Письмо ответ на письмо предложение: Как правильно написать ответ на деловое письмо.

Содержание

Курс "Деловое письмо"



























































2.2. Ответ на письмо-предложение.

Ответ на письмо с предложением о сотрудничестве может быть положительным, отрицательным или нейтральным, если получатель не вполне уверен в результате предполагаемого сотрудничества, однако хотел бы выяснить некоторые вопросы, которые помогут ему принять окончательное решение.

Позитивный ответ на письмо с предложением о сотрудничестве

Если Вы пишете положительный или нейтральный ответ на письмо-предложение, план письма должен быть таким.

План письма

  1. Поблагодарить за письмо-предложение, указав продукты, товары, услуги и пр., которые были предложены Вашему вниманию.


    Thank you for your letter of May 19 in which you:

    Thank you for sending us your "Smart Styler" for evaluation.

  2. Сообщить о положительных результате экспертизы предложенных товаров, проведенных в Вашей компании.

    I am very glad to inform you about the positive referee report concerning:

    The appropriate specialists within our company positively reported about:

  3. Перечислить вопросы, которые вы считаете важными для заключения контракта.

    To make a final decision we would like to clarify the following questions:
    We would like to ask you to answer the following questions regarding: ...

  4. Предложить встречу с Вашим потенциальным партнером для обсуждения деталей контракта.

    I would be very pleased to meet you at my office at your earliest convenience to discuss some importance issues concerning you product.
    Would you be kind enough to find a day next week to meet with me at my office?

  5. Выразить надежду на будущее взаимовыгодное сотрудничество. Закончить письмо стандартной фразой.

    We look forward to hearing from you.

    We would be grateful for an early reply.

  6. Подпись, Ваше имя, должность.


Золотое правило

Постарайтесь ответить по возможности срочно на заманчивое предложение о сотрудничестве. Если предложение чего-нибудь стоит, его автор наверняка послал предложения также вашим конкурентам.







Позитивный ответ на письмо с предложением о сотрудничестве — МегаЛекции






    Если Вы пишете положительный или нейтральный ответ на письмо-предложение, план письма должен быть таким.

План письма

1. Поблагодарить за письмо-предложение, указав продукты, товары, услуги и пр., которые были предложены Вашему вниманию.

2. Сообщить о положительных результате экспертизы предложенных товаров, проведенных в Вашей компании.

3. Перечислить вопросы, которые вы считаете важными для заключения контракта.


4. Предложить встречу с Вашим потенциальным партнером для обсуждения деталей контракта.

5. Выразить надежду на будущее взаимовыгодное сотрудничество. Закончить письмо стандартной фразой.

6. Подпись, Ваше имя, должность.

Золотое правило

Постарайтесь ответить по возможности срочно на заманчивое предложение о сотрудничестве. Если предложение чего-нибудь стоит, его автор наверняка послал предложения также вашим конкурентам.

Запрос, требование

 

    Цель таких писем - получить информацию, помощь etc, т.е. некое желательное для вас действие со стороны Вашего адресата.

План письма:

1. Дать ссылку на источник , из которого вы получили информацию о компании.

2. Представить коротко себя, свою фирму.

3. Объяснить, почему Вы пишете это письмо, выразить ваш интерес.

4. Объяснить, что бы вы хотели получить от адресата.

5. Закончить письмо стандартной фразой.

6. Подпись, имя и должность автора письма.

 

Ответ на запрос, требование

 

    Ответ на запрос или требование обычно пишутся по такому плану.

План письма.

1. Ссылка на письмо с запросом.

2. Укажите Ваши действия, которые были предприняты по просьбе автора письма.

3. Обратите внимание адресата на особо важную для него информацию.

4. Укажите дополнительную возможность, которая поможет адресату сделать выбор в пользу предлагаемого вами продукта, услуги и пр.

5. Сообщите о Вашей готовности дать дополнительную информацию по продукту.

6. Заключительная фраза. Может быть продолжением предыдущего абзаца.





7. Ваша подпись, имя, должность.

Заказ

 

    Письма с заказом продукта пишутся в соответствии со следующим планом.

План письма:

1. Ссылка на предыдущее письмо, по которому производится заказ продукта.

2. Повторить условия, на которых Вы заказываете продукт- цена, качество, количество, скидки, условия платежа, условия доставки.

3. Подтверждение заказа, указание, что бланк с заказом прилагается.

4. Предложение условий платежей.

5. Указать сроки и условия доставки.


6. Стандартное окончание письма.

7. Ваша подпись, имя, должность.

Золотое правило

Начиная с п.2.5 Заказ строка Тема письма = Subject line становится обязательной!

Ответ на письмо-заказ.

 

    Для таких писем тоже существуют стандартный план.

План письма:

1. Выразите благодарность за заказ продукта.

2. Подтвердите возможность поставки, размеры скидки, другие важные условия сделки, особенно если по ним были разногласия.

3. Укажите, что отгрузка товара будет произведена, как только банк даст подтверждение об оплате заказа. Сообщите об отгрузке товаров, если она уже произведена. Обратите внимание заказчика на важные подробности, которые могут быть полезными.

4. Стандартное окончание письма с надеждой на совместный бизнес в будущем.

5. Подпись, имя, должность.

 

Жалоба

 

    Письма с жалобой по поводу продуктов, сервиса, доставки и пр. принадлежат к категории наиболее трудных писем. Цель письма- жалобы не просто "выпустить пар", а получить компенсацию за невыполнение деловых обязательств. План письма- жалобы можно представить в следующем виде.

План письма

1. Объясните, по какому поводу Вы жалуетесь, опираясь на фактический материал (даты, суммы, номер заказа и пр.).

2. Объясните Ваш резон для жалобы, сравнивая обещанные деловые обязательства (услуги, сервис, выполнение заказа и пр.) и реальные обстоятельства.

3. Допускается выразить свои чувства по поводу происшедшего, предположить причины, которые вызвали данную проблему.

4. Если это уместно, опишите Ваши собственные действия, которые Вы предприняли, чтобы решить возникшую проблему.

5. Потребуйте от компании, не выполнившей свои обязательства, разъяснений, компенсации за причиненный ущерб, возмещения моральных и материальных издержек.

6. Сообщите о мерах, которые будут предприняты в том случае, если Ваши требования не будут удовлетворены.

7. Стандартное окончание письма.

8. Подпись, имя, должность.

 

Ответ на жалобу

 

    Ответ на жалобу клиента/партнера по бизнесу также относится к "трудным" письмам, поскольку в нем надо будет дать исчерпывающее объяснение причин, вызвавших недовольство клиента/партнера, сохранив при этом лицо своей компании.



План письма:

1. Ссылка на письмо-жалобу.

2. Объясните, что вызвало проблему.

3. Перечислите Ваши действия, которые были Вами предприняты, чтобы разрешить возникшую проблему немедленно.

4. Сообщите, какие меры были предприняты, чтобы не повторить подобную ошибку в будущем.

