Site Loader

Деловое письмо. Образцы деловых писем



Деловое письмо – один из основных способов коммуникации между представителями бизнеса. От обычной личной переписки оно отличается сдержанным стилем, использованием устоявшихся штампов и клише. Существуют различные виды этого документа, например письма-просьбы, претензии, обращения и другие. Каждый из них преследует собственные цели и имеет свои правила оформления. Грамотно написанные письма помогут укрепить Ваш имидж и подчеркнут профессионализм. Воспользуйтесь нашими рекомендациями, и Вам будет проще наладить отношения с деловыми партнерами. Прочитав эту статью, Вы узнаете правила ведения переписки и сможете ознакомиться с образцом письма.


008_f355c8d1-c1c8-47db-af60-05eeeb798ddd.jpg 

Виды деловых писем


Официальное письмо позволяет обмениваться сведениями, направлять предложения, обращения, делиться мнением, высказывать претензии. Существует несколько видов деловых писем.


Коммерческие.


Они нужны для ведения переговоров перед заключением сделки. Также с помощью этого типа официального письма можно улаживать текущие организационные вопросы. Такие документы могут выступать в качестве доказательной базы при разбирательстве экономического спора, поэтому их составление требует особой тщательности.


Некоммерческие. К этой категории относятся официальные письма, содержащие приглашение, поздравление, просьбу, благодарность, соболезнования, информацию, рекомендации, подтверждение получения заказа, гарантийные обязательства. Они всегда имеют конкретного адресата, но преследуют некоммерческую цель.


Не требующие ответа. К этой категории относят деловое письмо, в котором находится извещение, информация, гарантии, подтверждение, отказ, предупреждение, заявление, напоминание, распоряжение и т. д.


Требующие ответа. Это письма-просьбы, официальные запросы, обращения, требования или предложения. Строгого образца того, как составить письмо-обращение, не существует, но в тексте присутствует четкая структура: изложение фактов, объяснение причины и т. д. Также приводится ссылка на документ, на основании которого просьба будет выполнена.


Регламентированные и нерегламентированные. Для написания регламентированного документа Вам потребуется образец письма. Он составляется по установленному неизменному шаблону. Нерегламентированные варианты допускают простое изложение фактов согласно деловому этикету.


По типу адресата можно выделить циркулярные и обычные варианты. Их отличие в количестве получателей. Циркулярные деловые документы отсылают группе лиц, а обычные – одному.


Чаще всего приходится писать письма-просьбы, образцы и примеры которых Вы найдете ниже. Их используют частные лица, чиновники, директора компаний и простые служащие. Именно этот тип обычно вызывает затруднения. Ниже мы подробно расскажем о составлении письма-просьбы, рассмотрим особенности структуры и приведем образец письма.


009_93f111d9-8749-4a1f-a1e5-f2c616379ef1.jpg 

Структура


Разбивайте текст на абзацы, используйте подзаголовки и списки, так читателю будет проще понять суть написанного. В зависимости от целей выделяют несколько частей документа.



Заголовок. Каждый образец официального письма начинается с темы. Она должна сразу раскрывать цель, чтобы с первого взгляда было понятно содержание делового документа. Например, просьба, запрос, приглашение и т. д.


Приветствие. Чаще используют обращение «Уважаемый(-ая)», имя и отчество. В конце нужно поставить точку или восклицательный знак. Правильным будет и деловое обращение через должность (директор, руководитель, коллеги). Главное – привлечь внимание и побудить дочитать текст до конца. Обращение по имени носит более личный характер и помогает наладить контакт с читателем. Не используйте сокращений «г-н», «г-жа», они могут быть расценены как неуважение.


Основная часть. Изложите суть и цель обращения, четко объясните, чего хотите от читателя. Это может быть просьба о предоставлении скидки, сотрудничестве, встрече. Выбирайте формулировку, соответствующую теме. Например, в письме-просьбе должна содержаться фраза «Прошу Вас о предоставлении…». Не забывайте, что ходатайство должно быть написано с уважением к адресату. Если текст содержит несколько просьб, перечислите их под разными абзацами. Избегайте жестких требований. В конце своего обращения можно добавить призыв к действию, например о предоставлении чего-либо.


Ваши предложения. Вы можете привести способ решения проблемы или удовлетворения просьбы. Если письмо носит характер жалобы, завершите его возможными вариантами разрешения ситуации. Если это возможно, укажите, почему адресату выгодно прислушаться к Вам.


Итог. Завершить письмо-просьбу или обращение можно кратким выводом. Также здесь может содержаться напоминание, предупреждение. В конце документа поставьте подпись с расшифровкой. Традиционно письма, содержащие просьбы, обращения и другую деловую переписку, завершают фразой «С уважением…», «С наилучшими пожеланиями…» и другими. Выбирайте подходящую в зависимости от контекста.


0010_33137605-c9b3-4230-a186-ddec19624143.jpg 

Советы и рекомендации



Максимальный размер письма-просьбы или обращения не должен превышать 1–2 страниц. В деловом письме Вы должны изъясняться максимально четко и не допускать вариантов толкования. Официальный повод предполагает строгую субординацию. Тон писем – нейтральный, без личностных оценок. Если Вы обращаетесь к получателю с просьбой, допустимо сделать ненавязчивый комплимент. Например, используйте фразу «Вы, как эксперт в этой области…». Так у Вас появится больше шансов достичь цели.

Примеры


Перед Вами образец официального письма, составленный по всем правилам. Вы можете ориентироваться на него при составлении аналогичных деловых документов.


0011_c14b5ddb-af6a-40cd-902d-90354b1ee821.jpg 


Письмо-обращение приведено ниже.


0012_1b5fad5c-6796-4699-b65c-cfde39ab53fe.jpg

 


Каждый человек может столкнуться с необходимостью написания данного документа. Соблюдение наших рекомендаций позволит освоить тонкости переписки с начальством, коллегами и партнерами по бизнесу. Используйте этот инструмент с умом, и он поможет Вам добиться успеха.

Образцы написания деловых писем


Образцы деловых писем. Деловое письмо образец. Образцы писем

В данной статье  вы найдете информацию по работе с трудными письмами, которые нередко встречаются в деловом взаимодействии, а также увидите образцы деловых писем.  Это письма, необходимость в написании которых возникает в ситуации нарушения деловых интересов: письмо-просьба  и письмо-претензия.

Поскольку ситуация сама по себе является достаточно непростой, то и написание письма в такой ситуации является очень важным вопросом, в котором автору важно быть грамотным, вежливым, корректным, и в то же время, умеющим твердо отстоять свои деловые интересы.

Успешно решить сложности «трудных» писем  помогают:



  • Грамотная установка во взаимодействии: твердая, но корректная  установка на партнерство
  • Выбор уместного стиля письма (официально-делового  или доверительно-делового
  • Грамотное и логичное оперирование фактами

 

Образцы деловых писем.

Деловое письмо. Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль — официально-деловой, убедительное оперирование фактами)

Уважаемые коллеги!

С целью принятия мер по обеспечению качества и надежности   прибора КИП-12 в условиях эксплуатации, выпускаемого Институтом «Оптика» с 1992 года, обращаемся к вам со следующей просьбой:  рассмотреть  возможность о предоставлении  Институту «Оптика» информацию о параметрах работы прибора в реальных условиях эксплуатации (подробности во вложении) .  Присланные вами данные позволят  институту  собрать необходимую для аналитики информацию, провести  мониторинг и  будут способствовать более оперативному решению  вопросов повышения качества и надежности работы  прибора КИП-12.

Просьба  сообщить в ответном письме  о вашем решении по поводу   оказания  нам содействия.  В случае необходимости дополнительной информации, требующейся  вам для принятия решения, просьба также сообщить о ней в ответном письме.

С уважением,

Коллектив Технического  бюро

Институт «Оптика»

 

Деловое письмо. Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль — доверительно-деловой, убедительное оперирование фактами)

Уважаемые коллеги!

Мы очень заинтересованы в вопросах повышения качества и надежности работы прибора КИП-12, который  мы выпускаем с 1992 года и который  с 1995 года  нашел  прочное применение  в работе вашей компании. Поэтому обращаемся к вам с данной просьбой.

Для  повышения качества и надежности работы прибора КИП-12  нам необходимы подробные данные  по работе данного прибора в условиях эксплуатации.  В реализации этой задачи мы очень рассчитываем на вашу помощь и прямое участие. Учитывая долгосрочное и позитивное сотрудничество наших компаний, обращаемся к вам с просьбой – предложением:  помочь нам в сборе и предоставлении статистической информации по работе прибора.  Мы будем признательны, если вы найдете возможность собрать для нас  статистику по заданным параметрам (подробности в приложении).  Это позволит нам провести мониторинг эффективности работы прибора и оперативно  принять меры по повышению качества и надежности его  работы.


Пожалуйста, сообщите,  готовы ли вы принципиально оказать нам содействие.  Если для принятия решения вам необходимы дополнительные комментарии или у вас появились вопросы – мы готовы на них ответить.

Будем признательны вам за ответ.

С уважением,

Иван Иванов

Руководитель Технического бюро

Институт «Оптика»

 

Деловое письмо. Образец письма-просьбы и  образец письма-претензии.

 

Письмо – просьба

(установка – партнерство; стиль — доверительно-деловой;  убедительное оперирование фактами)

Письмо – претензия

(установка – партнерство; стиль — официально-деловой; убедительное оперирование фактами)

Уважаемый Андрей Иванович!

Обращаемся к Вам с просьбой решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС.

 

Согласно условиям контракта № А-122 от 07.02.2010. п. 4.3. за 60  дней до начала плановой поставки продукции  ООО «Стар»  должно произвести в адрес ОАО «Росстанс» отправку  контрольных  образцов продукции, уведомив  ОАО «Росстанс»  о факте отправки.

Согласно графику (Допсоглашение  № 1  от 11.03. 2010. к Контракту  № А-122 от 07.02.2010.),  дата начала плановой поставки продукции – 01.10.2010.  Срок отправки контрольных образцов – не позднее 02.08.2010.  Сегодня – 04.08.2010.  На настоящий момент нами не получено информации  об отправке контрольных образцов.

 

До настоящего момента у нас не было проблем во взаимодействии с вашей компанией, все прописанные в Контракте договоренности соблюдались. Мы уверены, что возникшую  ситуацию еще можно скорректировать.

Успешность проекта АБС крайне важна для нашей компании. Поэтому просим вас  до 06.08.2010.  сообщить  информацию по отправке  контрольных образцов.

 

Надеемся, что ваш ответ прояснит возникшую ситуацию и снимет нашу обеспокоенность относительно успешности реализации проекта.


 

 

С уважением,

 

Уважаемый Андрей Иванович!

От лица руководства  ОАО «Росстанс» обращаюсь к Вам в связи с необходимостью решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС.

Вынужден  сообщить, что  эта ситуация  вызывает у нас крайнюю обеспокоенность.

Согласно условиям контракта № А-122 от 07.02.2010. п. 4.3. за 60  дней до начала плановой поставки продукции  ООО «Стар»  должно произвести в адрес ОАО «Росстанс» отправку  контрольных  образцов продукции, уведомив  ОАО «Росстанс»  о факте отправки.

Согласно графику (Допсоглашение  № 1  от 11.03. 2010. к Контракту  № А-122 от 07.02.2010.),  дата начала плановой поставки продукции – 01.10.2010.  Срок отправки контрольных образцов – не позднее 02.08.2010.  Сегодня – 04.08.2010.  На настоящий момент нами не получено информации  об отправке контрольных образцов.

В этой ситуации  способность ООО «Стар» выполнить взятые на себя обязательства вызывает у  ОАО «Росстанс»  серьезные опасения и вынуждает  задуматься о  применении штрафных санкций, предусмотренных п. 7.2. Контракта № А-122 от 07.08.2010.

 

Для предотвращения  этого предлагаем Вам в срок до 06.08.2010.  проинформировать нас о ситуации с отправкой контрольных образцов продукции.

 

 

С уважением,

Возьмите на заметку нашу информацию и мы уверены, что вопрос написания «трудных писем»  для вас будет значительно менее трудозатратным.

Тамара Воротынцева

Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке:

E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями

Деловая е-mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)

Деловая переписка. Имидж и деловые интересы