Оформление деловой корреспонденции: Деловая корреспонденция или служебная переписка. Правила составления делового письма.

Деловая корреспонденция — 4 правила оформления писем.

Хотя электронная почта, безусловно, стала одним из основных способов связи с клиентами, поставщиками и друзьями, иногда вам необходимы услуги обычной почты.

Бумажное письмо выглядит более официально, чем электронное. Кроме того, меньше вероятность, что оно затеряется среди входящих. Более того, результаты с точки зрения маркетинга от отправки обычной корреспонденции будут впечатляющими. Бумажные письма стали не таким частым явлением, поэтому получение одного из таких будет в новинку для ваших клиентов, порадует и несомненно заставит запомнить ваш бренд.

Как же организовать почтовую рассылку, которая лучшим образом продемонстрирует ваш профессионализм?

Оформление деловой корреспонденции

Фирменные бланки

Прежде всего, когда адресат получает ваше письмо, первым делом он захочет узнать, от кого оно. Лучший способ сообщить это — использовать бумагу с логотипом и фирменной символикой, чтобы получатель, только распечатав конверт, ясно понял, от кого письмо. Фирменные бланки можно заказать в типографии, воспользовавшись онлайн формой заявки на сайте компании, или сделать самостоятельно с помощью шаблонов Microsoft Word, которые будут всегда под рукой, если понадобится распечатать что-либо на фирменном бланке.

Деловые конверты

Чтобы придать корреспонденции официальный вид, используйте конверты с собственным логотипом и названием вашей компании. Это гарантирует вашей марке узнавание еще даже до момента открытия конверта. Конверты с окошками – выбор профессионалов, кстати не очень затратный, ведь адрес получателя будет напечатан на вложении, что позволит использовать конверт неоднократно.

Сведения о веб-сайте

При отправке деловых писем еще одним важным фактором, который необходимо учесть, является контактная информация и веб-сайт компании. Например, если вы отправляете письма клиентам с сообщением о новых продуктах или специальных предложениях, необходимо убедиться, что они знают, куда обратиться. Таким образом, убедитесь, что в каждом письме указан веб-сайт, аккаунты в социальных сетях и другая контактная информация, чтобы получатель мог действовать сразу после получения письма от вас и связаться, если это необходимо.

Персонализация

И последнее, но не менее важное правило: вы получите гораздо больший результат от рассылки, если сделаете письма персональными. Обращение по имени – очень легкий прием, гарантирующий отличный результат для установления прочных отношений.

При отправке деловых писем большое значение для создания благоприятного впечатления имеют внешний вид письма, свидетельствующий о профессионализме исполнителя и манера написания.

У компании Офисная Почта выгодные цены на почтовое обслуживание организаций.

Виды деловой корреспонденции. Оформление делового письма. — Englishhobby.ru

Уважаемые посетители сайта www.englishhobby.ru! На этой странице вы найдёте материалы по следующим темам: Виды деловых писем. Правила оформления делового письма в Великобритании и США. Структура делового письма. Деловая переписка с англоязычными партнерами. Письмо в деловом общении. Части делового письма. Современное деловое письмо в англоязычном деловом общении. Как оформить деловое письмо. Обращение в деловом письме. Требования к оформлению деловых писем (деловые письма на английском языке).

Деловое письмо, пересылаемое по почте, «бумажное» письмо,  длительное время было единственным видом деловой корреспонденции, поэтому многие отождествляют понятия «деловое письмо» и «деловая корреспонденция». С приходом в нашу жизнь интернета появились и новые виды деловой корреспонденции, самым распространенным из которых стало электронное письмо (e-mail). Кроме того, в понятие «деловая корреспонденция» входят сегодня факсы (faxes), и так называемые служебные сообщения (memos).

Итак, основные виды деловой корреспонденции включают:

1)      деловые письма (пересылаемые по обычной почте (snail-mail))

2)      служебные сообщения (деловые записки)

3)      факсы

4)      деловые электронные письма

Деловое письмо в англоязычном деловом общении

Оформление делового письма: блочный формат

Блочный формат – самый распространенный формат для написания деловых писем сегодня. Все части письма (адрес получателя, приветствие, тема письма, сообщение письма, формула прощания, подпись автора) расположены от левого края страницы и не имеют отступов. Поскольку первые строки абзацев текста сообщения письма не имеют отступов от края страницы, между абзацами оставляют по одной чистой строке, чтобы отделить один абзац от другого. Адрес отправителя содержится на фирменном бланке письма. Яркой характеристикой этого делового стиля является также открытая пунктуация, т.е. отсутствие ненужных точек и запятых. Это делает структуру письма более четкой и прозрачной. Этот наиболее удобный из существующих форматов деловых писем в последние годы завоевывает все большую популярность, особенно с развитием электронных средств коммуникации. К блочному формату прибегают в каждодневной, наименее формализованной переписке.

Выбор блочного формата «говорит» о современности автора письма, компании, в которой принят данный формат, о некотором отступлении от традиционных шаблонов и формализма в деловом общении. Подавляющее большинство писем, отправляемых по факсу или по электронной почте в Великобритании и США имеют именно такой формат.

См. пример оформления делового письма в блочном формате (на английском языке):

http://jobsearchtech.about.com/od/letters/l/bl_block_p.htm

Оформление делового письма: модифицированный формат

В отличие от писем блочного формата, в письмах модифицированного формата место и дата написания, заключительная часть и подпись отправителя обычно располагаются от центра строки по направлению к правому краю страницы. Модифицированный формат английского делового письма в каждодневной переписке используется так же часто, как и блочный формат. Данный формат сохраняет свою популярность благодаря традиционному расположению частей письма наряду со сравнительной простотой исполнения письма. Текст сообщения письма не имеет отступов и организован в виде блоков, отделенных друг от друга пустыми строками, как и в блочном формате.

См. пример оформления делового письма в модифицированном формате (на английском языке):

http://jobsearchtech.about.com/od/letters/l/bl_mblock_p.htm

Оформление делового письма: полу-блочный формат

Полу-блочный формат отличается от модифицированного формата тем, что первая строка каждого нового абзаца текста сообщения письма имеет отступ, который обычно составляет пять пробелов. Полу-блочный формат является наиболее официальным из перечисленных форматов и несет печать традиционности и торжественности. Письма, выполненные в полублочном формате, отличаются от модифицированных писем тем, что в них первые строки абзацев текста сообщения имеют отступы от левого края страницы и между абзацами текста сообщения нет пустых строк. Такой формат деловых писем принят в русскоязычной деловой корреспонденции.

См. пример оформления делового письма в полу-блочном формате (на английском языке):

http://jobsearchtech.about.com/od/letters/l/bl_sblock_p.htm

Составные части делового письма

Дата. Дата должна быть приведена полностью. Для Великобритании характерен следующий формат даты: день/месяц/год, запятые не используются (пример: 12 June 2012). В некоторых других странах используется следующий формат даты: месяц/день/год, причем после дня часто ставится запятая (пример: June 12, 2012).

Адрес в деловом письме

Имя и адрес получателя должны находиться на разных строках. Имя получателя нужно указывать в точности так, как он подписывает свои письма. Например, если получатель подписывается Douglas Parson, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Писать Mr D Parson не следует.

Специальные пометки в деловом письме

Если письмо имеет конфиденциальный характер, это обычно указывается в отдельной строке над адресом. Эту пометку можно делать с помощью символов верхнего регистра или подчеркивания.

Приветствие (обращение) в деловом письме

Если в адресе письма вы указали имя получателя (а не просто название компании), то необходимо начать письмо с личного приветствия (обращения). Пример: Dear Mr Smith (Dear James, Dear Miss Hastings, Dear Margareth)

Если письмо адресовано организации, а не конкретному человеку, то следует использовать более формальное приветствие (обращение): Dear Sirs.

Если письмо адресовано руководителю отдела или организации, чье имя вам неизвестно, то следует использовать следующую форму обращения: Dear Sir or Madam

Концовка делового письма

Обычно письмо заканчивают, используя вежливую концовку. Самые распространенные варианты концовок: Yours faithfully (используется только в сочетании с обращением Dear Sir/Sirs/Sir or Madam) и Yours sincerely (используется в сочетании с личными обращениями).

После концовки нужно пропустить 4-5 строк, чтобы оставить место для подписи.

Если письмо за отправителя должен подписать кто-то другой, то обычно перед именем отправителя пишут for или pp. PP — это сокращенно per procurationem, что означает «от имени» кого-либо.

Пример

Yours faithfully

Martha Jason

for PATRICK CLARK

Chairman

«Стилистика документов в деловой переписке»

         Продолжительность обучения 8 акад. час

Цель обучения:

Целевая аудитория:  

Программа семинара: 

1. Специфика передачи информации в письменной коммуникации 

• Классификация корреспонденции
• Специфика письменного обращения. Понятие официальности.
• Понятие «деловая переписка».
• Юридический статус деловой корреспонденции.
• Различия деловой и  коммерческой корреспонденция (запросы, оферты, предложения открытого типа, акцепты, договоры, рекламации, претензии).
• Статус и жанры служебной переписки, ее отличие от деловой корреспонденции.
• Стандартизация делового письма.

2

• Письма информационного характера: сообщение, извещение, напоминание, сопроводительное письмо, поздравление
• Письма  деликатного характера: извинение, объяснение, жалоба, ответ на жалобу,  рекламация, просьба
• Письма бизнес — партнеру: оферта, запрос информации,  благодарственное письмо, приглашение 

3.Правила оформления деловых писем (ГОСТ Р 6.30-2003).

• Основные требования к составлению и оформлению делового письма
• Понятие стандартного аспекта письма. Аспекты делового письма и их графическое оформление.
• Бланк письма, логотипы, формуляры, трафареты, фирменный бланк, бланк с угловым расположением реквизитов, гербовые бланки.

4.Реквизиты формуляра делового письма.

• Правила оформления адресата (первому лицу фирмы, руководителю структурного подразделения)
• Обращение к адресату
• Заголовок
• Текст. Способы оформления абзацев:  классический, блоковый
• Заключительная формула вежливости в русском и английском языках
• Самоименование. Слова прощания. Подписи (расположение и порядок подписей).
• Правила оформления примечания
• Конверты.
• Анализ характерных ошибок при оформлении документов. 

• Практикум по редактированию деловых писем. 

4. Стилистика письма. Этикетные формулы.

• Определение цели сообщения и формирование соответствующей структуры текста
• Текст письма, композиция
• Язык и стиль деловых писем
• Стилистические принципы оформления текста . Пространственное расположение и зрительное восприятие информации
• Построение делового сообщения
•  Оценка    восприятия текста
• Методы аргументации и убеждения при составлении письменных сообщений
• Речевой этикет делового письма . Коммуникативные запреты в деловом письме.
• Учет социального статуса адресата при составлении текста письма (VIP-статус, постоянный партнер, хороший знакомый, клиент и т.д.) Персональная адресация.
• Стандарты фраз, принятые в деловой переписке 

• Практикум по составлению  и оформлению делового письма 

5. Особенности оформления писем для зарубежных адресатов и структура делового письма.

• Структура англоязычного письма.
• Выбор бланка письма. Как правильно указать получателя письма. Адреса отправителя и получателя.
• Особенности указания даты на бланке письма.
• Регистрационный номер и тема письма: где разместить и как привлечь внимание?
• Формы вежливого приветствия и прощания в английском письменном этикете.
• Как указать приложения?
• Отличительные особенности делового американского языка в письменной коммуникации. Американский и британский английский.

6. Электронные сообщения

• Плюсы и минусы использования электронных сообщений.
• Особенности применения электронных сообщений в деловой среде.
• Структура электронного сообщения.
• Вопросы стиля, композиции и языка в электронном сообщении.

7. Основные ошибки при составлении деловых писем  

В стоимость входят раздаточный материалы. НДС не облагается. По окончании семинара всем участникам вручаются ламинированные именные сертификаты.

Стоимость  | Дата бижайшей группы

При записи on line на обучение Вы становитесь участником розыгрыша «Приз месяца»

Заявка на корпоративное обучение:

Все курсы и семинары по офисному делопроизводству и секретарскому делу 
Все курсы и семинары  по кадровому делопроизводству






Google Мы в Google+

—

—













—






— —

21. Особенности оформления деловой корреспонденции по внешнеэкономической деятельности.

Деловая
переписка — универсальное средство
общения, широко применяемое во всем
мире. Деловая переписка отражает
особенности языка, культуры, традиций,
сложившуюся практику делового общения
различных стран. Это нужно учитывать
при ведении переписки с зарубежными
корреспондентами. Основным языком
международного общения является
английский, но даже в англоговорящих
странах (Великобритания, США и др.)
сохраняются различия в оформлении
деловых писем.

Особенно
существенны эти различия в сравнении
с принятыми у нас правилами и касаются
они практически всех сторон оформления
делового письма: правил разработки
бланка, состава реквизитов письма,
оформления реквизитов и их расположения
на бланке письма.

В
результате усилий международных
организаций многие элементы письменного
делового общения к настоящему времени
унифицированы и стандартизированы.
Требования к бланкам документов,
используемых в управлении, торговле и
промышленности, установлены международным
стандартом ИСО 8439-90 «Разработка
бланков. Основные положения».

Форматы
бумаги для изготовления бланков
выбираются в соответствии с международными
стандартами: ИСО 216-1975. «Бумага писчая
и некоторые виды печатной продукции.
Потребительские формы рядов А и В»;
ИСО 3535-1977 «Формуляр-образец и
конструкционная сетка».

Торговая
документация готовится в соответствии
с ИСО 6422-1985 «Типовые бланки для
торговой документации».

Размеры
бланков выбираются в соответствии с
ИСО 353-1975 «Деловая документация и
некоторые виды бланков. Способ выражения
размеров».

При
подготовке письменной корреспонденции
межстрочный интервал и шаг письма
устанавливаются согласно ИСО 4882-1979
«Оргтехника и машины для обработки
информации. Отбивка и разрядка текста»
(исходный интервал между строками —
basic depth spacing (bds) составляет 4,233 мм, исходный
горизонтальный шаг письма — basic width
spacing (bws)-2,54MM).

Требования
к почтовым конвертам установлены
стандартом ИСО 269-1985 «Конверты для
корреспонденции. Назначение и размеры».

Максимальные
размеры почтового адреса и его размещение
на бланке установлены ИСО 11180-1993
«Адресация почтовая».

Международной
организацией по стандартизации издан
межгосударственный стандарт ИСО
15489-2001 «Информация и документация –
управление документацией» (Information
and
documentation
– records
management),
который регламентирует управление
документами любого формата и на любых
носителях, создаваемых и получаемых
различными организациями в процессе
их деятельности.

Стандарт
состоит из двух частей.

Часть 1 «Общие положения» содержит основные принципы по управлению документацией в государственных и негосударственных организациях, создающих документы. К этим принципам относятся

• установление
  и документальное закрепление: основных
  правил и стандартов работы с документами
  в организации,

• распределения
  ответственности и полномочий в области
  работы с документацией между сотрудниками
  организации, делопроизводственных
  процедур и технологий.

• создание,
  применение и администрирование
  специальных систем для управления
  документами, интегрированных с системой
  управления и управленческими процессами.

Часть
2 «Руководящие указания» содержит
описание
процедур, помогающих обеспечивать
управление документацией в соответствии
с принципами,
описанными в части первой стандарта.
Под процедурами в данном случае
понимаются такие делопроизводственные
операции, как

• регистрация,

• контроль,

• классификация,

• хранение
  документов и др.

Часть
1 предназначена для использования
менеджерами в организациях, специалистами
по управлению документацией, информацией
и технологиями, а также для всех других
работников организаций и частных лиц,
обязанных создавать и использовать
документы в своей деятельности. Часть
2 предназначена для использования
специалистами по управлению документацией
и работниками, в обязанности которых
входит управление документацией в
организации.

Часть
2 обеспечивает единую методологию
применения части 1 стандарта во всех
организациях, желающих наладить процесс
управления документацией в соответствии
с требованиями ИСО. Кроме того,
разработчики отмечают, что стандарт
предназначен и для высшего руководства
организаций.

В
стандарте, в частности, определяется
ответственность (responsibilities) организаций
за документы и правильную работу с
ними: основные правила работы с
документами (policy) в организации должны
быть определены и документально
зафиксированы, подписаны высшим
руководством организации. Обязанности
должны быть распределены между всеми
сотрудниками организации, которые в
процессе своей деятельности создают
документы, что должно отражаться в
должностных инструкциях сотрудников.

В
целом описываемые в международном
стандарте процессы работы с документами
осуществляются и в делопроизводственной
практике российских организаций. В РФ
стандарт ИСО 15489-2001 пока еще не является
действующим нормативным документом,
однако очевидно, что организации,
взаимодействующие с зарубежными
компаниями или рассчитывающие выйти
на мировой рынок, должны учитывать
требования данного документа и
особенности деловой переписки наряду
с положениями отечественной
нормативно-правовой базы делопроизводства.

22.
Общая характеристика документов личного
характера. + СМ.ВОПР.18

Письма,
дневники, личные заметки. К числу
охраняемых законом литературных
произведений, безусловно, относятся
письма, дневники, личные записи и иные
аналогичные документы личного характера,
хотя закон и не выделяет их особо среди
других литературных произведений.

Проблема
охраны прав граждан, создающих или
хранящих указанные документы, имеет
три аспекта.

1. Первый
   из них связан с тем, что эти личные
   документы рассматриваются как
   произведения, охраняемые авторским
   правом. В этой связи право на письма,
   дневники, записки, заметки и т. п.
   принадлежит их автору, только с согласия
   которого и может быть осуществлено их
   опубликование.

2. Второй
   аспект данной проблемы состоит в том,
   что указанные документы, как правило,
   носят частный характер и затрагивают
   личную сферу человеческой жизни.

Поэтому
правовая охрана писем, дневников и иных
подобных документов связана с обеспечением
конституционного права граждан на
охрану их частной жизни. Согласно ст.
23—24 Конституции РФ «каждый имеет право
на неприкосновенность его частной
жизни, личную и семейную тайну, на тайну
переписки, телефонных переговоров,
телеграфных и иных сообщений… Сбор,
хранение, использование и распространение
информации о частной жизни лица без
его согласия не допускается».

Тайна
документов личного характера охраняется
независимо от ценности содержащихся
в них сведений.

В
случае смерти кого-либо из указанных
лиц подобные документы могут публиковаться
с согласия пережившего супруга и детей
умершего.

3. Третий
   аспект данной проблемы связан с правом
   собственности на письменные документы,
   содержащие сведения о частной жизни.
   Так, собственником письма, телеграммы
   или иного сообщения является лицо,
   которому они адресованы. Как собственник,
   он в принципе может по своему усмотрению
   распорядиться принадлежащим ему
   документом как материальным предметом,
   например, может его уничтожить, подарить,
   продать в качестве автографа и т.п.
   Однако в этом случае он несет
   ответственность за возможное
   распространение содержащихся в
   документе сведений частного характера.
   Если материалы дневников, заметок,
   писем без разрешения автора или его
   родственников готовятся к опубликованию,
   то эти лица могут обратиться в суд с
   иском о запрещении опубликования, об
   изъятии из обращения уже изданных
   материалов, а также о возмещении
   нанесенного морального вреда.

Личный
документ
это документ, удостоверяющий личность
человека и/или его права, обязанности,
а также служебное либо общественное
положение и могущий содержать другие
сведения биографического характера.

Частные
документы
— это и документы личного характера
(трудовые книжки, военные билеты,
удостоверения личности) и документы,
исходящие от иных лиц частного права,
а именно граждан (гражданско-правовые
договоры, подлинники и засвидетельствованные
государственными нотариальными
конторами копии личных документов о
регистрации актов гражданского
состояния, образовании, присуждении
ученой степени, присвоении ученого
звания и повышении квалификации,
регистрации транспортных и других
технических средств и праве управления
ими, трудовом стаже, прохождении воинской
службы, участии в Великой Отечественной
войне, ранениях и лечении, наградах,
пенсиях, наследстве и другие документы,
касающиеся обеспечения прав и законных
интересов граждан и лиц без гражданства),
индивидуальных предпринимателей
(коммерческие, торговые сделки),
юридических лиц.

В
состав личных документов по организации
включается:

• резюме
  (сжатая краткая информация о себе,
  составленная претендентом на вакантное
  место),

• заявление
  о приеме,

• переводе
  или

• увольнении
  с работы, а также

• анкета
  (составляется собственноручно при
  оформлении на работу. Все записи в
  анкете должны быть подтверждены
  документально).

Требования
к составлению и оформлению личных
документов

Личное
ЗАЯВЛЕНИЕ работника о приеме, переводе
или увольнении пишется, как правило,
от руки, в произвольной форме на
трафаретном бланке, разработанном в
организации. В заявлении указываются:
наименование структурного подразделения.
Наименование вида документа, дата,
адресат (должность, фамилия, инициалы
руководителя организации), текст, личная
подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем
на заявлении проставляется резолюция
руководителя и отметка об исполнении
документа и направлении его в дело. +
СМ.ВОПР.18!

Резюме
в настоящее время является распространенным
документом при приеме на работу.
Особенностью резюме является изложение
сведений об образовании и трудовой
деятельности в обратном хронологическом
порядке. В графе «Дополнительные
сведения» может быть указана любая
информация: знание иностранных языков,
наличие печатных трудов, профессиональные
навыки по другой специальности и т.д.

Анкета
— документ, составленный работником
при трудоустройстве. Все записи в анкете
должны быть подтверждены соответствующими
документами. Эти данные проверяются
работником кадровой службы и заверяются
его подписью и печатью предприятия.
Анкета является составной частью
личного дела (досье) работника.

Реферат — Оформление деловых писем и значение деловой переписки

Реферат — Оформление деловых писем и значение деловой переписки
скачать (88 kb.)
Доступные файлы (1):

n1.doc

Негосударственное образовательное учреждение

«Санкт-петербургский институт внешнеэкономических связей, экономики и права»

Зачетная работа

по дисциплине

«Деловая коммуникация»

На тему: «Оформление деловых писем и значение деловой переписки»

Выполнила: студентка 3 курса

экономического факультета

специальность «Менеджмент организации»

Голубкова Н.А.
Проверил: Астафьев Владимир Александрович

Гатчина

2008

Содержание:
1. Введение………………………………………………………………………………………3

2. Структура делового письма………………………………………………………………….4

3. Стиль делового письма………………………………………………………………………6

4. Языковые особенности деловых писем…………………………………………………….8

5. Виды деловых писем………………………………………………………………………..10

6. Значение деловой переписки……………………………………………………………….12

7. Заключение…………………………………………………………………………………..13

8. Библиографический список…………………………………………………………………14

1. Введение.
Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочным документам. При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Он должен четко прояснить для себя, что адресату известно о предмете письма, на что он может опереться, как на исходную точку, и какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации, и композиция текста.

2. Структура делового письма.
Написание текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма — его информационное насыщение, т. е. включение в него необходимого количества информации. Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем. Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение.

Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма. При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок, например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 июня 2004 г. № 620 «Об утверждении Типового положения…»

В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т.д.

Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т.д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать.

Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. Составитель текста должен принять во внимание следующие факторы:

1. Общественную позицию адресата в соотношении с собственной;

2. Степень знакомства, характер отношений;

3. Официальность/неофициальность ситуации общения;

4. Этикетные разрешения, действующие в данном речевом коллективе.

При печатании обращение выравнивается по центру:
Уважаемый Михаил Петрович!
Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например: «Выражаю свою признательность за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного сотрудничества». Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с прописной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредительных или нормативно-правовых документах организации. В том случае, если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, в реквизите «подпись» наименование должности не указывается.

3. Стиль делового письма.
В официальной переписке применяется официально-деловой стиль.

Деловой стиль — это совокупность речевых средств, функция которых — обслуживание сферы официально-деловых отношений.

Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

1. Участники делового общения, преимущественно юридические лица — организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководителей и других должностных лиц;

2. Характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;

3. Предметом делового общения выступает деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.;

4. Управленческие документы в подавляющем большинстве ориентированы на конкретного получателя;

5. Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям.

Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления информация должна обладать определенными свойствами.

Она должна быть:

1. Официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;

2. Адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций;

3. Актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо иного использования в управленческой деятельности;

4. Объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;

5. Убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения — побудить адресата совершать (или не совершать) определенные действия;

6. Полной и достаточной для приятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств.

Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка — научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы.

Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:

• стандартизация изложения;

• нейтральный тон изложения;

• точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие формулировок;

• лаконичность, краткость изложения текста;

• использование языковых формул;

• использование терминов;

• применение лексических и графических сокращений;

• преобладание страдательных конструкций над действительными;

• употребление словосочетаний с отглагольным существительным;

• использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже;

• преобладание простых распространенных предложений.

Стандартизация деловой речи охватывает все уровни языка — и лексику, и морфологию, и синтаксис. К настоящему времени деловая речь накопила огромное число терминов, оборотов, формул. Использование готовых конструкций позволяет не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация деловой речи значительно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие, что способствует оптимизации документооборота в целом.

Нейтральный тон изложения — это норма официального делового общения, которая проявляется в максимально строгом и сдержанном характере изложения. Нейтральность тона изложения исключает возможность употребления в текстах экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (разговорной лексики и междометий) образных средств и слов, употребляемых в переносном смысле. Информация, содержащаяся в тексте письма, официальная по своему характеру. По этой причине личностный, субъективный момент в документах должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоциональной окраской (слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения или уменьшения, междометия).

Однако нельзя считать, что официальный документ вообще лишен эмоций.

Цель большинства документов — заинтересовать адресата, убедить его, побудить действовать в нужном для автора направлении. Управленческий документ не достигнет своей цели, если будет лишен эмоционального подтекста, однако эмоциональность должна быть скрытой и достигаться не языком, а содержанием. Она должна быть скрыта за внешним спокойным, нейтральным тоном изложения. Точность изложения предполагает однозначное понимание содержания документа.

Ясность и точность текста определяется прежде всего правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок — устойчивых оборотов, отсутствием образных выражений.

Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности — слов и выражений, несущих дополнительный смысл.

Требование лаконичности или краткости текста непосредственно связано с уменьшением объема текста. Требование краткости заставляет более четко формулировать тему документа, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.

4. Языковые особенности деловых писем.
Одна из особенностей деловой речи — широкое употребление языковых формул, т.е. устойчивых (шаблонных) оборотов, используемых в неизменном виде. Для мотивации того или иного действия применяются следующие выражения:
— Сообщаем, что в период с… по…;

— Сообщаем, что по состоянию на…;

— Направляем Вам согласованный…;

— Просим Вас рассмотреть вопрос о…,

— Проверкой установлено, что….;

— В связи с отсутствием финансовой помощи…;

— В связи со сложной экономической ситуацией…;

— В соответствии с Вашим письмом…;

— В порядке проведения совместной работы…;

— В соответствии с протоколом…;

— В подтверждение нашей договоренности…;

— В целях укрепления ответственности… и т. д.
Языковые формулы — это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания, языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой:
— Гарантируем возврат кредита в сумме…,

— Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты…,

— Контроль за выполнением возлагается…
Еще одна особенность деловой речи. В деловой речи применяют сокращения. Различают два основных вида сокращения слов:

1. Лексические (аббревиатуры) — сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв из частей слов: СНГ, ООО, МЧС, АЭС, ГОСТ, ГУМ, Роскомзем, главбух, зав., зам., спецназ.

2. Графические — применяемые на письме сокращенные обозначения слов: гр-н, тчк, ж-д, кв. м и др.

В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования учреждений, организаций и должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям.

Еще одна особенность деловой речи — использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже:

— Предлагаем Вам варианты решений (чего?) реконструкции систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок жилых домов и административных зданий.

— Полностью разделяем необходимость (чего?) дальнейшего обсуждения конкретных вопросов возможного сотрудничества.

— Согласно утвержденному Президентом Российской Федерации (чему?) Перечню основных мероприятий по подготовке и проведению празднования 60-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне…

— Согласно штатному расписанию…

Для деловой речи характерно употребление словосочетаний с отглагольными существительными. Чрезвычайно активно в деловой речи вместо глаголов используются конструкции из отглагольных существительных со значением действия: оказать содействие (а не посодействовать), оказать помощь (а не помочь), произвести уборку (а не убрать), оказать поддержку (а не поддержать), произвести ремонт (а не отремонтировать).

Простота изложения, преобладание простых распространенных предложений важны для письма. Особенность делового стиля — преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных (с одним главным членом — подлежащим или сказуемым) или двусоставных (с двумя главными членами — подлежащим и сказуемым) с обособленными оборотами (причастными, деепричастными, обособленными определениями), вводными словами и предложениями, например:

— В связи с крайне низкой эффективностью использования городской собственности, внесенной в уставной фонд СП «МИО», а также недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью, просим Вас решить вопрос о передаче доли города финансово-хозяйственному управлению Мэрии.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, то рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

В тексте одного письма можно выражать просьбы или другие вопросы, если они на исполнение будут переданы одному лицу.

Кроме традиционных языковых формул в деловой переписке встречаются иностранные слова и словосочетания. Практически они играют роль языковых формул. Часть из них хорошо знакома, часть распространена в меньшей степени. Следует иметь в виду, что использование иностранных слов отдает незначительной старомодностью, но вместе с тем оставляет хорошее впечатление у знающего эти слова партнера и позволяет поставить в тупик постороннего читателя.

5. Виды деловых писем.
Виды деловых писем:

Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при

этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении.

Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого

лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от

третьего лица множественного числа.

Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при

отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода

письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные

разъяснения к приложенному документу.

Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо

информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой

высылается данное письмо.

Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо

отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе.

Также можно подтверждать факт либо действие.

Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается

получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно

состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые

будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или

соглашения.

Пометка «Вторично» отправляется тогда, когда отправитель допускает

возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее.

Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда организация хочет

пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В

данном деловом письме указывается время, место и дата проведения

мероприятия.

Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность за

выполнение какого-либо рода деятельности.

Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных

обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

Для коммерческой корреспонденции характерна следующая градация:

V письмо-запрос, ответ на него;

V письмо-предложение (оферта), ответ на него;

V письмо-претензия (рекламация), ответ на него.

Запрос и ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции

являются в письменной речи реализацией двусторонней связи.

Запрос представляет собой обращение лица, желающего заключить сделку.

В запросе обязательно указывается наименование товара (услуг), условия, на

которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество

товара.

Написание этого вида писем требует соблюдения следующих принципов:

1) ссылка на первичное письмо и его тему;

2) соблюдение одинаковых языковых средств в обоих письмах;

3) соблюдение последовательности в изложении аспектов содержания.

Оферта и ответ на нее. В данном виде письма обычно указывается, на

каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе

выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.

Письмо-претензия (рекламация), ответ на него. Рекламация содержит

претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства

и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении

качества, количества товаров, сроки поставки и т.п.

Рекламация содержит:

1) основания для предъявления претензий;

2) доказательства произошедшего ущерба;

3) конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламация представляется в письменном виде, с приложением всех

необходимых документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то

она переноситься в арбитраж.

В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к

рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется;

денежная оплата произведена.

6. Значение деловой переписки.
Деловая переписка является одной из важнейших составляющих всего процесса письменной деловой коммуникации компании, и поэтому данный вопрос заслуживает большого внимания. В понятие деловая переписка входит не просто грамотное составление письма, но и вопросы о соблюдении этики и культуры написания, использования отработанных структурных схем документа, применения установленных правил ведения деловой переписки, стиля и оформления документа.

Таким образом, деловая переписка оказывает большое влияние на имидж компании, а успешное ее ведение способствует успеху компании.

7. Заключение.
Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними

организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими

учреждениями.

Через письма осуществляется обмен информацией, делаются предложения,

ведется переговорное общение, и т.п. Иногда информационно-справочная

документация просто подтверждает факты, события, которые нужно лишь принять

к сведению.

Таким образом, служебное письмо – это обобщенное название различных по

содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по

почте, по факсу или другим способом.

Без преувеличения можно сказать, что это один из самых

распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько

текст послания точен грамотен, корректен во многом будет зависеть успех

решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.

8. Библиографический список.
1. Семянкова, О.И. «Нормы правописания в деловом стиле», электронный учебник.

2. Скаженик Е.Н. «Деловое общение», учебное пособие, Таганрог, 2006

3. Панфилова А.П. «Деловая коммуникация в профессиональной деятельности», Санкт-Петербург, 1999

Структурные особенности коммерческих писем России и Франции Текст научной статьи по специальности «Языкознание и литературоведение»

СТРУКТУРНЫЕ ОСОБЕННОСТИ КОММЕРЧЕСКИХ ПИСЕМ РОССИИ И ФРАНЦИИ

Ж. Багана, Е.Л. Гончукова

Кафедра французского языка Белгородский государственный национальный исследовательский университет ул. Победы, 85, Белгород, Россия, 308015

В данной статье рассматриваются особенности составления и функционирования коммерческих писем. Особое внимание уделяется изучению внутреннего строя коммерческого письма на русском и французском языках.

Ключевые слова: франкофония, официально-деловой стиль речи, деловое письмо, деловое сообщество, служебная записка, делопроизводство, французский язык.

Деловая переписка, являясь одним из важнейших средств общения в деловом мире, помогает человеку осуществлять предпринимательскую и коммерческую деятельность, а также представляет собой мощный инструмент проведения экономической стратегии и тактики предприятий, компаний и фирм.

Современное деловое письмо, по мнению В.А. Кудрявцева, представляет собой служебное послание в виде официального документа, а также в форме подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них. Деловое сообщение в письменном виде организует и упорядочивает деловые отношения [1].

Иногда учеными проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Принято считать, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. Часто под деловым письмом также понимают и коммерческое письмо.

Коммерческие письма, как пишет М.В. Колтунова, выделяются в деловой корреспонденции по тематическому признаку. Они должны оформлять, регистрировать заключение и выполнение коммерческой сделки, т.е. предварять составление контракта (договора) и регулировать ход его выполнения. Коммерческие письма имеют статус документа, поэтому при рассмотрении дела в арбитражном суде они могут послужить основанием для предъявления иска (письмо-рекламация, письмо-договор) [2].

Поскольку коммерческое письмо представляет собой важный документ, который обладает юридической силой и который может ее потерять при незначительном отступлении от правил, оно должно быть безукоризненным во всех отношениях. Поэтому во французской и в русской деловой переписке уделяется большое внимание как внутренней стороне письма, т.е. его содержанию и стилю речи, так и его внешнему оформлению.

Так, для языка деловой корреспонденции в русском и французском языках характерна нейтральность тона изложения. При этом используются средства логической, а не эмоциональной оценки фактов. Внешнее же оформление письма начинается с выбора качественной бумаги и заканчивается внешним представлением письма на ней.

В деловой культуре Франции и России имеются свои незначительные особенности. Так, например, по мнению Ж. Багана и А.Н. Лангнера, во Франции бумагу для коммерческой корреспонденции следует выбирать лучшего качества, придерживаясь стандартного формата А4 и белого цвета. Другие размеры (А3, А5) допускаются, но иные формы могут только отпугнуть потенциального клиента или вызвать недоверие со стороны имеющегося [3].

Коммерческие письма в России, как отмечает В.А. Кудрявцев, оформляют на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30. В основном используются бланки формата А4 и А5, при этом формат А5 используют, если письмо не превышает 7— 8 строк [1].

Коммерческие письма в России и Франции принято оформлять в двух, иногда и более экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

Внутреннее оформление коммерческого, как и любого другого делового письма, требует особой тщательности. Поэтому существует ряд строгих рекомендаций по их составлению и распределению в них необходимой информации.

Ж. Багана и А.Н. Лангнер отмечают, что коммерческое письмо должно быть разделено на части, каждая из которых будет соответствовать определенной зоне на листе бумаги. Ученые выделяют пять основных зон, обязательных для коммерческого письма [3].

Так, в первой зоне указываются данные отправителя: имя физического лица или полное имя организации, часто сопровождающееся логотипом компании или печатью, адрес, телефон, а также банковский счет, номер торгового регистра и т.д. (не обязательно). Первой зоной в России и Франции принято считать верхний левый угол бумаги.

Во второй зоне коммерческого письма в России и во Франции просматриваются значительные различия. Так, расположение второй зоны в России несколько иное, чем во Франции. В России часто эта зона находится сразу напротив первой в правом верхнем углу, где указывается полное название организации и имя и должность адресанта. При этом полный адрес получателя не всегда указан. Во Франции же вторая зона располагается на отступ ниже первой — справа, где указываются все данные адресанта с полным его адресом:

Prudence LASSUREE 44, chemin du Bois 95300 PONTOISE Tel. 01467899376

MUTUELLE FRATERNELLE D’ASSURANCE

6, rue fournier 92110 Clichy

Российская Федерация Администрация Самарской области

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ ул. Фрунзе, 106 443010, г. Самара Телефон 32-11-07

ООО «МосАвто» 7, ул. Заводская 945000 г. Москва Тел. 2-37-18

Расчетный счет № 425902 в Воскресенском отделении Промстройбанка от 20.10.1993 г. № 250 на №_

Во Франции оформление первых двух зон, так называемой шапки, стабильно и не отличается особой вариативностью, в то время как среди коммерческих писем в России реже встречаются одинаковые по оформлению шапки.

Третья зона включает в себя место и дату отправления, при этом следует указывать не дату написания письма, а дату его отправления. В третьей зоне отмечают регистрационный номер коммерческого письма.

Во Франции сразу после данных отправителя и получателя слева пишется регистрационный номер письма и его тема. Затем принято указывать сначала место, а после запятой дату, где число и год пишутся арабскими цифрами, а месяц буквами, полностью. Место и дата во Франции отмечаются справа, чуть ниже данных получателя, регистрационного номера и темы:

Réf.: contrat assurance habitation 23456

Objet: Résiliation

Paris, le 21 mars 2012 г.

В России в третьей зоне находятся регистрационный номер письма, дата отправления и тема. Эти данные располагаются ниже данных о получателе и отправителе либо слева, либо справа. Указание места отправления вместе с датой в России необязательно:

от 20.10.2012 г. № 250

на №_

тема: Предложение сотрудничества

03.03.2012 г. № 50-279/561 тема: Предложение сотрудничества

Генеральному директору Акционерного общества «Производственное объединение «САМВЕН» Иванову И.И.

Директору завода «Запчасти» 45, ул. Кирова 443022 г. Самара

В случае если письмо проходит в обеих организациях, необходимо оставить место для регистрационного номера получателя, который затем следует уточнить. Данная традиция характерна для России и для Франции:

Наш номер_Дата_

Ваш номер_Дата_

Nos réf.:_

Vos réf.:_

Отметим, что в некоторых случаях, когда письмо сопровождается дополнительной документацией, во Франции в третьей зоне, ниже темы указываются прикрепленные документы или вложения (Pièces Jointes): P.J._

Указав все необходимые данные, следует переходить к основной части письма, которая и будет представлять собой четвертую зону. И в России, и во Франции основная часть коммерческого письма начинается с обращения. В России обращение принято писать по центру с восклицательным знаком:

Уважаемый Иван Иванович!

Глубокоуважаемый Иван Иванович!

Во Франции обращение пишется слева с использованием слов Monsieur/ Messieurs или Madame/Mesdames, при этом нередко рядом с данным обращением указывается должность адресата:

Messieurs, Monsieur le Directeur,

Сразу после обращения, с красной строки следует непосредственно текст коммерческого письма, который рекомендуется завершить одной из формул вежливости, например:

Активным направлением нашей деятельности является выполнение полного комплекса строительных работ «под ключ». Спектр работ охватывает объекты различного промышленного, жилищного и коммерческого назначения. Основное направление, которое выделила для себя компания и в котором она преуспела, — это отделка, благоустройство кафе магазинов, офисов и т.п.

Для своих клиентов мы предлагаем следующие услуги:

1. ;

С уважением,

Nous avons conclu, le date, une promesse synallagmatique de vente portant sur le bien suivant: adresse, étage, état général.

Ce compromis de vente stipulait une condition suspensive, laquelle consistait en l’obtention d’un prêt destiné à financer cette opération. Je suis au regret de vous informer qu’il ne m’a été accordé aucun crédit par les établissements bancaires et les organismes prêteurs auxquels je me suis adressé(e).

Je suis donc contraint(e) d’abandonner le projet d’acquisition de votre bien et vous libère de toute obligation de vente à mon égard.

Je vous prie donc de bien vouloir me restituer, dans les plus brefs délais, l’acompte versé le date, le versement de cette somme n’ayant désormais plus de cause.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

Изложив всю нужную информацию в письме, следует перейти к пятой зоне, где указываются имя и должность адресанта и где он ставит свою подпись. Во Франции этой зоне отводится место внизу справа:

Le gérant Jules Romain (signature)

В России имя и подпись отправителя часто указываются напротив формулы вежливости, между которыми и ставится подпись:

С уважением, (подпись) И.И. Иванов

Таким образом, рассмотрев основные особенности составления коммерческих писем в России и Франции, мы выяснили, что современное коммерческое письмо делится на пять основных частей или зон, каждая из которых имеет свое место на листе бумаги и несет определенную информацию. В России и во Франции правила составления коммерческого письма во многом схожи, например, и в России и во Франции письмо делится на пять одинаковых по содержанию зон. Однако оформление этих зон не всегда совпадает. Во Франции оформление коммерческого письма отличается большей стабильностью и четкостью, чем оформление письма в России, что говорит о наличии строгих правил оформления делового письма во Франции. В России же, несмотря на ряд предписаний по составлению коммерческого письма, нет точных и строгих правил оформления, т.е. бланки коммерческих писем одной организации в России могут несколько отличаться от бланков писем другой фирмы.

ЛИТЕРАТУРА

[1] Кудрявцев В.А. Организация работы с документами. — М.: ИНФРА-М, 2009. [Kudryavt-sev V.A. Organizatsiya raboty s do kumentamy. — M.: INFRA-M, 2009.]

[2] Колтунова М.В. Язык и деловое общение. — М.: Галерея-Принт, 2000. [Koltunova M. V. Yazik I delovoe obsheniye. — M.: Galereya-Print, 2000.]

[3] Багана Ж., Лангнер А.Н. Le Français des Affaires. Деловой французский язык. — М.: Флинта: Наука, 2011. [Baghana J., Langner A.N. Delovoy frantsuzskiy yazik. — M.: Flinta; Nauka, 2011.]

STRUCTURAL PECULIARITIES OF COMMERCIAL LETTERS IN RUSSIA AND FRANCE

J. Baghana, E.L. Gonchukova

Department of French language Belgorod State National Research University Pobeda str., 85, Belgorod, Russia, 308015

The present paper discusses the commercial letter’s structure in Russia and in France. The authors pay special attention to the research of the essential rules of composing a commercial letter and describe its peculiarities.

Key words: Francophonie, official language, business letter, business establishment, business correspondence, the French language.

Основы деловой переписки (Курсовая работа)

Основы деловой переписки

Содержание

Введение

Глава 1. Понятие и содержание
деловых писем

1.1 Законодательные и
нормативно-методические основы деловой
переписки в России

1.2 Виды и содержание деловых
писем

Глава 2. Правила оформления и
стилистика деловых писем

2.1 Оформление делового письма

2.2 Язык и стиль деловых писем

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Одним из главных каналов
связи предприятий, организаций, учреждений
с внешним миром является деловое письмо.
С помощью писем ведутся преддоговорные
переговоры, выясняются отношения между
предприятиями, в письмах излагаются
претензии, выражаются просьбы, оформляются
приглашения принять участие в тех или
иных мероприятиях. Письма сопровождают
материальные ценности, важные документы.

Несмотря на наличие
современных форм связи: электронной
почты, спутниковой связи, сотовой и
пейджинговой связи, которые, несомненно,
увеличивают скорость передачи информации,
ее обработки и интерпретации, — роль
делового письма, отправляемого по почте,
не снижается. Ведь деловое письмо
является документом, а более надежного
и доступного носителя информации, чем
бумага с текстом на ней, нет. Как известно,
каждые 10 лет происходит революционный
скачок в методах обработки и хранения
информации. Граммофонные пластинки
сменила магнитная лента, магнитную
ленту — бумажные перфокарты, перфокарты
— гибкие диски, затем наступила эпоха
компакт-дисков, сегодня применяются
оптические диски. Через 10 лет невозможно
будет найти проигрыватель компакт-дисков,
а письмо, составленное на бумаге, будет
храниться в архиве несколько столетий.
Важен и психологический фактор: гораздо
приятнее получить хорошо оформленное
письмо на бланке, чем безликое пейджинговое
послание. Таким образом, деловое письмо
— перспективная часть документооборота.

Цель курсовой работы –
рассмотреть виды деловых писем и правила
их оформления.

Исходя из цели, в курсовой работе
были поставлены следующие задачи:

— рассмотреть понятие и содержание
деловых писем;

— рассмотреть законодательные
и нормативно-методические основы деловой
переписки в России;

— рассмотреть виды и содержание
деловых писем;

— рассмотреть правила оформления
и стилистику деловых писем.

Глава 1. Понятие и соодержание
деловых писем

1.1 Законодательные и
нормативно-методические основы деловой
переписки в России

Под законодательной и
нормативно-методической базой деловой
переписки понимается комплекс правовых
положений, требований и методов, которые
в совокупности устанавливают нормы
создания и обработки документов.

Этот комплекс включает:¹

— федеральные законы;

— нормативно-правовые
акты федеральных органов власти РФ;

— нормативно-правовые
акты субъектов РФ;

— государственные стандарты;

— межотраслевые
нормативно-методические документы,
регламентирующие работу с документами.

Законодательными актами
регулируются требования к документам,
пересылаемым с помощью разнообразных
средств связи (почта, телеграф, факсимильные
и электронные сообщения). Так, в
соответствии со ст. 4 Федерального закона
«О почтовой связи»^{Правительство РФ своим
постановлением от 15.04.2005 № 221 утвердило
Правила оказания услуг почтовой связи.
Эти правила определяют комплекс
требований к упаковке, адресованию,
пересылке писем, почтовых карточек.
Постановлением Правительства РФ от
28.08.1997 № 1108 утверждены Правила
предоставления услуг телеграфной связи.}

В Российской Федерации
созданы законодательные нормы
документирования и работы с документами,
которые являются правовой основой
процессов информатизации. Так, принятый
в 1995 г. Федеральный закон «Об информации,
информатизации и защите информации»
регулирует отношения, возникающие при
создании и использовании информационных
технологий.

Отношения, возникающие
при передаче информации за пределы
Российской Федерации и получении ее
из-за рубежа, регулируются Федеральным
законом «Об участии в международном
информационном обмене», принятым в 1996
г. Законом также установлены ограничения
на вывоз за пределы Российской Федерации
документированной информации.

Ряд заключительных актов
содержит нормы, которые необходимо
учитывать при ведении переписки.
Официальное использование государственного
языка закреплено Законом РФ «О языках
народов Российской Федерации». Статья
16 Закона определяет: «На территории
Российской Федерации официальное
делопроизводство в государственных
органах, организациях, на предприятиях
и в учреждениях ведется на русском языке
как государственном языке Российской
Федерации. Официальное делопроизводство
в республиках ведется также на
государственных языках данных республик».

Увеличение доли электронных
документов в общем документообороте,
возрастание количества деловой переписки,
которая ведется в электронной форме,
сделали актуальным вопрос об удостоверении
подобных документов. Разработанные
законодательные нормы направлены на
придание юридической силы документам
на различных носителях.

С целью обеспечения
правовых условий использования
электронной цифровой подписи в электронных
документах в 2002 г. был принят Федеральный
закон «Об электронной цифровой подписи».
Закон устанавливает нормы, при соблюдении
которых электронная цифровая подпись
признается равнозначной собственноручной
подписи в документе на бумажном носителе.
Действие закона .распространяется на
отношения, возникающие при совершении
гражданско-правовых сделок. Из этого
следует, что закон устанавливает (при
соблюдении определенных условий)
одинаковую силу бумажного и электронного
документа.

Отдельные законодательные
нормы документирования и работы с
документами в РФ направлены на упорядочение
применения видов документов в той или
иной области деятельности и установление
единообразия их подготовки и оформления.

Гражданское законодательство
регулирует правовое положение юридических
и физических лиц в процессах
предпринимательской деятельности, а
также документирование различных
отношений, возникающих между ее
участниками. Гражданский кодекс РФ (ГК
РФ) устанавливает понятие «юридическое
лицо»: им признается организация, которая
имеет в собственности, полном хозяйственном
ведении или оперативном управлении
обособленное имущество, отвечает по
своим обязательствам этим имуществом
и выступает в суде, арбитражном суде,
третейском суде от своего имени (ст. 48
ГК РФ). В соответствии со ст. 55 ГК РФ
филиалы и представительства организаций
не могут являться юридическими лицами.

ГК РФ определил правовые
основы деятельности юридических лиц и
взаимоотношений юридических и физических
лиц, основания прав собственности,
договорные и иные обязательства. В
процедуре заключения, выполнения,
изменения и расторжения договоров
заметную роль играет деловая переписка.
Кодекс дает определения некоторых
разновидностей деловых писем, например
ст. 435 содержит определение оферты, а
ст. 438 — акцепта.

В ст. 52 ГК РФ приводятся
требования к содержанию и оформлению
таких документов, как устав и учредительный
договор, которые
являются основными видами учредительных
документов юридического лица: «В
учредительных документах юридического
лица должны определяться наименование
юридического лица, место его нахождения,
порядок управления деятельностью
юридического лица, а также содержаться
другие сведения, предусмотренные законом
для юридических лиц соответствующего
вида». Наименование юридического лица
и место его нахождения принадлежат к
числу сведений, которые обязательно
включаются в бланк всех видов деловой
переписки и не только придают ей
официальный характер, но и влияют на ее
юридическую силу.

(PDF) Изменение регистра в электронной деловой переписке

Роза Хименес-Морено

© Servicio de Publicaciones. Universidad de Murcia. Все права защищены. IJES, т. 11 (1), 2011, pp. 15-34

БЛАГОДАРНОСТЬ

Я хотел бы выразить свою благодарность донору электронной почты, который щедро предоставил корпус для этого исследования

, а также информантам, которые сотрудничали с анализом корпуса .

ССЫЛКИ

Alcaraz Varó, E.(2007). La sociedad del conocimiento, marco de las lenguas profesionales y

académicas. В Э. Алькарас Варо, Х. Матео Мартинес и Ф. Юс Рамос (ред.). Las Lenguas

Profesionales y Académicas (стр. 3–12). Барселона: Ариэль.

Барон, Н. (2000). От алфавита к электронной почте. Лондон: Рутледж.

Бибер Д. (1995). Размеры вариации регистра. Кембридж: Издательство Кембриджского университета.

Бош Абарка, Э. (2010). Английский для общих деловых целей.В Р. Хименес Морено (Ред.) (Стр. 99-

137).

Брунц, У. и Кэмпбелл, С. У. (2004). Вежливость в электронной почте. Сообщение

Research Reports 21 (1), 11-25.

Кристалл, Д. (2002). Язык и Интернет. Кембридж: Издательство Кембриджского университета.

Данет Б. (2001). Cyberplay: общение в сети. Оксфорд: Берг.

Эммерсон, П. (2004). Электронная почта на английском языке. Оксфорд: Macmillan Education.

Gains, J. (1999).Электронная почта — новый стиль общения или просто новое средство коммуникации? Исследование

текстовых функций электронной почты. Английский для специальных целей 18, 81-101.

Гадесси, М. (ред.) (1988). Регистры письменного английского языка: ситуационные факторы и языковые особенности.

Лондон: Пинтер Паблишерс.

Хименес Морено, Р. (1997). Границы понятий жанра, регистра и стиля в академическом дискурсе

. В J. Piqué & D.Виера (Ред.). Прикладные языки: теория и практика в ESP (стр.

37-45). Валенсия: Университет Валенсии.

Хименес Морено, Р. (2006). Новый подход к регистрации вариации: недостающее звено. Ibérica, 12, 89-

110.

Хименес Морено, Р. (2010). Английский для получения высшего образования. В Р. Хименес Морено (Ред.) (Стр.

295-334).

Хименес Морено, Р. (ред.) (2010). Слова для работы. Профессиональный и академический английский для

Международный бизнес и экономика.Валенсия: PUV.

Хименес, Дж. К. (2000). Деловая переписка по электронной почте: некоторые новые тенденции в реестре. Английский

для специальных целей, 19, 237-251.

Хименес, Дж. К. (2006). Встроенная деловая электронная почта: удовлетворение новых требований в международном бизнесе

общение. Английский для особых целей, 25, 154–172.

Грегори М. и Кэрролл С. (1978). Язык и ситуация: языковые разновидности и их социальные контексты

.Лондон: Рутледж и Кеган Пол.

Холлидей, М.А.К. (1978). Язык и социальная семиотика. Лондон: Эдвард Арнольд.

Холлидей, М.А.К. (1980). Зарегистрируйте вариацию и идентичность текста. Sophia Linguistica, 6, 60-79.

Хавишер, Г. Х. и Моран, К. (1993). Электронная почта и Инструктор по письму. College English, 55

(6), 627-643.

Мерфи М. и Леви М. (2006). Вежливость в межкультурном общении по электронной почте. Журнал

Межкультурная коммуникация, 12, 1-11.

Руис Гарридо, М. Ф. (2010). Языковая вариация в английском для бизнеса и экономики. In R.

Giménez Moreno (Ed.) (Стр. 57-96).

Шипли Д. и Швальбе В. (2007). Основное руководство по электронной почте для офиса и дома. Нью-Йорк:

Кнопф.

Вальдфогель Дж. (2007). Поздравления и закрытия в электронной почте на рабочем месте. Журнал компьютерных коммуникаций

, 12 (2), 456-477.

Юс Ф. (2010). Ciberpragmática 2.0. Барселона: Ариэль.

Деловая переписка — Центр развития карьеры — Университет Иллинойса, Спрингфилд

От вас ожидается, что вы будете профессионально писать. На этом этапе карьерного роста вы должны получать возможности для собеседований, а также предложения о работе.

Необходимо знать, как правильно реагировать и действовать в различных ситуациях. Здесь вы найдете инструкции для различных типов деловой переписки, включая благодарственные письма, письма с предложениями о работе и стандарты профессиональной переписки по электронной почте.

Разработка благодарственных писем

Благодарственные письма — недостаточно используемый инструмент в процессе поиска работы. Благодарственное письмо полезно в различных обстоятельствах: после собеседования, после встречи с рекрутером на ярмарке вакансий / вакансий, после информационного собеседования и после того, как вы получили запрошенные вами материалы от компании или организации. Существует много споров о лучшей форме для благодарственного письма (рукописное или рукописное).напечатано, отправлено по электронной почте или отправлено по почте). В каждой ситуации вы должны поблагодарить работодателя / рекрутера / интервьюера за потраченное время.

Благодарственные письма после собеседования

• Поблагодарите интервьюера за потраченное время
• Вы можете отправить по одному каждому человеку, с которым вы беседовали, индивидуально или в составе группы. Письмо, которое вы отправляете своему потенциальному начальнику, должно отличаться от того, которое вы отправляете потенциальному коллеге, входившему в комитет по поиску
• Уточните то, что вы, возможно, сказали во время интервью, или коснитесь того, что, по вашему мнению, может вызывать постоянную озабоченность
• Напомните работодателю о некоторых качествах, которые вы можете предложить, и еще раз подтвердите, что вы могли бы хорошо вписаться в компанию или организацию
• Сообщите работодателю, если ваша должность больше не интересует
• Всегда оставайся позитивным и вежливым hgy

Благодарственные письма после информационного интервью

• Поблагодарите интервьюера за потраченное время
• Поблагодарите интервьюера за предоставленную информацию
• Держите дверь открытой для будущих контактов

Благодарственные письма после ярмарки вакансий

• Поблагодарите рекрутера за его / ее время на Ярмарке вакансий (укажите дату и место)
• Поблагодарите интервьюера за предоставленную информацию
• Подтвердите свой интерес к компании / организации и, если применимо, к конкретной должности
• Запросить дополнительную информацию и визитку у рекрутера

Электронная почта vs.Рукописный

По поводу способа отправки благодарственного письма ведется много споров. Написанные от руки благодарственные письма или даже напечатанные благодарственные письма, отправленные по почте, по-прежнему являются стандартным методом. Отправленные по электронной почте благодарственные письма уместны только в том случае, если вы знаете, что решение будет принято до того, как отправленное письмо будет доставлено работодателю. В этой ситуации все же рекомендуется отправить бумажную копию, так как она, скорее всего, будет размещена вместе с материалами вашей заявки.

Шаблоны и образцы

для благодарственных писем доступны в разделе Инструменты для деловой переписки.

Этикет благодарственных писем

Один из самых простых способов заработать себе профессиональную репутацию — это соблюдать этикет при написании благодарственных писем. Люди, которые находят время, чтобы написать красивую благодарственную записку там, где это необходимо, награждаются многими способами. Некоторые работодатели будут отдавать предпочтение кандидатам, которые отправляют благодарственные письма интервьюерам, а некоторые могут даже дисквалифицировать кандидатов, которые не отправляют благодарственные письма.Менее 50 центов, которые потребуются для отправки простой записки, скорее всего, вознаградят вас чем-то гораздо более ценным — будь то новые профессиональные отношения, поиск работы или направление, или даже предложение о работе.

Благодарственные письма

• Убедитесь, что вы знаете, когда благодарить человека. Если у вас есть сомнения, все равно отправьте спасибо.
• Отправить уникальное спасибо всем. Письмо, которое вы отправляете потенциальному начальнику, должно отличаться от того, которое вы отправляете потенциальному коллеге.
• Будьте незамедлительными — в идеале, через один-пять дней.
• Дважды проверьте имена, заголовки и написание. Ошибочное написание имени или обращение к записке не тому человеку может быть очень оскорбительным.
• Благодарность должна соответствовать той помощи, которую вы получили. Если вам просто удалось встретиться с рефералом, достаточно написать рукописную заметку. Если процесс продолжается какое-то время, время от времени звоните (или пишите по электронной почте), чтобы рассказать о своем прогрессе и вкратце поблагодарить. Если рекомендация превращается в выгодное предложение о работе, вам следует подумать о том, чтобы отправить цветы или небольшой подарок.В зависимости от того, насколько хорошо вы знаете человека, бизнес-ланч может быть даже уместным.
• Избегайте электронных писем, которые обычно кажутся неформальными. Марки стоят менее 50 центов, и впечатление, которое вы произведете с помощью персонализированного письма или записки, будет стоить гораздо больше.
• Если вы все же решите написать по электронной почте, отнеситесь к этому серьезно. Избегайте разговоров в чате и используйте правильную грамматику, орфографию и пунктуацию.
• Лучше всего подойдут рукописные открытки. Только убедитесь, что ваш почерк разборчивый! Если вы не уверены, вы можете ввести заметку или написать письмо в деловом стиле.Всегда оставляйте место, чтобы подписать записку, используя красивую синюю или черную ручку.
• Если вы решите отправить подарок или цветы, узнайте получателя. Прежде чем отправлять цветы или еду, узнайте об их интересах и о том, есть ли у них аллергия.

Всегда проверяйте орфографические и грамматические ошибки.

Написание письма

Что включить:

• В первом абзаце должно быть указано, где и когда вы встретились с интервьюером. Также поблагодарите их за уделенное время и подтвердите свой интерес к их компании или организации.
• Во втором абзаце следует указать, что вам особенно нравится в их компании, и усилить аргументы в поддержку вашего интереса или заявки.
• Третий абзац — это место, где можно упомянуть то, о чем вы хотели бы сообщить во время встречи или мероприятия. При необходимости вы также можете подтвердить свое понимание следующих шагов в процессе подачи заявления / собеседования.
• В заключительном абзаце следует поблагодарить интервьюера за время и усилия, потраченные на общение и / или обсуждение, и предоставить возможность для дальнейших действий.

После интервью

• При необходимости вы можете уточнить то, что вы, возможно, сказали, или решить возникшие проблемы.
• Напомните интервьюеру о некоторых качествах, которые вы можете предложить, и еще раз подчеркните, что вы могли бы хорошо вписаться в компанию.
• Сообщите им, если эта позиция вас больше не интересует.
• Всегда оставайся позитивным.
• После информационного интервью / встречи
• Поблагодарите интервьюера за предоставленную информацию.
• Держите дверь открытой для будущего контакта.

После ярмарки вакансий или вакансий

• Поблагодарите интервьюера за предоставленную конкретную информацию.
• Подтвердите свой интерес к компании и, если возможно, к конкретной должности, о которой вы узнали.
• Запросите дополнительную информацию и визитку у рекрутера.

Письма с предложениями о работе

Предложения о работе требуют, чтобы вы ответили соответствующим образом.Вы можете связаться с работодателем по телефону после того, как получите предложение, но вы всегда должны отправлять письмо, уведомляющее работодателя, если вы принимаете или отклоняете вакансию. Ниже вы найдете инструкции о том, как написать письмо, чтобы принять или отклонить предложение о работе.

Письма об акцепте оферты

Считаю радостью писать письма о принятии должности. Устное принятие подходит для первоначального принятия позиции; однако письмо о принятии важно по нескольким причинам.Письмо официально подтверждает ваше согласие с занимаемой должностью. В этом письме у вас есть возможность повторно указать дату начала и зарплату в письме с предложением. Это также ваша возможность сообщить вашему новому работодателю, как связаться с вами до вашего первого рабочего дня, и сообщить ему, если вы будете недоступны в какой-либо момент.

Письма об отклонении предложения

Необходимость отклонить позицию может возникнуть по разным причинам. Однако работодателю, возможно, не нужно точно знать, почему вы решили не соглашаться на эту должность.Ваше письмо должно быть адресовано человеку, который отправил вам письмо с предложением. Начните с выражения благодарности за то, что вам предложили эту должность, а затем четко заявите, что вы не принимаете ее. В ваших интересах поддерживать позитивный тон, поскольку этот работодатель может быть тем, с кем вам нужно работать или даже работать в будущем.

Шаблоны и образцы писем с предложениями о работе доступны в разделе Инструменты для деловой переписки.

Использование электронной почты для переписки

Электронная почта стала основным способом общения профессионалов в нашей культуре и подчиняется нескольким простым правилам этикета.Отправленное электронное письмо не может быть восстановлено, поэтому крайне важно, чтобы ваши электронные письма отражали вас наилучшим образом.

Простые рекомендации, которым следует следовать при написании профессиональных или деловых писем:

• Отправляйте электронную почту с подходящего адреса. Помните, что ваш адрес электронной почты — это ваше прямое отражение. то есть [email protected] подходит, а [email protected] — нет.
• Не используйте смайлики! Как профессионал вы должны обладать письменными навыками, которые позволят вам выражать свои мысли без смайлов.
• Используйте правильную пунктуацию, заглавные буквы и грамматику. Опять же, электронная почта — еще одно свидетельство ваших навыков письма.
• Тема сообщения должна быть информативной и краткой.
• Включите свою контактную информацию
• Подумайте, как получатель услышит ваше электронное письмо. Изобразит ли он тот тон, который вы намеревались сделать?
• Не бойтесь сохранить черновик и вернуться к нему позже.

Приведенные выше принципы применимы к большинству видов деловой переписки.

Посмотреть статью об Этикете электронной почты

Информационное собеседование и запросы о вакансии

Письма об акцепте оферты

Считаю радостью писать письма о принятии должности. Устное принятие подходит для первоначального принятия позиции; однако письмо о принятии важно по нескольким причинам. Письмо официально подтверждает ваше согласие с занимаемой должностью. В этом письме у вас есть возможность повторно указать дату начала и зарплату в письме с предложением.Это также ваша возможность сообщить вашему новому работодателю, как связаться с вами до вашего первого рабочего дня, и сообщить ему, если вы будете недоступны в какой-либо момент.

Просмотреть и принять образец предложения.

Письма об отклонении предложения

Необходимость отклонить позицию может возникнуть по разным причинам. Однако работодателю, возможно, не нужно точно знать, почему вы решили не соглашаться на эту должность. Ваше письмо должно быть адресовано человеку, который отправил вам письмо с предложением.Начните с выражения благодарности за то, что вам предложили эту должность, а затем четко заявите, что вы не принимаете ее. В ваших интересах поддерживать позитивный тон, поскольку этот работодатель может быть тем, с кем вам нужно работать или даже работать в будущем.

Посмотреть и отклонить образец предложения.

Инструменты для деловой переписки

Дополнительные ресурсы

Деловое письмо — Центр письма • Университет Северной Каролины в Чапел-Хилл

О чем этот раздаточный материал

Этот раздаточный материал объясняет принципы делового письма, которые применимы ко многим различным ситуациям, от подачи заявления на работу до профессионального общения в рамках деловых отношений.Хотя конкретно обсуждаются примеры письма-заявки и сопроводительного письма, в этом раздаточном материале также освещаются стратегии эффективного делового письма в целом.

Что такое деловая переписка?

Деловая переписка относится к профессиональному общению, включая такие жанры, как политические рекомендации, рекламные объявления, пресс-релизы, письма-заявки, электронные письма и служебные записки. Поскольку деловое письмо может принимать разные формы, деловые писатели часто учитывают свою цель, аудиторию и динамику отношений, чтобы помочь им сделать эффективный стилистический выбор.В то время как нормы различаются в зависимости от риторической ситуации писателя, деловые писатели и аудитория склонны ценить письмо, в котором говорится эффективно, действенно и лаконично.

Если вам был назначен жанр делового письма для класса, это может помочь подумать о стратегиях, которые бизнес-писатели используют для сбора и производства знаний. Деловой коммуникатор или писатель может использовать следующие формы доказательств: статистику, изучение прошлых тенденций, примеры, аналогии, сравнение, оценку риска или последствий или цитирование авторитетных фигур или источников.Ваши знания и отношение к вашей аудитории помогут вам выбрать типы доказательств, наиболее подходящие для вашей ситуации.

Кто ваша аудитория?

Для эффективного общения важно учитывать вашу аудиторию, ее потребности и то, как вы можете эффективно обращаться ко всем членам вашей аудитории. Готовясь написать, подумайте над следующими вопросами:

• Каковы приоритеты и ожидания вашей аудитории?
• Что вашей аудитории нужно узнать из вашего документа?
• Как вы привлечете внимание читателей, когда будете бороться за их внимание?
• Как вы поможете читателю более эффективно перемещаться по документу? Когда эффективно использовать маркированные списки, визуальные элементы, жирный шрифт и заголовки разделов, чтобы привлечь внимание читателя?
• Что больше всего нужно знать вашей аудитории?
• Чего ожидает ваша аудитория? Ваша цель — оправдать их ожидания или вы хотите удивить их новой идеей?
• Как вы будете сообщать о неудачах? Когда уместно сочетать плохую информацию с позитивным прогнозом? Как заинтересованные стороны, клиенты или сотрудники отреагируют на плохие новости?
• В целом, как вы можете адаптировать организацию и стиль письма к соображениям и потребностям вашей аудитории?

Отвечая на последний вопрос, не упускайте из виду следующие соображения:

Заголовок. Уместно ли обращаться к аудитории по имени или нужно приветствовать? Вы обращаетесь к кому-то, кто предпочитает, чтобы к нему обращались с официальным титулом, например, доктор или профессор? Если вы пишете о третьем лице, знаете ли вы, какой титул и местоимения использовать? Если имя человека, которому вы пишете, неизвестно, принято направлять ваше письмо «Кому это может быть интересно». Но это может быть невежливо, если имя человека известно или его легко узнать. Вы можете найти дополнительную информацию о названиях, именах и местоимениях в нашем раздаточном материале по гендерно-инклюзивному языку.

Язык . Если вы пишете на английском, спросите себя: является ли английский первым языком для всех членов вашей аудитории? Вы используете идиомы или другие выражения, которые могут быть непонятны кому-то с другим знанием английского языка? Например, вы используете выражения, требующие специфических для США культурных знаний?

Культура . У вашей аудитории другие обычаи и культурные нормы? Как эти обычаи и нормы могут повлиять на то, как они получают ваше сообщение?

Как только вы поймете свою цель и свою аудиторию, вы можете начать рассматривать более конкретные элементы, такие как организация и стиль.

Какова ваша цель?

Чтобы лучше понять, как цель вашего письма повлияет на ваш стиль, может быть полезно просмотреть существующие сообщения и документы от организации, задав следующие вопросы:

• Документ какого типа (например, электронное письмо, сопроводительное письмо, сообщение в социальной сети, памятка и т. Д.)?
• Какова общая длина документа?
• Как организован документ?
• Какова длина абзацев или разделов?

Как организовано деловое письмо?

Общая организационная модель, используемая в разных жанрах в деловой переписке, — это OABC: открытие, повестка дня, тело и завершение.Хотя точное содержание вашего вступления, повестки дня, тела и закрытия может меняться в зависимости от вашего контекста, вот общая цель каждого компонента шаблона OABC:

• Начало: Этот раздел знакомит читателя с целью вашего документа или предметом обсуждения. Это позволяет им узнать, почему вы общаетесь с ними и почему информация важна для вашего читателя.
• Повестка дня: Этот раздел позволяет читателю более или менее узнать, чего ожидать от остальной части сообщения.Вы можете думать об этом как о дорожной карте для вашего документа.
• Body: В этом разделе вы излагаете свои основные положения и доносите до читателя свое общее послание. Этот раздел часто является самой длинной частью делового документа.
• Заключение: Здесь вы повторяете основные моменты для читателя и при необходимости включаете любые последующие действия или рекомендации. В большинстве случаев вы можете попросить о встрече для дальнейшего обсуждения ваших идей.

Какие соображения стиля распространены в деловом письме?

Деловые писатели предпочитают четкое и краткое общение.Когда вы пишете в бизнесе, тщательное рассмотрение следующих элементов стиля, а также вашей цели и аудитории может помочь вам более эффективно общаться:

Активный голос. Один из навыков делового письма — как тактично брать на себя ответственность или распределять вину за определенные действия. Активный залог относится к структуре предложения, в которой актер предложения является его грамматическим субъектом. В целом, активный голос кажется более четким, прямым и лаконичным, чем пассивный — все это элементы хорошего делового письма.Однако пассивный залог может быть полезным инструментом в юридически чувствительном письме, потому что пассивный залог может передать то, что произошло, не называя имен.

Жаргон. Как правило, ваша аудитория предпочтет простой и понятный язык жаргону, потому что он позволяет им быстро читать ваше письмо без недопонимания. Однако вы можете столкнуться с жаргоном. Спросите себя, может ли этот язык использоваться как стенография или помогает установить ожидания или нормы в деловых отношениях.Понимание вашей аудитории и того, почему они могут выбрать использование жаргона или избегать его, поможет вам определить, что лучше всего подходит для вашего собственного письма.

Тон. Деловой текст должен быть ясным и кратким, но «краткий» не обязательно означает «прямой». Во время написания подумайте о том, как вы относитесь к читателю и как аудитория может интерпретировать ваш тон. Рассмотрим следующие примеры:

Идея вашего проекта никому не понравилась, поэтому мы не будем давать вам никакого финансирования.
После тщательного изучения этого предложения мы решили определить приоритетность других проектов в этом квартале.

Хотя первый пример может быть более прямым, вы, вероятно, заметите, что второе предложение более дипломатично и уважительно, чем первая версия, которая излишне резка и может вызвать негативную реакцию.

Если вам интересно, как ваша аудитория отреагирует на ваше письмо, может быть также полезно, чтобы незаинтересованный читатель поделился с вами своим впечатлением о вашем сообщении и тоне после прочтения документа.Что можно сказать домой? Какой язык выглядит неожиданным, сбивающим с толку или неуместным? Где письмо более или менее убедительно? Если вы хотите получить больше идей, просмотрите наши раздаточные материалы по получению отзывов.

Пересмотр

Есть много обстоятельств, в которых деловые письма — это ваша возможность произвести первое впечатление, например, в сопроводительном письме. В этих сценариях особое внимание уделяется деталям. Полезной стратегией для пересмотра бизнес-письма является использование аббревиатуры ОБЛАКО: согласованность, длина, организация, единство и развитие.Рассмотрение каждого из этих элементов может помочь вам подумать о том, как каждый раздел передает ваши идеи вашей аудитории и как разделы работают вместе, чтобы выделить наиболее важные части вашего сообщения.

Просматривая аббревиатуру CLOUD, вы можете задать себе такие вопросы, как:

• Насколько согласован каждый отдельный компонент вашего документа?
• Соответствует ли каждый компонент руководящим принципам длины (если они есть) или иным образом кратко передает ваше сообщение? В нашем раздаточном материале по лаконичности представлены 7 распространенных схем письма, которые делают письмо менее кратким, что вы, возможно, захотите иметь в виду, когда пишете для бизнеса.
• Четко ли организована информация ?
• Как унифицировано сообщение передается всеми компонентами, взятыми вместе?
• Полностью ли развиты ваши идеи? , или ваш читатель может задать какие-то важные вопросы?

Когда вы ответите на эти вопросы и начнете пересматривать, пересмотр своей цели, аудитории, стиля и структуры может помочь вам решить проблемы, которые вы выявили с помощью ОБЛАКА. После того, как вы обдумали эти элементы, получение обратной связи от другого человека может помочь вам убедиться, что ваш проект ясен, а ваши идеи полностью разработаны.Вычитка может помочь вам выявить ошибки и оценить тон вашего документа, а чтение черновика вслух позволит вам услышать свои слова и оценить свой тон.

Примеры деловой переписки

Теперь, когда вы готовы приступить к написанию, вы можете увидеть несколько примеров делового письма, которые помогут вам в процессе написания. Ниже вы можете узнать больше и увидеть примеры двух контекстов делового письма: сопроводительные письма для приложений и сопроводительные письма для отправки информации.Дополнительные примеры можно найти на портале резюме и писем University Career Services.

Сопроводительные письма к заявкам

Может быть, вас попросили написать сопроводительное письмо к заявлению на работу или стипендию. Этот тип сопроводительного письма используется, чтобы представиться и объяснить, почему вы подходите для данной возможности, и ваша цель — привлечь внимание читателя и убедить его, что вы являетесь квалифицированным кандидатом на эту работу. Хотя этот тип письма имеет некоторые уникальные особенности и соглашения, он по-прежнему соответствует шаблону организации OABC и обычно занимает 3-4 абзаца.

• Открытие: В начале вашего письма укажите причину, по которой вы написали. Обычно это включает упоминание названия должности (если применимо) и того, как вы узнали о должности. Расскажите, как вы узнали о работе.
• Повестка дня: В сопроводительном письме раздел вашей повестки дня создает основу для обсуждения вашей квалификации, сначала резюмируя ваш интерес к должности, компании или организации. Что отличает вас от конкурентов? Почему вам интересно работать на этой должности или в компании? Этот раздел можно объединить с первым абзацем.
• Body: Здесь вы указываете свою квалификацию для работы, включая опыт работы, действия, которые демонстрируют ваши лидерские качества, и ваше образование. Если вы подаете заявку на конкретную работу, включите любую информацию, относящуюся к должности, которая не включена в ваше резюме. Вы также можете определить другие способы, которыми вы подходите для компании или должности, например, приобретенные вами специальные навыки. Проиллюстрируйте, как опыт и навыки из вашего резюме дают вам право на работу, а не просто повторяйте информацию, как она представлена ​​в вашем резюме.
• Закрытие: Теперь, когда вы продемонстрировали свой интерес и подходят читателю, пора запросить интервью и, при необходимости, сослаться на свое резюме. Укажите, как с вами можно связаться, и укажите свою контактную информацию для дальнейших действий. Не забудьте закрыть письмо, поблагодарив читателя за время и внимание, прежде чем печатать и распечатывать свое приветствие и имя.

Ниже представлены два образца писем-заявлений. Первое письмо (Образец №1) было написано недавним выпускником колледжа в ответ на статью в местной газете о планах компании по строительству нового компьютерного центра.Писатель не претендует на конкретную вакансию, а описывает вакансию, которую ищет. Второе письмо (образец № 2) от старшекурсника колледжа, который не уточняет, откуда она узнала о вакансии, потому что не уверена, доступна ли вакансия.

Образец № 1

6123 Farrington Road
Apt. B11
Чапел-Хилл, Северная Каролина 27514

11 января 2020

Taylor, Inc.
694 Rockstar Lane
Дарем, Северная Каролина 27708

Уважаемый директор по персоналу:

Я только что прочитал в News and Observer статью о новом компьютерном центре Тейлора к северу от Дарема.Я хочу подать заявку на должность программиста начального уровня в центре.

Я понимаю, что Тейлор готовит как внутреннюю документацию, так и документацию для клиентов. Мои навыки технического письма, как описано в прилагаемом резюме, хорошо подходят вашей компании. Я недавно закончил Технологический институт ДеВри в Атланте со степенью младшего специалиста в области компьютерных наук. Помимо прохождения широкого круга курсов, я работал компьютерным консультантом в компьютерном центре колледжа, где помогал обучать пользователей работе с новыми системами.

Я буду рад встретиться с вами в удобное для вас время и обсудить, насколько мое образование и опыт соответствуют вашим потребностям. Вы можете связаться со мной по телефону (919) 233-1552 или по адресу [email protected]. Спасибо за ваше время и внимание, и я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

Раймонд Крок

Образец № 2

6123 Farrington Road
Apt. G11
Чапел-Хилл, Северная Каролина 27514

11 января 2020

Taylor, Inc.
694 Rockstar Lane
Дарем, Северная Каролина 27708

Уважаемая госпожаЛамоника Джонс:

Я ищу место в вашем инженерном отделе, где я смогу использовать свое образование в области компьютерных наук для решения инженерных задач Тейлора. Я хотел бы быть частью отдела, который разработал Интернет-систему отбора, но не уверен, есть ли у вас текущая вакансия.

Я рассчитываю получить степень бакалавра инженерных наук в Университете штата Северная Каролина в мае и к тому времени закончу программу «Разработка компьютерных систем».С сентября 2019 года я участвую через университет в программе профессионального обучения Computer Systems International в Роли. По программе меня распределили подмастерьем в несколько отделов персонала. Совсем недавно я был стажером-программистом в инженерном отделе и приобрел большой опыт работы с компьютерными приложениями. Подробная информация об академических курсах, которые я прошел, включены в прилагаемое резюме.

Если есть открытая позиция в Taylor Inc., пожалуйста, дайте мне знать, с кем мне следует связаться для получения дополнительной информации. Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время. Со мной можно связаться в моем офисе (919-866-4000, доб. 232) или по электронной почте ([email protected]). Спасибо за ваше время, и я с нетерпением жду вашего ответа.

С уважением,

Ребекка Брок

Сопроводительные письма для отправки информации

Некоторые сопроводительные письма просто содержат запись о передаче информации — скажем, отправку резюме рекрутеру или отправку проекта на курс — и даже могут иметь форму электронного письма.Несмотря на то, что они короткие, по существу и часто содержат всего один или два коротких абзаца, эти сообщения по-прежнему соответствуют основным принципам делового письма с использованием шаблона организации OABC в более сжатом формате:

• Открытие: Кратко объясните, что вы отправляете и почему.
• Повестка дня: В необязательном втором абзаце вы можете включить краткое изложение информации, которую вы отправляете, в качестве повестки дня для вашего читателя. Письмо, сопровождающее предложение, например, может указывать на разделы в предложении, которые могут представлять особый интерес для читателя.
• Body: Затем вы можете перейти к изложению одного или двух ключевых моментов, объясняющих, почему ваша фирма лучше всего подходит для этой работы.
• Закрытие: Вы можете закончить свое письмо благодарностью, предложить дополнительную помощь или выразить надежду, что материал выполнит свое предназначение.

Ниже приведены примеры таких сопроводительных писем. Первая буква (Образец №1) краткая и по существу. Второе письмо (Образец № 2) немного более детально, поскольку касается способа сбора информации.

Образец № 1

Логотип вашей компании и контактная информация

11 января 2020

Брайан Ино, главный инженер
Carolina Chemical Products
3434 Pond View Lane
Durham, NC 27708

Уважаемый г-н Ино:

Прилагаю окончательный отчет, который мы отправляем с разрешения компании Eastern, о нашей установке оборудования для контроля загрязнения в Eastern Chemical Company ,. Пожалуйста, позвоните мне по телефону (919) 962-7710 или напишите мне по указанному ниже адресу, если я могу ответить на какие-либо вопросы.

С уважением,

Нора Кэссиди
Менеджер по техническим вопросам
[email protected]

Приложение: Отчет

Образец №2

Логотип вашей компании и контактная информация

11 января 2020

Брайан Ино, главный инженер
Ecology Systems, Inc.
8458 Obstructed View Lane
Durham, NC 27708

Уважаемый г-н Ино:

Прилагаем отчет с оценкой нашего годового энергопотребления в соответствии с запросом вице-президента Джона Бренана 4 сентября.

Отчет является результатом нескольких встреч с Джейми Энсон, управляющим производством завода, и ее сотрудниками, а также обширного опроса всех наших сотрудников. Обследование было отложено из-за перевода ключевого персонала в здание A. Однако мы полагаем, что в отчете будет представлена ​​информация, необходимая для предоставления нам сметы затрат на установку вашей системы энергосбережения Mark II.

Мы хотели бы поблагодарить Билли Бадда из ESI за его помощь в подготовке обзора.Если вам нужна дополнительная информация, дайте мне знать.

С уважением,
Нора Кэссиди
Офис новых проектов
[email protected]

Приложение: Отчет

Консультации по работам

Мы ознакомились с этими работами при написании данного раздаточного материала. Это не полный список ресурсов по теме раздаточного материала, и мы рекомендуем вам провести собственное исследование, чтобы найти дополнительные публикации. Пожалуйста, не используйте этот список в качестве модели для формата вашего собственного списка литературы, так как он может не соответствовать используемому вами стилю цитирования.Инструкции по форматированию цитат см. В руководстве по цитированию библиотек UNC. Мы периодически пересматриваем эти советы и приветствуем отзывы.

Бейкер, Уильям Х. и Мэтью Дж. Бейкер. 2015. Writing & Speaking for Business , 4-е изд. Прово, штат Юта: Академическое издательство Университета Бригама Янга.

Кови, Стивен. 2002. Руководство по стилю делового и технического письма , 5-е изд. Река Аппер Сэдл, Нью-Джерси: Франклин Кови.

Локер, Китти и Донна Кинцер.2012. Деловые и административные коммуникации , 10-е изд. Бостон: Макгроу-Хилл.

О’Хара, Кэролайн. 2014. «Как улучшить свое деловое письмо». Harvard Business Review , 20 ноября 2014 г. https://hbr.org/2014/11/how-to-improve-your-business-writing.

Правительство США. 2011. «Федеральное руководство по простому языку». Plain Language, март 2011 г. https://www.plainlanguage.gov/guidelines/.

Программа письма Университета Северной Каролины. 2019. The Tar Heel Writing Guide , rev. изд. Чапел-Хилл, Северная Каролина: Программа письма UNC.

Эта работа находится под лицензией Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs 4.0 License.
Вы можете воспроизвести его для некоммерческого использования, если вы используете весь раздаточный материал и указали источник: The Writing Center, University of North Carolina at Chapel Hill

Сделать подарок

Шаблоны для написания деловых писем — Xerox

Используйте профессиональный тон: Сохраните непринужденную болтливую речь для электронной почты — ваше печатное деловое письмо должно быть дружелюбным, но более профессиональным.Как предлагает Скотт Обер в своей книге «Современное деловое общение»: «Деловой писатель должен стремиться к общему тону, который был бы уверенным, вежливым и искренним, с соответствующим акцентом и подчинением, который содержит недискриминационные формулировки, подчеркивает отношение« вы »; и это написано на соответствующем уровне сложности «. Тем не менее, убедитесь, что говорите как вы — вы не хотите, чтобы ваше письмо читалось так, как будто его написала машина.

Пишите четко: Изложите свою точку зрения в начале письма.Чтобы избежать недопонимания, используйте простой и лаконичный язык. Избегайте отраслевого жаргона и вместо этого выбирайте живые, активные слова, чтобы привлечь внимание читателя.

Организуйте свою информацию логически: Сгруппируйте связанную информацию в отдельные параграфы. В длинном, насыщенном информацией письме подумайте о том, чтобы разделить информацию на разделы с подзаголовками. Вы можете выделить ключевые слова, чтобы они «всплывали» — этот метод возможен с большинством текстовых редакторов и вашим цветным многофункциональным принтером.

Используйте цвет для выделения слов в тексте: Легко выделить несколько слов цветом, чтобы привлечь к ним внимание. Просто выберите тип и щелкните стрелку справа от кнопки «Цвет шрифта», выберите нужный цвет и нажмите кнопку. Или попробуйте выделить несколько слов в тексте. Выберите тип, который хотите выделить, затем нажмите кнопку «Выделить». Примечание. При выделении частей документа, которые вы собираетесь распечатать, используйте светлый цвет, например желтый, светло-зеленый или голубой.Если вы хотите убрать выделение, выделите текст и снова нажмите кнопку «Выделить».

AutoText автоматизирует применение цвета (или любого стиля шрифта), что обычно требует множества щелчков мышью или команд. Предположим, вы создаете отчет, в котором сравнивается эффективность вашей организации с показателями вашего конкурента. Word может автоматически раскрашивать название вашей компании каждый раз, когда оно появляется, что упрощает поиск этих записей.

Будьте убедительны: Сразу же установите позитивные отношения со своим читателем.Если у вас есть связь с читателем — например, вы встречались раньше или у вас есть общий коллега, — укажите это во вступительном абзаце. Думаете ли вы, что ваш читатель согласится с сутью вашего письма или нет, важно найти точки соприкосновения и отталкиваться от этого.

Поймите своего читателя достаточно хорошо, чтобы предвидеть, как он или она отреагирует на ваше письмо. Обращайтесь к его или ее потребностям, желаниям или конкретной проблеме, а затем наметьте свое решение.Предоставьте доказательства в виде примеров и / или мнений экспертов, чтобы подтвердить свою точку зрения. Обязательно поддерживайте дружелюбный тон.

Завершите свое письмо «призывом к действию». Четко сформулируйте, что вашему читателю нужно сделать или во что он верит для достижения желаемого решения, а затем укажите, что вы, писатель, собираетесь делать дальше, чтобы продолжить.

Вычитайте свое письмо: Вся ваша тщательная обработка и печать не может скрыть орфографические или пунктуационные ошибки, которые оставляют неизгладимое негативное впечатление.

Теперь, когда вы узнали секреты написания эффективного делового письма, вы готовы приступить к написанию. Удачи!

Дополнительные советы для малого бизнеса можно найти в нашей статье «Статистика малого бизнеса».

Руководство по регистрации пестицидов: образец письма для регистрации или заявки на внесение поправок

Этот пример письма можно использовать при подаче заявок на регистрацию или внесение поправок в пестициды.

Рассылка информации

Адрес курьера:

Служба обработки документов (код распространения)
Attn: (укажите контактное лицо EPA, если известно), Управление программ по пестицидам (почтовый код)
U.S. Агентство по охране окружающей среды
Rm S-4900, One Potomac Yard
2777 South Crystal Drive
Arlington, VA 22202-4501

Почтовая служба США

Служба обработки документов (код распространения)
Attn: (введите контактное лицо в EPA, если известно),
Office of Pesticide Programs (Mail Code)
Агентство по охране окружающей среды США
1200 Pennsylvania Avenue, N.W.
Вашингтон, округ Колумбия 20460

Образец письма

Дамы и господа:

Тема:

Заявка на регистрацию нового продукта или поправку к продукту
(Название продукта)
EPA Reg.№ — (введите номер компании — если номер отсутствует, см. Инструкции, чтобы получить номер)
(Название компании и полный адрес)

Приложение для регистрации пестицидной продукции (название компании) (название продукта). Этот продукт содержит активные ингредиенты (xxx). Это заявка на регистрацию нового продукта или внесение поправок. ( Если это приложение, связанное с PRIA, укажите предлагаемый код PRIA и плату, связанную с этим кодом .)

Это приложение включает следующие приложенные документы ( включают только те формы, которые необходимы для вашего заявления / поправки ):

• Форма заявки (EPA Form 8570-1).
• Передаточный документ.
• Пять (5) копий этикетки продукта.
• Два (2) подписанных оригинала основного конфиденциального заявления о формуле (форма EPA 8570-4).
• Форма освобождения разработчика рецептур (Форма EPA 8570-27).
• Форма цитирования данных (EPA Form 8570-34).

Таблица матрицы данных

• (форма EPA 8570-35).
• Список лиц, отправляющих данные, получающих письма с предложением об оплате
• Краткое изложение физических / химических свойств (форма EPA 8570-36)
• Заявление о самосертификации физических / химических свойств (форма EPA 8570-37)
• Три (3) копии каждого исследования, указанного в матрице данных и сопроводительных документах.

Вы можете указать цель вашей заявки / поправки в сопроводительном письме, включая определение некоторых уникальных характеристик вашего приложения.Это может включать идентификацию регистрационного номера продукта, по существу аналогичного или идентичного вашему предложенному продукту, нормы использования, новые применения, изменения pH или один или несколько из следующих примеров, перечисленных ниже.

Связь с любым предыдущим представлением (ями):
(Опишите связь с другими, более ранними отправками. Включите исходный продукт, который вы цитируете для этого представления, включая регистрационный номер EPA и название продукта.)

Конфиденциальное заявление о формуле:
(Опишите любые необычные источники, сырье или процентные значения в CSF.Информация о красителе объясняется далее в этом письме.)

Названия альтернативных материалов для испытаний:
(Введите все альтернативные наименования образцов или торговых марок, перечисленные в прилагаемых исследованиях или сопроводительной информации, которые имеют тот же состав, что и фирменное наименование. Пример: Материал для испытания эффективности RLD 523 и Материал для испытания химического состава продукта ABC 234 совпадают с названием продукта.)

Химический состав продукта:
(Опишите метод поддержки требований к химическому составу продукта, включая представление исследования производственного процесса с использованием формы EPA 8570-36 + 37 для определения физических / химических свойств.Несмотря на то, что регистрант должен проводить исследования стабильности при хранении и стабильности контейнеров, проводимые GLP, такие исследования, используемые для поддержки продуктов, не предназначенных для общественного здравоохранения, обычно не требуется отправлять, если этого не требует EPA.)

Острая токсичность:
(Укажите, что вы цитируете существующие исследования острой токсикологии и что письма с предложением об оплате были отправлены владельцам данных, указанным для активных ингредиентов. Включите список компаний, получивших предложение об оплате заказным письмом. Просмотреть список владельцы данных.)

Эффективность:
(Опишите методы тестирования эффективности, с которыми тестировался ваш продукт для целей общественного здравоохранения. Исследования эффективности для микроорганизмов, не относящихся к общественному здравоохранению, не нужно отправлять, если не требуется EPA.)

Идентификация микроорганизмов:
(Опишите протестированные микроорганизмы общественного здравоохранения, включая их идентификационные номера АТСС.)

Общая маркировка:
(Опишите примеры этикеток, формулировка которых была ранее одобрена EPA — ссылка на исходную регистрацию, на которой основан этот продукт.Обсудите необычные заявления и объясните, почему они должны быть приемлемыми.

Ароматизаторы на CSF:
(Если применимо, укажите все ранее утвержденные регистрации с использованием того же аромата, укажите регистрационный номер EPA. Если новый, попросите поставщика аромата представить в EPA полный список ингредиентов и процентное содержание отдельно или в запечатанном конверте вместе с заявкой. Отдельная подача должна быть согласована с поставщиком ароматизаторов, чтобы регистрационные пакеты и пакеты ароматических ингредиентов были доставлены в EPA близко друг к другу.)

Пожалуйста, позвоните мне по номеру (код города) xxx-xxxx, если у вас есть какие-либо вопросы относительно этой заявки.

С уважением,

Имя, Должность
Компания
Номер телефона
Номер факса
Адрес электронной почты

Разница между зарегистрированным агентом и служебным адресом

Если вы только начинаете свой бизнес, вас может смутить разница между вашим служебным адресом и адресом зарегистрированного агента. Они одинаковы? Требуются ли и служебный адрес, и адрес зарегистрированного агента?

Не волнуйтесь, мы ответим на ваши вопросы! В этом сообщении блога мы обсудим зарегистрированных агентов, то, что считается служебным адресом, и разницу между ними.

Что такое зарегистрированный агент?

Зарегистрированный агент — это юридическое или физическое лицо, уполномоченное принимать служебные документы в случае судебного иска для коммерческого предприятия, такого как общество с ограниченной ответственностью (LLC) или корпорация.

Они также выступают в качестве вашего основного контактного лица с государственным секретарем и могут получать другие официальные правительственные уведомления, включая налоговые формы и информацию о соответствии, от имени вашей LLC или корпорации.

Во всех штатах существует требование, чтобы каждая LLC или корпорация имела назначенного зарегистрированного агента в штате, в котором они ведут бизнес, для вышеуказанных коммуникационных целей.Мы рассмотрим подробнее, кто может быть вашим зарегистрированным агентом.

Зачем вам нужен зарегистрированный агент?

У вашей компании должно быть контактное лицо, которое будет вести переписку с государством, в котором она зарегистрирована.

Зарегистрированный агент должен иметь физический адрес (абонентские ящики не допускаются), который обычно известен как «зарегистрированный офис». Помимо получения уведомлений о процессе, работа зарегистрированного агента состоит в том, чтобы принимать и пересылать налоговые уведомления из вашего годового отчета, всю официальную документацию от Государственного секретаря и деловые документы.Они должны быть доступны по этому адресу в обычные рабочие часы, чтобы ускорить юридическое обслуживание процесса в случае судебного иска или судебного процесса.

Пример: Если покупатель, попавший в магазин, подает на магазин в суд, а зарегистрированный агент магазина не уведомляет ООО или корпорацию о вызове в суд в ответ на иск, то, когда дело передается в судебного разбирательства, никто не будет защищать магазин, и покупатель выиграет по умолчанию.

Кроме того, магазин, скорее всего, не сможет отменить судебное решение по апелляции, потому что с точки зрения закона они были обслужены должным образом.

Хотя в большинстве штатов закон требует наличия зарегистрированного агента, критерии того, кто может быть назначен зарегистрированным агентом для LLC или корпорации, могут различаться в разных штатах. У вас есть три варианта выбора, когда вы решаете, кого назначить зарегистрированным агентом вашей компании.

Во-первых, вы можете быть зарегистрированным агентом или ваша компания может выступать в качестве собственного зарегистрированного агента в некоторых штатах, если один из ее сотрудников является резидентом этого штата.Однако это исключение из правила, и рекомендуется проверить в штате, чтобы узнать, можно ли выступать в качестве собственного зарегистрированного агента.

Во-вторых, зарегистрированным агентом вашей компании может быть друг или член семьи. Однако они должны быть резидентами государства, в котором вы ведете бизнес.

В-третьих, вы можете назначить услуги зарегистрированного агента за определенную плату. Это сторонняя компания, созданная для получения услуг обработки и корреспонденции от имени LLC или корпорации.Служба зарегистрированного агента направит ваши юридические документы сразу после получения.

Если вы не назначите зарегистрированного агента, вы рискуете потерять «хорошую репутацию» в штате, в котором вы ведете бизнес. Это означает, что ваша компания может столкнуться с серьезными коммерческими и юридическими последствиями, включая следующие:

• Связанные штрафы за отзыв.
• Невозможность заключения юридических договоров.
• Невозможность получить доступ к судебной системе штата, что может поставить под угрозу вашу защиту.
• Прекращение хозяйственной деятельности и закрытие компании.

Что такое служебный адрес?

Юридический адрес используется для обозначения вашего основного места деятельности. Это место, откуда предположительно работает ваш бизнес, но это также может быть адрес, по которому с бизнесом можно официально связаться.

Например, если компания зарегистрирована в Делавэре, но работает из офиса в Калифорнии, то основным местом деятельности, как правило, является адрес этого офиса в Калифорнии.

Деловой адрес требуется практически во всех важных аспектах бизнес-операций. Вот список того, где необходим служебный адрес.

• Открытие коммерческих банковских счетов или торговых счетов.
• Открытие счетов у ваших поставщиков и продавцов.
• Получение выписок, счетов-фактур, платежей и счетов.
• Подача документов на юридические контракты, лицензии и разрешения.
• Общение с клиентами.

Рекомендация: Если вы заботитесь о своей конфиденциальности и создаете профессиональный имидж компании, мы рекомендуем виртуальный адрес.

Protect Privacy — Если вы используете свой домашний адрес, вы будете использовать его на общедоступных веб-сайтах и ​​в документах. Вы также рискуете, что рассерженные клиенты найдут ваш домашний адрес и постучат в вашу дверь.

Professional Image. Если ваши клиенты отправляют почту на домашний адрес, это может быть непрофессионально. Например, ваши клиенты не воспримут вас всерьез или могут подумать, что ваш бизнес является мошенничеством, если ваш адрес выглядит так: «1122 Cherry Hill, Apt. 8 ”.

Являются ли адрес зарегистрированного агента и служебный адрес одинаковым?

Зарегистрированный агент — это не то же самое, что почтовый адрес или физический адрес.

Зарегистрированным агентом может быть физическое или юридическое лицо. Вы не можете управлять своей LLC или корпорацией, не назначив зарегистрированного агента. Однако имейте в виду, что того, кого вы назначаете своим зарегистрированным агентом, государство требует от получения только важных юридических и государственных документов.

Роль зарегистрированного агента обычно не включает обработку вашей обычной почты. Для этого вам понадобится отдельный провайдер почтового ящика. Многие зарегистрированные агенты предлагают почтовый ящик или получение почты как отдельную услугу, за которую вы можете доплачивать.Однако почтовая служба ограничена и не предлагает комплексных почтовых услуг, которые предлагал бы реальный поставщик почтовых ящиков (например, получение пакетов, внесение чеков).

Кроме того, даже в сегодняшнем цифровом бизнес-климате компании должны по-прежнему иметь где-то физическое присутствие, и в большинстве штатов требуется, чтобы у компании был физический служебный адрес, независимо от того, где компания фактически ведет бизнес. Таким образом, даже если ваша компания ведет бизнес исключительно в Интернете, вы должны указать физический адрес, по которому вы можете получать важные документы.

Чтобы проиллюстрировать различия и требования, мы будем использовать LLC, созданную в Делавэре, но действующую за пределами Калифорнии. У этой компании в каждом штате будет следующее:

• Делавэр: зарегистрированный агент с адресом агента, используемым для судебного процесса.
• Калифорния: основной юридический адрес и адрес зарегистрированного агента.

Заключение

В целом, зарегистрированный агент и служебный адрес — это два отдельных требования, выполняющих отдельные функции для вашей LLC или корпорации.

Вы должны назначить зарегистрированного агента для создания юридического лица, такого как LLC или корпорация, для работы в штате. Зарегистрированный агент необходим для гарантии получения и пересылки юридических документов, уведомлений о судебных исках и любых других сообщений от государства.

С другой стороны, служебный адрес используется для обозначения основного местоположения, из которого работает бизнес. Если вы управляете ООО, это ваш коммерческий офис. Для других видов бизнеса это адрес, на который отправляются ваши счета и почта.Это может быть домашний адрес или адрес, по которому находится ваша компания. Ваш служебный адрес также является местом, где можно физически найти человека или организацию или связаться с ними.

Получите оба зарегистрированного агента Service Plus Business Address на одной платформе

Большинство услуг зарегистрированных агентов предлагают ограниченные возможности пересылки почты. Если вы хотите получать и управлять своей деловой и личной почтой, вам понадобится отдельный поставщик почтовых ящиков. Если вы заботитесь о защите своей конфиденциальности, лучшим решением будет профессиональный служебный адрес.

VirtualPostMail позволяет комбинировать служебный адрес для управления обычной почтой и услугами зарегистрированного агента по одной цене и на одной платформе. Сэкономьте до 100 долларов и более в год при комплектации!

Деловая переписка — Debrett’s

Цифровая связь

Электронная почта
Электронная почта заменила многие традиционные формы общения, включая официальную письменную деловую переписку, телефонные звонки и неформальное устное общение.Следует помнить, что электронная почта является цифровой, и сообщения могут храниться постоянно и распространяться в геометрической прогрессии. Нет такой вещи, как безопасная или конфиденциальная электронная почта. Его не следует использовать для деликатных сообщений или чего-либо, что отправитель не хотел бы относить к себе.

Ничто не заменит настоящую бумагу и чернила; электронная почта не должна использоваться для официальной переписки, такой как ответ на почтовые приглашения или отправка благодарственных писем. Эти правила также применимы к электронной почте в социальных сетях.

Адрес и строка темы
Строка темы представляет собой сводку содержания электронного письма и должна предупреждать получателя. Хорошо написанная строка темы гарантирует, что сообщение получит должное внимание. Он также используется для хранения и поиска, поэтому важно, чтобы он точно отражал тему электронного письма.

Метка важности
Метка «важность» должна использоваться разборчиво. В противном случае он будет проигнорирован из-за частого неправильного использования.

Cc и Bcc
Копии (cc) могут быть отправлены лицам, которым необходимо только просмотреть информацию для справки. Их следует располагать в алфавитном порядке или — в деловой среде — по важности.

Слепое копирование (bcc) следует использовать с проницательностью; это вводит в заблуждение основного получателя. Вместо этого электронное письмо должно быть отправлено третьей стороне с короткой пометкой, объясняющей любую конфиденциальность, после его распространения.

Если слепое копирование необходимо — например, для конфиденциального документа, все получатели которого должны оставаться анонимными — тогда отправители должны адресовать электронное письмо себе, а всем остальным как получателям «скрытой копии».

Пунктуация
Убедитесь, что используется правильная пунктуация. Не используйте строчные буквы во всем, так как это может показаться ленивым. С другой стороны, заглавные буквы могут показаться излишне настойчивыми. Если вы хотите что-то подчеркнуть, попробуйте подчеркнуть или использовать курсив.

Язык
Избегайте сокращений и языка текста. Многие получатели сочтут это раздражающим или непонятным.

Электронная почта — это средство общения, но это не должно подкрепляться чрезмерной пунктуацией.В деловом контексте следует избегать смайликов и поцелуев.

Вложения
Будьте внимательны при перегрузке электронной почты дополнительными функциями, замедляющими работу системы. Всегда отправляйте сопроводительную записку с приложениями.

Приветствие и знак отказа
Сохраняйте тот же уровень формальности, который вы использовали бы во всей переписке (например, «Уважаемый господин», «Уважаемый мистер Браун», «Уважаемый Боб»). Если к вам подходят неформально, отвечайте тем же.

В официальных электронных письмах вы можете использовать «С уважением / искренне»; в большинстве случаев вы будете использовать что-то более повседневное (например, «С наилучшими пожеланиями»).В деловом контексте всегда полезно указывать свое полное имя, должность и номер телефона под подпиской.

Темы
Поддерживайте обсуждения (все предыдущие электронные письма по теме), где это необходимо. Если это длинная цепочка, краткое «Я согласен» не очень поможет, поэтому кратко повторите то, с чем вы согласны. Детализированный пронумерованный список добавит ясности. Всегда просматривайте предыдущие цепочки, чтобы убедиться, что ничего не сказано, что получатель (и) не должен читать.

Текстовые сообщения
Текстовые сообщения, широко используемые как в профессиональном, так и в социальном контексте, предназначены для передачи коротких мгновенных сообщений. Важная информация может потребовать более подробного объяснения; если сомневаетесь, отправьте электронное письмо, где у вас будет больше возможностей и места.

Не отправляйте текстовое сообщение, если требуется такт или тонкость, и имейте в виду, что есть определенные случаи, когда текстовые сообщения действительно неуместны: никогда не отвечайте на плохие новости текстовым сообщением, рукописное письмо или телефонный звонок всегда предпочтительнее; если вам нужно отменить встречу, позвоните по телефону; если вы благодарите за гостеприимство, предпочтительнее письмо.

Язык текстовых сообщений
Используйте как можно больше обычной грамматики, пунктуации и орфографии для ясности. Целые слова или фразы, написанные заглавными буквами, могут выглядеть несдержанными.