5. Принесите свои извинения за принесенные неудобства.

6. Закончите письмо в оптимистическом тоне.

 

Некоторые примеры деловой переписки.

 

Сопроводительное письмо к контракту

    Цель сопроводительного письма к контракту - чисто правовая. Поскольку все контракты должны быть посланы как минимум заказной почтой, то очень часто срок действия контракта начинается с момента получения письма. Такое письмо содержит очень краткое изложение сути контракта, который прилагается к указанному письму. В конце такого письма весьма уместно будет выразить надежду на взаимовыгодное сотрудничество.

Прекращение контракта

Письмо о прекращении контракта пишется по такой же схеме, как и предыдущее и имеет такое же правовое значение. Обычно условия прекращения контракта обсуждаются заранее и записываются специальным разделом в тексте контракта. Вид почтового отправления (заказное, экспресс-почта, курьерская доставка и пр.) для сопроводительных писем к контракту обычно указан в контракте.

 

Факсы, телеграммы.

 

    Факсы, по сути дела, являются просто быстрыми письмами, поэтому к ним применими все требования, предъявляемые к письмам. Более того, в некоторых случаях факсовое сообщение подтверждается отправкой оригинала с обычной почтой. Факсы бывают двух видов – очень короткие сообщения, требующие срочного ответа, и более длинные. В первом случае сообщение пишется на стандартном бланке передачи факса. Текст такого сообщения коротко – информативный. В случае, когда по факсу передается длинное сообщение, то на стандартном бланке необходимо указывать, кому адресована информация и сообщение о содержании приложенного документа (контракта, заказа, копии счета, платежные документы и пр.)

    Современные средства сообщения, такие, как факс, телекс или даже давно известная телеграмма считаются быстрыми не только потому, что они доходят по адресата быстро, но также и потому, что требуют быстрого ответа. Для этих средств коммуникации существует даже свой особенный язык, позволяющий сделать общение не только быстрым, но и эффективным.


 






Рекомендуемые страницы:

Воспользуйтесь поиском по сайту:

Ответ на деловое письмо на английском


Навыки правильного оформления деловых писем на иностранном языке позволят вам не только вести переписку с зарубежными фирмами, но и повышает ваш социально-ценностный статус как сотрудника.

Для многих переписка с деловыми партнёрами кажется чем-то нереальным, но на самом деле письмо состоит из устойчивых выражений и небольших ёмких фраз. В таком деле необходим более простой стиль изложения.

Получив письмо о сотрудничестве с потенциальными партнерами, вы можете ответить положительным, отрицательным либо нейтральным образом. Всё будет зависеть от вашей заинтересованности данным сотрудничеством. Но если вы всё ещё сомневаетесь в своем выборе, то стоит выяснить дополнительные нюансы, которые помогут вам принять окончательное решение.

Важные аспекты при составлении письма о согласии на предложенное сотрудничество

Подготавливая такие формы ответа на полученные деловые письмы, вы должны придерживаться определенного плана:

1. Самой первой информацией в письме является адрес отправителя, но если такое письмо печатается на фирменном бланке, то там уже должны быть указаны данные в такой последовательности:


- название фирмы;


- номер вашего дома, название улицы, города, страны (только заглавными буквами), почтовый индекс.

2. Дата. При переписке с американскими или английскими партнёрами используйте формат, который более привычен для них. Американцы приветствуют в дате такую последовательность: месяц, число, год (April 9, 2012). А вот англичане предпочитают - день, месяц, год (6th April, 2012), который более привычный для наших глаз.

3. Имя и полный адрес получателя (имя необходимо указывать перед адресом). Для мужчин используйте сокращения Dr. (доктор), Mr. (господин). К женщинам обращайтесь Mrs. (миссис, если она замужем, либо статус неизвестен) или Ms. (для незамужней женщины). При наличии других званий и титулов обязательно используйте их в тексте. Адрес получателя оформляется также как и в п.1.


Все эти данные (п.1-п.3) стоит разместить по левому краю вашего письма.

4. Дружественное приветствие и вежливое обращение к адресату письма. Стандартной считается фраза “Dear….,”, что означает «Уважаемый». Затем следует имя человека со всеми званиями и титулами. Если вы не уверены к кому точно обращаетесь, мужчина или женщина и точное звание, то опустите обращение, оставив в итоге полное имя – «Dear Mikhail Smirnov». При обращении к нескольким людям, используйте фразу «Dear Sirs», которая считается целостным абзацем.

При переписке с американскими партнёрами, принято после обращения ставить не запятую, а двоеточие: «Dear Mr. Smirnov:»

5. Содержание делового письма. К общим требованиям на основной текст ответа на письмо-предложение относятся:

- дружественное вступление с благодарностью (пару предложений), ссылаясь при этом на товары, услуги или продукты, которые были предложены ранее.

Thank you for contacting us on April 6, where you have specified prices and terms of delivery of Russiannational dolls Matryoshka.


Большое спасибо за обращение к нам от 6 апреля, где вы указали цены и условия поставки русских национальных кукол «Матрешка».

Thank you for sending us the Russian national doll Matryoshka for review.


Благодарим за отправку нам русской национальной куклы «Матрешка» для ознакомления.

Thank you for the information provided in the form of catalogs, price-sheets with the payment terms.


Большое спасибо за предоставленную информацию в виде каталогов, прайс-листов с условиями оплаты.

Thank you for Your letter to us fr om 31 March, where...


Благодарим за Ваше обращение к нам от 31 марта, где...

- Суть делового письма-ответа, в котором содержаться положительные результаты тестирования продукта, перечислены уточняющие вопросы для заключения контракта и предложение встречи. Текст разбивается на смысловые абзацы с интервалами.

Our experts reached a positive conclusion


Нашими экспертами дано положительное заключение

Your conditions are right for us.


Ваши условия нам подходят.

For a final decision, we would like to clarify the following questions:


Для окончательного решения нам хотелось бы прояснить следующие вопросы:

We could next week to meet in my office?


Мы могли бы на следующей неделе встретиться в моём офисе?

6. В последнем параграфе вы должны выразить, как правило, надежду на плодотворное сотрудничество в будущем.

Expect a quick response from You.


Ждём быстрого письма от Вас.

7. Прощание с адресатом, которое чаще всего выражается во фразах «Sincerely yours», «Best regards», «Sincerely» и «Yours faithfully». После такого обращения ставиться запятая и выделяется абзац для вашей подписи. А ниже ставятся имя отправителя и должность печатными буквами.

При отправке электронного письма, подпись в таких случаях не предусмотрена, но стоит добавить электронные адреса, номера телефонов и название компании чуть ниже вашего имени.

Стоит помнить, что если предложение в деловом письме вас сильно заинтересовало, то стоит ответить на него как можно быстрее, так как не исключено, что такую рассылку автор письма разослал вашим же конкурентам.

Образец ответа на типичное деловое письмо-предложение

World Treasures Inc.


