Как писать деловые письма правильно: Учимся писать деловые письма

Логика и внятность, или Как правильно писать деловые письма

15.06.2016

Представителям городских властей очень часто приходится отвечать на запросы граждан, вести переписку с коллегами. Написанные сухим официальным языком письма не всегда верно доносят информацию. Специально чтобы научить госслужащих четко и ясно излагать свои мысли, в Университете Правительства Москвы прошел мастер-класс Александры Карепиной «Золотое правило переписки. Как писать самые понятные письма».

Александра Карепина — ведущий эксперт России в области деловых письменных коммуникаций, автор книг, ведущая цикла телепередач об эффективных деловых текстах. На мастер-классе она рассказала, как избежать тяжелых фраз и излишней казенщины в служебной переписке.

Оказалось, что даже шрифты и пробелы важны при восприятии текста. Например, шрифт Times New Roman легче читается с бумажных носителей, но его лучше не использовать при переписке по мэйлу.

Большие просветы между строками — плюс любого сообщения.

«Если по работе вам часто приходится писать однотипные письма, лучше всего заранее заготовить шаблоны. Или делать „конструктор“ из готовых фраз и выражений», — советует Александра Карепина.

Чтобы лучше усвоить приобретенные навыки, участники мастер-класса выполнили несколько практических упражнений. Например, нужно было из всем известной строчки из песни сделать кондовую и максимально тяжелую фразу. Так, «Жил да был черный кот за углом» превратилось в «Домашнее животное черного окраса проживало на прилегающей к многоквартирному дому территории». Это как раз яркий пример того, как не надо писать. Участники также попытались зарисовать известные фразы и слова песен. По словам Александры, в деловой переписке самое важное — чтобы подлежащее и сказуемое в каждом предложении были наглядными, словно «нарисованными» в голове.

Александра также рассказала о структуре письма, и о том, как правильно разложить информацию «по полочкам»:
— Перечисление фактов или заданий лучше умещать не в одну строчку, а маркировать по разным.
— Любое официальное письмо также должно иметь вступление и заключение.
— Лучше сразу перейти к сути – не все читают длинные опусы служебных мэйлов до конца.
— В переписке нужно ясно и четко изложить, что требуется от адреса, ведь вдумчиво вникнуть в сложные и витиеватый официальный текст сможет не каждый.
— Очень важен тон письма – политес требует от всех безупречной вежливости, даже если речь идет о приказе подчиненным и сжатых сроках.

Итак, главные слагаемые успеха:
• Четкая структура
• Смысловая точность
• Вежливость
• Ясность и краткость
• Правильно выбранный шрифт и оформление

Слушатели оценили оригинальность мастер-класса:

«Мне понравилось, что все происходило в формате живого интерактива, — комментирует Сергей Смотрицкий, консультант отдела ремонта и эксплуатации Управления по обеспечению деятельности мировых судей Москвы. — Я часто занимаюсь ответами на обращения и просьбы коллег, ежедневно веду деловую переписку. Поэтому и пришел на мастер-класс — и не пожалел! Особенно понравилось упражнение „как из простой фразы сделать непонятную и сложную“: и весело, и сразу видишь все свои ошибки».

Тоже хотите усовершенствовать свои навыки и знания? Следите за расписанием лекций и мастер-классов на странице проекта «Открытый университет»!

Также по теме:

---

Все новости МГУУ

Полезно знать

25.02.2014

С какими бы целями не составлялись деловые письма, пишутся они для достижения желаемой цели в бизнесе. Не любой сотрудник организации обладает должной компетентностью в области деловой переписки, при неумелом подходе есть риск и вовсе испортить репутацию фирмы одним письмом. Зато если воспользоваться услугой составления письма в нашем агентстве, адресат наверняка заинтересуется сотрудничеством с вами.

Назначение деловых писем

Деловые письма не теряют актуальности в решении рабочих вопросов и маркетинговых задач. Информация, оформленная письменно, удобна тем, что к ней всегда можно вернуться или апеллировать при решении спорных вопросов. Письменный текст позволяет более емко и четко формулировать мысли, нежели устное общение. К тому же с некоторыми адресатами есть возможность связаться только посредством отправки делового письма. И чем выше статус этого адресата, тем профессиональнее должен быть составлен текст.

Виды деловых писем так же разнообразны, как и сфера деловых отношений. Деловая переписка может быть коммерческой (желание заключить сделку, претензия к стороне сделки) и некоммерческой (благодарственное, информационное, гарантийное письмо, письма-просьбы, -приглашения, -напоминания и т. д.) По функционалу различают инициативные письма и письма-ответы, а также сообщения, не требующие ответной реакции.

Как правильно писать деловые письма.

Особенности структуры и текста делового письма

Деловые письма имеют четкую композицию:

•во введении указываются цель и причина письма, дается ссылка на документ, послуживший отправной точкой для данного послания;

•в основной части описывается положение дел, дается анализ ситуации, аргументация. Характер доказательств зависит от направленности письма: например, убедить прийти на конференцию, вложить инвестиции в проект, приобрести товар;

•в заключении делается вывод на основании вышесказанного: предложение, просьба, отказ, пожелание и т. д.

Перед текстом письма всегда размещают вежливое обращение к адресату (Например, «Уважаемый Сергей Михайлович!») А также в начале или в конце текста присутствует формула вежливости, составляемая по канонам деловой переписки. Формулы вежливости обычно начинаются так: «Выражаю признательность за оказанное содействие… / благодарность за приглашение… / надежду на плодотворное сотрудничество…». При написании такого рода писем соблюдается деловой стиль. Его особенности: лаконичность, ясность, однозначность, использование терминов, нейтральный тон, стандартизированность.

Трудности в составлении деловых писем

От автора делового письма требуется многое:

•быть хорошо осведомленным об адресате и той информации, которой он уже владеет по вашему вопросу;

•знание правил русского языка и особенностей делового стиля: языковых формул, правил составления предложений и проч.

;

•правильное и уместное использование терминологии;

•корректность в обращении к адресату.

Как грамотно писать деловые письма.

Словари, образцы составления деловых писем могут помочь вам справиться с этой задачей своими силами. Но если нет достаточно компетентного сотрудника или времени на подготовку к составлению деловых писем, эту услугу может оказать профессиональное агентство. Специалисты коммуникационного агентства Comagency помогут вам разработать фирменный бланк, собрать необходимые документы для убедительной аргументации, составить грамотное и презентабельное деловое письмо, улучшая тем самым имидж вашей организации.

Как научиться писать деловые письма

Посмотрите видео ниже, где легко и просто рассказывается, как научиться писать деловые письма, даются четкие и понятные рекомендации и практики для тренировки:

Как правильно написать деловые письма на английском языке

Составление делового письма

Письменные документы: глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте, письмовики.

Деловая переписка: принципы составления официального письма и структура служебного письма, этикетные ритуалы, стиль оформления как отражение имиджа компании.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

С древнейших времен человек ведет переписку с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния посредством письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение.

Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности. Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками.

Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю.

Деловая переписка — неотъемлемое средство связи и в наши дни. Связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями.

Служебное письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.

Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.

Еще в начале 18 века, в России начали издаваться сборники образцов документов называемые «письмовник»

Предшественниками «письмовников» были «формулярники», известные на Западе уже в 7 в., а в России — с первой трети 16 столетия (в частности, «формулярники» московской митрополичьей кафедры) — описания реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности. Ранние письмовники были своеобразными подручными сборниками, «азбуками-прописями» для писцов. Они содержали образцы построения документов по определенной схеме, шаблонные наборы фраз и выражений, являвшихся неотъемлемой частью формулярного этикета и отражавших официальные отношения. Другой вид ранних письмовников — «титулярники», содержавшие сведения о том, как записывать полный царский титул. Сферу частных отношений и частной переписки ранние письмовники не регламентировали.

Для актов, сделок и прошений обычно использовали гербовую бумагу с искусственными клеймами и с изображением государственного герба. Некоторые документы разрешалось писать на простой бумаге обыкновенного формата.

Требования к почерку были достаточно высоки: он должен был быть четким, чистым и красивым. Цвет бумаги, которая могла быть синей, оранжевой, палевой и прочей, авторы письмовника советовали выбирать осторожно, чтобы не подвергнуться упреку в недостатке вкуса.

Письма отправляли в конвертах, а конверты запечатывали облатками или сургучом: первым запечатывали только записки и редко письма, все остальное сургучом.

Облатки были разноцветные, тогда как сургуч большей частью красный. Находящийся в трауре, запечатывал письмо только черным сургучом.

В советское время жанр «письмовников» был подвергнут осмеянию как «пережиток буржуазного прошлого». Частная переписка могла подвергаться досмотру почтовой цензуры, умение писать письма утрачивалось, значение деловой корреспонденции недооценивалось. При отсутствии конкуренции, свободного предпринимательства не требовались ни красноречие, ни умение убедить партнера в сотрудничестве, мало кто обращал внимание эпистолярный этикет.

Важное место в любом бизнесе занимает деловая переписка. Деловое письмо имеет огромные возможности, важно только научиться их использовать. Деловое письмо является важным инструментом на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж компании. Поэтому к его формированию необходимо отнестись со всей серьезностью и ответственностью.

Как же правильно составлять и оформлять деловое письмо?

Перед тем, как создать письмо, подумайте, какого конечного результата Вы хотите добиться: увеличить продажи, ускорить процесс оплаты, предложить сотрудничество, предъявить претензии, поздравить, пригласить и другое. В соответствии с этим и составляйте деловое письмо, стараясь максимально подчеркнуть свою цель.

Деловое письмо обычно печатается на фирменном бланке компании с изображением ее логотипа, указанием наименования и реквизитов. В зависимости от способа отправки письма бланк может быть в печатной форме либо в электронном виде.

При составлении делового письма следует придерживаться следующих принципов:

Краткость — сестра таланта. Будьте четкими и конкретными, выражайте свои мысли лаконично.

Простота. Текст делового письма должен быть понятен получателю, поэтому говорите простым и понятным языком, лучше не употребляйте аббревиатур, сокращений.

Структурированность. При составлении делового письма придерживайтесь определенной четкой структуры, отдельные мысли и логические части разделяйте абзацами.

Перед отправкой делового письма обязательно еще раз прочитайте его и проверьте на отсутствие грамматических ошибок. Ведь деловое письмо должно производить хорошее впечатление.

3. Структура делового письма

Любое деловое письмо имеет типовую внутреннюю структуру:

Вступление. Делается для того, чтобы адресат сразу имел возможность получить четкое представление, о чем письмо. Вступление включает в себя:заголовок. Это тема письма, которая в краткой форме определяет его цель.

Например, «Касательно заказа на поставку запчастей», «Об изменении цен на продукцию».

Обращение. Лучше употреблять персональное обращение, по возможности постарайтесь узнать и указать фамилию либо должность адресата.

Например, «Уважаемый господин Волков!», «Уважаемая Наталья Ивановна!», «Уважаемый господин директор!», «Уважаемые партнеры!». В обращении не принято употреблять сокращения типа «г-н», «г-жа», а также инициалы человека.цель письма. Краткая формулировка основной причины, по которой отправляется данное деловое письмо.

Например, «Обращаюсь с письмом в связи с…», «Согласно телефонному разговору…», «Компания «Y» предлагает …», «Доводим до Вашего сведения, что …».

Основная часть. Изложение основной сути делового письма. Основная часть должна состоять из нескольких взаимосвязанных между собой и выстроенных в логическом порядке предложений. Заканчивается этот раздел подведением итогов с выражением надежды, уверенности, извинения и т.п. — в зависимости от темы письма.

Заключение — вежливая подпись. Заключительные фразы зависят от темы письма и степени знакомства с адресатом.

Например, «С уважением, …», «Искренне Ваш …». Под этими фразами указывается Ваша должность и подпись — фамилия, имя, отчество. Если Вы довольно хорошо знакомы с адресатом, можете просто написать: «С наилучшими пожеланиями», «Всего наилучшего» без указания должности.

В письменной речи, в отличие от устной, необходимость использования этикетных средств остается неизменной. В значительной степени она определяется жанром послания (письма-приглашения, письма-поздравления, письма-соболезнования) и социальным статусом адресата.Этикетные формулы в значительной мере носят условный характер. Так, англичанин, возмущенный проделками своего конкурента. Пишет ему: «Дорогой сэр, вы мошенник!». Без «дорогого сэра» он не может начать письмо. И в русском этикете фразы типа «Буду рад вас видеть. Искренне Ваш — это не выражение экспрессии, а скорее дань ритуалу. Еще А.С.Пушкин заметил в «путешествии из Москвы в Петербург»: «Мы всякий день подписываемся покорнейшими слугами, и, кажется, никто из этого еще не заключал, чтобы мы просились в камердинеры».

Деловые письма-приглашения и поздравления включают много этикетных фраз. Вместо этикетной рамки (слов приветствия и прощания) в деловых письмах используются обращения: Уважаемый Николай Иванович! Уважаемый г-н Бобылев! В конце письма перед подписью помещают заключительную формулу вежливости: Искренне Ваш!; С уважением; с искренним почтением!; С наилучшими пожеланиями!; Заранее благодарны за ответ! и т. п.

Этикетные ритуалы, выраженные глаголами, включены, как правило, в устойчивое выражения, как и остальные формулы речевого этикета:

Благодарю Вас за участие…

Искренне благодарю Вас за…

Сердечно благодарю Вас за…

Прошу Вас направить в наш адрес…

Заверяю Вас в том, что мы приложим все усилия…

Желаем Вам успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество…

С благодарностью подтверждаю получение от Вас…

К этикетным ритуалам, используемым в деловых письмах, относятся также различные виды похвалы:

Вы проявили сердечное внимание к детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей (прямая похвала).

Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности… (косвенная похвала).

Поскольку Ваша фирма является ведущим поставщиком насосной техники… (косвенная похвала).

К этикетным ритуалам относят и выражение надежды, уверенности, благодарности в конце письма:

Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения…

Надеемся на скорейшее принятие решения…

Надеемся, что результатом переговоров станет долговременное и плодотворное сотрудничество наших предприятий.

Желаем успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество.

Надеемся, что наша просьба будет рассмотрена в ближайшее время.

Вежливая форма именования адресата в деловой переписке предполагает использование местоимений «Вы», «Ваш» с прописной буквы.

Согласно Вашей просьбе высылаем Вам последние каталоги нашей продукции.

В конце этого месяца мы с удовольствием воспользуемся Вашими услугами.

Нельзя не учитывать эффективность этикетных формул, арсенал которых в русском речевом этикете очень велик. От тона письма во многом зависит успех дел. Еще Френсис Бэкон утверждал, что вести деловой диалог в доброжелательном тоне более важно, чем употреблять хорошие слова и располагать их в правильном порядке.

5. Стиль и оформление письма

Что понимают под стилем делового письма?

Стиль Вашего письма — это то, как оно написано. Стиль является продуктом целого ряда факторов и правил, перечисленных в предыдущей главе, включая основную тематику письма, используемые слова, структуру предложений, общую длину текста и его внешний вид. В идеале должен выбираться стиль, подходящий и для получателя, и для того, чтобы четко выразить цель Вашего сообщения. Поэтому когда Вы начнете работать над стилем следующего письма, еще раз продумайте следующие вопросы:

-кому Вы пишите. Известны ли Вам ожидания читателя? Что ему может понравиться, а что нет?

-зачем Вы пишете. Хотите ли Вы повлиять на читателя или просто сообщить ему информацию?

-какое впечатление производит письмо. Является ли Ваш документ не только информативным, но и интересным? Какой тон Вы выбираете (дружеский, официальный, возмущенный, благодарный и какой-то еще)? Как оформлено письмо? Привлекательно ли оно для читателя?

-шанс на прочтение. Будет ли прочитано Ваше письмо в любом случае, или Вы должны завоевать внимание читателя?

Ответив на эти вопросы, Вы быстрее решите, что и как нужно сказать в письме.

Как оформить бланк делового письма?

Оформление деловых писем должно соответствовать общим требованиям унификации и стандартизации. В отечественной практике документационного обеспечения управления оформление писем должно соответствовать ГОСТ Р6.30-97. Согласно требованиям ГОСТ официальная переписка компании ведется с использованием специальных бланков для писем.

Бланк письма (горизонтальный или угловой) должен содержать следующие реквизиты:

Эмблему (логотип) организации

Наименование организации — автора документа

Регистрационный номер документа

Ссылку на номер и дату входящего документа

Наличие указанных реквизитов должно облегчить операции по регистрации и обработке письма в компании-получателе.

Как правильно указать регистрационный номер письма?

Вне зависимости от тематики и содержания, письма, отправляемые из Вашей организации, делятся на две группы: инициативные и ответные.

Если Вы пишите инициативное письмо (просьбу, запрос, предложение, претензию), для удобства присвойте своему письму исходящий номер. И не забудьте дату. Предпочтителен вариант размещения исходящего номера и даты на одной строке в левом верхнем углу письма под «шапкой» бланка, например:

Составление текста делового письма — всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было — регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности.

Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем. Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.

Все это требует от менеджера сегодня большей речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, в эпоху царствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше.

Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств.

Сегодня важно не растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам, веками отшлифовавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловой корреспонденции — задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.

Служебная переписка как важная часть делового этикета. Общие требования к деловому письму. Правила международной переписки. Обязательные атрибуты делового письма. Характерные типы деловых писем. Внутриорганизационная переписка, письма-поздравления.

Оформление стандартного письма. Адрес, дата, обращение, окончание, подпись, приложение. Специальные почтовые отправления. Цель письма. Текст письма. Общие правила. Некоторые примеры деловой переписки. Сопроводительное письмо к контракту.

Основные правила написания современного письма. Этикет написания письма в современном бизнесе. Отношение к переписке в прошлом, примеры написания письма в прошлом веке и современном мире. Разновидности писем по характеру: деловые, дружеские, церемонные.

Особенности и значение делового этикета, его основные принципы: пунктуальность, тактичность, уважение, дресс-код. Ознакомление с международными стандартами составления и оформления официального письма: ширина полей, грамматика, структура документа.

