Как пишется письмо официальное: Официальное письмо. Образец написания

Деловое письмо на немецком языке

Уровень A2-B2

 

Время чтения: 9 мин

 
Как написать официальное письмо на немецком языке? Есть ли обязательная структура? Какие правила деловой переписки нужно знать? Мы подготовили для вас образец делового письма на немецком с переводом, а также несколько советов для его написания.

Независимо от того, отправляете ли вы письмо-благодарность, предложение или напоминание, ваши деловые письма всегда являются визитной карточкой для вашего бизнеса. С их помощью можно продемонстрировать, насколько профессиональна и клиентоориентирована ваша компания. При этом решающую роль играет как содержание, так и форма письма.

Виды деловых писем

В соответствии с немецким законодательством, любое письменное сообщение, направленное извне, с помощью которого можно установить переписку между двумя деловыми партнерами, считается деловым письмом, если сообщение адресовано определенному получателю или кругу получателей.

Таким образом, требования к деловым письмам в немецком языке применяются, в частности, к:

• предложениям (Angebote)
• подтверждениям заказа и запроса (Auftrags- und Anfragebestätigungen)
• подтверждениям получения (Empfangsbestätigungen)
• счетам-фактурам (Rechnungen)
• квитанциям (Quittungen)
• прайс-листам (Preislisten)
• заказам (Bestellscheine)
• рекламным письмам (Werbeschreiben an namentlich im Anschriftenfeld genannte Empfänger)
• благодарностям (Bedanken)

Нужен немецкий для общения с деловыми партнерами? Хотите подтянуть немецкую грамматику с преподавателем, но никогда не пробовали заниматься онлайн? Тогда наш День бесплатных онлайн-уроков для начинающих и для продолжающих — то, что вам нужно! Принять участие можно из любой точки мира, нужен только компьютер, планшет или телефон. Запишитесь прямо сейчас! Это абсолютно бесплатно, а присоединиться можно всего в несколько кликов.

Требования к деловому письму на немецком

В Германия любят стандартизировать и регулировать, это пристрастие немцев не обошло стороной и деловые письма. DIN 5008 регулирует структуру и дизайн вашего письма.

Поля страницы

Как правило деловые письма составляются на формате листа А4. К ним применяются следующие требования:

• отступ сверху: 4.5 см
• отступ слева: 2,5 см
• отступ справа: 2 см
• отступ снизу: 2,5 см

Шрифт и размер шрифта

Размер шрифта в деловом письме составляет 12 пунктов. При особенно большом количестве текста вы также можете уменьшить буквы до 11 пунктов, чтобы письмо поместилось на одной странице, но меньше этого ни в коем случае не должно быть, чтобы ваше письмо оставалось читаемым без проблем – и никому не понадобилась лупа для его прочтения.

Определенный шрифт не предписан в DIN 5008, но Arial или Times New Roman предпочтительнее. Выбранный вами шрифт также может повлиять на размер шрифта.
 

✏ Совет: распечатайте образец официального письма на немецком языке, чтобы узнать, как выглядит шрифт в заданном размере.

 

Шапка письма

Взгляд читателя сразу падает на оформление письма и его структуру.

Адрес отправителя по умолчанию находится в левом верхнем углу, выровнен по правому краю или по центру. При этом первые три строки предназначены для имени, адреса и номера телефона. Здесь же вы можете указать адрес электронной почты.

Тремя строками ниже следует адрес получателя. Место и дата обычно выровнены по правому краю и с пробелом строки под полем адреса. Однако некоторые компании также указывают дату в другом месте. Но место упоминается при этом только в том случае, если оно отличается от места жительства (что редко бывает).

Тема письма

После шапки письма мы переходим к теме письма. Здесь в своих деловых письмах вы должны особенно лаконично указать, какое содержание имеет письмо. Тем не менее, здесь также есть определенные принципы, которых вы должны придерживаться:

• тема официального письма начинается на две строки ниже даты,
• строка темы может использовать полужирный шрифт, но необязательно (можно выделить большим шрифтом — от 13 до 14),
• тема может превышать более одной строки, но не должна превышать двух строк.

Обращение

Теперь начинается фактическое содержание вашего делового письма, и уже обращение может повлиять на то, как оно подействует на читателя. Хотя существует бесчисленное множество способов обратиться к клиенту, деловому партнеру или даже сотруднику, следует также учитывать некоторые формальные моменты.

Между темой и обращением ровно две пустые строки. Между обращением и сопроводительным письмом, в свою очередь, есть только одна пустая строка.

Нейтральное обращение может выглядеть так: sehr geehrte Damen und Herren (дорогие дамы и господа). Однако рекомендуется также лично назвать фамилию получателя. Этим вы подчеркиваете свое уважение. Даже в отношениях с клиентами имя обязательно входит в обращение, чтобы показать признательность.

Кстати об обращениях: сколько вы знаете способов сказать «Привет!» на немецком? Мы сделали для вас подборку немецких приветствий, чтобы вы могли разнообразить свою речь.

Основная часть

Конечно, для содержания вашего официального письма не может быть конкретных требований, которыми вы должны руководствоваться. Как правило, они вклиниваются в шаблон письма. Некоторые клише для написания деловых писем на немецком вы можете найти по ссылке.

 

✏ Совет: рекомендуем не просто писать сплошной текст, а разбивать его на абзацы. Это не только облегчает понимание сути письма, но и обеспечивает приятное зрительное восприятие.

 

Форма прощания

После того, как вы пожелали всего наилучшего или отметили, что будете рады обратной связи, ваше деловое письмо заканчивается несколькими короткими словами.

Классика: Mit freundlichen Grüßen (с уважением), но это может быть что-то личное в зависимости от случая.

Внимание, соблюдайте отступы:

• между основной частью и прощанием одна пустая строка,
• между прощанием и подписью три строки – место для вашей подписи,




• после этого упоминаются возможные вложения.

Деловое письмо на немецком языке — образец с переводом

Чтобы показать вам, как может выглядеть деловое письмо, мы подготовили два примера. Они разработаны по-разному и показывают только некоторые возможности оформления официального письма на немецком языке. Важно, однако, сохранить (или отразить) при этом стиль и образ вашей компании.

Образец письма-благодарности

(кликните на картинку для увеличения)

Перевод

Уважаемая госпожа ХХХ,

я хочу сердечно поблагодарить Вас за поддержку нашего совместного проекта, за Вашу активность, критические замечания и ценный опыт, которым вы вдохновлялись и благодаря которому довели проект до успешного завершения.

В ближайшем месяце мы планируем второй проект и были бы очень рады пригласить Вас в нашу команду. Я сообщу Вам об этом еще раз лично.

Еще раз спасибо за Вашу профессиональную работу, которую Вы проделали.

С уважением,
Александр Петров

Образец письма-предложения

 

(кликните на картинку для увеличения)

Перевод

Уважаемый господин Смит,

Вы ищете самостоятельного сотрудника с обширным опытом работы в автомобильной отрасли. Это описание сразу привлекло мое внимание, оно отлично сочетается с моим профилем и опытом работы. В последние годы я не только разрабатывал и проектировал модули управления у двух известных поставщиков автомобилей, но и успешно руководил командами и проектами.

Мои самые важные проекты:

• разработка нового блока управления от стадии прототипа до серийного выпуска,
• оптимизация существующих блоков управления и повышение эффективности производственного процесса,
• участие в проектировании и разработке концепции инновационных моделей и блоков управления для следующего поколения автомобилей.

Ваша компания — шанс для моего развития.

Я хотел бы привнести в вашу компанию свой многолетний опыт работы и обширную компетенцию. Не только вакансия, которую вы рекламируете, но и вся ваша компания открывает мне отличные профессиональные перспективы, благодаря большому количеству сфер и областей работы.

В моем лице вы получите сотрудника, который очень мотивирован, самостоятельно и творчески ищет новые решения, быстро идентифицирует проблемы и решает их, ориентирован на работу в команде. Я с удовольствием отвечу на ваши вопросы в личной беседе и с нетерпением жду приглашения на собеседование. Поскольку мой предыдущий контракт заканчивается 01.02.2021, я в Вашем распоряжении с 02.02.2021.

С наилучшими пожеланиями,
Tim Schneider
 

Список сокращений, принятых в деловой переписке

Распечатайте список основных немецких аббревиатур и держите их на видном месте.

Больше немецких сокращений вы можете найти по ссылке.

Советы по написанию делового письма

После такого количества информации все еще остается вопрос: как написать хорошее официальное письмо на немецком языке, которое передает наиболее важное содержание, не кажется скучным и, в самом лучшем случае, приводит к быстрому ответу или реакции адресата? Мы собрали десять советов, которые помогут вам написать не только профессиональное, но и успешное деловое письмо.

✏ Выражайтесь кратко (помните: внимание вашего читателя не безгранично).

✏ Четко отразите цель вашего письма (тема отображает краткое содержание вашего письма).

✏ Сначала сформулируйте самое главное в вашем послании (уже в первом или втором предложении адресату должно стать ясно, почему вы обращаетесь к нему).

✏ Обратите внимание на личное обращение (Sehr geehrte Damen und Herren – это стандартное обращение, и чисто формально оно не сделает с письмом ничего плохого. Однако такое обращение также выглядит безличным, холодным и отстраненным: кто же эти дамы и господа? Короче говоря, в таком обращение не хватает души.

Чтобы узнать, какое обращение подходит для вашего письма, вы должны задать себе два вопроса: известно ли имя получателя? Насколько хорошо знаком автор и получатель? Если ваши ответы „нет“ и „нет“, ваш выбор автоматически падает на „Уважаемые дамы и господа“. Если вы знаете имя получателя, но случай вашего письма является официальным, рекомендуется прибегнуть к Sehr geehrte/r Frau/Herr X. Если ваша связь более близкая, то можно использовать Guten Tag или Liebe/r).

✏ Поместите вашего адресата в центр внимания (перед составлением письма спросите себя: кто адресат? Что его интересует? Какую ценность вы можете предложить ему? При написании чаще используйте слово „вы“ вместо „мы“. Лучше напишите „вы получите нашу бесплатную консультацию“ вместо „мы предлагаем вам бесплатную консультацию“).

✏ Откажитесь от устаревших формулировок (Werte/r Frau/Herr X или Verehrte/r Frau/Herr X, Hochachtungsvoll — с глубоким уважением — такие обращения сегодня уже не используются).

✏ Формулируйте позитивные высказывания (вместо Leider können wir Ihnen das Produkt nicht liefern (сожалению, мы не можем предоставить вам продукт) лучше сформулировать ответ так: „мы позаботимся о максимально быстрой поставке желаемого вами продукта и сообщим вам, как только товар окажется на складе“. Со второй формулировкой ваше деловое письмо будет выглядеть значительно более профессиональным, позитивным и ориентированным на клиента).

✏ Оставить возможность обратной связи (в конце вашего письма вы должны дать получателю возможность связаться с вами по любым вопросам).

✏ Выберите современный вариант прощания (существует множество хороших альтернатив обычному Mit freundlichen Grüßen — с наилучшими пожеланиями. Более неформальный вариант — написать, например, Mit besten Grüßen — всего хорошего. Или выберите оригинальную формулу приветствия, адаптированную к вашей компании, например, Mit kulinarischen Grüßen — с кулинарными приветствиями — для гастрономии или Mit sportlichen Grüßen — со спортивными приветствиями — для спортивных товаров и фитнес-центра. Формулировка прощания обычно хорошо запоминается и поэтому должна быть выбрана с умом).

✏ Используйте постскриптум (P.S. дает вам возможность включить дополнение в конце письма. Например, здесь вы можете ссылаться на текущее предложение или ваше присутствие в сети – и быть уверенным, что каждый читатель обратит на это внимание, потому что P.S. всегда бросается в глаза).

 

Материал готовила
Анастасия Бекетова, команда Deutsch Online

 

Как правильно написать письмо-запрос (образец)

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

• Счета на оплату
• Счета-фактуры
• Накладные

• Путевые листы
• Доверенности
• Акты выполненных работ

• Акты приемки, инвентаризации
• Коммерческие предложения
• Кассовые ордеры

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

При сотрудничестве с компаньонами, исполнителями (или самими заказчиками) часто приходится вести деловую переписку. На первом этапе взаимодействия, когда договоры еще не заключены, наиболее частой формой делового письма является письма-запросы.

Письмо-запрос представляет собой документ, в котором содержится официальное обращение одного физического/юридического лица к другому. Чаще всего в рабочей практике такие письма являются предтечей ко всей последующей работе.

Как правильно составить письмо-запрос

Цель письма-запроса – получение информации, если до этого она была не получена или не представлена в полном объеме.

Наиболее частые причины составления письма-запроса:

• Нужно получить информацию о товарах.
• Необходимо узнать есть ли нужные товары в наличии.
• Уточнение сроков поставки.
• Уточнение цен, скидочных акций, условий оплаты.
• Пояснения условий продажи – нужно ли страхование, каким образом товар будет доставлен.

План написания письма-запроса

Введение: объяснить побудительные мотивы или причины обращения. Вы можете использовать следующие обороты:

В связи с…
Ввиду несоответствия действий…
Для согласования спорных моментов…
Из-за срыва сроков поставки…

Тело письма: подробно и точно изложить суть задаваемого вопроса. Обороты:

Просим Вас сообщить о…
Просим погасить долг…
Прошу предоставить информацию о…
Будем Вам признательны, если…

Заключение: при обращении впервые лучше указать на источники, из которых вы черпали информацию (как о компании, так и о товаре).

Постскриптум: предоставить коротко сведения о вашей компании, выразив надежду на дальнейшее сотрудничество.

Если ответ нужен к определенному сроку, укажите это:

Просим ответить как можно скорее…
Настоятельно просим ответить в течение двух дней…

Письмо-запрос обычно печатается на фирменном бланке, ту же форму используют при отправлении электронного письма.

Реакцией на письмо-запрос является обязательное письмо-ответ, составленное по существу вопроса/ов, написанное в установленные сроки. Иногда письма, содержащие ответ, могут регулироваться нормативно-правовыми документами.

В целом, письмо-запрос при грамотном его составлении может являться весьма действенным методом для недобросовестных или слишком медлительных заказчиков/исполнителей. Иногда такие письма могут побуждать к длительному и плодотворному сотрудничеству, являясь тем самым придатком или предпосылкой к составлению коммерческого предложения.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

«Класс365» — онлайн программа для всех:

• 50 актуальных бланков документов
• Торговый и Складской учёт
• CRM-система для работы с клиентами

• Банк и Касса
• Интеграция с интернет-магазинами
• Встроенная почта и отправка SMS

Бесплатно для одного пользователя

Деловое письмо на немецком языке — Немецкий язык онлайн

Вы, наверное, уже наслышаны о немецкой консервативности. Это действительно так! Эта консервативность распространяется не только в деловом общении, а также в деловой переписке.

Если у вас есть уже достаточно высокий уровень немецкого языка и вы хотите написать немцу деловое письмо, или у вас состоялась деловая переписка с немцами, то вам в первую очередь надо ознакомиться с правилами оформления немецкого делового письма.

Ниже вы видите образец официального немецкого письма.

 

1. Vollständige Adresse des Absenders — Полный адрес отправителя

2. Kalenderdatum — Дата

3. Vollständige Adresse des Empfängers — Полный адрес получателя

4. Kurzer und prägnanter Betreff (Anlass des Briefes in Kurzform) — Короткий и чёткий повод письма

5. Situationsgerechte und adressatengerechte Anrede — Правильное обращение

6. Sinnvoll gegliederter Haupttext des Briefes — Текст письма

7. Situationsgerechte und adressatengerechte Grußformel — Прощание

8. (Handschriftliche) Unterschrift — Подпись

9. Maschinenschriftliche Namensunterschrift — Имя
10. Anlagenvermerk mit Auflistung aller Anlagen (bei Platzmangel auch neben der Grußformel möglich) — Список приложений

Обращения в немецком письме

Förmliche Anreden / Официальные обращения

Sehr geehrter Herr,

Sehr geehrte Dame,

Sehr geehrte Damen und Herren,

 

Förmliche Anreden mit Namen / Официальные обращения по имени

Sehr geehrter Herr Knöpel,

Sehr geehrte Frau Reichenbach-Lutzhammer,

 

Förmliche namentliche Anreden mit Titel und/oder Amts- und Funktionsbezeichnung / Официальные обращения по имени и званию

Sehr geehrter Herr Dr. Schnurhans,

Sehr geehrte Frau Oberstudiendirektorin Schneegans-Ruther,

Sehr geehrter Herr Prof. Dr. Hasenmatz,

 

Andere, weniger förmliche, namentliche Anreden / Другие, менее официальные обращения по имени

Sehr verehrte Frau Grünhagen,

Sehr verehrte, liebe Frau Dr. Augental,

Lieber Herr Rothfuß,

Mein lieber Herr Ganzenheim,

Hallo, sehr geehrter Herr Krustermann,

Guten Tag, sehr geehrte Frau Osterhagen

 

Немецкое прощание в письме

Standardformulierungen / Стандартные формулировки

Mit freundlichen Grüßen

Freundliche Grüße

Mit freundlichem Gruß

 

Weniger distanzierte, persönlicher gehaltene Formulierungen / Менее официальные, личные формулировки

Freundliche Grüße aus Freiburg

Herzliche Grüße aus dem sonnigen Karlsruhe

Ein sonniges Wochenende wünscht Ihnen

Guten Start in die neue Woche wünscht Ihnen

Правила делового письма на английском: структура, лексика и прочее

Деловая переписка – это не только способ обмениваться информацией, но и отличный механизм создания и поддержания репутации. Грамотное ведение корреспонденции является показателем высокой компетентности сотрудников и создает положительный образ компании.  

При общении с иностранными партнерами умение вести бизнес-переписку приобретает особое значение, так как в данных случаях письма являются основным способом коммуникации. Поэтому сегодня мы расскажем о том, как правильно стилистически, лексически и психологически вести деловую переписку на английском языке.

Общие требования оформления делового письма

Начиная новый абзац, не пишите с красной строки: письмо должно выглядеть строго вертикаль, и каждая следующая строка должна начинаться там же, где и предыдущая. Деловое письмо на английском имеет четкую смысловую структуру.

Обращение

Как и любое другое, официальное письмо начинается с обращения. После обращения должна стоять запятая, а следующее предложение должно начинаться с нового абзаца. Формулировка обращения зависит от того, общались ли вы с адресатом ранее.

– Dear Sirs

– To whom it may concern

Эти фразы употребляется в случаях, если вы обращаетесь к компании в целом.

– Dear Sir / Madam

Обращения для тех случаев, если вы не знаете ни имени, ни должности адресата, и вам известен только пол. Если вы не знаете и пол, то лучше написать Dear Sir.

– Dear Editor / Publisher / Professor 

Вам известна должность адресата.

– Dear Mr / Miss / Mrs / Ms (фамилия)

Если вам известно имя адресата. Если вы сомневаетесь в выборе обращения к женщине (Miss или Mrs), употребляйте нейтральное Ms.

– Dear (имя)

По имени можно обратиться, если у вас уже налажен контакт с адресатом.

Вступление

Для начала определитесь, от чьего лица вы составляете письмо. Обращаясь от себя лично, пишите «I», а от лица компании – «we». Если вы уже имели контакт с человеком ранее, вежливым тоном будет добавить вступительную фразу.

– Hope you are well!

– It was a delight meeting you at the conference last month.

– I hope you are enjoying your business trip.

– Congratulations on your promotion.

– Hope everything is fine on your side.

Для продолжения переписки подойдут следующие фразы:

– Thank you for your prompt response.

– Thank you for your message.

– Thank you for your e-mail of the 21st of October.

– With reference to your last phone call….

– Further to our conversation / telephone talk…

Основное содержание письма

Чтобы перейти к сути дела, воспользуйтесь одной из вводных фраз:

– I am writing to enquire about/ to apologize for / in connection with / in reference to / to get more details about / to explain / to enquire about …

– I apologize for…

– I confirm that…

– I would like to clarify…

– I kindly ask you to…

Четко и ясно изложите цель вашего письма. Постарайтесь создать благоприятный деловой тон, но остерегайтесь при этом избыточной официальности. Если тема письма касается неприятных моментов, например, задолженности или нарушения сроков, сохраняйте дипломатичность. Например, прямое обвинение можно всегда заменить на тактичное замечание. Сравните: «Because you have refused to pay…» и: «Unfortunately, balance on your account is not enough to…» Будьте любезны и внимательны к адресату для сохранения перспективы сотрудничества. 

Многократное употребление конструкций, начинающихся c «I» или «we», как и частое упоминание названия вашей фирмы – не лучшая идея. Помните, что ваше письмо ориентировано на его получателя, и постарайтесь уделить внимание именно ему. Вот некоторые устойчивые фразы, которые помогут вам в формулировке мыслей:

– In accordance with the terms of our agreement…

– In conformity with your instruction we…

– Kindly note that…

– From the documents which I am enclosing…

– In view of the above said…

Завершение

В заключении письма вы можете поблагодарить получателя, выразить надежду на скорый ответ при помощи следующих фраз:

– Thank you for your interest in…

– I am looking forward to your approval / confirmation

– I shall be pleased to answer your inquiries

– Please, inform me / let me know in the shortest possible time…

– Your early reply will be appreciated…

– Looking forward to hearing from you soon / in the near future… 

Последний три варианта желательно использовать в случае, если вы уже установили контакт с получателем и это не первое письмо в рамках вашей переписки.  

Подписать письмо можно одним из распространенных вариантов:

– Yours sincerely / Sincerely

Самый безопасный вариант подписи, допустимый во всех кругах.

– Yours faithfully

Допустимый вариант, если вы не знаете человека, а ваше письмо начиналось с Dear Sir / Madam.

– Best wishes

Этот и следующие формулировки можно использовать, если вы давно общаетесь с человеком и в начале письма обращались к нему по имени.

– Kind regards

– Warmest regards

После прощания следует поставить запятую, а свои фамилию и имя написать с нового абзаца. Если вы указываете должность и название компании, также начинайте с нового абзаца. Знаки препинания в конце этих строк не нужны.

Соблюдая правила делового письма на английском из нашей статьи, вы сможете без проблем наладить новые деловые связи за рубежом. Если ваши намерения серьезнее, чем просто переписка, советуем пройти курсы бизнес-английского, на которых вы узнаете об особенностях деловых отношений за границей, научитесь проводить презентации и встречи и заключать сделки на международном языке. Желаем успехов!

Рассказать друзьям:

Как правильно написать деловое письмо (примеры)

Письмо является кратким документом, несущим в себе информацию коммерческого характера и затрагивающим один или несколько вопросов. С помощью делового письма можно не только вести переписку с партнерами, но и создать имидж компании. Написание делового письма является связующим звеном как между отделами компании, так и между учреждениями, юридическими и физическими лицами. Такие письма являются важными документами, а в ходе разбирательства экономического спора в арбитражном суде могут стать доказательственной базой, свидетельствующей о тех или иных договоренностях между сторонами.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Как правильно написать письмо

Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно. Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев. Деловое письмо — это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами поставщики, покупатели.

Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур. Массовость использования деловых посланий в ежедневном обиходе привело к увеличению их разновидности. В связи с этим единая классификация отсутствует.

Можно выделить следующие виды деловых писем:. Самыми распространенными циркулярными письмами являются приглашения, уведомления и информационные объявления о предстоящих изменениях.

Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает. Прежде чем составить деловое письмо нужно определиться с его видом извещение, предложение приглашение и т.

Разбивайте текст на абзацы, это облегчит восприятие излагаемой информации. Если послание должно быть получено до определенной даты, лучше отправить его услугами экспресс-доставок или по электронной почте. Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз. В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.

Текст должен быть оформлен и составлен в соответствии с общепринятыми правилами. У каждой организации свой бланк, которая служит и визитной карточкой. Для отправки писем по почте предпочтительнее писать текст на изготовленном типографским способом бланке. На практике, организации чаще всего печатают их самостоятельно на цветном принтере. Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению.

Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер.

Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций. Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов. В деловой переписке используются они далеко не все. Область заголовка документов состоит из двух частей. В верхнем левом углу или посередине листа находится штамп, в котором указываются:.

В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф. Пример делового письма стандартные реквизиты :. Ниже идет заголовок о чем документ или его вид. Здесь указывается название документа извещение, уведомление, и т. Следующим пунктом идет вступление. В письме к служителям церкви обращение должно быть по чину. Здесь нужно быть предельно осторожными, и уточнить точную формулировку. Следующим элементом документа идет непосредственно сам текст, который должен содержать следующую структуру:.

Печать обязательно ставится на гарантийных письмах, офертах и рекламациях. В коммерческих, напротив, она не рекомендуется.

При написании писем уместен официально-деловой стиль. Язык деловых писем отличаются следующими чертами:. Старайтесь излагать суть дела короткими простыми предложениями. Не перегружайте текст прилагательными, делайте упор на глаголы. Не стоит применять узкоспециализированных и малоизвестных терминов, которые могут быть непонятны читателю.

Это вызовет отторжение у получателя письма. Стоит использовать простые слова. Как можно больше конкретики и фактов. Не подводите к заключительной части длинными и ненужными оборотами. Но при этом избегайте наличие нелогичных и несогласованных абзацев. Каждый абзац должен нести одну определенную мысль. Причастные и деепричастные обороты также следует исключать. Проверяйте написанное на слух. Деловой стиль письма приходит со временем и опытом.

Соблюдая основные правила, вы будете знать, как написать деловое письмо и овладеете навыками написания официальных документов любой тематики. Написание делового письма всегда должно быть в нейтральном тоне. Этот же тон носит и обращение. Самым оптимальным вариантом будет в приветствии обратиться по имени-отчеству. Следует избегать и сокращений г-н, г-жа. После обращения по правилам русского языка всегда ставится восклицательный знак.

Строгих требований к оформлению нет. Рекомендации из вышеуказанного ГОСТа, в силу их необязательности, чаще игнорируются. Есть определенные правила, принятые в деловом мире. Оформление делового письма рекомендуется делать следующим:. Дата документа, обычно проставляется слева вверху, но допустимо указывать ее и снизу, после основного текста. Стандартным форматом является оформление числа, месяца и года арабскими цифрами.

Пример, Допустимо и буквенное оформление месяца. Если документ подписывается несколькими лицами, то их подписи располагают друг за другом по убыванию должности. В конце документа или на обратной стороне ставится отметка ответственного лица с контактным телефоном.

Его подпись не нужна. Каждая организация ежедневно получает и рассылает несколько десятков писем. Электронная почта самое доступное и быстрое средство связи, позволяющее обмениваться документами официального характера.

При отправке писем необходимо заполнять все поля адрес отправителя, получателя, тема письма, приложение. Оформление должно осуществляться с учетом следующих правил:.

Подпись можно сделать единожды, в настройках почтового сервиса. Поэтому следует уделить ей особое внимание. Электронное деловое письмо завершается подписью. В этом примере имя и отчество представлено в виде инициалов. Не создавайте ненужных сложностей.

Укажите полное имя и отчество. Отвечайте не новым сообщением, а ответом на полученное. Это поможет не искать предыдущую информацию, напомнит о вас получателю, а также уменьшит вероятность отправки вашего послания в спам. Нет временных рамок отправки ответа на полученное письмо. Но принято отвечать в течение нескольких часов, минимум в течение одного рабочего дня.

Если ответ требует большего времени, необходимо написать формальный ответ. Как написать деловое письмо, с последующим ответом, приведено ниже. Старайтесь отвечать нейтральным тоном, даже если было получено самое гневное письмо-претензия.

Вы дадите официальный ответ позже. На этом этапе важно дать понять отправителю, что его не игнорируют, и не усугублять ситуацию. Оформление делового письма независимо от его вида существенно не изменяется. А вот содержание по каждому отдельному виду уже имеет свои существенные отличия. Самыми частыми документами, при создании которых возникает сложность, как написать деловое письмо, являются гарантийное письмо и рекламация.

Ниже приведены примеры содержания каждого.

Письма в русском языке обычно включают в себя стандартные фразы и формулировки. Часть вашего курса русского языка будет посвящена написанию писем всех жанров. Здесь мы приведём несколько примеров стандартных письменных формулировок и лва примера писем.

Официальное письмо — это форма делового послания, которое имеет статус документа. Оно может применяться для отправки каких-то сообщений между организациями или индивидуальными предпринимателями и частными лицами. Открыть и скачать онлайн. Кроме того, официальные письма зачастую формируются на специальных фирменных бланках — это придает им солидности и лишний раз подчеркивает их официальных статус.

Как правильно составить деловое письмо

Составление различного рода деловых писем — необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем. Открыть и скачать онлайн. Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам. Деловые письма всегда должны содержать подпись.

Как правильно написать деловое письмо

Какую онлайн-кассу выбрать для интернет-магазина. Не все онлайн-кассы одинаково полезны для интернет-магазина. Читать статью. Как накликать внеплановую проверку.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Лекция 1.2. Правила подготовки делового письма

Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно.

Деловое письмо — это основополагающая часть деловой переписки. Письмо является кратким документом, несущим в себе информацию коммерческого характера и затрагивающим один или несколько вопросов. С помощью делового письма можно не только вести переписку с партнерами, но и создать имидж компании. Написание делового письма является связующим звеном как между отделами компании, так и между учреждениями, юридическими и физическими лицами. Также различают деловые письма коммерческого характера, которые предваряют заключение договора, то есть содержат в себе оговорки по согласованию контрактных условий. Такие письма являются важными документами, а в ходе разбирательства экономического спора в арбитражном суде могут стать доказательственной базой, свидетельствующей о тех или иных договоренностях между сторонами. Деловое письмо является официальным обращением, но оно не исключает дополнительного устного обращения по одному и тому же вопросу. Деловое письмо подразумевает письменный ответ от контрагента, что является важным для компании документом например: официальное соглашение обо всех условиях сделки. Деловое письмо должно содержать в себе четкую структуру.

Деловое письмо: как правильно составить + образец

В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы. От этого зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя.

В наше время просто необходимо уметь правильно написать письмо независимо от того, кому адресовано ваше послание возможному работодателю, высокомерному чиновнику или близкому другу и способа отправки корреспонденции по обычной или электронной почте, может и факсом. Сейчас поговорим о некоторых правилах написания и оформления.

.

Приводим актуальный образец делового письма, пригодного для применения деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Learn Russian in Russia and Ukraine

.

Образец делового письма

.

Как написать официальное письмо

.

Деловое письмо

.

.

.

Пишем письма иностранным партнерам/клиентам/коллегам грамотно. | by Natalie Vtorova

Большинство современных предпринимателей на том или ином уровне владеют английским языком. И, как правило, этого уровня достаточно для изучения определённых материалов в своей сфере или ведения деловой и личной переписки. И если в личной переписке нет строгих правил, то в деловой — таких правил довольно много, о них-то мы и хотим поговорить.

В этом материале мы собрали и подробно описали все основные правила, которые могут пригодиться для переписки с иностранными партнерами.

Общие правила

Письмо должно быть ясным, кратким и вежливым.

Делайте выбор в пользу простых слов и выражений. Чем проще вы пишите, тем быстрее вас поймут. Но не забывайте, что в официальной деловой переписке не используются сокращения типа “I`m” и сленговые выражения. Например, вместо фразы “We are the recipients of”, лучше сказать “We received”. Также, используя короткие и средней длины предложения без сложных оборотов, вы добьётесь краткости и ясности в своих письмах. Грамотное деление на абзацы облегчит зрительное восприятие текста и задаст определённый ритм.

Шапка

· В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя, должность и/или название компании с адресом, информация для обратной связи.

ВАЖНО: Имя всегда пишется в таком порядке: Имя Отчество Фамилия (отчество лучше вовсе опустить и писать только Имя, Фамилию). Пишите свое имя в таком порядке и на своих визитках, иначе иностранные партнёры будут в полной уверенности, что Ваше имя — Сидоров. Также порядок меняется и в адресе. В России пишут адрес по убывающей: страна, город, индекс, улица, дом, квартира или офис. Почти во всех европейских странах и в США порядок написания адреса идет по возрастающей, от квартиры/офиса до страны.

· Далее указывается имя адресата и название компании, которой письмо предназначено, а также ее адрес (с новой строки).

· Укажите дату отправления в формате дата/месяц/год (для Европейских стран) или месяц/дата/год (для США). Чтобы избежать путаницы, можно писать дату в более развернутом виде: October 10, 2010. Обратите внимание, что в русском языке дата пишется через точку (10.10.2010), в английском же дата пишется через слэш (10/10/2010).

ПРИМЕЧАНИЕ: Название российской компании никогда не переводится, только транслитерируется. Форма регистрации компании тоже транслитерируется даже при наличии эквивалентного перевода. Пример: ООО, Romashka. Неправильно: Camomile, Ltd. Как вариант, можно дополнительно в скобочках добавить перевод формы регистрации компании: ООО, Romashka (Limited Liability Company).

Обращение

После обращения ставится запятая. В России принято в обращении ставить восклицательный знак (Здравствуйте, Владимир Владимирович!), в западной же культуре восклицательный знак воспринимается как крик.

Тело письма

Сразу представьтесь, если это первое письмо. Если это уже не первое письмо, то следует выразить благодарность:

Далее, в первую очередь укажите цель обращения. И в зависимости от цели вашего письма, воспользуйтесь следующими шаблонными фразами:

Спасибо за внимание!

Надеюсь, эти правила окажутся полезными для вас.

Деловое письмо. Правила составления и оформления

Эта брошюра позволит Вам составить деловое письмо в соответствии с существующими в Германии стандартами и правилами. Деловое письмо — это письмо , которое Вы посылаете в различные фирмы, учреждения, предприятия, организации и т.п. (в дальнейшем -организации) с целью получить нужную Вам информацию , решить интересующий Вас вопрос или внести какое-либо предложение. Очевидно, что умение правильно составить и оформить такое письмо является в цивилизованном мире необходимым условием Вашего успеха.

Составляя такое письмо, Вы в любом случае преследуете, как минимум, три основные цели:

* письмо должно как можно быстрее попасть к тому, кто

   будет заниматься Вашим вопросом;

*  письмо должно содержать нужную информацию;

* оно должно произвести на читателя нужное Вам

   впечатление.

Неправильно составленное и/или небрежно оформленное письмо имеет почти стопроцентную вероятность отправиться в корзину для мусора, а не на стол к чиновнику, который должен заниматься Вашим вопросом.

 

Следует помнить, что при составлении делового письма не может быть мелочей. Имеет значение все-выбор бумаги, способ печати, наличие  обязательных для делового письма разделов, правильный выбор обращения и заключительного приветствия и многое другое. В брошюре Вы найдете ответы на эти и другие вопросы.

Основное внимание мы уделяем составлению и формлению делового письма, которое пишется (печатается) на чистом листе бумаги. В следующих выпусках мы рассмотрим вопросы, связанные с оформлением деловых писем на фирменных бланках, составлением таких бланков и т.п.

 

 

1.Общие положения

 

1.1 Бумага

Для делового письма используется нелинованная плотная белая бумага формата А4 (210 х 297 мм) по международному стандарту DIN 676 (обычный лист бумаги для пишущих машинок). Бумага располагается вертикально и используется только с одной стороны. Допускается использование для деловых писем формата А5 (148х210 мм) и даже А6  (105х148 мм).

 

1.2 Поля

Рекомендуемые размеры полей:

                 левого —             20 мм

                 остальных — от 20 до10 мм

 

2.Структура делового письма

 

Как правило, деловое письмо состоит из следующих разделов:

— Отправитель (Absender)

— Населенный пункт, Дата (Ort, Datum)

— Получатель(Empfänger)

— ”Касается” (Betreff)

— Ссылка(Bezug)

— Обращение (Anrede)

— Текст письма

— Заключительное приветствие (Gruß)

— Подпись (Unterschrift)

— Приложения (Anlage)

 

Не все эти разделы должны обязательно присутствовать в Вашем письме. Вы сами принимаете решение о структуре своего письма.

Рассмотрим подробно каждый из этих разделов.

 

3.Отправитель

Если письмо пишется не на фирменном бланке, в нем должна содержаться информация об отправителе. Это избавит читателя от необходимости искать на конверте Ваш адрес при составлении ответа на Ваше письмо. В противном случае весьма вероятно, что Вы вообще не получите на него ответ.

 

Информация об отправителе располагается в верхнем левом углу листа на расстоянии 2 см от левого и верхнего края. Эта информация пишется без пропуска строк.

 

Информация об отправителе включает:

— имя отправителя

— почтовый адрес

— дополнительную информацию.

 

3.1 Имя отправителя (Absendername)

Указывают имя и фамилию отправителя и/или, если нужно, наименование организации.

 

3.2 Почтовый адрес

Возможны два варианта:

 

1.Улица, номер дома (Straße …)

   Почтовый индекс  Населенный пункт (Postleitzahl  Ort)

   Страна отправителя (если письмо отправляется за рубеж)

    (Absenderland)

2.Почтовый ящик (Postfach)

   Почтовый индекс Населенный пункт

   Страна отправителя

 

3.3 Страна отправителя

Если Вы пишите заграницу, для большинства европейских государств достаточно указать их международное обозначение (например, для Германии: D-…). В общем случае достаточно в следующей строке написать наименование страны отправителя на языке той страны, в которую направляется письмо, или на французском языке.

 

3.4 Дополнительная информация

В качестве дополнительной информации можно указать, например, номер Вашего телефона. Перед номером телефона строка не пропускается.

 

3.5 Общие правила

— Название улицы и номер дома не разделяются запятой.

— Название улицы пишется по следующим правилам:

    1. Название  пишется  раздельно:

        а) Если первая часть названия улицы или площади образована от названия города или страны при помощи суффикса -er:

                Berliner Platz

                Schweizer Straße

           б) Если в названии улицы первое слово является прилагательным:

                  Grüne Straße

             в) Если в названии улицы на первом месте стоит частица, например, предлог:

                    Unter den Linden

        2. Название улицы пишется слитно:

               а) Если это существительное или собственное имя:

                      Berlinstraße

                       Grünstraße

                       Herderstraße

                 б) Когда существительное оканчивается на -er :

                        Echweilerweg

            3. Название улицы пишется через дефис ”-”,

если оно состоит из нескольких слов, например, из имени и фамилии:

                          Heinrich-von-Steephan-Straße.       

— Номер почтового ящика разбивается на группы по две

   цифры, начиная с поледней.

— Почтовый индекс не делится на группы.

— Номер телефона разбивается на группы по два знака, начиная с конца. Код  города пишется в скобках. После скобок  и между группами цифр — один интервал.

 

Примеры:

 

Hanns Schmidt

Lange Hecke 12

44263 Dortmund

Telefon (0231) 45 55 66

         ***

Thomas Eberhard

Postfach  12 34 56

12345 Bielefeld

Telefon (0123) 32 45 77

 

4. Населенный пункт, Дата

Наименование населенного пункта и дата написания письма располагаются в правом верхнем углу на уровне первой строки Информации об отправителе. Начинайте писать, отступив приблизительно 12 см от левого поля.

Дата может быть написана несколькими способами. Рассмотрим, как пишется, например, 1 сентября 1998 г:

 

*  01.08.98: Наиболее распространенный способ. День и месяц, состоящие из одной цифры, пишутся с нулем перед этой цифрой.

 

* 1. September 1998: Название месяца пишется полностью.

 

* 1/ Sept. 1998: Название месяца пишется сокращенно.

 

5. Получатель

 

Этот раздел начинается приблизительно на расстоянии 5,5 см от верхнего поля и 2 см от левого поля. Он должен разместиться в пределах прямоугольника 4,0 х 8,5 см (Размеры окна на конверте 4,5 х 9 см). В информации о получателе точки не ставятся.

 

Этот раздел содержит:

* Вид письма (в том случае, если это не простое письмо)

* Имя получателя

* Адрес получателя.

 

5.1 Вид письма (Versendungsform=Sendungsart)

 

Если Вы выбираете какой-либо специальный вид письма (например, заказное, ценное и т.п.), он указывается в первой строке этого раздела. Если письмо отправляется заграницу, Вы можете указать вид почтового отправления на международном почтовом (французском) языке, например:

 

Немецкий	Французский	Русский
Einschreiben	Recommande’	Заказное
Wertsendung	Valeur declaree	Ценное
Mit Luftpost	Par avion	Авиапочтой
Postlagernd	Poste restante	До востребования

 

После указания вида отправления следует имя получателя. Между видом письма и именем получателя пропускается одна строка (пустая строка). Если Вы отправляете простое письмо, оставьте перед именем получателя две пустые строки (см. примеры ниже).

 

5.2 Имя получателя

 

Собственно адрес получателя начинается с его имени.

 

Если Вы пишете определенному лицу, возможны следующие варианты:

 

*- Herrn Wolfgang Stein

  -Frau Petra Stein                   

  -Herrn Professor Wolfgang Stein

  (В форме обращения)

 

* -Petra Stein

   -Wolfgang Stein

   -Eheleute Petra und Wolfgang Stein.

 

Если Вы пишете в организацию, в первой строке адреса указывается ее наименование. В следующей строке Вы можете указать наименование подразделения (отдела).

 

Если Вы пишите частному лицу, но в адрес его организации, в первой строке адреса пишется имя этого лица, а наименование организации — на следующей строке. Отдел, занимающийся обработкой писем, не будет вскрывать такое письмо, а передаст его непосредственно адресату.

 

 

 

5.3 Почтовый адрес

 

Почтовый адрес пишут начиная со следующей строки после имени получателя. Правила написания адреса приведены в разделе 3.2. Дополнительные правила:

  — Между строкой, на которой указаны улица и номер дома (или почтовый ящик) и строкой с почтовым индексом и наименованием населенного пункта оставляется одна пустая строка.

   — Если письмо отправляется заграницу и в последней строке указана страна получателя, перед этой строкой оставляется пустая строка. В этом случае пустая строка перед населенным пунктом отсутствует.

 

Примеры (Пустая строка обозначена как ”*”):

 

Вид письма	Пример	Вид письма	Пример
-Простое -Частному лицу -В Германии	* * Frau Erika Müller Nürnberger Straße 10 * 27755 Delmenhorst	-Простое -Частному лицу -Заграницу	* * Mr William Smith 40 Cook Street Oxford OX1 3BQ * GREAT BRITAIN
Специаль-ное -Частному лицу  -В Германии	Einschreiben * Frau Erika Müller Nürnberger Straße 10 * 27755 Delmenhorst	-Простое -В адрес фирмы	* * Lehmann KG Postfach 45 25 70 * 72764 Reutlingen
-Простое -В адрес фирмы -С указа-  нием имени по- лучателя	* &* Lermann KG Frau Helga Sutter Postfach 45 25 77 * 72764 Reutlingen	-Специаль-  ное -Частному лицу -В адрес фирмы -Заграницу	Einschreiben * Frau Dr.Eva Parker Duff & Co Ltd 30 Cook Street Bridington East Yorkshire AB1 * ENGLAND

 

 

6. ”Касается”(Betreff)

 

Этот раздел не является обязательным. Между адресом  получателя и этим разделом оставляется две пустые строки.

Раздел Betreff занимает 1-2 строчки, в которых кратко сообщается, о чем идет речь в письме. Он может начинаться словом Betreff, которое выделяется жирным шрифтом или подчеркивается. В конце раздела точка не ставится.

Можно также обойтись без слова Betreff, но в этом случае необходимо выделить весь текст раздела.

 

Примеры:

 

*Betreff: Auskunft über Firma Max Sschreder

*Rechnung

*Bewerbung als Leiterin der Fertigungsabteilung

*Unser Sonderangebot Für Sie

 

7. Ссылка  (Bezug)

 

В случае необходимости, Вы можете сослаться на ранее полученную информацию, имеющую непосредственное отношение к Вашему письму. Такая ссылка облегчает обработку письма и в ряде случаев является обязательной.

 

Примеры:

* Ihr zeichen:…

* Ihre Nachricht vom:…

* Rückfragen bitte an…

 

Ссылка не имеет постоянного места. Она может располагаться под адресом получателя, справа от него или в разделе Betreff.  Она может также занимать первую строку текста, например:

 

* In Ihrem Schreiben vom 01.01.98 behaupten Sie …

* Wie in unserem gestrigen Telefonespräch vereinbart, erhalten Sie heute …

*Wie schon auf der diesjahrigen Buchmesse besprochen, sende ich Ihnen heute die gewünschten Muster …

 

8. Обращение (Anrede)

 

Обращение в письме является признаком вежливости. Письмо без обращения ”бьет получателя по голове”.

Обращение может отсутствовать в деловых записках, циркулирующих внутри предприятия, да и то только в тех случаях, когда это здесь принято. Как будет показано ниже, уже в обращении Вы выражаете свое отношение к адресату.

 

Обращение пишется после ссылки и/или указаний (если они есть) или после адреса получателя. Между последней строкой и обращением пропускаются две строчки. Обращение, как и все вышеупомянутые разделы, начинается у левого поля на расстоянии 2 см от левого края листа. Обращение начинается с прописной (заглавной) буквы.  В конце обращения ставится запятая. Можно также поставить восклицательный знак.

 

8.1 Обращение к конкретному лицу

Когда Вы пишите частному лицу, Вы, разумеется, знаете его фамилию. Если же Вы направляете письмо в организацию, весьма целесообразно узнать фамилию того, кто будет с ним работать. Обращение к конкретному человеку, например, когда Вы посылаете Bewerbung, уже дает Вам определенные преимущества перед конкурентами.

 

В обращении указывают только фамилию адресата. Можно также указать звание или профессию. Возможные варианты персонального обращения:

 

* Sehr geehrte Frau Dr.Drechsler

* Sehr geehrter Herr Müller

* Sehr geehrter Herr Rechtsanwalt Drechsler

* Sehr gehrter Herr Freseurmeister Weber

 

8.2 Обращение к двум лицам

Если Вы знаете, что с Вашим письмом могут работать два человека ( или один из двух), фамилии которых известны, воспользуйтесь следующим вариантом обращения:

 

* Sehr geehrte Frau Schulz, sehr geehrter Herr Müller

 

8.3 Нейтральное обращение

Если фамилия адресата Вам неизвестна, можно использовать один из следующих вариантов:

 

* Sehr geehrte Damen und Herren

* Sehr geehrte Damen? sehr geehrte Herren

* Sehr geehrte Dame? sehr geehrter Herr

* Sehr geehrte Frau Oberbürgermeisterin

* Sehr geehrter Herr Bundespräsident

 

 

8.4 Различные оттенки при обращении

Выше мы уже говорили о том, что обращение позволяет выразить свое отношение к адресату. Рассмотрим несколко примеров:

 

* ”Sehr geehrt” :  Стандартная нейтральная форма обращения.

 

* ”Liebe Marry” : Демонстрирует дружелюбие. У деловых партнеров такое обращение принято, когда они хорошо знакомы друг с другом и, как правило, на ”ты”.

 

* ”Hallo Carola”: Партнеры очень хорошо знакомы друг с другом.

 

* ”Geehrte Frau Stein” : Используя такую форму обращения, Вы выражаете пренебрежение или неуважение к адресату.

 

Обращение отсутствует: Это может рассматриваться как явно выраженное оскорбление.

 

9. Текст письма

 

После обращения следует одна пустая строка, а затем начинается  текст письма. Независимо от знака препинания после обращения, текст всегда начинается с большой буквы.

Он должен быть разбит на абзацы, каждый и которых выражает одну законченную мысль. Между абзацами оставляется одна пустая строка.

 

9.1 Структура текста письма

 

Текст, безусловно, является наиболее важным элементом письма. Как правило, он состоит из трех частей:

-Вступления (Einleitung)

—Основной части (Hauptteil)

 

 

 

9.2 Вступление

Вступление должно привлечь внимание, вызвать интерес и деловое отношение к содержанию письма.

 

9.3 Основная часть

Основная часть направлена, как правило, на получение желаемой реакции того, кто будет работать с Вашим письмом. Поэтому при составлении письма попытайтесь стать на его точку зрения.

 

 В последнем абзаце основной части письма Вы можете  еще раз кратко изложить свою просьбу (предложение),  выразить надежду на положительный ответ и т.п.

 

9.4 Примеры заключительной фразы основной части письма

(В таблице приведены выбранные из оригиналов деловых писем заключительные фразы и их эквиваленты, используемые в деловой переписке на русском языке. Безусловно, возможны и другие варианты перевода).

Оригинал	Русский эквивалент
Hoffentlich konnten wir Ihnen helfen.	Надеемся, что смогли Вам помочь.
Vielen Dank für Ihr Verständnis.	Благодарим за понимание
Vielen Dank für Ihre Mühe.	Благодарим Вас за хлопоты
Ich wünsche Ihnen — auch im Namen der Mitarbeiter meiner Agentur – für die Zukunft alles Gute.	Я желаю Вам от своего имени, а также от имени сотрудников моего Агенства всего хорошего в будущем.
Wir wünschen Ihnen zu Ihrem Geburstag alles Gute, vor allem Gesundheit, und ein zufriedenes neues Lebensjahr.	Мы желаем Вам в день Вашего рождения отличного здаровья и многих счастливых лет жизни.
Ich danke Herrn Weitzmann für seine wertvolle Mitarbeit und wünsche ihm für die Zukunft viel Erfolg.	Я благодарю г. Вайцмана за плодотворное сотрудничество с нами и желаю ему в будущем всяческих успехов.
Ich danke Ihnen nochmals für die langjährige Zusammenarbeit.	Я еще раз благодарю Вас за многолетнее сотрудничество
Vielen Dank im voraus.	Заранее благодарю
Für rasche Erledigung danken wir im voraus.	Заранее благодарим за быстрое исполнение
Falls Sie Fragen haben, rufen Sie bitte Frau Walser an.	Если у Вас есть вопросы, позвоните, пожалуйста, фрау Вальзер.
Für die Zukunft viel Erfolg und alles Gute!	Всего хорошего и больших успехов в будущем.
Ich danke Ihnen  schon jetzt für Ihre Mithilfe — und freue mich auf Ihre Antwort.	Я заранее благодарю за помощь и с нетерпением ожидаю Вашего ответа.
Wir bedauern ihr Fortgehen und wünschen ihnen für ihren weiteren beruflichen Werdegang alles Gute und viel Erfolg	Мы сожалеем о Вашем уходе и желаем Вам в Вашем дальнейшем профессиональном росте больших успехов и всего хорошего.
Wir freuen uns auf die künftige Zusammenarbeit mit Ihnen.	Мы с удовольствием рассчитываем на будущее сотрудничество с Вами.
Wir freuen uns auf Ihren Besuch und verbleiben … * mit freundlichen Grüßen	Мы с нетерпением ожидаем Вашего визита и остаемся …
Ihre Angaben werden wir streng vertraulich behandeln.Wir bedanken uns schon heute für Ihre Kooperation.	Мы будем рассматривать Ваши указания как строго конфиденциальные. Мы уже сегодня благодарим Вас за сотрудничество с нами.
Über Ihren Auftrag würden wir uns freuen.	Мы были бы рады Вашему поручению (заказу)
Wir bedanken uns für Ihr Verständnis und wünschen Ihnen guten Verkaufserfolg.	Мы благодарим Вас за понимание и желаем Вам успешных покупок.
Ich würde mich freuen, wenn es zu einer Zusammenarbeit käme.	Мне было бы приятно, если бы это привело к нашему сотрудничеству.

 

 

9.5 Постскриптум (Postskript= PS)

Между последней строкой письма и постскриптумом оставляется одна пустая строка.

 

Обычно в PS включают информацию, упущенную в основном тексте. В нынешний век компьютеризации PS, как правило, не используется, т.к. упущенную при составлении письма информацию всегда можно вставить в нужное место.

 

Однако, PS широко используется как стилистический прием в тех случаях, когда нужно еще раз обратить внимание на какой-либо аспект письма. Психологи установили, что PS  читается почти всегда, в то время как само письмо может остаться непрочитанным.

 

10. Заключительное приветствие

 

Текст письма должен обязательно заканчиваться приветствием, которое, как и обращение, выражает не только Ваше отношение к адресату, но и уровень Вашей ”бюрократической  культуры”.

 

10.1 Общие правила

 

* Приветствие начинается от левого поля.

 

* Между последней строкой текста и заключительным приветствие оставляется одна пустая строка.

* Как правило, заключительное приветствие начинается с заглавной буквы. Однако, если оно является как бы продолжением заключительной фразы текста, приветствие пишется с маленькой буквы:

Wir freuen uns auf Ihren Besuch und verbleiben

*

mit freundlichen Grüßen

 

* После заключительного приветствия знак препинания не ставится. (Заметим, что в письме на английском языке заключительное приветствие заканчивается запятой, а в письме на французском языке — точкой).

 

10.2 Общепринятые варианты заключительного приветствия

Наиболее распространенная ”нейтральная” форма:

 

Mit freundlichen Grüßen

 

Эта форма заключительного приветствия применима всегда и исключает всякую ошибку. Но если вы не хотите повторяться, можно предложить и другие ”нейтральные” варианты:

 

* Mit freundlichen Grüß

* Mit freundlichen Grüße

* Freundliche Grüße

* Mit freundlichen Grüßen aus dem Schwarzwald

 

10.3 Альтернативные варианты заключительного приветствия

В рассматриваемых ниже случаях можно использовать другие варианты заключительного приветствия.

 

 

*”Viele/ Herzliche/ Liebe Grüße”

 Если Вы  хорошо знакомы с адресатом, и письмо носит личный характер, можно использовать эту форму заключительного приветствия.

 

*”Mit besten Grüßen”

Эта форма носит более фамильярный и личный характер, чем нейтральное заключительное приветствие.

 

*”Mit freundlicher/n Empfehlung/en”

  ” Mit besten Empfelung/en”

Вежливое окончание письма, отражающее большую, чем нейтральное приветствие дистанцию.

 

”Achtungsvoll”

Отталкивающая формулировка. Ее следует использовать в тех случаях, когда Вы хотите исключить дальнейшие контакты.

 

Отсутствие заключительного приветствия подчеркивает крайне пренебрежительное отношение к адресату.

 

 

11.Подпись (Unterschrift)

 

Никто не будет рассматривать письмо без подписи как серьезный документ, заслуживающий внимания.

 

11.1 Общие правила

* Ваша подпись располагается  у левого поля под заключительным приветствием.

 

* Отпечатанное имя располагается под подписью. При этом скобки не ставятся.

 

* В случае необходимости, здесь можно также указать название фирмы(часто его пишут большими буквами), которое пишется на отдельной строке над подписью. Между заключительным приветствием и подписью оставляется одна пустая строка.

 

* Под напечатанным именем можно указать должность того, кто подписывает письмо.

 

 

 

11.2 Дополнения к подписи

Перед отпечатанным именем того, кто подписывает письмо, могут стоять дополнения типа

i.A.(im Auftrag) — по поручению

i.V. (in Vollmacht=in Vertretung) — по замещению (представлению)

ppa. =pp.(per procura) — по полномочию

 

 

11.3 Две подписи

Если письмо подписывают два человека, их подписи располагаются на одной строке, причем, подпись старшего по должности располагается первой слева.

 

Таким образом, подпись оформляют по следующей схеме:

 

Заключительное приветствие

*

НАИМЕНОВАНИЕ ФИРМЫ (в случае необходимости)

*

 * Подпись  (подписи)

 *

 *   (Имя) Фамилия

 

 

Примеры:

 

* Mit freundlichen Grüßen

 

   NORDDEUTSCHE KLEIDERFABRIK
   WINKLER GmBH

 

 

   ppa. Hellmann                                  Becker

                            — ” —

                                           

* Mit freundlichem Grüß

 

 

    Eismann

    Gescheftsführer

 

12.Приложения (Anlagen)

 

Если с письмом направляются какие-либо документы, они оформляются в виде Приложения (или Приложений). Существуют следующие правила:

 

* Перечень приложений располагается, как правило, слева внизу под подписью. Можно располагать его также справа внизу или на отдельном листе.

— Слева

Слово Anlage (если одно приложение) или Anlagen (если несколько приложений) пишется у левого поля. Между ним и подписью — одна пустая строка

— Справа

Если слева под подписью недостаточно места, перечень приложений располагается на расстоянии 12 см от левого поля, причем между подписью и словом Anlage также оставляется одна строка.

— На отдельном листе

В случае необходимости, перечень приложений можно поместить на отдельном листе. В этом случае на последнем листе письма внизу пишется Anlagen. То же самое пишется и  на листе с  перечнем приложений .

 

* Если в тексте письма Вы уже перечислили прилагаемые к нему документы, Вы можете не перечислять их, оставив только слово Anlagen.

 

* Перечислять прилагаемые документы следует в том порядке, в каком они должны рассматриваться.

 

* Anlagen выделяется жирным шрифтом или подчеркивается. Независимо от того, приводите ли Вы перечень приложений или только указываете, что они существуют, после этого слова знак препинания не ставится.

 

* Если Вы не приводите перечня прилагаемых документов, вы можете, например, просто написать ”3 Anlagen”.

Примеры:

* Подпись

   *

 Anlagen

       -”-

* Подпись

*

   Anlagen

   Tabellarischer Lebenslauf

   Lichtbild

   Abiturzeugnis

         -”-

  * Подпись

  *

     Anlagen

     Preisliste

     10 Druckschriften

 

13. Рассылка (Verteiler)

Список лиц, которым посылается данное письмо, располагается у левого поля через одну строку после Anlagen.

    Пример

Anlagen

2 Preislisten

*

Verteiler

Herrn Winter

Frau Fuchs

 

14. Письмо на нескольких страницах

 

Необходимо стремиться к тому, чтобы письмо поместилось на одной странице. Такое письмо наглядно и легко воспринимается. У кого сегодня есть время читать многостраничные письма?!

 

14.1 Как сделать письмо кратким?

Ниже приведено несколько полезных советов.

 

* Постарайтесь обойтись без повторений. Не повторяйте в тексте того, что уже было сказано в разделе Betreff. Если Вы упомянули в тексте, какие имеются приложения к письму, не повторяйте их перечень в разделе Anlagen.

 

* Переходите прямо к делу

 

* Прочитайте письмо несколько раз и посмотрите, что в нем можно сократить.

 

Однако если письмо все же не поместилось на одной странице, его можно продолжить на следующих страницах. При этом не рекомендуется продолжать письмо на обороте первого листа.

 

14.2 Нумерация страниц

Чтобы показать, что письмо продолжается на следующей странице, в конце предыдущей страницы на расстоянии приблизительно 17 см от левого края листа и 2 см от нижнего края ставится многоточие (…).

 

На следующей странице в верхней строчке указывается либо номер страницы ( цифра между двумя тире), либо номер страницы и краткая информация, касающаяся всего письма  (отправитель, получатель и др.). Между этой строкой и текстом оставляется одна пустая строка.

 

Номер страницы располагается на расстоянии 10 см от левого края.

 

Примеры

 

* -2-

 

* 2. Blatt zum Brief vom 09.04.98 an Herrn Müller  

 

15.Самое важное

 

Мы с Вами рассмотрели основные правила построения и оформления делового письма в том случае, если вы пишете письмо не на фирменном бланке, а на обычном листе белой бумаги. Повторим их вкратце еще раз.

 

1) Ваше письмо должно содержать следующие основные разделы:

— Отправитель

— Место и дата отправки

— Получатель

— Касается (в случае необходимости)

— Ссылка (в случае необходимости)

— Обращение

— Текст письма

— Заключительное приветствие

— Подпись

— Приложения (в случае необходимости)

Правила составления каждого из этих разделов рассмотрены выше.

2) Постарайтесь, чтобы  письмо поместилось на одной странице. Хорошо, если все поля будут составлять не менее 2 см (для пишущей машинки это деления 10 и 75).

3) Номер почтового ящика и номер телефона разбиваются    на группы по 2 цифры, начиная с конца. Почтовый индекс пишется слитно.

 

4) Если Вы располагаете адрес получателя таким образом, что он начинается на расстоянии 2 см от левого края и 5,5 см от верхнего края и  умещается в прямоугольнике длиной 8,5 и высотой 4 см, Вы можете использовать конверты С6, С5 и С4 с окнами.

 

5) Всюду, где это возможно, адресуйте письмо конкретному лицу и обращайтесь к нему по фамилии.  

 

6) Если адрес получателя начинается с наименования организации, а затем следует имя конкретного лица, письмо будет вскрыто в отделе обработки писем этой организации.

 

Если адрес начинается с имени конкретного лица, а затем следует наименование организации, оно не вскрывается, а передается адресату.

 

7) Перед последней строчкой адреса получателя всегда следует пустая строка.

 

8) Если  возможно, сошлитесь в своем письме на Ваш Referenznummer,  Kontonummer   и т.п. Это можно сделать в разделе Betreff  или  в первом абзаце текста письма. Такая ссылка облегчит обработку Вашего письма и ускорит получение ответа.

 

9) Вступление должно привлечь внимание и вызвать интерес к Вашей проблеме. В заключение  целесообразно выразить надежду на получение скорого ответа.

 

 

 

 

    16. ПРИЛОЖЕНИЯ

 

16.1 Модель делового письма

 

      (2 см от верхнего края)                                Нас. пункт, Дата

 

* Имя  отправителя и/или                                                              

  наименование фирмы

 *Улица или почтовый ящик

 *Почтовый индекс  Населен-

     ный пункт

 (*Дополнительная информация )

 *

 (*Вид письма)

 *

 *Имя получателя                                  *Имя получателя

 *Улица Номер дома               или        *Улица Номер дома

 *                                                               *Поч. индекс Нас.пункт

 *Почт. Индекс   Нас.пункт                    *

 *                                                                 *СТРАНА

 *

 (*Касается/Ссылка)

 *

 *Обращение

 *

 *Текст

 *

 *Заключительное приветствие

 *

 * Подпись

 *

 (*Приложения)

Примечания: (…) -в случае необходимости

 

 16.2 Пример письма

 

Brigitte Neuhaus                                     Bielefeld, 1. Septembtr 1998

Postfach 12 34 56

12345 Bielefield

Telefone (0123) 45 67 89

 

Einschreiben

 

Uhren Schmuck Penner

Postplatz 12

 

12345 Ausburg

 

Zwischenbescheid

Ihre Bestellung vom 10.10.98

 

 

Sehr geehrter Herr Penner,

 

vielen Dank für Ihr Interesse an unseren ”Pinguin”-Uhren. Die

Nachfrageentwicklung hat inbesondere nach dem Fernsehbericht in der vergangenen Woche alle unsere Erwartungen übertroffen. Wir sind bemüht, Ihre Bestellung so schnell wie möglich auszuführen. Aufgrund von Lieferengpässen müssen wir Sie aber leider bitten, sich noch Nürnberger Straße 10 vier Wochen zu gedulden. Wir bedanken uns für Ihr Verständnis und wünschen Ihnen guten Verkaufserfolg.

 

Mit freundlichen Grüßen

 

 

Brigitte Neuhaus

 

 

 

 

16.3 Пример письма

 

Möbelfabrik Schuster KG                                      München,01.08.97

Postfach 1 25 66

 

12345 München

 

 

Möbelhaus Richter KG

Postfach 1 23 45

 

12345 Braunschweig

 

 

Ihre Reklamation

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

 

Sie haben unsere Lieferung vom 17.09 beanstandet. Frau Glesser, unsere Vertreterin in Niedersachsen, bestätigt soeben, dass ein Teil der Schränke auf dem Transport beschädigt worden ist.

 

Wenn Sie die Schäden selbst ausbessern,  können Sie den Rechnungsbetrag um 20 % kürzen, also 1300,-DM abziehen.Sind Sie mit dieser Lösung einverstanden?  Vielen Dank für Ihr Entgegenkommen.

 

Es tut uns leid, dass Sie unsere Lieferung beanstanden mussten. Sie dürfen davon überzeugt sein: In Zukunft werden wir Sie mit besonderen Sorgfalt beliefern.

 

Mit diesem Brief erhalten Sie eine neue Preisliste und einige Prospekte. Über Ihren Auftrag würden wir uns freuen.

 

Mit freundlichen Grüßen

 

MÖBELFABRIK SCHUSTER KG

 

 

Schönker

 

Anlagen

 

 

17. Послесловие

 

Вы познакомились с основными правилами составления и оформления делового письма, напечатанного на обычном листе белой бумаги.

 

Соблюдая эти правила, Вы сможете написать деловое письмо, соответствующее действующим в Германии стандартам.

 

Еще раз напомним, что неграмотно составленное письмо подчеркивает некомпетентность автора и имеет почти стопроцентную вероятность оказаться в корзине для мусора.

 

 

                             Пишите грамотно!

 

                                Желаем успеха!

Как написать официальное письмо с шаблоном и примером

Лучший способ выразить мнение или предоставить важную информацию другим — это написать официальное письмо. Это профессиональный способ объясниться, используя простые и лаконичные предложения, чтобы не отнимать время читателя. Официальные письма имеют определенную структуру или формат, которые необходимо поддерживать на протяжении всего документа.

В этой статье мы объясняем, что такое официальное письмо, как написать официальное письмо, а также предоставляем шаблон и пример официального письма.

Что такое официальное письмо?

Официальное письмо, также известное как «официальное письмо», — это документ, профессионально написанный для другой компании или бизнес-специалиста. Их можно использовать при приеме на работу, подаче жалобы, выражении интереса к должности или благодарности. Официальные письма часто пишутся простыми и прямыми предложениями с официальным приветствием и подписью. Написание официального письма обычно требует использования очень структурированного и конкретного формата.

Связано: 5 шагов для отличного делового письма

Как написать официальное письмо

Создание краткого и ясного официального письма может помочь объяснить ваши намерения и цель так, чтобы ваша аудитория могла легко понять. Следуйте инструкциям ниже, чтобы узнать, как написать официальное письмо.

1. Настройте шрифт и поля.
2. Создайте заголовок.
3. Напишите свое приветствие.
4. Используйте абзацы в основном тексте, чтобы указать причины написания.
5. Добавьте заключительный абзац и подпись.
6. Укажите и добавьте свои вложения.
7. Вычитайте и отправьте письмо.

1. Настройте шрифт и поля

Перед тем, как начать, убедитесь, что ваше письмо не только просто для понимания, но и легко читается. Чтобы ваше письмо было чистым и профессиональным, вы должны установить поля размером один дюйм с каждой стороны документа. Использование простых шрифтов, таких как Verdana, Arial, Calibri или Times New Roman с размером 12 пунктов, также придаст вашему официальному письму четкий вид.

2. Создайте заголовок

После того, как шрифты настроены, вы можете приступить к адресации вашего письма. Сначала напишите свое имя в верхнем левом углу страницы. Включите свое имя, адрес и текущую дату. Вы также можете указать свой номер телефона и адрес электронной почты, если вам требуется дальнейший контакт.

Теперь вы можете ввести адрес получателя прямо под своим. Напишите их имя, название организации, если они ее представляют, после чего укажите адрес.Проверьте имя и адрес получателя более одного раза, чтобы убедиться, что вы написали правильный адрес и правильно написали его имя.

3. Напишите приветствие

Теперь вы можете профессионально поприветствовать своего читателя. Обычно в официальных письмах используется приветствие: « Уважаемая госпожа или мистер Фамилия ». Если вы знаете и их имя, и фамилию, вы можете указать это в приветствии. Например, вы можете написать: « Dear Alex Smith ». Если вы знаете их пол, вы можете написать: « Уважаемый г-н.Alex Smith »или« Dear Ms. Alex Smith ». Если вам неизвестно имя получателя, вы можете написать:« Dear Sir or Madam ».

4. Используйте абзацы в тексте, чтобы укажите причины, по которым вы написали

В основных абзацах вы можете зафиксировать свои основные моменты и профессионально объяснить получателю свои опасения, мнения или другую информацию. Вы можете кратко представиться и начать с объяснения причины, по которой вы написали это письмо.Вы можете использовать многословие, например: « Я пишу вам сегодня, потому что … »

После того, как вы объяснили, что будет читать получатель, вы можете продолжить в следующем абзаце. Включите детали, подтверждающие ваше первое утверждение. Например, если вы писали рекомендательное письмо, вы могли бы расширить навыки человека, которого вы рекомендуете, сказав: « Эйвери, навыки управления временем и организаторские способности повысили эффективность моего бизнеса на 12% с начала квартала. . «

Вы можете продолжать приводить примеры до тех пор, пока не убедитесь, что ваша точка зрения была ясно понята читателем. Ваши предложения должны быть короткими, простыми и легкими для понимания читателем.

По теме: запрос рекомендательного письма

5. Добавьте заключительный основной абзац и подпись

Чтобы завершить ваше письмо, вы можете написать свой заключительный абзац. Этот абзац может быть коротким и завершит документ, повторяя вашу основную мысль, объясняя любые возможные следующие шаги или поблагодарив получателя за то, что нашли время прочитать ваше письмо.

Закрыв письмо, вы можете поставить свою заключительную подпись в конце документа. Примеры распространенных подписей писем:

• С уважением
• С уважением
• С признательностью
• Благодарю
• С уважением
• С уважением
• С уважением

Выберите заключительную подпись и напишите свое имя внизу письмо.

6. Упомяните и добавьте свои приложения

Приложения — это дополнительные материалы, добавленные к вашему письму для поддержки вашего документа, аналогично тому, как вы прикрепляете файл к электронному письму.Если вы прилагаете документ к письму, вы должны упомянуть его в конце письма. Чтобы проинформировать читателя о том, что прилагается дополнительный документ, вы можете включить слово «, приложение » в конце буквы после вашего имени. Вы также можете сократить слово, написав «encl».

7. Вычитайте и отправьте письмо

После того, как вы закончите писать, вы можете прочитать письмо, чтобы выявить грамматические или орфографические ошибки. Вы также можете просмотреть его, чтобы убедиться, что он имеет смысл и достаточно ясен для понимания получателем.После проверки вы можете отправить письмо получателю. Выберите простой белый, квадратный или прямоугольный конверт. Правильно сложите письмо, чтобы оно поместилось в конверте.

Напишите свое имя и адрес в верхнем левом углу конверта, а в середине укажите имя и адрес получателя. Поставьте штамп в правом углу и отправьте письмо желаемому адресату.

Официальное письмо против неофициального

Поскольку официальные и неофициальные письма являются письменными документами, используемыми для отправки сообщений другим, их может быть легко спутать.

Официальными письмами часто являются:

• Печатные и никогда не написанные от руки
• Соблюдение строгой стандартной грамматики и правил английского языка
• Содержит короткие и сжатые предложения
• Использование определенной профессиональной структуры

Неофициальные письма не имеют структуры так же строго, как официальные письма. Вместо этого официальные письма содержат:

• Менее профессиональный и более непринужденный язык
• Слова, написанные от руки или напечатанные
• Нет определенного типа форматирования или структуры, которым они должны следовать

Типы официальных писем

Люди могут писать официальные письма письма по разным причинам, которые связаны с профессиональным выражением своих интересов, опасений или разногласий.Общие типы официальных писем могут включать:

Письма об увольнении

Когда сотрудник покидает свою текущую должность, он может отправить краткое письмо об увольнении своему работодателю или руководителю по найму, чтобы объяснить причину своего ухода и разработать план перехода. процесс.

Сопроводительные письма

Написание сопроводительного письма — одно из наиболее распространенных способов использования официальных писем. Кандидаты могут писать сопроводительные письма при подаче заявления на новую работу, грантовые программы или образовательные программы.

Письма с жалобами

Многие люди или компании могут использовать официальную структуру письма, чтобы выразить жалобу на продукт или услугу. Сотрудника могут попросить написать письмо с жалобой от имени компании, которая недовольна продуктом, используемым ее сотрудниками.

Профессиональные благодарственные письма

После собеседования соискатель может написать профессиональную благодарственную записку, чтобы выразить свою благодарность работодателю за встречу с ним и рассмотрение их на эту должность.

Письмо о заинтересованности

Если кандидат заинтересован в работе в компании, но не видит объявлений о вакансиях на желаемую должность, он может написать письмо о заинтересованности, в котором говорится, что он хотел бы продолжить работу в компании. компания, если есть возможность.

Рекомендательное письмо

Когда кандидат подает заявление на вакансию или образовательную программу, учреждение может запросить рекомендательное письмо.Человек, пишущий письмо, часто является человеком, который работал в тесном сотрудничестве с кандидатом и ручается за его квалификацию для этой должности.

Деловое объявление

Компании, ожидающие значительных изменений, напишут деловое объявление, которое будет опубликовано. Это может быть объявление о выпуске нового продукта, назначение на руководящую должность или объяснение предстоящего мероприятия, которое они проводят или посещают.

Что включать в официальное письмо

Официальные письма часто пишутся профессиональным тоном и должны включать определенные элементы, чтобы оставаться профессиональными и четкими на протяжении всего письма.Чтобы поддерживать надлежащий этикет для официального письма, вы должны включить следующие элементы:

• Заголовок, в котором указан ваш адрес и адрес получателя
• Официальное приветствие
• Один абзац с указанием причин написания письма
• Другой абзац, расширяющийся дальше вводный абзац
• Заключительный абзац, завершающий письмо
• Заключительное письмо подпись
• Необходимые приложения для подтверждения документа

Что не следует включать в официальное письмо

По мере создания официального письма для желаемой аудитории, профессиональное словоблудие и тон должны быть единообразными во всем документе.Для этого вам следует избегать следующих элементов при написании официального письма:

• Фраза « Мисс » в вашем приветствии
• Слишком официальная, чтобы ваше письмо звучало нечетко, безлично и трудно для понимания
• схваток
• Неполные предложения
• Цветной шрифт или канцелярские товары
• Длинные предложения или абзацы

Шаблон официального письма

Шаблон ниже покажет, как правильно написать официальное письмо.

[Ваше имя]
[Название и номер вашей улицы]
[Город, почтовый индекс штата]

[Название компании]
[Название и номер улицы компании]
[Город, почтовый индекс штата]

[Текущая дата]

[Имя получателя]
[Должность получателя]

Уважаемый [имя получателя],

[Первое предложение вашего первого абзаца является введением и объясняет, почему вы написали письмо получателю. Вы можете использовать следующие два-три предложения, чтобы подробнее объяснить тему вашего письма.Постарайтесь не приводить подробности или примеры до второго абзаца.]

[Этот второй абзац подробно описывает вашу точку зрения. Вы можете использовать примеры или другие детали, чтобы сообщить читателю свое мнение или важную информацию. Второй абзац должен состоять из трех-четырех предложений, то есть ваше письмо должно быть коротким, лаконичным и прямым.]

[Этот последний абзац должен завершать письмо. Вы можете поблагодарить их за то, что они прочитали это время, и посоветовать необходимые дальнейшие действия.]

[Заключительная подпись],
[Ваше имя]
[Подпись]

Приложение: [подтверждающий документ, который вы приложили]

Пример официального письма

Ниже приведен пример официального письма. Вы можете использовать это как ссылку при написании собственного официального письма.

Avery May
123 Kansas Ln
Kansas City, MO 64105

Roberts Media Group
334 Sunflower Ln
Kansas CIty, MO 64105

170002

170002

Кэмерон Джонс
Менеджер по работе с клиентами

Уважаемая госпожаКэмерон Джонс,

Я пишу, чтобы сообщить вам о моем уходе из Roberts Media Group с должности координатора по работе с клиентами через две недели с текущей даты.

Я ценю всю поддержку, ободрение и мотивацию, которые я получил за время нахождения на этой должности. Я решил занять позицию, где я смогу применить больше своих навыков построения команды и лидерства. В течение следующих двух недель я продолжу посвящать свое время завершению остальных моих проектов и проведу необходимое обучение, чтобы облегчить процесс перехода.

Еще раз спасибо за поддержку, которую вы мне оказали, и спасибо, что нашли время прочитать это. Если вы хотите назначить встречу для дальнейшего обсуждения этого вопроса, я буду рад поговорить, когда вы будете свободны.

С уважением,

Эйвери Май

Прилагается:
Список моих текущих проектов
График их выполнения

Как написать (и отформатировать) официальное письмо

Написано Scribendi

---

Советы по написанию официального письма

В современном обществе, основанном на электронной почте, необходимость писать официальное письмо возникает редко.Тем не менее, иногда все же необходимо представить официальное письмо для получения информации, подачи заявки на академическую программу или работу, написать письмо с жалобой или просто выразить свое мнение эффективным и последовательным образом.

1. Будьте кратки

Укажите цель вашего официального письма в первом абзаце и не отклоняйтесь от темы. Старайтесь избегать цветистых словечек и длинных слов. Письмо должно быть кратким и по существу. Этот отрывок из книги Странка и Уайта Элементы стиля (4 ^{-е издание} ) дает идеальное практическое правило:

Энергичное письмо лаконично.Предложение не должно содержать ненужных слов, абзац — ненужных предложений по той же причине, по которой в чертеже не должно быть ненужных линий, а в машине — ненужных частей. Это требует не того, чтобы автор делал все предложения короткими или избегал всех деталей и рассматривал темы только в общих чертах, но чтобы каждое слово говорило.

Короче говоря, это означает, что каждое написанное вами слово должно служить определенной цели. Подумайте, какие слова необходимы, а какие нет.

2.Используйте соответствующий тон

Деловое или официальное письмо должно быть написано немного более формальным тоном, чем ваш повседневный язык. Избегайте следующего: сленга и жаргона; сокращения, такие как Я , не могу , это ; и расплывчатые слова, такие как хорошо и хорошо . Будьте вежливы и уважительны, даже если вы жалуетесь. Взгляните на наш пример официального письма, чтобы увидеть, какой тон подходит.

3. Корректура

Корректура так важна.Написав официальное письмо, внимательно проверьте грамматику и правописание. Воспользуйтесь средством проверки правописания на своем компьютере, а затем перечитайте письмо самостоятельно, поскольку средство проверки орфографии не улавливает каждую ошибку . При необходимости используйте словарь. Проверьте грамматику и пунктуацию на правильность, а также убедитесь, что предложения полны.

Хорошая идея — попросить кого-нибудь еще вычитать ваше официальное письмо, даже после того, как вы, , сделали это, поскольку легко не заметить ошибки в том, что вы читали много раз.Если это официальное письмо достаточно важно для вас, чтобы написать его, не торопитесь с его заполнением. Ошибки уменьшат влияние утверждения или впечатления, которое вы пытаетесь произвести.

4. Используйте правильный формат и представление

Помните, что первые впечатления остаются на потом. Для официального письма используйте высококачественную бумагу и подходящий конверт. Убедитесь, что к получателю правильно обращаются и что его или ее имя написано правильно. Не менее важно — не забудьте подписать письмо! Ознакомьтесь с нашей электронной книгой по написанию писем, в которой есть несколько примеров официальных писем.Вы также можете найти бесплатные шаблоны в Интернете.

Как отформатировать официальное письмо

Соблюдение стандартных правил составления хорошего официального письма и его привлекательное представление поможет гарантировать, что получатель серьезно отнесется к вашим мыслям и уделит им внимание и внимание, которых они заслуживают. Вот несколько советов по форматированию:

Товарная позиция

Заголовок состоит из вашего адреса (но не имени) и даты. Номера телефонов и адреса электронной почты здесь обычно не указываются, но они допустимы.При использовании блочного формата заголовок располагается в верхнем левом углу страницы.

123 Elm Ave.
Treesville, ON M1N 2P3
23 ноября 2008 г.

Внутренний адрес

Внутренний адрес состоит из имени и адреса человека, которому вы пишете. Вам следует попытаться адресовать официальное письмо конкретному человеку, но если вы не знаете его или ее имени, постарайтесь хотя бы указать его или ее титул. Этот адрес обычно помещается на четыре строки ниже заголовка, если используется текстовый редактор, или на одну строку под заголовком, если письмо написано от руки.

Г-н М. Лиф (имя)
Начальник производства сиропа (титул)
Old Sticky Pancake Company
456 Maple Lane
Forest, ON 7W8 9Y0

Приветствие

Пропустите одну строку после внутреннего адреса и введите приветствие. Ваш выбор приветствия зависит от того, знаете ли вы предполагаемого получателя официального письма. Самое обычное приветствие —

Уважаемый

, за которым следует имя человека, разделенное двоеточием. Если вы не знаете, к мужчине вы обращаетесь, к мужчине или к женщине, вы можете начать с

.

Уважаемый сэр или госпожа:

снова с двоеточием.

г-жа

можно использовать, если вы не знаете семейное положение женщины. Кроме того, если у человека есть конкретный титул, например

Др.

убедитесь, что вы его используете. Вот несколько примеров каждого приветствия:

• Уважаемый господин Ствол:
• Уважаемая госпожа Рут:
• Уважаемая госпожа Бранч:
• Уважаемый доктор Желудь:

Кузов

Пропустить одну строку после приветствия и начать текст официального письма.Это основная часть письма. Помните о правилах, изложенных выше, относительно краткости и последовательности. Лучше всего использовать короткие, четкие и логичные абзацы, чтобы описать свой бизнес.

Закрытие и подпись

Это конец письма. Пропустите одну строку после последнего абзаца текста письма и введите закрытие. Только первое слово закрытия должно быть написано с заглавной буквы. Он разделен запятой. Оставьте несколько строк после закрытия и введите (или распечатайте) свое имя.Ваша настоящая собственноручная подпись должна быть вставлена ​​между этими двумя печатными строками, сделанными чернилами.

С уважением,

Эзра Твиг

Ваша напечатанная подпись знаменует конец вашего письма, и хотя вы можете написать постскриптум (P.S.), содержащий дополнительную информацию, лучше включить все соответствующие детали в текст самого письма, чтобы ничего случайно не упустить из виду.

Заключение

Теперь, когда ваше официальное письмо написано, прочтите его полностью, чтобы убедиться, что вы изложили свои соображения полностью и точно.Затем он готов к отправке получателю!

---

Источник изображения: halfpoint / envato.elements.com

---

Считайте каждое слово. Наймите профессионального корректора.

---

Об авторе

Штатные редакторы Scribendi работают с писателями со всего мира, чтобы улучшить свои тексты. Они знают, что ни одно произведение не обходится без профессионального редактирования, и им нравится видеть, как хороший текст превращается в отличный.Штатные редакторы Scribendi не имеют себе равных как по опыту, так и по образованию, коллективно отредактировав миллионы слов и получив почти 20 ученых степеней. Они любят пить напитки с кофеином, читать книги разных жанров и отдыхать в тихих, тускло освещенных помещениях.

The Basic Business Letter // Purdue Writing Lab

Написание основного делового письма

Части делового письма

Этот ресурс организован в том порядке, в котором вы должны написать деловое письмо, начиная с адреса отправителя, если письмо не написано на фирменном бланке.

Адрес отправителя

Адрес отправителя обычно указывается на фирменном бланке. Если вы не используете фирменный бланк, укажите адрес отправителя в верхней части письма на одну строку над датой. Не пишите имя или титул отправителя, так как они указаны в конце письма. Включите только почтовый адрес, город и почтовый индекс.

Дата

Линия даты используется для обозначения даты написания письма. Однако, если ваше письмо будет заполнено в течение нескольких дней, используйте дату, когда оно было написано в строке даты.При письме компаниям в США используйте американский формат даты. (Согласно принятому в США соглашению о форматировании даты месяц перед днем. Например: 11 июня 2001 г.) Напишите месяц, день и год на расстоянии двух дюймов от верхнего края страницы. В зависимости от того, какой формат вы используете для своего письма, выровняйте дату по левому краю или сделайте табуляцию до центральной точки и введите дату. В последнем случае укажите адрес отправителя на фирменном бланке, а не выровняйте его по левому краю.

Внутренний адрес

Внутренний адрес — это адрес получателя.Всегда лучше писать конкретному человеку в фирме, которой вы пишете. Если у вас нет имени этого человека, проведите небольшое исследование, позвонив в компанию или поговорив с сотрудниками компании. Включите личный титул, например мисс, миссис, мистер или доктор. Следуйте предпочтениям женщины, когда к вам обращаются как мисс, миссис или мисс. Если вы не уверены, что женщина предпочитает, чтобы к вам обращались, используйте мисс. есть вероятность, что человек, которому вы пишете, является доктором или имеет другое звание, используйте это звание.Обычно люди не возражают, когда к ним обращаются с более высоким титулом, чем они на самом деле обладают. Чтобы написать адрес, используйте формат почтового отделения США. Для международных адресов введите название страны заглавными буквами в последней строке. Внутренний адрес начинается на одну строку ниже даты. Его следует выровнять по левому краю, независимо от того, какой формат вы используете.

Приветствие

Используйте то же имя, что и внутренний адрес, включая личный титул. Если вы знаете человека и обычно обращаетесь к нему по имени, в приветствии можно использовать только имя (например: Дорогая Люси :).Однако во всех остальных случаях используйте личные титулы и фамилию / фамилию, за которыми следует двоеточие. После приветствия оставьте одну строку пустой.

Если вы не знаете пол читателя, используйте несуществующее приветствие, например название должности, за которым следует имя получателя. Также допустимо использовать полное имя в приветствии, если вы не можете определить пол. Например, вы можете написать «Дорогой Крис Хармон: если вы не уверены в половой принадлежности Криса».

Кузов

Для блочного и модифицированного блочного форматов: одиночный пробел и выравнивание по левому краю каждого абзаца в теле письма.Между каждым абзацем оставляйте пустую строку. При написании делового письма помните, что краткость очень важна. В первом абзаце рассмотрите дружеское начало, а затем изложите основную мысль. Следующий абзац должен начать с обоснования важности главного пункта. В следующих нескольких абзацах продолжите обоснование, указав справочную информацию и вспомогательные детали. В заключительном абзаце следует повторить цель письма и, в некоторых случаях, требовать каких-либо действий.

Закрытие

Закрытие начинается в той же вертикальной точке, что и ваша дата, и через одну строку после последнего основного абзаца. Используйте только первое слово с заглавной буквы (например: «Спасибо») и оставьте четыре строки между закрытием и именем отправителя для подписи. Если после приветствия следует двоеточие, после закрытия должна стоять запятая; в противном случае после закрытия знаки препинания не ставятся.

Корпуса

Если вы приложили к письму какие-либо документы, например, резюме, вы указываете это, просто набрав Приложения под закрытием.Как вариант, вы можете указать название каждого документа, который вы вкладываете в конверт. Например, если вы включили много документов и хотите убедиться, что получатель знает о каждом документе, может быть хорошей идеей перечислить имена.

Инициалы машинистки

Инициалы машинистки используются для обозначения человека, который напечатал письмо. Если вы набрали письмо самостоятельно, не указывайте инициалы машинистки.

Примечание о формате и шрифте

Формат блока

При написании деловых писем необходимо обращать особое внимание на используемый формат и шрифт.Наиболее распространенный формат делового письма известен как блочный формат. При использовании этого формата вся буква выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойного пробела между абзацами.

Модифицированный блок

Другой широко используемый формат известен как модифицированный блочный формат. В этом типе текст письма, а также адреса отправителя и получателя выравниваются по левому краю и разделяются одинарным интервалом. Однако для даты и закрытия перейдите к центральной точке и начните вводить текст.

Полублок

Последний и наименее используемый стиль — полублочный. Он очень похож на модифицированный стиль блока, за исключением того, что каждый абзац имеет отступ, а не выравнивание по левому краю.

Имейте в виду, что разные организации предъявляют разные требования к формату профессионального общения. Хотя примеры, предоставленные OWL, содержат общие элементы для основного делового письма (жанровые ожидания), формат вашего делового письма, возможно, должен быть гибким, чтобы отражать такие переменные, как бланки и шаблоны.Наши примеры — просто ориентиры.

Если на вашем компьютере установлен Microsoft Office 2000, можно использовать Мастер писем, чтобы не гадать при форматировании деловых писем. Чтобы получить доступ к мастеру писем, щелкните меню «Инструменты» и выберите «Мастер писем». Мастер представит три упомянутых здесь стиля и введет дату, адрес отправителя и адрес получателя в выбранный формат. Letter Wizard следует использовать только в том случае, если у вас есть базовые представления о том, как написать деловое письмо.Его шаблоны применимы не для всех настроек. Поэтому вам следует обратиться к руководству по деловому письму, если у вас есть какие-либо вопросы или вы сомневаетесь в точности Мастера писем.

Шрифт

Еще одним важным фактором читабельности буквы является шрифт. Общепринятым шрифтом является Times New Roman, размер 12, хотя могут использоваться и другие шрифты, такие как Arial. Выбирая шрифт, всегда учитывайте свою аудиторию. Если вы пишете в консервативную компанию, вы можете использовать Times New Roman.Однако, если вы пишете в более либеральную компанию, у вас будет немного больше свободы при выборе шрифтов.

Пунктуация

Пунктуация после приветствия и закрытия — используйте двоеточие (:) после приветствия (никогда не запятую) и запятую (,) после закрытия. В некоторых случаях вы также можете использовать менее распространенный формат, известный как открытая пунктуация. В этом стиле после приветствия и закрытия знаки препинания исключены.

Официальное письмо

| Образцы, формат, как написать официальное письмо?

Официальное письмо: Официальное письмо, также называемое официальным письмом, представляет собой документ, составленный для организации или отдельного лица в профессиональной среде.По сути, это означает, что такие типы писем используются для выражения интереса к работе / продукту / услуге или используются для передачи сообщений между бизнес-объектами. Некоторые официальные письма также носят транзакционный характер. Когда общение должно осуществляться между работодателями и работниками, также используется официальное письмо. Например, благодарственные письма, предупреждающие письма и письма о назначении являются примерами официальных писем, используемых в профессиональной среде. Официальные письма также могут использоваться между заказчиком и организацией.

Тем не менее, все официальные письма должны соответствовать формальным правилам составления письма — таким как соблюдение правил письменного английского языка, а также наличие формальной структуры. Более того, официальные письма всегда печатаются, а не пишутся от руки. А также официальные письма служат юридической записью важных событий или происшествий. Следовательно, эти письма должны быть составлены с учетом точности и однозначности. Читайте дальше, чтобы изучить различные форматы, подробные инструкции и образцы официальных писем.

Получите другие типы письма, такие как формальные, неформальные и различные типы писем.

Правила для официальных писем

Основной принцип отправки официального письма — дать читателю понять содержание письма с помощью простых и лаконичных предложений. Это не только экономит время, но и обеспечивает ясность содержания. Кроме того, на протяжении всего документа должна соблюдаться определенная структура.

• Настройка шрифтов — Используйте простые шрифты, например Times New Roman или Arial.Следует избегать ярких или ярких шрифтов.
• Создание заголовка — Начните с имени и адреса отправителя, за которыми следуют имя и адрес получателя.
• Включить приветствие — Обычно используемые приветствия включают Уважаемый господин / госпожа (имя). Если получатель неизвестен, используйте Уважаемый господин / госпожа.
• Используйте абзацы — Будьте точны и однозначны. Выражайте суть дела без жаргонов и сложных слов.
• Используйте заключительный абзац в конце письма — кратко опишите намерение письма и дайте получателю знать, какие действия предпринять или ответить.
• При необходимости добавьте приложения — они включают подтверждающие документы и т. Д. Поставьте заключительную подпись, например «С уважением», «Искренне Ваш», «С уважением» и т. Д.
• Обязательно тщательно вычитайте его перед отправкой.

Типы официальных писем

Официальными письмами считаются следующие типы писем:

Официальный формат письма

Ниже приводится формат, который обычно используется в большинстве официальных писем:

Имя отправителя Обозначение отправителя Название организации Адрес организации Дата Имя получателя Обозначение получателя Название организации Должность получателя Уважаемый [Имя получателя] Тема: Укажите причину написания письма Тело письма Знак закрытия Имя отправителя Подпись отправителя (Приложения, если есть)

Образец официального письма

В профессиональной среде наиболее распространенным типом официальных писем являются письма об увольнении.Сотрудник должен будет написать хотя бы одно письмо в своей профессиональной карьере. Ниже приведен пример официального письма:

.

Официальное письмо, образец 1 — Заявление об увольнении

Образец официального письма 2 — Благодарственное письмо

FAQ в официальном письме

Вопрос 1.
Что такое официальное письмо?

Ответ:
Официальное письмо — это документ, составленный для организации или частного лица в профессиональной среде.

Вопрос 2.
Какие бывают типы официальных писем?

Ответ:
Официальные письма бывают разных типов — например, деловые объявления, сопроводительные письма, письма-жалобы, профессиональные благодарственные письма, письмо-заинтересованность, письмо-запрос, рекомендательное письмо, письма об увольнении.

Вопрос 3.
Как написать официальное письмо?

Ответ:
Официальное письмо должно гарантировать, что читатель легко поймет его содержание.Он также должен соответствовать всем формальным письменным соглашениям на английском языке.

Вопрос 4.
Что должно быть включено в официальное письмо?

Ответ:
Официальное письмо должно включать профессиональные шрифты, такие как Times New Roman или Arial. Следует избегать ярких или ярких шрифтов. Он также должен иметь заголовок, в котором должны быть указаны имя и адрес отправителя. За ним следует имя и адрес получателя. Официальное письмо также должно включать приветствия, такие как «Уважаемый господин / госпожа (имя)».Если получатель неизвестен, используйте Уважаемый господин / госпожа. По возможности используйте абзацы. Завершите письмо заключительной подписью, такой как «С уважением», «С уважением» и т. Д. При необходимости добавьте приложения и всегда проверяйте письмо перед его отправкой.

Правильное официальное письмо от введения к заключению

Официальные английские буквы быстро заменяются электронной почтой. Тем не менее, формальная структура письма, которую вы усвоили, все еще может быть применена к деловой и другой формальной электронной почте. Следуйте этим советам по структуре, чтобы писать эффективные официальные деловые письма и электронные письма.

Назначение каждого абзаца

Первый абзац: Первый абзац официальных писем должен включать введение в цель письма. Обычно сначала нужно кого-то поблагодарить или представиться.

Уважаемый г-н Андерс,

Спасибо, что нашли время встретиться со мной на прошлой неделе. Я хотел бы продолжить наш разговор и задать вам несколько вопросов.

Основные абзацы: Второй и следующие абзацы должны содержать основную информацию письма и основываться на основной цели вводного первого абзаца.

Наш проект продвигается в соответствии с графиком. Мы хотим разработать программу обучения персонала на новых площадках. Для этого мы решили сдать в аренду помещения в местном выставочном центре. Новые кадры будут обучены нашими специалистами по кадрам в течение трех дней. Таким образом, мы сможем удовлетворить спрос с первого дня.

Заключительный абзац: Последний абзац должен кратко излагать цель официального письма и заканчиваться призывом к действию.

Спасибо за рассмотрение моих предложений. Я с нетерпением жду возможности продолжить обсуждение этого вопроса.

Подробности официального письма

Начните с выражения официального адреса, например:

Уважаемый господин, госпожа (госпожа, госпожа) — если вы знаете имя человека, которому вы пишете. Используйте Уважаемый господин / госпожа , если вы не знаете имя человека, которому вы пишете, или Для кого это может касаться

Всегда используйте Ms для женщин, если только вас не попросят использовать Mrs или Miss.

Начало вашего письма

Во-первых, укажите причину написания. Если вы начинаете с кем-то переписку о чем-то или запрашиваете информацию, начните с объяснения причины написания:

• Пишу, чтобы проинформировать вас о …
• Я пишу, чтобы спросить / узнать о …
• Я пишу, чтобы спросить об информации для малого бизнеса.
• Обращаюсь к вам, чтобы сообщить, что мы еще не получили оплату за…

Часто официальные письма пишутся с выражением благодарности. Это особенно верно, когда вы пишете в ответ на какой-либо запрос или когда пишете, чтобы выразить признательность за собеседование, рекомендацию или другую профессиональную помощь, которую вы получили.

Вот несколько полезных фраз благодарности:

• Спасибо за ваше письмо от (дата) с вопросом о …
• Мы хотели бы поблагодарить вас за ваше письмо от (дата) с просьбой / запросом информации о…
• В ответ на ваше письмо от (дата) мы хотели бы поблагодарить вас за проявленный интерес к …

Примеры:

• Я хотел бы поблагодарить вас за ваше письмо от 22 января с просьбой предоставить информацию о нашей новой линейке газонокосилок.
• В ответ на Ваше письмо от 23 октября 1997 г. мы хотели бы поблагодарить Вас за интерес к нашей новой линейке продуктов.

Обращаясь за помощью, используйте следующие фразы:

• Буду признателен если можно + глагол
• Не могли бы вы + глагол + ing
• Было бы слишком много просить об этом…

Примеры:

• Буду признателен, если вы пришлете мне брошюру.
• Не могли бы вы позвонить мне на следующей неделе?
• Было бы слишком много просить отложить наш платеж на две недели?

Чтобы предложить помощь, используются следующие фразы:

• Буду рад + глагол
• Мы будем рады + глагол

Примеры:

• Буду рад ответить на любые ваши вопросы.
• Мы будем рады помочь вам в поиске нового места.

Сопроводительные документы

В некоторые официальные письма вам нужно будет включить документы или другую информацию. Используйте следующие фразы, чтобы привлечь внимание к любым приложенным документам, которые вы могли включить.

• Пожалуйста, найдите + существительное
• В приложении вы найдете … + существительное
• Закрываем … + существительное

Примеры:

• В приложении вы найдете копию нашей брошюры.
• Пожалуйста, найдите копию нашей брошюры.
• Прилагаем брошюру.

Примечание: если вы пишете официальное электронное письмо, используйте этап: прикрепленный, пожалуйста, найдите / прикрепленный вы найдете.

Заключительное слово

Всегда заканчивайте официальное письмо каким-нибудь призывом к действию или ссылкой на желаемый результат в будущем. Некоторые из вариантов включают:

Обращение к будущей встрече:

• Жду встречи / до встречи с вами
• Я с нетерпением жду встречи с вами на следующей неделе.

Предложение дальнейшей помощи

• Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть какие-либо вопросы по этому поводу.
• Если вам нужна дополнительная помощь, свяжитесь со мной.

Официальный выход

Подпишите письмо одной из следующих фраз:

• С уважением,
• С уважением,

Менее формальным

• С наилучшими пожеланиями.
• С уважением.

Обязательно подпишите письмо от руки, а затем введите свое имя.

Формат блока

Официальные письма, написанные в блочном формате, размещают все в левой части страницы. Разместите свой адрес или адрес вашей компании в верхней части письма слева (или используйте фирменный бланк вашей компании), а затем укажите адрес человека и / или компании, которым вы пишете, все они размещены в левой части страницы.Нажмите клавишу возврата несколько раз и используйте дату.

Стандартный формат

В официальных письмах, написанных в стандартном формате, поместите свой адрес или адрес вашей компании в верхней части письма справа. Разместите адрес человека и / или компании, которую вы пишете, в левой части страницы. Поместите дату в правой части страницы, выровняв ее со своим адресом.

Как написать письмо: советы и примеры написания писем

Каждый должен быть знаком с тем, как писать письмо — от того, какой тип письма вы должны написать, до формата письма, который вы должны выбрать.Это основные концепции написания писем, которые вам нужно знать, а также некоторые полезные примеры.

Какое письмо нужно написать?

Нет жестких правил. Какой формат письма вы выберете, зависит от вашей аудитории. Для друга или близкого родственника обычное сообщение — лучший способ. Есть разные типы писем, которые подходят другу или близкому родственнику. Некоторые включают:

Однако для деловых людей или людей, которых вы плохо знаете, печатное официальное письмо почти всегда является наиболее подходящим выбором.При использовании в профессиональных целях официальное письмо действует для:

• Сопроводительные письма
• Письма о намерениях
• Письма о ценностных предложениях
• Деловые письма-меморандумы
• Рекламные письма
• Рекомендательные письма
• Заявления об увольнении
• Благодарственные письма

Это всего лишь несколько типов писем, которые вам может понадобиться написать в повседневной или формальной обстановке. Прежде чем писать письмо, подумайте о том, насколько оно формально: обычная или формальная.У каждого есть свой формат, которому вы захотите следовать.

Официальные письма

Умение писать письма, особенно официальные, очень важно в бизнесе и на протяжении всей вашей карьеры. Вот что включает в себя формальное написание писем.

Шаг 1. Начало официального письма

Начните с имени и адреса отправителя. Некоторые компании используют специальную бумагу, называемую фирменными бланками, на которой указана контактная информация и логотип компании.

Следующая строка официального письма — это дата.Вы можете отформатировать дату после своего адреса двумя способами.

Кроме того, в официальных письмах необходимо указать имя и адрес получателя через два пробела после даты. Включение всей этой информации гарантирует, что ваше письмо можно будет использовать в качестве ссылки для связи с вами после того, как получатель выбросит конверт.

Шаг 2: Написание письма, формально

Когда вы пишете письмо, вы готовы поприветствовать человека (или компанию), которому вы пишете. Пропустите пробел в адресах, которые вы указали.

Официальные буквы начинаются с «Уважаемый», за которым следует имя получателя. Если у вас нет контакта в определенной компании, поищите в Интернете имя, должность или отдел.

В крайнем случае используйте обычное приветствие «Кого это может касаться». После всех приветствий следует запятая.

Шаг 3: Написание текста официального письма

Хотя тело каждого письма выглядит по-разному и информация в нем разная, есть несколько ключевых правил, которым нужно следовать.

• Держите его в фокусе. Деловые письма должны иметь четкую цель.
• Вычитка. Ошибки могут вызвать недопонимание.
• Избегайте схваток. Запишите каждое слово полностью.
• Будьте тактичны. Не пишите ничего, о чем вы пожалеете, что было записано для потомков.

Каждая мысль должна содержаться в отдельном абзаце. Короткие абзацы также помогают сделать ваше сообщение ясным; старайтесь, чтобы в абзаце было не более четырех предложений, и каждое предложение должно быть кратким.

Шаг 4: Завершение официального письма

Оставьте пробел между заключительным и дополнительным абзацами. Бесплатное закрытие — это вежливый способ передать привет получателю. Один из наиболее распространенных доводчиков — «С уважением», и, как правило, это беспроигрышный вариант.

Помните, что заглавными являются только первая буква фразы. Оставьте еще пару пробелов для последнего шага — своей подписи! Для официальных писем введите свое полное имя под ним.

Неофициальные письма

Обычные письма в целом менее структурированы, но имеют те же основные элементы формального письма.Вот что вам нужно знать, когда вы пишете письмо близкому человеку.

Шаг 1. Начало неформального письма

В отличие от официальных писем, написание письма другу или близкому родственнику не требует тех же формальностей. Бланки не нужны, хотя некоторые писатели предпочитают использовать специальные канцелярские принадлежности.

При написании неофициального письма первая строка — это дата. Его можно выровнять по левому или правому краю на странице, но обычно он располагается вверху обычного письма.Дата — единственный предвестник, необходимый для написания случайного письма.

Шаг 2: Написание письма, неформально

Обычные буквы — это просто; вы можете начать с «Привет» или другого привычного приветствия.

Для неформальных писем может быть уместным использование других знаков препинания после приветствия для выражения энтузиазма (например, восклицательного знака) в зависимости от ваших отношений с получателем.

Шаг 3: Написание тела неофициального письма

Основное содержание вашего неофициального письма — тело — зависит от вас.Содержание обычного письма может быть разным, поэтому сосредоточьтесь на некоторых общих предложениях.

• Не болтай. Даже личные письма должны иметь четкую направленность.
• Предлагайте любезности. Это можно было бы написать как «Надеюсь, у вас все хорошо!» или «Поздравляю с новым питомцем!»
• Делитесь анекдотами или новостями. Как правило, обычное письмо предназначено для обмена информацией или подробностями, которые взаимно интересны обеим сторонам.
• Помните о своей аудитории. Сохраняйте тон и содержание письма соответствующими получателю. Например, написание письма бабушке может звучать иначе и содержать другие детали, чем письмо другу по колледжу.

Шаг 4: Завершение неофициального письма

Если у вас более теплые отношения с получателем, вы можете подписаться «С наилучшими пожеланиями» или «Сердечно». При написании письма есть десятки вариантов закрытия, поэтому выберите тот, который лучше всего подходит вам и вашему получателю.Как и в официальных письмах, применяются те же правила в отношении использования заглавных букв и запятых для всех дополнительных закрытий.

Что такое P.S.?

П.С. означает постскриптум. Это то, что вы добавляете в последнюю минуту после того, как письмо готово. Обычно вы не добавляете приписки к официальным письмам; если вам нужно что-то добавить, вам придется пересмотреть весь документ, чтобы включить новую информацию.

Конверт

В США максимальный вес письма первого класса составляет 3.5 унций. Если ваше письмо превышает три страницы или вы написали его на плотной бумаге, вам придется взвесить его, чтобы убедиться, что оно соответствует требованиям. Размер и форма конверта тоже имеют значение. Он должен быть прямоугольным и размером примерно 6 × 11 дюймов, иначе вы рискуете, что почтовое отделение вернет его.

Отправка письма

После того, как вы определили, что конверт правильный, самое сложное окончено. Теперь вам просто нужно отправить его по почте. (Если это личное письмо, вы всегда можете доставить его самостоятельно.В этом случае просто напишите имя предполагаемого получателя на внешней стороне конверта. Бонус ручной доставки ?: Вы можете использовать конверт любого размера и формы!)

В верхнем левом углу напишите свое имя и адрес или прикрепите почтовый ярлык. В центре конверта аккуратно напишите адрес получателя. Помимо аббревиатуры штата и почтового индекса, международные буквы должны включать страну назначения и обратного адреса. Стоимость пересылки варьируется.Проверьте текущие цены на веб-сайте USPS или используйте штамп навсегда для пунктов назначения в США. Еще раз проверьте, все ли правильно на внешней стороне конверта. Если это так, сложите письмо и аккуратно вставьте его внутрь. Не закрывайте его, пока не убедитесь, что добавили все страницы, которые собираетесь отправить.

Разве не приятно посылать письмо, которое, как вы знаете, вы тщательно подготовили? Конечно, у хорошо написанного письма больше шансов достичь своей цели. Но как насчет сопроводительного письма к заявлению о приеме на работу? В сопроводительных письмах есть свои собственные передовые практики.Прочтите все, что вам нужно знать о том, как написать сопроводительное письмо, прежде чем отправлять свое следующее резюме!

форматов деловых писем — Университет Галлодета

Большинство деловых писем должны включать обратный адрес (бланк или ваше имя и адрес), дату, внутренний адрес (имя и адрес получателя), приветствие, основные абзацы и закрытие. Однако есть несколько способов отформатировать эту информацию. Например, адреса возврата могут быть центрированы или начинаться с левого поля или начинаться с центра по горизонтали.

Существует четыре основных формата деловых писем.

Features Образец полного блока письма Все части букв начинаются с левого поля. Полный блок Измененный блок Абзацы с отступом Дата, подпись и закрытие начинаются в центре страницы по горизонтали. Все абзацы основного текста имеют отступ. Абзацы с отступом Заблокированные абзацы Дата, подпись и закрытие начинаются в центре страницы по горизонтали. Все основные абзацы начинаются с левого поля. Упрощение заблокированных абзацев Все части букв начинаются с левого поля.Этот формат включает строку темы, но опускает приветствие и подпись. Упрощенное

Формат для написания профессиональных писем

Существует несколько форматов написания профессиональных писем. Существует два основных стиля букв: блочная форма и форма с отступом. Приведенные ниже образцы помогут вам определить, какой стиль вы предпочитаете.

Проверьте написание букв для получения более подробной информации о печатных буквах, буквах с отступом и упрощенных буквах.

Полная форма блока

Ваше имя
Адрес
Номер телефона
Электронная почта (необязательно)

Дата

Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

Уважаемый __________:

При написании письма с использованием формы блока нет отступа строк.Включите свое имя, адрес и номер телефона, по которому с вами можно связаться, а также дату. Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.

В новых абзацах просто пропустите строку вместо отступа.

Добавьте свой номер телефона, по которому с вами можно связаться, в последнем абзаце. Если получателю необходимо использовать службу ретрансляции, чтобы позвонить вам, кратко объясните, что вы глухой / слабослышащий и что он / она может позвонить вам через ретранслятор. Сообщите получателю его / ее номер государственного реле и объясните, что ему / ей нужно будет сообщить оператору ваш номер.Затем дайте ему / ей свой номер.

С уважением,

Ваша подпись

Ваше имя
Ваше имя

Форма абзацев с отступом

Ваше имя
Адрес
Номер телефона
Электронная почта (необязательно)

Дата

Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

Уважаемый __________:

При написании письма в форме с отступом делайте отступ в каждом абзаце.Сначала укажите свое имя, адрес, номер телефона и дату. Эта информация должна быть расположена вверху страницы, либо по центру, либо с отступом на правой стороне листа. Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.

В конце письма поставьте свою подпись в правой части страницы. Не забудьте при необходимости предоставить любую информацию о реле.

С уважением,

Ваша подпись

Ваше имя

Ваш титул

Форма заблокированных абзацев

Ваше имя
Адрес
Номер телефона
Электронная почта (необязательно)

Дата

Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

Уважаемый __________:

При написании письма с использованием заблокированной формы делайте отступ в каждом абзаце.Сначала укажите свое имя, адрес, номер телефона и дату. Эта информация должна быть расположена вверху страницы, либо по центру, либо с отступом на правой стороне листа. Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.

В конце письма поставьте свою подпись в правой части страницы. Не забудьте при необходимости предоставить любую информацию о реле.

С уважением,

Ваша подпись

Ваше имя
Ваше имя

Форма упрощенного стиля

Ваше имя
Адрес
Номер телефона
Электронная почта (необязательно)

Дата

Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

СТРОКА ТЕМА (используйте заглавные буквы)

При написании письма с использованием упрощенного стиля формы укажите дату слева.Затем введите имя получателя, его / ее должность, название компании и адрес.

Напишите тему сообщения вместо приветствия. Строка темы должна быть написана заглавными буквами.

В конце письма укажите свое имя и титул заглавными буквами.

ВАШЕ ИМЯ
ВАШЕ НАЗВАНИЕ

ДРУГИЕ ОПЦИИ

• Если вы используете формат блока , вы можете разместить свой адрес в любом месте письма.Вы можете разместить его вверху страницы (вверху по центру или вверху справа) или вы можете указать свой адрес в конце письма после вашей подписи и имени, независимо от того, какой формат вы используете.

• Если вы используете блочную форму , вы можете разместить дату слева, в центре или справа. Однако, если вы используете форму с отступом , обычно лучше разместить дату справа или слева. Не ставьте его в центр.

• Форма с отступом позволяет поставить подпись справа или слева на странице.

• Если вы хотите, чтобы ваше письмо выделялось, смело набирайте свое имя крупным шрифтом в верхней части буквы и введите свой адрес чуть ниже его меньшим шрифтом. Пример:

  Missy Gold
  1345 Main Street
  Anytown, VA 22879

• В текстовом редакторе на вашем компьютере могут быть стандартные шаблоны писем, которые могут вам помочь.Эти программы обычно имеют много разных стилей и форматов. Обратитесь к функции шаблона или в справочной службе вашего текстового редактора, чтобы узнать о возможных вариантах. Вот несколько ключевых слов, которые вы можете попробовать:

  • письма

  • создать письмо

  • написать письмо

  • возобновляет

  Список литературы

  Источник: Janel Muyesseroglu

  Gallaudet Interpreting Services (июнь 1999 года).GIS Web. [В сети].