100 East 24th Street


Washington, USA


20024

April 7, 2012

Mr. Mikhail Smirnov


Senior Manager


Matryoshka Ltd.


34 Tverskaya street


Moscow, RUSSIA


121121

Dear Mr. Smirnov:

Thank you for contacting us on April 6, wh ere you have specified prices and terms of delivery of Russiannational dolls Matryoshka. We acquainted with the products and are fully satisfied with its quality.

For a final decision, we would like to clarify the following questions. Could You provide us with anuninterrupted

supply of goods and competitive prices? Then, we could guarantee you productive work.

We will be grateful to You, if, in a subsequent response you put information

on the size of discountsdepending on volume of the goods

ordered by us. We with impatience will wait for Your letter and hope forfuture cooperation.

Best regards,


Diana Ross


Senior Manager

Перевод письма

Уважаемый мистер Смирнов:

Приносим вам благодарность за Ваше письмо от 6 апреля, в котором Вы предоставили нам полную информацию о ценах и условиях поставки Ваших русских национальных кукол «Матрешка». Мы ознакомились с продукцией и полностью удовлетворены её качеством.

Для окончательного решения нам хотелось бы прояснить следующие вопросы. Могли бы Вы гарантировать нам бесперебойную поставку товара, а также конкурентоспособные цены? Тогда бы мы могли вам гарантировать продуктивную работу.

Просим Вас в последующем ответе приложить информацию о размере скидок в зависимости от объема заказанного нами товара. Мы с нетерпением будем ждать Вашего письма и надеемся на будущее сотрудничество.

С наилучшими пожеланиями,


Диана Росс


Старший менеджер

Без названия — Ответ на коммерческое предложение. М. В. Колтунова...


^

Официальная корреспонденция различных типов, которая направ­лена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой де­ловую корреспонденцию.

Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хра­нится в обеих организациях, как исходящая и входящая документа­ция. Это важно, потому что деловые письма выступают в роли инстру­мента, регулирующего экономико-правовые и социальные отношения между корреспондентами (контрагентами, партнерами, участниками социальных отношений).

Существует несколько видов классификации деловых писем, в ос­нове их лежат не различные подходы, а различные квалификационные признаки.

Коммерческие письма выделяются в деловой корреспонденции по тематическому признаку — они оформляют, регистрируют заклю­чение и выполнение коммерческой сделки, т.е. предваряют составле­ние контракта (договора) и являются документами, регулирующими ход его выполнения.

Коммерческие письма имеют статус документа. При рассмотрении дела в арбитражном суде они могут являться основанием для предъяв­ления иска (письмо-рекламация, письмо-договор).

Остальные деловые письма, называемые иногда служебными, ре­шают организационные вопросы, вопросы экономических и юридиче­ских отношений между корреспондентами и тоже относятся к доку­ментам.

Являясь официальными сообщениями, деловые письма не исклю­чают параллельного устного сообщения на ту же тему, так как при уст­ном сообщении о важном для деловых отношений событии часто оста­ется необходимость письменного извещения (например о согласии принять условия сделки).

По функциональному признаку деловые письма делятся на тре­бующие обязательного письма-ответа:

• инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация)

• письмо-просьба

• письмо-приглашение

и не требующие обязательного ответа:

• письмо-подтверждение

• письмо-извещение

• письмо-напоминание

• письмо-предупреждение

• письмо-декларация (заявление)

• письмо-распоряжение

• письмо-отказ

• сопроводительное письмо

• гарантийное письмо

• информационное письмо

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и цир­кулярные. Циркулярные письма направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организа­ций), а обычные — в один адрес.

По форме отправления можно выделить наряду с традиционным почтовым отправлением электронную почту, факсимильную связь, те­летайпную и телеграфную связь. При этом электронная и факсимиль­ная связь используется для решения оперативных вопросов.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламен­тированные и нерегламентированные. Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стан­дартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизи­тов и т.д.).

Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.

К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие:

на причину обращения:

^ По причине задержки оплаты

В связи с неполучением счета-фактуры …

Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренно­стям

Ввиду задержки получения груза…

^ Вследствие изменения цен на энергоносители…

Учитывая, что производственные показатели снизились…

Учитывая социальную значимость объекта …

При данных обстоятельствах…

на ссылки:

^ Ссылаясь на Ваше письмо от

В соответствии с достигнутой договоренностью

Ссылаясь на Ваш запрос от…

Ссылаясь на устную договоренность

В соответствии с нашей договоренностью …

На основании распоряжения о

^ Согласно постановлению правительства...

Согласно протоколу о взаимных поставках…

Согласно спецификации

на цель:

В целях скорейшего решения вопроса…

^ В целях выполнения распоряжения…

Для согласования спорных вопросов

Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ…

В целях безопасности прохождения груза …

В ответ на Ваш запрос …

Во избежание конфликтных ситуаций…

С целью ознакомления с… высылаем Вам

К ним же относятся этикетные фразы:

^ Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Надеемся на скорейший ответ (решение нашего вопроса) …

Примите наши поздравления

Регламентированные письма имеют четкую структуру, как прави­ло, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на ос­новании которых делаются заявления, осуществляются речевые дейст­вия, представляющие вторую, основную часть письма:

^ Прошу прислать образцы товаров и прайс-листы

Просим рассмотреть наше предложение …

Просим подтвердить получение груза …

Предлагаем в счет взаимных поставок на… год …

^ На основании предоставленного нам договором права мы настаиваем…

Направляем вам протокол согласований…

Подтверждаем получение партии ТНП …

Поскольку регламентированные письма сплошь состоят из клиши­рованных, стандартных фраз, задачей составителя письма является их адекватное, уместное использование.

“Выделение аспектов содержания и их формализация позволяют весь процесс составления стандартного письма свести к выбору синтак­сических конструкций, закрепленных за каждым аспектом”*, — пишет один из крупнейших документалистов Петр Васильевич Веселов.

*Веселов П.В. Деловое письмо в промышленности. М.. 1990.

Такие фразы-клише можно найти в справочной литературе*. Одна­ко процесс составления регламентированных писем нельзя все же счи­тать только механическим соединением стандартных конструкций. Стан­дартные конструкции облегчают составление текста делового письма отправителем, не исключая достаточно высокого уровня лингвистичес­кой подготовки составителя и творческого поиска с его стороны.

*Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю, М., 1998.

Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку* и обязательный элемент делового пись­ма — речевое действие.

С помощью речевого действия автор письма реализует свои цели и намерения. Глаголы-перформативы (от слова to perform – действо­вать) являются в деловых письмах социально значимыми действиями, Эти глаголы определяют конструкцию ключевой фразы, нередко и письма в целом.

К таким речевым актам относятся:

1) этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т.п.;

2) сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уве­домляем и т.п.;

3) подтверждения: подтверждаем;

4) заявления: заявляем, объявляем;

5) требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой’,

6) обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;

7) напоминания: напоминаем;

8) предложения: предлагаем.

