Переписка в письмах: правила ведения и особенности оформления – Секреты деловой email-переписки — Лайфхакер

Романы в письмах: любовная переписка великих людей, покорившая мир

Помните сцену, когда в первой части фильма «Секс в большом городе» Кэрри Брэдшоу зачитывается «Любовными письмами великих людей»? Кстати, говорят, что именно после выхода картины в 2008 году, спрос на книгу, которой никогда не существовало (имеется в виду именно сборник, а не изданные переписки отдельных людей или автобиографии), был настолько большой, что ее пришлось срочно издать. Мы понимаем героиню Сары Джессики Паркер – трудно найти что-то более красивое, волнующее, трогательнее, чем эти безупречные образцы отражения в словах переживаемой гаммы чувств и эмоций! Для вас мы отобрали самые невероятные истории любви и самые изящные письма, их иллюстрирующие. 

Сестры Шарлотта и Зинаида Бонапарт, фрагмент картины работы Жака-Луи Давида, 1821 год

Кто кому: Наполеон Бонапарт – Жозефине

«Моя единственная Жозефина — вдали от тебя весь мир кажется мне пустыней, в которой я один… Ты овладела больше чем всей моей душой. Ты — един­ственный мой помысел; когда мне опостылевают докучные существа, называемые людьми, когда я готов проклясть жизнь, — тогда опускаю я руку на сердце: там покоится твое изображение; я смотрю на него, любовь для меня абсолютное счастье… Какими чарами сумела ты подчинить все мои способности и свести всю мою душевную жизнь к тебе одной? Жить для Жозефины! Вот история моей жизни…»

Наполеон Бонапарт же­нился на Жозефине в 1796 году. Ему было 26, ей – 32. Впоследствии, он объяснял этот авантюрный со всех точек зрения поступок не страстью, а расчетом – мол, думал, что вдова де Богарне богата. Не верим! Трезвый ум не оставляет места для такой нежности чувств и такой отчаянной любви, которыми дышали первые письма Наполеона к обожаемой Жозефине. Первые письма были написаны французом сразу после свадьбы, часть – из Италии, где он командовал французскими войсками, какие-то – с поля боя австрийской войны 1805 года. Да, Наполеон развелся с Жозефиной из-за ее (и своих собственных) измен и бесплодия, но хорошие отношения вкупе с доверительной перепиской бывшие супруги смогли сохранить. 16 апреля 1814 года Наполеон написал Жозефине последнее письмо («Падение мое бездонно. Прощайте, моя дорогая Жозефина. Смиритесь, как смирился я. Никогда не забывайте того, кто не забывал Вас. Никогда Вас не забуду») и отправился в ссылку на остров Эльба.

Кто кому: Дени Дидро – Софи Волан

«Вы здоровы! Вы думаете обо мне! Вы любите меня. Вы всегда будете любить меня. Я верю Вам, теперь я счастлив. Я снова живу. Я могу разговаривать, работать, играть, гулять – делать все, что вы пожелаете. Должно быть, я был слишком мрачен последние два или три дня. Нет! Моя любовь, даже Ваше присутствие не обрадовало бы меня больше, чем Ваше первое письмо. С каким нетерпением я ждал его! Мои руки дрожали, когда я открывал конверт. Лицо мое исказилось; голос срывался, и если бы тот человек, что передал мне Ваше письмо, не был тупицей, он бы подумал: «Он получил весточку от матери, или от отца, или от кого-то, кого он сильно любит». В тот момент я был близок к тому, чтобы послать Вам письмо с выражением великого беспокойства. Когда Вы развлекаетесь, Вы забываете, как сильно страдает мое сердце… Прощайте, моя дражайшая любовь. Я люблю Вас пылко и преданно. Я любил бы Вас еще сильнее, если бы знал, что это возможно.»