Специфические особенности российского предпринимательства. Точки зрения российских и американских специалистов в сфере бизнеса на мотивы и набор профессиональных качеств и умений предпринимателя. Требования к составлению и оформлению делового письма.

Понятие и виды делового этикета. Этика и психология бесед и переговоров. Деловой завтрак, обед и ужин. Особенности общения через переводчика. Место служебной переписки в делопроизводстве. Структура служебного письма-запроса. Виды деловой переписки.

Особенности и правила составления плана письма с плохими новостями. Стратегия написания письма: анализ целевой аудитории; выбор соответствующего канала и средства распространения информации. Разновидности писем с отказом. Составление письменных жалоб.

Основные стадии подготовки деловых писем. Особенность делового стиля – употребление универсальных слов. Основные требования к тексту письма, состав реквизитов. Виды и особенности деловой корреспонденции. Этикет в выражениях просьб, отказов и претензий.

Основные особенности и черты официально-делового стиля. Структура и пример делового письма и приказа. Соотношение устной и письменной форм. Деловая беседа по телефону. Манипуляции сознанием и язык рекламы. Виды слушания: рефлексивное и нерефлексивное.

Краткая характеристика главных особенностей деловой переписки. Правила составления электронного письма. Официальная и личная переписка. Типографика e-mail, основные правила оформления текста. Смысловое значение местоимений, тире и дефиса в документе.

Форма делового письма на английском

В деловом мире переписка играет огромную роль. Начиная от коммерческих предложений и заканчивая пересылкой накладных и счетов-фактур. В настоящее время практически вся деловая переписка ведется в электронном виде, однако это не отменяет общепринятых правил деловых писем, даже если они электронные. У вас возникла необходимость написать деловое письмо человеку, говорящему на английском языке? Давайте вместе с вами разберемся в том, как правильно написать деловое письмо на английском языке.

Если по роду вашей деятельности вам часто приходится вступать в переписку с зарубежными партнерами, не стоит опасаться. На самом деле бизнес-корреспонденция в английском языке имеет четкие законы, соблюдая которые вы легко справитесь с любым деловым письмом.

Business letter — деловое письмо

Основные типы деловых писем

• Поздравление — Congratulation Letter
• Предложение — Commercial Offer — отправляется вашему потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
• О приёме на работу — Acceptance-уведомляет вас, что вы приняты на работу.
• Заявление — Application- содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника.
• Отказ- Refusal letter — деловой «от-ворот-поворот» на ваше заявление или предложение.
• Жалоба -Complaint Letter — содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
• Письмо-извинение — Apology Letter — это ответ на письмо-жалобу.
• Письмо-запрос- Enquiry Letter -отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре.
• Письмо-ответ на запрос — Reply Quotation- в нём, собственно и содержится запрашиваемая информация.
• Письмо-благодарность — Thank-you letter — тут, кажется, всё понятно.

Существует ещё огромное количество видов и подвидов бизнес-посланий (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.), и потребуется не одна статья, чтобы большинству уделить внимание.

Правила составления делового письма

Правил на самом деле не так уж и много. Человеку со средними знаниями в английском я зыке не составит труда его составить, как бы трудно это ни казалось. Самое главное, что письмо состоит из блоков. Эта структурность позволяет быстро считывать информацию. И здесь экономят время все и получатель, и отправитель. Отправитель собирает блоки воедино: адрес отправителя, дата, адрес получателя, обращение, введение и т. д. А получатель уже знает где находится основная информация и знакомится с ней.

Также блочная структура подразумевает ряд особенностей:

• тело письма строится из абзацев с одинарным отступом;
• красная строка отсутствует;
• весь текст выравнивается по левому краю.

Вторая особенность состоит в том, что не нужно писать слишком витиеватыми фразами. Предложения строятся просто и лаконично.

Составные части делового письма

А сейчас мы разберём, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов:

• Заголовок (шапка):

1. Адрес отправителя — в верхнем левом углу. Если бланк фирменный, то адрес уже проставлен.
2. Адрес получателя — слева, ниже адреса отправителя. Формат: от меньшего к большему (Имя, №дома, улица, город, индекс, страна).
3. Дата — три строки ниже адреса получателя или в правом верхнем углу. Формат: день/месяц/год. Запятые не используются.

• Приветствие (обращение), или как начать письмо.
• Главная мысль (основной текст послания) — в центральной части письма.
• Заключительная фраза (выражение благодарности и дальнейших намерений). Заключительная формула вежливости; Подпись; Имя, Фамилия и должность отправителя.
• Вложение — говорит о том, что в письмо вложены дополнительные материалы (рекламный буклет или брошюра).
• Может содержать постскриптум, инициалы исполнителя.

34 Tverskaya street

World Treasures Inc.

100 East 24th Street

I received your address from «The Moscow Times» and would like to propose you cooperation with

our company. We produce Russian nesting dolls called «Matryoshka» that are famous among tourists

visiting Russia. Our dolls are made ofsound wood and are colored with natural paint.

The catalogue numbers about 500 types of matryoshkas of various sizes.

Weoffer considerable discounts for our regular customers.

You will find enclosed our latest catalogue. We would be happy

to have an opportunity to do business with your company.

Уважаемая миссис Росс,

Я увидел адрес Вашей компании в «The Moscow Times» и хотел бы предложить сотрудничество с нашей фирмой.

Мы производим русских национальных кукол «матрешек», известных среди туристов, посещающих Россию. Наши куклы сделаны из цельных пород древесины и выкрашены натуральной краской. В каталоге представлено около 500 моделей матрешек разных размеров. Постоянным клиентам мы предоставляем значительные скидки.

К письму прилагаю наш последний каталог. Будем рады сотрудничеству с Вашей компанией.

Стандартные Выражения в деловой переписке

Обращение к партнеру по переписке

Обращение, которое следует использовать, зависит от близости вашего знакомства с получателем письма.

• Если вы вообще не знакомы, или же обращаетесь к группе лиц (к примеру, ваше письмо адресовано отделу компании), то следует использовать вариант:

Dear Sir/Madam, или Dear Sirs,

Если вы знакомы или точно знаете, кто будет получателем письма, напишите:

Dear Mr./Ms. [фамилия],

(Раньше при обращении к женщине использовали сокращение Mrs. (от Missis) или Ms. (Miss). Сейчас их обычно объединяют в один вариант — Ms.).

При близком общении или обращении к хорошо знакомым сотрудникам можно сказать просто:

В теле письма передается суть вашего послания. Для точной передачи причины, побудившей вас написать это письмо, можно использовать следующие выражения:

Чтобы попросить о чём-то партнёра по переписке, используйте такие фразы:

• Could you please send/tell us/let us know… — Не могли бы Вы, пожалуйста, переслать/cообщить нам/дать нам знать…
• I would be grateful if you could… / I would appreciate it if you would… — Я был бы признателен, если бы Вы…
• I am interested in receiving/obtaining… — Я заинтересован в получении…

Если вы хотите сообщить о каком-либо положительном результате, подойдут такие выражения:

• I am pleased to announce you that… / I am delighted to inform you that… — Рад сообщить Вам, что…
• You will be pleased to learn that… — Вы будете рады узнать, что…
• We have some good news for you: … — У нас для Вас хорошие новости: …

Если же результат не слишком хорош, сказать об этом помогут такие фразы:

• Unfortunately, … — К сожалению, …
• We regret to inform you that… — С сожалением сообщаем Вам, что…
• I’m afraid it is not possible to… — Боюсь, оказалось невозможным…

Сразу после этого может оказаться уместным предложение помощи:

Заключительные фразы делового письма

• Thank you for your help. — Спасибо за Вашу помощь.
• Please contact us if we can help. — Пожалуйста, обращайтесь, если потребуется наша помощь.
• Feel free to contact us if there are any problems. — Не стесняйтесь обращаться к нам, если возникнут трудности.
• I look forward to hear from you. — С нетерпением ожидаю от Вас известий.
• Hope to hear from you soon. — Надеюсь на скорейший ответ.

Если вы прикладываете какие-либо документы, обратите на это внимание получателя:

• I am enclosing… — Я прикладываю…
• Please find enclosed… — Пожалуйста, посмотрите в приложении…
• Enclosed you will find… — В приложении вы найдёте…

Окончание делового письма

Для прощания в деловом письме существуют устойчивые формы, за которыми должно следовать ваше имя. Желательно указывать имя и фамилию в полном варианте, либо первую букву имени и фамилию. Также можно добавить вашу должность.

Аббревиатуры при написании писем

• asap = as soon as possible — как можно скорее
• enc. = enclosure — вложение, приложение (когда вы прилагаете документы к письм)
• ps = postscript — поскриптум — (это выражение знакомо всем, используем, когда хотим добавить что-то уже после того, как письмо закончено и подписано)
• pto (informal) = please turn over — пожалуйста, переверни (убедиться, что человек, читающий письмо найдет информацию на следующей странице)
• RSVP = от французского. Répondez s’il vous plaît, пожалуйста, ответь.

Надеемся, что данный образец делового письма на английском поможет найти вам новую работу или создать деловые связи в ближайшее время.

Видео — Деловое письмо на английском.

Как оформлять деловые письма на английском языке?

Какова последовательность оформления и особенности написания текста деловых писем на английском языке?

Последовательность подготовки документов и их отправление определены стандартами бизнеса. Их четкое оформление и своевременная отправка – залог эффективной работы офиса.

При современном доминировании электронных средств корреспонденции (которые зачастую выполнены на английском языке) важно не потерять культуру ведения документации в принципе и деловой переписки в частности. Ваш партнер по бизнесу без труда поймет, имеет ли он дело с профессионалом или любителем. Качество составления письма на английском языке – это качество работы вашей компании.

Помня о роли контроля за бизнес-коммуникацией, начнем с формата делового письма: последовательность оформления делового письма осуществляется в следующем порядке:

3. Addressee’s Name/ Addressee’s Title /Addressee’s Company/Addressee’s Address –

имя получателя/ должность (если имя неизвестно) /адрес компании/ адрес

При оформлении письма это будет выглядеть, в основном, следующим образом:

Hoxtech House, Wrights Way

Glasgow G12 8QQ

Your Ref: Ch/T 3/2

8 Minnesota Avenue, Suite H

Winter Park FL 32789

Thank you for your letter of 3 February enclosing your catalogue and price-list.

Please find enclosed my order. As we agreed, settlement will be by banker’s draft, when we receive the shipping documents. And we expect delivery within six weeks.

We would be grateful if you could inform us if there are any problems with delivery.

We look forward to receiving acknowledgement of our order at your earliest possible convenience.

При составлении делового письма необходимо обращать внимание как на форму, так и на содержание письма. Рассмотрим основные правила написания текста письма на английском языке.

Если вам неизвестно имя адресата, а известна только должность, пишут:

a) только должность – Dear Sales Manager;

c) на имя служащего, если вы знаете, что это женщина, но не знаете ее имени – Dear Madam;

d) на имя служащего-мужчины – Dear Sir;

e) в конце письма – yours faithfully.

Dear Sales Manager

Dear Personal Director

Если вам известно имя адресата, вы пишите:

а) Dear Mr Smith – указывается только фамилия (surname), имя не указывается.

b) Dear Mrs Smith – обращение к замужней женщине.

c) Dear Miss Smith – обращение к незамужней женщине.

d) Dear Ms Smith – обычное современное обращение к женщине (без указания замужем она или нет).

e) в конце письма – yours sincerely; менее формально – best regards или truly yours.

Как правильно написать деловое письмо на английском языке?

Деловая переписка на английском – разновидность официальной корреспонденции, применяемая для решения различных оперативных вопросов, возникающих в процессе ведения бизнеса. Зачастую отправка такого письма дублируется устной беседой по телефону.

Чтобы создать деловое письмо на английском языке, нужно применить следующие инструменты: вежливость, краткость, грамотность, соблюдение этикета, убедительность, умение посредством небольшого количества текста и веских аргументов донести до адресата суть Вашего послания.

Деловая переписка на английском – разновидность официальной корреспонденции, применяемая для решения различных оперативных вопросов, возникающих в процессе ведения бизнеса. Зачастую отправка такого письма дублируется устной беседой по телефону.

Деловой английский язык не использует двусмысленностей, труднопереводимых идиом, имеет минимальное эмоциональное наполнение, зато оперирует рациональными, логическими выкладками.

Примеры деловых писем

Деловые письма могут приглашать адресата на мероприятие, информировать о каком-то событии, напоминать о договоренностях, содержать официальное предложение, просьбу, вопрос, извинение, уведомление, поздравление, благодарность и т.д.

В таком документе не употребляются разговорные слова, жаргонизмы, шутливые выражения и прочие неофициальные приемы, зато весьма уместны стандартные выражения: «I hasten to inform» — спешу Вас уведомить, «I will be glad» — буду рад, «We are looking forward to your consent (approval, confirmation)» — ожидаем Вашего согласия (одобрения, подтверждения) и пр.

Примеры деловой переписки на английском языке

Сегодня деловые коммуникации между бизнес-партнерами все чаще осуществляются с помощью email. Особенности написания электронных писем: строгое следование деловому протоколу, краткость, наличие строгого стиля.

Как написать деловое письмо на английском с помощью электронной почты?

Наиболее распространенные сокращения – примеры на английском с переводом на русский язык, используемые в официальных письмах, помогут Вам в написании делового письма на английском языке.

Отдельная тема — поздравление с праздниками и важными событиями коллег и партнеров. В таком послании будут уместны стихи, эмоциональные выражения, юмор, наличие креативного подхода, ярких иллюстраций. Для примера: праздничное деловое письмо на английском, поздравляющее конкурента с Рождеством, а также — деловое письмо на английском с приглашением на торжественный ужин.

Вести деловую переписку на английском в официальном и неформальном стиле вы можете на нашем 5-дневном треннинге BUSINESS, программу которого можно посмотреть здесь.

Как написать деловое письмо на английском языке

Деловое письмо – важная часть бизнес-общения и бюрократии. Английский язык в сфере деловой коммуникации очень последователен и упорядочен, и написать или понять английское формальное письмо значительно сложнее, чем обычное. В деловом письме используется особая лексика и грамматические конструкции, а его структура не терпит импровизаций.

Давайте разбираться, как написать деловое письмо на английском языке правильно.

Обратите внимание, что так называемая «шапка» письма в деловом английском всегда выровнена по левому краю страницы.

Первое, с чего начинается любая деловая переписка на английском, – это информации о компании отправителя. Поместите на отдельных строках название компании и ее адрес. Если вы пишите от лица ИП или независимого подрядчика, вместо названия компании напишите просто имя автора письма.

После этого ставится пустая строка, а за ней – дата написания. В деловом письме дату принято писать полностью: месяц, день и год (именно в такой последовательности). Месяц пишется прописью, а не цифрами. Например: July 30 2016.

Третий обязательный компонент делового письма – информация об адресате. Укажите полное имя получателя, его должность, название компании и адрес. При необходимости добавьте идентификационный номер. Каждый пункт – на отдельной строке.

Только после этого настает очередь приветствия. Приветствие – это показатель уважения к другому участнику переписки. Его выбор зависит от многих факторов: знаете вы адресата или нет; если знаете, то насколько хорошо вы знакомы и какой характер носят ваши отношения – только формальный или еще и дружеский. В деловой переписке на английском языке предусмотрены слова и фразы приветствия для каждой из таких ситуаций:

To Whom It May Concern. Дословно – «тем, кого это касается». Это приветствие используется только в случае, если вы не знаете, кому конкретно пишете.

Dear Sir/Madam. Поздоровайтесь так с тем, кого плохо знаете; это универсальное приветствие.

Dear Dr. [фамилия]. Так вы можете обратиться к участнику переписки по его должности и фамилии.

Dear [имя]. Если вы хорошо знакомы с адресатом делового письма, можете обратиться к нему по имени.

Dear [имя + фамилия]. Если вы не уверены, какого пола получатель, обратитесь к нему по имени и фамилии.

После приветствия переходите непосредственно к сути вопроса и помните, что в английском языке после обращения ставится двоеточие, а не запятая.

Как закончить письмо

Заканчивать официальное письмо в английском языке следует несколькими обязательными фразами, которые стоят в строгой последовательности.

Сначала попрощайтесь. Слова, которые вы для этого используете, также служат показателем вашего отношения к адресату. В завершении делового письма используют следующие фразы:

Yours sincerely / Sincerely – Искренне Ваш. Это стандартное прощание, которое подходит для любого случая.

All the best / Best wishes – С наилучшими пожеланиями. Это уже более неформальные, но все еще допустимые в официальной переписке варианты.

После прощания ставится запятая, а затем следует подпись. Если вы пишите бумажное письмо, распишитесь и поставьте свои инициалы. Если же это электронное письмо, будет достаточно вашего имени и фамилии.

Далее напишите свою должность (если есть) и контакты (телефон, e-mail, соц.сети). Каждый пункт – на отдельной строке.

Фразы делового английского

I am contacting you for the following reason… – Я связываюсь с Вами по следующей причине…

I would be interested in (obtaining / receiving)… – Я заинтересован в получении/приобретении…

Thank you for contacting us – Благодарим Вас за обращение к нам.

With reference to our telephone conversation yesterday… – Ссылаясь на наш телефонный разговор вчера…

I would like to confirm the order – Я бы хотел подтвердить заказ.

Further to our meeting last week… – В дополнение к нашей встрече на прошлой неделе…

I would like to confirm the main points we discussed – Я хотел бы подтвердить основные пункты нашего обсуждения.

We would appreciate it if you would… – Мы были бы признательны, если бы Вы…

I would be grateful if you could… – Я был бы признателен, если бы Вы могли…

Could you please send me… – Не могли бы Вы прислать мне…

I would appreciate your immediate attention to this matter – Буду признателен Вам за немедленное внимание к этому вопросу.

We are pleased to announce that… – Мы рады объявить, что…

I am delighted to inform you that… – Я рад сообщить Вам, что…

You will be pleased to learn that… – Вы будете рады узнать, что…

We regret to inform you that… – Мы с сожалением сообщаем Вам, что…

I’m afraid it would not be possible – Я боюсь, что это не представляется возможным.

Unfortunately we are unable to… – К сожалению, мы не можем…

After careful consideration we have decided (not) to… – После тщательного рассмотрения мы решили (не)…

Пример делового письма

73 Washington Street

Austin, Texas 78701

14 February 2017

Manager of Sales Department

Great Books, Inc.

35 Red River Street

Austin, Texas 78701

It was a pleasure talking to you at the meeting in January. With reference to our last conversation, I sincerely believe that the new book produced by Culture, Inc. can greatly increase your sales. If you don’t mind, I would like to bring the author of our new book and our marketer along with me to meet with you at Great Books, Inc. We would like to give you an overview of the contents of our book and discuss with you the marketing strategy.

Our marketer wants to meet you in person to demonstrate all the advantages of the book. We are available to meet anytime next to or further week. Please feel free to call me or text me if you have any questions or comments.

Senior Manager of Culture, Inc.

Видео о том, как писать деловые письма на английском языке:

А теперь проверь себя и пройди тест на определение уровня английского языка:

Источники:

allbest.ru
englandlearn.com
www.sekretariat.ru
www.lingvo-svoboda.ru
guruenglish.ru



Комментариев пока нет!

---

Интересное:

Правила деловой переписки: почта, мессенджеры, мемы

С развитием онлайн-сервисов люди все реже общаются лично или по телефону и все больше вопросов решают в переписке. Одни предпочитают использовать почту, другие уходят в чаты и мессенджеры. Кажется, что с этими каналами умеет работать каждый. Но на самом деле в онлайн-переписке легко допустить ошибку, которая испортит впечатление, подорвет веру в ваш профессионализм или вызовет скандал. Разбираем специфику бизнес-коммуникации в почте и мессенджерах: о чем нельзя забывать, а от чего лучше сразу отказаться.

---

Как написать e-mail, который не отправят в спам

Неумение писать деловые письма приводит к тому, что важные сообщения остаются без ответа, заинтересованные лица выпадают из диалога, получатели не понимают, чего от них хотят, а конфиденциальные данные оказывают в руках посторонних. Чтобы этого избежать, следуйте простым правилам:

• Отвечайте на письма в течение двух часов. Если вы физически не успеваете это сделать (например, для сбора информации нужно два дня), напишите, что получили письмо, и укажите, когда сможете ответить.
• Используйте функцию «Ответить всем». Вы можете получать ответы только от одного человека, но если в ветке при этом несколько получателей, значит, им всем нужно быть в курсе. Хотите обсудить конкретный вопрос приватно с кем-то из адресатов? Предупредите об этом остальных и заведите отдельную ветку.
• Указывайте тех, от кого ждете ответа, в графе «Получатель». Людей, которым нужно просто ознакомиться с письмом и быть в курсе, внесите в поле «Копия».
• Если письмо предназначено больше чем десяти людям, внесите их в графу «Скрытая копия». Иначе список получателей будет слишком длинным. Также эту функцию стоит использовать, если получатели не должны знать друг о друге.
• Всегда заполняйте графу «Тема». Так адресат сразу поймет, о чем речь, письмо не затеряется и не попадет в спам. Тема должна быть конкретной и отображать суть письма. Например, «Вопрос по проекту» звучит слишком размыто, а «Мероприятие Сбербанка / Согласование сметы» — емко и понятно.
• Здоровайтесь в начале письма и обращайтесь к получателю по имени. Так вы покажете, что письмо отправлено не автоматически и вы уважительно относитесь к адресату. Кроме того, если у письма несколько получателей, обращение поможет человеку понять, что вы ожидаете ответа или каких-то действий именно от него.
• Обязательно проверяйте имена людей, названия компаний и продуктов. Здесь легко ошибиться и задеть получателя, показав ему свою невнимательность.
• Вынесите главную мысль в начало. Это поможет читателю сразу понять, о чем пойдет речь.
• Структурируйте письмо по принципу пирамиды. Разбейте текст на части с подзаголовками, четко идите от общего к частному или наоборот. В структуре должна прослеживаться логика.
• Одно письмо = одна тема. Если информации слишком много, разделите ее на два письма и в первом укажите, о чем будет следующее.
• Добавьте призыв к действию в конце письма. Четко объясните человеку, чего вы от него ждете.
• Под текстом письма укажите свое имя, должность, название компании и контакты. Не заставляйте получателя тратить время на поиски этой информации. 
• Внимательно вычитайте текст. Опечатки и орфографические ошибки портят впечатление и снижают уровень доверия к вашему профессионализму.
• Убедитесь, что не забыли о вложениях. Если отправляете дополнительные файлы, прикрепляйте их до того, как начнете писать письмо. Перед отправкой проверьте, на месте ли все вложения и есть ли в тексте пояснение, что в этих файлах. 

Кидать ли мемы любимому клиенту

Мессенджеры — относительно новый канал бизнес-коммуникации, но он уже составляет конкуренцию электронной почте. Во многих компаниях это основной способ общения с коллегами. Например, Екатерина Макарова, сооснователь каршеринга BelkaCar, отмечает: «С появлением мессенджеров электронная почта начала понемногу терять популярность. Так как в каршеринге есть много вопросов, которые требуют немедленной реакции, мы пользуемся Telegram». Внешняя коммуникация с клиентами и подрядчиками тоже вполне может идти через чаты, мессенджеры и соцсети.

Общение между коллегами полностью регламентируется корпоративной культурой. Во внутренних чатах сотрудники могут шутить и разговаривать в крайне фамильярной манере, если в компании это считается приемлемым. Но внешняя коммуникация через мессенджеры, должна проходить только в деловом стиле. Чтобы не испортить впечатление при общении с клиентами, соблюдайте несколько правил:

• Держите дистанцию. Мессенджеры — неформальный канал коммуникации, и общение в них кажется более приватным. Когда вы пишете человеку в мессенджер, вы вторгаетесь в его личное пространство. Поэтому стоит для начала поинтересоваться, удобно ли ему обсуждать там рабочие вопросы.
• Старайтесь уместить свою мысль в одно сообщение. Людей раздражает, когда в деловой переписке приходится продираться через десяток реплик вроде «Привет!», «Не отвлекаю?» и «Просто тут такое дело…», чтобы добраться до сути вопроса.
• Не используйте стикеры и эмоджи. За редким исключением они не подходят для деловой переписки с клиентом, даже если вы давно общаетесь и в целом придерживаетесь неформального стиля. Люди по-разному воспринимают одни и те же изображения и могут неправильно считать ваш посыл.
• Соблюдайте деловой стиль. Хотя в мессенджерах мы общаемся в расслабленной манере, не нужно переносить эту привычку на деловую коммуникацию. Сленг, юмор, пренебрежение орфографией и пунктуацией недопустимы.
• Скажите «нет» аудио- и видеосообщениям. Во-первых, не всем и не всегда комфортно их прослушивать. Во-вторых, получатель может воспринять это как знак того, что вы не готовы приложить усилия и набрать текст.
• Представьтесь, если пишете человеку впервые. Это как минимум признак хорошего тона. Не заставляйте адресата гадать, кто вы — особенно если ваш никнейм не соответствует имени. 
• Используйте хэштеги для навигации в переписке. Так и вам, и собеседнику будет легче искать важную информацию в диалоге.
• Не пишите в нерабочее время. Не все готовы посвящать деловым вопросам 24 часа, а отвлекать человека от личных дел неэтично. 

Почта vs мессенджер

Для внутренней переписки каждая компания подбирает вариант на свое усмотрение. А чтобы выбрать оптимальный канал для внешней коммуникации, лучше прислушаться к мнению клиента. Просто уточните, где ему удобнее общаться. Главное, помните, что у каждого из способов есть свои недостатки и преимущества:

Почта

Плюсы:

• Письмо на почту выглядит более официально, его воспринимают серьезнее. 
• Можно скрыть часть получателей.
• Чаще всего на сайтах компаний в качестве контакта указывают именно почту, так что получатель готов, что вы ему напишете.

Минусы:

• Письмо может попасть в спам.
• В отличие от чата, в почте нельзя узнать, прочитал ли человек письмо (если вы не установили заранее специальное расширение, например, MixMax).
• Если в ветке переписываются сразу несколько человек, легко запутаться.
• Обычно интервал между письмами дольше, чем между сообщениями в чате.

Мессенджеры и чаты

Плюсы:

• Больше подходят для оперативной переписки.
• Во вложениях легко найти файлы, которыми вы делились с адресатом.
• Более широкий функционал. Например, можно удалять и редактировать сообщения после отправки или проводить голосования.

Минусы:

• Общение в мессенджере может показаться клиенту нарушением личного пространства.
• Во время переписки легко скатиться на фамильярный стиль общения.
• Сообщение может потеряться в диалоге, и его будет трудно найти.

Чтобы лучше разобраться в правилах письменной деловой коммуникации, предлагаем прочитать следующие книги:

1. «Принцип пирамиды Минто», Барбара Минто

Автор книги, первая женщина-консультант McKinsey & Company, рассказывает о построении суждений и оформлении документов по принципу пирамиды. Книга помогает логичнее выстраивать свои мысли и доносить их до получателей.

2. «Искусство делового письма», Саша Карепина

Книга о том, как сделать деловое письмо работающим инструментом, способным убеждать. Автор, специалист в области письменной коммуникации, разбирает все ее аспекты и иллюстрирует примерами.

3. «Новые правила деловой переписки», Максим Ильяхов, Людмила Сарычева

Книга научит избегать штампов и канцеляризмов в деловой переписке и строить ее по принципам уважения и заботы об интересах получателя.

4. «Пиши, сокращай», Максим Ильяхов, Людмила Сарычева.

Авторы культовой книги о работе с текстами рассказывают, как писать убедительно, понятно и кратко. После прочтения вы научитесь анализировать собственные тексты и избавляться от лишних конструкций.  

5. «Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц», Павел Безручко

Книга учит излагать мысли так, чтобы даже очень занятой человек смог быстро уловить суть написанного. Вы узнаете, как правильно формулировать цель своего обращения и создавать структуру документа. 

Теги

Как написать деловое письмо (образец). Как правильно писать и оформлять деловые письма

С помощью деловой переписки
происходит не только координация деловой деятельности, но и сбор необходимой информации для данной организации, которая будет востребована во время различных отчетных проверок. Поэтому в первую очередь в задачи административных сотрудников входит правильное ведение деловой документации, для чего разрабатываются различные внутренние инструкции и формы. Преимуществом стандартной формы является тот факт, что человек заполняет ее автоматически, тем самым экономя свое время и время компании.

Деловая переписка должна содержать:

Достоверную и полную информацию;
— краткое изложение за счет отсутствия повествования;
— нейтральный тон обращения, но в доброжелательной форме;
— логическую цепочку, а не эмоциональную оценку изложенным фактам.

Как написать деловое письмо?

Самое главное определиться, какой вид делового письма подходит для данной ситуации. Существует несколько его видов:

Напоминание;
— подтверждение;
— отказ;
— сопроводительное письмо;
— приглашение;
— гарантийное;
— информационное;
— письмо с извещением и распоряжением.

Как правило, ответа требуют такие деловые письма, которые в своем содержании имеют просьбу, предложение, обращение, запрос или требование.

Правила написания делового письма.

Очень важную эмоциональную нагрузку несет на себе тон делового письма, поскольку завуалированная неуважительность будет все равно проступать при безупречных приемах сообщения. Особенно внимательно следует писать деловое письмо содержащее отказ. В этом случае не следует констатировать отказ в самом начале письма. В первой части сообщения следует привести убедительные доводы в пользу своей точки зрения, для этого можно использовать такие формулы как

— «К сожалению, мы не можем удовлетворить вашу просьбу»;
— «Глубоко сожалеем, но не представляется возможным удовлетворить ваше пожелание» и т.д.

При отказе важно помнить, что в нашу задачу входит отказать, но не потерять заказчика, компаньона и др.

Итак, основные правила написания делового письма:

Для правильного усвоения сути письма, необходимо несколько раз повторить в тексте просьбу, обращенную к адресату;
— в письме-отказе важно указать причины, по которым данная просьба не может быть удовлетворена;
— отклонение предложение является формулой отказа.

Язык деловой переписки.

Важно, чтобы читатель деловой переписки улавливал только ее суть, а не то, каким языком она написана. Именно в этом условии и заключается мастерское владение правилами написания делового письма, которое вырабатывается в течение многолетнего опыта.

Следует помнить, что в деловом письме:

Необходимо употреблять простые слова при этом, не обедняя содержание;
— чаще употреблять глаголы, а не прилагательные – это позволит сделать текст письма динамичным;
— держаться ближе к смыслу обращения, не вдаваясь в детали и рассуждения;
— не употребляйте длинных предложений, поскольку они рассеивают внимание читателя;
— переход между фразами должен быть логическим и незаметным;
— используйте как можно меньше местоимений.

Деловое письмо отличается грамотностью и стилистикой.

Оформление деловой переписки.

При написании делового письма следует помнить, что верхняя часть (1/4 листа А4) должна оставаться свободной для фирменного бланка. Также в верхнем углу письма указывается исходящий номер и дата, которые фиксируются в специальном журнале исходящей почты.

В левом нижнем углу указывается должность, фамилия и подпись руководителя, а в самом конце листа указывается фамилия исполнителя делового письма с номером его телефона для дополнительной информации.

Таким образом, деловое письмо состоит из трех частей: суть просьбы, ее обоснование и вспомогательной информации.

При ответе на письмо, следует в первой части содержания сослаться на последнее письмо данного адресата. Если имеет место зарубежная переписка, то для лучшей наглядности необходимо приложить к письму буклет, ссылка на который будет указана в данном письме. Очень важно завершить такое письмо благодарностью за сотрудничество и фразой «Искренне Ваш (имя)…»

Почти 50% всех электронных писем открывается с мобильных устройств, и этот показатель будет только увеличиваться. Поэтому важность использования адаптивных HTML шаблонов писем
для email маркетинговых кампаний возрастает.

Разработать базовый HTML-шаблон электронных писем
, который будет корректно отображаться в разных клиентах, довольно непросто. Но разработать шаблон, который будет корректно отображаться также на всех мобильных и планшетах, еще сложнее.

К счастью, есть дизайнеры и разработчики, создавшие коллекции редактируемых бесплатных адаптивных шаблонов электронных писем, которые работают во всех клиентах и на любых устройствах.

Блочно-модульные адаптивные шаблоны

Litmus Responsive Email Templates (7 шаблонов)

Litmus
выпустил подборку из семи адаптивных шаблонов электронных писем с готовым дизайном. Они поставляются с исходными файлами PSD
:

Green Village HTML Templates

Это минималистичный блочно-модульный HTML шаблон письма
для рассылки, который подходит для различных целей. Загружаемый пакет включает в себя как исходный PSD-файл
, так и HTML-код
:

Responsive Email Template от Email on Acid

Этот блочно-модульный шаблон предлагает три варианта дизайна, которые отображаются в зависимости от ширины экрана. По умолчанию, он поддерживает 1-3 колонки, Он использует медиа-запросы, поэтому на мобильных устройствах преобразуется в одностолбцовый макет:

Basic Responsive Email Template

Simple Responsive HTML Email

Простой блочно-модульный адаптивный шаблон HTML письма для email
рассылки использует медиа-запросы и плавающую ширину, чтобы обеспечить максимальную совместимость:

Responsive & Flat Newsletter Template

Responsive Email Template

Шаблоны электронных писем с чистой структурой

Responsive Email Blueprints от MailChimp (6 шаблонов)

MailChimp
выпустил подборку из шести адаптивных готовых шаблонов писем для рассылки HTML
под названием Email Blueprints
. Они включают в себя некоторые элементы специфического языка шаблонов Mailchimp
, но их можно легко удалить, если вы не являетесь пользователем MailChimp
:

Ink – A Responsive Email Framework (4 шаблона)

Это адаптивный Email-фреймворк от ZURB
, который включает в себя сетку из 12 столбцов и простые элементы пользовательского интерфейса для быстрой разработки электронных писем:

Antwort Responsive Email Layout Templates (2 шаблона)

Antwort
предлагает надежные адаптивные шаблоны электронных писем HTML
с обширной документацией и с настраиваемой шириной в зависимости от размеров экрана. Шаблоны отлично работают в мобильных клиентах, а также во всех основных стационарных клиентах и в Outlook (2000+)
:

Salted, A Responsive Email Template

Шаблон разработан на основе кода, используемого Litmus
для своих собственных рассылок. Предлагает простую основу для построения адаптивных электронных писем, созданных на HTML
:

A Table-Based (but Responsive) Email Template

Этот красивый шаблон HTML письма
был разработан на основе E-mail Blueprints
от MailChimp
и Email Boilerplate
от Шона Пауэлла
. Это адаптивный табличный шаблон электронных писем, который уже включает в себя теги объединения Mailchimp
(их можно удалить, если они не нужны
):

Respmail Responsive Email Template

Улучшенная версия MailChimps Email Blueprints
с большим количеством опций, заново определенной структурой и рядом исправлений для Outlook
, Yahoo
, Hotmail
, Gmail
… Данный шаблон был протестирован и тщательно проанализирован на предмет совместимости. Также он невероятно прост в настройке:

rwdemail

Разработанный на основе шаблонов Ink от ZURB
. Это проект, который позволяет автоматизировать все, начиная от прекомпиляции SASS
, встраивания CSS
, CSS / HTML
, минимизации изображений и до S3-хостинга
изображений и тестирования Litmus
. С помощью шаблонов INK
и их CSS-образцов
можно создавать шаблоны HTML письма
любого уровня сложности.

Future-Proof Responsive Email Template Without Media Queries

А что, если бы можно было создавать адаптивные шаблоны электронных писем даже в средах с неудовлетворительной поддержкой CSS? Шаблон вы найдете здесь
:

Другие ресурсы для создания шаблонов электронных писем

• Responsive Email Patterns
  — подборка шаблонов и модулей для адаптивных электронных писем;
• Cerberus
  — шаблоны для адаптивных электронных писем;
• Really Good Emails
  — лучшие дизайны для HTML шаблонов писем;
• Responsive Email Resources
  — подборка инструментов для создания адаптивных шаблонов электронных писем.

