Письма образцы делового: Деловое письмо: виды, правила оформления, структура | Электронный каталог – Деловое письмо. Образец и бланк

Деловое письмо. Образцы деловых писем

Деловое письмо – один из основных способов коммуникации между представителями бизнеса. От обычной личной переписки оно отличается сдержанным стилем, использованием устоявшихся штампов и клише. Существуют различные виды этого документа, например письма-просьбы, претензии, обращения и другие. Каждый из них преследует собственные цели и имеет свои правила оформления. Грамотно написанные письма помогут укрепить Ваш имидж и подчеркнут профессионализм. Воспользуйтесь нашими рекомендациями, и Вам будет проще наладить отношения с деловыми партнерами. Прочитав эту статью, Вы узнаете правила ведения переписки и сможете ознакомиться с образцом письма.

 

Виды деловых писем

Официальное письмо позволяет обмениваться сведениями, направлять предложения, обращения, делиться мнением, высказывать претензии. Существует несколько видов деловых писем.

Коммерческие. Они нужны для ведения переговоров перед заключением сделки. Также с помощью этого типа официального письма можно улаживать текущие организационные вопросы. Такие документы могут выступать в качестве доказательной базы при разбирательстве экономического спора, поэтому их составление требует особой тщательности.

Некоммерческие. К этой категории относятся официальные письма, содержащие приглашение, поздравление, просьбу, благодарность, соболезнования, информацию, рекомендации, подтверждение получения заказа, гарантийные обязательства. Они всегда имеют конкретного адресата, но преследуют некоммерческую цель.

Не требующие ответа. К этой категории относят деловое письмо, в котором находится извещение, информация, гарантии, подтверждение, отказ, предупреждение, заявление, напоминание, распоряжение и т. д.

Требующие ответа. Это письма-просьбы, официальные запросы, обращения, требования или предложения. Строгого образца того, как составить письмо-обращение, не существует, но в тексте присутствует четкая структура: изложение фактов, объяснение причины и т. д. Также приводится ссылка на документ, на основании которого просьба будет выполнена.

Регламентированные и нерегламентированные. Для написания регламентированного документа Вам потребуется образец письма. Он составляется по установленному неизменному шаблону. Нерегламентированные варианты допускают простое изложение фактов согласно деловому этикету.

По типу адресата можно выделить циркулярные и обычные варианты. Их отличие в количестве получателей. Циркулярные деловые документы отсылают группе лиц, а обычные – одному.

Чаще всего приходится писать письма-просьбы, образцы и примеры которых Вы найдете ниже. Их используют частные лица, чиновники, директора компаний и простые служащие. Именно этот тип обычно вызывает затруднения. Ниже мы подробно расскажем о составлении письма-просьбы, рассмотрим особенности структуры и приведем образец письма.

 

Структура

Разбивайте текст на абзацы, используйте подзаголовки и списки, так читателю будет проще понять суть написанного. В зависимости от целей выделяют несколько частей документа.

Заголовок. Каждый образец официального письма начинается с темы. Она должна сразу раскрывать цель, чтобы с первого взгляда было понятно содержание делового документа. Например, просьба, запрос, приглашение и т. д.

Приветствие. Чаще используют обращение «Уважаемый(-ая)», имя и отчество. В конце нужно поставить точку или восклицательный знак. Правильным будет и деловое обращение через должность (директор, руководитель, коллеги). Главное – привлечь внимание и побудить дочитать текст до конца. Обращение по имени носит более личный характер и помогает наладить контакт с читателем. Не используйте сокращений «г-н», «г-жа», они могут быть расценены как неуважение.

Основная часть. Изложите суть и цель обращения, четко объясните, чего хотите от читателя. Это может быть просьба о предоставлении скидки, сотрудничестве, встрече. Выбирайте формулировку, соответствующую теме. Например, в письме-просьбе должна содержаться фраза «Прошу Вас о предоставлении…». Не забывайте, что ходатайство должно быть написано с уважением к адресату. Если текст содержит несколько просьб, перечислите их под разными абзацами. Избегайте жестких требований. В конце своего обращения можно добавить призыв к действию, например о предоставлении чего-либо.

Ваши предложения. Вы можете привести способ решения проблемы или удовлетворения просьбы. Если письмо носит характер жалобы, завершите его возможными вариантами разрешения ситуации. Если это возможно, укажите, почему адресату выгодно прислушаться к Вам.

Итог. Завершить письмо-просьбу или обращение можно кратким выводом. Также здесь может содержаться напоминание, предупреждение. В конце документа поставьте подпись с расшифровкой. Традиционно письма, содержащие просьбы, обращения и другую деловую переписку, завершают фразой «С уважением…», «С наилучшими пожеланиями…» и другими. Выбирайте подходящую в зависимости от контекста.

 

Советы и рекомендации

Максимальный размер письма-просьбы или обращения не должен превышать 1–2 страниц. В деловом письме Вы должны изъясняться максимально четко и не допускать вариантов толкования. Официальный повод предполагает строгую субординацию. Тон писем – нейтральный, без личностных оценок. Если Вы обращаетесь к получателю с просьбой, допустимо сделать ненавязчивый комплимент. Например, используйте фразу «Вы, как эксперт в этой области…». Так у Вас появится больше шансов достичь цели.

Примеры

Перед Вами образец официального письма, составленный по всем правилам. Вы можете ориентироваться на него при составлении аналогичных деловых документов.

 

Письмо-обращение приведено ниже.

 

Каждый человек может столкнуться с необходимостью написания данного документа. Соблюдение наших рекомендаций позволит освоить тонкости переписки с начальством, коллегами и партнерами по бизнесу. Используйте этот инструмент с умом, и он поможет Вам добиться успеха.

Образцы написания деловых писем

В данной статье  вы найдете информацию по работе с трудными письмами, которые нередко встречаются в деловом взаимодействии, а также увидите образцы деловых писем.  Это письма, необходимость в написании которых возникает в ситуации нарушения деловых интересов: письмо-просьба  и письмо-претензия.

Поскольку ситуация сама по себе является достаточно непростой, то и написание письма в такой ситуации является очень важным вопросом, в котором автору важно быть грамотным, вежливым, корректным, и в то же время, умеющим твердо отстоять свои деловые интересы.

Успешно решить сложности «трудных» писем  помогают:

• Грамотная установка во взаимодействии: твердая, но корректная  установка на партнерство
• Выбор уместного стиля письма (официально-делового  или доверительно-делового
• Грамотное и логичное оперирование фактами

 

Образцы деловых писем.

Деловое письмо. Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль — официально-деловой, убедительное оперирование фактами)

Уважаемые коллеги!

С целью принятия мер по обеспечению качества и надежности   прибора КИП-12 в условиях эксплуатации, выпускаемого Институтом «Оптика» с 1992 года, обращаемся к вам со следующей просьбой:  рассмотреть  возможность о предоставлении  Институту «Оптика» информацию о параметрах работы прибора в реальных условиях эксплуатации (подробности во вложении) .  Присланные вами данные позволят  институту  собрать необходимую для аналитики информацию, провести  мониторинг и  будут способствовать более оперативному решению  вопросов повышения качества и надежности работы  прибора КИП-12.

Просьба  сообщить в ответном письме  о вашем решении по поводу   оказания  нам содействия.  В случае необходимости дополнительной информации, требующейся  вам для принятия решения, просьба также сообщить о ней в ответном письме.

С уважением,

Коллектив Технического  бюро

Институт «Оптика»

 

Деловое письмо. Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль — доверительно-деловой, убедительное оперирование фактами)

Уважаемые коллеги!

Мы очень заинтересованы в вопросах повышения качества и надежности работы прибора КИП-12, который  мы выпускаем с 1992 года и который  с 1995 года  нашел  прочное применение  в работе вашей компании. Поэтому обращаемся к вам с данной просьбой.

Для  повышения качества и надежности работы прибора КИП-12  нам необходимы подробные данные  по работе данного прибора в условиях эксплуатации.  В реализации этой задачи мы очень рассчитываем на вашу помощь и прямое участие. Учитывая долгосрочное и позитивное сотрудничество наших компаний, обращаемся к вам с просьбой – предложением:  помочь нам в сборе и предоставлении статистической информации по работе прибора.  Мы будем признательны, если вы найдете возможность собрать для нас  статистику по заданным параметрам (подробности в приложении).  Это позволит нам провести мониторинг эффективности работы прибора и оперативно  принять меры по повышению качества и надежности его  работы.

Пожалуйста, сообщите,  готовы ли вы принципиально оказать нам содействие.  Если для принятия решения вам необходимы дополнительные комментарии или у вас появились вопросы – мы готовы на них ответить.

Будем признательны вам за ответ.

С уважением,

Иван Иванов

Руководитель Технического бюро

Институт «Оптика»

 

Деловое письмо. Образец письма-просьбы и  образец письма-претензии.

 

Письмо – просьба (установка – партнерство; стиль — доверительно-деловой;  убедительное оперирование фактами)

Письмо – претензия (установка – партнерство; стиль — официально-деловой; убедительное оперирование фактами)

Уважаемый Андрей Иванович! Обращаемся к Вам с просьбой решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС.   Согласно условиям контракта № А-122 от 07.02.2010. п. 4.3. за 60  дней до начала плановой поставки продукции  ООО «Стар»  должно произвести в адрес ОАО «Росстанс» отправку  контрольных  образцов продукции, уведомив  ОАО «Росстанс»  о факте отправки. Согласно графику (Допсоглашение  № 1  от 11.03. 2010. к Контракту  № А-122 от 07.02.2010.),  дата начала плановой поставки продукции – 01.10.2010.  Срок отправки контрольных образцов – не позднее 02.08.2010.  Сегодня – 04.08.2010.  На настоящий момент нами не получено информации  об отправке контрольных образцов.   До настоящего момента у нас не было проблем во взаимодействии с вашей компанией, все прописанные в Контракте договоренности соблюдались. Мы уверены, что возникшую  ситуацию еще можно скорректировать. Успешность проекта АБС крайне важна для нашей компании. Поэтому просим вас  до 06.08.2010.  сообщить  информацию по отправке  контрольных образцов.   Надеемся, что ваш ответ прояснит возникшую ситуацию и снимет нашу обеспокоенность относительно успешности реализации проекта.     С уважением,

Уважаемый Андрей Иванович! От лица руководства  ОАО «Росстанс» обращаюсь к Вам в связи с необходимостью решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС. Вынужден  сообщить, что  эта ситуация  вызывает у нас крайнюю обеспокоенность. Согласно условиям контракта № А-122 от 07.02.2010. п. 4.3. за 60  дней до начала плановой поставки продукции  ООО «Стар»  должно произвести в адрес ОАО «Росстанс» отправку  контрольных  образцов продукции, уведомив  ОАО «Росстанс»  о факте отправки. Согласно графику (Допсоглашение  № 1  от 11.03. 2010. к Контракту  № А-122 от 07.02.2010.),  дата начала плановой поставки продукции – 01.10.2010.  Срок отправки контрольных образцов – не позднее 02.08.2010.  Сегодня – 04.08.2010.  На настоящий момент нами не получено информации  об отправке контрольных образцов. В этой ситуации  способность ООО «Стар» выполнить взятые на себя обязательства вызывает у  ОАО «Росстанс»  серьезные опасения и вынуждает  задуматься о  применении штрафных санкций, предусмотренных п. 7.2. Контракта № А-122 от 07.08.2010.   Для предотвращения  этого предлагаем Вам в срок до 06.08.2010.  проинформировать нас о ситуации с отправкой контрольных образцов продукции.     С уважением,

Возьмите на заметку нашу информацию и мы уверены, что вопрос написания «трудных писем»  для вас будет значительно менее трудозатратным.

Тамара Воротынцева

Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке:

E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями

Деловая е-mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)

Деловая переписка. Имидж и деловые интересы

  Поделиться в соц. сетях

Письмо образец Оферты — Деловое письмо

Оферта должна содержать указание на основные условия сделки: наименование, количество, качество, цены товара, условия и сроки поставки, условия оплаты и способа доставки.

Оформить оферту можно в качестве проекта договора , который одна сторона сделки отправляет другой. Или к письму-оферте приложить проект договора.

Оферта требует ответа до указанного в ней срока, либо без указания срока , в котором сторона принявшая ее соглашается, либо вносит изменения и дополнения в условия, либо отказывается от принятия условий договора.

Вопросы, связанные с офертой  регулируются  законодательством той или иной страны, либо соответствующими международными  правилами.

__________________________________________Вариант 3______________________________________________

ИП И. К.

Адрес____________

от ТОО «N LTD»

адрес____________

Встречное предложение о расторжении

Уважаемый Имя Отчество,

В адрес АО ДБ «P Kazakhstan» поступило ваше заявление, согласно которому Вы отказываетесь от «вашей управляющей» компании, на основании того, что ТОО «N LTD» не выполняет условия Договора.

Напоминаем, что банк не является стороной договора о доверительном управлении Вашим имуществом. Как Вам должно быть известно Договор доверительного управления от 13 декабря 2013 года заключен между ИП И. К. и ТОО  «N LTD» (далее — Договор).

В соответствии с условиями пункта 3.4.1 Договора ИП И. К. не вправе отказаться от услуг Доверительного управляющего до истечения срока договора банковского займа, который наступает в 2018 году. Данное условие является императивным и не может игнорироваться Вами, даже при наличии каких-либо несущественных нарушений Договора со стороны Доверительного управляющего.

В рамках заключенного сторонами договора доверительного управления, ТОО «N LTD» произвело ряд неотделимых улучшений на объекте, находящемся в управлении. Общая сумма таких затрат по объекту составила около ______ миллионов тенге. Кроме того, для введения объекта в эксплуатацию управляющей компанией было закуплено оборудование на сумму ____ млн тенге. При этом, эти затраты управляющей компании не являются окончательными и не включают недополученную прибыль, расходы по содержанию объекта, а также выплаты по Вашему кредиту.

Следует отметить, что Ваши действия, направленные на воспрепятствование управляющей компании и ее партнеров добросовестно выполнять условия договора доверительного управления не дают возможности в дальнейшем осуществлять хозяйственную деятельность на объекте и продолжать обоюдно выполнять контрактные обязательства.

На основании изложенного ТОО «N LTD» предлагает ИП И. К. в досудебном порядке расторгнуть Договор доверительного управления от 13 декабря 2013 года и компенсировать произведенные Доверительным управляющим затраты, а также недополученную прибыть в размере _____тенге.

Данное предложение является офертой, просим направить акцепт либо возражения в течение 7 (семи) дней со дня получения настоящего предложения по адресу _________.

С уважением,

______________________________________Вариант 4______________________________________________________

ТОО «А», БИН 020640006411, адрес______

тел.: 344-ХХХХХХХ, 344-ХХХХ

Ли А.А.,

адрес проживания: _____

 «тел. сот. 8-ХХХХХХХХ, 8-ХХХХХХХХХ

Предложение о заключении

Договора купли-продажи жилого дома (оферта)

В соответствии с Предварительным договором купли-продажи от 16 сентября 2013 года (далее — Предварительный договор), а также Соглашением о задатке от 22 октября 2013 года  (далее — Соглашение) предусмотрено приобретение жилого дома в черновой отделке с земельным участком в рассрочку с внесением задатка Ли А.А. по адресу: __________

Согласно пункту 1.4. Соглашения и Предварительного договора полная стоимость жилого дома с земельным участком согласно договорам — 43 176 000 (сорок три миллиона сто семьдесят шесть тысяч) тенге, стоимость окончательная и пересмотру не подлежит. Сумма, указанная в пуктах 1.1. и 1.2. Соглашения и Предварительного договора включаются в указанную стоимость.

В вашем письме от 20 октября 2015 года на предложение Ли А.А. об оформлении правоустанавливающих документов на приобретенный дом указывается на наличие у нее задолженности по платежам по жилому дому в размере 24 500 долларов США. В связи с этим в заключении окончательного Договора купли-продажи отказано.

Ваши действия являются необоснованными и незаконными по следующим основаниям.

Ли А.А. в соответствии с Соглашением и Предварительным договором внесла в кассу ТОО «Ариян» 43 764 585 (сорок три миллиона семьсот шестьдесят четыре тысячи пятьсот восемьдесят пять) тенге.  Тем самым переплатила 588 585 (пятьсот восемьдесят пять тысяч пятьсот восемьдесят пять) тенге.

В этой связи полагаем, что Ли А.А. свои обязательства выполнила в полном объеме с опережением графика платежей, предусмотренного Предварительным договором и каких-либо задолженностей не имеет.

Пункт 1.5 Соглашения и Предварительного договора предусматривает обязанность сторон подписать основной Договор купли-продажи жилого дома после погашения всей стоимости.

С учетом изложенного, предлагаем заключить с Ли А.А. Основной Договор купли — продажи жилого дома в черновой отделке с земельным участком, расположенного по адресу: _______ и передать ей Акт на право частной собственности на земельный участок, технический паспорт на жилой дом, акт ввода в эксплуатацию жилого дома.

В соответствии со статьей 277 ГК РК просим заключить Основной Договор купли-продажи жилого дома в черновой отделке с земельным участком в семидневный срок со дня получения оферты.

Приложение: Проект Основного Договора купли-продажи, проект Акта приема-передачи, копии фискальных чеков об уплате денег, копия доверенности представителя.

Представитель по доверенности (прилагается)

Ильин И.И.

Письмо образец ответа на Оферту

Письмо образец отказа на Оферту

_________________________***************************________________

Образец (форма)

(предложение
заключить договор)

______________________________________________

(должность адресата – кому предназначена оферта)    

______________________________________________

 (наименование
организации)

« »___________ 20__ г. № ____

О заключении договора

Предлагаем Вам заключить договор о
_____________________________________________________________________

на следующих условиях:

1) __________________________________________________________________;

2)
__________________________________________________________________;

3)
__________________________________________________________________.

Ждем Вашего ответа до “___” _______________ 20 __ г.

С уважением,

____________________             ____________________                  ____________________

должность адресанта                
подпись адресанта                           ФИО
адресанта

наименование
организации                   М.П.

—————————————*************************———————————

Как выбрать стиль делового письма, если адресат ваш друг?

Вы начали писать письмо, определили цель и структуру письма. Но осталось разобраться с одним нюансом — определить в каком формате обращаться к получателю письма? Если вы состоите в дружеских или  в приятельских отношениях  с адресатом письма, то как можно обратиться к нему в письме? Давайте разберемся в этом вопросе.

В каких случаях пишутся формальные и неформальные деловые письма?

Все деловые письма пишутся в официально-формальном стиле, это общепринятый стандарт любого делового письма. Казалось бы можно взбунтовать против таких казенных ограничений. Но в деловой деятельности людей есть свои правила, которых принято придерживаться.

Итак, если вы с адресатом состоите в дружеских взаимоотношениях, то в зависимости от ваших намерений и целей предлагаются следующие пути решения:

1. Если ваша цель вызвать или сохранить доверительно-дружеские отношения, используйте обращение от первого лица множественного числа, например, Просим…Подтверждаем…Сообщаем…, или от первого лица единственного числа, например: Предлагаю…Прошу…
2. Если ваша цель установить дистанцию и следовать субординации, то можете обратиться к нему в обезличенной форме: от третьего лица единственного или множественного числа, например, ТОО “Gala» просит.., АО «Банк Л» предлагает… , СП «ЭнергоРесурсы» и ТОО «Синергия» представляют…

Чем характеризуется формальный стиль? Для каких видов писем применяется?
Формальный стиль оставил свое влияние для некоторых видов деловых писем.   Такой стиль деловой переписки характеризуется:

• применением безличных глаголов – принято к сведению, исполнено;
• использованием пассивного залога – ответ был отправлен, приказ подписан;
• частотой повторяемости и единообразием фраз, штампов, клишированных оборотов–  согласно, в соответствии;
• нейтральными чертами (без эмоций), надличностным характером изложения, унификацией;
• использованием причастных и деепричастных оборотов.

Где наиболее часто применяют формальный стиль? Чаще всего его используют в переписке с государственными учреждениями и уполномоченными органами, а также в случаях, где необходимо подчеркнуть свою правоту, соблюдение законов и других нормативных правил и норм, а также во всех ситуациях, когда нужно выделить непричастность происходящего и говорить языком фактов.

Например,

Во исполнение поручения  №343 от 12.09.17 Комитета по регулированию естественных монополий и защите конкуренции Министерства национальной экономики РК  29 января 2018 года в компании САТ  проведена пресс-конференция с участием представителей средств массовой информации, субъектов рынка и субъектов естественных монополий.  

Чем характеризуется неформальный стиль? Для каких видов писем применяется?

Неформальный  стиль используется в тех случаях, когда вы общаетесь с адресатом лично, по-человечески. Ваш адресат личность, а не просто какой-то субъект или объект.

Неформальный стиль характеризуется:

• Простыми фразами и обращениями:
• употреблением личных глаголов;
• использованием активного залога;
• минимумом клише;
• и выражением эмоций.

Степень формальности в таком письме разная и зависит от тематики и цели. В таком письме вы сами выбираете язык и степень формальности и эмоционального окраса. Однако придерживайтесь уважительного отношения к адресату и балансируйте между степенью формального и неформального стиля.

Неформальный стиль в основном применяется в электронной переписке и при составлении писем-поздравлений, благодарственных писем, предложений …

Стоит отметить, что сейчас с развитием электронных средств передачи, таких как, например, e-mail почта требования значительно сместились. Неформальный, личный  стиль обращения в письмах уже применяют значительно чаще. И это уже вполне лояльно воспринимается в деловой переписке.