Kpi склада пример: Ключевые показатели работы (KPI) складского комплекса – Ключевые показатели работы (KPI) складского комплекса

Содержание

KPI склада

KPI (ключевые показатели эффективности) — модный и в последнее время часто употребляемый термин — медленно, но верно захватывают компанию за компанией. KPI вводятся в различных сегментах рынка, в отделах продаж, маркетинга, на производстве. Не является исключением и склад. Однако спецификой склада является его обособленность, «закрытость» — как правило, склад является «государством в государстве», там царствуют свои системы мотивации, до склада не доходят программы отдела персонала. Чем же являются KPI склада? Модной тенденцией, прихотью руководителей или необходимостью, продиктованной рынком? Вот какие вопросы чаще всего возникают у владельцев крупных складов.

1. Что такое KPI. Зачем он нужен на складе?
2. KPI как инструмент управления персоналом
3. KPI как инструмент взаимодействия с поставщиком
4. Заключение

KPI приходят «сверху»

Внедрение KPI на складе на стратегическом уровне инициируются двумя сторонами: руководством компании или, в случае, когда компания оказывает логистические услуги, ее клиентами. В первом случае введение KPI продиктовано желанием топ-менеджмента повысить эффективность работы склада и уровень сервиса, снизить издержки, и, в конечном счете, увеличить доходность компании. Во втором — стремлением клиента получить гарантию качества получаемых услуг и предъявить более жесткие требования к логистическому провайдеру.

Есть и третий вариант появления KPI на складе — как системы внутренней мотивации. В этом случае у склада как у подразделения ключевые показатели могут быть не установлены, а внутри склада существует мотивационная система, при которой от выполнения тех или иных норм зависит заработная плата сотрудников.
В любом случае качественно внедренные KPI помогают решить множество проблем, начиная со снижения текучки кадров, заканчивая повышением прибыли. Так, например, если при норме выработки 200 коробок в день, сотрудник перемещает 180, он недорабатывает 10%. Из недоработки каждого сотрудника складывается недоработка всего склада. Во многих компаниях недополученная прибыль в 10% измеряется сотнями тысяч долларов в день.

Однако некоторые руководители все еще скептически относятся к KPI. Одни считают их инструментом «зажимания» заработной платы, другие ненужным баловством топ-менеджмента, третьи — ресурсом, необходимым компаниям лишь при взаимодействии с логистическим провайдером для снижения стоимости оказанных услуг.

Средство контроля или получения прибыли?

Любой успешный логистический оператор должен обладать соответствующей требованиям рынка инфраструктурой, которой является сеть современных складских комплексов на обслуживаемой территории. Именно современные складские площади становятся центром всей цепочки управления поставок клиента. Однако главный вопрос, который зачастую беспокоит клиентов, — это прозрачность того, что происходит в «сердце» его цепочки поставок, и то, каким же образом оценить эффективность его работы.

Успешное взаимодействие клиента и логистического оператора гарантировано в случае выполнения последним ключевых показателей эффективности, среди которых можно выделить следующие наиболее часто используемые и применяемые на практике:

процент точности выполнения заказов на отгрузку;
процент заказов, по которым не поступили претензии от клиентов;
процент вовремя отгруженных заказов;
процент брака по вине склада;
процент сделанных в нормативные сроки приемок.

Необходимо отметить, что все основные KPI, как правило, вступают в силу спустя 3 месяца после начала совместной работы оператора и клиента, так как оператору необходимо время на знакомство с товаром клиента и выход на заявленные объемы обработки. Глубоким заблуждением является тот факт, что KPI необходимы только клиентам и только для того, чтобы всеми силами стараться снизить размер счета за выполненные операции в случае невыполнения оператором хотя бы одного из KPI. Согласованные клиентом и оператором KPI позволяют последнему предлагать клиенту заведомо более высокие тарифы, а также получать весомые премии за их выполнение.

Внедренные KPI не только обеспечивают клиента постоянным рычагом воздействия на эффективность оператора и выполняемые им объемы обработки, но и, кроме того, помогают непосредственно оператору в процессе его контроля своих собственных сотрудников. Аналогично согласованные сторонами тарифы на складское обслуживание, как правило, считаются действительными только в случае, если (а) клиент предоставляет согласованные объемы обработки и (б) оператор такие согласованные объемы выполняет в нормативные сроки и в строгом соответствии с утвержденными ключевыми показателями эффективности.

