Система планирования: Моя система планирования. Пошаговое руководство, чтобы все успевать – планирование в компании от «я» до «мы» / RegionSoft Developer Studio corporate blog / Habr

Содержание

Моя система планирования. Пошаговое руководство, чтобы все успевать


22 ноября 2018

65596 просмотров

Я редко пишу о саморазвитии и личной эффективности. Мне всегда казалось, что в наше время можно найти массу информации, которая позволит детально разобраться в теме.

Тем не менее, я достаточно часто получаю вопросы:

  • Как мне удается планировать свой день и выполнять задуманное?
  • Какой системой планирования и какими инструментами я пользуюсь?
  • Можно ли адаптировать мою систему под себя?

Признаюсь честно, долгое время у меня тоже были серьезные проблемы с продуктивностью и планированием.

Система планирования: Моя система планирования. Пошаговое руководство, чтобы все успевать – планирование в компании от «я» до «мы» / RegionSoft Developer Studio corporate blog / Habr

Многие мысли просто витали в голове, я не умел расставлять приоритеты и часто тратил время на не самые важные задачи. Хотя читал множество книг и пробовал разные системы.

Не буду долго перечислять все эксперименты. Скажу одно: ни GTD, ни автофокус Форстера, ни тайм-менеджмент по Архангельскому так и не прижились у меня. И дело не в том, что эти системы плохие.

Процитировать в Твиттере


Для себя я сделал вывод: только сам человек способен создать под себя идеальную систему управления временем.

Мой пример

Хочу поделиться своим примером — как я создавал свою систему тайм-менеджмента.

Прочитав «Тайм-драйв» Архангельского, я начал выписывать списки дел, завел календарик-пинарик и распечатал хронометраж. И уже через неделю возненавидел тайм-менеджмент!

Было ощущение, что каждую минуту и секунду я трачу зря, но при этом напоминаю себе белку в колесе. В итоге задвинул книгу подальше и приступил к изучению следующей системы.

Система планирования: Моя система планирования. Пошаговое руководство, чтобы все успевать – планирование в компании от «я» до «мы» / RegionSoft Developer Studio corporate blog / Habr

GTD Девида Аллена поначалу показалась мне решением всех проблем. Но только поначалу 🙂

Мне было тяжело справиться с системой планирования, структурированием папок, ярлыками и тегами. Так что я даже не дочитал эту книгу и взялся за следующую: Agile Results.

С этой системой я познакомился в книге Дж. Д. Майера «30 дней достижения результатов». Первые впечатления после тридцати дней использования системы я описал здесь.

Как и в предыдущих случаях, эйфория продолжалась недолго. Спустя три месяца я перестал пользоваться системой.

Почему? Да потому что каждый из создателей систем управления временем создавал их под себя!

Гибрид на основе Agile Results

Естественно, полностью отказаться от системы планирования и управления временем я не мог. Рано или поздно захлебнулся бы в рутине дел и вряд ли реализовал хотя бы один из своих проектов.

Тогда я принял решение попробовать создать систему планирования и управления временем, которая идеально подходила бы лично мне.

За основу была взята модель Agile Results, так как именно этот метод позволяет гармонично охватывать все стороны жизни и концентрироваться на самых важных вещах.

Итак, моя система и что в нее входит.

#1 — Инструменты

- Day One — мой ежедневник, в котором я подвожу итоги дня и недели.
- Evernote — мой виртуальный ассистент. В Evernote созданы блокноты по упрощенной модели Agile Results.
- Напоминания — стандартная программа для Mac, в которую я заношу напоминания о событиях, привязанных к конкретной дате и времени.
- Eggscellent — Monocle Society, инструмент, позволяющий разбивать работу на 25-минутные интервалы и 5-минутные перерывы на основании техники Pomodoro.


#2 — Элементы систем

- Agile Results — система планирования.
- GTD — блокнот «Входящее» и «To-Do».
- 18 минут Питера Брегмана — принципы фокусировки и планирования.
- Техника Pomodoro — работа над задачами с регулярными интервалами и перерывами.
- Планирование дня блоками — позволяет четко структурировать, чем я занимаюсь в определенные отрезки дня.

Как работает моя система?

Как я совмещаю эти принципы? Очень просто. Чтобы вам было понятнее, прилагаю скриншоты программ — наглядные примеры ого, как все это работает.

  • #1 — Структура блокнотов планирования в Evernote на основании системы Agile Results

Так выглядит моя система планирования. Она состоит из девяти блокнотов:

Система планирования: Моя система планирования. Пошаговое руководство, чтобы все успевать – планирование в компании от «я» до «мы» / RegionSoft Developer Studio corporate blog / Habr

  • #2 — Входящее (To-Do)

Эту идею я взял из принципов GTD. В блокнот отправляются все появляющиеся задачи и идеи, которые я в конце дня раскидываю по остальным блокнотам.

Главный принцип — к концу дня этот блокнот должен оказаться пустым!

Система планирования: Моя система планирования. Пошаговое руководство, чтобы все успевать – планирование в компании от «я» до «мы» / RegionSoft Developer Studio corporate blog / Habr

  • #3 — Фундамент

Изначально идея с использованием этого блокнота у меня не пошла. Со временем я понял: чтобы правильно вести бизнес, определять свои цели и двигаться к их реализации, нужно хорошо разбираться в себе.

Система планирования: Моя система планирования. Пошаговое руководство, чтобы все успевать – планирование в компании от «я» до «мы» / RegionSoft Developer Studio corporate blog / Habr

В этом блокноте указаны моя миссия, ценности, сильные стороны, мой манифест и десять перемен в жизни, которые могут произойти вследствие прикладываемых усилий.

Я достаточно часто заглядываю в этот блокнот — он является моим маяком и ориентиром.

Система планирования: Моя система планирования. Пошаговое руководство, чтобы все успевать – планирование в компании от «я» до «мы» / RegionSoft Developer Studio corporate blog / Habr

Мой план дня состоит из нескольких частей:

Первое — три ключевых результата, которых я хочу добиться в течении дня. Над этими делами я работаю в первую очередь.
Второе — список остальных задач на день.
Третье — перечень обязательной ежедневной рутины, к которой относятся: чтение, занятие английским и словацким, тренировка с сыном и остальные вещи, которыми важно заниматься регулярно.


  • #5 — План недели

Планирование на неделю происходит с небольшими отличиями от ежедневного планирования.

Помимо трех ключевых результатов я также выделяю:

- Главный приоритет недели (задачи из этой группы выполняются каждый день).
- Топ-10 задач на неделю (к которым относятся самые приоритетные задачи для меня).
- Перечень остальных задач, к которым я перехожу в том случае, если выполнил все запланированное.

Система планирования: Моя система планирования. Пошаговое руководство, чтобы все успевать – планирование в компании от «я» до «мы» / RegionSoft Developer Studio corporate blog / Habr

  • #6 — Пятничный обзор

Пятничный обзор помогает мне объективно посмотреть, насколько я выполнил все запланированное и приблизился к достижению своих целей, а какие сферы стоит подтянуть.

Система планирования: Моя система планирования. Пошаговое руководство, чтобы все успевать – планирование в компании от «я» до «мы» / RegionSoft Developer Studio corporate blog / Habr

  • #7 — План месяца

План месяца идентичен планированию на неделю с той лишь разницей, что в нем нет разбивки на ключевые и неключевые задачи.

Система планирования: Моя система планирования. Пошаговое руководство, чтобы все успевать – планирование в компании от «я» до «мы» / RegionSoft Developer Studio corporate blog / Habr

30 дней — достаточно приличный промежуток времени, в рамках которого могут поменяться приоритеты и задачи. Поэтому я оставляю себе гибкость в работе с ежемесячными задачами.

План года полностью аналогичен ежемесячному планированию.

Система планирования: Моя система планирования. Пошаговое руководство, чтобы все успевать – планирование в компании от «я» до «мы» / RegionSoft Developer Studio corporate blog / Habr

В блокнот «Проекты» отправляются все задачи из блокнота «Входящее» и разносятся по важным для меня направлениям.

Дальше эти задачи отправляются в блокнот с ежемесячными целями, откуда распределяются на недельные и дневные задачи.

Система планирования: Моя система планирования. Пошаговое руководство, чтобы все успевать – планирование в компании от «я» до «мы» / RegionSoft Developer Studio corporate blog / Habr

Блокнот «Идеи» очень похож на папку «Когда-нибудь» из GTD.

В этот блокнот я переношу задачи и появившиеся идеи, к которым не планирую приступить в ближайшее время, но к которым обязательно вернусь в будущем.

Система планирования: Моя система планирования. Пошаговое руководство, чтобы все успевать – планирование в компании от «я» до «мы» / RegionSoft Developer Studio corporate blog / Habr

Этот блокнот нужно регулярно пересматривать и чистить (я это делаю каждую неделю), так как идеям свойственно терять актуальность 🙂

#2 — Мои принципы планирования и управления временем



Теперь немного расскажу о том, как я работаю с этой системой.

  • #1 — Ежедневно

Каждое утро я выделяю пять минут (помните 18 минут Питера Брегмана?) на планирование трех ключевых результатов дня, просмотр напоминалок со встречами и плана на неделю, а также составление перечня задач на день.

Такой способ позволяет мне фокусироваться на самых важных и приоритетных задачах, при этом не забывая о регулярной рутине, к которой относится спорт, чтение, английский, и т.п.

В конце дня я выделяю пять минут, чтобы быстро подвести итоги дня, оценить, что получилось и не получилось. Итоги дня я переношу в электронный ежедневник Day Onе.

  • #2 — Еженедельно

Раз в неделю я заполняю пятничный обзор, в котором подвожу итоги работы по нескольким направлениям.

Я отмечаю три направления, над которыми я хорошо поработал, и три направления, которые стоит подтянуть.

Также раз в неделю я подвожу итоги недели, объективно оцениваю свою работу, анализирую, почему не удалось выполнить запланированное и что можно сделать лучше.

Полученные выводы я переношу в свой электронный ежедневник Day One.

  • #3 — Ежемесячно

Ежемесячно я подвожу итоги своей работы:

- Уровень доходов и расходов.
- Выполнение маркетинговых целей.
- Достижение поставленных задач на месяц.
- Анализ эффективности сайта и публикаций

Также раз в месяц я полностью пересматриваю блокноты «Проекты» и «Идеи» и избавляюсь от неактуальных задач.

Раз в год я подвожу итоги года, пересматриваю блокнот «Фундамент» и описываю себе свой день через три года. Сколько себя помню, еще ни разу эта методика меня не подвела.

Чтобы вам было легче разобраться с моей системой планирования, я сделал пошаговое руководство в формате PDF, которое вы можете скачать и держать перед глазами. Надеюсь, оно поможет вам стать чуть эффективней!

Саморазвитие #Evernote #Инструменты #Планирование #Эффективность 

Система Orphus

Моя система планирования 2.0 или как все успевать


Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов


В прошлом году я написал для журнала Жить интересно статью на тему как подхожу к планированию. Судя по отклику и отзывам статья очень понравилась читателям, многие решили применить ее на практике.

С тех пор прошел год, и у меня произошла масса изменений.

Если на момент написания статьи я был занят всего в 2-ух проектах: управлением дистрибьюторской компании, в которой я был совладельцем и неспешным развитием проекта “Adwize”, то сегодня я занят:

  • Управлением компаниями Pipeline и Getleado
  • Проведением обучающих курсов по маркетингу
  • Консультированием и персональной работой с клиентами по всему миру

Кроме этого в моей повседневной жизни присутствуют занятия спортом, изучение польского языка, чтение книг и полезных блогов, совершенствование целевых навыков, а также тренировки своего старшего сына.

Рассказываю это не для того, чтобы похвастаться, а для того, чтобы объяснить почему моя старая система планирования перестала работать, и почему мне пришлось внести в нее изменения.

Итак, обо всем по порядку.

Основа системы планирования

Как и ранее, я продолжаю использовать для планирования модель Agile Results. Спустя несколько лет убедился, что эта система и ее принципы подходят мне больше всего.

Часто получаю вопросы, полностью ли я копирую систему?

Объясню свою позицию.

Я считаю, что универсальных систем планирования нет. Более того, каждый человек должен создавать удобную именно ему систему планирования. Чем больше она будет заточена конкретно под вас, тем эффективнее вы будете работать.

Поэтому из Agile Results я взял лишь часть техник, а именно:

  • Метод чистого листа каждый день. Принцип, при котором вы стираете все задачи и планируете новый день исключительно исходя из приоритетов нового дня
  • Метод 3 ключевых достижений, а также модель “Должен, Следует, Могу”. С помощью этой техники я разбиваю день на 3 блока, разбитых по приоритетности. Подробнее об этом я расскажу ниже
  • Ежедневные и еженедельные обзоры. Итоги дня, недели, месяца и года я подвожу в программе Day One — Bloom Built, LLC
  • Гармоничное развитие всех важных жизненных сфер

Кроме этого в мою обновленную систему планирования легли следующие техники:

Получается довольно интересный микс  😀 .


Ключевые инструменты системы планирования

По сравнению с прошлым годом инструменты моей системы планирования не поменялись, а только дополнились новым – стандартным календарем iCal.

Перечислю все инструменты еще раз:

  1. Evernote – основной инструмент для планирования. Подробнее о том как я использую Evernote можете прочитать здесь
  2. Day One – мой ежедневник в котором я подвожу итоги дня, недели, месяца и года
  3. Eggscellent  – инструмент, с помощью которого я применяю на практике технику Pomodoro.
  4. Wunderlist – его я использую в качестве напоминалок для задач с четкой датой завершения
  5. iCal – это стандартный календарь, в котором я разбиваю день на блоки, используя технику Zero Calendar

А теперь давайте покажу как работает моя система планирования на практике.

Как работает моя система планирования

Начнем с планирования в Evernote. Каждый элемент системы я буду сопровождать скриншотом и детальным пояснением. Если у вас останутся вопросы, не стесняйтесь и задавайте их в комментариях  😀 .

1 – Набор заметок в блокноте “Планирование” в Evernote

Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

На скриншоте показано как выглядит набор заметок в моем блокноте “Планирование”. Он состоит из следующих элементов:

  • 00_Входящее. На скриншоте этой вкладки нет, так как блокнот “Входящее” является отдельным блокнотом и состоит из своих заметок. Ниже я расскажу более подробнее об его структуре и предназначении.
  • 01_Фундамент
  • 02_План дня
  • 03_План недели
  • 04_План месяца
  • 05_План года
  • 06_Когда-нибудь
  • 07_Обратное планирование на 3 года
  • 08_Долгосрочные мечты и цели
  • 09_Идеи

Как видим, структура блокнотов достаточно отличается от традиционных Agile Results и GTD. Далее я расскажу о каждом из блокнотов в деталях.

00_Входящее

Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

Блокнот “Входящее” является отдельным элементом системы планирования со своей структурой заметок, поэтому он и не попал на первоначальный скриншот.

Он состоит из 3-ех заметок:

#1 – Входящее + To-Do

Эта заметка разбита на 3 части:

  • На завтра
  • На следующую неделю
  • На следующий месяц.

В течении дня я складирую в эту заметку поступающие задачи и мысли, а потом переношу их в одну из 3-ех частей либо в блокнот “Когда-нибудь” или “Идеи”.

Важный момент: в конце дня поле “На завтра” должно быть пустым. То есть, дела должны быть либо запланированы на следующий день, либо перенесены в соответствующий блокнот.

#2 – Смотреть

В эту заметку я сохраняю ссылки на понравившиеся мне видео, которые хочу посмотреть в ближайшем будущем. Знаю, что многие скажут: “А как же Pocket?” В Pocket я обычно сохраняю видео с телефона или планшета, а потом переношу их в Evernote.

Мне гораздо удобнее, когда вся информация находится в одном месте. Таким образом я всегда могу найти нужную информацию и перенести ее в план дня или недели.

#3 – Читать

Принцип аналогичный как и у заметки выше. Сюда я сохраняю все материалы из рассылок, социальных сетей и rss лент, которые хочу прочитать позже.

Кроме этого, в блокнот “Входящее” отправляются все важные письма, мысли и материалы, которые нужно разобрать или над которыми нужно подумать.

01_Фундамент

Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

Эта заметка – основа основ всего планирования. Она содержит мою миссию, ценности, сильные стороны и мой личный манифест.

Зная эти вещи, всегда легко направить себя на правильный путь или принять решение в сложной ситуации. Я очень часто возвращаюсь к этой заметке и вам рекомендую завести себе подобную.

02_План дня

Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

По сравнению с прошлым годом структура планирования на день существенно изменилась. Если раньше план дня состоял только из 3 частей:

  • 3 ключевых результатов – это 3 самые важные задачи, которые я обязательно должен выполнить в течении дня
  • Ритуалов и ежедневных действий – это ежедневные действия типа занятия спортом, чтения, изучения языка
  • Списка остальных задач

То сейчас список остальных задач разделился на 2 части:

  • Следует – сюда относятся все дела, которые следует выполнить после того, как выполнены 3 ключевых задачи
  • Могу – задачи, которые неплохо было бы выполнить, но работать над ними нужно в последнюю очередь

И, кроме этого, в планировщик дня я добавил еще несколько категорий.

#1 – Не забыть!

В эту категорию попадают задачи, о которых важно помнить в ближайшее время, но при этом я не могу присвоить им конкретный срок. Основная идея – держать все время такие задачи перед глазами

#2 – Жду обратную связь

Сюда я записываю от каких людей и по какому проекту я жду обратную связь. Таким образом, мне очень удобно контролировать развитие всех проектов.

#3 – Делегировано

Так как теперь у меня есть ряд сотрудников, в категорию “Делегировано” я отправляю задачи, которые им поставил. Если задачи привязаны к конкретной дате, то я дублирую их в Wunderlist и выставляю срок с напоминанием.Ниже вы можете увидеть как это выглядит на практике.

Что мне дает такая система планирования дня?

Кроме того, что я могу сфокусировать на важных результатах, я также вижу перед глазами ситуацию по различным проектам: от кого и какую обратную связь я ожидаю, кому и что я поручил, и о каких делах нужно не забыть в ближайшее время!

Таким образом, каждый день у меня перед глазами вся моя деятельность.

Важные нюансы

Знаю, что многих из читателей беспокоят вопросы: когда лучше планировать? Утром или вечером?

Раньше я выделял несколько минут в начале дня на планирование, но со временем осознал, что вечернее планирование гораздо эффективнее. Особенно, после того как начал использовать технику Zero Calendar (подробнее о ней я расскажу ниже).

Большой плюс вечернего планирования заключается в том, что утром ты просыпаешься и знаешь точно, что, когда и в какой последовательности стоит делать. Это значительно уменьшает риск отложить задачу на потом 🙂

Также я обязательно в конце дня подвожу его итоги, используя программу Day One. Как и раньше, она служит моим электронным дневником, где кроме выполненных задач я делаю небольшой анализ своей деятельности и выписываю свои эмоции о прошедшем дне.

В конце статьи я отдельно расскажу, зачем это нужно делать и какую пользу это приносит мне.

03_План недели

Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

План недели также немного видоизменился по сравнению с прошлым годом. Общий список задач также теперь разбит на категории “Следует” и “Могу”.

В остальном структура планирования на неделю полностью похожа на планирование дня, за исключением того, что в ней отсутствуют категории “Не забыть”, “Жду обратную связь” и “Делегировано”.

В системе планирования недели также остался “Приоритет недели” – это ключевой навык или задача над которой я хочу осознанно сфокусировать и работать над ней ежедневно.

Каждое воскресенье я подвожу итоги недели в Day One, переношу туда выполненные задачи и провожу небольшой анализ своей деятельности. Подробнее об этом я также расскажу в конце статьи.

04_План месяца

 

Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

План месяца полностью совпадает по структуре с планом недели. В нем есть такая же разбивка задач на категории “Должен, Следует и Могу”, а также присутствует основной приоритет месяца – задача или навык над которым я должен осознано и сфокусировано работать весь месяц.

Каждую неделю я пересматриваю эту заметку и отмечаю, какие задачи выполнены, а также беру часть невыполненных и переношу в план следующей недели.

05_План года

Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

Сразу хочу сказать, что к годовому планированию я отношусь очень гибко. Так как считаю, что год – это очень большой промежуток времени, в течении которого могут произойти события, влекущие за собой изменения приоритетов, целей и задач.

Поэтому, система планирования года включает в себя только приоритет года, 3 ключевых достижений (но и к ним нужно относиться гибко), а также список целей на год.

Этот список служит определенным вектором, который направляет мои цели и задачи в течении месяца, но не является догмой и списком задач, которые нужно выполнить любой ценой.

Новые заметки в блокноте планирования

06_Когда-нибудь

Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

Заметка “Когда-нибудь” состоит из идей или задач, к которым я бы хотел вернуться в рамках года. Например, сюда могут включаться путешествия, обучающие курсы, которые займут прилично времени, бизнес-проекты, к которым я хотел бы приступить в течении года.

Заметка разбита на 2 блока: “Ближайшее время” и “Позже”.

В блок “Ближайшее время” отправляются те задачи, который с высокой вероятностью могут попасть в план ближайших месяцев. В блоке “Позже” находятся задачи и идеи, к которым я вернусь в течении года.

Эту заметку я разбираю регулярно в последний день каждого месяца (для этого у меня стоит специальная регулярная напоминалка в Wunderlist) и смотрю, насколько актуальны в ней идеи.

Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

Если вижу, что какие-то идеи актуальны и я могу приступить к ним в течении следующего месяца, то переношу их в план месяца. Если вижу, что есть неактуальные идеи, то просто вычеркиваю их.

07_Обратное планирование

Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

Впервые о технике обратного планирования я узнал в книге Камерона Герольда Уходим в отрыв.

В книге Герольд давал полезное упражнение с помощью которого читатель должен был представить свою компанию через 3 года:

  • Какой у нее уровень оборота и дохода?
  • Какие продукты/услуги она продает?
  • С какими клиентами она работает?
  • Какой у нее офис?
  • Какая корпоративная культура царит внутри?
  • Какие инструменты маркетинга использует компания?
  • Какие  сотрудники работают в компании? Какой у них уровень профессионализма? Какой у них уровень дохода?

После того, как вы ответили на вопросы и в деталях нарисовали будущее своей компании, Герольд предлагал начать двигаться в конечном направлении и постоянно задавать себе вопрос: что нужно сделать, для того, чтобы достигнуть желаемого уровня?

После чего читателю предлагалось спланировать, какие результаты должны быть у него в предшествующих конечному видению годах. То есть, предлагалось пойти от обратного.

В конце 2011 года я попробовал адаптировать это упражнение на личную жизнь, в результате чего у меня родились следующие вопросы:

  • Где я хочу оказаться через 3 года? В какой стране, в каком окружении, в какой квартире я живу?
  • Как выглядит мой идеальный день? Чем я занимаюсь в течении дня? Над какими проектами работаю?  С какими клиентами сотрудничаю? Как провожу свободное время?
  • Сколько денег мне нужно для поддержания идеального стиля жизни?
  • Как этого достичь, считая шаги обратно?

