Деловая записка: докладная, служебная, объяснительная, пояснительная. Образцы оформления – правила ведения и особенности оформления
виды цель и порядок составления
Деловые записки.
В делопроизводственной практике
различаются три вида деловых записок:
докладные, служебные и объяснительные.
Докладная записка
является
документом информационного характера,
адресуемым вышестоящему руководителю
в порядке прямого подчинения и содержащим
обстоятельное изложение какого-либо
вопроса с выводами и предложениями
составителя. Она может составляться
как по инициативе ее автора (внесение
предложений, изложение фактов), так и
по указанию руководителя. Текст докладной
состоит из двух частей. В первой описывают
состояние вопроса, факты, явившиеся для
составления докладной записки, во второй
части излагают выводы и предложения
(рис.5).
Докладная записка
должна иметь заголовок к тексту,
раскрывающий его содержание, должность
и фамилию с инициалами лица, на имя
которого передается записка, дату, текст
с изложением выводов и обоснованных
предложений, должность и подпись
составителя записки с расшифровкой
подписи.
Внутренние докладные
записки должны быть подписаны составителем
(автором).
Докладные записки
(внешние), направляемые в вышестоящие
организации, должны быть подписаны
руководителем предприятия.
Докладные записки
имеют важное значение для контроля за
выполнением поручений и заданий. В то
же время они являются одной из форм
проявления инициативы работников,
направленной на совершенствование
работы предприятия. Поэтому материалы
докладных записок выносятся на обсуждение
производственных совещаний, а также
широко используются руководством
предприятия для издания приказов,
распоряжений, постановки вопросов перед
вышестоящими организациями.
Служебная записка
является документом, аналогичным
докладной записке, но направленным
одним должностным лицом другому внутри
организации для принятия конкретных
мер по возникшей проблеме и требующей
оперативного разрешения.
Содержанием
служебной записки может быть также
какая-либо просьба, сообщение или
указание.
Служебные записки,
как и докладные, пишутся на бланках
учреждения с соблюдением тех же
реквизитов, что и в докладных.
Следует отметить,
что служебные записки не должны подменять
живой организационной работы. Их
применение оправдано только в тех
случаях, когда требуется наличие
письменного документа.
Объяснительная
записка
представляет
собой документ, в котором работник
организации объясняет причины невыполнения
какого-либо правового акта или нормативного
документа. От этого вида объяснительных
записок следует отличать объяснительные
записки, которые прилагают к некоторым
документам (отчеты, акты, сметы и т.п.) с
целью дать пояснения каким-либо фактам,
цифрам в указанных документах.
Объяснительные
записки требуются также к бухгалтерскому
балансу при представлении его в
вышестоящую организацию. Состоит она
из двух частей — оперативной и
бухгалтерской.
Т.П.Ф.»МАЯК» Коммерческий ДОКЛАДНАЯ 07.04.2001 О специалиста ТЕКСТ Начальник В Подпись | Директору фирмы Иванову А.В. Резолюция руководителя В.Г.Вахов |
Рисунок 5 — Образец
докладной записки
В оперативную
часть включаются данные о состоянии
торговой сети, реализации товаров за
отчетный период, издержках обращения,
реализованных торговых скидках,
численности работников, накоплениях и
др.
В бухгалтерской
части объяснительной записки перечисляются
предприятия, включенные в сводный
баланс, и приводятся данные об
инвентаризации ценностей,
контрольно-ревизионной работе и др.
Читать книгу Деловая переписка: учебное пособие
Мария Владимировна Кирсанова, Наталья Николаевна Анодина, Юрий Михайлович Аксенов Деловая переписка: учебное пособие
Предисловие
Одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним миром является деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы.
Несмотря на наличие современных форм связи: электронной почты, спутниковой связи, сотовой и пейджинговой связи, которые, несомненно, увеличивают скорость передачи информации, ее обработки и интерпретации, – роль делового письма, отправляемого по почте, не снижается. Ведь деловое письмо является документом, а более надежного и доступного носителя информации, чем бумага с текстом на ней, нет. Как известно, каждые 10 лет происходит революционный скачок в методах обработки и хранения информации. Граммофонные пластинки сменила магнитная лента, магнитную ленту – бумажные перфокарты, перфокарты – гибкие диски, затем наступила эпоха компакт-дисков, сегодня применяются оптические диски. Через 10 лет невозможно будет найти проигрыватель компакт-дисков, а письмо, составленное на бумаге, будет храниться в архиве несколько столетий. Важен и психологический фактор: гораздо приятнее получить хорошо оформленное письмо на бланке, чем безликое пейджинговое послание. Таким образом, деловое письмо – перспективная часть документооборота.
Предлагаемое учебное пособие – результат изучения и обобщения существующей практики деловой переписки. Авторы проанализировали письма различных организаций, предприятий, учреждений в органы государственного управления. По результатам анализа даны рекомендации по составлению таких писем. При этом авторы опирались также на исследования Л. В. Аверьяновой, П. В. Веселова, М. Д. Култуновой, В. В. Паневчик, А. Ю. Чуковенкова и В. Ф. Янковой и др. авторов, а также ГОСТ Р 6.30-2003 и международный стандарт по оформлению международной переписки.
В учебном пособии две темы: «Деловое письмо в России» и «Международные письма». Для закрепления изучаемого материала даны контрольные вопросы и практические задания, приводятся образцы оформления писем, что особенно полезно практическим менеджерам, слушателям факультета повышения квалификации, студентам-заочникам, изучающим делопроизводство самостоятельно. Авторы обращают внимание преподавателей, которые будут применять данное пособие в своей работе, что для формирования умений и навыков в составлении писем студентам необходимо выполнить все задания и разобрать тексты, приведенные в разделах, посвященных отдельным видам писем. Следует отрабатывать скорость составления письма, обсуждать составляемые письма.
В настоящем учебном пособии большое внимание уделено письмам в органы государственной власти. Это связано с тем, что авторы длительное время работают в этих органах и передают опыт своей работы с документами слушателям Сибирской академии государственной службы.
Тема 1. Деловое письмо в России
1. Законодательные и нормативно-методические основы деловой переписки в России.
2. Правила оформления делового письма.
3. Язык и стиль официальных писем.
4. Виды писем в органы государственного управления.
5. Переписка деловых людей по электронной почте.
1. Законодательные и нормативно-методические основы деловой переписки в России
Под законодательной и нормативно-методической базой деловой переписки понимается комплекс правовых положений, требований и методов, которые в совокупности устанавливают нормы создания и обработки документов.
Этот комплекс включает:
• федеральные законы;
• нормативно-правовые акты федеральных органов власти РФ;
• нормативно-правовые акты субъектов РФ;
• государственные стандарты;
• межотраслевые нормативно-методические документы, регламентирующие работу с документами.
Законодательными актами регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения). Так, в соответствии со ст. 4 Федерального закона «О почтовой связи»[1]Правительство РФ своим постановлением от 15.04.2005 № 221 утвердило Правила оказания услуг почтовой связи. Эти правила определяют комплекс требований к упаковке, адресованию, пересылке писем, почтовых карточек. Постановлением Правительства РФ от 28.08.1997 № 1108 утверждены Правила предоставления услуг телеграфной связи.
В Российской Федерации созданы законодательные нормы документирования и работы с документами, которые являются правовой основой процессов информатизации. Так, принятый в 1995 г. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»[2] регулирует отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий.
Отношения, возникающие при передаче информации за пределы Российской Федерации и получении ее из-за рубежа, регулируются Федеральным законом «Об участии в международном информационном обмене»[3], принятым в 1996 г. Законом также установлены ограничения на вывоз за пределы Российской Федерации документированной информации.
Ряд заключительных актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при ведении переписки. Официальное использование государственного языка закреплено Законом РФ «О языках народов Российской Федерации»[4]. Статья 16 Закона определяет: «На территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик».
Увеличение доли электронных документов в общем документообороте, возрастание количества деловой переписки, которая ведется в электронной форме, сделали актуальным вопрос об удостоверении подобных документов. Разработанные законодательные нормы направлены на придание юридической силы документам на различных носителях.
С целью обеспечения правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах в 2002 г. был принят Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»[5]. Закон устанавливает нормы, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок. Из этого следует, что закон устанавливает (при соблюдении определенных условий) одинаковую силу бумажного и электронного документа.
Отдельные законодательные нормы документирования и работы с документами в РФ направлены на упорядочение применения видов документов в той или иной области деятельности и установление единообразия их подготовки и оформления.
Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками. Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) устанавливает понятие «юридическое лицо»: им признается организация, которая имеет в собственности, полном хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество, отвечает по своим обязательствам этим имуществом и выступает в суде, арбитражном суде, третейском суде от своего имени (ст. 48 ГК РФ). В соответствии со ст. 55 ГК РФ филиалы и представительства организаций не могут являться юридическими лицами.
ГК РФ определил правовые основы деятельности юридических лиц и взаимоотношений юридических и физических лиц, основания прав собственности, договорные и иные обязательства. В процедуре заключения, выполнения, изменения и расторжения договоров заметную роль
как в 2020 году его создавать, согласовывать и хранить
Наступил 2020 год, а в отделе снабжения по-прежнему пишут ответы на вопросы контрагентов не на утвержденном бланке организации, маркетологи формируют имиджевые письма без обязательных реквизитов, а на жалобу покупателя отвечают и менеджер по продажам, и менеджер по работе с клиентами, дважды регистрируя одно и то же письмо-ответ с разными регистрационными номерами? Хватит это терпеть! Пора собраться с силами и навести порядок в письмах организации. Статья поможет вам разобраться с особенностями такого документа, как деловое письмо, а также вдохновит объяснить коллегам четкие правила.
ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ БАЗА
В работе с деловыми письмами организации используйте следующие делопроизводственные и архивные документы:
- Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях.
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).
- Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – Методические рекомендации).
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень 2010).
КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
Деловое письмо – обобщенное наименование группы информационно-справочных документов, оформляемых на специальном бланке (бланке письма) и используемых для обмена информацией между организациями и организациями и гражданами.
Содержание, особенности подачи текста, наличие и отсутствие тех или иных реквизитов зависят от вида письма. Видов писем много, их классифицируют по содержанию и носителю (Схема 1).
Виды писем по содержанию
По содержанию письма бывают информационные и имиджевые. Основная цель информационных писем – зафиксировать обмен важной информацией, которая влияет на рабочие процессы организации, поэтому самое главное в них – содержание. Каждое слово в этих письмах может повлечь за собой даже правовые последствия.
Юридическая сила таких писем незначительная, однако косвенно или в совокупности с другими мерами они могут помочь организации, например, найти новый канал продаж, начать общаться с крупным поставщиком или уладить конфликт с обиженным покупателем. Некоторые организации, которые пристально следят за своим образом в деловой среде, создают собственные правила деловой переписки с клиентами, контрагентами, работниками.
Вид делового письма зависит от того, о чем его текст. Перечислить все виды невозможно, приведем самые популярные из них в Схеме 2.
Виды писем по носителю
Каждый знает, как выглядят бумажные письма
. Их создают на специальных бланках организации и отправляют адресатам по почте.
С электронными письмами все не так просто, потому что понятие «электронное письмо» размыто. Нет четкого и однозначного определения, что является электронным письмом, по каким каналам связи оно должно быть передано, какими характеристиками должно обладать.
Электронным письмом может быть и письмо на электронном бланке, и WhatsApp-сообщение. Советуем организациям, которые общаются с помощью электронных почтовых служб и мессенджеров, договориться, какие именно сообщения в их коммуникации будут электронными письмами и какое юридическое значение они будут иметь. Представим в Таблице 1 основные виды электронных писем и их юридическую силу.
Безусловно, письмо на электронном бланке, подписанное усиленной квалифицированной подписью руководителя, – это электронное письмо. Такие письма подходят для общения и с другими организациями, и с органами государственной власти, и с физическими лицами (правда, только по особому указанию или разрешению последних). Все остальные варианты, приведенные в таблице, корректно считать официальным способом передачи информации (только при условии, что стороны об этом договорились).
Чтобы правильно подготовить деловое письмо, следуйте Алгоритму 1.
■ Отправной точкой процесса создания любого делового письма становится соответствующее задание должностного лица или инициатива исполнителя, которого удобнее называть автором. Исполнитель отвечает за своевременную подготовку и отправку письма.
■ До подписания руководителем деловое письмо является проектом документа. Оно станет полноценным документом только после подписи руководителя. Чтобы подготовить проект делового письма, нужно:
- собрать необходимую информацию;
- написать текст делового письма;
- выбрать бланк письма.
В конце этого этапа проект делового письма готов к подписанию директором.
■ Перед подписанием проект делового письма необходимо согласовать – то есть предъявить его должностным лицам, имеющим отношение к рабочим вопросам, о которых идет речь в тексте документа. Каждый согласующий должен ознакомиться с проектом и, если согласен с ним, поставить свою визу.
Отправляйте документ на подпись директору только полностью согласованные проекты документов.
■ Подписать деловое письмо – то есть придать документу юридическую силу и превратить проект документа в полноценный документ. Неподписанные деловые письма нельзя отправлять адресатам: они недействительны, так как это еще даже не документы.
■ Зарегистрировать деловое письмо – то есть внести информацию о документе в базу данных всех документов организации. Нельзя отправлять незарегистрированные письма, равно как нельзя регистрировать их до подписания.
■ Отправить деловое письмо – значит довести документ до адресата. Основными каналами отправки писем являются нарочная доставка (курьер), почта, электронная почта, факс. Исполнитель выбирает тот или иной канал доставки корреспонденции самостоятельно либо на основании договоренности с адресатом.
■ После отправки оригинальный экземпляр письма направляют в дело – то есть помещают в соответствующую папку согласно номенклатуре дел организации.
Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Категории и характеристики деловой корреспонденции
Категории и характеристики деловой корреспонденции
Деловая переписка занимает одно из самых значительных мест в общем документооброте каждой компании. Без деловой корреспонденции не обходится ни одна коммерческая и некоммерческая деятельность. С ее помощью происходит письменная коммуникация между деловыми партнерами и коллегами. Переписка весьма разнообразна по своему видовому характеру: от писем, имеющих нормативный характер и различных сообщений государственных учреждений до обычных обращений и заявлений граждан.
Основной задачей деловой корреспонденции является обмен письмами и решение ситуаций.
Средствами передачи корреспонденции являются: почтовая и электронная связи.
Виды и названия деловой переписки — письмо, телекс, факс, телеграмма, телефонограмма, электронная служебная записка.
Телеграмма — это сообщение, которое передают по телеграфной сети. Ее заполняют по готовому бланку с реквизитами адресата, текстом, подписью и адресом отправителя. Используется крайне редко.
Телекс — сообщение, передающееся по особой абонентской телексной связи.Они отличаются от телеграммы использованием различных шрифтов, точек и запятых. Оформляется как телеграмм, только содержанием заголовка с указанием информации об отправителе и адресате, и времени передачи телекса. Его текст не должен заканчиваться и начинаться цифрами, чтобы не перепутать с регистрационным номером документа в начале и исходящим номером в конце текста.
Телефонограмма — это сообщение, отличающееся особым способом передачи — передается устно по телефону и печатается получателем на бумаге.
Факс или телефакс — это копия документа, получаемая или переданная по каналам факсимильной связи. Отличается от ксерокопии тем, что обладает юридической силой. При передаче документов этой связью формируется специальный шифр, подтверждающий подлинность телефакса.
Электронная служебная записка — сообщение, переданное по электронной почте. Оно может передаваться как внутри одной организации, так и между отдельными организациями. Адресат получает изображение электронного письма, состоящего из адреса отправителя, темы (заголовка) сообщения и самого текста письма. Адрес электронной почты состоит из имени пользователя и домена, которые разделяются знаком @. Например, [email protected]
Сейчас самым популярным и распространенным видом деловой переписки является электронное письмо. Без него не обходится ни внутренняя служебная переписка, ни внешняя (с различными организациями, государственными учреждениями и органами), ни даже международная деловая переписка.
По характеру назначения деловая корреспонденция подразделяется на письма:
- Коммерческого характера для выполнения условий договора или заключения коммерческой сделки; некоммерческого характера для решения различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений.
- Требующие ответа (письмо запрос, письмо предложение, рекламация, письмо обращение) и информативные (сопроводительные письма, письмо подтверждение, напоминание, предупреждение, извещение).
- Индивидуальные (от одного лица) и коллективные (от нескольких лиц).
- Регламентированные (написанные установленному образцу) и не регламентированные (без установленного образца в свободной форме).
- Официальные, полуофициальные, служебные, международные.