Site Loader

Принципы планирования: Урок 3. Планирование дел: составление списков и приоритизация – понятие и методы :: BusinessMan.ru

1. Принципы планирования


Цель планирования заключается в повышении
производительности и эффективности
работы посредством:

  • целевой ориентации и координации всех
    событий на предприятии;

  • выявления рисков и снижение их уровня;

  • разукрупнения и упрощения процессов;

  • повышение гибкости и приспособляемости
    к изменениям.

Принципы планирования определяют
характер и содержание плановой
деятельности на предприятии. Правильное
соблюдение принципов планирования
создает предпосылки для эффективной
работы предприятия и уменьшает возможность
отрицательных результатов планирования.

Впервые общие принципы
планированиябыли сформулированы
А.Файолем в качестве основных требований
к разработке планов предприятия им были
названы следующие принципы: единство,
непрерывность, гибкость, точность.

1) Принцип единства планов.Предусматривает разработку общего или
сводного плана социально-экономического
развития предприятия. На отечественных
предприятиях наряду с так называемым
техпромфинпланом существуют отдельные
планы производства и продажи продукции,
планы издержек и доходов, а также планы
технического, организационного и
финансового развития всего предприятия
или частичные планы производственных
подразделений и функциональных служб.
Однако все эти планы должны быть тесно
увязаны с единым комплексным планом
социально-экономического развития
предприятия таким образом, чтобы всякое
изменение различных разделов плана или
плановых показателей сразу же отражалось
и в общем плане предприятия. Единство
планов предполагает общность экономических
целей и взаимодействие различных
подразделений предприятия на горизонтальном
и вертикальном уровнях планирования и
управления. Внутрифирменное планирование
является по своему назначению основой
соблюдения единства планов на уровне
предприятия.


2) Принцип непрерывности
планов. Заключается в том, что на
каждом предприятии процессы планирования,
организации, управления производством
и трудовой деятельностью являются
взаимосвязанными между собой и должны
осуществляться постоянно и без остановки
(

на смену одному плану производства
приходит без перерыва другой: один товар
своевременно заменяется по требованию
рынка другим).
Кроме того, непрерывность
планирования означает постепенный
переход от стратегических планов к
тактическим, а от них − к текущим
(оперативным), а также необходимое
взаимодействие между краткосрочными
и долгосрочными планами. Непрерывность
планирования позволяет сделать возможным
постоянный контроль, анализ и модификацию
планов при изменении как внутренней,
так и внешней среды. В процессе непрерывного
планирования происходит заметное
сближение фактических и плановых
показателей производственно-экономической
деятельности на предприятии.

3) Принцип гибкости планов.
Тесно связан с непрерывностью планирования
и предполагает возможность корректировки
установленных показателей и координации
планово-экономической деятельности
предприятия. Постоянные изменения в
технике, технологии и организации
производства обычно приводит к снижению
расхода запланированных ресурсов и к
необходимости уточнения первоначальных
планов. В условиях рынка возможны также
значительные колебания спроса, изменения
действующих цен и тарифов, которые также
ведут к соответствующим поправкам в
планах. Поэтому все планы на предприятиях
должны содержать резервы, величина
которых также планируется, ибо их
необоснованное применение сказывается
на результатах планирования в целом.


4) Принцип точности плановопределяется многими как внутрифирменными
факторами, так и внешним её окружением.
Всякий план должен составляться с такой
точностью, которую желает достичь само
предприятие, с учетом его финансового
состояния, положения на рынке и многих
других факторов. При краткосрочном
планировании требуется более высокая
степень точности плановых показателей,
чем при стратегическом (долгосрочном)
− можно ограничиться выбором общей
цели и составлением приближенных
расчетов.

В условиях централизованного планирования
использовались ленинские
принципы планирования, некоторые
из них сохраняют актуальность и
применяются и в настоящее время:

1) Принцип выделения ведущего
звена в плане. Использование этого
принципа ориентирует на выделение в
рамках планирования наиболее приоритетных
целей, проблем, для решения которых
могут разрабатываться программы или
специальные разделы плана.

2) Принцип научности в
планировании. План разрабатывается
на научной основе, если

  • он базируется на достоверной, полной,
    своевременной информации;

  • при его использовании применяются
    современные методы планирования,
    обуславливающие систему плановых
    показателей, нормативов, норм;

  • разработку планов ведут квалифицированные
    специалисты.

3) Принцип директивности.
Рассматривается как обязательность
выполнения плана, разрабатываемого
отдельным самостоятельным предприятием.

4) Принцип строго целевой
направленностиформулируют цели
экономического развития, их разделения
на подцели все более дробного характера
и выявляют ресурсы, необходимее для их
согласованной реализации.

5) Принцип комплексной
направленности. Комплексный план
всесторонне, полно описывает все аспекты
предполагаемой деятельности предприятия.
На каждом предприятии результаты
экономической деятельности различных
подразделений во многом зависят от
факторов (уровня развития техники,
технологии и организации производства;
применяемых систем управления персоналом,
мотивации и оплаты труда; использования
имеющихся материальных, трудовых и
финансовых ресурсов, показателей
продуктивности, доходности и
платежеспособности и т.п


.), которые
образуют целостную комплексную систему
плановых показателей. Всякое количественное
или качественное изменение хотя бы
одного из них приводит к соответствующему
изменению других экономических
показателей. Кроме того, любое плановое
решение влияет не только на экономические
результаты, но и на социальные, технические,
организационные и другие, поэтому
необходимо, чтобы применяемые плановые
и управленческие решения были комплексными,
обеспечивающими учет изменений как в
отдельных объектах так и в конечных
результатах всего предприятия.

6) Принцип многовариантности.
В настоящее время любая проблема может
быть решена различными способами. Уже
в ходе решения могут меняться условия
достижения цели, поэтому следует
применять и другие мероприятия. Для
учета этих объективных обстоятельств
в ходе разработки проекта плана
целесообразно формирование альтернативных
вариантов. Задача разработчиков проекта
плана состоит в поисках этих альтернатив.
Такая работа увеличивает вероятность
лучшего использования ресурсов.

7) Принцип оптимальностисостоит в формулировании и детализировании
целей социально-экономической системы
в целом и каждого ее звена, отборе
критериев оптимальности для всего
комплекса задач планирования и решений
каждой задачи в отдельности, т.е. находят
единственно правильное решение с учетом
избранных критериев оптимальности,
основанных на методах принятия
управленческих решении (математического
программирования, экономико-математического
моделирования
). Критерием оптимальности
различных планов может быть минимальная
трудоемкость, материалоемкость или
себестоимость продукции при существующих
условиях производства и ограничениях
ресурсов, а также максимальная прибыль
и другие конечные результаты, величина
которых предварительно определяется
в процессе внутрифирменного планирования
на предприятии.

8) Принцип иерархичности.
Принципы иерархичности носят подчиненный
характер планам вышестоящих уровней.

9) Принцип эффективности.
Этот принцип требует разработки такого
варианта производства товаров и услуг,
который при существующих ограничениях
используемых ресурсов обеспечивает
получение наибольшего экономического
эффекта. Любой плановый эффект показывает
степень достижения некоторого планового
результата (



как будет выполнена работа
по производству товара или услуги,
удовлетворит ли она потребности
потребителя, какая возможна общая
прибыль и т.п.
). При оценке эффекта в
процессе планирования обычно происходит
сравнение ожидаемых показателей с
заранее выбранной целью, установленным
нормативом доходности и другими
сравнительными данными. Всякий эффект
в конечном итоге заключается в экономии
различных ресурсов на производство
единицы продукции.

Таким образом, в современной науке и
практике планирования, помимо рассмотренных
классических требований, широкую
известность имеют общеэкономические
принципы:

  • системность,

  • оптимальность,

  • эффективность,

  • приоритетность,

  • сбалансированность,

  • равнонапряженность,

  • конкретность,

  • динамичность,

  • риск.

Таковы важнейшие требования или принципы
рыночного планирования в современном
производстве. На их основе развиваются
и формируются в процессе практической
деятельности и все действующие общенаучные
методы планирования, которые представляют
процесс поиска, обоснования и выбора
необходимых плановых показателей и
результатов.

4. Принципы планирования


Любая
теория (и наука) строится на определенных
принципах, в связи с чем процесс
планирования также основан на ряде
научных принципов, которые и опре­деляют
направление и содержание плановой
работы.

Выделяются
следующие принципы планирования:

1) единство;

2) непрерывность;

3) гибкость;

4) точность.

Принцип
единства, комплексности, увязки и
коор­динации предполагает комплексный,
системный ха­рактер процесса
планирования. Предприятие пред­ставляет
собой систему, процесс планирования
также носит системный характер, так как
все составляющие элементы здесь
взаимосвязаны и взаимоувязаны и
преследуют одну и ту же цель — ту, которая
поста­влена перед всем предприятием.


Принцип
непрерывности имеет такое название в
связи с тем, что процесс планирования
это не едино­временное действие, это
непрерывный, постоянный процесс, планы
сменяют друг друга по схеме и логиче­ской
увязки. Непрерывный характер планирования
связан с существованием различных
причин и факто­ров, влияющих на
финансово-хозяйственное состоя­ние,
т. е. необходимостью предвидения будущего
для защиты компании, необходимостью
постоянных логи­ческих корректировок
как в постановке целей, так и в формировании
схемы действий по достижению этих целей.
Кроме того, собственное представление
о возможностях также может носить
переменчивый характер. Вот почему
планирование есть непрерыв­ный
процесс.

Принцип
гибкости основан на переменчиво­сти
и стихийности экономической ситуации,
что необходимо учитывать при управлении
компанией. Планирование призвано как
раз подстраиваться под эти изменения
и процессы, какую бы амплитуду они не
имели. Принцип гибкости означает, что
любой план может быть изменен в зависимости
от внешней и внут­ренней ситуации.
При формировании плана необхо­димо
учитывать все факторы, которые могут в
той или иной степени повлиять на процесс
деятельности и финансовый результат
предприятия.

Суть
принципа участия напрямую зависит от
прин­ципа единства планирования. Этот
принцип означает, что каждая структурная
единица, каждый субъект этой единицы
должен участвовать в процессе планирования
независимо от участка работы, за который
он отвечает. Так как процесс планирования
затрагивает непосред­ственно всех
работников предприятия, то и вносить
свой вклад должны все. Иначе полнота
отражения ин­формации, а следовательно,
качество планирования могут быть
недостаточно эффективными.

Принцип
научности означает, что процесс
плани­рования должен быть научно
обоснован, должен фор­мироваться на
основе достоверной информации и на­учных
методах. Более того, этот принцип основан
на идее о том, что в планах должны
учитываться передо­вые разработки
науки и техники, а также опыт работы
других предприятий, достигших высоких
результатов в своей деятельности.



Принцип
обоснованности целей предполагает, что
непосредственно сам процесс планирования,
а также все его звенья и участники
преследуют определенные цели, которые
сводятся в одну главную цель — цель
предприятия на будущий период. Важным
моментом является то, что посредством
анализа необходимо выделить те элементы
этого процесса, от которых за­висит
результат планирования.

29.Характер основных принципов планирования.


Планирование – это
разработка и корректировка плана,
включающие предвидение, обоснование,
конкретизацию и описание деятельности
предприятия (объекта) на ближайшую и
отдаленную перспективу. Планированием
на предприятии поэтапно охватывается
работа людей и движение ресурсов
(материальных и финансовых), нацеленных
на получение заданного конечного
результата.

А. Файоль определил
четыре основных принципа планирования,
назвав их общими чертами хорошей
программы действий.

1. Принцип единства
предполагает, что планирование в
организации должно иметь системный
характер. Система означает существование
совокупности взаимосвязанных элементов
и наличие единого направления их
развития, ориентированного на общие
цели.

Элементами планирования
в организации являются отдельные
подразделения, входящие в нее, и отдельные
части процесса планирования.

2. Принцип участия
тесно связан с принципом единства. Этот
принцип означает, что каждый член
организации становится участником
плановой деятельности независимо от
должности и выполняемой им функции. То
есть процесс планирования должен
привлекать к себе всех тех, кого он
непосредственно затрагивает. Планирование,
основанное на принципе участия, называют
партисипативным.

3. Принцип непрерывности
предполагает, что:

процесс планирования
на предприятии должен осуществляться
постоянно в рамках установленного
цикла;

разработанные планы
должны непрерывно приходить на смену
друг другу (второй – на смену первому,
третий – на смену второму и т. д.).

Второе из условий
непрерывности планирования – постоянное
следование планов друг за другом –
компании, как правило, соблюдают. В то
же время нередки случаи прерывания
процесса планирования: фирмы разрабатывают
план в течение определенной части года,
утверждают его и прекращают планирование
до следующего периода.

4. Принцип гибкости
связан с принципом непрерывности и
заключается в придании планам и процессу
планирования способности менять свою
направленность в связи с возникновением
непредвиденных обстоятельств.

Для осуществления
принципа гибкости планы должны
составляться так, чтобы в них можно было
вносить изменения, увязывая их с
изменяющимися внутренними и внешними
условиями.

Поэтому планы обычно
содержат определенные резервы.

Однако существуют
определенные пределы резервов
планирования:

резервы, заложенные
в показателях, не должны быть слишком
большими, иначе планы окажутся неточными;

низкие резервы
влекут за собой частые изменения в
планах, что размывает ориентиры
деятельности фирмы.

5. Принцип точности
означает, что всякий план должен быть
составлен с такой степенью точности,
которая совместима с определенной долей
неизвестности.

Другими словами,
планы должны быть конкретизированы и
детализированы в той степени, в какой
позволяют внешние и внутренние условия
деятельности фирмы.

30.Формирование плана производства и реализации продукции.

Планирование
производства продукции, работ и услуг
должно удовлетворять на всех действующих
предприятиях конкретные потребности
покупателей, заказчиков или потребителей
и быть тесно связанным с разрабатываемой
общей стратегией развития предприятия,
проведением маркетинговых исследований,
проектированием конкурентоспособной
продукции, организацией ее производства
и реализации, а также с выполнением
других функций и видов внутрихозяйственной
деятельности.

В годовом плане
производства каждого предприятия
содержится взаимосвязанная система
следующих плановых показателей:

- основная цель
производственной деятельности предприятия
и ее отдельных подразделений на плановый
период;

- объем и сроки
производства продукции, работ и услуг
с указанием конкретных количественных
и качественных показателей по всей
номенклатуре товаров;

- расчет производственной
мощности предприятия, цехов и участков,
подтверждающих ее сбалансированность
с годовыми объемами производства,
равновесия спроса и предложения;

- определение
потребности ресурсов на выполнение
годовой производственной программы
предприятия и его подразделений, расчет
баланса полуфабрикатов и комплектующих;

- распределение
планируемых работ по основным цехам, а
также сроком изготовления и поставок
продукции на рынок;

- выбор средств и
методов достижения запланированных
показателей, расчет объемов незавершенного
производства, коэффициентов загрузки
технологического оборудования и
производственных площадей;

- обоснование методов
и форм организации производства
запланированных товаров, работ и услуг,
контроля выполнения планов производства
и реализации продукции.

План производства
и реализации продукции является основным
и ведущим разделом годового комплексного
плана предприятия. На его основе
разрабатываются все другие разделы и
показатели годового плана.

Рыночные отношения
в промышленности означают самопланирование,
самоорганизацию, самоуправление и
самофинансирование всех видов
производственной, хозяйственной и иной
деятельности. Самостоятельность в
осуществлении внутрипроизводственного
рыночного планирования предполагает:

1) свободное обеспечение
производственно – технического и
социального – экономического развития
предприятия за счет собственных
финансовых ресурсов;

2) высокую материальную
заинтересованность персонала предприятия
в достижении необходимых конечных
результатов трудовой, производственной
и финансовой деятельности;

3) полную ответственность
высшего руководства и специалистов
предприятия за общие результаты рыночной
деятельности и выполнение всех договорных
обязательств;

4) получение планируемых
доходов или прибыли, необходимой
финансовой основы выполнения годовой
производственной программы предприятия,
дальнейшего развития его потенциала;

5) установление
прямой зависимости между планами
производства и продажи продукции и
общими доходами, уровнем эффективности
производства и личными доходами
работников.

В планах производства
устанавливаются основные источники и
размеры финансирования по каждому виду
деятельности предприятия, предельно-допустимые
затраты по этапу и виду работ, конечные
результаты по отдельным подразделениям,
видам потоков и сроком поступления
денежных средств. В ходе внутрипроизводственного
планирования каждое структурное
подразделение, цех или отдел разрабатывают
свои планы производственной деятельности,
которые затем увязываются с общим планом
предприятия.

По уровню управления
производственные планы бывают: общими
по предприятию, цеховыми, бригадными и
т.д. На малых предприятиях разрабатывается,
как правило, общий план
производственно-хозяйственной
деятельности.

В годовых планах
производства и реализации продукции
решают следующие основные задачи:

-
определение основных плановых заданий
каждому подразделению предприятия;

-
выявление и устранение возникающих
нестыковок в межцеховых планах;

-
взаимодействие основных показателей
долгосрочных и текущих планов производства;

1. Сущность и принципы планирования


Планирование
- это разработка и установление
руководством предприятия системы
количественных и качественных показателей
его развития, в которых определяются
темпы, пропорции и тенденции развития
данного предприятия как в текущем
периоде, так и на перспективу.

Производственное
планирование - неотъемлемая часть
управления предприятием. Его можно
определить как умение предвидеть цели
и результаты действий субъекта экономики
(предприятия) и определять ресурсы,
необходимые для
достижения конкретных целей.

Направления
и конкретное содержание плановой работы
на предприятии предопределяют следующие
принципы:

  • Принцип
    гибкости – заключается в постоянной
    адаптации к изменениям среды
    функционирования предприятия с помощью
    корректировки плана при различных
    изменениях внешней и
    внутренней среды (колебание
    спроса, изменение цен, тарифов)

  • Принцип
    непрерывности заключается в том, что,
    во-первых, планирование на предприятии
    должно осуществляться постоянно, без
    перерывов, и, во-вторых, что разрабатываемые
    планы должны органично приходить на
    смену друг другу.

  • Принцип
    участия означает, что каждый элемент
    производственной деятельности, каждое
    подразделение предприятия становится
    участником планирования независимо
    от выполняемой им функции.

  • Принцип
    необходимости планирования означает
    повсеместное и обязательное применение
    планов при выполнении любого вида
    трудовой деятельности.

  • Принцип
    единства констатирует, что планирование
    на предприятии должно иметь системный
    характер.

  • Принцип
    точности - разрабатываемый план должен
    быть составлен с такой степенью точности.

  • Принцип
    обоснованности целей и нацеленности
    на конечный результат деятельности.

Методами
планирования являются:

1.
Балансовый метод планирования обеспечивает
установление связей
между потребностями в ресурсах и
источниках их
покрытия посредством составления
балансов производственной мощности,
рабочего времени, материального,энергетического,
финансового и других, а также между
разделами плана.

2.
Расчетно-аналитический метод используется
для расчета показателей плана, анализа
их динамики и факторов, обеспечивают
необходимый количественный уровень.

3.
Экономико-математические методы
позволяют разработать экономические
модели зависимости показателей на
основе выявления изменения их
количественных параметров по сравнению
с основными факторами, подготовить
несколько вариантов плана и выбрать
оптимальный.

4.
Графоаналитический метод дает возможность
представить результаты экономического
анализа графическими средствами.

5.
Программно-целевые
методы помогают
составлять план в виде программы,
т.е. комплекса задач и мероприятий,
объединенных одной (генеральной) целью
и приуроченныхк
определенным срокам.

Как
правило, при планировании на предприятии
одновременно
применяется не какой-либо один метод,
а весь их комплекс.

2. Виды планирования на предприятии

В
зависимости от того, какой горизонт
(период) времени охватывают
планы предприятия, различают следующие
виды планирования.

Долгосрочное
планирование
охватывает период от 10 до 25 лет и
имеет проблемно-целевой характер. В нем
формулируется экономическая стратегия
деятельности предприятия
на длительный период с учетом расширения
грани действующих рынков сбыта и
освоения новых. Число показателей
в плане ограничено.

Среднесрочные
планы составляются
на два-три года. Объектами среднесрочного
планирования являются организационная
структура, производственные мощности,
капитальные
вложения, потребности в финансовых
средствах,
исследования и разработки и т.п.

Краткосрочные
планы составляются
на год (редко - на два года) и включают
конкретные способы использования
ресурсов на предприятии. Данные планы
детализируются по кварталам, месяцам,
декадам.

Эти
три вида планирования должны быть
согласованы между
собой и не противоречить друг другу.

В
зависимости от содержания
и значения планирования
в процессе плановой деятельности
различают три вида планирования:
стратегическое, тактическое и оперативное.

Стратегическое
планирование представляет собой набор
процедур и решений, с помощью которых
разрабатывается
стратегия предприятия, обеспечивающая
достижение целей его функционирования.
Под стратегией при этом понимается
план наиболее эффективного распределения
ресурсов для
достижения целей.

В
условиях неопределенности внешней и
внутренней среды стратегическое
планирование по времени бывает в основном
средне- или краткосрочным.

Тактическое
планирование -
это процесс создания предпосылок для
реализации новых возможностей, т.е.
стратегических планов.

Оперативное
планирование -
это процесс реализации тактического
планирования. Оно является завершающим
этапом в
планировании хозяйственной деятельности.
Его задача - конкретизация показателей
тактического плана сцелью
организации повседневной работы
предприятия и его подразделений.

2.2. Принципы и правила планирования времени


 

Чтобы правильно выполнять свои функции
и достичь своих целей, Вы должны ясно
представлять себе, насколько ограничен
ваш бюджет времени. Планирование
представляет собой проект процессов
труда на предстоящий временной период.

Мы планируем не только наши профессиональные
и личные цели, но и текущую связанную с
работой нагрузку, чтобы лучше справляться
с принятием, отклонением или откладыванием
новых задач и требований.

Таким образом, чем лучше мы представляем
свой временной бюджет и совокупность
своих задач, тем больше мы готовы
перепоручать менее важные дела, уменьшать
их число или отодвигать на более поздние
сроки.

Чтобы Вас не отпугивало обилие
нижеследующих правил планирования
времени, предлагаем вам отметить пять
наиболее важных с Вашей точки зрения
принципов, которые вы хотели бы применять
в своей практике.

 

1. Основное соотношение
(60:40)

Оценка

Примечание

Составляйте
план лишь на определенную часть

своего рабочего
времени, как показывает опыт, лучше
всего на 60 %

 

 

 

События, которые трудно предусмотреть,
отвлекающие моменты («поглотители»
времени), а также личные интересы и
потребности не могут быть запланированы
целиком без остатка. Соответственно
свое время надо распределить между
тремя блоками.

 

Основное правило планирования времени

60 % — запланированная активность

20 % — непредвиденная активность (резервы
времени и непланируемые действия)

20 % — спонтанная активность (управленческая
деятельность, творчество)

Рабочее время

60% запланированное время

20% непредвиденное время

20 % спонтанное время

 

В зависимости от вида и рода Ваших
занятий указанные величины могут
отклоняться в ту или иную сторону. Более
точно вы можете их определить, исходя
из анализа отдельных видов деятельности
и расхода времени, представляющего
собой основу всякого планирования
времени.

 

2. Анализ видов
деятельности и расхода времени. Листок
«дневных помех»

Оценка

Примечание

Задокументируйте и
перепроверьте то, как и на что Вы
используете (транжирите) свое время
(см. формуляры 0.3).

 

 

 

Таким образом Вы приобретете:

  • постоянное представление о расходе
    своего бюджета времени;

  • опыт как основу для будущей потребности
    во времени;

  • исходные позиции для совершенствования
    применяемой Вами методики работы и
    распределения времени и т д.

 

3. Сведение задач
воедино — план действий

Оценка

Примечание

Перечислите  все 
предстоящие в соответствующем плановом
периоде рабочие акции Невыполненное
из этого списка Вы можете взять за
основу для заполнения «свободных
мощностей» при составлении плана на
следующий период

 

 

 

Чтобы составить хороший план расхода
времени, важно всегда иметь представление
о предстоящих делах. Разделите их,
например, на долго-, средне- и краткосрочные
задачи. Установите их приоритетность
и действуйте в соответствии с нею, даже
если менее важные дела, как это зачастую
бывает даются намного легче, чем более
важные. Используйте для этих целей
рабочий формуляр «Список дел и контроль
за их выполнением» (образец см. 3.3).

 

4. Регулярность —
системность — последовательность

Оценка

Примечание

Работайте над своими
планами времени регулярно и системно,
последовательно доводите до конца
начатое дело

 

 

 

Работа по системе и соблюдение временных
планов важнее заполнения формуляров
(педантичного ведения записей).

 

5. Реалистичное
планирование

Оценка

Примечание

Не впадайте в крайность
чрезмерного планирования и планируйте
лишь такой объем задач, с которым Вы
реально можете справиться

 

 

 

6. Приспособляемость

Оценка

Примечание

Проявляйте  
гибкость,   поскольку планы
времени составляются не для того,
чтобы облегчать Вам жизнь, а для того,
чтобы достигались Ваши цели

 

 

7. Восполнение потерь
времени

Оценка

Примечание

Стремитесь по
возможности сразу восполнять потери
времени, например лучше один раз дольше
поработать вечером, чем в течение
следующего целого дня нагонять
утраченное накануне

 

 

 

8. Письменная форма

Оценка

Примечание

Составляйте свои
временные планы на формулярах своего
изготовления или на специально
разработанных карточках. В таком
случае ничего не будет потеряно, и Вы
будете всегда иметь полный обзор дел

 

 

9. Перенос несделанного

Оценка

Примечание

Невыполненные задачи,
которые Вы не хотите вычеркнуть совсем,
переносите в план следующего периода.
Тем самым они обнаруживаются и
автоматически учитываются при
разработке новых планов

 

 

 

10. Фиксация результатов
вместо действий

Оценка

Примечание

Фиксируйте в планах
результаты или цели (конечное состояние),
а не просто какие-либо действия

 

 

 

Пример:

— вместо: «позвонить г-ну Майеру»

— лучше: «согласовать с г-ном Майером
программу для ЭВМ».

Таким образом Ваша активность будет
изначально направлена непосредственно
на достижение какой-то Вашей цели, и вы
сумеете избежать эскалации внеплановой
деятельности, например обсуждения того,
что Вам спонтанно приходит на ум.

Постоянно задавайтесь вопросами:

В чем цель этого
разговора, этой работы и т. п.? Чего я
хочу достичь?

 

11. Установление
временных норм

Оценка

Примечание

Задавайте точные
временные нормы, предусматривайте в
своем плане ровно столько времени на
то или иное дело, сколько оно действительно
требует

 

 

Опыт показывает

На работу, как
правило, тратится столько времени,
сколько его имеется в распоряжении.

Если Вы, например, назначили на промежуток
между 10 и 12 часами совещание, то оно
продлится именно два часа, хотя его цель
может быть достигнута намного быстрее.

Норматив типа «Обсуждение стратегии
сбыта в мае с. г.» (продолжительность —
90 мин.) задает точные рамки и вынуждает
концентрироваться на самом важном
(рабочее совещание — не дискуссионный
клуб), чтобы достичь желаемого результата.

 

12. Срок исполнения

Оценка

Примечание

Устанавливайте
точные сроки исполнения для всех видов
деятельности. Таким образом, вы
приучаете себя к самодисциплине,
избегаете нерешительности, промедления
и откладывания дел

 

 

 

Устраните из своего обихода
неопределенные, неточные формулировки
типа «Как можно скорее». Что, собственно,
это означает? Через час? В течение дня?
На следующей неделе? Через 2—3 недели?

Без фиксаций точных сроков при
договоренности с другой стороной Вы
создаете питательную среду для такого
рода упреков и конфликтов: «Вы же обещали
мне прислать это как можно скорее! Я жду
уже третий день!» или «Я еще в среду Вам
сказал: «Как можно быстрее!» — А вы
приносите мне отчет только сегодня!»

Заключайте конкретные соглашения
(«минидоговоры» относительно срока
окончания работ). Спрашивайте или
говорите, к какому сроку задание должно
быть выполнено, и заручайтесь при этом
согласием другой стороны. Если Ваши
представления не совпадают, Вы можете
прийти к другому, более реалистичному
соглашению.

 

13. Установление
приоритетов (степени важности)

Оценка

Примечание

Точно определяйте, 
какому делу какого рода приоритеты
Вы отдаете (см. 3.3)

 

 

14.  Избавление от
«тирании» спешности

Оценка

Примечание

Учитесь  отличать  
важнейшее  от спешного и избавляйтесь
от «тирании» спешных дел

 

 

 

 

Самое срочное (спешное) дело не всегда
бывает самым важным, однако именно
спешные и «неотложные» дела занимают
часто большую часть нашего драгоценного
времени. «Тирания» спешного коренится
в забвении приоритетов, в предпочтении
неважного важному, и только лишь потому,
что вследствие недостаточности
планирования неважные дела становятся
срочными.

Редко бывает, когда
самую важную задачу надо решать «сегодня»
или даже «на этой неделе». Срочная задача
предполагает непосредственный поступок.
Кажется, что невозможно противостоять
сиюминутной притягательности этих
задач, и в результате они поглощают нашу
энергию. Но в свете более или менее
длительной перспективы их кажущееся
огромным значение исчезает. С чувством
потери вспоминаем мы о важных задачах,
которые были отодвинуты в сторону.

 

 

 

15. Делегирование
(перепоручение) дел

Оценка

Примечание

С самого начала
устанавливайте в своих планах, какую
работу вы должны выполнять лично, а
какую можно перепоручить (делегировать)

 

 

 

 

16. «Поглотители»
времени и резервы времени

Оценка

Примечание

Оставляйте определенный
процент своего времени в качестве
резерва для неожиданных посетителей,
телефонных разговоров, кризисов или
на случай недооценки продолжительности
отдельных дел и старайтесь сократить
количество и объем «помех» («поглотителей»
вашего времени)

 

 

 

 

17.  Переработка —
перепроверка

Оценка

Примечание

Постоянно перерабатывайте
и перепроверяйте свой план с точки
зрения того, могут ли те или иные акции
быть реализованы полностью

 

 

 

18. Свободное время

Оценка

Примечание

Планируйте и
используйте с толком свое свободное
время, равно как и время, которое уходит
на поездки и ожидания (например, для
проработки материалов или для
концептуальных размышлений). Здесь
Вам поможет дневник времени (time/
sistem), в котором Вы фиксируете все самое
важное

 

 

 

19. Временные блок и
спокойное время (закрытые часы)

Оценка

Примечание

Резервируйте
продолжительные непрерывные периоды
времени для крупных задач (спокойное
время, закрытые часы) и более короткие
промежутки — для обработки нескольких
мелких дел

 

 

 

20. Время для планирования
и творчества

Оценка

Примечание

Резервируйте
определенную часть своего времени
для плановой, подготовительной и
творческой работы, а также для повышения
квалификации. Если это время теряется
в повседневных делах, позаботьтесь о
том, чтобы восполнить потери на
следующей неделе

 

 

 

21. Рутинная работа

Оценка

Примечание

 

Планируйте выполнение
рутинных функций, например чтение
месячных отчетов, обход предприятия
и т. п.

 

 

 

22. Непродуктивная
деятельность

Оценка

Примечание

Следите за тем, чтобы
на непродуктивную деятельность, как,
например, изготовление фотокопий,
несущественные собрания и т. п., у Вас
уходило как можно меньше времени,
ограничивайтесь здесь только
действительно необходимым. Иначе вы
будете не в состоянии использовать
свое время для более важных дел

 

 

 

23. Альтернативы

Оценка

Примечание

Старайтесь при
планировании мыслить альтернативно
— по принципу «Всегда есть другой,
лучший путь»

 

 

 

24. Разнообразие

Оценка

Примечание

Заботьтесь о том,
чтобы вносить разнообразие в свою
деятельность, чередуйте  
выполнение   долго-   и
краткосрочных проектов, работу в
одиночку и в сотрудничестве

 

 

 

25. Согласование
временных планов

Оценка

Примечание

Старайтесь сделать
свои рабочие будни насыщенными и
претворять свои планы в жизнь, для
чего согласовывайте их с планами
других людей (секретарши, начальника,
подчиненных, коллег)

 

 

 

Теперь напишите те пять ключевых правил
или принципов, которых вы собираетесь
в первую очередь придерживаться в
ближайшее время.

