Ассистент руководителя должностные обязанности: Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора

Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора

Должностные обязанности ассистента (помощника) генерального директора – это, прежде всего, помощь первому лицу компании. Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора может включать и специфические требования (например, знание двух иностранных языков) и обязанности. В любом случае, образец должностной инструкции ассистента (помощника) генерального директора поможет вам в составлении кадрового документа.

Скачать в .doc

К списку должностных инструкций

 

 

Должностная инструкция ассистента генерального директора

(Должностная инструкция помощника генерального директора)

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Фамилия И.О. ________________

«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Ассистент (помощник) генерального директора относится к категории специалистов.

1.2. Ассистент (помощник) генерального директора назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.

1.3. Ассистент (помощник) генерального директора подчиняется непосредственно генеральному директору компании.

1.4. На время отсутствия ассистента (помощника) генерального директора его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

1.5. На должность ассистента (помощника) генерального директора назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее или неполное высшее, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.

1.6. Ассистент (помощник) генерального директора руководствуется в своей деятельности:

— законодательными актами РФ;

— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

— приказами и распоряжениями руководства;

— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности ассистента (помощника) генерального директора

Ассистент (помощник) генерального директора выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Планирует рабочий день генерального директора (встречи, звонки, прием, пр.).

2.2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности генерального директора (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)

2.3. Сопровождает генерального директора на встречах, в поездках, пр.

2.4. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.

2.5. По поручению генерального директора согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.

2.6. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых генеральному директору, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.

2.7. Ведет делопроизводство, получает поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, принимает документы и личные заявления на подпись генерального директора, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.

2.8. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.

2.9. По поручению генерального директора составляет письма, запросы, другие документы.

2.10. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.11. Выполняет отдельные служебные поручения генерального директора.

3. Права ассистента (помощника) генерального директора

Ассистент (помощник) генерального директора имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.

3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.

3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность ассистента (помощника) генерального директора

Ассистент (помощник) генерального директора несет ответственность:

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

К списку должностных инструкций

 

«Каковы обязанности помощника руководителя?» – Яндекс.Кью

70 книг, которые Герман Греф рекомендует своим топ-менеджерам.

1. Стивен Кови, «Семь навыков высокоэффективных людей», 2009 год

Книгу называют супербестселлером № 1 для тех, кто хочет личного роста. Из неё вы узнаете о том, как определить свои жизненные цели, как достигать их, как измениться к лучшему и совершенствовать себя. В ней нет простых советов, поскольку любые изменения требуют много сил и времени.

2. Джим Коллинз, «От хорошего к великому», 2009 год

Автор проанализировал компании-долгожители (например, Gillette, Wells Fargo, Philip Morris) и понял, почему просто хорошие компании могут стать по-настоящему великими. Если вы извлечёте уроки, то сможете неплохо заработать. Инвестиции, сделанные в великие компании 50 лет назад, к 2000 году окупились в 471 раз.

3. Джанелл Барлоу, Клаус Мёллер, «Жалоба — это подарок», 2010 год

Практическое пособие для тех, кто работает в сфере обслуживания. Авторы рассматривают жалобу не как проблему, а как дешёвый способ сделать продукт или услугу лучше. Из книги вы также узнаете, как улучшить климат внутри компании и остановить текучку кадров.

4. Джеффри Лайкер, «Дао Toyota», 2010 год

Дао — это философия бизнеса компании Toyota. В ней содержится 14 основных принципов управления гигантом. Создатели идеологии предлагают больше заботиться о персонале, который создаёт успех любой компании.

5. Ларри Боссиди, Рэм Чаран, «Искусство результативного управления», 2010 год

Обычно руководители много времени уделяют построению общей стратегии компании, но не описывают механизмы работы подробно. Получается дом без фундамента. Книга расскажет о типичных ошибках руководителей компаний и о том, как их можно избежать.

6. Ицхак Адизес, «Развитие лидеров», 2010 год

Автор утверждает, что идеальных руководителей не существует. Несмотря на это, компании добиваются успеха из-за команды, которая «закрывает» пробелы топ-менеджеров. Книга научит анализу собственного стиля управления и поможет находить общий язык с людьми, которых вы не понимаете.

7. Дэвид Льюис, «Управление стрессом», 2010 год

Существует мнение, что два главных врага человека — это дефицит времени и стресс. Автор книги с этим не согласен, поскольку считает, что стресс позволяет быстрее добиться цели, чтобы расслабиться и успокоиться. По этой причине очень важно контролировать свои эмоции. Из книги вы узнаете, как это сделать.

8. Роджер Ловенстайн, «Когда гений терпит поражение», 2010 год

Это история о взлёте и падении компании Long-Term Capital Management. В ней работала группа ученых и нобелевских лауреатов, которые старались применить глубоко рациональный закон больших чисел на рынке облигаций. Сначала подход работал: в первый год существования компания принесла инвесторам доход в 21%, во второй — 43%, и 41% за третий год работы. Однако учёные не смогли предугадать дефолт России в 1998 году и Азиатский кризис, и LTCM разорилась.

9. Алан Сигел, Айрин Этцкорн, «Кратко. Ясно. Просто», 2015 год

Авторы говорят, что все сферы нашей жизни перегружены сложными правилами и документами. Это касается не только бизнеса, но и образования, медицины и так далее. Усложнение отрывает наше время и деньги. В книге рассказывается, как этого избежать

10. Стивен Спир, «Догнать зайца», 2010 год

Стив изучил внутренний мир крупнейших корпораций в мире и нашёл то, что их объединяет. Несмотря на то, что гиганты работают в разных отраслях, у них можно научиться решению проблем, распространению знаний внутри компании и построению эффективной модели управления. Прочитав книгу, вы получите шанс работать быстрее, чем конкуренты.

11. Томас Фабрицио, Дон Тэппинг, «5S для офиса», 2010 год

Книга об организации эффективного рабочего места в офисе. Она поможет выгодно использовать площадь в финансовых организациях, государственных и социальных учреждениях. В ней вы найдёте готовые шаблоны оптимизации мест.

12. Нассим Талеб, «Чёрный лебедь», 2010 год

Человечество постоянно переживает катастрофы, кризисы и потрясения, которые тяжело предсказать даже в фантастических прогнозах. Финансовый гуру Нассим Талеб называет непредсказуемые события «чёрными лебедями». По его утверждению, именно такие события развивают историю и существенно меняют жизнь людей. Используя свою теорию, компания автора заработала для инвесторов 500 миллионов долларов.

13. Джозеф Пайн, Джеймс Гилмор, «Экономика впечатлений», 2011 год

Для того, что

Должностная инструкция помощника руководителя \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Должностная инструкция помощника руководителя (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов: Должностная инструкция помощника руководителя

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Должностная инструкция помощника руководителя

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
«Комментарий к Федеральному закону от 8 мая 1994 г. N 3-ФЗ «О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации»

(постатейный)
(Воробьев Н.И., Воробьева Л.В., Голушков Д.И., Кравцова Е.А.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2018)Комментируемая норма вызывает ряд вопросов. Несмотря на то что помощник парламентария подчиняется исключительно парламентарию и выполняет только его поручения, работодателем по отношению к нему выступает не лично парламентарий, а руководитель Аппарата соответствующей палаты парламента (за исключением случаев, указанных выше). Помощники парламентариев, как правило, включены в структуру Аппаратов парламентов и должны подчиняться руководителю Аппарата, поскольку именно он выступает работодателем по отношению к указанным лицам и в соответствии с положениями об Аппаратах палат Федерального Собрания может налагать на работников Аппарата дисциплинарные взыскания вплоть до увольнения в случае нарушения ими трудового распорядка или невыполнения ими своих должностных обязанностей. При этом должностные инструкции для указанных работников также утверждаются руководителем соответствующего аппарата. При этом работа помощника парламентария подразумевает выполнение личных поручений парламентария, а также проведение достаточно большого количества рабочего времени вне предоставленного им рабочего места. Изучая работу помощников депутатов, В.В. Мархинин делает вывод, что работа помощника депутата весьма динамична: «Чаще всего помощнику депутата приходится выполнять нерегламентированные или внеурочные поручения» . Указанные поручения могут выполняться в любое время суток, в том числе и во внерабочее время. При этом, поскольку помощник депутата должен подчиняться трудовому распорядку, он должен быть на рабочем месте до начала рабочего дня. В аналогичном положении находятся и помощники членов Совета Федерации. На наш взгляд, следует изменить правовое положение помощников парламентариев: вывести их из состава Аппарата соответствующей палаты Федерального Собрания, установив их подчиненность исключительно парламентариям, помощниками которых они являются, а также руководителю соответствующей палаты Федерального Собрания. Кроме того, необходимо изменить порядок их приема их на работу: прием должен осуществляться на основании распоряжения председателя соответствующей палаты Федерального Собрания.

Нормативные акты: Должностная инструкция помощника руководителя

Должностная инструкция ассистента по подбору персонала, должностные обязанности ассистента по подбору персонала, образец должностной инструкции ассистента по подбору персонала

Ассистент по подбору персонала занимается поиском резюме кандидатов, проводит телефонные интервью, приглашает кандидатов на собеседование, ведет базы данных, составляет отчетности, а также выполняет другие поручения менеджера по подбору персонала. Все это мы предусмотрели в нашем образце должностной инструкции ассистента по подбору персонала.

Скачать в .doc

К списку должностных инструкций

Должностная инструкция ассистента по подбору персонала

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Фамилия И.О.________________

«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Ассистент по подбору персонала относится к категории специалистов.

1.2. Ассистент по подбору персонала назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя компании по представлению руководителя отдела.

1.3. Ассистент по подбору персонала подчиняется непосредственно руководителю отдела.

1.4. На время отсутствия ассистента по подбору персонала его права и обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

1.5. На должность ассистента по подбору персонала назначается лицо, имеющее высшее (неполное высшее) образование.

1.6. Ассистент по подбору персонала должен знать:

— Трудовое законодательство РФ;

— основы психологии, риторики, логики;

— этику и культуру межличностного общения;

— средства и способы убеждения собеседников, основы мотивации кандидатов;

— основы социологии труда;

— основы экономики, организации труда и управления;

— методы анализа и мониторинга рынка труда, ситуацию на рынке труда;

— информационные базы данных рынка труда;

— технологию поиска профессий и должностей с использованием информационных систем;

— требования к созданию собственных баз данных;

— иностранный язык.

1.7. Ассистент по подбору персонала руководствуется в своей деятельности:

—законодательными актами РФ;

— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

— приказами и распоряжениями руководства;

— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности ассистента по подбору персонала

Ассистент по подбору персонала выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Занимается поиском резюме кандидатов.

2.2. Проводит телефонные интервью.

2.3. Приглашает кандидатов на собеседование.

2.4. Занимается организацией и контролем встреч кандидатов.

2.5. Контролирует выход кандидата на работу.

2.6. Ведет базы данных.

2.7. Занимается составлением отчетов.

2.8. Выполняет другие поручения менеджера по подбору персонала.

2.9. Анализирует рынок труда.

3. Права ассистента по подбору персонала

Ассистент по подбору персонала имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства компании, касающихся его деятельности.

3.2. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений компании и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.4. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю обо всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

3.5. Требовать от руководства компании оказания содействия в исполнении им его должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность ассистента по подбору персонала

Ассистент по подбору персонала несет ответственность за:

4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. Причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

К списку должностных инструкций

Должностная инструкция помощника руководителя

Образец должностной инструкции помощника руководителя, который можно адаптировать для собственного использования.

Исполнительные помощники обычно служат для поддержки руководителей и менеджеров высокого уровня. Они берут на себя широкий круг обязанностей и ответственности в различных отраслях.

Ключевые обязанности, навыки и компетенции помощника руководителя или руководителя
Работа помощника администратора четко обозначена в этом образце вакансии
описание.

ОПИСАНИЕ РАБОТЫ ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО ПОМОЩНИКА

Общего назначения

Оказывать личную административную поддержку и помощь руководящему персоналу.

Основные должностные обязанности и ответственность

• подготовка и редактирование корреспонденции, сообщений, презентаций и других документов
• проектирование и обслуживание баз данных
• файл и поиск документов и справочных материалов
• сопоставление и управление данными
• проведение исследований , собирать и анализировать данные для подготовки отчетов и документов
• управлять и поддерживать графики, встречи и поездки руководителей
• организовывать и координировать встречи и мероприятия
• записывать, расшифровывать и распространять протоколы встреч
• контролировать, экран, отвечать на входящие сообщения и распределять их
• отвечать на входящие звонки и управлять ими
• принимать и взаимодействовать с входящими посетителями
• поддерживать связь с внутренним персоналом на всех уровнях
• взаимодействовать с внешними клиентами
• координировать проектную работу
• анализировать производственную практику ледует и внедряет улучшения, где это необходимо
• контролировать, обучать и обучать персонал нижнего уровня

Образование и опыт

• обычно не менее 3 лет опыта оказания поддержки на высоком уровне
• владение компьютером и глубокие знания соответствующего программного обеспечения, такого как MS Office Suite
• знание стандартных административных практик и процедур в офисе
• Степень бакалавра имеет преимущество

Ключевые навыки и компетенции

• организационные навыки и навыки планирования
• коммуникативные навыки
• сбор и мониторинг информации навыки
• анализ проблем и навыки решения проблем
• способность суждения и принятия решений
• инициатива
• конфиденциальность
• член команды
• внимание к деталям и точность
• адаптируемость

Адаптируйте это e Должностное описание помощника руководителя в соответствии с вашими требованиями.

Резюме и сопроводительное письмо помощника руководителя

Это описание должности помощника руководителя может быть использовано при составлении резюме. Используйте отличный образец резюме помощника руководителя, чтобы составить эффективное резюме.

Используйте этот образец сопроводительного письма помощника руководителя, чтобы прочитать свое резюме и пройти собеседование.

резюме менеджера офиса

резюме секретаря

Каковы ключевые навыки помощника руководителя?

Работодатели определили эти 5 основных навыков, необходимых для успешной работы в качестве исполнительного секретаря.

управление работой включая планирование, расстановку приоритетов и организацию задач для эффективного соблюдения сроков и достижения конкретных результатов

сильные коммуникативные навыки включая активное слушание, четкое и краткое самовыражение и соответствующие письменные коммуникативные навыки

управление информацией навыки включая сбор, анализ и мониторинг необходимой информации

навыки принятия правильных решений в том числе использование здравого смысла и логических процессов для принятия надлежащего решения

навыки анализа и оценки проблем включая быстрое выявление проблем и принятие правильного курса Действия по управлению проблемой

12 основных компетенций

Должностное описание помощника руководителя Страницы

Должностная инструкция секретаря

Должностная инструкция офис-менеджера

Собеседование с помощником руководителя

Последнее обновление — Зарплата помощника руководителя

Действительно.com
сообщает, что по состоянию на август 2020 года средняя зарплата помощника руководителя
размещение вакансий в США составляет 55 064 долларов в год.

Собеседование> Примеры должностных инструкций> Помощник руководителя

К началу страницы

.

Исполнительный помощник Должностная инструкция Образец

Перейти к основному содержанию

Переключить мобильную навигацию

Войти в систему

• Войти в систему

Опубликовать вакансию
Найти кандидатов

• Опубликовать вакансию
• Найти кандидатов

• Товары
  • Все товары
  • • Публикация и поиск
      • Поиск кандидатов
      • Объявление о вакансии
      • Поиск резюме
  • • Потребности в брендинге
      • Брендинг работодателя
      • Расширенный брендинг вакансий
      • Студии монстров
• Решения
  • Все решения
  • Рекрутинговые услуги
  • Программное обеспечение и решения для обработки данных
  • По необходимости найма
    • Ваша потребность в найме
    • Разнообразие
    • Ветераны
    • Здравоохранение
    • Информационные технологии
    • Новые кадры
  • • По сегментам
      • Клиентский сегмент
      • Малый и средний бизнес
      • Средний рынок
      • Предприятие
      • Правительство
      • Персонал
• Ценообразование
• Ресурсы
  • Ресурсы работодателя
  • Стратегии найма
  • Шаблоны должностных инструкций
  • Управление персоналом и планирование
  • Обучение монстров
  • Наем сотрудников для вашего малого бизнеса
  • Рекрутинг Блог

×

все

• Продукты
• Решения
• Стоимость

.

Безопасность | Стеклянная дверь

Мы получаем подозрительную активность от вас или от кого-то, кто поделился вашим
Интернет-сеть. Пожалуйста, помогите нам обеспечить безопасность Glassdoor, подтвердив, что вы
реальный человек. Приносим свои извинения за неудобства. Если вы продолжите видеть это
сообщение, пожалуйста, напишите
чтобы сообщить нам, что у вас проблемы.

Nous aider à garder Glassdoor sécurisée

Nous avons reçu des activités suspectes venant de quelqu’un utilisant votre
réseau интернет.Aidez-nous à preserver la sécurité de Glassdoor en vérifiant
que vous êtes une vraie personne. Pardonnez-nous pour l’inconvénient. Si vous
continuez à voir ce message, veuillez envoyer un email à
pour nous informer du désagrément.

Unterstützen Sie uns beim Schutz von Glassdoor

Wir haben einige verdächtige Aktivitäten von Ihnen oder jemandem, дер в Ихреме
Интернет-Netzwerk angemeldet ist, festgestellt. Bitte helfen Sie uns Glassdoor zu
schützen, indem Sie bestätigen, dass Sie ein Mensch und kein Bot sind.Wir Entschuldigen
uns für die Unannehmlichkeiten. Венн дизе Мельдунг weiterhin erscheint, senden Sie bitte
eine Электронная почта на

.

9 ключевых обязанностей помощника руководителя и что они на самом деле означают

Последнее обновление 16 июля 2020 г.

Каковы основные обязанности помощника руководителя (EA)? Конечно, вы могли бы сказать «помощь руководителям», но большинству людей хотелось бы немного подробнее, особенно тем, кто думает о карьере в EA.

Что плохого в том, чтобы сказать, что помощники руководителей помогают руководителям? Просто подумайте о безграничных обязанностях, которые можно квалифицировать как помощь руководителю.Означает ли помощь руководителю, что вы убираете ее дом или управляете ее графиком?

Чтобы еще больше запутать ситуацию, в некоторых описаниях должностей перечислены обязанности, которые также не разъясняют, чем кандидат на самом деле будет тратить большую часть времени. Например, означает ли «общение с членами команды по мере необходимости» просто, что EA, вероятно, будет разговаривать с людьми каждый день или что EA, вероятно, придется ежедневно составлять черновики электронных писем или других сообщений?

Чтобы составить исчерпывающий — и описательный — список обязанностей исполнительного помощника, мы сразу обратились к экспертам: практикующим советникам.В наш список входят все стандартные обязанности помощника руководителя… и те, о которых знают только инсайдеры.

Многие из этих обязанностей были взяты прямо из нашей группы помощников руководителей на Facebook ! Посмотрите, какие крупицы мудрости может предложить наше сообщество, и включитесь в разговор. Присоединяйтесь к группе здесь .

Обязанности непосредственного исполнительного помощника

Возглавляет различные группы и комитеты.

Некоторых помощников-руководителей могут попросить возглавить комитет, посвященный офисным развлечениям и общественным мероприятиям. Других могут пригласить возглавить третью итерацию благонамеренного комитета по культуре, который так и не заработал. Какой бы ни была завидная возможность, результаты более или менее одинаковы: исполнительные помощники часто в конечном итоге несут ответственность за успех совершенно новых комитетов, групп и идей, которые никто другой не хочет брать на себя.

• Что говорится в должностной инструкции: Возглавить стратегические инициативы, важные для корпоративной культуры и успеха компании.

• Что это на самом деле означает: Возглавить различные инициативы, которые не подпадают под чью-либо роль. Знание программного обеспечения для повышения производительности, такого как monday.com, является здесь огромным плюсом.

• Вопрос: «Я думаю, нам нужно создать междисциплинарный комитет, ориентированный на доброжелательность в офисе. Я не уверен, кто должен участвовать в нем и каковы должны быть цели, но я думаю, что вы лучше всех возглавите его ».

Нахождение бесполезной продукции.

Подумайте обо всех этих раздаточных материалах, призах, наградах и безделушках, которые вы получаете на каждом ретрите. Кто-то, возможно, помощник руководителя, должен был выбрать все это и управлять бюджетом, заказами и запасами для каждой раздачи.

Insider secret: Хорошие новости для всех, кому поручено найти хабар: Есть универсальный магазин под названием Swag.com. Предлагая товары, которые действительно нужны людям, например флисовые ткани North Face и сумки Herschel, Swag.com позволяет покупателям выбирать из множества настраиваемых и универсально привлекательных товаров.

• О чем говорится в должностной инструкции: Управление инициативами по оценке сотрудников

• Что это на самом деле означает: ответственность за поиск бесплатных подарков и планирование мероприятий, на которые люди будут восторгаться, вместо того, чтобы жаловаться.

• Вопрос: «В последний раз, когда мы раздавали хабар, я видел кучу наших продуктов в мусорных баках. Никто не хотел того, что мы им дали. Не могли бы вы найти то, что действительно нужно людям? »

Находите увлекательные занятия для руководителей во время путешествий.(И не только планирование своих планов поездок.)

Многие руководители рассчитывают на своих советников, чтобы выяснить, как они будут развлекаться в командировках — даже после того, как EA спланировала и запланировала даты. Это может быть связано с тем, что исполнительные помощники уже занимаются всеми логистическими аспектами поездки руководителя … или потому, что руководители чувствуют, что могут доверять своим помощникам планирование деятельности, которой они действительно хотят заниматься.

• Описание должности: Планирование приоритетных командировок руководителей.

• Что это на самом деле означает: Планирование абсолютно всех аспектов деловых поездок руководителей. (Да, чек-листы обязательно есть.)

• Вопрос: «У меня есть немного свободного времени во время предстоящей поездки. Вы поможете мне извлечь из этого максимум пользы? »

Уборка и организация офиса И уборка после всех в офисе.

Иногда эта ответственность возлагается на офис-менеджера, но очень часто она может попадать в руки исполнительного помощника.

• Что говорится в описании должности: Поддерживайте офисную настройку, которая оптимизирует рабочий процесс.

• Что это на самом деле означает: Чистка холодильника, систематизация файлов, знание того, где находится каждый предмет, и установка вещей обратно, когда люди их перемещают.

• Вопрос: «Я просто прошел мимо кухни и определенно что-то… не так… в холодильнике. Это отвлекает людей! Вы можете помочь?»

Отправка электронных писем по всему офису, от которых все закатывают глаза.

Многие руководители имеют важные сообщения в офисе, о которых они забывают сообщить менеджеру по коммуникациям. Когда им нужно быстро получить информацию, руководители часто обращаются к своим доверенным помощникам (EA), чтобы взять на себя ответственность и убедиться, что все проинформированы.

• Что говорится в должностной инструкции: Обработка служебных коммуникаций.

• Что это на самом деле означает: Рассылка объявлений и запросов, которые больше никто не хочет выполнять.

• Вопрос: «Меня беспокоит, что люди не знают наверняка, что офис открыт в канун Нового года. Вы отправите электронное письмо, чтобы убедиться, что все знают, что им нужно войти? »

Быть неофициальным терапевтом руководителя.

Руководители обращаются к своим помощникам за поддержкой во всех больших и малых вопросах. По мере роста отношений (и доверия) многие руководители начинают доверять своим помощникам вопросы, выходящие за рамки того, как выступить с мощным программным докладом на предстоящей конференции.Руководители неизбежно заметят, что их помощники дадут разумные советы по всем вопросам бизнеса и даже начнут доверять другим вопросам.

• Что говорится в должностной инструкции: Предоставлять поддержку по мере необходимости.

• Что это на самом деле означает: Предоставлять поддержку не только по мере необходимости, но и в личном качестве.

• Вопрос: «На днях моя дочь упомянула, что может сменить имя.У тебя есть дочь; что ты думаешь об этом?»

Принятие решений.

Руководители рассчитывают на своих помощников в предоставлении стратегических рекомендаций, особенно если EA оказывает надежную поддержку в течение нескольких лет. В зависимости от руководителя и помощника руководителя это «предоставление стратегического совета» может со временем превратиться в «единоличное лицо, принимающее решения». Огромная часть работы EA включает в себя организацию информации и создание отчетов, поэтому, когда приходит время принимать решение, советники могут быть просто наиболее информированным человеком для этой работы.

• Что говорится в должностной инструкции: Предоставлять стратегические консультации по основным решениям компании.

• Что это на самом деле означает: Предоставьте всю информацию, необходимую для принятия решений, а иногда и принятия решения.

• Вопрос: «Отдел по связям с общественностью спросил меня, может ли быть хорошей идеей начать стратегическую информационную кампанию в СМИ со мной в качестве подставного лица. Я знаю, что вы хорошо чувствуете присутствие в СМИ; вы можете помочь мне решить, хорошая ли это идея? »

Является неофициальным источником всех знаний.

Исполнительные помощники работают над множеством различных проектов с множеством разных людей в компании. В результате они обычно узнают вещи раньше, чем кто-либо еще слышит слухи. Они посещают множество встреч, хранят важные секреты и начинают планировать инициативы еще до того, как разорвутся первые сообщения. Пройдет совсем немного времени, прежде чем все узнают, что советники знают все, и у всех уйдет меньше времени, чтобы попытаться увидеть, какую информацию и подсказки они могут получить, задавая экспертам правильные вопросы.

• Описание должности: Помогать в различных офисных проектах и ​​процессах.

• Что это на самом деле означает: Получайте информацию обо всех важных делах в офисе.

• Вопрос: « Нам нужно, чтобы вы начали планировать логистику для переезда нашего большого офиса, но мы не хотим никому рассказывать, что переезжаем как минимум еще на год. Так что, пожалуйста, будьте осторожны ».

Исправляем все.

Как только исполнительные помощники докажут, что могут решать проблемы, люди неизбежно начнут верить, что советники также могут решить любую проблему, исправить любую неудачу или разгадать любую головоломку. (По правде говоря, большинство советников, вероятно, могут. В конце концов, им приходилось делать невозможные поездки и находить билеты, которые невозможно найти, которые требуют их руководители.) Как только станет известно, что советник может сделать все, что , однако, люди могут начать просить его сделать все, .

• Описание работы: Решение проблем и устранение неисправностей в различных ситуациях.

• Что это на самом деле означает: Решение всех больших и малых проблем.

• Вопрос: «Было невероятно, как вам удалось разрешить это недопонимание между кадрами и финансами в прошлом месяце. У Алисии похожие проблемы с несколькими командами здесь; как ты думаешь, ты мог бы творить чудеса и в этом вопросе? »

Быть комитетом по духу офиса, состоящим из одного человека.

Исполнительные помощники работают с большим количеством людей в компании.Где-то между еженедельными совещаниями по вопросам маркетинга и помощью в финансах с отчетами исполнительные помощники становятся лучшими друзьями для всех. Кроме того, поскольку исполнительные помощники проводят так много времени с людьми из других отделов — людьми, с которыми они не работают изо дня в день, — они могут стать надежным «плечом для слез» или даже просто приветственной улыбкой. Совет, поддержка и помощь, предоставляемые экспертами, могут улучшить жизнь в компании.

• Описание должности: Поддерживайте связь с командами в офисе.

• Что это на самом деле означает: Убедитесь, что у всех в офисе есть все необходимое, от информации до положительного подкрепления.

• Вопрос: «Отдел информационных технологий пригласил меня на свой ежемесячный обед. Я не могу это сделать, но я надеюсь, что ты сможешь пойти и убедиться, что команда знает, что я думаю, что они делают отличную работу ».

Стандартные обязанности исполнительного помощника

Приведенный ниже список охватывает многие из основных обязанностей исполнительного помощника; эти обязанности, вероятно, будут в той или иной форме фигурировать во многих описаниях должностей EA.(Кроме того, большинство помощников руководителя фактически выполняют эти обязанности.)

Мы знаем, что, вероятно, упустили некоторые ключевые обязанности помощника руководителя. Сообщите нам, если вы сделаете что-нибудь в рамках работы, чего не совсем ожидали.

.