Как видно из примеров, эти глаголы-перформативы* употребля­ются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже — в форме 3-го лица единственного числа.

В отличие от регламентированных деловых писем нерегламенти­рованные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.

Однако было бы неверно полагать, что язык нерегламентирован­ных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки*, устойчивые обо­роты) используются и в нерегламентированных письмах. К ним отно­сятся инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-презентации, письма-объявления, предложение-представле­ние и т.п.

Реклама является органичной и неотъемлемой частью коммерчес­ких отношений, поэтому она соседствует с деловыми предложениями, освещает этапы становления и деятельности фирмы, организации, уч­реждения. Перечисленные выше виды рекламных деловых писем (письма-презентации, письма-объявления, предложения-представле­ния) сочетают элементы делового сообщения и рекламы, являясь се­годня массовыми видами деловой корреспонденции.

Особенностью языка этого вида корреспонденции является соче­тание черт делового и публицистического стилей: языковый стандарт, шаблон, с одной стороны, и экспрессия — с другой.

Вообще же язык нерегламентированных писем отличается от языка регламентированных писем включением значительного пласта общелитературной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т.е. большей свободой в реализации за­мысла.

Общими чертами языка регламентированной и нерегламентиро­ванной деловой корреспонденции являются официальность общения, тенденция к стандартизации речевых средств. Стремление создать благоприятный фон общения определяет универсальность использо­вания этикетных средств.

Этикет делового письма — это не только этикетные формулы. Он начинается с адресования и включает весь содержательный аспект письма. Подробнее об этом будет сказано в главе V книги.

В заключение нужно заметить, что деловая переписка сегодня носит более личный и динамичный характер, чем десять — пятнадцать лет назад. Поэтому владение этим жанром деловой письменности вхо­дит в число приоритетных профессиональных навыков менеджера.

Умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обо­сновать свои выводы не приходит само собой. Искусство составлять деловые письма требует практики и знания арсенала речевых средств, накопленных за тысячелетие языком деловой письменности.

^

Образцы деловой переписки

Письмо-напоминание

Письма-напоминания направляют тогда, когда не удается с помо­щью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: 1) напоминания о не­обходимости ответа на запрос; 2) напоминания о выполнении приня­тых решений, договоренностей и указания мер, которые будут пред­приняты в случае их невыполнения.

Помета “вторично”, помещаемая на поле письма, указывает на то, что это напоминание.

^ Российская Федерация

Администрация Самарской области

Главное управление образования

443010, г. Самара, ул. Фрунзе, 106

645 4.10.95г.

ДиректоруТОО

«Самарская книга»

Кропу А.Л.

Напоминаем, что в 1995 г. соглашение между Главным управлением об­разования Администрации Самарской области и Роскнигой подписано не было. Поэтому оплачивать торговую наценку в размере 25% Главное уп­равление образования не будет.

Начальник Главного

управления образования

Е.Я.Коган

Письмо-просьба

Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического лица, не поддается учету. Побужде­ние к какому-либо действию адресата в форме просьбы — самый рас­пространенный вид речевого действия в деловом общении. В форме просьбы пишутся заявления, служебные записки, ходатайства.

Почти все многоаспектные письма содержат просьбу. Нередко одно деловое письмо содержит несколько просьб — однотипных рече­вых актов. Композиция такого письма может выглядеть следующим образом:

Прошу…

Одновременно прошу…

^ А также прошу…

Просим…

Также просим…

А также просим…

Нередко просьбе предшествует мотивация:

^ Поскольку оптовые цены выросли на 5%, просим Вас …

В связи с переходом на новый график работы…

По причине отсрочки платежа …

Ходатайство содержит &

2.2. Ответ на письмо-предложение


Ответ
на письмо с предложением о сотрудничестве
может быть положительным, отрицательным
или нейтральным, если получатель не
вполне уверен в результате предполагаемого
сотрудничества, однако хотел бы выяснить
некоторые вопросы, которые помогут ему
принять окончательное решение.

Позитивный
ответ на письмо с предложением о
сотрудничестве

Если
Вы пишете положительный или нейтральный
ответ
 на
письмо– предложение, план письма должен
быть таким.

План
письма

1.
Поблагодарите за письмо-предложение,
указав продукты, товары, услуги и пр.,
которые были предложены Вашему вниманию.

Thank
you for your letter of May 19 in which you

Спасибо
(Благодарю Вас) за письмо от 19 мая, в
котором Вы

Thank
you for sending us your «Smart Styler» for evaluation.

Спасибо
за отправку нам прибора «Smart Styler» для
испытаний и оценки.

2.
Сообщить о положительных результатах
экспертизы предложенных товаров,
проведенной в Вашей компании.

I
am very glad to inform you about the positive referee report
concerning.

Я
очень рад сообщить Вам о положительном
отзыве экспертов на

The
appropriate specialists within our company positively reported about

Эксперты
нашей компании в области дали положительную
оценку

3.
Перечислите вопросы, которые Вы считаете
важными для заключения контракта.

We
would like to ask you to answer the following questions regarding

Мы
бы хотели попросить Вас ответить на
следующие вопросы, касающиеся

To
make a final decision we would like to clarify the following
questions:

Чтобы
принять окончательное решение, мы бы
хотели прояснить следующие вопросы.

4.
Предложите встречу с Вашим потенциальным
партнером для обсуждения деталей
контракта.

I
would be very pleased to meet you at my office at your earliest
convenience to discuss some importance issues concerning your
product.

Я
был бы очень рад принять Вас в моем офисе
в удобное для Вас время как можно раньше,
чтобы обсудить некоторые важные детали
Вашего продукта.

Would
you be kind enough to find a day next week to meet with me at my
office?

Не
могли бы Вы найти время на следующей
неделе для нашей встречи в моем офисе?

5.
Выражаете надежду на будущее взаимовыгодное
сотрудничество. Заканчиваете

письмо
стандартной
фразой.

We
look forward to hearing from you.

Надеемся
на Ваш скорый ответ.

We
would be grateful for an early reply.

Надеемся
на Ваш скорый ответ.

Hope
to hearing from you very soon!

Надеемся
на Ваш скорый ответ.

6.
Ваши подпись, имя, должность.

Золотое
правило:

Постарайтесь
ответить по возможности срочно на
заманчивое предложение о сотрудничестве.
Если предложение чего-нибудь стоит, его
автор наверняка послал предложения
также Вашим конкурентам.

Пример
1.

Положительный
ответ российской компании на предложенный
продукт зарубежной фирмы, запрос
дополнительной информации.

Dear
Mr. Bean

Thank
you for giving MOLOKO & MASLO Ltd. the opportunity to review your
product «Lacto Milk for Babies».

The
appropriate people within our organization have thoroughly reviewed
your product and feel there may be an opportunity for «Lacto Milk
for Babies» within our Baby Food division.

We
will, however, need further information regarding the specifics of
your product, marketing ideas, etc., before a final decision can be
made.

