Методики тайм менеджмента: Тайм-менеджмент: методы и инструменты – управление временем + основы (31 лайфхак)

Содержание

5 приемов тайм-менеджмента | TimeStep.ru

Бывает ли, что вы задерживаетесь на рабочем месте хотя бы раз в неделю более чем на 1 час? Часто ли вы не можете выбрать, какую именно задачу стоит выполнять в данный момент? Случалось ли, что в вашем отделе (компании) 5 человек с трудом выполняют работу, с которой в аналогичном отделе (компании) справляются 3 и менее человек? Правда ли, что ваши подчиненные вечно спешат, мечутся, суетятся, но при этом все равно ничего не успевают? Вам не кажется, что количество дел, которое вам нужно выполнить, не уменьшается?

Если на вышеперечисленные вопросы вы отвечаете преимущественно «Да», значит, давно пора заняться изучением тайм-менеджмента и привести в порядок свой рабочий день, а заодно и нормализировать работу компании (отдела) в целом.

Тайм-менеджмент: дань моде или необходимость?

В наши дни тайм-менеджмент перестал быть «модным» направлением и превратился в направление полезное, в направление, без которого ни одно предприятие не может работать плодотворно. По данным международной консультационной компании «Chipin&Partner» каждый человек тратит напрасно более трети своего времени (примерно 78 дней в году) и, естественно, впустую расходуется не только личное время, но и рабочее. А потому, без внедрения тайм-менеджмента (ТМ) на предприятии не обойтись.

Люди, мало знакомые с управлением временем, иногда противятся его изучению и внедрению в компании. Им кажется, что с «приходом» ТМ им придется взять свою жизнь под жесткий контроль. По их мнению, ТМ — это поминутное планирование каждого шага, а задача тайм-менеджмента — приучить каждого к строжайшему порядку. Ведь чем больше порядка — тем выше будут результаты.

На самом же деле бояться тайм-менеджмента не стоит: это не наказание за плохую работу, а скорее «гуманитарная помощь», благодаря которой жить станет легче. Планирование, которого все так боятся, является далеко не единственным приемом тайм-менеджмента и само по себе, без изучения других методов управления временем, результатов не даст.

Так что же включает ТМ? О 5 важных приемах тайм-менеджмента читайте ниже.

Первый прием ТМ

Первым приемом тайм-менеджмента все же стоит назвать упомянутое ранее планирование. Главная цель планирования — сократить количество времени, которое человек тратит на работу и, соответственно, высвободить как можно больше свободных часов.

Планировать рекомендуется в 2 этапа. Вначале следует составить список дел, которые необходимо выполнить, а потом определить приоритетность каждого из них. Определение приоритетности — наиболее сложный и важный этап планирования. Обычно для его воплощения используют методы, основанные на принципе Парето: 20% дел приносят 80% результатов, а 80% дел приносят только 20% результатов.

Метод «ABC-анализа». Согласно данному методу все задачи согласно важности можно разделить на А, В и С. А-задачи — это наиболее важные дела, выполнение которых отнимает всего 10% времени. Значимость А-задач в итоговом результате составляет аж 70%, т. е. начинать реализацию планов стоит именно с них. В-задачи — это задачи средней важности, их вклад в итоговый результат составляет 20% и времени на их выполнение уходит столько же (20%). С-задачи — это наименее важные дела, отнимающие 70% времени и приносящие только 10% результата. При сильной загруженности от их выполнения стоит вообще отказаться.

Методика расстановки приоритетов по «матрице Эйзенхауэра». Согласно данной методике все дела делятся на 4 типа приоритетности: А — и важные, и срочные; В — важные, но несрочные; С — неважные, но срочные; D — неважные и несрочные.

Не стоит жалеть время на планирование и утверждать, что вам и так дорога каждая минута. Чем тщательнее будут продуманы планы, тем меньше времени уйдет на их реализацию. По мнению экспертов около 60% времени должно быть четко распланировано. Еще 20% должны оставаться «про запас», на случай возникновения непредвиденных ситуаций и, наконец, оставшиеся 20% следует отдавать свободной творческой деятельности.

Второй прием ТМ

Вторым важным приемом ТМ является умение правильно общаться с окружающими. Сюда можно включить и способность делегировать свои полномочия в нужный момент, и умение отказывать сотрудникам и подчиненным, и умение сдерживать себя и не стараться переубеждать людей в чем-либо.

Третий прием ТМ

Третьим важным приемом считается умение выполнять неприятные дела. Ведь, согласитесь, с таковыми время от времени сталкивается каждый. Эксперты по ТМ утверждают. Что начинать выполнение неприятных дел стоит с самого утра, в противном случае их можно вообще не выполнить. А если с самого утра сделать дело, которое не по душе, то:

можно до конца дня заниматься приятными делами;
можно почувствовать удовлетворение собой и тем самым «включить» энтузиазм на весь оставшийся день;
можно достичь хороших результатов в работе: ведь неприятное дело может быть очень даже важным и его невыполнение или несвоевременное выполнение чревато нехорошими последствиями.

Четвертый прием ТМ

Еще одним важным приемом ТМ является умение правильно работать с информацией. В нашем обществе принято считать, что чем большим количеством информации мы владеем, тем больше задумок мы сможем реализовать. Но это не совсем верно: информация — информации рознь. Очень важно отфильтровывать информацию по качеству и не загружать голову сведениями, которые впоследствии не пригодятся или которые не несут в себе ничего полезного.

Также стоит помнить, что наше сознание способно полноценно воспринимать только один объект одновременно. Важная задача №1 — научиться сосредотачиваться только на тех сведениях, которые нужны в конкретный момент. Важная задача № 2 — научиться переключать сознание с одного дела на другое: не выполнять 2 дела сразу, а именно переключаться. От долгой монотонной работы мозг человека устает и начинает работать менее продуктивно, поэтому переключение помогает «подпитаться энергией». Скакать туда-сюда тоже не стоит, эксперты по ТМ советуют делать больше крупных переключений и поменьше мелких.

Пятый прием ТМ

Пятым приемом тайм-менеджмента является умение чередовать работу с отдыхом. Думаете, чем больше вы будете работать, тем выше будут итоговые результаты? Далеко нет. Чем больше вы будете работать, тем больше вы будете уставать, а соответственно, тем меньше правильных решений сможет выдавать ваш мозг. А чем больше неправильных решений — тем хуже результат.

Человек нуждается в отдыхе, а потому очень важно грамотно распределять время и не «забивать» день делами «от и до», а выделять разумное количество времени и на дела и на отдых от них.

Все перечисленные приемы важны, но личный комфорт гораздо важнее. А потому, если какой-то из приемов вам не подходит, нужно подстроить его под себя. К тому же, данные приемы — это далеко не все, что предлагает тайм-менеджмент. При его детальном изучении вы наверняка отыщете приемы, подходящие вам идеально.

21 лучшая техника тайм-менеджмента (ч 2)

Продолжаем изучать самые эффективные техники тайм-менеджмента. В этой статье вы узнаете, как найти дополнительные несколько часов в сутки, почему нужен список To-Don’t, как автоматизировать решения, чем вреден перфекционизм, почему нужно объединять сходные задачи и ещё 5 полезных методов управления временем.

Говорите «нет» чаще, чем «да»

Жить по принципу “всегда говори «да»” означает жить по принципу “забудь про свои цели”. Все просто: вы должны делать только то, что приближает вас к цели, а не делать все. Поскольку время – это ограниченный ресурс, от чего-то приходится отказываться.

Как же понять, на что соглашаться, а от чего отказываться, и как не пропустить уникальную возможность? Уоррен Баффет предложил правило, которое поможет вам установить границы и лучше принимать решения. Оно состоит из 2-х этапов:

Запишите 25 ваших самых главных карьерных целей. А затем выберите из них 5 самых-самых важных. Вычеркните 20 неотмеченных и сосредоточьтесь на оставшихся 5. Это то, что действительно имеет значение.

Скажите «нет» по умолчанию всему, что не способствует достижению ваших 5 лучших карьерных целей.

Воспользуйтесь преимуществом пустых промежутков времени

У нас есть много времени, которое мы тратим впустую: очереди, зал ожидания, небольшие перерывы в расписании, поездки в транспорте и пробки.