Портрет Дидро работы Луи-Мишеля ван Лоо (1767 г.)Издание любловных писем Дидро к Софи Волан, 1982 год

«Письменная» история любви Дени Дидро, французского просветителя, писателя, философа и Софи Волан длилась 13 лет. 42-летний Дидро встретил 38-летнюю Луизу-Генриетту Волан на званом вечере. Он был несчастливо женат, она – одинока. К сожалению, в истории не осталось ни одного изображения женщины, известно лишь, что она носила очки и была слаба здоровьем. Скорее всего, она не была красива, но поразила Дидро живостью ума, любознательностью и изучала науку и философию. Покоренный этими качествами, Дидро окрестил ее «мадмуазель Софи» (в переводе с греческого это имя означает «мудрость»). Ничего не значащий обмен записками перерос в глубокое чувство. Великий просветитель, испытывавший до конца жизни значительные финансовые затруднения, продолжал жить обычной жизнью с опостылевшей женой и взрослеющей дочкой и обмениваться страстными посланиями с тайной возлюбленной (письма летели к ней даже из далекой России, куда Дидро приезжал в 1773 году). Этой истории не суждено было перерасти словесные рамки: он так и не развелся, она так и не вышла замуж и не познала радость материнства. Дидро написал Софи свыше 550 писем (лишь 187 из них сохранились до наших дней) и пережил свою возлюбленную всего на 5 месяцев.

Многолетняя переписка пары, полная драм, глубоких переживаний и чувств, была настолько обширной, что спустя какое-то время после смерти Дидро ее опубликовали отдельной книгой его потомки.

Кто кому: Отто Бисмарк – Иоганне Путкаммер

«Благополучно приехал сюда, все уже обследовал, и к моему огорчению убедился, что, как всегда, приехал чересчур рано. Лед на Эльбе еще крепок, и все в порядке. Пользуюсь свободным получасом в скверной гостинице, чтобы написать тебе на сквер­ной бумаге хоть несколько слов. Как только сойдет вода (что, впрочем, еще отнюдь не начиналось), полечу снова на север, на по­иски цветка пустыни, по выражению моего двоюродного  брата. Как только приеду в Шенгаузен, напишу тебе подробнее, а пока лишь ─ немногие знаки жизни и любви; лошади бьют копытами землю, ржут и поднимаются на дыбы у дверей, сегодня у меня еще много дел. Сердечный привет твоим или si j’ose dire нашим родным. Твой с головы до пят. Поцелуев писать нельзя. Будь здорова»

Отто Бисмарк женился Иоганне фон Путкаммер в 1847 году. В течение двух лет до брака – в это время как раз начала набирать обороты военная карьера Бисмарка – влюбленные вели очень интересную переписку, в которой письма будущего «железного  канцлера» к невесте были полны неж­ности и экспрессивности. Роман Бисмарка в письмах получил неожиданное продолжение спустя значительное время после свадьбы – уже Иоганна фон Бисмарк получала письма-анонимки с подробным описанием приключений ее 47-летнего мужа, выполнявшего на тот момент миссию посла Пруссии в Париже, с 22-летней княгиней Екатериной Орловой-Трубецкой. Мало что известно об этой странице личной жизни великого канцлера, который отличался не только крепкой волей, но и завидной верностью – анонимки Иоаганна тут же сжигала. Окружающие много злословили на счет Иоганны: красотой и стилем она не блистала, зато оказалась умна и дальновидна – брак оказался на редкость удачным. Супруги во всем поддерживали друг друга: она рожала детей и практически жила его жизнью, он тосковал в отъездах и даже после 40 лет брака обращался к ней в письмах не иначе как «любимая» и посылал самые теплые сердечные приветы.

Кто кому: Оноре де Бальзак – Эвелине Ганской

«Моя душа летит к Вам вместе с этими листками, я, как умалишенный, разговариваю с ними обо всем на свете. Я думаю, что они, добравшись до Вас, повторят мои слова. Невозможно понять, как эти листки, наполненные мной, через одиннадцать дней окажутся в Ваших руках, в то время как я останусь здесь… О да, дорогая моя звезда, во веки веков не отделяйте себя от меня. Ни я, ни моя любовь не ослабеет, как не ослабеет и Ваше тело с годами. Душа моя, человеку моих лет можно верить, когда он рассуждает о жизни; так верьте: для меня нет другой жизни, кроме Вашей. Мое предназначение исполнено. Если с Вами случится несчастье, я похороню себя в темном углу, останусь, забытый всеми, не видя никого в этом мире; allez, это не пустые слова. Если счастье женщины — знать, что она царит в сердце мужчины; что только она заполняет его; верить, что она духовным светом освещает его разум, что она его кровь, заставляющая биться его сердце; что она живет в его мыслях и знает, что так будет всегда и всегда. Eh bien, дорогая повелительница моей души, Вы можете назвать себя счастливой; счастливой senza brama, потому что я буду Вашим до самой смерти. Человек может пресытиться всем земным, но я говорю не о земном, а о божественном. И одно это слово объясняет, что Вы значите для меня»

Письма всегда играли важную роль в жизни Оноре де Бальзака. С тех пор, как литературная среда его признала, французу с весьма посредственной внешностью ежедневно доставляли мешки писем от поклонниц с просьбами о свидании. Одно из них, подписанное загадочно и просто – «Чужестранка», заинтриговало его. Под псевдонимом скрывалась очаровательная 32-летняя француженка. Эвелина Ганская была замужем и поначалу совсем не прельстилась Бальзаком (слишком уж отличался вид реального персонажа – тучный и болезненный – от того, что она себе напредставляла, читая его опусы в газетах и журналах). Оноре не остановил ни этот факт, ни разница в возрасте – они стали переписываться. За обменом письмами протекали дни, месяцы и годы. Общий стаж переписки Бальзака и Ганской составил 17 лет. После того, как муж Эвелины скончался, они наконец-то смогли пожениться. Увы, счастье было недолгим – спустя 5 месяцев Бальзак скончался.

Кто кому: Бетховен – «Бессмертной возлюбленной»

«Едва проснулся, как мысли мои летят к тебе, бессмертная любовь моя! Меня охватывают то радость, то грусть при мысли о том, что готовит нам судьба. Я могу жить только с тобой, не иначе; я решил до тех пор блуждать вдали от тебя, пока не буду в состоянии прилететь с тем, чтобы броситься в твои объятия, чувствовать тебя вполне своей и наслаждаться этим блаженством. Твоя любовь делает меня и счастливейшим, и несчастнейшим человеком в одно и то же время; в моих годах требуется уже некоторое однообразие, устойчивость жизни, а разве они возможны при наших отношениях? Будь покойна; только спокойным отношением к нашей жизни мы можем достигнуть нашей цели ─ жить вместе. Душа моя – прощай ─ о, люби меня по-прежнему ─ не сомневайся никогда в верности любимого тобою Л. Навеки твой, навеки моя, навеки мы ─ наши»

Один из величайших композиторов за всю историю музыки Людвиг ван Беховен, не смотря на то, что был чрезвычайно влюбчив, никогда не был женат. Возможно, причиной тому был его скверный характер – мрачный, раздражительный, мизантропичный, который становился все хуже по мере развития такой катастрофичной для музыканта глухоты. Уже после смерти Бетховена в 1827 году в его личных вещах были найдены обезличенные страстные послания, написанные карандашом. Точного адресата, т.е. имя той самой «Бессмертной возлюбленной», установить не удалось, но найденный рядом миниатюрный потрет Джульетты Гвиччарди намекает на то, что им могла быть итальянская аристократка, одно из самых серьезных сердечных увлечений Бетховена. Брак 30-летнего Людвига и  Джультетты, которой на момент их знакомства в Вене в 1800 году не исполнилось и 17-ти, едва ли мог состояться – девушка принадлежала к старинному аристократическому роду, а музыкант был безызвестен и беден. Родные, заметив их странное сближение, поспешили выдать юную красавицу замуж и отправить на родину в Италию, а Бетховен собрал в кулак оставшиеся силы, продолжил жизнь практически в полной глухоте и создал свои величайшие шедевры.

Кто кому: Александр Пушкин – Наталье Гончаровой

«Я отправляюсь в Нижний, без уверенности в сво­ей судьбе. Если ваша мать решилась расторгнуть нашу свадьбу, и вы согласны повиноваться ей, я подпишусь подо всеми мотивами, какое ей будет угодно привести мне, даже и в том случае, если они будут настолько основательны, как сцена, сделанная ею мне вчера, и оскорбления, которыми ей угодно было меня осыпать. Может быть, она права, и я был неправ, думая одну минуту, что я был создан для счастья. Во всяком случай, вы совершенно свободны; что же до меня, то я даю вам честное слово принадлежать только вам, или никогда не жениться»

Российское национальное достояние, поэт Александр Пушкин женился на одной из первых московских красавиц Наталье Гончаро­вой в 1831 году. Общественность была не слишком доброжелательно настроена к семье: говорили, что Наталья Николаевна – пустоголовая кокетка, а Александр Сергеевич – вольнодумец, женившийся по прихоти и для статусности. Опубликованная после смерти поэта его переписка с невестой и женой (сегодня доступна в букинистических изданиях) развеяла этот клеветнический туман: содержание и тон писем (особенно в период «острой» влюбленности) не оставляет сомнений – Пушкины поженились по любви, а в их семье царили нежность, уважение и доверие. 

«Опять берусь за перо, чтобы сказать вам, что я у ног ваших, что я все вас люблю, что иногда ненавижу вас, что третьего дня говорил про вас ужасы, что я целую ваши прелестные ручки, что снова перецеловываю их в ожидании еще лучшего, что больше сил моих нет, что вы божественны и проч.»

Кто кому: Иван Тургенев – Полине Виардо

«Доброй ночи ─ надо ложиться. Прежде чем заснуть, буду читать дневник моей матери, который только случайно избежал огня. Если б я мог увидеть вас во сне… Это случилось со мною четыре или пять дней тому назад. Мне казалось, будто я возвращаюсь в Куртавнель во время наводнения: во дворе, поверх травы, залитой водою, плавали огромные рыбы. Вхожу в переднюю, вижу вас, протягиваю вам руку; вы начинаете смеяться. От этого смеха мне стало больно… не знаю, зачем я вам рассказываю этот сон. Доброй ночи. Да хранит вас бог… Кстати, по поводу смеха, все тот же ли он у вас очаровательно искренний и милый ─ и лукавый? Как бы я хотел хоть на мгновение услышать его вновь, этот прелестный раскат, который обычно наступает в конце… Спокойной ночи, спокойной ночи»

Светлая и пронзительно-грустная история – чувство, которое пронес через время Иван Тургенев к Полине Виардо. Он влюбился в дочь известного испанского певца Мануэля Гарсиа сразу, как только увидел ее на концерте, долго ждал возможности приблизиться и познакомиться, а после – просто любил. Он следовал за ней повсюду («Судьба не послала мне собственного моего семейства, и я прикрепился, вошел в состав чуждой семьи, и случайно выпало, что это семья французская. С давних пор моя жизнь переплелась с жизнью этой семьи. Там на меня смотрят не как на литератора, а как на человека, и среди ее мне спокойно и тепло. Переменяет она место жительства – и я с нею; отправляется она в Лондон, Баден, Париж – и я переношу свое местопребывание с нею»), постоянно терзался сомнениями и страдал. Она же с достоинством позволяла ему себя любить, держась корректно и уважительно. Бросаясь в омуты новых влюбленностей, Тургенев, казалось, отчаянно пытался избавиться от болезненного чувства к Виардо. Роковая привязанность, продолжавшаяся почти 40 лет, подкреплялась письмами, тон которых иногда порой заставлял усомниться в платонических отношениях русского писателя и французской певицы. 

Кто кому: Пьер Кюри – Мари Склодовской

«Ничто не может доставить мне большего удовольствия, чем весточка от Вас. Перспектива жить два месяца, ничего о Вас не зная, для меня совершенно невыносима. Я хочу сказать, Ваша маленькая записка была более чем желанна. Надеюсь, Вы надышитесь свежим воздухом и вернетесь к нам в октябре. Что до меня, то я никуда не поеду. Останусь в деревне, здесь я провожу целый день перед открытым окном или в саду. Мы обещали друг другу быть, по крайней мере, близкими друзьями. Только бы Вы не передумали! Ведь нет таких обещаний, которые связывают навеки; наши чувства не подчиняются усилию воли. Как было бы прекрасно (об этом я не смею даже думать) вместе пройти по жизни, мечтая. Ваша патриотическая мечта, наша гуманитарная мечта и наша научная мечта. Посмотрите, что получается: мы решили, что станем друзьями, но если Вы уедете из Франции через год, это будет слишком платоническая дружба, дружба двух созданий, которые никогда больше не увидят друг друга. Не лучше ли Вам остаться со мной? Я знаю, эта тема Вас расстраивает, Вы не хотите обсуждать ее снова и снова. Так что я, поднимая ее, в любом случае чувствую себя недостойным Вас. Я хотел просить разрешения случайно встретиться с Вами во Фрайбурге»

Гениальное дарование (получив только домашнее образование, он в 16 лет сам поступил в университет) Пьер Кюри встретил свою любовь в парижской Сорбонне. Полячка Мари Склодовская была бедной студенткой, которой отсутствие денег и плохое знание языка не помешали стать блестящей ученицей. Ей было 27, ему – 35. Оба успели зарекомендовать себя блестящими физиками и с осторожностью думали о возможном браке. Точнее, думал Пьер. Маня, как он нежно называл ее, собиралась возвращаться на родину, в Варшаву. Она ответила на предложение руки и сердца отказом. Именно мягкими, но настойчивыми попытками переубедить Мари и наперекор всему соединить судьбы стала переписка влюбленных летом 1894-го. Их союз оказался очень плодотворным – в 1903 году супруги получили Нобелевскую премию за открытие радиоактивности. Их разлучил автомобиль, лихо мчащийся по одной парижских улиц, под колеса которого попал Пьер. После трагедии Мари получила еще одну Нобелевскую премию – в области химии, но замуж больше так и не вышла.

Фото: Getty Images, архивы пресс-служб

7 ошибок в переписке, которые стоят вам репутации

Ребята, мы вкладываем душу в AdMe.ru. Cпасибо за то,
что открываете эту
красоту. Спасибо за вдохновение и мурашки.
Присоединяйтесь к нам в Facebook
и ВКонтакте

Наши предки не могли даже представить себе, что письмо в тысячу слов или краткое послание «Привет, с добрым утром!» моментально получит адресат в любой точке мира. Что ж, с тех пор как в древности появилась первая переписка на глиняных табличках, многое изменилось. Однако спустя века люди продолжают делать ошибки. При этом в современном мире речь идет не о банальных ошибках в словах, а о позабытой порой этике, уместности выражений и умении достойно вести онлайн-переписку в любой ситуации.

AdMe.ru предлагает приглядеться к наиболее типичным промахам в виртуальных диалогах, чтобы увидеть себя со стороны.

1. Увеличьте лимит на время ожидания ответа

Не спешите «бомбардировать» сообщениями вроде «Так как?», «Вы в эфире?», «Можете ответить?» никого, даже самых близких друзей, не говоря уже о деловых партнерах. Даже если ответ вам нужен очень срочно. Лучше позвонить один раз, чем строчить кучу сообщений подряд.

«Неужели для них это неважно?», «Мы же договорились», — скажете вы. Да, зачастую люди действительно не понимают, как это важно для вас. Но не стоит во всех случаях связывать отношение собеседника к вам со скоростью его ответа. У каждого есть работа, личные обстоятельства и заботы, а иногда человеку просто нужно время на обдумывание. Конечно, если ответ не приходит слишком долго, можно сделать вторую попытку, которая и прояснит, стоит ли продолжать общение.

2. Краткость во избежание недоразумений

Шутки, метафоры, сарказм и поэтические строки делают наше общение более насыщенным. Но, как и хорошая шутка, они должны быть лишь вишенкой на торте. Длинный исчерпывающий ответ при общении с посторонними людьми не всегда уместен. Распинаясь перед человеком, вы выглядите так, будто занимаетесь

самолюбованием. «Сейчас процитирую вам Шопенгауэра», — говорите вы, и люди думают: «Ну и зануда».

Длинные и красивые послания, разумеется, не запрещены. И если человек отвечает вам развернуто, вы можете продолжать переписку в том же духе. Но на вопрос о том, какая у вас погода, даже близкие обычно ждут от вас не великолепного стихотворения, а четкого совета, брать свитер или нет. Тем более важен короткий запрос в рабочем режиме: вы зарекомендуете себя как человек, который ценит время коллег.

3. Универсальная и индивидуальная манера общения

Мы живем в социуме, где каждый человек имеет одновременно несколько кругов общения: круг коллег, друзей, родственников, круг знакомых в спортзале, например. И в каждом из них

чаще всего бытует свой сленг. Коллеги любят употреблять словечки, связанные с работой, у друзей и родственников есть свои фишки из жизни, о которых знают только они, в спортзале — свои термины.

Если начать разговаривать на «рабочем языке» в кругу родственников, они мало что поймут и будут раздражаться, потому что первая реакция людей на неизвестное — враждебность. Эти правила распространяются и на онлайн-переписку. Не стоит писать девушке: «Сегодня опять весь день чекапил баги, кастомер торопит нас с релизом», если она, что называется, не в теме. А девушке нет смысла отправлять сообщение парню в духе: «Я нашла на сэйле лиловые каффы и такого же цвета ромпер, как ты думаешь, мне пойдет?» Будьте тактичнее, принимайте во внимание стиль общения и сферу знаний своего собеседника.

Эффективная email переписка в IT / Habr

Работая в IT, есть большой соблазн сэкономить время на качестве email переписке, отправляя письма «как придется». Однако, для больших компаний это часто приводит к ухудшению коммуникации и снижению эффективности работы над проектом (ввиду большого количества лиц, вовлеченных в принятие решений).

Чтобы избежать этого, предлагаю следующую подборку рекомендаций по email переписке, выбранных мной из дюжины источников. Сразу отмечу, что один из критериев эффективности email коммуникации — получить желаемое при минимальном отвлечении других коллег.

Итак, общее:

1. Сроки ответа, по умолчанию, ожидается не позже 24 часов.
2. Если вы отправили два письма, а ответа нет — позвоните. Если созвон не решает вопрос, назначьте встречу.
3. Если не можете ответить, отпишите сразу что ответите тогда-то ХХ.ХХ.
4. Если письмо не вам, то ответьте «скорее всего вы ошиблись адресатом». В противном случае человек будет ждать ответа и потеряет время, надеясь на вас.

Адресаты:

1. По возможности не тяните всех в копии. Ставьте других в копию, если:
   • они сами тебя об этом попросили;
   • они должны получить это письмо.

2. Если вопрос явно решается с одним из людей в копии, то ответьте всем, что решите его с ним и сообщите всем только финальный результат. Помните, что чем больше людей в цепочке, тем меньше ощущение ответственности отвечать на него.
3. Но будьте готовы к тому, что почти никто не читает письма, где они поставлены в копию.

Тема письма:

1. Одна тема — одно письмо. Если в результате переписки тема письма изменилась — измените тему и заголовок письма.
2. 
   Краткая суть сразу: В теме сразу пишите, что хотите получить.
3. Добавьте в тему письма статусные теги. [Info], [Action_required], [Не срочно], [Документы], «FYI» — для писем которые не требуют действий от получателя. Экономьте его время.

Цепочки писем (треды)

1. Смена треда. Не «воруйте» тему переписки, вклиниваясь в переписку с другими темами для обсуждения. Просто создайте новый тред (цепочку писем) с вашей темой.
2. Исключение адресатов. Если вам нужно обсудить какой-то вопрос только с некоторыми адресатами, исключите остальных, и добавьте в начале письма отдельной строчкой «- Семен, Игорь», чтобы адресаты поняли это изменение.
3. Также если кто-то уже не требуется в переписке, то можно его поставить в BCC (скрытую копию) и уведомить его об этом:
   

   @Иван, спасибо за участие в обсуждении, я ставлю тебя в BCC, чтобы не отвлекать тебя

4. Добавление адресатов

   . Аналогично, не забудьте в начале письма указать «+ Алексей».

5. Пользуйтесь принятыми кодами EOM или NNTR. Добавляя в тему сообщения символы EOM (= End of message) вы говорите, что обсуждение закрыто. А NNTR (= No need to respond) — что отвечать не обязательно. Это экономит и получателя и ваше время и вы не получите еще одного письма с вопросом вроде:
   

   Так, а от меня что нужно-то?

6. Ответы в чужих письмах:
   
   Отвечайте в теле письма ставя инициалы в начале ответа, чтобы не запутаться:

   Вы согласны с изменением макетов?
   [А. С.]: Да, согласен.

   
   Также можно менять цвет/шрифт (но у некоторых адресатов возможно отключено форматирование писем и им виден только plain text!)

7. Не тяните всю переписку хвостом. Многие переписки затягиваются и вырастают огромные хвосты прошлых писем. Не тяните их. Только представьте, что предстоит новоприбывшему в СС коллеге или партнеру. Лучше оставьте 3-4 последних ответа и перескажите своими словами прошлые договоренности.

Письмо:

1. Суть: То, о чем вы просите или что предлагаете, должно быть в первых 15 словах в теле письма. Также указывайте сроки когда вам нужен ответ — задача без срока выполняется вечно.
2. Контекст: В начале длинного письма опишите контекст одним предложением, и одним предложением, о чем пойдет речь ниже. Особенно для первого письма или при добавлении человека, который не в курсе переписки.
3. Будьте конкретны. Избегайте открытых абстрактных вопросов, задавайте закрытые вопросы. Если у вас есть вопрос, то, чтобы максимально быстро получить ответ, предложите адресату возможные решения:
   

   Есть такая-то проблема, предлагаем следующие варианты решения:

   • Решение А
   • Решение Б
   • Требует обсуждения

   Какое решение вам подойдет?

Протокол встречи:

Первыми пишите дальнейшие действия, потом – выводы и договоренности, так как они менее важны и до них могут не дочитать.

Вложения в письма:

1. При ответе на письмо не пересылаются аттаченные файлы. Используйте «переслать/форвард».
2. Сообщайте о вложениях в тексте письма (в Mac OS аттачи в письмах легко не заметить).
3. Большие файлы (более 5 Mb) заливайте в dropbox или google drive и предоставляйте по ссылке. Кроме того, картинки в теле письма часто выкидываются из истории письма почтовыми программами, поэтому ссылка на облако опять выигрывает.

Подпись:

Не делайте размашистую подпись с картинками, которая часто занимает больше места чем ваше сообщение. Это неудобно скролить. Да и картинки прикладываются к письму в виде аттачей, и их постоянно требуется проверять – не приаттачено ли чего важного.

Перед отправкой:

1. Перечитайте и проверьте орфографию до отправки.


2. Сложные / эмоциональные письма – напишите, отложите на час, потом перечитайте и, если уверены, отправляйте.
3. Можно настроить правило в MS Outlook, которое задерживает любое отправленное письмо на N минут в специальной папке «Исходящие». Во время этих N минут вы можете отменить/отредактировать письмо, тем самым подстраховаться от ошибок.

Этикет в электронной переписке

Представьте, что два человека подходят к незнакомцу, чтобы попросить воспользоваться телефоном: первый говорит “Простите, пожалуйста, мой телефон разрядился, не могли бы вы одолжить свой, это очень важный для меня звонок. Огромное спасибо!!”, а второй “Эй, ты, дай позвонить, это срочно!”. Кто из них, по-вашему, добьется результата?

Такая же ситуация складывается в деловой электронной переписке – вся беседа может сорваться из за несоблюдения правил этикета. Однако, эти правила иногда менее очевидны, чем в повседневной жизни.

Зачем соблюдать этикет?

Культурно составленное электронное письмо поможет вам:

Повысить количество ответов в холодной переписке

Например, представьте, выпускник Венчурного Акселератора хочет представить свой проект инвесторам. Но он не знает, что отправлять одинаковое письмо сразу нескольким адресатам некультурно, поэтому добавляет в адресную строку сразу 10 получателей. Вроде это логично, ведь информация всем инвесторам нужна одинаковая, а работы меньше. Однако такое поведение считается некорректным и ответ, наверняка, не придет. С другой стороны, если бы он отправил индивидуальные письма каждому получателю, обратившись к каждому инвестору по имени и отчеству, его шансы на начало диалога возросли бы.

Что такое этикет в email переписке?

В деловой переписке этикет – это общепринятый набор правил, соблюдение которых считается нормой, их несоблюдение – неприлично.

Например, согласно правилам этикета, нельзя рассылать одинаковые письма-предложения сразу нескольким адресатам, добавляя их в адресную строку всех вместе. Это считается грубым нарушением этикета и говорит о неуважении к получателям.

“Быть вежливым и заботливым по отношению к другим — все равно, что инвестировать центы и получать доллары.” Томас Соуэлл, известный экономист

Кто придумал этикет?

В современном виде и значении слово было впервые употреблено при дворе короля Франции Людовика XIV — гостям были розданы карточки (этикетки) с изложением того, как они должны держаться в обществе..

Когда использовать правила этикета?

Бывает ли вежливость излишней? Нет!  Проявляя вежливость в самом начале общения с потенциальными клиентами и партнерами,  вы сможете выстроить с ними хорошие и долгосрочные отношения..

Где использовать формальные правила этикета?

Правила, о которых мы сегодня поговорим, уместны в любой деловой переписке, неважно, знакомы вы с человеком или нет.

Как соблюсти правила этикета в email переписке?

1. Вступление

Знакомство с вашим письмом начинается с темы, поэтому важно придумать короткую, но четкую и емкую тему письма.

Такие темы как “Привет” или “Знакомство” ничего не говорят получателю о назначении вашего имейла. Используйте такие темы как  “Запрос о поставке велосипедов”, “Партнерство с магазином велосипедов” и не оставляйте тему пустой.

Кроме того, еще до открытия письма, получатель увидит с какой почты оно пришло. Рабочие почты, привязанные к домену вашего сайта вызывают доверие, в то время как письма даже с хорошо составленной темой, пришедшие с почты [email protected] могут полететь прямиком в корзину.

Когда собеседник откроет письмо, первое, что он увидит – это приветствие. Если вы переписываетесь с незнакомым человеком, избегайте неформального тона. Обращайтесь к собеседнику на “вы” и приветствуйте его тактично. Например, напишите “Здравствуйте” или “Добрый день.” Избегайте фамильярности и не пишите  “Привет!” или “Здорово!”.

В продолжение темы приветствия, хорошим тоном считается адресовать письма лично собеседнику. Иными словами, вместо того чтобы написать “Здравствуйте”, постарайтесь узнать кому вы пишете письмо и обратитесь к человеку по имени или даже по имени отчеству.

2. Тело письма

В деловой переписке желательно не шутить и не писать письма с юморком. Такое фривольное  общение воспринимается каждым человеком по- разному, и вы можете непреднамеренно оскорбить собеседника. Более того, в некоторых культурах то, что кажется  смешным нам, может считаться оскорблением у других.

В теле письма  старайтесь писать максимально четко, коротко и ясно.

Основная мысль  должна находится в начале, а менее важные детали ближе к концу письма. Адаптируйте ваши послания  так, чтобы их было легко прочитать на телефоне. Как правило, это означает, что письмо должно быть не длиннее 3-х абзацев. Хорошим тоном считается экономить время собеседника, поэтому старайтесь сообщить о чем-то в “двух словах”. Старайтесь разбивать текст на короткие абзацы из одного-двух предложений, а не писать целое полотно. Деловое письмо – это не книга, вместо длинных описаний используйте короткие тезисы.

Закончив написание письма, не забудьте проверить грамматику и орфографию. Не отправляйте  письма с грубыми ошибками — это характеризует вас, как личность. Большая часть почтовых клиентов уже включает сервисы проверки орфографии, поэтому обязательно потратьте лишних 5 минут, чтобы ими воспользоваться.

Если ответ на ваше письмо не требуется, постарайтесь закончить разговор, чтобы собеседнику не пришлось отвечать вам. Например, в конце напишите “Благодарю, до встречи завтра в 14 : 00” или “Спасибо, мы подумаем над вашим предложением и свяжемся с вами как только придем к решению”. По правилам этикета отвечать на такие письма не обязательно, что позволяет избежать бесконечно тянущейся цепочки ненужных имейлов.

В заключение, в конце письма, обязательно оставить подпись, которая должна включать в себя ваше имя и должность в компании, контакты — телефон, адрес электронной почты, ссылки на социальные сети и веб сайт вашей компании. Подпись можно оформить графически, либо сделать текстовой. Это может показаться мелочью, но хорошо составленная подпись играет роль в создании первоначального доверия и помогает представить вас, как серьезного человека.

3. Ответы

Прежде всего, обязательно отвечайте на все письма, кроме спама. Оставлять имейлы без ответа некультурно.

Отвечать моментально считается необязательным в бизнес переписке, в конце концов, электронная почта – это не мессенджер. Тем не менее, задерживать ответ дольше чем на 24 часа некомильфо.

Отвечая на письма, всегда используйте функцию “ответить”, чтобы сохранить историю переписки и помочь собеседнику напомнить, о чем шел разговор.

Используйте функции ответить всем с осторожностью. Иногда ответ должен быть адресован лишь части получателей, участвующих в переписке. В таком случае, лучше использовать функцию “ответить” и добавить нужных получателей руками, вместо того, чтобы засорять почтовые ящики коллег ненужной информацией.

Если важно, чтобы получатель прочитал письмо, не указывайте его в копии, а добавляйте его электронную почту в основную строку адресатов. Если получателей письма несколько и вы ждете определенного ответа или действий от конкретного человека, об этом нужно прямо указать в теле письма. Например “Андрей, пожалуйста, ознакомьтесь с вложением и дайте мне знать, что вы думаете!”

4. Вложения

Ну и наконец, если вы прикрепляете к письму файл, хорошим тоном считается продублировать его, вставить файл в тело письма. Таким образом, получателю не нужно будет скачивать непонятное вложение, которое теоретически может содержать в себе вирус.

Сколько стоит вежливость?

Написание вежливого и корректного письма ничего не стоит, хоть и занимает больше времени. Особенно в начале, чтобы написать письмо, соблюдающее правила этикета, вам понадобится от 10 минут до получаса, однако, потраченное время однозначно стоит того!

Мы рекомендуем продолжить изучение делового этикета и прочитать книги “Новые правила деловой переписки” Максима Ильяхова и «Правила делового общения» Нины Зверевой.