Как писать письмо образец: Письмо другу – как написать, пример составления на русском языке по образцу (8 класс)

Как правильно написать письмо | Делопроизводство

В наше время просто необходимо уметь правильно написать письмо независимо от того, кому адресовано ваше послание (возможному работодателю, высокомерному чиновнику или близкому другу) и способа отправки корреспонденции (по обычной или электронной почте, может и факсом).

Варианты с примерами писем можно посмотреть в разделе «образцы документов» на этом сайте. Сейчас поговорим о некоторых правилах написания и оформления. Письма подразделяются на три общие категории:

• личные – своим любимым, членам семьи, друзьям близким и не очень (используют неформальный стиль),
• полуофициальные – переписка с различными организациями по вопросам, касающимся лично вас (например, с банком о состоянии вашего счета, с органом соцзащиты о положенных льготах, с торговой сетью о получении товара и т.п.),
• деловые (служебные) письма – нужен официально-деловой стиль изложения и предъявляются строгие требования к оформлению.
  

Как правильно написать личное письмо

Личные письма писать большей частью приятно, ведь вы общаетесь с родными и близкими вам людьми. Сначала надо поздороваться, годиться просто слово «Привет!».

В случае если вы задержались с ответом, вежливо будет извиниться и упомянуть о причинах. Если вы уже в состоянии переписки с адресатом и вам были заданы вопросы, то самое время ответить на них сейчас. Потом после вводной фразы «у меня все хорошо» можно переходить к изложению событий, написать о том, что вас волнует.

Поскольку стиль общения неформальный, подойдут шутки, сплетни (ваша собственная оценка событий или описание мнения окружающих) и пересказ статьи из модного журнала. Одним словом используйте все, что сделает ваше письмо интересным. Хорошо оживят личное письмо смайлики, вопросы типа «ну как?», «правда, отлично?».

Старайтесь быть искренними. Поинтересуйтесь, как идут дела у вашего адресата, задайте в свою очередь вопросы для продолжения переписки.

В конце выразите свои чувства, например, «люблю», «хотелось бы встретиться», «с нетерпением жду ответа» и т.д. Обязательно поставьте свою подпись (по электронной почте часто пропускают), а ведь адресат может так и не догадаться от кого письмо (по электронному адресу не всегда понятно). Перечитайте письмо и если необходимо исправьте ошибки. Людей обычно они раздражают и показывают недостаток уважения.

Как правильно написать полуофициальное письмо

Полуофициальные письма должны быть по возможности краткими и четко излагать суть вопроса. Приветствуется проста и логичность. В плохом расположении духа хорошего письма не составить. И лучше исключить всякие лирические отступления от темы и проявление эмоций, а сосредоточиться на доказательной базе (особенно важно для жалоб).

Написать письмо я советую с помощью компьютера, затем распечатать на обычном белом листе формата А4 и поставить подпись ручкой. Допускается составление писем в рукописном виде.

В этом случае пишите разборчиво и аккуратно, особенно фамилию.

Раз разборчиво, то легко прочитать. Сейчас в серьезных организациях часто ведется регистрация документов в электронном виде. Ваша фамилия (она может быть красивой, но замысловатой) хорошо известна только вам. Если в ходе регистрации вашего письма заменить хоть одну букву в фамилии, то потом электронный поиск в огромной базе данных вроде как не найдет вашего обращения. И вам будет проблематично узнать зарегистрировано ли оно вообще, хотя впоследствии ответ может и дойти.

Адресата принято всегда указывать в правом верхнем углу письма. Приведу несколько вариантов вам в помощь, они все допустимы. Все зависит от ваших предпочтений, и знаете ли вы наименование структурного подразделения или должностных лиц адресата:

Федеральная служба
по труду и занятости

или

Руководителю Федеральной службы
такой или этакой
И.О. Фамилия

по-другому

Администрация Волгограда
Департамент такой-то – его название

еще

Главному редактору
Издательского дома «Пшик»
Е. Ф. Кагайловскому

и еще

ООО «Переполох»
Главному бухгалтеру
А.И. Квочинской

любому физическому лицу

Тугрикову С.М.
ул. Лусная, д. 207, кв. 1375,
г. Воронеж, 400001

Ниже адресата напишите свою фамилию, имя, отчество, полный адрес для направления ответа по обычной почте, лучше также сообщить телефон.

Если вы уже повторно обращаетесь куда-либо, то обязательно надо указать ссылку на номер и дату полученного письма (возможно, нескольких). Это значительно облегчает обработку корреспонденции, и вы точно получите ответ с учетом предшествующей переписки по рассматриваемому вопросу. Пишется «На № (цифры) от 31.08.2014». Эту ссылку располагают слева над текстом, можно посмотреть на рисунке со схемой элементов письма.

Если вам известно имя человека, к которому обращаетесь, то можно начать текст «Уважаемый …!», тогда закончить его следует «С уважением,».

Если имеются какие-либо подтверждающие документы, то ниже текста обязательно надо отметить данный факт. Тогда в дальнейшем вы легко докажите, что именно вы отправляли вместе с письмом. Какие конкретно документы (или копии) направляются можно указать в тексте или непосредственно в отметке о наличии приложений. Ее располагают ниже основного текста, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

или

Приложение: копии квитанций об оплате … на 2 л. в 1 экз.

Следует помнить, вы всегда должны указывать в своем обращении:

• фамилию, имя, отчество,
• ваш адрес для направления ответ,
• число и личную подпись.

В противном случае, ваше письмо могут посчитать анонимным. Такие письма не подлежат рассмотрению, а значит вы не получите ответ на свое обращение. Органы власти обязаны дать ответ в срок не более месяца со дня регистрации вашего письма.

Письмо должно быть вами написано в двух экземплярах. Вы можете в нужную вам организацию обратиться лично. В этом случае в службе делопроизводства (секретарь, канцелярия или общий отдел) обязательно просите на своем экземпляре письма поставить отметку о получении с датой. Лучше чтобы сразу поставили регистрационный номер, но в больших организациях могут регистрировать письма не сразу из-за большого их количества. Поэтому достаточно в момент подачи заявления, чтобы на вашем экземпляре письма поставили штамп с названием организации и дату. Это очень важно, если необходимо выдержать срок или позже подтвердить сам факт обращения.

Но вовсе не обязательно куда-то ехать лично. Может вам будет проще зайти в ближайшее отделение связи. В этом случае отправляйте заказным письмом с уведомлением. Эффект будет тот же. Через некоторое время можно позвонить в организацию и узнать судьбу своего письма. А можно и не звонить никуда, просто ждать ответа.

Если, в конце концов, вы получили отписку вместо вразумительного ответа, обращайтесь повторно. В органах власти, например, факт повторного обращения по тому же вопросу отслеживается. Или напишите письмо в форме жалобы, можно попробовать направить ее в вышестоящую организацию. К таким обращениям также относятся с большим вниманием.

Что касается правил деловой переписки – это одна из наиболее важных тем делопроизводства и она заслуживает, чтобы ей была посвящена отдельная статья.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 10 комментариев

Как написать письмо, на которое ответят — Секрет фирмы

Геннадий пишет так, будто Ольга заведомо согласна на его предложение. Вместо того, чтобы снабдить Ольгу важной для неё информацией, он напирает на выдающиеся результаты и на уникальную возможность работать в его команде. Его письмо наполнено самолюбованием и дутым величием. Он производит впечатление взбалмошного самодура, и Ольга вряд ли захочет сотрудничать с ним. «Не последний кусок доедаю».

Что сделать Геннадию сначала, чтобы предложение стало интереснее для Ольги:

1. Получить принципиальное согласие.

2. Снабдить нужной информацией.

А уже в следующих письмах:

3. Рассказать о задачах и ожиданиях.

4. Обсудить вопросы оплаты.

И всё это — с бесконечным уважением к адресату, вне зависимости от того, кого мы нанимаем.

В каких мы сейчас отношениях? Геннадий хочет чего-то от Ольги (раз он ей написал). Судя по письму, Ольга нигде не заявляла, что ищет работу, — иначе Геннадий бы об этом сказал. Похоже, что это холодное письмо.

В холодном письме не стоит давить. Наоборот: на первом этапе, нужно дать Ольге повод продолжить с нами разговор. Не грузить её подробностями, не заставлять соглашаться, просто ненавязчиво открыть дверь:

Здравствуйте, Ольга!

Меня зовут Геннадий, я занимаюсь сайтом прямой аренды недвижимости «Жилище». Я нашёл ваше портфолио и контакт на сайте Behance.net: очень понравилась серия иллюстраций с птицами.

Хочу предложить вам рисовать для нашего сайта. Мы хотим сделать первый в России сайт о жилье, который можно будет читать как СМИ. Не шаблонные риелторские фразы, а живой человеческий язык и красота на каждой странице.

Для этого нам нужны талантливые художники, и мне кажется, ваш стиль очень подойдёт.

Если вам в целом интересна эта область, дайте знать. Буду рад рассказать подробнее.

Геннадий.

Не важно, что сама Ольга думает о своих работах. Геннадий проявляет к ней максимум доброты: рассказывает, как ему нравятся её работы и почему она подойдёт. Ещё он немного делится миссией своего сайта: чтобы это был живой человеческий сайт о жилище. Если это откликнется в её душе — отлично.

Приятная концовка: «Если это в целом интересно, дайте знать». Не нужно пока ничего решать, просто получаем принципиальное согласие. В ответ на такую доброту не грех и откликнуться.

Если Ольга ответит принципиальным согласием, можно будет рассказать подробнее о её задачах. Вопрос оплаты лучше пока оставить открытым:

Ольга, рад, что вы ответили!

Мы ищем художников, которые будут создавать иллюстрации для наших статей. По плану мы выпускаем четыре статьи в неделю, у нас будет двое художников. Соответственно, мы ожидаем, что художник будет создавать две иллюстрации в неделю.

Примеры иллюстраций, которые нам нужны: https://portfolio.net…

Темы статей мы знаем за неделю. Черновик появляется за пять дней до публикации, чистовик — за день. Согласовывать иллюстрации нужно только с арт-директором.

Самое нудное (на мой взгляд): из каждой иллюстрации нужно делать пять вариантов картинок под разные платформы. Не знаю, насколько это будет проблемой, но наш нынешний художник от этого очень страдает.

Ольга, я плохо представляю, что нужно рассказать в этом случае. Направьте меня? Что бы вам было интересно узнать? Как вам удобно оценить эту работу и обсудить оплату?

Геннадий.

Что хорошего тут происходит: есть фактическая информация, без оценок. Но то место, которое, как мы уже сейчас знаем, вызывает у художников боль, мы проговариваем заранее и с заботой. Мы же не хотим, чтобы Ольга страдала.

В конце мы предлагаем Ольге самой позадавать вопросы, и если ей всё понятно — направить её в сторону оплаты. И заметьте, нигде нет самолюбования.

Наконец, оплата. Всё прекрасно, если Ольга назвала сумму, которая нам подойдёт:

Ольга, это нам подходит!

Я попрошу нашего ответственного секретаря Анну Лесных организовать для вас процесс оплаты. Она свяжется с вами, чтобы уточнить подробности.

Предлагаю встретиться с командой лично или в «Скайпе», чтобы познакомиться, прежде чем вы приступите к работе. Мы работаем на «Арме», это ст. м. «Курская». Как вам будет удобно?

Другое дело, если Ольга заломила цену в несколько раз выше, чем мы ожидали. Как не скатиться в торговлю и не обидеть её как профессионала?

1. Честно изложить свои ожидания, не давая никаких оценок. Не говорить «Ничего себе у вас цены» или «Это выше рынка». Просто мы к этой цене не готовы. Так и говорим: «Мы готовы платить столько-то». Можно сказать «Для нас это дорого» — ключевое слово «для нас». Тут нечего стесняться: в вопросах денег
нет ничего стыдного.

2. Показываем право Ольги нам отказать. Это право действительно есть, Ольга могла вообще не читать наше письмо, и тем более она сейчас не обязана соглашаться на наши условия оплаты.

3. Делаем шаг навстречу: думаем, как сделать эту работу для Ольги выгоднее. Причём мы не спрашиваем у Ольги, как ей было бы выгоднее, — она ведь назвала свою цену. Мы сами делаем ей шаг навстречу: вот, мы подумали, как бы сделать это для вас выгодно.

4. Оставляем дверь открытой. Нет такого, что либо Ольга соглашается на наши условия, либо нет. Вот она назвала цену. Мы говорим что-то в ответ. Теперь слово за ней. Мы хотим сделать ей хорошо, но не можем дать ей столько денег. Мы делаем шаг навстречу. Может быть, она сделает шаг навстречу нам.

Обычно, когда делаешь шаг навстречу, собеседник тоже его делает.

5 шаблонов с примерами – журнал Enguide

По вашим письмам о вас будут судить те, кто их читает. Хотите оставить приятное о себе впечатление? Мы познакомим вам с основными правилами переписки на английском языке.  

Несколько слов о письмах

Люди писали друг другу письма с незапамятных времён. По письмам можно судить о характере человека, его образовании, увлечениях, а главное – о том, насколько хорошо он владеет языком, на котором пишет. Те, кто изучают язык, рано или поздно столкнуться с необходимостью узнать, как правильно писать письма на английском языке. 

Письмо может понадобиться при поступлении в высшее учебное учреждение за рубежом, при сдаче языкового экзамена, при устройстве на работу. Но не только в мире делового общения важно знать, как писать письмо на английском. Неформальная переписка тоже может оказать влияние на вашу жизнь, общение с друзьями и знакомыми. По вашим письмам о вас будут судить те, кто их читает. Хотите оставить приятное о себе впечатление? Мы познакомим вам с основными правилами переписки на английском языке. Стоит также повторить правила написания адреса на английском.  Прежде чем начать писать письмо, необходимо определить, с какой целью вы это делаете, а значит – определить тип письма.  

Типы писем на английском

Все письма можно поделить на личные (Personal letter) и деловые (Business letter). О переписке с партнерами по бизнесу и главных табу деловой переписки мы рассказывали раньше, сегодня более подробно обсудим правила личной переписки. Существуют ли общие строгие правила составления писем на английском языке? Если речь идёт о личной переписке, ответ очевиден – нет. Это в деловой документации, общении с партнёрами по бизнесу часто используются шаблоны писем на английском. Личная переписка – это ваше личное дело, уж простите за тавтологию. И все же, есть несколько советов, которые помогут сделать переписку более приятной для вас и человека, с которым вы ведёте эпистолярную беседу. Кроме того, если вы – новичок в мире английского, первые письма все же лучше попробовать писать с помощью шаблонов. 

Как пиcать письмо на английском 

Совет 1. Письмо должно быть правильно структурировано

Разумеется, поток сознания – вещь хорошая, но только в произведениях Джойса. Если хотите, чтобы ваше письмо было дочитано до конца – уважайте адресата. Постарайтесь сделать текст удобным для чтения. Конструкция письма на английском языке – такой же важный элемент, как и смысл, который вы вкладываете в написанные слова. 

В письме, как правило, есть такие структурные элементы: 

• обращение – отдельная строка
• краткое вступление (в котором можно сослаться на предыдущие контакты, ранее написанные письма и т.д.) – отдельный абзац
• основная часть – несколько абзацев
• заключение – отдельная строка
• завершающая фраза – отдельная строка
• подпись (только имя) – отдельная строка
• в правом верхнем углу стоит указать адрес автора и дату под адресом

Предлагаем образец письма на английском языке, с такой структурой: 

Совет 2. Правильное обращение в письмах на английском

Форма обращения всегда зависит от степени знакомства с лицом, к которому вы обращаетесь в письме. Приведём несколько примеров.

• Dear John! – обращение к другу, родственнику
• Dear Sir – обращение, если этот Джон – ваш начальник. Официальное обращение.
• My dear Sir – обращение, которое можно использовать в личной переписке с иронией 
• Dear Mr. Smith – официальное обращение к малознакомому человеку (вы не знаете, кто такой Джон)

Совет 3. Несколько важных моментов, на которыe стоит обратить внимание 

1. Если вы не знаете пол адресата – напишите его фамилию полностью: Dear T.K. Spinazola 

2. Если не знаете, какое сокращение лучше использовать: Miss или Mrs, так как вам неизвестно, состоит ли в браке женщина, используйте нейтральное Ms. 

3. Если пишите письмо двум людям, укажите оба имени в обращении

4. Эти обращения нельзя сокращать: Professor, Dean, Governor, Captain, Admiral, JudgeSister, Senator

5. Эти обращения никогда нельзя использовать полностью Mr. , Ms., Mrs. и Dr. 

Для того, чтобы правильно написать письмо в первый раз, неплохо иметь под рукой образец письма на английском языке. 

 Шаблонные фразы для написания писем

5 шаблонов вводных фраз: 

• It was great to get your letter….
• Thanks for your letter. It was great/lovely to hear from you. 
• Thanks for your long letter. It was really great to hear all your news, after not hearing from you for ages….
• Sorry I haven’t written for so long but….
• I was really pleased to hear that…

Эти фразы нейтральны, с них вы можете начать письмо к любому адресату. Иногда бывает трудно подобрать слова, особенно, если пишешь не на родном языке. Шаблонные фразы помогут вам структурировать текст письма, правильно оформить вами мысли.

5 шаблонов заключительных фраз: 

• I would really like you to visit me this summer. Write to me and tell me your plans.
• Please give/send my regards (love) to your….  
• And write and tell me your plans for….
• Write back soon! 
• If you want to know anything else, just drop me a line. 

Шаблон письма с просьбой дать совет (5 вариантов): 

• I am writing to ask for your advice
• Can you give me your advice?
• I’ve got a problem and I need your advice. 
• What do you think I should do? 
• Do you think I should…? 

Фразы для разных писем: 

Письмо-приглашение	Письмо-извинение	Благодарственное письмо	Поздравление
I’m writing to invite you to…	I’m really sorry that I forgot about…	I’m writing to thank you so much for…	I’m writing to congratulate you on passing your exams…

Желаем только хороших и теплых писем!

Написание адреса и наклеивание марок

Адрес необходимо писать разборчиво.

Адрес получателя нужно писать в правом нижнем углу отправления. Адрес отправителя — в левом верхнем.

В адресе указывают:

• Полное имя получателя (в формате «Фамилия Имя Отчество») или название организации (краткое или полное)
• Название улицы, номер дома, номер квартиры
• Название населенного пункта
• Название района, области, края или республики
• Название страны
• Номер а/я, если есть (в формате «а/я 15»)
• Почтовый индекс по образцу:

Для писем до востребования на конверте указывают город (область, район, село), индекс почтового отделения, полное имя получателя и пишут «До востребования».

При отправке в национальные республики и за границу

Для национальных республик РФ: данные отправителя и получателя можно писать на государственном языке соответствующей республики при условии их повторения на русском языке.

Для отправлений за границу: данные получателя нужно писать латинскими буквами и арабскими цифрами. Можно написать адрес получателя на языке страны назначения. Наименование страны назначения в любом случае нужно указать и на русском языке тоже.

Как наклеивать марки

Марками можно оплачивать открытки, письма и бандероли по России и за границу.

Общий номинал марок, наклеенных на отправление, должен покрывать его стоимость. Ознакомьтесь с тарифами на услуги общедоступной почтовой связи. Стоимость отправлений можно также рассчитать с помощью калькулятора стоимости отправки писем, посылок.

Марки нужно наклеивать в правый верхний угол адресной стороны конверта, открытки, упаковки. Если этот угол занят, наклейте марки чуть ниже.

Иногда марка может быть напечатана прямо на конверте или открытке.

Нанесенная на конверт литера A позволяет отправить простое письмо по России весом до 20 г без наклеивания дополнительных марок.

Нанесенная на конверт литера D позволяет отправить заказное письмо по России весом до 20 г без наклеивания дополнительных марок.

Нанесенная на открытку литера B позволяет отправить эту открытку по России без наклеивания дополнительных марок.

Доклеив марки на нужную сумму, можно отправить открытки и конверты с литерами A, В и D и за границу.

Письмо на немецком — Немецкий язык онлайн

После прочтения этой статьи вы научитесь писать письма на немецком языке.

В данной статье мы рассмотрим личную неофициальную переписку, владеть которой вам нужно для экзамена Start Deutsch 1, о деловом письме читайте в статье Деловое письмо на немецком языке. Также у нас есть статья о том, как писать письмо немецкому профессору.

Вежливое местоимение Sie (Вы) пишется с большой буквы, а местоимения du и ihr (ты и вы) по новым правилам пишутся с маленькой буквы.

 

Место написания письма и дата — справа. Затем идет обращение с запятой, и с новой строчки с маленькой буквы вы пишете ваше первое предложение.

 

Hallo Felix,

wie geht es dir?

Неофициальные и дружеские обращения:

 

Hallo Felix,
Liebe Anna,

Lieber Felix,

 

Официальные обращения:

 

Sehr geehrte Frau Rudi,
Sehr geehrter Herr Rudi,

Sehr geehrte Frau Professor Müller,
Sehr geehrter Herr Professor Müller,

Guten Tag,

Совет: обращайтесь к человеку в письме также, как он к вам. Обратите внимание, как вам пишут.

Очень важно понимать: если к вам обращаются по фамилии (Frau Ivanova, Frau Müller), это обращение всегда «на Вы». В Германии обращаются по имени (Anna, Olga, Marta), только если вы «на ты».

Если вы хотите быть вежливыми, то не начинайте первое предложение письма со слова «я — ich».

 

Используете времена Präsens и Perfekt, как в разговорной речи. В первой части письма расскажите коротко о себе. И только после этого задавайте все интересующие вас вопросы.

 

В конце письма поставьте подпись. Неофициальная, дружеская, выглядит так:

 

Viele Grüße (запятая не нужна!)
Max

Liebe Grüße

Anna

Gruß

Matthias

Grüße

Marta

 

И в официальном письме:

 

Mit freundlichen Grüßen
Max Ivanov

Freundliche Grüße

Anna Weiß

Запятая перед именем по новым правилам не ставится.

Если вы подписываетесь официально, то обязательно подпишите свою фамилию и имя. Если неофициально — то только имя.

Более полный список существующих немецких подписей:

 

Viele Grüße

Beste Grüße

Freundliche Grüße

 

Spezielle Grüße (Специальные подписи):

Mit den besten Grüßen aus … (Ort) — С наилучшими приветами из… (России)

Grüße aus dem sonnigen … (Ort) — Приветы из солнечного… (Парижа)

Mit den besten Grüßen nach … (Ort) — Лучшие приветы в . .. (Россию)

 

Freundschaftlich (Дружелюбно):

Schöne Grüße

Herzliche Grüße

Liebe Grüße

In Verbundenheit

 

Intimere oder vertrautere Verhältnisse (интимно, очень близким):

Viele liebe Grüße

Alles Liebe

Alles Gute

 

Также в подписи довольно часто можно встретить сокращения, но мы не советуем вам использовать их:

 

MfG, mfg – Mit freundlichen Grüßen

LG, lg – Liebe Grüße

VG, vg – Viele Grüße

SG, sg — schöne Grüße

Hav, hav – Hochachtungsvoll

 

 

Ниже приведена простая схема, на которой учтены все части личного письма. Смотрите на неё, когда пишите письмо, и вы ничего не забудете:

 

 

Подписывается конверт следующим образом:

 

 

 

Слева пишем адрес отправителя, справа — получателя. При этом получатель пишется в Dativ (раньше писали An + Dativ). Если вы пишите письмо мужчине, то вам нужно будет написать справа Herrn Sorglos, так как Herr в Dativ будет Herrn.