Если сложить все это, получится 1-3 часа в сутки. Согласитесь, такой резерв не должен пропадать зря. Отнеситесь к нему так же стратегически, как и к остальному времени в течение дня. Вы можете сделать очень много полезного в эти кусочки времени:

Читайте книги или статьи по вашей специальности;
Займитесь организацией папок на компьютере, разберитесь с календарем и другими мелкими онлайн-делами;
Составляйте планы на день/неделю/месяц;
Слушайте подкасты;
Учите слова иностранного языка;

Просто прогуляйтесь и отдохните.

Автоматизируйте принятие решений

Заставьте свой мозг принимать слишком много решений, и в конечном итоге сила воли будет истощена, вы почувствуете усталость. Что, конечно же, не замедлит сказаться на качестве этих решений.

Чтобы избежать умственного перенапряжения, автоматизируйте решения. Это позволит снизить когнитивную нагрузку и не полагаться исключительно на свою самодисциплину.

Под автоматизацией решения подразумевается то, что вы принимаете его однажды, а затем постоянно следуете установленному алгоритму, лишь изредка меняя его при необходимости. Ниже приведены примеры задач, которые можно автоматизировать:

Переводите деньги на сберегательный счет каждый раз, когда получаете зарплату.
Выберите все свои наряды на неделю в воскресенье и повесьте их в шкаф по порядку.
Воспользуйтесь сервисами доставки еды.
Стандартизируйте типичные ежедневные блюда, которые вам нравятся больше всего, экономя время на приготовление пищи и покупку продуктов. Заранее составьте план питания на неделю.

Не переключайтесь

Преимущества многозадачности – корпоративный миф, который развивался с течением времени. Мозг предназначен для фокусировки на одной вещи за раз. Переключение между задачами может иметь разрушительное воздействие на нашу работу и производительность. Особенно это касается тех дел, которые требуют концентрации и вдумчивого подхода.
Воспитывайте в себе привычку фокусироваться на одной задаче за раз. Это значит также, что вы должны бороться с отвлекающими факторами, которые рассеивают ваше внимание.

Хорошим подспорьем в этом деле будет техника Помодоро. Она заключается в том, что вы должны избавиться от всех отвлечений, включить таймер на 25 минут и всецело посвятить это время одной-единственной задаче. Четверть часа – это оптимальное время концентрации внимания на одной задаче для нашего мозга. Этот бесплатный сервис имеет адаптированный под данную технику таймер.

Ешьте слона по кусочкам

У всех нас есть огромные задачи, от которых мы устаем, просто думая о количестве работы, необходимой для их выполнения. Мы прокрастинируем или же занимаемся всякой ерундой, чтобы не приступать к поеданию большого слона. Избежать подобной ситуации можно, поделив большие цели на маленькие задачи с реально достижимыми этапами. Абсолютно любой долгосрочный проект можно разбить на кусочки, которые легко выполняются в течение часа.

Составьте план, выделите промежуточные цели, определите конкретные шаги, а также установите сроки выполнения каждой подзадачи. Этим простым алгоритмом вы мгновенно делаете из пугающей горы кучу щебенки, которую не так уж сложно постепенно перенести в другое место. Дальше просто запаситесь терпением и трудитесь. Ешьте слона по кусочкам.

Работа с календарем

Календарь дел – это дальнейшее, логическое развитие списка дел. В последнем вы записываете, что делать. В календаре вы отмечаете не только что, но и когда (а еще лучше и где) вы это сделаете.

Сделать что-то – это абстракция, ей не хватает времени и места. И календарь помогает превратить идею в реальность: поставив точную дату, вы с большей вероятностью сделаете это. Поэтому, как только у вас появилась новая задача, постарайтесь сразу же записать ее в календарь, иначе высока вероятность, что она будет кочевать из одного списка дел в другой.

Так же, как и рутинные дела, вы должны планировать форс-мажоры. Не загромождайте календарь, иначе потом будете оправдывать невыполненные дела непредвиденными обстоятельствами. Оставьте время для случайностей, которые постоянно возникают в нашей жизни. И если они все же не произойдут, что ж, у вас появится дополнительное время для себя.

Избавьтесь от перфекционизма

Легко быть пойманным в бесконечный цикл попыток сделать все идеально. Однако подобное стремление может привести к тому, что вы будете работать слишком медленно и пропустите все сроки.

Перфекционизм – это на самом деле страх, который заставляет копошиться в деталях. Вы просто оправдываете отсутствие реальных (пусть и несовершенных) результатов попытками достичь безупречности.

Ваша задача – делать вещи достаточно хорошо. Они должны работать, а не блестеть и сиять. Все остальное можно исправить в пути. По словам Марка Твена, «непрерывное совершенствование лучше отсроченного совершенства.”

Сделайте себе список To-Don’t

В математике существует метод решения проблем, называемый инверсией. Вы начинаете с результатов и раскручиваете цепочку назад, чтобы вычислить исходные данные. Похожий принцип работает и в области тайм-менеджмента.

Предположим, вы хотите повысить производительность. Обычно при этом мы думаем о том, что помогает улучшить эффективность наших усилий. Однако инверсия позволяет взглянуть на проблему с другой стороны: а что же мешает этой цели? Что нужно не делать, чтобы успевать больше?

Задайтесь этим вопросом. Что мешает вам работать продуктивно? Какие привычки, обязательства или нездоровые желания?

А затем создайте список того, чего вы не должны делать – To-Don’t List.

Вот несколько примеров таких дел:

не заходить в соцсети, как только проснулся;
не назначать утренние встречи;
не пить кофе после обеда;
не говорить «да», если не уверен, что сделаешь это.
не соглашаться на встречи или звонки без четкой повестки дня или времени окончания.

Это может быть и что-то более конкретное, например, какими проектами вы не будете заниматься, чтобы не отбирать время у основного вида деятельности.

Причина, по которой работает инверсия, проста: то, что вы не делаете, определяет, что вы можете сделать.

Пакетируйте похожие задачи

Основная идея этого метода управления временем состоит в том, чтобы собрать группу подобных действий и сделать их все одним махом. Вы можете эффективно работать над несколькими задачами, не теряя потока, если деятельность требует аналогичных установок.

Объединяйте похожие задачи и работайте над ними в одно время. Пакетная обработка уменьшает время запуска и замедления, улучшает фокусировку. Возьмите свой список дел на неделю и посмотрите, какие задачи можно было бы объединить.

Например, пакетировать можно такие дела:

Написать все посты для блога на неделю за один присест;
Ответить на все накопившиеся письма из email, сделать все необходимые звонки;
Закупиться необходимыми продуктами и вещами сразу на неделю;
Выполнить все бытовые задачи в один день.

Чтобы быстрее обрабатывать пакеты, работайте над подобными задачами в течение заданного периода времени, используя технику Помодоро.

Выделяйте время для перезарядки

В современном высокотехнологичном мире легко попасть в ловушку пребывания на связи 24/7. Нам кажется, что мы что-то упускаем, не работая по выходным над сложным проектом. Мы обещаем себе отдохнуть по его завершению, однако там нас уже ждет новое Очень Важное Дело.

Наше тело и ум нуждаются в отдыхе, чтобы функционировать должным образом. Небольшие перерывы во время работы критически важны для поддержания мотивации, концентрации и высокой продуктивности. Если вы пробовали технику Помодоро, то наверняка заметили, что через несколько циклов уже начинает чувствоваться усталость, концентрация ухудшается, а результаты падают. Самое время сделать перерыв минут на 10-15 и отдохнуть. Лучше всего – активно, хотя бы просто пройтись.
Это же касается и более длительных промежутков времени. Отдыхайте хотя бы один день в неделю и несколько недель в год. Вы не потратите это время впустую. Вы сделаете себя более эффективным.

Резюме

Говорите «нет» тому, что не приближает вас к поставленным целям. Используйте периоды вынужденного безделья продуктивно – занимайтесь мелкими делами вроде изучения слов иностранного языка. Автоматизируйте принятие решений и работайте на автопилоте, чтобы сэкономить силу воли для важного. Будьте монозадачны. Разбивайте большие цели на маленькие. Заносите дела не в списки, а в календарь. Работайте не на «отлично», а на «очень хорошо». Сделайте себе список не-дел. Объединяйте сходные задачи в блоки и выполняйте их вместе. И обязательно давайте себе время для отдыха и перезарядки.

10 эффективных инструментов тайм-менеджмента // Михаил Бакунин

22.03.2017

Далеко не всем необходимо осваивать целые методики тайм-менеджмента. Для достижения поставленных целей вполне достаточно будет освоить несколько лайфхаков и хитростей. В качестве примера таких лайфхаков приводим 10 эффективных техник управления временем.

1. Не бойтесь говорить “нет”

На каждое ваше согласие участия в проекте, дополнительной работы, помощи, организации чего-либо, от чего-то придется отказаться. Кроме этого научиться говорить “нет” нужно не только коллегам, но и интернет-серфингу. Ну если все же что-то для вас является обязательным, например, выпить утренний кофе с коллегами, то внесите этот пункт в список дел и не рассматривайте его как трату времени.

2. От сложного к простому

Начинайте свой день с решения самых сложных задач, постепенно переходя к более простым. Почему это необходимо? Во-первых, таким образом вы сможете побороть свое нежелание заниматься тяжёлой работой, которое ближе к концу дня все увеличивается. Во-вторых – это отличная мотивация. Как только вы сделаете это задание, все остальные покажутся невозможно простыми.

3. «Ешьте слона» по частям.

Каждый сталкивался с заданиями невероятных объемов и при первой попытке осознать объемы работы к нам приходит паника. Как это сделать? как успеть? Спокойно проанализируйте задание, определите этапы работы, дедлайн для выполнения каждых из них и приступайте!

4. Делегируйте.

Один из главных принципов тайм-менеджмента — максимально сократить время на выполнение рутинных дел. Если у вас есть подчиненные, часть вас задач может выполнить кто-то из них.

5. Делайте перерывы.

Для этого необходимо освоить технику Pomodoro. Один “помидор” — это 30 минут рабочего времени, из которого 25 минут уходит на работу и 5 минут на отдых. Можно использовать любые отрезки времени, например 45 минут и 15 минут. Суть одна: сосредоточенно работаем, затем отдыхаем. Во время перерывов можно выпить кофе, размяться, отдохнуть, сделать звонок, составить план дел и т.д. Или же продолжить работать и немного увеличить следующий отдых.

6. Принцип Парето или правило 80/20.

«20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».

Правило применимо и в отношении времени: 20% временных затрат приносят 80% результата, остаток в 80% отвечает за 20% результата. Именно поэтому следует определить наиболее результативные задачи и сконцентрироваться на их решении.

7. Утренний фрирайтинг.

В течение дня не все можно предугадать, но многое зависит от утреннего настроя. Поэтому советуем, перед началом рабочего дня сосредоточиться на целях и планах на день и ответить на вопросы в письменном виде:

Что нужно успеть?
Что может мне помешать?
Как понять, что день прошел успешно?

Это можно сделать как в обычном блокноте, текстовом документе или медитативном текстовом редакторе Ommwriter. От того, как вы настроитесь на день, зависит, как он пройдет.

8. Фокусные дни.

Распределяйте свою занятость таким образом, чтобы выделить день или два на выполнение стратегически важных дел или работу над сложным заданием. В эти дни не запланированы звонки и встречи, почта проверяется только раз в день, а телефон. в идеале, выключен. Полная концентрация и абсолютное погружение в работу без отвлекающих факторов.

9. Подумайте не только о работе.

Многие забывают, что тайм-менеджмент не ограничивается рамками офиса. Определите соразмерно ли тратится ваше время на карьеру, семью, отдых, обучение и т.д.

10. Хвалите себя.

Поощрение — это дополнительная мотивация и положительные эмоции. Определите для себя вознаграждение за выполнение задания, или если все планы за день будут выполнены и т.д. Это может быть отдых, массаж, вкусное блюдо — то, что принесет вам настоящее удовольствие.

Тайм-менеджмент – это набор инструментов, помогающих эффективно организовать рабочее время и не потратить личное на “ловушки времени”. как только вы освоите эти инструменты, вы сами удивитесь как много возможность появится перед вами.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

что это такое и какие основные техники?

Очень часто можно услышать, как кому-то катастрофически не хватает времени. Они бы все успевали делать, если бы в сутках было на два-три часа больше. При этом, встречаются люди, которые спокойно управляются со своими задачами, даже успевая помогать другим. Почему так? Ведь и у первых, и у вторых в сутках по 24 часа. На этот вопрос отвечает тайм-менеджмент. Что это такое? Каким образом можно научиться управлять своим временем? Существуют ли эффективные методы, помогающие рационально жить и плодотворно работать?

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это искусство управления временем. Он включает методы целеполагания, планирования, контроля, мотивации, правильной расстановки приоритетов. Можно рассматривать тайм-менеджмент, как целый комплекс приемов, направленных на повышение личной эффективности. Принято обсуждать скорее не инструменты тайм-менеджмента, а приемы целеполагания, мотивирования, делегирования и т.п.

В структуре этого учения выделяются четыре основных блока, которые составляют «лестницу» тайм-менеджмента, основанную на сравнении с поездкой:

Эффективность – отвечает на вопрос «как ехать?»
Технологии – дают понимание «на чем ехать?»
Стратегия – помогает спланировать «куда ехать?»
Философия – наделяет смыслом, отвечая «зачем ехать?»

Правильно планировать свою жизнь от четвертого блока «Зачем?» до первого пункта «Как?»

Это одна из главных тез тайм-менеджмента – выбрать глобальную цель. Далее понять направление для ее реализации. Затем определить механизмы достижения. Понять, какие инструменты необходимы для осуществления всех запланированных этапов.

Сам смысл подобной постановки задачи заключается в рационализации работы, ведь от правильного целеполагания и планирования зависит эффективность всей затеи.

Пройти тест на тип личности

Возникновение тайм-менеджмента.

Само слово тайм-менеджмент появилось в 70-х годах ХХ века. По бытующему мнению его автор – бизнесмен из Дании Клаус Меллер. Он предложил блокнот «Тайм-менеджер», который стал прообразом органайзера.

Точно сказать, когда зародились основы тайм-менеджмента, нельзя. Можно утверждать, что попытки контролировать личное время предпринимались еще в Древнем Риме. Первый письменный источник – записки Луция Сенеки, адресованные одному из римских патрициев. Он рекомендовал заниматься письменным учетом времени, контролировать его использование, оценивать свою жизнь. Сенека указывал на необходимость планирования дел, предлагая заниматься этим каждое утро. Также римский философ подчеркивал важность расстановки приоритетов, чтобы проводить время с максимальной пользой.

Вероятно, осмыслением времени занимались и в других цивилизациях древности, поскольку люди везде сталкивались с одинаковыми задачами и вызовами. В более современном виде тайм-менеджмент появился в середине XVIII века и был приурочен к развитию промышленной революции. С появлением и массовым распространением заводов и фабрик человеческий труд все меньше стал зависеть от природных факторов. Поэтому появилась возможность рационализировать рабочие процессы.

Идеи тайм-менеджмента красной линией проходят сквозь жизни многих выдающихся людей. Например, итальянский писатель и ученый Леон Баттиста Альберти, живший в эпоху Возрождения, в своих работах указывал на важность управления временем. Он акцентировал внимание на необходимости упорядочивания дел, а также ежедневного планирования. Идейным вдохновителем «тайм-менеджеров» своей эпохи стал Исаак Ньютон, четко структурировавший принципы устройства Вселенной. Предложенные ним идеи подтолкнули многих современников задуматься об упорядочивании своей жизни.

Одним из самых ярких сторонников рационального использования времени был немецкий философ Иммануил Кант, который до такой степени усовершенствовал свой график, что соседи сверяли по нему часы.

Американский политический деятель Бенджамин Франклин, подаривший миру известную фразу «Время – деньги», вел личный дневник, тем самым достигнув значительных высот самоконтроля. Простые и эффективные рекомендации Франклина легли в основу многих популярных тренингов по тайм-менеджменту.

Заметную роль в становлении тайм-менеджмента сыграл американский инженер Фредерик Тейлор, который заложил основу современного менеджмента и научной организации труда (НОТ). Тейлоризм, как теория управления, оказал ощутимое влияние на повышение производительности труда.

Нельзя не вспомнить итальянского экономиста Вильфредо Парето, который сформулировал всемирно известный принцип тайм-менеджмента «20:80». Расшифровывается он таким образом: 20% усилий приносят 80% результата и наоборот. Если определить эту самую «двадцатку», можно значительно повысить личную эффективность.

Не менее значителен вклад 34-го президента США Дуайта Дэвида Эйзенхауэра, который разработал очень удобный метод расстановки приоритетов, названный «матрицей Эйзенхауэра». Он предложил разделить все дела, по их важности и срочности. Получилось четыре типа задач:

Важные, срочные;
Важные, не срочные;
Не важные, срочные;
Не важные, не срочные.

Уделяя внимание первым двум типам, и избегая третьего или четвертого, человек научится рациональнее использовать свое время.

Со временем, начали возникать узконаправленные течения тайм-менеджмента. Например, тайм-менеджмент для женщин, для мужчин, для бизнесменов, для студентов, для школьников и т.д.

Популярные авторы по тайм-менеджменту в XXI веке: Брайан Трейси, Дэвид Аллен, Стивен Кови, Алан Лакейн, Дэн Кеннеди, Керри Глисон, Сэр Ричард Брэнсон, Дэйв Креншоу, Питер Брегман, Атул Гаванде и др. Их книги давно уже стали настольными для тайм-менеджеров всего мира. Об основных идеях этого направления поговорим далее.

Пройти тест на характер человека

Инструменты тайм-менеджмента.

Базовые принципы тайм-менеджмента в основном касаются смежных тем:

Целеполагание;
Планирование;
Расстановка приоритетов;
Мотивация;
Делегирование.

Они логически взаимосвязаны друг с другом, дополняя общую картину рационального использования времени.

1. Целеполагание.

Цель – это основной ориентир, который позволяет не отклоняться от выбранного маршрута. Целеполагание является основополагающим тезисом тайм-менеджмента, который помогает предусмотреть экономию времени еще до начала работы.

Чаще всего, фигурирует метод целеполагания, под названием SMART. Эта аббревиатура означает выполнение таких критериев выбора цели:

Конкретность (Specific) – четкое понимание ожидаемого результата;
Измеримость (Measurable) – количественная или качественная оценка;
Достижимость (Achievable) – возможность выполнить поставленное задание;
Актуальность (Relevant) – необходимость реализации;
Ограниченность во времени (Time-bound) – определение временных рамок.

Если поставленная цель соответствует принципу SMART, то достигнуть ее удастся с максимально возможной экономией усилий.

2. Планирование.

Отсутствие плана или стратегии погубило немало перспективных начинаний. Помимо осознания цели, следует понимать и какие «шаги» необходимы для ее реализации. Кроме этого, желательно контролировать полученные результаты.

Методов планирования придумано множество, но в тайм-менеджменте одним из самых популярных считается жестко-гибкое планирование. Рекомендуется планировать не более 60% своего дня, оставляя 40-50% расписания под непредвиденные ситуации. Желательно наметить самые важные задачи, при этом заложив своеобразный «резерв» на разнообразные форс-мажоры. Таким образом, удастся избежать негативных эмоций от невыполнения или корректировки своих планов. Сбережение душевного спокойствия – один из важнейших приоритетов управления.

3. Расстановка приоритетов.

Приоритет – это порядок выполнения различных заданий. Согласно закону, названному «кошелек Миллера», память человека способна удержать 7±2 элемента. Это значит, что нормальный человек легко может вести от 5 до 9 различных дел, включая хобби и бытовые задания. Если меньше, то жизнь станет скучной, а если больше – то мозг не способен будет обработать весь массив информации. Но есть закон Парето, согласно которому 20% усилий приносит 80% результата и наоборот. Выбор приоритетов позволяет сконцентрировать усилия на тех видах деятельности, которые обеспечивают максимальный эффект.

Один из ходовых методов выбора приоритетов – «матрица Эйзенхауэра», которая упоминалась выше по тексту. Разделив свои задачи, согласно их важности и срочности, можно с легкостью выстроить иерархию, выбрав самые актуальные и результативные направления.

Пройти тест на эмоциональный интеллект EQ

4. Мотивация.

Без должной мотивации желание работать пропадает и продуктивность труда сводится к минимуму. Тайм-менеджеру необходимо уметь вдохновлять себя и окружающих. Отличный прием мотивации – «Принцип якорения». Он подразумевает определенную похвалу за выполнение конкретного задания.

Например, школьнику нравится играть на приставке, но не делать уроки. Родители могут заключить с ним договор, что за выполненные домашние задания, он получит возможность поиграться. Постепенно ребенок привыкнет, что за уроками следует игра, тем самым выработав своеобразный рефлекс. Аналогичным образом можно поступать и в случае самомотивации.

5. Делегирование.

Умение делегировать (передавать) свои задачи другим, в целях экономии личного времени – крайне полезный навык для любого тайм-менеджера. Овладеть ним не так уж и сложно. Главное запомнить 10 основных принципов делегирования:

Обеспечение исполнителя необходимой поддержкой;
Ответственность за результаты его работы;
Предварительное информирование о поручении;
Вовлеченность исполнителя в процесс;
Четкое описание ожидаемого результата;
Формулировка норм и правил работы;
Мотивирование исполнителя, указание его интересов;
Обозначение прав и обязанностей;
Регулярный контроль на этапах выполнения;
Предвиденье возможного отказа и «возврата» полномочий.

Соблюдение этих правил помогает избежать многих «подводных камней» делегирования, самый опасный из которых – необходимость переделывать работу.

В тему делегирования косвенно входит умение говорить «Нет». Помимо того, чтобы самому научиться перекладывать рутинную работу на других, желательно уметь отказываться, если подобное пытаются проделать с тобой.

Методы тайм-менеджмента.

Помимо лексикона из смежных направлений, тайм-менеджмент обладает уникальной терминологией, а также оригинальными методами. В первую очередь, стоит отметить понятие «хронофаг», борьба с которым помогает экономить значительное количество времени. Хронофаг буквально означает «пожиратель времени». Это все привычки, ситуации, и даже люди, которые отвлекают нас от выполнения по-настоящему важных заданий. В противовес им встречаются «хранители времени», которые, наоборот, помогают экономить этот ценный ресурс. К слову, даже термин такой придуман – «бацилла тайм-менеджмента», который означает оптимизацию помимо своего времени, еще и распорядка дня окружающих людей, включая семью, друзей и сотрудников, превращаясь для них в настоящего «хранителя времени».

Из методологии тайм-менеджмента популярны приемы под названием «Метод Помидора», «Метод лягушки», «Метод слона», «Метод швейцарского сыра» и мн. др.

1. Метод Помидора.

Помимо умения работать, очень важно научиться и правильно отдыхать. Но баланса между нагрузкой и восстановлением не всегда удается достичь. Это чревато развитием усталости. Изобретательный студент из Италии Франческо Чирилло предложил оригинальный подход, названный «Методом Pomodoro». Он заключается в разбивании работы на 25-минутные интервалы, которые чередуются с трехминутными периодами отдыха – «помидорами». После четырех таких циклов делается 15-30 минутный перерыв. Данный метод позволяет дольше сохранять работоспособность и энтузиазм.

2. Метод лягушки.

В Европе бытует выражение «Съесть лягушку на завтрак». Оно означает следующее. Если выполнить с утра самую неприятную работу – «лягушку», то весь оставшийся день будет наполнен позитивными эмоциями. Этот метод тайм-менеджмента направлен на снижение стресса, нормализацию эмоционального фона, психологическую разгрузку человека.

3. Метод слона.

Под «слоном» в тайм-менеджменте подразумевают большую и неудобную задачу. Чтобы выполнить подобное задание, для начала, его следует разбить на подзадачи, то есть – «Разрезать слона на бифштексы». Например, в случае необходимости выполнения ремонта в квартире, «слона» можно поделить на кухню, ванную, балкон, гостиную, спальню. Их, в свою очередь, «разбить» на левую или правую сторону и т.д.

4. Метод швейцарского сыра.

Еще одна техника борьбы со «слонами», но в этот раз, без строгой упорядоченности. Если кто-нибудь сталкивается с масштабной задачей, не зная с какой стороны к ней «подойти», ему стоит поучиться у мышонка, который выгрызает кусочки из сыра в произвольном порядке. Постепенно, сыр «тает» на глазах, превращаясь в задание, соизмеримое с возможностями исполнителя.

Тайм-менеджмент включает в себя много взаимосвязанных направлений. Овладеть всем арсеналом его приемов не возможно, но внедрить хотя бы часть принципов такого менеджмента в свою жизнь под силу каждому. Если делать это без фанатизма, не превращая себя в робота, то такое занятие пойдет на пользу, помогая всегда находить время для работы, личной жизни и саморазвития.

Пройти тест: Шкала самоуважения