Ответить на письмо: Как правильно написать ответ на деловое письмо.
Как ответить на электронное письмо
Вы получили электронную почту, и его отправитель ждет от вас ответ. Как сделать это правильно? Конечно, можно написать отправителю письмо с ответом, где можно указать, что это ответ на емэйл от такого-то числа и такой-то темы. Но правильней и проще будет воспользоваться специальной функцией почтового сервиса, которое так и называется – «Ответить». Давайте научимся правильно отвечать на электронное письмо на примере Яндекс Почты.
Как правильно ответить на email
Зайдя в свой почтовый ящик и увидев в папке «Входящие» непрочитанное письмо (отправитель и тема непрочитанного письма выделена жирным шрифтом), откройте его, щелкнув по нему левой кнопкой мыши.
Прочитайте письмо, и если оно требует ответа, то сделать это можно двумя способами:
- Способ 1. В самом низу, под текстом письма будет форма для быстрого ответа или пересылки. Нажмите ссылку «
- Способ 2. Ответ на электронное письмо с помощью полной формы ответа. Форма открывается нажатием кнопки «Ответить» в виде левой стрелки в прямоугольнике на так называемой панели инструментов. При открытии формы автоматически заполняются поля «Кому» и «Тема
», а также в поле ответа включается входящее сообщение. В поле «Тема» будет подставлена исходная тема отправителя с добавленной аббревиатурой «Re:» (от англ. Reply – ответ). Заполните текстовое поле письма, при необходимости прикрепите файл(ы) и нажмите на кнопку «Отправить».
При открытии формы автоматически заполняются поля «Кому» и «ТемаС помощью полной формы ответа, письмо можно форматировать по своему желанию, т.е. менять шрифт, цвет шрифта, вставлять ссылки, составлять списки, вставлять смайлики и т.п. чего нельзя сделать по способу №1. Таким образом, если вам не нужно особым образом оформлять ответ, то можно воспользоваться формой быстрого ответа, в противном случае используйте способ №2.
При получении ответа на свое электронное письмо адресат увидит в теме аббревиатуру «Re:», а в теле письма свое исходное сообщение, перед которым будет ваш ответ. При желании, во время набора ответа, отправитель конечно может удалить исходное сообщение, но все-таки лучше оставить хотя бы часть его. В таком случае получатель сразу поймет, на какое его конкретное письмо пришел ответный емэйл.
Вполне вероятно, что ваш визави ведет активную переписку и ему потребуется время, чтобы вспомнить тематику отправленной электронной почты. В этом случае включение в ответ исходного сообщения или его части поможет ему быстро сориентироваться.
Поделиться.
Еще по теме:
- Как защититься от мошенничества с использованием электронной почты Как и в реальном мире, в Интернете действуют криминальные элементы. Эти злоумышленники используют интернет-инструменты, а конкретно – электронную почту для совершения преступлений, которые […]
- Правила электронной переписки Электронная почта – это современное, доступное и быстрое средство коммуникации. Если до массового распространения сети интернет электронная переписка была уделом предприятий и […]
- Как отправить электронную почту Каждый активный пользователь интернета обязательно пользуется электронной почтой, потому что это очень удобно, быстро и просто. Для того, чтобы отправить электронную почту необходим […]
- Как завести электронную почту Рано или поздно любому активному пользователю интернета придется завести свою электронную почту, т.к. без нее полноценное использование всех возможностей, которые предоставляет интернет, […]
- Настройки конфиденциальности браузера При посещении сайтов ваш браузер сохраняет историю просмотренных страниц, а также принятые от сайтов куки (от англ. Cookies — печенье), представляющие собой специальные метки оставляемые […]
Как защититься от мошенничества с использованием электронной почты Как и в реальном мире, в Интернете действуют криминальные элементы. Эти злоумышленники используют интернет-инструменты, а конкретно – электронную почту для совершения преступлений, которые […]
Правила электронной переписки Электронная почта – это современное, доступное и быстрое средство коммуникации. Если до массового распространения сети интернет электронная переписка была уделом предприятий и […]
Как отправить электронную почту Каждый активный пользователь интернета обязательно пользуется электронной почтой, потому что это очень удобно, быстро и просто. Для того, чтобы отправить электронную почту необходим […]
Настройки конфиденциальности браузера При посещении сайтов ваш браузер сохраняет историю просмотренных страниц, а также принятые от сайтов куки (от англ. Cookies — печенье), представляющие собой специальные метки оставляемые […]Как ответить на электронное письмо
Если вы получили письмо и хотите на него ответить, то стоит воспользоваться соответствующей кнопкой на панели инструментов. Вы конечно же можете создать новое письмо и проделать все те действия, о которых мы говорили, но намного проще и быстрее воспользоваться именно кнопкой Ответить.
Давайте разберемся, как работать с этим инструментом.
Итак, вы получили письмо и оно у вас появилось в папке Входящие (рис.260). Вам нужно открыть это письмо, кликнув на имени адресата или на теме письма (рис.261).
 |
| Рис. 260. Новое письмо |
 |
| Рис. 261. Ответ на письмо |
Ответить на это письмо можно двумя способами. Первый наиболее простой способ – ввести текст ответа в текстовое поле, которое находится ниже полученного письма (рис.261). В этом поле мы можем ввести простой текст без форматирования. Такой вариант идеально подходит для обмена короткими сообщениями.
Если же вы хотите дать обстоятельный ответ и применить к вашему тексту форматирование, то нажимаем кнопку Ответить на панели инструментов (рис.261).
Появится точно такая же форма для отправки письма, что и при создании нового письма (сравните рис.257 и 262), но некоторые поля этой формы уже будут заполнены, что здорово нам сократит время на ответ.
Во-первых, в поле Кому уже подставлен адресат и нам его не нужно вписывать в ручную.
Во-вторых, поле Тема уже заполнено – в нем осталась тема полученного нами письма с той лишь разницей, что перед ней появились две буквы «
Re». Буквы «Re» означают, что данное письмо является ответом на посланное вам ранее письмо. Эти буквы взяты из английского слова reply (ответ). Не стоит удалять эти буквы или переименовывать тему, так как она позволит понять адресату, что это письмо является ответом на посланное им ранее.
В-третьих, текст полученного вами письма автоматически подставился в текст нового письма (рис. 262). Также указываются время и дата получения вами письма. Эта информация очень важна и я не рекомендую ее удалять. Сохранение полученного сообщения в теле письма позволит быстро восстановить в памяти всю картину переписки. Это действительно очень важный момент, так как теряется очень много времени на поиск первого письма и всех последующих ответов.
Я часто сталкиваюсь с письмами от начинающих пользователей, которые отвечая на мои письма, пишут свои сообщения в теме письма. Предполагаю, что их смущает наличие текста в основном текстовом поле, так как мы знаем, что при нажатии на кнопку
 |
| Рис. 262 Ответ на письмо |
Чтобы написать ответ, кликните мышкой в текстовой области письма, и там появится текстовый курсор. Просто напишите свой ответ, отформатируйте при необходимости текст и затем нажмите кнопку Отправить (рис.263).
Если к полученному вами письму были приложены файлы, то при ответе на это письмо файлы повторно вложены не будут, т.е. в новое письмо вкладывается только текст.
 |
| Рис. 263. Пишем ответ на письмо |
Если вы теперь перейдете в папку Входящие и нажмете снова эта это письмо, то письмо не откроется, а появится выпадающий список писем, связанных с этим сообщением (рис.264). Из этого списка вы сможете получить доступ как к полученному письму, так и к вашему ответу на данное письмо.
 |
| Рис. 264. Цепь писем одной переписки |
Иногда возникает необходимость переслать какое-то письмо целиком без изменений другому адресату. Для этого можно воспользоваться инструментом
Открываем письмо, которое мы хотим переслать и нажимаем одноименную кнопку на панели инструментов (рис.265).
 |
| Рис. 265. Пересылка письма |
Форма письма будет частично заполнена. Вам нужно указать адрес электронной почты, на который вы хотите переслать письмо (в поле Кому), а также при необходимости дополнить текст. Также как и при ответе на письмо вы можете в текстовом поле написать свое сообщение.
Обратите внимание на поле Тема. Перед первоначальной темой появились буквы «Fwd». Эти буквы являются сокращением от английского глагола forward – пересылать.
Если к первоначальному письму были приложены какие-нибудь файлы, то они также сохранятся в теле пересылаемого письма.
Я пишу письмо, а мне не отвечают. Я пишу ещё одно, а в ответ молчание. Наконец, я пишу третье с текстом вроде «Чувак, а ты ещё заинтересован в нашем сотрудничестве?». Тут получаю ответ: «Жду не дождусь когда начнём работать, шли презентацию». Я стараюсь строить свою переписку по определённым принципам, чтобы сдвигать общение с мёртвой точки. В статье поделюсь некоторыми своими наработками, расскажу как задолбать молчунов полюбить милашек-адресатов, а они ответили взаимностью.
В каждой корпоративной культуре свои правила. Где-то вам будут отвечать хотя бы в тот же день или утром следующего дня, а в других ответ можно ждать неделями. Если вы, конечно, не приложите дополнительные усилия.
Используйте правило двух дней
Важно, чтобы про вас не забывали. И вы сами не забывали, что вам от кого-то что-то нужно. Попадаются товарищи, которые пишут, что им очень срочно нужен ответ и пропадают на месяц. Забавно, да? Чтобы самому не стать спящей красавицей — ставьте напоминания и пусть это войдет в привычку.
Каждое утро, как только загрузится рабочий ноутбук, я делаю аудит писем, на которые не получил ответ накануне. По каждому такому письму на через два рабочих дня ставлю напоминание в почтовом клиенте. Проходит пара дней, всплывает уведомление, я проверяю, что ответа до сих пор не было и пишу очередное письмо. И так повторяю еще один-два раза. Если ответа нет — звоню. Но ситуации бывают разные и иногда звоню уже после первого напоминания. Ит депендс, короче.
Станьте киборгом напоминаний
Каждый раз писать «К сожалению не получил от вас ответ и бла-бла-бла» откровенно задолбало. Почему бы не автоматизировать эту рутинную операцию? Оказывается, в каждой операционной системе есть автозамена или можно поставить специализированного Альфреда.
По работе веду переписку с двумя большими группами адресатов: коллегами и заказчиками. Я подготовил текст под автозамену для каждой группы. А под каждую итерацию делаю напоминание, в котором пишу дату предыдущей итерации. С ростом номера итерации повышаю градус текста. Начнём с коллег.
| Итерация | Текст | Автозамена |
| 1 | «Привет! Пётр, к сожалению не получил от тебя ответ на свое предыдущее письмо. Я очень его жду и без него не могу сделать то-то и то-то». | Нпмклл1 |
| 2 | «Привет! Пётр, я очень ценю твое время, но для меня очень важно получить от тебя ответ потому-то потому-то. Если ты мне не ответишь, наш заказчик уйдет в закат и мы его больше не увидим». | Нпмклл2 |
| 3 | «Привет! Пётр, если у тебя нет времени ответить, напиши, пожалуйста, к кому я могу обратиться. Задерживать ответ заказчику из-за наших внутренних проволочек считаю фуфуфу». | Нпмклл3 |
Если у вас есть коллеги, с которыми общаетесь более неформально — можно подготовить отдельные шаблоны.
Перейдём к заказчикам. Тут, разумеется, важно поддерживать более формальный тон. Считаю, что штука с автозаменой подходит больше для переписки с заказчиком. Коллеге в большинстве случаев всё-таки проще позвонить.
| Итерация | Текст | Автозамена |
| 1 | «Добрый день! Пётр, к сожалению не получил от вас ответ на свое предыдущее письмо. Очень жду от вас ответ, так мы сможем скорее помочь с вашим вопросом». | Нпмзкз1 |
| 2 | «Добрый день! Пётр, мы уже смогли сделать то-то и то-то. Чтобы перейти к шагу такому-то, нам нужно получить от вас то-то и то-то. Сообщите, пожалуйста, насколько актуален ли для вас сейчас этот вопрос?». | Нпмзкз2 |
| 3 | «Добрый день! Пётр, сообщите можем ли мы продолжать общение по тому вопросу. Если я пишу не по адресу, сообщите к кому можно обратиться для обсуждения. Мы также можем проговорить вопрос по телефону или отложить вопрос на некоторое время. Как поступим? P.S. Если вопрос откладываем, напишите когда вам можно еще раз написать об этом. | Нпмзкз3 |
Время между итерациями можно варьировать. Например, перед первой итерацией может пройти три дня, перед второй два дня, а перед третьей — один. Всё тоже очень зависит от ситуации и выбор интервалов для каждого человека лучше устанавливать свой.
Не допускайте наездов в письмах-напоминаниях. Не стоит писать «Это уже моё второе напоминание, но ответа от вас все нет». Лучше напишите как вам важно получить ответ и как это поможет вашему адресату.
Повышайте мотивацию адресата ответить вам
Я очень много раз раз сталкивался с отсутствием ответ из-за двух причин:
— адресат не понял зачем ему это письмо, какое он имеет к этому отношение и как он может помочь;
— в письме нет явного вопроса.
Эти моменты выясняются в процессе созвона через несколько дней после первого письма. Время — невосполнимый ресурс, поэтому всегда проверяйте ясность своего слога и наличие целевого действия для адресата в конце письма.
Пишите понятную тему письма и не манипулируйте
Письма с темой «Срочно!», «Решение вопроса», «Коммерческое предложение» и им подобные не имеют своего лица. Такую тему даже запомнить сложно. Я всегда указываю максимально информативную тему. Это потом поможет при звонке напомнить адресату о каком именно письме идёт речь.
Не пишите в конце письма «Спасибо заранее» или «Спасибо за быстрый ответ» — это манипуляция. Лучше напишите почему вам важно получить ответ как можно скорее.
Надеюсь, эти советы помогут повысить конверсию вашей переписке.
Расскажите о своих методах, уверен, что есть ещё более ядрёные способы поскорее получить ответ.
Ответить, переслать — Help Mail.ru. Почта
Ответить и ответить всем
Ответить на письмо можно тремя способами.
Напротив поля с отправителем нажмите значок 
и выберите «Ответить».
Нажмите «Ответить».
Нажмите «Ответить».
Если в переписке находятся несколько получателей, нажмите «Ответить всем», чтобы письмо получили все участники.
Вы можете нажать «Ответить всем», но удалить некоторых получателей или добавить новых .
Как выбрать, от какого аккаунта ответить на письмо
Умные ответы
Умные ответы — это короткие фразы под письмом, которыми вы можете ответить на письмо. Почта анализирует содержание письма и предлагает несколько готовых ответов. Чтобы ответить готовой фразой, нажмите на нее. Откроется окно нового письма, где уже будет вставлен ответ. Дополните письмо или сразу нажмите «Отправить».
Переслать
Переслать письмо можно тремя способами.
Переслать как вложение
Нажмите → «Еще» и выберите «Переслать как вложение». Адресат получит письмо в виде вложенного файла в формате msg.
Перенаправить
Если вы хотите отправить полученное письмо, ничего не добавляя и не удаляя, нажмите → «Еще» и выберите «Перенаправить».
Заполните поле «Кому» и нажмите «Перенаправить».
Каждый из нас получает много писем. Да и отправляет не меньше. Когда мы составляем важное письмо, мы рассчитываем, что на него ответят или сделают то, о чем мы попросили.
Однако, если вы посчитаете количество входящих писем и умножите на время, которое нужно, чтобы прочитать и ответить на все — вы будете в шоке. Рабочего дня вам просто не хватит.
Существуют несложные приемы, которые увеличат ваши шансы получить ответ. Если вы последуете этим советам, вам будут благодарны.
Переведено в Alconost.
1. Пишите кратко и по существу
Люди часто пишут слишком много. Когда я составляю важное письмо, в основном я думаю не о том, чего бы еще дописать, а о том, что я могу выкинуть. Когда дело касается электронной почты, меньше — значит лучше. Если вы сомневаетесь, нужно ли что-то писать — не пишите.
2. Самую важную просьбу размещайте в начале
Многие отправляют письма без «призыва к действию». Постарайтесь писать так, чтобы читатель понял, чего вы пытаетесь добиться. Если вы не предполагаете никаких ответных действий, сообщите об этом сразу: «информация в письме — просто для вашего сведения, никаких действий не требуется».
Сложный вопрос не всегда получается описать лаконично. Если у вас вышло много текста — сообщите свою просьбу в самом начале.
Когда я пишу суперважное письмо с указанием обязательных сроков, я выделяю основную информацию красным цветом и жирным шрифтом. Пример: я пишу письмо с приглашением к участию в каком-либо событии. Я выделю красным цветом дату события, дату, до которой нужно подтвердить участие, и место проведения события. Вся эта информация будет в самом начале письма.
3. Разбивайте большие письма на параграфы
Когда письма становятся слишком длинными из-за обилия деталей, я разбиваю их на параграфы (как в этом посте). Хорошо структурированный текст помогает понять, о чем идет речь. Кроме того, читателю будет проще быстро просмотреть письмо и найти нужные данные. Если получатель откроет ваше письмо и увидит огромный блок текста, он, скорее всего, отмахнется и переключится на остальную почту (перечитайте пункт 2 — если вы напишете все самое важное в начале и выделите жирным шрифтом, получатель хотя бы запомнит, чего вы хотели).
4. Пишите кому-то одному
Это очень важно. Это — основная причина, почему я взялся за этот текст. Я часто вижу людей, которые пишут сразу всем. Например, CEO, который пишет всему правлению: «пожалуйста, помогите мне разобраться с Google» или «взгляните на список потенциальных инвесторов и скажите мне, что думаете».
Даже если люди хорошо мотивированы, они вряд ли ответят на обращение к группе. Это может подтвердить любой социолог.
В комментариях Мартин Пикок написал, что это, вообще, известный эффект:
Представьте, что вы получили письмо, в котором говорится: «Эй, Сара, я бы хотел попросить тебя о небольшой услуге…», — или даже: «Сара, 17 февраля я провожу мероприятие и хочу знать, сможешь ли ты прийти». Вы понимаете, что это письмо адресовано лично вам. Если вы не ответите, вы подведете своего собеседника.
Когда вы отправите письмо с текстом: «Я бы хотел, чтобы мне кто-нибудь помог…», — все решат, что поможет кто-то другой. Да, есть люди, которые отвечают на подобные письма. Но их намного меньше, чем тех, кто откликнется на персональное обращение.
Поверьте моему опыту — я пробовал оба варианта на протяжении многих лет.
Проще всего сделать так: напишите общую часть письма, которая будет одинаковой для всех. После этого создайте несколько вариантов текста. Добавьте имя того, к кому обращаетесь. Я часто приписываю что-то персональное в начале каждого письма и/или изменяю данные, относящиеся к вопросу.
Конечно, это труднее, чем написать одно письмо для всех. Поэтому, в случае, если вопрос не очень важный, я делаю массовую рассылку. Однако, если речь идет о чем-то серьезном, я пишу личные письма.
Я нашел приложение, которое должно облегчить мне задачу. Оно называется ToutApp. Я познакомился с его создателем и попробовал демо-версию. Мне понравилось, как оно сделано и что умеет.
5. Тема письма должна быть весомой
Заголовок письма значит не меньше, чем текст твита или название статьи. Мы — поколение беглых читателей. Мы просматриваем заголовки писем, чтобы понять, какие из них нужно открыть. Через несколько дней, если письмо не прочитано, оно, скорее всего, пропало без вести. Если о нем не напомнить, на него никогда не ответят.
Поэтому пишите заголовки так, чтобы ваши письма читали!
Я пишу что-то вроде:
- небольшая, но очень важная просьба
- важное вступление: компания a / компания b
- заканчиваются места на круглом столе «Будущее ТВ» — подтвердите участие на этой неделе
- небольшой вопрос — вы можете помочь?
Или как-то так. Еще раз, я не всегда пишу идеальные заголовки — я часто нажимаю «отправить», не думая. Однако, если это важное письмо — от его заголовка зависит судьба ответа.
6. Время дня имеет значение
Не отправляйте важные письма вечером пятницы (только если у вас очень срочное дело). Я обычно пишу текст письма в конце недели, а отправляю утром в понедельник. Я хочу, чтобы письмо было в начале списка, а не в самом низу. Многие начинают свой рабочий день с проверки почты (хотя специалисты по продуктивности советуют не делать этого!)
Мне сказали, что ToutApp умеет отправлять письма по заданному расписанию.
Кстати, если я пишу пост для блога в субботу, утром понедельника я напоминаю об этом в Twitter — по той же самой причине.
7. Намылить, смыть и повторить
Когда я был моложе, я страдал, если на мои письма не отвечали. Сам я тогда получал мало писем и мог ответить всем.
С годами я понял, что некоторые люди перегружены и не могут обработать все, что им приходит. Чем выше ваша должность, тем сложнее требования, больше работы, и так далее. Чем старше мы становимся, тем больше у нас ответственности за пределами работы, и тем меньше людей сидит до 2 часов ночи, чтобы ответить на каждое письмо.
Поэтому просто отправьте вашу просьбу еще раз. Я обычно жму «ответить всем», чтобы адресат увидел, что это второе письмо на ту же тему. Я никого не обвиняю. Это глупо. Если я говорю с важными людьми, то поставить их в неудобное положение — последнее, чего я добиваюсь.
Я просто пишу что-то вроде: «Я знаю, что вы очень заняты. Надеюсь, вы не возражаете против того, чтобы мое письмо снова попало в ваше поле зрения» и повторяю свою просьбу.
Выждав некоторое время (чтобы не выглядеть назойливым попрошайкой), я отправляю письмо в третий раз. И говорю: «Прошу прощения за повторное письмо, я не хотел быть навязчивым. Однако, я надеюсь, что у вас найдется две минуты для меня до следующей среды, чтобы…».
Комментарий переводчика: я бы хотел добавить еще один совет из личной практики. Если вам надо написать письмо на иностранном языке, которым вы не владеете свободно — не тратьте время и не мучайте себя выдавливанием формулировок и фраз, запомненных еще со времен школы. Сразу пишите письмо на родном языке, а затем переведите его у хорошего проверенного переводчика. В таком случае у вас получится «то, что хотел сказать», а не «то, как получилось сформулировать».
Если у вас нет под рукой надежного переводчика — вы можете попробовать наш сервис живых онлайн переводов Alconost Nitro. Уверен, экономия времени и эффект от хорошо написанного и переведенного письма стоят тех денег, которые вы отдадите за перевод.
Чтобы протестировать сервис бесплатно — зарегистрируйтесь в системе, пришлите нам на [email protected] ваш логин и пару строк о себе, и мы дадим вам купон на пополнение счета. Купон действует только для новых аккаунтов.
О переводчике
Перевод статьи выполнен в Alconost.
Alconost занимается локализацией приложений, игр и сайтов на 60 языков. Переводчики-носители языка, лингвистическое тестирование, облачная платформа с API, непрерывная локализация, менеджеры проектов 24/7, любые форматы строковых ресурсов.
Мы также делаем рекламные и обучающие видеоролики — для сайтов, продающие, имиджевые, рекламные, обучающие, тизеры, эксплейнеры, трейлеры для Google Play и App Store.
Подробнее: https://alconost.com
| Уважаемый читатель!В прошлый раз мы говорили о критических ошибках, которых следует избегать при работе с агрессивными письмами клиентов. («7 Критических ошибок при ответе на письмо-агрессию»). Также я обещала Вам в помощь пошаговый алгоритм, которым можно воспользоваться в этой непростой ситуации. Выполняю обещанное. Ниже Вы найдете простой алгоритм и иллюстрация его применения, а также общие советы по работе с непростыми письмами.Итак, Вы получили агрессивное письмо. Клиент ругает компанию, сервис, требует возврата денег и совершенно не стесняется в выражениях.Выглядит это письмо примерно следующим образом:From: forever_andrey@…..ru Sent: Tuesday, November 17, 2009 10:15 PM To: [email protected] Subject: Да вы охренели совсем! Как вернуть деньги со счета usluga.servisclient.bu или потратить их на что-нибудь более полезное, чем ваша порнографическая система? Пользуйтесь сами своим долбаным servisclient.bu!(Здесь и далее используется реальная деловая переписка. Изменения внесены в имена, e-mail адреса и названия компаний. Стиль, орфография и пунктуация подвергнуты минимальной корректировке, и только в тех случаях, когда оригинальный вариант грубо нарушает нормы делового приличия). Что делать, как реагировать, что и как отвечать?Не смотря на вызывающий стиль письма, будьте корректны при ответе. Что это значит?Во-первых, старайтесь не затягивать с ответом. Среднее стандартное время ответа на письмо клиента – не более 2-3 часов. Это требование исходит из специфики электронной почты как средства оперативного решения вопросов. Кроме того, если Ваша задача – урегулировать ситуацию – быстрый ответ служит знаком вашей заинтересованности в клиенте и признаком клиентоориентированности. Если Вам необходимо время для того, чтобы разобраться с ситуацией, и Вы понимаете, что это может занять времени больше, нежели 2-3 часа – сразу напишите клиенту письмо с сообщением, что Вы получили его письмо и ответите на его просьбу не позднее… Кстати, это время также позволит Вам справиться со своей первоначальной эмоциональной реакцией, если такая есть.Во-вторых, имейте в виду следующее. Любое деловое письмо содержит в себе две составлящих: фактическую, собственно деловую (вопросы, которые необходимо решить) и личную (эмоциональную). Обычно как бы ни разворачивался личный (эмоциональный) план письма, какие бы негативные эмоции не посылал нам клиент, мы обязаны ответить по существу заданного нам вопроса. Поэтому попробуйте поработать с письмом следующим образом:
Теперь давайте посмотрим, как этот подход можно реализовать практически. Итак, ставим для себя самую простую цель — ответить разгневанному клиенту на его вопрос, сообщить требующуюся информацию (замечу, что цель простая, но не единственно возможная).
Можно несколько смягчить наше замечание, превратив его в косвенную просьбу: «Была бы Вам благодарна, если в дальнейшем в Ваших письмах не было бы места вульгарной и ненормативной лексике». А можно расширить задачу простого ответа и попытаться в постскриптуме совершенно по-другому повернуть ситуацию: P.S. «Андрей, мне так же, как и Вам, неприятна ситуация, в результате которой Вы готовы прекратить взаимодействие с нами. Думаю, что и мы, и Вы в данном случае оказываемся в проигрыше: мы теряем клиента, а Вы – возможность пользования нашим сервисом (уверяю Вас, сервисом достаточно удобным и эффективным!). Если Вы готовы выделить время чтобы разобраться с ситуацией – напишите мне, что явилось причиной Вашего разгневанного письма и требования возврата денег. Мы разберемся в причинах и поможем Вам сделать пользование нашим сервисом максимально комфортным и результативным для Вас.
А теперь нам осталось посмотреть, как оформлено письмо. В электронном письме важным атрибутом оформления является поле «Тема». Это поле обязательно должно отражать суть письма. Помните, как оно было оформлено адресатом? Даже озвучить неловко! Хотя суть настроения адресата и его цель, безусловно, отражало! В нашем ответе клиенту суть получилась иная, поэтому корректируем тему. Пишем: «О возврате денежных средств» А теперь посмотрим, что получилось: Письмо клиента: From: forever_andrey@…..ru
Вариант ответа 1. From: [email protected]
P.S. Андрей, прошу Вас в будущем воздерживаться от нецензурной лексики и обсуждать вопросы в корректной и цивилизованной форме. С уважением, Вариант ответа 2. From: [email protected]
P.S. Андрей, мне так же, как и Вам, неприятна ситуация, в результате которой Вы готовы прекратить взаимодействие с нами. Думаю, что и мы, и Вы в этом случае оказываемся в проигрыше: мы теряем клиента, а Вы – возможность пользования нашим сервисом (уверяю Вас, сервисом достаточно удобным и эффективным!). Если Вы готовы выделить время чтобы разобраться с ситуацией – напишите мне, что произошло, что Вы обратились к нам с требованием возврата денег. Мы разберемся в причинах и поможем Вам сделать пользование нашими услугами максимально комфортным и результативным для Вас. С уважением, Видите, какими разными получаются ответы? Хотя каждый написан по одному и тому же алгоритму. Догадываетесь, в чем причина этих отличий? (Из готовящейся книги «Деловое письмо по e-mail в вопросах и ответах») С уважением к Вам, Тамара Воротынцева P.S. |
23 способа написать письмо, на которое вам ответят
Привет, друзья!
Как часто вы отправляете письма с текстом вроде «Просто хочу убедиться, что все в порядке, так как вы не…», если получатель не отвечает? Работают ли такие письма? Вызывают ли они желание написать вам ответное письмо? Ответы на эти вопросы читайте в переводе статьи из блога Hubspot .
Такие имейлы производят не самое хорошее впечатление. Если вы не получили ответ на предыдущее письмо и пишете повторно, и так понятно, что вы хотите в чем-то убедиться/проверить. Не надо лишний раз упоминать об этом.
К тому же такие письма не представляют никакой ценности для ваших клиентов: их не волнует, что вы хотите получить ответ, тем более если вы не приводите вескую причину для этого.
Писать такие имейлы очень просто. Не нужно много времени и раздумий, чтобы набрать что-то вроде «Здравствуйте, [Имя получателя]! Вы не ответили на мое письмо, и я решил проверить, все ли в порядке. С уважением, [Ваше имя]».
Мы даже замерили время, оказалось, что это занимает 19 секунд.
Незамысловатость этих писем и делает их бесполезными. Их легко писать, потому что они не несут никакой ценности для ваших клиентов.
Если вам не ответили на первое письмо, скорее всего, получатель счел это бесполезной тратой времени. И зачем только укреплять это впечатление, заставляя его тратить еще больше времени на ваше повторное письмо?
Конечно, это не значит, что нужно перестать работать с потенциальными покупателями, просто нужно приложить больше усилий. Вот о чем следует упомянуть кроме очевидного «я пишу вам, чтобы удостовериться, что все в порядке».
Если вам не ответили:
- Отправьте ценный, полезный совет.
- Отправьте подробное руководство по вашему продукту и предложите помочь с дальнейшими шагами лично, если потребуется.
- Укажите на слабые стороны в бизнесе получателя и предложите способ их устранения.
- Поделитесь ссылкой на статью, имеющую отношение к сфере бизнеса или профессии получателя.
- Ответьте на сообщение в соцсетях, затем отправьте письмо с дополнительными источниками информации по вопросу.
- Ответьте на вопрос на онлайн-форуме, затем отправьте дополнительные источники информации по вопросу.
- Упомяните недавний пост из блога получателя.
- Отправьте ссылку на пост из вашего блога.
- Порекомендуйте событие в интересующей получателя сфере.
- Пригласите на предстоящий вебинар или образовательное мероприятие, которое организует ваша компания.
- Отправьте ссылку на статью о ваших крупнейших клиентах.
- Обратите внимание адресата на примеры успешного ведения бизнеса их конкурента и спросите его мнение об этом.
- Заведите разговор о проблемах, с которыми часто сталкиваются ваши покупатели, и спросите получателя, существуют ли такие же проблемы и у них.
- Спросите, не потерялось ли ваше письмо в куче других писем (к примеру, такое бывает после праздников, у Hubspot есть статья на эту тему).
- Спросите адресата, преследует ли он какую-то цель (ту, которой можно добиться с помощью вашего продукта) и посоветуйте, как ее можно достигнуть.
- Отправьте завершающее переписку письмо, чтобы расставить все точки над i (в этой статье вы найдете несколько примеров).
Если произошло одно из этих событий:
- Если потенциальное ЛПР (лицо, принимающее решение) добился повышения, поздравьте его: этот человек теперь может повлиять на решение о покупке вашего продукта.
- Если человек, который отказался заключить с вами сделку, ушел из компании, напишите новому ЛПР. Возможно, теперь у вас появился шанс совершить продажу.
- Если был назначен новый руководитель, свяжитесь с ним: перестановки в высшем звене могут говорить и о переменах в стратегии.
- Если в компанию адресата были привлечены новые источники инвестиций, поздравьте его: чем больше ресурсов, тем выше рост, а высокий рост дает возможность обратить внимание на то, что раньше не было приоритетным.
- Если появились новые сотрудники, профиль которых связан с вашим продуктом, спросите, значит ли это, что у компании появились новые инициативы. Изменения в стратегии говорят об изменении потребностей компании.
Если вам не удалось убедить кли
Ответ на запрос Письмо Примеры
- Дом
- О нас
- Свяжитесь с нами
- Отправить письмо Пример
- Комментариев
- сообщений
- Примеры деловых писем
- Примеры плохих деловых писем
- Примеры форматов деловых писем
- Бизнес-отчеты и предложения
- Примеры бизнес-объявлений
- Пример предложений Письма
- Следите за предложениями Письмо Примеры
- вступительных писем
- Примеры писем с заказами
- Pitch Letter Примеры
- Примеры торговых писем
- Примеры заявок на получение писем
- Поиск предложений Письма Примеры
- Примеры писем по обслуживанию клиентов
- Извинения Письма Обслуживания клиентов
- Примеры извинений от бизнеса
- Примеры оценочных писем клиентов
- Примеры писем, дающих информацию
- писем с предложениями для клиентов
- Ответ на запрос Письмо Примеры
- Примеры информационных писем
- Ответ на жалобы Примеры
- Ответ на примеры похвального письма
- Примеры образовательных писем
- Пример письма о принятии
- Примеры извинительных писем
- Примеры финансовой помощи
- письма о намерениях
- Примеры писем от родителей / учителей
- Примеры рекомендательных писем
- Пример рекомендательного письма для учителя из колледжа
- Образца благодарственных писем для учителя
- убедительных и профессиональных учителей года Письмо Примеры
- Примеры писем-запросов
- Примеры стипендиальных писем
- Волонтерские службы в школе Примеры писем
- Примеры писем сотрудников
- Дня рождения Примеры
- Примеры командировочных писем
- Поздравления Письмо Примеры
- Примеры писем об увольнении
- Пример письма приветствия к празднику
- благодарственных писем Примеры
- примера писем с выговором
- Примеры рекламных писем
- Примеры писем с просьбами о встречах
- Примеры сочувственного письма
- Примеры писем о присуждении командных наград
- Примеры финансовых писем
- Примеры банковских писем
- Коллекционное Письмо Примеры
- Примеры кредитных карт
- Кредитных баллов Письма Примеры
- Примеры писем по сбору средств
- Примеры сбора благодарственных писем
- Hardship Letter Примеры
- Примеры писем о приверженности
- Примеры писем с просьбой о бонусе
- Примеры страховых писем
- Примеры рабочих писем
- Примеры применения письма
- Пример заявки на английском языке
- Примеры писем о назначении
- Примеры сопроводительного письма
- Примеры резюме сопроводительного письма администрации
- Примеры сопроводительного письма банкира
- Примеры сопроводительного письма для учителей
- Сопроводительное письмо на государственную работу
- Примеры сопроводительных писем бухгалтера
- Примеры изготовления сопроводительного письма
- Примеры медицинского сопроводительного письма
- Примеры сопроводительного письма рекрутера
- Отклонение предложения
- Примеры писем о приеме на работу в летний период
- Примеры писем о приеме на собеседование
- Собеседование Спасибо Примеры писем
- Благодарственное письмо Примеры
- Примеры вводного письма
- примера писем о заинтересованности
- Примеры заявления об отставке
- Примеры заявления об отставке учителя
- Примеры применения письма
- Юридических письма Примеры
- Письма-жалобы
- Примеры жалобных писем
- Примеры жалобных писем
- Письма, сопровождающие возвращенные предметы
.
У вас процветающий бизнес, новая компания или даже успешный блог. Внезапно вы получаете официальное уведомление из офиса адвоката. Он содержит страшное письмо о прекращении и воздержании.
Ваша первая реакция — это беспокойство или страх, но в письме суда или судьи ничего не говорится о том, что вы должны что-либо делать. Хотя это не то, что вы должны игнорировать, письмо о прекращении и воздержании может иногда начать диалог с другой стороной.В конечном итоге это может заставить собеседника пожалеть об этом.
Прекращение и Воздержание Письмо Определение
Письмо о прекращении действия и отказе от участия — это письмо, обычно от адвоката, которое советует вам прекратить определенные действия, такие как:
- Нарушение прав на товарный знак или другую интеллектуальную собственность клиента
- Преследование
- Нарушение контракта
- Клевета или клевета, известная как клевета
- Некоторые виды запрещенной деятельности, такие как плагиат контента
- Любой тип поведения, который, по мнению другой стороны, прямо или косвенно влияет на права этой стороны.
Прекращение и отказ от писем также известны как письма-запросы.Их цель — заставить людей прекратить совершать предполагаемую оскорбительную деятельность. Проблема, однако, в том, что вы, возможно, не сделали ничего плохого.
Оценка письма о прекращении и воздержании
Когда вы получаете письмо о прекращении и воздержании, первым делом вы должны показать его адвокату. В зависимости от того, идет ли речь о нарушении прав на товарный знак, преследовании или диффамации, вам потребуется либо адвокат по интеллектуальной собственности, адвокат по уголовным делам или адвокат по травмам.
Первое, что адвокат должен определить, является ли законным требование о прекращении и воздержании. Если другая сторона утверждает, что вы нарушаете их логотип тюльпана, и ваш логотип использует другой цветок другого цвета с другим слоганом, скорее всего, вы не нарушаете торговую марку другой стороны. С другой стороны, если логотипы и слоганы в значительной степени похожи, возможно, вы действительно нарушаете права на товарный знак.
Что может сделать письмо о прекращении и воздержании
Письмо о прекращении действия и отказе от участия не содержит ничего, кроме мнения адвоката о том, что вам необходимо немедленно изменить свои действия, но нет постановления суда, требующего от вас этого.
Само по себе письмо о прекращении действия и отказе от участия не может многое сделать, однако оно может посоветовать вам, что если вы не будете соблюдать, другая сторона будет судиться с вами. В некоторых случаях вечеринка фактически подаст на вас в суд, а в других — нет. Что бы вы ни делали, не игнорируйте письмо, иначе вы рискуете, если другая сторона возбудит против вас иск.
Защита от прекращения и воздержания
Вы можете обнаружить, что — после того, как вы получили письмо, — другая сторона фактически нарушает ваш товарный знак .Вы можете определить это у своего адвоката, если вы сначала подали свою торговую марку или если другая сторона разрешила вам продолжать использовать свой логотип и маркировать без возражений в течение значительного периода времени. В этом вам поможет адвокат по интеллектуальной собственности, так как они могут посоветовать вам, нужно ли вам соблюдать или вы можете отрицать сходство между двумя отметками. Адвокат также будет искать другие средства защиты от нарушения торговой марки, и их много.
Хотя у вас нет минимального времени для ответа на письмо, желательно ответить как можно скорее.Письмо о прекращении и отказе может содержать произвольную дату для ответа, например, в течение 7 дней. В то время как большинство писем говорят вам немедленно прекратить свою деятельность, вы можете ответить на письмо о прекращении и воздержании одним из нескольких способов.
Ответ на письмо о прекращении и воздержании
Если ваше доменное имя или товарный знак похожи на товарный знак другой компании, вы можете ответить на прекращение и отказ от:
- Попросите своего адвоката написать ответное письмо, чтобы попытаться торговаться с другим владельцем торговой марки для дальнейшего использования имени
- Запрашивать у другой стороны дополнительную информацию, в том числе видеть ее товарный знак, чтобы оценить, есть ли у нее законные претензии
- После консультации с вашим адвокатом и выяснения, что другая сторона нарушает ваши права , написав другой стороне, попросив их прекратить и воздерживаться от использования их имени, поскольку это нарушает вашу оценку
- Прекращение бизнеса под вашим нынешним именем и переход на другое имя, ничего не уступая
- Отрицание по почте, что есть какое-то сходство между отметками и утверждение, что ваша отметка не вызывает путаницы
- Согласившись с тем, что другая сторона верна, и попросив вашего адвоката отправить письмо с указанием, что вы удовлетворите их запрос
- Подача иска о декларативном решении до того, как другой владелец домена подаст один, прося суд определить, нарушаете ли вы товарный знак
Хотя соблазнительно объявлять в социальных сетях, что этот другой человек или компания сделали с вами, не используйте социальные сети, текстовые сообщения, электронную почту, звоните по телефону и не публикуйте что-либо о другой стороне.Все это будет приемлемо против вас в суде, и они будут найдены. Пусть адвокаты решат это за вас.
Обсудите со своим адвокатом, как сохранять доказательства, такие как тексты, электронные письма и копии вашего сайта. Не уничтожайте доказательства, так как они могут понадобиться вам позже. Хороший адвокат поможет вам ответить соответствующим образом.
Поскольку то, как вы реагируете на письмо о прекращении и отказе, может принимать самые разные формы, а также может иметь серьезные потенциальные последствия для вашего бизнеса, важно понимать, как исследовать ситуацию, возникшую у отправителя письма о прекращении и прекращении действия, прежде чем отвечать на письмо.
,
Здесь у нас есть несколько примеров письма
Ответ на электронную почту соискателя, получено уведомление о приеме на работу,
Письмо-заявка Обратная связь
Образец ответа на письмо заявителю
# 1
Спасибо за
ваше приложение! Если вы правильно отправили свое резюме, мы сможем
рассмотреть его немедленно и отправить вам ответ. Пожалуйста, проверяйте свою электронную почту часто
и оставьте свою контактную информацию для приглашения на собеседование.ответьте, пожалуйста
сделать подтверждение с нами.
Образец
Письмо-ответ заявителю № 2
Спасибо за
ваше приложение!
К сожалению,
из-за объема заявок, которые мы получаем, невозможно
ответить всем заявителям индивидуально. С успешными кандидатами свяжутся
в течение трех недель с момента подачи заявки. Я бы посоветовал вам проверить свою электронную почту
довольно часто.
Образец ответа на письмо заявителю
# 3
Спасибо за
отвечая на нашу рекламу работы для [должность].На данный момент мы имеем
уже выбрал те, которые лучше всего соответствуют нашим требованиям работы. Тем не менее, мы бы
хотел бы сообщить вам, что мы быстрорастущая компания, и у нас есть огромные проекты
приходить в каждом месяце. Это означает, что мы все еще нуждаемся в [позиции] для этих
проекты. Мы будем держать вас в нашем списке и сообщать вам о необходимости
[позиция] возникает.
Образец
Письмо-ответ заявителю № 4
Спасибо за
следит за вашей заявкой. В настоящее время мы все еще оцениваем
заявки, и мы пытаемся назначить всем собеседование.Мы
довольно забронированы на неделю. У меня есть вы в списке ожидания на данный момент.
Позволять нам
еще неделю, чтобы найти место для вас, и мы вышлем вам еще одно письмо для подтверждения
расписание. Еще раз спасибо и надеюсь, что все хорошо с вами.
Образец
Письмо-ответ заявителю № 5
Мы ценим
Ваш интерес к подаче заявки в нашей компании. Наш персонал просто даст вам
позвоните или отправьте сообщение, как только у нас появится вакансия, подходящая для вашей линии
экспертизы.
Образец ответа на письмо заявителю
# 6
[Компания] является
ведущая консалтинговая фирма в [место], мы предоставляем профессиональные услуги
ведущие ИТ и не ИТ, финансовые услуги и другие компании.[Компания] является
одна из ведущих организаций по поиску и подбору персонала.
[Компания] имеет
построил авторитетную клиентскую базу крупного и среднего бизнеса из банковского сектора,
Инженерные, информационные технологии и т. Д. Через [место].
У нас есть
срочное открытие для [позиции].
Желаемый
профиль: [позиция]
Опыт:
[Количество лет]
Интервью
и предложения скоро будут.
Пожалуйста, верните
вернуться с обновленным профилем и ниже упомянутые детали:
Навыки / технологические
опыт:
Текущий
Организация и назначение:
Текущий &
Ожидаемая заработная плата:
Период уведомления
в вашей текущей организации:
любой
Обязательство (Денежный / Облигационный):
В ожидании вашего
немедленный ответ. Образец ответа на письмо заявителю
# 7
Вы успешно прошли наш
Предварительная оценка. Настоящим вам подтверждается участие в интервью
[дата] в [время] в офисах [компании] и спросите [Имя]. Пожалуйста, подтвердите
Эл. адрес. Вы можете обратиться к ниже для адреса и контактную информацию для направления.
Принесите копию вашего резюме,
паспорт и виза вместе с 1 фотографией паспортного размера.
Спасибо, что выбрали [компанию]!
————————————————— —————-
Похожие запросы: Письмо
Информирование заявителя о датах проведения собеседований, письмах о найме и кадровых ресурсах,
Письмо о трудоустройстве, Образцы писем по подбору персонала, Заявления о приеме на работу, Письмо о найме, Рекрутинг
Ответить, Ответить соискателю,
,
Как ответить на запросы
Цель
Эта страница поможет вам ответить на запросы. Содержит примеры выражений
в
раздел контента, примеры писем
и упражнение.
Содержание ответов :
Подтверждение получения запроса / запроса
— Спасибо за ваше письмо относительно / относительно / в связи с
— Я ссылаюсь на ваш запрос о / касающийся
— Я получил ваше письмо с запросом информации о
с объяснением действий, предпринятых в результате запроса
— Я (просмотрел наш доступный запас)
— Мы провели встречу 21 января для обсуждения возможных решений.
— Я проверил / изучил / исследовал (возможные подходы)
Внесение предложений / обоснование рекомендаций / выявление плюсов и минусов
/ хеджирование
— Лучший выбор будет с
— Я настоятельно рекомендую как / в связи с тем, что
— вероятно, будет более подходящим, потому что
— кажется, подходит вам лучше, хотя
— Возможно, вам следует выбрать хотя
— Я предлагаю вам (следует) выбрать
— Я рекомендую этот товар с
— Ввиду того, что я настоятельно рекомендую
извиняться и отклонять предложения
— Хотя я ценю, что ваши фирмы нуждаются в этой информации, я сожалею, что
— Это будет невозможно по юридическим причинам.Мы связаны с
— Ваше предложение интересует нас, и у нас были консультации по нему.
— Однако мы считаем, что это не в наших интересах по причинам
(Конфиденциальность).
— Мы обеспокоены тем, что
Запрошенные действия запрошены или должны быть приняты
— Мы организуем не позднее.
— Я позабочусь о том, чтобы
— Наша компания организует
Установление гудвилла и предложение контакта
— Я надеюсь, что это предложение / информация будет полезна для вас.
— Надеюсь, эта информация окажется для вас полезной.
— Надеюсь, что эта информация поможет вам принять решение по вашему заказу.
— С нетерпением жду Вашего ответа.
— Я с нетерпением жду вашего подтверждения от
— Я с нетерпением жду сотрудничества с вашей компанией в будущем.
— Пожалуйста, не стесняйтесь связаться со мной снова, если у вас есть какие-либо дополнительные вопросы по
— Свяжитесь со мной по 27615432, если вам нужна дополнительная информация.
— Пожалуйста, не стесняйтесь связаться со мной по 27615432, если я могу быть дальше
помощь.
Пример букв
|
|
Упражнение
Введение :
Это задание для вас, чтобы попрактиковаться в подборе типов предложений, которые вам нужны в
корректирующие буквы с подходящими предложениями.
Инструкции :
Сопоставьте элементы в полях слева с элементами справа: