Планирование времени таблица: управление временем + основы (31 лайфхак) – Тайм менеджмент в Excel планирование рабочего времени на основе системы
Тайм менеджмент в Excel планирование рабочего времени на основе системы
Планирование рабочего времени тайм-менеджмент (англ. time management), эффективное организация и управление своим рабочим временем
Существует много разных подходов в теме планирования рабочего времени и тайм-менеджмента в excel, на бумаге или в специальных программах,
ниже приведен один из таких подходов, успешно опробованный на практике и внедренный в повседневную жизнь. Для того, чтобы понять подходит он именно вам, протестируйте его на своих делах и задачах.
Тайм менеджмент в Excel и на обычном листе бумаги, а так же бесплатный таймер на ваш ноутбук или для вашего смартфорна это всё, что вам потребуется для эффективной организации своего времени, и всё это вы сможете найти, посмотреть и скачать на нашем сайте, все нужные ссылки есть на этой странице, начнем подробнее как организовать тайм менеджмент в excel.
Тайм-менеджмент в Excel файл заносим дела на неделю,
а дела на день смотрим в экселе и их удобнее выписывать в блокнот
За основу планирования рабочего времени и всех дел взята неделя, т.е. гибкое планирование на основе недели. Неделя является ключевым показателем в
Начнем с месяца:
В последний выходной месяца составляется список результатов (назовем каждый результат Проектом). Это желаемые результаты по итогам месяца, которых вы намерены достичь в течении нового месяца. (Определите для себя 3-5 главных результатов месяца).
Необходимо учесть достигнутые результаты по целям и допущенные ошибки за прошедший месяц при планировании дел в новом месяце, скорректируйте, улучшите цели и задачи при планировании нового месяца с учетом требуемых улучшений, назовем эти действия по улучшению КД (Корректировки к Действию) . Например: нужно было прочитать книгу, книгу прочитать не получилось, забывали, читали не каждый день. КД по этой задаче задаем: читаю каждый день по 10 страниц.
Список результатов на ближайший месяц — это ваши цели на месяц, когда вы их задали для себя и сформулировали, можно приступать к планированию их достижения.
Итак, раз в неделю, например в каждое воскресенье, составляется список задач в рамках каждого Проекта — это планирование недели. Эти задачи это элементарные шаги-действия на следующую неделю. Эти шаги-действия раскидывается по дням недели в файле эксель.
При планировании дел предстоящей недели так же нужно определить 3-5 главных результатов недели, это самые важные дела недели, по ним в конце недели вы поймете насколько эффективно прошла ваша неделя.
Планирование рабочего времени ведется в файле эксель планирование работы на неделю.
Каждый вечер перед уходом с работы открывается этот файл эксель и корректируется-дополняется план на следующий день (это планирование дня).
После этого, задачи на предстоящий день из файла эксель выписывается на бумагу (лист планирование дел на день), это ваш утвержденный список дел на завтра.
Планирование рабочего времени — Тайм-менеджмент в excel и на бумаге — важные моменты:
1. Планирование рабочего времени
2. Составлять план следующего дня накануне вечером — ключевой момент в организации времени. Утром не надо думать что делать все расписано, отключи голову, просто делай. Если нет четкого плана утром — обычно из-за думания что делать утром весь день скомкан и ничего не сделано. План следующего дня удобно выписывать из excel плана недели на обычный лист бумаги.
3. Выписывать задачи на предстоящий день на лист бумаги очень желательно, это ваш подписанный контракт с самим собой, ваше материальное обещание самому себе, да и потом — вычеркивать сделанные дела на листе бумаги это очень приятно.
4. При планировании дня, недели, месяца, года расставляйте приоритеты, выделите из всех планируемых задач три самых важных из них: запланируйте три самых важных результата дня, три самых важных результата недели, три самых важных результата месяца, три самых важных результата года. Это ваши самые важные цели, к которым вы движетесь.
При планировании самых важных результатов (дня, недели, месяца, года) используйте следующие вопросы:
- ДЛЯ ЧЕГО надо достичь результата?
- ЧТО ЗНАЧИТ УСПЕШНЫЙ РЕЗУЛЬТАТ (какие критерии успешного результата)
- КАК ДОСТИЧЬ (пошаговый план: делай раз, делай два, делай три)
Ожидаемый результат: критерии успешности вашего тайм-менеджмента
Сами задачи мы выполняем, чтобы достичь какого-то конкретного результата, иначе задачи это бессмыслица.
Результат лучше начинать планировать с «критериев успешного достижения результата».
Например, ожидаемый результат без критериев успешности достижения результата: прочитать книгу «Книга», тогда задача: читать по 30 страниц в день
И при такой постановке задач ожидаемый результат может быть достигнут (книга будет прочитана), но качество результата возможно не утроит.
Поэтому на стадии планирования закладываем критерии успешности желаемого результата:
1. книга прочитана до конца месяца
2. после прочтения составлена рецензия со списком идей для внедрения
3. полезные идеи внедрены в жизнь
задача к п.1. чтение под проект, найти минимум 3 новые идеи по вопросу «поиска новых клиентов»
задача к п.1 во время прочтения маркером выделять полезные идеи
задача к п.1. читать по 30 страниц в день
задача к п.2 проанализировать маркерные выжимки, составить рецензию на 1 лист
задача к п.3 старт внедрения идей в течении 48 часов после прочтения
А для более глобального планирования на 10 лет и более используются другие инструменты, например тут можно скачать календарик-пинарик 2018 год, или воспользоваться наиболее эффективным колесом жизни.
Как управлять проектами и задачами: ШАГ ПРОЕКТА — как широко шагать
Эффективность рабочего времени и приоритет задач
Применяйте одновременно привычка за 21 день и 4 правила освоения нового навыка
Система планирования Дэвида Аллана GTD Как привести дела в порядок
10 ЗОЛОТЫХ ПРАВИЛ ПЛАНИРОВАНИЯ СВОЕГО ВРЕМЕНИ
Большой привет всем читателям онлайн-журнала! Давно в голове крутилась идея написать статью, связанную с тайм-менеджментом и выписать наиболееэффективные способы планирования рабочего времени. А тут на днях один из читателей напомнил об этом и я решил сегодня поделиться с вами своими соображениями по этому поводу.
Уверен, что каждый из вас очень много раз замечал за собой: вроде весь день пашешь как проклятый, невероятно занят чем-то, но к концу дня, задумываясь над тем, что сегодня успел сделать, с большим удивлением понимаешь – существенного результата нет.
Как обычно проходит день у среднестатистического россиянина? Проснулся, покушал (если уже есть, что кушать). Поехал на работу с мыслями: “Сегодня важный день. Сегодня все нужно успеть! Приехал, сел за рабочий стол и смотришь намонитор: Так-с, с чего бы лучше начать…?. Надо бы почту проверить…, ну и в контакт по пути зайти на минутку… Прошло часа два. Вспомнил, что работать надо. Только начал работать, как вдруг мужики позвали покурить, пошел с ними, незаметно полчаса прошло за разговором. А тут и обед уже скоро, на фига напрягаться, ведь после обеда куча времени, все успеешь. После обеда внезапно начальник отправил на встречу с партнерами. Приезжаешь под вечер в офис, понимаешь, что ни черта не успел, задерживаешься на работе, чтобы все доделать. Внезапно вспоминаешь, что сегодня день рождения у какого-нибудь близкого человека, звонишь ему, поздравляешь, и говоришь, что не придешь, т.к. очень много работы. Приезжаешь домой с работы, настроения нет, уставший как собака, берешь пару бутылок пивка, чтобы настроение поправить. С детьми нет желания играть, с женой (мужем) тоже сейчас не самый лучший момент провести время. Включил телик и вскоре вырубился в кресле, даже не допив свое пиво. И так день за днем…
Надеюсь, что вы проводите свой день с большей пользой. Тем не менее, очень много людей так и проживают каждый свой день. Естественно, то, что я привел в пример – это мизерная часть того, что происходит с людьми на самом деле. Есть куча и других побочных действий. А все из-за того, что человек живет сегодняшним днем и проводит его так, как сложатся обстоятельства. Отсюда продуктивность, что в рабочем плане, что в семейном близка к нулю. К счастью, выход есть. Увеличить свою продуктивность поможет ежедневное планирование своего дня.
Ежедневное планирование своего времени является неотъемлемой частью любого успешного человека. Ведь когда человек всегда знает, чего он хочет и что нужно делать в определенный момент времени, он успевает сделать гораздо больше, чем тот, кто проводит свой день “как получится”.
Приведу десять основных правил, придерживаясь которых можно составить свойраспорядок рабочего дня максимально эффективно. Конечно же это не панацея, и каждый может редактировать свой ежедневник в соответствии со своими силами, объемом работы, скоростью выполнения задач, режимом сна, отдыха и т.д.
1. Старайтесь придерживаться принципа 70/30.
Планировать абсолютно всё свое время нецелесообразно, т.к. в этом случае ваши действия стопроцентно будут расходиться с вашим расписанием. Да и полное “заточение” своего времени в ежедневник приведет к тому, что вы будете находиться в слишком жестких рамках и постоянно чувствовать себя каким-то роботом, у которого вся жизнь поминутно расписана.
Оптимальным решением является планирование 70% собственного времени. Согласитесь, некоторые события трудно предсказать, и практически каждый день происходит некий “эффект неожиданности”, поэтому всегда нужно оставлять часть времени свободным. Либо, как вариант, в каждом временном промежутке делайте определенный запас.
2. Составляйте план на следующий день сегодня вечером.
Планировать следующий день в конце сегодняшнего дня похвально, но чтобы ничего не забыть, обязательно все свои дела записывайте. Разграничьте дела по степени важности, разделив записную книжку на два столбца. В первом запишите то, что требуется сделать безотлагательно. Во втором – что менее важно и в случае форс-мажора может быть перенесено на другой день.
Задачи и дела, с которыми вы справились, одни за другими вычеркивайте. Это будет служить для вас дополнительным стимулом и прибавлять новых сил для решения оставшихся задач. Чем меньше задач у вас будет оставаться, тем больше уверенности в том, что с ними справитесь, вы получите.
В конце каждого дня в самом низу можно добавить надпись типа: “Ура! Я это сделал”, “Я молодец! Но это только начало!”, “Я все успел! Я крут! Но еще много дел впереди!”. Эта надпись также будет с самого утра стимулировать вас добиваться поставленных задач и в то же время не расслабляться.
3. Старайтесь выполнить большую часть запланированного до обеда.
Когда вы в середине дня осознаете, что самое важное на сегодня сделано и уже позади, гораздо проще выполнять оставшиеся дела. Воспользуйтесь обеденным перерывом, чтобы решить свои личные дела (позвонить родственникам, ответить на пропущенные звонки, обсудить вопросы с банком по кредиту, оплатить счета и т.д.). На вечер оставьте минимум (переговоры с застройщиком, поход в салон, покупка продуктов, тренировка в спортзале).
4. В каждый рабочий час вносите минуты отдыха.
Обязательное правило для всех. Чем чаще вы будете отдыхать, тем продуктивнее будет ваша деятельность. Каждый для себя выбирает наиболее удобную для себя схему, но особенно хорошо работают две схемы: 50 минут работы / 10 минут отдыха либо 45 минут работы / 15 минут отдыха.
Во время отдыха совсем не обязательно курить бамбук и плевать в потолок, лежа на диване. Ведь это время можно провести с пользой. Сделайте разминку: отожмитесь, подтянитесь, постойте на голове (если позволяет место), сделайте зарядку для шеи и глаз. Приведите рабочее место в порядок, сделайте уборку в доме или офисе, почитайте книгу, прогуляйтесь на свежем воздухе, сделайте запланированные звонки, помогите в чем-то коллегам (семье, если работа дома) и т.д.
5. Старайтесь создавать реалистичное планирование.
Не стоит заваливать себя таким объемом работ, с которым вы не справитесь. Не впадайте в крайность чрезмерного планирования (типа вам любые горы по плечу) и планируйте лишь такой объем задач, с которым Вы реально можете справиться.
Прошу не путать планирование с целями. Цели у вас могут быть сверхграндиозными, они, в принципе, такими и должны быть. Но для того чтобы добиться этих целей в кратчайшие сроки, должно быть реалистичное грамотное планирование поставленных задач. Это абсолютно не означает, что вы должны работать каждый день до потери пульса, чтобы как можно скорее добиться цели. Лучше делать одно дело небольшими порциями стабильно каждый день, чем это же дело делать от начала до конца дня хаотично и наспех. Тогда и вы не будете измотанными, и достижение целей будет проходить планомерно.
Кроме этого, в конце каждого дня добавляйте графу “План выполнен на ____%” и вписывайте туда процентное соотношение ваших выполненных задач на сегодня. Это послужит для вас дополнительной стимуляцией, а также даст возможность сравнивать результаты и в дальнейшем делать соответствующие корректировки при планировании своего времени.
Старайтесь каждый день хоть не намного, но перевыполнить план. Т.е. старайтесь дополнительно закрывать те задачи, которые в плане не были указаны. Естественно, за их решение следует браться только после того, как все запланированные задачи уже будут выполнены. Согласитесь, приятно же наблюдать свою сверх-продуктивность, глядя на цифры 105%, 110%, 115% в конце каждого рабочего дня.
6. Крупные задания выполняйте небольшими частями.
Эту тактику еще называют тактикой “нарезания салями”. Еще Эйнштейн подметил, чтобольшинству людей нравится рубить дрова, потому что при этом за действием сразу следует результат. Поделите свои цели и проекты на небольшие порции и выполняйте их в течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач.
Для примера возьму создание какого-нибудь продукта: Можно каждый день в ежедневник тупо вносить строчку “Создать видеокурс” и работать над этим курсом. Но в этом случае есть несколько больших минусов:
- вы не имеете возможности заранее предугадать срок выполнения своего курса
- каждый день вы не знаете, с чего именно вам продолжить работу над курсом
- у вас нет чувства удовлетворения от проделанной работы, пока вы не закончите работу над своим курсом полностью
Если же создание курса поделить на множество мелких порций и закрывать их постепенно, то всех перечисленных минусов можно легко избежать.
Те задачи, выполнение которых у вас вызывает, мягко говоря, недовольство, либо в которых вы некомпетентны, смело делегируйте другим специалистам, которым выполнять подобные задачи по кайфу. Вы сэкономите уйму времени, а планируемая работа будет выполнена более профессионально.
7. Побудьте в тишине некоторое время.
Часто бывает, что телевизор в соседней комнате, радио, которое работает сутками напролет, чьи-то голоса, проходящие мимо вас люди, строящееся здание на соседней улице в итоге так раздражают, что просто невозможно нормально сконцентрироваться на выполнении важных дел. Вместо разрешения конкретных задач в голове крутятся колготки за 574 рубля, которые сегодня купила ваша сотрудница, либо последний супер-мега-хит Джастина Бибера, играющий сейчас по радио.
Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Именно в этом случае вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности.
8. Убирайте предметы на место, как только закончите ими пользоваться.
Это существенно сэкономит вам время в будущем, а также поможет избежать беспорядка. Не даром говорят: “Если хочешь узнать о своем будущем партнере, посмотри на его рабочий стол. Какой порядок на его столе – такой порядок и в его делах”.
Советую вам вообще выкинуть все свои старые и ненужные вещи, избавьтесь от лишнего хлама, чтобы на столе лежало только самое необходимое для работы.
Держите вещи в четко определенных местах. Например, все документы сложите в отдельную папку или коробку, квитанции и чеки также держите сколотыми в определенном месте, ручки и карандаши в наиболее удобном для использования месте. Благо, сейчас можно без труда приобрести специальные наборы, боксы, футляры для решения этой проблемы.
Сделайте это и почувствуете невероятный эффект!
9. Избавьтесь от ненужных вам вещей.
Все запасы старых вещей, оставленные на случай “а вдруг пригодится”, не принесут вам ничего, кроме лишней пыли и беспорядка. Кроме этого, считается, что вещи, отправленные нами «в утиль» на антресоль, в чемоданы, под диван, в кладовку, на кухонный гарнитур, несут в себе негативную энергетику.
Это, как вы поняли, касается не только рабочего стола, но и рабочего и домашнего пространства в целом. Поэтому безжалостно избавьтесь от этих “очень нужных вещей, которые вам жалко выбросить”. Соберите все добро в грузовик, отвезите на свалку и сожгите. Если уж реально жалко, то поставьте все рядом с подъездом, нуждающиеся быстро разберут. Одежду и обувь можно развезти по детским домам и домам престарелых. Вам будут только благодарны.
10. Ведите активный и здоровый образ жизни.
Если вы еще не очень дружите со спортом, гимнастикой, водными процедурами, правильным питанием и т.д., то советую что-нибудь из этого внести в свой распорядок дня. Даю стопроцентную гарантию, что результаты вас весьма порадуют. Главное, чтобы вы не филонили и четко следовали вашему спортивному графику. Вы даже сами не заметите, как быстро улучшится ваше здоровье и общее физическое состояние. Также вы без труда сможете избавиться от вредных привычек, если поставите перед собой цель и вместо вредных привычек встроите хорошие привычки.
Следует помнить, что лучший сон – это сон до полуночи часов, т.к. в этот период ваш организм отдыхает и набирается сил наилучшим образом. Другими словами,ложитесь спать сегодня, а не завтра.
Высыпайтесь, занимайтесь спортом, правильно питайтесь. Ваше тело отблагодарит Вас хорошим самочувствием, высоким уровнем позитивной энергетики и готовностью к продуктивной деятельности.
В конце приведу пример своего распорядка, чтобы вам было с чем сравнить. Не могу сказать, что это идеальный универсальный распорядок дня для всех, но лично меня он полностью устраивает. В сравнении с самым первым моим распорядком в нем не раз происходили корректировки и на данный момент он выглядит следующим образом…
ИДЕАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ СВОЕГО ДНЯ С МОЕЙ ТОЧКИ ЗРЕНИЯ
| 06:00-07:00 | Подъем, зарядка, обливание, утренняя пробежка, утренние процедуры, душ |
| 07:00-07:30 | Завтрак |
| 07:30-08:30 | Отдых, проверка почты, иные дела |
| 08:30-09:00 | Еду в офис |
| 09:00-12:00 | Рабочий процесс (вносятся важнейшие задачи на сегодня) |
| 12:00-12:30 | Обед |
| 12:30-13:00 | Отдых, иные дела |
| 13:00-14:00 | Чтение литературы |
| 14:00-18:00 | Рабочий процесс (вносятся второстепенные задачи на сегодня) |
| 18:00-18:30 | Ужин |
| 18:30-19:00 | Перевыполнение плана, планирование следующего дня |
| 19:00-19:30 | Еду домой |
| 19:30-22:00 | Домашние дела, тренажерка, активный отдых, прогулка, развлечения, встреча с друзьями |
| 22:00-22:30 | Подведение итогов, окончательная корректировка распорядка на следующий день, подготовка ко сну |
| 22:30-06:00 | Сон |
Небольшие пояснения к плану:
- Данный распорядок рассчитан на будние (рабочие дни) и на выходные не распространяется. В выходные должен быть свой план, но заточенный именно на отдых (все остается также, грубо говоря, меняется только Рабочий процесс на Отдых), в крайнем случае некоторые рабочие моменты переносятся на выходной день (если что-то не успели сделать или что-то смертельно важно).
- Каждый временной промежуток берется с некоторым запасом. Отклонение от распорядка на 30 минут – это нормально.
- Утро у каждого может начинаться с другого времени. Просто я перешел на более раннее время, чтобы успевать больше и это дало положительные результаты.
- Время выезда из дома на работу и обратно также для каждого может быть разным. Я выбрал для себя оптимальное время – когда в городе уже рассасываются пробки.
- Ежедневное чтение литературы считаю обязательным правилом для всех. Если не позволяет время читать на работе – читайте на обеде, в автобусе, после работы, перед сном.
- Бывает, что в связи с дополнительными делами приходится ложиться спать гораздо позднее. В любом случае старайтесь просыпаться согласно вашему графику, иначе ваш распорядок дня постоянно будет смещаться, а это не есть хорошо.
- В выходные дни можно позже вставать и позже ложиться, но при этом также придерживаться графика, просыпаясь и ложась в одно и то же время (к примеру, на час или два позже, чем в будние дни).
Для планирования своего времени можно использовать органайзер, блокнот, обычный лист бумаги, тетрадь, различные специальные программы и приложения. Лично я использую очень удобный в работе Календарь от Google. Кроме того, что в нем имеется ряд полезных функций, он синхронизируется с мобильными устройствами, а значит всегда под рукой, где бы вы ни находились. Вообще, в сфере синхронизации приложений Google шагает огромными шагами. Это очень облегчает работу, когда в одном аккаунте под рукой всевозможные помощники, которые еще и между собой синхронизированы. Я уже не представляю работу за компьютером и в телефоне без Google Chrome, Календаря, YouTube, Диска, Переводчика, Google+, Карты, Analitics, Picasa и множества других полезных сервисов. А еще советую воспользоваться супер-планировщиком Wunderlist
Вот и все, о чем я хотел сегодня вам рассказать. Если вы еще не ведете свой ежедневник и не ставите перед собой цели – немедленно начните это делать и продолжайте это делать постоянно! Надеюсь, вышеперечисленные 10 золотых правил помогут вам в планировании своего времени и вы начнете успевать гораздо больше.
опыт использования с применением таблиц Excel / Habr
Привет, Хабр! Краткое вступление — я работаю руководителем IT отдела крупной медицинской компании. Вот уже с год назад пытался заставить самого себя качественно работать с распределением своего рабочего времени. Это пост — мой опыт, мои взгляды, трудности восприятия и образцы форм для ведения тайм менеджмента.
Что такое тайм менеджмент? Это инструмент управление своим временем, притом это применимо не только к рабочему времени, но и к личному (вне рабочему). В попытках сделать всё и сразу вы в конце концов упретесь в тупик, не понимая почему на всё запланированное не хватает времени, а потом, попросту начнете забывать какие-то задачи/идеи/цели, которые казались сверх интересными, сверх прибыльными, сверх инновационными. Так случилось и со мной, честно пытаясь сделать что-то лучше, что-то оптимизировать, я откладывал какие-либо цели на дальний план и в силу текущей погруженности в основные обязанности, рабочую текучку, забывал про идеи, которые казались мне перспективными. Примерно с начала года я начал искать программы, увлекательные статьи которые помогли бы мне более качественно подходить к вопросу о тайм менеджменте и поверьте, для себя я понял суть, которую не находил ни в одной статье и не в одной книжке/программе. Перейдем к основным аспектам, которые помогут вам качественно работать с своим временем и с поставленными самому себе задачами:
1. Не обманывайте себя
Прорабатывайте все гипотезы поставленных идей, не останавливайтесь на достигнутом пока не найдете четкого ответа на поставленный вами же вопрос – будет ли эта идея/предложение востребованным в вашем деле/в бизнес процессе/в работе. Гипотеза должна быть закончена на четком факте (доказательстве её необходимости) или четком опровержении. На пути этого доказательства большинство людей начинают заниматься самообманом, говоря себе – «ой, это не возможно», «это очень сложно для меня», «никто этого не поймет» — поверьте, если бы все окружающие люди думали бы так же, то в мире не было бы электричества, не было бы в компаниях хорошего объема продаж, новых продуктов, успеха в целом.
2. Научитесь признавать свои ошибки
Сложный психологический фактор, переступив который Вы по-другому научитесь смотреть на вещи. Начните с признания самому себе, если вам сложно сделать это перед человеком/перед процессом/действием перед которым вы совершили ошибку. В период, когда я только начал вести тайм менеджмент я столкнулся с этой проблемой. Было сложно написать самому себе задачу о том что должен был сделать ещё пол года назад, а потом благополучно либо забыл либо «забил», при этом понимая что данная задача всплывет через какое-то время и ощущения от этого будет ничуть не лучше чем сейчас, а то и хуже из-за утраченного времени. Признание своих ошибок, в конце концов, научит вас быть более внимательным к задачам, к их выполнению, ведь никогда не захочется говорить – «да, я ошибся» и Вы будете максимально делать для этого всё, чтобы забыть о подобных признаниях и выполнить все в срок и наиболее качественно. Ну а если Вы и совершите ошибку, то научитесь их принимать достойно и исправлять, ведь недаром даже в школе все мы делали работу над ошибками. Важный момент – не ищите виноватых, ищите возможность всё сделать так, чтобы в дальнейшем не повторять подобных ошибок (даже если ошибка совершена не с вашей стороны), общайтесь с коллективом, предлагайте варианты решения, адекватно реагируйте на аргументированные претензии. Поиск виноватых возможен лишь в тех случаях, если вы обладаете большим количеством свободного времени, тогда есть и время и на ругань и подобные никому не нужные психические всплески. Надеюсь, Вы не из таких людей.
3. Не ленитесь
Словарь Даля характеризует лень такими словами – неохота работать, отвращенье от труда, от дела, занятий; наклонность к праздности, к тунеядству. На самом деле я не буду углубляться в каждое слово, все мы люди взрослые и понимаем что лень далеко не положительное качество, я лишь рассмотрю её со стороны тайм менеджмента. Массу задач я записываю на листе ручкой к примеру в течении дня (перед мной либо всегда лежит листок либо блокнот) и тут встает очень важный момент – не откладывайте на потом занесение задач/идей в файл, где вы ведёте тайм менеджмент, поверьте, лист может потеряться, на него может пролиться кофе или же если рассматривать блокнот, то можно забыть о том, что планировал простым перелистыванием на другую страницу. Заносите задачи/идеи своевременно, обязательно в течении дня не откладывая на завтра или на вечер. Как только выдалась свободная минутка тут же используйте её эффективно, соблюдая самодисциплину, внесите данные в файл – это займет не более чем 2-3 минуты. О том как сэкономить время на внесении задач в файл далее…
4. Пишите задачи кратко и понятно вам.
Не стоит описывать весь технический процесс, если Вы уверены в том, что в последствии его легко можете вспомнить. Вам быстро наскучит тайм менеджмент, если Вы будете уделять массу времени написанию заданий самому себе. То есть условно, мне нужно – «Установить новый сервер, установить операционную систему Windows 2003 Datacenter, поставить базу данных Microsoft SQL 2000 с последним пакетом обновлений, установить программы для резервного копирования всей ОС и базы данных…. И т.д.» — поверьте, если я бы ставил себе задачу в файле тайм менеджмента таким образом, то массу рабочего время я бы тратил только на написание задач. Я называю это «ярлыками памяти», поставив себе задачу «Установить сервер БД» я быстро вспомню, что мне нужно сделать в подробностях, которые так же всплывут в момент проработки задачи. Запомните – задачи Вы ставите самому себе, ставьте их таким образом, чтобы Вы мгновенно могли вспомнить, о чем идет речь. Так же, лично я, не ставлю задачи которые связаны с рабочей текучкой, если в этот момент у меня нет большой загрузки и текущую задачу я могу выполнить в ближайшие 15 минут.
5. Не ставьте задачу на конкретный рабочий час/минуту, лучше — ставьте на день.
Возможно, не всем подойдет этот аспект, но, думаю, большинство со мной будет согласны. Краткая предыстория – изначально я пытался использовать различные программы, в которых можно было поставить напоминалку на определенное время, определенный час, определенную минуту. Данная напоминалка выскакивала на пол экрана с описанием задачи и это в 90% случаев происходило в момент моей пиковой загрузки, когда было совершенно не до задачи и было 2 варианта — перебить время выполнения либо закрыть задачу. В итоге – после 3-его перебивания времени, я просто пылал от нежелания пользоваться данными программами и испытывал чувство стыда перед самим собой от того что в очередной раз я откладываю данную задачу ещё раз на пол часа. В итоге я перешел на подневное планирование. В течении дня, если Вам интересно, у меня от 2 до 5 задач, в зависимости от предполагаемого времени на их решение, задачи связанные с текучкой, как написал выше, сюда не включаю.
Итак, теперь о файле, который я использую для постановки задач. На ваше удивление это не очередная программа, которую нужно изучить, понять, принять. Это простой файл Excel, с знакомым Вам интерфейсом без каких-либо великих формул. Я остановился на данном формате так как считаю что нужно эффективно использовать те ресурсы, которыми мы обладаем, да и к тому же при необходимости можно просто начать заполнять дополнительный столбец. Файл необходимо постоянно держать под рукой, например на рабочем столе или же переместив его в автозагрузку (он будет открываться при старте системы), так как я не выключаю рабочий компьютер совершенно у меня данной проблемы нет — файл всегда запущен. Перейдем к текущему, предложенному мной варианту, рассмотрим столбцы:
Что сделать — в данном столбце я заполняю краткое название задачи, так например «Установить сервер БД», «Шаблоны для заказа отчетов с кубика», «Отчет по клиентам», «Посмотреть выполнение планов», «Предложить скидку на продукт M фирме N»
Дата постановки задачи — дата, когда появилась данная задача. Важный на мой взгляд фактор, дабы понимать сколько времени уже уделено на данную задачу, с какого времени она ещё не выполнена. Я немного укоряю себя, если вижу что с момента создания задачи прошло 2 недели — месяц, а результата так до сих пор и нет. Если задача связана с необходимым вмешательством какого-либо отдела/определенного сотрудника, и он мне до сих пор не дал ответ – я повторно напомню ему о вопросе изложенном в задаче. Часто бывает так, что не получив ответ от определенного сотрудника/отдела, Ваша задача не может быть выполнена, если она не будет нигде записана то поверьте Вы о ней забудете, так же как и человек связанный с ней. Так на начальном этапе легко можно загубить интересную идею.
Примерная дата завершения — тут я ставлю дату, когда предполагаю завершить данную задачу, обычно при этом бегло пробегаюсь по выставленным в строках датах, и понимая сколько примерно времени на выполнения той или иной задачи, выставляю предполагаемый срок её выполнения. Иногда, при большой нагрузки в течении дня я передвигаю данную дату, но, скажу честно это бывает крайне редко. Когда вы начнете вести подобный файл Вы в последствии так же начнете наиболее эффективно планировать время выполнения задачи.
Дополнительный комментарий — тут я описываю, к примеру, те дополнительные действия, которые появились в момент выполнения задачи или же комментарий при завершении задачи. К примеру, если задача затрагивает какого-либо сотрудника смежной фирмы, я пишу «Жду ответа от Пупкина», «жду цен от снабжения», «передал отчет, жду обработки», а если задача завершена, то пишу результат выполнения или же, пишу информацию о создании подзадачи (как раз, когда гипотеза какой-то идеи не до конца подтверждена и требуется либо дополнительного доказательства либо её опровержения). В каждой моей задаче есть дополнительный комментарий, даже если она просто завершена. Наверное, это самый положительный психологический фактор, когда после выполнения ты пишешь что с успехом завершил задачу.
Для обсуждения с руководством — в данном столбце я ставлю либо «1» либо «0». Если задача требует обязательного вмешательства руководства, то «1», если нет то «0». Согласитесь, будет удобно, максимально эффективно, если Вы придете к руководству с списком задач и ничего не забудете при этом? Я, честно, не могу все держать в голове или же мне понадобиться достаточное время, чтобы вспомнить, что я хотел обсудить, а зачем отнимать время у руководства компании и у самого себя, когда можно заранее иметь в запасе список вопросов, который можно быстренько распечатать при возможности обсуждения.
Так же, в задачах я стал применять пока что 4 цветовых гаммы, которым выделяю строки задач. Например, строка выделяется:
желтым цветом – то задача завершена
зеленым цветом – то найдено иное решение по данной задаче (в комментарии указываю какое)
красным цветом – то что нужно обсудить с руководством компании.
белым цветом – выделяю строки, в которых написаны текущие задачи (которые на данный момент выполняются)
В качестве определения номера задачи я использую номер строки в Excel-е, если к примеру создаю подзадачу (пытаюсь подтвердить или опровергнуть гипотезу) то ссылаюсь на номер строки которая спровоцировала новую задачу.
В итоге все описанное выше у меня выглядит как то так:
Послесловие
При эффективном использовании своего времени у Вас появиться больше идей и больше возможностей их реализаций, так же зная свой план на завтрашний день Вы можете легко управлять своим временем не забывая о поставленных задачах и даже в случае повышенной напряженности от текучки не забудете о важных записанных в файле задачах. Возможно, кто-то уже применяет какую-то схему управлением своим временем, кто то пытается изобрести что-то новое, я же – предлагаю вышеописанную схему, которой я эффективно пользуюсь на протяжении двух месяцев, постепенно дорабатывая, доводя до наибольшего совершенства рабочий подход. Можно долго пенять на смежные отделы, о забывчивости персонала, при этом самому быть далеко не совершенным в данном плане, а можно подходить к работе более качественно, стремиться что-то улучшать и в итоге быть лидером хотя бы в отношении окружающего тебя коллектива. Не думайте, что тайм менеджмент поможет Вам с первых дней, когда Вы начнете им пользоваться. В первые 2 недели Вы будете судорожно вспоминать невыполнение задачи, заносить их в список и пытаться выполнять по 10 задач в день. Ещё через недели 2, Вы поймете что по 10 задач в день, которые Вы не смогли выполнить условно в течении года, Вы явно не сможете сделать и у Вас наступит понимание по сколько реально заданий Вы сможете выполнять. Начнете приоритезировать задачи, расставлять их уже с умом и пониманием, сколько времени примерно понадобиться на их решение. И только через минимум месяц кропотливой работы Вы начнете понимать, что такое — «эффективное управление своим временем», и я вам обещаю, Вы начнете смотреть на свою работу и работу сотрудников уже другими глазами, постепенно повышая эффективность и качество.
Приложения для тайм-менеджмента | Топ-10
Управлять временем – сложный, но обязательный навык для успешного человека. Невозможно удержать в голове все идеи, грамотно распределять цели, анализировать свой график и вносить в него корректировки.
Приложения для тайм-менеджмента облегчают этот процесс. Они делают задачи и сроки наглядными, не позволяют забывать важное, проводят аналитическую работу и дают подсказки.
В этой статье представлено 10 программ для управления временем, которые можно использовать на мобильных устройствах, компьютерах и в браузерах.
1. Tick Tick
Android
IOS
Этот планировщик задач пользуется большой популярностью благодаря богатому функционалу, приятному интерфейсу и бесплатному доступу. В Tick Tick задачи раскладываются по спискам, которых можно создавать сколько угодно.
Удобно разделить их на профессиональные, бытовые и личные. Архитектура позволяет представлять задачу как три вложенных друг в друга уровня: список, цель, чек-лист. Ещё один вариант – список, работающий как цель: пока не будут сделаны все его пункты, цель останется невыполненной.
Почему стоит попробовать:
• Можно пользоваться бесплатно.
• Есть трекер привычек.
• Интуитивный дизайн с управлением через свайпы.
• Доступен на 10 платформах с моментальной синхронизацией.
• Просмотр статистики.
• Поддерживается Google Tasks и Calendar.
2. Smarter Time
Android
Smarter Time — мультиплатформенный сервис для управления делами с любого устройства. У этого приложения для тайм-менеджмента приятная графика и автоматический трекинг действий. Благодаря ему пользователь получает категорированную аналитику по дням, неделям часам и за всё время отслеживания.
Почему стоит попробовать:
• Красочный и удобный вид аналитики.
• Возможность использования и с мобильного устройства, и с компьютера.
• Трекер сна помогает правильно восстанавливать силы.
• Функционал создания и отслеживания целей способствует формированию продуктивных привычек.
3. Sectorgraph
Android
Это самое оригинальное по внешнему виду приложение в этом рейтинге. В Sectorgraph задачи располагаются на циферблате в соответствии со временем, которое надо для них уделить. Стрелка показывает, когда нужно закончить работу над одним делом и приступить к другому. Особенно удобно, что часы можно добавить, как виджет, прямо на главный экран устройства.
Почему стоит попробовать:
• Оригинальное исполнение и быстрый доступ к диаграмме задач.
• Поддерживает тайм-менеджмент по принципу GTD (Getting Things Done).
• Синхронизация с Google календарём – задачи и события мигрируют в виджет автоматически.
• Органичное встраивание в Android Wear.
Программа сейчас доступна только на устройствах с операционной системой Android.
Android
IOS
Один из популярных планировщиков с образцовым набором функций. Wunderlist работает на разных платформах: Android, iOS, Windows Phone, OS X, Windows, Linux, Chromebook, Kindle Free, браузеры. Программа поддерживает интеграцию со Slack, Microsoft Outlook, Dropbox, Zapier и поэтому подходит для эффективного управления временем в бизнесе.
Почему стоит попробовать:
• Охватывает почти любые платформы.
• Можно делиться доступом с другими людьми и обсуждать задачи в комментариях.
• Преобразование писем в задачи.
• Уведомления через email и push.
• Большой перечень бесплатных функций.
• Списки с совместным доступом и обсуждением (до 25 участников в бесплатной версии).
• Прикрепление файлов, фотографий, таблиц.
• Имеется API для написания собственных расширений и дополнений.
5. Any.do
Android
IOS
Any.do – ветеран, объединяющий в себе функции планировщика, календаря, напоминаний, менеджера to-do списков. Долгое присутствие в нише этого приложения для тайм-менеджмента помогло разработчикам создать безукоризненный дизайн с лёгким управлением. Any.do позволяет быть в курсе дел и корректировать планы в любом месте с помощью смартфона, ноутбука, планшета или умных часов.
Почему стоит попробовать:
• Большой функционал в бесплатной версии.
• Напоминания по времени и геолокации.
• Легкая синхронизация данных между мобильными и настольными устройствами.
• Совместный доступ к спискам и задачам с функционалом поручений.
6. Rescue Time
Android
IOS
Это добротная программа для тайм-менеджмента и учёта продуктивности, работающая на всех устройствах, включая систему для ПК — Linux. Приложение предлагает разделять активность пользователя на категории: работа, отдых, общение, шопинг и т.д. В них есть подкатегории, где задания ранжируются по продуктивности. Например, переписка и просмотр новостей в Facebook могут быть определены пользователем либо как пустая трата времени, либо как полезный процесс для набора социального капитала. Для каждого вида занятия можно устанавливать временные планки и ограничения.
Почему стоит попробовать:
• Гибкие настройки «полезности» занятий.
• Автоматическое отслеживание потраченного времени с учётом важности занятия.
• Подробная статистика по дням, неделям и месяцам.
• Оповещения, что время для текущей задачи истекло.
• Блокировка отвлекающих сайтов.
• В корпоративном варианте можно изучать продуктивность команды и использовать индивидуальные рекомендации для повышения эффективности.
7. Todoist
Android
IOS
Удобная программа для ведения списков дел, доступ к которым можно делить с другими пользователями. Функционал приложения для тайм-менеджмента поддерживает расстановку задач по важности, сортировку через фильтры и ярлыки, голосовые напоминания. С помощью сервиса Todoist-карма есть возможность наглядно изучать личную производительность.
Почему стоит попробовать:
• Красочные графики продуктивности на основе дневных и недельных успехов пользователя.
• Богатый функционал бесплатной версии.
• Интеграция с десятками сторонних сервисов для хранения, планирования, автоматизации задач.
• Коллективный доступ к задачам.
• Можно устанавливать сроки и добавлять повторяющиеся цели простым языком. Например, «на 6 часов вечера во вторник» или «каждый день в 3 часа дня».
8. Keep It Green
IOS
Это приложение основывается на методике нелинейного планирования. Разработчики говорят «нет» календарям, датам, срокам и всему тому, что терпеть не могут пользователи, которым сложно загонять себя в конкретные рамки. Приложение Keep It Green создано не для управления задачами, а для воспитания привычек и самомотивации. И у него много поклонников.
Программа отмечает цветами привычки в зависимости от того, как с ними справляется пользователь. Зелёные – всё идёт хорошо. Жёлтые – надо уделить больше внимания. Красные – бессовестно заброшены.
Почему стоит попробовать:
• Особенный подход к выработке регулярных привычек. Возможно, для вас он будет более эффективным.
• Минималистичный и интуитивно понятный интерфейс.
• Визуальное планирование без календаря.
• Автоматический расчёт и предложение приоритетов по привычкам.
• Наглядная статистика.
9. Toggl
Android
IOS
Преданных пользователей этого приложения для тайм-менеджмента привлекают простота исполнения и бесплатное использование. В базовую версию включён общий доступ к задачам (до 5 человек), еженедельное составление отчётности по одному или нескольким проектам, дневной активности, экспорт результатов в CSV, PDF. Приложение интегрируется с десятками программ для проект-менеджмента, бизнеса, веб-разработки, хранения информации.
Почему стоит попробовать:
• Функциональность бесплатной версии достаточна для личного использования.
• Простое отслеживание времени, затрачиваемого на проекты и задачи.
• Разделение задач по проектам, клиентам и стоимости работы помогает узнать, как заработать больше.
• Есть публичный API для передачи данных, расширений функций и встраивания приложения в личные проекты.
10. Timesheet
Android
Это простой и бесплатный тайм-трекер, который можно использовать и для отслеживания личных привычек, и для работы. Программа показывает, какое время у пользователя уходит на выполнение тех или иных задач, а также считает зарплату за отработанное время с учётом заранее указанной ставки. Органичный дизайн без перегружающих элементов, лёгкая навигация, гибкие настройки приложения, возможность оставлять примечания и теги к проектам, делают пользовательский опыт приятным и полезным.
Почему стоит попробовать:
• Удобный органайзер и планировщик с поддержкой экспорта в CSV и XLS.
• Данные о продуктивности и потраченном на работу времени можно изучать за день, месяц, год или другой период.
• Плагин Google Calendar.
Читайте: 10 приложений для учета личных финансов
Планирование времени с умом
Быть успешным не так сложно, если грамотно расставить приоритеты. Было бы неплохо держать при себе помощника, который сможет подсказать что нужно делать в данный конкретный момент, а что можно оставить на потом. Сегодня это возможно. ЛидерТаск поможет вам подобраться ближе в решении этого вопроса. Эта программа способна распланировать время даже самого занятого человека. Работает на смартфонах любого типа а также на стационарных ПК под управлением Windows, MacOS.
Скачать
Особняком на пути достижения высоких результатов стоит вопрос техник планирования времени. Можно много работать, но при этом мало успевать. На сегодняшний день этой проблеме уделено немало внимания, существует много различных методик управления временем. Но они не дадут должного результата, ведь держать в голове большой объем информации крайне сложно. Справиться с этим возможно, если все процессы будут упорядочены, распределены и протекать четко по плану, смогут оказаться перед глазами в тот момент времени, когда это необходимо.
Порядок действий мы можем проследить с помощью данной таблицы:
|
Четверг
|
Задача
|
Подзадача
|
Особые отметки
|
|
8:15
|
Планерка
|
Анализ предыдущего дня, постановка задач на день текущий
|
Степень важности задач
|
|
8:30
|
Проверка почты
|
Подготовка решений на поставленные задачи
|
Оценка возможности решения задачи по оптимальному сценарию
|
|
9:00
|
Забрать заказ в адресе
|
Заехать за приложением
|
Вид транспорта
|
Все наглядно, понятно и отчетливо, но крайне неудобно. Кто и самое главное когда, составит эти таблицы. В ЛидерТаске кроме планирования текущего дня существует возможность постановки задач на любой интересующий вас период времени. К тому же можно вести целые проекты, задачи компоновать по степени важности, давать поручения сотрудникам.
С помощью меток можно расставить приоритеты по степени важности
Составить план задач Вести проекты
.jpg)
Добавить сотрудников Контролировать поручения
Можно отследить, кому направлена задача, распределить задачи для решения одного объемного процесса, привлечь к этому нужных коллег.
Очевидно, что контроль в таком случае увеличится ощутимо. Простыми действиями вы сможете создать четкую, построенную по вашим порядкам систему управления сложными делами.
Польза нашего продукта будет заметна уже завтра!
Скачать
Читать онлайн Тайм-менеджмент. Полный курс страница 16
• позволяет повысить личную эффективность практически без затрат усилий;
• вырабатывает привычку внимательного, осознанного отношения к своим повседневным задачам и делам, а в целом – к собственной жизни;
• не требует жесткого структурирования, планирования, «раскладывания по полочкам»;
• вырабатывает «эффективность мышления», что позволяет продуктивно действовать в непредсказуемой обстановке, быстро принимать решения и гибко реагировать на непредвиденные изменения ситуации и внешних обстоятельств;
• способствует выработке независимости в суждениях; позволяет выработать умение оценивать результаты чужой работы, видеть истинный труд, вложенный в них.
Основная идея хронометража может быть кратко сформулирована в одной фразе: «Хочешь управлять – измерь».
Учет времени позволяет сравнить эффективность разных способов выполнения одной и той же работы и ориентироваться в дальнейшем на наиболее эффективные из них. Из года в год потери времени сокращаются, планирование становится точнее, работа – продуктивнее[29].
Контрольные вопросы
1. Что называется поглотителями времени в тайм-менеджменте?
2. Что такое хронометраж?
3. Сколько шагов техники полного хронометража вы знаете?