Перевод статьи «30 Free Responsive Email and Newsletter Templates
» был подготовлен дружной командой проекта

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

• Наименование.
• Адрес.
• Контактные телефоны.
• Сайт.
• Электронную почту.
• Логотип.
• Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

• Изучение вопроса.
• Написание проекта письма.
• Его согласование.
• Подписание.
• Регистрация.
• Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма — заключительной его части — представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

• Позицию адресата.
• Характер отношений.
• Официальность.
• Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «…Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)…». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

• Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
• Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
• Предметом общения является деятельность компании.
• Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
• Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

• Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
• Адресной, предназначенной конкретному адресату.
• Актуальной в момент написания письма.
• Достоверной и беспристрастной.
• Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
• Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

• Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
• Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
• Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
• Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
• Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
• Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
• Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
• Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
• Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
• Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

• Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
  (Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

• Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
• Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
  (Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

• Информационными.
• Инструктивными.
• Поздравительными.
• Рекламными.

Также бывают письма:

• Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

• Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
• Запросы.
• Извещения.
• Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

• Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
• Одинаковые языковые средства.
• Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
• Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию. О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.

Образцы деловых писем

Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные и так далее. Принципы их составления практически не отличаются друг от друга. Посмотрите еще раз на , чтобы не допускать ошибок.

Примеры благодарственных писем

Пример гарантийного письма

Образец письма-ответа

Это наглядный пример того, каким может быть вежливое письмо, содержащее отказ:

Пример информационного письма

Пример письма-претензии

Примеры писем на английском в деловой переписке

Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке. Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз. Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский.
Скачать письмо-благодарность клиенту на английском.
Скачать письмо с условиями сделки на английском.
Скачать письмо-ответ на предложение о покупке на английском.

Структура делового письма

Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:

1. Заголовок (тема письма).
В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».

2. Приветствие.
Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно. Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!». Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений. Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее. Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.

3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли.
Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.

4. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы.
Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем). Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения. Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете предложение сотрудничества, то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить. Тогда это будет настоящим деловым письмом.

5. Краткий итог и выводы.
В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается. В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость. Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.

6. Подпись.
Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением». Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем. Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.

Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype. Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.

И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ. Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста.

Как писать деловые письма?

Деловое письмо это документ, который используется в деловой переписке, и выполняет важную функцию передачи информации. Оно используется для обмена информацией в организации или за ее пределами. При написании деловых писем должна учитываться этика делового общения и стандартная форма составления деловых писем. Лучший способ научиться писать деловые письма это ознакомиться с готовыми деловыми письмами. Это позволит наглядно увидеть какую информацию, и в какой форме должно содержать подобное письмо.

Деловое письмо выполняет две основные функции: способ передачи информации и представительские функции. Как способ передачи информации письма используются внутри организации, где необходимо передать информацию между разными структурами. Представительские функции выполняются в случае переписки между разными юридическими лицами. До того как приступить к написанию делового письма необходимо ознакомиться с тем, на каком языке должно быть написано письмо.

Как правило, есть общепринятые стандарты, которые указывают на то на каком именно языке должно быть написано письмо. При деловой переписке в рамке страны используется государственный язык, а в случае переписки за ее пределами часто используется английский язык. Учтите, что форма письма и стилистика на разных языках может отличаться.

Деловые письма пишутся с учетом делового официального стиля в общении. Официальный стиль общения подразумевает соблюдение принципов стандартности, точности, корректности. В официально деловом письме не должны присутствовать фамильярности. Деловая переписка носит формальный характер и должна быть осуществлена соответственно принципам конфиденциальности. Для того, чтобы научиться писать деловые письма необходимо ознакомиться с устоявшихся выражениями.

Если вы часто используете переписку для обмена информации, тогда вам пригодиться ресурс почтовый индекс по адресу москва (http://www.index-msk.ru/), который позволяет найти адрес по почтовому индексу в городе Москва. Несмотря на то, что электронные письма пользуются популярностью, в некоторых случаях без обычных писем не обойтись, и тут важно знать почтовый индекс и адрес.

---

Если материал был полезен, вы можете отправить донат или поделиться данным материалом в социальных сетях:

---

Правила деловой переписки: как написать письмо клиенту, партнёру или коллеге

Знаете, как бесит неграмотно составленное деловое письмо? Если не знаете, вам обязательно надо прочитать эти правила: возможно, вы что-то делаете не так и не замечаете этого у других. Ну, а если вас тоже раздражают ошибки, фамильярности и другие шероховатости в деловой переписке, все равно прочитайте эту статью, чтобы случайно не насмешить и не раздосадовать своих партнеров и клиентов.

Существуют нормы деловой переписки, несоблюдение которых чревато падением имиджа компании в глазах заказчика, а в иных случаях — и срывом сделки, особенно если ваш визави — убежденный «граммар-наци» и поборник делового этикета. Поэтому давайте начнем с матчасти.

Итак, существуют правила деловой переписки, актуальные, к слову, не только в России:

• Адрес вашей электронной почты, которую вы используете в работе, должен носить деловое имя. Лучше, чтобы у вас был корпоративный адрес, а логин содержал ваше фамилию, имя либо должность. Например, если ваша компания называется «Рога и копыта», то в идеале электронный адрес должен выглядеть так:  Ivan.Sidorov @rogakopyta.ru. Либо же office @rogakopyta.ru, если это общий корпоративный адрес. Логины типа Ladyinred, Malyshka1992 или Superman оставьте для личных переписок.
• Никогда не обращайтесь к своему адресату на «ты», если у вас не было четких договоренностей по этому поводу. Даже если вам кажется, что вы уже вполне можете перейти на «ты» и вам так комфортнее, вы должны предложить это человеку и получить от него согласие. Поверьте, комфортно далеко не всем, и необходимо по умолчанию обращаться на «вы» ко всем без исключения, даже если адресат вас вдвое младше.
• Не пользуйтесь уменьшительной формой имени адресата. Саша, Маша, Катя — это все уместно только в том случае, если человек сам так представился или если вы, опять же, перешли на «ты». Но даже в этом случае дистанция не помешает. Так что по умолчанию — Александр, Мария, Екатерина.
• Вопрос, обращаться на «вы» или «Вы» с прописной — дискуссионный. Артемий Лебедев, например, считает подобострастной манеру обращаться к каждому на «Вы». В целом в деловой среде допускаются оба варианта, за исключением моментов, когда вы пишете очень статусному человеку. За всю жизнь у каждого таких адресатов найдется человека три. Поверьте, никто вас не упрекнет за корректное письмо с ровным обращением на «вы».
• Пожалуйста, старайтесь быть грамотными! Если сомневаетесь, дайте почитать перед отправкой письмо человеку, в чей грамотности у вас нет сомнений, либо воспользуйтесь одним из многочисленных ресурсов, где вам автоматически исправят все ошибки и проставят запятые. Вы даже не представляете, для скольких людей неграмотность делового партнера является важным «звоночком».
• Не пишите «доброго времени суток», поверьте, это всех раздражает. Привет — это такое же сокращение дистанции, как «ты» или уменьшительная форма имени. Если вы не уверены, что дистанция сократилась до степени неформального общения, напишите «Здравствуйте» и не ошибетесь.
• Всегда указывайте тему письма, чтобы оно не потерялось и не улетело в спам. Прочитав тему письма, человек уже должен знать о его содержании. Например, «Заключение договора с ООО «Рога и Копыта» 10.12».
• Разделяйте поля «кому» и «копия». В поле «кому» указывайте адресата, в копию ставьте тех, кому следует ознакомиться с этим письмом — например, вашего коллегу. Есть еще поле «скрытая копия», и в этом случае получатель не узнает, кто еще прочитает это письмо. Но этот инструмент считается нетактичным и не одобряется в деловой среде.
• Краткость — сестра не только таланта, но и делового этикета. Письмо не должно быть длинным, по правилам деловой переписки его объем не должен превышать 3000 знаков. Чем короче — тем лучше. Не увлекайтесь сложными предложениями, деепричастными оборотами и тонкими метафорами.
• Завершаться письмо должно вашими ФИО, должностью и контактными данными. Например, «С уважением, Иван Сидоров, генеральный директор ООО «Рога и Копыта». Можно также дать ссылку на сайт компании.

Давайте представим, что вам нужно написать клиенту письмо, в котором вы пригласите его на деловую встречу. Например, для заключения контракта или для того, чтобы обсудить детали сделки.

Сначала приветствие, после чего вы должны либо представиться, либо напомнить, кто вы: «Здравствуйте, Иван Иванович! Меня зовут Елена, я заместитель генерального директора компании «Рога и Копыта».

Далее необходимо обозначить причину, по которой вы пишете клиенту. Например, «Предлагаю вам встретиться для заключения контракта в нашем офисе 10 декабря 2019 года в 14:00». 

А дальше — все пояснения. Например, «Если вас не устраивает время или дата, мы готовы перенести нашу встречу на удобное для вас время. Мы также можем встретиться в вашем офисе. Для подтверждения встречи вы можете позвонить по номеру «номер» или написать на мою электронную почту «адрес» (адрес электронной почты должен быть тот же).

С уважением, Елена Сидорова, заместитель генерального директора ООО «Рога и копыта», плюс все ваши контактные данные».

Если всё прошло удачно — состоялась встреча и заключение контракта, то деловая переписка по этому вопросу не завершена. Многие игнорируют этот момент, однако завершающее письмо — важный момент делового этикета. Он формален и не обязателен, но при этом является залогом формирования долгосрочных отношений с клиентом. Напишите письмо, в котором благодарите клиента за уделенное время и успешное продолжение сотрудничества.

Такое письмо тоже имеет стандартную структуру:

«Уважаемый, Иван Иванович! Хочу выразить благодарность за выделенное время. Надеюсь, наше сотрудничество будет долгим и продуктивным для всех нас. С уважением, Елена Сидорова, заместитель генерального директора ООО «Рога и копыта».

Вот и все. Эти простые, но очень важные правила помогут вам подать сигнал вашим деловым партнерам о том, что с вами можно иметь дело.

Как оформить деловое письмо

Правильное начало делового письма часто является самым большим фактором, определяющим его общую эффективность, и его окончание не менее важно.

Если у вас есть сопроводительные материалы к вашей корреспонденции, вы должны ссылаться на эти приложения, как это предлагается в примерах ниже.

● В приложении (для письма)

● В приложении (для вложений электронной почты)

Это свидетельствует о хороших коммуникативных навыках, а также является вежливым жестом делового типа, чтобы предложить будущую помощь, когда вы закрываете свои письма, например:

● Если вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, дайте нам знать

● Не стесняйтесь обращаться к нам, если вам потребуется дополнительная помощь.

Товар, близкий к деловому письму, также может относиться к возможному контакту в будущем.

● Я с нетерпением жду вашего ответа

● Мы с нетерпением ждем встречи с вами 4 июня в Нью-Йорке

● Мы будем благодарны за ответ при первой же возможности.

При закрытии делового письма приветствие должно совпадать с приветствием, выбранным при открытии делового письма.

Для наиболее профессионального обозначения правильного формата делового письма используйте синие или черные чернила.

Итак, теперь мы рассмотрели некоторые из наиболее глубоких способов создания профессионального делового письма. Давайте рассмотрим ниже стиль языка, который подходит для создания делового письма, и другие важные моменты.

Используйте профессиональный тон.

Обычный или болтливый язык следует сохранить для писем знакомым контактам. Ваши печатные деловые письма должны быть дружелюбными, но с гораздо более профессиональным тоном.

Используйте правильную грамматику.

Ничто так не отвлекает от делового письма, как очевидные орфографические ошибки или вопиющие грамматические ошибки.

Многие люди привыкли использовать программы проверки орфографии, чтобы выявить любые ошибки, тратить время на корректуру важных деловых сообщений. Когда вы тратите время на форматирование и написание профессионального делового письма, вам необходимо убедиться, что оно правильно сформировано. это включает в себя проверку правильности написания всех слов и их разборчивости там, где это необходимо.

Убедитесь, что ваш бизнес — или вы как частное лицо, инвестируете в хороший справочник и всегда найдете кого-нибудь, кто будет следить за точностью и удобочитаемостью ваших самых важных деловых писем.

И напоследок…

Даже несмотря на то, что ваша деловая культура может больше ориентироваться на отправку электронных писем, а не деловых писем, убедитесь, что вы нашли время, чтобы общаться со своими клиентами и другими клиентами формально и профессионально.

Применение этих методов предоставит вашим читателям всестороннее и респектабельное представление о вашей компании — поскольку правильно оформленное деловое письмо произведет впечатление на потенциальных клиентов, коллег в вашей организации и любых других людей, с которыми вы общаетесь.

8 основных шагов к написанию делового письма на английском языке

Письмо?

В 21 ^-й век?

Разве бизнес не пишет об электронных письмах, отчетах и ​​служебных записках?

Что ж, деловые люди на самом деле все время пишут и читают деловые письма.

Вы можете отправить деловое письмо по электронной почте (в виде вложения или по электронной почте) или в виде бумажной копии (напечатано на бумаге).

Деловые письма более формальны, чем деловые. В деловой ситуации они сообщают что-то более официальное.

Важно правильно писать деловые письма, ведь от того, как вы их напишете, зависит впечатление, которое вы создадите.

Мы поможем вам написать отличное деловое письмо на английском языке с меньшим количеством ошибок.

Вот список из восьми шагов, которым следует следовать при написании делового письма, а также множество ценных советов.

Загрузить:
Эта запись в блоге доступна в виде удобного и портативного PDF-файла, который вы можете
можно взять куда угодно.
Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

1. Решите, какую букву вам нужно написать

Деловые письма имеют отправителя и получателя (лицо, получающее письмо). Отправителем может быть человек или группа (например, компания), а получателем может быть другое лицо или группа.

В зависимости от причины, по которой отправитель пишет, существует несколько типов писем. Ознакомьтесь с основными типами деловых писем:

• Письмо с жалобой : Деловое письмо, написанное кем-то (физическим лицом или компанией), которое недовольно продуктами или услугами, предлагаемыми компанией. При написании письма с жалобой важно сохранять вежливый тон, даже если вы очень расстроены или у вас много жалоб.

• Письмо-запрос : Этот тип письма написано кем-то, у кого есть вопросы о деятельности другой компании.Если вы планируете написать письмо-запрос, постарайтесь получить как можно больше информации, прежде чем писать. Затем составьте контрольный список со всем, что вам нужно узнать, чтобы не забыть некоторые важные моменты.

• Сопроводительные письма : они написаны людьми, ищущими работу. Их обычно отправляют вместе с резюме. Хорошее сопроводительное письмо может дать вам работу, но люди, пишущие сопроводительные письма, часто совершают ошибки или слишком стараются произвести впечатление на читателя.

• Письма о корректировке : Эти письма отправляются как ответы на письма с жалобами. Их бывает сложно написать, потому что ваш читатель, как правило, недовольный покупатель, который надеется извлечь максимальную пользу из плохой деловой ситуации.

• Заказные письма : Деловое письмо этого типа отправляется для размещения заказа в компании. В заказных письмах должна быть указана правильная информация, поэтому вам необходимо перепроверить все цифры перед их отправкой.Ваш язык должен быть точным, чтобы не было места для ошибок. Лучше использовать простой и понятный язык. Длинные предложения могут быть двусмысленными (неопределенными) и трудными для понимания.

• Другие письма : Могут быть и другие виды деловых ситуаций, в которых люди могут писать письма. Например, человек может написать письмо…
  • , чтобы убедить других покупать их товары или услуги.
  • рекомендовать сотрудников на работу.
  • заявить о своей отставке.

Какое бы деловое письмо вы ни писали, читайте дальше, чтобы узнать больше советов и конкретных фраз, которые можно использовать для более профессионального звучания!

У вас проблемы с английским во время деловых встреч?

Что, если бы вы могли свободно говорить по-английски во время звонков и комфортно общаться со своими клиентами, коллегами и руководителями?

Представьте себе … вы можете с нетерпением ждать этих звонков, а не беспокоиться о них.

Что эта вновь обретенная уверенность может сделать для вашей карьеры?

Знаете ли вы, что есть курс, который может вам в этом помочь?

Это называется Creativa.

Creativa предлагает увлекательные высококачественные видеокурсы, которые помогут вам показать себя на английском языке.

Creativa имеет профессиональных актеров и глубоко разбирается в языке тела и интонации.

Creativa показывает вам, как именно это сделать, с реалистичными реконструкциями.

Изучив курс Business Video Calls от Creativa, вы научитесь превосходно управлять встречами.

Не упустите возможность улучшить свой английский и карьеру — начните с Creativa сегодня.

2. Напишите краткое описание

После того, как вы решили, какое письмо собираетесь написать, важно остановиться и подумать. Напишите план, прежде чем начать печатать. Если вы этого не сделаете, вы потеряете много времени. В конце концов, вы можете легко внести незначительные изменения, но большие изменения сделать сложнее. Если у вас есть хороший план, вам не нужно будет вносить много трудоемких изменений.

Итак, прежде всего, начните собирать всю возможную информацию о ситуации, о которой вы пишете.Если вы пишете письмо с жалобой, вы должны точно знать, в чем заключалась проблема и чего вы надеетесь достичь в результате вашего письма. Если вы пишете заказное письмо, не забудьте собрать всю информацию о продукте, который вам нужен.

Затем запишите основные идеи, которые вы хотите включить. Вы можете записывать полные предложения или просто ключевые слова, если спешите. Например, если вы пишете сопроводительное письмо, ваши основные идеи могут выглядеть так:

1. На какую работу вы претендуете.
2. Почему вы думаете, что подходите для этой работы / почему компания должна вас нанять.
3. Почему эта работа вам подойдет.
4. Когда вы готовы к собеседованию.

Если вы знаете основные идеи, вы знаете, сколько абзацев вы собираетесь написать. Помните, что в абзаце должна быть только одна основная идея. Это поможет читателю легче понять ваши мысли, а ваше письмо будет структурированным и логичным. Ваш читатель также будет счастлив (а вы хотите, чтобы ваш читатель был доволен), если ваши идеи хорошо связаны между собой.Не забудьте использовать соединители для перехода внутри и между абзацами.

Вы можете увидеть соединители и слова перехода в действии на FluentU .

FluentU поможет вам улучшить свой деловой словарный запас естественным и увлекательным способом. Попробуйте бесплатно, и ваши деловые письма никогда не будут выглядеть так же, как раньше!

3. Используйте правильную раскладку и приветствие

Деловые письма имеют довольно строгие правила оформления (формата и порядка). Вам необходимо указать адреса отправителя и получателя и соблюдать несколько простых правил:

• Начните с адреса отправителя. Вы можете написать это в правом верхнем или левом углу. Не указывайте свое имя или титул, потому что они будут в конце письма.

• Оставьте пустую строку и укажите дату сразу под адресом отправителя. Если вы пишете в компанию в США, не забудьте использовать американский формат даты: месяц, число, год.

• Оставьте еще одну пустую строку и напишите титул, имя, должность и адрес получателя. Обратите внимание на заголовки.Мы используем Mr. для мужчин, Miss для незамужних женщин, Ms. для женщин, в которых мы не уверены, что они замужем, и Mrs. для замужних женщин. Всегда безопаснее использовать Ms. для женщин. Вот пример:

14 Bridge Street
Бавьера, Калифорния 92908

11 марта 2016

г-жа Джейн Смит
Менеджер по работе с клиентами
Чепмен и Литт
711-2980 Nulla Street
Mankato, Mississippi 96522

• Начните письмо с правильного приветствия , в зависимости от того, знаете ли вы получателя и насколько хорошо вы его знаете.В американском английском мы используем двоеточие после приветствия в официальных деловых письмах. В британском английском мы используем запятую. Вот несколько примеров:

Уважаемая г-жа Смит: (Если вы знаете имя получателя.)

Дорогая Джейн: (Если вы хорошо знаете получателя и называете друг друга по имени.)

Уважаемый сэр или госпожа: (Если вы не знаете имя получателя.)

Для тех, кого это может касаться: (Если у вас нет конкретного человека, которому вы пишете. Это немного более общий характер, чем «Уважаемые сэр или мадам.«Лучше всего попытаться найти контактное лицо при написании делового письма.)

• Закройте письмо соответствующим образом , в зависимости от приветствия, которое вы использовали в начале:

(Уважаемая г-жа Смит 🙂 С уважением / Искренне / Искренне Ваш,

(Дорогая Джейн 🙂 С уважением / С уважением / С уважением,

(Уважаемый господин или госпожа: / Для кого это может касаться 🙂 С уважением / С уважением / С уважением,

• Подпишите свое имя , если вы отправляете бумажную копию, а затем укажите свое имя (ваш титул не обязателен) и вашу должность:

[Подпись]

[г-жа] Ребекка Смит
Директор по закупкам

4. Используйте словарный запас, соответствующий типу письма, которое вы пишете

В зависимости от типа делового письма, которое вы пишете, вы можете использовать некоторые из предложений и фраз, предложенных ниже.

Пишу пожаловаться на…

Обращаю ваше внимание на…

Я недавно купил… у вашей компании.

Не только… (товар прибыл с опозданием), но… (тоже был неисправен)

Как вы понимаете, я был весьма разочарован / расстроен, когда…

Предлагаю полностью вернуть деньги.

Я считаю, что имею право на возмещение.

Буду признателен, если вы вернете мне деньги.

Буду признателен, если вы замените товар.

Надеюсь получить быстрый ответ.

Я пишу, чтобы узнать о…

Не могли бы вы предоставить мне информацию о …

Буду признателен, если вы поможете мне выяснить…

Скажите, пожалуйста…

Меня бы тоже заинтересовали…

Пишу претендовать на должность…

Пишу в ответ на ваше объявление…

Хочу подать заявку на должность…

Меня особенно интересует эта работа, потому что…

Как видно из моего резюме,…

Как вы заметили в моем резюме,…

В настоящее время я работаю в…

Я очень хочу продолжить карьеру в…, потому что…

Мои основные сильные стороны…

Я буду доступен для собеседования, начиная с…

Если вам потребуется дополнительная информация, не стесняйтесь обращаться ко мне.

Приносим свои извинения за…

Приносим искренние извинения за…

По всей видимости, ошибка произошла из-за…

Сейчас мы работаем над…

Чтобы это не повторилось,…

Мы понимаем, как вы, должно быть, расстроились, когда… но, к сожалению…

Размещаем заказ на…

Ждем вашего предложения на…

Уточните цены на…

Ждем вашего подтверждения.

5

. Проверьте правописание

При написании делового письма необходимо безупречное правописание. По возможности используйте проверку орфографии, чтобы убедиться в правильности написания.

Если вы пишете деловое письмо в рамках экзамена, постарайтесь избегать орфографических ошибок. Вы можете просто заменить слова, в которых вы не уверены, другими словами. Например, если вы не знаете, как записать , встретить , вы можете вместо этого использовать , выполнить .

Еще одна полезная вещь, особенно если вы пишете сопроводительное письмо или пытаетесь произвести впечатление на своего читателя, — это подумать о том, используют ли они американское или британское правописание. Есть много слов, которые пишутся по-разному, поэтому может быть полезно взглянуть на этот сайт, который дает вам основные отличия.

6. Проверьте грамматику

Грамматические ошибки немного сложнее. Конечно, самый безопасный путь — изучить правила и как можно больше их применять.Вы можете использовать книги по грамматике или онлайн-упражнения или и то, и другое, в зависимости от того, что вам удобнее.

Еще вы можете узнать свои слабые места в грамматике. Например, не забываете ли вы добавлять s для третьего лица единственного числа при использовании Present Simple? Или вы злоупотребляете ? Тогда пришло время перепроверить эти ошибки.

Наконец, вот список типичных грамматических ошибок, которые люди делают в английском языке. Убедитесь, что вы понимаете, почему это ошибки, чтобы не делать их сами!

Ошибка: Ваш уважаемый клиент, и мы приносим извинения за доставленные вам неудобства.

Правильно: Вы уважаемый клиент, и мы приносим извинения за доставленные вам неудобства.

Правильно: Нам важен ваш интерес.

Пояснение: Ваш используется для выражения владения. Ты = Да.

Mistake: Это важно, чтобы мы получили ответ как можно скорее.

Правильно: важно, чтобы мы получили ответ как можно скорее.

Правильно: Мы не получили электронное письмо, а — его вложение .

Пояснение: Его используется для выражения владения. Это = Это так.

Ошибка: Отсутствие мотивации сотрудников связано с их низкой заработной платой.

Верно: Отсутствие мотивации сотрудников связано с их низкой заработной платой.

Пояснение: С существительными единственного числа мы добавляем и , чтобы выразить владение.К существительным множественного числа, оканчивающимся на s, , мы просто добавляем ‘.

• Настоящее простое против настоящего непрерывного

Ошибка: Я работаю с детьми, и я люблю свою работу.

Правильно: Я работаю с детьми, и люблю свою работу.

Верно: Я работаю с этими детьми , пока их учительница в декретном отпуске.

Объяснение: Мы используем Present simple для обозначения постоянных общих действий, таких как работа.Мы используем настоящее непрерывное с временными действиями.

Ошибка: Я прочитал ваше сопроводительное письмо, когда вы его отправили.

Правильно: Я прочитал ваше сопроводительное письмо, когда вы его отправили.

Правильно: Я прочитал ваше сопроводительное письмо и хотел бы связаться с вами.

Пояснение: Мы используем настоящее идеально для действий, которые произошли в прошлом и все еще влияют на настоящее. Мы используем прошлое для действий, которые произошли в прошлом, когда говорящий знает, когда они произошли.

Ошибка: Наша прибыль ниже , чем в прошлом году .

Правильно: Наша прибыль на ниже, чем у в прошлом году.

Правильно: Мы проанализировали ваш запрос и с , а затем с связались с вами.

Объяснение: Мы используем , а не , чтобы сформировать сравнения, и , затем , чтобы указать, когда что-то произошло.

Не волнуйтесь, если это покажется сложным. Грамматика английского языка сложна, и даже носители английского языка иногда испытывают трудности с грамматикой.Чтобы гарантировать, что в вашем деловом письме нет грамматических ошибок, вы можете использовать Grammarly . Это инструмент для проверки грамматики, который выделяет ошибки и предлагает исправления.

Он не идеален на 100%, и он все же может пропускать ошибки, которые может увидеть человек.

Если вы собираетесь рассылать очень важные деловые письма, то стоит инвестировать в профессиональные услуги корректуры. В конце концов, вы хотите, чтобы ваше письмо было безупречным, когда вы отправляете деловое письмо всей своей компании, потенциальному работодателю или самым ценным клиентам.

В таких ситуациях мы рекомендуем вам обратиться за помощью в службу корректуры , онлайн-команду профессиональных редакторов с огромными знаниями и опытом — они предлагают комбинированную корректуру и редактирование для более чем 5000 клиентов в 93 странах. Только не забудьте сообщить секретный пароль: FLUENTU15 . Этот код дает вам 15% скидку на ProofreadingServices.com!

7. Проверьте пунктуацию

Так сложно сосредоточить внимание на разных типах ошибок одновременно — на орфографических, грамматических и пунктуационных.Так что постарайтесь выделить время на то, чтобы вычитать свое письмо, отдельно от ошибок пунктуации.

Вот некоторые из наиболее частых ошибок пунктуации, на которые следует обращать внимание:

Ошибка: Мы попытались написать им по электронной почте, но ответа не было.

Правильно: Мы пытались написать им по электронной почте , , но ответа не было.

Объяснение: Если вы не уверены, использовать ли запятую, попробуйте разбить предложение на более мелкие части: Мы попытались отправить им электронное письмо.Ответа не последовало. Работает, да? Если вы все еще не уверены, попробуйте произнести предложение вслух. Если вы делаете небольшую паузу, вам, вероятно, следует использовать запятую.

• Использование восклицательных знаков или смайлов

Ошибка: Я очень расстроился, когда получил неисправный товар ! 🙁

Правильно: Я был очень расстроен, когда получил бракованный товар.

Пояснение: Восклицательные знаки и смайлики делают ваше письмо довольно неформальным, поэтому вам следует избегать их при написании деловых писем.

• Используется слишком много или недостаточно пространств

Ошибка: Раньше я не подавал заявку на работу, но сейчас попробую. Однако я не уверен, квалифицирован ли я.

Правильно: Раньше я не подавал заявку на работу, но сейчас попробую. Однако я не уверен, квалифицирован ли я.

Объяснение: При наборе текста мы используем только один пробел после запятых или точек и без пробелов перед ними.

8.Отформатируйте письмо

Оставить форматирование на конец; это требует меньше времени. В большинстве деловых писем используется блочный формат, они выравниваются по левому краю и с одинарным интервалом. Вы должны использовать двойной интервал между абзацами, чтобы было ясно, где заканчивается абзац и где начинается другой. Самый распространенный шрифт — Times New Roman 12, но Arial также отлично работает.

Вот и все! Деловые письма станут менее сложными, если вы выполните эти простые шаги.

Помните, что независимо от того, знаете вы своего читателя или нет, писать деловые письма «по-дружески» означает писать их «профессионально».

Тем из вас, кто очень старается улучшить свои навыки письма на английском языке, мы рекомендуем вам ознакомиться с курсами и книгами Inklyo . Они были разработаны, чтобы научить студентов английского языка, как улучшить свое письмо, и могут быть именно тем, что вам нужно, чтобы продолжать двигаться вперед!

Всякий раз, когда вы сомневаетесь, еще раз взгляните на восемь шагов выше и продолжайте писать!

Загрузить:
Эта запись в блоге доступна в виде удобного и портативного PDF-файла, который вы можете
можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

И еще кое-что …

Если вам нравится изучать английский с помощью фильмов и онлайн-СМИ, вам также стоит посетить FluentU. FluentU позволяет учить английский по популярным ток-шоу, запоминающимся музыкальным клипам и забавным рекламным роликам, как вы можете видеть здесь:

Если вы хотите его посмотреть, возможно, он есть в приложении FluentU.

Приложение и веб-сайт FluentU позволяют очень легко смотреть видео на английском языке.Есть интерактивные подписи. Это означает, что вы можете нажать на любое слово, чтобы увидеть изображение, определение и полезные примеры.

FluentU позволяет изучать увлекательный контент со всемирно известными знаменитостями.

Например, нажав на слово «поиск», вы увидите следующее:

FluentU позволяет нажать, чтобы найти любое слово.

Выучите словарный запас из любого видео с помощью викторин. Проведите пальцем влево или вправо, чтобы увидеть больше примеров для слова, которое вы изучаете.

FluentU поможет вам быстро учиться с помощью полезных вопросов и множества примеров. Учить больше.

Лучшая часть? FluentU запоминает словарный запас, который вы изучаете. Он рекомендует вам примеры и видео на основе уже выученных вами слов. У вас будет действительно индивидуальный опыт.

Начните использовать FluentU на веб-сайте со своего компьютера или планшета или, что еще лучше, загрузите приложение FluentU из iTunes или из магазина Google Play.

Если вам понравился этот пост, что-то мне подсказывает, что вам понравится FluentU, лучший способ выучить английский с помощью реальных видео.

Испытайте погружение в английский онлайн!

Как правильно оформить деловое письмо (с примерами)

Написание делового письма считается формальной формой общения, обычно предназначенной для клиентов, коллег и других заинтересованных сторон. Кроме того, официальные деловые письма обычно распечатываются и физически отправляются по адресу получателя.

В этой статье мы объясним функцию делового письма, когда его использовать и каков правильный формат делового письма, чтобы помочь вам написать собственное.

Что такое деловое письмо?

Деловое письмо — это форма письменной корреспонденции, используемая для внутренней и внешней передачи сообщений. Они должны быть профессионально написаны, отшлифованы, просты для читателя и соответствовать рекомендациям вашего работодателя. Печатные деловые письма часто имеют фирменный бланк, представляющий их бизнес, поэтому они могут сообщить получателю, который с ними общается.

Описание изображения

Формат делового письма
1. Дата
2. Имя и адрес
3. Приветствие
4. Вступительный параграф
5. Заключительный параграф
6. Бесплатное закрытие и подпись

Связано: Как написать письмо Рекомендации (с примерами)

Когда использовать правильный формат делового письма

Существуют различные случаи, когда организация может использовать правильный формат делового письма. Вот примеры того, когда запись в этом формате уместна:

• Ссылки: Как правило, бывший коллега или менеджер соглашается написать рекомендательное письмо, если у них были хорошие отношения с сотрудником.Если вы согласны написать рекомендательное письмо, используйте формат делового письма, чтобы выделить его работодателю. Уровень профессионализма официального делового письма производит лучшее впечатление, чем стандартное электронное письмо, которое сегодня обычно используется для общения с сотрудниками на рабочем месте.
• Подтверждение занятости: Если компания или учебное заведение запрашивает подтверждение занятости, вам необходимо получить письмо, написанное сотрудником отдела кадров.Отдел кадров может дать шаблон вашему непосредственному руководителю, чтобы он также заполнил его. В целом, содержание письма должно служить только доказательством вашего трудоустройства в период вашего пребывания в организации и подчеркивать ваши основные должностные обязанности. Отдел кадров может добавить вашу зарплату или дополнительную информацию, если ваш новый работодатель попросит об этом.
• Предложения о работе: Если вы получили предложение о работе от компании, они могут отправить официальное предложение о работе по почте. Менеджер по найму обычно сначала звонит вам, чтобы поздравить вас с получением должности, предоставляет все подробности в письменной форме и спрашивает, есть ли у вас дополнительные вопросы, прежде чем вы приступите к принятию должности.Письма по почте — обычное дело для колледжа или университета, когда они принимают старшеклассников на определенную программу. У них будет пакет со всей необходимой информацией о зачислении и дате начала занятий.

Связано: Запрос рекомендательного письма

Как правильно отформатировать деловое письмо

При написании делового письма вам может потребоваться применить навыки критического мышления, чтобы найти лучший способ форматирования вашего бизнеса письмо.

Выполните следующие действия, чтобы правильно отформатировать деловое письмо:

1. Соберите всю необходимую контактную информацию

Для начала введите свою контактную информацию и информацию получателя. Обязательно разделите информацию об отправителе и получателе в верхнем левом углу письма. Таким образом, ваше письмо будет адресовано в нужное место и нужному человеку.

2. Выберите приветствие

Выберите, какое приветствие вы хотите использовать для официального приветствия получателя.Поскольку вы пишете формально, используйте язык, который должным образом обращается к ним. Если вы знаете их имя, добавьте их имя и фамилию в приветствие, но вы также можете использовать фразу вроде «Кому это может быть интересно», если вы не уверены, кому отправить его.

3. Создайте основной абзац

Основной абзац должен быть с одинарным интервалом, чтобы вы могли хранить всю информацию вместе, и убедитесь, что вы выровняли заголовок по левому краю, чтобы выровнять остальную часть письма.

4.Четко определите свою цель

В основном абзаце сделайте ваше основное сообщение простым и кратким для читателя. Это поможет вам сосредоточиться на теме и цели, которую вы пытаетесь достичь. Если ваш тон предназначен для того, чтобы убедить читателя, то опишите, как они взаимовыгодно делают то, что вам нужно, но вам также придется объяснить, почему. Если вы эффективно добиваетесь своей цели, они должны быть более чем готовы помочь вам.

5. Официально завершите письмо и завершите его своей подписью

Заключение должно быть кратким и формальным, чтобы оно соответствовало остальной части письма.Для вашей подписи оставьте четыре одинарных пробела между закрытием и подписью, которую вы ставите внизу письма. В идеале подпись должна быть написана от руки и прикреплена к письму до его распечатки. Есть сайты, где вы можете бесплатно написать свою подпись и вставить ее прямо в электронную копию своего письма.

Вот несколько примеров того, как вы можете закрыть письмо перед тем, как поставить свою подпись:

• С уважением
• С уважением
• С уважением

Подробнее: 6 примеров навыков критического мышления

Советы по форматированию деловое письмо

Вот несколько советов, которые следует учитывать при написании делового письма:

• Приоритет ясности: Деловые письма должны быть сокращены до одной страницы, поэтому помните, как читатель воспринимает информацию, которую вы » повторно общаясь с ними.Написание ясным тоном требует быстрого ответа.
• Подчеркните важность письма: Отметьте точную причину, по которой вам нужно, чтобы они действовали от вашего имени. Также включите подробную информацию о возможных сроках.
• Вычитайте перед печатью: Прочтите письмо вслух, чтобы убедиться в отсутствии ошибок. Попросите кого-нибудь еще вычитать письмо, чтобы вы могли утвердить его для печати. Это экономит ваше время и делает процесс редактирования эффективным и точным.

Шаблон делового письма

Если вы ищете шаблон для своего делового письма, мы включили следующий шаблон, написанный в надлежащем формате делового письма, чтобы помочь:

[Имя]

[Текущая позиция ]

[Текущая компания]

[Текущий адрес]

[Город, аббревиатура штата и почтовый индекс]

[Номер телефона]

[Адрес электронной почты]

[Дата отправки]

[Имя получателя]

[Текущая должность получателя]

[Текущая компания получателя]

[Город получателя, аббревиатура штата и почтовый индекс]

Уважаемый [Имя контактного лица],

Я пишу, чтобы подтвердить, что [имя] работает на [ название компании] с [даты работы].[Дополнительная информация о вашей контактной информации или сотруднике].

[Закрытие]

[Ваше имя]

Пример делового письма

Давайте рассмотрим пример письма с подтверждением сотрудника, чтобы увидеть форматирование официального делового письма:

Дженис Грейсон
Человек Директор по ресурсам
Grant Technologies
452 Hollow Farm Road
Danbury, CT 06811
203-679-9034
jgrayson @ granttechnologies.com

6 ноября 2019 г.

Берни Гловер
Старший менеджер проекта
Маркетинговое агентство BG
792 Fleetway Drive
Mahopac NY 10541

Уважаемый г-н Гловер,

Я пишу это письмо, чтобы подтвердить, что Филип Смит работал в Grant Technologies в течение двух лет в нашем отделе маркетинга. Он начал работать здесь 6 ноября 2017 года.

Если вам нужна дополнительная информация, свяжитесь со мной по телефону 203-679-9034.

С уважением,

Дженис Грейсон

Как оформить деловое письмо [с примерами]

Деловое письмо — это официальный документ, отправляемый компанией внешней стороне, будь то другой бизнес или организация, клиент или заказчик. Они также могут быть отправлены внутри компании сотрудникам.

Хотя они и не так распространены, как электронная переписка, они все же имеют свое место в корпоративном мире и при использовании должны быть отформатированы, структурированы и написаны профессионально.

В этой статье объясняется, как написать деловое письмо , и включен шаблон, демонстрирующий правильный формат делового письма .

Почему люди пишут деловые письма?

В повседневной жизни электронная почта является предпочтительным способом общения в большинстве бизнес-условий. Тем не менее, деловых писем считаются более официальными, и это делает их более подходящими для ряда профессиональных ситуаций.

Это могут быть запрошенные или незапрашиваемые , то есть третья сторона может попросить вас предоставить информацию в официальном формате письма, или вы можете отправить деловое письмо в спекулятивных целях в надежде на достижение конкретной цели. .

Вам может потребоваться официальное деловое письмо в формате , если:

• Информирование сотрудников о любых официальных изменениях в вашей компании
• Урегулирование спора, внутреннего или внешнего
• Уведомление клиентов об определенных действиях, таких как изменения в соглашении или расторжение контракта
• Ответ на запрос о рекомендательном письме или письме о подтверждении занятости
• Обращение к потенциальным клиентам с предложением спекулятивных продаж
• Обращение в официальную организацию за финансовой помощью, например, ссудой для бизнеса

Вам также может потребоваться использовать формат делового письма в индивидуальном порядке, например, при написании письма о намерениях для незапрошенного заявления о приеме на работу, когда вас просят предоставить ссылку на персонажа или при составлении письма об увольнении.

Как оформить деловое письмо

Формальный формат делового письма включает три ключевых момента. Это шрифт (стиль и размер), интервал и тип формата.

Шрифт

Официальное письмо должно быть легким для чтения и профессиональным по внешнему виду, поэтому тщательно выбирайте стиль шрифта.

Избегайте чрезмерно стилизованных шрифтов, поскольку они могут показаться неформальными и дилетантскими.

Обычно используемые шрифты для официальных документов включают шрифты из семейства с засечками , например Times New Roman, Garamond и Georgia, или шрифты из семейства без засечек , включая Arial, Helvetica и Calibri.

Размер шрифта должен быть от 10 до 12 пунктов.

Шаг

Белое пространство является важным элементом формата делового письма, поскольку оно упрощает сканирование документа и делает его более доступным для читателя.

По всем краям должно быть поле в один дюйм, однострочный интервал между каждым разделом письма до заключительного слова и двойной интервал между каждым абзацем.

Вы должны оставить четыре строчных интервала между закрывающей строкой и строкой подписи и еще четыре строчных пробела после этого, если перечисляете вложения.

Стиль формата

Решая, как отформатировать деловое письмо, вы должны сначала проверить, есть ли у вашей компании или организации стандартизированный метод. Если да, то это следует использовать для единообразия.

Обычно используются три стиля форматирования:

• Формат блока — Все содержимое выровнено по левому краю
• Измененный формат блока — Все содержимое выровнено по левому краю, за исключением ваших данных (имя и адрес), даты и закрытия, которые расположены по центру
• Полублочный формат — используется измененный формат блочного делового письма с отступом в начальной строке каждого абзаца

Допустимы все стили, но наиболее распространенным является блочный формат, поэтому придерживайтесь этого стиля, если не уверены.

Что включить

Каждый из следующих разделов должен появиться в формате официального делового письма в том порядке, в котором они перечислены.

Фирменный бланк / Сведения об отправителе

Многие предприятия будут использовать бланки для официальных сообщений. Это будет включать сведения о компании и часто логотип компании.

При отсутствии фирменного бланка обязательно укажите свой служебный адрес в самом верху письма.

Это должно включать название компании, но не обязательно ваше имя, так как оно будет подробно описано в заключительном разделе.

Дата

Под сведениями об отправителе укажите дату, когда ваше письмо было заполнено.

Следует читать в стандартном американском формате с полным написанием месяца, дня, порядковой запятой и года.

Например,

18 сентября 2020 г.

Информация о получателе

Следующий шаг — , как адресовать деловое письмо .

Если вы пишете кому-то конкретному, укажите всю известную вам информацию; например, их имя с правильным личным титулом (г-н, г-жа, г-жа, доктор и т. д.) и название должности.

Если получатель — женщина, и вы не уверены в его титуле, лучшим вариантом обычно считается «Ms».

После этого следует указать название компании и полный адрес, включая штат и почтовый индекс.

Приветствие

Затем добавьте приветствие.

Обращайтесь к получателю как «Уважаемый» и используйте те же личные титул и фамилию, которые указаны в реквизитах получателя, с последующим двоеточием (например, «Уважаемый мистер Смит:»).

В некоторых обстоятельствах может быть приемлемым использование приветствия «Кому это может быть интересно», но, вообще говоря, этого лучше избегать, так как это показывает отсутствие усилий со стороны отправителя, чтобы узнать больше информации о том, кому они пишут. к.

Subject Line

Строка темы необязательна, но может быть полезной, если вы хотите сразу выделить характер письма или любую связанную информацию (например, ссылочный номер).

При включении строки темы сохраняйте ее выравнивание по левому краю при использовании формата блочного делового письма или по центру для измененных и полублочных стилей.

Кузов

Основная часть вашего делового письма должна быть четкой, лаконичной и по существу.

Начните с короткого абзаца, подробно описывающего ваши намерения.Объясните, почему вы пишете получателю и чего хотите достичь.

Если ваше письмо является ответом на запрос, объясните, на что именно вы отвечаете.

В следующих параграфах включите соответствующую справочную информацию и любые детали, необходимые для обоснования вашего письма. Постарайтесь, чтобы этот раздел состоял максимум из двух или трех абзацев, используя простой язык и оставаясь в рамках темы.

Ваш последний абзац должен усилить ваше намерение и, где необходимо, включить призыв к действию , который позволяет получателю точно знать, что им делать дальше.

Закрытие

Подпишите ваше письмо соответствующим закрывающим листом.

Лучшее завершение для использования будет зависеть от степени отношений между вами и получателем.

Как правило, используйте « С уважением, », когда нет существующих отношений, и « С уважением, », если вы известны получателю, но все же необходимо соблюдать определенный уровень формальности.

« С уважением, » чаще используется, когда отправитель и получатель известны друг другу в личном контексте и считается менее формальным.

Также может быть уместным закончить ваше письмо дружеским тоном; например, если вы писали клиенту в ответ на жалобу и хотели, чтобы это звучало официально, но при этом понимающим и извиняющимся.

Используйте заглавную букву в заключительном слове, затем ставьте двоеточие и оставляйте четыре строчных пробела после для вашей подписи.

Подпись

Введите свое имя, должность и компанию.

Печатные письма, отправляемые по почте, должны быть подписаны от руки в промежутке между закрывающей строкой и строкой подписи.

При отправке делового письма в электронном виде вы можете использовать цифровую подпись. Опять же, оставьте четыре строчных интервала между строкой подписи и любой дополнительной информацией, такой как вложения.

Корпуса и CCS

Если вы отправляете подтверждающую документацию вместе с письмом, перечислите их в разделе приложений под строкой подписи.

Если есть несколько вложений, обязательно перечислите их по отдельности, каждое в отдельной строке.

Например:

Приложение:
Форма заявки
Финансовая отчетность
Коммерческое предложение

Кроме того, если у вашего письма более одного получателя, перечислите каждого из них под заголовком CC с одной строкой для каждого имени.

Ошибок, которых следует избегать

Включая слишком много деталей

Как уже упоминалось, ваше деловое письмо должно быть кратким и содержательным и не должно быть отягощено чрезмерными фактами или цифрами.

Если требуется существенная подтверждающая информация, ее следует отправить в качестве дополнительной документации и указать в тексте вашего письма.

Использование лишних слов и фраз

Опять же, это сводится к тому, чтобы ваше письмо было лаконичным. Деловое письмо не должно быть описательным или сложным.

Если вы используете растянутую фразу, в которой достаточно одного слова, вы рискуете потерять внимание читателя.

Использование промышленного жаргона

Вы можете подумать, что деловая речь имеет место в официальном формате делового письма, но излишне используемые модные словечки и жаргон не способствуют убедительному письму.

Держите свой язык формальным и используйте простой английский, который прозрачен и ясно передает ваши намерения.

Сокращения

Не думайте, что получатель понимает аббревиатуры или акронимы.Введите все слова, названия, названия организаций и т. Д. Полностью.

Если получатель находится в вашей компании или отрасли, он, скорее всего, будет обладать соответствующими знаниями, но вы должны быть уверены, что его внимание сосредоточено на вашем сообщении, а не на проверке определений.

Грамматические ошибки и несоответствия

Само собой разумеется, что вам следует избегать любой ценой ошибок, особенно грамматических, которые указывают на то, что вы не обратили внимания на более мелкие детали своего письма.Это предполагает небрежность и заставит выглядеть непрофессионально.

Также следует избегать любых несоответствий. Например, если вы написали определенное слово с заглавной буквы в своем письме, обязательно используйте одну и ту же заглавную букву каждый раз, когда оно встречается повсюду.

Пример шаблона делового письма

В следующем примере формата делового письма каждый раздел показан в том виде, в каком он должен быть представлен в виде рекомендательного письма, в котором компания A является отправителем, а компания B — получателем.

Компания A
[Название улицы]
[Город]
[Штат]
[Почтовый индекс]

21 сентября 2020 г.

Г-жа Уокер
Руководитель отдела продаж
Компания B
[название улицы]
[город]
[штат]
[почтовый индекс]

Уважаемая г-жа Уокер:

Мне доставляет большое удовольствие рекомендовать Энтони Найта на должность менеджера по работе с клиентами в отделе продаж компании B.

Как руководитель группы Энтони я руководил его работой на должности торгового представителя в компании А в течение последних пяти лет. За время работы с нами Энтони показал себя ценным членом команды, приверженным развитию бизнеса.

Энтони никогда не подводил и превосходил ожидания, как с точки зрения целей продаж, так и с точки зрения командной работы. Его личный послужной список свидетельствует о стабильном превышении целевых показателей, в то время как его коллеги несколько раз признавали его членом команды месяца.

Благодаря ориентации на клиента, успех Энтони в продажах объясняется его выдающимся уровнем обслуживания клиентов, и он сыграл значительную роль в увеличении повторных заказов на 25% за последние два года.

С Энтони приятно работать, и я с большой уверенностью рекомендую его. Я не сомневаюсь, что он окажется ценным активом для вашей команды.

Если вам понадобится дополнительная информация, не стесняйтесь обращаться ко мне снова.Я был бы более чем счастлив подробно рассказать о достижениях Энтони в компании A.

С уважением,

Дэвид Ховард
Руководитель группы обслуживания клиентов, компания A

Лучшие советы о том, как эффективно написать деловое письмо

Когда дело доходит до , как написать деловое письмо , есть несколько рекомендаций, которым вы должны следовать, чтобы подготовить профессиональный и эффективный документ:

Коротко

Деловые письма должны доходить до сути и в идеале быть не более одной страницы.

Кто бы ни был получателем, скорее всего, у них плотный график, и если ваше письмо будет трепаться, они вряд ли найдут время, чтобы его прочитать.

Используйте формальный язык и придерживайтесь фактов

Деловое письмо — не место для выражения чувств и эмоций. Это средство передачи профессионального сообщения. Поэтому используйте соответствующий язык и сосредоточьтесь на фактической информации.

Избегайте сленговых терминов и фраз, а также чрезмерного знакомства. Это нормально быть дружелюбным по тону, просто помните, что это деловой разговор, и его следует читать именно так.

Точно так же не переборщите с формальностями. Такие фразы, как «в соответствии с нашим разговором», могут показаться резкими, а такие слова, как «будущая жизнь», звучат архаично.

Поговорите с читателем

При составлении делового письма рассмотрите его с точки зрения получателя.

Слишком легко сосредоточиться на своей точке зрения и не рассматривать свое сообщение в более широком контексте.

Очень важно заявить о своем намерении, и это нужно сделать как можно скорее, но в то же время вам нужно добавить ценность для читателя.

Спросите себя, какие ключевые сообщения вы хотите, чтобы они вынесли, и как их лучше всего передать.

Корректура

Ошибки, какими бы незначительными они ни казались, снизят профессионализм вашего делового письма. Не забудьте тщательно вычитать текст, а для дополнительного душевного спокойствия попросите коллегу проверить его.

Вторая пара глаз хороша не только для выявления ошибок, но также для того, чтобы ваше письмо хорошо читалось и содержало четкие сообщения.

Закончите решительным призывом к действию

Если ваше письмо предназначено для побуждения к действию, сообщите получателю, что именно вы хотите, чтобы он сделал.

Может показаться самонадеянным предполагать, что они будут заинтересованы в том, что вы предлагаете, но расплывчатое заключительное заявление только запутает читателя и мало что поможет вам в достижении вашей цели.

Убери их вовремя

Большинство деловых писем служат какой-то цели, которая имеет значение для вашего бизнеса, вас самих или другого человека.

Убедитесь, что они заполнены и отправлены достаточно заблаговременно, чтобы получатель был доставлен в нужное время.

Задержки могут означать финансовые потери, упущенную возможность или, в худшем случае, повлечь за собой юридические последствия.

Последние мысли

Понимание формата официального письма и правильного написания делового письма — ключевой профессиональный навык.

Хотя вы не будете делать то, что вы будете делать каждый день или даже каждый год, вы все же должны вооружиться знаниями для этого.

В конце концов, деловые письма часто нужны в короткие сроки, поэтому нужно быть готовым.

Обращайте пристальное внимание на содержание, чтобы убедиться, что оно соответствует назначению, и всегда следуйте принятому формату деловых писем, чтобы представить себя в максимально профессиональном свете.

Как оформить деловое письмо в США

Али Хейл

Чем бы вы ни занимались — студентом, служащим в офисе или фрилансером — я могу гарантировать, что в какой-то момент вашей жизни вам придется сесть и написать официальное деловое письмо.

Это может быть клиент, работодатель, у которого есть работа, которую вы хотите, или подача заявки на финансирование университета. Возможно, даже литературному агенту или издателю, который взялся бы за ваш неизведанный роман. Конечно, вы хотите, чтобы письмо было хорошо написано, но не менее важно знать, как его правильно отформатировать. Эта статья посвящена формату делового письма в США (не волнуйтесь, читатели из Великобритании, я напишу вам продолжение).

Основные форматы деловых писем в США называются полноблочным форматом и модифицированным блочным форматом .

• Полный блочный формат означает, что все элементы буквы выровнены по левому краю, так что начало каждой строки находится на левом поле. Это более формальный стиль, поэтому используйте его, если не знаете, какой выбрать.
• Измененный формат блока означает, что некоторые элементы буквы смещены вправо. В настоящее время этот стиль уместен в большинстве случаев.

Вот полный формат письма

И модифицированный формат блока один:

Давайте разберем их на основные элементы в порядке сверху вниз:

Ваш адрес

Ваш адрес, также известный как «обратный адрес», должен быть первым. (Обратите внимание, что это применимо при использовании стандартной простой бумаги. Если у вас есть фирменные бланки, вы должны пропустить это.)

123 Acacia Avenue
Newtown
Anywhere
AN 98765

Ваш обратный адрес должен быть расположен:

• С левой стороны, если вы используете полный формат блока
• С правой стороны (табуляция поперек, а не выравнивание по правому краю), если вы используете измененный формат блока.

Зачем ставить адрес? Даже если у получателя есть ваши данные в своей адресной книге, вы хотите, чтобы им было как можно проще ответить — вы, скорее всего, получите более быстрый ответ.

Дата

Сразу под своим адресом укажите дату написания письма:

15 мая 2008 г.

Чтобы избежать путаницы, особенно если вы пишете в компанию за границей, лучше указывать дату в словесной форме, а не в числовой форме, и вам следует опускать «th».

Дата должна быть расположена слева, для формата полного блока и для формата модифицированного блока

Зачем ставить дату? Обычно указывается дата написания письма.Корреспонденция часто подается в порядке дат. Так получателю будет намного проще отправить своевременный ответ, а вам будет проще найти ответ в случае необходимости. Например. «В моем письме от 15 мая…»

Справочная строка

Я не включил это на диаграмму, так как рекомендации зависят от того, где это должно быть размещено. Код может включать ссылку , начинающуюся с «Re:». Это часто используется при переписке с крупными компаниями или при подаче заявления о приеме на работу. Ссылочная строка может отображаться либо под датой, либо под адресом получателя.

Если вы используете справочную строку, вам обычно следует опускать строку темы (см. Ниже).

Контрольная линия должна быть выровнена по левому краю как для полного, так и для модифицированного формата блока. Для разных типов писем потребуются разные типы тем и ссылок, поэтому выберите тот, который наиболее подходит для вашего случая.

Зачем ставить референсную линию? Вам следует использовать справочную строку, если получатель запросил конкретную информацию, такую ​​как номер работы или номер счета, или если вы отвечаете на письмо.Это позволяет получателю быстрее получить ответ.

Имя и адрес получателя

Под этим вы должны указать имя и адрес человека, которому вы пишете, как на конверте. Если вы используете конверт окна, он должен быть выровнен на странице, чтобы он был виден через окно, но даже если он не будет виден до тех пор, пока письмо не будет открыто, оно все равно должно быть включено.

Имя и адрес получателя должны быть указаны слева для обоих форматов.

Зачем ставить их адрес? Если вы пишете кому-то в офисе, вероятно, не он откроет сообщение. Скорее всего, это сделает администратор — и на этом этапе письма могут быть отделены от конвертов. В частности, если в одном здании несколько отделов или вы начинаете свое письмо «Дорогой Боб», имя и адрес гарантируют, что ваше письмо будет доставлено правильному получателю.

Приветствие

После их адреса вы должны оставить строку и поставить «Уважаемый мистер Джонс», «Уважаемый Боб» или «Уважаемый сэр / мадам», соответственно.После этого поставьте двоеточие.

Приветствие, иногда называемое «приветствием», всегда должно быть выровнено по левому краю.

Зачем ставить приветствие? Деловые письма — это формальный вид письма, и считается вежливым начинать с приветствия. Хотя вы можете обойтись без начальных писем «Привет» или «Привет», письма следуют более консервативным правилам.

Тема

При желании вы можете указать тему вашего письма. Это становится все более распространенным явлением, возможно, по мере того, как люди привыкли к теме писем.Если вы указываете тему, она должна быть в верхнем регистре, прямо под «Уважаемый , имя :»

Тема (если вы включаете ее) должна быть выровнена по левому краю для полного формата блока, но может быть выровнена по левому краю или по центру для измененного формата блока.

Зачем ставить сабж? Рекомендуется включить тему письма, чтобы получатель мог сразу увидеть, о чем идет речь в письме. Постарайтесь быть краткими, но включите как можно больше информации, например. «Заявка на финансирование от Джо Блоггса, кандидат 222-456».

Текст вашего письма

Теперь, наконец, вы можете написать основную часть письма. Ваш текст должен иметь:

• Одинарный интервал между строками
• Пустая строка (НЕ отступ) перед каждым новым абзацем

(И, конечно же, вы должны соблюдать все обычные правила грамматики, пунктуации и орфографии: например, убедитесь, что вы начинаете каждое предложение с заглавной буквы и заканчиваете точкой.)

Зачем оставлять пустые строки? В деловом мире принято ставить пустую строку между абзацами.Это помогает разбить текст на странице и сделать его более читабельным.

Закрытие

После основного текста ваше письмо должно заканчиваться соответствующей закрывающей фразой и запятой. Самый безопасный вариант — «С уважением» (когда вы не знаете имени человека, которому пишете, т. Е. Когда вы начали «Уважаемый господин / госпожа») или «С уважением» (когда вы действительно знаете его имя. ). Если вы уже знакомы с получателем, возможно, будет уместным использовать такую ​​фразу, как «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями» или «С наилучшими пожеланиями».

Закрытие должно быть:

• С выравниванием по левому краю для формата полного блока
• Справа (табуляция поперек, чтобы он соответствовал вашему адресу) для измененного формата блока

Почему используются эти фразы? Хотя «С уважением» и «С уважением» могут звучать архаично, это проверенные временем способы закрыть официальное письмо.

Ваше имя и подпись

Поместите несколько пустых строк после слов «С уважением» или «С уважением», затем введите свое имя.При желании вы можете указать свою должность и название компании в строке под этим.

Джо Блоггс
Директор по маркетингу, BizSolutions

Ваше имя и подпись должны быть:

• С выравниванием по левому краю для формата полного блока
• Справа (табуляция поперек, чтобы он соответствовал вашему адресу) для измененного формата блока

Зачем оставлять пустое место? Пустое место предназначено для того, чтобы при печати письма вы могли подписать его своим именем.Это считается доказательством того, что письмо действительно принадлежит человеку, имя которого напечатано внизу. Иногда от вашего имени под письмом может подписать другой человек. В этом случае следует поставить буквы «п.п.» перед их названием, что означает латинское слово per procurationem , что означает «агентством».

Тон делового письма

Очень важно правильно выбрать голос и тон при написании делового письма. Использование правильного формата, но выбор неподходящего языка может повлиять на желаемый результат.Вот что об этом написали ребята из thebalancecareers.com:

Объясните цель вашего письма простым и понятным языком, сохраняя краткий начальный абзац. Вы можете начать со слов «Я пишу в отношении…», а затем сообщать только то, что вам нужно сказать.

Последующие абзацы должны включать информацию, которая дает вашему читателю полное представление о ваших целях, но избегает извилистых предложений и излишне длинных слов. Опять же, сделайте это кратким, чтобы удержать их внимание.

Наслаждайтесь написанием писем и используйте приведенные выше примеры, чтобы помочь вам с форматированием, если вы все же застряли.

Ваш пошаговый обзор

Правильное форматирование делового письма может показаться немного сложным, особенно если вы никогда раньше не писали или редко писали такие письма — возможно, вы впервые подаете заявку на работу и пишете сопроводительное письмо.

Вот краткое изложение того, что мы рассмотрели, чтобы вы могли использовать его в качестве удобного контрольного списка:

Шаг № 1: Решите, используете ли вы «формат полного блока» или «измененный формат блока».

Старайтесь не смешивать эти вещи. Помните, что полный формат блока (со всем выравниванием по левому краю) является более формальным из двух стилей, но в наши дни модифицированный формат блока (с некоторыми элементами, смещенными вправо) подходит для большинства контекстов.

Шаг № 2: Укажите свой адрес

Ваш адрес должен идти слева для полного формата блока и справа для измененного формата блока. Не выравнивайте текст по правому краю — табуляция поперек.

Шаг № 3: Добавьте дату

Дата должна идти сразу после вашего адреса и должна быть выровнена по левому краю в любом формате, который вы используете.Напишите так: «15 мая 2008 г.».

Шаг № 4. Возможно включение справочной линии

Если вы переписываетесь с крупной компанией или вас попросили указать в письме конкретный ссылочный номер, введите «Re:», а затем строку для ссылки. Если вы используете справочную строку, опустите строку темы.

Шаг 5: укажите имя и адрес получателя

Это должно быть выровнено по левому краю, какой бы формат вы ни использовали. Важно указать их полное имя, а также адрес на тот случай, если письмо будет отделено от конверта (что обычно происходит в большом офисе).Если вы используете конверт с окном, убедитесь, что имя и адрес получателя расположены так, чтобы отображаться в окошке.

Шаг № 6: Добавьте приветствие

Приветствие, иногда называемое приветствием, должно сопровождаться двоеточием. (Например, «Дорогой мистер Джонс:») Его всегда следует выравнивать по левому краю.

Шаг 7. Рассмотрите возможность включения темы сообщения

Тема не обязательна, но это становится все более распространенной практикой. Ваша тема должна сразу показывать получателю, о чем ваше письмо.Он может быть выровнен по левому краю или по центру в модифицированном формате блока.

Шаг № 8: Напишите само письмо

Сам текст вашего письма должен быть выровнен по левому краю (во всех форматах) и с одинарным интервалом. Вы должны поместить пустую строку между абзацами, а не делать отступы. Пишите подходящим деловым тоном.

Шаг № 9: Добавьте соответствующее закрытие

Завершите свое письмо фразой «Искренне Ваш» (безопасный формальный вариант) или «С уважением» (хороший вариант для тех, кого вы уже знаете).После этого поставьте запятую.

Шаг № 10: Добавьте свое имя

Оставьте пустое место для своей подписи, а затем введите свое имя в конце письма. При необходимости вы можете указать название должности и название компании в строке под своим именем.

Викторина по деловому письму США

Выберите правильный ответ на каждый из этих вопросов о деловых письмах.

Хотите улучшить свой английский за пять минут в день? Оформите подписку и начните ежедневно получать наши советы по написанию и упражнения!

Продолжайте учиться! Просмотрите категорию Деловая переписка, проверьте наши популярные публикации или выберите соответствующую публикацию ниже:

Прекратите делать эти досадные ошибки! Подпишитесь на Daily Writing Tips уже сегодня!

• Вы будете улучшать свой английский всего за 5 минут в день, гарантировано!
• Подписчики получают доступ к нашим архивам с более чем 800 интерактивными упражнениями!
• Вы также получите три бонусные электронные книги совершенно бесплатно!

Попробовать бесплатно

Как составлять письмо

На этой странице приведены инструкции по составлению писем в соответствии с различными форматами и степенями формальности.

Перейти к :

Форматирование вашего письма

Адрес отправителя

Дата

Адрес получателя

Приветствие

Тело

Закрытие и подпись

Примеры писем

02, обычно следующие за письмом

три формата: блок , модифицированный блок или полублок :

Формат блока обычно воспринимается как наиболее формальный формат.Для полуформальных писем вы можете использовать модифицированный блок или полублок формата . Для неофициальных писем используйте полублок формата .

Большинство деловых писем, таких как сопроводительные письма к заявлениям о приеме на работу, страховые иски и письма с жалобами, составляют формальных . Деловые письма, адресованные получателям, которых вы очень хорошо знаете (например, бывшему начальнику), могут быть полуофициальными . Социальные письма менее знакомым получателям (например, профессиональному коллеге) также могут быть полуформальными . Неофициальные письма зарезервированы для личной переписки.

Большинство официальных и полуофициальных писем следует печатать. Неофициальные письма могут быть написаны от руки. Если вы печатаете, используйте шрифт размером от 10 до 12 пунктов и одинарный межстрочный интервал для написания письма. Добавьте поля размером от одного до полутора дюймов вокруг каждой страницы.

Если вы пишете письмо как электронное письмо, используйте блочный формат, независимо от формальности. Не указывайте адрес отправителя, дату и адрес получателя.

Подробнее о блочном, модифицированном и полублочном форматировании букв.

Адрес отправителя

Адрес отправителя включает имя и адрес автора письма. Если вы используете канцелярские товары, возможно, они уже напечатаны на фирменном бланке; если да, не печатайте его. Если адреса нет на фирменном бланке, укажите его в верхней части документа. Не указывайте свое имя:

123 Anywhere Place

London,

SW1 6DP

или

123 Anywhere Place

New York, NY 10001

In block формат, адрес отправителя выравнивается по левому краю: другими словами, выравнивается по левому краю.В модифицированном блочном или полублочном формате адрес отправителя начинается с одной табуляции (пять пробелов) справа от центра.

В неофициальных письмах указывать адрес отправителя не нужно.

Дата

Дата указывает, когда вы составили письмо. Введите его на две строчки под бланком вашего бланка или напечатанным адресом отправителя. Для неофициальных писем он может быть вверху страницы.

Великобритания, формат даты — день-месяц-год :

1 июля 2014 г.

В США формат даты — месяц-день-год :

1 июля 2014 г.

В блочном формате дата выровнена по левому краю; в модифицированном блочном или полублочном формате он начинается с одной табуляции (пяти пробелов) справа от центра.

Адрес получателя

Адрес получателя, также называемый внутренним адресом , включает имя и адрес получателя вашего письма. Его можно опускать в неформальных и социальных полуофициальных письмах. Для других букв введите две строчки под датой. Во всех форматах он выровнен по левому краю.

Ваше письмо по возможности должно быть адресовано конкретному человеку. Включите вежливое звание (например, мистер, миссис, мисс, мисс, доктор) для получателя; подтвердите, какое название предпочитает человек, прежде чем писать свое письмо.Опускайте заголовок только в том случае, если вы не знаете пол человека (например, для имен унисекс). Если вы не уверены в семейном положении или титуле женщины, используйте Ms :

Mr John Smith

10 Utopia Drive

Toronto

M4C 1a7

или

Г-н Джон Смит

1000 Utopia Drive

Сан-Франциско, Калифорния 94109

Если вы не знаете имя человека, укажите название предполагаемого получателя (e.грамм. Менеджер по найму, резидент) или название компании:

Директор по персоналу

Acme Corporation

246 Looney Tunes Lane

Oxford

OX1 2CL

3 или

Директор по персоналу

Acme Corporation

246 Looney Tunes Lane

Hollywood, CA

Приветствие

Приветствие — это приветствие вашего письма.Наиболее распространенное приветствие — это Уважаемый, , за которым следует имя получателя для неофициальных писем или титул вежливости и фамилия получателя для всех остальных писем. Дополнительные сведения о приветствиях см. В разделе Выберите правильное приветствие и выйдите.

Приветствие выравнивается по левому краю независимо от формата. Введите его на две строчки под адресом получателя (или датой для неофициальных писем). В официальных и полуофициальных письмах он заканчивается двоеточием. В неофициальных письмах он заканчивается запятой.

Тело

Тело включает большую часть содержания вашего письма. В блочном или модифицированном блочном формате каждый абзац начинается с левого поля. В полублочном формате абзацы по-прежнему выровнены по левому краю, но первая строка каждого абзаца имеет отступ на одну табуляцию (пять пробелов).Между каждым абзацем делайте пробел.

В первом абзаце вашего письма вы должны представиться получателю, если он или она вас не знает, и указать цель вашего письма. Используйте следующие абзацы, чтобы подробно изложить свое сообщение.

Закрытие и подпись

Закрытие — это ваша последняя подпись: оно должно быть кратким и вежливым. Он начинается на две строки ниже вашего последнего основного абзаца. Общие закрытия включают С уважением, , С уважением, и С уважением, .Используйте только первое слово закрытия и заканчивайте запятой. Дополнительные сведения о закрытии см. В разделе Выберите правильное приветствие и выйдите.

Подпись включает ваше собственноручное и напечатанное имя. Для формальных и полуформальных букв добавьте четыре строки пробела под закрывающими буквами, а затем введите свое имя. В официальных письмах вы должны указать свое полное имя; в полуофициальных письмах вы можете использовать только свое имя. Подпишите свое имя в свободном месте.

Для неофициальных писем вы можете опустить напечатанное имя; вам нужно только поставить свою подпись под закрытием.

Для писем, написанных как адрес электронной почты , вы можете не указывать подписанное имя; вам нужно только ввести свое имя под закрытием.

В блочном формате закрытие и подпись выравниваются по левому краю. В модифицированном блочном или полублочном формате они начинаются с одной табуляции (пять пробелов) справа от центра:

С уважением,

John Smith

Примеры букв

См. Формальный письмо в блочном формате.

См. Полуформальное письмо в измененном блочном формате.

См. Неофициальное письмо в полублочном формате.

Вернуться на
Письма и приглашения.

Подробнее о:

Форматы писем

Подробнее см. Советы по письмам и приглашениям

Как написать личное деловое письмо, чтобы достичь своих целей и показать свой опыт

1.Что такое личное деловое письмо?
2. Чем отличаются личные деловые письма от деловых писем?
3. Основные причины написать личное деловое письмо
4. Какая информация должна быть включена в личное деловое письмо?
5. Пошаговое руководство: Как написать и структурировать личное деловое письмо
6. Основы форматирования личного делового письма
7. Распространенные ошибки при написании личных деловых писем
8. Советы по написанию убедительного личного делового письма
9.Как отправить личное деловое письмо по электронной почте
10. 5 лучших образцов на все случаи жизни

Полезные инструменты:
1. Newoldstamp — Маркетинговая подпись электронной почты
2. Mailchimp — Конструктор и отправитель электронной почты
3. Reply.io — Персональная рассылка по электронной почте, звонки и задачи
4. RocketLink — Ваш фирменный редактор коротких ссылок
5. Canva — Онлайн-инструмент для создания дизайнов

В центре любых отношений — общение. Это верно и для деловых отношений: они зависят от постоянных встреч, звонков и письменной переписки.

К счастью, все технологии значительно упрощают взаимодействие с другими пользователями и сокращают время. Больше нет необходимости физически присутствовать на встрече, а отправка писем стала мгновенным действием благодаря электронной почте. И все же время от времени ожидается, что вы напишете деловое письмо на бумаге и отправите его по почте.

Почему так? Во-первых, это более профессионально. Во-вторых, это жест, который показывает, что вы потратили больше времени на то, чтобы связаться с конкретным человеком или организацией.

Если вам слишком сложно писать настоящие буквы, не бойтесь: эта статья для вас. В нем мы рассмотрим все основные аспекты написания личных деловых писем и рассмотрим следующее:

• Как написать личное деловое письмо
• В чем разница между личным деловым письмом и деловым письмом?
• Как оформить личное деловое письмо
• Советы и передовые методы написания личных деловых писем
• Какие универсальные образцы можно использовать при написании личных деловых писем

Начнем сначала с основ.

Что такое личное деловое письмо?

Обычно личное деловое письмо — это письмо, которое вы пишете как физическое лицо компании или другим лицам в рамках определенного бизнеса. Обычно пишется на машинке. Хотя причины и поводы для написания могут быть разными, ваша основная цель обычно носит личный характер, а ваши отношения носят деловой характер. Важно помнить, что личные деловые письма немного отличаются от деловых писем.

Изображение предоставлено Sampletemplates

Чем отличаются личные деловые письма от деловых писем?

Основная цель личных деловых писем — налаживание отношений и установление контакта. . Впрочем, это верно и для деловых писем. Принципиальная разница между ними заключается в том, что вы пишете личный от своего имени. Здесь не подходят ни маркетинговые, ни коммерческие письма.

А вот причины для написания личного делового письма могут быть разными.Давайте рассмотрим некоторые из распространенных ситуаций в следующем абзаце.

Основные причины написать личное деловое письмо

• Для запроса информации или действия

Самый распространенный пример — это письмо государственным служащим или представителю вашего банка. Например, вы хотите получить справку о социальном обеспечении или запросить кредитный рейтинг. Еще один популярный вариант использования — это письмо с заявлением о приеме на работу.

Поводов для этого много: день рождения, рождение ребенка, годовщина работы, продвижение по службе или, например, когда компания, за которой вы наблюдаете, получает внушительное финансирование.

За все можно быть благодарным. Вы можете написать письмо, чтобы поблагодарить кого-то за встречу или собеседование, за наставничество или за то, что поделился с вами некоторой полезной информацией.

• Для продолжения работы после случая

Для этого тоже есть много возможных поводов. Вы можете связаться с вашим менеджером по найму, проводником мастерской, вашим страховым агентом или деловым партнером. Последующие действия — отличный способ напомнить людям о себе.

• Рассказать о своем решении

Например, при разрыве контракта с поставщиком услуг или принятии предложения о работе вы можете использовать формат личного делового письма, чтобы сделать его более профессиональным.

Если вы не можете посетить мероприятие или другое мероприятие, было бы вежливее написать письмо, в котором вы извиняетесь за изменение планов. Его также можно использовать, когда вы выражаете сожаление, когда произошло что-то плохое.

Хотя приглашения, как и поздравительные записки, обычно отправляются с открытками, вы также можете использовать личное деловое письмо. Все зависит от уровня формальности.

• Приветствовать нового делового партнера

Если у вас появился новый деловой партнер, вы можете отправить письмо как от компании, которую вы представляете, так и от вашего имени. В последнем случае правильным выбором будет личное деловое письмо.

Изображение предоставлено Freepik

Какая информация должна быть включена в личное деловое письмо?

Давайте теперь посмотрим, каковы основные части личного делового письма.Практически в любом случае документ должен состоять из следующего:

• Информация об отправителе
• Дата
• Информация о получателе
• Приветствие
• Кузов
• Закрытие
• Ваша подпись

В зависимости от цели вашей переписки могут присутствовать и другие элементы. Например, логотип вашей компании (если вы пишете как представитель своей компании) или дополнительное примечание со списком вложений, если они у вас есть.

Давайте рассмотрим компоненты более подробно.

Пошаговое руководство: Как написать и структурировать личное деловое письмо

Ниже приведено ваше основное руководство о том, как написать личное деловое письмо на любой случай. Просто составьте список этих элементов, прежде чем приступить к написанию сообщения. Мы советуем вам сделать шаблон и сохранить его, чтобы в случае необходимости вы могли просто заполнить необходимые данные.

Примечание: Эта инструкция следует стилю форматирования блока.Подробнее об этом мы поговорим ниже.

1. Информация об отправителе

Начните с вашего адреса вверху страницы. Помните, что для международной корреспонденции вам просто нужно указать название улицы, номер дома, квартиру или апартаменты (если применимо), почтовый индекс, город и страну. Не указывайте здесь свое имя, оно будет указано внизу страницы. Также не забывайте избегать любых сокращений. Например, напишите «Улица» вместо «Улица».

2. Дата

В одной пустой строке после адреса отправителя укажите дату написания письма.Убедитесь, что вы используете правильный формат даты в зависимости от вашей страны. Например, в США это будет выглядеть так:

6 марта 2018 г.

и аналогичные в Великобритании и Европе:

6 марта 2018

3. Информация о получателе

Теперь снова оставьте одну пустую строку после даты и напишите имя и адрес адресата. Используйте соответствующий заголовок, если ваши отношения с получателем носят формальный характер. Не забывайте об ученых званиях, если человек имеет ученую степень.Для адреса следуйте тем же правилам, что и на шаге 1 (информация об отправителе).

4. Приветствие

Одна пустая строка после предыдущего блока — адрес человека, которому вы пишете. Начните с «Уважаемый» и используйте соответствующий заголовок. Помните: если получатель — женщина, и вы не знаете, предпочитает ли она мисс, миссис или мисс, используйте нейтральную мисс. Если вы хорошо знаете человека, вы можете использовать только его имя. После приветствия поставьте двоеточие и оставьте пустую строку.

5.Кузов

Начните текст сообщения с заглавной буквы. Не забывайте о кратком представлении, если человек не знает (или не помнит), кто вы. Затем укажите цель вашего письма и предоставьте необходимые детали. Если у вас более одного абзаца, отделите их друг от друга пустой строкой. В конце текста кратко изложите сказанное и призовите к действию.

6. Закрытие

Используйте формальное закрытие, которое вам удобно и работает в данной конкретной ситуации.Безопасный путь — «С уважением» или что-то в этом роде. «Спасибо» или «Искренне» в некоторых случаях также подойдет.

7. Подпись

Блок подписи состоит из:

• Ваша собственноручная подпись
• Ваше имя
• (необязательно: название вашей компании)
• Ваш адрес и контактная информация (или ваши корпоративные контактные данные, если вы пишете от имени компании)

Начните этот блок с , четыре пустых строк после закрытия.Вы будете использовать это место для своей подписи. Напишите свое имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты — любые контактные данные, которые подойдут вам. Если вы пишете как представитель компании, используйте название и адрес компании.

8. Дополнительные элементы

В пустых строках после вашего адреса и номера телефона вы можете указать все документы, которые вы приложили и отправляете вместе с текущим письмом. Вы можете указать количество корпусов или перечислить их все.

Изображение предоставлено Stocksnap

Вы должны помнить, что личные деловые письма требуют официального стиля и форматирования. В этом разделе мы подробнее поговорим о том, как правильно написать личное деловое письмо, чтобы оно выглядело профессионально.

Когда мы писали об элементах, мы имели в виду блочный формат личного делового письма. Он характеризуется тем, что между определенными блоками и абзацами остается определенное количество пустых строк.Основные правила:

• Выровняйте весь текст по левому краю, включая основной текст и другие блоки (адреса, дату, приветствие, завершение и подпись).
• Используйте поле размером 2 дюйма от верха страницы.
• Используйте поля шириной 1 дюйм как с левой, так и с правой стороны.
• Сделайте текст одним пробелом.
• Оставьте 1 пустую строку после: информации об отправителе, даты, информации получателя, приветствия и каждого абзаца основного текста.
• Оставьте после себя 4 пустые строки: закрытие и ваша подпись.
• Не делать отступы в абзацах.

• Выберите подходящий стиль шрифта

Выберите правильный тип и стиль шрифта. Убедитесь, что вы используете только один шрифт. Используйте стандартные шрифты, например Times New Roman или Arial. Если ваш получатель менее консервативен, вы можете использовать другие удобочитаемые шрифты, которые широко распространены и используются для деловой переписки. Правильный размер шрифта — 12.

• Выделите важные части текста

Чтобы улучшить читаемость, вы можете выделить определенные части текста, которые вы считаете важными.В зависимости от вашей аудитории вы можете сделать это с помощью полужирного и курсивного форматирования или с помощью цвета. Тем не менее, не делайте письмо слишком ярким, так как это ухудшает читаемость документа и считается непрофессиональным.

Хотя формат личного делового письма не требует использования фирменных бланков, вы все равно можете это сделать. Если вы пишете как представитель вашей компании или от ее имени, обязательно используйте специальные корпоративные шаблоны. Обычно они включают логотип и адрес компании.В случае необходимости, вы можете также использовать корпоративный штамп. Тем не менее, будьте осторожны: если вы действуете как частное лицо, вам не следует использовать какую-либо корпоративную символику.

Распространенные ошибки при написании личных деловых писем

Изображение предоставлено Freepik

Прежде чем вы начнете писать свое письмо, мы хотели бы указать на самые распространенные ошибки, которые часто совершают люди. Поэтому постарайтесь избегать следующего:

• Быть слишком неформальным
• Быть слишком формальным и недружелюбным
• Написание большого количества текста
• Использование неправильного названия при обращении к человеку
• Забываете представиться, когда не слишком хорошо знакомы с получателем
• Отсутствие корректуры вашего письма перед его отправкой

Помните, что ваше личное деловое письмо — это стандартный текст письма, который должен соответствовать определенным правилам стиля.С другой стороны, также важно помнить, что получатель — живой человек. Так что держите свое письмо профессиональным и вежливым.

Советы по написанию убедительного личного делового письма

Большинство советов по написанию личного делового письма такие же, как и советы по созданию любой другой части деловой переписки, от благодарственных писем и сообщений автоответчика до электронных писем. Вот почему вам могут быть знакомы некоторые из следующих передовых практик.И все же не помешает их повторить.

• Избегайте чрезмерного знакомства

Прежде всего, не забывайте сохранять немного большее расстояние между собой и получателем, когда речь идет о деловой переписке. Часто бывает, что вы не знаете человека, которому пишете. У вас двоих могут быть совершенно разные социальные статусы, фоны или даже разные представления о том, что можно считать забавным или уместным.

• Будьте лаконичны и подходите к делу

Помните, что у вашего личного делового письма всегда есть цель. Эта цель должна быть понятна получателю с самого начала. Избегайте обобщений, метафор, фигур речи и всего того, что ваш адресат может неправильно истолковать. Держите свое сообщение по существу и не выходите за рамки этого.

• Избегайте орфографических и грамматических ошибок

Независимо от того, насколько хорошо вы изложили свою точку зрения и отформатировали письмо, орфографические или грамматические ошибки могут привести к серьезным последствиям.Гораздо лучше вообще не писать сообщение, чем отправлять его с ошибками. Потратьте дополнительное время на то, чтобы проверить свое письмо несколько раз перед его отправкой. Если вы не уверены в своей грамматичности, используйте Grammarly (или другое приложение) или покажите свой текст тому, кто умеет корректировать.

• Будьте вежливы и профессиональны

Когда дело касается деловой переписки, важно оставаться профессионалом. Однако самое главное помнить, что вы пишете другому человеку.Иногда этот человек может читать десятки подобных писем каждый день. Так что сделайте это стоящим их времени, сохраняя его вежливость и дружелюбие.

Что вы ожидаете от получателя, читая ваше письмо? Вы хотите, чтобы они вам написали или перезвонили? Или вы хотите, чтобы они отправили вам какую-то информацию или, может быть, для решения проблемы? Это нужно указать в конце письма. Дайте человеку четкий призыв к действию, чтобы он знал, что делать дальше.

• Вычитайте и отредактируйте свое письмо

Мы уже упоминали о важности правильной грамматики в вашей переписке выше.Помните, что оставлять ошибки без внимания — худшее, что вы можете сделать. Это не из-за самих ошибок, из-за которых вы можете выглядеть не таким уж умным, а скорее потому, что это может создать впечатление, что вы недостаточно заботитесь о том, чтобы вычитать свое письмо.

Изображение предоставлено Atomicreach

Хотя в использовании пассивного голоса нет ничего плохого, постарайтесь избегать его. Это сместит акцент с субъекта на объект, а в некоторых случаях это также означает снятие ответственности.Сказать «была обнаружена проблема» — это не то же самое, что сказать «Я заметил проблему», хотя эти два слова выглядят синонимами. Ваши предложения звучат сильнее с активным голосом.

Как отправить личное деловое письмо по электронной почте

В некоторых случаях вам не нужно отправлять личное деловое письмо по почте — электронная почта может быть лучшим вариантом. Это особенно верно, если бумажное письмо доходит до получателя слишком долго или если последний указывает, что лучше связаться с ним по электронной почте.

В таких случаях вы можете сделать одно из двух:

A) Напишите стандартное личное деловое письмо и прикрепите его к своей электронной почте

Б) Напишите текст личного письма в теле письма

Если вы выберете вариант B), вам не нужно уделять так много внимания форматированию текста. Вы также можете не указывать почтовый адрес получателя независимо от варианта, особенно если вы его не знаете.

Более того, в случае электронных писем вы можете заменить свою личную подпись своей электронной подписью или подписью электронной почты.Ознакомьтесь с соответствующими требованиями, чтобы понять, какого из них здесь будет достаточно.

Нажмите здесь, чтобы еще больше персонализировать деловое письмо, создав профессиональные подписи электронной почты

5 лучших образцов на все случаи жизни

Прежде чем подвести итоги этой статьи, приведем несколько образцов личного делового письма. Они более-менее универсальны, и вы можете взять любой из них и приспособиться к вашему конкретному случаю.Не забудьте изменить имена и личные данные как вас, так и получателя.

Образец № 1: Личное деловое благодарственное письмо

ООО «Ун-Конф»

Хай-стрит, 123,

Лондон [ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС]

6 марта 2018

Брайан Питерс

ООО «Госпиталь-лы»

Нижний переулок 47

Лондон [ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС]

Уважаемый Брайан:

Я хотел бы поблагодарить вас за вашу помощь в организации «Tech Un-Conference» в Лондоне в начале этого месяца.Без вашей поддержки моя компания не смогла бы разместить докладчиков, что могло бы привести к тому, что большинство из них не смогли бы участвовать.

В качестве благодарности я хотел бы пригласить вас и ваших сотрудников на серию онлайн-семинаров по кодированию, которые вы можете посетить в любое удобное для вас время.

Я прошу вас выбрать технологию или язык, которые наиболее интересны каждому из вас, и вернуться ко мне к концу следующей недели. Затем я пришлю вам ваши личные регистрационные коды.Вы можете связаться со мной по адресу [email protected] или по номеру телефона +440000000000.

Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная информация о доступных семинарах, не стесняйтесь обращаться ко мне.

С уважением,

Ангела Маркович

ООО «Ун-Конф»

Хай-стрит, 123,

Лондон [ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС]

В приложении: Брошюра о семинарах Un-Conf

Образец № 2: Письмо местному продавцу о задержке доставки

[Почтовый адрес отправителя]

[Город, Почтовый индекс]

[ДАТА]

[Имя получателя]

[Уличный адрес получателя]

[Город, Почтовый индекс]

Уважаемый [Имя получателя]:

12 января 2018 года я заказал пару кроссовок в вашем интернет-магазине (номер для заказа.100997634). Согласно информации на вашей странице Отправка и доставка, я должен был ожидать доставки до 26 января 2018 года. Однако с ожидаемой даты доставки прошло больше месяца, а я все еще не получил свой заказ. Я хотел бы, чтобы вы рассмотрели возможные причины, по которым мой заказ мог задержаться.

Я считаю, что при обработке заказа произошла простая ошибка. Я хотел бы делать покупки в вашем магазине в будущем и надеюсь, что эту текущую проблему можно будет решить в течение нескольких дней.Если вам нужна дополнительная информация о моем заказе, вы можете связаться со мной по телефону 444-444-3333 или [email protected].

Заранее спасибо!

[Имя отправителя]

[Адрес отправителя]

Образец № 3: Письмо с извинениями

[Почтовый адрес отправителя]

[Город, Почтовый индекс]

[ДАТА]

[Имя получателя]

[Уличный адрес получателя]

[Город, Почтовый индекс]

Уважаемый [Имя],

Я хотел бы извиниться за отмену нашей встречи на прошлой неделе.Я понимаю, что мой звонок в последнюю минуту, должно быть, помешал вашим планам на тот день. Если бы это не было чрезвычайной ситуацией, я бы этого не сделал.

Я хочу, чтобы вы знали, что наши хорошие отношения очень важны для меня. Поэтому я хотел бы наверстать упущенное и пригласить вас на обед. Пожалуйста, выберите время и дату, когда вы будете доступны, и я обязательно буду там. Конечно, обед за меня.

Вы можете связаться со мной в любое время по электронной почте [email protected] или по телефону 444 444 3333.

Жду вашего ответа.

С уважением,

[Имя отправителя]

[Адрес отправителя]

Образец №4: Письмо сотруднику

[Название компании отправителя]

[Адрес компании]

[Город, Почтовый индекс]

[ДАТА]

[Имя получателя]

[Уличный адрес получателя]

[Город, Почтовый индекс]

Дорогой Марвин,

Мои самые теплые поздравления с избранием сотрудником года! Чтобы показать вам, как вся компания ценит вашу выдающуюся работу, я хотел бы наградить вас премией в конце этого месяца.

Я также хочу поблагодарить вас лично за вашу приверженность. Благодаря вашим навыкам и опыту наша компания за год выросла из стартапа, в котором работают десять человек, до хорошо налаженного международного бизнеса. Вы бесценный актив для нашей компании и образец для подражания для других в команде. Я не могу тебя отблагодарить.

С уважением,

Джанет Делиа

CTO, [Название компании]

Образец № 5: Пригласительное письмо

ООО «Ун-Конф»

Хай-стрит, 123,

Лондон [ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС]

6 марта 2018

Брайан Питерс

ООО «Госпиталь-лы»

Нижний переулок 47

Лондон [ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС]

Уважаемый Брайан:

Приглашаю вас и вашу команду на следующие мастер-классы:

• Основы UX-дизайна (начало: 6 мая 2018 г.)
• Создание приложений с помощью React Native (начало: 14 июня 2018 г.)
• Структуры данных (начало: 15 июня 2018 г.)

Персональные коды и программы курсов прилагаются.

Надеюсь, вам понравятся семинары так же, как Лорен, Пол и Аниш понравилось их проектировать. Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная информация о доступных семинарах, не стесняйтесь обращаться ко мне. Как всегда, вы можете связаться со мной по адресу [email protected] или +440000000000.

С уважением,

Ангела Маркович

ООО «Ун-Конф»

Хай-стрит, 123,

Лондон [ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС]

Приложено:

• Основы UX-дизайна: регистрационный код x 7, программа x 7
• Создание приложений с помощью React Native: регистрационный код x 5, программа x 5
• Структуры данных: регистрационный код x 3, программа x 3

Заключение

Написать личное деловое письмо не так уж и сложно, если вы знаете, из каких элементов они состоят и как их форматировать.После того, как вы напишете такое письмо один раз, вас накроют.

Официальные письма	Уважаемая госпожа Смит: или Уважаемая госпожа Доу:
Неофициальные письма	Уважаемая Джейн