Как организовать встречу: Как сделать рабочую встречу максимально полезной

Как сделать рабочую встречу максимально полезной

Наши рабочие будни сложно представить без встреч. Мы собираемся, чтобы решить вопросы или проблемы, распределить задачи, обсудить планы, провести ретроспективу. Но далеко не каждую встречу можно назвать полезной и эффективной. Как сделать так, чтобы рабочие собрания не были пустой тратой времени? От каких совещаний можно отказаться? Что такое «стоимость встречи»?  Эти вопросы мы задали бизнес-тренеру из EPAM Дмитрию Татти. 

 

---

 

Какие встречи бывают

 

Есть много видов рабочих встреч: дейли-митинги, стендапы, мозговые штурмы, ретроспективы, церемонии SCRUM. Всех их можно можно объединить в три большие группы – в зависимости от цели. 

 

Встречи для информирования  

 

Те, на которых организаторы сообщают участникам какую-то информацию. Обычно на такие собрания приглашают много людей, чтобы рассказать о каких-то новостях или нововведениях. Например, сообщить о том, что в компании появился процесс фидбека. 

 

Встречи для обсуждения 

 

Те, на которых участники думают, как решить проблему или вопрос и делятся своими идеями. Например, обсуждают, какую новую фичу добавить в приложение. 

 

Встречи для принятия решений 

 

Те, на которых участникам нужно прийти к общему решению. Например, выбрать трекер задач, которым будет пользоваться вся команда. 

 

Нередко одна и та же встреча сочетает в себе элементы информирования, обсуждения и принятия решений. За один митинг тимлид может рассказать команде о новых требованиях заказчика, обсудить с разработчиками их реализацию и вместе решить, кто чем будет заниматься.  

 

От каких встреч можно отказаться 

 

Во время собрания сотрудники не выполняют своих рабочих обязанностей и, следовательно, не приносят компании прибыль. Вот онлайн-счетчик, с помощью которого можно рассчитать, сколько денег компания «теряет» на каждом митинге. Это и есть так называемая «стоимость встречи». Нужно ввести количество участников, их среднюю зарплату за час работы и запустить счетчик, когда собрание начнется. 

 

Прежде чем назначать встречу, организатору нужно понять, действительно ли она нужна. Есть несколько типов собраний, от которых можно отказаться. 

 

Собрания с широкой повесткой 

 

Это встречи, посвященные широкому кругу вопросов из разных областей. Они неэффективны потому, что в разное время в обсуждении участвует определенное количество людей, а остальные ждут своей очереди, тратя рабочее время.

 

Что делать? Сначала понять, сколько вопросов вы хотите поднять на митинге. Затем – вместо одной длинной встречи запланировать несколько коротких и пригласить на каждую только заинтересованных участников. 

 

 

Выступления нескольких отделов перед руководством 

 

Обычно это встречи, на которых отделы по очереди отчитываются перед общим руководителем о результатах работы за месяц. Выглядит это как серия рапортов перед генералом – один говорит, а все остальные стоят по стойке смирно и слушают. 

 

Что делать? Заменить такие собрания на серию коротких встреч с каждой командой, а затем разослать общее письмо с самой важной информацией о результатах работы каждого отдела. 

 

Встречи для информирования 

 

Это собрания, на которых руководство компании доносит информацию до сотрудников. В целом в них нет ничего плохого, если новости действительно важные и касаются всех. Однако собрать большое количество людей в одно время – практически нереально. А это значит, что до кого-то из сотрудников информация не дойдет. 

 

Что делать? Прежде всего, разослать новости сотрудникам на почту, а затем назначить встречу для сессии вопросов и ответов. Так у людей будет возможность изучить информацию в удобное для них время и подумать над вопросами, а не формулировать их в спешке во время собрания.  

 

Встречи для принятия стратегических решений с большим количеством участников

 

Здесь речь именно о тех собраниях, на которых нужно принять какое-то верхнеуровневое решение. Проблема таких митингов в том, что на них приглашают людей, которых не могут напрямую участвовать в процессе принятии решения. Например, встреча, на которой проектный менеджер и архитектор просчитывают, сколько заказчику будет стоить внедрение нового модуля в систему, а разработчики просто сидят и молчат. 

 

Что делать? Приглашать на митинг только тех участников, которые действительно могут влиять на принятие решения. 

 

Регулярные собрания команды  

 

Встречи, на которых каждый участник команды рассказывает, над чем работает и какими задачами планирует заниматься в ближайшее время. Держать руку на пульсе командой работы – не плохо. Проблема в том, что иногда мы проводим такие митинги, потому что так принято в компании, так предписывает методология, так написано в умной книжке, а не потому что в них есть реальная потребность.

 

Что делать? Назначать каждый митинг по мере необходимости – если есть темы, которые действительно нужно обсудить всей командой. 

 

Как организовать и провести эффективную встречу 

 

Эффективная встреча – это та, что приносит пользу всем её участникам, а также – в идеале – проекту или компании. Каждый участник митинга должен понимать, зачем его пригласили, чем он может быть полезен и что получит на выходе. 

 

Чтобы сделать любую встречу максимально эффективной, нужно:

 

• сформулировать тему, план и цель встречи

 

Организатору необходимо дать участникам как можно больше информации о встрече уже на старте. Для этого нужно сформулировать тему собрания как можно четче, прописать список тем и вопросов, которые вы собираетесь затронуть и каких результатов планируете достичь. 

 

 

• дать участникам возможность влиять на план встречи 

 

В приглашении на встречу организатору желательно спросить у участников: «Согласны ли вы с планом встречи, нужно ли его как-то изменить? Есть ли ещё какие-то вопросы, которые вы хотите обсудить?». Это помогает инициатору встречи собрать обратную связь ещё до начала митинга, а также скорректировать план, учитывая желания и потребности участников. 

 

Например, проектный менеджер хочет поговорить об имплементации новой функциональности с проектной командой. А разработчики, со своей стороны, могут предложить обсудить недостатки существующей архитектуры приложения, которые могут повлиять на работу этого функционала. 

 

• дать участникам время для подготовки 

 

Подготовка к митингу – очень важная вещь. Часто встречи получаются неэффективными просто потому, что у участников не было времени осмыслить, обработать и структурировать информацию, которую от них ожидают получить. 

 

Встречи-обсуждения и встречи для принятия решений лучше назначать за одну-две недели. Встречи для информирования – за один-два рабочих дня, чтобы участники могли спланировать и распределить свою загрузку на ближайшее время. Однако это не аксиома – к каждому митингу нужно подходить индивидуально.

 

• определить четкие временные рамки

 

Стоит стремиться к тому, чтобы встреча занимала минимальное количество времени, необходимое для достижения её цели. В идеале – она не должна длиться больше 45 минут. Именно столько времени мы можем качественно воспринимать и усваивать информацию. На 90-ой минуте наш фокус внимания сильно ослабевает, а после двух часов собрания мы устаем настолько, что готовы согласиться на любые решения, лишь бы поскорее закончить встречу. 

 

 

• назначить модератора

 

Обозначить повестку встречи – это полдела. Чтобы собрание действительно было эффективным, необходимо ей следовать. Для этого нужен человек, который будет контролировать ход встречи. Модератором может быть как организатор митинга, так и один из участников. 

 

Без модератора любой митинг рискует превратиться в базар. Участники могут начать спорить, переключаться на другие темы, не давать другим возможности высказаться. Модератору нужно сделать так, чтобы участники за время встречи успели обсудить все темы, прописанные в плане. Это от него можно услышать такие фразы: «Мы отклонились от темы», «Это очень обширный вопрос, давайте обсудим его на отдельной встрече», «Передаем слово…».         

 

• выбрать секретаря 

 

Секретарь нужен, чтобы фиксировать принятые решения, договоренности, идеи и другие важные моменты встречи. Если эта информация нигде не будет записана, можно считать, что решения не приняты, договоренности не закреплены, а собрание было пустой тратой времени. 

 

После встречи секретарь рассылает всем участникам так называемое follow up-письмо с итогами митинга. Роль секретаря может взять на себя любой участник.

 

• собрать обратную связь

 

Попросить у участников обратную связь – очень хорошая идея. Это можно сделать в последние пять минут встречи. Если вы организатор, спросите у участников: «Показалась ли вам это собрание эффективным? Как можно было его улучшить?». 

 

Относиться к митингам нужно как к инструментам для рабочего взаимодействия. А улучшать инструменты, которые мы пользуемся, важно и нужно. 

 

Фотографии: Shutterstock

Как организовать рабочую встречу: 13 важных советов | GeekBrains

https://d2xzmw6cctk25h.cloudfront.net/post/2126/og_image/12789d72ada11168a0e989f6314537d2.png

Часто при упоминании рабочих встреч и совещаний люди закатывают глаза. У многих они ассоциируются с бесполезной тратой времени. Один человек сыплет бессмысленными терминами, а остальные листают под столом соцсети или дремлют с открытыми глазами.

Но вот в чём секрет: если вы не любите совещания, это потому что у вас просто нормального не было.

Правильные встречи не тратят ваше время, а экономят. Ведь в ходе них вы обсуждаете действительно важные вопросы, понимаете, что происходит у ваших коллег. А в итоге сообща находите простые и правильные пути, как вместе прийти к финалу проекта.

Как организовать такую «встречу мечты»? Давайте разбираться.

Планируйте ход совещания

Ценность любой встречи во многом зависит от количества решений, которые вы примете по её итогам. А потому у неё должна быть повестка. Если вы собираетесь ради того, чтобы поставить галочку в графе «совещание», пользы это точно не принесёт. Встречаться «на всякий случай, вдруг у кого появятся вопросы» — впустую тратить время.

Необходимо подготовиться и составить список тем, которые вы хотите обсудить. А если говорить не о чем, смело откладывайте совещание до лучших времён.

Дайте подготовиться другим

Если список тем готов, не делайте из него великой тайны. Дайте участникам совещания подготовиться, чтобы высказаться и задать свои вопросы. В конце концов, ваша цель — не уличить кого-то в незнании предмета, а получить максимум информации о текущей ситуации и на основе этого принять хорошие решения.

Собирайтесь узким кругом

Зовите на совещание тех, кто действительно влияет на проект на текущем этапе. Остальным просто будет нечего сказать, и вы впустую потратите их время. Тот же результат вы получите, если пригласите слишком много участников. Все не успеют высказаться или, наоборот, будут говорить одновременно. 

Назначайте встречу на правильное время

Здесь всё зависит от рабочего расписания в вашей компании. Если сотрудникам разрешается приходить в разное время, не назначайте совещание на раннее утро. Многим придётся сделать сверхусилие, чтобы успеть на встречу. Плохая идея — собрать всех перед обедом или концом рабочего дня. У людей могут быть планы, которые разрушатся, если вы не закончите в срок.

Впишите совещание в привычный распорядок дня коллег. Самый простой способ найти подходящее время — просто всех спросить. Это несложно, ведь вы читали предыдущий пункт и позвали всего несколько человек.

Кадр из сериала «Офис»

Дайте высказаться всем

Не превращайте совещание в стендап одного комика. Просто сообщить информацию можно кучей других способов, например, письмом. Вы здесь собрались именно для обсуждения.

Модерируйте дискуссию

Или назначьте ответственного за это. Живые обсуждения так и норовят перерасти чёрт знает во что. Не давайте им утекать в нерабочее русло, следите за «экологичностью» беседы. Например, команда нарушила сроки, и сотрудники начинают перекладывать вину друг на друга. Много ли в этом смысла? Не очень. Гораздо важнее выяснить, почему так произошло и что делать, чтобы всё исправить.

Создайте обстановку для мозговых штурмов

Позвольте участникам накидывать в обсуждение все идеи, пришедшие в голову, вне зависимости от того, насколько они странные или смешные. Для этого нужно создать позитивную атмосферу. Если какие-то предложения будут вышучиваться или с ходу подвергаться критике, лучшие идеи так и останутся лишь в головах.

Делайте презентации только тогда, когда они действительно нужны

Иллюстрации действительно привлекают внимание. Но если на слайдах в основном картинки со стоков, а полезный текст умещается в полстроки, можно безболезненно обойтись без презентаций. Меньше украшательств, больше дела.

Попросите убрать гаджеты

Отключить звук недостаточно. Во-первых, телефоны вибрируют достаточно громко, чтобы мешать окружающим. Во-вторых, уведомления — а их за час придёт немало — вызывают большой соблазн немедленно прочесть сообщение, а то и ответить на них. В итоге то один, то другой участник встречи будет отвлекаться, и от этого пострадает продуктивность.

Следите за временем

Если встреча затянется, проблемы будет создавать как минимум сама физиология человека. Долго сидеть без движения неудобно, сохранять сосредоточенность — невозможно. Вспомните: пара в университете длится полтора часа не просто так.

Так что не рассчитывайте на шестичасовое продуктивное совещание. А если вопрос слишком объёмный, лучше встретиться ещё раз, чем сидеть до победного.

Записывайте всё сказанное

Надеяться, что все всё запомнят, наивно. Поэтому важно, чтобы кто-то фиксировал происходящее. Вы этого не можете — вы модерируете дискуссию. Заранее договоритесь с кем-то, чтобы он взял записи на себя. Они определённо пригодятся — хотя бы для следующего пункта.

Поделитесь итогами

Вроде бы все эти люди были на одной и той же встрече, но почему на следующий день создаётся впечатление, что каждый был на какой-то своей? Не дайте этому произойти, разошлите всем письмо с итогами совещания. Если там содержится список задач, пусть у каждой будет срок и ответственный за исполнение.

Не злоупотребляйте встречами

Даже если вы идеально организовываете встречи, не увлекайтесь. Они отнимают много сил и времени — как минимум нужно подготовиться, поучаствовать и проанализировать результаты. Если вместо работы вы будете постоянно совещаться, проект будет продвигаться очень медленно. 

Организация идеальных рабочих встреч — не дар, а навык, которому можно и нужно учиться. Но это не всё, чем предстоит овладеть успешному проджект-менеджеру. На факультете управления проектами вы овладеете всеми необходимыми инструментами для проведения самых разных встреч. А ещё научитесь составлять проектную документацию, управлять бюджетами и многим другим важным вещам.

Встреча с клиентом: как подготовиться и провести

31.03.2020

Автор: Academy-of-capital.ru

Добавить комментарий

Рейтинг:

(Голосов: 12, Рейтинг: 4.92)

Из этого материала вы узнаете:

• Зачем нужна личная встреча с клиентом
• Как договориться о личной встрече с клиентом по телефону
• Возможные трудности при попытке назначить клиенту встречу
• Как правильно составить письмо с предложением клиенту о встрече
• Как подготовиться к проведению первой встречи с клиентом
• Как одеться на деловую встречу с клиентом
• Что нужно взять с собой на встречу с клиентом
• 7 основных этапов встречи с клиентом
• Какие ошибки чаще всего допускают во время встречи с потенциальным клиентом
• Как составляется протокол встречи с клиентом
• Как правильно завершить встречу с клиентом и составить отчет о ней

Некоторые предприниматели считают, что личная встреча с клиентом в принципе ни к чему. Зачем тратить время, если с потенциальным покупателем можно договориться по телефону или с помощью интернет-мессенджеров? Ведь время, как известно, – деньги. Однако специалисты утверждают, что именно личные встречи с клиентами приносят бизнесу наибольшую выгоду.

Правда, просто прийти и с ходу заключить сделку в большинстве случаев не получится. К подобным мероприятиям необходимо тщательно готовиться. Следует собрать информацию о возможном покупателе, правильно организовать встречу, выбрать определенный стиль поведения – и так далее и тому подобное. Только если верно учесть все возможные нюансы, можно надеяться на успех.

Зачем нужна личная встреча с клиентом

Давайте разберемся, почему для получения хорошего дохода не обойтись без индивидуальных встреч с потенциальным покупателем. Согласитесь, гораздо проще воспользоваться телефоном или интернетом, чтобы позвонить клиенту либо отправить рекламное письмо. Затем спокойно ждать ответных действий, которых, кстати, может не произойти! Все знают, что почтовые рассылки часто попадают в папку «Спам», а многие адресаты их просто игнорируют.

Поэтому любые виды удаленного общения с потребителем на самом деле не форсируют процессы сбыта. Причем во время переписки всегда есть шанс упустить важные сведения. Почему встреча с клиентом играет большую роль в прямых продажах? На расстоянии продавец не чувствует настроя собеседника, а тот не доверяет продавцу. Без персонального подхода к человеку невозможно показать, как он важен для компании. Если молодожены лично приглашают вас на свадьбу, согласитесь, это приятнее, чем открытка в почтовом ящике.

Конечно, при полной занятости не каждый хочет тратить время на визиты. Зато в личной беседе влияние на человека сложно переоценить. Здесь важно все – ваша уверенность, внешний вид, открытый взгляд, улыбка, теплое рукопожатие и образцы продукции. Клиент имеет шанс увидеть и пощупать ваш товар. Все это невозможно ощутить на расстоянии – по телефону и по электронной почте.

На индивидуальной презентации человек не будет отклонять звонок и вешать трубку. Разумеется, ничто не помешает ему уйти, однако это будет крайний вариант. Ведь он потратил время и пришел на вашу встречу.

Встреча с клиентом в продажах позволяет продавцу узнать запросы человека и его проблемы, почувствовать реакцию на предложение, увидеть мимику и жесты, чтобы подстроиться под данный психотип. Если в телефонном разговоре потенциальный покупатель не выказывал повышенного интереса к вашему товару, то в живой беседе есть шанс склонить его к покупке.

Рекомендуем

«Подготовка к переговорам: основные этапы и главные ошибки»
Подробнее

Когда продукт является дорогостоящим, без личной встречи тут не обойтись. Вряд ли кто-то согласится уплатить такую сумму после телефонного звонка или общения по интернету. И сам клиент оценит то, что вы уделили ему время. Он тоже приложил усилия и пришел на презентацию, а значит, понимает важность сделки и вносит вклад в дальнейшую покупку. Все это приведет к желаемой продаже.

Но вот что важно. Персональная встреча с глазу на глаз негласно налагает обязательства на обе стороны беседы. Она доказывает, что компания ценит покупателя, а вы относитесь к бизнесу со всей ответственностью и дорожите клиентурой.

Как договориться о личной встрече с клиентом по телефону

Те, кто давно работает в прямых продажах, знают, как сложно дается менеджеру первая встреча с клиентом. Психология собеседника такова, что основная масса абонентов не желает слушать, что им продают по телефону, и отказывается даже от выгодных предложений. Как же назначить встречу с покупателем? Вот поэтапная инструкция, которая поможет вам в работе.

Действуя по этим правилам, вы запросто договоритесь с любым клиентом.

1. Прежде чем звонить, присядьте и расслабьтесь, откинувшись на спинку офисного кресла. Запаситесь терпением, настройтесь на приветливость и улыбнитесь. Многие чувствуют улыбку даже по телефону. Итак, заряжайтесь позитивом и начинайте действовать уверенно.
2. Наберите номер и отрекомендуйтесь представителем компании. Озвучьте свою должность, имя и фамилию. Кратко опишите свой род деятельности.
3. Назовите цель звонка, чтобы собеседник понял, о чем речь. Не стоит открывать все козыри в начале разговора. Старайтесь вызвать интерес клиента, а все подробности пообещайте рассказать при индивидуальной встрече.
4. Упомяните крупные компании, которые являются вашими партнерами. Часто доверие известных фирм срабатывает в пользу продавца.
5. Самостоятельно определите день и начало встречи с клиентом. Он должен быть уверен, что сам назначил дату и время. Но вы-то знаете, что это был выбор без вариантов.
6. Вежливо попрощайтесь и выразите благодарность собеседнику за его внимание к вашей персоне.

Возможные трудности при попытке назначить клиенту встречу

Каждый работающий человек в своей профессиональной деятельности сталкивается с преодолением тех или иных проблем. В частности, торговые агенты и менеджеры по продажам обязаны понять настрой клиента, чтобы закрыть все возражения. Вот основные ситуации, которые вызывают сложности у продавца:

1. Сотрудник фирмы или секретарь отвечает, что нужный вам человек сейчас отсутствует. Возможно, это произносится не слишком уважительно. Вам следует спросить, когда удобнее перезвонить. 
2. Человек на другом конце провода интересуется, какой вопрос у продавца. Отвечать нужно уклончиво, при этом заставляя собеседника понять, что ваш звонок был важным и забывать о нем нельзя. Примерно так: «Я по вопросу данных, которые оставил для меня Иван Иванович».
3. Клиент отказывается от встречи и предлагает передать ему каталог факсом или отправить на имейл. Агент по продажам соглашается, но поясняет, что расчеты очень сложные и если что-то упустить, картина будет не совсем понятной. «Вам выгоднее уделить мне пять минут для личной встречи, чем долго разбираться, что к чему».
4. Собеседник ссылается на занятость и не хочет продолжать беседу. В этом случае менеджер может ответить: «Я понимаю и готов перезвонить вам, когда скажете». В указанное время он вновь звонит, чтобы сделать предложение встречи клиенту.
5. Покупателя интересует стоимость продукции. Продавец говорит, что ассортимент компании широк и цены формируются с учетом выбранных позиций. Все это обсуждается при личной встрече.
6. Клиент отвечает, что он доволен своими поставщиками и менять их не планирует. Звонящий предлагает за пять минут убедить собеседника в обратном и доказать, что предложение его компании гораздо выгоднее, чем условия старых партнеров.
7. Абонент раздраженно обрывает менеджера фразой: «Нас не интересует ваше предложение». Тот не пытается продолжить диалог и спрашивает, можно ли перезвонить позднее, через 2-3 недели.

Как правильно составить письмо с предложением клиенту о встрече

Существуют правила официальной переписки, которые необходимо соблюдать. В противном случае вы рискуете быть неверно понятым. Если текст письма написан с нарушениями делового этикета, его могут посчитать оскорблением. Чем безупречней ваше предложение о переговорах, тем вероятнее, что личной встрече быть.

Послание нужно составлять корректно и абсолютно грамотно, используя официально-деловой стиль речи. Оно должно быть приветливым и уважительным, независимо от ваших эмоций и реального отношения к адресату. Главная мысль письма – готовность к соблюдению общих интересов, а также обоюдовыгодному партнерству. И, безусловно, – встреча с клиентом.

Текст должен быть лаконичным и написан краткими предложениями, которые конкретно выражают основную мысль. Формат изложения предполагает визуальную разбивку на логические части. Нужно использовать в послании только привычные для адресата сочетания слов и синтаксические средства. Не следует писать намеки и фразы со скрытым смыслом.

Сегодня большинство переговоров (и особенно международные) ведутся в электронном виде через Интернет. Но для них тоже применимы все эти полезные советы.

Имея представление об основном принципе написания официальных писем, можно, используя шаблоны, самостоятельно составить любой текст. Была бы цель.

Если ваша задача – встреча клиентов в офисе, структура вашего послания будет такой:

• Сведения о предприятии

  
  Эти данные могут отражаться в шапке бланка или выноситься как отдельный текст. Их назначение – дать адресату возможность обратной связи с отправителем. В электронных письмах достаточно указать контактные телефоны в нижней части обращения.

  Рекомендуем

  «Отношения с клиентами: 10 главных принципов построения долгосрочных связей»
  Подробнее

• Реквизиты

  
  Исходящий номер документа очень важен, в дальнейшем его вносят в книгу регистрации поступающей корреспонденции. В некоторых случаях такая запись может доказать факт переписки двух компаний.

  
  В верхней части письма (или внизу) ставится та дата, когда руководитель подписал послание. Без этой подписи ваш текст не будет подлинным.

• Данные адресата

  
  Сведения о получателе отправления находятся в верхнем углу справа. Чтобы ваше деловое письмо случайно не попало к другому человеку, нужно указывать все, что о нем известно (даже если этой информации очень мало): Ф. И. О., номер телефона, e-mail (почтовый ящик) или URL сайта. В идеальном варианте должен быть адрес местонахождения компании и остальные данные.

• Обращение

  
  С первых строк вашего послания клиент должен почувствовать учтивый тон. Можно добавить к имени-отчеству получателя прилагательное «уважаемый». Если вы направляете письмо, которым назначается встреча с клиентом, в организацию по месту его работы, следует обозначить должность, занимаемую этим специалистом.

• Представление

  
  По правилам делового общения отправитель письма должен представиться тому, кого он приглашает на переговоры. Если потребуется написать ответ на присланное обращение, адресату нужно знать, к кому и как он должен обращаться. Этот принцип актуален в ситуациях, когда стороны диалога незнакомы и ранее не контактировали посредством переписки.

• Причина

  
  Все письменные послания партнерам должны быть целевыми. Письмо, которым назначаются переговоры, как правило, содержит указание причин, ставших началом будущего диалога двух сторон. Здесь есть один нюанс. Прежде всего подумайте, как сформулировать свой повод, который должен быть серьезным и довольно убедительным. 

• Информация о встрече

  
  Как назначить встречу клиенту? Чтобы письмо-приглашение мотивировало человека на какое-либо действие (в данном случае это беседа с глазу на глаз), менеджер должен обозначить время и место проведения переговоров. При этом выбор даты требует тактичного подхода. Какие варианты действий есть у автора письма?

  
  Он может сделать следующее:

  
  — Точно указать день и время.

  
  — Выбрать дату с возможностью корректировки по желанию клиента или обоюдному соглашению сторон.

  
  — Назначить день и установить временные рамки встречи (допустим 10.00–00) с учетом занятости адресата. Либо задать более широкий интервал в несколько дней (с 11.00 вторника до 17.00 среды). В любом случае даты лучше указать.

  
  — Оставить выбор срока для беседы на усмотрение адресата.

  
  Последний способ считают самым деликатным, но не совсем надежным. Поскольку деловая переписка рассчитана на мотивацию партнера, приглашенного на встречу, а здесь инициатором определения даты будет он сам.

• Дополнения к посланию, которым назначается встреча с клиентом

  
  Что еще могут содержать официальные письма в тех или иных случаях:

  
  — Слова благодарности за предоставленную возможность отправить приглашение адресату.

  
  — Список тех, кто будет принимать участие в переговорах.

  
  — Порядок действий приглашенного, если тот не сможет явиться в назначенное время. Допустим, написать ответное письмо, дать свои предложения и т. д.

  
  — Контакты человека, с которыми можно связываться и уточнять детали предстоящей встречи (если эти сведения не указаны в начале).

  
  Как видим, деловые письма с приглашением клиента на беседу могут быть составлены в различной форме. Но все они должны удовлетворять общим требованиям официальной переписки.

  
  Скачать бланк стандартного письма с предложением клиенту о встрече можно здесь.

Как подготовиться к проведению первой встречи с клиентом

Если вы хотите удачно провести свои дебютные переговоры, нужно серьезно подготовиться и учесть возможные нюансы. Не надейтесь на свою находчивость, которая вас выручит на месте. Будьте наготове, каким бы ни был ход беседы. Для этого потребуется план встречи с клиентом, где будут предусмотрены несколько сценариев происходящего. Разбейте подготовку на две части – сбор информации и организационные моменты.

1. Определение цели встречи с клиентом

Не обольщайтесь, что договоренность будет достигнута с первого раза. Такого не бывает. При благоприятном исходе знакомство с партнером позволит вам начать успешное взаимодействие, встречаться снова и сотрудничать на благо двух сторон.

Какие цели преследует менеджер на первой встрече с будущим клиентом:

• увидеть перспективы и его стремление к бизнес-партнерству;
• выяснить главные запросы покупателя;
• узнать, какая именно продукция компании будет ему полезна и закроет нужды;
• предложить пробные образцы, каталоги и тесты;
• добиться обратной связи (отклика) от собеседника.

На этом шаге менеджер не продает товар, он презентует самого себя (производит приятное впечатление, вызывает интерес к компании, налаживает доверительные связи). Чтобы все прошло успешно, нужно предварительно обдумать все возможные сценарии беседы и быть во всеоружии, чтобы справиться с возникшей ситуацией. Не стоит полагаться на авось и личную находчивость.

2. Сбор информации о клиенте

Прежде чем составить скрипт встречи с клиентом (или план), нужно узнать о покупателе как можно больше. Как это сделать:

• Найдите данные про род занятий потенциального партнера. Прочтите профильную публицистику, чтобы запомнить характерные определения, которые вам пригодятся в разговоре.
• Просмотрите сайт компании клиента, ознакомьтесь с его структурой и самой важной информацией. Прочтите, кто руководит организацией, и сделайте нужные выводы.
• Изучайте продукцию конкурентов, чтобы предложить возможному клиенту лучшие условия сделки.

Но главное – отлично знать товар своей компании. Менеджер должен быть в курсе всех нюансов того, что он советует клиенту. Если торговый представитель не в состоянии как следует презентовать продукт, с ним вряд ли кто-то будет контактировать в дальнейшем.

3. Организация встречи с клиентом

Данный этап нужно посвятить организации переговоров, которые вначале следует назначить. Свяжитесь с покупателем, чтобы уточнить время и место ожидаемой беседы. Условившись о встрече, конкретизируйте ее дату с учетом мнения клиента.

Где можно провести переговоры – несколько примеров:

• В офисе клиента или другом месте, которое он выберет. Конечно, можно подготовиться к такой беседе, но зачастую нужно реагировать по ситуации.
• На вашей территории (в собственном кабинете, в комнате для заседаний и т. д.). Не принимайте посетителя в людных местах, где вас обоих будут отвлекать. И никогда не приступайте к разговору на ходу или в проходах.
• В нейтральной зоне. Для этого можно снять конференц-зал или зайти в спокойное кафе. Не стоит приглашать клиента в ресторан, там будет не совсем удобно. Вам обоим придется делать паузы на прием пищи. Запомните: встреча с клиентом и еда несовместимы.

Лучше, если помещение, выбранное для переговоров, будет тихим и малолюдным.

Как одеться на деловую встречу с клиентом

Согласно русской поговорке всех встречают по одеже, и внешность продавца очень важна для будущего партнера. Готовясь к проведению переговоров, вам нужно сделать следующее:

1. Извлечь из гардероба деловой костюм. Его можно надеть с рубашкой или водолазкой. И не забудьте галстук. Для женщин подойдет стандартный вариант – блузка с юбкой или брюки с пиджаком. В любом случае одежда должна быть удобной. 
2. Не стоит выбирать сверхсовременный, креативный или смелый туалет.
3. Аккуратно уложить волосы, сделать маникюр. Макияж у женщин должен быть нейтральным и не отвлекать клиента.
4. Почистить обувь и привести ее в порядок.
5. Избегать дешевой бижутерии и принадлежностей, подделок знаменитых брендов. Обычно обеспеченные люди отлично знают, чем китайские часы и прочие аксессуары отличаются от настоящих. Если у вас нет денег на оригинальные предметы гардероба, не надевайте подделки вообще.

Что нужно взять с собой на встречу с клиентом

Теперь подумайте о рекламных материалах и девайсах, которые понадобятся для переговоров. Что еще должно быть в вашем кейсе либо сумке:

• Ежедневник (органайзер), куда вы будете писать все важные заметки.
• Ручка.
• Личные визитки, которые должны быть емкими и лаконичными.
• Листы бумаги (пригодятся, если вы встречаетесь в кофейне, а собеседник не взял с собой блокнот).
• Бланки договоров, заказов и анкет (потребуются для заключения сделки, если вы правильно презентовали свой продукт).
• Рекламные буклеты и каталоги, чтобы наглядно показать клиенту то, о чем вы говорите и предлагаете приобрести.

7 основных этапов встречи с клиентом

Сценарий проведения беседы с потенциальным покупателем может быть различным. Мы приведем для вас примеры наиболее универсальных схем.

1. Налаживание первоначального контакта

   
   Исходная ступень переговоров может повлиять на их дальнейший ход. Если взаимопонимания с клиентом нет, он вряд ли станет доверять вам и заводить дружеские связи. А без этого нельзя переходить на новый уровень общения. Поэтому встреча с клиентом не имеет смысла, ее лучше назначить позже. Возможно, это не ваш день или вы выбрали неудачное время. Но если собеседник охотно поддерживает беседу, переходите к главной сути.

2. Выяснение нужд покупателя, его насущных целей

   
   Следующий шаг вам лучше провести как диалог. Задавайте покупателю вопросы и слушайте ответы. Перед этим объясните, что вы пытаетесь понять потребности клиента, чтобы сделать выгодное предложение от вашей фирмы с учетом его запросов.

   
   Здесь есть один секрет. При помощи вопросов вы не только узнаете о нуждах собеседника. Таким образом он поддерживает разговор, что важно с точки зрения психологии. Человек, который вначале был скептичным и не желал слушать рекламу вашего продукта, в процессе диалога в форме вопроса-ответа вливается в контекст, проявляет определенный интерес и сосредотачивается на нужной теме.

   Рекомендуем

   «Потребности клиента: простые способы их выявления и формирования»
   Подробнее

   
   Как задавать вопросы? Их нужно формулировать так, чтобы потенциальный покупатель четко уяснил свои проблемы. Но главное, он должен быть уверен, что решить их можете лишь вы. Если все получилось и вопросы на встрече с клиентом заданы верно, можно приступать к очередному этапу сделки.

3. Презентация товара

   
   После того как вы провели собеседника по цепочке, предваряющей продажу (постановка вопросов, уяснение проблем и острая необходимость их решения), начинайте рекламировать продукт. На этой стадии общения основная цель менеджера– показать, что только ваш товар (услуга) на 100 % удовлетворит его запросы. Подчеркните все выгоды, которые получит покупатель в результате данной сделки, и акцентируйте внимание на преимуществах продукта перед аналогами, предлагаемыми конкурентами. 

   
   По сравнению со вторым этапом встречи, когда стояла цель вовлечь клиента в диалог, третий шаг скорее напоминает монолог продавца, направленный на собеседника. Здесь важно удержать контакт со слушателем, поэтому время от времени уточняйте, есть ли вопросы у клиента, все ли вы понятно излагаете.

4. Побуждение к покупке

   
   Закончив с презентацией товара, переходите к мотивации покупателя на сделку. Для этого используйте прямые вопросы типа: «Готовы ли вы к покупке (или оформлению договора)?», «Какие условия для вас комфортнее?», «Что вас не устраивает?», «В чем вы сомневаетесь?» и др.

   
   Ответы позволяют продавцу судить о готовности собеседника к совершению покупки. Если он склонен к заключению сделки, то пропускайте следующий шаг и начинайте завершать переговоры. Но зачастую на встрече с клиентом что-то из изложенного менеджером вызывает несогласие и необходимость в уточнении подробностей, которые продавец должен закрыть и прояснить.

5. Работа с возражениями

   
   Чтобы устранить противоречия, возникшие у собеседника, используют различные приемы. Что именно подходит к данной ситуации (одна из техник или несколько), решает менеджер. Но главное не оставлять слова клиента без внимания и дать ему понять, что он услышан и получит пояснения (немедленно или позднее). Советуем записывать их в виде тезисов, чтобы не упустить из виду, а потом обсудить все возражения согласно списку.

6. Окончание сделки

   
   Итак, все возражения закрыты, а спорные позиции утрясены. Встреча с клиентом подошла к моменту заключения договора. Продавец должен почувствовать, что его клиент созрел и согласился на покупку. Настало время обсудить все тонкости текущего момента: цену товара, срок оплаты и доставку. Цель этого этапа – конкретно обговорить все стороны сделки, а также получить от покупателя заверения, что он выполнит свою часть обязательств. 

   
   Часто бывают ситуации, когда ваш собеседник (представитель фирмы) уже готов купить продукт, но не может сразу же оформить договор (из-за отсутствия руководителя компании или по другой причине). В этом случае менеджер должен уточнить дальнейшие совместные шаги: обмен реквизитами, дату подписания контракта и передачу документов.

7. Получение рекомендаций

   
   В основном агенты по продажам пропускают этот шаг, чтобы побыстрей закончить переговоры. Или не хотят грузить партнеров дополнительными просьбами. Но все же стоит взять у покупателей контакты нескольких знакомых, компаньонов, приятелей или других людей, потенциально заинтересованных в ваших продуктах. Это отличный способ для расширения клиентской базы вашей фирмы. К тому же большинство покупателей с удовольствием рекомендуют лиц, которым может быть полезен предлагаемый товар или услуга.

   
   Не всегда живая встреча с клиентом в продажах укладывается в описанную схему. Отдельные этапы могут проходить в другой последовательности или отсутствовать вообще. Но с точки зрения менеджера лучше вести беседу в таком порядке. Во-первых, он структурирует переговоры и повышает их результативность. А во-вторых, имея скрипт, продавец не тратит время на оценку своих действий и избегает нетактичных пауз.

Какие ошибки чаще всего допускают во время встречи с потенциальным клиентом

Все торговые агенты, которые проводят личные переговоры с покупателем, время от времени совершают промахи. От них не застрахован даже самый опытный продавец. Вот самые распространенные ошибки:

1. Раньше времени презентовать продукт или услугу, минуя стадию налаживания контакта и выявления потребностей клиента. При этом человек понимает, что ему пытаются «впарить» бесполезную вещь и испытывает раздражение.
2. Не готовить план беседы, надеясь сориентироваться на месте. Если менеджер не захотел составить скрипт встречи с клиентом, диалог будет не конструктивным, с большими паузами на обдумывание вопросов. В итоге разговор затянется надолго.
3. Не видеть главную потребность собеседника и обсуждать второстепенные нужды, которые мелькнули в разговоре. Подобные беседы похожи на игру в испорченный телефон. 
4. Не слушать говорящего и игнорировать его позицию. Таких людей воспринимают как самолюбивых и прессующих клиента, чтобы получить личную выгоду. Обычно покупатель избегает долгосрочного общения с подобными партнерами.
5. Не завершать переговоры должным образом. Многие менеджеры после беседы прощаются и всё. Они уверены, что дело сделано и следующий шаг – отправить клиенту УТП на свой продукт. В действительности, чтобы добиться результата, нужно обговаривать и контролировать все дальнейшие действия – встречи, звонки и заключение договоров.
6. Выказывать недовольство своему партнеру по поводу отказа, опоздания, того, что встреча с клиентом перенесена и т. п. Люди неохотно поддерживают деловые связи с «обвинителями» и теми, кто торопит их при первом же знакомстве.
7. Часто звонить для подтверждения переговоров (чтобы зря не выходить), навязчиво напоминать о встрече и др.
8. Опрометчиво предлагать собеседнику, готовому к покупке, льготные условия сделки (скидки, бонусы и т. п.). Часто неопытные продавцы переоценивают свои возможности и обещают золотые горы, лишь бы продажа состоялась, чем нарушают ценовую стратегию компании.

Как составляется протокол встречи с клиентом

Для повышения КПД бизнес-процессов в области продаж используется специальный документ, который заполняют менеджеры после встречи с клиентом. Это не договор, а вспомогательная форма, позволяющая оптимизировать формулировки важных соглашений. Она играет роль моста для взаимопонимания двух сторон переговоров. Практика показала, что протокол беседы с каждым из партнеров может улучшить эффективность менеджера.

Рассмотрим, как составить этот документ. Вверху листа располагается название формы, под ним указывают время проведения и место. Все эти записи должны быть очень точными.

Кроме этого, в верхней части протокола ставят дату подписи. Хорошо, если она одна, так как бывают случаи, когда документ визируют после консультаций и согласований с руководством предприятий. В итоге последняя дата отличается от первоначальной.

За вводной информацией перечисляются компании и все участники переговоров. Здесь обязательно указывать их должность и место, где работают все эти представители.

Если встреча с клиентом предполагает присутствие стороннего эксперта (консультанта, переводчика или технического специалиста), его участие отражают в виде сноски (примечания) в конце протокола.

После списка приглашенных кратко излагают все важные моменты, которые обсуждались на встрече. Стороны переговоров должны одобрить информацию. С этой целью нужно учесть финансовый потенциал и другие возможности участников мероприятия. В идеале нужно договориться о долгосрочном сотрудничестве, которое выгодно и продавцу, и покупателю.

Для удобства все темы в протоколе оформляются отдельным пунктом. Справа от каждого указывают принятые решения и ответственных исполнителей.

Также следует распределить обязанности между участниками встречи (председатель, секретарь, участник заседания, докладчик и др.), чтобы структурировать переговоры и работать плодотворно. Функция избранного секретаря – фиксировать принципиально важные моменты проходящей встречи.

Как еще можно оформить протокол, когда проводится встреча с клиентом? Таких форматов несколько, но можно выделить три основных:

• Таблица, которая содержит многочисленные строки и столбцы.
• Короткое резюме на каждого участника (кроме принимающей стороны).
• Свободное изложение без выделения граф, но с подписью и указанием даты.

Скачать бланк стандартного протокола встречи с клиентом можно здесь.

Обратите внимание! Как упоминалось выше, протокол переговоров не выполняет функцию договора о поставках товара или другого соглашения. Его единственное назначение (если документ составлен верно) – структурировать дальнейшие переговоры и консультации согласно назначенным датам.

Сразу после встречи с клиентом следует передать ему на согласование готовый протокол с перечислением достигнутых договоренностей. Чем быстрее это будет сделано, тем выгоднее сторонам переговоров. Некоторые организации даже ведут визуальное документирование в процессе проведения мероприятия. Достигнутое соглашение по интересам сторон тут же отмечают маркером на специальной доске либо действуют иным способом. Позднее подписанный протокол передается сторонам переговоров.

Как правильно завершить встречу с клиентом и составить отчет о ней

Итак, вы провели беседу и не смогли заинтересовать потенциального партнера. Как быть? Попробуйте назначить дополнительную встречу и уточните, что бы он хотел узнать еще? Так вы побудите человека еще раз вспомнить ваше предложение. Вы же получите очередной шанс заключить с этим клиентом сделку.

Если разговор прошел удачно, сделайте попытку уточнить, не пора ли заключать договор. Если видите, что рановато, не упорствуйте, просто назначьте следующую встречу.

Кратко повторите важные моменты, которые вы обсуждали, и то, о чем договорились, чтобы все отложилось в памяти. Не стоит намеренно тянуть время, беседа с клиентом должна быть лаконичной. Поблагодарите собеседника за уделенное внимание перед тем, как попрощаться. Это нужно сделать обязательно, даже в случае отказа от покупки.

Рекомендуем

«Ошибки при переговорах: 30 самых распространенных»
Подробнее

Какую роль играет составление отчета о проведенных переговорах? Менеджер фиксирует течение встречи с помощью коротких тезисов в своем блокноте. Это позволяет быстро записать всю важную информацию, чтобы обсудить ее с руководителем и сослуживцами.

Чаще всего встречи с покупателем проходят следующим образом: продавец приходит на беседу и разговаривает с будущим партнером. По возвращении в офис он обдумывает все, что сказано, при этом упуская много значимых нюансов, которые по дороге просто выветрились из памяти. В итоге менеджер теряет 50 % информации, которую мог бы своевременно внести в отчет. Конечно же, начальство недовольно.

С позиции руководителя отдела продаж подобные отчеты позволяют оценить работу продавца. Лучше всего использовать такой порядок: после встречи с клиентом менеджер пишет отчет и оглашает результаты на планерке, а начальник делает вывод и оперативно формулирует задание по каждой встрече, намечая краткий план на будущее.

Как провести эффективную групповую встречу. Часть 1

Встречи, групповые работы, планерки, встречи команды — все это в бизнес-среде часто называют “митингами” (от англ. meeting — встреча). И многие их ненавидят. Почему? Очень часто встреча оставляет ощущение неэффективно потраченного времени. Как часто вы думали: “Да я бы за это время столько всего успел”?

Как часто вы жалели, что потратили ради встречи пару часов на дорогу, а по факту могли бы гораздо эффективнее решить все вопросы по телефону, в почте или по скайпу?

Если у вас есть такая же боль под названием “неэффективные встречи”, то этот пост для вас.

Для организатора события работа с командой практически всегда состоит из регулярных встреч. Особенно, если вы делаете большую конференцию и в команде организаторов больше пяти человек, если вы проводите встречи со спикерами, с подрядчиками, с волонтерами.

В этом посте я не буду затрагивать бизнес-встречи, в цели которых входят продажи и переговоры. Сосредоточимся на групповых рабочих встречах, основная цель которых — обсудить какой-либо вопрос или принять решения.

Почему мы не любим встречи?

Когда я спросила своих сопельменников из Improve, они за каких-то 5-7 минут накидали аж 12 пунктов:

• Долго обсуждаем время встречи, еле как назначаем его
• Только в 10% случаев заводим встречу в календарь, многие из-за этого забывают о встрече
• ФЛУДИМ! Очень много. Неэффективно общаемся на встречах
• Не можем начать, долго разгоняемся
• Нужно приложить огромные усилия, чтобы что-то поменять по ходу встречи (например, если ты понял, что тебе там быть не обязательно, или когда обсуждение идет неэффективно, нужно убедить всех-всех участников, как что сделать по-другому)
• Часто встречи собираются без реальной цели: есть другие способы решить задачу
• Редко результаты обсуждений записываются на самой встрече
• А если и записываются, то потом некуда их деть — разве что выслать участникам, но найти через какое-то время в почте это нереально
• Очень много встреч проходит в формате мозгового штурма, даже когда это явно неподходящий формат
• Мы вообще не очень понимаем, какие бывают разные типы встреч по структуре, по форматам
• Иногда участники встречи несерьезно относятся к ней
• Для любых встреч занимается переговорка, хотя иногда проще подойти к рабочему месту человека, сразу все обсудить и решить.

Звучит знакомо? И ведь это не предел. Я уверена, каждый из нас добавил бы еще парочку своих личных пунктов. Давайте разбираться, как от всего этого избавиться.

Эффективные встречи — это такие, которые мы воспринимаем как продуктивные, удовлетворяющие и короткие.

Даже если встреча длилась 2 часа, но за это время все продуктивно поработали и достигли удовлетворяющего всех результата, то она будет восприниматься как короткая, “пролетевшая незаметно”.

Ключ к эффективности лежит не только в самой встрече, но и в том, что происходит до нее и после нее.

В этом посте мы сосредоточимся на том, как эффективность встречи повысить еще ДО самой встречи.

Как подготовить эффективную встречу

Три простых пункта решают всё:

1. Ясная адженда (агенда, повестка встречи)
2. Правильно назначенная встреча
3. Один канал коммуникаций с участниками

1. Ясная адженда (агенда, повестка)

У меня в закромах есть 7 принципов составления адженды групповой встречи, которые помогают мне уже на протяжении десяти лет в разных проектах, командах и культурах.

Заголовков мало, нужна конкретика

Составляя адженду митинга, расшифруйте каждый ее пункт. Это поможет участникам понять, что именно будет обсуждаться, и заранее подготовиться.

Что есть что: обсуждения или решения

Отметьте, какие пункты адженды предполагают обсуждение вопроса, а какие требуют принятия решения. Участники будут заранее настроены, подготовят свое мнение по каждому вопросу, и решение пройдет быстрее. Опять же, если в повестку встречи не входит решение какого-то вопроса, а только обсуждение, но вы никак не предупредили об этом участников, то многие из них могут уйти разочарованными с мыслью “ну вот, опять обмусолили тему, а что дальше делать — непонятно”.

Какая информация нужна и кто ответственный

Если какие-то данные нужны на самой встрече, предупредите об этом участников. Часто на встрече мы тратим время на то, чтоб отыскать нужный файл или письмо в почтовом ящике, выудить оттуда нужную информацию, необходимую для продолжения обсуждения. Это неэффективно. Оповестите людей о предварительной подготовке и назначьте ответственных.

Время на каждый пункт

Даже примерное, это время рядом с каждым пунктом адженды даст участникам уверенность, что встреча действительно нужна, что вы к ней готовы, что их время не уйдет впустую.

Частая ошибка — написать побольше времени на те пункты, которые кажутся более срочными. На самом деле надо уделять время каждому вопросу согласно их важности, формату работы над ними.

Логический порядок

Желательно, чтоб он был 🙂 Участникам будет проще ориентироваться в повестке встречи, если пункты в ней логически вытекают один из другого.

Отвести время на Check in и Check out

Всегда нужно закладывать время на «разгон» и на «остывание». Сначала дайте 3-5 минут участникам встречи войти в ритм встречи, настроиться. Кому-то надо открыть блокнот для заметок, кому-то — налить себе чаю. Это время можно использовать и для вводного вопроса. Например, спросить участников, как они себя чувствуют, какое настроение, все ли готовы.

Точно так же в конце надо оставить время для подведения итогов встречи.

Любая встреча — это ограниченное по времени, месту и составу участников событие.

Нужно дать людям возможность как войти в это особое пространство-время, так и выйти из него комфортно, перестроиться, сфокусироваться. На эту тему можно написать отдельную серию постов: любопытный опыт регламентирования процесса «входа» и «выхода» описали в своих книгах Джим и Мишель Маккарти. Сегодня мы на этом останавливаться не будем, просто отметим, что в идеальной адженде встречи нужно отвести время на «вход» и на «выход».

Пункт «разное»

Во время встречи часто возникают какие-то вопросы, которые не были изначально запланированы для обсуждения. Оставьте для них небольшой буфер, чтобы из-за накопившихся мелких вопросов окончание встречи не сдвинулось целиком.

Структура правильной адженды для меня выглядит вот так (пример):

2. Правильно назначенная встреча

У нас в Improve Group процесс назначения встречи — это прям большая “попаболь”. Мы тратим много времени на то, чтоб в письмах или в скайпе договориться о том, когда кому будет удобно встретиться. Если количество участников встречи переваливает за 3, то этот процесс совершенно невозможно контролировать. Иногда важная встреча откладывается только из-за того, что мы три дня согласовывали ее время. С этим надо было что-то делать, и пока мы нашли 2 более-менее удобных способа.

> 3 участников — выбрать время через Doodle

Лично для меня спасением оказался сайт Doodle.com. Это очень простой способ назначить встречу, где вы заранее можете прописать и время, и место встречи, пригласить в дудл участников, чтобы они отметили, когда они свободны, а когда заняты.

Пара кликов — и у вас перед глазами расклад на всю толпу, которую вы решили собрать.

Завести встречу в Google календарь и пригласить участников

Другая незаменимая вещь в планировании встреч — это Google календарь. Завести в нем встречу и отправить приглашения участникам проще простого, но мы почему-то часто забываем это сделать.

Я теперь, после того как согласую время участия в дудле, завожу встречу на утвержденное время в календаре. В карточке встречи можно продублировать адженду, отправить приглашения участникам в их гугловские календари. Удобно, если вся команда пользуется гугловскими сервисами для работы.

Некоторые мои коллеги сразу заводят встречу в календаре, не пользуясь дудлом, однако мне это кажется не очень удобным. Наверное, это зависит от того, насколько у вас в команде вообще принято пользоваться гугловскими сервисами. В AIESEC мы почти 100% пользовались только ими, и это было просто. А вот в Improve мы используем несколько разных сервисов (Jira, Trello и гугловские продукты), поэтому не все ведут дела именно в гугловских календарях.

< 3 участников — договориться лично

Разумеется, оба эти способа излишни, когда вы встречаетесь с одним-двумя людьми. С ними гораздо проще договориться о времени и месте в живом разговоре, по телефону или скайпу. Так что переусердствовать с программулинами тоже не стоит.

3. Один канал коммуникаций с участниками

Тут главное слово — ОДИН. Если вы готовитесь ко встрече и обсуждаете подготовку с участниками, то, пожалуйста, не распыляйтесь. Начали обсуждать встречу в почте — ограничьтесь почтой. Начали в скайпе — не посылайте дополнительно еще и емейлы. И уж тем более не пишите во всякие личные мессенджеры без особой надобности.

Чем сильнее вы распыляете коммуникации во время подготовки, тем больше вероятность, что участники потеряют часть информации и придут неподготовленными.

 

Резюмирую:

• “Эффективная встреча” значит продуктивная, удовлетворяющая, короткая.
• Подготовленная встреча имеет больше шансов быть эффективной.
• Готовьте встречу с умом: продумайте повестку дня, назначьте встречу быстро и безболезненно,во время подготовки доносите информацию до участников одним понятным для всех способом.

Теперь, когда вы подготовили свою встречу на пятерку, пора переходить к эффективному проведению самой встречи. Об этом — в следующем посте.

 

P.S. В этой серии всего три поста:
Как провести эффективную групповую встречу. Часть 1
Как провести эффективную групповую встречу. Часть 2
Как провести эффективную групповую встречу. Часть 3
Вместе с третьим постом я делюсь бесплатным чеклистом эффективной встречи в pdf-формате.

Фото в превью поста: Sebastiaan ter Burg via Compfight cc

(Visited 4 031 times, 1 visits today)

• Поделись мнением в один клик! Было полезно?
• Да   Нет

Как назначить встречу клиенту: уговорить или напроситься

Маркетолог Ким Саркисян считает, что большинство менеджеров пытаются продать с первого же звонка. Но если в сегменте b2c это еще возможно, то в b2b — однозначно нет. Из-за этого фирмы теряют лидов и недополучают прибыль. Мы решили выяснить, как надо построить разговор по телефону, чтобы договориться о встрече с клиентом: разобрали холодный обзон и входящие звонки.

 

Содержание:
I. Как назначить встречу с клиентом при холодном звонке
II. Как уговорить клиента на встречу, если он позвонил сам
III. Еще несколько советов, как назначить встречу клиенту по телефону
1. О психологии
2. Об этике
3. Об отказах и возражениях

Как назначить встречу с клиентом при холодном звонке

Помните о цели разговора — назначить встречу клиенту. Для этого не надо вступать в длительный диалог, высылать КП, или презентовать продукт собеседнику. Эксперт в области продаж Оксана Гафаити вблоге Mindspace утверждает, что уговорить на встречу можно за 3 минуты и 5 шагов:

1. Завладеть вниманием
2. Представиться
3. Объяснить цель звонка
4. Донести выгоду
5. Назначить встречу

Завладеть вниманием

Достаточно обратиться к клиенту по имени. Собственное имя, по мнению автора книги «Энциклопедия продающих скриптов» Дмитрия Лукьянова, всегда привлекает внимание людей, и именно поэтому важно заранее узнать, как зовут собеседника.

Максим Сергеевич, добрый день!

Представиться

Обязательный шаг с точки зрения делового этикета и здравого смысла. Ваш собеседник хочет понимать, с кем он общается. При первом звонке назовите свое имя, компанию и в двух словах объясните, чем она занимается. При повторных звонках достаточно имени и компании.

Меня зовут Александр Петренко, я ведущий эксперт рекламного агентства «Рекламище».

Объяснить цель звонка

В этот момент слушатель уже размышляет о том, что вы сейчас будете ему что-то «впаривать». Поэтому начинайте договариваться о встрече как можно раньше — сразу после приветствия и представления.

Я звоню, чтобы договориться с вами о встрече.

Донести выгоду

На первый взгляд такой ход разговора выглядит нагло. Многие начинающие менеджеры смущаются и не понимают, как предложить клиенту встречу в первую же минуту разговора. Но держите в голове мысль, что вы несете клиенту ценность. Поэтому надо сказать, которую выгоду он обретет от сотрудничества с вами.

Я уверен, что вы заинтересованы в снижении затрат на рекламу и росте прибыли.

Назначить встречу

После этого договаривайтесь о времени. Предложение должно быть прямым и четким, без лишних реверансов. Не спрашивайте, когда клиенту удобно встретиться, а предлагайте свое время. Иначе рискуете получить в ответ: «Сейчас много дел, давайте в следующем году».

В понедельник в три часа дня вам будет удобно?

Оксана Гафаити подчеркивает, что при первом звонке нельзя допускать презентации продукта, потому что вы еще не изучили как следует потребности клиента и все равно не сможете презентовать на языке его выгод. В итоге он просто не поймет, зачем ему нужен ваш продукт, и откажется от встречи.

Таким образом, получается компактный скрипт, с помощью которого можно назначить встречу без лишней телефонной болтовни:

Максим Сергеевич, добрый день! Меня зовут Александр Петренко, я ведущий эксперт рекламного агентства «Рекламище». Я звоню, чтобы договориться с вами о встрече. Уверен, что вы заинтересованы в снижении затрат на рекламу и росте прибыли. В понедельник в три часа дня вам будет удобно?

Соблюдение этого сценария покажет вас клиенту с хорошей стороны: вы не мямлите, не «втюхиваете» свой продукт, экономите свое и его время, а значит, с вами будет приятно иметь дело.

Назад к содержанию

Как уговорить клиента на встречу, если он позвонил сам

Задумываясь, как вывести клиента на встречу по телефону, многие ошибаются, думая что раз клиент позвонил сам, то всё будет просто. Вероятнее всего, человек просто мониторит рынок и еще не готов на личные встречи с подрядчиками.

Первый шаг в таком разговоре — квалификация лида. То есть определение, насколько качественным клиентом он может стать. Это поможет определиться со стратегией его дальнейшей обработки. При квалификации выясняют:

• срочность потребности,
• размер компании,
• ее обороты,
• вероятную частоту сделки,
• кто принимает решение о покупке,
• критерии оценки поставщика,
• ожидания клиента,
• проблемы, которые клиент хочет решить.

Дарья Васильева, учредитель КА Perso-num:
— Получить лида мало, важно превратить его в покупателя. Лид может быть «некачественным», но без квалификации на него все равно уйдет много времени в ущерб реальным клиентам. 

Вопросы для квалификации лучше внести в чек-лист в карточке заявки CRM-системы: это поможет держать список на видном месте и грамотно выстраивать диалог с любым позвонившим.

Как это работает, расскажем на примере облачной системы SalesapCRM. Чек-лист можно прикрепить к любому этапу в карточке заявки/сделки: например, к самому первому «Не обработана». Прямо во время звонка менеджер формирует из карточки входящего звонка новую заявку. В таком случае при входящем звонке менеджер сможет одновременно поприветствовать звонящего и открыть сформировавшуюся карточку заявки с чек-листом из вопросов и без запинки приступить к квалификации лида.

Чек-лист с опорными вопросами находится в отдельной вкладке внутри карточки заявки

Ответы собеседника при этом можно записывать в соответствующие поля или в области для примечаний в правом поле карточки. А у вас уже есть CRM-система? Если нет, то вам стоит попробовать, как это работает!

Хотите прокачать отдел продаж?

Внедрите CRM-систему S2!

Менеджеры будут в 6 раз быстрее составлять документы, начнут экономить до 30% времени и продавать на 50% больше!

После квалификации вы уже будете иметь представление о потребности клиента, поэтому последние два шага идентичны шагам при холодном звонке: доносите до клиента выгоду от встречи и договариваетесь о времени. 

Назад к содержанию

Еще несколько советов, как назначить встречу клиенту по телефону

Независимо от того, звоните вы клиенту сами или принимаете входящий звонок, необходимо придерживаться нескольких рекомендаций, разработанных компанией ADCONSULT: психология, этика и работа с возражениями.

О психологии

Ваша речь должна быть живой и естественной. Улыбайтесь, расставляйте интонационные ударения, используйте краткие и простые формулировки, характерные для живой речи, говорите чуть громче обычного.

Придумайте статусную должность. Даже если в трудовой вы рядовой менеджер отдела продаж, представляйтесь клиентам ведущим экспертом или специалистом по работе с ключевыми клиентами.

Общайтесь на равных. В психологии разделяют три вида самопредъявления в общении: пристройка сверху, пристройка снизу и пристройка рядом. Часто менеджеры, особенно новички, пристраиваются снизу и начинают заискивать перед «большим и важным» ЛПР. Это распознается не только интонации, но и по фразам:

— Извините;
— Вас беспокоит такой-то;
— Вам удобно говорить?
— Вам интересны наши услуги? 

Об этике

Вы можете быть экспертом в своем продукте, но если вы не соблюдаете деловую этику, мало кто захочет иметь с вами дело.

Уважайте время клиента. И свое тоже. Подтвердите встречу перед выездом, уточните, как добраться до офиса клиента, если едете к нему, и объясните подробно, как найти вас, если встреча на вашей территории. Опозданием вы проявляете неуважение к партнеру, поэтому если задерживаетесь, то предупредите об этом.

Назад к содержанию

Об отказах и возражениях

Если клиент отказался встречаться с вами, это не повод прекращать разговор.

Но что же делать, если клиент высказывает различные возражения, отказываясь от встречи? Портал «Клуб Продажников» предлагает ряд рекомендаций:

«Мы уже работаем с другими поставщиками»

«Если бы у вас были причины для того, чтоб начать работу с новым поставщиком, то какие?»

или

«Очень хорошо. Я уверен – они достойные партнеры. Мы поможем реально оценить, чьи услуги лучше. Это потребует 15-20 минут. Вам когда удобнее встретится: в конце этой недели или в начале следующей?»

«Что конкретно вы предлагаете?»

«У нас большой выбор продуктов. И чтобы подобрать то, что нужно вам, хотелось бы встретиться лично. К тому же нам действительно интересно с вами познакомиться». 

«Нам это не интересно»

«Обратное было бы странным, ведь вы ничего о нас не знаете. Поэтому предлагаю договориться о встрече. За 10-15 минут я вам все расскажу, а вы примете решение о целесообразности сотрудничества»

Или

«А если бы вы заинтересовались сотрудничеством с другим поставщиком, то в каком направлении?» 

«Я занят/ У меня нет времени»

«Понимаю, поэтому и звоню, чтобы договориться о встрече в удобное время. На встречу уйдет всего 15-20 минут. Вам удобнее утром или вечером?» 

«Мне некогда с вами встречаться. Отправьте предложение по почте»

«Хорошо, общую информацию о компании и товарах я отправлю. Но этого мало, чтобы подобрать подходящий вариант для вашей компании. Для этого нам необходимо встретиться. Встреча не займет больше 15-ти минут» 

«Переговорите с моим заместителем/бухгалтером»

«Спасибо, я пообщаюсь с сотрудником, которого вы считаете наиболее компетентным в этих вопросах. И все-таки, есть принципиальные моменты, которые может оценить только руководитель. Я отниму у вас всего 10 минут. К тому же не хочу допустить «эффекта испорченного телефона».

«А мы можем обсудить это по телефону?»

«Телефонного разговора мало, чтобы полностью изучить продукт. На встречу я возьму его с собой, и вы сможете наглядно убедиться в его качестве».

Как мы видим, уговорить клиента на встречу не так уж трудно, особенно если помнить, что это и есть цель звонка. Надо знать целевых клиентов и их боли, изучить техники преодоления возражений и прописать небольшой скрипт. А работать с ним эффективно поможет CRM-система. Если хотите сделать звонки в своей компании максимально эффективными, то регистрируйтесь в SalesapCRM и тестируйте ее по максимуму первые 7 дней бесплатно. 

Назад к содержанию

Автор: Анна Иванова

Помогаем эффективнее управлять бизнесом

В S2 есть:

• checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
• checkавтоматизация процессов и аналитика;
• checkкалендарь для записи клиентов;
• checkкалькулятор стоимости услуг;
• checkшаблоны документов и писем;
• checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
• checkбесплатный тестовый период 7 дней.

1 767

Как организовать онлайн-встречу с помощью чата в Microsoft Teams. И что делать, если пригласили вас

Итак, вам нужно провести онлайн-встречу со студентами или коллегами из Академии. Если встреча предполагает участие не более 20 человек, ее можно провести с помощью чата в Microsoft Teams.
 
Что нужно сделать, если встречу организуете вы:

1. Зайти на сайт 365.ranepa.ru


●        Для входа ввести логин и пароль от академической учетной записи (то есть логин и пароль от почты). Обратите внимание, что в качестве логина нужно вводить всю почту целиком, то есть с @ranepa.ru

2. На открывшейся странице выбрать Teams. Так вы попадете в браузерную версию программы.

●        Если вам неудобно работать через браузерную версию, можете установить пакет Office 365 себе на компьютер. Для этого нажмите кнопку “Установить Office”. Помимо Teams вам будут доступны все остальные приложения Office, в том числе Outlook и Word. Такой вариант будет особенно актуальным для тех, у кого на компьютере не установлен пакет Office или нет лицензии.

●        Обратите внимание, что установка Office 365 может занять у вас продолжительное время, поэтому не отключайте компьютер от сети, пока идут загрузка и установка.

●        После установки Офиса, можете заходить в Teams.Для входа вам нужно будет авторизоваться. Для авторизации нужно обязательно использовать данные академической учетной записи. (Office 365-платная программа, но поскольку у Академии есть на нее подписка, сотрудники и студенты могут пользоваться ей бесплатно. Нужно лишь ввести логин и пароль от академической учетной записи).

3 .Зайдя в Teams, перейти в раздел “Chat\Чат”. Здесь вы сможете собрать участников будущей встречи.

●        нажмите на значок “New Chat\Новый чат”.

●        в открывшемся справа поле в строке “Кому\To” начинайте вводить фио или адрес академической электронной почты сотрудника\студента, которого хотите пригласить в чат. Обратите внимание, что поиск осуществляется только по корпоративным адресам и сотрудникам\студентам Академии. (Поскольку вы зашли с рабочего аккаунта).

●        добавьте в строку “Кому” всех будущих участников. (Но не больше 20-это лимит участников для осуществления аудио и видео звонков внутри чата. Если вас устраивает только текстовый формат, можете добавлять больше 20 человек).

●        для удобства распознавания дайте чату имя. Для этого нажмите на значок справа адресной строки. В появившейся  строке Group Name\Имя группы введите название чата. Когда внесете всех участников и дадите чату имя, нажмите Enter на клавиатуре.

4. Чтобы совершить звонок всем участникам чата, нажмите на значок голосового звонка или видео звонок сверху справа. Участники начнут принимать ваш звонок и отобразятся на экране. Свернуть экран и вернуться к просмотру чата можно, нажав на кнопку “Chat\Чат”. Если вы используете видеосвязь имеет смысл развернуть окно звонка. Для этого на него нужно нажать.
5. Если вы хотите показать презентацию или другие файлы, находящиеся на вашем компьютере, можете нажать кнопку “Поделиться экраном”. Это удобнее делать из отдельного приложения Microsoft Teams, а не из браузерной версии.
6. Обратите внимание, что другие участники чата также могут добавлять\удалять участников. Поэтому, если вам нужно добавить в чат группу студентов или какой-то отдел, можете добавить только старосту\начальника отдела, и попросить его добавить всех остальных. Чтобы добавить еще участников, нужно нажать на значок “Посмотреть и добавить участников”.

7. В процессе звонка можно включить\отключить видео, отключать ваш микрофон (например, когда говорят участники, а на вашей стороне начинается шум-лает собака, плачет ребенок и т.д.). Для этого нужно просто нажимать соответствующие кнопки в окне звонка.
8. Для завершения звонка нажмите на кнопку “Завершить звонок”.

 
Что делать, если на встречу зовут вас.

1. Все чаты, которые создали вы или в которые вас кто-то добавил, отображаются в поле слева.
2. В оговоренное время вам нужно быть в Microsoft Teams-либо в браузерной версии, либо в приложении. О том, как туда попасть, читайте пункты 1 и 2 предыдущей части.
3. В назначенное время вам поступит звонок от ведущего чата, его необходимо принять.


 

4. Если вы пропустили звонок и видите, что он уже идет, нажмите синюю кнопку “Присоединиться\Join” справа сверху в поле чата.
5. В процессе звонка вы можете включить\отключить видео, отключить ваш микрофон.  Для этого нужно просто нажимать соответствующие кнопки в окне звонка. (См. скриншоты выше)
6. Если вам нужно покинуть встречу раньше, нажмите кнопку “Завершить звонок” в поле звонка.
7. Если вы видите, что в чате кого-то не хватает, можете добавить этого человека с помощью кнопки “Посмотреть и добавить участников”. (См. скриншоты выше)
 
Подробности о функционале Microsoft Teams вы можете почитать на сайте https://products.office.com/ru-ru/microsoft-teams/group-chat-software

Организация «случайной встречи» с интересующим Вас лицом

Современные детективные агентства предоставляют услуги по самым разным вопросам. Иногда, даже на первый взгляд странным, но вполне понятным, если разобраться поближе. Таковой неординарной услугой является организация «случайной встречи» с интересующим лицом. «Случайной» ее называют потому, что ваш собеседник/собеседница во время встречи не будут подозревать, что вы должны были встретиться именно в этом месте, и в это время.

Кому необходимы «случайные встречи»

В числе тех, кому необходимы постоянные новые выгодные знакомства – бизнесмены всех уровней. Естественно, «случайная встреча» им порой чрезвычайно выгодна, ведь за некоторых партнеров приходится порой соревноваться. Кроме деловых людей, интерес к данной услуге проявляют влюбленные – и парни, и девушки.

Специфика организации «случайной встречи»

Бывает, причем нередко, что заказчик «случайной встречи» о своем новом знакомым/знакомой не знает практически ничего, ни фамилии, ни места работы, ни адреса. Но это касается в большей степени тех клиентов, которые мы отнесли к группе влюбленных. Деловые люди обычно отлично знают, с кем им стоит познакомиться. И если обращаются в детективное агентство для организации «случайной встречи», то хотят знакомиться именно таким образом.

Нельзя сказать при каких обстоятельствах тяжелее или проще организовывать встречу: если сыщик не знает об объекте практически ничего, или если этим объектом является какой-то небезызвестный бизнесмен или банкир. Деталей и нюансов много. Естественно, если заказчик указал на интересующего его человека, то есть детектив «знаком» с ним только визуально, придется немало поработать. Здесь уже речь идет о сугубо детективном задании – разузнать требуемую информацию и чрезвычайно подробно. Сыщики обычно организовывают внешнюю наружку, позволяющую подробно изучить:

• круг общения объекта;
• чаще всего посещаемые им места;
• привычный образ жизни.

Обычно детективы предлагают несколько вариантов «случайной встречи». Все они одинаково продуманные, клиент выбирает тот, который ему понравился больше.

Детективы помогут организовать встречу

Вы можете спросить: почему нельзя организовать «случайную встречу» самостоятельно? Вопрос, естественно, резонный. И действительно, у вас есть шанс сделать это самому, но риск провала очень высокий. Дело в том, что вам все равно придется собирать информацию, порой даже много сведений. Удастся ли вам сохранить конфиденциальность? Вряд ли. Что будет, если ваш новый знакомый или знакомая об этом узнают? Если планировалась встреча для романтических отношений, то в определенных случаях вас еще могут понять и счесть это даже забавным, но в мире бизнеса вас ждет болезненное фиаско. Поэтому доверьте организацию профессионалам – опытным детективам из Бюро Бориса Турецкого, за спиной у которых не один десяток успешных организаций подобных встреч.

Как организовать встречу на работе — english-at-home.com

На многих должностях вам иногда приходится устраивать встречи с коллегами, вашим начальником или менеджером, клиентами и т. Д.

На этой странице показаны слова и фразы, которые можно использовать для организации встречи — когда вы пишете или когда говорите.

Следуйте приведенным ниже планам, чтобы структурировать электронную почту и телефонные звонки при организации рабочей встречи.

Официальные встречи

Вот способы, которыми вы можете написать электронное письмо, чтобы назначить встречу с людьми, с которыми вы работаете.Следуйте этому «плану», чтобы написать простое, краткое и понятное электронное письмо.

Я хочу организовать / организовать / созвать встречу…

… обсудить нашу стратегию / планы
… уточнить нашу политику / наш ответ на…
… подготовиться к выставке / конференции
… уточнить детали / подготовка к…
… установить руководящие принципы / наша процедура для…
… изучить наше финансовое положение
… пересмотреть наши варианты / наши расходы / наш бюджет / нашу политику в отношении…

Встреча состоится в (место) (день) в (время) / с (время) до (время).
(Повестка дня прилагается.)

Подтвердите свое присутствие / Подтвердите свое присутствие.

Я с нетерпением жду встречи с вами (всеми) тогда.

(ваше имя)

Неформальные встречи

Вы можете написать по электронной почте, позвонить или поговорить лично, чтобы организовать более неформальную встречу. Вот несколько фраз, которые вы можете использовать.

По электронной почте
Будете ли вы свободны для встречи в (день) в (время)?
Можете ли вы назначить / присутствовать на встрече (день) в (время)?

Я хочу обсудить / подготовить / просмотреть…
Речь идет о (теме).

Я подготовил повестку дня (прилагается).

Подтвердите, что эта дата вам подходит.

Лицом к лицу
Будете ли вы свободны для встречи сегодня / после обеда / завтра, примерно…?

Нам нужно обсудить / подготовить / просмотреть / пройти…

Сказать примерно в (время) в зале заседаний / моем офисе?

Как организовать встречу с клиентами

Вот несколько способов отправить клиенту электронное письмо, чтобы организовать встречу по продажам или презентацию.

Приветствие

Уважаемый (имя)

Вводный параграф

После нашей встречи / телефонного звонка в (день) я пишу, чтобы назначить встречу с вами…

… чтобы обсудить возможное решение на (название проблемы)
… чтобы обсудить некоторые способы, которыми наш продукт / услуга может принести вам пользу
… представить вам наш новый (продукт)
… представить вас (имя нового коллеги)

Далее 1 / 2 абзаца

Здесь вам нужно будет подробнее рассказать о встрече, вашем продукте или услуге и т. Д., А также о том, почему это принесет пользу вашему потенциальному клиенту.Постарайтесь быть как можно более конкретным и соответствовать потребностям вашего клиента в продукте или услуге.

Последний абзац

Будете ли вы свободны (дата) примерно в (время)? По моим оценкам, встреча займет 15-30 минут.

Я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением / С наилучшими пожеланиями

(ваше имя)

Полезные фразовые глаголы для встреч и обсуждений

для организации встречи = организовать / организовать встречу: «Я хотел бы организовать встречу для обсуждения подробности путешествия.«

для разработки = найти решение чего-либо или завершить что-то
« Нам нужно разработать, как мы подходим к этим переговорам ».
«Можете ли вы определить время, которое сможет сделать каждый?»

обдумать / выбить = обсудить, пока не найдешь решение — часто в сложной ситуации:
«Нам нужно сесть и обсудить детали соглашения».
«Они заключили соглашение после восьми часов переговоров».

, чтобы прижать = заставить кого-то что-то согласовать — особенно когда этот человек не так легко берет на себя обязательства
«Вам нужно будет приковать его к вашей стартовой зарплате.»

, чтобы перейти к = обсудить
« Можем ли мы обсудить приготовления к запуску? »

Говорите по-английски свободно!

Привет! Я Клэр, учитель английского языка и основатель этого сайта.

Я могу помочь вам говорить по-английски легче! Вот две вещи для вас:

10 основных фраз для беглости речи — фразы для легкого общения
НОВИНКА: присоединяйтесь к клубу беглости английского языка — получите мои 2 программы беглости языка + еженедельные задания и групповые уроки

.

Как организовать деловую встречу | Малый бизнес

Дэвид Сарокин Обновлено 15 октября 2019 г.

Бизнес работает на трех «М» — деньгах, служебных записках и встречах. Деловые встречи необходимы для эффективного планирования, управления проектами, межведомственной координации и контроля над персоналом. Это всего лишь внутренние встречи! Деловые встречи также включают личное общение с людьми, не входящими в вашу организацию, будь то клиенты, продавцы, инвесторы или регулирующие органы.

При организации встреч заблаговременное планирование и внимание к деталям помогут вам максимально использовать время, проведенное на деловых встречах.

Будьте ясны в своей цели

Одно из самых больших разочарований, которое люди испытывают на деловых встречах, возникает, когда все собраны, но никто не совсем уверен, что они все там делают. Если у встречи нет четкой цели, зачем ее вообще планировать?

Если вы организуете встречу, которую будете председательствовать, четко сформулируйте, чего вы хотите добиться от встречи.Это просто обмен информацией или нужно создать и назначить какие-либо действия? Это знакомство с вами или закатная рукава, чтобы довести дело до конца? Возможно, вы пытаетесь закрыть сделку, заключить контракт, принять решение о покупке или воспользоваться множеством других возможностей.

В любом случае, дайте участникам знать заранее, о чем идет речь и чего вы надеетесь достичь.

Если вы организуете встречу для своего босса или кого-то еще, постарайтесь как можно больше прояснить цель встречи, чтобы вы могли включить эту информацию в свои сообщения.

Создайте повестку дня

Подробная повестка дня, хотя и не является абсолютной необходимостью для каждой встречи, является полезным инструментом для концентрации внимания на обсуждениях и продвижения вещей в приемлемом темпе.

Составьте не только этапы повестки дня, например, представление участников собрания, но также выделите временной бюджет для каждого этапа, чтобы предотвратить бесцельное блуждание на собрании. При необходимости также укажите потенциальных клиентов для каждого элемента. Например, повестка дня может выглядеть так:

• Знакомство с круглым столом (5 минут, каждый)
• Ежеквартальные результаты продаж (15 минут, Джек)
• Мозговой штурм новых возможностей маркетинга (30 минут, Шерил)

Управление календарем

Часто на собрании должны присутствовать один или два ключевых участника, поэтому расписание должно работать с учетом их доступности и календарей.Иногда этим можно управлять полуавтоматически с помощью программного обеспечения для планирования в таких программах, как Outlook, но не каждая организация использует подобные инструменты.

Принимая решение о расписании, будьте внимательны к таким факторам, как часовые пояса разных участников, которые могут присоединяться по телефону или по видео, а также к темным праздникам, которые люди обычно не замечают.

Подготовка, подготовка, подготовка

Чем больше вы позаботитесь о встрече перед встречей, тем легче она пройдет.В частности:

• Заблаговременно раздать необходимые материалы и иметь дополнительные экземпляры на собрании.
• Если вы делаете презентацию, подготовьте свои тезисы и наглядные пособия и потренируйтесь в своей презентации.
• Убедитесь, что вы или ваш помощник хорошо разбираетесь в используемых технологиях. Слишком много встреч саботируются незнанием систем конференц-связи или оборудования для визуальных презентаций.
• Подготовьте комнату заранее, уделив внимание деталям.Вам нужны маркеры, блокноты или стикеры? Возможно, участники ожидают воды или закусок.
• Если вам нужен протокол встречи, поручите эту задачу надежному делопроизводителю.

Успешная деловая встреча обычно требует изрядной подготовки и планирования, но затраченные усилия того стоят, если для этого нужно вовремя начать и провести плодотворную встречу, которая принесет пользу вашей организации, а не та, которая заставит участников молча пожелать они были где-нибудь еще.

.

Как расставить столы для встречи | Работа

На протяжении вашей карьеры вас могут попросить сделать презентацию или оборудовать комнату для семинара, лекции или другого собрания. Ожидание до последней минуты, чтобы расставить столы, потому что кажется, что это простая задача, может иметь неприятные последствия, если вам не доставят правильные столы, скатерть и стулья. Организуйте место встречи заранее, чтобы не столкнуться с какими-либо материально-техническими проблемами, которые могут привести к тому, что важные деловые люди будут играть на музыкальных стульях, оставив вас в напряжении.

Обратитесь в учреждение, где вы будете проводить собрание, и попросите план помещения или посетите его. Получите размеры квадратных метров и спросите, есть ли у представителя здания рекомендации по планированию встреч. Некоторые учреждения точно знают, сколько человек может поместиться в комнате, исходя из используемых вами столов и того, как вы их расставляете.

Спросите у компании или человека, поставляющего столы, длину или размер столов, которые у вас будут, и их вместимость. Круглые столы обычно рассчитаны на восемь или десять человек.Диагональные столы, часто называемые «тортовыми» в индустрии встреч, обычно вмещают от трех до шести человек с каждой стороны, в зависимости от длины стола. Спросите, сколько столов поместится в комнате, чтобы определить вместимость комнаты. Скажите человеку, будет ли у вас выступающий на подиуме или за главным столом, и нужен ли вам один или несколько проходов между столами.

Поместите главный стол или подиум туда, где он будет, прежде чем вы начнете размещать другие столы. Это позволит вам оценивать линии обзора каждой таблицы по мере их установки.Поставьте стол или подиум на подступенок, если вы хотите, чтобы люди, находящиеся в глубине комнаты, видели этих людей.

Поместите столы с тортами в форме буквы U, квадрате или диагонали, если у вас нет главного стола и вы хотите, чтобы все участники смотрели друг на друга. В индустрии встреч это называется «конференц-стилем», который способствует лучшему личному общению. Установите один ряд таблиц, затем поместите другой ряд таблиц перпендикулярно к нему на одном конце ряда, чтобы сформировать L. Поместите еще один ряд таблиц перпендикулярно другому концу первого ряда таблиц, чтобы сформировать U.Поместите один ряд столов параллельно первому ряду в конце двух перпендикулярных рядов, чтобы сформировать диагональ или квадрат, похожий на D или O. U-образная форма позволяет людям подходить к любому посетителю с любой стороны стола. Закрытый квадрат или диагональ дает вам возможность сидеть еще на одной стороне конфигурации, но не дает вам доступа к сиденьям или людям с передней стороны стола.

Разместите столы для торта параллельно главному столу или подиуму, чтобы использовать стиль, известный как «классная» в индустрии встреч.Это позволяет участникам встречаться лицом к лицу с выступающим или выступающими или важными гостями за главным столом и является удобным вариантом сидения, если участники не будут взаимодействовать друг с другом. Оставьте примерно 3 фута пространства между столами, которые вы хотите сформировать проход.

Установите столы для торта в стиле шеврона, поместив их под углом 45 градусов к подиуму или главному столу, если вы хотите добавить больше сидячих мест, позволив участникам сесть по обе стороны от столов. Разместите половину столов под углом с одной стороны комнаты, а другую половину столов под противоположным углом с другой стороны комнаты, чтобы, когда вы закончите, столы, если смотреть сверху, образовали перевернутая буква V или конфигурация, подобная шевронам на рукаве сержанта.

.

Шаблоны электронных писем с запросами на встречу (запланировать звонок с использованием этих писем)

Допустим, вам нужно запланировать разговор с кем-нибудь. Это шаблоны, которые вы можете использовать, чтобы запланировать встречу. Они ориентированы на встречи с потенциальными клиентами.

Стандартный шаблон встречи:

Рейтинг: ⭐️⭐️⭐️

Тема 1: Назначить встречу?
Тема 2: Встреча завтра?
Тема 3: Встреча [Компания] + [Их компания]
Тема 4: Вы + Я = Встречаемся?

Уважаемый менеджер по маркетингу,

Наша компания, [Имя], хотела бы попросить о встрече с вами, чтобы обсудить услуги, которые мы можем вам предложить.

[Подробная информация об услуге]

Пожалуйста, свяжитесь со мной, если в вашем расписании есть вакансия, чтобы мы могли договориться о встрече.
С уважением,
[Имя] — [Электронная почта]

Лесть, затем назначьте встречу:

Рейтинг: ⭐️⭐️⭐️⭐️

Тема 1: Люблю свою работу!
Subject 2: Вы легенда.
Тема 3: Быстрый звонок (с легендой)?
Subject 4: Вы легендарны в сообществе [Industry]

Приятно наконец познакомиться с легендой продаж!

Привет [Имя],

Я должен сказать это сразу: я действительно восхищаюсь работой, которую вы проделали в [Company], и тем, как вы улучшили [What They’ve Done].Я хотел бы поинтересоваться у вас [их особые навыки].

Я думаю, что вы можете продолжать увеличивать эти продажи с помощью [Your Services], время драгоценно, но я бы не стал спрашивать, не было ли для вас какой-то существенной выгоды — можете ли вы украсть вас на 15-минутный телефонный звонок завтра в 10:00 EST?

Спасибо,
[Имя]

Случайное и информативное приглашение на встречу:

Рейтинг: ⭐️⭐️⭐️⭐️

Тема 1: Звоните завтра?
Тема 2: 3 вопроса, которые нужно обсудить завтра
Тема 3: Вторник с 16:00 до 16:15 звучит хорошо?
Тема 4: Прикосновение к базе завтра

Привет, [Имя]!

Не возражаете, если мы запустим (строго по расписанию) 15-минутный звонок завтра?

Я хотел бы:
— показать вам, что делают наши лучшие клиенты, чтобы получать больше писем.
— Покажите, где на вашем сайте не хватает конверсий.
— Посмотрим, смогу ли я улучшить ваши конверсии на месте.

Хорошо ли звучит с 16:00 до 16:15 во вторник?
Разговор скоро,
[ИМЯ]

Традиционный шаблон встречи (вид скучный и универсальный):

Рейтинг: ⭐️

Тема 1: Будет ли завтра?
Тема 2: Давайте назначим звонок
Тема 3: [Компания] может воспользоваться нашей помощью
Тема 4: [Продукт] + [Их компания] = Замечательно!

Привет, [Имя],

Надеюсь, у вас все хорошо! Я хотел обратиться, потому что [объясните, как вы получили информацию об их содержании от доверенного коллеги или рекомендации].

[Название компании] имеет новую платформу, которая поможет: [Ваша команда в] [Название компании] [Одно предложение о преимуществах].

Я знаю, что [наш продукт] сможет помочь [название вашей компании] [указать преимущество высокого уровня]. Вы можете быстро позвонить [Параметры времени]?

Ура,

[ИМЯ]

Адрес электронной почты для персонализированного отраслевого совещания:

Рейтинг: ⭐️

Тема 1: [Вставить действие компании] в последнее время?
Тема 2: Видел новости о [Insert Company Action]
Subject 3: Видел вас недавно в прессе
Тема 4: [Впечатляющий клиент] пользуется нами, вы тоже хотели бы?

[Имя],

Поскольку я много работаю с [вашей целевой отраслью], я постоянно слежу за новостями отрасли.Недавно я заметил, что вы сделали [Insert Company Action].

Обычно, когда это происходит, приоритетом становится [Insert Business Issue]. Вот почему я подумал, что вы можете быть обеспокоены, узнав, как мы помогли [впечатляющим клиентам] быстро двигаться в их новом направлении — без каких-либо типичных сбоев.

Если вы хотите узнать больше, давайте организуем быстрый звонок. Как [Параметры времени] выглядит в вашем календаре?

— [Имя]

П.С. Если вы не тот человек, с которым можно поговорить, с кем вы порекомендуете мне поговорить?

Похвастайтесь немного:

Рейтинг: ⭐️⭐️⭐️⭐️

Тема 1: [Ваша компания] + [Их компания] = ❤️❤️❤️
Тема 2: Быстрый разговор о [Поле] завтра? (мы близки к вершине)
Тема 3: [Впечатляющий клиент] любит нас
Тема 4: 15 ведущих компаний в [отрасли] используют нас

Привет [Имя]!

Меня зовут [Имя], я работаю в [Название компании], [Чем вы занимаетесь].Мы работали с венчурными стартапами компаний из списка Fortune 500, такими как [Impressive Customers].

Мы используем другой подход к растущим компаниям и не похожи на другие [компании в вашей нише]. Мы действуем быстро, и если мы не думаем, что сможем надрать вам задницу, мы сообщим об этом заранее.

Вы свободны для разговора [Параметры времени] о [Поле]?

— [Имя]

Предложите демонстрацию продукта:

Рейтинг: ⭐️⭐️⭐️

Тема 1: Быстрая демонстрация [продукта]?
Тема 2: Быстрее отвечайте клиентам
Тема 3: Более быстрая поддержка для [их компании]
Тема 4: У [их компании] очень медленная поддержка?

Привет,

Я видел на вашем веб-сайте, что вы получаете повторяющиеся запросы в службу поддержки.

Я [титул] из Gorgias, мы помогаем службам поддержки обрабатывать всю поддержку клиентов на одном экране. Таким образом, служба поддержки может быстрее реагировать на запросы клиентов.

Как вы думаете, это может помочь [Компании]? Если да, то с радостью расскажу, как (вот мой календарь) / покажу вам демо (мы тоже в Сан-Франциско).

[Название]
Gorgias.io

Запрос на случайную встречу после личной встречи:

Рейтинг: ⭐️⭐️⭐️

Тема 1: Рад познакомиться!
Subject 2: Вчера весело провели время!
Subject 3: Встретил на вечеринке [Host]
Subject 4: Отличная встреча, давайте продолжим …

Привет, [Имя]! Мы встретились вчера на вечеринке у Лесли.

Похоже, вас заинтересовали некоторые из предлагаемых нами услуг по копирайтингу.

Хотите назначить короткую встречу на этой неделе, чтобы посмотреть, что мы можем сделать?
Запланируйте время здесь.

С уважением,
[ФИО]

П.С. Когда я говорю 15 минут, я на самом деле имею в виду 15 минут. Я полностью уважаю ваше время 🙂

Запрос на встречу с холодным веб-сайтом:

Рейтинг: ⭐️⭐️⭐️⭐️

Тема 1: Проблема с вашим сайтом
Тема 2: [Проблема] с сайтом?
Тема 3: Могу ли я исправить вашу ошибку [Issue]?
Subject 4: Специалист [отрасли] к вашим услугам

Привет [Имя],

Я заметил [проблему] на вашем сайте, когда использовал его для [варианта использования].

Я [должность], и я исправил это для другого [отраслевого] ​​профессионала, и думаю, что смогу помочь. На следующей неделе у меня будет свободное время — вот ссылка на мой планировщик: [Scheduler Link]

Best,
[Имя]
[Ссылка на планировщик] / [Веб-сайт]

Стратегия «Жестокая честность»:

Рейтинг: ⭐️⭐️

Тема 1: [Pain Point] вас беспокоит? Я могу помочь
Тема 2: Я делаю [Решение] для [промышленности] таких же людей, как вы
Тема 3: Быстрый звонок (15-минутный строгий лимит)
Тема 4: 15-минутный звонок запланирован на завтра?

Привет, [Имя],

[Имя] здесь.Вы меня не знаете, но благодаря тайному Интернет-преследованию я знаю, что вы [Pain Point].

Оказывается, могу [Решение]. Один из моих клиентов даже [Результат].

Хотели бы вы воспользоваться быстрым 15-минутным звонком, чтобы узнать больше?
Если да, щелкните здесь, чтобы запланировать звонок.

Если нет, не беспокойтесь. Просто ответь: «Убирайся, приятель. Я не заинтересован.»
С нетерпением жду вашего ответа!

Митч Гласс

П.С. — Чтобы подсластить сделку, вот изображение милой собачки:
.

Подкупить их бесплатными вещами:

Рейтинг: ⭐️⭐️

Тема 1: Мы получаем потенциальных клиентов для [Промышленных] компаний
Тема 2: Наша цель: Больше лидов для [их компании]
Тема 3: Больше лидов.Плюс вы получите сертификат.
Тема 4: Я подкупаю вас, чтобы вы ответили на мой 15-минутный звонок по телефону

Привет [Имя],

Я хотел показать вам, как мы привлекаем больше потенциальных клиентов для компаний в области [Промышленность]. Можем ли мы перейти на 15-минутный звонок в среду?

Дайте мне знать, какое время вам подходит:
[Scheduler Link]

С уважением,
[ФИО]

П.С. Сообщите свой почтовый адрес, и я пришлю вам подарочный сертификат на 25 долларов для Starbucks (один из наших недавних клиентов прислал нам пачку, так что пытаюсь выразить свою любовь)!

Шаблон расписания встреч LucidChart:

Рейтинг: ⭐️⭐️⭐️

Тема 1: Сделайте построение диаграмм более увлекательным
Тема 2: Большинство диаграмм — отстой, не наши
Тема 3: LucidChart хочет, чтобы вы составили диаграммы лучше
Тема 4: День демонстрации диаграмм ???

Привет [Имя],

Вы, ребята, делаете очень хорошие вещи в сфере профессионального дизайна.

Я обращаюсь к нам, потому что мы смогли помочь компаниям, находящимся в аналогичных ситуациях, повысить прозрачность, сотрудничество и эффективность при составлении схем процессов с помощью Lucidchart. Мы предлагаем интеграцию с G Suite и можем автоматизировать отображение сети AWS.

Lucidchart, насчитывающий более 10 миллионов пользователей, является альтернативой №1 Microsoft Visio.

Мне бы хотелось узнать больше о вашем бизнесе и посмотреть, подойдет ли вам Lucidchart. У вас есть 5 минут на этой неделе, чтобы поговорить?

С уважением,
[Имя]
Развитие бизнеса, Lucid Software
www.lucidchart.com

CodeMentor «10 минут чата» Шаблон:

Рейтинг: ⭐️⭐️⭐️⭐️

Тема 1: [Название компании] Программное обеспечение
Тема 2: Программное обеспечение для [Название компании]?
Тема 3: Проверенная сеть разрабатывает для [Название компании]
Тема 4: 10 минут поболтать о ваших разработчиках?

Привет, [Имя]! Вы управляете быстрорастущей компанией, поэтому я буду краток.

Мы — сеть проверенных разработчиков, предназначенных только для приглашенных, которые могут помочь пополнить вашу команду (добавив старшего разработчика React на 3 месяца) или быстрее достичь вехи вашего продукта.Например, если вы работаете над приложением для iOS, мы можем помочь вам запустить его за два месяца вместо четырех.

У вас есть 10 минут для разговора в ближайшие несколько дней?

Если нет, с кем порекомендуете мне поговорить? Заранее спасибо.

[ИМЯ]
Специалист по развитию бизнеса, Codementor
Нужны внештатные разработчики мирового уровня?
Если вы хотите, чтобы я перестал присылать вам электронные письма, нажмите здесь

UpCounsel «10-минутная демонстрация» Запрос на расписание:

Рейтинг: ⭐️⭐️⭐️

Тема 1: Юридическая информация для [Название компании]
Тема 2: Можем ли мы показать вам инсайдерские номера UpCounsel?
Тема 3: Выполнение вашей повседневной юридической работы
Тема 4: Мы просто делаем всю вашу юридическую работу?

Привет [Имя],

Меня зовут [ИМЯ] из UpCounsel: технологического поставщика юридических решений и компании, поддерживаемой Menlo.

Такие компании, как Airbnb, HotelTonight и Stripe, полагаются на нас каждый день при выполнении повседневной юридической работы — экономя 60% на своих юридических счетах, включая:
контрактов, интеллектуальную собственность, трудоустройство и т. Д.
Мы предлагаем 10-минутные демонстрации, не хотите ли запланировать одну?

[Имя] | UpCounsel
Юридические решения для бизнеса

Попробуйте — посмотрите наши тарифы и услуги юристов!

Специальное предложение Optimonk для поставщиков Shopify:

Рейтинг: ⭐️⭐️

Тема 1: Запрос о встрече
Тема 2: Всего 15 минут?
Тема 3: Больше потенциальных клиентов.Меньше усилий. Лучше Shopify.
Тема 4: Демонстрация бета-тестирования продукта Shopify.

Привет [Имя]!

Я [Name] менеджер по маркетингу в OptiMonk. Мы предлагаем самый популярный инструмент ретаргетинга для Shopify, который вы можете проверить здесь: https://apps.shopify.com/optimonk.

У нас есть отмеченная наградами стратегия увеличения количества потенциальных клиентов, тратя меньше времени, усилий, рисков, но с большим потенциалом. Это то, над чем мы работали в нашем отделе маркетинга, и я хотел бы поделиться этим с вами.

Я проверил [Название компании] и считаю, что у нас один и тот же целевой рынок, что и Shopify, поэтому я подумал, что это сотрудничество может быть выгодным для нас обоих.

Буду очень признателен за 15-минутный звонок с вами, чтобы поделиться более подробной информацией. Я верю, что это будет очень важно для нас обоих.

Спасибо,
[Имя]
—
[Имя]
OPTIMONK
www.optimonk.com

Попробуйте: Бесплатная пробная версия на 14 дней

Zenefits Testimonial Included Запрос на встречу:

Рейтинг: ⭐️⭐️⭐️

Тема 1: Что-то интересное для [Название компании]
Тема 2: [Впечатляющий клиент] пользуется Zenefits, вы на борту?
Тема 3: «Мы можем конкурировать с более крупными компаниями, кроме Zenefits»
Тема 4: Привлечение 45 сотрудников за 6 недель или меньше

Привет [Имя],

Как соучредитель в вашей отрасли, я хотел поговорить с вами о Zenefits.

Мы экономим компаниям бесчисленное количество часов (и долларов) за счет автоматизации ручного ввода данных, обычно связанного с HR. Мы делаем это, предоставляя вам единое место для управления вашим кадровым администрированием, соблюдением требований, льготами и заработной платой, упрощая для систем синхронизацию и обмен информацией.

Почему наши клиенты любят нас: «Наличие такой системы, как Zenefits, означает, что мы можем конкурировать с более крупными компаниями, у которых есть персонал, в котором так много HR-специалистов, выполняющих всю эту работу». — BioPoint, который полагался на Zenefits, чтобы помочь им привлечь 45 сотрудников за 6 недель.

Я хотел бы показать вам, как Zenefits может быть решением и партнером [Company Name] в области управления персоналом. У вас есть время на этой неделе для быстрого разговора?

Best,
[Имя] | Zenefits | 250 Brannan St, Сан-Франциско, CA

Yodel Расписание встреч на основе вопросов Электронная почта:

Рейтинг: ⭐️⭐️⭐️⭐️

Тема 1: Здравствуйте, [Имя]! У меня вопрос по поводу интеграции со Slack.
Тема 2: Интеграции со Slack ??
Тема 3: Время обслуживания клиентов до 20 минут ответов
Тема 4: Slack + Magic = Yodel 😎

Привет [Имя],

Вы и ваша команда заядлые пользователи Slack? Есть ли какие-то интеграции, которые вы хотели бы иметь? Как бы вы хотели избавиться от старой телефонной системы и выполнять все звонки через Slack? Прекрасно… мы тоже так думали.

Я [Имя] из Yodel, первой полностью интегрированной телефонной системы для Slack. Мы даем вам возможность отказаться от вашей старой телефонной системы и предоставить вам своего собственного виртуального администратора через Slack, который автоматически перенаправляет телефонные звонки нужному члену команды.

Это делает входящие звонки и обслуживание клиентов синхронизированными.

Похоже на то, что вы хотели бы попробовать бесплатно? Я буду рад показать вам, как это работает, или просто предоставлю вам и вашей команде доступ. Если да, то вот мой календарь, чтобы забронировать время на этой или следующей неделе.

С уважением,

[Название]

YodelTalk, Inc | www.yodel.io
2443 Fillmore St, Сан-Франциско, CA 94115

Полный список и рейтинг шаблонов встреч:

Узнайте больше о приемах написания лучших писем: Подпишитесь на мою рассылку, чтобы получать еженедельные советы от инсайдеров, чтобы узнать, как стать хорошим писателем СУПЕРГЕРОМ.

Дополнительные шаблоны и руководства для электронной почты:

Получите ваше холодное письмо на рассмотрение профессиональных копирайтеров:

Даже увеличение количества запланированных встреч на 10% может значительно улучшить ваши результаты.

Зарегистрируйтесь в зоне для членов Kopywriting Kourse, и наша команда профессиональных копирайтеров рассмотрит ваше холодное письмо и предоставит вам неограниченную помощь и обратную связь!

— Зарегистрируйтесь здесь —

.