4. Что может быть использовано в качестве ключевых показателей при применении техники хронометража?
5. Что такое время «нетто»? Как рассчитать количество времени, израсходованного непродуктивно?
6. Что такое время «брутто»? Как рассчитать количество рационально использованного времени?
7. Какие классификации расходов времени вы знаете?
8. Как можно оптимизировать время, затрачиваемое на дорогу? Приведите примеры.
9. В чем основные трудности ведения хронометража и как их можно преодолеть?
10. Как одной фразой можно выразить суть, основную идею хронометража?
Практические задания
Задание 1. Прочитайте внимательно список основных поглотителей времени, приведенный в начале главы. Выпишите в таблицу свои основные поглотители.
Выполните задание.
1. Запишите во вторую колонку причины, которые влияют на потерю времени.
2. Продумайте шаги по рационализации своих расходов времени: что вы реально можете сделать в каждом конкретном случае?
3. Запишите все шаги в третью колонку.
4. Проанализируйте полученные данные по всем поглотителям: есть ли общее, что их объединяет? Есть ли одинаковые способы и меры устранения лишних затрат времени?
Задание 2. Прочитайте приведенные ниже данные полного хронометража времени студента.
Анализ поглотителей времени студента
Выполните задания.
1. Проанализируйте «фотографию дня» студента.
2. Подсчитайте количество времени, потраченного эффективно. Используйте формулу расчета «коэффициента полезного действия».
3. Выявите основные поглотители времени. Подсчитайте общее количество времени, «съеденного» поглотителями. Используйте формулу подсчета непродуктивных расходов времени.
4. Предложите свои улучшения по организации деятельности студента.
5. Подсчитайте выигрыш времени от этих улучшений.
Задание 3. В течение четырех дней проведите полный хронометраж своего времени. Данные записывайте, используя любой из способов фиксации расходов времени, относящихся к технике полного хронометража. Проанализируйте полученные данные:
1. выявите свои поглотители;
2. используя формулу подсчета непродуктивных расходов времени, подсчитайте, сколько времени в день «съели» поглотители;
3. используя формулу расчета «коэффициента полезного действия», подсчитайте, сколько времени вы потратили с пользой, эффективно.
Запишите полученные результаты. Подумайте, как вы можете оптимизировать свои расходы времени? Запишите.
Задание 4. Выделите два ключевых показателя из списка дел, который вы составили в ходе выполнения предыдущего упражнения. Используя технику сокращенного хронометража, проследите за динамикой изменений этих показателей в течение недели с помощью совмещенного графика динамики показателей. Запишите результаты своих наблюдений.
Задание 5. Переформулируйте цели, записанные в левой колонке таблицы, в ключевые показатели хронометража. Запишите получившиеся варианты в правую колонку.
Глава 3
Планирование
Есть нечто более сильное, чем все на свете войска: это идея, время которой пришло.
В. Гюго
3.1. Определение понятия. Задачи
Время как невосполнимый ресурс требует к себе аккуратного, бережного отношения. Для того чтобы быть успешным и достичь своих целей, необходимо укладываться в сроки, выполнять взятые на себя обязательства. Опоздание на важную встречу всего на пять минут может сорвать выгодную сделку, а не сделанный в обещанное время звонок – обернуться упущенной возможностью получить хорошую работу. Каждый день на нас сваливаются все новые задачи, объем информации растет, и кажется, что времени на все не хватает. Возникает состояние перегрузки и стресса, в панике мы хватаемся за все дела подряд, не укладываемся в сроки, а после с сожалением произносим: «И куда только ушло время? Эх, если бы еще только один день, и я бы все успел».
Но даже в этом девятом вале забот есть возможность действовать эффективно, находить резервы времени и на неотложные дела, и на долгосрочные перспективные проекты, и на отдых благодаря последовательному планированию своего времени.
Древнее мудрое высказывание гласит: «Плыву не так, как ветер дует, а так, как сам парус поставлю». Планирование – это способность так его поставить, чтобы, используя направление и скорость ветра, достичь желаемого берега с наименьшими затратами усилий и в кратчайшие сроки. И прежде чем ставить парус, необходимо знать, куда плыть. Наличие цели делает планирование собственной деятельности эффективным средством достижения результата.
Почему же так трудно бывает составить хороший план, даже имея цель? При слове «планирование» наш мозг услужливо добавляет «жесткое», «детальное». Неосознанно планирование связывается в нашем представлении с «расписанием», «графиком», «распорядком». Под влиянием этих стереотипов под планированием обычно понимается жесткая постановка задач с четкой привязкой к определенному времени (таблица 3.1). Такой план часто не соответствует хаотично меняющейся обстановке и непредсказуемым поворотам жизни. Только мы распишем весь день по часам и минутам, как обязательно происходит нечто незапланированное и неожиданное, нарушающее самый точный и детальный план.
Таблица 3.1. Пример классического планирования
Тем не менее нужно и укладываться в сроки, и выполнять свои функциональные обязанности, и уделять внимание долгосрочным проектам. Решить эту задачу помогает гибкое планирование. Существует много различных его видов, позволяющих выбрать оптимальный вариант исходя из личностных особенностей человека, соответствующих специфике его деятельности.
Важно помнить, что основная задача плана – помощь в принятии решений. Планирование не должно превращаться в самоцель, главной остается ориентация на результат. В этом случае время и усилия, затрачиваемые на составление планов, окупаются, а эффективность применения этого метода остается высокой.
3.2. Контекстное планирование
«Кайрос» – основа контекстного планирования
Начав работу по составлению плана, мы сразу сталкиваемся с тем, что большинство задач очень трудно привязать к какому-то конкретному времени.
• Если буду в магазине, нужно не забыть оплатить мобильный.
• Встречу преподавателя – узнаю о времени консультации по диплому.
• Буду на кафедре – уточню время и место проведения научной конференции.
На который час записать эти задачи в ежедневник, на какое время установить «напоминалку» в мобильном телефоне или Outlook? Как вспомнить о нужных делах в нужное время? Каким образом определить наиболее благоприятное время для решения задачи, не привязанной к определенному дню и часу? Остается одно – надеяться на свою память, а этого делать не стоит: мозг наверняка будет тревожно и изматывающе напоминать о задаче весь день, кроме того единственного момента, когда задачу можно было бы решить. И потом еще долго память будет изнурять вас чувством вины за упущенный шанс. Не поможет и стикер, наклеенный на монитор: он не только затеряется в ворохе аналогичных стикеров, призванных напомнить о важном и неотложном, но еще и «похоронит» под собой запись о реферате, который преподаватель ждет от вас «к позавчера».