In
order to discuss these and other issues, would you be kind enough to
find a day next week to meet with me at my office? I will call you
tomorrow to see what would be an appropriate time for us to get
together.

Thank
you for considering MOLOKO&MASLO Ltd.e as means of marketing
«Lacto Milk for Babies». I look forward to meeting with you soon.

Sincerely
yours,

Подпись

S.
Korovina

Senior
Marketing Manager

Пример
2. Нейтральная оценка полученного
российской фирмой зарубежного продукта,
запрос дополнительной информации.

Dear
Mrs Nixon

Thank
you for giving the Russian branch of Intelligent Devices Ltd. the
opportunity to review «Smart Styler» as a possible edition to our
Home devices line.

The
appropriate individuals within our organization have had chance to
thoroughly review and test your product. At this time, however, we
cannot consider «Smart Styler» further until we receive the
following information:

Перечислить
вопросы в порядке важности.

Again,
thank you for considering Intelligent Devices Russia Ltd., as a means
of marketing «Smart Styler». We look forward to receiving answers
to the above mentioned issues, and will get back to you after this
information has been reviewed.

Best
regards,

Подпись

A.
Karenina

Marketing
Manager

Пример
3. Нейтральная оценка полученного
российской компанией продукта зарубежной
фирмы, запрос дополнительной информации.

Dear
Mrs Kissinger

Thank
you very much for your letter of July 2 and your interesting offer
concerning «Smart Styler». There are, however, a few points that
would have to be cleared up before we can place a firm order.

1.
We shall be moving to larger premises early next year and would need
your assurance that the «Smart Styler» can be delivered by then.

2.
We would like to talk about a service and maintenance package. You
mentioned that you cooperate with a company here in Boston. Will they
be responsible for this?

Mr.
Andreev, the Head of our Purchasing Department, will be in New York
on September 1. If it is convenient to you, he would like very much
to talk to you. Could I ask you, please, to arrange for him
accommodation in New York on September 1-2?

Sincerely
yours,

N.
Borodina

Senior
Manager

VIP
Hair Styling Salon, Ltd.

Отрицательный
ответ на предложение продуктов, услуг
компании.

Если
по каким-то причинам Вам приходится
писать отрицательный ответ по поводу
предложенных товаров, пожалуйста,
примите во внимание, что эта же компания
может в будущем предложить что-то более
интересное. Поэтому Ваше письмо должно
быть дипломатичным и выражать надежду
на будущее сотрудничество.

Как написать письмо с предложением, которое привлекает внимание и закрывает продажи


Письмо ответ на письмо предложение: Как правильно написать ответ на деловое письмо. Письмо ответ на письмо предложение: Как правильно написать ответ на деловое письмо. «Письма больше никто не пишет».

Это обычное наблюдение, которое говорят бабушки со всего мира. И хотя нельзя отрицать, что буквы сменились голосовой почты, электронной почты и текстовых сообщений, один остается решающим фактором для тех из нас, кто использует наши собственные дела:

Письма-предложения.

Большинство из нас тратит большую часть времени на составление самих предложений.Но в некоторых ситуациях нам нужно сделать немного больше. Краткое сопроводительное письмо, представляющее предложение, ожидается некоторыми потенциальными клиентами и будет оценено многими.

К сожалению, заманчиво просто скинуть это сопроводительное письмо в спешке. Мы тратим кропотливые часы на то, чтобы подготовить правильное предложение ... но в конечном итоге упускаем прекрасную возможность наладить немедленную связь с потенциальным клиентом.

Давайте разберемся, что такое письма-предложения, когда их следует использовать и как сделать их максимально простыми и эффективными!

Что это такое?

Термин «письмо с предложением» на самом деле имеет несколько значений.Может быть немного запутанно разбираться в концепции, не зная, к какой интерпретации имеют в виду люди.

Вот две наиболее распространенные версии:

  1. Краткое сопроводительное письмо, которое служит официальным знакомством с потенциальным клиентом. Это письмо показывает читателю, что вы понимаете их потребности, выделяет несколько ключевых отличительных черт, почему вы лучший выбор для их удовлетворения, и, надеюсь, заинтригует читателя достаточно, чтобы прочитать ваше предложение полностью.
  2. Письмо, которое действует как само предложение.Вы увидите это чаще всего с небольшими проектами и более неформальными клиентами.

Сегодня я сосредоточусь на интерпретации first . Эти письма предназначены для сопровождения стандартного предложения, такого как те, которые мы раздаем в нашей библиотеке шаблонов предложений, и их можно быстро создать с помощью программного обеспечения для предложений Bidsketch.

Письмо с предложением - это не просто краткое изложение вашего полного предложения. Это убедительный вводный документ, призванный заинтриговать читателя достаточно, чтобы узнать больше.

Как насчет некоторых примеров?

Самый простой способ понять, как работает письмо с предложением, - это увидеть некоторые из них в действии.

Вот пример письма с предложением из книги консультанта и эксперта по предложениям Тома Сэнта Убедительные деловые предложения :

Уважаемый г-н Тейлор:

Прилагаемое предложение является ответом на ваш запрос на аудит следующих объектов:

• Центр реабилитационной медицины Patriot в Сан-Луис-Обиспо, Калифорния

• Городская больница Феникс в Фениксе, Аризона

• оздоровительный центр Moreno Valley в Саннимиде, Калифорния

• Медицинский центр Playa Vista в Лос-Анджелесе, Калифорния

Наше предложение удовлетворяет вашу потребность в тщательном аудите всех четырех операций, но мы также пошли еще дальше, приняв во внимание ваши более широкие цели.Мы разработали общий план, который поможет вам собрать необходимые данные, чтобы улучшить финансовую ситуацию с недвижимостью и защитить стоимость ваших инвестиций. Мы также обрисовали в общих чертах наши услуги на тот случай, если одно или несколько из этих свойств не могут стать прибыльными и должны быть проданы или ликвидированы.

Мы рекомендуем проводить аудит в рамках партнерства между нами через нашу штаб-квартиру в Лос-Анджелесе, Калифорния, где у нас есть большой опыт в области аудита недвижимости, и Джеймсом Дж.Harrison, CPA, & Company, фирма с офисами в Фениксе, штат Аризона, с признанным опытом в поддержке отрасли здравоохранения. Это партнерство обладает уникальной квалификацией для проведения аудита и предоставления дополнительных услуг, которые могут потребоваться.

Мы привносим явные преимущества в процесс проведения вашего аудита:

  1. Как компании среднего размера, мы обладаем гибкостью и оперативностью, чтобы соблюдать все сроки, особенно те, которые устанавливаются третьими сторонами и регулирующими органами.Мы предлагаем вам уровень обслуживания и приверженность, которые национальные фирмы сохраняют для своих крупнейших клиентов.
  2. В то же время у нас есть ресурсы, специализированные знания и опыт для быстрого проведения комплексных аудитов учреждений длительного ухода.
  3. Старшие партнеры обеих фирм будут лично участвовать в проведении ваших проверок.
  4. Мы предоставляем услуги высочайшего качества по выгодной цене.

Мы стремимся провести все четыре аудита, потому что важно составить полную картину финансового положения всех четырех предприятий.Кроме того, проведя все четыре аудита, мы можем сэкономить вам деньги. По этим причинам наши фирмы отказались бы участвовать в разделении или частичном вознаграждении.

Мы будем рады работать с вами над этим проектом. Можно ли назначить время, чтобы представить наше предложение всему руководству?

С уважением,

Дональд Миллер, CPA

Вот еще одна из превосходной книги Алана Вайса «Консультационные предложения на миллионов долларов» :

Уайл Э. Койот

Вице-президент, Predation

Acme Co., Inc.

85 Каньон Др.

Notsocarefree, AZ 88901

Уважаемый Wile,

Как и обещал, я приложил два экземпляра предложения, отражающего наши договоренности, достигнутые вчера в вашем офисе. Сегодня утром я также отправил электронную версию.

Пожалуйста, выберите предпочтительный вариант, условия оплаты и верните одну из подписанных мною копий в прилагаемом конверте FedEx. Я также приложил разные счета-фактуры на случай, если это поможет в процессе.

Я готов начать в течение недели после вашего принятия, как уже обсуждалось.

Обратите внимание, что это предложение защищено авторским правом и содержит мою интеллектуальную собственность. Он не может быть передан никому за пределами вашей организации по любой причине без моего явного согласия.

Я позвоню вам в пятницу в 10 часов утра по договоренности, если я не получу известие от вас заранее, чтобы узнать, какой выбор вы сделали. Если вы хотите сразу начать с телефонного «рукопожатия», я буду рад помочь вам.

Спасибо за возможность работать с вами над этим важным проектом.

С уважением,

Алан Вайс, PhD

И, наконец, еще одно письмо с предложением от компании Kurzweil Education Systems. Хотя контекст другой (запрос гранта), цели идентичны:

Уважаемая мисс Этуотер,

Средняя школа Орчард рада представить это предложение на ваше рассмотрение. Мы с нетерпением ждем возможности сотрудничать с вами, чтобы предоставить нашим учащимся с плохими навыками чтения программу чтения под названием «Читай, чтобы добиться успеха»! В средней школе Орчард учатся более 50 учеников из группы риска, у которых успеваемость по чтению как минимум на два года ниже их текущего уровня.Цель Read to Succeed! Программа призвана помочь всем учащимся с плохими навыками чтения научиться читать на уровне своего класса и повысить скорость чтения, понимание прочитанного и концентрацию внимания.

В течение прошлого года мы пилотировали Read to Succeed! программа с небольшой группой учащихся с плохими навыками чтения, и были замечены значительные улучшения, когда большинство учащихся повысили свои навыки чтения на один-два класса. Читать к успеху! Программа предоставляет студентам доступ к вспомогательным системам чтения, наряду с обучением классных учителей и специалистов по чтению.

Мы добились ощутимого успеха, и теперь мы стремимся расширить нашу программу Read to Succeed! программа для удовлетворения потребностей всех учащихся из группы риска в средней школе Орчард. В нашем предложении запрашивается финансирование в размере 16 504 долларов США на приобретение программного обеспечения, оборудования и обучения, необходимых для оснащения ресурсной комнаты средней школы Орчард пятью вспомогательными системами чтения, каждая из которых включает компьютер, сканер и программное обеспечение для вспомогательного чтения.

Мы ценим, что ABC Foundation проявляет интерес к помощи нашим ученикам в развитии навыков чтения с помощью нашей новой программы чтения! Пожалуйста, позвоните мне по телефону 703-555-1212 x342, если вам потребуется дополнительная информация или возникнут вопросы по этому предложению.

Спасибо,

Дженнифер Хазелтон

Координатор специального образования

Когда вы используете письма с предложениями?

how-to-write-a-proposal-letter how-to-write-a-proposal-letter

Изображение предоставлено: jackmac34

Вам не нужны письма с предложениями для каждого проекта, который вы пытаетесь реализовать. Многое зависит от масштабов проекта и характера клиента .

Крупный корпоративный клиент с обширным проектом с большей вероятностью ожидает письма с предложением, чем небольшой проект от нового стартапа.

Более крупные корпоративные клиенты привыкли видеть сопроводительные письма в сообщениях и служебных записках внутри офиса, поскольку здесь больше бюрократии и четко определенная корпоративная иерархия. Весь процесс немного более формальный.

Вам не нужны письма с предложениями для небольших вакансий, хотя вы можете включить их, если хотите. Как вы увидите через секунду, они не занимают много времени и, если все сделано правильно, могут быть убедительными торговыми документами. Они также могут добавить приятный индивидуальный подход.

Некоторые компании пропускают сопроводительное письмо и вместо этого выбирают персональное благодарственное письмо в конце своих предложений.Это довольно необычно, но это хороший способ показать клиенту, что вы цените возможность, с личным подходом.

Краткое содержание, предложения и письма с предложениями

how-to-write-a-proposal-letter how-to-write-a-proposal-letter

Изображение предоставлено: встряхивание

Если вы знакомы с подачей предложений для крупных проектов и клиентов, вам может быть интересно, что отличает письмо с предложением от исполнительного резюме. Как все сочетается?

Самая большая разница между ними заключается в назначении .С полными предложениями цель проста: передать ключевую информацию, необходимую, чтобы убедить клиента выбрать вас для выступления.

Резюме - это, по сути, сокращенная, менее подробная версия этого предложения. Идея состоит в том, чтобы дать возможность занятому руководителю высшего звена быстро просмотреть его и получить необходимое заверение, чтобы передать его своим подчиненным, которые подробно рассмотрят предложение.

Вскоре у нас будет целая статья о резюме, так что следите за обновлениями!

Письмо с предложением, с другой стороны, предназначено для того, чтобы представиться, быстро показать клиенту, что вы понимаете его потребности, и кратко упомянуть несколько вещей, которые делают вас идеальным выбором.Цель - произвести хорошее впечатление. Там нет необходимости трудно продать или получить в деталь шероховатой. Все, что вам нужно сделать, это заинтриговать читателя настолько, чтобы он обратился к полному предложению.

Эти документы также имеют разную длину . В то время как по-настоящему масштабные проекты (с участием оборонных подрядчиков, компаний из списка Fortune 500 и т. Д.) Могут иметь предложения объемом в сотни страниц, наше исследование более 25 000 предложений показало, что идеальным вариантом будет около пяти.

Это хорошая база для малых и средних проектов.Краткое изложение, которое вам действительно нужно только в крупных проектах, составляет лишь часть полного предложения. Несколько страниц идеально. Письмо с предложением должно быть еще короче - не более одной страницы для достижения наилучших результатов.

Конструктивно эти документы фактически очень похожи на . Разница заключается в уровне детализации. Как вы увидите ниже, письмо с предложением хорошо сочетается с полным предложением (выявить потребности клиента, порекомендовать решение, представить преимущества и дать ему простой способ действовать).

