Бланки писем: Письма — Office.com – Образец письма с угловым расположением реквизитов 2020

Образец письма с угловым расположением реквизитов 2020

Задать вопрос эксперту

ClubTK

Вход/регистрация

рубрики

• Актуально

• Анонсы




• Архивное хранение

• Больничные

• Бухгалтерия в кадрах

• Военнослужащие

• Воинский учет

• Гарантии и компенсации

• Госслужба

• Делопроизводство

• Договоры




• Документооборот

• Должностные инструкции

• Законодательство

• Инвалиды

• Иностранные работники

• Инструкции по охране труда

Как разработать шаблон исходящего письма организации и защитить его от изменений

                                                  Повинуясь правилу, я не выбираю.

                                                  Правилу я следую слепо.

                                                                                Людвиг Витгенштейн

Как вы уже знаете, с 1 июля 2017 года вводится в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Эксперты обсуждают недочеты и противоречия нового стандарта. Однако в любом случае нам предстоит по нему работать… Расскажем о том, как разработать шаблон исходящего письма организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 и как защитить документ от изменений.

УЧИТЫВАЕМ ТРЕБОВАНИЯ НОВОГО ГОСТА

Одна из статей предыдущего номера журнала была посвящена новациям ГОСТ 7.0.97-2016[1].

Вспомним те из них, которые важно учитывать при разработке шаблона документа.

Разметка шаблона письма. Начнем со схемы расположения реквизитов, которая была приведена в прошлом номере журнала (рис. 1).

На ней наглядно показаны границы зон, в которых должны располагаться реквизиты документа на бланке формата А4 в соответствии с требованиями нового стандарта. Эту разметку и возьмем за основу при разработке шаблона письма.

Чтобы настроить параметры полей, отступов, интервалов шаблона, заходим во вкладку

Разметка страницы (рис. 2).

Нововведения стандарта. При разработке шаблона письма необходимо учесть те изменения, в оформлении документов, которые вводит новый ГОСТ Р 7.0.97-2016:

■ Стандарт зафиксировал предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Calibri № 14. Допускается использовать приближенные по начертанию шрифты, а также шрифты меньшего размера.

■ Номер страницы проставляется посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

■ Рекомендуемый абзацный отступ – 1,25 мм.

■ Коды организации ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП теперь включены в состав реквизита «Справочные данные об организации».

■ ГОСТ выделяет реквизиты «Эмблема» и «Товарный знак» (раньше был один реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»). Они помещаются либо посередине верхнего поля шаблона над реквизитом «Наименование организации – автора документа» (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа), либо слева на уровне реквизита «Наименование организации – автора документа».

■ Реквизит «Отметка об исполнителе» может быть размещен в нижнем колонтитуле шаблона, причем набран шрифтом меньшего размера.

СОЗДАЕМ ШАБЛОН ПИСЬМА

Попробуем создать шаблон для продольного бланка исходящего письма организацции. Приведем пошаговый алгоритм.

■ Шаг 1. Задаем размеры полей:

– левое поле – 20 мм;

– правое поле – 10 мм;

– верхнее поле – 20 мм;

– нижнее поле – 20 мм.

■ Шаг 2. Вносим сведения в реквизит «Справочные данные об организации» (реквизит 08) и вставляем изображение эмблемы. Используем шрифт Arial, № 12.

В реквизите указываем полное и краткое наименование организации (в соответствии с уставом), почтовый адрес организации (дополнительно можно указать местонахождение юридического лица, если оно не совпадает с почтовым адресом), номера телефона и факса, адрес электронной почты, адрес сайта организации, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Над реквизитом «Справочные данные об организации» размещаем реквизит «Эмблема» (реквизит 02) (в нашем примере – изображение солнца).

Итак, мы заполнили реквизит «Справочные данные об организации» и вставили изображение эмблемы организации. В нашем примере это выглядит так, как показано на рис. 3.

■ Шаг 3. Защищаем реквизит «Справочные данные об организации» от редактирования. Самый простой способ запретить пользователям вносить любые изменения – вставить его в шаблон письма как рисунок.

Для этого с помощью штатного средства MS Word «Ножницы» вырежем нужную нам картинку.

Найти этот инструмент просто: кликаем по значку Windows в левом нижнем углу экрана или нажимаем клавишу Windows на клавиатуре – откроется окно, где в строке поиска пишем «ножницы» (рис. 4).

Открываем эту программу щелчком мыши и в появившемся окне нажимаем кнопку Создать (рис. 5).

Далее мышкой выделяем тот объект, который мы хотим сохранить как рисунок, – появится окно с изображением вырезанного фрагмента (рис. 6).

Теперь картинку нужно сохранить. Для этого нажимаем вкладку Файл, затем – Сохранить как, после чего присваиваем файлу имя и выбираем место хранения. Рисунок будет сохранен в формате PNG.

Теперь вставляем рисунок в будущий шаблон согласно расположению реквизитов, указанных на схеме (рис. 1).

■ Шаг 4. Вставляем поля для заполнения реквизитов «Дата документа» (10), «Регистрационный номер документа» (11), «Ссылка на регистрационный номер документа (12) – все согласно нашей схеме (рис. 1).

Эти реквизиты располагаются ниже слева под реквизитом «Справочные данные об организации» и выглядят так, как показано на рис. 7.

Начнем с поля для реквизита «Дата документа». Сначала нужно активировать вкладку Разработчик. В MS Word 2013 для этого нужно совершить следующие действия: нажимаем Файл, далее – Параметры. В открывшемся окне выбираем опцию Настроить ленту. Настраиваем ленту Основные вкладки, а точнее, ставим галочку рядом с вкладкой Разработчик и нажимаем ОК (рис. 8).

Теперь переносим курсор на строку, где должен проставляться реквизит «Дата документа». Далее во вкладке Разработчик открываем меню Элементы управления и в блоке Инструменты из предыдущих версий нажимаем кнопку Поле (элементы управления формами) (рис. 9).

Добавленное поле будет выглядеть так: 

Аналогичным образом добавляем поля для других реквизитов шаблона: «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер документа», «Адресат», «Заголовок к тексту», «Текст», «Отметка об исполнителе» и т.д.

■ Шаг 5. Задаем параметры текстовых полей. Если дважды кликнуть по любому из добавленных полей, откроется диалоговое окно Параметры текстового поля. В нем задаем нужные параметры для текстов реквизитов (рис. 10).

Для большей части полей в нашем шаблоне смело указываем тип данных «Обычный текст» (рис. 10). Можно заполнить строку «Текст по умолчанию» – размещенный здесь текст будет автоматически подставляться в поле при подготовке письма в этом шаблоне. Также при желании задаем формат текста (прописные буквы, строчные буквы и т.д.). Также мы можем ограничить длину размещаемого в поле текста.

Параметры текстового поля для реквизита «Дата документа». Для этого реквизита необходимо указать тип данных «Дата» (рис. 11).

Задаем другие параметры для поля реквизита «Дата»: если нужно, заполняем строку «Дата по умолчанию» – указанная дата будет автоматически подставляться в поле. Также выбираем формат даты (традиционный – dd.MM.уууу).

■ Шаг 6. Подписываем текстовые поля шаблона. В шаблоне все текстовые поля будут иметь вид серых прямоугольников. Однако нам важно, чтобы пользователь, открывший шаблон письма, без раздумий понимал, где и какая информация должна быть отражена. Иными словами, необходимо эти поля подписать. Это также несложно сделать. Перемещаем курсор в одно из полей, вводим в поле текст-подсказку и переходим к следующему полю (не нажимая клавишу Enter).

В конечном итоге шаблон нашего письма получится таким, как показано на рис. 12.

■ Шаг 7. Добавляем всплывающие подсказки. Для удобства работы с шаблоном письма можно сделать всплывающие подсказки к полям. Чтобы создать подсказку, выделяем поле, к которому хотим ее привязать, и открываем вкладку Вставка. Далее в разделе Ссылки выбираем Закладка (рис. 13).

В открывшемся диалоговом окне в поле Имя закладки вводим название закладки (без пробелов) и нажимаем Добавить (рис. 14).

Закладка добавлена. Теперь нам нужно «связать» ее с подсказкой. Для этого нажимаем сочетание клавиш CTRL+K. Откроется новое диалоговое окно Вставка гиперссылки, в котором в разделе Связать с: выбираем Место в документе и указываем нашу закладку. Далее в этом же окне жмем на кнопку Подсказка (рис. 15).

Откроется диалоговое окно Подсказка для гиперссылки. Вводим текст подсказки. В нашем случае это фраза «Введите дату документа». Нажимаем ОК (рис. 16).

После этого внешний вид поля немного изменится. Теперь при наведении на него курсора будет всплывать подсказка (рис. 17).

Таким же образом добавляем подсказки к остальным полям.

ОГРАНИЧИВАЕМ РЕДАКТИРОВАНИЕ ШАБЛОНА

Что касается мер защиты, то здесь они также необходимы, но есть, как всегда, нюансы.

Нас интересует, как ввести ограничения на редактирование шаблона – разрешить пользователям только вводить данные в поля форм.

Чтобы ограничить редактирование, во вкладке Рецензирование выбираем команду Ограничить редактирование. Справа откроется одноименная панель (рис. 18).

Здесь мы устанавливаем ограничения для пользователей, которые будут работать с шаблоном.

Ставим галочку в поле Ограничения на редактирование и разрешаем только ввод данных в поля форм (рис. 19).

Добавим, что такое ограничение на редактирование позволяет также зафиксировать расположение реквизитов в бланке письма.

[1]См.: Янковая В.Ф. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 // Секретарь-референт. 2017. № 3. С. 25–35.

Н.В. Артонкина, менеджер проектов ООО «ИТСК» PMEA, PME, PRIME

БЛАНК ПИСЬМА — это… Что такое БЛАНК ПИСЬМА?

Образцы и бланки уведомлений 2020 года

Уведомление – документ, нужный для донесения определенных сведений до получателя. Отличается от претензии отсутствием требований. Но нужно учитывать, что в редких случаях требования в письмах-уведомлениях присутствовать могут.

Обязательность оформления

Обязательно ли составлять уведомление? В некоторых случаях оформлять его необходимо. В частности, это следующие случаи:

• Прием на работу иностранного гражданина.
• Изменение положений трудового соглашения.

Если документ не будет отправлен, компании грозит штраф или проверка со стороны трудовой инспекции.

В каких случаях составляется уведомление?

Уведомление – документ, который может составляться во множестве ситуаций. Рассмотрим самые распространенные причины оформления:

• Есть необходимость в извещении сотрудников или профсоюзов о чем-либо. К примеру, нужно уведомлять работников об изменении положений договора, ликвидации организации, о сокращении.
• Есть необходимость в уведомлении службы занятости или другого госоргана. В службу занятости нужно отправлять уведомление о ликвидации компании, в налоговый орган – о приеме на работу нерезиденту.

Уведомление в письменном виде обязательно составляется в этих обстоятельствах:

• Требуется уведомить сотрудника об изменении трудовых условий.
• Нужно получить согласие работника об изменении трудовых условий.
• Требуется зафиксировать отказ сотрудника.

Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и зафиксировать их в локальных актах. К примеру, их можно отразить в инструкции по делопроизводству.

Особенности составления

Правила составления уведомления зависят от того, кто является его получателем:

• Внешние пользователи. К примеру, это могут быть контрагенты, ЮЛ, госорганы и лица, которые не работают в компании. Для составления уведомления используется общий бланк для письма. В документе могут присутствовать таблицы. Его необходимо обязательно подписать. Желательно, чтобы на уведомлении стояла подпись. Иногда уведомление отправляется вместе с сопроводительным письмом.
• Внутренние пользователи. К примеру, это могут быть сотрудники компании. Для составления документа используется бланк, в котором присутствуют необходимые реквизиты: название компании, наименование документа.

Как правило, к документу для внешних пользователей предъявляются более строгие требования. На нем должна стоять подпись, печать. Указывается вся полнота информации: реквизиты отправителя и получателя, название фирмы, наименование документа.

Составляющие уведомления

Стандартное уведомление обычно включает в себя эти сведения:

• Дата. Указывается дата подписания документа. При этом используется цифровой способ (к примеру, 09.09.18).
• Регистрационный номер. Представляет собой индивидуальное обозначение каждого исходящего документа. Оно может включать в себя и буквы, и цифры.
• Адресат. Реквизиты получателя нужно будет указывать даже в том случае, если это внутренний документ. Требуется отразить название подразделения, где работает сотрудник, ФИО самого работника.
• Заголовок. Он должен быть кратким и отражающим содержание документа.
• Текст уведомления. Нужно зафиксировать информацию, о которой требуется уведомить получателя.

Уведомление подписывает руководитель компании или лицо, имеющее право на подпись. Необходимо также включить в документ расшифровку росписи.

Разновидности документов

Рассмотрим самые распространенные разновидности уведомлений:

• О собрании кредиторов или аукционеров.
• О переходе на УСН.
• Об изменении названия компании.
• О смене гендиректора.
• Об изменении юридического адреса.
• О смене реквизитов.
• Об изменении размеров ЗП.
• Об отпуске.
• О погашении задолженностей.
• О расторжении договора.

Уведомление может отправляться сотрудникам, руководителям подразделения, контрагентам, поставщикам, госорганам, арендаторам.