 

Перед тем, как мы перейдём к образцам немецких писем, советуем прочитать вам небольшую брошюру от Deutsche Post, в которой очень подробно описаны все правила написания писем:

pismo-na-nemetskom.pdf

Также мы подготовили для вас несколько очень полезных упражнений, чтобы потренироваться писать письма:

 

nemeckoe-pismo-uprazhnenie.pdf

nemeckoe-pismo-uprazhnenie2.pdf

primery-pisem-s-zadanijami.pdf

А это прекрасные видео, в которых Феликс расскажет вам, как писать письма на немецком!

Здесь вы найдете много примеров писем для экзамена Start Deutsch A1.

Образец немецкого письма

Lizzy Brown 20. Juni 1999 

6, Fordlands Road 

England

 

Meine liebe Anna,

 

in dieser Woche feierst du nun tatsächlich deinen zwölften Geburtstag! Ich kann mir das kaum vorstellen — ich habe dich immer noch als kleines Kind in Erinnerung, so, wie ich dich vor sechs Jahren das letzte Mal gesehen habe. Damals war dein Teddy dein größter Liebling, und es war eine große Ehre für mich, dass ich den auch einmal auf den Schoß nehmen durfte. Inzwischen bist du über Teddys und andere Spielsachen wohl längst hinausgewachsen. 

 

Da wir uns so lange nicht mehr gesehen haben, wusste ich auch nicht recht, womit ich dir eine Geburtstagsfreude machen könnte — auch mit Büchern ist es hier schwierig: Deutsche Jugendbücher bekommt man allenfalls in London, aber nicht in York, und ich weiß nicht, ob dir ein englisches Buch Freude machen würde. Ich weiß ja nicht einmal, ob du in der Schule schon Englisch lernst. Deshalb habe ich etwas Geld an dich überwiesen und hoffe, dass du dir dafür etwas Hübsches kaufst — etwas, das dir sagt, wie viele gute Wünsche dein Onkel Steve und ich dir schicken. Ich wäre dir dankbar, wenn du mir schreiben würdest, ob das Geld rechtzeitig angekommen ist. 

 

Sehr glücklich bin ich über diese Lösung zwar nicht. Geld ist so unpersönlich. Schreibe mir also einmal, wo deine Interessen liegen, damit ich für kommende Geburtstage Bescheid weiß. Am allerbesten wäre es natürlich, du könntest uns mal hier in England besuchen. Dein Cousin Roger ist dreizehn Jahre alt und brennt darauf, dir seine Schule zu zeigen und vor allem sein football team: Er ist stolzer «captain». Treibst du auch Sport? Spielst du in einer Mannschaft? 

 

Sprich doch mal mit deinen Eltern wegen eines Englandbesuches. Auch wenn dein Vater lieber in den Süden fährt als in unser «kaltes» England: Jetzt, wo du zwölf Jahre alt bist, könntest du uns ja auch alleine besuchen. Es gibt billige Flüge nach London, und dort würden wir dich dann mit dem Auto abholen. Das wäre doch ein schöner Plan für die Sommerferien, oder? Wann habt ihr eigentlich Sommerferien? 

 

So, mein lieber / meine liebe . . ., jetzt mache ich besser Schluss — das wird ja sonst ein Buch und kein Brief! Feiere recht vergnügt deinen Geburtstag und lass dir viel Schönes schenken. Lass bald einmal von dir hören und frage deine Eltern wegen des Englandbesuchs. Du bist herzlich eingeladen.

 

Viele liebe Grüße, auch an deine Eltern,

deine Tante Lizzy

Пример 2

 

Du schreibst einer ehemaligen Klassenkameradin aus der Grundschule, die du seit deinem Übertritt ins Gymnasium nicht mehr gesehen hast, einen Brief!

 

Bayreuth, den 10. März 2000 

 

Liebe Elsa!

 

Sicherlich wunderst du dich, dass ich nicht einmal deine Antwort abwarte, sondern dir gleich noch einen Brief schicke. Ich liege nämlich mit geschwollenem Knöchel im Bett und darf drei Tage nicht aufstehen! Gestern bin ich beim Judotraining so unglücklich gestürzt, dass ich mit dem rechten Fuß überhaupt nicht mehr auftreten kann.

 

Dr. Eisenbarth hat festgestellt, dass es sich um eine ganz schlimme Verstauchung handelt. Kannst du dir vorstellen, wie ich mich fühle? Ausgerechnet eine Woche vor der Vereinsmeisterschaft muss mir das passieren!

 

Noch viel schlimmer ist aber, dass für morgen in meiner Klasse eine Lateinschulaufgabe angesetzt ist. Ich muss die Arbeit sicher ganz alleine nachschreiben. Dabei kann ich mir all diese neuen Wörter aus der 3. Deklination sowieso nicht merken. Wie gehst du denn eigentlich mit diesem Stoff um? Wie könnte ich mir nur diese Lateinvokabeln einprägen?

 

So, jetzt habe ich aber genug gejammert. Was macht eigentlich euer Goldhamster? Ob du ihn wohl mitbringst, wenn du mich an Ostern besuchst? Lass bitte bald wieder was von dir hören!

 

Viele Grüße

deine Genoveva

Пример 3

 

Bamberg, den 26.03.2003

 

Liebe Susi,

 

ich hoffe, dass es dir und deinem Bein besser geht. Wir alle vermissen dich. Gefällt dir das Krankenhaus, in dem du untergekommen bist? Schmerzt dein Bein nach dem Skiunfall sehr? Hoffentlich kommst du bald wieder aus dem Krankenhaus heraus. Nur Mut, ich weiß, dass du kräftig bist und das alles überstehst.

 

In der Schule ist alles OK. In Mathe haben wir nur eine Ex geschrieben, sei froh, dass du sie nicht mitschreiben musstest! Außerdem sind wir mit der Schule zu „Jugend experimentiert“ und „Jugend forscht“ gegangen. Da gab es die verrücktesten Ideen. Cola kann man als Rostschutz benutzen, wenn man es richtig einsetzt. Wahnsinn, oder? Sogar das Fernsehen war da, die hätten beinahe alles umgeschmissen mit ihren Mikrofonen und der Kamera. Zwei Jungs haben mit ihren Eidechsen und anderen Käfern und Insekten vorgeführt, wie Männlein und Weiblein sich unterscheiden. Du wärest wahrscheinlich gleich umgekippt. Ich weiß doch, wie sehr du vor den Insekten Angst hast. Aber die waren wirklich süß.

 

Es war wirklich sehr viel los! Am besten aber hat mir das Projekt von zwei älteren Mädchen gefallen. Die haben nämlich Austern und andere große Muscheln in ein Aquarium gesetzt, in dem Algen, Moos und Steine waren, und damit bewiesen, dass die Muscheln das Wasser von Dreck und Staub säubern. Dieses Projekt hätte dir bestimmt auch gefallen, denn du hast ja einen ganz kleinen Putzfimmel! Mir hat dieser Versuch gefallen, weil er gezeigt hat, dass man ganz ohne chemische Sachen das Aquarium reinigen kann. Positiv ist auch noch dabei, dass man gleichzeitig auch mehrer Haustiere hat.

 

Weißt du was? Wenn dein Bein wieder gesund ist und es dir besser geht, können wir uns ja auch mal ein Projekt ausdenken. Es muss etwas ganz Verrücktes und Ausgefallenes sein, schließlich wollen wir gewinnen. Wie wäre es mit einem Hausaufgabenroboter, der uns jeden Tag die Hausaufgaben macht, oder mit einer Uhr, die immer ein Mittagessen auf den Tisch zaubert, wenn man Hunger hat. Na gut, vielleicht klingt das nicht ganz so ausgefallen. Du kannst dir ja auch noch etwas überlegen! Und wenn wir etwas Besonderes gefunden haben, dann gehen wir zu „Jugend experimentiert“ oder zu „Jugend forscht“.

 

Aber jetzt kümmere dich erst einmal um dein Bein, damit du bald wieder vom Krankenhaus herauskommst und wieder in die Schule kannst!

 

Also, gute Besserung und viele Grüße auch an deine Familie!

Deine Eva

 

Пример 4

 

 

Bamberg, den 14. März 2003

 

Susanne Scherer

Leopoldstraße 37

96047 Bamberg

 

 

 

Liebe Luigia,

 

durch Zufall habe ich in der Jugendzeitschrift “Floh – Kiste“ deine Annonce gelesen. Genau wie du bin auch ich elf Jahre alt und meine Hobbys sind ebenfalls Schwimmen und Lesen. Außerdem bin ich ein großer Italienfan und seit längerem an einer Brieffreundschaft inter-

essiert.

Mein Name ist Susanne Scherer und ich wohne in Bamberg. Bamberg ist eine kleine Stadt in

Franken mit ca. 70.000 Einwohnern. Franken liegt im Norden Bayerns.

Meine Eltern und ich wohnen in der Leopoldstraße, die sich in der Bamberger Innenstadt befindet. Am Wochenende gehe ich oft mit meiner Mutter und meinem Vater zum Einkaufen. Mitten in der Fußgängerzone gibt es einen großen Markt. Dort kaufen wir immer Obst und Gemüse ein. Häufig werden auch Früchte aus Italien angeboten, z.B. Tomaten, Trauben und Orangen. Während des Jahres gastieren auch manchmal Zirkusse auf dem Maxplatz (= Marktplatz). Weihnachten befindet sich hier der Christkindelsmarkt. Auf dem Marktplatz steht auch das neue Rathaus. Hier ist immer etwas los!

Ich besuche die fünfte Klasse des Franz-Ludwig-Gymnasiums in Bamberg. Unsere Unterrichtsfächer heißen: Biologie, Deutsch, Erdkunde, Kunst, Latein, Mathematik, Musik Sport und Religion. Habt ihr in der fünften Klasse auch schon die erste Fremdsprache?

In deiner Anzeige habe ich gelesen, dass du schon gute Deutschkenntnisse besitzt. Ich könnte dir ja beim Weiterlernen helfen. Dafür kannst du mir doch auch ein paar italienische Wörter beibringen!?

Mit meinen Eltern war ich schon einmal in Italien. Wir reisten nach Neapel und Ischia. Seit dieser Zeit bin ich ein großer Italienfan, denn es hat mir dort sehr gut gefallen. Mein Lieblingsessen ist Pizza. Was ist denn deine Lieblingsspeise? Ist Pizza bei euch auch so beliebt wie bei uns?

Wenn ich Zeit habe, lese ich gerne Bücher, im Moment “Die drei ???“. Gibt es diese Bücher auch in Italien? Vielleicht kennst du ja Harry Potter! Ich warte schon sehnsüchtig auf die Fortsetzung. In der Schule wollen wir mit unserem Deutschlehrer „König Artus“ lesen. Die meisten Bücher leihe ich mir aber in der Stadtbücherei aus. Gibt es in Desenzano auch eine Bücherei? 

Zur Zeit haben wir in der Schule im Fach Turnen Schwimmunterricht. Ich schwimme außerordentlich gerne. Im Winter gehe ich ins Bamberger Hallenbad, im Sommer ins Freibad. Du schwimmst wahrscheinlich immer im Gardasee!?

In den Pfingstferien wollen wir heuer eine Woche an den Gardasee fahren und von dort aus Ausflüge nach Verona und Venedig machen. Vielleicht können wir uns dann einmal am Gardasee treffen. Das ist ja gar nicht weit von dir entfernt.

In den großen Ferien fahren wir nicht weg, sondern wandern in der Fränkischen Schweiz. Das 

ist ganz nahe bei Bamberg.

Habt ihr schon Pläne für die Ferien?

Ich hoffe, dass ich dir genug von mir erzählt habe und freue mich auf eine Antwort von dir. Vielleicht treffen wir uns irgendwann in Italien oder sogar in Deutschland.

 

Viele Grüße

deine Susanne Scherer 

 

Пример 5

 

Bamberg, den 15. März 2003

 

Liebe Luigia,

 

als ich am Wochenende in der „Floh-Kiste“ schmökerte, habe ich deine Annonce gelesen. Ich fand sie toll, denn ich lese auch sehr gerne und finde Italien schön.

 

Ich selber heiße Susanne Scherer, bin elf Jahre alt und wohne in Bamberg, in der Leopoldstraße 37. Ich besuche die fünfte Klasse des Franz-Ludwig-Gymnasiums in Bamberg. Wie heißt denn deine Schule und in welche Klasse gehst du?

 

Ich würde mich freuen, wenn du mir zurückschreiben würdest, denn ich suche auch eine Brieffreundin aus Italien in meinem Alter.

 

Ich lese auch sehr gerne, am liebsten Fantasiegeschichten. Und du? Mein Lieblingsbuch ist „Das Sams“ von Paul Maar. Kennst du das? Hexengeschichten lese ich auch sehr gerne, denn sie sind spannend und witzig.

 

Am Wochenende gehe ich mit meinen Eltern immer in die Stadt. In der Fußgängerzone ist immer etwas los. Da gibt es schöne Läden und das beste Eis in ganz Bamberg, natürlich in einer italienischen Eisdiele. Isst du auch gerne Eis? Auf dem Max-Platz, mitten in der Stadt, finden der Weihnachts-, Frühjahrs- und Sommermarkt statt. Den Weihnachtsmarkt mag ich am liebsten, denn alles riecht dann nach Lebkuchen und Plätzchen. Wir trinken immer Glühwein und schauen uns die tollen Krippenfiguren an. Manchmal kaufen wir auch Plätzchen oder backen sie zuhause mit der ganzen Familie selbst. Gibt es in Italien auch Weihnachtsmärkte?

 

Und jetzt möchte ich dir etwas über meine Familie erzählen. Ich habe einen Bruder, der dreizehn Jahre alt ist, und zwei Schwestern, die zehn und zwölf Jahre alt sind. Mein Bruder heißt Tobias und meine zwei Schwestern heißen Karolin und Katharina. Mein Bruder kann ganz schön nervig sein und manchmal ärgert mich meine kleine Schwester Karolin. Meine Eltern Johannes und Claudia Scherer sind beide 39 Jahre alt. 

 

Was machst du eigentlich in den Sommerferien? Ich gehe mit meiner Familie in die Fränkische Schweiz, um dort zu wandern. Wir waren schon öfter dort. Dann wohnen wir in einer gemütlichen Hütte und wenn es kalt wird, heizen wir mit einem kleinen Holzofen. Toll, sag ich dir!

 

Mein Vater meint, dass man von deinem Heimatort Desenzano nach Venedig und Verona fahren kann. Warst du schon einmal in Venedig? Da gibt es doch diese wunderschönen Boote, die durch die vielen Kanäle in der Stadt gondeln. Das würde ich auch gerne einmal sehen und mitfahren. Die Pfingstferien verbringen wir am Gardasee. Ich freue mich schon auf das italienische Essen, besonders auf die Pizza, denn die ist meine Leibspeise. Am liebsten mag ich sie mit viel Salami, Pepperoni und Pilzen. Vielleicht können wir uns, wenn wir uns ein bisschen besser kennen, einmal am Gardasee treffen.

 

Jetzt habe ich noch ein paar Fragen an dich: Hast du ein Haustier? Ich habe zwei Meerschweinchen und einen Hasen. Die beiden Meerschweinchen heißen Max und Moritz und mein Hase Pucky.

Bei euch in Italien ist es doch schon warm, oder? Wenn es warm ist, kannst du doch viel im Freien spielen. Was spielst du denn am liebsten? Wir haben oft schlechtes Wetter, aber wenn die Sonne scheint, dann radeln wir zum Schwimmen ins Freibad.

 

Ich würde mich freuen, wenn du mir zurückschreiben würdest, am besten mit Bild, das wäre ganz prima! Wenn du mich als Brieffreundin haben willst, hoffe ich auf eine lange und lustige Brieffreundschaft!

 

Deine Susanne

Пример 6

 

Bamberg, den 17.03.2005

 

Lieber Johannes,

 

ich will dir heute diesen Brief schreiben, um dich an deinen Besuch bei mir in den Osterferien zu erinnern.

 

Vielleicht ist es dir von Montag, den 21. März, bis Sonntag, den 27. März am liebsten? In dieser Woche kommt nämlich meine Großmutter zu Besuch. Du meintest in den letzten Weihnachtsferien, ihre Witze seien so toll. Oma würde sich bestimmt über deinen Besuch freuen. Wir könnten ja mal zusammen in den Zoo gehen. In deiner neuen Heimat in Kiel ist ja kein Tiergehege in der Nähe. Ich bin mir sicher, dass du genauso lachen wirst wie ich, wenn du die lustigen Affen im Nürnberger Tierpark spielen siehst. Wenn du nicht in den Zoo willst, können wir auch eine Radtour unternehmen.

 

Hast du dich in der Zwischenzeit besser in deine Klasse integriert? In den Weihnachtsferien erzähltest du mir, dass du viele Probleme mit anderen Mitschülern hättest. Hat deine Klasse schon einmal einen Ausflug gemacht? Ich merke schon: Ich überhäufe dich wieder mit Fragen, weil es mich brennend interessiert, was du wohl so in der Schule und in deiner Freizeit machst.

 

Lieber Johannes, erinnerst du dich noch an das tolle Buch, das du mir Weihnachten geliehen hast? Ich bin schon fast auf der letzten Seite, aber jetzt finde ich dieses Buch nicht mehr. Normalerweise hat bei mir alles seinen festen Platz, denn, wie du ja sicher bemerkt hast, bin ich ein kleiner „Ordnungs-Fanatiker“. In den Osterferien kannst du mir vielleicht bei der Suche nach deinem Buch helfen.

 

Ruf mich bitte bald an, damit wir die Termine für deinen Besuch festlegen können.

 

Bis bald

dein Benedikt

 

 

Viereth, den 4.4.2005

 

Liebe Franziska!

 

Erinnerst du dich noch an unsere Abmachung in den Weihnachtsferien? Wir haben doch verabredet, dass du in den Osterferien zu mir kommst. Ich habe mir schon überlegt, wie wir das am besten durchführen können. Hier meine Ergebnisse:

 

Die Ferien fangen am 19. März an und hören am 3. April auf. Die Feiertage willst du bestimmt bei deinen Eltern verbringen. Das macht gar nichts, denn an Ostern wollten wir zu meiner Tante fahren. Aber wie wäre es, wenn du noch vorher zu mir kämst? Du könntest am Samstag hier eintreffen und am Donnerstag oder Freitag wieder nach Hause fahren. In der zweiten Woche kann ich nicht so gut, denn da nehme ich in den letzten Tagen an einem Zeltlager teil. Notfalls würde ich allerdings darauf für dich verzichten.

 

Wenn du dann am Samstag anreist, können wir gleich am Sonntag einen Ausflug unternehmen, z. B. an einen schönen See ganz in der Nähe oder in die Fränkische Schweiz. Außerdem wollten meine Eltern mit uns noch eine kleine Fahrradtour veranstalten. Du darfst das Fahrrad meiner Cousine benützen. Das wird bestimmt toll! Dann wollten wir noch einmal in das große Hallenbad gehen, in dem wir schon im Winter waren. Ich hoffe bloß, das Wetter spielt mit, denn sonst müssten wir auf die Fahrradtour und den See verzichten. Aber dann könnten wir ja z.B. mein neues Spiel spielen, das das ich zu Weihnachten bekommen habe. Es ist echt knifflig und schön!

Übrigens wollen dir meine Eltern die Fahrkarte bezahlen, weil, wie wie ich weiß, deine Eltern kaum Zeit haben, dich selbst herzubringen. Und um die Unterkunft brauchst du dir keine Sorgen zu machen. Wir holen einfach eine Matratze in mein Zimmer. Drück die Daumen, dass alles klappt!

 

Aber jetzt muss ich dir leider noch etwas nicht so Tolles erzählen. Ich finde das Buch, das du mir geliehen hast, nicht mehr, obwohl ich überall gesucht habe:

unter meinem Bett, im Schrank, auf dem Regal, sogar im Abfalleimer habe ich geschaut. Doch es blieb spurlos verschwunden. Ich hoffe, du bist mir jetzt nicht böse. Ich kauf dir auch ein neues, versprochen!

 

So, nun muss ich aber Schluss machen. Meine Englischhausaufgabe warten auf mich. Ruf mich wegen unserer geplanten Osterferienfahrt an oder schreib zurück. Ich freu mich schon darauf.

 

Ganz herzliche Grüße von meiner Familie, meinen Klassenkameraden und natürlich von mir.

 

Bis bald

deine Verena

Шпаргалка делопроизводителя : Правила оформления делового письма

Написание делового письма  — это искусство. Оно требует от составителя грамотности, внимательности, знания структуры делового письма.

Деловое письмо мы оформляем в соответствии c
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.».

Образцы деловых писем>>

Правила написания деловых писем:

1. Деловое письмо оформляется на фирменном бланке организации. Стандартный бланк включает в себя следующие реквизиты: эмблема, наименование организации, справочные данные об организации.

Согласно
ГОСТ Р 7.0.97-2016 бланк расположения реквизитов может быть угловым (реквизиты расположены в левом верхнем углу) и продольным (реквизиты расположены по центру).

2. В правом верхнем углу пишется адресат. Если мы обращаемся к конкретному лицу, указываем ФИО в реквизите «Адресат»

Генеральному директору ООО «Конфети» Меньшову А.И.

далее идет обращение:

Уважаемый Александр Иванович!

Если  к вам обращалась организация без указания конкретного лица, то можно писать письмо без обращения. В этом случае сразу начинайте со слов:

В ответ на ваш запрос от_№ _ сообщаем…

Если вы  — инициатор письма:

ООО «Апельсинка» обращается к вам с просьбой/предлагает вам…

3. Правильное деловое письмо должно быть изложено в официально-деловом стиле без ошибок. Тон письма должен быть нейтральным, безэмоциональным. Четкая, краткая форма изложения письма поможет адресату быстро уловить суть, исключит трату времени на уточнение деталей письма в дальнейшем, позволит наладить сотрудничество и укрепить отношения между организациями.

Образец письма-запроса
Образец письма-ответа
Образец письма-благодарности
Образец письма-отказа

Структура делового письма:

• Излагаем цель написания письма.

Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок.

• Затем предлагаем пути решения, предложения или просим о чем-либо.

Предлагаем Вам бесплатно протестировать нашу программу и сообщить о результатах.

• Подводим итоги.

Ждем Вашего ответа!

• Ставим подпись. Расстояние — 3 интервала от текста.

Страницы письма, начиная со второй, нумеруются вверху по центру. Приложения нумеруются отдельно.

Оформление приложений следует после текста письма:

Приложение:

1. Отчет на 4 л. в 1 экз. 2. Справочные материалы на 6 л. в 2 экз.

В левом нижнем углу ставится отметка об исполнителе.

Петров Иван Васильевич
200-23-23

Образец делового письма

Итак, что у нас получилось.

Генеральному директору ООО «Креон» Маркину А. Ю.

Уважаемый Александр Юрьевич!

Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок. Наша программа автоматически отсортирует подходящие предложения, сравнит условия и выберет лучший вариант. Предлагаем Вам бесплатно протестировать наш продукт и сообщить о результатах.

Ждем Вашего ответа!

Приложение: Презентация программы в эл.виде

Директор Подпись К.С.Смольников

Петров Иван Васильевич
200-23-23

Деловое письмо на бланке>>

Деловое письмо: что это такое, как его составить и написать

В наше время деловые письма, напечатанные на бумаге и оформленные на фирменном бланке, почти не используют. Большая часть переписки перекочевала на электронную почту, в социальные сети и мессенджеры. Но это не значит, что деловое письмо изжило себя.

В любой переписке нужно придерживаться определенных правил. Причем, нормы различаются в зависимости от того, где происходит общение и кто адресат. Мы подготовили материал, в котором разберем основные виды деловых писем и правила, которые стоит соблюдать при деловой переписке.

Получайте до 18% от расходов на контекст и таргет!

Рекомендуем: Click.ru – маркетплейс рекламных платформ:

• Более 2000 рекламных агентств и фрилансеров уже работают с сервисом.
• Подключиться можно самому за 1 день.
• Зарабатывайте с первого потраченного рубля, без начальных ограничений, без входного барьера.
• Выплаты на WebMoney, на карту физическому лицу, реинвестирование в рекламу.
• У вас остаются прямые доступы в рекламные кабинеты, рай для бухгалтерии по документообороту и оплатам.

Попробовать бесплатно >>
Реклама

Читайте также: Как определять цели и задачи текстов

Что такое деловое письмо

В настоящее время к этой категории можно отнести все письма и сообщения, касающиеся коммерческой деятельности, организационных и текущих вопросов компании. Если раньше при написании делового письма придерживались строгих правил, то сейчас нужно адаптировать стиль по ситуации и учитывать специфику канала общения.

Соблюдайте общие правила деловой переписки:

1. Нейтральный тон общения. Никакой фамильярности, грубости или излишней учтивости.
2. Краткость и четкость информации. Длинные вступления или туманные формулировки не нужны. Опирайтесь на факты, излагайте суть сообщения без воды и избыточной информации. Рекомендуемый объем – не больше одной страницы, остальную информацию лучше перенести в приложение и прикрепить файлом.
3. Точное определение адресата, если сообщение направлено определенному человеку.
4. Четкая структура. Сплошная простыня текста воспринимается плохо.
5. Размер текста адаптируется под канал общения. Не стоит слать несколько сообщений в мессенджере или делать электронное письмо длиной в несколько экранов.
6. Избегайте сокращений, аббревиатур и сленга, особенно если письмо отправляется впервые. Исключение – узкоспециализированная переписка.
7. Не начинайте общение в нерабочее время. Это считается признаком дурного тона.
8. Четко указывайте отправителя, а также все доступные каналы связи.

В зависимости от адресата и цели, для которой сделано деловое письмо, можно выделить следующие виды:

• Предложения о сотрудничестве. Чаще всего это документ установленного образца. Он может быть одинаковым для всех адресатов (циркуляр) либо персонифицированным. В этом случае указывается конкретный человек или же должность (например, «Начальнику отдела снабжения»).
• Деловая переписка с партнерами. С ее помощью решаются все текущие вопросы, делаются запросы и решаются возникающие в процессе работы проблемы.
• Письма клиентам. Можно сообщать им о новых поступлениях товара, акциях и т. д. Чаще всего формируется клиентская база, по которой и производится рассылка.
• Переписка с органами власти, предсудебные предупреждения, решение правовых вопросов.

Письма могут быть адресованы конкретному сотруднику или руководителю либо носить общий характер. Также их делят на те, которые требуют ответа, и те, на которые отвечать не нужно.

Как использовать в современном мире

В наше время деловое письмо используют для разных целей. В зависимости от канала общения меняются особенности документа, его структура адаптируется. Основные варианты:

1. Коммерческие предложения. Чаще всего рассылаются по холодной аудитории и предлагают товары или услуги. Тут важно четко указать сферу деятельности, сформулировать преимущества компании и плюсы сотрудничества.
2. Email-рассылка. Предполагает периодическую отправку писем по определенной базе. Через нее можно сообщать новости, рассказывать о новых товарах и услугах, анонсировать акции и т. д.
3. Пресс-релизы. Чаще всего их высылают в средства массовой информации, на интернет-порталы. В них рассказывается о текущих или будущих событиях, сообщается важная информация о компании, а также другие новости, которые могут вызвать интерес у аудитории.
4. Поиск работы. Грамотно составленное резюме изначально выделяет соискателя из общего ряда и четко рассказывает о профессиональных качествах человека.
5. Публикация статей. Автор или компания делают качественные обзоры и аналитические статьи.
6. Сообщения об акциях и выгодных предложениях в мессенджерах и социальных сетях. Чаще всего рассылаются по базе клиентов, имеют небольшие размеры и адаптированы под канал общения.
7. Поздравления и благодарности. Для повышения лояльности клиентов можно поздравлять их с праздниками. Также хотя бы раз в год благодарить за взаимовыгодное сотрудничество и подчеркивать важность партнера или клиента для компании.

Рекомендуется выдерживать деловой стиль общения и придерживаться описанных ниже норм при любом общении с клиентами или партнерами.

Примеры деловых писем

Письмо с коммерческим предложением. Из плюсов можно выделить краткость изложения и четкую формулировку предложения.

Email-рассылка. В данном примере, акцент сделан на более неформальную форму общения. Создаётся впечатление, что тебе пишет старый друг или партнёр, и это вызывает доверие.

Пресс-релиз. Кратко раскрыта основная новость, к письму прикреплены документы с более подробной информацией.

Сообщения об акциях.

Как правильно составить и написать деловое письмо

Разберем по шагам процесс написания делового письма. Инструкцию можно адаптировать в зависимости от канала общения. Чаще всего используют электронную почту, так как сообщения в ней проще найти при необходимости и можно оформить письмо по всем правилам.

1. В первую очередь определите цель послания. Подумайте, какие факторы увеличивают вероятность принятия положительного решения. Чем конкретнее формулировка – тем лучше.
2. Имя отправителя должно быть четким и понятным, без цифр и непонятных названий, иначе шансы попадания письма в спам сильно увеличатся. Название компании или имя и фамилия — лучший вариант.
3. Заголовок или тема письма. Если вы проработали первый пункт, то с этим этапом вопросов не возникнет. Главное, чтобы заглавие не было слишком длинным и сумбурным.
4. Приветствие, лучше всего использовать стандартный вариант «Добрый день!». Кратко представьтесь, когда в этом есть необходимость, или укажите название фирмы и сферу ее деятельности. Если сообщение направлено по рекомендации либо в результате переговоров на какой-либо встрече или выставке, обязательно укажите и это.
5. Текст предложения. Старайтесь излагать информацию кратко и по существу. В идеале уместиться в несколько абзацев. Используйте нейтральный стиль изложения, избегайте канцеляризмов и тяжелых словесных конструкций, сложных для восприятия. Обязательно перечитывайте и упрощайте сложные формулировки.
6. Соблюдайте общепринятые правила оформления. Используйте один шрифт, важные моменты можно выделить жирным, но это нежелательно. Разбивайте текст на небольшие абзацы, используйте списки, если это упростит восприятие. Если в компании есть шаблон оформления, используйте его для всей деловой переписки. Обязательно проверяйте текст на орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки, любые недочеты плохо влияют на репутацию отправителя.
7. Прикрепляйте файлы только при необходимости. Размещать прайс-лист или описание услуг в письме не нужно. Обязательно укажите, что находится в приложении.
8. Правильно оформите подпись. Пишите не только название компании, но и имя отправителя, а также контакты для связи. Укажите несколько вариантов: почту, номер телефона и мессенджера, чтобы адресат мог быстро связаться с вами.

Лучше всего сделать шаблон, чтобы менять только тему и текст письма, так вы упростите себе работу, а все письма приобретут единый стиль.

Заключение

Умение вести деловую переписку – обязательный навык для всех, кто работает с клиентами и занимается продажами. Нужно придерживаться основных правил и общепринятых норм, особенно на первых этапах сотрудничества. Важно соблюдать нейтральный стиль и излагать информацию четко и по существу.

Полезные ссылки:

Пример формата письма и советы по написанию

Сегодня печатное письмо обычно предназначено для важных профессиональных сообщений, таких как рекомендательные письма, сопроводительные письма о вакансиях, письма об увольнении, юридическая переписка и сообщения компании. Поскольку письмо — это формальный способ общения, вы захотите научиться писать профессионально.

Правильное форматирование особенно важно, если вы отправляете получателю бумажную копию, а не электронное письмо, потому что письмо должно соответствовать странице и хорошо выглядеть.

В следующем образце формата письма показана информация, которую необходимо включить при написании письма, а также советы по выбору шрифта, приветствия, интервала, закрытия и подписи для деловой переписки.

Образец формата письма

Контактная информация (Включите свою контактную информацию, если вы не пишете на фирменном бланке, который уже включает ее.)
Ваше имя
Ваш адрес
Ваш город, штат Почтовый индекс
Ваш номер телефона
Ваш адрес электронной почты

Дата

Контактная информация (Человек или компания, которой вы пишете)
Имя
Название
Компания
Адрес
Город, штат Почтовый индекс

Приветствие ( Примеры приветствия)

Уважаемый господин. /РС. Фамилия:
Используйте формальное приветствие , а не имя, если вы не знаете человека хорошо. Если вы не знаете пол человека, вы можете написать его полное имя. Например, «Дорогой Пэт Кроуди» вместо «Дорогой мистер Кроди» или «Дорогая мисс Кроуди». Если вы не знаете имени получателя, по-прежнему можно использовать старомодное выражение «Кого это может касаться».

Тело письма

• Первый абзац вашего письма должен дать представление о том, почему вы пишете, чтобы причина вашего обращения к этому человеку была очевидна с самого начала.
• Затем в , следующем за параграфами , укажите конкретные детали вашего запроса или информации, которую вы предоставляете.
• последний абзац вашего письма должен повторить причину, по которой вы пишете, и поблагодарить читателя за просмотр вашего запроса. При необходимости, он также должен вежливо попросить письменный ответ или возможность договориться о встрече для дальнейшего обсуждения вашего запроса.

Закрытие

С уважением , ( Примеры закрытия )

Подпись

Рукописная подпись (Для бумажной копии письма используйте черные или синие чернила, чтобы подписать письмо.)

Машинная подпись

Шаблон письма для загрузки

Вот образец письма, которое вы можете скачать (совместимое с Google Docs и Word Online), или вы можете увидеть текст ниже. Обратите внимание, что в этом примере Николь знает Джейсона Эндрюса достаточно хорошо, чтобы использовать его имя в приветствии.

@ Баланс 2020

Пример профессионального письма

Николь Томас
35 Chestnut Street
Dell Village, Wisconsin 54101
555-555-5555
nicole @ thomas.com

3 августа 2020

Джейсон Эндрюс
Менеджер
Компания LMK
53 Oak Avenue, Ste 5
Dell Village, Wisconsin 54101

Уважаемый Джейсон,

Я пишу об отставке с должности представителя службы поддержки клиентов с 14 августа 2020 г.

Недавно я решил вернуться в школу, и моя программа начинается в начале сентября. Я подаю заявление об отставке, чтобы быть максимально полезной для вас в переходный период.

Мне очень понравилось работать с вами и всеми остальными членами нашей команды в LMK.Редко можно найти должность по обслуживанию клиентов, которая предлагает столько возможностей для роста и обучения, а также такую ​​позитивную, вдохновляющую команду людей, с которой можно расти и учиться.

Я особенно благодарен за ваше руководство, пока я думал о дальнейшем обучении. Ваша поддержка так много значила для меня.

Сообщите мне, могу ли я чем-нибудь помочь вам найти и обучить замену.

Спасибо и наилучшие пожелания,

Николь Томас (подпись на бумажном носителе)

Николь Томас

Расширять

Советы по форматированию письма

Чтобы ваше письмо выглядело профессионально, следуйте этим советам:

• Ваше письмо должно быть простым и целенаправленным; проясните цель вашего письма.
• Выровняйте письмо по левому краю.
• Одиночный интервал между буквами и пробел между абзацами.
• Используйте простой шрифт, например Arial, Times New Roman, Courier New или Verdana. Размер шрифта должен быть 10 или 12 пунктов.
• Оставьте пустую строку после приветствия и перед закрытием.
• Деловые письма всегда следует печатать на белой высокосортной бумаге, а не на цветной бумаге или личных канцелярских принадлежностях.
• Если вы отправляете электронное письмо, вот что нужно включить и как отформатировать подпись.

Проверка на ошибки форматирования и опечатки

После того, как вы написали свое деловое письмо, вычитайте его и проверьте правописание на экране. Затем распечатайте его и прочтите хотя бы еще раз, проверяя наличие ошибок или опечаток. Это важно, поскольку часто легче обнаружить ошибки на бумажном носителе.

Прочитать его вслух — хороший способ поймать ошибку.

Следите за ошибками форматирования, такими как два абзаца без пробелов между ними или строки с неправильным отступом. Затем, прежде чем положить письмо в конверт, подпишите напечатанное имя черными или синими чернилами над напечатанным именем.

Если вы используете Microsoft Word или другой текстовый редактор для написания письма, существуют шаблоны, которые помогут вам правильно отформатировать письмо. Подробнее о бесплатных шаблонах писем Microsoft Word.

Дополнительная информация о написании писем

Умение писать деловые письма — важный навык, поэтому вот несколько дополнительных статей, чтобы вы могли узнать больше:

Начните с основ

Начните с основ того, как написать деловое письмо в общем формате, и просмотрите различные шаблоны деловых писем.Кроме того, вы можете ознакомиться с этими примерами деловых писем, связанных с трудоустройством. Ознакомьтесь с дополнительными сведениями о форматировании и взгляните на еще один пример формата делового письма.

Примеры обзора

Если вам нравится учиться на примерах, вы можете выбрать из множества типов деловых писем, например, сопроводительных писем, благодарственных писем для собеседований, дополнительных писем, писем о приеме на работу или отказа, писем об увольнении и благодарственных писем. Вы найдете все это вместе с образцами деловых писем и писем, связанных с работой, в этом обзоре образцов писем.

Отправить деловое сообщение по электронной почте

Не все деловые письма распечатываются и отправляются по почте. Если вы планируете отправить электронное письмо, ознакомьтесь с этими рекомендациями для профессиональной электронной почты и написания писем.

Как написать официальное письмо с шаблоном и примером

Лучший способ выразить мнение или предоставить важную информацию другим — это написать официальное письмо. Это профессиональный способ объясниться, используя простые и лаконичные предложения, чтобы не отнимать время читателя.Официальные письма имеют определенную структуру или формат, которые необходимо поддерживать на протяжении всего документа.

В этой статье мы объясняем, что такое официальное письмо, как написать официальное письмо, а также предоставляем шаблон и пример официального письма.

Что такое официальное письмо?

Официальное письмо, также известное как «официальное письмо», — это документ, профессионально написанный для другой компании или бизнес-специалиста. Их можно использовать при приеме на работу, подаче жалобы, выражении интереса к должности или благодарности.Официальные письма часто пишутся простыми и прямыми предложениями с официальным приветствием и подписью. Написание официального письма обычно требует использования очень структурированного и конкретного формата.

Связано: 5 шагов для отличного делового письма

Как написать официальное письмо

Создание краткого и ясного официального письма может помочь объяснить ваши намерения и цель так, чтобы ваша аудитория могла легко понять. Следуйте инструкциям ниже, чтобы узнать, как написать официальное письмо.

1. Настройте шрифт и поля.
2. Создайте заголовок.
3. Напишите свое приветствие.
4. Используйте абзацы в основном тексте, чтобы указать причины написания.
5. Добавьте заключительный абзац основного текста и подпись.
6. Укажите и добавьте свои вложения.
7. Вычитайте и отправьте письмо.

1. Настройте шрифт и поля

Прежде чем вы начнете, убедитесь, что ваше письмо не только просто для понимания, но и легко читается.Чтобы ваше письмо было чистым и профессиональным, вы должны установить поля размером один дюйм с каждой стороны документа. Использование простых шрифтов, таких как Verdana, Arial, Calibri или Times New Roman с размером 12 пунктов, также придаст вашему официальному письму четкий вид.

2. Создайте заголовок

После того, как шрифты настроены, вы можете приступить к адресации вашего письма. Сначала напишите свое имя в верхнем левом углу страницы. Включите свое имя, адрес и текущую дату. Вы также можете указать свой номер телефона и адрес электронной почты, если вам требуется дальнейший контакт.

Теперь вы можете ввести адресную информацию получателя прямо под вашим. Напишите их имя, название организации, если они ее представляют, после чего укажите адрес. Проверьте имя и адрес получателя более одного раза, чтобы убедиться, что вы написали правильный адрес и правильно написали его имя.

3. Напишите приветствие

Теперь вы можете профессионально поприветствовать своего читателя. Обычное приветствие, используемое в официальных письмах: « Уважаемая госпожа.или мистер Фамилия «. Если вы знаете и их имя, и фамилию, вы можете указать это в приветствии. Например, вы можете написать:« Dear Alex Smith ». Если вы знаете их пол, вы можете напишите: « Dear Mr. Alex Smith » или « Dear Ms. Alex Smith ». Если вам неизвестно имя получателя, вы можете написать: « Dear Sir or Madam ».

4. Используйте основные абзацы, чтобы указать причины, по которым вы написали

В основных абзацах вы можете зафиксировать свои основные мысли и профессионально объяснить свои проблемы, мнения или другую информацию получателю.Вы можете кратко представиться и начать с объяснения причины написания этого письма. Вы можете использовать многословие, например: « Я пишу вам сегодня, потому что … »

После того, как вы объяснили, что будет читать получатель, вы можете продолжить в следующем абзаце. Включите детали, подтверждающие ваше первое утверждение. Например, если вы писали рекомендательное письмо, вы могли бы расширить навыки человека, которого вы рекомендуете, сказав: « Эйвери тайм-менеджмент и организационные навыки повысили эффективность моего бизнеса на 12% с начала квартала. . «

Вы можете продолжать приводить примеры до тех пор, пока не убедитесь, что ваша точка зрения была ясно понята читателем. Ваши предложения должны быть короткими, простыми и легкими для понимания читателем.

По теме: запрос рекомендательного письма

5. Добавьте заключительный основной абзац и подпись

Чтобы завершить ваше письмо, вы можете написать свой заключительный абзац. Этот абзац может быть коротким и завершит документ, повторяя вашу основную мысль, объясняя любые возможные следующие шаги или поблагодарив получателя за то, что нашли время прочитать ваше письмо.

Закрыв письмо, вы можете поставить свою заключительную подпись в конце документа. Примеры распространенных подписей писем:

• С уважением
• С уважением
• С признательностью
• Спасибо
• С уважением
• С уважением
• С уважением

Выберите заключительную подпись и напишите свое имя внизу письмо.

6. Упомяните и добавьте свои приложения

Приложения — это дополнительные материалы, добавленные к вашему письму для поддержки вашего документа, аналогично тому, как вы прикрепляете файл к электронному письму.Если вы прилагаете документ к письму, вы должны упомянуть его в конце письма. Чтобы проинформировать читателя о том, что прилагается дополнительный документ, вы можете включить слово «, приложение » в конце буквы после вашего имени. Вы также можете сократить слово, написав «encl».

7. Вычитайте и отправьте письмо

После того, как вы закончите писать, вы можете прочитать письмо, чтобы выявить грамматические или орфографические ошибки. Вы также можете просмотреть его, чтобы убедиться, что он имеет смысл и достаточно ясен для понимания получателя.После проверки вы можете отправить письмо получателю. Выберите простой белый, квадратный или прямоугольный конверт. Правильно сложите письмо, чтобы оно поместилось в конверте.

Напишите свое имя и адрес в верхнем левом углу конверта, а в середине укажите имя и адрес получателя. Поставьте штамп в правом углу и отправьте письмо желаемому адресату.

Официальное письмо против неофициального

Поскольку официальные и неофициальные письма являются письменными документами, используемыми для отправки сообщений другим, их может быть легко спутать.

Официальными письмами часто являются:

• Печатные и никогда не написанные от руки
• Соблюдение строгой стандартной грамматики и правил английского языка
• Содержит короткие и сжатые предложения
• Использование специальной профессиональной структуры

Неофициальные письма не имеют структуры так же строго, как официальные письма. Вместо этого официальные письма содержат:

• Менее профессиональный и более непринужденный язык
• Слова, написанные от руки или напечатанные
• Нет определенного типа форматирования или структуры, которым они должны следовать

Типы официальных писем

Люди могут писать официальные письма по разным причинам, предполагающие профессиональное выражение своих интересов, опасений или разногласий.Обычные типы официальных писем могут включать:

Письма об увольнении

Когда сотрудник покидает свою текущую должность, он может отправить краткое письмо об увольнении своему работодателю или руководителю по найму, чтобы объяснить причину своего ухода и разработать план перехода процесс.

Сопроводительные письма

Написание сопроводительного письма является одним из наиболее распространенных способов использования официальных писем. Кандидаты могут писать сопроводительные письма при подаче заявления на новую работу, грантовые программы или образовательные программы.

Письма с жалобами

Многие люди или компании могут использовать официальную структуру письма, чтобы выразить жалобу на продукт или услугу. Сотрудника могут попросить написать письмо с жалобой от имени компании, которая недовольна продуктом, используемым ее сотрудниками.

Профессиональные благодарственные письма

После собеседования соискатель может написать профессиональную благодарственную записку, чтобы выразить свою благодарность работодателю за встречу с ним и рассмотрение их на эту должность.

Письмо о заинтересованности

Если кандидат заинтересован в работе в компании, но не видит никаких объявлений о вакансиях на желаемую должность, он может написать письмо о заинтересованности, в котором говорится, что он хотел бы продолжить работу в компании. компания, если есть возможность.

Рекомендательное письмо

Когда кандидат подает заявление на вакансию или образовательную программу, учреждение может запросить рекомендательное письмо. Человек, пишущий письмо, часто является человеком, который работал в тесном сотрудничестве с кандидатом и ручается за его квалификацию для этой должности.

Деловое объявление

Компании, ожидающие значительных изменений, напишут деловое объявление, которое будет опубликовано. Это может быть объявление о выпуске нового продукта, вступление в должность лидера или объяснение предстоящего мероприятия, которое они проводят или посещают.

Что включать в официальное письмо

Официальные письма часто пишутся профессиональным тоном и должны включать определенные элементы, чтобы оставаться профессиональными и четкими на протяжении всего письма.Чтобы поддерживать надлежащий этикет официального письма, вы должны включить следующие элементы:

• Заголовок, в котором указан ваш адрес и адрес получателя
• Формальное приветствие
• Один абзац с указанием причин написания письма
• Другой абзац расширяется дальше вводный абзац
• Заключительный абзац, завершающий письмо
• Заключительное письмо подпись
• Необходимые приложения для поддержки документа

Что не следует включать в официальное письмо

По мере создания официального письма для желаемой аудитории, профессиональное словоблудие и тон должны быть единообразными во всем документе.Для этого вам следует избегать следующих элементов при написании официального письма:

• Фраза « Miss » в вашем приветствии
• Слишком формальная, чтобы ваше письмо звучало нечетко, безлично и трудно для понимания
• схватки
• Неполные предложения
• Цветной шрифт или канцелярские принадлежности
• Длинные предложения или абзацы

Шаблон официального письма

Шаблон ниже покажет, как правильно написать официальное письмо.

[Ваше имя]
[Название и номер вашей улицы]
[Город, почтовый индекс штата]

[Название компании]
[Название и номер улицы компании]
[Город, почтовый индекс штата]

[Текущая дата]

[Имя получателя]
[Должность получателя]

Уважаемый [имя получателя],

[Первое предложение вашего первого абзаца является введением и объясняет, почему вы написали письмо получателю. Вы можете использовать следующие два-три предложения, чтобы подробнее объяснить тему вашего письма.Постарайтесь не приводить подробности или примеры до второго абзаца.]

[Этот второй абзац описывает вашу точку зрения более подробно. Вы можете использовать примеры или другие детали, чтобы сообщить читателю свое мнение или важную информацию. Второй абзац должен состоять из трех-четырех предложений, то есть ваше письмо должно быть коротким, лаконичным и прямым.]

[Этот последний абзац должен завершать письмо. Вы можете поблагодарить их за то, что они прочитали это время, и посоветовать необходимые дальнейшие действия.]

[Заключительная подпись],
[Ваше имя]
[Подпись]

Приложение: [подтверждающий документ, который вы приложили]

Пример официального письма

Ниже приведен пример официального письма. Вы можете использовать это как ссылку при написании собственного официального письма.

Avery May
123 Kansas Ln
Kansas City, MO 64105

Roberts Media Group
334 Sunflower Ln
Kansas CIty, MO 64105

17 декабря 2019 г.

Кэмерон Джонс
Менеджер по работе с клиентами

Уважаемая госпожаКэмерон Джонс,

Пишу, чтобы сообщить вам о моем уходе из Roberts Media Group с должности координатора по работе с клиентами через две недели с текущей даты.

Я ценю всю поддержку, воодушевление и мотивацию, которые я получил за время пребывания на этой должности. Я решил занять позицию, где я смогу применить больше своих навыков командообразования и лидерства. В течение следующих двух недель я продолжу посвящать свое время завершению остальных моих проектов и проведу необходимое обучение, чтобы облегчить процесс перехода.

Еще раз спасибо за поддержку, которую вы мне оказали, и спасибо, что нашли время прочитать это. Если вы хотите назначить встречу для дальнейшего обсуждения этого вопроса, я буду рад поговорить, когда вы будете свободны.

С уважением,

Эйвери Май

Приложено:
Список моих текущих проектов
График их выполнения

Образцы писем // Purdue Writing Lab

Эта страница предоставлена ​​вам OWL в Университете Пердью.При печати этой страницы вы должны включить полное юридическое уведомление.

Авторские права © 1995-2018, Лаборатория письма и СОВ при Университете Пердью и Пердью. Все права защищены. Этот материал нельзя публиковать, воспроизводить, транслировать, переписывать или распространять без разрешения. Использование этого сайта означает принятие наших условий добросовестного использования.

---

Образцы писем

Резюме:

Этот ресурс охватывает части основного делового письма и предоставляет три образца деловых писем.

Если вы используете фирменный бланк, не указывайте адрес отправителя в верхней части письма; вместо этого начните с даты.

Формат блока

123 Winner’s Road
New Employee Town, PA 12345

16 марта 2001 г.

Эрни Инглиш
1234 Writing Lab Lane
Write City, IN 12345

Уважаемый г-н Инглиш:

Первый абзац типичного делового письма используется для изложения сути письма. Начните с дружеского начала, а затем быстро переходите к цели вашего письма.Используйте пару предложений, чтобы объяснить цель, но не вдавайтесь в подробности до следующего абзаца.

Начиная со второго абзаца, укажите вспомогательные детали, чтобы обосновать вашу цель. Это может быть справочная информация, статистика или отчеты из первых рук. Несколько коротких абзацев в тексте письма должны подкрепить вашу аргументацию.

Наконец, в заключительном абзаце кратко сформулируйте свою цель и почему она важна. Если цель вашего письма связана с трудоустройством, подумайте о том, чтобы закончить письмо своей контактной информацией.Однако, если цель информационная, подумайте о завершении с благодарностью за время читателя.

С уважением,

Люси Письмо

Измененный формат блока

(Tab в центр, начните вводить) 123 Winner’s Road
New Employee Town, PA 12345

16 марта 2001 г.

Эрни Инглиш
1234 Writing Lab Lane
Write City, IN 12345

Уважаемый г-н Инглиш:

Первый абзац типичного делового письма используется для изложения сути письма.Начните с дружеского начала, а затем быстро переходите к цели вашего письма. Используйте пару предложений, чтобы объяснить цель, но не вдавайтесь в подробности до следующего абзаца.

Начиная со второго абзаца, укажите вспомогательные детали, чтобы обосновать вашу цель. Это может быть справочная информация, статистика или отчеты из первых рук. Несколько коротких абзацев в тексте письма должны подкрепить вашу аргументацию.

Наконец, в заключительном абзаце кратко сформулируйте свою цель и почему она важна.Если цель вашего письма связана с трудоустройством, подумайте о том, чтобы закончить письмо своей контактной информацией. Однако, если цель информационная, подумайте о завершении с благодарностью за время читателя.

(Tab в центр, начните вводить) С уважением,

(табуляция в центр, начало набора) Люси Письмо

Полублочный формат

123 Winner’s Road
New Employee Town, PA 12345

16 марта 2001 г.

Эрни Инглиш
1234 Writing Lab Lane
Write City, IN 12345

Уважаемый г-н.Английский:

(Отступ) Первый абзац типичного делового письма используется для изложения сути письма. Начните с дружеского начала, а затем быстро переходите к цели вашего письма. Используйте пару предложений, чтобы объяснить цель, но не вдавайтесь в подробности до следующего абзаца.

(отступ) Начиная со второго абзаца, укажите вспомогательные детали для обоснования вашей цели. Это может быть справочная информация, статистика или отчеты из первых рук.Несколько коротких абзацев в тексте письма должны подкрепить вашу аргументацию.

(Отступ) Наконец, в заключительном абзаце кратко сформулируйте свою цель и почему она важна. Если цель вашего письма связана с трудоустройством, подумайте о том, чтобы закончить письмо своей контактной информацией. Однако, если цель информационная, подумайте о завершении с благодарностью за время читателя.

С уважением,

Люси Письмо

Как написать (и отформатировать) официальное письмо

Написано Scribendi

---

Советы по написанию официального письма

В современном обществе, основанном на электронной почте, необходимость писать официальное письмо возникает редко.Тем не менее, иногда по-прежнему необходимо представить официальное письмо для получения информации, подачи заявки на академическую программу или работу, написать письмо с жалобой или просто выразить свое мнение эффективным и последовательным образом.

1. Будьте кратки

Укажите цель вашего официального письма в первом абзаце и не отклоняйтесь от темы. Старайтесь избегать цветистых словечек и длинных слов. Письмо должно быть кратким и по существу. Этот отрывок из книги Странка и Уайта Элементы стиля (4 ^{-е издание} ) дает идеальное практическое правило:

Энергичное письмо лаконично.Предложение не должно содержать ненужных слов, абзац — ненужных предложений по той же причине, по которой рисунок не должен содержать ненужных линий, а машина — ненужных частей. Это требует не того, чтобы писатель делал все предложения короткими или избегал всех деталей и рассматривал темы только в общих чертах, но чтобы каждое слово говорило.

Короче говоря, это означает, что каждое написанное вами слово должно служить определенной цели. Подумайте, какие слова необходимы, а какие нет.

2.Используйте подходящий тон

Деловое или официальное письмо должно быть написано немного более формальным тоном, чем ваш повседневный язык. Избегайте следующего: сленга и жаргона; сокращения, такие как Я , не могу , это ; и расплывчатые слова, такие как хорошо и хорошо . Будьте вежливы и уважительны, даже если вы жалуетесь. Взгляните на наш пример официального письма, чтобы увидеть, какой тон подходит.

3. Корректура

Корректура так важна.Написав официальное письмо, внимательно проверьте грамматику и правописание. Воспользуйтесь средством проверки правописания на своем компьютере, а затем перечитайте письмо самостоятельно, поскольку средство проверки орфографии не улавливает каждую ошибку . При необходимости используйте словарь. Проверьте грамматику и пунктуацию на правильность, а также убедитесь, что предложения полны.

Хорошая идея — попросить кого-нибудь еще вычитать ваше официальное письмо, даже после того, как вы это сделали, , поскольку легко не заметить ошибки в том, что вы читали много раз.Если это официальное письмо достаточно важно для вас, чтобы написать его, не торопитесь с его заполнением. Ошибки уменьшат влияние утверждения или впечатления, которое вы пытаетесь произвести.

4. Используйте правильный формат и представление

Помните, что первые впечатления остаются на потом. Для официального письма используйте высококачественную бумагу и подходящий конверт. Убедитесь, что к получателю правильно обращаются и что его или ее имя написано правильно. Не менее важно — не забудьте подписать письмо! Ознакомьтесь с нашей электронной книгой по написанию писем, в которой есть несколько примеров официальных писем.Вы также можете найти бесплатные шаблоны в Интернете.

Как отформатировать официальное письмо

Соблюдение стандартных правил составления хорошего официального письма и его привлекательное представление поможет убедиться, что получатель серьезно отнесется к вашим мыслям и уделит им внимание и внимание, которых они заслуживают. Вот несколько советов по форматированию:

Товарная позиция

Заголовок состоит из вашего адреса (но не имени) и даты. Номера телефонов и адреса электронной почты здесь обычно не указываются, но они допустимы.При использовании блочного формата заголовок располагается в верхнем левом углу страницы.

123 Elm Ave.
Treesville, ON M1N 2P3
23 ноября 2008 г.

Внутренний адрес

Внутренний адрес состоит из имени и адреса человека, которому вы пишете. Вам следует попытаться адресовать официальное письмо конкретному человеку, но если вы не знаете его или ее имени, постарайтесь хотя бы указать его или ее титул. Этот адрес обычно помещается на четыре строки ниже заголовка, если используется текстовый редактор, или на одну строку под заголовком, если письмо написано от руки.

Г-н М. Лиф (имя)
Начальник производства сиропа (титул)
Old Sticky Pancake Company
456 Maple Lane
Forest, ON 7W8 9Y0

Приветствие

Пропустите одну строку после внутреннего адреса и введите приветствие. Ваш выбор приветствия зависит от того, знаете ли вы предполагаемого получателя официального письма. Самое обычное приветствие —

Уважаемый

, за которым следует имя человека, разделенное двоеточием. Если вы не знаете, к мужчине вы обращаетесь, к мужчине или к женщине, вы можете начать с

.

Уважаемый господин или госпожа:

снова с двоеточием.

г-жа

можно использовать, если вы не знаете семейное положение женщины. Кроме того, если у человека есть особый титул, например

Др.

убедитесь, что вы его используете. Вот несколько примеров каждого приветствия:

• Уважаемый господин Багажник:
• Уважаемая госпожа Рут:
• Уважаемая госпожа Бранч:
• Уважаемый доктор Желудь:

Кузов

Пропустить одну строку после приветствия и начать текст официального письма.Это основная часть письма. Помните о правилах, изложенных выше, относительно краткости и последовательности. Лучше всего использовать короткие, четкие и логичные абзацы, чтобы описать свой бизнес.

Закрытие и подпись

Это конец письма. Пропустите одну строку после последнего абзаца текста письма и введите закрытие. Только первое слово закрытия должно быть написано с заглавной буквы. Он разделен запятой. Оставьте несколько строк после закрытия и введите (или распечатайте) свое имя.Ваша настоящая собственноручная подпись должна быть вставлена ​​между этими двумя печатными строками, сделанными чернилами.

С уважением,

Эзра Твиг

Ваша напечатанная подпись знаменует конец вашего письма, и хотя вы можете написать постскриптум (P.S.), содержащий дополнительную информацию, лучше включить все соответствующие детали в текст самого письма, чтобы ничего случайно не упустить из виду.

Заключение

Теперь, когда ваше официальное письмо написано, прочтите его полностью, чтобы убедиться, что вы изложили свои соображения полностью и точно.Затем он готов к отправке получателю!

---

Источник изображения: halfpoint / envato.elements.com

---

Считайте каждое слово. Нанять профессионального корректора.

---

Об авторе

Штатные редакторы Scribendi работают с писателями со всего мира, чтобы улучшить свои тексты. Они знают, что ни одно произведение не обходится без профессионального редактирования, и им нравится видеть, как хороший текст превращается в отличный.Штатные редакторы Scribendi не имеют себе равных как по опыту, так и по образованию, коллективно отредактировав миллионы слов и получив почти 20 ученых степеней. Они любят пить напитки с кофеином, читать книги разных жанров и отдыхать в тихих, тускло освещенных помещениях.

Как написать отличное письмо — Идеи грамотности

Общие черты неформальных писем:

При написании неформального письма нужно соблюдать гораздо меньше правил, но все же есть некоторые полезные рекомендации, которые будут полезны учащимся, занятым писать неформально.

Как и в случае с любым письмом, в первую очередь важно учитывать аудиторию и причину написания. В частности, это поможет выбрать тон и регистр языка. Чем более близки отношения, тем более неформальным может быть язык.

Письмо хоть и будет неформальным, но все же будет иметь цель. Информация по-прежнему должна быть разбита на абзацы, как это делается в формальном, более «официальном» письме. Студенты иногда борются с этим аспектом, поскольку они часто объединяют «неформальный» с «неорганизованным».Заставив их спланировать свое неформальное письмо до написания, можно обеспечить его достаточную организацию.

Как начать НЕОФИЦИАЛЬНОЕ ПИСЬМО

Неофициальные письма будут начинаться с приветствия, соответствующего тому, насколько близки отношения. Для знакомых это может быть от «Дорогой Том» (с использованием имени вместо фамилии) до очень неформального «Привет, Джейн». Не забывайте запятую после имени!

После приветствия следует общее вступительное предложение. Обычно это будет что-то вроде «Как дела?» Или «Как дела?».Если получатель женат или имеет детей, вы можете спросить, как поживают его супруга или дети. Затем студенты должны указать причину написания. Язык должен быть открытым и дружелюбным по тону, и, в отличие от формального письма, разговорный язык, идиоматические выражения и сокращения вполне допустимы и даже желательны.

Так же, как вступительное приветствие к неформальному письму гораздо более расслабленно, так и заключительное приветствие. У студентов есть множество возможностей выбора, и их решение будет зависеть от того, кому они пишут, и их личных предпочтений.Вот некоторые примеры возможных закрытий: «С любовью», «С уважением», «Всего наилучшего» и «Спасибо».

Шаблоны для написания деловых писем — Xerox

Используйте профессиональный тон: Сохраните непринужденный болтливый язык для электронной почты — ваше печатное деловое письмо должно быть дружелюбным, но более профессиональным. Как предлагает Скотт Обер в своей книге «Современное деловое общение»: «Деловой писатель должен стремиться к тому, чтобы общий тон был уверенным, вежливым и искренним, с соответствующим акцентом и подчинением, который содержал недискриминационные формулировки, подчеркивал отношение« вы »; и это написано на соответствующем уровне сложности.»Тем не менее, убедитесь, что говорите как вы — вы не хотите, чтобы ваше письмо читалось так, как будто его написала машина.

Пишите четко: Изложите свою точку зрения в начале письма. Чтобы избежать недопонимания, используйте простой и лаконичный язык. Избегайте отраслевого жаргона и вместо этого выбирайте живые, активные слова, чтобы привлечь внимание читателя.

Организуйте свою информацию логически: Сгруппируйте связанную информацию в отдельные параграфы. В длинном, насыщенном информацией письме рассмотрите возможность организации информации по разделам с подзаголовками.Вы можете выделить ключевые слова, чтобы они «всплывали» — этот метод возможен с большинством текстовых редакторов и вашим цветным многофункциональным принтером.

Используйте цвет для выделения слов в тексте: Легко добавить несколько слов в цвет, чтобы привлечь к ним внимание. Просто выберите тип и щелкните стрелку справа от кнопки «Цвет шрифта», выберите нужный цвет и нажмите кнопку. Или попробуйте выделить несколько слов в тексте. Выберите тип, который хотите выделить, затем нажмите кнопку «Выделить».Примечание. При выделении частей документа, которые вы собираетесь распечатать, используйте светлый цвет, например желтый, светло-зеленый или голубой. Если вы хотите убрать выделение, выделите текст и снова нажмите кнопку «Выделить».

AutoText автоматизирует применение цвета (или любого стиля шрифта), что обычно требует множества щелчков мышью или команд. Предположим, вы создаете отчет, в котором сравнивается эффективность вашей организации с показателями вашего конкурента. Word может автоматически раскрашивать название вашей компании каждый раз, когда оно появляется, что упрощает поиск этих записей.

Будьте убедительны: Сразу же установите позитивные отношения со своим читателем. Если у вас есть связь с читателем — например, вы встречались раньше или у вас есть общий коллега, — укажите это во вступительном абзаце. Думаете ли вы, что ваш читатель согласится с сутью вашего письма или нет, важно найти точки соприкосновения и отталкиваться от этого.

Поймите своего читателя достаточно хорошо, чтобы предвидеть, как он или она отреагирует на ваше письмо.Обращайтесь к его или ее потребностям, желаниям или конкретной проблеме, а затем наметьте свое решение. Приведите доказательства в виде примеров и / или мнений экспертов, чтобы подтвердить свою точку зрения. Обязательно поддерживайте дружелюбный тон.

Завершите свое письмо «призывом к действию». Четко сформулируйте, что вашему читателю нужно сделать или во что он верит для достижения желаемого решения, а затем укажите, что вы, писатель, собираетесь делать дальше, чтобы продолжить.

Вычитайте свое письмо: Вся ваша тщательная обработка и печать не может скрыть орфографические или пунктуационные ошибки, которые оставляют неизгладимое негативное впечатление.

Теперь, когда вы узнали секреты написания эффективного делового письма, вы готовы начать сочинять. Удачи!

Чтобы получить больше советов для вашего малого бизнеса, ознакомьтесь с нашим обзором Small Business Insights.

Официальное письмо | Как написать официальное письмо? Шаблон, образцы, примеры

Официальное письмо: Официальное письмо — это письмо, написанное на упорядоченном и общепринятом языке в соответствии с определенным установленным форматом. Эти письма написаны только для официальных целей, например, для написания письма менеджеру, менеджеру по персоналу, сотруднику, директору колледжа или школы, учителю и т. Д.Но мы не используем официальные письма в личных целях, например, для написания их семье, родственникам или друзьям.

Формальный формат письма требует определенных правил и соглашений. Кроме того, язык букв должен быть очень профессиональным. Формат здесь поможет формально передать содержание письма. Примером официального письма является написание заявления об увольнении руководителю компании, в котором в том же письме указывается причина увольнения.

Обычно эти официальные письма в частных компаниях пишут на английском языке.Но в Индии многие компании, особенно государственные, принимают официальные письма, написанные на языке хинди. Фактически, формальные форматы писем также преподаются ученикам в школах, чтобы они могли писать письма для любой конкретной ситуации своим учителям и директорам. Читайте дальше, чтобы узнать больше об образцах формального письма и образцах формального письма, например, официального письма.

Получите другие типы письма, такие как формальные, неформальные и различные типы писем.

Как написать официальное письмо?

Чтобы написать официальное письмо, следуйте приведенным ниже советам:

• Обращайтесь или поприветствуйте заинтересованное лицо должным образом, например Уважаемый господин / госпожа
• Всегда указывайте тему письма
• Будьте лаконичны в своем письме. Напишите причину написания письма в самом первом абзаце. Не растягивайте букву слишком сильно.
• Тон письма должен быть очень вежливым, а не резким
• Напишите в правильном формате и позаботьтесь о предъявлении письма
• Правильно укажите адрес и дату.
• Правильно укажите имя и наименование получателя
• Закрытие письма должно быть с благодарностью. Используйте «Спасибо» при рассмотрении письма, а затем, наконец, укажите «Искренне или Искренне Ваш» вместе со своим именем и подписью.

Темы для написания официальных писем

Может быть много причин написать официальное письмо. Их:

Официальный формат письма

Общий формат официального письма приведен ниже:

Официальный формат письма в CBSE

В CBSE (Центральный совет среднего образования) доска предписывает формат для написания письма.Тот же формат официального письма должен соблюдаться всеми учащимися, которые получают образование в рамках этого совета.

Официальное заявление об отставке

Заявление об увольнении — это официальное письмо, которое сотрудник пишет своему руководителю, если он хочет уволиться с работы по какой-либо конкретной причине. Вот формат заявления об увольнении

Образец официального письма

Здесь приводится образец официального письма, которое направляется редактору газеты с упоминанием проблемы, с которой они сталкиваются, и которое должно быть освещено в газете, чтобы привлечь внимание соответствующих органов.

Официальное письмо-приглашение

Пригласительное письмо написано, чтобы пригласить кого-либо по определенному случаю. Вот несколько примеров: приглашение от младших к выпускникам колледжа на прощание, от компании на ежегодный рабочий день офиса, приглашение на собрание или конференцию и т. Д. Вот формат для написания официального пригласительного письма.

Разница между официальным и неофициальным письмом

Официальное письмо	Неофициальное письмо
Официально или профессионально написано	Может быть и случайным
Это официальное объявление человека или фирмы	Неофициально
Следует соблюдать формат письма	Нет определенного формата
Они написаны по служебным причинам	Они написаны по личным причинам

Часто задаваемые вопросы в официальном письме

Вопрос 1.
Что такое официальное письмо?

Ответ:
Официальное письмо — это письмо, написанное на упорядоченном и общепринятом языке в определенном установленном формате. Эти письма написаны только для официальных целей, например, для написания письма менеджеру, менеджеру по персоналу, сотруднику, директору колледжа или школы, учителю и т. Д.

Вопрос 2.
Что такое заявление об увольнении?

Ответ:
Заявление об увольнении — это официальное письмо, которое сотрудник пишет своему руководителю, если он хочет уволиться с работы по какой-либо конкретной причине.

Вопрос 3.
Какие бывают типы официальных писем?

Ответ:

• Деловые письма
• Официальные письма
• Письма о назначении
• Письмо об опыте
• Письмо-предложение
• Социальное письмо
• Циркулярное письмо
• Оставить письмо
• Заявление об увольнении
• Пригласительное письмо
• Письмо-жалоба

.