Мои
5 важнейших правил планирования времени

1.

2.

3.

4.

5.

 

2.3 Принципы планирования в экономической организации


Принципы
планирования определяют характер и
содержание плановой деятельности в
экономической организации. Правильное
соблюдение принципов планирования
создает предпосылки для эффективной
работы фирмы и уменьшает возможность
отрицательных результатов планирования.

Еще
А. Файоль определил четыре основных
принципа планирования, назвав их общими
чертами хорошей программы действия.
Это единство, непрерывность, гибкость,
точность. Р. Акофф гораздо позже обосновал
еще один ключевой принцип планирования
– принцип
участия.

Принцип единства

Принцип
единства (холизма) предполагает, что
планирование в экономической организации
должно иметь системный характер.

Понятие "система"
означает:

  • существование
    совокупности элементов;

  • взаимосвязь между
    ними;

  • наличие единого
    направления развития элементов системы,
    поведения, ориентированного на общие
    цели.

Как основные
составляющие понятия "система"
могут быть выражены во внутрифирменном
планировании? Их можно описать, используя
категории "координация" и
"интеграция".

Элементами
планирования в организации являются
отдельные подразделения, входящие в
нее, и отдельные части процесса
планирования. Взаимосвязь между
подразделениями осуществляется на
основе координации на горизонтальном
уровне, то есть на уровне функциональных
подразделений (отдела маркетинга,
производственного отдела, финансового
отдела и т.д.).

Единое
направление плановой деятельности,
общность целей всех элементов экономической
организации становятся возможны­ми
в рамках вертикального единства
подразделений (т.е. единства в рамках
управленческой иерархии, например:
организация в целом =>
продуктовое подразделение
=> цех
=> бригада),
их интеграции.

Координация
плановой деятельности отдельных
функциональных подразделений выражается
в том, что:

  • деятельность
    ни одной части организации нельзя
    планировать эффективно, если такое
    планирование не связано с плановой
    деятельностью отдельных единиц данного
    уровня;

  • всякие
    изменения в планах одного из подразделений
    должны быть отражены в планах других
    подразделений.

Таким
образом, взаимосвязь и одновременность
– главные
черты координации планирования на
предприятии.

 Рассмотрим
пример действия координации планирования
фирмы "Сирии-графика". Отдел
маркетинга запланировал увеличить сбыт
конечного продукта

компьютерных технологий

на
1/5 –
по сравнению с предыдущим годом. Однако
план не был выполнен, несмотря на
добротную организацию всего комплекса
маркетинговой деятельности: качественное
исследование маркетингового рынка,
умелую рекламу, личные встречи а
покупателями и т.д. Исследовательская
группа, созданная в отделе, определила,
что увеличения сбыта не произошло,
потому что часть потенциальных покупателей
предпочла продукцию фирм "Алконост-графика"
и "Финист-графика". Продукция этих
фирм отличалась большей простотой
процесса и более широкими возможностями
применения компьютерных технологий.
Группа представила начальнику отдела
маркетинга выводы и рекомендации
включить в обсуждение вопроса
производственное подразделение. Он не
сразу согласился с рекомендациями своих
сотрудников, поскольку считал, что отдел
может справиться с поставленной
руководством проблемой собственными
силами. Однако анализ сбыта по-прежнему
оставался неутешительным. Тогда
рекомендации специалистов были переданы
руководству, производственного звена

отдела, производящего компьютерные
технологии. Отдел компьютерных технологий
выяснил, что квалификация его сотрудников
позволяет выпускать конкурентоспособную
продукцию, но для этого нужно оборудование
более высокого класса. Задача поиска и
закупки такого оборудования, в свою
очередь, была поручена отделу снабжения.
Так, планы отдела маркетинга оказались
взаимосвязанными с планами других
функциональных подразделений, и изменения
в сфере сбыта повлекли за собой изменения
в других сферах деятельности фирмы.
*

Интеграция
плановой деятельности предполагает,
что в организации существует разнообразие
относительно обособленных процессов
планирования и частных планов
подразделений, то есть разнообразие
подсистем планирования, но каждая из
подсистем действует исходя из общей
стратегии фирмы, а каждый отдельный
план является частью плана более высокого
подразделения и организации в целом.
Все планы, созданные в организации,
– это не
просто совокупность, набор документов,
это их взаимосвязанная система.

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о