Таким образом, любой из KPI, который согласовывается сторонами при подписании договора, обеспечивает «прозрачность» их дальнейших взаимоотношений в процессе будущей работы.

Недоплатить или переплатить?

С другой стороны KPI на складе являются внутренним инструментом мотивации персонала. Мотивационные схемы на складе — вопрос достаточно острый. Во-первых, мотивацию сотрудников склада разрабатывает и внедряет не HR-отдел, а руководитель склада. Во-вторых квалификация сотрудников, работающих на складе как правило очень низкая, а соответственно система мотивации должна быть простой и понятной. В-третьих работа на складе преимущественно физическая и трудно измеряемая. Существует около 8 ролей, каждой из которых присущи определенные операции: один переносит коробки, другой перевозит паллеты, третий осуществляет штучный подбор. Понятно, что у каждой из этих ролей стартовый оклад различен, потому что требования к квалификации и ответственность у каждой роли различная, и мотивационные программы тоже разные. Поэтому очень важно выстроить систему мотивации и определить ключевые показатели эффективности таким образом, чтобы для всех сотрудников склада было понятно, почему один получает одну сумму, а другой другую, почему у комплектовщика одни критерии оценки, а у закатчика другие. В-четвертых, крайне сложно отследить выполнение KPI. Ведь невозможно вести учет на уровне записей в журнале кто сколько коробок и паллет переместил в день. Кроме того, учетные записи не позволяют отслеживать качества выполненной работы. Соответственно качественно вводить KPI как инструмент мотивации возможно только на складах, оснащенных информационной системой, позволяющей учитывать каждую операцию в разрезе сотрудника, выполняющего ее. И наконец, проблемой большинства складов является высокая текучка кадров. Так, некоторые сотрудники работают в компании всего по нескольку дней. Мотивировать таких работников на более эффективную работу крайне сложно.

Как правило, KPI делится на количественные и качественные показатели. Количественные показатели — это цифровые показатели того, сколько конкретный сотрудник перевез коробок либо паллет, либо подобрал штук, а если он трудится руками, то какой вес он перенес. Все эти показатели рассчитываются, зачастую они в виде соцсоревнования вывешиваются на стену, чтобы все видели, кто и сколько собрал, по принципу «Ориентируйтесь на лучших!» Сложнее просчитать качество работы. Как правило, оценивают хронометраж выполняемых операций, количество рекламаций, таких как брак по вине склада, недогруз, раздавленные коробки и т.п. Когда приходит рекламация от клиента без специального расследования практически невозможно определить кто именно виноват, ведь напортачить может любой человек в смене. При этом если рекламация незначительная (например, одна недогруженная или мятая коробка) такого расследования не проводится, но сотруднику, принимавшему участие в данной отгрузке, ставится соответствующая пометка за каждый заказ с рекламацией. В конце месяца подсчитывается процент ошибок для каждого сотрудника, и начисляются премии. Процент ошибок крайне важен, ведь смысл мотивации в том, чтобы повысить эффективность всего процесса. Если не отслеживать качество, то система будет работать в ущерб самой себе. Люди в погоне за количественными показателями могут работать в ущерб не менее важным качественным показателям, таким как, например, качество подбора, количество брака и т.п. Вводя качественные критерии оценки, руководитель может не только увеличить эффективность каждого отдельного сотрудника и склада в целом, но и снизить текучку кадров.

Т.о. KPI, вводимые на складе, захватывают всех — от грузчиков до внешних партнеров компании. Но, в конечном счете, выигрывают все. Сотрудники получают возможность больше зарабатывать и лучше понимают, как образуется их зарплата. Руководитель склада получает сотрудников, заинтересованных в результатах собственной работы, топ-менеджмент — эффективную работу всего склада, а клиенты — уверенность в том, что приобретаемые услуги будут надлежащего качества.

Ксения Годунова, бренд-менеджер
Иван Смирнов, менеджер проектов
Александр Коптин, менеджер проектов направление «Логистика»

«КОРУС Консалтинг»

KPI склада: модуль KPI Monitoring System

Ваш консультант:
Андрей Хвостиков
+7 495 785 7228

Задать вопрос
Скачать буклет

Задать вопрос эксперту

Модуль WMS LVS KPI Monitoring System

Модуль KPI Monitoring System входит в состав семейства программных продуктов WMS Logistics Vision Suite

17.02.2016

ant Technologies, "АНТ Технолоджис"

Системный интегратор в области WMS технологий, программных средств и поставщик специализированного оборудования для построения эффективного управления складскими ресурсами

8 (495) 785-72-28

KPI склада: модуль KPI Monitoring System

KPI Monitoring System расширяет функционал WMS Logistics Vision, новый модуль предназначен для измерений ключевых показателей эффективности склада (KPI склада) за счет использования большого количества логистических данных, поддерживаемых в Logistics Vision Suite.