Сделав такое обратное планирование в конце 2011 года я был приятно удивлен, когда в 2014 году оно полностью реализовалось. В 2013 году я сделал новое обратное планирование, в котором немного поменялись мои приоритеты, и уже к осени 2015 года смог воплотить в жизнь задуманное.

Для меня это упражнение работает очень эффективно, поэтому рекомендую попробовать его и вам.

Важный совет: если решите выполнить это упражнение, то поедьте в свое любимое место. Главный критерий – оно должно быть тихим и уютным. Отключите телефон и мессенджер, чтобы ничего не могло отвлечь вас, и сфокусируйтесь на упражнении. Только так, сможете создать максимально подробную картину будущего.

 

08_Долгосрочные цели и мечты

Скриншот этой заметки я не стал делать так как назначение у нее достаточно простое: выписывать цели, задачи и мечты, которые я хотел бы достичь в будущем, но по сроку они не попадают в годовое планирование.

Сюда относятся различные бизнес-проекты, страны и города для путешествий, а также различные желания, на которые сейчас нет времени.

Этот блокнот я регулярно пополняю появившимися желаниями, а перебираю его при годовом планировании. Те, задачи/мечты, которые могу реализовать в предстоящем году, переношу в планирование года, остальные оставляю хранится  😀

09_Идеи

Структура этой заметки также достаточно проста – сюда попадают все свежие идеи, которые приходят в голову в течении дня. Эту заметку я разбираю каждое воскресенье, подводя итоги недели.

Все идеи я раскидываю по соответствующим заметкам, иначе они просто забываются либо пропадает мотивация их выполнять 🙂

Поэтому, в конце недели эта заметка должна обязательно стать пустой!

Что я убрал из системы?

Если вы читали мою прошлогоднюю статью о системе планирования, то, наверняка, заметили, что в обновленной системе отсутствует ряд заметок, а именно:

  • Пятничный обзор
  • Проекты

От пятничного обзора я в итоге отказалася и стал подводить итоги недели по воскресеньям. Блок с проектами я перенес в ежедневное планирование. Управлять ими стало намного удобнее.

2 – Принципы планирования

 #1 – Zero Calendar и планирование блоками
Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

О технике Zero Calendar я впервые прочитал в блоге Брайана Харриса. С тех пор она стала незаменимым инструментом в моей системе планирования.

Основная идея техники заключается в том, что мы должны разделить свой день на различные важные для нас блоки (например, спорт, чтение, работа, почта, социальные сети, семья, и тп) и зарезервировать время для каждого их них. В идеале, наш день должен быть расписан от момента пробуждения до отхода ко сну.

Таким образом, мы можем осознанно спланировать и выделить время для всех значимых для нас проектов, а также для отвлечений (звонки, почта, социальные сети).

Мне эта техника помогла в разы увеличить свою продуктивность.

 #2 – Чистый лист

Метод чистого листа был взят из Agile Results. Его основная идея – планирование каждого нового дня с чистого листа. То есть, вы не тяните за собой накопившиеся хвосты с предыдущего дня, а планируете новый день заново.

Таким образом, вы сразу фокусируете себя на важных для завтрашнего дня делах, а не на зачищена хвостов.

#3 – Система напоминаний

Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

Система напоминаний нужна для того, чтобы не забыть о делах, привязанных к конкретной дате (например, платеж от клиента, встреча и тп), а также о регулярных делах, таких как разбор заметок из блокнота планирования (об этом я писал выше), оплата за квартиру и интернет, чистка подписного листа.

Все напоминания я веду в программе Wunderlist, которая синхронизирована с моим календарем. Поэтому, все напоминалки автоматически попадают в план конкретного дня.

3 – Подведение итогов

Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

Каждый день я использую приложение Day One для подведения итогов дня (выше на скриншоте можете увидеть интерфейс приложения).

Сюда я переношу выполненные задачи из Evernote, а также анализирую, что получилось и не получилось (а также почему не получилось) в течении дня. Кроме этого, выписываю свои эмоции, для того, чтобы не накапливать в себе любые негативные эмоции, находить их первоисточник и удалять его.

Каждое воскресенье по такому же принципу я подвожу итоги недели, отмечая их отдельным ярлыком, а в конце каждого месяца/года – их итоги.

Моя система планирования 2.0 или как все успевать, когда у вас много проектов

Зачем это делать?

Непосредственно об эмоциональной составляющей я рассказал выше. Теперь объясню, зачем я сохраняю выполненные задачи.

Дело в том, что я (уверен, что и вы с этим сталкивались 😀 ) периодически сталкиваюсь с чувством того, что мои цели находятся далеко и я никак не могу их достичь. Соотвественно, начинаю себя корить, что работаю недостаточно продуктивно.

Но проблема как раз в другом.

Чем больше вы делаете, чем больше целей достигаете, тем масштабнее становятся ваши цели!

Поэтому, дневник помогает отследить насколько эффективнее становитесь вы, сколько достижений уже у вас есть, и насколько вы движетесь вперед.

Эту идею хорошо передает мысль одного из моих самых любимых авторов Джеймса Алтучера:

Перестаньте сравнивать себя с другими! Сравнивайте себя с самим собой вчера, и ставьте себе цель каждый день стать на 1% лучше. Таким образом, через год вы станете в 3 эффективнее, чем сейчас.

Спустя 3 года такой осознанной и сфокусированной работы над собой, вы гарантировано попадете в топ-200 профессионалов в своей сфере. А этого уже вполне достаточно, чтобы прилично зарабатывать себе на жизнь.

На протяжении последних 5 лет я ей руководствуюсь и могу на своем опыте подтвердить – это правило работает!

Вместо вывода

Я знаю, что многих мучает вопрос: как правильно создать систему планирования?

Мой главный вывод – делайте ее удобной в первую очередь для вас!

Не смотрите ни на кого, берите лучшее из всех известных вам систем планирования и практик тайм-менеджмента, и адаптируйте их под себя.

Идеальных решений не существует!

И помните: важно не само планирование, а действия и результаты! Только действия ведут к достижению целей и реализации планов.

Успехов!

Система планирования на предприятии | Основы менеджмента


Достижение основной цели деятельности предприятия – удовлетворение потребностей общества в определенных видах продукции и услуг и получение необходимой для его развития прибыли, возможно, только на основе планирования, направленного на обеспечение комплексности, сбалансированности и взаимосвязи всех его элементов. На основе планов определяются пути повышения технического уровня и качества продукции и услуг, повышения технического и организационного уровня производства.

Цель планирования на предприятии – разработка и построение системы планов, направленных на удовлетворение спроса потребителей и получение достаточной и стабильной прибыли от результатов его хозяйственной деятельности в течение длительного времени.

Задачи системы планирования:

  • планово-расчетные: расчеты потребности в материальных, трудовых и финансовых ресурсах, расчеты производственных мощностей предприятия и его структурных подразделений.
  • информационно-справочные: формирование необходимой справочной и нормативной информации, плановой документации, их накопление и хранение.
  • функциональные: подготовка и разработка плановых документов, решение кадровых вопросов, обработка данных, оптимизация плановых решений.

Содержание планирования определяется возможным объемом продажи изготавливаемой предприятием продукции и выполняемых услуг. Поэтому планирование и прогнозирование деятельности предприятия ведется на основе маркетинговых исследований рынка сбыта, рынков сырья, материалов и комплектующих изделий. Основу планов составляют договоры, заключаемые с потребителями продукции, в том числе, и с государственными органами.

Планирование – это сложный многостадийный процесс, основанный на определенной методологии, т.е. системе требований, принципов и методов. При разработке планов выделяют стадии планирования:

  1. Прогнозирование – это долгосрочное стратегическое планирование, на стадии которого в соответствии с миссией и главной целью предприятия устанавливаются стратегические цели и задачи по функциональным направлениям деятельности предприятия, определяются альтернативные варианты его экономического и соц. развития на 5-10 лет. Миссия отражает стратегию и тактику деятельности предприятия, содержит определение общей цели деятельности предприятия, оценку роли и значимости продукции (или услуг) предприятия для потребителей в настоящее время и в перспективе.
  2. Перспективное, т.е. среднесрочное стратегическое планирование, – разрабатываются направления технического, организационного, экономического и социального развития предприятия и устанавливаются основные технико-экономические показатели на период от 2 до 5 лет.
  3. Текущее планирование, – выполняются плановые расчеты и устанавливаются технико-экономические показатели, на основе которых разрабатываются планы производственно-хозяйственной, социальной и финансовой деятельности предприятия на предстоящий год; разрабатывается система норм и нормативов, ведется расчет и устанавливаются плановые технико-экономические показатели.
  4. Оперативное планирование разрабатываются производственные программы предприятию и его подразделениям на более короткие периоды времени (квартал, месяц, сутки, смену).

Многогранность производственно-хозяйственной деятельности и сложность структуры предприятия обусловливают необходимость взаимосвязи показателей планов и деление всей плановой работы по объекту планирования, характеру задач и способам их решения на технико-экономическое (ТЭП) и оперативно-производственное планирование (ОПП).

Взаимосвязь проявляется в преемственности показателей разделов планов-прогнозов, перспективных, текущих и оперативных планов. На уровне стратегического планирования определяются средства, обеспечивающие приближение предприятия к стратегическим целям в процессе его долговременного развития. На уровне тактического планирования определяются средства достижения тактических целей предприятия в рамках периода, на который разрабатывается план. К объектам ТЭП относятся: номенклатура и объем реализации и производства продукции, её себестоимость, производительность труда, затраты производства на единицу продукции, рентабельность продукции и др. К объектам ОПП относятся: номенклатура продукции в натуральных, трудовых и денежных единицах, календарные сроки выпуска готовой продукции предприятием, объем НЗП, величины заделов и др.

Задачи ТЭП:

  1. определение основных направлений развития;
  2. определение объемов продаж;
  3. расчет и определение объемов производства;
  4. расчет и определение экономических показателей работы предприятия и его подразделений;
  5. расчет потребности в трудовых, материальных и финансовых ресурсах;
  6. подведение итогов и анализ результатов деятельности.

Задачи ОПП:

  1. конкретизация по срокам плана производства и сбыта продукции;
  2. разработка оперативно-производственных планов и заданий подразделениям основного производства предприятия;
  3. разработка календарных планов-графиков запуска-выпуска изделий, обеспечение ритмичной работы предприятия, непрерывности производственного процесса, полной и равномерной загрузки оборудования.

Методологическую основу, определяющую требования к построению планов, составляют: принципы, методы, объекты, задачи и временные сроки планирования. К основным принципам планирования на предприятии относятся:

Комплексность – взаимосвязь всех элементов системы, в т.ч. основного, вспомогательного и обслуживающих производств, функциональных служб на всех уровня управления.

Непрерывность – сопряженность плановых показателей на различных стадиях планирования (координация прогнозирования с перспективным и текущим планированием) и по уровням иерархии и функциональным направлениям деятельности предприятия.

Адаптивность – возможность оперативного корректирования плана в связи с изменением конъюнктуры рынка, требований к качеству продукции, повышением технического оснащения.

Обоснованность – в основе планирования информация о:

  1. требованиях потребителей к техническому уровню и качеству продукции;
  2. ценах на продукцию;
  3. возможных объемов поставок сырья, материалов;
  4. наличии нормативной базы, дающей расчет потребности в оборудовании, персонале, материальных ресурсах, потребности в финансовых ресурсах.

Оптимальность – наиболее целесообразное использование производственных ресурсов (трудовых, материальных, финансовых) путем обоснования наилучшего варианта плана деятельности с точки зрения принятого критерия (максимум прибыли, минимум издержек производства). Задача решается экономико-математическими методами, в т. ч. методами линейного программирования.

Индикативность (рекомендательность) государственного планирования. Представляет систему мер госрегулирования экономического развития посредством улучшения и систематизации информации для предпринимателей о системе показателей экономической деятельности государства, деловой конъюнктуре, предполагаемых госинвестициях, расходах госбюджета.

Методы планирования представляют совокупность способов и приемов разработки планов производственно-хозяйственной деятельности предприятия. К ним относятся: балансовый, нормативный, программно-целевой, пофакторный, экономико-математический.

Балансовый метод – выявление и обеспечение пропорций между факторами производства и развитием всех взаимосвязанных структурных элементов. Балансовый метод обеспечивает:

  1. единство планирования на всех уровнях управления;
  2. координацию, согласование и увязку различных разделов и показателей плана;
  3. выявление и устранение «узких мест» и диспропорций, вскрытие резервов в развитии отдельных производств и их использование в решении плановых задач;
  4. установление необходимых пропорций и темпов развития различных подразделений и служб.

Нормативный метод – определение и использование системы норм и нормативов, учитывающих мероприятия по повышению технического и организационного уровня производства, по использованию сырья и материалов, повышению производительности труда.

Программно-целевой метод – формирование системы плановых решений и показателей для достижения конкретных целей при решении крупных проблем в области научно-технического и социально-экономического развития предприятия, отрасли, всего народного хозяйства.

Факторный метод – количественная оценка роли отдельных факторов в динамике изменений обобщающих показателей, направленный на повышение эффективности производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

Экономико-математические методы – использование экономико-математических моделей и вычислительной техники, обеспечивает многовариантность плана и выбор наиболее целесообразного.

В процессе планирования указанные методы используются в их взаимосвязи. Например, разработка материальных балансов основана на использовании системы норм и нормативов расхода материалов; программно-целевой метод тесно связан с нормативным методом, дающим возможность количественного обоснования целей, и с балансовым методом, обеспечивающим определение необходимых ресурсов для реализации цели планирования.

Система планирования на предприятии (Одинцова Л.А. ) / Российское предпринимательство № 3 /2002 — Издательство «Креативная экономика»


Достижение основной цели деятельности предприятия – удовлетворение потребностей общества в определенных видах продукции и услуг и получение необходимой для его развития прибыли возможно только на основе планирования, направленного на обеспечение комплексности, сбалансированности и взаимосвязи всех его элементов. На основе планов определяются пути повышения технического уровня и качества изготавливаемой продукции и выполняемых услуг, повышения технического и организационного уровня производства. В рыночных условиях предприятия самостоятельно осуществляют планирование и прогнозирование своей деятельности. При этом принципиально меняются цель, задачи и содержание планирования на предприятии.

Цель планирования на предприятии – разработка и построение системы планов предприятия, направленных на удовлетворение спроса потребителей и получение достаточной и стабильной прибыли от результатов его хозяйственной деятельности в течение длительного времени.

Задачи системы планирования деятельности предприятия подразделяются на планово-расчетные, информационно-справочные и функциональные.

К планово-расчетным задачам относятся: расчеты потребности в материальных, трудовых и финансовых ресурсах, расчеты производственных мощностей предприятия и его структурных подразделений.

К информационно-справочным задачам относятся: формирование необходимой справочной и нормативной информации, плановой документации, их накопление и хранение.

К функциональным задачам относятся: подготовка и разработка плановых документов, решение кадровых вопросов, обработка данных, оптимизация плановых решений.

Содержание планирования определяется возможным объемом продажи изготавливаемой предприятием продукции и выполняемых услуг. Поэтому планирование и прогнозирование деятельности предприятия ведется на основе маркетинговых исследований рынка сбыта, рынков сырья, материалов и комплектующих изделий. Основу планов составляют договоры, заключаемые с потребителями продукции, в том числе, и с государственными органами.

Государственное планирование в условиях рыночной экономики направлено на определение стратегических целей совершенствования структуры и пропорций общественного производства, определение первоочередных задач в области экономического и социального развития общества. К таким задачам относятся прогнозы и планы государства в области научно-технической, инвестиционной, финансово-кредитной, налоговой и социальной политики. При этом в качестве экономических регуляторов используются ставки налогов, проценты за кредит, нормы амортизационных отчислений, отчисления социального налога, минимальный уровень заработной платы и другие.

 

Планирование - это сложный многостадийный процесс, основанный на определенной методологии, т.е. системе требований, принципов и методов.  Многостадийность планирования выражается в разработке планов на различные временные периоды, в соответствии с которыми для достижения основной цели деятельности предприятия выделяют стадии прогнозирования (5-10 лет), перспективного (2-5 лет), текущего (1 год) и оперативного(до 1 года) планирования. Схема реализации целевой функции деятельности предприятия в системе планирования представлена на рис.1.

Прогнозирование – это долгосрочное стратегическое планирование, на стадии которого в соответствии с миссией и главной целью предприятия устанавливаются стратегические цели и задачи по функциональным направлениям деятельности предприятия, определяются альтернативные варианты его экономического и социального развития на 5-10 лет. Формулировка миссии отражает стратегию и тактику деятельности предприятия, содержит определение общей цели деятельности предприятия, оценку роли и значимости продукции (или услуг) предприятия для потребителей в настоящее время и в перспективе. При формулировании миссии должна быть четко обозначена область деятельности предприятия и определен потребитель его продукции.

На стадии перспективного, т.е. среднесрочного стратегического планирования, разрабатываются направления технического, организационного, экономического и социального развития предприятия и устанавливаются основные технико-экономические показатели на период от 2 до 5 лет.

На стадии текущего планирования выполняются плановые расчеты и устанавливаются технико-экономические показатели, на основе которых разрабатываются планы производственно-хозяйственной, социальной и финансовой деятельности предприятия на предстоящий год; разрабатывается система норм и нормативов, ведется расчет и устанавливаются плановые технико-экономические показатели.

На стадии оперативного планирования разрабатываются производственные программы предприятию и его подразделениям на более короткие периоды времени (квартал, месяц, сутки, смену).

Многогранность производственно-хозяйственной деятельности и сложность структуры предприятия обусловливают необходимость взаимосвязи показателей планов и деление всей плановой работы по объекту планирования, характеру задач и способам их решения на технико-экономическое и оперативно-производственное планирование. Классификация планов и их взаимосвязь представлена на рис.2.

Взаимосвязь проявляется в преемственности показателей разделов планов-прогнозов, перспективных, текущих и оперативных планов. На уровне стратегического планирования определяются средства, обеспечивающие приближение предприятия к стратегическим целям в процессе его долговременного развития. На уровне тактического планирования определяются средства достижения тактических целей предприятия в рамках периода, на который разрабатывается план (год, квартал, месяц).

К объектам технико-экономического планирования (ТЭП) относятся: номенклатура и объем реализации и производства продукции, себестоимость продукции, производительность труда, затраты производства на единицу продукции, рентабельность продукции и др. К объектам оперативно-производственного планирования (ОПП) относятся: номенклатура продукции в натуральных, трудовых и денежных единицах, календарные сроки выпуска готовой продукции предприятием и его подразделениями, объем незавершенного производства, величины заделов и др.

ТЭП осуществляет перспективное и текущее планирование производства без дифференциации его по календарным срокам. ОПП распределяет перспективные задания по исполнителям (цехам, участкам, рабочим местам) на короткие отрезки времени (по кварталам, месяцам, декадам, пятидневкам, суткам, сменам и нередко по часовому графику).

О задачах ТЭП и ОПП поговорим в следующий раз.

6.2. Система планирования в организации


В
зависимости от степени неопределенности
плановой деятельности системы планирования
можно поделить на два типа. Первый
относится к организациям, которые
действуют в полностью предсказуемой
среде и не имеют недостатка информации.
Этот тип систем планирования называют
детерминированными системами.

На
практике же каждая организация,
осуществляя общее планирование своей
деятельности, сталкивается с иной
ситуацией - неопределенностью воздействия
факторов внешней и внутренней среды.
Варианты вероятностных систем планирования
заключаются следующем.

  1. Планирование,
    основанное на системе жестких
    обязательств
    .
    Такое планирование подходит для
    ситуаций, в которых существует высокая
    степень уверенности в исходе событий.

  2. Планирование
    под личную ответственность
    .
    Это планирование приемлемо для
    противоположной первому типу ситуации
    – ситуации полной неопределенности.
    Такой вид планирования в меньшей
    степени характерен для устойчивых,
    стабильных организаций.

  3. Планирование,
    приспособленное к случайным
    обстоятельствам
    .
    Этот вид планирования является
    промежуточным между первыми двумя: с
    одной стороны, он сталкивается с
    постоянной неопределенностью в
    деятельности организации, а с другой
    стороны, учитывает возможные варианты
    действий в неопределенной среде и тем
    самым увеличивает предсказуемость.

Существует несколько
признаков, по которым можно классифицировать
планирование.

С точки зрения
обязательности плановых заданий:

директивное
планирование

- процесс принятия решений, имеющих
обязательный характер для объектов
планирования, т.е. предусматривает
беспрекословное осуществление принятых
решений;

индикативное
планирование -
процесс
принятия решений, не имеющих обязательный
характер для объектов планирования,
т.е. носит рекомендательный характер.

В зависимости
от того, ориентированы ли основные идеи
планирования в прошлое, настоящее или
будущее:

реактивное
планирование

(в основе лежит возврат к прошлому).
Представители реактивного планирования
свои идеалы находят в прошлом. Они
отрицают все достижения сегодняшнего
дня и с этой точки зрения негативно
относятся к технике и современному
технологическому обществу. Основной
метод реактивного планирования – это
генетический подход. То есть всякая
проблема исследуется с точки зрения ее
возникновения и прошлого развития.
Найти в прошлом причину проблемы,
подавить ее или сдержать – и проблема
исчезнет.

инактивное
планирование

основано на инертности и неизменности.
При инактивном планировании не считается
нужным возвращаться в прошлое и вместе
с тем стремиться к движению вперед. Этот
тип планирования воспринимает существующие
условия как достаточно хорошие, по
крайней мере, как приемлемые. Удовлетворение
настоящим – отличительная черта
инактивизма. Для него также характерно
представление о том, что равновесие в
положении экономической организации
достигается естественным путем,
автоматически. А значит, главным принципом
планирования должно быть правило:
«Планировать минимум необходимого,
чтобы не изменить естественного хода
вещей». Руководители–инактивисты,
таким образом, не стремятся к каким-либо
серьезным изменениям в деятельности
своей организации.

преактивное
планирование

предусматривает упреждение. Преактивное
планирование ориентировано, в основном,
на будущие изменения. В противовес
инактивистам, проактивисты стремятся
ускорить изменения, побыстрее приблизить
будущее. Особенно важной у преактивистов
считается возможность угадать вероятные
направления изменений и оседлать их
«первую волну», для того чтобы достичь
своих целей; причем эти цели обычно
связывают не только и не столько с
увеличением прибыльности, сколько с
выживанием и ростом организации.

интерактивное
планирование.

Интерактивное планирование обладает
сразу двумя основными чертами:

  • основано
    на принципе участия и максимально
    мобилизует творческие способности
    участников процесса планирования;

  • предполагает,
    что будущее подвластно контролю и в
    значительной мере является продуктом
    созидательных действий участников
    процесса планирования. Цель интерактивного
    планирования – проектирование будущего.

По сроку, на
который составляется план:

долгосрочное
(перспективное) планирование.

Охватывает период более 5 лет и призвано
достигать долгосрочные цели развития
предприятия;

среднесрочное
планирование.

Осуществляется на период от 1 года до 5
лет;

краткосрочное
(текущее) планирование.

Охватывает период до 1 года, включая
полугодовое, квартальное, ежемесячное,
недельное и суточное планирование.

По содержанию
плановых решений:

стратегическое
планирование
ориентировано
на долгосрочную перспективу и нацелено
на поиск новых возможностей для
организации, исходя из стратегических
целей её развития;

тактическое
планирование -
процесс
создания предпосылок для реализации
возможностей организации, т.е. должно
обеспечивать осуществление целей
стратегического планирования;

оперативно-календарное
планирование

направлено на конкретизацию показателей
тактического планирования с целью
организации повседневной планомерной
и ритмичной работы;

бизнес-планирование
- процесс планирования, связанный с
объективной оценкой целесообразности
внедрения того или иного программного,
проектного или инвестиционного
мероприятия.

По степени охвата:

общее
планирование

охватывает все аспекты решаемой проблемы;

частичное
планирование

охватывает лишь определённые области
и параметры решаемой проблемы.

По объектам
планирования:

целевое
планирование

относится к определению стратегических
и тактических целей развития;

планирование
средств

относится к определению средств
достижения поставленных стратегических
и тактических целей развития;

программное
планирование

относится к разработке и реализации
конкретных программ и проектов;

планирование
действий

относится к разработке и реализации
отдельных мероприятий.

По сферам
планирования:

планирование
продаж
-
непрерывный процесс, начинающийся в
момент зарождения идеи нового товара
и заканчивающийся изъятием его из
производства;

планирование
производства

предполагает планирование объёмов
производства продукции;

планирование
персонала
включает
в себя планирование потребности в
персонале, необходимого для выполнения
плана производства, а также планирование
производительности труда и заработной
платы;

другие виды
планирования.

По глубине
планирования:

агрегированное
планирование

- планирование ограниченное заданными
контурами;

детальное
планирование
,
которое требует подробные расчёты и
описание планируемого процесса или
объекта.

По координации
частных планов во времени:

последовательное
планирование

предполагает, что процесс разработки
программ, проектов и мероприятий
представляет собой один долгий,
согласованный, состоящий из нескольких
последовательных этапов процесс;

одновременное
планирование

предполагает, что параметры всех
программ, проектов и мероприятий
определяются одновременно в одном
единственном этапе планирования.

По учёту изменения
данных:

жёсткое
планирование

- планирование, не позволяющее вносить
корректировки и изменения;

гибкое
планирование -
планирование,
позволяющее вносить корректировки и
изменения.

По очерёдности
во времени:

упорядоченное
(текущее) планирование

предполагает, что по завершении одного
плана разрабатывается другой, т.е.
происходит непрерывное планирование
развития организации;

скользящее
планирование

предполагает, что по истечении
определённого срока план продлевается
на следующий запланированный период;

внеочередное
(эвентуальное) планирование
,
которое осуществляется по мере
необходимости.

В практической
деятельности предприятие использует
различные виды планирования, а чаще
всего их комбинацию.

На выбор формы
планирования развития организации
влияют множество факторов, среди которых
можно выделить три наиболее важные:

  1. факторы,
    связанные со спецификой деятельности
    организации
    .
    Примером подобных факторов может
    служить уровень механизации и
    автоматизации производства и управления
    организацией, географическое расположение
    организации, стадия жизненного цикла
    на которой находится организация,
    концентрация капитала и т.д.;

  2. факторы
    внешней среды
    .
    Данная группа факторов подразделяется
    на группу прямого и косвенного
    воздействия. Группа прямого воздействия
    включает влияние поставщиков, потребителей
    и конкурентов, а группа косвенного
    воздействия – экономика, политика,
    уровень научно-технического прогресса,
    социальная культура общества. Следует
    отметить, что внешняя среда носит
    «турбулентный» характер, то есть имеет
    свойство достаточно часто изменяться;

  3. факторы,
    обусловленные спецификой процесса
    планирования
    .
    К подобным факторам (правильнее было
    бы назвать их критериями) можно отнести
    полноту планирования, детализацию
    планирования, точность планирования,
    эластичность и гибкость планирования,
    экономичность планирования, полезность
    планирования.

12.3. Система планов предприятия


Планирование
— это процесс превращения целей
предприятия в прогнозы и планы, процесс
определения приоритетов, средств и
методов их достижения.

План
— это количественное выражение целей
и разработка путей их достижения. Другими
словами, это результат планирования,
мотивированная модель действий,
созданная на основе конъюнктурного
прогноза экономической среды и
поставленной цели.

План
предприятия

(фирмы, компании) — это заблаговременно
разработанная система мероприятий,
что предусматривает цели, содержание,
сбалансированное взаимодействие
ресурсов,
объем, методы, последовательность и
сроки выполнения работ для производства
и
реализации продукции или предоставления
услуг. План дает возможность предприятию
оценить, насколько реальное достижение
поставленных целей, что
помогает, а что мешает их достижению.

Система
планирования согласно с теорией систем
может рассматриваться из двух
точек зрения. Если элементами системы
считаются субъекты планирования
(руководители
и разработчики планов) и процессы
обработки информации, то система
планирования является целеориентированной
множественной совокупностью субъектов
планирования
или целеориентированной
множественной совокупностью процессов
планирования,
между которыми существуют специфические
взаимосвязи.

Если
элементами системы рассматривать
результаты планирования, то есть
информацию,
которая содержится в планах, то система
планирования интерпретируется как
целеориентированная
множественная совокупность планов,
между которыми существуют специфические
взаимосвязи.

Оба
подхода не противоречат друг другу,
поскольку планы образуют информационную
составляющую любой системы планирования.

В
практике планирования можно выделить
три направления планирования:
прогрессивное,
ретроградное и круговое.

Прогрессивное
планирование

(способ "снизу-вверх"). Планирование
осуществляется от низших уровней
предприятия к более высоким.

Ретроградный
метод

("сверху - вниз"). В этом случае
процесс планирования осуществляется,
выходя из планирования предприятия
путем детализации его показателей
сверху вниз по иерархии. При этом
структурные подразделения
должны превращать планы, что к ним
поступают, в планы своих подразделов.

Круговой
метод

("встречное планирование"). Он
являет собой синтез выше
рассмотренных методов. Круговой метод
предусматривает разработку планов в
два
этапа. На первом этапе ("сверху
- вниз")
разрабатывается текущее планирование
за основными целями. На втором этапе
("снизу-вверх") разрабатывается
конечный
план на основе детализированных планов.
При этом в планы включаются самые
позитивные решения.

Процесс
планирования как целесообразная
деятельность людей имеет свою технологию,
которая являет собой последовательность
работ, которые выполняются при составлении
планов.

Процесс планирования
состоит из таких этапов:

Определение
целей планирования
.
Они являются решающими факторами при
выборе
формы и методов планирования.

Анализ
проблемы

— определяется исходная ситуация на
момент составления плана
и формируется конечная ситуация.

Поиск
альтернатив
.
На этом этапе среди возможных путей
решения проблемной
ситуации избирается наилучший, и
разрабатываются необходимые
действия.

Прогнозирование
- формируется представление о развитии
ситуации, которая планируется.

Оценка
- проводятся оптимальные расчеты для
выбора наилучшей альтернативы.

Принятие
планового решения

— избирается и оформляется единственное
плановое
решение.

Вспомогательными
средствами, которые обеспечивают процесс
планирования, есть средства, которые
дают возможность автоматизировать
технологический процесс разработки
плановых решений. Сюда входит техническое,
информационное, программное, организационное
и
лингвистическое обеспечение. Комплексное
использование этих инструментов
помогает создать автоматизированную
систему плановых расчетов (АСПР).

Построение системы
планирования должно отвечать целому
ряду принципов, основными из них являются:

Принцип
единства
,
который заключается в том, что планирование
должно иметь системный
характер, то есть, значит, существование
совокупности элементов планирование,
их взаимосвязь, наличие единственного
направления их развития, ориентированного
на общие цели. Элементами планирования
на предприятии являются отдельные
подразделы, которые входят к нему, и
отдельные составляющие процесса
планирования. Планы
и процессы планирования должны быть
содержательно связанными. Смысловая
ориентация достигается соответствием
системы планирования ориентационной
структуре
предприятия. Взаимосвязь между
подразделами осуществляется на
основе координации на горизонтальном
уровне, то есть на уровне функциональных
подразделов (производственного отдела,
отдела маркетинга и тому подобное).
Единственное
направление плановой деятельности,
общие цели всех элементов предприятия
становятся
возможными в рамках вертикального
единства всех подразделов (например,
предприятие — цех — бригада) и их
интеграции.

Координация
плановой деятельности отдельных
функциональных подразделов выражается
в том, что планирования ни одной части
предприятия нельзя осуществлять
эффективно, если оно не будет связано
с плановой деятельностью
его отдельных единиц. Кроме того,
изменения в планах одного из подразделов
должны быть отображены и в планах других
подразделов.

Интеграция
плановой деятельности выражается в
том, что:

  1. Каждая
    из подсистем планирования действует,
    выходя из общей стратегии предприятия
    или фирмы, отдельный план — это часть
    плана высшего
    подраздела и предприятия в целом.

  2. Все
    планы — это не просто совокупность,
    набор документов, а их взаимосвязанная
    и согласованная система.

Согласование
планов может осуществляться последовательно
или параллельно (синхронно). Необходимость
согласованности планов всех уровней
управления во всех
структурных подразделениях предприятия
предопределяет последовательный
характер
согласования. На больших предприятиях
со сложной организационной структурой
процесс планирования осуществляется,
комбинировано "сверху - вниз" и
"снизу-вверх" в соответствии с так
называемым принципом встречного потока.
Процедура планирования в таком случае
предусматривает многошаговый процесс
согласований на нескольких уровнях
управления.

Принцип
участия тесно связан с принципом единства
и заключается в том,
что каждый работник предприятия
становится участником плановой
деятельности, независимо от должности
и от выполняемых функций. То есть в
процессе планирования
должны принимать участие все те, кого
оно непосредственно касается.
При этом каждый из участников планирования
получает более глубокое понимание
целей предприятия, он получает более
обширную и более объективную информацию
о предприятии, о разных сторонах его
жизни. Личное участие работников
предприятия, в том числе и рядовых,
приводит до того,
что планы предприятия становятся их
личными планами. Применение принципа
участия способствует потому, что
работники, занимаясь планированием,
развивают себя как личность, в каждого
из них появляются новые
мотивы к эффективному труду, а предприятие
получает дополнительные ресурсы для
решения своих будущих заданий.

Принцип
непрерывности

предусматривает осуществление процесса
планирования на
предприятии в пределах установленного
цикла и так, чтобы разработанные планы
непрерывно переходили на смену друг
другу.

Процесс планирования
должен быть непрерывным, исходя из
важных предпосылок:

  • неопределенность
    внешней среды и наличия непредвиденных
    изменений, которые делают необходимым
    постоянную коррекцию планов предприятия
    относительно изменений внешних условий
    и соответствующее их исправление и
    уточнение;

  • изменяются
    не только фактические предпосылки, но
    и представления предприятия о своих
    внутренних ценностях и возможностях.
    Если предприятие не будет учитывать
    таких изменений, запланированный и
    полученный результат может быть никому
    не нужным.

Принцип
гибкости

взаимосвязан с принципом непрерывности
и заключается в том, что план и процесс
планирования могут изменять свое
направление в связи с возникновением
непредвиденных ситуаций. Для осуществления
принципа гибкости планы должны
складываться так, чтобы у них можно было
вносить изменения, связывая их с
изменением внутренних и внешних условий
деятельности. Достижению гибкости
планирования способствует разработка
альтернативных планов.

Любой план должен
быть составлен с высоким уровнем
точности, то есть планы должны быть
конкретизированы и детализированы,
учитывать внешние и внутренние условия
деятельности предприятия.

Для
эффективного функционирования системы
планирования на предприятии нужно
создать определенные предпосылки:
организационные, информационные и
кадровые. Организационная структура
предприятия должна быть адекватной
системе планирования с тем, чтобы органы
управления и организационные единицы,
которые образуют соответственно
организационную и плановую пирамиды,
перекрывали друг друга. Процедуры
планирования должны быть спланированы,
учитывая их организационное обеспечение.
Кроме того, построение системы планирования
на отечественных предприятиях происходит
при условиях переходного периода, когда
предыдущие системы почти разрушены, а
новые нуждаются в становлении.

К основным
проблемам построения эффективной
системы планирования на предприятии
принадлежат:

  1. ориентация
    на краткосрочные результаты деятельности,
    неразвитость стратегического управления,
    отсутствие систематического контроля
    за соответствием результатов текущей
    деятельности предприятия его
    стратегическим целям;

  2. фрагментарность
    и отсутствие комплексности текущих
    планов, снижение уровня координации в
    системе;

  3. практически полное
    отсутствие работы на рынке, не
    разработанность методически-аналитической
    базы для анализа рынка;

  4. неразвитость
    корпоративного управления, разногласия
    в интересах владельцев, управленческого
    персонала и коллектива.

Планирование — Википедия


Материал из Википедии — свободной энциклопедии

Плани́рование — оптимальное распределение ресурсов для достижения поставленных целей, деятельность (совокупность процессов), связанная с постановкой целей (задач) и действий в будущем. С точки зрения математики, планирование — это функция, одним из аргументов которой является время.

Согласно «Webster’s New Collegiate Dictionary» планирование — это разработка метода для создания или выполнения чего-либо для достижения цели. Таким образом планирование является ежедневной, почти бессознательной деятельностью для всех[1]. Планирование представляет собой ориентированный на будущее, осуществляемый на основе систематической подготовки регулярно повторяющийся процесс переработки информации и принятия решений, который проводится как на уровне системы (предприятия) в целом, так и ее отдельных элементов (структурных подразделений, функциональных подсистем, отдельных работников). Результатом планирования является план или система планов[2][3].

Планирование в самом общем виде подразумевает выполнение следующих этапов:

  • Постановка целей и задач
  • Составление программы действий (проектирования)
  • Вариантное составление программы (вариантное проектирование)
  • Выявление необходимых ресурсов и их источников
  • Определение непосредственных исполнителей и доведение планов до них
  • Фиксация результатов планирования в материальном виде, например, в виде проекта, модели, плана, карты боевых действий, приказа в письменной форме и т. п.

Планирование — оптимальное распределение ресурсов для достижения поставленной цели. Играет важную роль в жизни любой организации (предприятия) с участием людей.

  1. ↑ Handbook of budgeting / ed. by William R. Lalli. — 6th ed. — Hoboken, New Jersey: John Wiley & Sons, Inc., 2012 — P.41 — 846p.— ISBN 978-0-470-92045-9
  2. ↑ Шкурко В.Е. Бизнес-планирование в предпринимательской деятельности: [учеб. пособие]/В.Е. Шкурко, Н.Ю. Никитина - Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2016 - 172с.- c.9—10, 12—16, 18—19, 60—62 — ISBN 978-5-7996-1803-2
  3. ↑ Стрекалова Н.Д. Бизнес-планирование: учебное пособие — СПб.: Питер, 2012, — 352с. — с.10, 64—65 — ISBN 978-5-459-01065-7

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *