни. Визуализируйте будущее, которое вы хотите увидеть через год. Где вы видите себя? Каким вы себя представляете? Это должно быть вашим искренним желанием. Возможно, вы уже вполне довольны своей жизнью, и желаете, чтобы ваш план двигался по тому же пути. Если это так, подумайте больше о том, что вам нужно, чтобы продолжать жить так, как нравится.

3 шаг. Пропишите конкретные цели для каждой важной для вас сферы жизни. В качестве примера я рассмотрю основные жизненные сферы, которые являются важными для большинства людей.

Здоровье. Здесь нужно написать то, что поможет вам улучшить ваше здоровье или продолжать оставаться здоровым. Например:

пройти осмотр в поликлинике;
бросить курить;
делать зарядку каждое утро;
посещать тренажерный зал;
выпивать в день 1,5 литра воды,
правильно питаться;
полечить зубы и прочее.

Личная жизнь. Данные цели касаются того, как вы надеетесь преобразить свою личную жизнь. Вы довольны своей личной жизнью? Как вы хотели бы ее улучшить? Это может быть что угодно, например:

зарегистрироваться на сайте знакомств;
посещать места, где можно познакомится с мужчиной;
раз в месяц устраивать романтический вечер для мужа;
больше общаться по душам с мужем
родить ребенка и прочее.

Финансовая независимость. Как вы можете использовать следующий год своей жизни для увеличения своего дохода? Какие шаги вы должны предпринять для того, чтобы приблизиться к карьере своей мечты?

Примеры финансовых целей могут включать:

накопить 10 000$;
получить профильное образование;
увеличить ежемесячный доход в 2 раза;
открыть цветочный салон;
устроится работать журналистом.

Внешняя красота. Здесь нужно прописать цели, как вы можете улучшить свою внешность, что позволит вам стать более красивой и ухоженной. Например:

раз в месяц посещать косметолога;
сделать лазерную эпиляцию;
купить 5 платьев;
2 раза в неделю делать маску для лица;
изменить цвет волос;
3 раза в неделю посещать тренажерный зал;
похудеть на 10 кг и прочее.

Яркие эмоции. Также хорошо потратить некоторое время на размышления о приятных вещах, которые подарят вам много положительных эмоций. Это могут быть путешествия и различные развлечения. Такие цели могут включать:

прыгнуть с парашютом;
отправиться в путешествие в Рим;
поехать на музыкальный фестиваль;
посетить аквапарк;
поплавать с дельфинами.

Более подробно о том, как составить план на год я рассказываю в видео. Там я разобрала еще больше сфер жизни и объяснила, как правильно писать цели.

После того, как у вас будет список целей на год, нужно распределить их по месяцам. Например, с какого месяца вы начнете посещать тренажерный зал, в какой месяц отправитесь в Рим и так далее.

Планирование на неделю

После того, как вы составили цели на год и расписали их по месяцам, можно приступать к более точному планированию на неделю. Создавайте расписание дел на предстоящую неделю каждое воскресенье. Сядьте в тихом месте и напишите список дел, который вам следует выполнить на следующей неделе. Следите за нагрузкой и не впихивайте в одну неделю сразу все дела. Расставьте приоритеты и запишите только самые важные и срочные задачи. Пока нужно просто записать дела на неделю одним списком, потом мы их разобьем по дням и внесем в наш ежедневник.

В недельный план могут входить как рабочие, так и домашние дела. Не забывайте вносить в свой план маленькие и большие радости. Каждый день нужно себя чем-то баловать, чтобы сохранять работоспособность. Иначе одни рутинные дела могут привести вас к депрессии и нежеланию выполнять намеченный план. Из-за этого многие люди срываются, отказываются от своей мечты, так как загоняют себя в жесткий график и ничем не радуют.

Среди маленьких радостей могут быть прогулки в парке, чтение книги, просмотр фильма, медитация, встреча с друзьями и прочее. Если вы хотите жить полноценной жизнью и достигать поставленных целей, то обязательно вносите в свой план хотя бы маленькие радости. И вы увидите, как работать над целями станет проще.

После того, как вы запишите задачи на неделю, нужно распределить их по дням.

Планирование на день

1 правило. Определите, где вам удобнее всего планировать дела. Это может быть обычный ежедневник или мобильное приложение. На сегодняшний день существует множество инструментов для планирования. Если у вас возникает вопрос, чем пользоваться эффективнее, то однозначного ответа нет, так как все зависит от личных предпочтений каждого человека. Некоторые любят вручную записывать планы в блокнот, другие же считают это устаревшим методом.

Мне же мобильные приложения кажутся более удобными, потому что телефон всегда под рукой и можно быстро определить текущие задачи. Также в него довольно просто вносить поправки. Поэтому уже довольно продолжительное время я пользуюсь приложением для планирования Doit.im. В нем можно распределить дела по категориям, установить напоминание. Единственный минус заключается в том, что это приложение на английском языке. Но если у вас есть хотя бы минимальные знания английского, то вы в нем разберетесь без проблем. Поэтому рекомендую.

Но в целом необходимо пользоваться тем, что удобнее и приносит больше удовольствия лично для вас.

2 правило. Напишите список дел на день. Глядя на свой недельный план, распределите дела по дням и напишите список задач на каждый день. Я не рекомендую привязывать каждое дело ко времени, так как это мало эффективно. Более того, часто случаются форс-мажоры, из-за которых вы будете постоянно выбиваться с плана по времени. Поэтому не стоит этого делать. Лучше просто написать, какие дела вы сделаете утром, какие днем, а какие вечером.

Прежде чем распределять дела на утренние, дневные и вечерние разберитесь, в какое время вы находитесь на пике своей продуктивности. Если утром вам работается легче и быстрее, то на это время пишите самые сложные дела, на день оставляйте дела полегче, а вечером выполняйте самые простые обязанности. Не забудьте включить в свой день какую-нибудь радость и назначьте для нее приблизительное время.

Вот, как может выглядеть ваш план на день:

Утро:

приготовить завтрак;
позавтракать;
написать рекламный текст;
доработать сайт.

День:

приготовить обед;
пообедать;
настроить рекламную кампанию;
убраться в доме.

Вечер:

приготовить ужин;
поужинать;
сходить с друзьями в кино.

Составляя план, важно определить оптимальное количество дел на день, чтобы не перегружать себя и не сливать время на бесполезные дела. Отдых, конечно же, важен, но тратить 2 часа времени на бессмысленное пребывание в социальных сетях не нужно.

3 правило. Периодически делайте перерывы. Важно через определенное время делать перерывы и проводить оценку своей результативности. Закройте глаза и расслабьтесь на пару минут. Таким образом, вы сможете эффективно перейти к новому делу.

Иногда приходится бросить незаконченное дело и вернуться к нему позже. Обязательно запишите, где вы остановились. Это облегчит возврат к нему позже.

4 правило. Проанализируйте свой день. Ближе ко сну проанализируйте уходящий день, насколько вы успешно действовали по плану. Вы сделали все, что запланировали? Какие дела показались самыми сложными? Что вас отвлекало и как можно избежать этого в будущем?

Имейте в виду, что для выполнения больших дел может потребоваться несколько дней или недель. Например, сделать сайт — это большое дело, которое следует разделить на более мелкие задачи и распределить их по разным дням.

В конце каждого дня благодарите себя за проделанную работу. Это поможет вам быть благодарными за каждый день и в конечном итоге жить более полноценной жизнью.

Полезные советы

Когда вы на работе, будьте на работе. Когда вы дома, будьте дома. Чтобы жить полноценной и счастливой жизнью, важно сосредоточиться на том, что находится перед вами. Чтобы вы были успешными на работе, вы должны сосредоточиться на текущей задаче. Чтобы вы были успешными в качестве супруга, вы должны сосредоточиться на том, чтобы быть любящим и хорошо выполнять домашние обязанности.

Несколько дополнительных советов:

Избавьтесь от отвлекающих факторов: не заходите в социальные сети во время работы, отключите телефон, музыку, телевизор и любой посторонний шум, который вас может отвлекать.
Маленькое дело делайте сразу. Например, если нужно кому-то позвонить, то сразу звоните, не откладывайте мелкие дела.
Большие задачи разбивайте на несколько мелких, психологически так будет легче и понятней.
Следите за своей нагрузкой, не переутомляйтесь, не вводите себя в стресс и не забывайте об ежедневных радостях.

А если вы хотите научиться планировать свое время более профессионально, грамотно сочетать все важные сферы жизни, гарантированно достигать поставленных целей и при этом не перенапрягаться, то рекомендую пройти курс «Успеваю все», который ведет эксперт по личной эффективности Анна Всехсвятская. Этот курс разработан специально для женщин. При заказе введите промо-код mir и получите скидку на обучение 10%.

Не зря говорят, что планирование – это инструмент успешных людей. Задумайтесь о том, как много времени вы проводите бесполезно. А все это время можно занять важными делами, которые приведут вас к поставленным целям. Это может быть развитие профессиональных навыков, налаживание отношений в семье, забота о здоровье, красоте и прочее.

Ежедневное и еженедельное планирование для сотрудников

Менеджмент
118277

эксперт по системному бизнесу

Планы на год составляй весной, планы на день — утром

Китайская пословица

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Когда у вас нет плана, то ваши действия носят характер хаотичных

Запас эффективности вашей компании, или «Секрет Полишинеля»

Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.

Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.

А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.

Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 — 7 часов в день (да, восемь — это уже высший пилотаж!).

Оглавление статьи

Ежедневный план и отчёт — непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников

Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.

Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).

Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.

Чтобы сотрудники зарабатывали больше и были более эффективны, им нужна как мотивация, так и принуждение

Преимущества ежедневного плана для компании

Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.

Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.

Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.

Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.

Преимущества ежедневного плана для сотрудника

Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.

Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план. А “быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере.

Отмена “рабства”, когда человек сидит на работе до “ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).

Повестка дня

В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:

Личная эффективность руководителя

Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой — берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!). В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.

И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил, и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, — “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.

Технология реализации и внедрения ежедневных планов

Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.

Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:

Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться. Возможно, вам будет полезна статья “Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): Подготовка, цели, риск “массовый отток персонала”.

Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, — молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.

Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.

Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения

Систематизация позволяет перейти от хаотических действий к организованной и масштабируемой технологии

Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника

Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.

Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач. Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.

Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.

Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет

Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников

Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия:

1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена в самом низу статьи, см. скриншот https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным).

2) Отправьте запрос на получение примера таблицы приоритетов через мои личные аккаунты в социальных сетях:

Требования к формату занесению задач в план

Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:

Планируемые в рамках проектов;

Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.). Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.

Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.

У каждой задачи необходимо указать:

Название задачи. Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач. Пример: Разработать регламент: планирование (“разработать” — повелительное наклонение; “регламент: планирование” — именительный падеж).

Планируемое время на выполнение. Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут

Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена). Если вы не можете определить дедлайн задачи, — обратитесь к своему непосредственному руководителю.

Краткий план по выполнению данной задачи. Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.

Приоритет. Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам. Если определить не может, — необходимо обратиться к непосредственному руководителю.

Если сотрудник видит “недостаточность” своего ресурса для поставленной задачи, он обязан незамедлительно об этом сообщить постановщику задачи и своему непосредственному руководителю.

Ежедневный план работ

План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).

План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.

Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:

для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов — плановые; 1 час — на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.

для внештатных специалистов — ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.

План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день (если для планов используются текстовые документы).

Если в день уходит более 4 часов на внеплановые (по отношению к планам проектов) задачи, или становится видно, что при текущей загрузке НЕ могут быть выполнены планы проектов, об этом сразу ставится в известность руководство (не позднее следующего дня).

Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)

В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные — не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 — название задачи; 2 — крайний срок выполнения; 3 — планируемое время выполнения.

В идеале использовать одну систему для планирования, сквозного учёта времени по задачам и формирования отчётности

Переход к еженедельному планированию

После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т.к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.

Горе и убытки грозят компании, если сотрудники планируют свою неделю, как на этой картинке

Основные преимущества еженедельного планирования:

больший горизонт планирования по сравнению с одним днём

экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя

Еженедельный план работ

Как составлять план?

Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.

Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.

Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).

План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели (как правило, пятница).

Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).

Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00 (как правило, понедельник)

Для специалистов, имеющих небольшой уровень “непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ.

ведь на то задачи и “непредвиденные” — могут быть, а могут и НЕ быть.

если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.

Автоматизация ежедневных и еженедельных планов

Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?” В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24».

Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.

Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам

Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?

Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.

Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она “выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач — это вопрос компетенции непосредственного руководителя.

Получается, что эта система вводит “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?

Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.

Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание

Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения — прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься “прокачиванием” своих управленческих компетенций. В помощь статья “Ключевые компетенции руководителя для эффективного управления подчинёнными — «страшный» чек-лист для самопроверки и оценки”.

Важно оценить, есть ли в вашей компании “перекос” для руководителей в работе на “производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными, производство же результатов — во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, — это хороший специалист, но плохой руководитель.

Рекомендуемые услуги «Открытой Студии»

План на неделю: советы по составлению

Приветствую вас, читатель моего познавательного интернет ресурса. Недавно мне пришло письмо на почту с таким вопросом: «Зачем создавать план на неделю, если я делаю это ежедневно?» Общаясь с этим человеком, я поняла, что он не до конца осознал принципы тайм менеджмента. Поэтому я решила объяснить вам, в чем отличие ежедневного и еженедельного планирования, каковы их предназначения. Заинтересовались? Тогда внимательно читайте представленный обзор, ведь в нем кроются ответы на поставленный вопрос.

Зачем составлять недельный план

Все мы люди, которые любят мечтать. И каждый из вас понимает, чтобы воплотить желание в реальность нудно трудиться. Как это сделать? Вы можете идти напролом, заставляя себя. Однако этот путь не принесет вам положительных эмоций, следовательно, достигнутая мечта окажется просто каким-то пунктом и все.

Разве так можно поступать со своими желаниями? А где же радость, куча эмоций от достижения желаемого результата? Обратите внимание на то, как худеют женщины. Перед началом диеты они производят взвешивание, всевозможные замеры, составляют план питания, тренировок, и только потом приступают к самому процессу. Это понятно?

А вы хоть раз обращали внимание на то, что нет однодневной диеты, не считая голодания. Следовательно, это своего рода четкий продуманный план, рассчитанный на определенный промежуток времени, позволяющий добиться определенных результатов. Другими словами, это план на неделю, в котором полностью расписаны ежедневные задачи. Зачем это нужно?

Смотрите, вы поставили перед собой цель: похудеть. Вы сможете добиться заметных результатов за один день? А за два? Понимаете, что каждый день вам придется считать калории, планировать тренировки? Зачем утруждать себя этим каждый день, допускать ошибки, терять мотивацию, если можно продумать все заранее? Согласны?

Одним из принципов тайм менеджмента является «Принцип слона». Так вот и получается, что ваша цель – слон (что-то большое, труднодостижимое). Как легче всего добиться ее? Идти небольшими шагами по намеченному пути, приближающему вас к слону. Согласны?

Получается, что недельное планирование – своего рода создание такого слоника. Например, вам нужно похудеть на 20 кг. Оптимально сбрасывать за неделю 3-5 кг. Значит, вы составляете план на неделю – скинуть пять килограмм. Это основная цель, которую вы начнете делить на частички (каждый день сбрасывать по 600-700 гр., выполняя определенные указания). Это довольно удобно, ведь вы видите конечный результат, который станет своего рода стимулом. С этим разобрались.

Советы по планированию недели

Теперь вы поняли, что нужно правильно планировать свою деятельность, чтобы было легче достичь ожидаемых результатов? Тогда давайте разбираться с тем, как составить план на неделю:

Первое, что нужно запомнить – заниматься планирование нужно заранее (начинать в субботу, край — воскресенье). Только так вы сможете грамотно распределить нагрузку на всю неделю и даже выделить себе свободные дни. Это понятно?
Приступив к работе, вы должны составить список задач, которые хотите осуществить (это могут быть даже самые грандиозные, ведь ваша задача начать двигаться к ним). Например, утеплить оконные рамы, заработать доверие 100 подписчиков, купить ребенку игрушки, сдать квартальный отчет и т.д.

При этом не бойтесь фиксировать все мысли, которые посещают вашу светлую голову. Почему? Потому что в такие моменты очень часто приходят ошеломительные идей. Вы сталкивались с этим?

Проанализируйте полученный список, разделите его на сложные и простые задачи (купить игрушку – простая, а вот утепление и сдача отчета — сложные). Все дело в том, что вам придется проранжировать эти задачи, распределить их по дням. Давайте попробуем?

Что нужно для того, чтобы утеплить окна? Свободное время, присутствие помощника, строительные материалы? Следовательно, вам нужно выделить этот день для себя – воскресенье, договориться с другом или мастером. Согласны? А Что пред этим? Сходить в магазин. Конечно, можно оставить это все на 1 день, но что происходит, как обычно? Форс-мажор: нет нужных материалов, завал на работе и т.д. Теперь вы понимаете важность тщательного планирования?

То же самое происходит и с отчетом. Вам нужно получить данные разных отделов, проверить их, сделать анализ и только потом приступить к выполнению личной работы. Как часто руководители вверенных вам подразделений сдают работу во время? Догадались, да, к чему я клоню?

Так вот, вам нужно расписать по дням свою работу:

понедельник – собрать отчеты;
вторник – проверить их;
среда – проанализировать;
четверг – самостоятельно составить;
пятница – проверить и сдать;
суббота – выходной.

Этот образец дал вам понять, что итоговым результатом планирования стал вовремя сданный отчет, которым довольно руководство, ведь в нем нет ошибок.

Если у вас есть какие-то рутинные занятия – рассылка писем, уведомлений, то обязательно фиксируйте эти занятия и прописывайте их на каждый день, чтобы контролировать свою успеваемость. Зачем это нужно?

Представьте, к вам пришел начальник и сказал: «Екатерина, прошло уже 8 дней, скольких клиентов вы обзвонили?». Если вы не ведете фиксацию, то растеряетесь и не сможете дать точный ответ. При тщательном планировании, вы знаете, что на прошлой неделе обзвонили 250 человек (по 50 человек) и на сегодня понедельник, вы успели сделать 5 звонков. Таким образом, вы легко ответите, что выполнили 255 звонков. Это понятно?

Планируйте

Секреты планирования — Как составить план на неделю

В конце каждой недели нам понадобится План на следующую. Для того чтобы его составить, нужно заглянуть в свой Ежемесячный план и выбрать задачи, которые необходимо выполнить в течение предстоящей недели. Помимо них туда войдут незавершенные задачи текущей недели, разные мероприятия и внезапно возникшие дела.

Зачем, зачем же так усложнять себе жизнь и составлять столько планов? А вы попробуйте. Уделяя планированию всего 10-20 минут вечером в воскресенье, вы удивитесь, сколько всего можно будет успеть сделать за неделю, если грамотно составить план и следовать ему. Это здорово облегчит вашу жизнь. Просто попробуйте.

Сегодня я хочу поделиться с вами своими секретами, которые помогают мне эффективно планировать неделю.

168 вместо 24/7

Мы привыкли стандартно воспринимать неделю как 7 дней по 24 часа. И все дела распределять исходя из этого. Например, решили заниматься спортом каждый день — значит вписываем в планировщик: спорт — по 1,5 часа каждый день. Или готовим ужин — час после работы каждый день. Однако такой способ совсем не учитывает, что понедельник — самый загруженный и напряженный день на работе, в среду у ребенка нужно проверить домашнее задание перед контрольной, а в пятницу вечером хочется встретиться с подругой.

В результате мы нервничаем, что ничего не успеваем, в какие-то дни просто нет сил, а если не выполняем что-то по этим причинам — виним себя за отсутствие силы воли.

Стоп. А что если представить неделю не как 24/7, а как 168 часов, которые есть в нашем распоряжении? И действовать, исходя из этого. Я нашла эту гениальную мысль и другие интересные советы в «Книге о потерянном времени» Лоры Вандеркам. Кстати, скачать ее вы можете в разделе Копилка полезностей.

Именно эта идея про 168 часов позволила посмотреть мне на вопрос распределения своих дел под другим углом. Теперь вырисовывались достаточно большие блоки времени, в которые можно вписать и работу, и полноценный сон, и уделить внимание достижению целей, и общению с семьей, и отдыху. При этом все спокойно успевать и не загонять себя.

Теперь 10,5 часов на спорт можно распределить не по 1,5 час в день, а в какие-то дни уделить этому 30 минут, в другие — 2 часа. И так в зависимости от загруженности каждого дня. С готовкой аналогично. Можно вообще один день уделить закупке продуктов и заготовке «домашних полуфабрикатов», заморозить их, а в другие дни доставать и доводить до готовности, уделяя этому минимум времени.

Фокус на главной задаче

Мы хотим не только эффективно распределить на неделю свои текущие дела, но и успешно продвигаться к достижению своих целей, поэтому следует на каждую неделю месяца ставить актуальные задачи, касающиеся движения к поставленным целям.

Затем выбрать одну Главную задачу недели. Пусть это будет задача, касающаяся самой важной для вас цели этого года. Цели, которая после ее достижения окажет самое существенное влияние на вашу жизнь.

Здесь я рекомендую не просто определить конкретное количество часов в неделю, которые вы готовы потратить на Главную задачу. А выделять время на ее выполнение каждый день. Или хотя бы 5 раз в неделю. В какие-то дни больше, в какие-то меньше. Распределите ее на более мелкие задания и выполняйте их день за днем.

Такой каждодневный фокус позволит испытывать душевный подъем, когда вы понимаете, что сегодня сделали что-то для своей цели, а значит и еще один шаг к изменению своей жизни.

В каждом из нас живет «стремление к завершенности». И когда мы доводим дело до конца, пусть даже небольшое, в организме вырабатываются эндорфины, повышается самооценка. Возникает радостное ощущение неуклонного движения вперед, нас наполняет энтузиазм и энергия, и завтра мы готовы с особым рвением приступить к следующему шагу.

Поэтому так важно уделять выполнению Главной задачи время каждый день, пусть в какие-то дни всего 10-15 минут. Заряд на весь день вам обеспечен. А теперь представьте, как он зашкалит, когда вы в конце года выполните все свои цели и станете буквально другим человеком!

Чтобы вам всегда хватало времени на работу с Главной задачей, важно научиться отказываться или сокращать до минимума мелкие малозначительные дела, которые можно поручить другим, которые на данный момент не актуальны и их можно отложить на потом или вовсе вычеркнуть из списка.

На меня периодически нападает маниакальное желание порядка в доме. Тщательная уборка с проверкой каждой щели в квартире не раз-два в неделю, а в любое свободное время чуть ли не каждый день. Раньше я так поступала и при этом злилась, что день прошел, а ничего действительно важного сделано не было. Сейчас я пресекаю подобные позывы, главное — уделять каждый день время тому, что повлияет на мою будущую жизнь, и уже потом — все остальное.

Старайтесь при планировании всегда правильно расставлять приоритеты. Потому что, к сожалению или счастью, наша жизнь не резиновая.

Чтобы в полный автобус мог войти человек, кто-то должен выйти.

Максимум энергии

Залог нашей работоспособности, а значит и продуктивности — хорошее самочувствие и достаточный уровень энергии. Обязательно учитывайте это при составлении планов:

У каждого в течение дня свои периоды активности и спадов. Важно определить для себя, в какие промежутки дня ваша производительность наиболее высока. И именно это время использовать под самые сложные и важные задачи.
Выработайте привычку выделять на сон не менее 7-8 часов в день. Человеку, подобно батарейке, нужна полная «зарядка» для работы.
Хотя бы раз в неделю устраивайте себе полный выходной. От работы, дел по дому, огороду и т.п. От всего, что не приносит удовольствия и нагружает мозг. Запланируйте на этот день только одно занятие, которое позволит вам отдохнуть, будет приятным и полезным. Например, прогулка с семьей, поход в гости, кино, занятие спортом, шоппинг, спа-процедуры. Остальное время пусть будет полностью свободным. После таких релакс-дней вы будете полны сил на новые свершения.
Сделайте свой рацион максимально здоровым. Продумайте меню на неделю. Включите в список покупок полезные продукты. Кстати, когда я перешла на простое, правильное питание, была приятно удивлена, что время на готовку сократилось почти вдвое.
Выделите время на спорт или другую физическую активность. Прогулка, интенсивная уборка дома сюда тоже входит. Мое правило — минимум час в день активного движения. Это позволяет поддерживать работоспособность на высоте.
Загляните в ваш Дневник наблюдений и определите, какие привычки отнимают энергию и «пожирают» время. Откажитесь от них или для начала сократите до минимума. Сюда относятся слишком частые поводы употреблять алкоголь, просмотр «пустых» телевизионных программ и мыльных опер, бесцельный серфинг в Интернете, особенно в социальных сетях. Лучше запланируйте и потратьте это время на чтение полезной литературы, спорт, общение с семьей и другие занятия, которые будут обогащать вашу жизнь.

Итак, это были основные приемчики, позволяющие мне рационального использовать свое время и получать удовлетворение от собственного труда.

В качестве бонуса прикрепляю для скачивания подборку бланков Плана на неделю на любой вкус, которые можно распечатывать и использовать постоянно:

Скачать бланки Плана на неделю

Верю в Вас,

Ксения

Лучшие материалы по теме:

Планируем неделю — план на месяц — запись пользователя Галинка (id1403153) в сообществе Клуб Леди IQ в категории Тайм-менеджмент и Планирование

Привет, мои хорошие!

Мы с вами много говорили о планировании, пришло время попробовать планировать неделю. Сегодня пробуем планировать неделю (25 - 31 января 2016)

Марафон ПЛАНИРОВАНИЯ "Достигни цели!" ГЛАВНЫЙ ПОСТ
Планируя неделю, помните:
1. О своей жизненной цели (на 10 лет).
2. О планах на месяц.
3. О календаре праздников (рекомендую записывать в календарь все дни рождения, праздники, которые вы отмечаете).
Что делаем
1. Определяем главные дела недели. Не ставьте перед собой много задач, достаточно одной-двух. Заглядываем в планы на год.
2. Заглядываем в план на месяц (если у вас был план на январь, т.к. это последняя неделя января). Если плана не было, то выделяйте важные дела, которые следует сделать в течении недели.
3. Помечаем дни рождения, праздники, важные даты.
4. Определяемся с уборкой. Выделяйте для этого дни, время, следуйте любой из существующих систем.
5. Составляем свой план красоты.
6. Учитываем план саморазвития (чтение, хобби, курсы).
7. Составляем меню на неделю.
8. Планируем занятия с ребенком (развивающие занятия, посещение кружков)
9. Планируем отдых! Желательно всей семьей))
10. Выбираем мотивирующую фразу, картинку))))
Планируя неделю, помните о сферах, по которым мы с вами расписывали год. Можно придерживаться их и сейчас, а можно наметить для себя перечень дел, которые необходимо сделать за неделю. Можно планировать в таблице, так вы сразу получите и планирование дня. К примеру такая таблица.
Интересный вариант планирования недели ЗДЕСЬ, загляните, может и вам подойдет.
Для планирования можно использовать ежедневник, блокнот, различные таблички, шаблоны - главное, чтобы вам было удобно и интересно.
И так, давайте попробуем!!!! Жду ваши планы на последнюю неделю января!!!!

планирование на месяц таблица