KPI склада

визуальное представление отчетов

Модуль для склада KPI Monitoring System, входящий в состав семейства программных продуктов WMS Logistics Vision Suite, в комплексе обеспечивает эффективное управление всеми ресурсами склада. KPI Monitoring System расширяет функционал WMS Logistics Vision, новый модуль предназначен для измерений ключевых показателей эффективности склада (KPI склада) за счет использования большого количества логистических данных, поддерживаемых в Logistics Vision Suite.

KPI Monitoring System позволяет выбирать показатели эффективности склада, задавать временной интервал, настраивать изменяемые фильтры, разрабатывать различные модели показателей на основе импортируемых данных, выбирать формат представления данных, формировать собственные графики и отчеты. Удобство, наглядность и простота представления данных повышают скорость восприятия и качество обработки информации. Система осуществляет мониторинг ключевых показателей деятельности, информирует об отклонениях от заданных значений (возможна настройка каналов информирования по e-mail или sms).

Ключевые показатели эффективности KPI склада:

количество принятого товара за единицу времени̶
количество собранного товара
количество отгруженного товара
точность выполнения заказов
количество заказов, по которым не поступили претензии от клиентов
количество сделанных в нормативные сроки приемок
емкость хранения
коэффициент использования площадей
выработка
показатели выполнения технологических операций
мониторинг выполнения операций ̶
показатели по товарному запасу в разрезе любых учитываемых на складе единицах (партий, сроков годности, зон, товарных групп, поклажедателей, причин отбраковок, причин блокировок-резервирования, и т.п.)

Преимущества KPI Monitoring System:

Гибкость в адаптации под задачи бизнеса
Максимально быстрое внедрение
Комплексные затраты на сопровождение
Простота и удобство интерфейса
Широкие возможности настройки представлений
Интеграция с корпоративными системами (в комплексе с LVS)

Использование семейства программных продуктов Logistics Vision Suite позволяет предприятию снизить совокупную стоимость владения ИТ за счет использования единой системы комплексного управления всеми ресурсами склада.

Полезная информация

KPI для склада пример: концерн Strauss внедряет модуль LVS KPI Monitoring System Узнать больше→

Для получения дополнительной информации об услугах компании и стоимости WMS системы, пожалуйста, свяжитесь с нами по телефону 8(495) 785-7228 или отправьте запрос на [email protected]

KPI на складе. С чего начать?

Перефразируя слова Питера Ф. Друкера, нет ничего более неэффективного, чем точное измерение того, что вообще не должно быть измерено. Когда мы говорим об основных показателях эффективности, прежде всего, необходимо убедиться, что они действительно являются ключевыми на том уровне, на котором они установлены.

Ожидания организации в отношении показателей

На каждом уровне управления отслеживаются различные показатели. В компаниях, имеющих склад (как основную единицу), показатели, установленные, измеряемые и оцениваемые на складе, являются основой для анализа показателей, отслеживаемых на более высоких уровнях организации. Пример структуры ожиданий в отношении показателей, отслеживаемых на различных уровнях управления:

Стратегический уровень (Правление, директора, топ-менеджмент) – где возникают затраты, какова их структура? Реализуются ли стратегические цели?

Тактический уровень (руководители отделов/отделений, руководители среднего звена) – преследует ли компания свои тактические цели? Каким образом можно улучшить/усовершенствовать процессы?

Операционный уровень (менеджеры / бригадиры, управленческое звено низшего уровня) – кто? Что? Как? Когда? Где? Наблюдение и коррекция отдельных задач в процессах.

Для того чтобы руководители, ответственные за результаты деятельности компании, могли оценить степень достижения стратегических целей и свои затраты, они должны иметь актуальные и надежные данные, собранные и оцененные на операционном уровне.

Разработка первых показателей на операционном уровне

В зависимости от момента поступления на склад, мы используем два типа подходов к процессу установления KPI для склада:

Мы принимаем участие в процессе проектирования склада, поэтому мы также можем спроектировать диапазон PI, который мы хотим измерить. Затем мы определяем, какие из них должны быть нашими KPI. Мы обсуждаем наш выбор с непосредственным руководителем и после открытия склада наблюдаем за эффективностью измерений и способом использования наших измерителей. При необходимости исправляем формулы или вносим изменения.
Нас повышают до должности начальника склада, или мы приходим в компанию извне. Начинаем со сбора и анализа обоснованности и эффективности измерения показателей, которые функционируют в организации. Проводим интервью с ключевыми сотрудниками и проверяем корреляцию между показателями и результатами работы в местах проведения измерений. Подготавливаем отчет о внутреннем аудите KPI и представляем его руководителю вместе с идеями о внесении исправлений, отмены, дополнениях или изменениях.

Независимо от ситуации, в которой мы столкнулись с задачей установления/изменения KPI, мы должны обратить внимание на то, каких целей мы достигнем, измеряя эффективность данных процессов. Негативное влияние на организацию труда оказывают как слишком маленькое, так и слишком большое количество отслеживаемых показателей. Недостаточное количество или определение несоответствующих показателей не позволяют отслеживать процессы и получать ответы на вопросы об их эффективности.

Слишком большое количество, с другой стороны, приводит к «затемнению» образа процесса и требует дополнительных ресурсов (многопоточная аналитика и исключения между множественными измерениями). В нижеследующих таблицах представлены основные показатели эффективности, а также их воздействие, методы измерения и источники данных:

Показатель	Способ измерения	Место измерения	Источник данных	Это влияет на
Производительность работника в час	Количество выполненных заданий в час, в день/ в реальном рабочем времени, в неделю/в течение среднего еженедельного рабочего времени (в ч), в месяц/в течение отработанных дней и/в течение усредненном количестве часов (в день)	Рабочая зона (для каждой отдельно)	WMS или другая система с записью количества выполненных операций и уникальным идентификатором сотрудника	Оценку эффективности использования FTE, корреляцию с системой премирования работников, определения максимального суточного/месячного/годового количества операций в зоне, показатель производительности зоны в час, тактические цели (процессы, проекты)

Показатель	Способ измерения	Место измерения	Источник данных	Это влияет на
Нагрузка зоны в часах (заданиями)	Количество заданий для реализации в измеряемой зоне, в разбивке на часы с 00:00 до 23:59	Рабочая зона (для каждой отдельно)	WMS или другая система с регистром даты (содержащая, по крайней мере, часы и минуты) для заказов, поступающих на обработку складом	Управление эффективностью использования FTE, показатель загрузки зоны в часах (заказами), определения максимальных часов cut-off для заказов, исполняемых в данный день, тактические цели (процессы, проекты)

FTE (англ. Full-Time Equivalent) Эквивалент полной занятости. Значение 1 = 1 ставка = 8 рабочих часов. Cut-off (англ.) – время принятия к обработке. Установленное время, до которого склад принимает заказы на обработку в определенный день (с отправкой в тот же день).

Показатель	Способ измерения	Место измерения	Источник данных	Это влияет на
Количество ошибок работника в день	количество ошибок, выявленных в ходе контроля качества, плюс количество ошибок по признанным рекламациям для задач, выполненных работником	Контроль качества и центр обслуживания клиентов или иной орган, рассматривающий рекламацию с точки зрения ее обоснованности	Отчет сотрудников контроля качества и отчет центра обслуживания клиентов или другого подразделения, занимающегося рассмотрением рекламаций	Оценка качества процесса, корреляция с системой премирования работников, показатель заявленного минимального и максимального уровня ошибок для процесса, тактические цели (процессы, проекты)

Каких показателей следует избегать на складе?

В первую очередь – связанных с расходами! Расходы анализируются в основном на стратегическом уровне, в исключительных случаях – на тактическом уровне (в зависимости от организационной структуры). Для работы склада самыми важными являются знания:

– Каким образом, в какое время и с помощью каких человеческих ресурсов мы сможем выполнить поставленные перед складом задачи? – Какой уровень качества мы можем как склад обеспечить для решения конкретных задач, и как мы это контролируем – В какой степени мы используем имеющуюся инфраструктуру и ресурсы?

Во-вторых, мы избегаем создания нескольких показателей, измеряющих один и тот же результат или следующих друг из друга, например:

– Производительность работника в час – Производительность работника в день – Производительность работника в неделю

Если действительно, почасовая производительность, умноженная на номинальное 40 или реальное (из графика) количество часов рабочего времени, не будет равна недельной производительности, это еще не причина для ее измерения. Причина расхождений может заключаться в:

– Реальном рабочем времени (необходимо вычесть время на еду, сигареты, туалет и т.д.) – Рабочем времени в отдельные дни (распределение задач в течение суток) – Выходные дни, больничные, более раннее завершение рабочего дня по согласованию с начальником и т.д.

KPI сотрудников: примеры — Сайт о кадрах и управлении

В этой статье мы собрали краткие примеры, как можно поставить показатели KPI для разных категорий сотрудников.

Содержание статьи:

Что такое KPI

KPI– это измеримые показатели, которые устанавливаются для оценки работы сотрудника. По-другому их еще называют показатели эффективности работы. На основе выполнения или не выполнения KPI назначаются премии, идет повышение в должностях и т.п.

Более подробно о системе KPI– см. в нашей статье «Система премирования KPI — что это?»

Ниже рассмотрены конкретные примеры KPI для разных сотрудников.

Пример KPI водителя-экспедитора

Для водителя можно установить такие показатели:
1. Среднее время опоздания доставки груза
Например, можно установить, что время опоздания не может быть больше 15 минут

2. Сумма штрафов за год
Штрафы – не больше такой-то суммы. Иначе – вычитается из зарплаты.

3. Количество жалоб от контрагентов
Год без жалоб – премия

KPI руководителя проекта — пример

В зону ответственности руководителя проекта, как правило, входит:

Контроль бюджета
Контроль сроков
Координация работы разных подразделений, участвующих в проекте
Согласование возможных изменений в проект

Исходя из этого, показатели KPI можно установить, например, такие:

Экономия бюджета
Например, потрачено на столько-то процентов меньше, чем планировалось
Сроки
Можно ставить «превышение сроков не более, чем на столько-то дней»
или, наоборот, — «окончание проекта раньше срока на столько-то дней»
Жалобы
Если нет жалоб от смежных подразделений — это хороший показатель для руководителя проекта

Пример KPI для работников склада

Для сотрудников склада можно ставить такие KPI:

Среднее время выдачи заказа
Например, время — не более 10 минут.
Количество брака/потерь
На складе иногда что-то теряется или ломается, падает.
KPI может учитывать, что процент потерь не более стольки-то процентов

KPI юриста — пример

Юристы есть двух типов — корпоративные и судебные. KPI имеет смысл ставить, скорее, для юристов, которые ходят в суды.

Показатели могут быть такие:

Количество дел
Один юрист ведет 10 дел в месяц, а другой — 30. Это означает, что второй юрист выполняет бОльший объем. Но, остается вопрос качества рпботы (см. второй показатель)
Процент выигранных дел
Это показатель качества работы. Если в нашем примере первый юрист выиграл 9 из 10 дел, а второй 5 из 30 — значит, все-таеи первый намного эффективнее, и премию нужно выписывать именно ему, а второго — депремировать или увольнять.

Пример KPI для колл-центра

В колл-центре сотрудники работают с двумя типами звонков:

вопросы
жалобы.

По этим двум типам и нужно ставить KPI

Количество решенных вопросов
Если сотрудник быстро помогает позвонившему — он может принять сразу следующий звонок. Т.е. количество ответов — это то, на что сотрудник может повлиять напрямую. А значит такой KPI будет эффективным для оценки.
Количество жалоб, не дошедших до руководителя.
Если сотрудник колл-центра не смог решить жалобу — ее переводят на руководителя. Чем меньше переводов — тем лучще работает сотрудник

Пример KPI в строительной организации

В строительстве участвуют все вышеперечисленные работники — и водители, и юристы, и даже колл-центр (для продаж квартир, например)

Общие KPI строительного подрядчика — сходны с показателем руководителя проекта, т.е. это:

Бюджет
Не превышение или даже экономия
Сроки
Не превышение или не сильное превышение

KPI для бухгалтера, финансового директора

Для бухгалтерии показатели завязываются на сдачу отчетности, сроки и др.

Более подробно — см. в нашей отдельной статье «Как поставить KPI бухгалтеру»

KPI – что это такое простыми словами: пример расчета с пояснениями

Приветствую вас, читатели блога iklife.ru.

Когда бизнес только начинает свое существование, перед руководителем стоит множество задач: нужно выйти на окупаемость, найти специалистов, наладить продажи и производство, организовать учет, анализ и многое другое. Со временем ситуация стабилизируется, на предприятии появляется постоянный штат сотрудников, и фирма начинает функционировать как единая система.

Новый этап жизни компании требует решения новых задач от руководства. Это правильная мотивация работников, рост и развитие, оценка эффективности работы, поиск ресурсов для достижения новых целей. Тема нашей статьи затрагивает все эти вопросы. Сегодня мы поговорим о таком инструменте, как KPI: что это такое, кому он нужен, как внедрить его на своем предприятии. Давайте разбираться.

Определение

KPI – это аббревиатура, которая расшифровывается как Key Performance Indicators, что переводится на русский язык как “Ключевые показатели эффективности”. Читать эти 3 латинские буквы принято так: “ки-пи-ай”.
Теперь постараемся раскрыть смысл этого понятия. KPI простыми словами – это совокупность показателей, по которым руководство предприятия оценивает, насколько эффективно работает каждый сотрудник, отделы и предприятие в целом, достигаются ли поставленные задачи. Такую схему работы еще называют “управление по целям”.

На самом деле почти на каждом предприятии есть определенные индикаторы, по которым оценивают его деятельность:

общие расходы;
общие доходы и прибыль;
средний чек в магазине;
конверсия в интернет-маркетинге;
объем производства и продаж и др.

Большинство компаний составляют планы на определенный период и затем анализируют, достигнуты они или нет. У некоторых сотрудников и отделов есть свои индивидуальные планы. Обычно это касается маркетологов и продающих менеджеров. Отличия KPI от привычных нам показателей в том, что:

Это именно система, которая затрагивает все уровни предприятия и позволяет оценивать работу на разных этапах, а не разрозненные данные.
Правильно подобранные индикаторы дают возможность быстро отслеживать проблемные участки и работать с ними.
На основе KPI сотрудников и отделов можно выстроить эффективную систему мотивации.
Индикаторы эффективности можно рассчитывать для предприятия в целом, его подразделений, работников и отдельных проектов, что часто применяется в интернет-маркетинге.
KPI показывают динамику развития и выполнение планов, дают возможность для быстрого анализа.

Как выбрать KPI для сотрудника, отдела или проекта

Есть 2 подхода к выбору основных показателей эффективности:

Использовать готовые матрицы индикаторов, которые уже применяются на других предприятиях.
Разработать свою систему метрик, которая лучше всего отражает эффективность и результативность работы.

Первый подход дает возможность использовать чужой опыт, подсмотреть готовые решения для своего бизнеса. Но лучше все же потратить больше времени и сил на индивидуальную проработку показателей. Это более затратно на старте, но приносит лучшие результаты впоследствии, потому что:

мы учитываем особенности бизнеса;
четко видим результат деятельности в понятном и удобном для нас виде;
правильно выстраиваем систему мотивации для своих сотрудников, учитывая корпоративную этику и принятую политику тимбилдинга;
получаем рычаги влияния на конкретные показатели.

Как внедрить систему KPI на своем предприятии

Обычно выбор показателей идет сверху вниз: от основных целей предприятия к разработке планов для отдельных сотрудников. Например:

Ставим задачу увеличить прибыль на 20 % по сравнению с предыдущим периодом.
Смотрим, какие факторы влияют на этот основной показатель.
Прорабатываем систему индикаторов для отделов, которые напрямую влияют на прибыль компании.
Разрабатываем метрики для отдельных сотрудников.

Если вы решили внедрить KPI на своем предприятии, то не спешите перестраивать всю работу, начните с какого-то одного подразделения, например, отдела сбыта или продаж. Если ваши менеджеры используют CRM-систему, это значительно упрощает задачу, большинство современных продуктов уже содержат метрики для оценки эффективности и производительности.

Разработайте систему показателей, которые, на ваш взгляд, больше всего влияют на результат работы менеджеров. Их не должно быть слишком много – в идеале от 3 до 5 действительно важных и понятных человеку метрик.

Затем начните перестраивать работу, пригласите сотрудников “подопытного” отдела, экономистов, финансистов и других специалистов, которые могут помочь в решении поставленной задачи.

Выслушайте менеджеров, их непосредственного руководителя и других сотрудников, вместе подкорректируйте выбранную систему показателей, расскажите, какие бонусы они получат от перехода на новую систему. Любые изменения на предприятии чаще всего вызывают сопротивление со стороны людей, поэтому нужно постараться заручиться поддержкой ключевых специалистов.

Основные правила

Когда мы внедряем систему индикаторов на предприятии, важно соблюдать определенные правила, чтобы получить наилучший результат с меньшими потерями:

Постарайтесь заручиться поддержкой руководителей отделов и ценных специалистов своего предприятия, донесите до них личную выгоду от такого формата отчетности, советуйтесь с ними, чтобы подчеркнуть формат сотрудничества, а не насаждения вашей воли руководителя.
Вводите новую систему постепенно.
Начните с основных и действительно важных показателей эффективности, их не должно быть больше 5 для каждого специалиста или проекта, иначе фокус внимания будет рассеиваться от действительно важных целей на второстепенные задачи.
Сотрудники должны реально иметь возможность влиять на показатель, иначе в нем нет смысла.
Все индикаторы должны соотноситься с общей стратегией предприятия.
В KPI должна быть логика и согласованность, иначе можно получить не рост, а падение эффективности. Например, мы ставим задачу производству по росту объемов, но не согласовываем их с планом отдела сбыта. В результате мы производим лишнюю продукцию, которая потом занимает склад.
Новая система должна мотивировать сотрудников, будь то менеджер по продажам, коммерческий директор или бухгалтер.
Используйте предыдущий опыт и ставьте реальные задачи.

Пример расчета эффективности по системе KPI

Проще всего начать с отдела продаж, его менеджеров или маркетологов и SMM-специалистов. Тут метрики наиболее понятны руководителю и самим сотрудникам. Чаще всего у этих специалистов есть определенная система мотивации, завязанная на объем продаж.

Нужно подумать, какие еще ключевые факторы существенно влияют на результативность, разработать систему индикаторов, а затем проработать схему мотивации с их учетом.

Давайте посмотрим, как посчитать индекс эффективности работы на примере системы KPI SMM-специалиста.

Часто в интернет-маркетинге используются такие метрики:

количество людей, которые из соцсети перешли на сайт компании;
число прямых клиентов из социальных сетей;
положительная обратная связь от заказчиков в виде историй и отзывов;
расходы на проведение мероприятий и т. д.

Теперь давайте выберем 3 ключевых показателя в системе KPI и назначим им определенный коэффициент, показывающий важность данного индикатора:

Количество заказов из соцсетей – 0,6.
Число переходов на сайт – 0,2.
Количество положительных отзывов – 0,2.

В сумме коэффициенты должны давать 1. Теперь составим план на месяц и рядом запишем фактические значения. Для наглядного представления данных и расчета формул в нашем примере я воспользуюсь табличным редактором Excel.

Рассчитаем коэффициент выполнения плана по каждой позиции в процентах. Для этого фактические значения разделим на плановые и умножим на 100 %. Результаты сразу отразим в таблице.

Теперь, используя все имеющиеся данные, мы рассчитаем коэффициент эффективности SMM-специалиста. Для этого нужно умножить коэффициент выполнения плана на вес каждого индикатора и сложить полученные значения.

Получается, что в нашем случае сотрудник выполнил план на 115,4 %. Это и есть суммарный показатель его эффективности в отчетном периоде. Можно обойтись и без весов, тогда мы считаем, что все показатели равнозначны, и общий уровень эффективности будем определять как среднее арифметическое. То есть сложим коэффициенты по всем индикаторам и разделим на их количество.

По такой же схеме можно оценить результаты работы отдела, всего предприятия или нового проекта. Кроме того, количественные значения каждого отдельного индикатора позволяют руководителю увидеть пробелы в работе специалистов и подразделений компании и быстро их устранить.

Оплата труда на основе KPI

Эффективность и результативность сотрудников должна влиять на их заработную плату, в таком случае мы получаем явную мотивацию выполнять и перевыполнять поставленные планы.

Практически у всех работников есть фиксированная плата за отработанное время. Это гарантированные выплаты, но, кроме них, для лучшей мотивации используется премиальный фонд. Если работник выполнил и перевыполнил поставленный план, то его зарплата увеличивается. Если план не выполняется, то, кроме фиксированной платы, менеджер ничего не получает.

Например, есть оклад 1 000 $ в месяц, который не зависит от выполнения плана. Также есть надбавка 300 $ за достижение плановых показателей. Если рост превышает установленные значения, то надбавка пропорционально увеличивается. Например, план продаж менеджер выполнил на 120 %, значит, надбавка составит не 300 $, а на те же 20 % больше, то есть 360 $ – итого менеджер в этом месяце получит 1 360 $.

Система мотивации должна быть четкой и понятной для конкретного сотрудника, не стоит создавать сложные формулы, в которых может разобраться только экономист.

Кроме денежных поощрений, возможны и другие мотиваторы. Многие относятся к ним скептически, однако практика показывает, что они неплохо работают в дополнение к хорошей заработной плате. Что это может быть:

дополнительные дни отпуска;
расширение социального пакета;
карьерный рост;
оплаченные предприятием тренинги и курсы повышения квалификации;
путевки для сотрудников и их детей;
присуждение звания, например, “лучший менеджер месяца”;
ценные подарки;
скидки на товары и услуги фирмы;
бонусные карты и промокоды.

Ошибки при внедрении KPI

Часто бывает так, что в новую схему работы предприятия вкладываются силы и время руководителя, финансового директора, экономиста, начальников отделов, менеджеров, а в результате KPI существуют только для “галочки” и не приносят реальной пользы. Это одна из основных проблем: мы знаем, как создать систему, но не умеем ей пользоваться.

Другие типичные ошибки:

несогласованность индикаторов для разных подразделений;
неправильный выбор ключевых факторов успеха;
отсутствие у сотрудников возможности влиять на конкретные показатели работы;
отсутствие грамотного планирования и контроля за выполнением плана;
отсутствие ответственности и мотивирующей системы поощрений;
негибкость руководства и невозможность своевременной корректировки системы KPI;
слишком много показателей, за которые отвечает один человек;
завышенные планы;
использование индикаторов не для поощрения, а для наказания.

Еще один недочет – сосредоточенность только на финансовых показателях, в то время как важными могут быть другие, так называемые упреждающие факторы. Например, в отделе продаж могут быть важны не только объемы реализации в отчетном периоде, но и количество новых и повторных контактов с потенциальными заказчиками, которые принесут свои плоды в будущих периодах.

Плюсы KPI

Основные преимущества грамотно созданной системы ключевых показателей в экономике предприятия:

выявление проблемных участков и быстрая корректировка деятельности компании;
выражение результата работы в конкретных измеримых единицах;
упрощение анализа;
справедливая и эффективная система мотивации;
рост личной заинтересованности сотрудников в благополучии фирмы;
каждый специалист понимает свои ключевые задачи, концентрируется на главном, а не на рутинных операциях.

Минусы KPI

Ни один инструмент бизнеса не является панацеей от всех проблем и способом решить все задачи. Не для каждого предприятия KPI станут хорошей базой для экономического роста. Чаще всего они применяются в розничной и оптовой торговле, маркетинге, страховом деле, то есть там, где есть возможность выстроить схему личной ответственности и заинтересованности сотрудников в конкретном результате.

Основной минус KPI в том, что учитываются в основном количественные показатели, и перейти от них к оценке качества бывает довольно сложно. В итоге сотрудники могут пользоваться этой схемой, чтобы получать дополнительные бонусы, но постепенно начнет страдать репутация фирмы, или увеличатся различные расходы.

Еще один недостаток – это движение к индивидуализму, росту конкуренции среди сотрудников, что не всегда нужно и полезно.

Все учесть и предусмотреть бывает сложно, поэтому нужно тщательно продумать процесс разработки и внедрения KPI на своем предприятии, протестировать на одном подразделении и затем принимать решение о том, подходит этот инструмент конкретно вашей компании или нет.

Заключение

Мы дали расшифровку аббревиатуры KPI, разобрали суть определения, узнали, как выбирать и использовать ключевые показатели работы, как внедрить систему индикаторов на своем предприятии и правильно делать расчеты.

Расскажите, понравилась ли вам статья, ответила ли я на ваши вопросы, поделитесь своим опытом работы с KPI и другими инструментами бизнеса. Если остались сомнения или непонятные моменты, напишите в комментариях, будем разбираться.

Поделитесь статьей с друзьями в соцсетях, если считаете ее полезной.

Подписывайтесь на новости iklife.ru и оптимизируйте свою работу при помощи современных инструментов вместе с нами.

До новой встречи, дорогие читатели.