Эта структура делает всех ваших документов убедительными. Следуйте ему, и вы сможете обращаться к людям независимо от того, сколько (или мало) из вашего пакета предложений они читают.

Как написать письмо с предложением за 5 простых шагов

checklist checklist

Изображение предоставлено: asi24

Как каждый клиент уникален, так и каждое письмо с предложением.

С учетом сказанного, вы можете избавить себя от множества проблем, приняв структуру убеждения, которая хорошо работает в любой ситуации.Как только вы усвоите ключевые элементы и то, как их расположить, нужно заполнить пробелы, чтобы адаптировать каждую букву к клиенту.

Том Сант рассказывает, как написать эффективное письмо с предложением за пять простых шагов:

Шаг 1. Определите основные бизнес-потребности клиента

Сильное письмо с предложением начинается с темы, о которой потенциальный клиент уже думает: потребностей его бизнеса. Что не дает им спать по ночам? Что их беспокоит? Почему они вообще запрашивают предложения?

Если вы ведете с этой информацией, вам кажется, что вы присоединяетесь к разговору, который они уже ведут в своей голове.Нет лучшего способа заставить потенциального клиента почувствовать себя понятым.

Это больше, чем просто повторение спецификаций проекта из RFP. Кому-то может понадобиться, например, новый дизайн веб-сайта, но это лишь поверхностные требования.

Отсутствие нового блестящего веб-сайта никого не приводит к потере сна. Но постепенное сокращение их клиентской базы или потеря доли рынка - более глубокие последствия для бизнеса - безусловно, могут.

Возможно, вам придется немного покопаться, чтобы определить проблемную точку бизнеса под поверхностным проектом.Но если вы сделаете это и поделитесь этим с клиентом, вы сразу же выделите себя среди конкурентов, которые просто повторяют спецификации проекта без более глубоких размышлений.

Параграф с обоснованным описанием потребностей может выглядеть примерно так:

Прилагаемое предложение является ответом на ваш запрос на изменение дизайна вашего веб-сайта. Насколько мы понимаем, вы хотели бы объединить несколько веб-сайтов после слияния с компанией Acme. Задача состоит в том, чтобы объединить две различные клиентские базы, при этом приучить их к новому бренду и убедить их, что качество их услуг не снизится.

Шаг 2. Предложите решение для удовлетворения этих потребностей

После того, как вы определите болевые точки клиента, пора наметить рекомендуемое решение.

Используйте этот абзац, чтобы дать читателю широкий обзор благоприятных результатов, которых они ждут. Опять же, эти результаты ниже требований к уровню поверхности, выраженных в RFP.

Никто не будет платить серьезные деньги только за новый крутой сайт; они платят, потому что хотят того, что новый веб-сайт может предложить их бизнесу (больше клиентов, продаж, узнаваемости бренда и т. д.)

Оставьте подробные детали для своего полного предложения, но используйте этот абзац, чтобы определить решение и связать его с ощутимыми преимуществами для бизнеса.

Параграф хорошего решения может выглядеть так:

Мы рекомендуем активизировать цифровое присутствие, которое использует сильные стороны обоих веб-сайтов под одним баннером. Наше предложение включает план по запуску нового бренда в течение девяти месяцев. Этот план включает в себя веб-сайт, адаптированный для мобильных устройств, обновленный магазин электронной коммерции и форум сообщества, где клиенты могут получить техническую поддержку.

Шаг 3. Объясните свой основной подход

После того, как вы описали, как выглядит ваше решение, уделите минуту , чтобы объяснить, как вы его разместите. Помните, что письма-предложения наиболее полезны для крупных и сложных проектов. Есть много движущихся частей; Хорошая идея - дать клиентам представление о том, как будут развиваться дела.

Рекомендуемое вами решение, вероятно, состоит из набора служб, которые, если их выполнять вместе, приводят к решению.Используйте этот абзац, чтобы выделить основные задействованные услуги и описать, что и когда произойдет.

Хороший пример может выглядеть так:

Наш процесс начинается со стартовой встречи между нашими стратегами и ключевыми участниками цифрового маркетинга из вашей команды. Определившись с видением редизайна, мы разработаем несколько каркасных версий, из которых вы сможете выбрать. Мы учтем ваши отзывы о еженедельных телефонных встречах по мере разработки дизайна-победителя.

Шаг 4.Назовите несколько ваших самых важных отличительных признаков

Почему клиент должен нанять вас, а не кого-либо еще?

Понимание их потребностей и рекомендации правильного решения поможет вам далеко, но уникальная ценность, которую вы привносите в проект, действительно скрепляет сделку.

В вашем полном предложении это подробно изложено. Используйте письмо с предложением, чтобы выделить лишь несколько из наиболее важных факторов, которые делают вас идеальным выбором для работы.

Поскольку это, как правило, более длинный абзац, вы можете разбить каждый фактор с помощью маркеров, чтобы облегчить чтение.

Продолжая пример веб-дизайна, хороший пример может выглядеть так:

Мы привносим явные преимущества в процесс обработки вашего редизайна:

  • Наш процесс уникален тем, что наши специалисты по маркетингу тесно сотрудничают с дизайнерами. Это гарантирует, что новый веб-сайт будет красивым, функциональным и мощным инструментом для развития бизнеса.
  • Наши консультанты имеют большой опыт работы в отрасли связи и переработали веб-сайт компании Beta после их слияния с компанией Delta.
  • Мы также находимся в Лос-Анджелесе, что позволяет нашим старшим консультантам тесно сотрудничать с вашей командой и оказывать постоянную поддержку после запуска.

Шаг 5. Завершите призывом к действию

Представьте себе такую ​​ситуацию. Занятый, перегруженный руководитель, который работает на клиента вашей мечты, читает ваше письмо с предложением и ему это нравится. Он или она делает мысленную пометку, чтобы ответить позже, но поступает срочный звонок, и ваше предложение откладывается.

«Позднее» никогда не наступает; заинтересованная перспектива забывает о вас, потому что вы потерялись в перемешивании!

Короткий призыв к действию помогает избежать таких ситуаций.Предложите читателю незамедлительно предпринять действия, если они захотят продолжить. Еще лучше: дайте им эту возможность и предупредите о том, как и когда вы будете следить за ними.

Вот пример хорошего призыва к действию:

После того, как вы ознакомились с прилагаемым предложением, подпишите договор в электронном виде, если вы хотите действовать как есть. Я позвоню вам в пятницу, чтобы обсудить любые вопросы, которые могут у вас возникнуть.

Видите, как это работает? Даже если заинтересованный потенциальный клиент забывает следить за ним, взяв дело в свои руки, вы получите еще один шанс получить выступление.

Чтобы повторить процесс от начала до конца:

  1. Представьтесь, определив ключевые потребности клиентов
  2. Порекомендуйте решение для их устранения
  3. Объясните свой основной процесс
  4. Назовите несколько ключевых отличий
  5. Завершите с помощью следующих шагов / призыв к действию
  6. (Редактировать и корректировать)

Несколько советов по повышению эффективности писем с предложениями

checklist checklist

Изображение предоставлено: StockSnap

Если вы будете следовать приведенной выше схеме, вы сможете быть замеченным и заинтриговать читателя достаточно, чтобы узнать больше.И все это в пределах одной страницы.

Большой нюанс: если клиент хочет чего-то другого, его рекомендации важнее всего. Если они указывают, какую информацию включать или опускать в письме с предложением, неукоснительно следуйте их рекомендациям. Как вы можете надеяться убедить их, что понимаете их потребности, если вы не можете следовать даже элементарным инструкциям?

Одна вещь, которую вы могли заметить, отсутствует: стоимость . Почти в каждой ситуации указывать сумму в долларах в письме с предложением - ошибка.Это просто дает занятым руководителям - людям, у которых не было времени прочитать ваше предложение и полностью осознавать ценность, которую вы можете принести, - легкий повод отклонить вас.

Если они заметят высокую цифру на первой странице, ваша посылка может оказаться в мусорном ведре до того, как вы получите хороший шанс. Единственным исключением может быть случай, когда клиент специально запрашивает об этом . Или если выгодная цена - ваше конкурентное преимущество.

Не забудьте отформатировать . Слова, которые вы используете, и их структура имеют ключевое значение.Но презентация не менее важна. Письмо, отправленное с заголовком компании и бланком, свидетельствует о профессионализме. И обязательно обращайтесь к получателю официально. На этом веб-сайте есть отличный пример формата делового письма.

Наконец, вспомните свою цель . Сделайте письмо с предложением коротким и ориентированным на клиента. Не поддавайтесь искушению постоянно рассказывать о себе, своей квалификации или опыте. Забудьте о продаже клиента при найме вас после того, как прочтете письмо в одиночку.Давление намного ниже. Просто переведите их на следующую страницу.

Произведите незабываемое первое впечатление

Написание письма с предложением может показаться медленным. Особенно после того, как вы тщательно продумали предложение и думаете, что уже закончили.

Но это не обязательно. Если вы будете следовать простой схеме, описанной выше, вы произведете незабываемое впечатление на крупных клиентов с обширными (и прибыльными) проектами. Не упустите возможность выделиться из общей массы.

Вы используете письма с предложениями? Вы заметили, как они повлияли на привлечение клиентов? Оставьте комментарий ниже и дайте мне знать!

.

Как написать сопроводительное письмо к предложению убийцы


Сопроводительное письмо вашего предложения - самая важная часть всего вашего предложения. Вот как поразить ваших потенциальных клиентов, написав письмо, в котором отражены все их надежды и мечты.

В целом, три части вашего предложения, которые будут внимательно прочитаны и изучены:

  • Сопроводительное письмо / Введение / Резюме
  • Стоимость
  • Шкала времени

Это не предположение.Сотни тысяч предложений были отправлены с использованием нашего программного обеспечения (Better Proposals), и мы можем собрать на их основе статистику. Мы узнали, что большую часть времени люди тратят на предложение в этих трех областях.

Копаем глубоко

Тем не менее, самое важное, что нужно включить в сопроводительное письмо к предложению, - это понять их потребности. Это выходит за рамки простого указания им, что они хотят цитату на [заполните поле].

На встрече с ними вы должны глубоко понять, почему они действительно этого хотят.Каковы основные причины этого? Я рассказал об этом в этом видео, подробно объяснив, почему большинство людей неправильно пишут вступительное или сопроводительное письмо.

Они могут сказать: «Нам нужен новый сайт, потому что наш уже устарел». Хорошо, но что будет делать обновленный? «Приведите нам больше потенциальных клиентов». Итак, что вам действительно нужно, так это больше лидов.

Видите? И вы можете пойти гораздо глубже.

"Что не так с количеством потенциальных клиентов, которые вы получаете в настоящий момент?"

«Почему это вообще проблема?»

Что вы можете обнаружить, так это то, что они боятся, что их новые конкуренты через дорогу выведут их из бизнеса через год, если они не будут действовать быстро.Теперь у вас есть необходимая информация.

На этом этапе ваше сопроводительное письмо касается РЕАЛЬНЫХ страхов, ситуаций и вариантов, а не только на поверхностном уровне.

Теперь остальная часть вашего предложения будет содержать подробную информацию о вашем плане, ваших ценах, причинах вашего отличия и ваших тематических исследованиях. Если ваше сопроводительное письмо касается их реальных проблем, вы можете гарантировать, что ваше предложение будет прочитано от корки до корки.

Структура сопроводительного письма

Вступительное предложение

Это самая важная часть вашего предложения.Лично я предпочитаю бить их кувалдой по голове и сразу переходить к делу. Заставьте их читать и узнавать больше. Вот пример цитаты на дизайн веб-сайта:

«Вы заняты, я перейду к делу. Цель вашего нового веб-сайта - собрать достаточное количество потенциальных клиентов, чтобы ваша команда по продажам могла выполнять такую ​​легкую работу, что они сокрушают ваших конкурентов, даже не пытаясь. Я понимаю, что это звучит неприятно, но остальная часть этого документа объяснит, откуда эта уверенность.

Веб-сайт - средство для достижения цели. Кто угодно может создать вам новый веб-сайт, но то, что вам нужно, - это не просто красивая картинка. Вам нужны результаты, и мы этим занимаемся. Мы - компания, ориентированная на результат, и в конечном итоге вы тоже ».

Вы говорите что-то странное. Вы предполагаете, что веб-сайт не важен - это должно быть вашим основным навыком (в этом примере), но что происходит, когда вы это делаете, вы сталкиваетесь с таким ощущением, будто говорите им то, о чем они не должны знать.Как будто это секрет. Что происходит, когда кто-то рассказывает вам секрет? Вы им доверяете.

Атмосфера письма

Атмосфера должна быть прямой и не допускать нерешительности. Ничто так не подрывает доверие, как нерешительность. Вот почему так важно получить необходимую информацию заранее, чтобы в голосе не было «возможно», «иногда» и «если».

Будьте уверены в том, что говорите.

Вы эксперт. Пишите как один.

Закрытие

Когда вы закрываете сопроводительное письмо своего предложения, всегда предлагайте им прочитать остальную часть предложения.Не опасаясь, что это прозвучит банально, мне всегда нравится видеть, как люди указывают своим читателям на то, как они включили тематическое исследование. Это доказывает, что вы идеальная компания для работы. Это хорошее начало.

Заключение

Написание отличного сопроводительного письма для ваших предложений - один из самых важных навыков продавца или владельца бизнеса. Если вы можете делать это эффективно, вы просто получаете лучшую работу, чаще и по более высокой цене.

В разделе "Примеры шаблонов предложений" нашего сайта есть несколько отличных примеров.Я рекомендую вам взглянуть на них и взять у них то, что вам нравится.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *